Prezentace v marketingových komunikacích

��

��

��

��

Ing. Ladislav Kopecký

Prezentace v marketingových komunikacích Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, 170 00 Praha 7 tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400 www.grada.cz jako svou 4021. publikaci Odpovědná redaktorka Bohdana Heřmanská Sazba a zlom Vojtěch Kočí Počet stran 160 Vydání 1., 2010 Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a. s. Husova ulice 1881, Havlíčkův Brod © Grada Publishing, a.s., 2010 Cover Photo © archiv autora ISBN 978-80-247-3123-0 (tištěná verze) ISBN 978-80-247-6925-7 (elektronická verze ve formátu ) © Grada Publishing, a.s. 2011

Obsah

1. Úvod ..................................................................................................... 9 2. Historie – prababička Rétorika ..........................................................13 3. Talent, stres a nervy ...........................................................................19 3.1 První krok k redukci stresu ..............................................................20 3.2 Co je důležité pro zvládnutí nervů? ................................................21 3.3 Fyzické symptomy nervozity a strachu ..........................................22 3.4 Další protistresová opatření .............................................................23 3.5 Špatná rada..........................................................................................23 3.6 Nervozita jako příležitost..................................................................24 4. Cíl prezentace ......................................................................................27 4.1 Čeho chceme dosáhnout ...................................................................28 4.2 Další základní otázky ........................................................................29 4.2.1 Komu to chceme říci? – Publikum jako cílová skupina ..................................................................................30 4.2.2 „Číst publikum“ ...................................................................31 4.3 Prospěch a přínos...............................................................................32 5. Příprava, model a osnova prezentace ................................................35 5.1 Průzkum..............................................................................................35 5.1.1 Web ........................................................................................36 5.2 Příprava – fi ltrace dat a tvůrčí proces .............................................37 5.3 Model prezentace ...............................................................................38 5.4 Osnova .................................................................................................40 5.4.1 Ukázka jednotlivých částí osnovy rozvinuté do přednášky..............................................................................41 5.4.2 Kdy zpracovat osnovu prezentace? ...................................47 5.5 Podpůrný stavební materiál .............................................................47 5.5.1 Humor ...................................................................................49

5

6. Styl a tvorba prezentace ......................................................................53 6.1 Styl prezentace ....................................................................................53 6.2 Tvorba prezentace ..............................................................................55 6.2.1 Úvod ......................................................................................56 6.2.2 Přechod .................................................................................58 6.2.3 Hlavní část ............................................................................58 6.2.4 Závěr ......................................................................................60 6.2.5 Otázky a odpovědi ..............................................................61 7. Vizuální pomůcky, prezentační technika a prostor ........................ 65 7.1 Zpětná projekce ..................................................................................65 7.2 Flip chart .............................................................................................66 7.3 Projekce diapozitivů 35mm..............................................................68 7.4 Počítačová prezentace .......................................................................68 7.5 Tištěné materiály................................................................................69 7.6 Předměty .............................................................................................70 7.7 Shrnutí kladů a záporů při využití jednotlivých vizuálních pomůcek ..........................................................................71 7.8 Prezentační prostor............................................................................73 8. Jak to říci? ........................................................................................... 77 8.1 Hlas ......................................................................................................77 8.2 Mikrofon .............................................................................................79 8.3 „Řeč těla“ .............................................................................................80 8.3.1 Držení těla ............................................................................80 8.3.2 Gesta ......................................................................................81 8.3.3 Výraz tváře ...........................................................................81 8.3.4 Oční kontakt ........................................................................82 8.4 Pódium a řečnický pult .....................................................................83 8.5 Číst nebo nečíst?.................................................................................83 8.6 Co na sebe?..........................................................................................84 8.7 Neverbální komunikace v globálním prostředí ............................85 8.8 Závěrem této kapitoly ........................................................................86 9. Virtuální prezentace ......................................................................... 89 9.1 Telefon, video, web, e-mail ...............................................................89 9.1.1 Telefonkonference ...............................................................90 9.1.2 Videokonference ..................................................................90 9.1.3 Webkonference ....................................................................91 9.1.4 E-mail ....................................................................................92 9.2 Technologie a rozpočty .....................................................................92 9.3 Příprava virtuální prezentace ..........................................................93 9.4 Integrovaný virtuální přístup k prezentaci ..................................... 94 9.4.1 Přepsané dějiny ....................................................................94 9.4.2 Integrovaný prezentační přístup .......................................95 9.4.3 Týmová práce a individuální styl .....................................96

6

PREZENTACE V MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍCH

10. PowerPoint a úloha vizualizace ......................................................... 99 10.1 PowerPoint ..........................................................................................99 10.2 Úloha vizualizace a grafi ky ............................................................100 10.2.1 Střed pozornosti ................................................................101 10.2.2 Méně je více ........................................................................102 10.2.3 Psychologie vnímání .........................................................102 10.2.4 Základní grafické elementy .............................................103 10.2.5 Text ......................................................................................104 10.2.6 Numerická grafika ............................................................107 10.3 Ukázky prezentací ........................................................................... 111 11. Specifi ka různých druhů prezentací ................................................115 11.1 Různé publikum – různé prezentace ............................................ 116 11.2 Technické a finanční prezentace.................................................... 117 11.2.1 Technická prezentace ........................................................ 117 11.2.2 Finanční prezentace .......................................................... 118 11.3 Informační a instruktážní prezentace ..........................................120 11.3.1 Informační prezentace ......................................................120 11.3.2 Školení a instruktáž...........................................................120 11.4 Prezentace pro investory.................................................................122 11.5 Mezinárodní prezentace .................................................................124 11.6 Improvizované, panelové prezentace a kulaté stoly ...................126 11.6.1 Improvizovaná prezentace ...............................................126 11.6.2 Panelová prezentace ..........................................................127 11.6.3 Kulatý stůl ..........................................................................129 11.7 Prezentace na veřejných shromážděních a konferencích ..........130 12. Prezentace jako společenský styl .....................................................133 12.1 Asertivita a responsivita .................................................................133 12.2 Osobnostní typy ...............................................................................134 12.3 Modifi kace prezentačního stylu ....................................................137

7

Obsah

Úvod

I. „Dokud máš dobrý příběh a někoho, komu jej vyprávět, zdaleka nejsi vyřízený,“ říká hlavní hrdina filmu „Legenda o 1900“ (Legend of 1900). Říká se, že dobrý příběh je duší každé komunikace a o té dnešní a marketingové to platí ještě větší měrou. Dnešní svět křižují miliardy nejrůznějších sdělení a informací. Přes veškerý dynamický rozvoj elektronických médií a technologií patří k velkým ironiím dnešní doby, že komunikace ve světě se stává stále obtížnější. Nedostatečně se vysvětlují cíle a záměry, rozhodnutí jsou ozřejmována povrchně a existuje jen malá možnost se na nich podílet. Klíčové otázky se probírají v atmosféře konfrontace. Málokdy se vyměňují názory věcně. Významné mezinárodní instituce přiznávají, že celá řada jejich problémů pramení z neschopnosti srozumitelně a přesvědčivě komunikovat. Neschopnost využít komunikace jako nástroj řízení se neomezila jenom na vlády a správní orgány. Také hospodářství, průmysl a obchod v těch nejvyspělejších zemích neumí přes rozsáhlé komunikační aparáty a struktury účinně komunikovat. Mezi jednotlivými odděleními mezinárodních koncernů dochází k neuvěřitelným komunikačním šumům, stejně tak jako mezi firmami jednoho podnikatelského seskupení. Většině krizových konfliktních momentů v našem životě se dalo předejít účinnou komunikací. Ukazuje se, že strukturovaná a srozumitelná komunikace, kterou přivedl na svět marketing a dal jí do vínku jakési základní globální esperanto, by se měla stát součástí a hlavním námětem globálního výchovného programu. A jsme u našeho tématu. Prezentace nejsou ničím jiným než jedním z mnoha nástrojů osobní marketingové komunikace. Ta na sebe bere nesčetné podoby podle toho, o čem pojednává, kdy, kde a ke komu promlouvá. Stává se každodenním chlebem, a to nejenom v marketingu. Bez schopnosti prezentovat se dnes neobejde téměř nikdo. 9

Prezentujeme svým kolegům i nadřízeným. Prezentujeme za účelem předávání vědomostí a školení. Prezentujeme, abychom prodali, přiměli investovat, obracíme se k akcionářům i zákazníkům, doma i v mezinárodním měřítku. Chceme přesvědčit o užitečnosti a výhodách spolupráce. Chceme přesvědčit o svých myšlenkách a idejích své spoluobčany, stejně jako lidi jiných etnických, civilizačních obrazců, náboženství a přesvědčení. Po obdobích, kdy se příliš nedbalo na formu, jsme dospěli k opačnému extrému, kdy forma získává navrch. Dospěli jsme do věku formálně dokonalých prezentací, ve kterých se myšlenka a obsah krčí někde v koutě. Je to jako bychom zapomněli na tisíce let stará pravidla umění rétoriky, která byla základem a školou všeobecného vzdělání. Bylo to umění, které kromě formálních vědomostí o přednesu a vystupování vyžadovalo také široké obsahové vědomosti z nejrůznějších oborů. Čas těch, kteří jsou nám dnes ochotni naslouchat, je drahý a boj o jejich pozornost stále náročnější. Chceme-li upoutat, přesvědčit o užitečnosti a přínosu naší prezentace, nebo dokonce přimět k akci, je třeba zvládnout celou řadu kroků. Provést průzkum a vybavit se všemi potřebnými informacemi, které se týkají jak obsahu, tak cílové skupiny, které prezentujeme. Šít prezentaci „na tělo“ a přizpůsobit ji zájmům, potřebám a prospěchu auditoria. Zvolit strukturu prezentace tak, aby odpovídala povaze tématu. Připravit se na zvládnutí trémy a fyzických nároků. Zvolit nejvhodnější prezentační techniku a připravit si vizuální pomůcky v souladu s prostorem, který bude k dispozici. Zpracovat osnovu a posléze celý obsah prezentace do obsahově i formálně atraktivní podoby tak, aby prezentace vyzněla jasně, poutavě, zábavně a srozumitelně, aby měla gradaci i zpětnou vazbu. Připravit se na možnost improvizace i pravděpodobné otázky. Seznámit se s prezentačním prostorem i technikami, které budou k dispozici a v případě potřeby zajistit technickou podporu. V případě virtuální prezentace zvolit optimální formu, která zaručí efektivní výsledek. „Prezentace v marketingových komunikacích“ nejsou určeny výlučně pracovníkům v marketingu či marketingových komunikacích. Mohou být užitečnou pomůckou při zvládání prezentací v těch nejrůznějších oblastech ekonomické, politické, obchodní, kulturní, sociální či vzdělávací činnosti. Nejsou návodem k dokonalému zvládnutí prezentací ani zárukou na úspěch. Není ale vyloučeno, že k němu mohou přispět. 10


Historie – prababička Rétorika

II.

Cicero byl mistr řeče Dával řeči ostří meče Řečí vedl vícero Takový byl Cicero (Jan Vodňanský: S úsměvem idiota) Schopnost řečnit a přesvědčit provází lidstvo od nepaměti. Do oblasti umělecké prózy ji ale zařadila až antická literární teorie. Rozeznávala tři odvětví: dějepisectví, fi losofii a řečnictví. Řečnictví (retorika) v antickém Řecku se zakládalo na právu svobodného člověka svobodně mluvit. Nejvýrazněji se rozvinulo v demokratických státech, především v Aténách, a bylo považováno nejenom za boží dar, ale také za umění, kterému se dá naučit. Dokonalé zvládnutí řečnictví si vyžadovalo kromě formálních vědomostí o přednesu, držení těla, gestikulaci, vystupování, skladbě řeči nebo způsobu argumentace, také obsahové vědomosti z historie, politiky, filosofie či matematiky. Rétorika se vyvinula z pouhé nauky o řečnictví ve školu všeobecného vzdělání a vědomostí s praktickým zaměřením. Vymezila se od obyčejné i básnické mluvy, stanovila pravidla, formu, sloh a ovlivnila významně celou řeckou prózu. Její nejlepší ukázky se staly uměleckými díly. Řecké řečnictví rozlišovalo tři druhy veřejných řečí. První byla řeč politická, která musela být vždy proslovena a nikoliv čtena, tehdy ještě z papyru. Druhou byla řeč soudní. Ta měla přesvědčit porotce o vítězství řečníka. V řeckých státech u soudů neexistovali obhájci ani veřejní žalobci. 13

Každý občan mohl podat při porušení občanského či veřejného práva žalobu sám a sám se musel také hájit. Pokud bylo zapotřebí větších odborných znalostí, mohli se občané při koncipování soudní řeči obracet na logografy, jakési řečnické spisovatele, kteří jim žalobu či obhajobu za honorář zpracovali a poučili o právních otázkách i způsobech vystupování. Tyto řeči se obě strany učily zpaměti a pronášely je spatra. Mnohé z nich patří dodnes ke skutečným literárním dílům, ve kterých neschází příklady ze života i z historie. Oplývají humorem, baví a působí na city. Třetím druhem řečí byly slavnostní projevy na počest padlých a zemřelých a také celá řada z nich patří k vynikajícím ukázkám řecké prózy. Nestarším známým profesionálním řečníkem, autorem první učebnice řečnictví a zakladatelem první řečnické školy byl Korax ze Syrakús. Z jeho žáků vyniknul Georgiás z Leontín nejenom tím, že se dožil 108 let. Dovedl uchvátit davy květnatým slohem a dosáhl věhlasu tím, že dokázal hájit jakékoliv teze. Jedním z příkladů, které jsou i dnes aktuální, je jeho „Řeč na obranu Heleny“, ve které hájí právo vdané ženy na útěk s milencem. Z attických řečníků, kteří působili v Athénách a dalších městech, vynikali Lysias, Isokrates, Andokides, Isokrates a Demosthenes. Zejména posledně jmenovaný, Demosthenes, může být velkou inspirací a vzorem pro všechny, kterým je jakákoliv prezentace a veřejné vystoupení noční můrou. Dokázal vůlí a vytrvalostí překonat veškeré handicapy, kterými jej obdařila příroda, a stal se hlavním představitelem attického politického řečnictví. Měl slabý hlas, a tak chodil k moři, kde jej cvičil hlasitou recitací veršů, dokud nepřekřičel příboj. Protože koktal, učil se řečnit s oblázkem v puse a této vady se zbavil. Škubal ramenem, a tak si pověsil ve výši ramene meč. Jeho ostrý hrot tento zlozvyk zkrotil. I když byl nemajetný, dostal se do dobré řečnické školy a jako hlavní předmět si vybral historii. Z více než šedesáti zachovaných řečí vyzařuje strohý a jasný sloh, stručné a rytmické věty i síla argumentů. Především díky svému vyjadřování, přesvědčivosti i gestikulaci zůstal Demosthenes ve světě antické rétoriky nepřekonán. Také v prvním století před našim letopočtem, v období rozkvětu římské prózy, patřila rétorika do stejného hnízda jako právnictví, filozofie, memoáry a naučná literatura. Rétorika byla základem vzdělání. Umět složit a pronést řeč bylo hodnoceno stejně jako schopnost složit báseň. 14


Umět složit a přednést řeč se vyžadovalo od každého, kdo se účastnil politického života, kdo žaloval nebo obhajoval u soudu nebo kdo velel vojsku. Řeči byly pečlivě připravovány a po přednesení uveřejňovány. Zachovaly se jich stovky. Mezi vynikající řečníky Říma patřili Appius Claudius, Marcus Porcius Cato, později bratři Gracchové, Lucius Licinius Crassus, Marcus Junius Brutus a také Caesar. Pokud bychom však hledali jméno, které bychom mohli postavit po boku Demosthena, pak by to byl určitě Marcus Tullius Cicero. Ve svých „Životopisech slavných Řeků a Římanů“ Plutarchos napsal: „Zdá se mi, že Demosthenes a Cicero byli původně formováni božstvem úplně stejně, vždyť v jejich povaze je mnoho shodných vlastností… Myslím, že by se nenašli jiní dva řečníci, kteří se stali mocnými a velikými z bezvýznamných a malých, kteří se pustili do králů a tyranů, kteří ztratili dcery, byli vyhnanci, s poctami se vrátili, byli znovu nuceni utéci a byli přitom nepřáteli chyceni a v téže době, kdy jejich spoluobčané byli zbaveni svobody, oni sami ztratili život. A tak kdyby došlo ke sporu mezi přírodou a štěstěnou jako mezi dvěma umělci, těžko by se dalo rozhodnout, zda měla větší zásluhu na podobnosti těchto dvou příroda vlastnostmi, které jim dala, nebo štěstěna svými zákroky.“ Ciceronovy řeči byly považovány po staletí za vzor dokonalosti. Vynikají bohatstvím myšlenek, čistotou řeči, kompozicí a působivostí (starověk jich znal asi 150, dodnes se jich zachovalo 58). Byl autorem filozoficko-politických spisů „O povinnostech“, „O nejvyšším dobru a zlu“, „O přátelství“, „O stáří“, „O zákonech“ nebo „O státě“. Uměl napsat báseň. Dodnes je představitelem jedné z hlavních složek světové civilizace a jen stěží lze vystihnout a popsat, co znamenal pro antiku, křesťanství, humanismus a osvícenectví. Právě osvícenectví 18. století přijalo za svou (zejména v náboženském ohledu) jeho snášenlivou humanitu, kterou sám Cicero vyjádřil Terentiovým veršem: „Homo sum, humani nil a me alenum puto. – Jsem člověk, nic, co je lidské, mi není cizí.“ Antická rétorika stanovila pravidla, která jsou velmi prostá a dodnes je není třeba příliš měnit. I v dnešní době, kdy máme po ruce celou řadu technických, prezentačních nástrojů a vymožeností, platí Ciceronova rada: „Řiďme se svou přirozeností a vyhýbejme se všemu, co uráží zrak a sluch… Je třeba usilovat o to, aby se zákonům přirozenosti nevzdalovala hnutí duševní. Toho dosáhneme, budeme-li hledět, abychom nepodléhali rozčilení a strachu… Duševní hnutí jsou pak dvojího druhu. Jednak souvisí s myšlením, jednak s pudovostí. Myšlení se nejvíce ob15

Historie – prababička Rétorika

rací k vyhledávání pravdy, pud nás vybízí k jednání. Pečujme tedy o to, abychom myšlení užívali k věcem nejlepším a pud, abychom podrobovali rozumu… Když se řeč začne odchylovat, je nutno dbát toho, aby se vrátila ke svému předmětu, ovšem vždy s ohledem na účastníky rozmluvy… Je třeba také mít na zřeteli, jak dlouho může řeč účastníky bavit. Tak, jak jsme dovedli vhodně začít, tak máme umět v pravý čas také skončit.“ Co více dodat.

16


*

Talent, stres a nervy

III. Slovo prezentace (projev, vystoupení) má obvykle svého nerozlučného společníka a tím jsou nervy. Dobrou zprávou je, že nervy má každý, špatnou zprávou pak skutečnost, že ten, kdo prezentuje, jich má obvykle více než publikum. Jsou lidé, kteří, požádáni o pronesení smutečního projevu, by si svou úlohu s nebožtíkem docela rádi vyměnili – tedy alespoň na tu nezbytnou chvíli. Útěchou i povzbuzením může být, že trémou trpěl i sám veliký Cicero, který se přiznal, že před každým projevem blednul a třásl se nejenom po celém těle, ale i v hloubi své duše. K trémě se přiznaly osobnosti a vyhlášení řečníci, jako byl Abraham Lincoln, Mark Twain nebo herec Laurence Olivier.

Prezentace v marketingových komunikacích jsou kombinací talentu, přísné disciplíny a osvojených technik, které jsou vedeny obvykle slovní komunikací s vizuální podporou.

Je třeba říci, že jen velmi málo lidí je v tomto směru zcela bez talentu. Ten může být částečně vrozený, částečně osvojený, ale převážně jde o talent, který je trénovaný a rozvíjený v souladu s fyzickými i psychickými schopnostmi, které každý z nás má. Jsou země, kde je schopnost prezentovat a zejména prezentovat sebe součástí školní výuky již na základním stupni. Zpracovávání esejí a jejich prezentace patří k základním nástrojům, jak analyzovat, třídit a řadit myšlenky, jak stanovit konečný cíl prezentace i cestu, jak se k tomu cíli co nejúčinněji dostat. Na cestě k cíli je třeba eliminovat všechno, co nám stojí v cestě. Nervy a tréma jsou překážky, které velkou měrou odstranit lze.

19

Téměř všichni víme, o čem je řeč. Sucho v krku, zpocené dlaně, třesoucí se hlas i ruce, zrychlený tep, tlukot srdce a přerývaný dech, výpadky paměti, žaludek jako na houpačce. Jde o pocity, pro které sociální vědátoři vymysleli pojmy jako je „podiový strach (stage fright)“, „komunikační úzkost (communication anxiety)“ nebo „komunikační obavy (communication apprehension)“. Tím nám příliš nepomohli. Prominentní psychiatr a stresový manažer Dr. Steven Resnick z Princetownu v New Jersey vysvětluje stres jako naprosto subjektivní záležitost, jako reakci těla na něco, co vnímáme jako stresové. Stres nemusí být výlučně důsledkem něčeho negativního. Výhra milionu dolarů může být stejně stresová jako jejich ztráta. Ať je důvod stresu jakýkoliv, reakce na stres je vždy stejná – svalové napětí, fyzická stimulace, mentální předpojatost a bezmyšlenkovitost.

3.1 První krok k redukci stresu Prvním krokem k redukci stresu je identifikace faktorů, které jej způsobují. ▶ Příprava. Prvním důvodem stresu mohou být pochyby o tom, zdali jsem skutečně expertem na téma, o kterém chci mluvit, zdali jsem k vystoupení připraven a expertně povolán. ▶ Autorita. Prezentační výkon může ovlivnit zodpovědnost za očekávaný úspěch určitého projektu. V případě, že prezentujeme někomu, kdo zosobňuje rozhodovací a výkonnou moc, jsme nervózní. Dochází k tomu, že reagujeme stejně jako reagují děti vůči svým rodičům – iracionálně. ▶ Publikum. Strach zapříčiněný neznalostí publika. Nevíme, co od nás publikum očekává, a netušíme, co můžeme očekávat my od něj. Informační vakuum pak zaplní strach, strach z neznámého. ▶ Prezentační technika. Strach, který pramení z nedůvěry ve zvládnutí a bezchybný chod prezentační techniky. Totéž se týká zvládání a správného nasazení dalších vizuálních, názorných pomůcek. ▶ Prezentační prostor. Nejistota a strach, který může způsobit nezvládnuté a neodpovídající aranžmá a rozestavení v místě prezentace. Týká se to jak rozestavení prezentační techniky, tak sedadel či stolů, které by mělo odpovídat typu a účelu prezentace.

20


▶ Nácvik. Častým důvodem nervozity je podcenění nácviku prezentace a nezbytnosti zkoušet a opakovat.

3.2 Co je důležité pro zvládnutí nervů? Mezi ty nejjednodušší a základní rady, pokud jde o problém nervů, je:

Chovejte se přirozeně – tak, jak jste zvyklí, buďte sami sebou, buďte po všech stránkách připraveni a mějte jasný cíl prezentace. Dejte najevo váš zájem a nadšení pro téma. Mluvte jasně, jednoduše a zřetelně.

Co je důležité? ▶ Znalost předmětu. Jistým a pevným základem, základním předpokladem eliminace trémy je znalost předmětu a cíle prezentace. ▶ Důkladná příprava a nácvik. Téma prezentace je třeba mít zvládnuté a podpořené důkladnou přípravou, studiem zdrojů a také průzkumem všeho, co na naše téma navazuje. Tak jako u celé řady jiných činností i tady platí: zkoušet, zkoušet, zkoušet. Zkoušet před zrcadlem i před zraky kolegů či přátel. Zkoušet opakovaně v podmínkách, které jsou podobné těm, které se očekávají v místě prezentace. Prezentovat nahlas a prezentaci si nahrát nejenom kvůli hlasovému projevu, ale také kvůli časové stopáži prezentace. Ujištění o tom, že délka prezentace odpovídá předepsanému časovému vymezení, přispívá k většímu klidu. ▶ Znalost publika. Co nejpodrobnější znalost publika umožní šít prezentaci cílové skupině „na tělo“, připravit se na její reakce a předjímat otázky a odpovědi. K publiku je třeba od začátku přistupovat pozitivně, s důvěrou a respektem. Je velmi pravděpodobné, že se vám odvděčí stejnou měrou. Už samotný fakt, že se publikum dostaví na prezentaci, je vyjádřením určité důvěry ve smysl setkání a dobrým důvodem k navázání kontaktu. ▶ Znalost prezentační techniky a prostoru. V případě, že na prezentaci použijeme vlastní prezentační techniku, je třeba na místě prověřit její kompatibilitu s místními podmínkami. V případě, že použijeme techniku, která je k dispozici na místě, je třeba mít příle21


žitost ji na místě vyzkoušet a domluvit se s pracovníkem technické podpory. Vyhneme se tím řadě stresujících momentů, které mohou během prezentace nastat. Prostor a způsob rozestavení musí odpovídat účelu a cíli prezentace, složení publika a nabízet potřebné varianty úprav, jako je flexibilní využití různých nástrojů prezentace, eliminace vnějšího světla, eliminace vnějších akustických vlivů a podobně. ▶ Dobrý začátek. Nervozita bývá nejintenzivnější v úvodu prezentace, a proto se doporučuje úvod napsat. Naprosto přijatelné jsou také diskrétně používané poznámky psané velkým písmem na menších kartičkách. Větší papír může prozradit třes rukou. Je dobré si připravit úvodní formuli, která prolomí úvodní strnulost, nervozitu a naváže kontakt.

3.3 Fyzické symptomy nervozity a strachu Nejstarším receptem na uvolnění stresu a nervozity je správné dýchání. Zhluboka se nadechnout, zadržet dech a pak pomalu vydechnout. Správné dýchání dodává mozku kyslík a zbavuje tělo karbondioxidů. Hluboké dýchání má svůj význam nejenom před zahájením, ale také během prezentace. Málokdo si uvědomuje, jak důležité jsou při prezentaci pauzy, které dovedou výklad zdramatizovat, dát publiku šanci k prodlevě a „strávení“ dodávaných informací. Dalším nástrojem k uvolnění svalového napětí je strečink po dobu 10–15 vteřin. Pohybujeme hlavou pomalu ze strany na stranu a přecházíme do krouživého pohybu hlavy ve směru hodinových ručiček. Natahujeme pravou ruku vzhůru tak, jako bychom chtěli dosáhnout co nejvýše. Poté natáhneme levou ruku co nejdále od těla. Postup se několikrát opakuje. Na své si přijdou i ústa, která co nejvíce otevíráme a pak zavřeme. Toto cvičení pomáhá uvolnit napětí v čelistech a přispívá k uvolněnosti slovního projevu. Mezi doporučená cvičení patří i rychleji se projít nebo proběhnout po schodech. Fyzická námaha rovněž uvolňuje stres. S fyzickou dispozicí souvisí také to, co jíme a pijeme. Je dobré se vyvarovat konzumace jídla těsně před prezentací. Nedoporučuje se konzumovat nápoje obsahující kofein a nápoje sycené kysličníkem uhličitým. 22


Naopak během prezentace je dobré mít po ruce neustále vodu. Nervozita a tréma vysušuje ústa a hrdlo a může při mluvení způsobit problém.

3.4 Další protistresová opatření ▶ Časový předstih. Na prezentaci přijdeme s dostatečným časovým předstihem. V klidu zkontrolujeme místnost, kde se má prezentovat, prezentační techniku i případné pomůcky. ▶ Seznámení. Je dobré podat si ruku, pobavit a seznámit se s těmi lidmi, kteří přijdou na prezentaci chvíli před zahájením. Uvolní to atmosféru, umožní navázat kontakt a třeba získat sympatizanty ještě před samotnou prezentací. Rozdýchat se, jít na věc s úsměvem, tvářit se uvolněně a sebevědomě. ▶ Kontakt. Od samotného začátku navázat kontakt nejenom očima, ale i dotazy, které se vztahují k tématu. Vtáhnout publikum do příběhu. Zvláště zaměřit svou pozornost a kontaktní činnost na ty, kteří od začátku projeví souhlasný postoj a zájem o to, co říkáme. ▶ Cíl. Vést prezentaci k určenému cíli, gradovat ji k závěru, mít časovou linii pod kontrolou. Natahování prezentace může přivolat nejenom nervozitu publika, ale i tu vlastní, a tím celkový dobrý účinek pokazit.

3.5 Špatná rada Mezi populární a „zaručené“ rady, jak se bojovat se stresem, patří alkohol anebo utišující, zklidňující prášky. Většinou nefungují. Hlavním problémem je, že se ten či onen účinek dostaví v nesprávnou dobu a že přestane fungovat v ten nejméně vhodný okamžik. Ať tak či onak, stres se pak dostaví zpět, tentokrát v daleko výraznější podobě. Do sbírky kuriozit pak patří šibalské rady typu „Představ si publikum bez oděvu“. Představa prezentace naháčům má svá úskalí. To první je v tom, že některé lidi bychom si vůbec nepřáli vidět nahé a naopak

23


některé bychom si přáli vidět nahé velmi naléhavě. Ani jedna z variant nepůsobí uklidňujícím způsobem.

3.6 Nervozita jako příležitost Příběh o boji s nervozitou a stresem můžeme ukončit opět odvolávkou na klasiky. Jeden z významných řeckých řečníků kdysi pronesl, že „Člověk, který není při svém projevu nervózní, je idiot.“ Chtěl tím vzdát hold síle slova. Každý, kdo si tuto sílu a způsob, jak s ní zacházet, uvědomuje, prostě musí být nervózní. Adrenalin povzbuzuje k větším výkonům sportovce i zkušené řečníky. Dává projevu dynamiku, energii i nadšení. „Nervózní energie“ se dá kontrolovat a úspěšně transformovat k lepšímu výkonu. Publikum většinou ocení více energického a adrenalinem nabuzeného řečníka než znuděného, apatického suveréna, který nás uspí.

24


Cíl prezentace

IV. Prezentace patří k nejfrekventovanějším lidským činnostem, které se ale také nejčastěji míjejí svým účinkem. Prezentuje kde kdo: obchodníci, politici, vládní i nevládní organizace, pedagogové, studenti, umělci, lékaři i vojáci, představitelé mezinárodních institucí i humanitární pracovníci ve všech koutech světa. Prezentují, aby přesvědčili o svých myšlenkách, aby rozšířili sféru svého vlivu, aby posílili svou pozici v rámci své firmy nebo svého trhu, aby se odlišili, přiměli někoho k akci nebo vychovávali. Prezentace, nebo-li snaha informovat, přesvědčovat, vychovávat i bavit, je tématem globálně sdíleným a přijatým, stejně jako čas nebo peníze. Případy, kdy prezentátor a jeho publikum naváží kontakt, kdy si rozumí, naleznou společný zájem a prospěch, a dokonce se rozhodnou společně konat, jsou stále vzácné. Přitom existuje nesčetně historicky fungujících příkladů účinné komunikace a přesvědčovacích technik. Rétorika byla považována za jedno z největších liberálních umění, které se zrodilo ze zárodku antických demokratických principů. Kdybychom se snažili najít pro rétoriku jeden odpovídající současný název a jediné slovo, byl by to příběh. Příběh, který přesvědčí publikum, aby přijalo vaši výzvu. Kombinace tradičních přístupů a moderních komunikačních nástrojů, řeč těla, gesta, hlasové modulace, schopnost navázat kontakt a odpovídat na otázky jsou důležité, ale jsou tady pouze k tomu, aby podpořily váš příběh. Příběh, který publikum dovede k cíli.

27

4.1 Čeho chceme dosáhnout Většina těch, kteří prezentují, ví, o čem chce nebo má mluvit. Přesto se zde nabízí první a zásadní otázka: Jaký je cíl prezentace? Co chceme prezentací dosáhnout? Mezi tradiční a základní funkce prezentací patří informovat a přesvědčit. Relevantní a užitečná informace by měla být samozřejmostí a přesvědčování je každodenní součástí našeho života. Má nesčetně aplikací a forem. Všechny formy prezentací, ať už jde o projevy, prodejní konference či semináře, mají jednoho společného jmenovatele a stejný cíl: navigovat publikum z počátečního bodu X k cíli vaší prezentace – k bodu Y. Přesvědčovací proces je cesta od neinformovaného, pochybujícího, váhajícího, skeptického k informovanosti, pochopení, důvěře a v tom nejlepším případě – k akci. Každá úspěšná prezentace by měla začít myšlenkou na konečný cíl. Začínat tak, abychom měli cíl neustále na očích. Jde o velmi starý koncept, který Aristoteles nazval teleologií. Podle něj si člověk klade cíl a pomocí prostředků, které má k dispozici jej sleduje. Tvrdil, že „příroda přizpůsobuje orgán funkci a nikoliv funkci orgánu“, a své názory rozvinul ve fi lozofické zkoumání účelnosti a zaměřenosti k nějakému cíli.

Každý den se na světě uskutečňují desítky milionů prezentací podle známých pravidel, a přesto celá řada z nich se mine účinkem z několika zásadních důvodů: ▶ Není jasné, oč v prezentaci jde. ▶ Není jasné, jaký prospěch přináší publiku. ▶ Jsou zatíženy velkým množstvím detailů a nerelevantních informací. ▶ Mají neúměrnou délku.

Snaha definovat od samého začátku jasné a zřetelné cíle vede k úzkému vymezení tématu, k určení jediné věci, kterou by si mělo publikum z prezentace odnést a zapamatovat. Poslání a smysl prezentace se tak často koncentruje do jediného slova, jako je například: mobilizovat k akci za ochranu životního prostředí; vybrat správného dodavatele; rozhodnout o přechodu na novou technologii; uvědomit si výhody CRM; přesvědčit o smyslu investic; navázat kooperaci; zahájit intenzivní školení a výcvik; zrušit embargo. 28


Jakýkoliv bod prezentace, který nepodporuje konečný cíl, je třeba eliminovat.

4.2 Další základní otázky Ať už jde o jakoukoliv prezentaci, na kterou jste byli pozváni či nominováni, ať jde o prezentaci v rámci vaší instituce nebo firmy nebo vystoupení v rámci mezinárodní konference, je třeba odpovědět na celou řadu dalších otázek. Odpověď na ně je předpokladem pro to, aby vaše prezentace byla ušita „na tělo“ dané události, aby umožnila přesné stanovení cíle a jeho dosažení. Otázky lze rozdělit do několika základních skupin: ▶ Otázky týkající se druhu události: ▷ Co je účelem události, schůzky, setkání? ▷ Jde o pravidelnou nebo speciální záležitost? ▷ Jde o neformální záležitost za účasti interních složek firmy či instituce nebo formální událost za účasti oficiálních, externích hostí? ▷ Je moje prezentace klíčovým a jediným bodem programu, nebo jednou z jeho součástí? ▷ Jsem-li součástí širšího programu a prezentace, ptám se, jak do ní budu zařazen a kdo jsou další osoby, které budou prezentovat a jaké je téma jejich prezentace? ▷ Jakou atmosféru lze očekávat, jde o vážné téma nebo lze prezentaci pojmout volněji? ▶ Otázky týkající se formátu, struktury a konceptu prezentace: ▷ Jaká je celková agenda konference, setkání? ▷ Jaký bude formát celé konference? Všeobecné shromáždění, panelová diskuze, kulatý stůl, prezentace před obědem, během oběda nebo po něm? Úvodní či závěrečná prezentace v rámci celé konference? ▷ Přesný čas zahájení mé prezentace a její očekávaná či požadovaná délka? ▷ O čem budou ostatní prezentace v rámci celkového konceptu konference? Lze očekávat jiné, kompetitivní či navazující téma? Bude zařazeno před mou nebo po mé prezentaci? ▷ Jaký je následný program, lze očekávat otázky z auditoria? 29

Cíl prezentace

Toto je pouze náhled elektronické knihy. Zakoupení její plné verze je možné v elektronickém obchodě společnosti eReading.

Prezentace v marketingových komunikacích

Recommend Documents