Privacy
Pri v ac y i n I n s titu u t V e r b e e te n Ook uw gegévens behandelen wij met zorg Wij gebruiken privacygevoelige gegevens van u. We vinden het daarom ook belangrijk dat u weet dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.
Uw rechten op het gebied van privacy
Als patiënt hebt u rechten en plichten. Deze zijn vastgelegd in verschillende wetten. De WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandel Overeenkomst) is één van de belangrijkste wetten waarin patiëntenrechten en plichten staan beschreven. Recht op privacy Wij houden zoveel mogelijk rekening met uw privacy. We hebben hierover afspraken gemaakt met onze medewerkers. Persoonlijke gesprekken worden bijvoorbeeld altijd achter gesloten deuren gehouden. Medewerkers komen zonder uw toestemming niet aan uw spullen. Wij vragen u of medewerkers in opleiding bij uw onderzoek of behandeling mee mogen kijken. Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Inzage in dossier Al onze patiënten hebben een dossier. Uw dossier is eigendom van Instituut Verbeeten. U hebt recht op inzage in uw dossier, op een afschrift van uw dossier en op aanvulling of verwijdering van informatie in uw dossier.
Uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons vastgelegd en bewaard. Dit wordt gedaan in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en de wet op de Geneeskundige Behandel Overeenkomst (WGBO). Hierin is geregeld wie wat met uw gegevens mag doen. Waar zijn uw persoonsgegevens voor nodig? Uw gegevens worden gebruikt om gegevens over uw onderzoek en/of behandeling vast te leggen. Medewerkers die uw gegevens gebruiken hebben een geheimhoudingsplicht. Uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in drie categorieën. • Personalia / identificatiegegevens. • Medische, verpleegkundige, psychologische en psychische gegevens. • Financiële / administratieve gegevens. Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor uw onderzoek en/of behandeling en voor de administratieve afhandeling ervan, worden vastgelegd. Als gegevens voor andere doeleinden nodig zijn, wordt uw toestemming gevraagd, behalve als de gegevens geanonimiseerd zijn.
2
Toegang tot gegevens Onze medewerkers mogen alleen uw gegevens bekijken die zij voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. Wij hebben beveiligingsmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermd zijn. Deze beveiligingsmaatregelen worden in deze folder aan u uitgelegd. Verstrekking van uw gegevens aan derden Ons beleid is dat er geen persoonsgegevens worden uitgewisseld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is in verband met uw onderzoek en/of behandeling. Voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden moet u schriftelijk toestemming geven. Er is wel een aantal uitzonderingen. Hierover leest u meer bij punt 4.
Het patiëntendossier
Uw persoonlijke en medische gegevens worden bewaard in een dossier. U hebt recht op inzage in uw dossier, op een afschrift van uw dossier en op aanvulling of verwijdering van de informatie in uw dossier. U hebt ook het recht om u te verzetten tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Vragen over uw dossier kunt u het beste stellen aan de arts die u onderzoekt en/of behandelt. Inzage medisch dossier U hebt recht op inzage in uw eigen dossier. U kunt dit vragen aan uw behandelend arts. Voordat u inzage krijgt in uw dossier heeft de behandelend arts het recht om persoonlijke werkaantekeningen en gegevens van derden te verwijderen. Alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als de patiënt door inzage een gevaar voor zichzelf of anderen zal vormen, mag inzage geweigerd worden. Na inzage wordt in het dossier vermeld dat inzage is verleend. Wij gebruiken een elektronisch dossier. Inzage in uw dossier kan alleen samen met uw behandelend arts of een van de medewerkers van het Verbeeten. Afschrift medisch dossier Naast het recht op inzage hebt u ook recht op een kopie (van een gedeelte) van het dossier. De originele gegevens blijven eigendom van Instituut Verbeeten. Uw behandelend arts heeft het recht om persoonlijke werkaantekeningen en gegevens van derden (hiermee worden ook de gegevens van huisarts en medisch specialisten van andere ziekenhuizen bedoeld) te verwijderen voordat u een kopie krijgt. Behalve uzelf kan ook iemand anders om een kopie van uw dossier vragen. In dat geval is een schriftelijke verklaring van u met een kopie van uw legitimatiebewijs vereist. In deze verklaring wordt het Verbeeten gemachtigd informatie aan deze derde te verstrekken. De kopie wordt binnen vier weken (gerekend vanaf de datum waarop het verzoek binnenkomt) naar u verstuurd. Als uw verzoek wordt geweigerd, ontvangt u hiervan binnen vier 3
weken schriftelijk een beargumenteerd bericht. Als u het niet eens bent met deze beslissing kunt u zich richten tot onze klachtenfunctionaris. Voor de kopie vragen wij u een kostenvergoeding. De kopie wordt per reguliere post verstuurd of meegegeven aan u of uw gemachtigde vertegenwoordiger. U of uw vertegenwoordiger tekent voor ontvangst. Wij vermelden in uw dossier dat u een kopie hebt gekregen. Aanvulling of verwijdering van gegevens Behalve het recht op inzage en afschrift van het dossier hebt u recht op verwijdering van informatie in het dossier. U kunt ook vragen een door u opgestelde verklaring over de inhoud van het dossier daarin op te nemen. U kunt dit bespreken met uw behandelend arts. Een andere manier is een schriftelijk, gemotiveerd én ondertekend verzoek te sturen aan uw behandelend arts. Bij een schriftelijk verzoek vragen wij een kopie van een geldig identiteitsbewijs. De behandelend arts bericht u binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek schriftelijk of, en in hoeverre, aan het verzoek wordt voldaan. Indien er niet, of slechts deels aan het verzoek kan worden voldaan, deelt hij dit gemotiveerd aan u mee. De behandelend arts zorgt er vervolgens voor dat de wijziging of vernietiging zo spoedig mogelijk (en uiterlijk binnen 3 maanden) wordt doorgevoerd. U krijgt hiervan een schriftelijke bevestiging. Uw verzoek, de kopie van het identiteitsbewijs en een kopie van de bevestiging wordt bewaard. Alleen in uitzonderlijke gevallen weigert de behandelend arts de vernietiging. Het recht op vernietiging van persoonsgegevens geldt niet als het aannemelijk is dat bewaren belangrijk kan zijn voor anderen dan uzelf. Of als de wet vernietiging verbiedt. Bewaring medische gegevens De WBP stelt dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verwerkt worden. Het kan zijn dat gegevens langer bewaard moeten blijven. Dit is bijvoorbeeld het geval als naar mening van de behandelend arts u, of een ander dan uzelf, ernstige schade kan ondervinden van vernietiging. Daarnaast mogen persoonsgegevens langer bewaard blijven als ze geanonimiseerd en niet herleidbaar zijn tot een individu (bijvoorbeeld voor wetenschappelijk onderzoek). De gegevens uit uw medisch dossier worden in principe 15 jaar bewaard. Dit is de algemene bewaartermijn.
Bescherming van privacy
Het is belangrijk dat uw privacy wordt bewaakt en informatie niet in verkeerde handen terecht komt. U leest hier welke maatregelen wij hebben genomen om uw gegevens te beveiligen.
4
Informatiebeveiliging Informatiebeveiliging is een belangrijk onderdeel bij bewaking van uw privacy. De informatiebeveiliging binnen het Verbeeten is geregeld volgens de wettelijke richtlijnen. Alle medisch specialisten en medewerkers zijn verplicht vertrouwelijk om te gaan met uw persoonlijke en medische gegevens. Voor hen geldt een zwijgplicht. Bij ons tekenen medisch specialisten en medewerkers hiervoor een geheimhoudingsverklaring. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiervoor zijn verschillende gedragscodes, beveiligingsrichtlijnen en procedures opgesteld waar medewerkers en gecontracteerden zich aan moeten houden. Fysieke beveiliging Medewerkers, bezoekers en leveranciers krijgen uitsluitend toegang tot ruimtes waar zij moeten zijn. Onze medewerkers dragen een medewerkerspas. Hierdoor zijn zij voor u goed herkenbaar. Gegevensuitwisseling binnen Instituut Verbeeten Wij verstrekken gegevens zonder uw toestemming aan de volgende personen. • De personen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw onderzoek en/of behandeling. • Personen die de geleverde zorg of de kwaliteit van de geleverde zorg controleren. Bij deze controles wordt zoveel gewerkt met geanonimiseerde gegevens. • Wetenschappelijk onderzoek. Er kan u worden gevraagd mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek. Hierover ontvangt u altijd vooraf mondelinge en schriftelijke informatie. Ons Trialbureau registreert al het onderzoek dat wordt gedaan. Het Trialbureau beoordeelt zo nodig met de Medisch Ethische Toetsingscommissie (METc) aan welke wettelijke voorwaarden moet worden voldaan. Er wordt gekeken of uw privacy voldoende wordt gewaarborgd. Als u meewerkt aan wetenschappelijk onderzoek wordt u beschermd door de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen. Voor wetenschappelijk onderzoek door medewerkers in opleiding in het kader van hun opleiding, is uw toestemming niet nodig, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan. • Het onderzoek is noodzakelijk in het kader van de opleiding. • De opleider van de onderzoeker heeft schriftelijk toestemming gegeven. • Het gebruik van geanonimiseerde gegevens is mogelijk. • Onderzoek is aangemeld bij de METc en toestemming is verkregen van de Raad van Bestuur. • Een geheimhoudingsverklaring is getekend.
5
Gegevensuitwisseling buiten Instituut Verbeeten In principe mag alleen met uw toestemming informatie worden gegeven aan personen buiten het Verbeeten. Er is echter een aantal uitzonderingen. Uw gegevens uitwisselen met personen buiten het Verbeeten wordt gedaan als het wettelijk verplicht is of noodzakelijk in het kader van uw behandeling. Uw gegevens worden zonder uw toestemming aan derden verstrekt: • vanwege wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op grond van de Infectieziektewet; • aan degenen die rechtstreeks zijn betrokken bij uw behandeling (bijvoorbeeld uw huisarts). U kunt hier bezwaar tegen maken; • aan instanties die als taak hebben de geleverde zorg te controleren; • indien uw gegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet meer tot uw persoon herleidbaar zijn (bijvoorbeeld voor regionale en landelijke registraties); • voor wetenschappelijk onderzoek. Wij houden ons aan alle wet- en regelgeving over gegevensverkeer en daar waar gegevens worden uitgewisseld doen wij dit veilig en zorgvuldig. Zo worden gegevens alleen elektronisch verstuurd via een beveiligde verbinding. Gebruik van persoonsgegevens Een behandelend arts mag van zijn eigen patiënten de dossiers gebruiken voor onderzoek als zijn patiënten hierdoor niet onevenredig worden geschaad en de resultaten anoniem worden gepubliceerd of openbaar gemaakt. Wanneer het onderzoek wordt uitgevoerd door een ander dan uw behandelend arts wordt eerst uw toestemming gevraagd. Uw gegevens zonder uw toestemming gebruiken mag alleen wanneer het vragen van uw toestemming redelijkerwijs niet mogelijk of in redelijkheid niet kan worden verlangd. Ook hiervoor geldt opnieuw dat u hierdoor niet onevenredig mag worden geschaad en resultaten anoniem moeten worden gepubliceerd of openbaar gemaakt. Uiteraard kan iemand die volgens de wet u mag vertegenwoordigen en als de situatie daarvoor passend is, toestemming verlenen.
Klachtenfunctionaris
Als u of uw familie vindt dat uw privacy is geschonden kunt u dit bespreken met uw behandelend arts. Wanneer u hierbij ondersteuning wilt, of wanneer het probleem na een gesprek niet heeft geleid tot een oplossing, kunt u zich richten tot onze klachtenfunctionaris. In ons informatieboekje en op onze website leest u meer over de klachtenprocedure. Voor meer informatie kunt u ook de Klachtenregeling lezen. De klachtenfunctionaris kan u uitgebreid adviseren over alle mogelijkheden binnen en buiten het Verbeeten. U kunt de klachtenfunctionaris bereiken via de hoofdreceptie Instituut Verbeeten Tilburg of door het digitaal klachtenformulier in te vullen (www.verbeeten.nl). 6
Meer informatie over dit onderwerp vindt u op onderstaande websites • www.consumentendezorg.nl Folder ‘Uw rechten als patiënt’ van de NPCF. Informatie over het indienen van verzoekbrieven • www.wetten.overheid.nl Voor de volledige wettekst van de: – WGBO – WBP – Wet Medisch wetenschappelijk Onderzoek met mensen – Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector • www.mijnprivacy.nl Voor informatie over de WBP • www.zorgbelang.nl Voor meer informatie over het indienen van klachten • www.kiesbeter.nl Informatie over ziekenhuizen en zorg • www.cbpweb.nl Infoblad ‘Rechten van de betrokkene’ voor informatie over de WBP • www.wegwijzerloket.nl Voor de folder ‘We zijn allemaal bekende Nederlanders’ • www.net7510.org Voor meer informatie over informatiebeveiliging = NEN 7510
7
Kracht van kennis. Kracht van leven.
Instituut Verbeeten Brugstraat 10 5042 SB Tilburg T 013-594 77 77 www.verbeeten.nl
juni 2015
