Pravidla chování dodavatelů
Vynikající dodavatelé zastávající vynikající hodnoty
1
Vítejte Vítejte Tento kurz poskytuje dodavatelům důleţité informace o Pravidlech chování dodavatelů společnosti Microsoft. Pokrývá celou řadu témat z těchto pravidel. Kaţdé téma začíná vysvětlením, po němţ následují scénáře a otázky. Na závěr tématu jsou shrnuta nejdůleţitější sdělení. Délka kurzu je přibliţně 30 minut. Pravidla chování, dodavatelé a tento kurz V tomto školení se na Pravidla chování dodavatelů budeme odkazovat jako na „pravidla chování“. Dodavatelé a jejich zaměstnanci jsou souhrnně označováni jako „dodavatelé“. Toto školení bude označováno jako „kurz“. Procházení tímto kurzem Mezi jednotlivými obrazovkami tohoto kurzu můţete přecházet pomocí šipek v černém pruhu nahoře.
Uvítání, pokračování Společnost Microsoft od dodavatelů očekává, ţe budou jednat eticky a poctivě. Tento závazek čestného jednání vyjadřují Pravidla chování dodavatelů. Obchodní spolupráce se společností Microsoft Pokud dodavatelé chtějí navázat obchodní spolupráci se společností Microsoft, musejí přijmout etické obchodní praktiky a dodrţovat všechny předpisy, zákony a příslušné dodavatelské smlouvy a pravidla. Dodavatelé tento závazek prokazují tím, ţe dodrţují pravidla chování a poskytují svým zaměstnancům školení pro jejich dodrţování.
2
Úvod Uvítání od vedoucího pracovníka – Peter Klein Dobrý den. Jsem Peter Klein, finanční ředitel společnosti Microsoft. Toto je důleţitá doba pro společnost Microsoft a její komunitu dodavatelů. Jsou před námi skvělé příleţitosti a spoléháme se na naše vynikající dodavatele, ţe nám pomohou k úspěchu. Pro zajištění našeho úspěchu si musíme získat a udrţet důvěru našich zákazníků, partnerů a státní správy. Tuto důvěru budujeme kaţdý den tím, ţe ctíme naše hodnoty a jednáme poctivě a čestně. Jako důleţitá součást týmu společnosti Microsoft se dodavatelé musejí řídit vysokými etickými a morálními standardy. Proto jsme vytvořili tento kurz k Pravidlům chování dodavatelů společnosti Microsoft, ve kterém se dozvíte vše potřebné, abyste mohli dodrţovat tato pravidla chování a podporovat naši kulturu etického chování. Neetické a nedůvěryhodné společnosti nemohou dosáhnout úspěchu. Špatný úsudek byť jen jediného dodavatele společnosti Microsoft můţe narušit hodnotu a důvěryhodnost, kterou se snaţíme zákazníkům nabízet. Pomozte nám vyuţít příleţitosti tím, ţe budete dělat správné věci správným způsobem. Děkuji Vám za Vaši podporu našeho podnikání a za pozornost, kterou věnujete tomuto kurzu.
3
Pravidla chování dodavatelů Pravidla chování popisují standardy společnosti Microsoft pro etické obchodní praktiky a dodrţování předpisů. Tento kurz obsahuje scénáře, otázky a nejdůleţitější sdělení k různým částem pravidel chování, ale nepokrývá všechny jeho části. Proto si prostudujte úplné znění všech oddílů pravidel chování, mezi něţ patří: Dodrţování pravidel chování dodavatelů Postupy zajištění dodrţování předpisů a zákonů Obchodní postupy a etika Pracovní postupy a lidská práva Zdraví a bezpečnost Ochrana ţivotního prostředí a související nařízení Ochrana majetku a duševního vlastnictví Nahlášení problematického chování Dodavatelé si mohou pravidla chování stáhnout zde: http://www.microsoft.com/about/companyinformation/procurement/process/en/us /vendorcoc.aspx
4
Dodrţování pravidel chování dodavatelů Uvědomění společnosti Microsoft Nastane-li situace, kdy je dodavatel nucen jednat v rozporu s těmito pravidly chování, musí okamţitě informovat svůj kontakt ve společnosti Microsoft (nebo člena vedení společnosti Microsoft). Můţete pouţít prostředky pro hlášení problematického chování uvedené v pravidlech chování, které jsou popsány na konci tohoto kurzu. Samostatný dohled nad dodržováním pravidel Od dodavatelů se očekává, ţe budou na dodrţování pravidel chování sami dohlíţet a prokazovat je. Odvolání Společnost Microsoft můţe poţadovat okamţité odvolání jakýchkoli zástupců nebo zaměstnanců dodavatele, kteří jednají nezákonným způsobem nebo způsobem, který se neslučuje s pravidly chování nebo jakýmikoli jinými zásadami společnosti Microsoft.
Oddíl: Postupy zajištění dodrţování předpisů a zákonů Úvod k oddílu Dodavatelé, kteří podnikají se společností Microsoft nebo jejím jménem, musejí vykonávat své obchodní činnosti v souladu s platnými zákony a nařízeními. Mezi důleţité oblasti dodrţování předpisů, které popisují tato pravidla chování, patří: Obchod Antimonopolní opatření Bojkoty Opatření proti korupci V tomto oddíle se zaměříme na zákaz korupce popsaný v pravidlech chování, ale seznamte se také s tím, co pravidla chování uvádějí v souvislosti s obchodem, antimonopolními opatřeními a bojkoty.
5
Téma: Opatření proti korupci Úvod k tématu: Opatření proti korupci Dodavatelům se zakazuje nabízet, slibovat nebo dávat komukoli jakékoli úplatky. Co to znamená? Dodavatelé se nesmějí podílet na ţádných úplatcích nebo provizích jakéhokoli druhu. Tento zákaz se vztahuje na jednání s veřejnými činiteli nebo s osobami v soukromém sektoru. Co je úplatek? Úplatek je jakákoli platba nebo nabídka jakékoli hodnotné věci jednotlivci za účelem získání nezákonné výhody. To znamená, ţe cokoli hodnotného – například peníze, dary, úhrada cestovních výdajů, půjčky, příspěvky charitativním organizacím nebo pracovní příleţitosti – můţe za určitých okolností představovat úplatek. Ţádný dodavatel nebude postihován, pokud odmítne dát nebo přijmout úplatek, i kdyţ to bude znamenat ztrátu obchodní příleţitosti pro společnost Microsoft.
Scénář: Podezřelá ţádost V tomto scénáři společnost Microsoft pověřila dodavatele získáním povolení od státního úřadu. Zaměstnankyně dodavatele Lia jedná se zaměstnancem státního úřadu, panem Smithem. Lia, zaměstnankyně dodavatele: Pane Smithi, děkuji vám, ţe jste si udělal čas na to, probrat se mnou osobně tuto ţádost. Nedaří se mi získat povolení běţným způsobem. Pan Smith, státní zaměstnanec: Někdy můţe být těţké získat povolení, protoţe máme málo lidí a spoustu práce. Jak vám mohu pomoci. Lia, zaměstnankyně dodavatele: Podala jsem ţádost společnosti Microsoft o povolení před šesti měsíci, ale nic se neděje. Co můţu udělat pro to, abychom toto povolení získali? Pan Smith, státní zaměstnanec: Co kdybyste mi zaplatila za můj čas, abych se mohl na věc podívat? Aţ budete příště na úřadě, zastavte se za mnou. Postarám se, aby bylo povolení schváleno.
6
Otázka Co by měla zaměstnankyně dodavatele udělat? Zvolte všechny vhodné odpovědi. A. Dát státnímu zaměstnanci peníze, aby společnost získala povolení. Toto povolení je pro společnost Microsoft důleţité a zaměstnankyně dodavatele by měla udělat, co je zapotřebí. B. Oznámit ţádost úředníka manaţerovi dodavatele a vyţádat si od něj pokyny. C. Oznámit tuto ţádost společnosti Microsoft a vyţádat si pokyny s pouţitím prostředků pro hlášení problematického chování, které jsou popsány v pravidlech chování.
Odpověď Správnou odpovědí je B a C, z těchto důvodů: Ţádost o další platbu je podezřelá a můţe se jednat o ţádost o úplatek. Dodavatelé nesmějí předat nebo zaplatit jakoukoli hodnotnou věc s cílem nezákonně ovlivnit jakékoli jednání nebo rozhodnutí jakéhokoli státního zaměstnance. Zaměstnanci dodavatele nesmějí státním zaměstnancům nic nabízet, slibovat ani platit. Zaměstnankyně dodavatele by měla ţádost oznámit dodavateli i společnosti Microsoft a vyţádat si pokyny, jak si má dále počínat.
7
Nejdůleţitější sdělení Společnost Microsoft zakazuje korupci veřejných činitelů a vyplácení úplatků nebo provizí jakéhokoli druhu při jednání s veřejnými činiteli nebo s osobami v soukromém sektoru. Nikdy přímo ani nepřímo neslibujte, nenabízejte ani nedávejte úplatky jakéhokoli druhu. Neprosazujte obchodní zájmy společnosti Microsoft ţádným nevhodným nebo nezákonným způsobem. Zákaz úplatků a provizí, který společnost Microsoft uplatňuje, znamená, ţe nesmíte nabízet, slibovat ani předávat cokoli hodnotného (například peníze, dárky, cestovní výdaje, půjčky, příspěvky charitativním organizacím, pracovní příleţitosti nebo jiné výhody) za jakýmkoli nevhodným účelem. Buďte na pozoru a snaţte se rozpoznat podezřelé ţádosti, které mohou být signálem zvýšeného rizika korupce. Podezřelé ţádosti nebo jednání oznamte dodavateli i společnosti Microsoft a vyţádejte si pokyny, jak si máte dále počínat. Můţete pouţít prostředky pro hlášení problematického chování uvedené v pravidlech chování, které jsou popsány na konci tohoto kurzu.
8
Materiály Co o opatřeních proti korupci říkají pravidla chování: Z Pravidel chování dodavatelů Dodavatelé nesmějí dávat ţádné úplatky jakéhokoliv druhu, ať jiţ při vyjednávání s veřejnými zástupci či jednotlivci v soukromém sektoru. Společnost Microsoft se zavázala dodrţovat pravidla chování stanovená v americkém zákonu o korupci v zahraničí (FCPA – U.S. Foreign Corrupt Practices Act) a zákony pro potírání korupce a praní špinavých peněz v zemích, v nichţ společnost Microsoft provádí svoji činnost. Je nutné, aby se dodavatelé a jejich zástupci řídili veškerými platnými zákony pro potírání korupce a praní špinavých peněz, a to včetně zákona FCPA. Dále je nutné, aby se řídili zákony upravujícími lobbying, dary a platby veřejným zástupcům, příspěvky na politické kampaně a další činnosti, na které se vztahují související nařízení. Dodavatelé nesmějí přímo ani nepřímo nabídnout platbu za cokoli hodnotného (včetně cestovních nákladů, darů, výdajů v restauračních zařízeních a darů na charitu) jakémukoli úředníkovi či zaměstnanci vlády, vládní agentury, politické strany či veřejné mezinárodní organizace nebo kandidátovi na politickou funkci za účelem (i) nezákonného ovlivnění činů či rozhodnutí daného úředníka, zaměstnance nebo kandidáta s cílem jakékoli propagace obchodních zájmů společnosti Microsoft nebo (ii) jinak jakkoli nezákonně propagovat obchodní zájmy společnosti Microsoft. Jako zástupci společnosti Microsoft se dodavatelé musejí ve všech ohledech řídit protikorupčními zásadami společnosti Microsoft pro její zástupce, které jsou k dispozici na adrese: http://www.microsoft.com/about/corporatecitizenship/en-us/workingresponsibly/integrity-governance/
9
Oddíl: Obchodní postupy a etika Úvod k oddílu Dodavatelé musejí ve svých obchodních stycích a činnostech jednat bezúhonně. Mezi důleţité oblasti dodrţování předpisů, které popisují tato pravidla chování, patří: Obchodní záznamy Poskytování informací tisku Předávání darů Střet zájmů Nedovolené obchodování s cennými papíry při vyuţití neveřejných informací (Insider Trading) Podíváme se blíţe na obchodní záznamy, dary a střet zájmů.
Téma: Obchodní záznamy Úvod k tématu: Obchodní záznamy Dodavatelé musejí poctivě a přesně zaznamenávat a vykazovat obchodní informace ve smlouvách, nákupních objednávkách, fakturách a jiných typech záznamů. Dodavatelé hrají důleţitou roli při zajištění toho, aby obchodní informace byly přesné, úplné a transparentní. Pro zajištění těchto poţadavků by dodavatelé měli podniknout mimo jiné následující kroky: Neţ začnou na projektu pracovat, zkontrolovat, zda jsou všechny smluvní dokumenty úplné a podepsané Přesně zdokumentovat změny v projektu v upravené smlouvě o díle, nákupní objednávce nebo změnovém příkazu Fakturovat společnosti Microsoft pouze skutečně odvedenou práci, která splňuje poţadavky uvedené ve smluvních dokumentech Ihned společnosti Microsoft vrátit jakékoli omylem provedené platby nebo přeplatky Vyţádat si vysvětlení změn v dodávkách a odmítnout jakékoli poţadavky, které jsou v rozporu s pravidly chování 10
Scénář: Netransparentnost V tomto scénáři zaměstnankyně dodavatele June organizuje marketingovou akci pro zákazníky společnosti Microsoft. Jejím kontaktem ve společnosti Microsoft je Marcus, marketingový manažer. June, zaměstnankyně dodavatele: Marcusi, na konferenci pro zákazníky máme všechno připravené. Prezentace jsou hotové a pro kaţdého zákazníka máme nachystaný pěkný uvítací balíček. Marcus, zaměstnanec společnosti Microsoft: Děkuji. Podívejte, té akce se zúčastní zákazníci, kteří rozhodují o důleţitých zakázkách. Chtěl bych, abyste nám pomohla tyto zakázky získat. June: Dobře. Co bych měla udělat? Marcus: Microsoft vás najal pro vaše zkušenosti s marketingem. Udělejte, cokoli je potřeba, aby zákazníci poznali, proč by měli kupovat produkty Microsoft. [Uplynuly dva týdny a akce již proběhla.] Marcus: June, zlobí se na mě můj nadřízený v Microsoftu. Řekl mi, ţe jste zákazníkům po konferenci zaplatila lyţařský výlet. A pak jste Microsoftu naúčtovala návrhářské sluţby, abyste skryla výdaje za ten výlet. June: Ale vy jste mi řekl, abych udělala, cokoli bude potřeba! Ten výlet navrhl jeden zákazník. Smlouva o díle to nepokrývala, a proto jsem výdaje za výlet uvedla v rámci návrhářských sluţeb.
Otázka Porušila zaměstnankyně dodavatele pravidla chování? Vyberte správnou odpověď. A. Ano. Faktura od zaměstnankyně dodavatele byla nepřesná a klamavá. B. Ne. Od dodavatelů se očekává, ţe se budou vţdy řídit pokyny zaměstnanců společnosti Microsoft.
11
Odpověď Správná odpověď je A. Zaměstnankyně dodavatele se dopustila několika chyb: Nepopsala pravdivě sluţby na faktuře. Nevyţádala si vysvětlení od kontaktní osoby ve společnosti Microsoft, jaké sluţby jsou poţadovány, a neupravila smlouvu o díle tak, aby tyto sluţby zahrnovala. Tím, ţe bez předchozího schválení zorganizovala lyţařský výlet, pravděpodobně porušila zásady zákazníka a společnosti Microsoft.
Nejdůleţitější sdělení Vţdy si vyţádejte vysvětlení od kontaktní osoby ve společnosti Microsoft, jaké sluţby jsou poţadovány, řádně zdokumentujte změny a přesvědčte se, ţe poţadavek není v rozporu s pravidly chování. Nikdy neposkytujte ani nezařizujte sluţby, které mohou být nevhodné, i kdyţ si je vyţádal zaměstnanec společnosti Microsoft. Neskrývejte ani nezkreslujte sluţby vykonané pro společnost Microsoft. Důleţité je přesně a transparentně zdokumentovat všechny sluţby.
12
Materiály Co o obchodních záznamech říkají pravidla chování: Z Pravidel chování dodavatelů Dodavatelé musejí: Poctivě a přesně zaznamenávat veškeré obchodní informace a postupovat dle platných zákonů popisujících vyhotovení těchto informací a jejich přesnost. Vytvářet, uchovávat a likvidovat obchodní záznamy zcela v souladu s poţadavky veškerých platných zákonů a nařízení. V diskuzích se zástupci státních úřadů a vlády být upřímní, přímí a mluvit pravdivě.
13
Téma: Dary, úhrada cestovních nákladů a pohoštění Úvod k tématu: Dary, úhrada cestovních nákladů a pohoštění Dodavatelé by měli zváţit, zda zaměstnanci společnosti Microsoft poskytnout cokoli hodnotného. Společnost Microsoft zakazuje jakékoli dary, jejichţ účelem je nebo které by se mohly jevit jako snaha ovlivňovat příjemce daru, kompromitovat jeho úsudek nebo si jej zavázat. Co je dar? Dar je jakákoli hodnotná věc nabídnutá zaměstnanci společnosti Microsoft, například: Úhrada cestovních nákladů a ubytování Pohoštění (strava a zábava) Výlety, například plavby, golf nebo návštěvy lázní Ceny v tombole, loterii nebo soutěţi Vstupenky na akce Jsou některé druhy darů vždy zakázány? Ano – následující dary jsou zakázány v jakémkoli případě, bez ohledu na částku a okolnosti: Peněţní dary nebo jejich obdoba, například dárkové poukázky Dary jakýmkoli členům skupiny globálního nákupu či jejich zástupcům Dary s nevhodným účelem Dary, které porušují zásady pro dary platné pro zaměstnance společnosti Microsoft Společnost Microsoft od dodavatelů poţaduje, aby při zvaţování darů zaměstnancům společnosti Microsoft projevili dobrý úsudek a znalost limitů stanovených zásadami. I dobře míněný dar můţe ovlivnit úsudek jeho příjemce nebo jinak způsobit střet zájmů.
14
Scénář: Setkání dodavatelů V tomto scénáři chce zaměstnanec dodavatele Richard pozvat zaměstnance společnosti Microsoft Chrise na setkání dodavatelů. Chris, zaměstnanec společnosti Microsoft: Dobrý den, Richarde. Slyšel jsem, ţe vaše společnost sponzoruje globální setkání dodavatelů na Floridě. Richard, zaměstnanec dodavatele: Ano, hodně si od toho slibujeme. Zúčastní se ho stovky společností. Chris, zaměstnanec společnosti Microsoft: To je zajímavé. Richard, zaměstnanec dodavatele: Tato konference je skvělou příleţitostí pro Microsoft, aby na ní představil strategické plány pro své produkty. Rád bych vás a váš tým na konferenci pozval jako své hosty. Uţijeme si to spolu. Chris: Náš rozpočet je letos omezený. Co by to obnášelo? Richard: Nebojte se. Zajistíme pro váš tým cestu a ubytování. Nabízíme také rybaření a lázeňské procedury.
Otázka Měl by zaměstnanec dodavatele učinit takovou nabídku? Vyberte správnou odpověď: A. Ano. Nabídka je očividně pro legitimní obchodní účely a je vzájemně výhodná pro obě společnosti. B. Ne. Dodavatel by si měl nejprve zjistit, zda zaměstnanci společnosti Microsoft mohou přijmout úhradu cestovních nákladů, ubytování a dary od dodavatelů. C. Ano. Nabídka je přípustná, protoţe dodavatel umoţní společnosti Microsoft vybrat zaměstnance, kteří se akce zúčastní.
15
Odpověď Správná odpověď je B. Dodavatel by si měl důkladně ověřit, zda nabídka neporušuje zásady společnosti Microsoft. Zaměstnanci společnosti Microsoft se totiţ řídí zásadami pro přijímání darů, které ve většině případů zakazují přijmout úhradu cestovních nákladů nebo ubytování od dodavatele. Lázeňské procedury a rybaření navíc pravděpodobně nebudou mít ţádný legitimní obchodní účel.
Nejdůleţitější sdělení Regionální obchodní zásady společnosti Microsoft mohou dary zcela zakazovat nebo nastavovat různou maximální hranici hodnoty daru. Prostudujte si pravidla chování a předtím, neţ cokoli nabídnete, se své kontaktní osoby ve společnosti Microsoft nebo příjemce daru zeptejte, zda existují nějaká omezení. Nikdy nedávejte peněţní dary nebo jejich obdobu, například dárkové poukázky. Nepatřičný dar můţe vést k ukončení smlouvy s dodavatelem a/nebo zahájení disciplinárního řízení se zaměstnancem společnosti Microsoft.
16
Materiály Co o darech říkají pravidla chování: Z Pravidel chování dodavatelů Dodavatelé musejí: Vyhnout se darům ve prospěch zaměstnanců společnosti Microsoft, protoţe i dobře zamýšlený dar můţe za určitých okolností představovat úplatek nebo způsobit střet zájmů. Nenabízet nic cenného za účelem získání nebo udrţení výhod či benefitů ve prospěch dárce a nenabízet nic, co by mohlo působit jako snaha o ovlivňování, kompromitování úsudku nebo zavázání si zaměstnance společnosti Microsoft. V případě nabízení daru, pohoštění nebo zábavy zaměstnancům společnosti Microsoft vţdy jednat uváţlivě, diskrétně a přiměřeně. Kaţdý dar od dodavatele musí být přípustný v rámci pravidel obchodní jednotky a země, kde zaměstnanec společnosti Microsoft působí, protoţe regionální obchodní zásady společnosti Microsoft mohou dary zcela zakazovat nebo nastavovat různou maximální hranici hodnoty daru. Všechny dary, pohoštění či zábava se musejí řídit platnými zákony, nesmějí být v rozporu s příslušnými zásadami dárce ani příjemce a musejí být v souladu s místními zvyklostmi a postupy. Dodavatelé nesmějí poskytovat dary jakékoli hodnoty členům skupiny globálního nákupu ani jejich zástupcům.
17
Téma: Střet zájmů Úvod k tématu: Střet zájmů Dodavatelé se při vykonávání práce pro společnost Microsoft nebo při jejím zastupování musejí vyhnout zdánlivému i skutečnému střetu zájmů. Jaké jsou příklady střetu zájmů dodavatelů? Střet zájmů nastane, kdyţ se dodavatel pokusí dosáhnout rozhodnutí, jak bude společnost Microsoft jednat, které není v nejlepším zájmu společnosti Microsoft. Při vyjednávání smlouvy se společností Microsoft nesmí dodavatel přímo jednat s jakýmkoli svým rodinným příslušníkem zaměstnaným ve společnosti Microsoft. Při vykonávání práce pro společnost Microsoft nebo při poskytování sluţeb společnosti Microsoft nesmí dodavatel přímo jednat s jakýmkoli svým rodinným příslušníkem zaměstnaným ve společnosti Microsoft. Pokud zaměstnanec společnosti Microsoft nebo jeho rodinní příslušníci mají ve společnosti dodavatele významné finanční zájmy, nesmí dodavatel jednat přímo s tímto zaměstnancem společnosti Microsoft.
Scénář: Jednání s manţelem či manţelkou V tomto scénáři dva zaměstnanci dodavatele diskutují o tom, jak reagovat na výzvu k účasti ve výběrovém řízení společnosti Microsoft. Susan: Bille, můţete mi pomoci reagovat na výzvu k účasti ve výběrovém řízení Microsoftu? Potřebujeme získat tuto zakázku. Je to pro naši společnost velmi důleţité. Bill: Ano, jak vám mohu pomoci? Susan: Pokud se nepletu, vaše manţelka pracuje ve společnosti Microsoft? Bill: Ano, pracuje. Myslím, ţe dokonce pracuje na tomto projektu. Susan: Skvělé! Chci, abyste od ní zjistil co nejvíce o tomto výběrovém řízení a zeptal se jí, co si myslí o naší nabídce. Váš vztah nám váţně můţe pomoci získat tuto zakázku.
18
Otázka Jak by měl Bill reagovat na Susaninu žádost? Vyberte správnou odpověď. A. Bill by si měl promluvit se svou manţelkou a zjistit co nejvíce informací o projektu. To dodavateli pomůţe podat dobrou nabídku, coţ je v nejlepším zájmu společnosti Microsoft. B. Je nepřípustné snaţit se získat interní informace společnosti Microsoft o výběrovém řízení za účelem získání konkurenční výhody. Bill by měl Susaninu ţádost odmítnout. Bill by ale měl manţelku poţádat, aby dodavatele doporučila osobám, které ve společnosti Microsoft rozhodují o výběrovém řízení. C. Pokud by Bill tento projekt probíral se svou manţelkou, jednalo by se o střet zájmů. Bill by na tomto projektu neměl pracovat.
Odpověď Správná odpověď je C. Pokud zaměstnanec dodavatele jedná přímo s rodinným příslušníkem, který je zaměstnancem společnosti Microsoft, jde o střet zájmů. Susan neměla Billa o takovou věc ţádat. Přímé jednání s manţelkou nebo manţelem zaměstnaným společností Microsoft můţe poskytovat dodavateli nekalou výhodu a poškodit zájmy společnosti Microsoft. Odpověď B je částečně správná. Je nepřípustné snaţit se získat interní informace společnosti Microsoft o výběrovém řízení za účelem získání konkurenční výhody a Bill by měl Susaninu ţádost odmítnout. Bill by ale neměl manţelku ţádat, aby dodavatele doporučila osobám, které ve společnosti Microsoft rozhodují o výběrovém řízení.
19
Nejdůleţitější sdělení Zaměstnanec dodavatele, jehoţ rodinný příslušník je zaměstnancem společnosti Microsoft, by měl podniknout kroky, které zajistí, ţe nebude jednat přímo s tímto svým rodinným příslušníkem. V rámci těchto kroků můţe uvědomit dodavatele o střetu zájmů, vyhnout se jakékoli práci se svým rodinným příslušníkem nebo uvědomit o svém vztahu společnost Microsoft. Zaměstnanec dodavatele, jehoţ rodinný příslušník je zaměstnancem společnosti Microsoft, by jej také neměl ţádat, aby dodavatele doporučil společnosti Microsoft. Pokud mezi Vaše povinnosti při práci pro společnost Microsoft patří výběr jiných dodavatelů, kteří budou pro společnost Microsoft pracovat, zajistěte, aby u Vás nedošlo ke střetu zájmů. Důsledně oddělte své povinnosti tak, abyste vţdy jednali v nejlepším zájmu společnosti Microsoft.
Materiály Co o střetu zájmů říkají pravidla chování: Z Pravidel chování dodavatelů Dodavatelé se musejí vyhnout zdánlivému i skutečnému střetu zájmů. Dodavatelé nesmějí jednat přímo se zaměstnancem společnosti Microsoft, jehoţ manţel či manţelka, partner nebo jiný příbuzný či rodinný příslušník mají u dodavatele významné finanční zájmy. Dále je zakázáno jednat při vyjednávání smlouvy s dodavatelem nebo plnění závazků dodavatele přímo s manţelem či manţelkou, partnerem nebo jiným rodinným příslušníkem nebo příbuzným dodavatele zaměstnaným ve společnosti Microsoft.
20
Oddíl: Ochrana majetku, důvěrných informací a duševního vlastnictví Úvod k oddílu Ochrana práv duševního vlastnictví je klíčová pro kteroukoli společnost. Základní podnikatelská činnost společnosti Microsoft závisí na duševním vlastnictví, jako jsou autorská práva, obchodní tajemství, patenty, vynálezy, návrhy designu nebo loga. Tento oddíl pravidel chování popisuje závazky dodavatelů v následujících oblastech: Respektování a ochrana práv na duševní vlastnictví všech stran Ochrana a odpovědné pouţívání fyzického a duševního majetku společnosti Microsoft Pouţívání informačních technologií a systémů poskytnutých společností Microsoft pouze k oprávněným účelům podnikání se společností Microsoft Dodrţování veškerých poţadavků a postupů společnosti Microsoft týkajících se uchovávání hesel, důvěrnosti, zabezpečení a postupů na ochranu osobních údajů Respektování práv na duševní vlastnictví společnosti Microsoft a jiných subjektů Podíváme se podrobněji, jak dodrţovat poţadavky pravidel chování na zachování důvěrnosti duševního vlastnictví společnosti Microsoft.
21
Téma: Důvěrnost Úvod k tématu: Důvěrnost Dodavatelé často vytvářejí a pouţívají duševní vlastnictví společnosti Microsoft nebo s ním přicházejí do styku. Toto duševní vlastnictví můţe mít současně charakter důvěrných informací společnosti Microsoft, které mohou pocházet z dokumentů, schůzek, telefonních konverzací, e-mailů nebo podnikové sítě společnosti Microsoft. Dodavatelé podepisují smlouvu o utajení, ve které se zavazují chránit důvěrné informace společnosti Microsoft. Tento závazek platí během spolupráce dodavatele se společností Microsoft i po jejím ukončení.
Scénář: Informace v síti V tomto scénáři má Kumar, zaměstnanec dodavatele, oprávnění k přístupu k podnikové síti společnosti Microsoft. Při ukládání dokumentu na týmový web SharePoint si Kumar všiml nezabezpečených důvěrných informací společnosti Microsoft o budoucích produktových plánech. Oznámí své zjištění svému manažerovi Willovi. Kumar, zaměstnanec dodavatele: Wille, myslím, ţe byste se měl podívat, co jsem našel na týmovém webu Microsoftu. Will, manažer dodavatele: Jistě. O co jde, Kumare? Kumar: Narazil jsem na plány uvedení nového produktu. Nijak jsem po tom nepátral – našel jsem to náhodou. Ale měl byste vidět, kolik peněz se chystají za uvedení na trh utratit. Mám od toho udělat kopii?
22
Otázka Jak by měl manaţer dodavatele řešit tuto situaci? Vyberte správnou odpověď. A. Nařídit Kumarovi, aby tyto informace ignoroval a pokračoval ve své práci B. Nařídit Kumarovi, aby informace zkopíroval, protoţe mohou být uţitečné C. Nařídit Kumarovi, aby informace nekopíroval a upozornil zástupce ve společnosti Microsoft na nezabezpečené informace D. Nařídit Kumarovi, aby na problém upozornil všechny členy projektového týmu tak, ţe jim tyto informace pošle e-mailem
Odpověď Správná odpověď je C. Dodavatelé mohou čas od času narazit na důvěrné informace, které měly být zabezpečeny, ale nebyly. S nikým tyto informace nesdílejte a ţádným způsobem je nepouţívejte ani nepřenášejte.
23
Otázka Určete, které z následujících typů duševního vlastnictví by mohly být povaţovány za důvěrné informace společnosti Microsoft: Vyberte správnou odpověď. A. Zdrojový kód, předběţná sestavení produktů B. Produktové plány, technické specifikace a milníky C. Průzkumy pouţitelnosti, výsledky testů nebo data o chybách D. Všechny výše uvedené moţnosti
Odpověď Správná odpověď je D. Všechny tyto typy duševního vlastnictví mohou být důvěrnými informacemi.
24
Nejdůleţitější sdělení Důvěrné informace společnosti Microsoft zahrnují mimo jiné informace související s technologiemi a podnikáním společnosti Microsoft, které nejsou obecně dostupné nebo známé široké veřejnosti. Důvěrné informace jsou někdy označené jako důvěrné nebo soukromé, ale není tomu tak vţdy. Důvěrné informace mohou zahrnovat prodejní a marketingové informace a finanční, právní nebo obchodní data a strategie. Dodavatelé musejí za všech okolností chránit důvěrné informace společnosti Microsoft. Pouţívejte zdravý rozum a svůj úsudek. Dodavatelé by při ochraně důvěrných informací měli dodrţovat mimo jiné následující preventivní opatření: Šifrujte důvěrná data. Ihned kontaktujte společnost Microsoft, pokud došlo k úniku důvěrných informací společnosti Microsoft nebo třetí strany. Neprobírejte informace o společnosti Microsoft a jejích partnerech a zákaznících na veřejných místech, kde je mohou zaslechnout další lidé. To zahrnuje jídelny a nezabezpečené chodby a vestibuly. Nesdílejte důvěrné informace společnosti Microsoft se svými přáteli, rodinnými příslušníky ani bývalými kolegy nebo zaměstnanci. Důvěrné informace společnosti Microsoft by měli se zaměstnanci společnosti Microsoft probírat jen ti pracovníci, kteří je potřebují pro svou práci.
25
Materiály Co pravidla chování říkají o majetku a duševním vlastnictví: Z Pravidel chování dodavatelů Ochrana práv duševního vlastnictví je klíčová pro kteroukoli společnost. Společnost Microsoft je závislá na duševním vlastnictví, jako jsou informace, postupy a technologie. Všichni dodavatelé společnosti Microsoft musejí mimo jiné: Respektovat a chránit práva na duševní vlastnictví všech stran pouţíváním pouze těch informačních technologií a softwaru, které byly zákonným způsobem získány a licencovány. Pouţívat software, hardware a obsah pouze v souladu s příslušnými licencemi a podmínkami pouţívání. Chránit a odpovědně pouţívat fyzický a duševní majetek společnosti Microsoft, a to včetně duševního vlastnictví, hmotného majetku, zásob, spotřebního materiálu a zařízení, poskytne-li společnost Microsoft k uţívání takového majetku oprávnění. Pouţívat informační technologie a systémy poskytnuté společností Microsoft (včetně e-mailu) pouze k oprávněným účelům podnikání se společností Microsoft. Společnost Microsoft přísně zakazuje dodavatelům pouţívání technologií a systémů poskytnutých společností Microsoft za účelem (i) vytváření, přístupu, ukládání, tisku, nabízení či odesílání jakéhokoli zastrašujícího, obtěţujícího, výhruţného, hanlivého, sexuálně explicitního nebo jinak uráţlivého nebo nevhodného materiálu nebo (ii) odesílání klamných, hanlivých či zlovolných sdělení. Postupovat dle veškerých poţadavků a postupů společnosti Microsoft týkajících se uchovávání hesel, důvěrnosti, zabezpečení a postupů na ochranu osobních údajů, jeţ jsou podmínkou pro poskytování zboţí či sluţeb společnosti Microsoft nebo získání přístupu k interní podnikové síti společnosti Microsoft a k jejím systémům a budovám. Veškerá data, která se ukládají nebo přenášejí prostřednictvím zařízení vlastněného či pronajímaného společností Microsoft, je nutné povaţovat za soukromá a jsou vlastnictvím společnosti Microsoft. Společnost Microsoft můţe sledovat veškeré uţívání podnikové sítě a veškerých systémů (včetně e-mailu) a můţe přistupovat ke všem datům uloţeným nebo přenášeným prostřednictvím sítě společnosti Microsoft. Postupovat v souladu s právy duševního vlastnictví společnosti Microsoft a jiných subjektů, a to včetně, nikoliv však výhradně, autorských práv, patentů, ochranných známek a obchodních tajemství, a řídit přesun technologie a knowhow způsobem, který zajišťuje ochranu práv duševního vlastnictví. 26
Hlášení problematického chování Přejete-li si nahlásit problematické chování či moţné porušení pravidel chování dodavatelů, doporučujeme, abyste při řešení spolupracovali s Vaší primární kontaktní osobou ve společnosti Microsoft. Není-li to moţné či vhodné, kontaktujte společnost Microsoft prostřednictvím některého z následujících postupů: Telefon: V USA: 1 877 320 MSFT (6738) Mimo USA (na účet volaného): +1 704 540 0139 E-mail: Adresa oddělení Business Conduct and Compliances Online: Web Microsoft Integrity Poštovní adresa: Director of Compliance at Microsoft Corporation Legal and Corporate Affairs One Microsoft Way Redmond, WA 98052 Fax: +1 704 540 0139 Společnost Microsoft udrţí vše v důvěrnosti v maximálním rozsahu a nebude tolerovat odplatu či represe proti nikomu, kdo v dobré víře vyhledal pomoc nebo ohlásil sporné chování nebo moţné porušení pravidel chování dodavatelů.
Závěr Blahopřejeme Vám k dokončení tohoto kurzu. Pokud k tomuto kurzu přistupujete prostřednictvím systému Hiperos™, vraťte se a potvrďte absolvování kurzu, aby pro Vás bylo zaregistrováno jeho dokončení. V opačném případě jiţ k tomuto kurzu nejsou zapotřebí ţádné další kroky. Děkujeme Vám.
27
