Principles and Models for Organizing the IT Function Ritu Agarwal dan V. Sambamurthy MIS Quarterly Executive Vol. 1 No. 1 March 2002
Latar Belakang Paper • Adanya keinginan untuk menemukan best organizational model untuk struktur dan mengorganisasi aktivitas informasi teknologi pada suatu perusahaan
Tujuan Paper • Untuk menentukan langkah-langkah apa yang diperlukan untuk mengorganisasi fungsi-fungsi TI pada suatu perusahaan • Untuk menentukan model organisasi IT yang ada
Prinsip-prinsip Mengorganisir Fungsi-fungsi IT •
Ada tiga prinsip yang mewakili cara baru untuk mengorganisir fungsi-fungsi IT. Tiga prinsip tersebut antara lain adalah : 1. Organize IT to encourage co-evolution with the rest of the busines 2. Organize IT to nurture relationship networks for visioning, innovation, and sourcing 3. Organize IT function to explicitly manage eight value-creating processes
Prinsip-prinsip Mengorganisir Fungsi-fungsi IT (2) •
Prinsip 1 : Organize IT to encourage coevolution with the rest of the busines – Menyatukan fungsi-fungsi IT dengan elemen-elemen bisnis – IT digunakan atau dikembangkan untuk fokus ke pada elemen bisnis, untuk membantu perkembangan bisnis – Kapabilitas kepentingan dari fungsi-fungsi IT dan fungsi-fungsi bisnis dibangun dengan menggunakan asas timbal balik secara berulang-ulang.
Prinsip-prinsip Mengorganisir Fungsi-fungsi IT (3) •
Prinsip 2 : Organize IT to nurture relationship networks for visioning, innovation, and sourcing – Empat stakeholder yang penting untuk penggunaan serta manajemen dari IT : executive management, business management, IT management, dan external vendor – Visioning Networks : hubungan antara senior management dan senior IT executives. •
Tujuannya untuk membantu perkembangan akan kolaborasi pemikiran para eksekutif tersebut untuk menciptakan visi dan strategi mengenai peran dan nilai IT pada perusahaan.
Prinsip-prinsip Mengorganisir Fungsi-fungsi IT (4) – Innovation Networks : hubungan antara bisnis dan IT executive. • Tujuannya untuk membantu perkembangan akan kolaborasi antara eksekutif diatas untuk menentukan kapan aplikasi IT disusun dan diimplementasikan
– Sourcing Networks : hubungan antara IT executives dan external partners • Tujuannya adalah untuk membantu perkembangan kolaborasi antara bagian internal dan eksternal ketika mereka melakukan negosiasi dan menciptakan penggunaan aset IT dan pelayanan IT yang efisien, menghemat biaya, dan inovatif, melalui multisourcing arrangements, joint ventures atau strategic alliances.
Prinsip-prinsip Mengorganisir Fungsi-fungsi IT (5) • Principle 3 : Organize IT to Explicitly Manage Eight Value-Creating Processes – Delapan proses pembentuk nilai ini membentuk tiga set proses secara umum: foundation process, primary processes, secondary processes. – Foundation processes • berhubungan dengan pembentukan dan manajemen kemampuan dasar IT dan membantu business partner dalam menentukan strategi dan mendukung inovasi IT yang berkesinambungan • proses yang termasuk dari proses ini: – IT infrasutructure – IT human capital – IT relationship
Prinsip-prinsip Mengorganisir Fungsi-fungsi IT (6) – Primary processes • adalah segala sesuatu yang harus dikelola di setiap fungsi IT, untuk merubah proses mendasar pada fundamental processes ke dalam bentuk aplikasi bisnis • proses-proses yang termasuk dari proses ini: – value-innovation – solution delivery (membangun aplikasi IT) – service provisioning (pelayanan penggunaan aplikasi: help desk, konfigurasi desktop,dsb)
– Secondary processes • proses ini sangat penting untuk menjamin kelancaran fungsi IT dan mendukung kedua fundamenta dan primary processes • proses yang termasuk dari proses ini: – strategic planning – financial management
Organizational Models for IT Function • The Partner Model – bertujuan untuk menjamin fungsi IT sebagai partisipan aktif dan langsung dalam kolaborasinya dengan eksekutif bisnis untuk mewujudkan inovasi bisnis melalui IT • The Platform Model – bertujuan untuk menjamin fungsi IT menyediakan aset, pelayanan, dan sumberdaya bagi inovasi bisnis di organisasi • The Scalable Model – bertujuan untuk memaksimalkan fleksibilitas sumberdaya manusianya, sehingga mendukung perkembangan fungsi IT seiring dengan kebutuhan bisnis
The Partner Model • IT merupakan katalis bagi inovasi di organisasi • Terfokus pada innovation network (dari Principle 2) dan tiga proses pembentukan nilai, yaitu value innovation, relationship management, dan financial management (Principle 3) • Model ini sesuai dengan organisasi yang: – ingin meningkatkan inovasi bisnis melalui IT, tetapi eksekutif bisnis organisasi tersebut kurang memahami IT. – memiliki banyak divisi yang beroperasi dalam proses bisnis yang berhubungan dan membutuhkan sinergi antra divisi melalui inovasi berbasi IT (misalnya dalam CRM, SCM, dan penawaran produk dan jasa antar divisi) – memiliki kepemimpinan IT yang kuat, dan memiliki sejarah kepercayaan dan kredibilitas yang baik dalam hubungan antara unit IT dan unit bisnis organisasi.
The Partner Model (2)
Model Platform • Cocok untuk organisasi di mana IT diharapkan menyediakan infrastruktur dan alat untuk memungkinkan inovasi bisnis • Prinsip ko-evolusi terjadi melalui tindakan para account manager • Tepat untuk perusahaan besar dan global, berbagai jalur bisnis yang berbeda, tiap unit dengan kebutuhan inovasi IT yang unik • Juga tepat untuk perusahaan dengan eksekutif bisnis yang memahami IT
Model Platform (2) • Dilihat pada suatu perusahaan besar berteknologi tinggi: – Account manager dan eksekutif perusahaan bertanggung jawab terhadap ko-evolusi bisnis dan kemampuan IT – Fokus kepada sourcing dan innovation networks – Fungsi IT diatur sekitar value-creating processes
Model Scalable • Cocok ketika IT dipandang sebagai elemen penting dari inovasi bisnis • Juga ketika strategi perusahaan dibangun sekitar fleksibilitas • Memungkinkan staffing yang fleksibel dan menekankan kemampuan fungsi IT untuk menyesuaikan perkembangan bisnis • Penekanan sourcing networks untuk menarik partner eksternal • Memungkinkan perusahaan pada industri yang sifatnya siklik atau musiman untuk memperoleh fleksibilitas
Model Scalable (2) • Dilihat pada suatu perusahaan kimia besar: – Prinsip ko-evolusiÆeksekutif IT senior perusahaan bertanggung jawab terhadap aktivitas IT pada area masing-masing – Prinsip relationship networksÆdelivery solusi diatur melalui hubungan dengan rekanan eksternal – Value-creating processes perusahaan diatur secara terpisah, kadang dengan bantuan rekanan eksternal
Kesimpulan • Tidak ada pengaturan yang betul-betul terbaik • Empat langkah perancangan ulang – Visioning networkÆmembangun konsensus dengan rekan bisnis mengenai rencana IT – Menentukan model paling mendekati – Mengatur perubahan pengaturan dikaitkan dengan rancangan yang baru – Melanjutkan evaluasi, menyesuaikan rancangan pengaturan untuk memastikan relevansinya • Diharap memberi pendekatan alternatif pengaturan IT dalam menghadapi tuntutan bisnis masa kini
