JONGERENHULPVERLENING WERKT!
PRIVACY REGLEMENT TRAJECT 58 HKZ: Versie 2.0 Handboek: E.7.1.1.1 01 juni 2012 revisiedatum: 01 juli 2013
Melding van bescherming van persoonsgegevens Het Privacy-reglement van Traject 58 staat ingeschreven bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
INHOUD: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
1.0 Inleiding 2.0 Het wettelijk kader 2.1 De Grondwet, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Ar chiefwet 2.2 Bijzondere persoonsgegevens 2.3 De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) 2.4 De Archiefwet 3.0 Uitleg van door ons gehanteerde begrippen: 4.0 Het verkrijgen en verwerken van gegevens 5.0 Verstrekken van gegevens door derden aan Traject 58 6.0 Inzage 6.1 Inzage wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt 6.2 Informatieverstrekking aan de ouder met gezag / wettelijk vertegenwoordiger van cliënt 6.3 Informatieverstrekking aan de ouder zonder gezag 6.4 Weigeren van inzage / informatieverstrekking 6.5 Verstrekking gegevens aan derden 6.6 Informatieverstrekking aan politie/justitie 6.7 Raad voor de Kinderbescherming 6.8 Overige bepalingen 7.0 Het verstrekken van afschriften / kopieën uit het zorgdossier 8.0 Recht op correctie 8.1 Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek 9.0 In beroep gaan 10.0 Geheimhoudingsplicht 11.0 Bewaartermijnen en vernietiging van het zorgdossier 12.0 Melding van verwerking van gegevens
Dit Privacyreglement bevat de volgende bepalingen: • Het verkrijgen en verweken van gegevens in een dossier • Privacy en Recht op inzage • Klachtenregeling • Bewaren en vernietigen van persoonsgegevens • Het wettelijke kader waarbinnen Traject 58 hulpverlening uitvoert
Dit reglement treedt in werking op 01 februari 2012 waarna wijzigingen of aanvullingen kunnen plaatsvinden.
de informatieverstrekking tegen te houden op straffe van een dwangsom.
10.0 Geheimhoudingsplicht (Medewerkers van) Traject 58 heeft (hebben) te maken met een geheimhoudingsplicht. Onder bepaalde omstandigheden kan deze geheimhoudingsplicht worden doorbroken, ook als de cliënt daar niet mee instemt. Als een hulpverlener vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel of gevaar voor zijn cliënt kan voorkomen, kan hij onder bepaalde voorwaarden zijn geheimhoudingsplicht doorbreken door een beroep te doen op ‘overmacht’. Het moet gaan om een noodsituatie waarbij er geen andere mogelijkheid bestaat om het gevaar waaraan de cliënt wordt blootgesteld af te wenden. De hulpverlener verkeert in zo’n geval in gewetensnood, ook wel ‘conflict van plichten’ genoemd. Als hij de informatie verstrekt, verbreekt hij zijn geheimhoudingsplicht. Maar als hij de informatie niet verstrekt, verleent hij niet de zorg die hij zou moeten verlenen. Aanvullend hierop zijn de volgende punten van belang: •
• •
•
•
Een beroep op overmacht is in principe gericht op de belangen van de cliënt (en/of zijn systeem), waarbij de belangen van de jongere het zwaarst mee wegen. Een beroep op overmacht in verband met de belangen van een ander dan de cliënt, is alleen mogelijk indien er concreet levensgevaar voor die ander dreigt. Aangezien cliënten van Traject 58 vaak minderjarig zijn en zich veelal in een afhankelijkheidsrelatie bevinden, zal een beroep op overmacht ter bescherming van hun belangen sneller slagen dan bij volwassen cliënten. Op grond van artikel 255 Wetboek van Strafrecht geldt eveneens de plicht voor de hulpverlener om een cliënt die aan zijn zorgen is toevertrouwd niet in een hulpbehoevende toestand te laten. Als Traject 58 aangifte wil doen van kindermishandeling of seksueel misbruik kan hier in bepaalde gevallen ook een beroep op worden gedaan. Op overmacht mag alleen een beroep worden gedaan in uitzonderlijke situaties. Het is van belang om, indien een beroep op overmacht wordt overwogen, dit intern zorgvuldig te bespreken. De overwegingen en uiteindelijke beslissing moeten worden vastgelegd in het dossier. Iedereen die opgeroepen wordt om te getuigen is verplicht een getuigenis af te leggen. De rechter beslist per geval wanneer er sprake is van een verschoningsrecht van een hulpverlener met een geheimhoudingsplicht.
11.0 Bewaartermijnen en vernietiging van het zorgdossier Het Privacyreglement is onverkort van toepassing op de (verwerking van) persoonsgegevens die in het archief zijn ondergebracht. Dit houdt in dat indien zich een vraag om inzage in een dossier dat in het archief is ondergebracht voordoet, deze volgens het Privacyreglement wordt be- en afgehandeld. Traject 58 bewaart een dossier volgens voorschriften gedurende tien jaar te rekenen vanaf het tijdstip waarop de hulpverlening is afgesloten. Hiermee houdt Traject 58 zich aan de WIZ waarin staat dat zorgaanbieders bescheiden die deze met betrekking tot de jeugdige onder zich hebben, gedurende tien jaren - te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd - bewaart of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is. Traject 58 vernietigt het dossier na de genoemde termijn pas nadat de inmiddels meerderjarige jeugdige inzage in en/of afschrift van zijn persoonsgegevens heeft gehad, dan wel schriftelijk kenbaar heeft gemaakt geen inzage en/of afschrift te wensen en verzoekt om vernietiging van de gegevens. De bewaartermijn is echter niet langer dan dertig jaar na meerderjarig worden van de jongere.
1.0 Inleiding Traject 58 is een zorgaanbieder die zich richt op jongerenhulpverlening. In de uitvoering van hulpverlening valt Traject 58 onder de ‘Zorgwet’ en met het privacyreglement onder de WPB (Wet bescherming persoonsgegevens). Op grond de Wet bescherming Parsoonsgegevens (Wbp) is Traject 58 verplicht een Privacyreglement op te stellen. Met een Privacyreglement wordt aan cliënten (en betrokkenen) duidelijkheid gegeven over de wijze waarop Traject 58 over hen persoonsgegevens verkrijgt, verwerkt en hoe hiermee omgaat. Traject 58 staat ingeschreven bij het CPB (Commissie persoonsgegevens bescherming) Traject 58 werkt met een zorgdossier waarin, in het kader van de hulpverlening, gegevens van cliënten worden vastgelegd. Deze gegevens zijn afkomstig van de cliënt zelf maar ook van anderen (derden) zoals betrokkenen uit en/of rond het systeem, instellingen / organisaties waar de cliënt mee te maken heeft en/of andere zorgaanbieders. Het vastleggen van gegevens in een dossier is noodzakelijk om tot een goede (continuïteit van de) hulpverlening te komen en wordt tevens opgelegd door de wet. Voor het vastleggen van gegevens wordt van te voren expliciet toestemming verleend door cliënt door ondertekening van de Zorgovereenkomst. Zonder toestemming komt geen hulpverlenersrelatie tot stand. De gegevens horen bij het traject en zijn in essentie niet zomaar inzichtelijk voor derden. Medewerkers van Traject 58 die deze gegevens opschrijven en verwerken hebben een geheimhoudingsplicht en mogen daarom in principe alleen met toestemming van de cliënt gegevens aan anderen dan de cliënt verstrekken. In een enkel geval echter gaat het belang van een goede hulpverlening of het voorschrift vanuit de wetgeving zover dat ook zonder toestemming van de cliënt informatie aan derden kan worden verstrekt. Eerst en voor alles waarborgt Traject 58 het belang de cliënt te beschermen en ervoor te zorgen dat de noodzakelijke hulpverlening nooit in gevaar komt. Waar in dit Privacyreglement ‘hij / hem’ staat, is tevens sprake van ‘zij / haar’.
2.0 Het wettelijk kader Omdat Traject 58 (vertrouwelijke) gegevens van cliënten verwerkt in een zorgdossier is een aantal wetten van toepassing op (het verkrijgen, verwerken, beschermen en inzage verlenen van) persoonsgegevens. In het kort zijn deze wetten: 2.1 De Grondwet, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet In artikel 10 van de Grondwet en diverse internationale verdragen, wordt het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer erkend. Dit betekent dat voorkomen moet worden dat door het verwerken en verstrekken van gegevens de privacy van iemand onaanvaardbaar wordt geschonden. Ter uitvoering van artikel 10 van de Grondwet geeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) algemene normen die gericht zijn op een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. De Archiefwet schrijft achivering en bewaartermijnen voor. 2.2 Bijzondere persoonsgegevens Artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bevat een verbod op de verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid en strafrechtelijk verleden), tenzij de wet voorziet in een uitdrukkelijke grondslag daarvoor. In essentie verwerkt Traject 58 persoonsgegevens die onder deze wet vallen niet tenzij in bepaalde bij wet genoemde gevallen, een uitzondering op dit verbod moet worden gemaakt.
8.0 Recht op correctie Nadat inzage is verleend kan de betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, Traject 58 schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze: • feitelijk onjuist zijn (de werkelijkheid verkeerd weergeven); • onvolledig zijn (ontoereikend zijn om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor zij volgens artikel 6 van het Privacyreglement worden verwerkt); • niet ter zake dienend zijn (in het geheel niet beantwoorden aan het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt); • door Traject 58 onrechtmatig (in strijd met de wet) worden verwerkt. Bij een verzoek vanwege de verwerking van onjuiste gegevens, zal de verzoeker concreet en onderbouwd moeten aangeven waar het om gaat en wat naar zijn oordeel wél een juiste weergave van de werkelijkheid is. Het verzoek bedoeld als hierboven kan door de wettelijk vertegenwoordiger worden gedaan, indien de jongere niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake. Dat een betrokkene het recht heeft om een verzoek tot correctie in te dienen, wil niet zeggen dat dit verzoek ook door Traject 58 gehonoreerd wordt / kan worden. Daarnaast hoeft correctie niet altijd te betekenen dat de onjuist gebleken persoonsgegevens worden verwijderd of vernietigd, maar kan ook een verwijzing inhouden naar een aanvullend bestand bij het betwiste stuk. Traject 58 bericht de verzoeker binnen twee weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering wordt met redenen omschreven. 8.1 Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek Op schriftelijk verzoek van cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger kan Traject 58 overgaan tot vernietiging van persoonsgegevens. Als hiertoe wordt overeengekomen vernietigt Traject 58 de betreffende persoonsgegevens binnen drie maanden na het schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben. Overgegaan tot vernietiging op verzoek vindt niet plaats indien: • Redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet. • Cliënt niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen.
9.0 In beroep gaan Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of het niet eens is met beslissingen van Traject 58, ten aanzien van inzage, afschrift en correctie, wendt hij zich in eerste instantie tot Traject 58. Hier en van het vervolg wordt schriftelijke melding van gemaakt door Traject 58. Getracht wordt om hier gezamenlijk uit te komen. Wanneer zij samen hier niet uitkomen, kan de betrokkene zich vervolgens desgewenst wenden tot de klachtencommissie van Traject 58. Deze zal als intermediair optreden. Wanneer parijen hier niet uitkomen, kan de cliënt naar de burgerlijke rechter conform artikel 105 Wet op de jeugdzorg juncto artikel 46 Wet bescherming persoonsgegevens, dan wel het College bescherming persoonsgegevens conform artikel 47 Wet bescherming persoonsgegevens, kan hij zich wenden tot de burgerlijke rechter. Indien de cliënt of betrokkene wil voorkomen dat Traject 58 informatie aan een derde verstrekt, dient deze Traject 58 eerst schriftelijk te sommeren de informatie niet te verstrekken. Blijft Traject 58 bij zijn voornemen de informatie te verstrekken, dan kan de cliënt of betrokkene proberen door middel van een kort geding bij de voorzieningenrechter van de rechtbank
2.3 De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) De Wbp verplicht Traject 58 om persoonsgegevens van cliënten (en betrokkenen) te beveiligen tegen verlies of (enige vorm van) onrechtmatige verwerking en/of inzage. Traject 58 waarborgt de beveiliging van de eerste registratie tot aan de vernietiging van het dossier en verstaat onder gegevensverwerking zowel schriftelijke als digitale verwerking van gegevens. 2.4 De Archiefwet Het beheer van de archieven valt onder specifieke (archief)wetgeving zoals de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en een drietal (ministeriële) uitvoeringsregelingen van het Archiefbesluit. De Archiefwet stelt onder meer eisen ten aanzien van het bewaren of vernietigen van gegevens. Het Privacyreglement is onverkort van toepassing op de (verwerking van) persoonsgegevens die in het archief zijn ondergebracht. Dit houdt in dat indien zich een vraag voordoet om inzage in een dossier dat in het archief is ondergebracht, deze volgens het Privacyreglement dient te worden beantwoord.
3.0 Uitleg van door ons gehanteerde begrippen: Persoonsgegeven Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Bijna alle gegevens over personen die Traject 58 verwerkt in het kader van de uitvoering van de hulpverlening, zijn aan te merken als persoonsgegevens. Alle persoonsgegevens die de cliënt betreffen vallen onder de werking van dit reglement. Dit reglement is namelijk van toepassing op de verwerking van gegevens van cliënten. Bijzondere persoonsgegevens persoonsgegevens zoals godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid en strafrechtelijk verleden. Verwerking van persoonsgegevens Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Traject 58 verzamelt (persoons)gegevens en informatie van cliënten in het zorgdossier t.b.v. een goede hulpverlening. Het dossier wordt op naam van de cliënt gesteld en kan naast gegevens over de cliënt ook gegevens bevatten over andere personen uit het cliëntsysteem. Zowel gegevens in de computer als de schriftelijke stukken waarin persoonsgegevens over de cliënt verwerkt zijn, behoren tot het cliëntdossier. Zorgdossier Elk op naam van de jongere gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is, en dat betrekking heeft op de jongere alsmede op verschillende personen die in relatie staan tot de jongere, waarbij de persoonsgegevens zowel op geautomatiseerde als niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt. Dit reglement is van toepassing op het gehele dossier van een cliënt. Deze kan bestaan uit de (gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens én de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Dit houdt in dat zowel schriftelijke als digitale stukken onder dit reglement vallen. (Werk)aantekeningen (Werk)aantekeningen zijn persoonlijke aantekeningen (geheugensteuntjes, notities e.d.) of aantekeningen voor intern gebruik die nog in bewerking zijn. Deze maken (nog) geen deel uit van het dossier en vallen derhalve niet onder de werking van het Privacyreglement.
van cliënten die wel de leeftijd van zestien jaar hebben bereikt, maar niet in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake heeft de wettelijk vertegenwoordiger recht op informatie. 6.5 Verstrekking gegevens aan derden In het kader van een optimale hulpverlening kan het voorkomen dat Traject 58 onder bepaalde omstandigheden gegevens verstrekt aan andere hulpverleners en/of instanties. Dit kan in sommige gevallen ook zonder toestemming van de cliënt indien: • beroepskrachten van wie de medewerking bij de toegang tot en de uitvoeringvan de jeugdzorg noodzakelijk is; • degenen die betrokken zijn bij de voorbereiding of uitvoering van de onder toezichtstelling, voogdij of jeugdreclassering. 6.6 Informatieverstrekking aan politie/justitie Traject 58 gaat uiterst spaarzaam en zeer weloverwogen om met politieverzoeken om informatie te verstrekken over een cliënt. Traject 58 is zich bewust van het recht de informatieverstrekking op grond van zijn geheimhoudingsplicht te weigeren. 6.7 Raad voor de Kinderbescherming Traject 58 heeft de bevoegdheid om de geheimhoudingsplicht te doorbreken door, ook zonder toestemming van degene die het betreft, aan de Raad voor de Kinderbescherming inlichtingen te verstrekken, als dit noodzakelijk kan worden geacht voor de bescherming van de jongere. Uitsluitend de inlichtingen die noodzakelijk kunnen worden geacht voor de uitoefening van de taken van de Raad mogen worden verstrekt. 6.8 Overige bepalingen • De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Traject 58. • Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn (zie paragraaf werkaantekeningen), zijn geen onderdeel van het dossier en worden derhalve niet verstrekt. • Een derde dient de naam te noemen van de jeugdige op wiens naam het dossier geregistreerd staat en zich te legitimeren. • Informatie kan worden verstrekt om een wettelijke verplichting na te komenen te voldoen aan een rechterlijk bevel (door de rechter opgedragen).
7.0 Het verstrekken van afschriften / kopieën uit het zorgdossier Een cliënt heeft recht op een afschrift dan wel kopie van stukken die betrekking hebben op cliënt zelf. Dit geldt eveneens voor de wettelijk vertegenwoordiger zoals in dit reglement besproken. Originele documenten blijven te allen tijde in het bezit van Traject 58. Aan ‘derden’ worden slechts kopieën verstrekt. Ook bij een eventuele overdracht van een cliëntdossier naar een andere (vervolg) setting zal het origineel in het bezit blijven van Traject 58. Dit in verband met mogelijke aansprakelijkheid, procesrisico’s en klachtenprocedures. Indien wordt overgegaan tot het verstrekken van afschriften aangeleverd door derden informeert Traject 58 de toeleveraar van betreffende informatie over het uitgeven van kopieën aan cliënt of derden. Indien een derde, van wie de informatie afkomstig is, naar verwachting bedenkingen zal hebben tegen de informatieverstrekking, dient Traject 58 de derde in de gelegenheid te stellen zijn bedenkingen naar voren te brengen (tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost).
Beeldmateriaal Het gebruik van beeldmateriaal waar de cliënt herkenbaar op te zien is zal slechts voor andere doeleinden gebruikt worden indien de cliënt van het doel op de hoogte is gesteld en hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend. Beeldmateriaal waar de jongere herkenbaar opstaat wordt nooit door Traject 58 aan derden verstrekt. Een cliënt, wettelijk vertegenwoordiger en het systeem Traject 58 maakt onderscheid in een jongere en zijn systeem. De jongere is degene voor wie de hulp is aangevraagd en op wie de hulpverlening zich primair richt. Het systeem van de jongere bestaat uit personen uit zijn omgeving die betrokken zijn op de jongere (ouders, familie, vrienden, school en andere betrokenen). Waar in dit reglement sprake is van cliënt wordt altijd en slechts de jongere bedoeld. Waar sprake is van de wettelijk vertegenwoordiger worden de ouder(s) met gezag of de voogd(en). Een ouder zonder gezag valt hier niet onder. Toestemming van de jongere Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de cliënt aangeeft dat persoonsgegevens die op hem betrekking hebben worden verkregen, verwerkt en eventueel verstrekt. De betrokkene (niet zijnde de jongere) Naast de cliënt kan in dit reglement sprake zijn van de betrokkene . De betrokkene is degene over wie de gegevens informatie bevatten. Alle personen uit het systeem van de jongere zijn om die reden betrokkene, maar niet alle betrokkenen zijn cliënt. De gegevens van een persoon moeten voldoende zelfstandige betekenis hebben om die persoon ook als betrokkene aan te merken. De wettelijk vertegenwoordiger De wettelijk vertegenwoordiger is degene die het gezag uitoefent over een jongere. In de meeste gevallen wordt het gezag uitgeoefend door een of twee ouders. Als de ouders zijn overleden of ontheven/ontzet uit het gezag, dan oefent een voogd het gezag uit.
4.0 Het verkrijgen en verwerken van gegevens (art.8 Wbp) Traject 58 hanteert als hoofdregel dat het verkrijgen en verwerken van persoonsgegevens zorgvuldig dient te geschieden en dat iedereen in principe inzage heeft in zijn eigen persoonsgegevens. Om tot een goede vorm van de hulpverlening te komen verzamelt en verwerkt traject 58 gegevens van cliënten in het zorgdossier. Deze wordt op naam gesteld van de cliënt. De gegevens behoren tot het dossier van de eerste registratie van de hulpvraag (het aanleggen van een dossier) tot aan de vernietiging van het dossier. Traject 58 gaat in het kader van de wet- en regelgeving uiterst zorgvuldig om met deze gegevens. Zo worden nooit méér gegevens verzameld of verstrekt aan derden dan noodzakelijk is voor de hulpverlening en/of in het kader van de uitvoering van een bepaalde wettelijke taak. Het verzamelen en verwerken van cliëntgegevens past binnen de kaders van de hulpverlening en hebben slechts tot doel deze hulpverlening zo optimaal mogelijk uit te voeren. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt in het zorgdossier: • indien de betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens toestemming heeft verleend middels ondertekening van de zorgovereenkomst; • indien deze ter zake doende, toereikend en relevant zijn voor de hulpverlening; • om een goede en verantwoorde hulpverlening (uitvoering van taken) mogelijk te maken; • om wettelijke verplichtingen na te komen waaraan Traject 58 zich moet houden; • om tot een verantwoorde bedrijfsvoering volgens de uitgangspunten van Traject 58 te komen;
het dossier en worden derhalve niet ter inzage gesteld. Traject 58 motiveert (desgewenst schriftelijk) een weigering van inzage. Traject 58 behoudt zich het recht voor inzage te weigeren als er redenen zijn om aan te nemen dat cliënt misbruik maakt van het recht of meer dan noodzakelijk om inzage vraagt. Ook dit zal gemotiveerd worden naar cliënt toe. Traject 58 zal tijdens de inzage aanwezig zijn en zonodig de inhoud met cliënt bespreken. De cliënt heeft als deze dit aangeeft, recht op een kopie van de stukken die ter inzage zijn voorgelegd. Het recht op inzage en op een kopie betreft alleen stukken die betrekking hebben op cliënt zelf. Dit geldt eveneens voor betrokkenen die gebruikmaken van het derdenrecht of bij een cliënt jonger dan 12 jaar. Een cliënt die inzage heeft gehad in zijn dossiergegevens heeft ook recht op een afschrift van deze gegevens (zie hoofdstuk ‘Het verstrekken van afschriften / kopieën uit het zorgdossier’). Tevens kan hij Traject 58 verzoeken bepaalde gegevens te corrigeren (zie hoofdstuk ‘Recht op correctie’) 6.1 Inzage wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt Een jongere moet aan de hulpverlener vrijelijk zijn gevoelens kunnen uiten. Dit is alleen mogelijk indien ouders niet automatisch kennis nemen van alles wat een jongere aan de hulpverlener vertelt. Het hardnekkig verzetten van een jongere tegen informatieverstrekking, kan een reden zijn om informatie te weigeren aan de ouders. Weigering van het geven van (bepaalde) informatie is eveneens mogelijk als door het verstrekken ervan de persoonlijke levenssfeer (privacy) van een derde zou worden geschaad. Beoordeling hiervan ligt bij Traject 58 6.2 Informatieverstrekking aan de ouder met gezag / wettelijk vertegenwoordiger van cliënt Voor verstrekking van informatie aan ouders van de cliënt wordt mondeling toestemming van de jongere vereist. Voorwaarde is wel dat de jongere ‘in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’. 6.3 Informatieverstrekking aan de ouder zonder gezag Als Traject 58 informatie wil verstrekken aan de ouder zonder gezag is hiervoor de toestemming van de cliënt (of zijn wettelijke vertegenwoordiger) vereist. Maar ook als de cliënt geen toestemming geeft, heeft de ouder zonder gezag recht op informatie over ‘belangrijke feiten en omstandigheden die de persoon van het kind of diens verzorging en opvoeding betreffen’. Niet alle informatie over de jeugdige hoeft dus te worden verstrekt. 6.4 Weigeren van inzage / informatieverstrekking Traject 58 kan het verstrekken van informatie weigeren omdat de informatie waar de ouder zonder gezag om vraagt ook niet geven aan de ouder met gezag of aan degene bij wie een jeugdige woont (bijvoorbeeld een pleegouder). Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie die op grond van de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener niet zonder toestemming van de jongere kan worden verstrekt. Het verzoek om inzage/afschrift of informatieverstrekking door de wettelijk vertegenwoordiger kan worden geweigerd indien, indien: het belang van de jongere door de informatieverstrekking kan worden geschaad (bijvoorbeeld de jongere onttrekt aan de nodige zorg) of als gevreesd moet worden voor het toebrengen van psychische schade aan de jongere. Ook komt het voor dat het verstrekken van informatie de vertrouwensband tussen de jongere en de hulpverlener ernstig zou schaden. Daarnaast bestaat bij cliënten onder de zestien het recht op inzage / informatieverstrekking voor de wettelijke vertegenwoordigers (ouder(s) met gezag of de voogd). Ook ten aanzien
N.B. • Met het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens mag de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet wordt bedreigd. • Traject 58 kan in sommige gevallen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens verwerken, indien dit voor de uitoefening van een goede hulpverlening noodzakelijk is. De inschatting hiervan ligt bij de medewerkers van traject 58.
5.0 Verstrekken van gegevens door derden aan Traject 58
In het kader van het traject en/of de hulpverlening is het mogelijk dat gegevens over de cliënt worden aangeleverd door derden. Ook zij hebben te maken met de privacywetgeving die bepaalt of de informatie mag worden verstrekt. Traject 58 verwacht dat genoemde derden hiernaar handelen. Zodra deze gegevens deel uitmaken van het zorgdossier van de cliënt binnen Traject 58 geldt onverkort de privacyregeling van Traject 58.
6.0 Inzage Openbaarheid en transparantie staan hoog in het vaandel van traject 58. Inzage in de gegevens van een cliënt zijn in enkele gevallen dan ook vanzelfsprekend. Echter Traject 58 houdt zich hierin aan de wettelijke kaders. Gegevens zijn beschikbaar voor de cliënt volgens het recht op inzage. In principe vallen alle persoonsgegevens die de cliënt betreffen onder het inzagerecht. Dit betekent zowel de gegevens in de computer als de schriftelijke stukken waarin persoonsgegevens over de cliënt verwerkt zijn, te weten het zorgdossier. Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot Traject 58 of de bewerker van het dossier, en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. Anderen hebben slechts toegang indien een wettelijk voorschrift verplicht tot het verlenen van toegang of deze toegang binnen dit reglement valt. Een cliënt, en in enkele gevallen de wettelijk vertegenwoordiger en/of derden (derdenverstrekking), hebben het recht om te weten wat er over de cliënt wordt geregistreerd en geschreven, voorzover het betreft dossiergegevens. De cliënt heeft alleen recht op inzage in gegevens die hem zelf betreffen en niet in gegevens van een ander. Indien hiertoe een verzoek komt is er van zogenaamde derdenverstrekking. De wettelijke vertegenwoordiger heeft niet alleen recht op gegevens die hem zelf betreffen, maar in principe op informatie over een cliënt die jonger is dan zestien jaar of die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake. Traject 58 kan de inzage aan de wettelijke vertegenwoordiger weigeren als het belang van de jongere zich tegen de inzage verzet. In geval de cliënt jonger is dan 16 jaar of ‘niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’ vervalt voor hem het inzagerecht. Dit laatste is ter beoordeling van Traject 58 waarbij de mening van de ouders meegewogen kan worden maar nooit doorslaggevend is. Een weigering van inzage hoeft geen algehele weigering te zijn. Het kan zijn dat inzage mbt een specifiek onderwerp wordt geweigerd en per geval wordt beoordeeld wanneer inzage wordt toegestaan. Inlichtingen over, inzage in of afschrift van bescheiden kan eveneens worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de cliënt daardoor zou worden geschaad. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Traject 58. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die in bewerking zijn, zijn geen onderdeel van
Traject 58:
• • • • •
Helder Herkenbaar Uitgaan van mogelijkheden Duidelijke lijnen Toewerken naar resultaat
contact: Rijksstraatweg 18 9752 AD Haren (Gn)
[email protected] www.traject58.nl
