PRÍRUČKA. pre používanie programu

PRÍRUČKA pre používanie programu

20040621 v. 0.2

Levická 7, 949 01 Nitra tel.: 037 / 693 0080, fax: 037 / 693 0081 www.davidplus.sk e-mail: [email protected]

1

OBSAH

Systém Intrastat ...................................................................................................................................................... 3 1. Program IStat ............................................................................................................................................. 4 1.1. Čo program IStat dokáže:....................................................................................................................... 4 1.2. Systémové požiadavky programu ........................................................................................................... 5 2. Inštalácia programu .................................................................................................................................... 6 2.1. Program na CD ...................................................................................................................................... 6 2.2. Program stiahnutý z Internetu................................................................................................................. 6 3. Začíname pracovať s programom ............................................................................................................... 7 3.1. Hlavné okno programu .......................................................................................................................... 7 3.2. Prvé krôčiky............................................................................................................................................ 8 3.2.1. Načítanie licencie ............................................................................................................................... 8 3.2.2. Konfigurácia programu ....................................................................................................................... 8 3.2.3. Číselníky ............................................................................................................................................ 9 3.2.4. Import číselníkov ................................................................................................................................ 9 4. Zakladáme a vyplňujeme prvé hlásenie .................................................................................................... 10 4.1. Založenie hlásenia................................................................................................................................ 10 4.1.1. Prvé hlásenie ................................................................................................................................... 10 4.1.2. Ďalšie hlásenie................................................................................................................................. 11 4.1.3. Hlásenie založené v demoverzii programu........................................................................................ 11 4.1.4. Vymazanie hlásenia ......................................................................................................................... 11 4.2. Tovarové riadky.................................................................................................................................... 12 4.2.1. Vloženie nového tovarového riadku .................................................................................................. 12 4.2.2. Kópia tovarového riadku................................................................................................................... 12 4.2.3. Oprava už správne zapísaného tovarového riadku ........................................................................... 12 4.2.4. Identifikátor ...................................................................................................................................... 13 4.2.5. Sumarizácia podľa identifikátora....................................................................................................... 13 4.2.6. Vymazanie tovarového riadku........................................................................................................... 13 4.3. Prepočet súvisiacich výdavkov ............................................................................................................. 14 4.4. Kumulácia ............................................................................................................................................ 15 5. Pokračujeme v práci - pre pokročilých....................................................................................................... 16 5.1. Tlač...................................................................................................................................................... 16 5.1.1. Hlásenia Intrastat ............................................................................................................................. 16 5.1.2. Štatistika hlásení .............................................................................................................................. 16 5.1.3. Zostava pre recyklačný fond............................................................................................................. 17 5.1.4. Tlač ľubovoľnej tabuľky .................................................................................................................... 17 5.2. Odoslanie hlásení cez Internet.............................................................................................................. 17 5.2.1. Súčasné odoslanie viacerých hlásení ............................................................................................... 17 5.2.2. Hromadné označenie hlásení pre odosielanie................................................................................... 18 5.2.3. Odosielanie hlásení.......................................................................................................................... 18 5.2.4. Čo robiť, keď sa hlásenie nepodarilo odoslať.................................................................................... 19 5.3. Import tovarových riadkov..................................................................................................................... 19 5.4. Opravné hlásenie ................................................................................................................................. 20 6. Zálohovanie.............................................................................................................................................. 21 6.1. Archivácia ............................................................................................................................................ 21 6.2. Obnova ................................................................................................................................................ 21


2

Systém Intrastat Systém Intrast bol zavedený v členských štátoch EÚ 1. januára 1993, keď bol na území EÚ vytvorený jednotný trh. Colná evidencia dovtedy slúžila súčasne ako zdroj štatistických dát pre štatistické úrady a jej zrušením by tieto orgány prišli o možnosť vyhodnotiť štatistiku zahraničného obchodu. Účelom Intrastatu je zber dát priamo od príjemcov a odosielateľov tovarov, ktorý je potrebný na zostavenie štatistiky obchodu medzi členskými štátmi a je napojený na daň z pridanej hodnoty.Tieto údaje umožňujú taktiež sledovať základné makroekonomické ukazovatele zahraničného obchodu a sú súčasťou údajov, ktoré Európska komisia na monitorovanie vývoja jednotného trhu používa na tvorbu európskej poľnohospodárskej a obchodnej politikya súčasne sú poskytované pre medzinárodným organizáciam, ako je napr. Svetová obchodná orgnizácia (WTO) alebo Organizácia spojených národov (OSN)


3

1. Program IStat Program IStat je určený pre primárny zber, evidenciu a odosielanie štatistických hlásení. Program slúži pre firmy zaoberajúce sa intrakomunitárnym obchodom v rámci EU. Umožňuje evidovať údaje pre viac spravodajských alebo organizačných jednotiek, čo umožňuje jeho použitie aj pre väčšie firmy, prípadne pre firmy, ktoré sa zaoberajú zastupovaním spravodajských jednotiek na základe plnomocenstva.

1.1.Čo program IStat dokáže: •

• • • • •

• • •

• • • •

Viesť evidenciu ľubovoľného počtu štatistických hlásení pre taký počet spravodajských jednotiek v jednom mesiaci, aký povoľuje zakúpená licencia programu. Program vytvára všetky typy štatistických hlásení – hlásenie o prijatí a odoslaní tovaru, zjednodušené hlásenie o prijatí a odoslaní tovaru, opravné hlásenie, nulové hlásenie... Jednoducho zapisovať vstupné údaje o tovare tzv. tovarové riadky. Zápis je veľmi efektívny, rýchly a intuitívny. Keď sa často opakujú rovnaké alebo podobné tovary v rámci jedného hlásenia, zápis sa ešte urýchli kopírovaním tovarových riadkov. Ak sú už údaje o tovaroch zapísané v inom systéme (skladový, fakturačný...) je možné tieto údaje naimportovať do programu IStat tak isto, ako keby boli zapísané ručne Program dokáže v jednom hlásení napočítať tovarové riadky, podľa čísla faktúry/dodacieho listu, z ktorých boli vložené, čo umožňuje spätnú kontrolu, či boli správne zapísané všetky tovary, sumy a hmotnosti Rozpočítavanie súvisiacich výdavkov (provízia, dopravné, balné...) v rámci jednej faktúry – za okamih program dokáže tieto výdavky prepočítať podľa hmotnosti a pomernú sumu pripočítať ku každému tovarovému riadku Kumulácia tovarových riadkov – ak sa jednotlivé tovarové riadky v hlásení zhodujú (s výnimkou odseku 10 Fakturovaná suma, odseku 16 Čistá hmotnosť a odseku 17 Množstvo v dodatkovej mernej jednotke) program tieto riadky spojí v hlásení do jedného riadku, a informáciu o hmotnosti, sume a množstve spočíta. Túto kumuláciu program vykonáva automaticky na pozadí (ak je táto funkcia zapnutá) bez zásahu užívateľa. Týmto sa automaticky už počas zápisu alebo importu tovarových riadkov vytvárajú a spájajú položky, ktoré budú predmetom výsledného hlásenia. Kumulácia prebieha v dvoch stupňoch – ak ani po skumulovaní v prvom stupni spočítaná fakturovaná suma niektorých položiek nepresiahne stanovenú hodnotu 4 200 Sk, všetky takéto položky, ktoré obsahujú rovnaký štát určenia alebo zaslania, budú v druhom stupni skumulované do spoločnej položky s kódom tovaru 9950 00 00 O kumulácii tovarov máte vždy dokonalý prehľad, vrátane položiek, ktoré boli skumulované druhým stupňom v spoločnej položke 9950 00 00 Import kurzov cez Internet z NBS aby sa ešte viac zjednodušil prepočet z cudzej meny Vlastný sadzobník – všetky používané tovary je možné zapísať do číselníka, odkiaľ sa pri zápise tovarového riadku vyberú v okamihu. Každý tovar je možné priradiť inej spravodajskej jednotke, čo ocenia hlavne zástupcovia, ktorí pripravujú hlásenia pre väčšie množstvo spravodajských jednotiek. Pri práci sa dá zvoliť, či chcete vidieť všetky položky vlastného sadzobníka, alebo iba tie, ktoré patria konkrétnej spravodajskej jednotke Keď je hlásenie hotové, program ho dokáže vytlačiť (hlásenie sa dá tlačiť hocikedy) a odoslať cez Internet priamo na počítač colného riaditeľstva, ktoré je poverené zberom hlásení Program IStat je možné použiť taktiež na vytvorenie hlásenia pre recyklačný fond, do ktorého budú zahrnuté všetky tovarové riadky nachádzajúce sa v štatistickom hlásení, ktoré podliehajú platbe do recyklačného fondu. Široké možnosti konfigurácie programu umožňujú jeho prispôsobenie potrebám užívateľa, vrátane definície farieb pre zobrazenie. Mnoho ďaľších užitočných funkcií, ako sú široké možnosti vytlačiť prakticky všetko, čo vidíte, integrovaná kalkulačka, integrovaný colný sadzobník a TARIC, Vás určite príjemne prekvapia a uľahčia Vám prácu


4

1.2.Systémové požiadavky programu Pre zabezpečenie správnej činnosti je potrebné, aby počítač, na ktorom je program IStat nainštalovaný, spĺňal nasledovné HW a SW požiadavky: • počítač PC kompatibilný • procesor Pentium 800 MHz (alebo ekvivalent) a vyššie • RAM minimálne 128 MB • 40 MB voľného miesta na pevnom disku • farebný monitor • laserová alebo atramentová tlačiareň (ihličková tlačiareň je pre tlač dokladov prakticky nepoužiteľná) • bezproblémový prístup na Internet • Operačný systém: Odporúčané systémy: Windows XP Windows 2000 Windows 2003 ... a novšie Podporované, ale neodporúčané systémy: Windows 98 druhé vydanie Windows ME Čiastočne podporované systémy: - Windows NT - s obmedzeniami: musí byť minimálne verzia NT4 a nainštalovaný SP6 a v adresári \SYSTEM32 musí byť súbor Psapi.dll, niektoré funkcie /možno nepodstatné - bubliny/ sa napriek tomu nemusia správať korektne /všetky nie sú zatiaľ overené/. Nepodporované systémy: - Windows 95 - Windows 98 prvé vydanie.


5

2. Inštalácia programu Program je možné obdržať jedným z dvoch spôsobov, na CD alebo stiahnutím z Internetu. Podľa toho sa aj líši spôsob inštalácie

2.1.Program na CD • • • • •

Vložte CD do mechaniky CD / DVD. Ak sa inštalácia po chvíli nespustí sama , spustite program Setup.exe , ktorý sa nachádza v hlavnom adresári disku CD. Týmto príkazom spustíte inštalačný program, ktorý v interaktívnom režime zabezpečí všetko potrebné pre nainštalovanie programu Inštalačný program vytvorí zástupcu programu na pracovnej ploche systému a v menu Štart - Programy. Predvolený adresár, do ktorého sa bude program inštalovať je “ C:\IStat “ , tento môžete počas inštalácie zmeniť na Vami požadovaný. Licenčný súbor Vašej firmy s názvom "licencia.db" sa nachádza na CD v adresári "\Licencia". Prekopírujte ho do adresára, do ktorého ste nainštalovali program IStat (predvolený je „C:\IStat “). Na výzvu, či chcete existujúci súbor prepísať, potvrďte voľbu “Áno” ( “Yes” ). V prípade potreby je možné tento krok preskočiť a licenciu načítať priamo z programu IStat po jeho spustení – viď. kapitola 3.2.1

2.2.Program stiahnutý z Internetu • • • • •

Stiahnite inštalačný súbor z internetu na adrese www.davidplus.sk Spustite inštalačný súbor Týmto pustíte inštalačný program, ktorý v interaktívnom režime zabezpečí všetko potrebné pre nainštalovanie programu Inštalačný program vytvorí zástupcu programu na pracovnej ploche systému a v menu Štart - Programy. Predvolený adresár, do ktorého sa bude program inštalovať je “ C:\IStat “ , tento môžete počas inštalácie zmeniť na Vami požadovaný. Licenčný súbor Vašej firmy s názvom "licencia.db" obdržíte e-mailom od dodávateľa programu. Prekopírujte ho do adresára, do ktorého ste nainštalovali program IStat (predvolený je „C:\IStat “). Na výzvu, či chcete existujúci súbor prepísať, potvrďte voľbu “Áno” ( “Yes” ). V prípade potreby je možné tento krok preskočiť a licenciu načítať priamo z programu IStat po jeho spustení – viď. kapitola 3.2.1


6

3. Začíname pracovať s programom 3.1. Hlavné okno programu

Okno s dvoma funkciami – ak je voľba „Všetky hlásenia“ označená, ukazuje typ označeného hlásenia, ináč umožňuje filtrovať hlásenia podľa typu Výber roka a mesiaca

Založenie nového hlásenia

Vytvorenie ďalšieho hlásenia toho istého typu a pre tú istú SJ, ako je označené

Filter pre zobrazenie hlásení iba pre zvolenú SJ

Zoznam hlásení v mesiaci

Tovarové riadky zapísané v označenom hlásení

Detaily tovarového riadku Tu sa zapisujú a opravujú údaje o tovare Popis základných ovládacích prvkov a polí


7

3.2.Prvé krôčiky Ihneď po nainštalovaní je program plne funkčný ako demo verzia. Rozdiel medzi demo verziou a verziou plnou, je iba v tom, že demo verzia obsahuje v licencii programu zapísané údaje o firme DAVID PLUS, namiesto údajov o Vašej firme. Prvým krokom pri práci s programom je preto kontrola licencie programu, aby ste sa presvedčili, či je v programe správne zapísaná Vaša firma. Skontrolujte aj správnosť údaju Zástupca, pretože toto nastavenie určuje chovanie programu pri vytvorení nového hlásenia. Ak je hodnota nastavená na NIE, údaje zapísané v licencii sa v hlásení prepíšu do poľa Spravodajská jednotka. Ak je táto hodnota nastavená na ÁNO, údaje zapísané v licencii programu sa v hlásení prepíšu do poľa Zástupca.

Ak Vám Číslo OJ nebolo pridelené, ponechajte hodnotu „000“

Ak zastupujete pri podávaní hlásení iné subjekty, nastavte na ÁNO

Dátum, do ktorého je povolené aktualizovať program cez Internet

3.2.1.Načítanie licencie Údaje zapísané v Licencii programu sa nedajú prepísať, jediná možnosť ich zmeny je prekopírovať alebo načítať licenčný súbor s údajmi o vašej firme, ktorý ste obdržali na CD alebo e-mailom. Aj do tejto doby je však možné s programom pracovať tak, ako s licencovanou verziou. Všetky zapísané hlásenia síce budú obsahovať v hlavičke informácie o firme DAVID PLUS, ale po prekopírovaní prípadne načítaní správnej licencie je tieto údaje možné jednoducho zmeniť. Ak ste licenciu neprekopírovali po inštalácii programu, je možné ju jednoduchým krokom načítať. Voľbou Systém-Zmena licencie sa otvorí dialógové okno, ktoré Vás vyzve na zadanie umiestnenia, kde sa nachádza uložený súbor licencia.DB. Po jeho potvrdení sa do programu prepíšu údaje o firme a počte spravodajských jednotiek, ktoré sa nachádzajú v tejto licencii. 3.2.2.Konfigurácia programu Touto voľbou sa otvorí okno, ktoré umožňuje nastaviť základné parametre programu. Nastavujú sa tu parametre pre zobrazovanie polí, zaokrúhľovanie, farby a mnoho ďaľších parametrov, ktoré ovplyvňujú chod a správanie programu


8

3.2.3.Číselníky Program obsahuje niekoľko číselníkov, ktoré sa používajú pri vyplňovaní hlásení. Správne naplnené číselníky významne urýchlia prácu s programom. Najdôležitejšie číselníky sú: Firmy – Spravodajské jednotky: tu sú uložené záznamy o firmách, pre ktoré sa podávajú hlásenia. Ak firma podáva hlásenia iba sama pre seba, mala by byť v číselníku vložené údaje o tejto firme. Zástupcovia sem vkladajú údaje o všetkých spravodajských jednotkách, ktoré zastupujú Deklaranti / zostavitelia / konatelia: údaje o osobách, ktoré vystavujú a podpisujú hlásenia Vlastný sadzobník: veľmi dôležitá databáza, jej priebežné napĺňanie a používanie významne ovplyvňuje komfort pri zadávaní tovarových riadkov Import kurzov z NBS Načítanie kurzov z NBS cez Internet ušetrí čas potrebný pre zisťovanie a zápis kurzov potrebných pre prepočet z cudzej meny. V priebehu niekoľkých sekúnd program načíta kurzy za jeden deň, prípadne aj za celý mesiac. Kurzy sa následne uložia do počítača a používajú sa pri zápise tovarov a prepočtoch. Voľba obdobia pre import kurzov Pripojí sa na Internet a načíta kurzy za zvolené obdobie

Po úspešnom načítaní uloží načítané kurzy, aby sa dali použiť pri vyplňovaní tovarových riadkov

3.2.4.Import číselníkov Touto voľbou je možné načítať číselníky firiem a vlastného sadzobníka. V prípade, že používate program JCDwin, alebo JCD DOS, je možné importovať číselníky firiem a vlastného sadzobníka, ktoré používate v týchto programoch


9

4. Zakladáme a vyplňujeme prvé hlásenie Pre jednu spravodajskú jednotku (SJ) je bežné vytvárať a odosielať za jeden mesiac iba jedno hlásenie pre prijatie a jedno hlásenie pre odoslanie tovaru. Je však možné, aby pre jednu SJ bolo za mesiac vytvorených a odoslaných aj viac hlásení. V tom prípade je však potrebné si uvedomiť, že kumulácia (spájanie) tovarových riadkov môže prebiehať iba v rámci jedného hlásenia. Ak ste úspešne uskutočnili nastavenia popísané vyššie, môžeme sa vrhnúť na založenie a vyplnenie hlásenia. Pred vytvorením (založením) hlásenia je nevyhnutne potrebné, aby ste zvolili správny rok a mesiac, za ktoré sa zakladané hlásenie podáva. Neskorší presun hlásenia do iného mesiaca nie je možný ! Práca s hlásením prebieha v dvoch krokoch 1. Založíme hlásenie - vznikne nové hlásenie, ktoré má vyplnenú tzv. hlavičku, t.j. informácie o Spravodajskej jednotke, zástupcovi a deklarantovi. 2. Do tohto hlásenia postupne v priebehu celého mesiaca dopisujeme tzv. tovarové riadky, t.j. VŠETKY tovary, ktoré sa nachádzajú na faktúrach a s ktorými je realizovaný intrakomunitárny obchod. Doporučujeme zapisovať každý riadok z faktúry alebo dodacieho listu aj v tom prípade, že na jednej faktúre sa nachádza viac zhodných (z hľadiska štatistiky) tovarov. Ich spojenie ponechajte na zabudovanú funkciu kumulácie tovarových riadkov.

4.1.Založenie hlásenia

4.1.1.Prvé hlásenie Stlačením tlačidla Prvé hlásenie sa otvorí okno, kde zvolíte typ a druh hlásenia, ktoré idete vytvoriť. Vyberte požadovaný typ a druh a potvrďte svoj výber.

Následne sa otvorí tzv. hlavička hlásenia, ktorá obsahuje informácie o Spravodajskej jednotke, zástupcovi a deklarantovi. Ak spravodajská jednotka vyplňuje hlásenie sama za seba (v licencii programu je voľba Zástupca nastavená na hodnotu „NIE“,) v záložke Spravodajská jednotka sú automaticky uvedené údaje, ktoré sa nachádzajú v licencii programu a nedajú sa meniť. Záložku Zástupca ponechajte prázdnu. Do záložky Deklarant uveďte alebo vyberte z číselníka Deklarantov meno štatutárneho zástupcu alebo ním poverenej osoby, ktorá hlásenie vyplňuje


10

Ak hlásenie za spravodajskú jednotku podáva zástupca (v licencii programu je voľba Zástupca nastavená na hodnotu „ANO“,) automaticky sú údaje o zástupcovi prepísané z licencie programu do záložky Zástupca. V záložke Spravodajská jednotka otvorte stlačením tlačidla s troma bodkami číselník spravodajských jednotiek a vyberte SJ, pre ktorú vytvárate nové hlásenie. Ak sa SJ v číselníku nenachádza, vložte ju do číselníka a potom ju vyberte. Stlačením tlačidla OK zapíšete údaje a hlásenie je pripravené na napĺňanie tovarových riadkov. Týmto spôsobom sa zakladá prvé hlásenie zvoleného typu (prijatie alebo odoslanie) s poradovým číslom 1 pre každú spravodajskú jednotku v danom mesiaci. Pre spravodajskú jednotku sa za zvolený mesiac môže vytvoriť iba jedno „Prvé hlásenie“. Keď potrebujete vytvoriť pre túto SJ v jednom mesiaci viac hlásení, ostatné hlásenia vytvoríte ako tzv. „Ďalšie hlásenie“, viď kap. 4.1.2 4.1.2.Ďalšie hlásenie Ak je pre spravodajskú jednotku, ktorá už má v danom mesiaci založené hlásenie, potrebné urobiť ďalšie hlásenie toho istého typu, nastavte sa na už existujúce hlásenie daného typu tejto spravodajskej jednotky a stlačte tlačidlo „Ďalšie hlásenie“ Týmto sa vytvorí hlásenie s poradovým číslom 2, 3 atď. 4.1.3. Hlásenie založené v demoverzii programu Ak bolo hlásenie založené v demoverzii programu, v poli, kde sa kopírujú údaje z licencie programu, sú uvedené údaje o firme DAVID PLUS. Po obdržaní licencie a jej prekopírovaní do programu (viď. kapitola 3.2.1) je možné tieto údaje zmeniť: • Otvorte si hlavičku hlásenia a záložku, ktorú chcete zmeniť • Kliknite PRAVÝM tlačidlom myšky na ľubovoľné miesto v záložke, objaví sa nápis „Zmeň podľa licenice“ • Kliknite (už ľavým tlačidlom) na tento nápis • Po potvrdení zmeny sa údaje z licencie programu prepíšu do hlavičky dokladu • Pokiaľ ste v záložke „Spravodajská jednotka“ a záložka „Zástupca“ je vyplnená (napr. firmou DAVID PLUS - údajmi z demoverzie), tak program sa Vás spýta či chcete údaje Zástupcu vymazať.

4.1.4.Vymazanie hlásenia Ak z ľubovoľných dôvodov potrebujete vymazať celé hlásenie, vrátane tovarových riadkov, nastavte sa na požadované hlásenie a stlačte tlačítko „Vymaž/Zruš“. • Ak mazané hlásenie ešte nebolo elektronicky odoslané, po upozornení bude celé hlásenie, vrátane tovarových riadkov, NENÁVRATNE zmazané ! • Ak mazané hlásenie bolo už elektronicky odoslané, takéto hlásenie bude zmenené na opravné hlásenie, s počtom položiek 0 (príznak D-zrušené). Stav hlásenia sa nastaví na „Neodoslané“. Jeho opätovným elektronickým odoslaním bude pôvodné hlásenie zrušené


11

4.2.Tovarové riadky Tovarové riadky nesú informácie o každej položke tovaru, ktorý sa realizuje v rámci Intrakomunitárneho obchodu. Do jedného hlásenia príslušného typu doporučujeme postupne zapisovať všetky tovary, ktoré sa v priebehu mesiaca dovážajú (Prijatie alebo Zjednodušené prijatie tovaru) alebo vyvážajú (Odoslanie alebo Zjednodušené odoslanie tovaru) 4.2.1.Vloženie nového tovarového riadku Nové tovarové riadky sa vkladajú stlačením príslušného tlačidla. Prepočet súvisiacich Vyplňovanie údajov doporučujeme začať výdavkov na položke č. 8. Opis tovaru. Vloženie Nový tovarový riadok popisu realizujte za pomoci vlastného sadzobníka, ak sa v ňom želaná položka Nový tovarový riadok kópiou nenachádza, najskôr ju vložte do číselníka z už existujúceho a potom ju vyberte. Týmto postupom sa okrem popisu tovaru vyplní aj odsek 9 Potvrď zmeny Kód tovaru a merná jednotka pri odseku 17. Pri odseku 10 Fakturovaná suma je Zruš zmeny možné použiť Prepočet sumy pre prepočet zo zahraničnej meny na Sk. Vymaž tovarový riadok V okne prepočet sumy je možné vložiť aj Prepočet sumy brutto hmotnosť tovaru, ktorá neskôr, po vyplnení všetkých položiek, uvedených na jednej faktúre/dodacom liste, umožní automaticky prepočítať súvisiace výdavky (provízia, dopravné, balné...) na všetky položky podľa brutto hmotnosti. Ak pracujete s tovarmi, kde sa brutto hmotnosť = netto hmotnosť, ponechajte toto pole prázdne. V nastavení konfigurácie programu označte voľbu „do brutto automaticky doplniť netto, pokiaľ je brutto nulové“ a po vyplnení odseku 16. Čistá hmotnosť sa táto prepíše do brutto hmotnosti. Ak budete využívať túto funkciu programu, pole „Ostatné náklady spolu“ v okne „Prepočet sumy“ ponechajte prázdne, po spustení prepočtu sem budú doplnené rozpočítané hodnoty. Doporučenie: Do tovarových riadkov zapisujte postupne VŠETKY položky tak, ako sa nachádzajú na faktúrach/dodacích listoch aj v tom prípade, ak sú položky z štatistického pohľadu zhodné. V takom prípade zapíšte nový tovarový riadok kópiou z už existujúceho 4.2.2.Kópia tovarového riadku Funkcia kopírovania tovarových riadkov skráti skráti zápis podobných tovarových položiek na niekoľko málo sekúnd. • Vyberte medzi zapísanými tovarovými riadkami vzorový riadok • Stlačte tlačidlo pre kópiu • Doplňte zmenené údaje • Potvrďte zmeny a nový tovarový riadok je zapísaný 4.2.3.Oprava už správne zapísaného tovarového riadku Program IStat obsahuje bezpečnostnú funkciu, ktorá zabraňuje neúmyselnému prepisu tovarového riadku, ktorý už bol korektne vyplnený a uložený. Táto funkcia sa dá zapnúť a vypnúť v okne Konfigurácia viď. kapitola 3.2.2. Ak je táto ochranná funkcia zapnutá, chránený tovarový riadok je zobrazený zeleným písmom a nie je možné ho zmeniť. Ak potrebujete uskutočniť zmenu, stlačte tlačidlo „Oprav“, čím sa ochranná funkcia jednorazovo a iba pre zobrazený tovarový riadok vypne a tento riadok sa dá prepisovať. Po potvrdení zmien sa ochranná funkcia opäť aktivuje.


12

4.2.4.Identifikátor Do tovarových položiek je vhodné zapisovať aj tzv. Identifikátor, ktorým môže byť číslo faktúry alebo dodacieho listu. Týmto spôsobom je možné v rámci jedného hlásenia identifikovať, ktoré tovarové riadky boli uvedené na spoločnom doklade a robiť sumarizáciu, prípadne prepočet súvisiacich výdavkov. Prečíslovanie tovarových riadkov Sumarizácia podľa identifikátora Vlož naposledy vyplnený identifikátor Identifikátor (Faktúra / dodací list)

4.2.5.Sumarizácia podľa identifikátora Táto funkcia zosumarizuje všetky tovarové položky v jednom hlásení podľa identifikátora – pole Faktúra / dod. list: Táto sumarizácia môže byť veľmi užitočná pre kontrolu, či boli správne zadané všetky položky z faktúry a ich hmotnosti. Stlačením tlačidla „sumár“ sa otvorí okno, kde je vidieť všetky informácie.

4.2.6.Vymazanie tovarového riadku Ak je potrebné vymazať už zapísaný tovarový riadok, stlačte tlačítko „Vymaž položku“. Tovarový riadok bude NENÁVRATNE vymazaný, poradové čísla ostatných tovarových riadkov budú automaticky prečíslované. V prípade potreby, alebo ak bolo vkladaných a vymazávaných viac tovarových riadkov, je možné hocikedy ručne spustiť prečíslovanie tovarových riadkov stlačením tlačidla „Prečísluj“ Vymaž položku


Prečísluj

13

4.3.Prepočet súvisiacich výdavkov Prepočet súvisiacich výdavkov slúži pre ich rozpočítanie na jednotlivé tovarové položky podľa hmotnosti. Prepočet sa realizuje VŽDY v rámci jednej faktúry / dodacieho listu, t.j. v rámci tovarových riadkov, ktoré majú zapísané totožné číslo v poli Faktúra / dod. list. Pri prepočte postupujte nasledovne: • Nastavte sa na niektorú z tovarových položiek, ktorá sa nachádza na faktúre, pre ktorú chcete urobiť rozpočítanie • Stlačte tlačidlo nad odsekom 10, ktoré je označené spinkou. Otvorí sa okno „Prepočet ostatných nákladov“ • V poli „Identifikátor“ skontrolujte číslo faktúry, pre ktorú robíte rozpočet. Taktiež máte možnosť skontrolovať súčty položiek na zvolenej faktúre. • Prepočet sa realizuje z hodnoty zobrazenej v poli „Spolu ost. Náklady v Sk“. Suma sa môže do tohto poľa vložiť buď priamo alebo sa vypočíta z čiastkových súm v zahraničnej mene po prenásobení zobrazeným kurzom. • Pred spustením prepočtu je možné zmeniť spôsob prepočtu podľa Brutto alebo Netto. Prepočet podľa Netto však nie je v súlade s požiadavkami ŠÚ SR a je možné ho použiť iba na vlastnú zodpovednosť. • Stlačením tlačidla „Spustenie prepočtu“ sa suma rozpočíta medzi všetky položky zvolenej faktúry a vloží do poľa „Ostatné náklady spolu“ a pripočíta sa k Fakturovanej sume v odseku 10.


14

4.4.Kumulácia Program IStat vykonáva kumuláciu tovarových riadkov v rámci jedného hlásenia nepretržite na pozadí, bez zásahu užívateľa. O priebehu kumulácie a počtoch tovarových / kumulovaných / kumulovaných do limitu transakcie ste informovaní priebežne v záhlaví tovarových riadkov Kumulácia na pozadí – „Online kumulácia“ sa dá ľubovoľne zapnúť aj vypnúť. Vypnutie „Online kumulácie“ má význam pri pomalších počítačoch, kde môže spôsobovať mierne spomalenie práce počítača pri vkladaní tovarových riadkov. Vypnutie nemá vplyv na kumuláciu pri odosielaní a tlači hlásení, kedy sa kumulácia vykoná nezávisle na tom, či „Online kumulácia“ je zapnutá alebo vypnutá. Ak je „Online kumulácia“ zapnutá, po stlačení tlačidla „Zobrazenie kumulácie“ sa zobrazí okno rozdelené na tri časti, v ktorých sú zobrazené informácie o tovarových riadkoch, prvom a druhom stupni kumulácie. Ak si chcete prezrieť položky, ktoré sú skumulované vo výslednej položke, nastavte sa na požadovanú položku a stlačte tlačidlo „Skumulované položky“.

Takto budú skumulované položky aj v hlásení odosielanom elektronicky a taktiež v hlásení vytlačenom na tlačiarni. V prípade potreby je možné odoslať aj vytlačiť hlásenie kumulované iba prvým stupňom, prípadne nekumulované vôbec, tento postup je však v rozpore s požiadavkami ŠÚ SR.


15

5. Pokračujeme v práci - pre pokročilých 5.1.Tlač Program umožňuje tlačiť: • vyplnené hlásenia Intrastat o prijatí a odoslaní tovaru • štatistiku hlásení • zostavu pre recyklačný fond • ľubovoľnú tabuľku, ktorá je zobrazená na obrazovke. 5.1.1.Hlásenia Intrastat Program umožňuje vytlačiť štatistické hlásenie Intrastat na čistý list kancelárskeho papiera. Pre tlač je najvhodnejšie použiť laserovú tlačiareň, ak nie je k dispozícii, je možné použiť aj tlačiareň atramentovú. Použitie ihličkovej tlačiarne nie je doporučené z toho dôvodu, že takáto tlač je časovo veľmi náročná a dosiahnutý výsledok je veľmi nekvalitný. • • •

•

Označte hlásenie, ktoré chcete vytlačiť. Stlačením tlačidla „Tlač hlásenia“ sa otvorí tlačové okno. Ak hlásenie ešte nebolo odoslané, program na túto skutočnosť najskôr upozorní. V tlačovom okne je možný výber druhu zostavy, ktorú chcete vytlačiť. Predvolená je zostava: Kumulovane do limitu trans. (druhý stupeň kumulácie), je však možné tlačiť zostavu kumulovane (prvý stupeň kumulácie), prípadne jednotlivo (bez kumulácie). Po výbere zostavy je možné nastaviť tlačiareň, zobraziť tlač na obrazovku, a vytlačiť hlásenie

5.1.2.Štatistika hlásení Štatistika hlásení obsahuje sumárne štatistické údaje o vybraných hláseniach, ktoré boli vystavené za zvolené obdobie. Program spočíta a zobrazí všetky hlásenia s informáciu o počtoch položiek, faktúrovanej sume, hmotnosti a množstvách. Na záver hlásenia sú všetky tieto údaje spočítané. • Ak chcete do štatistiky zahrnúť iba niektoré Typy hlásení, zrušte parameter „Všetky hlásenia“ a zvoľte „Typ hlásenia“, ktoré budú zahrnuté do výslednej zostavy • Ak chcete do štatistiky zahrnúť iba hlásenia pre jednu spravodajskú jednotku zrušte parameter „všetky SJ“ a vyberte spravodajskú jednotku • Voľbou Zostavy-Štatistika hlásení spustite vytvorenie zostavy

Ak chcete, zvoľte Typ hlásenia pre štatistickú zostavu Ak chcete, vyberte spravodajskú jednotku Spustite vytvorenie zostavy štatistiky hlásení


16

5.1.3.Zostava pre recyklačný fond Z vložených údajov program dokáže vyhodnotiť, ktoré tovary podliehajú platbe do recyklačného fondu. Následne je možné vytlačiť hlásenie . Zvoľte Zostavy-Recyklačný fond. Otvorí sa dialógové okno, v ktorom je možné zadať parametre pre výber tovarov do výsledného hlásenia. Po zvolení požadovaných parametrov stlačte tlačidlo Spustiť generovanie zostavy. Program vygeneruje a zobrazí výslednú zostavu, ktorú je následne možné vytlačiť.

5.1.4.Tlač ľubovoľnej tabuľky Každá zobrazená tabuľka, ktorá má v ľavom hornom rohu zobrazený malý trojuholník, sa dá zobraziť na obrazovke a následne vytlačiť na tlačiarni. Týmto spôsobom je možné vytlačiť prevažnú väčšinu údajov, ako napríklad zoznam hlásení v danom mesiaci, zoznam tovarových riadkov, kumulácie, číselníky atď. V prípade potreby je pred možné tlačou (ešte pred stlačením trojuholníka) upraviť šírku zobrazených stĺpcov. Táto úprava sa prejaví aj vo výslednej tlači.

5.2.Odoslanie hlásení cez Internet Ak je hlásenie dokončené a sú naplnené všetky tovarové riadky, hlásenie je možné priamo z počítača odoslať cez Internet na počítač colnej správy, ktorá je poverená zberom údajov. Ak chcete odoslať iba jedno hlásenie, pred odoslaním sa na toto hlásenie nastavte. Program však umožňuje odoslať aj viac hlásení súčasne 5.2.1.Súčasné odoslanie viacerých hlásení Ak chcete odoslať viac hlásení súčasne, všetky hlásenia označte klávesou „Ins“. Program umožňuje v jednom prenose odoslať viac hlásení iba v tom prípade, ak sú splnené nasledovné podmienky:


17

•

ak sú hlásenia vytvorené zástupcom, je možné naraz odoslať hlásenia pre rôzne spravodajské jednotky, ale zástupca na všetkých hláseniach musí byť zhodný • ak sú hlásenia vytvorené spravodajskou jednotku, je možné naraz odoslať viac hlásení ale iba pre tú istú spravodajskú jednotku Ak chcete označiť viac hlásení pre odoslanie, je možné okrem klávesy „Ins“ použiť aj príslušné tlačítko v programe, prípadne označiť hlásenia hromadne. 5.2.2.Hromadné označenie hlásení pre odosielanie Pre hromadné označenie viacerých hlásení, ktoré ešte neboli odoslané, je možné požiť tlačítko pre hromadné označenie hlásení • Nastavte sa na ľubovoľné Hromadné z hlásení, ktoré chcete označiť označenie hlásení • Stlačte tlačítko pre hromadné Označenie označenie hlásení pre odoslanie jedného hlásenia • Ak bolo hlásenie, na ktorom ste pre odoslanie nastavení, vytvorené zástupcom, program v prvom kroku ponúkne označiť všetky ešte neodoslané hlásenia, ktoré vytvoril tento zástupca. Ak zvolíte možnosť „NIE“, alebo ak hlásenie nebolo vystavené zástupcom, program Vám ponúkne označiť všetky ešte neodoslané hlásenia pre spravodajskú jednotku. Pre odoslanie boli označené dve hlásenia.

5.2.3.Odosielanie hlásení Odosielaná správa musí byť vo formáte XML, preto je aj v programe táto voľba označená názvom Generovanie a odoslanie XML. Proces odosielania označených hlásení prebieha v niekoľkých krokoch, ktoré Vám program postupne ponúkne: • Vygenerovanie a uloženie XML správy na Váš počítač – správy sa uložia vo formáte XML. Názov uloženej správy je uložený vo formáte YYYYMMDDNNN.XML, kde YYYY je súčasný rok, MM mesiac, DD deň a NNN je poradové číslo správy, ktorá je generovaná v tento deň. • Po vygenerovaní a uložení správy sa objaví výzva, či chcete tento súbor odoslať a označiť hlásenia ako odoslané. Je potrebné upozorniť na skutočnosť, že odosielané hlásenia sú označené ako odoslané ešte pred tým, ako sa skutočne odošlú, pretože ďalší postup odosielania je riadený priamo serverom Colnej správy a program IStat ho už neovplyvňuje. Ak v ďalších krokoch odoslanie z ľubovoľného


18

•

• •

dôvodu zlyhá (nefunkčné pripojenie na Internet, server Colného riaditeľstva mimo prevádzky a pod.) program IStat sa už nemôže dozvedieť o tom, že hlásenie nebolo odoslané a v tom prípade je potrebné dodatočne už iba odoslať predtým vygenerovanú XML správu – viď. kapitola 5.2.4. V ďalšom kroku program IStat pripojí Váš počítač na Internet a nasmeruje ho priamo na príslušnú stránku Colnej správy, na ktorej sa realizuje zber dát. Následný postup už je riadený priamo serverom Colnej správy. Ak sa v tomto kroku objaví na obrazovke bezpečnostná výstraha s otázkou, či chcete pokračovať, potvrďte ÁNO. Následne ste vyzvaní na vloženie prihlasovacieho mena a hesla, ktoré ste obdržali od príslušnej lokálnej pobočky colného úradu. Po vložení správneho mena a hesla budete vyzvaní na výber súboru, ktorý chcete odoslať. Pre zjednodušenie vyhľadania súboru sa na stránke objaví informácia o názve naposledy vygenerovaného súboru a jeho umiestnení na disku Vášho počítača. Po výbere správneho súboru budú hlásenia, ktoré v ňom boli zapísané, odoslané.

Odoslané hlásenia sú štandardne kumulované druhým stupňom kumulácie. V prípade potreby je možné hlásenie odoslať kumulované iba prvým stupňom. V tomto prípade označte hlásenie/hlásenia, ktoré chcete odoslať a stlačením pravého tlačítka myši na tomto hlásení vyvoláte lokálnu ponuku, z ktorej vyberiete požadovaný spôsob kumulácie pre odoslanie hlásenia. Ďalší postup odosielania je už totožný s popísaným.

5.2.4.Čo robiť, keď sa hlásenie nepodarilo odoslať Ak odoslanie XML správy, po jej vygenerovaní a uložení na lokálny disk, zlyhalo z ľubovoľného dôvodu (nefunkčné pripojenie na Internet, server Colného riaditeľstva mimo prevádzky a pod.) program IStat sa už nemôže dozvedieť o tom, že hlásenie nebolo odoslané. Hlásenie ostane označené ako „Odoslané“ V tomto prípade je možné vygenerovanú XML správu dodatočne odoslať. Je nevyhnutne dôležité vybrať správnu správu na odoslanie – výber Vám uľahčí názov XML súboru, ktorý v sebe nesie informáciu o dátume vzniku a poradovom čísle – viď vyššie.

5.3.Import tovarových riadkov Ak Spravodajská jednotka používa iné programové vybavenie, ktoré obsahuje informácie o tovarových položkách (skladový, fakturačný, účtovný systém...) je možné tieto údaje importovať do programu IStat tak, ako keby boli zapísané ručne. V tom prípade je potrebné, aby boli údaje v dispozícii vo formáte XML. • Založte nové hlásenie, do ktorého budú importované tovarové riadky. Mesiac a typ hlásenia musí súhlasiť s údajmi, ktoré sú zapísané v importovanom XML súbore • Voľbou Hlásenie-Import-zo súboru XML sa otvorí okno Import, v ktorom je možné vyhľadať importovaný XML súbor. Pri importovaní prebieha formálna kontrola údajov. Ak niektorá importovaná položka obsahuje chyby, program upozorní na druh chyby, číslo položky a spýta sa, či chcete prerušiť import alebo pokračovať. Ak sa rozhodnete pokračovať v importe, poznačte si číslo riadku, v ktorom sa vyskytla chyba, aby ste ju mohli neskôr opraviť. Podrobný popis postupu pri importe a o požadovanej štruktúre je súčasťou online „Helpu“ v okne Import v programe IStat


19

5.4.Opravné hlásenie Ak sa v odoslanom hlásení nachádza chyba, je možné vytvoriť opravné hlásenie. Oprava hlásenia sa v programe IStat realizuje tým spôsobom, že sa zruší celé hlásenie, kde sa nachádza chyba a odošle sa kompletné nové hlásenie s opravenými údajmi.

Oprava hlásenia

Pri oprave už odoslaného hlásenia postupujte nasledovne: • Nastavte sa na chybné hlásenie, ktoré už bolo odoslané (ďalej len „Pôvodné hlásenie). Ak chcete, môžete (ale nemusíte) v tomto kroku označiť položky, ktoré sú chybne zadané a budete ich opravovať. Toto označenie slúži iba pre informáciu užívateľa, nemá žiadny iný vplyv. • Stlačte tlačítko “Oprava hlásenia“. • Pôvodné hlásenie bude označené ako „Zrušené“ a zároveň „Neodoslané“. Zostanú v ňom síce pre kontrolu zachované Označenie všetky tovarové riadky, ale nie je možné ich už ďalej opraveného upravovať a v odseku „Počet položiek“ je zapísané číslo „0“. tovarového • Pre túto spravodajskú jednotku bude automaticky vytvorené riadku slúži ďalšie hlásenie s ďalším poradovým číslom. V tomto iba pre hlásení sa nachádzajú všetky tovarové riadky, ktoré boli informáciu zapísané v pôvodnom hlásení. Ak v pôvodnom hlásení bol užívateľa označený pri jednotlivých položkách príznak „oprava“, prekopíruje sa aj toto označenie (ako už bolo spomenuté, aj tu slúži iba pre informáciu užívateľa a nemá žiadny iný vplyv) • V tomto ďalšom hlásení opravte chyby, ktoré sa nachádzali v pôvodnom hlásení. Môžete aj pridávať alebo vymazávať tovarové riadky. • Po ukončení opravy odošlite elektronickým prenosom (viď. kapitola 5.2) alebo vytlačte a odovzdajte OBIDVE hlásenia. Odoslaním pôvodného hlásenia bude predtým zaslané chybné hlásenie úplne zrušené a odoslaním ďalšieho hlásenia budú zapísané všetky položky vrátane opravených.


20

6. Zálohovanie Zálohovanie je dôležitá činnosť, ktorá zabezpečuje neporušenosť dát v prípade neočakávanej udalosti, ktorou môže byť poškodenie počítača, jeho odcudzenie, živelná pohroma, alebo jednoducho neúmyselné zmazanie dokladov alebo číselníkov obsluhou. Zálohovanie doporučujeme robiť tak často, ako je to len možné. Veľmi dôležitá je správna voľba Archivačného adresára, t.j. média a umiestnenia, kam sa budú ukladať zálohované údaje. Popis rôznych zálohovacích médií avšak diskusia o ich výhodách a nevýhodách je nad rámec tejto príručky

6.1.Archivácia Archiváciu dát uskutočníte v niekoľkých krokoch: • Otvorte okno „Zálohovanie“ • Zvoľte „Archivácia“ • Vyberte a označte dáta, ktoré chcete archivovať. Ak chcete archivovať viac druhov dát, musíte ich označiť a archivovať postupne • Vyberte rok a mesiac, za ktorý chcete archivovať dáta • Vyberte archivačný adresár, kde budú dáta uložené • Stlačením tlačidla „Vykonaj“ spustíte archiváciu • Po skončení archivácie máte možnosť si pozrieť protokol o priebehu zálohovania. Protokol je možné vytlačiť alebo uložiť. Voľba Archivácie alebo obnovy archivovaných dát

6.2.Obnova Obnovu dát uskutočníte v niekoľkých krokoch: • Otvorte okno „Zálohovanie“ • Vyberte archivačný adresár, kde sa nachádzajú dáta, ktoré chcete obnoviť • Stlačte tlačidlo „Obsah archívu“. Program Vám ponúkne všetky dáta, ktoré sa nachádzajú v archivačnom adresári. • Označte dáta, ktoré chcete obnoviť. Môžete označiť a súčasne obnoviť aj viac dát • Stlačením tlačidla „Obnov“ v okne „Obsah archívu“ spustíte obnovu zvolených dát. • Po skončení obnovy máte možnosť si pozrieť protokol o priebehu zálohovania. Protokol je možné vytlačiť alebo uložiť.

Výber roka a mesiaca

Výber Archivovaných alebo obnovovaných dát

Umiestnenie, kde budú uložené archivované dáta, alebo odkiaľ sa budú dáta obnovovať Spustenie archivácie alebo obnovy

Upozornenie: Obnova dát nezvratne prepíše dáta uložené v počítači dátami ktoré sa nachádzajú v archíve.

Prečítanie obsahu archívu / spustenie obnovy z archivu

Ak chcete Archivovať celý program IStat, vrátane dát a dokladov, jednou z možností je urobiť kompletnú zálohu adresáru, v ktorom je program IStat nainštalovaný. Predvolený adresár pre inštaláciu programu je C:\Istat. V tomto adresári a jeho podadresároch sa nachádza celý program vrátane vytvorených dát a číselníkov. Tento postup sa realizuje mimo programu IStat a doporučujeme ho iba skúseným užívateľom !


21

PRÍRUČKA. pre používanie programu

Recommend Documents