Scholengroep SintJan VKSO MenenWervikWevelgem Nr.: 111401 Email:
[email protected]
PROCEDURE FIETSVERGOEDING
VANAF
1 JANUARI 2014
Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Beleid rond fietsvergoeding Gebruik van Bike to work Gebruik fietsvergoeding kenbaar maken bij SG Goedkeuren van de ingebrachte fietsvergoeding Overzicht timing FAQ
1. Beleid rond fietsvergoeding De hoofddoelstelling is de organisatie van de administratie betreffende de fietsvergoeding vereenvoudigen, in grote mate voor de scholen en ook wel voor het personeelslid. In samenspraak met de overheid, de boekhouding en het Comité Preventie en Bescherming op het Werk heeft de raad van directies beslist om vanaf 1 januari 2014 Bike to work als platform te gebruiken voor het aangeven van de fietsvergoeding voor het personeel, met uitzondering van het onderhoudspersoneel. De procedure hier beschreven is de enige mogelijke procedure om een fietsvergoeding te bekomen. We vragen dan ook om de aanwijzingen binnen dit document te volgen. We danken u voor de medewerking.
1
2. Gebruik van Bike to work 1. Aanmelden op www.biketowork.be a. Het startscherm
Rechts onder inloggen vindt u de mogelijkheid om te registreren indien je nog niet bent geregistreerd. b. Kies ‘Nog niet geregistreerd?’
Kies bij bedrijfsinformatie ‘Scholengroep Sint-Jan’. De eigen school hoef je nergens in te vullen!
2
c. Bericht na registratie
d. Ingeven van 1 of meerdere trajecten i. Stel dat je in verschillende scholen werkt kun je een afstand per school ingeven. Log in en je komt op het startscherm. Kies ‘Profiel’
3
ii.
iii.
In het onderstaande scherm kies je ‘Fietsprofiel’
Vul het bekomen formulier in.
LET OP: voor het invullen van de afstand 1. Afstand = HEEN EN TERUG 2. Indien meerdere profielen (vestigingsplaatsen, scholen) dan telkens verschillende afstand invoeren. 3. Indien meerdere profielen verwittig de boekhouding,
[email protected]. iv.
Andere informatie mag u invullen maar hoeft niet voor de fietsvergoeding.
4
2. Gebruik van Bike to work a. Inloggen in Bike to work is altijd nodig. b. In de fietskalender (balk eerder bovenaan het scherm) druk je op het groene autootje. Klik je keuze aan. Indien je niks aankruist, heb je die dag ook niet gefietst.
c. Na het klikken en het kiezen voor ‘gefietst’ dan verandert de auto in een ‘wiel’, met eventueel vermelding van het traject.
d. Klaar is kees Je kunt terugkeren in de tijd bij het invullen van de fietskalender. Op die manier kun je wekelijks, tweewekelijks, einde maand,... invullen. Opmerking: Je kunt slechts terugkeren in de tijd tot registratie in Bike to work!
5
3. Gebruik fietsvergoeding kenbaar maken bij SG Door het gebruik van de fietsvergoeding kenbaar te maken bij de boekhouding worden de vergoeding vlotter uitgekeerd. Methode: a. Surf naar de site van de scholengroep www.sgsintjan.org b. Kies in de menu ‘Acties’ - fietsvergoeding c. Vul het formulier in. d. Je krijgt daarna een mail om de gegevens te bevestigen.
4. Goedkeuren van de ingebrachte fietsvergoeding De goedkeuring van de fietsvergoeding gebeurt volledig elektronisch en vanuit de centrale boekhouding. Het is dan ook belangrijk dat iedereen de vooropgestelde timing volgt. De goedkeuring krijg je binnen per mail. Je moet daarbij ‘Ja’ antwoorden en verzenden indien je akkoord gaat met de voorgestelde fietsvergoeding. Hieronder vind je een voorbeeld.
6
5. Overzicht timing Stap
Wie
Wat
Wanneer
1
Het personeelslid
Bike to work invullen
voor de lopende maand, tegen het einde van de maand
2
Boekhouding
Versturen van mails naar personeelsleden - Oproep om fietsvergoeding in te vullen tegen de 10e van de maand.
de 7e van de ‘volgende’ maand
3
Boekhouding
Verwerken van de gegevens Verklaring op eer wordt gestuurd
1e werkdag vanaf de 10e van de ‘volgende’ maand
5
Personeelslid
Goedkeuring op eer via mail
tegen de 15e van de ‘volgende’ maand
6
Boekhouding
Herinneringsmail - goedkeuring op eer nog niet gegeven
tegen de 13e van de ‘volgende’ maand
7
Boekhouding
Van de goedgekeurde items op eer de betaling uitvoeren
bij opmaak eerste betaling na 20e van de maand
6. Enkele mogelijk gestelde vragen a. Wordt van ieder personeelslid verwacht dat ze zich inschrijven in Bike to work voor het bijhouden van de fietsgegevens voor de fietsvergoeding? Ja, enkel het onderhoudspersoneel niet. Indien je geen fietsvergoeding wenst, dan hoeft het niet. b. Kun je meerdere trajecten invoeren? Ja, via de methode beschreven vanaf 1d pagina 2 kun je meerdere trajecten of fietsprofielen invoeren. c. Kun je teams vormen om zo al fietsend naar het werk zich te meten met andere teams? Ja, dit kan. d. Zijn er andere voordelen bij het inschrijven bij Bike to work? Ja, zeker. 7
Via het sparen van fietspunten (1 punt per gefietste dag) kun je tal van voordelen krijgen. Via menu ‘Verzilver Fietspunten’ kun je genieten van tal van voordelen.
e. Heb je zelf nog vragen? Contacteer de boekhouding van de scholengroep.
8
