PROBLEMATIKA CESTOVNÍCH NÁHRAD V PODNIKOVÉ PRAXI

Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Finance a účetnictví

PROBLEMATIKA CESTOVNÍCH NÁHRAD V PODNIKOVÉ PRAXI The Issue of Travel Expenses in Business Practice Bakalářská práce

Vedoucí bakalářské práce:

Autor:

Ing. Zuzana KŘÍŽOVÁ, Ph.D.

Kateřina ŠEDOVÁ Brno, 2014

Náz ev bakal á řské pr áce:

Problematika cestovních náhrad v podnikové praxi

Název práce v angličtině:

The Issue of Travel Expenses in Business Practise

Kat edra:

financí

Vedoucí di pl om ové práce:

Ing. Zuzana Křížová, Ph.D.

Rok obhajoby:

2014

Anotace Předmětem mé bakalářské práce „Problematika cestovních náhrad v podnikové praxi” je vytvoření směrnice o náhradách cestovních výdajů pro dva vybrané podniky. V úvodu své práce jsem popsala legislativní úpravu cestovních náhrad a vysvětlila základní pojmy. Ve druhé kapitole jsem legislativní úpravu cestovních náhrad porovnala s legislativou ve Velké Británii. Třetí a čtvrtá kapitola se věnují účetnímu a daňovému řešení cestovních náhrad. V páté kapitole jsem využila teoreticky nabyté poznatky z předchozích kapitol a vytvořila dvě interní směrnice pro oblast poskytování cestovních náhrad, které jsem na konci své práce porovnala.

Annotation The subject of my bachelor thesis „The issue of travel expenses in business practise” is the creation of the internal regulations on travel expenses for two chosen companies. I described legislation of travel expenses and explained basic terms at the beginning. I compared the legislation in the Czech Republic with legislation in the Great Britain in the second chapter. The third and fourth chapter were engaged in accounting and tax solution of travel expenses. I made use of theoretically gained information from previous chapters and I created two internal regulations on travel expenses, which I confronted at the end of my bachelor thesis.

Klíčová slova Cestovní náhrady, pracovní cesta, daňová uznatelnost, účtování, interní směrnice

Keywords Travel expenses, business trip, tax admissibility, accounts, internal regulation

Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci Problematika cestovních náhrad v podnikové praxi vypracovala samostatně pod vedením Ing. Zuzany Křížové, Ph.D. a uvedla v ní všechny použité literární a jiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity a vnitřními akty řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU. V Brně dne 24. dubna 2014

vlastnoruční podpis autora

Poděkování Ráda bych touto cestou vyjádřila poděkování paní Ing. Zuzaně Křížové, Ph.D. za její odborné rady, cenné připomínky a trpělivost při vedení mé bakalářské práce. Dále bych ráda poděkovala společnosti Uniprint s. r. o. a společnosti Van Leeuwen Tube and Pipe s. r. o. za poskytnuté informace pro tvorbu interní směrnice.

OBSAH ÚVOD .......................................................................................................................................11 1

LEGISLATIVNÍ ÚPRAVA CESTOVNÍCH NÁHRAD .................................................12 1.1

Změny legislativní úpravy.......................................................................................... 12

1.2

Další legislativní prameny.......................................................................................... 13

1.3

Základní pojmy ..........................................................................................................13

2 CESTOVNÍ NÁHRADY POSKYTOVANÉ V ZAHRANIČNÍM STÁTU .........................18 2.1 Legislativní úprava a základní pojmy .............................................................................18 2.2 Srovnání .......................................................................................................................... 20 3 ÚČTOVÁNÍ O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH ..................................................................21 3.1 Tuzemská pracovní cesta ................................................................................................ 22 3.2 Zahraniční pracovní cesta ............................................................................................... 23 4 DAŇOVÁ ÚPRAVA CESTOVNÍCH NÁHRAD ................................................................ 26 4.1 Daňová uznatelnost nákladů u zaměstnavatele ............................................................... 26 4.2 Zdanění cestovních náhrad u zaměstnance .....................................................................27 4.3 Silniční daň .....................................................................................................................28 5 NÁVRH SMĚRNICE ............................................................................................................30 5.1 Obecná metodika návrhu směrnice .................................................................................30 5.2 Metodika návrhu směrnice cestovních náhrad................................................................ 31 5.3 Návrh vnitropodnikové směrnice pro účely cestovních náhrad společnosti Uniprint s. r. o......................................................................................................................................32 5.4 Návrh vnitropodnikové směrnice pro účely cestovních náhrad společnosti Van Leeuwen Pipe and Tube s. r. o. ............................................................................................. 37 5.5. Porovnání směrnic společnosti Uniprint, s. r. o. a společnosti Van Leeuwen Pipe and Tube s. r. o. ........................................................................................................................... 46 ZÁVĚR .....................................................................................................................................48 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ .......................................................................................... 50

SEZNAM TABULEK ..............................................................................................................51 SEZNAM PŘÍLOH...................................................................................................................52

ÚVOD V dnešní rychlé a uspěchané době nám informační technologie nabízí mnoho alternativ, jak komunikovat bez osobního kontaktu. Přesto osobní přístup zůstává nejlepším obchodním nástrojem. Aby mohli zaměstnanci jednat s obchodníky, zákazníky či dodavateli osobně, uskutečňují pracovní cesty. Cestovní náhrady tedy hrají klíčovou roli při dosahování tržeb a zisku. Cestovní náhrady jsou upraveny podle zásady „co není zakázáno, je dovoleno”. Z této zásady plyne, že problematika cestovních náhrad není zákonem striktně upravena a podnikatelé z podnikové sféry si mohou problematiku cestovních náhrad z části upravit podle svých potřeb interním předpisem. Právě zpracování návrhu vnitřní směrnice upravující poskytování cestovních náhrad pro konkrétní účetní jednotku bude prvním hlavním cílem mé bakalářské práce. Jako druhý cíl své práce si kladu analyzovat legislativní úpravu cestovních náhrad a srovnat ji s legislativou zahraničního státu. Bakalářská práce je rozdělena do pěti dílčích kapitol. Teorií se budu zabývat v prvních čtyřech kapitolách. V úvodu analyzuji právní předpisy, které pojednávají o cestovních náhradách a budou definovány základní pojmy v oblasti problematiky cestovních náhrad. V druhé kapitole porovnám problematiku poskytování cestovních náhrad se zahraničním státem, jmenovitě s Velkou Británií. Poté, co se uskuteční pracovní cesta, musí účetní podniku zaúčtovat pracovní cestu. Této problematice se bude věnovat třetí kapitola. Ke konci účetního období vstupují cestovní náhrady jako daňově uznatelný náklad. Daňová uznatelnost cestovních náhrad bude řešena ve čtvrté kapitole. Pátá kapitola bude navazovat na teoretickou část. Přistoupím k metodologii tvorby interní směrnice. Nejdříve popíšu, podle jakých zásad se interní směrnice tvoří, a v druhé části vytvořím interní směrnice dvěma vybraných podnikům. Vybrala jsem si dvě společnosti, které vysílají své zaměstnance na pracovní cestu s rozdílnou frekvencí. Společnost Uniprint, s. r. o., vysílá zaměstnance pouze na tuzemské pracovní cesty asi třikrát do měsíce, zatímco zaměstnanci společnosti Van Leeuwen Pipe and Tube, s. r. o., jezdí na tuzemské pracovní cesty denně a asi sedmkrát měsíčně na zahraniční pracovní cesty. V závěru své práce obě směrnice porovnám.

11

1

LEGISLATIVNÍ ÚPRAVA CESTOVNÍCH NÁHRAD

Poskytování cestovních náhrad je upraveno v mnoha zákonech a prováděcích právních předpisech. V této kapitole tyto právní přepisy přehledně uvedu a analyzuji jejich nejdůležitější obsah pro cestovní náhrady.

1.1

Změny legislativní úpravy

Do roku 2006 platil samostatný zákon pro problematiku poskytování cestovních náhrad, zákon č. 199/1992 Sb., o cestovních náhradách. Právní úprava cestovních náhrad se stala součástí „nového” zákoníku práce1 od 1. 1. 2007 a došlo k mnoha změnám. Změnil se především hlavní přístup, podle kterého před rokem 2007 platilo „co není dovoleno, je zakázáno”. Avšak tento přístup bránil k rozvoji podnikatelské činnosti, a proto s novým zákoníkem práce začal platit přístup „co není zakázáno, je dovoleno”. Zároveň bylo přikročeno k použití norem a ustanovení občanského zákoníku v pracovněprávních vztazích, a to tehdy, bude-li to výslovně stanoveno (viz § 4).2 Mnohé změny nastaly také k 1. 1. 2012, kdy začal platit zákon č. 365/2011 Sb., který mění zákoník práce. Došlo například k rozšíření § 152 o dočasné přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli, díky kterému došlo k posílení flexibility pracovní síly na pracovním trhu. Další změnou je i definování maximálního rozsahu místa pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad. Místem pravidelného pracoviště nesmí být sjednána více než jedna obec.3 Nová zákonná úprava klade také důraz na mimořádné cesty zaměstnance v souvislosti s výkonem práce pro zaměstnavatele mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Změněna byla míra krácení stravného či situace, kdy zaměstnanci stravné nepřísluší, pokud mu byla na tuzemské či zahraniční pracovní cestě poskytnuta bezplatně strava, která má charakter snídaně, oběda nebo večeře. U zahraničního stravného došlo ke změně časových pásem rozhodných pro výši stravného poskytovaného podle § 170 odst. 3 zákoníku práce

1

zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Pro tento předpis budu dále používat spojení „zákoník práce”

2

SALAČOVÁ M.:Cestovní náhrady podle nového zákoníku práce. ASPI 2007, Praha. Vydání první, 92 stran.

ISBN 978-80-7357-254-9, str. 9 3

Upraveno autorem podle: HOFMANNOVÁ, E.: Změny zákoníku práce se zaměřením na oblast poskytování

cestovních náhrad. Mzdová účetní: odborný měsíčník, 2011, číslo 12, ISSN 1211-1430, str. 11-14

12

1.2

Další legislativní prameny

Problematice cestovních náhrad se věnuje nejen zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ale i mnoho dalších zákonů a prováděcích předpisů. Účtování cestovních náhrad probíhá podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Cestovní náhrady jsou považovány za daňově uznatelný náklad pro zaměstnavatele a nezapočítají se do základu daně zaměstnance, pokud jsou splněny podmínky stanovené v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu.

V případě překročení daňově uznatelných nákladů zákony

č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, upravují situaci, kdy cestovní náhrady nebo jejich část vstupuje do vyměřovacího základu na zákonné pojištění zaměstnance. Výše stravného pro zahraniční cesty se každoročně upravuje ve vyhlášce Ministerstva financí. Pro rok 2013 je platná vyhláška č. 392/2012 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného. Každoročně Ministerstvo práce a sociálních věcí vydává také vyhlášku pro stanovení tuzemských cestovních náhrad, konkrétně pro rok 2013 vyhlášku č. 472/2012 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného, a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad. Pokud nastane situace, která není legislativně řešena v zákoníku práce, postupuje se podle zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník. Tento zákon bude nahrazen od 1. 1. 2014 zákonem č. 89/2012, novým občanským zákoníkem. Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům ve státní sféře upravuje nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí a nařízení vlády č. 372/2004 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů státním zástupcům přiděleným k výkonu funkce státního zástupce v zahraničí. Pokud zaměstnanec pracuje v zahraničí pro zaměstnavatele se sídlem v České republice, pak je nutné dbát na změny upravené v nařízení vlády č. 227/2010 Sb., o zvláštní úpravě pracovního poměru zaměstnanců s pravidelným pracovištěm v zahraničí. Ustanovení § 16 zákona č. 97/1963 Sb., o mezinárodním právu soukromém a procesním se použije v případě zaměstnávání zaměstnance jiné státní příslušnosti a upravuje použití českého práva nebo práva zahraniční země, ze které cizinec pochází.

1.3

Základní pojmy

V této části upřesním některé pojmy související s cestovními náhradami. Dále rozdělím zaměstnavatele podle zákoníku práce pro potřebu cestovních náhrad na dvě hlavní skupiny, 13

definuji typy zaměstnanců, kteří mají nárok na cestovní náhrady, a formuluji základní typy cestovních náhrad. Pravidelné pracoviště může být sjednáno v pracovní smlouvě pro účely cestovních náhrad. Většinou bývá stanoveno po domluvě se zaměstnancem. Může být sjednáno i jako místo pobytu zaměstnance, pokud to vyplývá z povahy zaměstnání (zedník, pokrývač, apod.). Neníli pravidelné pracoviště se zaměstnancem sjednáno, postupuje se při jeho určení pro účely cestovních náhrad podle § 34a zákoníku práce. Pravidelné pracoviště nesmí být podle novely zákona z roku 2012 sjednáno v širším rozsahu než jedna obec. Starší pracovní smlouvy musí být uvedeny do souladu s tímto ustanovením.4 Doba trvání se rozumí doba od okamžiku nástupu na pracovní cestu v zaměstnavatelem určeném místě až do doby návratu z pracovní cesty do zaměstnavatelem určeného místa včetně doby výkonu práce v místě výkonu práce.5 Místo nástupu i konce pracovní cesty musí být určeno jednoznačně jako například adresa firmy, kde zaměstnanec pracuje či adresa místa pobytu zaměstnance. Zaměstnavatelé se dělí pro potřeby cestovních náhrad na zaměstnavatele, kteří jsou uvedeni v § 109 odst. 3 zákoníku práce a zaměstnavatelé, kteří nejsou uvedeni v § 109 odst. 3 zákoníku práce. Zaměstnavatel podle § 109 odst. 3 zákoníku práce je:6 a) stát b) územní samosprávní celek c) státní fond d) příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, nebo e) školská právnická osoba zřízení ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona.

4

HOFMANNOVÁ E.: Cestovní náhrady podle zákoníku práce s komentářem a příklady od 1.1.2013.ANAG

2013, Praha. Vydání sedmé, 239 stran. ISBN 978-80-7263-795-9, str. 18 5

Upraveno autorem podle SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí,

136 stran. ISBN 978-80-247-2917-6, str. 10 6

Pro tyto subjekty bude dále použito označení státní a příspěvková sféra.

14

Zaměstnavatel, který není v § 109 odst. 3 zákoníku práce, se řadí do tzv. podnikatelské sféry a nemá stanové limity při poskytování náhrad cestovních výdajů ani striktně určeny podmínky jako zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře. Zákoník práce ve své koncepci toto dělení následuje. V hlavě II sedmé části zákoníku práce (§ 156 až § 172) je upraveno poskytování cestovních náhrad pro zaměstnance z podnikatelské sféry, zatímco v hlavě III (§ 173 až § 181) zákoník práce upravuje odchylky při poskytování cestovních náhrad pro zaměstnavatele ve státní a rozpočtové sféře. Náhrada výdajů zaměstnanci přísluší podle § 152 zákoníku práce při: a) pracovní cestě b)cestě mimo pravidelné pracoviště c) mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrhů směn d) přeložení e) dočasném přidělení f) přijetí do zaměstnání g) výkonu práce v zahraničí. Pracovní cesta je vymezena podle § 42 odst. 1 zákoníku práce jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zahraniční pracovní cestou se rozumí pracovní cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR nebo doba odletu a příletu letadla při letecké přepravě.7 Každý výjezd z místa pravidelného pracoviště musí být posuzován samostatně. Jednotlivé výjezdy na pracovní cestu nelze sčítat. Cesta mimo rozvrh pravidelných směn většinou vzniká při pracovní pohotovosti, kdy zaměstnanec jede na místo pravidelného pracoviště, ale mimo rozvrh pravidelných směn, tudíž mu vznikají také cestovní výdaje, které mu zaměstnavatel musí nahradit. Zaměstnavatel má právo přeložit podle § 43 zákoníku práce do jiného místa výkonu práce nebo dočasně k jinému zaměstnavateli. V tomto případě mu zaměstnavatel musí nahradit cestovní výdaje,

7

KOUCOUREK, J.: Zákoník práce 2013 :právní stav k 31. březnu 2013 : poznámky, prováděcí právní předpisy

(vyhlášky, nařízení vlády), vybrané vzory pracovněprávních úkonů, judikatura (na CD), řešení nejčastějších otázek. Golden Books 2013, Praha 573 s. ISBN 9788090507555, str. 250

15

které mu vznikly v souvislosti s cestami do jiného místa výkonu práce. V případě dočasného přidělení nesmí mít zaměstnanec horší pracovní podmínky než srovnatelní zaměstnanci zaměstnavatele, ke kterému byl přidělen. Nový zákoník práce upravuje poskytování náhrad cestovních výdajů, které vzniknou při výkonu práce v případě:8 a) zaměstnanců v pracovním poměru b) osob, se kterými byla sjednána dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr, tj. dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti. c)osoby, o nichž to stanoví § 188 odst. 4 zákoníku práce d)společníci a jednatelé společností s ručením omezeným e)členové statutárních a dalších orgánů právnických osob. V dalších kapitolách budu pro všechny tyto kategorie používat obecné označení „zaměstnanci”. Cestovními výdaji se rozumí podle § 156 odst. 1 zákoníku práce náhrada: a) jízdních výdajů b) jízdních výdajů k návštěvě rodiny c) výdajů za ubytování d) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné”) e) nutných vedlejších výdajů. Tyto druhy cestovních náhrad jsou poskytovány v případě tuzemské i zahraniční pracovní cesty. V případě zahraniční pracovní cesty dostane zaměstnanec stravné za tuzemskou část pracovní cesty i zahraniční stravné. Sazby zahraničního stravného pro vybrané země jsou uvedeny ve vyhlášce Ministerstva financí, která je každoročně upravována. Tento rok je v platnosti vyhláška č. 392/2012 Sb., kterou přikládám jako přílohu č. 1. Zaměstnavatel také může poskytnout zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě kapesné nejvýše do 40% poskytnutého stravného.

8

Upraveno autorem podle JANOUŠEK, K. Cestovní náhrady ve 252 příkladech. ANAG 2013, Olomouc.

Vydání šesté. 383 stran. ISBN 978- 80-7263-802-4, str. 24

16

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může zaměstnanci poskytnout jiné náhrady, ale musí si být vědom toho, že za cestovní náhrady jsou považovány pouze náhrady poskytnuté zaměstnanci v souladu s § 152 zákoníku práce. Zaměstnavatel ze státní a rozpočtové sféry poskytne zaměstnanci pouze náhrady uvedené v § 156 odst. 1 a pouze ve výši, která je stanovena ve vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí. Aktuální vyhlášku č. 472/2012 Sb., vyhlášenou dne 27. 12. 2012 připojuji jako přílohu č. 2. Paušalizaci lze definovat jako proces zjednodušení při vypořádání cestovních náhrad. Děje se tak u zaměstnanců, kteří jezdí na pravidelné pracovní cesty podobného charakteru (stejné podmínky, doba, místo, dopravní prostředek). Podle § 182 zákoníku práce nemusí pracovník personálního či účetního oddělení vyúčtovávat každou pracovní cestu odděleně, ale lze vyplácet zaměstnanci pravidelné paušální částky jako náhradu cestovních výdajů. Paušalizovat lze všechny nebo vybrané druhy cestovních náhrad uvedené v § 152 zákoníku práce při tuzemské i zahraniční pracovní cestě na základě doložených výdajových dokladů. Zaměstnavatel musí vycházet z průměrných podmínek a stanovení paušální částky musí provést písemně individuálním určením nebo vnitřním předpisem. Ke stanovení paušální částky není potřeba souhlas zaměstnance, avšak zaměstnavatel je povinen předložit zaměstnanci doklady, podle kterých paušální částky určil. Stanovit lze denní, týdenní či měsíční paušální částku. Jde-li o měsíční paušál, musí být stanoven způsob krácení paušálu za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práce například z důvodu dovolené, nemoci, případně za dobu, kdy je na pracovní cestě, která není součástí paušálu.9

9

JANOUŠEK, K.: Cestovní náhrady ve 252 příkladech. ANAG 2013, Olomouc. Vydání šesté. 383 stran. ISBN

978-80-1263-802-4, str. 303-304

17

2 CESTOVNÍ NÁHRADY POSKYTOVANÉ V ZAHRANIČNÍM STÁTU Pro analýzu cestovních náhrad v zahraničí jsem si vybrala Velkou Británii. Ráda bych ukázala na rozdíly mezi celkem geograficky blízkými zeměmi, ale ekonomicky a legislativně již vzdálenějšími. Zatímco Česká republika patří k zemím postkomunistického bloku s kontinentálním právem, Velká Británie reprezentuje zemi západního bloku s vyspělou ekonomikou a zvykovým právem. Ve Velké Británii se řídí anglosaským právem známým též pod souslovím „common law” neboli právo tvořené precedenty. Precedenty tvoří významnou část legislativy Velké Británie, avšak i zde orgány státní moci vytvářejí zákony a právní ustanovení.

2.1 Legislativní úprava a základní pojmy Problematika cestovních náhrad a daňová uznatelnost cestovních náhrad se ve Velké Británii řídí z velké části zákonem ITEPA 2003 (Income Tax Act 2003). Daňové úlevy jsou zapracovány do tzv. oblastí či sekcí č. 338 a 339.10 Základní principy účtování cestovních náhrad upravuje Companies Act 2006, který je v souladu s IFRS (mezinárodní účetní standardy), které vydává Evropská unie. Společnost, která není zapsána k obchodování na burze, může účtovat podle mezinárodních účetních standardů nebo podle trochu odlišných účetních standardů Velké Británie známé pod zkratkou UK GAAP. Pracovní cesta je definovaná jako cesta, která patří k pracovním povinnostem pracovníka či cesta, kterou musí zaměstnanec vykonat do svého dočasného pracoviště. Cestovními výdaji se rozumí podle ITEPA 2003, Section 338:11 a) Výdaje za ubytování b) náhrada zvýšených výdajů na stravování neboli stravné c) výdaje při zajišťování cesty a jízdní výdaje d) jízdní výdaje Cestovní náhrady ohlašuje každý zaměstnavatel na konci účetního období orgánu HMRC12. Pokud zaměstnanec dosáhne součtu platu a vyplacených náhrad menšího nebo rovného

10

Travel expenses: Travel for necessary attendance: introduction. HM Revenue and Customs[online][cit.2014-

02-04] dostupné na WWW: http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/EIM32005.htm 11

Expenses

and

benefits:

Travel.

GOV.UK[online][cit.

https://www.gov.uk/expenses-and-benefits-travel/overview

18

2014-02-04]

dostupné

na

WWW:

8 500 liber za rok, zaměstnavatel nemusí ohlašovat cestovní náhrady pro platbu daně a zdravotního pojištění. Pokud zaměstnanec přesáhl součtem platu a uhrazených cestovních náhrad výši 8 500 liber za rok, zaměstnavatel má ohlašovací povinnost cestovních náhrad. Toto pravidlo je označováno ve Velké Británii jako „at a rate”. Podnikatel může požádat HMCR o osvobození podávat roční přiznání některých poskytovaných náhrad a tak se osvobodit od zahrnování či odečítání těchto nákladů ze základu daně z příjmu a základu veřejného pojištění. Zpravidla to bývají náhrady rutinního charakteru jako pracovní cesty, telefonní účty či palivo do firemních automobilů. Pokud náhrada zaměstnavatele přesáhne skutečné cestovní výdaje, nesmí zaměstnavatel tyto výdaje odečítat ze základu daně a převyšující náhrady zahrnout do základu veřejného pojištění. Rozdíl náhrady a skutečného výdaje také zvyšuje základ daně z příjmu zaměstnance. Pravidlo „at a rate” se nevztahuje na jízdné veřejnou hromadnou dopravou. Podnikatel nemusí přiznávat příspěvky všech zaměstnanců na jízdné veřejnou hromadnou dopravou, pokud na dotovanou veřejnou dopravu přispívá. Mezi jízdní výdaje patří jízdenky, příspěvky zaměstnavatele na veřejnou hromadnou dopravu a také půjčky, které si zaměstnanec sjedná při nákupu jízdenky či letenky. Zaměstnavatel může v rámci jízdních výdajů přispívat i na pravidelné cesty z domova do práce. Tyto cestovní náhrady nemusí přiznávat, pokud je hradí zaměstnanci, jehož součet platu a náhrad cestovních výdajů nepřesáhne 8 500 liber ročně. Nemusí přiznávat náhrady všem zaměstnancům, pokud jsou to příspěvky na veřejnou dopravu zřízenou zaměstnavatelem do místa pracoviště, na dopravu handicapovaného pracovníka, na soukromou cestu při pracovní pohotovosti či mimořádné směně, příspěvky na bezpečnostní vybavení zaměstnanců jezdící do místa pracoviště na kole či na cestu do místa pracoviště, pokud veřejná hromadná doprava nefunguje.13 Zaměstnavatel hradí cestovní výdaje zaměstnanci na pracovní cestu, při níž použil vlastní osobní vozidlo. Pro tyto účely existuje hraniční výše tzv. MAPs (Mileage Allowance Payments), která určuje, jakou výši náhrad může zaměstnavatel zaměstnanci ročně proplatit jako náhradu za použití soukromého vozidla. Pokud zaměstnavatel tuto hranici překročí, musí převyšující náhradu ohlásit HMRC. Pokud zaměstnanec nevyčerpal všechny roční náhrady,

12

Her Majesty´s Revenue and Customs - úřad zodpovědný za vybírání daní a vydávání podpory

v nezaměstnanosti, apod. 13

Expenses and benefits: Travel. GOV.UK[online][cit.2014/02/05] dostupné na WWW:

https://www.gov.uk/expenses-and-benefits-travel/whats-exempt

19

které mu zaměstnavatel poskytl, musí zaměstnanec požádat HMRC o daňové osvobození a zaměstnavatel musí tento rozdíl vykazovat ve zvláštním výkazu tzv. MAROS.14 Konkrétní výše hranice daňově uznatelných nákladů a nákladů, které se nezahrnují do základu veřejného pojištění pro rok 2014, přikládám v příloze č. 3. Legislativa Velké Británie umožňuje zaměstnavatelům poskytovat náhradu jízdních výdajů zaměstnancům, kteří cestují jako spolujezdci v silničním motorovém vozidle. Spolujezdec má právo dostat 5 pencí za každou míli bez přiznání HMRC a následné placení daně z příjmu.

2.2 Srovnání Systém proplácení a daňová uznatelnost cestovních náhrad se v České republice a ve Velké Británii nijak v principu neliší. Zaměstnavatel musí proplácet zaměstnanci výdaje, které mu vznikly při pracovní cestě. V obou státech existují hranice, kolik zaměstnavatel může zaměstnanci proplácet. Pokud zaměstnavatel tyto hranice přesáhne, poté musí rozdíl zahrnovat do základu daně z příjmu zaměstnance. Druhy cestovních náhrad se také zásadně neliší. V obou státech zaměstnavatelé poskytují náhrady jízdních výdajů, výdajů na stravování, ubytování a náhrady vedlejších výdajů. Legislativa Velké Británie umožňuje finanční přispívání zaměstnavatele na pravidelném dojíždění do místa výkonu práce. Zatímco zaměstnanci v České republice nemají právo dostávat příspěvky na pravidelné dojíždění, zaměstnanci ve Velké Británii mohou dosáhnout příspěvku zaměstnavatele i při dojíždění na kole. Při přispívání zaměstnavatele na cesty do pravidelného místa pracoviště se uplatňuje pravidlo „at a rate”. Zaměstnavatel ve Velké Británii proplácí příspěvek i spolucestujícímu v silničním motorovém vozidle při pracovní cestě. Pokud zaměstnanec ve Velké Británii použije vlastní soukromé vozidlo, zaměstnavatel mu může ročně vyplácet taxativní částku. Tento postup je podobný jako paušalizace cestovních náhrad v České republice. Zatímco v České republice nemá zaměstnavatel ohlašovací povinnost cestovních náhrad, zaměstnavatelé ve Velké Británii musí ohlašovat všechny vyplacené cestovní náhrady úřadu HMRC, pokud nesplňují určitě podmínky, za kterých tuto povinnost nemají. Ohlašovat musí nejen cestovní náhrady, které budou zvyšovat základ daně z příjmu zaměstnance a základ veřejného pojištění, ale i některé cestovní náhrady, které základy zvyšovat nebudou.

14

Mileage Allowance Relief Optional Reporting Scheme

20

3 ÚČTOVÁNÍ O CESTOVNÍCH NÁHRADÁCH Zaměstnavatel účtuje o cestovních náhradách a postupuje podle platné účetní a daňové legislativy: 

podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vede-li účetnictví jednotka podvojné účetnictví



podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, vede-li účetní jednotka pouze daňovou evidenci.

Pokud podnikatel neprokazuje náklady podle zákona o daních z příjmu, tedy uplatňuje výdaje procentem, nemusí vést účetnictví vůbec a nemusí evidovat ani cestovní výdaje.15 V celé kapitole budou používány účty pro podnikatelskou sféru podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví: 

pokladna - 211 nebo bankovní účet - 221



ostatní závazky k zaměstnancům - 333



pohledávky za zaměstnance - 335



cestovné - 512



ostatní služby - 518



kurzové ztráty - 563



ostatní finanční náklady - 568



kurzové zisky - 663.

Cestovní náhrady se účtují na nákladový účet 512 - Cestovné. Tento účet by měly účetní jednotky analyticky členit podle výše cestovních náhrad. Pokud byly poskytnuty náhrady do výše určené ve vyhlášce č. 472/2012 Sb. měly by se účtovat na jiný analytický účet než daňově neuznatelné cestovní náhrady nad zákonný limit.16

15

SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80-

247-2917-6, str. 72 16

Upraveno autorem podle SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání

třetí, 136 stran. ISBN 978-80-247-2917-6, str. 72

21

3.1 Tuzemská pracovní cesta Zaměstnavatel je podle § 183 odst. 1 zákoníku práce povinen poskytnout zaměstnanci zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Zaměstnavatel nemusí poskytnout zálohu zaměstnanci, pokud se s ním dohodne, že záloha poskytnuta nebude. Tento souhlas může zaměstnanec udělit i mlčky, tedy odjede-li na pracovní cestu bez zálohy. Záloha může být poskytnuta v hotovosti, zapůjčením platební karty, cestovním šekem, převodem na bankovní účet zaměstnance apod. V mnoha případech musí zaměstnanec na pracovní cestě uhradit i jiné výdaje než cestovní náhrady jako jsou například nákup materiálu či zboží nebo mytí či oprava vozidla. Tyto výdaje nemají charakter cestovních náhrad, a proto by záloha na uvedené výdaje neměla být vyúčtována společně s cestovními náhradami, ale měla by být účetně rozlišena alespoň analyticky, lépe poskytnuta jiným účetním dokladem. Zaměstnanec je podle § 183 odst. 3 zákoníku práce povinen předložit zaměstnavateli všechny doklady nezbytné k provedení vyúčtování pracovní cesty do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, nedohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem jinak. Nejvhodnějším způsobem provedení vyúčtování je vyplnění tiskopisu nebo v dnešní době aktuálnějšího elektronického příkazu (cestovní příkaz). Důležitými údaji v příkazu pro správné zúčtování pracovní cesty je časový průběh pracovní cesty, poskytnutí bezplatných jídel charakteru snídaně oběda či večeře a v neposlední řadě je nutné předložení všech dokladů o cestovních výdajích. Zaměstnavatel je povinen podle § 183 odst. 5 zákoníku práce uspokojit práva zaměstnance do deseti pracovních dnů po předložení všech dokladů, pokud se nedohodnou se zaměstnancem jinak. Zaměstnavatel vypořádá nárok zaměstnance poskytnutím doplatku zaměstnanci nebo vracením přeplatku zaměstnancem. Přeplatek i doplatek pracovní cesty v českých korunách se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Přeplatek či doplatek zahraniční pracovní cesty v cizí měně se nezaokrouhluje, či na dvě desetinná místa nahoru.

22

Tabulka č. 1:Účtování o cestovních náhradách při poskytnutí zálohy na pracovní cestu Číslo

Účetní případ

Účtování

operace

1.

MÁ DÁTI Poskytnutí zálohy na pracovní 335

DAL 211

cestu 2.

Skutečný nárok zaměstnance na 512.1

333

cestovní náhrady do limitu Skutečný nárok zaměstnance na 512.2

333

cestovní náhrady nad limit17 3.

Zúčtování pohledávky a závazku

333

335

4

Doplatek zaměstnanci

333

211

zálohy 211

335

Vrácení

přeplatku

zaměstnancem Zdroj: vlastní zpracování

3.2 Zahraniční pracovní cesta Poskytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu probíhá téměř analogicky jako u tuzemské pracovní cesty, s rozdílem, že záloha je většinou poskytnuta v cizí měně a pokladna musí být analyticky rozdělena na pokladnu v českých korunách a valutovou pokladnu, pokladnu v cizí měně. Srovnání poskytnuté zálohy a s nárokem zaměstnance na celkovou výši cestovních náhrad musí být provedeno ve stejné měně, ve které byla záloha poskytnuta. Pokud byla poskytnuta záloha zaměstnanci ve více měnách, je nejvhodnější přepočíst zálohu i skutečná nárok zaměstnance na jednu z těchto měn.18 Dalším obtížnějším krokem ve vyúčtování obvykle bývá přepočet nároku zaměstnance na náhrady cestovních výdajů z jedné měny na jinou s využitím určitých kurzů. Je nutné rozlišovat mezi kurzem, kterým účetní jednotka přepočítává cestovní náhrady a kurzem pro

17

nad limit zákoníku práce, resp. vyhlášky č. 472/2012 Sb. Autorem upraveno podle JANOUŠEK, K. Cestovní náhrady ve 252 příkladech. ANAG,2013,Olomouc. Vydání šesté. 383 stran. ISBN 978- 80-7263-802-4, str.257 18

23

účtování o uskutečnění příslušných účetních případů. Podle § 183 a § 184 zákoníku práce se v případě vypočtení náhrad zaměstnance používá:19 

kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraniční směněna



kurz ČNB platné v den poskytnutí zálohy, popř. v den nástupu na zahraniční pracovní cestu, pokud záloha nebyla poskytnuta.

Pokud měna byla směněna v zahraničí, musí zaměstnanec tak učinit v bance nebo směnárně. Jednu z možností musí účetní jednotka uvést ve vnitřním předpisu. Kurz ze zahraničí nelze použít v případě směny v obchodě či u poskytovatele nějaké služby nebo v případě, že ji směnil v tuzemsku. Případná poplatek za směnu doložený dokladem je nutným vedlejším výdajem související s pracovní cestou. Při zaúčtování náhrady cestovních náhrad účetní jednotka postupuje podle § 4 odst. 12 a § 24, zákona o účetnictví. Pro přepočet účetních případů v cizích měnách se používají:20 a) k okamžiku uskutečnění účetního případu 

platné směnné kurzy vyhlašované ČNB



pevné kurzy stanovené pro předem vymezené časové období



denní kurzy ve zvláštních případech jako například nákup a prodej cizí měny za českou měnu, kdy je možno k okamžiku ocenění použít kurzu, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány

b) ke konci rozvahového dne (nebo jiného dne, ke kterému se sestavuje účetní závěrka) 

denní kurz ČNB.

Účetní jednotka musí vnitřním přepisem určit, jaký kurz se při přepočtu účetních případů bude používat a poté ho musí používat celé účetní období. Určený kurz používá v okamžiku účtování o cestovních náhradách, kterým může být: 21 

den, kdy zaměstnanec ukončil pracovní cestu



den, kdy zaměstnanec předložil doklady z pracovní cesty k vyúčtování a zaměstnanec odpovědný za jejich převzetí tyto doklady převzal a toto

19

Autorem upraveno podle JANOUŠEK, K. Cestovní náhrady ve 252 příkladech. ANAG,2013,Olomouc. Vydání šesté. 383 stran. ISBN 978- 80-7263-802-4, str.258 20 RYNEŠ, P.: Podvojné účetnictví a účetní závěrka k 1. 1. 2013. ANAG 2013, Olomouc. Vydání třinácté. 1111 stran. ISBN 978-80-7263-793-5 21 JANOUŠEK, K. Cestovní náhrady ve 252 příkladech. ANAG 2013,Olomouc. Vydání šesté. 383 stran. ISBN 978- 80-7263-802-4, str.260

24

předání je zdokumentováno dostatečným způsobem (například podpisem odpovědného zaměstnance) 

den předání vyúčtování pracovní cesty přímo účtárně za předpokladu, že toto předání je zdokumentováno dostatečně průkazným způsobem



den vyplacení doplatku nebo přijetí přeplatku apod.

Tabulka č. 2: Účtování o cestovních náhradách v cizí měně Číslo

Účetní případ

Účtování

operace

MÁ DÁTI

DAL

335

211.1

1.

Poskytnutí zálohy na pracovní cestu

2.

Skutečný nárok zaměstnance na cestovní 512

333

náhrady 3.

Zúčtování pohledávky a závazku

333

335

4.

Doplatek zaměstnanci

333

211

Vrácení přeplatku zálohy zaměstnancem

211.1

335

Kurzový rozdíl

335

663

563

335

5.

Zdroj: vlastní zpracování

25

4 DAŇOVÁ ÚPRAVA CESTOVNÍCH NÁHRAD Po úspěšném zaúčtování cestovních náhrad se dostávám k daňové problematice cestovních náhrad. Daňová úprava je zakotvena v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu. V zákoně o daních z příjmu nalezneme informace o možnosti odpočtu cestovních náhrad od základu daně z příjmu zaměstnavatele a možnosti vstupu cestovních náhrad do základu daně z příjmu zaměstnance. V této kapitole se zaměřím nejdříve na daňové aspekty cestovních náhrad z pohledu zaměstnavatele a v druhé části této kapitoly z pohledu zaměstnance. V zákoně o daních z příjmů je také zakotvena definice, kdo se považuje za zaměstnance a které se využívá v problematice cestovních náhrad. Za zaměstnance se považuje každý, jehož příjmy ze závislé činnosti jsou příjmy z pracovněprávního, služebního nebo členského poměru a obdobného poměru, v nichž zaměstnanec při výkonu práce pro zaměstnavatele je povinen dbát jeho příkazů.22 Jedná se tedy i o společníky a jednatelé společnosti s ručením omezeným, členy družstev, členy statutárních orgánů a dalších orgánů právnických osob.

4.1 Daňová uznatelnost nákladů u zaměstnavatele Podle § 2 odst. 2 zákona 586/1992, zákon o daních z příjmů, má každá fyzická a právnická osoba, která má bydliště či sídlo na území České republiky daňovou povinnost. Daňová povinnost se vztahuje na příjmy ze zdrojů na území České republiky, tak i na příjmy plynoucí ze zdrojů ze zahraničí. Zaměstnavatelé jsou nejčastěji právnické osoby, proto se v této podkapitole budu věnovat právě dani z příjmu právnických osob. Cestovní náhrady jsou podle § 24 odst. 2, písm. k) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, odečitatelnou položkou ze základu daně, protože patří do nákladů vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů. V první kapitole jsem uvedla dělení zaměstnavatelů na zaměstnavatele v podnikové sféře a zaměstnavatele ze státní a příspěvkové sféry. Toto dělení je pro daňovou uznatelnost cestovních náhrad zcela klíčové. Zaměstnavatelé z podnikatelské sféry mohou poskytovat vyšší cestovní náhrady, než udává zákoník práce a tyto náklady si odečítat ze základu daně z příjmu, zatímco zaměstnavatelé ze státní a příspěvkové sféry nesmí poskytovat zaměstnanci jiné nebo vyšší cestovní náhrady než je uvedeno v hlavě III sedmé části zákoníku práce. 23

22

Upraveno autorem podle §6 zákona č.586/1992 Sb., o daních z příjmů

23

upraveno autorem podle §173 zákoníku práce

26

Výše cestovních náhrad je upravena v prováděcím právním předpisu24, kterou vydává každý rok Ministerstvo práce a sociálních věcí a upravuje výši stravného, sazby základní náhrady při použití silničních motorových vozidel a stanovuje průměrnou cenu pohonných hmot. V případě zahraniční cesty poté stravné upravuje právní prováděcí předpis25, který každý rok vydává Ministerstvo financí.

4.2 Zdanění cestovních náhrad u zaměstnance Cestovní náhrady jsou chápany jako dodatečný příjem zaměstnance. Náhrady cestovních výdajů, poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním předpisem26, se nepovažují za příjem ze závislé činnosti a nejsou předmětem daně z příjmu fyzických osob.27 Náhrada jízdních výdajů jsou zaměstnanci propláceny v plné výši při doložení dokladu o zaplaceném jízdném. Cestovní náhrady jsou zcela osvobozeny od daně z příjmu fyzických osob. Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny není předmětem daně z příjmu fyzických osob, pokud pracovní cesta zaměstnance trvá déle než 7 dní a výše náhrady jízdních výdajů nepřesáhne částku odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště zaměstnance na území České republiky.28 Pokud zaměstnanec použije vlastní automobil, zaměstnavatel mu musí proplatit základní náhradu a náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty, které jsou určeny ve Vyhlášce č. 472/2012 Sb. Zaměstnavatel ze státní a příspěvkové sféry zaměstnanci nemůže poskytnout vyšší náhradu než je stanovené pásmo ve vyhlášce. Zaměstnavatel z podnikatelské sféry může proplatit i vyšší náhradu výdajů, ale poté je rozdíl mezi poskytnutou náhradou a náhradou, kterou může poskytnout zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře, zdanitelným příjmem a vstupuje také do vyměřovacího základu pojistného na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pojistného na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Pokud zaměstnanec použije k pracovní cestě vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem, nenáleží mu žádné náhrady jízdních výdajů. Pokud tento automobil používá i k soukromým účelům, je

24

aktuálně Vyhláška č.472/2012 Sb.

25

aktuálně Vyhláška č. 392/2012 Sb.

26

například. hlava III sedmé části zákoníku práce

27

§6 odst. 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu

28

upraveno autorem podle §161 odst. 1 zákona č.262/2006 Sb., zákoník práce

27

zaměstnavatel podle § 6 odst. 6 zákona o daních z příjmů povinen považovat za zdanitelný příjem zaměstnance částku ve výši 1% vstupní ceny vozidla. Pokud tato částka je nižší než 1000 Kč, musí zaměstnavatel používat jako zdanitelný příjem částku 1000 Kč. Výdaje za ubytování jsou zaměstnavatelem proplácené zaměstnanci při pracovní cestě ve výši, která je prokázána platným dokladem. Při poskytování náhrad zvýšených stravovacích výdajů již situace není tak jednoznačná. Ministerstvo práce a sociálních věcí každoročně stanuje minimální sazbu stravného pro zaměstnavatele z podnikatelské sféry a pásmo, jehož horní hranici nesmí při vyplácení překročit zaměstnavatelé ze státní a příspěvkové sféry. Pokud zaměstnavatelé z podnikatelské sféry vyplatí svému zaměstnanci vyšší náhrady za zvýšené stravovací náhrady, než určuje vyhláška, rozdíl mezi výší vyplacených stravovacích náhrad a horní hranicí sazby určenou pro zaměstnavatele ze státní a příspěvkové sféry bude zdanitelným příjmem zaměstnance a také součást vyměřovacího základu pojistného na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pojistného na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Nutné vedlejší výdaje, které zaměstnanci vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, jsou zaměstnavatelem, jak v podnikatelské, tak ve státní a příspěvkové sféře, propláceny v plné výši. Při zahraniční pracovní cestě zaměstnavatel může poskytnout zaměstnanci kapesné do výše 40% zahraničního stravného. Při zdaňování kapesného platí stejná pravidla jako u zdaňování náhrady zvýšených stravovacích výdajů.

4.3 Silniční daň Mezi další daně, které mají souvislost s cestovními náhradami, patří silniční daň. Poplatníkem silniční daně je ten, kdo:29 a) je jako provozovatel vozidla zapsán v technickém průkazu vozidla b) je zaměstnavatel, pokud vyplácí cestovní náhrady svému zaměstnanci za použití osobního automobilu nebo jeho přípojného vozidla, pokud daňová povinnost nevznikla již provozovateli vozidla. Základem daně je zdvihový objem motoru v cm³ u osobních automobilů s výjimkou osobních automobilů na elektrický pohon a součet největších povolených hmotností na nápravy v tunách a počet náprav u návěsů. Zaměstnavatel je tedy povinen odvádět silniční

29

Upraveno autorem podle: MARKOVÁ, H.: Daňové zákony 2014. Grada Publishing 2014, Praha. Vydání

dvacáté třetí. 272 stran. ISBN 978-80-247-5171-9, str. 113

28

daň z firemních silničních motorových vozidel i ze soukromách silničních motorových vozidel, které zaměstnanci použili při výkonu pracovní cesty, Sazba daně se určuje ročně a pro každé vozidlo zvláště. Sazba daně se snižuje po dobu 108 měsíců způsobem, který je stanovený podle zákona č. 16/1993 Sb., o dani silniční, od data jejich první registrace o určité procento. Po uplynutí 108 měsíců od registrace automobilu se sazba daně nijak nekrátí a zaměstnavatel ji musí platit v plné výši. Zdaňovacím obdobím je kalendářní rok a pro platbu silniční daně je nutno podat daňové přiznání nejpozději 31. ledna následujícího roku po uplynutí zdaňovacího období.

29

5 NÁVRH SMĚRNICE V poslední spíše praktické části nejprve shrnu metodiku tvorby vnitřní směrnice a v druhé části budu poznatky z minulých kapitol aplikovat při vytvoření směrnice dvěma konkrétním podnikům.

5.1 Obecná metodika návrhu směrnice Vnitropodnikové směrnice lze charakterizovat jako stanovení pravidel organizace, podmínek, povinností, odpovědnosti a pravomocí v určité činnosti.30Pro tvorbu vnitřních podnikových předpisů neexistují závazná pravidla a postupy. Nejčastěji jsou vypracovávány v souladu s firemní kulturou a mají za účel zjednodušit pracovní postupy pro lepší orientaci zaměstnanců. Vnitřní směrnice tvoří většinou personální nebo ekonomické oddělení podniku. Existují i firmy, které si nechávají vytvářet vnitřní podnikové předpisy na míru od smluvního partnera. Tvorbu vnitropodnikové směrnice ukládá zákon nebo si ji jednotka může vytvořit pro vlastní potřebu. Směrnice by měla mít dvě hlavní části. V první části by jednotka měla definovat obecné ustanovení jako například z jakých právních norem a předpisů směrnice vzniká, aby zaměstnanec tyto předpisy nemusel složitě dohledávat. Hlavička vnitřních směrnic by měla být jednotná u všech směrnic vydané účetní jednotkou. Měla by obsahovat úvodní ustanovení, název a sídlo firmy, název písemnosti a její jednoznačné označení, název vlastní směrnice a schválení (podpis osoby, která směrnici schválila). V druhé části by jednotka měla definovat a vymezit podmínky určité činnosti. Obsah směrnice by měl být komplexní, logický, srozumitelný, jasný a stručný, aby byla umožněna snadná orientace zaměstnance. Směrnice by měla být v souladu s právními předpisy stejného nebo vyššího stupně a měly by být aktualizovány současně s aktualizací legislativní úpravy. V celé směrnici se používá jednotné názvosloví, které je v souladu s názvoslovím právních předpisů. Obsah směrnice se věnuje pouze problematice, která se v dané firmě využívá. Zamezit by se mělo duplicitě vnitřních předpisů, kdy se navzájem budou svým obsahem překrývat a opakovat. Dále je důležité rozlišit, která ustanovení jsou závazná a která ne.

30

OTRUSINOVÁ,M. - ŠTEKER,K.: Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetní kavárna[online] [cit. 2014-01-

19] dostupné na WWW: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d2607v3373-vnitropodnikoveucetni-smernice/

30

Na konci účetní jednotka uvede závěrečná ustanovení, která by měla obsahovat závaznost, platnost a účinnost, zrušovací ustanovení, zvláštní pověření, odpovědnost za kontrolu a ustanovení o přílohách.31 Mělo by zde být také uvedeno, pro koho je daná směrnice účinná. Jestli pro všechny zaměstnance nebo jen pro určitý okruh zaměstnanců. Obecně by řídící akty měly být účelné, logicky uspořádané a dlouhodobě stabilní. Neměly by obsahovat obecné fráze, ale měly by být stručné a věcné. Vhodné je používat úřední názvy, nikoliv názvy hovorové, které se používají vždy ve stejném významu, tudíž by měly řídící akty být srozumitelné a jednoznačné. Danou problematiku by měly řešit komplexně, nikoliv jen její část. V řídícím aktu má být přesně stanoveno komu je určen, jeho závaznost a účinnost. Nesmí být v rozporu s právními a jinými předpisy a normami. Měly by být reprezentativní-měl by mít tzv. štábní kulturu-gramatická správnost, úhlednost či přirozená stavba věty.

5.2 Metodika návrhu směrnice cestovních náhrad Vnitřní směrnice může určovat zásady pro plánování, požadování, schvalování, vykonávání a vyúčtování pracovních cest zaměstnanců zaměstnavatele, přičemž rozlišuje tuzemské a zahraniční pracovní cesty.32 V úvodu je vhodné uvést vymezení základních pojmů jako například pracovní cesta, zahraniční pracovní cesta či pravidelné pracoviště. Směrnice by měla upravovat tuzemskou pracovní cestu, zahraniční pracovní cestu (pokud se uskutečňuje) a vyúčtování pracovní cesty. Ve směrnici by mělo být definováno, kdo má právo vyslat zaměstnance na pracovní cestu. Zaměstnanec má před pracovní cestou právo požádat zaměstnavatele o zálohu na pracovní cestu. Z vnitřní směrnice by se měl dozvědět koho žádat o zálohu, jakou formou či v jakém časovém předstihu před pracovní cestou. Je dobré myslet i na případné onemocnění pracovníka a definovat postup při výběru náhradníka. Pokud zaměstnanec použije při pracovní cestě vlastní automobil je nutné předložení dokumentů tohoto vozidla (technický průkaz, doklad o pojištění vozidla) před pracovní cestou. Dále by měl podnik vymezit, jestli bude poskytovat cestovní náhrady i pracovníkům mimo pracovní poměr, popř. v jaké výši.

31

SVOBODOVÁ J.: Vnitřní směrnice v účetnictví. Účetní kavárna [online] [cit. 2014-01-19] dostupné na

WWW: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d9029v11843-vnitrni-smernice-v-ucetnictvi/ 32

JAKUBKA, J.: Vnitřní předpisy zaměstnavatele. ASPI 2008, Praha. Vydání první, 196 stran. ISBN 978-80-

7357-396-6, str. 25

31

V průběhu pracovní cesty by si měl být zaměstnanec vědom, jaké cestovní náhrady a v jaké výši mu bude zaměstnavatel proplácet. V případě náhrad na cestovní výdaje si zaměstnavatel může vymezit, jestli zaměstnanec může použít firemní automobil, jestli bude zaměstnanci proplácet dálniční známku při použití soukromého vozidla na žádost zaměstnavatele, jestli bude akceptovat jízdenky a letenky 1. třídy ve vlaku či letadlu nebo zaměstnanec musí použít pouze 2. třídu dopravních prostředků. Dalším bodem může být řešení otázky parkovného či nákupu pohonných hmot. Některé firmy mají například smluvně sjednané benzínové pumpy, kde mohou tankovat benzín na svou speciální firemní kartu, a pracovníci smluvní benzínové pumpy vyúčtují zaměstnavateli výši náhrady za pohonné hmoty za určité časové období (například jednou měsíčně). Další možnou náhradou jsou náhrady za ubytování. Podle zákoníku práce se proplácí v plné výši, avšak zaměstnavatel může stanovit limity poskytnutých ubytovacích náhrad nebo omezení služeb, které bude zaměstnanec během svého pobytu v hotelu využívat. Upravit by měl i problematiku stravného na pracovní cestě. Zaměstnavatel by měl stanovit výši stravného, způsob krácení při poskytnutí bezplatného jídla. Dále by měl definovat, co se považuje za bezplatné jídlo. Sazby musí stanovit pro tuzemské i zahraniční stravné. Při zahraniční pracovní cestě zaměstnavatel ve vnitřním předpisu uvede, jaká částka bude zaměstnanci poskytnuta jako kapesné. Vymezit je potřeba nutné vedlejší výdaje. Zaměstnavatel by měl formulovat, zda bude proplácet zaměstnanci pohoštění při obchodním jednání a do jaké výše. Dále zde můžou být upraveny situace jako nákup věrnostních karet na ubytování či jízdné, nákup vstupenky na veletrh nebo módní přehlídku (pokud náklady na tuto událost jsou vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů).

5.3 Návrh vnitropodnikové směrnice pro účely cestovních náhrad společnosti Uniprint s. r. o. Společnost Uniprint s. r. o. se řadí podle nařízení Komise Evropského společenství č. 800/2008 mezi podniky malé. Ve firmě pracuje v průměru dvacet zaměstnanců a společnost dosáhla průměrného obratu za poslední tři roky 38 mil. Kč. Hlavním oborem podnikání společnosti je knihtisk, vydavatelství a nakladatelství, polygrafická výroba. Do rejstříku byla zapsána dne 10. července 1992 vedená u Krajského soudu v Hradci Králové. Sídlí v malém městě Rychnov nad Kněžnou a další pobočku má zřízenou v Praze.

32

Firma obchoduje pouze na tuzemském trhu. Na zahraniční pracovní cestu vycestují pouze jednatelé společnosti jednou až dvakrát do roka, proto ve vytvořené směrnici nejsou podrobně řešeny situace zahraniční pracovní cesty. Všechny pracovní cesty nařizují a schvalují jednatelé společnosti. Na pracovní cesty jezdí z větší části jednatelé společnosti a vedoucí výroby asi pětkrát do měsíce. Administrativu spojenou s pracovními cestami zajišťuje účetní společnosti.

Formulář cestovního příkazu má vytvořený v elektronické podobě. Před

pracovní cestou ho individuálně upraví a po likvidaci pracovní cesty archivuje v papírové podobě po dobu deseti let. Cestovní příkaz a formulář pro vyúčtování pracovní cesty společnosti Uniprint přikládám jako přílohu č. 4. Směrnice č. 1/2014 Zásady poskytování cestovních náhrad společností Uniprint, s. r. o. I.

Úvodní ustanovení

II.

Vymezení pojmů

III.

Povolení pracovní cesty

IV.

Podmínky pracovní cesty

V.

Záloha na pracovní cestu

VI.

Druhy cestovních náhrad

VII.

Náhrada jízdních výdajů

VIII.

Náhrada výdajů za ubytování

IX.

Náhrada zvýšených stravovacích

X.

Náhrada vedlejších výdajů

XI.

Vyúčtování cestovních náhrad

XII.

Závěrečná ustanovení

I. Úvodní ustanovení Tento předpis stanoví v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcími vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí zásady vysílání a poskytování cestovních náhrad zaměstnancům společnosti Uniprint, s. r. o. Skutečnosti, které nejsou upřesněny v této interní směrnici, se řídí příslušným ustanovením zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. II. Vymezení pojmů 1. Pracovní cesta je časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. 33

2. Pravidelným pracovištěm se rozumí pro účely cestovních náhrad adresa Zbuzany 1584, 516 01, Rychnov nad Kněžnou. 3. Náhrada jízdních výdajů, ubytovacích výdajů a vedlejších výdajů se prokazuje pouze doklady, ze kterých je patrna výše a souvislost s konáním pracovní cesty. 4. Náhrada stravného, která je závislá na době trvání pracovní cesty, se proplácí po ukončení pracovní cesty. III. Povolení cestovních náhrad 1. Právo vyslat zaměstnance na pracovní cestu a schválit podmínky pracovní cesty mají jednatelé společnosti. IV. Podmínky pracovní cesty 1. Jednatel společnosti, který je oprávněn vyslat zaměstnance na pracovní cestu stanoví nejpozději dva dny před pracovní cestou tyto podmínky: a) místo, datum a hodinu nástupu na pracovní cestu b) místo výkonu práce c) účel cesty d) způsob dopravy e) způsob ubytování f) případné poskytnutí bezplatného jídla mající charakter snídaně, oběda či večeře f) místo a datum ukončení pracovní cesty g) popřípadě další podmínky pracovní cesty 2. V případě nenadálých událostí, kvůli kterým zaměstnanec nemůže odjet na pracovní cestu, musí zaměstnanec bezodkladně tuto situaci nahlásit jednateli společnosti, který určí náhradníka pro vykonání pracovní cesty. 3. Pokud zaměstnanec použije vlastní silniční vozidlo, je povinen oznámit účetní podniku pro účely silniční daně zdvihový objem motoru vozidla v cm³. V. Záloha na pracovní cestu 1. Zaměstnanec může nejdéle dva dny před schválenou pracovní cestou požádat účetní podniku o zálohu až do plné výše očekáváných výdajů. V případě, že pracovní cesta vznikne nečekaně, zaměstnanec může dostat zálohu bezprostředně před začátkem pracovní cesty. 34

Pokud zaměstnanec nepožádá o zálohu, předpokládá se, že se zaměstnanec a zaměstnavatel dohodli o neposkytnutí zálohy. 2. Zálohu lze vyplatit pouze v hotovosti. VI. Druhy cestovních náhrad Cestovními výdaji se rozumí podle § 156 odst. 1 zákoníku práce náhrada: a) jízdních výdajů b) výdajů za ubytování c) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné”) d) nutných vedlejších výdajů VII. Náhrada jízdních výdajů 1. Náhrada jízdních výdajů se proplácí v plné výši na základě předloženého jízdního dokladu. Zaměstnanec nesmí použít nadstandardní spojení v podobě 1. tříd, business class apod. 2. Pokud je nutné k pracovní cestě použít silniční motorové vozidlo, musí zaměstnanec použít firemní silniční vozidlo. Pokud firemní silniční vozidlo není k dispozici, může se souhlasem zaměstnavatele zaměstnanec použít soukromé motorové vozidlo. 3. Podmínkou pro použití soukromého silničního vozidla je, že má zaměstnanec sjednané havarijní pojištění a pojištění za škodu způsobenou provozem vozidla. Při použití soukromého motorového vozidla musí zaměstnanec nejpozději dva dny před odjezdem na pracovní cestu nahlásit účetní podniku potřebné údaje z technického průkazu vozidla a číslo dokladu o pojištění vozidla. 4. V případě použití soukromého silničního vozidla, je zaměstnanec povinen dva dny před pracovní cestou nahlásit účetní podniku zdvihový objem motoru v cm³ pro účely silniční daně. Pokud použitý osobní automobil zaměstnance již je předmětem silniční daně, zaměstnavatel silniční daň neplatí. 5. Zaměstnanec může použít pouze automobily jezdící na naftu a benzín. Náhrady jízdních výdajů za alternativní pohonné hmoty zaměstnavatel neposkytuje. Zaměstnavatel nahrazuje zaměstnanci náhrady za pohonné hmoty ve výši určené v platné vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí nebo ve výši, kterou zaměstnanec doloží platným dokladem o nákupu pohonných hmot. VIII. Náhrada výdajů za ubytování 35

1. Ubytovací zařízení může být nejvýše druhé cenové kategorie, která je podle oficiální jednotné klasifikace ubytovacích zařízení ČR označována jako Standard. 2. Zaměstnavatel neproplácí nadstandardní služby jako například vířivka, masáže, sauna, televize do pokoje či sportovní aktivity, pokud tyto služby nejsou součástí ubytování. IX. Náhrada zvýšených stravovacích výdajů 1. Základní výše je stanovena jako minimální výše v platné vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí. 2. Zaměstnavatel není povinen uhradit zaměstnanci stravné za tuzemskou pracovní cestu, která trvala méně než pět hodin. 3. Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci na pracovní cestě bezplatné jídlo mající charakter snídaně, oběda či večeře, krátí se stravné podle odst. 3 § 163 zákona č. 262/2012 Sb., zákoník práce. 4. Stravné se zaokrouhluje vždy na celé koruny nahoru. 5. Zaměstnanec není povinen prokazovat zkonzumovanou stravu platným dokladem. X. Náhrada vedlejších výdajů 1. Zaměstnanec je povinen doložit, že vedlejší výdaje a jejich výše přímo souvisí s pracovní cestou. 2. Za vedlejší výdaje nelze považovat pokuty a jiné poplatky, poskytnuté dary, umytí soukromého automobilu při pracovní cestě, nákup karet pro získání výhodnějšího jízdného nebo ubytování apod. Za vedlejší výdaje zaměstnavatel nepovažuje dálniční známky, ani pohoštění při obchodním jednání. XI. Vyúčtování pracovní cesty 1. Zaměstnanec je povinen doložit doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty do deseti dnů od skončení pracovní cesty společně s nevyužitou zálohou. Pokud zaměstnanec nevyužitou zálohu do deseti dnů nevrátí, musí vrátit zálohu v plné výši. 2. Jednatel společnosti schvaluje vyúčtování pracovní cesty. Za následnou likvidaci pracovní cesty odpovídá účetní firmy. XII. Závěrečná ustanovení 1. Případné nejasnosti, připomínky či individuální podmínky ohledně pracovní cesty řeší zaměstnanec s jednatelem společnosti. 36

2. Cestovní příkaz nelze proplatit, pokud není stvrzen podpisem jednatele společnosti. 3. Pracovní cestu nelze přerušit. 4. Pokud při pracovní cestě dojde neočekávaným situacím, které by měly vliv na pracovní cestu, musí bez zbytečného odkladu informovat jednatele společnosti. 5. Směrnice nabývá účinnosti 1. 1. 2014 a platí do 31. 12. 2014.

5.4 Návrh vnitropodnikové směrnice pro účely cestovních náhrad společnosti Van Leeuwen Pipe and Tube s. r. o. Společnost Van Leeuwen Pipe and Tube se řadí podle nařízení Komise Evropského společenství č. 800/2008 spíše do kategorie středních podniků, protože v České republice zaměstnává kolem 70 zaměstnanců a její roční obrat přesahuje 400 milionů korun. Firma pochází z Nizozemského království a založena byla již roku 1924. Do obchodního rejstříku v České republice byla zapsána 27. prosince 2005 u Krajského soudu v Brně. Své pobočky má v Hradci Králové, Brně a Ostravě. Je to společnost s celosvětovým provozem, specializující se na obchodování s ocelovými trubkami a jejich využití. Společnost provozuje obchodní činnost, proto zaměstnanci jezdí na pracovní cesty každodenně. Management společnosti velmi často jezdí i na zahraniční pracovní cesty do Nizozemí, Slovenské republiky, Itálie, Francie a Anglie. Společnost pro komunikaci mezi zaměstnanci používá firemní intranet. Každý zaměstnanec má svoji emailovou adresu pro vyřizování pracovních záležitostí, u kterých není nutný osobní kontakt, jako například administrativu pracovních cest. Pracovní cestu schvaluje přímo nadřízený pracovník zaměstnance, který má být na pracovní cestu vyslán. Nutnou administrativu zajišťuje přímo nadřízený pracovník zaměstnance a finanční oddělení firmy. Všechny dokumenty a informace o pracovní cestě je možné dodat finančnímu oddělení elektronickou poštou. Archivaci cestovních příkazů zajišťuje finanční oddělení firmy po dobu deseti let. Směrnice č. 2/2014 Zásady poskytování cestovních náhrad společností Van Leeuwen Pipe and Tube s. r. o. I.

Úvodní ustanovení

II.

Vymezení pojmů

III.

Povolení pracovní cesty

IV.

Záloha na pracovní cestu

V.

Druhy cestovních náhrad 37

VI.

Náhrada jízdních výdajů

VII.

Náhrada výdajů za ubytování

VIII.

Náhrada zvýšených stravovacích výdajů

IX.

Náhrada vedlejších výdajů

X.

Náhrady výdajů osobám činných na základě dohod o pracích mimo pracovní poměr

XI.

Vyúčtování cestovních náhrad

XII.

Paušalizace cestovních náhrad

XIII.

Závěrečná ustanovení

I. Úvodní ustanovení Tento předpis stanoví zásady vysílání a poskytování cestovních náhrad zaměstnancům společnosti Van Leeuwen Pipe and Tube s. r. o. v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a prováděcími vyhláškami Ministerstva práce a sociálních věcí a Ministerstva financí. Dále se cestovní náhrady řídí vnitřní směrnicí č. 5/2013, systém řízené dokumentace. Skutečnosti, které nejsou upřesněny v této vnitřní směrnici, se řídí příslušným ustanovením zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. II. Vymezení pojmů 1. Pracovní cesta je časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. 2. Zahraniční pracovní cestou se rozumí pracovní cesta mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli. Nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě. 3. Pravidelným pracovištěm se rozumí místo, ve kterém zaměstnanec pravidelně plní své pracovní povinnosti, a je sjednané v pracovní smlouvě. 4. Náhrada jízdních výdajů, ubytovacích výdajů a vedlejších výdajů se prokazuje pouze doklady, ze kterých je patrna výše a souvislost s konání pracovní cesty. 5. Náhrada stravného a kapesného, které jsou závislé na době trvání pracovní cesty, se proplácí po ukončení pracovní cesty. III. Povolení pracovní cesty

38

1. Vyslání na pracovní cestu, její rozsah a průběh, typ použitého dopravního prostředku, formu a kategorii ubytování schvaluje vždy přímo nadřízený pracovník zaměstnance nejdéle tři dny před započetím pracovní cesty. 2. Zaměstnanec nemusí po domluvě s přímo nadřízeným pracovníkem hlásit pracovní cesty opakujícího se a podobného charakteru, které jsou paušalizovány. 3. Před každou pracovní cestou zaměstnanec vyplní elektronický cestovní příkaz, ve kterém musí být následující údaje: a) jméno a bydliště b) místo nástupu na pracovní cestu (místo, den, hodina) c) místo výkonu práce d) účel pracovní cesty e) dobu trvání f) způsob dopravy g) ukončení pracovní cesty. Tento formulář odešle prostřednictvím firemního intranetu přímo nadřízenému pracovníkovi, který cestu schválí elektronickým podpisem. 4. Přímo nadřízený pracovník určí náhradníka pro případ nečekaných událostí, které by vedly k nevykonání pracovní cesty zaměstnancem. Náhradník o této možnosti musí být ihned informován. IV. Záloha na pracovní cestu 1. TUZEMSKÁ PRACOVNÍ CESTA A. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. B. Zaměstnanec musí o zálohu požádat formou elektronického formuláře, který musí vyplnit společně s cestovním příkazem a odeslat přímo nadřízenému pracovníkovi. Ten po schválení pracovní cesty odešle elektronicky žádost o zálohu na finanční oddělení firmy. V elektronickém formuláři musí zaměstnanec vyplnit výši předpokládaných cestovních náhrad, způsob vyplacení a den vyzvednutí zálohy.

39

C. Zaměstnavatel vyplácí zálohu v hotovosti, na bankovní účet zaměstnance, nebo je možné zapůjčit zaměstnaneckou platební kartu banky Royal Bank of Scotland. V případě výplaty na bankovní účet musí zaměstnanec o zálohu požádat nejdéle sedm dní před zahájením pracovní cesty. D. Pro vyúčtování zálohy na pracovní cestu je zaměstnanec povinen doložit výdaje platnými doklady do deseti dnů od skončení pracovní cesty. Pokud tak zaměstnanec neučiní, musí vrátit zálohu v plné výši. 2. ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTA A. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. B. Zaměstnanec je povinen zažádat o zálohu v cizí měně alespoň sedm dní před odjezdem na pracovní cestu. Zaměstnavatel může na žádost zaměstnance poskytnout zálohu v hotovosti nebo na bankovní účet zaměstnance. C. Zaměstnanec dává souhlas s poskytnutím zálohy v cizí měně. Pokud nedá souhlas, zaměstnavatel je povinen poskytnout zálohu v českých korunách. Pro přepočet zaměstnavatel použije kurz ČNB platný v den poskytnutí zálohy. Záloha se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. D. Zaměstnavatel poskytuje zálohu v měně příslušného státu. Pokud se zaměstnanec zdržuje ve více státech, poté je záloha vyplacena v měně státu, kde se zaměstnanec zdržuje nejdéle. Pokud se zdržuje ve více státech podobnou dobu, bude zaměstnanci vyplacena záloha v cizí měně podle domluvy s přímým nadřízeným pracovníkem, nebo v českých korunách. E. Pro vyúčtování zálohy na pracovní cestu je zaměstnanec povinen doložit výdaje platnými doklady do deseti dnů od skončení pracovní cesty. Pokud tak zaměstnanec neučiní, musí vrátit zálohu v plné výši. F. Přeplatek zálohy je povinen zaměstnanec vrátit v cizí měně, ve které mu byla záloha poskytnuta, nebo v českých korunách, a to v hotovosti nebo převodem na bankovní účet zaměstnavatele. Rozdíl mezi výdaji na pracovní cestě a zálohou zaměstnavatel uhradí zaměstnanci v českých korunách, a to v hotovosti, nebo na bankovní účet. V. Druhy cestovních náhrad 1. Cestovními výdaji se rozumí podle § 156 odst. 1 zákoníku práce náhrada: 40

a) jízdních výdajů b) jízdních výdajů k návštěvě rodiny c) výdajů za ubytování d) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné”) e) nutných vedlejších výdajů f) kapesného. VI. Náhrada jízdních výdajů 1. Ustanovení o náhradách jízdních výdajů platí pro tuzemskou i zahraniční pracovní cestu. 2. Jízdní výdaje se proplácejí v plné výši na základě předložených jízdních dokladů v případě tuzemské i zahraniční pracovní cesty. 3. Zaměstnanec smí využít pro cestování střední třídu dopravních prostředků (economic class, druhá třída vlakového spojení). Nadstandardního způsobu cestování může zaměstnanec využít při použití lůžkového vozu železniční dopravy nebo se souhlasem přímo nadřízeného pracovníka. 4. Zaměstnanec smí použít při cestování taxi služby v přiměřeném rozsahu. 5. Při pracovní cestě silničním motorovým vozidlem musí zaměstnanec použít firemní vozidlo zaměstnavatele. Pokud firemní vozidlo není k dispozici, může zaměstnanec pro účely pracovní cesty použít vlastní silniční motorové vozidlo. 6. Při použití firemního silničního motorového vozidla bude poskytnuta zaměstnanci tankovací karta CCS. Zaměstnanec smí tankovat pohonné hmoty a nakupovat nutné příslušenství pro provoz vozidla s použitím tankovací karty CCS nebo musí doložit doklady o uskutečněných výdajích. Tankovací karta mu bude poskytnuta pracovníkem finančního oddělení společnosti. 7. Zaměstnanec smí firemní vozidlo používat k soukromým účelům po domluvě s přímo nadřízeným pracovníkem. Zaměstnanci bude při použití firemního vozidla k soukromým cestám účtován poplatek 2 Kč za jeden kilometr. 8. Za každý měsíc i započatý kalendářní měsíc používání firemního vozidla k soukromým účelům bude zahrnuta jedna setina ze vstupní ceny vozidla do zdanitelných příjmů zaměstnance.

41

9. Při použití vlastního motorového vozidla musí být za osobní vozidlo sjednáno havarijní pojištění a pojištění za škodu způsobenou provozem vozidla. Zaměstnanec je povinen alespoň tři pracovní dny před pracovní cestou nahlásit potřebné údaje z technického průkazu a číslo pojištění vozidla finančnímu oddělení firmy. 10. Zaměstnavatel proplatí zaměstnanci náhrady za sjednané havarijní pojištění, pokud ho zaměstnanec musí sjednat pouze k účelu pracovní cesty. Dále zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhrady výdajů za dálniční známku, parkovné či jiné výdaje související s pracovní cestou. 11. Náhrada za výdaje při použití soukromého silničního vozidla se určí jako součet základní náhrady a náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu podle vyhlášky č. 435/2013 Sb., nebo podle příslušného dokladu o nákupu pohonných hmot. 12. Pokud v soukromém osobním vozidle cestuje více osob, musí tyto osoby v elektronickém vyúčtování pracovní cesty uvést odvolání na zaměstnance, který bude nárokovat náhradu na jízdní výdaje. Spolucestujícím osobám nepřísluší žádná náhrada za jízdní výdaje. VII. Náhrada výdajů za ubytování 1. Ustanovení o náhradách výdajů za ubytování platí pro tuzemskou i zahraniční pracovní cestu. 2. Zaměstnance je povinen prokázat výši výdajů za ubytování platným dokladem. 3. Zaměstnanec se smí ubytovat nejvýše v druhé kategorii ubytovacího zařízení. Pokud by se zaměstnanec musel ubytovat ve vyšší kategorii ubytovacího zařízení, je povinen zaměstnanec neodkladně ohlásit přímo nadřízenému pracovníkovi. 4. Limitní výše náhrad výdajů za ubytování je stanovena na 50 eur za osobu na jednu noc. 5. Zaměstnavatel neproplácí nadstandardní služby, které byly při ubytování poskytnuty jako například wellness služby, poplatky za sportovní aktivity apod., pokud tyto služby nejsou součástí ubytování. VIII. Náhrada zvýšených stravovacích výdajů A. TUZEMSKÉ STRAVNÉ 1. Náhrada zvýšených stravovacích výdajů bude vyúčtována podle vyhlášky č. 435/2013 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného, a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

42

2. Bylo-li na pracovní cestě bezplatně poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, krátí se stravné podle § 163 zákona č. 262/ 2006 Sb., zákoník práce. 3. Poskytnutí svačiny či občerstvení například v letadle, na školení apod. nemá vliv na výši či krácení stravného. 4. Zaměstnavatel proplatí zaměstnanci výdaje spojené například s pohoštěním obchodního partnera apod. Tyto výdaje musí být před jejich uskutečněním odsouhlaseny přímo nadřízeným pracovníkem. 5. Stravné se zaokrouhluje vždy na celé koruny nahoru. B. ZAHRANIČNÍ STRAVNÉ 1. Zaměstnanec je povinen nahlásit zaměstnavateli při vyúčtování pracovní cesty čas a datum překročení státních hranic pro určení výše zahraničního stravného. 2. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zahraniční stravné v cizí měně, nebo v českých korunách. 3. Zaměstnanci přísluší za každý kalendářní den zahraniční pracovní cesty zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného pro příslušný stát (dále jen „základní sazba”), kterou stanoví vyhláška č. 354/2013 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného.: a) ve výši základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin b) ve výši dvou třetin základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni více než 6 hodin c) ve výši jedné třetiny základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá více než 1 hodinu d) trvá-li pracovní cesta méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. 4. Pokud je zaměstnanci poskytnuto na zahraniční pracovní cestě bezplatně jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, krátí se zahraniční stravné: a) o 50% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby, b) o 30% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v dvoutřetinové výši základní sazby, c) o 20% zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby. 43

5. Pokud je zaměstnanci poskytnuto malé občerstvení nebo svačina jako například v letadle, na školení apod., nemá vliv na krácení stravného. 6. Zahraniční stravné se zaokrouhluje na dvě desetinná místa nahoru. 7. Zaměstnavatel může poskytnout zaměstnanci stravné až do výše 40% sazby zahraničního stravného. O výši kapesného rozhoduje přímo nadřízený pracovník zaměstnance. IX. Náhrada nutných vedlejších výdajů 1. Ustanovení o náhradách nutných vedlejších výdajích platí pro tuzemskou i zahraniční pracovní cestu. 2. Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. 3. Zaměstnavatel uznává jako náhradu nutných vedlejších výdajů parkovné, poplatek za úschovu zavazadel, nákup zpoplatněných propagačních materiálů, výdaje za telefonní hovory související s výkonem práce, připojištění sedadel a zavazadel při použití osobního motorového vozidla. Dále za vedlejší výdaje považuje půjčení televizoru do hotelového pokoje a vstupné na výstavu, veletrh či konferenci, je-li součástí pracovní cesty. 4. Za nutné vedlejší výdaje se nepovažují pokuty například za rychlou jízdu či špatné parkování nebo úhrada za konzumaci v hotelovém pokoji. Při použití soukromého osobního vozidla nejsou za nutné vedlejší výdaje považovány výdaje za mytí a údržbu vozidla, nákup oleje či jiných provozních náplní do vozidla. X. Náhrady výdajů osobám činným na základě dohod o pracích mimo pracovní poměr 1. Má-li osoba (zaměstnanec), která má písemně uzavřenou dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti, vykonat pracovní úkol mimo sjednané pravidelné místo pracoviště, přísluší mu náhrady cestovních výdajů v plné výši jako zaměstnanci v běžném pracovním poměru. 2. Při vysílání zaměstnance, činného na základě dohod o pracích mimo pracovní poměr, na pracovní cestu platí stejné podmínky jako pro zaměstnance v běžném pracovním poměru. XI. Vyúčtování pracovní cesty 1. Zaměstnanec je povinen předložit přímo nadřízenému pracovníkovi všechny doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty do pěti pracovních dnů. 44

2. Přímo nadřízený pracovník zaměstnance musí do pěti pracovních dnů od skončení pracovní cesty odeslat vyúčtování pracovní cesty elektronicky na finanční oddělení podniku 3. Případné nejasnosti ohledně výše cestovních náhrad řeší zaměstnanec s přímo nadřízeným pracovníkem. 4. Finanční oddělení zodpovídá za likvidaci cestovních příkazů. Vyúčtování pracovní cesty včetně případného vypořádání zálohy provede finanční oddělení do sedmi pracovních dnů ode dne předložení dokladů od nadřízeného pracovníka zaměstnance. 5. Při přepočtu cizí měny na českou měnu se pro určení korunové hodnoty cestovních náhrad v cizí měně se použije kurz ČNB ke dni ukončení zahraniční pracovní cesty. XII. Paušalizace cestovních náhrad 1. Zaměstnavatel vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců. 2. O paušalizaci cestovních náhrad rozhodne přímo nadřízený pracovník zaměstnance. Nadřízený pracovník je povinen dodat doklady potřebné k paušalizaci cestovních náhrad na finanční oddělení podniku, kde paušalizaci vypočítají. 3. Při výpočtu měsíčního paušálu se musí uvést způsob krácení v případě, že by pracovník byl na jiné pracovní cestě, pobíral dovolenou apod. XIII. Závěrečná ustanovení 1. Případné nejasnosti řeší zaměstnanec s osobou, která ho na pracovní cestu vysílá. 2. Místem zahájení a konce pracovní cesty je místo pravidelného pracoviště. Pokud by místo zahájení a konce bylo jiné, musí být tato změna sjednána s ostatními podmínkami pracovní cesty nejdéle tři dny před zahájením pracovní cesty. 3. Každá pracovní cesta musí být posuzována jednotlivě. Pracovní cesty nelze slučovat do jednoho cestovního výkazu. 4. Pracovní cestu nelze přerušit. Pokud by výkonu pracovní cesty bránily zaměstnanci závažné osobní překážky nebo by nastala situace, která by vážně narušila průběh pracovní cesty, musí informovat osobu, která ho na pracovní cestu vyslala. 5. Postup při řešení pracovní úrazů a nehod na pracovní cestě je řešen vnitřní směrnicí č. 4/2014, zásady evidence a hlášení pracovních úrazů.

45

6. Směrnice nabývá účinnosti 1. 1. 2014 a platí do 31. 12. 2014.

5.5. Porovnání směrnic společnosti Uniprint, s. r. o. a společnosti Van Leeuwen Pipe and Tube s. r. o. Společnost Unprint a Van Leeuwen Pipe and Tube se liší nejen velikostí, působností, obratem, ale také frekvencí vykonávání pracovních cest. Společnost Uniprint dováží své výrobky a zboží do tuzemska, zatímco společnost Van Leeuwen obchoduje se zbožím na světové úrovni. Z tohoto důvodu se liší i jejich vnitřní směrnice. Interní směrnice společnosti Uniprint s. r. o. obsahuje čtyři strany základních ustanovení pro tuzemskou pracovní cestu. Zaměstnanci společnosti necestují do zahraničí, proto již v základních ustanoveních a dalších oddílech směrnice není brán ohled na situace, které by mohly nastat v případě zahraniční pracovní cesty. Společnost Uniprint s. r. o. nedisponuje žádným intranetem či softwarem propojujícím všechny oddělení firmy. Proto se všechno vyúčtování pracovní cesty provádí papírovými dokumenty, které jsou přiloženy k bakalářské práci jako příloha č. 4, s nutným osobním kontaktem s účetní firmy a jednateli. Společnost se řadí mezi menší podniky, které poskytují náhrady cestovních výdajů pouze v minimální výši, která je povinna ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a prováděcích předpisů Ministerstva financí a Ministerstva práce a sociálních věcí. Společnost neumožňuje zaměstnancům využít žádné mimořádné služby a benefity při pracovní cestě. Z důvodu malého rozsahu podnikání ve firmě se odpovědnost za vysílání zaměstnanců na pracovní cesty centralizuje pouze mezi tři jednatele. Interní směrnice společnosti Van Leeuwen Tube and Pipe s. r. o. se liší na první pohled svou délkou. Vnitřní předpisy firmy jsou popsány na osmi stranách. Základní ustanovení obsahují i definici zahraniční pracovní cesty a celá směrnice se věnuje i situacím, které by mohly nastat při pracovní cestě do zahraničí. Společnost disponuje moderním intranetem, pomocí kterého se informace, nařízení či sdělení dostanou rychle ke svému adresátovi. Intranet společnost používá i při komunikaci zaměstnance nebo jeho přímého nadřízeného s finančním oddělením pro potřeby cestovních náhrad. Pravomoc schvalování cestovních náhrad je přenesena na přímo nadřízeného pracovníka zaměstnance, většinou manažera oddělení, a dochází tedy k decentralizaci pravomocí jednatelů společnosti. Společnost umožňuje při pracovní cestě použít zaměstnanci některé nadstandardní služby jako například půjčení televize do hotelového pokoje. Umožňuje také proplacení výdajů spojených s pohoštěním obchodního partnera, zatímco společnost Uniprint s. r. o. pohoštění partnera neproplácela. Společnost si ve vnitřní směrnici ku prospěchu zaměstnance určila nižší krácení stravného v případě 46

poskytnutí bezplatného jídla charakteru snídaně, oběda a večeře než stanovuje zákon č. 262/2006 Sb., zákon práce. Směrnice pro vybrané podniky tvoří jednotný metodický přístup, který je závazný pro zaměstnavatele i zaměstnance. Hlavním přínosem interní směrnice je zkvalitnění řízení v dané firmě. Obě společnosti jako zaměstnavatelé nebudou muset definovat podmínky pracovní cesty každému zaměstnanci individuálně, ale zaměstnanci se budou řídit vytvořenými směrnicemi. Zaměstnanci budou také lépe informováni o svých povinnostech a právech v oblasti cestovních náhrad a tím může společnost předcházet mnoha problémům a nedorozuměním. Všechny důležité zákony a vyhlášky týkající se cestovních náhrad jsou ve vnitřní směrnici obsaženy, a proto zaměstnanci již nemusí složitě tyto předpisy vyhledávat. Směrnice také tvoří základní dokument o fungování společnosti a přispívá k připravenosti účetní jednotky při vnitřní nebo vnější kontrole.

47

ZÁVĚR Osobní kontakt s obchodním partnerem, státní institucí nebo jinou pobočkou podniku je pro dlouhodobě fungující společnost i přes rozvinuté informační technologie stále velmi důležitý. Proto většinou společnosti vysílají své zaměstnance na pracovní cesty, během nichž vznikají zaměstnancům výdaje, které jim firma proplácí jako náhradu cestovních výdajů. Mezi základní cestovní výdaje patří jízdní výdaje, jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny, výdaje za ubytování, zvýšené stravovací výdaje, nutné vedlejší výdaje a kapesné. Při poskytování cestovních náhrad je nutné znát mnoho legislativních předpisů jako například zákoník práce, zákon o daních z příjmu, vyhlášky Ministerstva financí a Ministerstva práce a sociálních věcí nebo zákon o účetnictví. Legislativní předpisy upravující výši náhrad cestovních výdajů se každoročně mění, proto je nutné, aby mzdové účetní každoročně udržovaly své poznatky o cestovních náhradách v souladu s legislativní úpravou. Problematika cestovních náhrad se liší pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře a zaměstnavatele ze státní a příspěvkové sféry. Při porovnání České republiky a Velké Británie jsem našla v legislativě upravující poskytování cestovních náhrad podobné pravidla i odlišnosti. Stejně jako v České republice tvoří cestovní náhrady daňově uznatelný náklad, avšak zaměstnavatelé z Velké Británie si mohou odečítat ze základu daně více druhů cestovních náhrad než čeští zaměstnavatelé. Zaměstnanci dostávají například náhradu jako spolucestující v silničním motorovém vozidle nebo mohou dostat od zaměstnavatele příspěvek na nákup bezpečnostního vybavení, pokud dojíždí do místa pravidelného pracoviště na kole. Přiznávání cestovních náhrad je ve Velké Británii administrativně náročnější a souhrn náhrad cestovních výdajů při nesplnění zvláštních podmínek musí být nahlášen ve zvláštním formuláři, který zaměstnavatel odevzdává každý rok instituci HMRC. Pro řidiče osobních motorových vozidel používaných na pracovní cesty existuje podobné zjednodušení jako paušalizace cestovních náhrad v České republice. Po uskutečnění pracovní cesty musí zaměstnanec vyúčtovat cestovní náhrady do deseti dnů od skončení pracovní cesty. Zaměstnanec je povinen dodat všechny doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty, musí sdělit délku pracovní cesty, jakou dopravu použil, jestli dostal bezplatné jídlo charakteru hlavního jídla apod. Poté musí účetní podniku zaúčtovat cestovní náhrady. V účtové osnově existuje samostatný účet č. 512 - Cestovné, pro účtování náhrad cestovních výdajů. Existují odlišnosti mezi účtování tuzemské a zahraniční pracovní cesty. Na konci hospodářského roku tvoří účetní jednotka výkaz zisku a ztrát. Do něho vstupují cestovní náhrady jako daňově uznatelný náklad. Účetní jednotka si může cestovní náhrady 48

odčítat ze základu daně a naopak náhrady cestovních výdajů nevstupují do základu daně zaměstnance, pokud jsou poskytovány ve výši, která je upravena zvláštními prováděcími právními předpisy. Při použití silničního motorového vozidla k pracovní cestě se stává motorové vozidlo předmětem silniční daně, protože silniční daň se vztahuje na silniční motorová vozidla a jejich přípojná vozidla použitá k podnikání nebo k jiné samostatné výdělečné činnosti. V další části jsem se zaměřila na tvorbu vnitřní směrnice určující zásady pro plánování, schvalování, vykonávání a vyúčtování pracovních cest zaměstnanců s cílem zkvalitnění řízení daných firem. Interní směrnice musí být v souladu s legislativou České republiky. Rozsah interní směrnice by měl odpovídat množství a rozsahu pracovních cest, které se ve firmě uskutečňují. Malé společnosti jako společnost Uniprint s. r. o. většinou poskytují cestovní náhrady ve výši stanovené zákonem, neposkytují žádné benefity, ani neupravují podrobněji podmínky pracovních cest. Nejasnosti a dotazy se vyřeší osobně s jednatelem společnosti. Větší společnosti jako společnost Van Leeuwen Tube and Pipe s. r. o. byla vytvořena rozsáhlejší vnitřní směrnici, která podrobně určuje pravidla, podmínky, odpovědnost při pracovních cestách. Společnost si upravuje i výši cestovních náhrad, krácení stravného nebo benefity, které může zaměstnanec využít při pracovních cestách. Tvůrce vnitřní směrnice by měl dbát na jednotné názvosloví, stylistickou upravenost směrnice a jasné definování povinností a práv. Pro dlouhodobou stabilní finanční situaci je při tvorbě interní směrnice nutné správné nasazení sazeb cestovních náhrad. Pokud by sazby byly vysoké, mohl by se podnik vlivem zvyšujících se výdajů dostat do finančních problémů nebo ztratit konkurenční výhodu v podobě nízkých nákladů.

49

SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ Literatura: [1] HOFMANNOVÁ, E.: Cestovní náhrady podle zákoníku práce s komentářem a příklady od 1. 1. 2013.ANAG 2013, Praha. Vydání sedmé, 239 stran. ISBN 978-807263-795-9 [2] JAKUBKA, J.: Vnitřní předpisy zaměstnavatele. ASPI 2008, Praha. Vydání první, 196 stran. ISBN 978-80-7357-396-6 [3] JANOUŠEK, K. Cestovní náhrady ve 252 příkladech. ANAG 2013, Olomouc. Vydání šesté. 383 stran. ISBN 978- 80-7263-802-4 [4] KOUCOUREK, J.: Zákoník práce 2013 :právní stav k 31. březnu 2013 : poznámky, prováděcí

právní

předpisy

(vyhlášky,

nařízení

vlády),

vybrané

vzory

pracovněprávních úkonů, judikatura (na CD), řešení nejčastějších otázek. Golden Books 2013, Praha 573 s. ISBN 9788090507555 [5] MARKOVÁ, H.: Daňové zákony 2014. Grada Publishing 2014, Praha. Vydání dvacáté třetí, 272 stran. ISBN 978-80-247-5171-9 [6] RYNEŠ, P.: Podvojné účetnictví a účetní závěrka k 1. 1. 2013. ANAG 2013, Olomouc. Vydání třinácté. 1111 stran. ISBN 978-80-7263-793-5 [7] SALAČOVÁ M.:Cestovní náhrady podle nového zákoníku práce. ASPI 2007, Praha. Vydání první, 92 stran. ISBN 978-7357-254-9 [8] SEDLÁČEK, J.: Cestovní náhrady 2009. Grada Publishing 2009, Praha. Vydání třetí, 136 stran. ISBN 978-80-247-2917-6 Legislativa: [9] Zákon č.262/2006 Sb., zákoník práce [10] Zákonč.563/1991 Sb., o účetnictví [11] Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu [12] Vyhláška č.392/2012 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2013 [13] Vyhláška č. 472/2012 Sb., změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad Časopisy:

50

[14] HOFMANNOVÁ, E.: Změny zákoníku práce se zaměřením na oblast poskytování cestovních náhrad. Mzdová účetní: odborný měsíčník, 2011, číslo 12, ISSN 12111430 Internetové odkazy: [15] Travel expenses: Travel for necessary attendance: introduction. HM Revenue and dostupné

Customs[online][cit.2014-02-04]

na

WWW:

http://www.hmrc.gov.uk/manuals/eimanual/EIM32005.htm [16] Expenses and benefits: Travel. GOV.UK[online][cit. 2014-02-04] dostupné na WWW: https://www.gov.uk/expenses-and-benefits-travel/overview [17] Expenses and benefits: Travel. GOV.UK [online] [cit. 2014-02-05] dostupné na WWW: https://www.gov.uk/expenses-and-benefits-travel/whats-exempt [18] OTRUSINOVÁ,M. -ŠTEKER,K.: Vnitropodnikové účetní směrnice. Účetní kavárna[online]

[cit.

2014-01-19]

dostupné

na

WWW:

http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/doc-d2607v3373-vnitropodnikoveucetni-smernice/, [19] SVOBODOVÁ, J.: Vnitřní směrnice v účetnictví. Účetní kavárna [online] [cit. 201401-19] dostupné na WWW: http://www.ucetnikavarna.cz/archiv/dokument/docd9029v11843-vnitrni-smernice-v-ucetnictvi/

SEZNAM TABULEK Tabulka č. 1:Účtování o cestovních náhradách při poskytnutí zálohy na pracovní cestu ........ 23 Tabulka č. 2: Účtování o cestovních náhradách v cizí měně .................................................. 25

51

SEZNAM PŘÍLOH Příloha č. 1: Vyhláška č. 392/2012 Sb., o stanovení základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2013 ............................................................................................................................. 53 Příloha č. 2: Vyhláška č. 472/2012 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot .............................................................................................. 59 Příloha č. 3: Sazby cestovních náhrad při používání soukromého vozidla ve Velké Británii . 60 Příloha č. 4: Cestovní příkaz a vyúčtování pracovní cesty společnosti Uniprint, s. r. o. ......... 61

52

Příloha č. 1: Vyhláška č. 392/2012 Sb., o stanovení základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2013 392 VYHLÁŠKA ze dne 14. listopadu 2012 o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2013 Ministerstvo financí stanoví podle §189 odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce: §1 Základní sazby zahraničního stravného v cizí měně pro rok 2013 jsou stanoveny v příloze k této vyhlášce. §2 Vyhláška č. 379/2011 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2012, se zrušuje. §3 Tyto vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2013. Ministr: Ing. Kalousek v. r.

Příloha k vyhlášce č. 392/2012 Sb.

Příloha č. 2: Vyhláška č. 472/2012 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot 472 VYHLÁŠKA ze dne 19. prosince 2012 o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad Ministerstvo práce a sociálních věcí stanoví podle § 189 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce: §1 Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel Sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 zákoníku práce činí nejméně u a) jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč, b) osobních silničních motorových vozidel 3,60 Kč. Stravné §2 Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 163 odst. 1 zákoníku práce nejméně ve výši a) 66 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 100 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 157 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. §3 Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné podle § 176 odst. 1 zákoníku práce ve výši a) 66 Kč až 79 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 100 Kč až 121 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 157 Kč až 188 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. §4 Průměrná cena pohonných hmot Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle § 158 odst. 3 věty třetí zákoníku práce činí a) 36,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů, b) 38,60 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů, c) 36,50 Kč u motorové nafty. §5 Vyhláška č. 429/2011 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, se zrušuje. §6 Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2013. Ministryně: Ing. Ludmila Müllerová, v. r.

Příloha č. 3: Sazby cestovních náhrad při používání soukromého vozidla ve Velké Británii Tax: rates per business mile (2013 to 2014) Type of vehicle

First 10,000 miles

Cars and vans 45p (40p before 2011 to 2012)

Above 10,000 miles 25p

Motorcycles

24p

24p

Bikes

20p

20p

National Insurance: rates per business mile (2013 to 2014) Type of vehicle Every business mile Cars and vans

45p

Motorcycles

24p

Bikes

20p

Příloha č. 4: Cestovní příkaz a vyúčtování pracovní cesty společnosti Uniprint, s. r. o.