Presidiumvergadering VERSLAG Vergadering van zondag 15 maart 2009 Aanwezig:
Inge, Charlotte, Stevel, Davy, Jerre, Joris B, Thijs, Jorien, Daniel, Stijn, Sander, Sanne, Joris VdB, Vinnie, Mattia, Micha¨el M, Christophe, later: Bert, Michiel, Hanne Verontschuldigd: Jennifer, Thomas, Toon, Vincent V, Maarten Afwezig:
Glen
De vergadering wordt geopend om 22u10.
Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd.
Goedkeuring verslag Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd.
Actiepunten: Part I Actiepunt Toffe proffen Frigo uitkuisen Microgolf ophalen Elektrisch vuurtje laten repareren Lot oventjes beslissen Koppelstukken tent Evaluatie & draaiboek Kerstfeestje Evaluatie kerstbar Evaluatie & draaiboek sneeuwreis Evaluatie Plan Achterban Draaiboek & evaluatie schaakcompetitie Evaluatie 60’sbar Evaluatie teambuilding Evaluatie spelletjesavond Evaluatie bejaardenbar Evaluatie openingscantus Evaluatie & draaiboek ouderdag Evaluatie cultuurtweedaagse Evaluatie 14-urenbar Evaluatie massawinacantus
uit te voeren door Thomas/Vinnie, Vincent/Stevel Stevel Jorien Inge Winagangbewoners Stevel Lars& Mattia Toon Joris & Babs Thomas Sander Jennifer Jorien EJW Roeland cantustrio ouderdagteam Cultuur Joris cantustrio
1
gedaan? ja,nee nee ja nee nee nee deels nee ja nee nee nee ja nee nee nee nee nee nee nee
Mededelingen • Op de POC’s wordt momenteel het thema ‘rationalisatie’ besproken. Concreet: zorgen dat er in de aangeboden vakken genoeg mensen ingeschreven zijn. • De deadline van om ISP’s in te dienen wordt vanaf volgend jaar de woensdag van de derde week. Dit zal strikt nageleefd worden (na die datum vullen ze je ISP willekeurig in). We moeten volgend jaar zorgen dat dat gecommuniceerd worden naar onze leden, aangezien veel mensen niet weten dat dat zo streng is. • In verband met ALO pleit LOKO enkel voor studieduurverkorting ongeacht hoe dat ingevuld wordt. • Als we een nieuw kringlied willen, moet dat dit jaar nog af zijn. • Op 24 maart is er een Acco-AV. Iedereen die een aandeel heeft kan een volmachtformulier afgeven zodat we als studenten samen kunnen stemmen. • Ithaka, het LOKO-kunstfestival, begint op 24 maart en duurt een week. Er zijn twee tickets voor de openingsavond, te verkrijgen bij Daniel. • Op 26 maart is er een ScOor-vergadering, om de relatie tussen de pijlers CuDi, Scientica en Oor vast te leggen. • Er is een Ski-enticatriumviraat (sneeuwreisverantwoordelijken) verkozen, waaruit nog ´e´en eindverantwoordelijke zal gekozen worden. • Er is e100 verlies gemaakt op de ScienticaTD, wat heel vreemd is.
Voorbije activiteiten Latinobar Squadrock II De filmpjes nemen wel wat plaats in, als we die zouden weglaten kan er misschien nog wat volk boven staan. Anderzijds moet daar ook veel materiaal staan waar we niet zomaar veel mensen bij kunnen laten. Armbandjes voor de bandleden zouden handig zijn zodat we weten wie er gratis drank mag krijgen. Infodag Het klein vat moet nog opgehaald worden. Er is blijkbaar weinig volk aangesproken, bijvoorbeeld ook geen eerstejaars tot op het laatste moment. Dit was te wijten aan miscommunicatie binnen OWG. Er waren meer dan 100 mensen minder ingeschreven voor de infodag in vergelijking met vorig jaar. 60-70-80 Filmmarathon De noedels zijn (bijna) opgeraakt. Boxen kunnen voortaan bij de Waag geleend worden. 60-70-80 Fakedrugseetstandje Het tentje is bijna weggewaaid. De prijs (1e voor een half zakje) was waarschijnlijk wat te laag, omdat er best nog wel veel in een zakje kon. Sommige soorten snoep zijn misschien te duur hiervoor. Er kan ook met een weegschaal gewerkt worden. Het is op e100 verlies gedraaid. ScienticaTD De promotie is een beetje gefaald, zowel bij ons als bij Scientica. Het stond niet in de Winagenda en pas een dag op voorhand op de site. We geven deze verantwoordelijkheid vanaf nu aan de Scienticavertegenwoordigers. 60-70-80 Lezing en chillavond Er was relatief weinig presidium. De lezing was heel geslaagd. Een uurtje later was misschien beter geweest voor veel mensen, maar Van Daele wou liever zo vroeg mogelijk beginnen. IFTf Openingsavond Het was geslaagd, er zijn al vijf kaarten in VVK verkocht. Marginalenbar Het was druk, het volk komt tegenwoordig wel laat. Er is vervallen Kaiser verkocht (maar zo stond het ook op de affiche). Maarten, de DJ, wou weg na de godcenties maar toen vonden ze geen audiokabels. De Dumoulin is in Kessel-Lo gekocht omdat die in het centrum allemaal opgekocht was door Jeroen. Voor de verkiezing was een micro handig geweest. 2
60-70-80 RetroLANparty De Nintendo ging niet omdat Glen zijn adaptor vergeten was. Er is wat geprobeerd om retrospelletjestoernooien te houden, maar dat is er niet echt van gekomen. Er moet voortaan beter aangekondigd worden wat mensen moeten meebrengen, want er waren maar net genoeg netwerkkabels. De ´ en plaats voor de sleutels waren kwijt, we moeten nog eens nakijken of ze nu allebei terug terecht zijn. E´ sleutels: aan het haakje in de keuken of in de witte brievenbus als je niet binnenkan op de gang! De security is langsgeweest en ze wisten niet dat er toestemming gegeven was. (Deze moet altijd gevraagd worden voor activiteiten die tot een stuk in de nacht duren.) 60-70-80-themaweek Het bleek een vrij moeilijk concept, maar het is toch goed gelukt om activiteiten te vinden. Financieel is het wat tegengeslagen.
Komende activiteiten We gaan proberen om een grote hoeveelheid Dumoulin in een keer te bestellen bij Colruyt. Er moeten ook wat minder dingen overgekocht worden uit de kelder die we nog nodig hebben. Bedrijvendag Hoe meer volk er langskomt, hoe beter! Er komen 13 bedrijven, wat nog minder is dan vorig jaar. Financieel zal het waarschijnlijk geen al te grote ramp worden. Er zijn niet alleen brieven verloren gegaan, maar ook faxen. Er stonden ook geen retouradressen op de brieven. Er is nog altijd achterstallig geld van de vorige bedrijvendag, daar moet nog eens achter gehoord worden op de volgende Scientica-AV. Het gaat door van 12u tot 17u in de bib, met heel goedkope broodjes en een gratis drankje voor iedereen! Pokertoernooi De tafels zijn opgehaald. We moeten de tafels nog eens nakijken op voorhand want we moeten weten of er al iets mis mee was. Bram Luyten heeft alles uitgelegd, dus vanaf nu kunnen we het zelf organiseren. Er zijn al 25 inschrijvingen. We vragen mensen die willen hun e-mailadres aan de inkom. In het begin zijn de spelers delers, pas op het einde werken we met vaste delers. De informatie over de blinds zal geprojecteerd worden. Er moet nog gewinkeld worden voor drank en prijzen. Studentenmarathon Er moeten nog een paar shiften ingevuld worden, Sport mailt hiervoor. Slimste preses Eerst is er een verkoop en dan een quiz. Duvelnight Om 23u zijn er vijftig gratis non-alcoholische consumpties. Er is een megagrote affiche. De Duvel is e0,80. 45-jaar-Winaeetstandje De mama van Sanne gaat drie chocoladetaarten en drie rabarbertaarten maken. Woensdagnamiddag kunnen we nog appelcakes bakken, normaal op Hanne haar kot. Lenteconcert Er zijn 12 tot 14 opvoeringen, waarvan een groepje. Lore maakt het programmaboekje en wil graag een voorbeeld van vorig jaar. Er zijn maar 50 echte affiches, omdat die heel duur waren, dus hang deze alleen op nuttige plaatsen op (ramen en op de campus). Er zijn ook nog wel wat gewone A4-affiches om op te hangen. Er moeten nog wat shiften ingevuld worden. Ereliddiner Joris gaat voor de 103 vragen. Presidium dat wilt mee¨eten moet dat tegen morgen laten weten. 4-gratis-vatenTD Misschien gaan we weer jenever verkopen omdat dat vorige keer wel succes had (maar dan niet meer laten pikken). SABAM is normaal in orde. Er zijn nog heel veel plak- en flyershiften! We moeten ons verwachten aan mensen die alleen komen om te zuipen, dus we moeten genoeg stewards voorzien. Het moet zeker nog op de LOKO-kalender komen. JV’s kunnen kaarten komen halen. De stempel is kwijt sinds Squadrock. EJW-bar Dit komt in orde. Galabal Kaarten zijn beschikbaar. Er komen nog shiften voor de opbouw. Het vervoer is nog niet in orde. De affiche is niet duidelijk. Presessen van andere kringen mogen gratis binnen en mensen met PIG-kaarten aan ledenprijs. 3
Scienticup Er staat een tekstje op de site. Winaweekend Er staat een inschrijvingsmodule op de site. Er kan ook nog in lessen rondgegaan worden en papiertjes in eetstandjes en activiteiten gelegd worden. Ouwzakkencantus Deze is op de laatste vrijdag van de paasvakantie in de Ambiorix. Diner Daniel zoekt sponsoring bij de alumniverenigingen voor het diner. De voorlopige datum is 9 mei. Thijs vindt in het algemeen dat we nog te weinig controle hebben over Scientica. Het bestuur doet alles zelf, wat handig is voor ons, maar waardoor de samenwerking misschien zoek is. Anderzijds is het net de bedoeling dat het bestuur de praktische dingen regelt, en alles wordt op de AV besproken. Er kunnen wel fouten gebeuren binnen het bestuur in kleine beslissingen zoals affiches, maar dat betekent niet dat de structuur fout is. De Scienticaverantwoordelijken voor bepaalde activiteiten zouden een werkgroep kunnen samenstellen met mensen van de kringen die daar ervaring mee hebben om het wat vlotter te laten verlopen. Het kan geen kwaad om de kringen wat meer te betrekken, behalve dat het wat meer werk zal zijn. We doen er zelf ook steeds minder moeite voor, misschien doordat we minder gemotiveerd zijn omdat we minder betrokken zijn. We kunnen voorstellen dat Scientica telkens de kringen vraagt of er mensen vrijwilliger zijn om mee te werken aan activiteiten, dan hebben we mogelijkheid om inspraak te hebben.
Kilometervergoeding We kunnen de vergoeding afhankelijk maken van de wettelijke maximumprijs op dat moment, omdat de prijzen nogal sterk fluctueren. We leggen de vergoeding nu op e0,18 cent voor benzine en e0,14 voor diesel. Als het terug sterk verandert, passen we dat weer aan.
Varia • De BBQ is in orde aan het komen: het onderstel is al af. We moeten nog grills bezorgen. • Het betaalbewijs van de straalkachel is teruggevonden. • We kunnen een Toledocommunity maken met Wina. Daarmee kunnen ook mails gestuurd worden naar alle leden (wat ze vrijwillig worden). Dan bereiken we misschien ook masterstudenten die geen lid meer zijn, Erasmusstudenten,. . . We hebben er niks mee te verliezen. • Vrijdag 20 maart is het LOKO-alumniplansjarel. • Vanavond is het plansjarel Letteren. • De andere kringen zullen bijspringen voor de massacantus. • Er worden nog moderatoren gezocht. • Er moet op de site een beter overzicht van alle komende activiteiten, het kalendertje rechtsboven mag duidelijker ofwel de tekstjes nog korter zodat er meer op een scherm passen. • Redactie wil de deadlines strikter maken, want anders komen ze in de problemen met het drukken. Te late tekstjes worden niet meer aangenomen! • De affiches zouden ook op de documentatiewiki moeten bijgehouden worden. • Digitale toegankelijkheid van kringwebsites: geen links maken met ‘hier’, maar met het echte adres. • In het begin van volgende week komen de eerste foto’s van de naaktkalender.
4
Actiepunten: part II uit te voeren door Vincent/Stevel Stevel Inge Winagangbewoners Stevel Lars& Mattia Toon Thomas Sander Jennifer EJW Roeland cantustrio ouderdagteam Cultuur Joris cantustrio Marnik Daniel GAK Micha¨el M Charlotte
Actiepunt Toffe proffen Frigo uitkuisen Elektrisch vuurtje laten repareren Lot oventjes beslissen Koppelstukken tent Evaluatie kerstfeestje Evaluatie kerstbar Evaluatie Plan Achterban Draaiboek & evaluatie schaakcompetitie Evaluatie 60’sbar Evaluatie spelletjesavond Evaluatie bejaardenbar Evaluatie openingscantus Evaluatie & draaiboek ouderdag Evaluatie cultuurtweedaagse Evaluatie 14-urenbar Evaluatie massawinacantus Evaluatie latinobar Evaluatie & draaiboek festival Evaluatie 60-70-80-themaweek Evaluatie marginalenbar Straalkachel
tegen NU! zo snel mogelijk volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV volgende PV binnen een maand
De vergadering wordt gesloten om 0u15. Jorien van den Bergh (secretaris) De volgende vergadering gaat door op zondag 29 maart om 22u in de Winaliving.
5
