Procedure ontvangen relatiegeschenken

Amsterdams Historisch Museum

Procedure ontvangen relatiegeschenken

Y:\Formulieren en procedures\Handboek (financiële) procedures en formulieren\Procedure OntvRelatiegeschenken.doc

Procedure ontvangen relatiegeschenken Vastgesteld MT d.d. 14 november 2002.

Ontvangen van relatiegeschenken •

Op het aannemen van geschenken zijn de gemeentelijke regelingen van toepassing, zoals weergegeven in het ARA, art, 802.

•

Uitzonderlijke situaties dienen voorgelegd te worden aan het hoofd van de dienst.

•

Een ieder die een relatiegeschenk ontvangt, al dan niet op zijn/haar naam gesteld, is verplicht dit in te leveren bij het secretariaat. Hoofd secretariaat geeft het betrokken geschenk een volgnummer, zet het in een gesloten kast en vermeldt het op een verzamellijst.

•

Op de verzamellijst wordt geregistreerd: volgnummer van binnenkomst, corresponderend met nummer op het geschenk zelf korte omschrijving geschenk door wie het is geschonken door wie het is ontvangen

•

Geschenken met een waarde die de € 45,- te boven gaat, worden aan de schenker teruggezonden met een begeleidende brief (standaard brief A). In alle andere situaties wordt een bedankbrief (standaard brief B) aan de schenker gestuurd, waarin wordt gemeld wat er met het geschenk gebeuren zal. Het hoofd secretariaat ziet toe op het opstellen en verzenden van deze brieven.

•

Indien het geschenk niet houdbaar is, wordt door ontvanger (eventueel in overleg met hoofd secretariaat) een manier gezocht om het geschenk op korte termijn aan zo veel mogelijk medewerkers ten goede te laten komen (bijv. een taart wordt in de kantine tijdens koffietijd verdeeld onder de koffiedrinkers: op is op).

•

Relatiegeschenken mogen niet door medewerkers thuis worden ontvangen.

Verdelen van relatiegeschenken •

Aangezien de meeste relatiegeschenken eindejaarsgeschenken zijn, zal steeds door hoofd secretariaat samen met hoofd gebouwen na de nieuwjaarskoffiebijeenkomst een loting worden georganiseerd waarbij de verzamelde geschenken worden verloot onder alle medewerkers die op dat moment bij het museum werken in vaste of tijdelijke dienst, inclusief stagiair(e)s. Dit gebeurt in aanwezigheid van minimaal één getuige. Voor ieder genummerd voorwerp wordt een lot getrokken, de medewerker wiens naam op het lot staat heeft recht op het betreffende geschenk.

•

De verzamellijst wordt dan aangevuld met de uitslag van de verloting. De lijst wordt in het secretariaat opgehangen. Een kopie wordt op een mededelingenbord in de omgeving van de kantine gehangen, zodat iedereen kan zien wie recht waarop heeft. De betreffende medewerker kan binnen vier weken na de loting het geschenk bij het


(hoofd) secretariaat afhalen. Niet afgehaalde geschenken worden opnieuw verloot onder de medewerkers die nog geen geschenk hebben toegewezen gekregen. •

Halverwege het jaar wordt door hoofd secretariaat en hoofd gebouwen opnieuw een loting gehouden, wederom in aanwezigheid van getuige(n), waarbij de intussen verzamelde geschenken worden verloot onder de medewerkers die nog geen geschenk hebben ontvangen.


Bijlagen:

Concepttekst-bedankbrief A (geschenk retour vanwege geldende criteria)

Geachte Hierdoor willen wij u hartelijk danken voor het geschenk dat ...... (naam ontvangende medewerker) dezer dagen van uw organisatie ontving. Echter, wij stellen het op prijs u te melden dat het ons als gemeentelijke instelling niet is toegestaan om relatiegeschenken met een waarde die de € 45,- te boven gaat te accepteren. Ook is het medewerkers niet toegestaan relatiegeschenken op hun privé adres te ontvangen. Om deze redenen hebben wij gemeend het aangeboden geschenk aan u te moeten retourneren. Bijgaand treft u het betreffende artikel aan. Deze gang van zaken heeft verder geen invloed op de goede relatie met u. In het vertrouwen u hiermede helderheid te hebben verschaft, en nogmaals dank voor de intentie achter de attentie, verblijf ik,

Met vriendelijke groet,

Pauline W. Kruseman directeur


Concepttekst-bedankbrief B (geschenk ontvangen en geaccepteerd)

Geachte

Hierdoor willen wij u hartelijk danken voor het geschenk dat .......(naam ontvangende medewerker) dezer dagen van uw organisatie ontving. Graag stellen wij u ervan op de hoogte dat wij in het Amsterdams Historisch Museum relatiegeschenken centraal inzamelen en vervolgens onder alle medewerkers verloten. Tenslotte leveren zij allemaal een bijdrage aan wat het museum tot stand brengt. Mocht deze gang van zaken u nopen geen geschenken meer te sturen, hebben wij daarvoor natuurlijk alle begrip. Het zal op de relatie met u niet van invloed zijn. Wij stellen het op prijs u overigens nog te melden dat het ons als gemeentelijke instelling niet is toegestaan relatiegeschenken boven een waarde van € 45,- te accepteren. Ook is het de medewerkers niet toegestaan relatiegeschenken op hun privé-adres te ontvangen. (Deze twee regels worden alleen daar waar ze van toepassing zijn toegevoegd.) In het vertrouwen u helderheid te hebben verschaft en nogmaals dank voor uw vriendelijke attentie, verblijf ik,

Met vriendelijke groet,

Pauline W. Kruseman directeur


Procedure ontvangen relatiegeschenken

Recommend Documents