PRIVACY REGLEMENT STICHTING DE HOOP

PRIVACY REGLEMENT STICHTING DE HOOP & Stichting De Hoop Re-integratie & Stichting Refaja & Stichting Ruchama

Vastgesteld februari 2010

=============================================================== =

N=

HEB JE VRAGEN PRIVACYREGLEMENT?

OF

OPMERKINGEN

NEEM DAN CONTACT BELEIDSADVISERING! =============================================================== =

OP

MET

DE

OVER

HET

AFDELING

O=

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave

3

1. Algemeen 1.1 Begripsbepalingen 1.2 Reikwijdte 1.3 Doel 1.4 Inleiding

6

2. Verwerking van persoonsgegevens bij De Hoop 2.1 Cliëntenregistratie 2.2 Financieel beheerregistratie 2.3 MIP-registratie 2.4 Klachtenregistratie 2.5 Arbeidsre-integratie registratie 2.6 Audio-audiovisuele registratie 2.7 Persoonlijke werkaantekeningen

8

3. Verantwoordelijke, beheerder, bewerker en gebruiker 3.1 Verantwoordelijke 3.2 Beheerder 3.3 Bewerker 3.4 Gebruiker

14

4. Bewaartermijnen 4.1 De regels 4.2 De uitvoering

15

5. Gebruik van de persoonsregistraties Verstrekken van persoonsgegevens 5.1 Algemene regel 5.2 Bevoegdheden per medewerker per persoonsregistratie 5.3 Gebruik persoonsregistraties door medewerkers De Hoop Verstrekken van persoonsgegevens aan medewerkers van De Hoop 5.3.1 Cliëntenregistratie 5.3.2 Financieel beheerregistratie 5.3.3 MIP-registratie 5.3.4 Klachtenregistratie

=============================================================== =

17

P=

5.3.5 Arbeidsre-integratie registratie 5.3.6 Audio-audiovisuele registratie 5.3.7 Bevoegdheden raad van bestuur 5.3.8. Bevoegdheden medewerker Functioneel Beheer & Managementinformatie 5.3.9 Bevoegdheden overig personeel 5.4 Verstrekking van persoonsgegevens aan: - personen/instanties niet verbonden aan De Hoop - cliënten van De Hoop 5.4.1 Cliëntenregistratie 5.4.2 Overige persoonsregistraties 5.5 Meldingsplicht bij verstrekken van persoonsgegevens aan derden 5.5.1 De regel 5.5.2 De uitvoering 6. Inzien van de persoonsgegevens door (ex-)cliënten 6.1 De regels 6.2 De uitvoering 6.2.1 Tijdens de Poliklinische onderzoeksfase 6.2.2 Tijdens opname in De Hoop 6.2.3 Tijdens ambulante behandeling 6.2.4 Voor ex-cliënten Bijlagen: 1 Standaardbrief: verzoek inzage dossier 2 Machtiging tot inzage dossier 3 Standaardmemo: verzoek inzage dossier ex-cliënt De Hoop 7. Correctie, aanvulling en verwijdering van persoonsgegevens en toevoegen eigen verklaring aan dossier 7.1 De regels 7.2 De uitvoering 7.3 Toevoegen eigen verklaring

26

32

8. Verzoek om vernietiging van bepaalde persoonsgegevens 8.1 De regels 8.2.1 De uitvoering bij cliënten 8.2.2 De uitvoering bij ex-cliënten Bijlagen: 4 Standaardbrief: verzoek vernietiging dossier 5 Standaardmemo: verzoek vernietiging dossier ex-cliënt De Hoop

33

9. Overdracht van persoonsgegevens 9.1 De regels

36

=============================================================== =

Q=

9.2 De uitvoering

Bijlagen: 6 Standaardbrief: verzoek overdracht persoonsgegevens 7 Verklaring overdracht gegevens uit persoonsregistraties De Hoop 10. Verstrekking van persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek 11. Klachten 12. Overdracht van persoonsgegevens aan een andere houder 13. Evaluatie van het reglement 14. Wijziging van het reglement

=============================================================== =

37 37 38 38 38

R=

1. ALGEMEEN 1.1 Begripsbepalingen leidinggevenden: overal waar in het reglement wordt gesproken over leidinggevenden, wordt daaronder begrepen hun eventuele waarnemer beheerder: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, en aan diens rechtstreeks gezag is onderworpen bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen betrokkene: cliënt van De Hoop College bescherming persoonsgegevens: het College dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken gebruiker: degene die van reeds verwerkte persoonsgegevens gebruik maakt; IRO-budget: het door een cliënt van De Hoop of ander persoon van het UWV ontvangen budget, dat kan worden aangewend voor het inkopen van re-integratie diensten bij De Hoop. ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt UWV: Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen.; verantwoordelijke: de raad van bestuur van Stichting De Hoop alsmede de besturen van Stichting De Hoop Re-integratie, gevestigd te Dordrecht, Stichting Refaja, gevestigd te Rotterdam en Stichting Ruchama, gevestigd te Raalte; verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens wet: wet Bescherming Persoonsgegevens wettelijk vertegenwoordiger De ouder, voogd, curator of andere vertegenwoordiger op grond van wetgeving of na rechterlijke uitspraak, die namens de cliënt optreedt om de belangen van de cliënt die niet tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat is, te behartigen. =

= = =

=

S

1.2 Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van persoonlijke doeleinden (werkaantekeningen) vallen niet onder de reikwijdte van dit reglement. 1.3 Doel Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de wet. Dit reglement is van toepassing binnen het psychiatrisch ziekenhuis alsmede de maatschappelijke opvang en Horeb, allen geëxploiteerd door Stichting De Hoop, hierna tezamen te noemen: ‘De Hoop’, en heeft betrekking op na te noemen persoonsgegevens. Daarnaast is het ook van toepassing op cliënten van De Hoop Re-integratie of anderen, die met een IRO-budget van het UWV een re -integratie dienst inkopen bij De Hoop Re integratie, alsmede cliënten van Refaja of Ruchama. 1.4 Inleiding Tijdens de poliklinische onderzoeksfase, tijdens opname en/of ambulante behandeling, dan wel als cliënt van De Hoop Re-integratie, verzamelen de medewerkers verschillende persoonsgegevens over de cliënten en deze gegevens worden vervolgens deels geautomatiseerd verwerkt en deels in een (papieren) bestand opgenomen. Betreffende persoonsgegevens geven een samenhangend beeld van de problematiek waarvoor de cliënten in behandeling zijn, dan wel in dienst zijn bij De Hoop Re-integratie. De bewaartermijn geldt in principe voor onbepaalde tijd, met inachtneming van het hierna onder 4 bepaalde. De persoonsgegevens worden verwerkt met als hoofddoel: - ondersteuning van de behandeling van de cliënt, dan wel ondersteuning van diens dienstverband bij De Hoop Re-integratie. Voor de Audio-audiovisuele opname (geluids- en beelddragers) geldt tevens als doelstelling: - instructie aan de behandelende medewerkers. Voor de Financieel Beheerregistratie en de Arbeidsre-integratie registratie geldt tevens als doelstelling: - opstellen van begrotingen en rapportages ten behoeve van subsidies. Bij het verwerken van persoonsgegevens houden de medewerkers zich aan twee hoofdregels: 1. de persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven genoemde doelen gebruikt en verder voor geen enkel ander doel; 2. alleen de persoonsgegevens, die echt noodzakelijk zijn voor de ondersteuning van de behandeling, worden verwerkt. =

= =

=

=

=

=

=

=

T=

Daarnaast wordt bij het verwerken van persoonsgegevens altijd een goed onderscheid gemaakt tussen 1) de feiten over iets of iemand en 2) wat men vindt, denkt of vermoedt van iets of iemand. Wanneer hieronder wordt gesproken over cliënt of betrokkene, dient daaronder mede diens wettelijke vertegenwoordiger te worden verstaan.

2. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS Ter ondersteuning van de behandeling worden de volgende persoonsgegevens verwerkt (De Hoop Re-integratie komt alleen bij 2.5 aan de orde). 2.1 CLIËNTENREGISTRATIE Poliklinische onderzoeksfase Als betrokkene zich aanmeldt voor een onderzoek in de Polikliniek, wordt de aanmelding verwerkt door een medewerker. In een aantal gesprekken op de Polikliniek worden de gegevens verzameld waarmee men op de Polikliniek kan beoordelen of de betrokkene kan worden doorverwezen voor opname, dan wel wordt afgewezen, dan wel ambulante behandeling kan krijgen. Alle gegevens worden verwerkt met behulp van het geautomatiseerde EZRA. Verslagen, formulieren, correspondentie en overige gegevens worden bewaard conform de protocollen Inhoud dossier en Dossiervoering. Opname Als een cliënt wordt opgenomen leggen de begeleiders, de psychologen, de psychotherapeut en de psychiater tijdens de begeleidingsgesprekken en teamcliëntbesprekingen gegevens vast. Alle gegevens worden verwerkt met behulp van het EZRA. Verslagen, formulieren, correspondentie en overige gegevens worden bewaard in een dossiermap op de polikliniek. De gegevens over het behandelplan bevinden zich in een behandelmap. De behandelmap bevindt zich op het waar de cliënt behandeld wordt. Van een begeleidingsgesprek wordt een geluidsopname gemaakt, die gebruikt kan worden bij de evaluatie van het gesprek. De opname is een onderdeel van het dossier van de cliënt. Een nieuwe geluidsopname wordt indien mogelijk over een vorige geluidsopname opgenomen. De opnames worden in principe bewaard op het medewerkerskantoor. Van sommige behandelsituaties, bijv. groepstrainingen, worden video-opnames gemaakt die gebruikt worden bij de evaluatie van de behandelsituatie van betrokkene. De opnames zijn onderdeel van de dossiers van de betrokkenen. De opnames worden beheerd door het medewerkerskantoor. De opnames worden na bespreking met de betrokkenen en na afronding van de schriftelijke rapportage over U= = = = = = = = = =

de behandelsituatie gewist. Een 25-tal persoonsgegevens van betrokkene, niet tot een individueel persoon herleidbaar, wordt verstrekt aan het landelijke Patiëntenregister Intramurale Geestelijke Gezondheidszorg (PIGG). Bedoelde persoonsgegevens zijn onder andere: geboortedatum, geboorteplaats, opnamedatum, diagnosegegevens, juridische situatie bij opname, verblijfssituatie voor opname, opleidingsniveau en bron van inkomsten. Na beëindiging van de behandeling wordt het dossier van de cliënt bij de Polikliniek bewaard, met inachtneming van het hierna onder hoofdstuk 4 bepaalde. Ambulante behandeling Tijdens de ambulante behandeling leggen de begeleiders, de psychologen, de psychotherapeut en de psychiater gegevens vast. Alle gegevens worden verwerkt met behulp van EZRA. Formulieren, correspondentie en de overige gegevens worden bewaard in een dossiermap op de Polikliniek. De gegevens over het behandelplan bevinden zich in een behandelmap die eveneens op de Polikliniek wordt bewaard. Van sommige behandelsituaties kunnen video-opnames worden gemaakt die dan gebruikt worden bij de evaluatie van de behandelsituatie. De opnames zijn een onderdeel van de dossiers van de betrokkene. De opnames worden bewaard op de Polikliniek. De opnames worden na bespreking met de betrokkenen en na afronding van de schriftelijke rapportage over de behandelsituatie gewist. Een 25-tal persoonsgegevens van cliënt, niet tot een individueel persoon herleidbaar, worden verstrekt aan het landelijke Patiëntenregister Intramurale Geestelijke Gezondheidszorg (PIGG). Bedoelde persoonsgegevens zijn onder andere: geboortedatum, geboorteplaats, datum begin behandeling, diagnosegegevens, juridische situatie bij begin behandeling, verblijfsituatie, opleidingsniveau en bron van inkomsten. De kliniek geeft periodiek benodigde persoonsgegevens van de cliënt door aan de Polikliniek. De Polikliniek voegt deze gegevens samen met de benodigde eigen gegevens en geeft deze gezamenlijke gegevens, ten behoeve van de declaratie van Polikliniek en kliniek bij de zorgverzekeraars, door aan de Cliëntenadministratie van De Hoop. De volgende persoonsgegevens van betrokkene worden verwerkt, al dan niet middels het EZRA: 1. naam, adres en woonplaats (NAW) -gegevens van de cliënt 2. identificatiegegevens van de cliënt (waaronder diens vingerafdrukken) 3. behandelovereenkomst 4. soorten en aantal poliklinische gesprekken 5. opnamedatum, ontslagdatum 6. ziektekostenverzekerings-registratie =

= =

=

=

=

=

=

=

V=

7. beschrijving van de problemen waarvoor de cliënt behandeld wil worden 8. uitslagen van medische, psychologische en psychiatrische testen 9. gegevens over voorgaande behandelingen 10. relevante achtergrondgegevens over de cliënt 11. verslagen en rapporten van medewerkers over de cliënt 12. verslagen van bezoeken aan het thuismilieu van de cliënt 13. gegevens over kinderen van de cliënt 14. gegevens over eventuele justitiële maatregelen i.v.m. de opname 15. de afspraken die de cliënt heeft gemaakt (toestemming bezoek thuismilieu, doorgeven van informatie aan thuismilieu, AV-opname en vertoning etc.). 2.2 FINANCIEEL BEHEERREGISTRATIE Cliënten die worden opgenomen, kunnen als uitzondering de instelling machtigen hun uitkering te innen (wanneer zij zelf geen bankrekening hebben en/of kunnen openen). Ter ondersteuning van het financieel beheer van gelden van opgenomen cliënten worden persoonsgegevens verwerkt. Een deel van deze gegevens wordt tijdens de poliklinische onderzoeksfase door de medewerkers van de Cliëntenadministratie, die belast zijn met het beheer van de financiën van betrokkenen, verzameld. Aan de Financieel beheerregistratie worden vrijwel permanent persoonsgegevens toegevoegd. Intakeverslagen en persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van een geautomatiseerd administratief systeem. Formulieren, correspondentie en overige gegevens worden bewaard in een dossiermap op de Cliëntenadministratie. Een deel van de gegevens uit de Financieel Beheerregistratie wordt gebruikt voor het opstellen van begrotingen en rapportages, in verband met het aanvragen van subsidies voor de werkervaringsprojecten. De gegevens worden dan zoveel mogelijk geanonimiseerd verwerkt in de begrotingen en rapportages. De volgende persoonsgegevens van betrokkene worden verwerkt, al dan niet middels een geautomatiseerd systeem: 1. NAW-gegevens van de cliënt 2. identificatiegegevens van de cliënt 3. diverse machtigingen voor financieel beheer, indien van toepassing 4. correspondentie ten behoeve van het financieel beheer 5. bankgegevens 6. gegevens omtrent plaatsende instantie (via justitie) 7. uitkeringsgegevens en -formulieren 8. ziektekostenverzekeraarregistratie 9. inkomen 10. schulden, indien van toepassing 11. financiële verplichtingen, indien van toepassing =

= =

=

=

=

=

=

=

NM=

12. spaartegoeden, indien van toepassing. 2.3 MELDING INCIDENTEN PATIËNTEN (MIP)-REGISTRATIE Elke gebeurtenis bij onderzoek, behandeling, verzorging of verpleging van de cliënten, die leidt tot schadelijke gevolgen voor de cliënten of die een gevaarlijke situatie had kunnen opleveren, moet door het betrokken personeel worden gemeld bij de secretaris van de meldingscommissie voor incidenten met cliënten (de managementassistent van de algemeen directeur). Wanneer een dergelijke melding wordt gedaan, gaat de meldingscommissie onderzoeken of in de toekomst soortgelijke incidenten kunnen worden voorkomen. De commissie mag hiervoor degenen, die bij het incident betrokken zijn geweest, raadplegen. De commissie kan, na overleg met en in samenwerking met degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de betrokkene, de betreffende persoonsgegevens die zijn verwerkt raadplegen. De werkwijze van de meldingscommissie is vastgelegd in het Reglement Melding Incidenten Patiënten. De commissie legt een dossier aan van elke melding. Dit dossier wordt bewaard door de het secretariaat van de Raad van Bestuur. De volgende persoonsgegevens van betrokkene worden verwerkt, al dan niet middels een geautomatiseerd systeem: 1. namen van de bij het incident betrokken personen 2. beschrijving van het incident 3. verslagen van de gesprekken met de bij het incident betrokkenen 4. verslag van het onderzoek van de MIP-commissie naar het incident 5. het advies van de MIP-commissie. 2.4 KLACHTENREGISTRATIE Cliënten kunnen op twee manieren een klacht indienen: via de interne klachtenbemiddelaar of via de klachtenprocedure. De regeling voor het indienen van klachten is vastgelegd in het Klachtenreglement. De interne klachtenbemiddeling Bij de interne klachtenbemiddeling dient de cliënt de klacht in bij voorzitter van (de Raad van) Bestuur van De Hoop. Deze geeft de klacht in behandeling bij een door hem binnen de instelling aangewezen klachtenbemiddelaar. De klachtenbemiddelaar doet een onderzoek naar de klacht en bemiddelt bij het vinden van een oplossing. Het klachtendossier wordt bewaard bij de klachtenbemiddelaar en na vijf jaar vernietigd. Als een cliënt een klacht over de voorzitter van (de Raad van) Bestuur heeft, behandelt de voorzitter van de Raad van Toezicht de klacht. De externe klachtenprocedure Bij de externe klachtenprocedure dient de cliënt de klacht in bij de externe klachtencommissie. De klachtencommissie doet een onderzoek naar de klacht door =

= =

=

=

=

=

=

=

NN=

betrokkenen of deskundigen te horen of schriftelijk om een reactie te vragen. De klachtencommissie maakt van het onderzoek naar de klacht een dossier. Het klachtendossier blijft bij de klachtencommissie en wordt na vijf jaar vernietigd. Het adres van de klachtencommissie is: Klachtencommissie De Hoop, p/a Transmissie, Robberstraat 18, 4201 AK Gorinchem. Transmissie is zelf verantwoordelijk voor de klachtenregistratie. De volgende persoonsgegevens van betrokkene worden verwerkt, al dan niet middels een geautomatiseerd systeem: 1. NAW-gegevens van de klager 2. identificatiegegevens van de klager 3. omschrijving van de klacht 4. verslagen van de gesprekken met de bij de klacht betrokken personen 5. correspondentie gevoerd t.b.v. het onderzoek 6. het advies van de algemeen directeur/klachtencommissie 7. het besluit van De Hoop naar aanleiding van de klacht. 2.5 ARBEIDSRE-INTEGRATIE REGISTRATIE Ten behoeve van de arbeidsre-integratie van cliënten, dan wel een dienstverband hebben bij De Hoop Re-integratie, worden persoonsgegevens opgenomen in de arbeidsre-integratie registratie. - Wat betreft cliënten worden deze gegevens verzameld tijdens informatiegesprekken die de medewerkers van het Opleidingscentrum voeren met de cliënten, tijdens de gesprekken waarin een cliënt solliciteert naar een werkervaringsplaats en, indien van toepassing, tijdens assessments en trainingen (bij externe organisaties). De gegevens worden bewaard in dossiermappen die zich in het Opleidingscentrum bevinden. Hierin bevindt zich ook het werken studieplan. Periodiek wordt het functioneren van de cliënt op diens werkervaringsplaats geëvalueerd. De evaluaties worden bewaard op de werkervaringsplaats. Een samenvatting ervan wordt op het Opleidingscentrum bewaard. Na beëindiging van de werkervaringsperiode worden de evaluatieformulieren tijdelijk op het Opleidingscentrum bewaard. Het Opleidingscentrum houdt verder bij welke verplichte en vrijwillige onderdelen van het studieprogramma een cliënt in de loop van diens arbeidsre-integratie heeft gevolgd. De werkervaringsbegeleiders van de cliënten op de werkervaringsprojecten beheren de aanwezigheidsregistratie van de cliënten in EZRA Een deel van de gegevens uit de arbeidsre-integratie registratie wordt gebruikt voor het opstellen van begrotingen en rapportages ten behoeve van subsidies voor de werkervaringsprojecten. De gegevens worden dan in het algemeen geanonimiseerd verwerkt in de begrotingen en rapportages. Een jaar na beëindiging van de behandeling verhuist het dossier naar de Polikliniek. =

= =

=

=

=

=

=

=

NO=

De volgende persoonsgegevens van betrokkene worden verwerkt, al dan niet middels een geautomatiseerd systeem: 1. Naam-gegevens van de cliënt, geboortedatum en -plaats 2. Opleidingen die cliënt heeft gevolgd 3. Arbeidsverleden van de cliënt 4. Gegevens over assessments en trainingen 5. Werk- en studieplan 6. Werk- en stageevaluaties 7. Gespreksverslagen - Wat betreft cliënten van De Hoop Re-integratie worden gegevens verzameld in het kader van contacten met het UWV, in het kader van het verkrijgen van een IRObudget en het rapporteren hierover richting het UWV. 1. NAW-gegevens van de cliënt 2. Geboortedatum en -plaats 3. identificatiegegevens van de cliënt 4. Gespreksverslagen 5. Re-integratieplan 6. Rapportages richting het UWV 7. Inschrijvingsbewijs CWI 2.6 AUDIO-AUDIOVISUELE (AV)-REGISTRATIE Er wordt in sommige gevallen gebruik gemaakt van bandopname-apparatuur en video-camera's voor het opnemen van behandelsituaties. Dit ten behoeve van groepsinstructie aan het behandelend personeel. Gebruikmaking van deze apparatuur en vertoning van de opnamen aan behandelend personeel geschiedt altijd met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokken cliënten. De geluids- en videobanden vormen een persoonsregistratie en worden bewaard op het betreffende behandelcentrum. Een fotokopie van de verklaring van de cliënt tot toestemming voor opname en vertoning bevindt zich in de cliëntenregistratie. De volgende persoonsgegevens van betrokkene worden verwerkt, al dan niet middels een geautomatiseerd systeem: 1. Naam van de betrokken cliënt 2. Korte beschrijving van de behandelsituatie 3. Verklaring voor toestemming voor opname en vertoning 4. Geluidsopnames van begeleidingsgesprekken 5. Video-opnames van behandelsituaties 2.7 PERSOONLIJKE WERKAANTEKENINGEN De medewerkers kunnen persoonlijke werkaantekeningen maken (bijvoorbeeld: in agenda’s, overdrachtsschriften). Deze werkaantekeningen zijn geen onderdeel van enig dossier en worden niet opgenomen in een persoonsregistratie en worden =

= =

=

=

=

=

=

=

NP=

derhalve niet verwerkt in de zin van de wet. De wet en dit reglement gelden dan ook niet voor dergelijke persoonlijke werkaantekeningen.

3. VERANTWOORDELIJKE, BEHEERDER, BEWERKER EN GEBRUIKER 3.1 VERANTWOORDELIJKE Verantwoordelijke voor alle verwerkingen van persoonsgegevens is de raad van bestuur van De Hoop, wat betreft De Hoop Re-integatie, Refaja en Ruchama het bestuur. De raad van bestuur / het bestuur: 1. heeft de zeggenschap over de verwerkingen van persoonsgegevens, dat wil zeggen: stelt het doel en de middelen ervoor vast 2. is verantwoordelijk voor het waarborgen van de bescherming van persoonsgegevens 3. is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerkingen van persoonsgegevens 4. treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de verwerkte persoonsgegevens 5. draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan 6. is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van schenden van de privacy. De voorzitter is namens de raad van bestuur / het bestuur aanspreekpunt voor deze taken. 3.2 BEHEERDER De beheerder is degene die onder gezag van de verantwoordelijke staat en is belast met de dagelijkse verwerking van persoonsgegevens of een gedeelte daarvan. De beheerders, zijn wat betreft: 1. Cliëntenregistratie: de coördinator van de Polikliniek en/of de teamleider of hoofd van de behandelafdeling waar de cliënt wordt behandeld 2. Financieel beheerregistratie: het hoofd Cliëntenadministratie 3. MIP-registratie: de secretaris van de MIP-commissie 4. Klachtenregistratie (interne klachtenbemiddeling): de voorzitter (van de Raad) van Bestuur, dan wel de door hem aangewezen klachtenbemiddelaar, en voor archivering de klachtenbemiddelaar; 5. Arbeidsre-integratie registratie: de coördinator van het Opleidingscentrum; van de gegevenscatagorie "aanwezigheidsregistratie werkervaringsprojecten" is =

= =

=

=

=

=

=

=

NQ=

6.

het hoofd van de Cliëntenadministratie de beheerder en wat betreft de reintegratiegegevens is de medewerker re-integratie de beheerder Audio-audiovisuele registratie: het hoofd van de betreffende behandelafdeling.

3.3 BEWERKER Een bewerker is een bedrijf dat ten behoeve van De Hoop, dan wel De Hoop Reintegratie, Refaja of Ruchama verwerkingen van persoonsgegevens verzorgt, zonder aan het gezag van de betreffende instelling te zijn onderworpen. Genoemd instellingen maken geen gebruik van een bewerker. 3.4 GEBRUIKER Gebruikers zijn de medewerkers, of werkzame hulpverleners, met wie de instelling als zodanig een overeenkomst heeft gesloten, die betrokken zijn bij de hulpverlening aan de cliënten, en zonodig gebruik maken van de verwerkte gegevens van betrokkene, bijvoorbeeld: 1. de begeleiders en teamleiders of hoofd van het behandelcentrum waar de cliënt verblijft 2. de coördinator van de Polikliniek 3. de psychiater 4. de psychologen 5. de psychotherapeuten 6. medewerkers afdeling trajecttoewijzing en logistiek 7. behandelgebonden stagiaires en vrijwilligers van de behandelcentra 8. de medewerkers van het Opleidingscentrum 9. de huisartsen die voor de instelling werken 10. het personeel van de Cliëntenadministratie dat belast is met het afhandelen van declaraties van de Polikliniek en de kliniek 11. het personeel van de Cliëntenadministratie dat belast is met het financieel beheer van gelden van cliënten. 12. de werkervaringsbegeleiders. Gebruikers mogen formulieren, correspondentie en gegevens in de persoonsregistraties toevoegen, wijzigen, van de gegevens uit de persoonsregistraties kennisnemen en gegevens uit de persoonsregistraties verstrekken. Hun bevoegdheden zijn beschreven in hoofdstuk 5 van dit reglement.

4. BEWAARTERMIJNEN 4.1 DE REGELS Alle persoonsgegevens uit de Cliëntenregistratie, de Financieel beheerregistratie, de MIP-registratie en de Arbeidsre-integratie registratie worden na een periode van 15 jaar na vervaardiging vernietigd. De gegevens uit het EZRA worden na een periode NR= = = = = = = = = =

van 15 jaar na het vervaardigen geanonimiseerd. Deze 15 jaar is een wettelijk voorschrift uit de Wet Geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Alle banden betreffende de AV-registratie worden na gebruik zo spoedig mogelijk gewist. De begeleider van de cliënt houdt hier toezicht op. Alle gegevens uit de Klachtenregistratie worden na een periode van 5 jaar, vanaf het tijdstip waarop zij vervaardigd zijn, vernietigd. Gegevens, data en/of resultaten - samenhangend met het van het UWV ontvangen IRO-budget - worden gelijk met de dossier opschoning verwijderd. Vernietiging blijft achterwege wanneer: - redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring ervan van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt - bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is - daarover tussen de betrokkene en de beheerder overeenstemming bestaat. Als de reden voor het achterwege laten van vernietiging wegvalt, worden de gegevens alsnog vernietigd. 4.2 UITVOERING De beheerders van de persoonsregistraties dragen er zorg voor - in overleg met de afdeling I&A - dat jaarlijks alle daarvoor in aanmerking komende bescheiden en gegevens uit de (geautomatiseerde) persoonsregistraties, die onder hun beheer staan, worden vernietigd. Papieren bescheiden worden vernietigd en geautomatiseerd opgeslagen gegevens worden uit de geautomatiseerde registratie verwijderd, dan wel geanonimiseerd. Uit het EZRA worden bij de betreffende excliënten de volgende velden gewist: - voornamen - achternaam - straat, huisnummer, postcode - van de geboortedatum wordt alleen het geboortejaar bewaard - relatienummers van externe instanties (bijv. sofi-nummer, verzekeringsnummer) - gegevens over de relaties van de cliënt (ouders, arts, partner) - de in het EZRA gekoppelde tekstbestanden en memo's die betrekking hebben op de ex-cliënt. Alvorens tot vernietiging over te gaan, onderzoeken de beheerders of: - de ex-cliënt, waarop de te vernietigen gegevens betrekking hebben, een gerechtelijke procedure tegen De Hoop, De Hoop Re-integratie, Refaja of Ruchama heeft aangespannen (raadpleegt hiervoor bijv. de Raad van Bestuur of afdeling Beleidsadvisering) - een ander (bijv. familie) een aanmerkelijk belang heeft bij bewaring van de gegevens (raadpleegt hiervoor bijv. het Zorgteam) - er een klacht is ingediend waar de ex-cliënt, waarop de te vernietigen gegevens =

= =

=

=

=

=

=

=

NS=

betrekking hebben, direct of indirect bij betrokken is (raadpleegt hiervoor de voorzitter Raad vanBestuur) - bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is - over bewaring van de gegevens tussen de geregistreerde en de beheerder afspraken zijn gemaakt. De beheerders (coördinatoren, teamleiders, artsen, medewerkers ATL, Cliëntenadministratie en coördinator Opleidingscentrum) maken elk jaar schriftelijk melding van onder andere: vernietiging van de persoonsgegevens, aantal dossiers die zijn vernietigd, van hoeveel te vernietigen dossiers vernietiging achterwege bleef en de redenen hiervoor. Hiervoor wordt het “Registratieformulier Privacy” gebruikt dat op Intranet te vinden is. De evaluatie van de ingediende formulieren verloopt via de afdeling Kwaliteit.

5. GEBRUIK VAN DE PERSOONSREGISTRATIES VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS Voor 1) het gebruik van de persoonsregistraties (formulieren, correspondentie en gegevens in de persoonsregistraties invoeren/toevoegen, wijzigen, verwijderen of van de gegevens uit de persoonsregistratie kennisnemen) en voor 2) het verstrekken van gegevens uit de persoonsregistraties (bekendmaken of ter beschikking stellen aan anderen) gelden de volgende regels. 5.1 ALGEMENE REGEL De bevoegdheden van de medewerkers worden bepaald door hun functie- en taakomschrijvingen, de geheimhoudingsplicht die volgt uit de wet, een eventueel afgelegde beroepseed en het huishoudelijk reglement, indien aanwezig . 5.2 BEVOEGDHEDEN PER MEDEWERKER PER PERSOONSREGISTRATIE Welke bevoegdheden de medewerkers hebben met betrekking tot de verschillende persoonsregistraties is in hoofdlijnen in de navolgende tabellen weergegeven.

=

= =

=

=

=

=

=

=

NT=

Cliëntenregistratie (aanwezig in behandeldossiers, behandelmappen en EZRA) MEDEWERKERS

BEVOEGDHEDEN

PERSOONSGEGEVENS

- medewerker afdeling trajecttoewijzing en logistiek (ATL) - maatschappelijk werkers - medewerkers Poliklinisch Onderzoek - begeleiders behandelcentra en Maatschappelijke Opvang - medewerkers ICT afdeling

invoeren/toevoegen wijzigen verwijderen kennisnemen verstrekken

alle persoonsgegevens (zie 2.1)

- coördinator Polikliniek, hoofd BZW en zorgcoördinator - - psychologen - huisartsen verbonden aan De Hoop - psychiater - psychotherapeut - teamleiders behandelcentra en Maatschappelijke Opvang


alle persoonsgegevens (zie 2.1), inclusief vertrouwelijke notities

- behandelgebonden stagiaires

toevoegen


- behandelgebonden vrijwilligers

verstrekken

- assistent begeleiders

kennisnemen verstrekken

alle persoonsgegevens (zie 2.1), met uitzondering van persoonsgegevens uit het medische dossier, wat betreft werkervaringsbegeleiders

- hoofd Cliëntenadministratie - medewerkers Gastenadministratie


- zorgverzekeringgegevens

- hoofd Cliëntenadministratie - medewerkers Gastenadministratie

kennisnemen verstrekken wijzigen

- NAW-gegevens van de cliënt - identificatiegegevens van de cliënt

- hoofd Cliëntenadministratie

kennisnemen

- medewerkers Cliëntenadministratie belast met declaratie kliniek en Polikliniek

verstrekken

- soorten en aantal 1 poliklinische gesprekken

- zorgcoördinator

kennisnemen

-

kennisnemen

werkervaringsbegeleiders

- opnamedatum, ontslagdatum 1

verstrekken

alle persoonsgegevens (zie 2.1), met uitzondering van persoonsgegevens uit het medische dossier

============================================ N

= Deze gegevens worden door de Polikliniek doorgegeven aan de Financiële Administratie. =

= =

=

=

=

=

=

=

NU=

- medewerkers afdeling Beleidsadvisering (BJD)


- medewerkers afdeling Kwaliteit

alle persoonsgegevens (zie 2.1), met uitzondering van persoonsgegevens uit het medische dossier

N.B. Voor medewerkers van Kiel/Kajuit geldt een autorisatiematrix, waaruit blijkt welke bevoegdheden zij hebben ten aanzien van cliëntgegevens. Deze is te vinden op het Gastenintranet. Financieel beheerregistratie (aanwezig in dossiers bij FA en in EZRA) MEDEWERKERS

BEVOEGDHEDEN

PERSOONSGEGEVENS

- medewerkers Gastenadministratie - hoofd Cliëntenadministratie



- medewerkers van de afdeling Beleidsadvisering, belast met het opstellen van begrotingen en rapportages t.b.v. subsidies


- uitkeringsgegevens - inkomensgegevens

MIP-registratie (aanwezig in dossiers bij secretaris MIP-commissie) MEDEWERKERS

BEVOEGDHEDEN

PERSOONSGEGEVENS

secretaris van de MIPcommissie



de leden van de MIP-commissie

kennisnemen


verstrekken

Klachtenregistratie MEDEWERKERS

BEVOEGDHEDEN

PERSOONSGEGEVENS



- klachtenbemiddelaar belast met het assisteren bij de klachtafhandeling - voorzitter (Raad van) Bestuur

kennisnemen


verstrekken

=

= =

=

=

=

=

=

=

NV=

Arbeidsre-integratie registratie (aanwezig in dossiers bij Opleidingscentrum en in EZRA) MEDEWERKERS

BEVOEGDHEDEN

PERSOONSGEGEVENS

- medewerker Opleidingscentrum


- medewerker De Hoop Reintegratie - stagiair Opleidingscentrum


- afdelingshoofden van afdelingen waar cliënten werkervaring opdoen en bedrijfsleiders van werkervaringsprojecten


- opleidingen die de cliënt heeft gevolgd - arbeidsverleden van de cliënt - werkervaringsevaluaties - aanwezigheidsregistratie van de werkervaringsprojecten -

- hoofd Cliëntenadministratie, medewerkers van de Gastenad-ministratie en medewerkers van de afdeling Beleidsadvisering, belast met het opstellen van begrotingen en rapportages t.b.v. subsidies


- opleidingen die de cliënt heeft gevolgd - arbeidsverleden van de cliënt - aanwezigheidsregistratie werkervaringsprojecten

-

invoeren/toevoegen

- aanwezigheidsregistratie van het betreffende werkervaringsproject

werkervaringsbegeleider

wijzigen

- bedrijfsleiders

verwijderen kennisnemen verstrekken kennisnemen

- teamleiders behandelcentra en Maatschappelijke Opvang en hoofd BZW


verstrekken

- begeleiders behandelcentra, de Maatschappelijke Opvang en BZW

Audio-audiovisuele behandelcentra)

=

= =

registratie

(aanwezig

op

tapes

en

banden

op

MEDEWERKERS

BEVOEGDHEDEN

PERSOONSGEGEVENS

- de begeleiders en het hoofd van het behandelcentrum waar de cliënt verblijft - de psychiater - de psychologen - de psychotherapeuten - coördinator Polikliniek



=

=

=

=

=

=

OM=

5.3 GEBRUIK PERSOONSREGISTRATIES DOOR MEDEWERKERS VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN MEDEWERKERS 5.3.1. Cliëntenregistratie a. De personen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de cliënt, mogen met inachtneming van hun bevoegdheden, zonder toestemming van de betreffende cliënt, de Cliëntenregistratie gebruiken en aan elkaar persoonsgegevens uit de Cliëntenregistratie verstrekken. Deze personen zijn: - de coördinator van de Polikliniek of diens waarnemer - de psychiater - de psychologen - de psychotherapeuten - de medewerkers afdeling trajecttoewijzing en logistiek - de medewerkers Poliklinisch Onderzoek - de medewerkers en de stagiaires van het behandelcentrum waar de cliënt verblijft - de maatschappelijk werkers van de Polikliniek - de huisartsen die voor de instelling werken - de leden van het zorgteam b. Het personeel van de Cliëntenadministratie, dat belast is met de afhandeling van declaraties van de Polikliniek en de kliniek, mag met inachtneming van zijn bevoegdheden, zonder toestemming van de betreffende cliënt, (de door de Polikliniek doorgegeven gegevens uit) de Cliëntenregistratie gebruiken en aan elkaar persoonsgegevens uit de Cliëntenregistratie verstrekken. c. De MIP-commissie mag met inachtneming van zijn bevoegdheden ten behoeve van een MIP-onderzoek, zonder toestemming van de betreffende cliënt, na overleg met en in samenwerking met degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de cliënt, de Cliëntenregistratie gebruiken en aan elkaar persoonsgegevens uit de Cliëntenregistratie verstrekken. d. De afdelingen ICT en Functioneel Beheer en Managementinformatie hebben ten behoeve van het onderhoud, het beheer en de ontwikkeling van het geautomatiseerde EZRA en ten behoeve van het maken van gegevensoverzichten, volledige toegang tot alle geautomatiseerd opgeslagen persoonsgegevens. e. De werkervaringsbegeleiders worden gezien als hulpverleners en kunnen daarom ook via EZRA de behandelgegevens inzien van de bij hen in =

= =

=

=

=

=

=

=

ON=

f.

werkervaring werkzame cliënten, met uitzondering van de persoonsgegevens uit het medische dossier. De coördinator Polikliniek, hoofd BZW zorgcoördinator, psychologen, huisartsen verbonden aan de instelling, psychiater, psychotherapeut en teamleiders behandelcentra en Maatschappelijke Opvang kunnen vertrouwelijke notities omtrent een cliënt invoeren/toevoegen, wijzigen, verwijderen, kennisnemen en verstrekken.

Welke gegevens mogen worden gebruikt en verstrekt? De hiervoor genoemde personen mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens gebruiken die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn. Zij mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens verstrekken die voor de taakuitoefening van degene, aan wie de gegevens worden verstrekt, noodzakelijk zijn. 5.3.2 Financieel beheerregistratie De hierna genoemde personen mogen met inachtneming van hun bevoegdheden, zonder toestemming van de betreffende cliënt, de Financieel beheerregistratie gebruiken en aan elkaar persoonsgegevens uit de Financieel beheerregistratie verstrekken: - het personeel van de Cliëntenadministratie dat belast is met het financieel beheer van gelden van cliënten - via de Cliëntenadministratie: de kasgeldbeheerder van het behandelcentrum waar de cliënt verblijft en de persoonlijk begeleider van de cliënt - medewerkers van de Cliëntenadministratie en de afdeling Beleidsadvisering die belast zijn met het opstellen van begrotingen en rapportages, in verband met het aanvragen van subsidies. Welke gegevens mogen worden gebruikt en verstrekt? De hiervoor genoemde personen mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens gebruiken die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn. Zij mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens verstrekken die voor de taakuitoefening van degene, aan wie de gegevens worden verstrekt, noodzakelijk zijn. 5.3.3 MIP-registratie De leden van de MIP-commissie mogen met inachtneming van hun bevoegdheden, zonder toestemming van de betreffende cliënt, de MIP-registratie gebruiken en aan elkaar persoonsgegevens uit de MIP-registratie verstrekken. Welke gegevens mogen worden gebruikt en verstrekt? De leden van MIP-commissie mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens gebruiken die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn. Zij =

= =

=

=

=

=

=

=

OO=

mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens verstrekken die voor de taakuitoefening van degene, aan wie de gegevens worden verstrekt, noodzakelijk zijn. 5.3.4 Klachtenregistratie De voorzitter (Raad) van Bestuur en de door hem aangewezen klachtenbemiddelaar mogen met inachtneming van hun bevoegdheden in geval van een klachtenbemiddeling of daarmee samenhangende activiteiten, zonder toestemming van de betreffende cliënt, de persoonsgegevens uit de klachtenregistratie gebruiken. Welke gegevens mogen worden gebruikt en verstrekt? De algemeen directeur en de door hem aangewezen klachtenbemiddelaar mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens gebruiken die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn. 5.3.5 Arbeidsre-integratie registratie De hierna genoemde personen mogen met inachtneming van hun bevoegdheden, zonder toestemming van de betreffende cliënt, de arbeidsre-integratie registratie gebruiken en aan elkaar persoonsgegevens uit de arbeidsre-integratie registratie verstrekken: - de medewerkers van het Opleidingscentrum - het afdelingshoofd of bedrijfsleider van de afdeling of het arbeidsre-integratie project waar de cliënt werkervaring opdoet - medewerkers van de Cliëntenadministratie en de afdeling Beleidsadvisering belast met het opstellen van begrotingen en rapportages in verband met het aanvragen van subsidies. - teamleiders van behandelcentra, en Maatschappelijke Opvang, hoofd BZW en begeleiders van behandelcentra, Maatschappelijke Opvang en BZW. Welke gegevens mogen worden gebruikt en verstrekt? De hiervoor genoemde personen mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens gebruiken die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn. Zij mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens verstrekken die voor de taakuitoefening van degene, aan wie de gegevens worden verstrekt, noodzakelijk zijn. 5.3.6 Audio-audiovisuele registratie De hierna genoemde personen mogen met inachtneming van hun bevoegdheden, zonder toestemming van de betreffende cliënt, de Audio-audiovisuele registratie gebruiken en aan elkaar persoonsgegevens uit de Audio-audiovisuele registratie verstrekken: - de begeleiders en teamleiders of teamleider Maatschappelijke Opvang of hoofd van het behandelcentrum waar cliënt verblijft - de psychiater =

= =

=

=

=

=

=

=

OP=

- de psychologen - de psychotherapeuten - de coördinator van de Polikliniek. Welke opnames mogen worden gebruikt en verstrekt? De hiervoor genoemde personen mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens gebruiken die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn. Zij mogen met inachtneming van hun bevoegdheden alleen die gegevens verstrekken die voor de taakuitoefening van degene, aan wie de gegevens worden verstrekt, noodzakelijk zijn. 5.3.7 Bevoegdheden raad van bestuur De raad van bestuur van Stichting De Hoop alsmede de besturen van De Hoop Reintegratie, Refaja en Ruchama zijn bevoegd om ter controle van de naleving van het privacyreglement en ter controle van de kwaliteit van de dossiervoering en de registratie van persoongegevens van alle persoonsregistraties kennis te nemen. 5.3.8. Bevoegdheden medewerker ICT Deze mederker(s) heeft toegang tot alle gegevens in EZRA, gezien zijn beheertaak. 5.3.9. Bevoegdheden overig personeel Alle medewerkers, die niet in 5.2 t/m 5.3.8 genoemd zijn, hebben toestemming van de betreffende cliënt nodig om diens gegevens uit de persoonsregistraties in te zien. Zonder toestemming mogen zij de persoonsregistraties niet gebruiken en evenmin aan andere medewerkers gegevens uit de persoonsregistraties verstrekken. 5.4 VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN: - PERSONEN/INSTANTIES NIET VERBONDEN AAN DE INSTELLING - CLIËNTEN 5.4.1 Cliëntenregistratie Toestemming niet nodig Voor verstrekking van gegevens uit de Cliëntenregistratie aan de onderstaande instanties is toestemming van de cliënt niet nodig: - de zorgkantoren en de zorgverzekeraars, die verzekerden bij de instelling in behandeling hebben, alsmede cliënten van het UWV - degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de cliënt, bijvoorbeeld een collega-instelling waar een samenwerkingsovereenkomst mee is gesloten (tenzij de cliënt kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben) - een persoon of instantie die in het kader van een wettelijk voorschrift een dossier wil inzien om de verleende zorg te toetsen, bijv. de Inspectie voor de =

= =

=

=

=

=

=

=

OQ=

Gezondheidszorg. Toestemming van de cliënt voor verstrekking van persoonsgegevens uit de Cliëntenregistratie is niet nodig wanneer redelijkerwijs mag worden aangenomen dat met de verstrekking een groot belang van de cliënt is gediend. Toestemming wel nodig Voor verstrekking van gegevens uit de Cliëntenregistratie aan de onderstaande instanties en personen is toestemming van de cliënt wel nodig: - familie, vrienden en partner van de cliënt2 - de huisarts van de cliënt2 - (verslavings)hulpverleningsinstellingen2 - de politie - overige cliënten - alle andere hier niet genoemde personen en instanties. Voor inlichtingen aan genoemde instanties dient ook het protocol Privacybescherming cliëntgegevens in acht genomen te worden. Wie mag de gegevens verstrekken? Het in 5.3.1.a bepaalde is van overeenkomstige toepassing. Welke gegevens mogen worden verstrekt? Alleen die gegevens mogen worden verstrekt die voor de taakuitoefening van degene, aan wie de gegevens worden verstrekt, noodzakelijk zijn. Aan familie, vrienden en de partner van de cliënt mogen alleen algemene gegevens over de behandeling worden verstrekt (bijv. de opnamedatum, ontslagdatum en het behandelcentrum waar de cliënt verblijft) tenzij in het kader van de behandeling hierover andere afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld ten behoeve van het werk van de maatschappelijk werkers van de Polikliniek. 5.4.2 Overige persoonsregistraties Voor verstrekking van gegevens uit de overige persoonsregistraties aan personen en instanties van buiten de instelling en aan andere cliënten is altijd toestemming van de betreffende cliënt nodig. Wie mag de gegevens verstrekken? Degenen die daar volgens 5.2 bevoegd toe zijn. Welke gegevens mogen worden verstrekt? Alleen die gegevens mogen worden verstrekt die voor de taakuitoefening van degene, aan wie de gegevens worden verstrekt, noodzakelijk zijn. 5.5 MELDINGSPLICHT BIJ VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

============================================ O =aÉ=ÅäáØåí=â~å=îççê=îÉêëíêÉââáåÖ=î~å=éÉêëççåëÖÉÖÉîÉåë=~~å=ÇÉòÉ=áåëí~åíáÉëLéÉêëçåÉå=íçÉëíÉããáåÖ== ÖÉîÉå=ãáÇÇÉäë=ÇÉ=íçÉëíÉããáåÖëîÉêâä~êáåÖK=aÉòÉ=ïçêÇí=ÖÉíÉâÉåÇ=íáàÇÉåë=ÇÉ=áåí~âÉK== =

= =

=

=

=

=

=

=

OR=

5.5.1 De regel Alle verstrekkingen van persoonsgegevens (schriftelijk of mondeling) aan personen of instanties, niet verbonden aan De Hoop, De Hoop Re-integratie, Refaja of Ruchama moeten binnen een week bij de beheerder van de betreffende persoonsregistratie worden gemeld, tenzij de persoonsgegevens verstrekt zijn aan: - een persoon of instantie die in het kader van een wettelijk voorschrift een dossier wil inzien om de verleende zorg te toetsen, bijv. de Inspectie voor de Gezondheidzorg - de zorgkantoren of zorgverzekeraars die verzekerden bij De Hoop, De Hoop Reintegratie of Ruchama in behandeling hebben - het UWV in het kader van een IRO-budget t.b.v. cliënten De Hoop Re-integratie - personen of organisaties die geïnformeerd zijn met schriftelijke toestemming van de cliënt. Een (ex-)cliënt mag om een overzicht vragen van degenen aan wie zijn persoonsgegevens in het afgelopen jaar zijn verstrekt. 5.5.2 De uitvoering De betreffende medewerker meldt de verstrekking van de persoonsgegevens met het formulier "Registratieformulier Privacy" en zendt dit vervolgens zo spoedig mogelijk aan de afdeling Kwaliteit. Een (ex-)cliënt vraagt, mondeling of schriftelijk, om een verstrekkingen-overzicht bij de beheerder van diens gegevens. De beheerder stuurt de cliënt een verstrekkingen-overzicht. Termijn: binnen een maand na ontvangst van het verzoek. De beheerder bewaart de meldingen gedurende een periode van twee jaar. Daarna vernietigt hij de meldingen.

6. INZIEN VAN DE PERSOONSGEGEVENS DOOR (EX-) CLIËNTEN Het recht van (ex-)cliënten op inzage in en afschrift van de op hen betrekking hebbende gegevens uit de persoonsregistraties is als volgt geregeld. N. B. Dit betreft alleen het papieren dossier van de cliënt. Het digitale dossier kan de cliënt namelijk te allen tijde inzien met behulp van diens eigen unieke inlogcode. 6.1 DE REGELS - Een (ex-)cliënt heeft het recht om de op hem/haar betrekking hebbende gegevens uit de persoonsregistraties in te zien en kan daartoe schriftelijk een verzoek =

= =

=

=

=

=

=

=

OS=

-

-

indienen bij één van de onder 6.2 genoemde personen. Een (ex-)cliënt kan verzoeken om een fotofotokopie van de op hem betrekking hebbende gegevens. Voor het maken van fotofotokopieën geldt een tarief van 0,10 euro per fotofotokopie. De maximaal te vragen vergoeding voor fotofotokopieën bedraagt vijf euro. Op een verzoek om inzage moet binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk door De Hoop worden gereageerd (zie als voorbeeld bijlage 1). Een (ex-)cliënt kan een ander schriftelijk machtigen om voor hem/haar het dossier in te kijken (zie als voorbeeld bijlage 2). Een weigeringsgrond voor inzage in, en afschrift van gegevens uit, de persoonregistraties kan zijn: gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker (de raad van bestuur daaronder begrepen). Voorbeeld: wanneer een persoonsregistratie van een (ex-)cliënt gegevens over derden bevat die niet door de cliënt zelf zijn gegeven, mogen deze gegevens niet door de (ex-)cliënt worden ingezien. Als deze gegevens niet kunnen worden gescheiden van de overige gegevens, kan een verzoek om inzage in (het betreffende deel van) het dossier geweigerd worden.

- De betreffende medewerker meldt het verzoek om inzage van de persoonsgegevens op het formulier "Registratieformulier Privacy" en zendt dit vervolgens zo spoedig mogelijk aan de afdeling Kwaliteit (zie Intranet voor het formulier). 6.2 DE UITVOERING 6.2.1 Tijdens de Poliklinische Onderzoeksfase behandelmap, EZRA, dossiermap < op een verzoek om inzage door een cliënt wordt door de coördinator van de Polikliniek gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt de coördinator van de Polikliniek met de cliënt een afspraak voor inzage de coördinator van de Polikliniek kijkt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de coördinator van de Polikliniek termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de coördinator van de Polikliniek maakt desgevraagd fotofotokopieën 6.2.2 Tijdens opname A.1 Cliëntenregistratie: behandelmap, EZRA, dossiermap op een verzoek om inzage door een cliënt wordt door teamleider of hoofd van de betreffende afdeling gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde =

= =

=

=

=

=

=

=

OT=

indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt de persoonlijk begeleider met de cliënt een afspraak voor inzage teamleider of hoofd onderzoekt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de persoonlijk begeleider termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de persoonlijk begeleider maakt desgevraagd fotofotokopieën A.2 Cliëntenregistratie: map met medische gegevens op een verzoek om inzage door een cliënt wordt door de betreffende arts gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt de arts met de cliënt een afspraak voor inzage de arts kijkt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de arts termijn voor inzage: op het spreekuur van de arts, zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de arts maakt desgevraagd fotofotokopieën A.3 Cliëntenregistratie: map met formulieren en diverse correspondentie op een verzoek om inzage door een cliënt aan de balie van de Polikliniek wordt door de coördinator Polikliniek gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt een medewerker van de polikliniek met de cliënt een afspraak voor inzage de coördinator van de Polikliniek kijkt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van een medewerker van de Polikliniek termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de medewerker maakt desgevraagd fotofotokopieën B. Financieel beheerregistratie op een verzoek om inzage door een cliënt aan het hoofd van de cliëntenadministratie, die de financieel beheerregistratie verzorgt, door hem/haar gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde indien op het verzoek positief wordt beslist door het afdelingshoofd, maakt een =

= =

=

=

=

=

=

=

OU=

medewerker van de cliëntenadministratie met de cliënt een afspraak voor inzage het afdelingshoofd van de cliëntenadministratie kijkt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van een medewerker van de cliëntenadministratie termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de medewerker van de cliëntenadministratie maakt desgevraagd fotofotokopieën C. Klachtenregistratie de cliënt verzoekt schriftelijk om inzage bij de voorzitter (Raad van) Bestuur (bij een klachtenbemiddeling) of het secretariaat van de klachtencommissie (bij een klachtenprocedure) klachtenbemiddeling: - de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat reageert op het verzoek, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde - indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat met de cliënt een afspraak voor inzage - de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat onderzoekt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren - inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat. termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek - de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat maakt desgevraagd fotofotokopieën klachtenprocedure: - het secretariaat van de klachtencommissie reageert op het verzoek, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde - indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt het secretariaat met de cliënt een afspraak voor inzage - het secretariaat onderzoekt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren - inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van het secretariaat termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het =

= =

=

=

=

=

=

=

OV=

verzoek - het secretariaat maakt desgevraagd fotofotokopieën D. Arbeidsre-integratie registratie op een verzoek om inzage door een cliënt aan de coördinator van het Opleidingscentrum wordt door hem/haar gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt een medewerker van het Opleidingscentrum of De Hoop Re-integratie met de cliënt een afspraak voor inzage de coördinator van het Opleidingscentrum of De Hoop Re-integratie onderzoekt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van een medewerker van het Opleidingscentrum of De Hoop Re-integratie termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de medewerker maakt desgevraagd fotofotokopieën E. Audio-audiovisuele registratie op een verzoek om inzage door een cliënt aan de teamleider van de betreffende afdeling wordt door hem/haar gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt de persoonlijk begeleider met de cliënt een afspraak voor inzage vertoning vindt plaats onder begeleiding/toezicht van de persoonlijk begeleider termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek van de opnames worden geen fotofotokopieën verstrekt 6.2.3 Tijdens ambulante behandeling behandelmap, EZRA, dossiermap < op een verzoek om inzage door een cliënt aan De coördinator van de Polikliniek wordt door hem/haar gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt zijn/haar behandelaar met de cliënt een afspraak voor inzage inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de betreffende behandelaar de coördinator van de Polikliniek kijkt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren =

= =

=

=

=

=

=

=

PM=

inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de betreffende behandelaar termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de behandelaar maakt desgevraagd fotofotokopieën 6.2.4 Voor ex-cliënten 1. Cliëntenregistratie (dossiermap, EZRA) 2. Financieel beheerregistratie 3. Arbeidsre-integratie registratie 4. Audio-audiovisuele registratie op een verzoek om inzage door een ex-cliënt aan de coördinator van de Polikliniek wordt door hem/haar gereageerd, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde de coördinator van de Polikliniek stuurt aan de cliënt een bericht dat deze de betreffende gegevens op de Polikliniek al dan niet kan komen inkijken (en voegt een fotofotokopie van de brief bij het dossier van de cliënt) de coördinator van de Polikliniek stuurt een brief aan de behandelcentra, de werkprojecten, het Opleidingscentrum en de Cliëntenadministratie met het verzoek om alle de ex-cliënt betreffende gegevens, welke niet reeds op de Polikliniek aanwezig zijn, binnen een week naar de Polikliniek te sturen (zie als voorbeeld bijlage 3) de coördinator van de Polikliniek onderzoekt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren de ex-cliënt of diens gemachtigde moet zich tegenover de coördinator van de Polikliniek kunnen identificeren met paspoort of rijbewijs de coördinator van de Polikliniek voegt de eventuele machtiging in het dossier van de ex-cliënt inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de coördinator van de Polikliniek termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek de coördinator van de Polikliniek maakt desgevraagd fotofotokopieën de coördinator van de Polikliniek stuurt de betreffende gegevens, indien nodig, terug naar de betreffende afdelingen 5. Klachtenregistratie de ex-cliënt verzoekt schriftelijk om inzage bij voorzitter (Raad van) Bestuur (bij een interne klachtenbemiddeling) of het secretariaat van de klachtencommissie (bij een externe klachtenprocedure) interne klachten bemiddeling: =

= =

=

=

=

=

=

=

PN=

de voorzitter (Raad van Bestuur), klachtenbemiddelaar of secretariaat reageert op het verzoek, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde - indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat met de ex-cliënt een afspraak voor inzage - de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat onderzoekt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren - inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek - de voorzitter (Raad van) Bestuur, klachtenbemiddelaar of secretariaat maakt desgevraagd fotofotokopieën externe klachtenprocedure: - het secretariaat van de klachtencommissie reageert op het verzoek, met inachtneming van het hierboven onder 6.1 gemelde - indien op het verzoek positief wordt beslist, maakt het secretariaat met de excliënt een afspraak voor inzage - het secretariaat onderzoekt of het dossier gegevens van derden bevat en verwijdert die uit het dossier; wanneer deze gegevens niet kunnen worden gescheiden, is dat reden om inzage in (dat deel van) het dossier te weigeren - inzage wordt verleend onder begeleiding/toezicht van het secretariaat termijn voor inzage: zo spoedig mogelijk na positieve beslissing op het verzoek - het secretariaat maakt desgevraagd fotofotokopieën -

7.

CORRECTIE, AANVULLING, VERWIJDERING OF AFSCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS EN TOEVOEGEN EIGEN VERKLARING AAN DOSSIER

7.1 DE REGELS Een (ex-)cliënt of geregistreerde kan verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van op hem/haar betrekking hebbende gegevens, wanneer deze gegevens: - feitelijk onjuist zijn - voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn =

= =

=

=

=

=

=

=

PO=

- in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. 7.2 UITVOERING De cliënt of betrokkene dient een schriftelijk verzoek in bij de beheerder van de betreffende persoonsregistratie. Het verzoek moet gemotiveerd zijn. Indien nodig overlegt de beheerder met degene die de persoonsgegevens heeft verwerkt. De beheerder deelt zijn/haar beslissing binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de cliënt mee. Een weigering is met redenen omkleed. De beheerder draagt er zorg voor dat, bij een positieve beslissing, de betreffende gegevens zo spoedig mogelijk worden verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd. 7.3 TOEVOEGEN EIGEN VERKLARING Een cliënt heeft het recht een eigen verklaring aan zijn dossier toevoegen.

8. VERZOEK OM VERNIETIGING VAN BEPAALDE PERSOONSGEGEVENS 8.1 DE REGELS Een (ex-)cliënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van bepaalde delen van de tot zijn persoon herleidbare gegevens. Het verzoek van de cliënt hoeft niet gemotiveerd te zijn. Het betreft in deze bijvoorbeeld de algemene dagrapportage. Alle behandelrapportage moet bewaard blijven voor onder andere controle van de zorgverzekeraar en/of de accountant. Het is mogelijk om de (afwijkende) mening van de gast op te nemen bij de rapportage die bewaard moet blijven. De beheerder vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek. Het verzoek wordt geweigerd indien redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de (ex-)cliënt. Dat is onder meer het geval: - wanneer de (ex-)cliënt een gerechtelijke procedure tegen de instelling heeft aangespannen of dit dreigt te gebeuren - wanneer een ander een aanmerkelijk belang heeft bij de gegevens (bijv. gegevens over een erfelijke ziekte) - wanneer er een klacht is ingediend waar de (ex-)cliënt direct of indirect bij betrokken is of dit dreigt te gebeuren - de betreffende gegevens nodig zijn voor materiële controles vanuit zorgkantoren, zorgverzekeraars en/of vanwege onderzoeken van de accountant in verband met vaststelling van de jaarrekening van het betreffende jaar en/of een mogelijke =

= =

=

=

=

=

=

=

PP=

heropname na vertrek bij de instelling. De betreffende medewerker meldt het verzoek om vernietiging van de persoonsgegevens op het formulier "Registratieformulier Privacy" en zendt dit vervolgens zo spoedig mogelijk aan de afdeling Kwaliteit (zie Intranet voor het formulier). Het verzoek wordt ook geweigerd indien bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. Dit betekent dat een verzoek tot vernietiging in het algemeen pas uitgevoerd kan worden op 31 december van het daaropvolgende kalenderjaar. Dit vanwege mogelijke materiële controles vanuit zorgkantoren, zorgverzekeraars en/of vanwege onderzoeken van de accountant in verband met vaststelling van de jaarrekening van het betreffende jaar en/of een mogelijke heropname na vertrek bij de instelling. Dit dient aan de cliënt gemeld te worden als antwoord op een verzoek om vernietiging. 8.2.1 DE UITVOERING BIJ CLIËNTEN De cliënt verzoekt schriftelijk om vernietiging van zijn gegevens. De teamleider of hoofd bewaart het verzoek, na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker (bijv.: door naar het identiteitsbewijs te vragen en een fotofotokopie hiervan bij het verzoek te voegen), in de map algemene correspondentie (en niet in het dossier van de cliënt) De teamleider of hoofd stuurt een verzoek aan de Polikliniek, de behandelcentra, de werkprojecten, het Opleidingscentrum, de Cliëntenadministratie en de voorzitter (Raad van) Bestuur met het verzoek om alle de cliënt betreffende gegevens, welke niet reeds op de afdeling aanwezig zijn, binnen een week naar de betreffende afdeling te zenden (zie als voorbeeld bijlage 5). De teamleider of hoofd verzamelt alle bescheiden. De teamleider of hoofd onderzoekt of: - de (ex-)cliënt een gerechtelijke procedure tegen de instelling heeft aangespannen (raadpleegt hiervoor bijv. de Raad van Bestuur of afdeling Beleidsadvisering) - een ander (bijv. familie) een aanmerkelijk belang heeft bij de gegevens (raadpleegt hiervoor bijv. het zorgteam) - een klacht is ingediend waar de (ex-)cliënt direct of indirect bij betrokken is (raadpleegt hiervoor de voorzitter (Raad van) Bestuur) - bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. De teamleider of hoofd informeert de (ex-)cliënt uiterlijk 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk over de verdere behandeling van zijn/haar verzoek of deelt mede dat zijn/haar verzoek niet wordt ingewilligd (zie als voorbeeld bijlage 4). De teamleider of hoofd bewaart een fotofotokopie van de melding in de map algemene correspondentie. De teamleider of hoofd verleent onder begeleiding/toezicht eventueel inzage in de persoonsgegevens aan de cliënt. =

= =

=

=

=

=

=

=

PQ=

De teamleider of hoofd bewaart een eventuele schriftelijke intrekking van het verzoek in het dossier van de betreffende cliënt. Indien het verzoek wordt toegewezen vernietigt de teamleider of hoofd de bescheiden uit de dossiermappen in aanwezigheid van de betreffende cliënt en draagt er zorg voor dat uit het EZRA de volgende velden worden gewist: - voornamen - achternaam - straat, huisnummer, postcode - van de geboortedatum wordt alleen het geboortejaar bewaard - relatienummers van externe instanties (bijv. sofi-nummer, verzekeringsnummer) - gegevens over de relaties van de cliënt (ouders, arts, partner) - de aan het EZRA gekoppelde tekstbestanden en memo's die betrekking hebben op de cliënt 8.2.2 DE UITVOERING BIJ EX-CLIËNTEN De (ex-)cliënt verzoekt schriftelijk om vernietiging van zijn gegevens. De coördinator van de Polikliniek bewaart het verzoek, na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker (bijv.: door naar het identiteitsbewijs te vragen en een fotokopie hiervan bij het verzoek te voegen), in de map algemene correspondentie (en niet in het dossier van de cliënt) De coördinator van de Polikliniek stuurt een verzoek aan de Polikliniek, de behandelcentra, de werkprojecten, het Opleidingscentrum, de Cliëntenadministratie en de algemeen directeur met het verzoek om alle betreffende bescheiden binnen een week naar de Polikliniek te zenden (zie als voorbeeld bijlage 5). De coördinator van de Polikliniek verzamelt alle bescheiden. De coördinator van de Polikliniek onderzoekt of: - de (ex-)cliënt een gerechtelijke procedure tegen de instelling heeft aangespannen (raadpleegt hiervoor bijv. de Raad van Bestuur of afdeling Beleidsadvisering) - een ander (bijv. familie) een aanmerkelijk belang heeft bij de gegevens (raadpleegt hiervoor bijv. het Zorgteam) - een klacht is ingediend waar de (ex-)cliënt direct of indirect bij betrokken is (raadpleegt hiervoor de algemeen directeur) - bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. De coördinatorvan de Polikliniek informeert de (ex-)cliënt uiterlijk 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk over de verdere behandeling van zijn/haar verzoek of deelt mede dat zijn/haar verzoek niet wordt ingewilligd (zie als voorbeeld bijlage 6). De coördinator van de Polikliniek bewaart een fotokopie van de melding in de map algemene correspondentie. =

= =

=

=

=

=

=

=

PR=

De coördinator van de Polikliniek verleent onder begeleiding/toezicht eventueel inzage in de persoonsgegevens aan de cliënt. De coördinator van de Polikliniek bewaart een eventuele schriftelijke intrekking van het verzoek in het dossier van de betreffende cliënt. Indien het verzoek wordt toegewezen vernietigt de coördinator van de Polikliniek de bescheiden uit de dossiermappen in aanwezigheid van de betreffende cliënt en draagt er zorg voor dat uit het EZRA de volgende velden worden gewist: - voornamen - achternaam - straat, huisnummer, postcode - van de geboortedatum wordt alleen het geboortejaar bewaard - relatienummers van externe instanties (bijv. sofi-nummer, verzekeringsnummer) - gegevens over de relaties van de cliënt (ouders, arts, partner) - de aan het EZRA gekoppelde tekstbestanden en memo's die betrekking hebben op de cliënt

9. OVERDRACHT VAN PERSOONSGEGEVENS 9.1 DE REGELS - Een (ex-)cliënt heeft het recht de op hem/haar betrekking hebbende gegevens te laten overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen persoon of instantie. - Het verzoek kan door De Hoop worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift of wordt opgeschort wanneer: - De Hoop jegens de financier van de verleende zorg tot bewaring van de gegevens is gehouden - wanneer de (ex-)cliënt een gerechtelijke procedure tegen de instelling heeft aangespannen of dit dreigt te gebeuren - wanneer er een klacht is ingediend waar de (ex-)cliënt direct of indirect bij betrokken is of dit dreigt te gebeuren. - De betreffende medewerker meldt het verzoek om overdracht van de persoonsgegevens op het formulier "Registratieformulier Privacy" en zendt dit vervolgens zo spoedig mogelijk aan de afdeling Kwaliteit (zie Intranet voor het formulier). 9.2 DE UITVOERING De (ex-)cliënt dient een schriftelijk verzoek om overdracht in bij de raad van bestuur. De raad van bestuur beslist over het verzoek van de (ex-)cliënt en deelt de beslissing mee aan de cliënt en de coördinator van de Polikliniek. De coördinator van de Polikliniek bewaart het verzoek in de map met algemene PS= = = = = = = = = =

correspondentie (en niet in het dossier van de cliënt). De coördinator Polikliniek zendt de (ex-)cliënt een reeds door hem ondertekende 'Verklaring overdracht gegevens uit persoonsregistraties’ en een begeleidende brief (zie als voorbeeld bijlagen 6 en 7). De cliënt vult de verklaring in en stuurt deze terug naar de instelling. De coördinator Polikliniek draagt de betreffende gegevens over en bewaart de verklaring in de algemene correspondentie.

10. VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS VOOR WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK Voor het verstrekken of het gebruik van persoonsgegevens uit de persoonsregistraties voor wetenschappelijk onderzoek moet de verantwoordelijke schriftelijke toestemming aan de betreffende cliënten vragen. Die toestemming is niet nodig wanneer: - het onderzoek een algemeen belang dient, - de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is, - het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en - bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, - indien er een gedragscode bestaat, die betrekking heeft op de onderzoeker, is de onderzoeker gehouden het onderzoek te verrichten conform de gedragscode en nadat een onafhankelijke commissie hierover positief heeft geadviseerd. Indien aan deze voorwaarden is voldaan, dienen er tussen de verantwoordelijke en de onderzoeker schriftelijke afspraken te zijn gemaakt over maatregelen om de persoonlijke levenssfeer van de cliënten te beschermen en dient de raad van bestuur zich in deze zin in voldoende mate jegens de cliënten tegen aansprakelijkheid te hebben beschermd. De betreffende medewerker meldt het gebruik van de persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek op het formulier "Registratieformulier Privacy" en zendt dit vervolgens zo spoedig mogelijk aan de afdeling Kwaliteit (zie Intranet voor het formulier).

11. KLACHTEN Indien de (ex-)cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij/zij zich te wenden tot de raad PT= = = = = = = = = =

van bestuur. Indien dit voor de cliënt niet leidt tot een voor hem/haar acceptabel resultaat, heeft hij/zij de volgende mogelijkheden. Hij/zij kan gebruik maken van de bestaande klachtenregeling. De betrokkene kan zich ook tot het College bescherming persoonsgegevens wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met de raad van bestuur. Dit dient te geschieden binnen een termijn van 6 weken na ontvangst van het antwoord van de raad van bestuur of, indien de raad van bestuur niet heeft geantwoord, binnen 6 weken na afloop van de door betrokkene gestelde termijn. Een en ander laat onverlet de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter waarvoor dezelfde termijn geldt als voor het inschakelen van het College bescherming persoonsgegevens. College bescherming persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ Den Haag

12. OVERDRACHT VAN PERSOONSGEGEVENS AAN EEN ANDERE HOUDER Indien de Raad van Bestuur / het bestuur de persoonsregistraties naar een andere houder laat overgaan of aan een andere houder overdraagt, dient de Raad van Bestuur / het bestuur de betrokkenen van dit feit in kennis te stellen, zodat hij/zij tegen de overdracht of overgang van op hem/haar betrekking hebbende persoonsgegevens bezwaar kunnen maken.

13. EVALUATIE VAN HET REGLEMENT Jaarlijks wordt door de afdeling Kwaliteit de naleving van de afspraken uit het privacyreglement geëvalueerd. Dit gebeurd mede aan de hand van de bij de afdeling binnen gekomen registratieformulieren privacy. Op basis van deze evaluatie van de afdeling Kwaliteit brengt deze afdeling jaarlijks advies uit aan de Raad van Bestuur / het bestuur over een eventuele aanpassing van het reglement.

14. WIJZIGING VAN HET REGLEMENT De Raad van Bestuur van De Hoop kan dit reglement wijzigen. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden: de cliënten, de Gastenraad, en de beheerders van de persoonsregistratie. =

= =

=

=

=

=

=

=

PU=

De beheerders van de persoonsregistraties lichten de onder hen ressorterende gebruikers over de wijziging(en) in.

=

= =

=

=

=

=

=

=

PV=

PRIVACY REGLEMENT STICHTING DE HOOP

Recommend Documents