Privacy- wetgeving en het omgaan met patiëntgegevens. KNMG Handleiding voor artsen

P

rivacywetgeving en het omgaan met patiëntgegevens KNMG Handleiding voor artsen Utrecht, mei 2001

1/KNMG Handleiding voor artsen

INHOUD INLEIDING

3

A A1 A2 A3 A4 A5 A 5.1 A 5.2 A 5.3 A6 A7 A8 A9 A 9.1 A 9.2 A 9.3 A 10 A 11

VOOR ALLE ARTSEN Wanneer is de WBP van toepassing? Wie zijn de 'verantwoordelijke' en de 'bewerker'? Genetische gegevens Verplichtingen van de 'verantwoordelijke' Doelen van de gegevensverwerking Goede zorg en hulpverlening Medisch advies in opdracht van een ander Secundaire doelen Gegevens verstrekken zonder toestemming van de patiënt Gegevens van een overleden patiënt verstrekken Gegevensverkeer met het buitenland Rechten van de patiënt Recht op inzage en afschrift Recht op aanvulling, correctie en afscherming Recht op verwijdering en vernietiging Vanaf wanneer is de WBP van kracht? Sancties

5 5 5 5 6 7 7 8 8 8 9 10 10 10 11 11 12 12

B B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7

VOOR ARTSEN DIE IN EEN ZELFSTANDIGE PRAKTIJK BUITEN EEN INSTELLING WERKEN Doelen van de gegevensverwerking Toegang tot de gegevensverwerking Opvolging en verwijzing Rechten van de patiënt Meldingsplicht Bewaartermijn Checklist

13 13 13 13 14 14 14 15

C C1 C2 C3 C4 C5 C6

VOOR ARTSEN DIE IN EEN INSTELLING WERKEN Doelen van de gegevensverwerking Toegang tot de gegevensverwerking Opvolging en verwijzing Rechten van de patiënten Bewaartermijn Checklist

16 16 16 17 17 17 18

D D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8

VOOR ARTSEN DIE 'IN OPDRACHT' VAN EEN DERDE WERKEN Andere relevante wetgeving Doelen van de gegevensverwerking Toegang tot de gegevensverwerking Nadere invulling van de geheimhoudingsplicht Rechten van de patiënt Blokkeringsrecht Bewaartermijn Checklist

19 19 19 19 20 20 21 21 21


1 a. 1 b. 1 c. 2 3 4 5 6 7 8

BIJLAGEN Informatiefolder voor patiënten van artsen die in een zelfstandige praktijk werken Informatiefolder voor patiënten van artsen die in een instelling werken Informatiefolder voor patiënten van artsen die 'in opdracht' van een derde werken De WBP en medewerkers in een artsenpraktijk Toegangsbevoegdheden van functionarissen of personen Aandachtspunten voor een contract met een bewerker Besluit over prijzen van afschriften Mogelijke doelen voor het verwerken van patiëntgegevens Invullen van het meldingsprogramma van het CBP Beveiliging van patiëntgegevens door artsen

22 24 26 28 29 30 31 32 33 34

LITERATUUR

35

COLOFON

36

AFKORTINGEN BOPZ Wet Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen WBP Wet Bescherming Persoonsgegevens BIG Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg WGBO Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst WPR Wet Persoonsregistraties CBP College Bescherming Persoonsgegevens (voorheen: Registratiekamer)


INLEIDING Deze brochure beschrijft de consequenties voor artsen van de nieuwe pricacywet: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De WBP, die per 1 september 2001 wordt ingevoerd, vervangt de Wet Persoonsregistraties (WPR). De betekenis van de WBP De consequenties van de WBP zijn voor de gezondheidszorg beperkt. Er bestaan immers al wetten die het vastleggen en verstrekken van gegevens van patiënten behandelen. Voorbeelden hiervan zijn de Wet op de Geneeskundige Behandelinsgovereenkomst (WGBO), de Wet Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ), de Wet op de Medische Keuringen (WMK) en de Infectieziektenwet. De belangrijkste gevolgen van de nieuwe privacywet zijn aanvullende eisen aan artsen of instellingen. Zo is er de plicht om de gegevensverwerking te melden en de informatieplicht van de arts of de instelling over de doelen van de gegevensverwerking en de beveiligingseisen. 1 Deze brochure behandelt de nieuwe privacy-eisen in samenhang met de bestaande wetgeving inzake het omgaan met persoonsgegevens. Voor de beroepsgroep geeft dat een overzichtelijker beeld. Overigens geeft deze brochure geen uitputtende beschrijving van alle mogelijke situaties die betrekking hebben op het omgaan met patiëntgegevens. Alleen de meest voorkomende zaken worden op hoofdlijnen beschreven. Leeswijzer Het algemene deel (A) bevat informatie over privacy-eisen en het omgaan met patiëntgegevens. Dit deel geldt voor alle artsen. De WBP koppelt privacy-eisen aan de persoon of personen die verantwoordelijk is c.q. zijn voor de gegevensverwerking. De WBP betitelt hen als 'verantwoordelijke'. In deze brochure worden de consequenties van de nieuwe wet voor drie groepen artsen uiteengezet. Voor een huisarts of bijvoorbeeld voor een keuringsarts met een zelfstandige praktijk (zie deel B) brengt de WBP méér activiteiten met zich mee dan voor bijvoorbeeld een specialist in een ziekenhuis (zie deel C) waar de directie of de Raad van Bestuur doorgaans de '(eind)verantwoordelijke' is. Een derde doelgroep bestaat uit artsen die in opdracht van een ander dan de patiënt geneeskundige handelingen verrichten, zoals keuringsartsen, medisch adviseurs of bedrijfsartsen. Het gaat hierbij om 'in opdracht' handelingen (waarbij niet twee maar drie partijen betrokken zijn: de arts, de patiënt en de opdrachtgever), zoals het adviseren van de werkgever in het kader van verzuimbegeleiding van de patiënt/werknemer. Voor deze 'buiten het contract met de patiënt gelegen relaties' geldt een aantal andere regels, die met name samenhangen met de reikwijdte van het beroepsgeheim (het verstrekken van informatie aan de opdrachtgever) en de invulling van een aantal patiëntenrechten. Deel D gaat daarop nader in. De delen B, C en D behandelen specifieke informatie voor verschillende groepen artsen. U hoeft dus niet de gehele brochure te lezen. Aan het begin van B, C en D vindt u voorbeelden van artsen die onder die doelgroep vallen. B, C en D besluiten met checklisten van activiteiten die op grond van de WBP verplicht zijn. Deze checklisten moeten door de 'verantwoordelijke' worden uitgevoerd. In de bijlagen vindt u onder meer een patiënteninformatiefolder, WBP-eisen voor medewerkers, een overzicht van de eventueel in rekening te brengen kosten voor afschriften van gegevens, nadere voorschriften voor beveiligingseisen. Deze bijlagen kunt u zo nodig aanpassen en gebruiken voor het informeren van bijvoorbeeld uw patiënten en medewerkers.

1

Enige tijd terug is op initiatief van het St. Antonius ziekenhuis in Nieuwegein een pilot gestart rond de implicaties van de WBP voor dit ziekenhuis. Bij het samenstellen van deze brochure is mede gebruikgemaakt van de resultaten van deze pilot


Samengevat: voor alle artsen: het algemene deel A voor artsen met een eigen praktijk buiten een instelling: deel B en bijlage 1a, 2, 3, 4, 6, 7 en 8 voor artsen werkzaam binnen een instelling: deel C, bijlage 1b, 2 (ter informatie: bijlage 3 en 5) voor artsen die 'in opdracht' van een derde werken: deel D, bijlage 1c, 2 (ter informatie: bijlage 3 en 5) Omwille van de leesbaarheid zijn steeds mannelijke aanduidingen gebruikt. Nadere informatie Als u na het lezen van deze brochure nog vragen heeft, kunt u zich wenden tot de KNMG Artseninfolijn, tel. (030) 28 23 322, fax (030) 28 23 397 of e-mail: [email protected]. U wordt dan doorverbonden met medewerkers die u verder kunnen helpen. In 2001 gaat een helpdesk van start die ondersteuning zal bieden aan individuele leden van de brancheorganisaties Zorg (GGZ Nederland, Arcares, VGN, NVZ Vereniging van Ziekenhuizen). Als de instelling waarbinnen u werkzaam bent, hierbij is aangesloten, kunt u ook via deze helpdesk informatie krijgen. Voorlopig is nadere informatie over de bereikbaarheid van de helpdesk te verkrijgen via de Artseninfolijn. Ook kunt u terecht bij het College Bescherming Persoongegevens (CBP; voorheen Registratiekamer) in Den Haag. Het CBP is een onafhankelijk college dat toezicht houdt op de naleving van de WBP-eisen. U kunt het CBP bereiken vanaf 1 september 2001 via www.cbpweb.nl. (tot 1 september 2001: www.registratiekamer.nl) en per telefoon (070) 38 11 300.


A

VOOR ALLE ARTSEN

A1 Wanneer is de WBP van toepassing? De WBP is van toepassing als er sprake is van het 'verwerken van persoonsgegevens'. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie bevatten over een persoon die identificeerbaar is. In het algemeen vallen 'patiëntgegevens' onder deze definitie, althans als ze zijn te herleiden tot de betreffende patiënt. Geanonimiseerde gegevens, waarmee wordt bedoeld dat met deze gegevens een persoon niet kan worden geïdentificeerd, zijn geen persoonsgegevens. Niet alleen (gecombineerde) gegevens als naam, adres, woonplaats en geboortedatum maar ook foto's, geluidsbanden, chipcards, vingerafdrukken en DNAprofielen zijn persoonsgegevens. Gemakshalve spreken we verder over 'patiëntgegevens'; de WBP spreekt over 'gezondheidsgegevens' (zie ook bijlage 8). Het 'verwerken' van patiëntgegevens behelst alle handelingen met patiëntgegevens vanaf het moment dat deze worden verzameld totdat ze worden vernietigd. Dus: ordenen, bijwerken, raadplegen, gebruiken, verstrekken, koppelen etc. Als u een of meer van deze handelingen verricht, 'verwerkt' u patiëntgegevens. Naast artsen en andere hulpverleners is het verwerken van patiëntgegevens - voor een beperkt aantal doelen - toegestaan aan onder meer verzekeraars, instellingen voor maatschappelijke dienstverlening en speciale scholen. In de gezondheidszorgpraktijk is de WBP van toepassing op vrijwel alle gegevensverzamelingen die zijn te herleiden tot patiënten of cliënten. Dat geldt zowel voor elektronische als voor handmatige verwerkingen. Uitgezonderd zijn handmatige verwerkingen die niet in een systematisch toegankelijk dossier of systeem worden opgeslagen. Dat is doorgaans echter niet het geval omdat goede toegankelijkheid één van de vereisten is die aan patiëntendossiers wordt gesteld. A2 Wie zijn de 'verantwoordelijke' en de 'bewerker'? De 'verantwoordelijke' is degene die bepaalt wat er met de gegevens gebeurt. Vaak zullen er medeverantwoordelijken en eindverantwoordelijken zijn. Zo is binnen een instelling de directie of de Raad van Bestuur doorgaans eindverantwoordelijk voor het beheer en het instandhouden van het informatienetwerk en de gegevensbestanden. De artsen die binnen de instelling werkzaam zijn, zijn medeverantwoordelijk voor het verwerken van de patiëntgegevens. Binnen een zelfstandige (huisartsenof andere) praktijk zal de arts of zullen de artsen gezamenlijk 'verantwoordelijke' zijn. De WBP legt aan de '(eind)verantwoordelijke' een aantal plichten op. Zie A 5. De 'bewerker' is een persoon of organisatie buiten de praktijk of instelling aan wie de 'verantwoordelijke' (een deel van) de gegevenswerking heeft uitbesteed. De 'bewerker' bewerkt volgens instructies en onder uitdrukkelijke verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke. Voorbeelden van bewerkers zijn: een externe netwerkbeheerder, een servicebureau of een administratiekantoor. Wanneer er een hiërarchische relatie bestaat tussen verantwoordelijke en bewerker is er sprake van (intern) beheer en niet van een bewerker. De bewerker is, naast de verantwoordelijke, aansprakelijk voor eventuele nadelen die iemand ondervindt omdat de privacy-eisen niet zijn nagekomen. De bewerker en zijn medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Zie ook bijlage 4 en A 4 onder 'bewerkerscontract'. A3 Genetische gegevens De WBP onderwerpt het verwerken van genetische gegevens aan strengere eisen dan het verwerken van andere patiëntgegevens. Genetische gegevens mogen uitsluitend voor de patiënt zelf worden verwerkt en bijvoorbeeld niet voor een familielid. Deze restrictie heeft consequenties voor verzekeraars. Een verzekeraar die van iemand erfelijkheidsgegevens ontvangt in verband met het afsluiten van een (levensof arbeidsongeschiktheids)verzekering, mag deze gegevens alleen voor dat doel gebruiken en niet voor eventuele te verzekeren of al verzekerde familieleden. De WBP maakt een uitzondering voor artsen die genetische gegevens nodig hebben voor de behandeling van een patiënt of voor wetenschappelijk onderzoek, onderwijs of statistiek. Zij mogen deze gegevens -


voor wetenschappelijk onderzoek, onderwijs of statistiek onder voorwaarden (zie A 6) - dus wel voor die doelen gebruiken. A4 Verplichtingen van de 'verantwoordelijke' Meldingsplicht De (eind)verantwoordelijke is verplicht om elektronische gegevensbestanden bij het College Bescherming Persoonsgegevens te melden. Papieren bestanden hoeven slechts te worden aangemeld als er een 'bijzonder risico voor privacyschending' aanwezig is, bijvoorbeeld als gegevens worden vastgelegd zonder dat de persoon op wie de gegevens betrekking hebben, daarvan op de hoogte is. Dit laatste zal zich niet zo snel voordoen, omdat de WGBO de instemming ('informed consent') van een patiënt vereist. Concreet: in de gezondheidszorg zullen in de regel alleen elektronische verwerkingen van patiëntgegevens hoeven te worden gemeld. Gegevensbestanden die in een kleine (huisartsenof andere zelfstandige) praktijk alleen door de arts en zijn waarnemer worden gebruikt, voor bijvoorbeeld behandeling, begeleiding, eigen wetenschappelijk onderzoek en financiële administratie zijn vrijgesteld van de meldingsplicht. Wordt samen met bijvoorbeeld apothekers of ziekenhuizen een bestand gevormd, of is het bestand toegankelijk voor gebruikers binnen een groter samenwerkingsverband, bijvoorbeeld een gezondheidscentrum, dan kan doorgaans niet meer worden gesproken van 'voldoende transparantie' van de gegevensverwerking voor de patiënt. Dan geldt derhalve wél de meldingsplicht. Tip: Als u twijfelt, kunt u het beste melden. Bijlage 7 geeft adviezen bij het melden. Ook wijzigingen moet u melden. Denk aan wijzigingen in het doel van de gegevensverwerking, in de vaste ontvangers van gegevens, in de beveiligingsmaatregelen of als de naam of het adres van de 'verantwoordelijke' verandert. De eerstgenoemde wijzigingen moet u binnen een jaar bij het CPB melden; wijzigingen in de naam of het adres van de 'verantwoordelijke' moet u binnen een week melden. Informatieplicht In de WBP is de informatieplicht van de 'verantwoordelijke' belangrijker (of dwingender) geworden. De persoon van wie gegevens worden verwerkt ('de betrokkene') moet worden ingelicht over: wie de 'verantwoordelijke' is, het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de wijze waarop de verwerking plaatsvindt en eventuele medegebruikers of ontvangers van de gegevens. De 'verantwoordelijke' is aanspreekpunt voor de patiënt bij vragen over de gegevensverwerking. Ook moet de patiënt worden gewezen op de rechten waarop hij zich kan beroepen. Deze rechten vindt u in A 9. U kunt patiënten informeren door middel van een informatiefolder. Overhandig deze folder bij voorkeur aan de patiënt bij zijn eerste contact met de arts. Bijlage 1 bevat voorbeelden van zo'n folder. Informatie over de gegevensverwerking van wilsonbekwame patiënten (bijvoorbeeld jongeren onder de zestien) moet worden verstrekt aan de (wettelijk) vertegenwoordiger, zoals de ouders, voogd, curator, mentor. Heeft de patiënt toen hij nog wel wilsbekwaam was, een ander schriftelijk gemachtigd namens hem op te treden, dan moet de informatie aan die persoon worden gegeven. Als de wettelijk vertegenwoordigers of de gemachtigden ontbreken of niet wensen namens de patiënt op te treden, dan wordt de patiënt vertegenwoordigd door de echtgenoot of partner, kind, broer of zus. Beveiligingsmaatregelen De verantwoordelijke moet voor 'passende organisatorische beveiligingsmaatregelen' zorgen. Dat betekent onder meer dat hij duidelijk moet maken - bijvoorbeeld via een overzicht - welke personen toegang hebben tot welke gegevens (zie bijlage 3). Er zijn ook vereisten aan de technische beveiliging. Toegang tot elektronische gegevens moet alleen mogelijk zijn via een uniek wachtwoord. Patiëntgegevens die elektronisch worden verzonden via een ook voor (onbevoegde) derden toegankelijk 'medium', moeten eerst worden geëncrypteerd. Voorbeeld: vóórdat patiëntgegevens of afspraken voor een consult per e-mail worden verstuurd, moet het bericht


eerst worden gecodeerd zodat de gegevens niet meer tot de patiënt zijn te herleiden. Immers, de kans bestaat dat onbevoegde derden, bijvoorbeeld een familielid, toegang hebben tot de gegevens. Dat kan al het geval zijn als het adres verkeerd wordt getypt. Handmatig bijgehouden dossiers (maar ook laptops) moeten in goed afsluitbare kasten en ruimten worden bewaard. Bijlage 8 gaat in op beveiligingsmaatregelen. Bewerkerscontract Als gegevens extern worden bewerkt, moet de verantwoordelijke een bewerkerscontract opstellen. Zie A 2 en bijlage 4. Vervallen privacyreglement In de WPR was de (eind)verantwoordelijke van het gegevensbestand verplicht een privacyreglement op te stellen voor patiënten en medewerkers. Die plicht komt in de WBP te vervallen. Tip: Het is raadzaam dat de 'verantwoordelijke' aan de gebruikers van het gegevensbestand uiteenzet welke eisen worden gesteld aan het omgaan met patiëntgegevens. De 'verantwoordelijke' is immers ook aanspreekbaar op 'onrechtmatig' gebruik door personen binnen de instelling of organisatie. In bijlage 2 vindt u relevante informatie over de WBP voor uw medewerkers en in bijlage 3 vindt u suggesties voor het verlenen van toegang tot gegevensbestanden aan verschillende functionarissen. Uiteraard kunt u ook het privacyreglement dat de WPR verplicht stelde, aanpassen, maar mogelijk vergt dat meer inspanning dan de eerdere suggestie. A5 Doelen van de gegevensverwerking De 'verantwoordelijke' moet aangeven voor welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verzameld, nagaan of die doelen 'gerechtvaardigd' zijn en of niet meer gegevens worden verwerkt dan voor het doel noodzakelijk is. Worden er gegevens voor andere doelen verwerkt, dan moet zijn voldaan aan extra voorwaarden, zoals uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Voorts moet de verantwoordelijke ervoor zorgen, dat de gegevens juist en zo objectief mogelijk zijn. Dat geldt ook voor gegevens die aan anderen worden verstrekt. Van derden ontvangen gegevens moeten rechtmatig zijn verkregen, dat wil zeggen met kennis en (veronderstelde) toestemming van de patiënt. Een arts moet er dus op toezien dat alle patiëntgegevens die hij 'verwerkt', aan deze eisen voldoen. Immers, deze eisen sluiten grotendeels aan bij de plicht van een arts om een zorgvuldig dossier bij te houden (zie A 5.1). Wordt aan alle eisen voldaan, dan is de gegevensverwerking 'rechtmatig'. In instellingen zullen de doelen van de gegevensverwerking doorgaans in samenspraak tussen 'verantwoordelijke' en (een vertegenwoordiging namens) artsen en andere hulpverleners worden gedefinieerd. Hieronder geven we voor artsen uit de drie doelgroepen B, C en D de (hoofd)doelen van de gegevensverwerking aan. Er kunnen ook nog andere doelen zijn waarvoor artsen gegevens verwerken. Tip: Bijlage 6 bevat een overzicht van de meest voorkomende doelen van gegevensverwerking. A 5.1 Goede zorg en hulpverlening Binnen een geneeskundige behandelingsovereenkomst is het aanleggen en bijhouden van een medisch dossier door de behandelend arts noodzakelijk om de patiënt goede hulp en zorg te kunnen bieden. De WGBO noemt dit de 'dossierplicht'. Ook de vervanger, de waarnemer en andere personen die rechtstreeks bij de behandeling van de patiënt zijn betrokken, zoals een mede-behandelaar, verpleegkundige of fysiotherapeut, hebben een dossierplicht. In het dossier mogen ook 'bijzondere' persoonsgegevens, zoals de WBP ze noemt, worden opgenomen, mits deze relevant zijn voor een goede hulpverlening. Voorbeelden daarvan zijn gegevens over iemands ras, levensovertuiging of seksuele leven. Het verwerken van iemands patiëntgegevens met het oog op een goede behandeling, verzorging of begeleiding is dus rechtmatig. Ook het verwerken van (uitsluitend de noodzakelijke) gegevens voor de


financiële afhandeling van de behandeling vormt een onderdeel van dit (primaire) doel. Deze gegevens moeten aan de zorgverzekeraar worden verstrekt. A 5.2 Medisch advies in opdracht van een ander Patiëntgegevens kunnen ook worden verwerkt in verband met een advies aan een derde, bijvoorbeeld een advies van een bedrijfsarts aan de werkgever, een conclusie van een medisch adviseur aan het Regionaal Indicatie Orgaan of een uitslag van een keuringsonderzoek door de keuringsarts aan een sportclub. Alleen de voor dat doel noodzakelijke gegevens mogen worden 'verwerkt'. Op deze situaties is de WGBO van toepassing. De gedachte hierachter is dat de rechten van een patiënt niet alleen in behandelsituaties (tussen arts en patiënt) moeten worden beschermd, maar ook in andersoortige situaties waarin een patiënt aan een geneeskundig onderzoek of behandeling wordt onderworpen. Omdat op deze situaties ook andere wetten van toepassing zijn, zoals de sociale-zekerheidswetgeving en de Wet op de Medische Keuringen, kunnen er conflicterende eisen aan de arts-patiëntrelatie worden gesteld. Daardoor is niet altijd duidelijk of, en zo ja, in hoeverre de WGBO- en de WBP-bepalingen kunnen worden toegepast. Zie 2 deel D . A 5.3 Secundaire doelen Onder aanvullende voorwaarden mogen de gegevens ook worden gebruikt voor secundaire doelen, zoals beleid en management van de praktijk of de instelling, kwaliteitsbewaking van de zorg, registratie van complicaties, intercollegiale toetsing, medisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en statistiek. Hoofdregel is dat voor toegang tot herleidbare patiëntgegevens expliciete toestemming nodig is van de patiënt, zijn vertegenwoordiger of een gemachtigde. Er zijn echter enkele nuanceringen. Bij intercollegiale toetsing binnen een praktijk of instelling kunnen met 'veronderstelde toestemming' van de patiënt diens gegevens worden gebruikt en verstrekt. Voorwaarde is dat de patiënt daarvan tevoren (bijvoorbeeld via de informatiefolder) op de hoogte is gebracht én hij niet heeft aangegeven daartegen bezwaar te hebben. Is het doel het toetsen van het kwaliteitsbeleid van een instelling dan moet eerst worden nagegaan of niet kan worden volstaan met geaggregeerde gegevens. Is dat onmogelijk dan kan de medisch directeur met 'veronderstelde toestemming' van de patiënt gebruikmaken van uitsluitend de noodzakelijke gegevens. Ook hier geldt de voorwaarde dat de patiënt vooraf moet zijn geïnformeerd en geen bezwaar heeft aangetekend. In A 6 en A 7 wordt ingegaan op een aantal bijzondere situaties. A6 Gegevens verstrekken zonder toestemming van de patiënt Hoofdregel is dat gegevens alleen aan 'anderen' mogen worden verstrekt als de patiënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Met 'anderen' bedoelt de WGBO niet de hulpverleners die rechtstreeks bij de behandeling of begeleiding van de patiënt zijn betrokken, zoals een medebehandelaar, praktijkassistente, arts-assistent, verpleegkundige, fysiotherapeut, een vervanger of waarnemer. Met 'anderen' worden evenmin bedoeld de (wettelijk) vertegenwoordiger van de patiënt, zoals ouders, voogd, curator, mentor, kind, broer of zus, of de door de patiënt (schriftelijk) gemachtigde. Voor informatieverstrekking aan deze personen hoeft de arts dus niet eerst toestemming aan de patiënt te vragen. Wél voor verstrekking aan personen die hierboven niet zijn aangegeven. Tip: In de hoofdstukken 5 en 7 van het KNMG-consult 'Arts en patiëntenrechten' vindt u hierover meer informatie (zie Literatuur). In enkele bijzondere situaties is een arts verplicht gegevens te verstrekken. Voorbeelden zijn de plicht om een infectieziekte te melden of de plicht om een verklaring van overlijden af te geven. Ook in een situatie 2

Zie ook het uitvoerigere advies 'WGBO en bedrijfsarts', dat in augustus 2000 is uitgebracht aan de besturen van de Vereniging voor Gezondheidsrecht en de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde.


dat zich een 'conflict van plichten' voordoet, moeten relevante gegevens door een arts verstrekt worden zonder dat daarvoor toestemming aan de patiënt is gevraagd (bijvoorbeeld in geval van 3 kindermishandeling of incest) De WGBO biedt een mogelijkheid om patiëntgegevens voor wetenschappelijk onderzoek, statistiek en 4 medisch onderwijs te verwerken. Hoofdregel is dat toestemming (liefst schriftelijk) van de patiënt nodig is. Een uitzondering daarop is echter mogelijk als aan alle van de volgende vier voorwaarden is voldaan: 5 het onderzoek dient een algemeen belang; het onderzoek kan zonder de gevraagde gegevens niet worden verricht; de patiënt heeft geen uitdrukkelijk bezwaar gemaakt tegen de gegevensverwerking; er doet zich één van de twee volgende situaties voor: a. toestemming vragen is redelijkerwijs niet mogelijk op gronden, gelegen in de persoon wiens gegevens het betreft (bijvoorbeeld: de persoon is overleden, onbereikbaar door verhuizing, of de confrontatie met het onderzoek zou voor hem onnodig bezwarend zijn). Onder deze omstandigheden heeft de onderzoeker de plicht het onderzoek zo uit te voeren dat de privacy van de patiënt zo min mogelijk wordt geschaad; b. toestemming vragen kan in redelijkheid niet worden verlangd vanwege de aard van het onderzoek (bijvoorbeeld onderzoek waarbij zeer veel patiënten zijn betrokken of onderzoek waarbij een reële kans op selectieve respons bestaat). In deze gevallen moet de arts de gegevens zodanig coderen, dat de onderzoeker de gegevens niet kan herleiden tot de patiënt. A7 Gegevens van een overleden patiënt verstrekken De hoofdregel bij het verstrekken van informatie uit het dossier van een overledene is dat de privacy van een patiënt ook na diens dood wordt gerespecteerd en dat anderen dus geen inzage in zijn gegevens krijgen. Strikte navolging van deze hoofdregel regel zou ertoe leiden, dat geen enkele informatie over een overledene aan wie dan ook mag worden verstrekt. Er zijn echter uitzonderingen. Er is een wettelijke bepaling die verplicht om inzage te geven, bijvoorbeeld (ingevolge de BOPZ) aan de Inspecteur voor de Gezondheidszorg. In geval van 'veronderstelde toestemming' van de overleden patiënt: als de arts tot de overtuiging komt, na 'reconstructie van de wil van de overledene', dat in een concreet geval de overledene toestemming tot inzage zou hebben gegeven. Zo kunnen kinderen bijvoorbeeld inzage in het dossier van een overleden ouder krijgen vanwege een erfelijke ziekte of met het oog op een klacht, 6 tenzij voor de arts duidelijk is dat de ouder dat niet zou hebben gewild .

-

7

Als er sprake is van een 'conflict van plichten' en als is voldaan aan de desbetreffende criteria kan de arts tot gegevensverstrekking overgaan. Het moet daarbij altijd gaan om zeer zwaarwegende

Als uitgangspunt voor het doorbreken van het beroepsgeheim kunnen de volgende zes cumulatieve criteria (ontleend aan prof. dr. H.J.J. Leenen) worden gebruikt: alles is in het werk gesteld om de toestemming van betrokkene te verkrijgen; zwijgen levert ernstige schade voor een ander op; de zwijgplicht brengt de hulpverlener in gewetensnood; er is geen andere weg dan het geheim te doorbreken; het doorbreken van de zwijgplicht voorkomt of beperkt de schade aan een ander; het geheim wordt zo min mogelijk geschonden. 4 Bij gebrek aan een afzonderlijke regeling voor medisch onderwijs gaan we uit van een regeling analoog aan de regeling voor wetenschappelijk onderzoek. 5 Met 'onderzoek' bedoelen we steeds ook 'statistiek en onderwijs'. 6 Zie ook de publicatie 'Inzage na overlijden', zie Literatuur. 3

7

Als uitgangspunt voor de doorbreking van het beroepsgeheim kunnen de volgende zes cumulatieve criteria, ontleend aan prof. dr. H.J.J. Leenen, worden gebruikt: • alles is in het werk gesteld om toestemming van de betrokkene te verkrijgen;


belangen van derden. Het verdient aanbeveling dat de arts in zijn dossier aantekening maakt van zijn belangenafweging en zijn motieven daarbij. A8 Gegevensverkeer met het buitenland Voor het verstrekken van patiëntgegevens aan landen binnen de Europese Unie stelt de WBP geen specifieke eisen. Dat komt doordat alle Lidstaten in 1995 de Europese Privacy Richtlijn hebben ondertekend, die de Lidstaten ertoe verplicht een aantal basisnormen over te nemen in hun privacywetten. Voor gegevensverkeer met landen buiten de Europese Unie geldt dat gegevens alleen mogen worden doorgegeven als dat land een 'passend niveau van privacybescherming' waarborgt. Dat is op afstand vaak moeilijk te bepalen. Toch hoeft dit voor de gezondheidszorg geen problemen op te leveren omdat met uitdrukkelijke toestemming van de patiënt (of zijn vertegenwoordiger) de gegevens altijd mogen worden verstrekt of eventueel meegegeven. Een andere mogelijkheid is het verstrekken van patiëntgegevens in het kader van een (behandel)contract tussen arts en patiënt. Dit geldt bijvoorbeeld bij verwijzing naar het buitenland voor een specifieke behandeling. A9 Rechten van de patiënt 8 De WGBO geeft de patiënt een aantal rechten zoals het recht op inzage, afschrift, aanvulling en vernietiging. De WBP biedt de betrokkene (de persoon op wie een gegeven betrekking heeft) het recht van kennisneming, correctie, aanvulling, afscherming en verwijdering. A 9.1 Recht op inzage en afschrift De patiënt heeft recht op inzage en afschrift van zijn gegevens. De WGBO maakt hierop één uitzondering: inzage of afschrift mag niet worden gegeven als daardoor de privacy van een ander wordt geschonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die door een partner of familielid zijn verstrekt in het vertrouwen dat de patiënt daarvan niet op de hoogte wordt gebracht. De gegevens kunnen betrekking hebben op henzelf of op de patiënt. De arts zal die informatie uiteraard alleen vastleggen als dit voor de behandeling van de patiënt relevant is. Om een beroep te doen op de uitzondering moet de arts aantonen dat het privacybelang van de ander wordt geschaad door inzage te geven én dat dit belang zwaarder weegt dan het belang van de patiënt. De arts moet dus een belangenafweging maken. Daarom is ook van belang dat de diverse gegevens in het dossier goed en eenvoudig zijn te scheiden. Het gebruik onder huisartsen om per gezinslid een afzonderlijke patiëntenkaart te gebruiken voorziet daarin. Aan een verzoek tot inzage of afschrift moet de arts of de ziekenhuisdirectie zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken voldoen. Als het ziekenhuis het inzage- of afschriftverzoek afhandelt, is het van belang dat het verzoek wordt afgestemd met de betrokken hulpverlener en dat conform een daartoe binnen de instelling opgestelde procedure wordt gehandeld. De betrokken hulpverlener moet beoordelen of alle gegevens kunnen worden ingezien of opgevraagd. De patiënt heeft in beginsel geen recht op afgifte van de originele patiëntgegevens. De originelen komen alleen toe aan degene die ze heeft opgesteld of degene die ze bewaart en beheert. Binnen een huisartsenpraktijk is het wel gebruikelijk dat bij overdracht naar een andere huisarts de originele gegevens aan de patiënt worden meegegeven voor de opvolger (zie B 6). Voor het maken van afschriften (niet voor het geven van inzage) mag de arts of de instelling een redelijke vergoeding aan de patiënt vragen. Zie bijlage 5 voor de bedragen die in rekening mogen worden gebracht. • • • • •

zwijgen levert voor een ander ernstige schade op; de zwijgplicht brengt de hulpverlener in gewetensnood; er is geen andere weg dan het geheim te doorbreken; het doorbreken van de zwijgplicht voorkomt of beperkt de schade aan een ander; het geheim wordt zo min mogelijk geschonden 8 Namens de patiënt kan ook diens wettelijk vertegenwoordiger, bijvoorbeeld de ouders, voogd, mentor of curator, of de door de patiënt gemachtigde, een beroep doen op de patiëntenrechten, tenzij nakoming tegenover deze personen strijdig is met de zorg van een goed hulpverlener.


A 9.2 Recht op aanvulling, correctie en afscherming De patiënt heeft het recht om het dossier aan te vullen. Hiermee kan de patiënt bereiken dat - naar zijn mening - een vollediger of juister beeld van zijn persoon of zijn gezondheidstoestand wordt geschetst. Het gaat dan om afwijkende of aanvullende zienswijzen van de patiënt zelf óf - op verzoek van de patiënt - van een andere arts bijvoorbeeld in het kader van een second opinion. Ook als de arts het met de inhoud van de verklaring niet eens is, moet hij de verklaring in het dossier opnemen. De patiënt mag de arts ook verzoeken om feitelijke onjuistheden in de gegevens te corrigeren, bijvoorbeeld verkeerde adresgegevens. De patiënt mag de arts ook verzoeken zijn gegevens voor anderen af te schermen als hij van mening is dat deze feitelijk onjuist zijn of niet ter zake doen. Dat zal hij alleen vragen als hij het bewaren van deze gegevens van belang vindt; anders zal hij wel om correctie of vernietiging vragen. Binnen vier weken moet de arts of instelling laten weten of, en zo ja, in hoeverre aan deze verzoeken kan worden voldaan. In enkele specifieke situaties heeft de patiënt het recht om het doorgeven van zijn gegevens aan de opdrachtgever te blokkeren, bijvoorbeeld de uitslag van een onderzoek of keuring. Zie hierover D 6. A 9.3 Recht op verwijdering en vernietiging De patiënt heeft het recht om informatie die niet relevant is voor de behandeling, te laten verwijderen. Bijvoorbeeld gegevens over geloofsovertuiging of ras. Ook kan de patiënt verzoeken (een deel van) zijn dossier te laten vernietigen. De verantwoordelijke moet binnen vier weken op een vernietigingsverzoek reageren en het binnen drie maanden uitvoeren. Een eventuele weigering moet goed worden gemotiveerd. Op het recht op verwijderen of vernietigen van gegevens bestaan namelijk twee uitzonderingen: a. een voorschrift of een andere wet bepaalt dat de gegevens moeten worden bewaard; b. vanwege een 'aanmerkelijke belang' van een ander dan de patiënt, moeten (bepaalde) gegevens worden bewaard. ad a. Een voorbeeld van de eerste uitzondering is de bepaling in het Besluit patiëntendossier Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ) dat een verzoek tot vernietiging van gegevens door de (gedwongen opgenomen) patiënt pas vijf jaar ná beëindiging van de BOPZ-behandeling kan worden ingediend. Een ander voorbeeld is de 'lijst van te vernietigen archiefbescheiden van de academische 9 ziekenhuizen' . Hierin staat dat bepaalde documenten tot 115 jaar na de geboorte(datum) van de patiënt moeten worden bewaard, vanwege het (bewijs)belang van de overheid. Het gaat daarbij om de ontslagbrief, het operatieverslag, het anesthesie- en PA-verslag en het verslag van de eerste hulp. Gegevens over calamiteiten moeten ook tot 115 jaar na het incident worden bewaard. Gegevens die relevante informatie bevatten voor gerechtelijke procedures, moeten worden bewaard totdat de procedure definitief is afgerond. Voor overige patiëntgegevens moet de bewaartermijn van de WGBO (van minimaal tien jaar) worden aangehouden. Tip: Ook bij procedures tegen artsen of instellingen buiten de 'setting' van een academisch ziekenhuis is het raadzaam de gegevens te bewaren totdat de juridische procedure definitief is afgerond. ad b. De tweede uitzondering op het recht van een patiënt om gegevens uit zijn dossier te verwijderen, heeft betrekking op een 'aanmerkelijk belang van een ander dan de patiënt'. De arts moet dit (liefst schriftelijk) aannemelijk maken. Het kan bijvoorbeeld gaan om een situatie waarin de patiënt een procedure tegen de 9

Besluit van 9 maart 1994, waarbij de lijst voor vernietiging in aanmerking komende archiefbestanden van de academische ziekenhuizen van openbare universiteiten wordt aangevuld met een categorie betreffende medische patiëntendossiers (Staatscourant 1994, 78).


arts wil aanspannen of dit inmiddels heeft gedaan. De arts heeft er dan een 'aanmerkelijk' belang bij dat hij de gegevens voor zijn verweer kan gebruiken. Dat er slechts een 'puur theoretische' kans bestaat dat zo'n procedure in de toekomst nog eens zal worden gestart, is onvoldoende grond om een vernietigingsverzoek van de patiënt af te wijzen. Een andere situatie waarop deze tweede uitzondering betrekking kan hebben, is dat een familielid van de patiënt met het oog op een erfelijke ziekte binnen de familie, goede redenen heeft om aan te dringen op bewaring van de gegevens. De arts moet beoordelen of er sprake is van 'een aanmerkelijk belang van een ander'. Een eventuele weigering van het vernietigingsverzoek moet goed worden onderbouwd. Is de patiënt het niet eens met het oordeel van de arts, dan kan hij dit laten toetsen door een collega-arts. Is de arts van mening dat, gezien de medische voorgeschiedenis van de patiënt, hij deze niet meer verantwoord kan behandelen omdat de te vernietigen gegevens essentieel zijn voor behandeling in de toekomst, dan zal hij dit eerst met de patiënt moeten bespreken. Daarbij kan ook het beëindigen van de behandelingsovereenkomst aan de orde komen; maar dit zal in de regel beperkt blijven tot uitzonderlijke situaties. Tip: Met het oog op eventuele latere misverstanden of een procedure is het raadzaam om het vernietigingsverzoek schriftelijk te laten indienen en dit als correspondentie te bewaren. Het bewaren van gegevens in geanonimiseerde vorm is overigens wel altijd mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn voor wetenschappelijke of statistische doelen. A 10 Vanaf wanneer is de WBP van kracht? In de WBP is een overgangstermijn van een jaar opgenomen. Dat betekent dat voor gegevensbestanden die op 1 september 2001 al zijn vastgelegd, de verplichtingen uit de WBP (zoals de meldingsplicht, de beveiligingsplicht en de informatieplicht) vanaf 1 september 2002 moeten worden nageleefd. Voor nieuwe gegevensbestanden, die op of na 1 september 2001 worden voorbereid of aangelegd, gelden de WBP-eisen direct, dus per 1 september 2001. A 11 Sancties Als naar het oordeel van de toezichthouder, het College Bescherming Persoonsgegevens, in strijd met de WBP-verplichtingen is gehandeld, kan het college een sanctie opleggen. Het college kan bestuursdwang toepassen, bijvoorbeeld door de 'onrechtmatigheid' op kosten van de overtreder ongedaan te maken. Bestuursdwang kan ook bestaan uit het geven van een bevel, in combinatie met een geldboete als dwangmiddel om aan het bevel te voldoen. Voorts kan het college een bestuurlijke boete opleggen (maximaal f 10.000,- of E 4.538) als het gegevensbestand niet (correct) is aangemeld of als wijzigingen niet zijn doorgegeven. Als een patiënt vindt dat zijn privacybelang is geschonden, kan hij zich tot het tuchtcollege of de rechter wenden.


B

VOOR ARTSEN DIE IN EEN ZELFSTANDIGE PRAKTIJK WERKEN

Dit hoofdstuk is een aanvulling op deel A en is bedoeld voor huisartsen en andere artsen die werkzaam zijn in een zelfstandige praktijk buiten een instelling (zoals sommige psychiaters en oogartsen). Doorgaans zullen één of meer artsen binnen een praktijk of hagro als '(eerst)verantwoordelijke' optreden en het aanspreekpunt zijn voor vragen over de gegevensverwerking, over de uitvoering ervan en voor het contract met een eventuele bewerker. De 'verantwoordelijke' is echter niet alleen, maar samen met de andere artsen verantwoordelijk voor de gegevensverwerking binnen de praktijk, en wel ieder voor de gegevens die hij verwerkt en in het bestand inbrengt. In een solopraktijk is uiteraard de arts de (enige) 'verantwoordelijke'. B1 Doelen van de gegevensverwerking De informatiefolder voor patiënten (zie bijlage 1a) moet de doelen van de verwerking vermelden. Voor het verwerken van gegevens voor andere doelen is de uitdrukkelijke toestemming van de patiënt nodig. Bijlage 6 geeft voorbeelden van veel voorkomende doelen. B2 Toegang tot de gegevensverwerking Bij elektronische opslag van patiëntgegevens moeten alle gegevens toegankelijk en beschikbaar zijn. Bij verandering van hard- of software moet worden nagegaan of de gegevens op de oude gegevensdrager ook in de toekomst nog kunnen worden ontsloten. Is dat niet het geval, dan moet een uitdraai van de oude gegevens worden gemaakt. Tip: Het is raadzaam om dit ook als aandachtspunt in het contract met de bewerker op te nemen (zie bijlage 4). Een arts die gegevens overdraagt aan een opvolger, is er verantwoordelijk voor dat de gegevens daadwerkelijk beschikbaar zijn. In de informatiefolder voor patiënten kunt u aangeven welke medewerkers (per naam) of functionarissen (per functie) toegang hebben tot de patiëntgegevens. De artsen binnen de praktijk dienen dit gezamenlijk op te stellen. Tip: Bijlage 3 kan hierbij behulpzaam zijn. Een waarnemer of vervanger moet uiteraard de patiëntgegevens kunnen inzien, echter uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de actuele hulpvraag van de betreffende patiënt. Een arts in de waarneemgroep van de behandelend arts, of een andere collega die gevraagd wordt een keuring te doen bij één van de patiënten van de behandelend arts, heeft voor dat doel geen toegang tot de patiëntgegevens, tenzij de patiënt daarvoor toestemming heeft gegeven. Artsen doen er verstandig aan niet op te treden als keuringsarts van patiënten die hen via de waarneming al bekend zijn. Bij de behandeling betrokken medewerkers, zoals (dokters)assistenten, (praktijk)verpleegkundigen, assistenten en administratieve medewerkers, hebben uitsluitend toegang tot die gegevens, die voor hun taak nodig zijn. Het is raadzaam deze medewerkers niet alleen mondeling maar ook in hun arbeidsovereenkomst of via een protocol op hun geheimhoudingsplicht te wijzen (zie bijlage 2). Dit geldt ook voor een eventuele bewerker (zie bijlage 4). B3 Opvolging en verwijzing Binnen de huisartsenpraktijk is het usance dat bij beëindiging van de behandelingsovereenkomst (omdat de arts vertrekt uit de praktijk of omdat de patiënt voor een andere arts kiest), na toestemming van de patiënt, het dossier volledig aan een opvolger wordt overgedragen of aan de patiënt wordt meegegeven. Gezinsdossiers kunnen om privacyredenen beter per (aangetekende) post worden verzonden.


Gaat de patiënt niet akkoord met het overdragen van zijn dossier, dan moet de oude huisarts het dossier bewaren totdat de bewaartermijn is verstreken (tenzij de patiënt eerder om vernietiging verzoekt). Onbetaalde nota's mogen overdracht niet in de weg staan. Bij overdracht mogen zonder toestemming van de patiënt geen gegevens of kopieën door de arts worden bewaard, tenzij de gegevens nodig zijn ter verdediging van de arts in een reeds aangespannen juridische procedure of bij reële dreiging daarvan (zoals een tuchtprocedure of claim). In geval van verwijzing naar een collega wordt een verwijsbrief en een kopie van eventuele relevante informatie uit het dossier (doorgaans kosteloos) meegegeven of opgestuurd tenzij de patient daartegen bezwaar maakt. B4 Rechten van de patiënt Als een patiënt een beroep doet op zijn rechten, moet de arts daarop in beginsel binnen vier weken reageren. A 9 bevat een overzicht van patiëntenrechten. B5 Meldingsplicht In aanvulling op A 4, waar is aangegeven wanneer de meldingsplicht wel geldt en wanneer er een vrijstelling is, is er een diskette van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Met deze diskette kan een arts (als 'verantwoordelijke') nagaan of de verwerking al dan niet moet worden gemeld. Zoals opgemerkt in A 4 vallen papieren bestanden in beginsel buiten de meldingsplicht. Vrijstelling van de meldingsplicht laat onverlet dat de overige eisen in deze brochure van toepassing zijn. B6 Bewaartermijn De wettelijk bewaartermijn is (minimaal) tien jaar. Om praktische redenen rekent men gewoonlijk vanaf het moment dat het laatste consult of de laatste behandeling werd beëindigd. Als deze termijn is verlopen, moet de arts nagaan of langer bewaren noodzakelijk is (uiteraard tenzij een eerder vernietigingsverzoek is gehonoreerd, zie A 9.2). De gegevens moeten langer dan tien jaar worden bewaard als dat 'redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener' voortvloeit, bijvoorbeeld omdat de arts alleen goede zorg kan bieden als de gegevens langer worden bewaard. Te denken valt aan langlopende of terugkerende behandelingen bij chronische ziekten of erfelijke aandoeningen. Ook met het oog op wetenschappelijk onderzoek kan het van belang zijn gegevens langer te bewaren. Binnen de huisartsenpraktijk is het gewoonte de verschillende patiëntgegevens met het oog op de continuïteit van zorg integraal op één kaart of in een bestand vast te leggen en langere tijd te bewaren. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van de patiënt uitgaan. Daarover kunnen arts en patiënt samen afspraken maken. De WGBO maakt het bewaren van gegevens die op het moment van inwerkingtreding van de WGBO (1 april 1995) al zijn geregistreerd, nog tien jaar (tot 1 mei 2005) mogelijk. Gelet op het belang van bewaring voor onder meer medisch-wetenschappelijk onderzoek adviseren we terughoudend te zijn met het vernietigen van medische dossiers en vernietiging bij voorkeur tot 1 mei 2005 uit te stellen, ook al wordt daarmee de bewaartermijn van tien jaar (ruim) overschreden. Dit is uiteraard niet van toepassing als de patiënt een beroep doet op vernietiging.


B7 -

Checklist Een '(eerst)verantwoordelijke' benoemen. In overleg met collegae en eventueel medewerkers de doelen van de gegevensverwerking definiëren (zie bijlage 6). De gegevensverwerking melden (zie bijlage 7), tenzij er een vrijstelling is (zie B 5). Een patiënteninformatiefolder opstellen of uitbrengen (zie A 4 en bijlage 1a). Medewerkers informeren over hun geheimhoudingsplicht (zie bijlage 2). Een overzicht opstellen van toegangsbevoegde medewerkers en een geheimhoudingsbepaling opnemen in het arbeidscontract (zie B 2 en bijlage 3). Checken of wordt voldaan aan de voorschriften om gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal of onrechtmatige verwerking (zie A 4 en bijlage 8). Als er een bewerker is benoemd, een contract opstellen en daarin afspraken opnemen over vertrouwelijke omgang met patiëntgegevens (zie bijlage 4).


C

VOOR ARTSEN DIE IN EEN INSTELLING WERKEN

Dit hoofdstuk is een aanvulling op deel A en is bedoeld voor artsen die in een instelling voor gezondheidszorg werken. Met 'instelling voor gezondheidszorg' bedoelen we ziekenhuizen, verpleeghuizen, instellingen voor gehandicaptenzorg, psychiatrische instellingen, verslavingsklinieken, 10 consultatiebureaus, gezondheidscentra etc. Of de artsen (in opleiding) al dan niet in dienstverband werkzaam zijn, is irrelevant. Doorgaans is in een instelling de directie of de Raad van Bestuur eindverantwoordelijk voor het beheren en instandhouden van het informatienetwerk en de gegevensbestanden. De binnen de instelling werkzame artsen (in opleiding) zijn (mede)verantwoordelijk voor de patiëntgegevens die zij verwerken. De 'eindverantwoordelijke' heeft de in A 5 genoemde plichten, waaronder die van melding. C1 Doelen van de gegevensverwerking De 'eindverantwoordelijke' definieert in samenspraak met de artsen de doelen van de verwerking van patiëntgegevens. In de informatiefolder voor patiënten (zie bijlage 1b) moeten de doelen van de verwerking worden aangegeven. Gegevens mogen alleen voor andere doelen worden verwerkt als de patiënt daarin toestemt. Bijlage 6 geeft voorbeelden van veel voorkomende doelen. C2 Toegang tot de gegevensverwerking De eindverantwoordelijke moet in samenspraak met de artsen zorgen voor een informatiefolder voor patiënten. Tip: Bijlage 1b kan hierbij behulpzaam zijn. Net als bij papieren dossiers moeten ook bij elektronische patiëntenbestanden alle gegevens toegankelijk en beschikbaar zijn. Bij een verandering van hard- of software moet worden nagegaan of de gegevens op de oude gegevensdrager in de toekomst nog kunnen worden ontsloten. Is dat niet het geval dan moet een uitdraai van de oude gegevens worden gemaakt. Tip: Het is raadzaam om dit als aandachtspunt in het contract met de bewerker op te nemen (zie bijlage 4). In de informatiefolder voor patiënten kunt u aangeven welke medewerkers (per naam) of functionarissen (per functie) toegang hebben tot de patiëntgegevens. De eindverantwoordelijke dient hiervan in samenspraak met de artsen een overzicht op te stellen. Tip: Bijlage 3 kan hierbij behulpzaam zijn. Als er binnen de instelling wordt gewerkt met één integraal patiëntendossier, waarin ook alle gegevens van andere hulpverleners (zoals medisch specialisten, verpleegkundigen, fysiotherapeuten, maatschappelijk werkers) worden opgenomen, moet de patiënt hierover worden geïnformeerd. Zie de voorbeeldtekst in bijlage 1b. Een waarnemer of vervanger moet uiteraard de patiëntgegevens kunnen inzien, echter uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de actuele hulpvraag van de betreffende patiënt. Een collega van de behandelend arts die wordt gevraagd een keuring te doen bij één van de patiënten van de behandelend arts, heeft voor dat doel geen toegang tot de patiëntgegevens, tenzij de patiënt daarvoor 10

Voor huisartsen werkzaam in een gezondheidscentrum zijn de specifiek voor huisartsen beschreven aanbevelingen genoemd in B 5, B 6 en B 9 eveneens van toepassing.


toestemming geeft. Artsen doen er verstandig aan niet op te treden als keuringsarts van patiënten die hen via de waarneming al bekend zijn. Bij de behandeling betrokken medewerkers, zoals assistenten, verpleegkundigen, secretaresses en administratieve medewerkers hebben uitsluitend toegang tot die gegevens, die op dat moment voor hun taak nodig zijn. De werkgever (dat kan de directie of Raad van Bestuur zijn maar ook een maatschap of een arts) doet er verstandig aan deze medewerkers niet alleen mondeling maar ook in hun arbeidsovereenkomst of via een protocol op hun geheimhoudingsplicht te wijzen (zie ook bijlage 2). Dit geldt ook voor een eventuele bewerker (zie bijlage 4). C3 Opvolging en verwijzing Bij opvolging door een andere arts binnen de instelling heeft de 'nieuwe' arts toegang tot het volledige dossier. Doorgaans worden de patiënten ruime tijd voor vertrek van de 'oude' arts geïnformeerd over de opvolging. De patiënt kan dan eventueel bezwaar maken tegen de opvolging en de overdracht van het dossier aan de 'nieuwe' arts. Kiest de patiënt voor een arts in een andere instelling, dan kan (tegen betaling, zie bijlage 5) een kopie van het dossier aan de patiënt worden verstrekt. Het originele dossier wordt binnen de instelling bewaard, tenzij een verzoek van de patiënt tot vernietiging wordt gehonoreerd (zie A 9.2). Onbetaalde nota's mogen overdracht niet in de weg staan. Bij verwijzing naar een collega wordt een verwijsbrief en eventueel een kopie van relevante informatie uit het dossier meegegeven of opgestuurd, tenzij de patient daartegen bezwaar maakt. Voor deze intercollegiale informatie-uitwisseling worden doorgaans geen kosten in rekening gebracht. C4 Rechten van de patiënt Patiënten hebben een aantal wettelijke rechten, zie A 9 voor een overzicht. Om een beroep op een recht te doen kunnen patiënten een verzoek richten tot de '(eind)verantwoordelijke' of de behandelend arts. In alle gevallen zal de behandelend arts het verzoek beoordelen, omdat alleen hij kan motiveren of het patiëntenrecht al dan niet kan worden gehonoreerd. Als een patiënt een beroep doet op zijn rechten, dan moet de '(eind)verantwoordelijke' of de behandelend arts daarop in beginsel binnen vier weken reageren. C5 Bewaartermijn De wettelijk bewaartermijn is (minimaal) tien jaar. Om praktische redenen rekent men gewoonlijk vanaf het moment dat het laatste consult of de laatste behandeling werd beëindigd Als de termijn is verlopen, moet de arts nagaan of langer bewaren noodzakelijk is (uiteraard tenzij een eerder vernietigingsverzoek is gehonoreerd, zie A 9.2). De gegevens moeten langer dan tien jaar worden bewaard als dat 'redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener' voortvloeit, bijvoorbeeld omdat de arts alleen goede zorg kan bieden als de gegevens langer worden bewaard. Te denken valt aan langlopende of terugkerende behandelingen bij chronische ziekten of erfelijke aandoeningen. Ook met het oog op wetenschappelijk onderzoek kan het van belang zijn gegevens langer te bewaren. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van de patiënt uitgaan. Daarover kunnen arts en patiënt samen afspraken maken. De BOPZ kent een aparte regeling voor het bewaren van dossiers die tijdens een BOPZ-opname zijn vervaardigd. Tot vijf jaar na afloop van deze opname mogen de gegevens niet worden vernietigd (zie A 9.2a). Daarna mag dat wel, al wordt (ook door de Stichting Patiënten Vertrouwenspersonen) geadviseerd deze gegevens minstens tien jaar te bewaren. Afschriften van rechterlijke beslissingen, beschikkingen van de burgemeester tot dwangopname (IBS) en de bijbehorende geneeskundige verklaringen moeten echter vijf jaar na dagtekening worden vernietigd. Voor deze gegevens geldt dus een échte maximum bewaartermijn. In een speciale regeling voor academische ziekenhuizen is bepaald dat sommige gegevens 115 jaar moeten worden bewaard (zie A 9.2a).


De WGBO maakt het bewaren van gegevens die op het moment van inwerkingtreding van de WGBO (1 april 1995) al zijn geregistreerd, nog tien jaar (tot 1 mei 2005) mogelijk. Gelet op het belang van bewaring voor onder meer medisch-wetenschappelijk onderzoek adviseren we terughoudend te zijn met het vernietigen van medische dossiers en de vernietiging bij voorkeur tot 1 mei 2005 uit te stellen, ook al wordt daarmee de bewaartermijn van tien jaar (ruim) overschreden. Dit is uiteraard niet van toepassing als de patiënt een beroep doet op vernietiging. C6 -

Checklist In samenspraak met de '(eind)verantwoordelijke': De doelen van het verwerken van patiëntgegevens definiëren (zie bijlage 6). De verschillende gegevensverwerkingen binnen de instelling inventariseren. Een informatiefolder voor patiënten opstellen (zie bijlage 1b). Een overzicht van toegangsbevoegde functionarissen opstellen (zie bijlage 3). Een eenvoudige procedure opstellen voor verzoeken van patiënten tot uitvoering van hun rechten. Voor zover een arts of maatschap werkgever is: een clausule in het arbeidscontract of in het protocol van medewerkers opnemen over de geheimhoudingsplicht bij het omgaan met patiëntgegevens (zie bijlage 2).


D

VOOR ARTSEN DIE 'IN OPDRACHT' VAN EEN DERDE WERKEN

Dit hoofdstuk is een aanvulling op deel A en is bedoeld voor artsen die in opdracht van een derde (een ander dan de patiënt) geneeskundige handelingen verrichten, zoals het op basis van een wettelijke regeling afgeven van een advies over de patiënt, een aanstellingskeuring, handelingen bij verzuimbegeleiding e.d. Artsen die onder deze doelgroep vallen zijn keuringsartsen, verzekeringsgeneeskundigen, GGD-artsen, artsen die een advies geven aan een Regionaal Indicatie Orgaan, bedrijfsartsen etc. Het kan ook gaan om huisartsen of medisch specialisten die, naast hun 'curatieve' werk, keuringen doen en/of adviezen aan een opdrachtgever geven. Binnen één functie kan zowel sprake zijn van 'handelingen in opdracht' als van 'vrijwillige handelingen'. Bijvoorbeeld een bedrijfsarts die naast aanstellingskeuringen, verplichte keuringen tijdens dienstverband en handelingen in het kader van de verzuimbegeleiding ook 'vrijwillige handelingen' verricht zoals het houden van een arbeidsomstandighedenspreekuur en het doen van curatieve handelingen. Als bovengenoemde activiteiten worden uitgevoerd door een arts in een zelfstandige praktijk, zal hij als 'verantwoordelijke' moeten zorgdragen voor uitvoering van de privacy-eisen zoals vermeld in A 5 en is de checklist in B 7 van toepassing. Is de arts werkzaam in een instelling zoals bedoeld in deel C, dan is doorgaans zijn werkgever 'eindverantwoordelijke' en is de checklist in C 6 van toepassing. Als we spreken van 'patiënt' bedoelen we ook 'keurling' of 'cliënt'. D1 Andere relevante wetgeving Voor deze doelgroep is behalve de WGBO ook specifieke wetgeving van toepassing. De WGBO, die de relatie arts-patiënt regelt, is ofwel rechtstreeks van toepassing (voor de 'vrijwillige handelingen') ofwel van overeenkomstige toepassing (voor de 'handelingen in opdracht'). Voor 'handelingen in opdracht' is niet altijd duidelijk in welke mate de WGBO van toepassing is, met name als ook andere wettelijke regels van toepassing zijn, die van de WGBO afwijken. Dit kan zich doen gelden bij de reikwijdte van het beroepsgeheim (bij verplichte adviezen aan de opdrachtgever), de invulling van patiëntenrechten, de bewaartermijn van gegevens etc. Daarvan geven we hieronder een aantal voorbeelden. D2 Doelen van de gegevensverwerking De 'verantwoordelijke' moet de doelen van de gegevensverwerking definiëren. Is de directie van de instelling of de dienst de 'verantwoordelijke', dan zal dit in samenspraak met de artsen gebeuren. Tip: Bijlage 6 geeft voorbeelden van veel voorkomende doelen. De verschillende doelen van gegevensverwerking moeten ook in de informatiefolder voor patiënten worden aangegeven (zie bijlage 1c). Om gegevens voor andere doelen te verwerken is uitdrukkelijke toestemming van de patiënt nodig. D3 Toegang tot de gegevensverwerking Bent u als arts de 'verantwoordelijke', lees dan B 3; is de instelling de '(eind)verantwoordelijke', lees dan C 3. Bijlage 1c geeft een voorbeeld van een informatiefolder voor patiënten waarin onder meer wordt aangegeven welke personen of medewerkers toegang hebben tot welke patiëntgegevens (zie D 4). Een vervanger of waarnemer moet patiëntgegevens kunnen inzien, echter uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor een goede vervulling van zijn taak. Hij mag bijvoorbeeld geen patiëntgegevens gebruiken voor doelen die de patiënt niet bekend zijn. Daarvoor moet de patiënt eerst toestemming geven.


Bij overgang naar een andere (arbo)dienst, organisatie of instelling mogen gegevens alleen worden overgedragen als de patiënt daartegen geen bezwaar heeft. Verwerkt de 'nieuwe' dienst de gegevens voor andere doelen, dan is eerst toestemming van de patiënt nodig. D4 Nadere invulling van de geheimhoudingsplicht Voor enkele veel voorkomende 'handelingen in opdracht' geven we in het kort aan wanneer en onder welke voorwaarden gegevens aan de 'opdrachtgever' mogen worden verstrekt. (aanstellings- of verzekerings)keuring De WMK bepaalt dat de keurend arts en de geneeskundig adviseur niet méér aan de opdrachtgever mogen meedelen dan voor het doel van de keuring noodzakelijk is. Voor het doorgeven van de keuringsuitslag is geen toestemming van de keurling nodig. Wel kan de keurling in bepaalde situaties gebruikmaken van het recht om het doorgeven van gegevens te blokkeren (zie D 6). verplichte keuring tijdens dienstverband De bedrijfsarts mag zonder toestemming van de keurling de werkgever in kennis stellen van de uitslag en de eventuele consequenties van een verplichte keuring tijdens dienstverband. verzuimbegeleiding Bij verzuimbegeleiding zijn de werkgever, de uitvoeringsinstelling, de curatieve sector en soms ook de particuliere verzekeraar betrokken. De bedrijfsarts kan zijn conclusies over de mogelijkheden tot het verrichten van arbeid zonder toestemming van de patiënt aan de werkgever meedelen. Hij mag echter alleen informatie verstrekken over de werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is en over de inspanningen of voorzieningen ten behoeve van de werkhervatting of reïntegratie, die de werkgever zou kunnen treffen. Eventueel kan de bedrijfsarts een (onderbouwde) uitspraak over de geschatte duur van de arbeidsongeschiktheid doen. Als een verzuimende werknemer zich niet houdt aan wettelijke verplichtingen, zoals het meewerken aan de genezing, mag de bedrijfsarts dit aan de werkgever melden. Het verdient aanbeveling de patiënt altijd te informeren over hetgeen aan de werkgever wordt gemeld. Gegevens over de gezondheid van de patiënt mogen alleen met toestemming van de patiënt aan anderen worden verstrekt. Dat geldt ook voor gegevens over de gezondheid van de patiënt die worden uitgewisseld tussen de bedrijfsarts en de deelnemers aan het sociaal-medisch overleg of team (personeelsfunctionaris, bedrijfsmaatschappelijk werkende, bedrijfspsycholoog, arbeidsdeskundige). het verstrekken van medische gegevens aan een uitvoeringsinstelling De OSV verplicht de bedrijfsarts alle informatie aan de uitvoeringsinstellingen te verstrekken die nodig is voor de uitvoering van de sociale-zekerheidswetgeving. Die informatieplicht gaat heel ver. Met het oog op het beroepsgeheim hebben verschillende partijen, waaronder de KNMG, daar dan ook kritiek op geleverd. In het algemeen wordt aangenomen dat zonder toestemming van de patiënt informatie mag worden verstrekt over de werkzaamheden waartoe deze nog wel of niet meer in staat is, en over inspanningen of voorzieningen die de werkgever met het oog op werkhervatting of reïntegratie zou kunnen treffen. Bij het verstrekken van meer informatie moet in beginsel op basis van informed consent van de patiënt worden gehandeld. Als minimumeis geldt dat de patiënt de mogelijkheid moet hebben hiertegen bezwaar te maken. Meer informatie over de reikwijdte van de geheimhoudingsplicht van de arts is te vinden in het advies 'WGBO en Bedrijfsarts' en in de KNMG-Code 'Samenwerking bij arbeidsverzuim' (zie Literatuur). D5 Rechten van de patiënt Patiënten hebben recht op inzage in en afschrift van hun gegevens. Voorts hebben zij recht op aanvulling, correctie, afscherming en vernietiging van gegevens. Als een patiënt gebruik wenst te maken van een of meer rechten, is de behandelend arts verplicht op dat verzoek te reageren.


Bij 'handelingen in opdracht' kan een beroep van een patiënt op een patiëntenrecht in strijd zijn met '(redelijke) belangen van derden'. Voorbeeld: een verzoek om gegevens te vernietigen kan op gespannen voet staan met goede bedrijfsgezondheidszorg. Zo kunnen de werkgever en de hulpverleners binnen de arbodienst belang hebben bij het bewaren van informatie die bij (verplichte) keuringen tijdens dienstverband is verkregen, en die relevant is voor een goede verdere begeleiding. 'Advies WGBO en bedrijfsarts' (zie Literatuur) gaat hierop nader in. D6 Blokkeringsrecht In enkele gevallen heeft de patiënt het recht om het doorgeven van bepaalde gegevens aan de opdrachtgever, zoals de uitslag van een onderzoek of keuring, te blokkeren. Om dit recht te kunnen uitoefenen moet de patiënt als eerste in kennis worden gesteld van de uitslag en de daaraan te verbinden gevolgtrekkingen. Dat geldt uiteraard niet als de patiënt vooraf aangeeft geen gebruik te maken van het blokkeringsrecht en ermee instemt dat de arts de uitslag direct doorgeeft aan de opdrachtgever. Het blokkeringsrecht geldt bij onderzoeken of keuringen vanwege een nieuwe functie, een nieuwe verzekeringsovereenkomst of een opleiding. Wel zal gebruikmaking van het blokkeringsrecht (doorgaans negatieve) consequenties kunnen hebben voor het verkrijgen van de functie, opleiding of verzekering. D7 Bewaartermijn Hoofdregel is dat patiëntgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verwerkt. De arts kan gegevens langer dan tien jaar na beëindiging van de behandelingsovereenkomst bewaren, als dat voortvloeit 'uit de zorg van een goed hulpverlener', bijvoorbeeld omdat de arts alleen goede zorg kan bieden als de gegevens bewaard blijven. In bepaalde gevallen schrijft een specifieke wet een andere bewaartermijn voor. Zo geldt voor meldingen van infectieziekten aan de medisch directeur of aan de arts van de GGD een bewaartermijn van maximaal vijf jaar ingevolge de Infectieziektenwet. Binnen de Jeugdgezondheidszorg is het usance gegevens te bewaren tot tien jaar na afloop van de zorgperiode, dus tot het 29e jaar. Arbodiensten bewaren de gegevens veelal tot tien jaar na beëindiging van het dienstverband van de patiënt/werknemer, of langer als specifieke omstandigheden (zoals de bevindingen uit een risico-inventarisatie) dat nodig maken. Bij een aanstellingskeuring kan de bewaartermijn (veel) korter zijn dan tien jaar. Omdat keurlingen een week de tijd hebben om een herkeuring aan te vragen, is een bewaartermijn van minstens een week vereist. Als de keurling wordt afgewezen, ligt het voor de hand de gegevens te vernietigen. Wordt de keurling aangenomen, dan kan de tijdens de keuring verkregen informatie van wezenlijk belang zijn voor de verdere begeleiding van de werknemer door de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige. Dit kan reden zijn een langere bewaartermijn aan te houden en dit (eventueel tijdelijk) te laten prevaleren boven het vernietigingsrecht van de patiënt/werknemer. Ook voor het opsporen en evalueren van beroepsziekten kan het nodig zijn gegevens langere tijd te bewaren. De patiënt dient hiervan wel op de hoogte te zijn. D8 Checklist Bent u als arts de 'verantwoordelijke', gebruik dan de checklist bij B 7; is de instelling de '(eind)verantwoordelijke', gebruik dan de checklist bij C 6.


BIJLAGE 1 Bijlage 1 bevat drie modellen van informatiefolders voor patiënten, te weten: a een folder voor patiënten van artsen die in een zelfstandige praktijk werken b een folder voor patiënten van artsen die in een instelling werken c een folder voor patiënten / cliënten van artsen die 'in opdracht' van een derde werken a.

INFORMATIEFOLDER VOOR PATIENTEN VAN ARTSEN DIE IN EEN ZELFSTANDIGE PRAKTIJK WERKEN

Geachte mevrouw, geachte heer, Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat uw arts een dossier aanlegt. Het dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook worden in het dossier de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens opgenomen die uw arts elders, bijvoorbeeld bij een medisch specialist in het ziekenhuis of bij de bedrijfsarts met uw toestemming heeft opgevraagd. Omgekeerd kunnen gegevens uit uw dossier wordt verstrekt aan andere hulpverleners. Zo kunnen bij een verwijzing bijvoorbeeld gegevens aan een medisch specialist, een laboratorium of een fysiotherapeut worden verstrekt, tenzij u daar uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt. Ook kunnen gegevens worden gebruikt voor waarneming of voor intercollegiale toetsing binnen bijvoorbeeld de huisartsengroep. Een beperkt aantal gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie. Ook worden gegevens uit uw dossier aan anderen verstrekt als dat wettelijk is voorgeschreven. Een voorbeeld: bij een overlijden moet de behandelend arts een verklaring van overlijden afgegeven aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. 11 Als uw arts uw gegevens wil gebruiken voor een ander doel dan hierboven is aangegeven, dan moet u daarover geïnformeerd worden en is uw toestemming nodig. Uw toestemming is bijvoorbeeld nodig als uw gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Uw toestemming is niet nodig als gegevens worden gebruikt die niet tot uw persoon herleidbaar zijn. Beveiliging van uw gegevens Uw arts draagt er zorg voor dat uw gegevens veilig worden opgeborgen, dat deze niet verloren raken en niet in onbevoegde handen komen. Rechtstreeks bij uw behandeling betrokken hulpverleners hebben ook toegang tot uw gegevens. Voorbeelden zijn de (praktijk)assistent(e), waarnemer en geconsulteerde andere hulpverleners. Zij hebben alleen toegang tot die gegevens in het dossier die noodzakelijk zijn voor 12 hun taak. Deze hulpverleners zijn ook verplicht tot geheimhouding . Bewaartermijn Uw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan nodig is voor het doel of de doelen zoals hierboven aangegeven. De algemene bewaartermijn is tien jaar maar de termijn kan ook langer zijn. Gegevens mogen in ieder geval tot 1 mei 2005 worden bewaard, ongeacht wanneer ze zijn vastgelegd. Dat kan van belang zijn voor bijvoorbeeld medisch-wetenschappelijk onderzoek. Als een beroep wordt gedaan op het vernietigingsrecht (zie hieronder) kan de bewaartermijn korter zijn.

11 12

Alle doelen waarvoor u patiëntgegevens verwerkt, moet u hier vermelden. Zie ook bijlage 6 van deze brochure. » Tip: U kunt eventueel het overzicht van toegangsbevoegdheden uit bijlage 3 aan de patiëntenfolder toevoegen.


Het kan voorkomen dat uw arts de gegevens langer dan tien jaar moet bewaren, bijvoorbeeld omdat hij alleen goede zorg kan bieden als de gegevens bewaard blijven. U kunt hierbij denken aan langlopende of terugkerende behandelingen bij chronische ziekten of erfelijke aandoeningen. Binnen de huisartsenpraktijk is het gewoonte de verschillende patiëntgegevens met het oog op de continuïteit van zorg integraal op een kaart of in een bestand vast te leggen en langere tijd te bewaren. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van u uitgaan. Daarover kunt u met uw arts afspraken maken. Recht op inzage en afschrift U heeft er recht op uw gegevens in te zien en u kunt om een afschrift van uw gegevens verzoeken. Uw arts moet dat verzoek binnen vier weken honoreren, tenzij dit in strijd is met het privacybelang van een ander. Voor het verstrekken van afschriften mag hij een vergoeding vragen. Voor afschriften van maximaal 50 blz.: f 10,- (E 4,54); voor afschriften van maximaal 100 blz.: f 50,(E 22,69) en voor afschriften van meer dan 100 blz.: f 75,- (E 34,03). Voor andere afschriften 13 (bijvoorbeeld röntgenfoto's of diskettes ) is de vergoeding ten hoogste f 100,- (E 45,38). Recht op aanvulling, correctie en afscherming Als u van mening bent dat de gegevens in uw dossier inhoudelijk onjuist zijn, kunt u de arts vragen deze te corrigeren. U kunt hem ook vragen een door u afgegeven (aanvullende) verklaring over de gegevens aan het dossier toe te voegen. U kunt, indien u toch prijs stelt op bewaring van de gegevens, uw arts verzoeken (bepaalde) gegevens voor anderen af te schermen als u vindt dat deze minder relevant of niet geheel juist zijn. U krijgt binnen vier weken te horen of, en zo ja, in hoeverre aan uw verzoek wordt voldaan. Recht op verwijdering en vernietiging U kunt uw arts vragen (een deel van) uw gegevens te vernietigen. Uw arts moet dit verzoek binnen drie maanden uitvoeren, tenzij hij aannemelijk maakt dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan uzelf, of omdat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt. Tip: Als er al een andere folder is uitgegeven, vergelijkt u dan de tekst. De informatieplicht geldt zowel voor nieuwe patiënten als voor patiënten die al in behandeling zijn.

13

Zie bijlage 5 van deze brochure.


b.

INFORMATIEFOLDER VOOR PATIENTEN VAN ARTSEN DIE IN EEN INSTELLING WERKEN

Geachte mevrouw, geachte heer, Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat uw behandelend arts een dossier aanlegt. Het dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook worden in het dossier de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens opgenomen die uw arts elders, bijvoorbeeld bij uw huisarts of bij een medisch specialist in een ander ziekenhuis met uw toestemming heeft opgevraagd. Omgekeerd kunnen gegevens uit uw dossier worden verstrekt aan andere hulpverleners binnen of buiten de instelling. Zo kunnen in geval van verwijzing bijvoorbeeld gegevens aan de radioloog of de klinisch chemicus worden verstrekt of, na ontslag uit het ziekenhuis, aan uw huisarts, tenzij u daar uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt. Ook kunnen gegevens worden gebruikt voor waarneming of voor intercollegiale toetsing binnen het ziekenhuis. Een beperkt aantal gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie. Ook worden gegevens uit uw dossier aan anderen verstrekt als dat wettelijk is voorgeschreven. Een voorbeeld: de behandelend arts moet een infectieziekte melden aan de directeur van de GGD. Bij een overlijden moet de behandelend arts een verklaring van overlijden afgeven aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. Indien u in het ziekenhuis wordt opgenomen, wordt bovendien een verpleegkundig dossier gemaakt. Na uw ontslag wordt dit doorgaans bij het dossier van uw arts gevoegd. Als uw arts uw gegevens wil 14 gebruiken voor een ander doel dan hierboven is aangegeven, dan moet u daarover geïnformeerd worden en is uw toestemming nodig. Uw toestemming is bijvoorbeeld nodig als uw gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Uw toestemming is niet nodig als gegevens worden gebruikt die niet tot uw persoon herleidbaar zijn. 15

Als het ziekenhuis of de instelling werkt met centrale medische dossiers wordt aanbevolen in de folder op te nemen: In het ziekenhuis of de instelling wordt gewerkt met een centraal patiëntendossier. Dat is gedaan met het oog op de continuïteit van zorg. Het betekent dat met uitzondering van de gegevens die de klinisch 16 psycholoog of psychiater vastlegt en die afzonderlijk worden bewaard , uw gegevens integraal in één dossier door de verschillende hulpverleners worden genoteerd, tenzij u hier bezwaar tegen maakt. Beveiliging van uw gegevens 17 Uw arts en de verantwoordelijke binnen de instelling dragen er zorg voor dat uw dossier veilig wordt opgeborgen, dat de gegevens niet verloren raken en niet in onbevoegde handen komen. Rechtstreeks bij uw behandeling of onderzoek betrokken hulpverleners hebben ook toegang tot uw gegevens. Voorbeelden zijn de (praktijk)assistent(e), waarnemer, verpleegkundige, geconsulteerde andere hulpverleners en ondersteunende medewerkers zoals doktersassistenten en secretaresses. Zij hebben alleen toegang tot die gegevens in het dossier die noodzakelijk zijn voor hun taak. Deze hulpverleners hebben 18 een zelfstandig beroepsgeheim of een van uw arts afgeleide geheimhoudingsplicht . Zie 1.a. Bewaartermijn Uw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan nodig is voor het doel of de doelen waarvoor ze worden verwerkt. De algemene bewaartermijn is tien jaar maar de termijn kan ook langer zijn. Gegevens mogen in ieder geval tot 1 mei 2005 worden bewaard, ongeacht wanneer ze zijn vastgelegd. Dat kan van 14

Alle doelen waarvoor binnen de instelling patiëntgegevens worden verwerkt, moeten hier worden vermeld. Zie ook bijlage 6 van deze brochure. 15 Vul in wat van toepassing is. 16 Vul in wat in uw situatie van toepassing is. 17 Vul in wie de verantwoordelijke is. 18 » Tip: U kunt eventueel het overzicht van toegangsbevoegdheden uit bijlage 3 aan de patiëntenfolder toevoegen.


belang zijn voor bijvoorbeeld medisch-wetenschappelijk onderzoek. Als een beroep wordt gedaan op het vernietigingsrecht (zie hieronder) kan de bewaartermijn korter zijn. Het kan voorkomen dat uw arts de gegevens langer dan tien jaar moet bewaren, bijvoorbeeld omdat hij alleen goede zorg kan bieden als de gegevens bewaard blijven. U kunt hierbij denken aan langlopende of terugkerende behandelingen, zoals bij chronische ziekten of erfelijke aandoeningen. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van u uitgaan. Daarover kunt u met uw arts afspraken maken. De Wet Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen (BPOZ) heeft een aparte regeling voor het bewaren van dossiers die tijdens een BOPZ-opname zijn vervaardigd. Tot vijf jaar na het einde van deze opname mag het dossier niet worden vernietigd. Daarna mag dat wel, al wordt (ook door de Stichting Patiënten Vertrouwenspersonen) geadviseerd deze gegevens minstens tien jaar te bewaren. Afschriften van rechterlijke beslissingen, beschikkingen van de burgemeester tot dwangopname (IBS) en de bijbehorende geneeskundige verklaringen moeten echter vijf jaar na dagtekening worden vernietigd. Voor deze gegevens geldt derhalve een échte maximumbewaartermijn. Academische ziekenhuizen mogen sommige gegevens, zoals de ontslagbrief, 115 jaar bewaren. Recht op inzage en afschrift U mag uw gegevens inzien en u kunt om een afschrift van uw gegevens verzoeken. Uw arts moet dat verzoek binnen vier weken honoreren, tenzij dit in strijd is met het privacybelang van een ander. Voor het verstrekken van afschriften mag hij een vergoeding vragen. Voor afschriften van maximaal 50 blz.: f 10,- (E 4,54); voor afschriften van maximaal 100 blz.: f 50,(E 22,69) en voor afschriften van meer dan 100 blz.: f 75,- (E 34,03). Voor andere afschriften 19 (bijvoorbeeld röntgenfoto's of diskettes ) is de vergoeding ten hoogste f 100,- (E 45,38). Recht op aanvulling, correctie en afscherming Als u vindt dat de gegevens in uw dossier inhoudelijk onjuist zijn, kunt u de arts vragen deze te corrigeren. U kunt hem ook vragen een door u afgegeven (aanvullende) verklaring over de gegevens aan het dossier toe te voegen. U kunt, indien u prijs stelt op bewaring van de gegevens, uw arts of de verantwoordelijke20 verzoeken (bepaalde) gegevens voor anderen af te schermen als u vindt dat deze feitelijk onjuist of niet relevant zijn. U hoort binnen vier weken of, en zo ja, in hoeverre aan uw verzoek wordt voldaan. Recht op verwijdering en vernietiging 20 U kunt uw arts of de verantwoordelijke vragen (een deel van) uw gegevens te vernietigen. Uw arts moet dit verzoek binnen drie maanden uitvoeren, tenzij hij aannemelijk maakt dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan uzelf, of omdat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt. Tip: Als de instelling al een folder heeft uitgegeven, vergelijkt u dan de tekst. De informatieplicht geldt zowel voor nieuwe patiënten als voor patiënten die al in behandeling zijn.

19 20

Zie bijlage 5 van deze brochure.

Vul in wie de verantwoordelijke is.


c.

INFORMATIEFOLDER VOOR PATIENTEN VAN ARTSEN DIE 'IN OPDRACHT' VAN EEN DERDE WERKEN (Zoals keuringsartsen, verzekeringsgeneeskundigen, bedrijfsartsen, GGD-artsen, adviserend artsen etc.)

Geachte mevrouw, geachte heer, 21

Voor uw behandeling/begeleiding/onderzoek/controle/advies/keuring is het noodzakelijk dat de arts een dossier aanlegt. Het dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand (of die van uw kind). Als dat nodig is, kunnen er ook gegevens in worden opgenomen die de arts of zijn waarnemer elders, bijvoorbeeld bij uw huisarts of specialist in het ziekenhuis met uw toestemming heeft opgevraagd. Omgekeerd kunnen gegevens uit uw dossier met uw toestemming worden verstrekt aan anderen, zoals een bedrijfsmaatschappelijk werker, een arbeidsdeskundige, een medisch specialist die een expertise moet maken, of uw huisarts. Als een derde, bijvoorbeeld uw werkgever of uw verzekeringsmaatschappij om het onderzoek, de controle of de keuring heeft verzocht, dan mag de arts (uitsluitend) het resultaat daarvan aan de opdrachtgever doorgeven, zonder daarbij gegevens over uw gezondheid te vermelden. Dat geldt uiteraard niet als u gebruik maakt van het blokkeringsrecht (zie hieronder). Een beperkt aantal gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie. Ook worden gegevens uit uw dossier aan anderen verstrekt als dat wettelijk is voorgeschreven. Een voorbeeld: de bedrijfsarts moet een aangetoonde beroepsziekte melden aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten. 22 Als derden aan de arts vragen om voor een ander doel gegevens te verstrekken dan hierboven is aangegeven, dan moet u daarover geïnformeerd worden en is uw toestemming nodig. Uw toestemming is bijvoorbeeld nodig als uw gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Uw toestemming is niet nodig als gegevens worden gebruikt die niet tot uw persoon herleidbaar zijn. Beveiliging van uw gegevens 23 Uw arts en de verantwoordelijke binnen de instelling dragen er zorg voor dat uw gegevens veilig worden opgeborgen, dat de gegevens niet verloren raken en niet in onbevoegde handen komen. Rechtstreeks bij 24 de behandeling/begeleiding/onderzoek/controle/advies/keuring betrokken hulpverleners hebben eveneens toegang tot uw gegevens. Voorbeelden zijn de (praktijk)assistent(e), verpleegkundige, waarnemer, geconsulteerde andere hulpverleners en ondersteunende medewerkers, zoals doktersassistenten en secretaresses. Zij hebben alleen toegang tot die gegevens in het dossier die 25 noodzakelijk zijn voor hun taak. Deze hulpverleners zijn ook verplicht tot geheimhouding .

Bewaartermijn Uw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan nodig is voor het doel of de doelen waarvoor ze 26 worden verwerkt . De algemene bewaartermijn is tien jaar maar de termijn kan ook langer zijn. 21

Vul in wie de verantwoordelijke is. Alle doelen waarvoor u gegevens verwerkt, moeten hier worden vermeld. Zie ook bijlage 6 van deze brochure. 23 Vul in wie de verantwoordelijke is. 24 Vul in wat in uw situatie van toepassing is. 22

25 26

» Tip: U kunt eventueel het overzicht van toegangsbevoegdheden uit bijlage 3 aan de patiëntenfolder toevoegen.

De bewaartermijn moet hier, afhankelijk van de situatie, nader worden aangegeven. Enkele voorbeelden: in geval van een keuring kan deze termijn veel korter zijn. In verband met de opsporing en evaluatie van beroepsziekten kan het noodzakelijk zijn de gegevens (veel)


Gegevens mogen in ieder geval tot 1 mei 2005 worden bewaard, ongeacht wanneer ze zijn vastgelegd. Dat kan van belang zijn voor bijvoorbeeld medisch-wetenschappelijk onderzoek. Als u een beroep doet op het vernietigingsrecht (zie hieronder), kan de bewaartermijn korter zijn. Recht op inzage en afschrift U mag uw gegevens inzien en u kunt om een afschrift van uw gegevens verzoeken. Uw arts moet dat verzoek binnen vier weken honoreren, tenzij dit in strijd is met het privacybelang van een ander. Voor het verstrekken van afschriften mag hij een vergoeding vragen. Voor afschriften van maximaal 50 blz.: f 10,- (E 4,54); voor afschriften van maximaal 100 blz.: f 50,(E 22,69) en voor afschriften van meer dan 100 blz.: f 75,- (E 34,03). Voor andere afschriften 27 (bijvoorbeeld röntgenfoto's of diskettes ) is de vergoeding ten hoogste f 100,- (E 45,38). Recht op aanvulling, correctie en afscherming Als u vindt dat de gegevens in uw dossier inhoudelijk onjuist zijn, kunt u de arts vragen deze te corrigeren. U kunt hem ook vragen een door u afgegeven (aanvullende) verklaring over de gegevens aan het dossier toe te voegen. U kunt, indien u prijs stelt op bewaring van de gegevens, uw arts of de verantwoordelijke28 verzoeken (bepaalde) gegevens voor anderen af te schermen als u vindt dat deze minder relevant of niet geheel juist zijn. U hoort binnen vier weken of, en zo ja, in hoeverre aan uw verzoek wordt voldaan. Recht op verwijdering en vernietiging 28 U kunt uw arts of de verantwoordelijke vragen (een deel van) uw gegevens te vernietigen. De arts of de verantwoordelijke moet dit verzoek binnen drie maanden uitvoeren, tenzij hij aannemelijk maakt dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan uzelf, of omdat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt. Blokkeringsrecht In bepaalde gevallen heeft u als cliënt of keurling het recht om het doorgeven van gegevens, bijvoorbeeld de uitslag van een onderzoek of keuring, te blokkeren. Om dit recht uit te oefenen moet u als cliënt als eerste in kennis worden gesteld van de uitslag en de daaraan te verbinden conclusies. Dat geldt uiteraard niet als u vooraf aangeeft dat u geen gebruik maakt van dit recht en ermee instemt dat uw arts de uitslag direct doorgeeft aan de opdrachtgever. Het blokkeringsrecht geldt bij onderzoeken of keuringen voor een beoogde functie (dus niet uw huidige functie), een beoogde verzekeringsovereenkomst of een opleiding. Tip: als de afdeling, dienst of organisatie al een folder heeft uitgegeven, is het verstandig de teksten van beide folders op elkaar af te stemmen. De informatieplicht geldt zowel voor nieuwe patiënten als voor patiënten die al in behandeling zijn.

langer dan tien jaar te bewaren. Binnen de Jeugdgezondheidszorg is het usance de gegevens te bewaren tot tien jaar na afloop van de zorgperiode, die van 0 tot 19 jaar loopt. Zie ook D 7. 27 Zie bijlage 5 van deze brochure. 28 Vul in wie de verantwoordelijke is.


BIJLAGE 2 DE WBP EN MEDEWERKERS IN EEN ARTSENPRAKTIJK De informatie in deze bijlage heeft betrekking op onder meer praktijkassistenten, (praktijk)verpleegkundigen, administratieve medewerkers, artsen in opleiding en co-assistenten. In de arbeidsovereenkomst van medewerkers kunt u een bepaling opnemen die hen verplicht tot geheimhouding over alle patiëntengegevens die ze uit hoofde van die functie vernemen. Deze verplichting tot geheimhouding blijft ook van toepassing nadat de arbeidsovereenkomst is beëindigd. Als er geen sprake is van een arbeidsovereenkomst kan de geheimhoudingsplicht in een afzonderlijke overeenkomst of in een protocol worden opgenomen. Medewerkers die door hun functie kennisnemen van patiëntgegevens, moeten zich op grond van hun geheimhoudingsplicht aan de volgende regels houden: 1. De medewerker neemt uitsluitend kennis van patiëntgegevens voor zover die voor de uitvoering van zijn taak noodzakelijk zijn. 2. De medewerker is niet gerechtigd om zonder overleg of afstemming met de behandelend arts patiëntgegevens ter inzage te geven of afschriften aan derden te verstrekken. De medewerker draagt er persoonlijk zorg voor, dat gegevens niet in onbevoegde handen komen, verloren raken en/of uit onachtzaamheid openbaar worden; hij stelt zich op de hoogte van door de arts of de leiding opgestelde regels voor de beveiliging van en de omgang met gegevens. 3. De medewerker brengt zonder overleg of afstemming met de behandelend arts geen inhoudelijke wijzigingen aan en/of verwijdert geen gegevens, tenzij het onmiskenbaar foutieve administratieve gegevens betreft. In dat geval vermeldt hij bij de correctie de datum en zijn initialen/code.


BIJLAGE 3 TOEGANGSBEVOEGDHEDEN VAN FUNCTIONARISSEN OF PERSONEN Dit overzicht is bedoeld als voorbeeld voor de toegang tot patiëntgegevens; het dient aan een specifieke situatie te worden aangepast. Aard van de gegevens Functionaris of naam

Behandelend arts/specialist Mede-behandelend arts/specialist Waarnemer van behandelend arts/specialist Assistenten in opleiding Assistentes ter ondersteuning Medisch secretarieel/administratief personeel Financiële administratie van instelling Directie of Raad van Bestuur ICT systeembeheerder ICT onderhoudsdienst/software leverancier Bewerker

NAW + + +

Medisch + + a

Financieel + + a

+ + +

a a a

a a +

+ + i i

o o i i

+ + i i

b

b

b

legenda: + toegang onbeperkt a toegang uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de actuele behandeling b toegang uitsluitend voor zover noodzakelijk voor een goede taakuitoefening van de bewerker i toegang uitsluitend voor zover noodzakelijk voor onderhoud en opsporing van fouten o geen toegang


BIJLAGE 4 AANDACHTSPUNTEN VOOR EEN CONTRACT MET EEN BEWERKER Een bewerker is iemand buiten de organisatie van de verantwoordelijke, die niet in een hiërarchische verhouding tot de verantwoordelijke staat. Als een bewerker persoonsgegevens gaat verwerken, moet de verantwoordelijke de bewerker duidelijk maken hoe hij met de persoonsgegevens moet omgaan. De verplichtingen van de verantwoordelijke en de bewerker moeten duidelijk in een schriftelijke overeenkomst worden vastgelegd. De verantwoordelijke moet toezien op de naleving van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. In de overeenkomst moet tenminste worden vastgelegd dat: persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt in opdracht van de verantwoordelijke; de bewerker en alle medewerkers, handelend onder zijn gezag, uitsluitend toegang hebben tot gegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun taak; de bewerker en alle medewerkers, handelend onder zijn gezag, verplicht zijn de gegevens waarvan zij kennis nemen, geheim te houden; de bewerker voldoende technische en organisatorische waarborgen biedt ter beveiliging tegen verlies of onrechtmatige verwerking van gegevens; eventueel kan worden opgenomen, dat de bewerker ervoor zorgdraagt dat bij verandering van hard- of software wordt gecheckt of de gegevens op de oude gegevensdrager nog kunnen worden ontsloten; zo niet dan moet bijvoorbeeld voorafgaand aan de verandering een uitdraai van de gegevens worden gemaakt.


BIJLAGE 5 BESLUIT OVER PRIJZEN VAN AFSCHRIFTEN (overgenomen uit KNMG vademecum) In de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst WGBO is het recht op afschrift opgenomen. Op grond van dit recht kan een patiënt (of met machtiging diens vertegenwoordiger, bijvoorbeeld een advocaat) verzoeken om een afschrift van (een gedeelte van) het medisch dossier dat over hem of haar door een hulpverlener is aangelegd (zie hoofdstuk 6 van de KNMG-richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens). Als een patiënt om een afschrift verzoekt, moet dit door de hulpverlener in beginsel altijd worden verstrekt. Dat is alleen anders als de verstrekking van een afschrift de privacy van een ander in gevaar zou brengen. Voor het verstrekken van een afschrift kan (dit hoeft niet) een hulpverlener op grond van de WGBO een redelijke kostenvergoeding vragen. Aangezien de meeste medische dossiers systematisch toegankelijk zijn - voor zover ze al niet in geautomatiseerde vorm worden bijgehouden - is ook de Wet Bescherming 29 Persoonsgegevens van toepassing. Ingevolge het op dit moment vigerende Besluit zijn de volgende tarieven vastgelegd voor het verstrekken van één of meer afschriften. 1. 2. 3. 4.

5.

29

Voor het verstrekken van afschriften van dossiergegevens kan maximaal f 10,- (E 4,54) in rekening worden gebracht, indien het afschrift bestaat uit ten hoogste 49 blz. Voor het verstrekken van afschriften van dossiergegevens kan maximaal f 50,- (E 22,69) in rekening worden gebracht, indien het afschrift bestaat uit 50 - 100 blz. Voor het verstrekken van afschriften van dossiergegevens kan maximaal f 75,- (E 34,03) in rekening worden gebracht, indien het afschrift bestaat uit meer dan 100 blz. De vergoeding voor het afschrift, dat op een andere gegevensdrager wordt verstrekt dan papier bedraagt ten hoogste f 100,- (E 45,38). Hierbij kan worden gedacht aan elektronische verstrekking, bijvoorbeeld op diskette of via een directe verbinding tussen personal computers, of de verstrekking van een afdruk van een (röntgen)foto. De vergoeding voor een afschrift van een, vanwege de aard van de vaststelling, moeilijk toegankelijke registratie bedraagt ten hoogste f 100,- (E 45,38). Het gaat hier om ontoegankelijkheid in technische zin. Worden gegevens bijvoorbeeld vastgelegd op microfilm, dan is verstrekking pas na het verrichten van enige bewerking mogelijk: opzoeken, vergroten en vervolgens afdrukken. Het feit dat een dossier niet bij de houder zelf wordt bewaard, maar bij een derde is geen ontoegankelijkheid in technische zin en rechtvaardigt geen vergoeding op basis van dit artikel. Indien voor het verstrekken van een afschrift verschillende criteria voor het berekenen van de vergoeding van toepassing zijn, wordt slechts de hoogste vergoeding in rekening gebracht.

Besluit van 8 oktober 1988, houdende vaststelling van de maximale vergoeding van kosten van een bericht als bedoeld in de artikelen 29 en 32 Wet persoonsregistraties (Staatsblad 1998, 594).


BIJLAGE 6 MOGELIJKE DOELEN VOOR HET VERWERKEN VAN PATIENTGEGEVENS (achter het doel staat het corresponderende deel in deze brochure) -

30

30

Goede zorg en hulpverlening aan de patiënt . (B, C en D) Het verrichten van een keuring of een onderzoek en het op basis daarvan adviseren van de opdrachtgever. (D) Sociaal-medische begeleiding en reïntegratie in het kader van de sociale-zekerheidswetgeving. (D) Het houden van een arbeidsomstandighedenspreekuur. (D) Financiële administratie, waaronder het in handen van derden stellen van vorderingen en het laten uitvoeren van accountantscontrole. (B, C, D) Behandeling van klachten van patiënten. (B, C, D) Wetenschappelijk onderzoek, statistiek en medisch onderwijs. (B, C, D) Beleid en management. (B, C, D) Kwaliteitsbewaking van de zorg. (B, C, D) Incidentenregistratie (FONA of MIP). (C) Intercollegiale toetsing. (B, C, D) Speciale begeleiding van leerlingen binnen het bijzonder onderwijs. (D) Uitvoering van een verzekeringsovereenkomst en risicobeoordeling. (D) Uitvoering van wettelijke taken opgelegd aan de reclassering (bijvoorbeeld de Raad voor de Kinderbescherming; specificeren door de betreffende 'verantwoordelijke'). (D) Tenuitvoerlegging van vrijheidsstraffen, beperkende maatregelen of vreemdelingenbewaring. (D)

Deze algemene doelstelling moet nader worden gespecificeerd, bijvoorbeeld binnen gezondheidscentra, verslavingsklinieken, psychiatrische instellingen, jeugdgezondheidszorg, GGD-en, militaire geneeskunde etc.


BIJLAGE 7 INVULLEN VAN HET MELDINGSPROGRAMMA VAN HET CBP Als arts zult u zich in de meeste gevallen niet hoeven te melden bij het CBP. Hetzij omdat u als individuele hulpverlener (bijvoorbeeld als vrijgevestigde huisarts) bent vrijgesteld van melding, hetzij omdat de instelling waar u werkzaam bent voor de melding zorgdraagt (zie A 4). Als u wel een meldingsprogramma van het CBP moet invullen, dan vindt u in deze bijlage enkele suggesties. Bij het ter perse gaan van deze brochure was het meldingsprogramma van het CBP nog niet gereed. Zodra dit gereed is, zal aangegeven worden hoe het te verkrijgen is. Hieronder vindt u de onderwerpen die in ieder geval aan de orde komen. Daarbij zijn steeds één of meer suggesties genoemd. 1. Naam en adres van de verantwoordelijke Als u degene bent die vaststelt met welk doel en welke middelen patiëntgegevens worden verwerkt, moet u hier uw naam en (praktijk)adres invullen. Indien u samen met anderen deze verantwoordelijkheid draagt, dan vermeldt u uw gezamenlijke naam (of de naam van degene die de eindverantwoordelijkheid op zich neemt) en vult u het adres in waar patiënten terechtkunnen met vragen of klachten. Zie ook A 2. 2. Doelen van de verwerking Zie A 5 en bijlage 6. 3. Categorieën van betrokkenen Patiënten en/of cliënten. 4. Categorieën van gegevens Het gaat hier om alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking. Vul hier het doel in dat u bij punt 2 hebt ingevuld. Bijvoorbeeld: noodzakelijk voor de goede zorg en hulpverlening aan de patiënt. 5. Categorieën van ontvangers Het antwoord is afhankelijk van uw situatie. U kunt denken aan: ziekenhuizen, andere hulpverleners, landelijke of regionale registraties (bij naam noemen), zorgverzekeraars. 6. Voorgenomen doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU Het kan gaan om ieder land in de wereld als de doorgifte van gegevens noodzakelijk is om de behandelingsovereenkomst met de patiënt uit te voeren, als de doorgifte met toestemming van de patiënt plaatsvindt, of als het om een noodgeval gaat en de doorgifte in het belang is van de patiënt. Zie ook A 8. 7. Algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen U beantwoordt hier algemene vragen zoals: Heeft u de autorisatie van de toegangsbevoegden (zie bijlage 3) geregeld? Maakt u gebruik van login-namen en/of wachtwoorden? Staan uw patiëntgegevens in verbinding met de elektronische snelweg? Maakt u gebruik van versleuteling? Past u zogenaamde privacy bevorderende technologieën toe? Hiermee kan het CBP een inschatting maken van uw beveiligingsniveau. Zie A 4 en bijlage 8.


BIJLAGE 8 BEVEILIGING VAN PATIENTGEGEVENS DOOR ARTSEN Voorschriften van het college bescherming persoonsgegevens (CBP) Op grond van artikel 13 van de WBP zijn artsen verplicht om de noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om patiëntgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen moeten er mede op gericht zijn om onnodige verzameling en verdere verwerking van patiëntgegevens te voorkomen. De interpretatie van artikel 13 WBP is in handen van het CBP. In de Achtergrondstudie en verkenning nr. 23: 'Beveiliging van persoonsgegevens' (Beveiliging van persoonsgegevens tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking) zijn de beveiligingseisen opgenomen zoals die, na inwerkingtreding van de WBP, door het CBP worden gehanteerd. De door de arts te treffen beveiligingsmaatregelen zijn afhankelijk van de aard en de omvang van de persoonsgegevens en van de wijze van verwerking van die persoonsgegevens. Er zijn vier 'risicoklassen'. De verwerking van patiëntgegevens door artsen valt in risicoklasse 2 (verhoogd risico). Onder verhoogd risico wordt verstaan dat er extra negatieve gevolgen bestaan voor de patiënt bij verlies, of bij onbehoorlijke of onzorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens vanwege het feit dat de arts gegevens over de gezondheid verwerkt. De WBP beschouwt gezondheidsgegevens als bijzondere (gevoelige) gegevens. De 'Achtergrondstudie en verkenningen' nummer 23 geeft gedetailleerd weer welke beveiligingseisen bij risicoklasse 2 gelden. Voor elektronische gegevensverwerking door artsen betekent dit bijvoorbeeld dat: de gegevensverwerking geheel geëncrypteerd (versleuteld) moet zijn. Dus zowel het afzonderlijk opgeslagen elektronische medische dossier van de arts, als het (eventuele) elektronisch uitwisselen van gegevens met anderen (zoals andere zorgverleners); identificatie en verificatie adequaat geregeld zijn; er sprake is van een strikte autorisatie, dus alleen degenen die daartoe bevoegd zijn, hebben toegang tot de patiëntgegevens. Voor meer informatie: zie 'Achtergrondstudie en verkenning', nummer 23 van de Registratiekamer (College Bescherming Persoonsgegevens) te Den Haag. Tot 1 september 2001: www.registratiekamer.nl, vanaf 1 september 2001: www.cbpweb.nl.


LITERATUUR • • • • • • • • • •

Advies inzake overdracht medisch dossier bij verandering van huisarts. KNMG/LHV, Utrecht, 1994 Arts en patiëntenrechten. KNMG-Consult, vierde druk. Utrecht, maart 2000. Doppegieter, RMS. Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), stand van zaken. Medisch Contact, nr. 42, 20 oktober 2000, blz. 1497. Doppegieter, RMS De nieuwe privacywet, consequenties voor de gezondheidszorg. Medisch Contact, nr. 35, 28 augustus 1998, blz. 1102-4. Handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens, Wet Bescherming Persoonsgegevens, uitgave van het Ministerie van Justitie, januari 2001, www.minjust.nl. email: [email protected]. Hooghiemstra TFM. De WBP en de gezondheidszorg. Tijdschrift voor gezondheidsrecht 1999, nr. 1, blz. 17-27. Inzage na overlijden. Medisch Contact, nr. 29/30, 28 juli 2000, blz. 1076-7. Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens. KNMG, Utrecht, november 1997 (op termijn te herzien). Samenwerking bij arbeidsverzuim KNMG-Code. Medisch Contact, nr. 9, 5 maart 1999, blz. 326-328 WGBO en bedrijfsarts, Advies aan de besturen van de Vereniging voor Gezondheidsrecht en de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde, augustus 2000.


COLOFON De 'Handleiding voor artsen inzake privacy en omgaan met patiëntgegevens' is een uitgave van de KNMG te Utrecht. auteurs: redactie: productie: bestelwijze:

mw. mr. R.M.S. Doppegieter, mr. drs. T.F.M. Hooghiemstra en mr.dr. C. Lameer C.J.G.M. Klaver KNMG Leden van de KNMG kunnen de handleiding gratis downloaden via www.knmg.nl. Niet-leden kunnen de handleiding tegen betaling van ƒ 25,00 (E 11,35) op papier of diskette bestellen via telefoonnummer: (030) 28 23 911, faxnummer: (030) 28 23 326 of via e-mail via [email protected].

KNMG, Utrecht, mei 2001

Privacy- wetgeving en het omgaan met patiëntgegevens. KNMG Handleiding voor artsen

Recommend Documents