OVR_P10
PROCEDURE
Overzicht wijzigingen versie
Beschrijving wijziging
Datum
1.0
Eerste versie
05/05/2009
2.0
Versie 01 was beperkt tot richtlijn
01/03/2011
faalfrequentiereductie nu breder toepassingsgebied
PROCEDURE OVR_P10
HET
GEBRUIK
VAN
AFWIJKENDE
EN
BIJZONDERE (AANVULLENDE) RICHTLIJNEN IN DE OVR-PROCEDURE
INHOUD 1.
DOEL...........................................................................................................................................2
2.
TIJDSLIJN ...................................................................................................................................2
3.
TOEPASSINGSGEBIED ..............................................................................................................2
4.
AANVERWANTE WETGEVING / DOCUMENTEN .......................................................................3
5.
VERANTWOORDELIJKHEDEN ...................................................................................................3
6.
WERKWIJZE ...............................................................................................................................3
6.1.
Aanvragen van een afwijking op een algemene richtlijn .........................................................3
6.1.1 .
Inhoud van de nota ...............................................................................................................4
6.1.2 .
Bespreking van de nota m.b.t. de gevraagde afwijking ..........................................................4
6.1.3 .
Inhoud van het OVR ingeval van het gebruik van een afwijking aan een richtlijn ....................4
6.1.4 .
Beoordelen van het OVR ingeval van het gebruik van een afwijking van een richtlijn .............4
6.2.
Opleggen van een bijzondere (aanvullende) richtlijn ..............................................................5
6.3.
Vervolgtraject ........................................................................................................................5
- 1/5 -
revisie 02
OVR_P10
PROCEDURE
1. DOEL Het
Richtlijnenboek
voor
Veiligheidsrapportages
bundelt
alle
richtlijnen
waaraan
de
veiligheidsrapportage dient te voldoen. In uitzonderlijke gevallen kan de dienst VR toelaten om af te wijken van de in het Richtlijnenboek opgenomen (algemene) richtlijnen. Deze procedure beschrijft de wijze waarop een afwijking dient te worden aangevraagd. De dienst VR kan ook zelf bijzondere (aanvullende) richtlijnen opleggen. De wijze waarop dit gebeurt wordt eveneens in deze procedure toegelicht.
2. TIJDSLIJN Voor een vlot verloop van de OVR-procedure is het aan te raden, voor zover mogelijk, de aanvraag voor het gebruik van een afwijking ten opzichte van een algemene richtlijn (vb. het gebruik van andere dan de in het HBFF 2009 voorgestelde faalfrequenties) reeds in de (ontwerp)aanmelding of tijdens de voorbereidende vergadering aan te stippen, zodat de eerste afspraken hieromtrent (argumentatie, aanpak, …) reeds ten tijde van de voorbereidende vergadering kunnen worden gemaakt. Ook de dienst VR zal ernaar streven om het gebruik van bijzondere (aanvullende) richtlijnen reeds, voor zover mogelijk, ten tijde van de voorbereidende vergadering aan te stippen.
Ingeval het gebruik van afwijkende of bijzondere (aanvullende) richtlijnen pas later in de procedure aan bod komt dient dit in nauw overleg (initiatiefnemer / deskundige / dienst VR) te gebeuren, tijdens het opstellen van het OVR.
3. TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure is van toepassing op alle OVR procedures. Deze procedure is van toepassing op alle richtlijnen die zijn gebundeld in het richtlijnenboek. Opmerking over de geldigheid: Het verkrijgen van een afwijking van een richtlijn is specifiek dossier- én procedure gebonden en dus slechts beperkt geldig. Ook het opleggen van een bijzondere (aanvullende) richtlijn is specifiek dossier- én procedure gebonden en dus slechts beperkt geldig. Ingeval men éénzelfde afwijking later opnieuw wil toepassen zal een nieuwe aanvraag – conform deze procedure – moeten worden ingediend.
- 2/5 -
revisie 02
OVR_P10
PROCEDURE
4. AANVERWANTE WETGEVING / DOCUMENTEN -
DABM, art. 4.5.3. §1, 2°; art. 4.5.5. §3; art. 4.6.2. §2
-
Richtlijnenboek voor Veiligheidsrapportages
5. VERANTWOORDELIJKHEDEN
Dienst VR Aanvraag en argumentatie van een afwijking op een bestaande richtlijn Opleggen en argumentatie van een bijzondere (aanvullende) x richtlijn Bespreking van de aanvraag tot een afwijking op een x bestaande richtlijn Beslissing over de aanvraag tot een afwijking op een x bestaande richtlijn
Initiatiefnemer
Deskundige
x
x
x
x
Andere
(x)
6. WERKWIJZE 6.1.
AANVRAGEN VAN EEN AFWIJKING OP EEN ALGEMENE RICHTLIJN
Het is aan te bevelen / aan te raden dat de initiatiefnemer/deskundige zijn aanvraag tot het afwijken van een richtlijn (vb. het gebruik van een afwijkende faalfrequentie) reeds in de ontwerpversie van de aanmelding neerschrijft, zodoende worden de verschillende partijen hierover reeds tijdens de voorbereidende vergadering geïnformeerd. 1
De aanvraag zelf dient normaliter – ten laatste - te gebeuren bij het indienen van de eerste werkversie van het OVR, via een gemotiveerde nota. Deze nota zal aan de dienst VR worden bezorgd (dit kan per e-mail) en zal worden besproken, ofwel tijdens een daartoe georganiseerd overleg, ofwel tijdens de evaluatievergadering.
Indien de initiatiefnemer liever reeds in een vroeger stadium de motivatie tot afwijking in detail wenst te argumenteren, kan dit ook vóór het indienen van de eerste werkversie van het OVR. De initiatiefnemer
1
Ingeval slechts in een later stadium wordt beslist om toch een afwijking aan te vragen, gebeurt dit in nauw overleg met de dienst VR, bv. tijdens de evaluatievergadering van de eerste versie, en eveneens aan de hand van dergelijke nota. - 3/5 -
revisie 02
OVR_P10
PROCEDURE
kan hiervoor contact opnemen met de betrokken dossierbehandelaar van de dienst VR en de nota bezorgen. Indien dit wenselijk is zal hierover een overlegvergadering worden georganiseerd.
6.1.1 .
Inhoud van de nota
Het is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer en de erkende VR-deskundige om een degelijke argumentatie op te bouwen om een afwijking van een algemeen geldende richtlijn te motiveren.
6.1.2 .
Bespreking van de nota m.b.t. de gevraagde afwijking
Zoals reeds hierboven vermeld zal de nota worden besproken hetzij in een daartoe specifiek georganiseerd overleg, hetzij tijdens de evaluatievergadering na de eerste werkversie van het OVR. De dienst VR zal zijn beslissing over het gebruik van de gevraagde afwijking formeel bevestigen aan de initiatiefnemer.
6.1.3 .
Inhoud van het OVR ingeval van het gebruik van een afwijking aan een richtlijn
Voor de opmaak en de inhoud van het OVR wordt verwezen naar procedure OVR_P03 en het [Standaard OVR].In geval wordt afgeweken van de algemeen geldende richtlijnen dient de argumentatie (zie §6.1.1.) uiteraard in het OVR te worden opgenomen. De dienst VR kan2 vragen om, naast een grondige argumentatie in het OVR, ook het ‘gewone’ risicobeeld (met toepassing van de algemeen geldende richtlijn) weer te geven, en dit voor zowel wat betreft het plaatsgebonden risico als het groepsrisico. Op die manier wordt duidelijk wat de invloed is op de risico’s door het afwijken van de richtlijn.
6.1.4 .
Beoordelen van het OVR ingeval van het gebruik van een afwijking aan een richtlijn
Bij de beoordeling van het OVR (zie ook procedure OVR_P04) zal de dienst VR in het beoordelingsverslag (zie OVR_I04_01) 1. melding maken van de afwijking op de algemeen geldende richtlijn en een verwijzing toevoegen naar de bijzonderheid van de situatie 2. melding maken van (de aard van) de invloed van de toepassing van de afwijking.
2
In het geval van het gebruik van een afwijkende faalfrequentie, zal dit steeds gevraagd worden. - 4/5 -
revisie 02
OVR_P10
PROCEDURE
6.2.
OPLEGGEN VAN EEN BIJZONDERE (AANVULLENDE) RICHTLIJN
Ingeval de dienst VR reeds tijdens de voorbereidende vergadering of tijdens de procedure tot het opstellen van het omgevingsveiligheidsrapport van oordeel is dat een bijzondere (aanvullende) richtlijn nodig is, zal hij hierover in een zo vroeg mogelijk stadium communiceren met de initaitiefnemer / erkend deskundige.
Deze bijzondere bijzondere (aanvullende) richtlijn wordt dan schriftelijk medegedeeld:
ten tijde van de beslissing over de aanpak van het OVR tijdens de aanmeldingsprocedure (zie OVR_P02)
tijdens de opmaak van het omgevingsveiligheidsrapport (zie OVR_P03)
Bij het nemen van een beslissing over de aanpak van het omgevingsveiligheidsrapport (OVR_P02) en bij de beoordeling van het omgevingsveiligheidsrapport (OVR_P04) zal de dienst VR rekening houden met deze bijzondere (aanvullende) richtlijn.
6.3.
VERVOLGTRAJECT
In het geval van een herhaaldelijke vraag naar het gebruik van – onder bepaalde voorwaarden – een afwijking ten opzichte van een algemeen geldende richtlijn, kan de dienst VR overwegen om de geldende richtlijn aan te passen. Hetzelfde kan gebeuren naar aanleiding van het herhaaldelijk opleggen van bijzonder (aanvullende) richtlijnen.
- 5/5 -
revisie 02
