Praktische handleiding voor het beheren van een Notaclick verkoop mét een zaalsessie. ( Elektronische biedingen enkel in een voorafgaande fase, dan opschorting van de biedingen totaan de herneming van de fysieke biedingen in de zaal). Voorafgaand: Bepalen van de belangrijke data en termijnen -
-
-
-
-
Vanaf wanneer On-line stellen van het goed o Het goed kan al bekeken worden door bezoekers van de website, maar er kan nog niet geboden worden. o Dit kan zinvol zijn in afwachting dat alle informatie voor de verkoopsvoorwaarden verzameld is. Vanaf wanneer kunnen gebruikers starten met online biedingen o Vanaf dit ogenblik moeten alle verkoopsvoorwaarden en alle andere informatie beschikbaar zijn Opschorting van de online biedingen o Tot wanneer kunnen er online biedingen aanvaard worden? Vanaf die datum/uur zullen er geen online biedingen meer aanvaard worden o vb: 14 dagen na de start van de online biedingen Hoeveel dagen zijn er nodig om nà de opschorting van de online biedingen de hoogste online bieders te ontvangen voor ondertekening van de nodige volmachten? o vb: 7 dagen na de opschorting van de biedingen Wanneer is de Zaalsessie (herneming van de biedingen) voorzien (dag en uur) o vb:+ 10 à 15 dagen na de opschorting van de biedingen
Bij aanmaken goed: -
-
In de beschrijving van het goed, in het veld ‘EXTRA INFORMATIE’ aangeven omschrijving gebruiken die aangeeft dat het over ScenarioA gaat. o Voorbeeld: NOTACLICK MET ZAALSESSIE: Elektronische biedingen enkel in de voorafgaande fase tot aan de opschorting van de biedingen. Nadien volgt een zaaalsessie. Meerder fotos en een beschrijvende tekst maken het goed aantrekkelijker.
Bij het voorbereiden van de publiciteit (krant, affiche) mee opnemen in de publiciteit dat er kan geboden worden tot een bepaalde datum -
Vb: NOTACLICK mét ZAALSESSIE: Er kan elektronisch geboden worden tot [datum X] op deze verkoop via www.notaclick.be, referentie van de verkoop [nr. Verkoop].
Bij het ingeven van de verkoopgegevens -
Juiste data ingeven (zoals eerder bepaald) o Goed Online: datum en uur zoals bepaald 1
o Startdatum online bieden: datum en uur zoals bepaald o Bieden mits online toelating tot: hier vult u de datum en uur in waarop de online biedingen opgeschort zullen worden o Opschorting van de biedingen: vul hier zelfde datum en uur in als hiervoor (maar één minuut erbij geteld) o ‘aantal dagen voor herinnering’ : altijd het getal 30 invullen o Online bieden mits notarisbezoek vanaf: automatisch ingevulde datum laten staan o Einde van de controleperiode: de datum/uur van de zaalsessie invullen, maar met één minuut vanafgetrokken o Voorziene start van de herneming van de biedingen: de voorziene startdatum/uur van de zaalsessie ingeven o Voorziene einduur: naar eigen inschatting van de duurtijd van de zaalsessie (is enkel een indicatief uur). -
Instellen van de aanvragen tot online biedingen o Automatische toekenning Voordelen: snellere reactie voor de kandidaat-bieders, minder drempel voor kandidaat-bieders Suggestie: minstens een Rijksregister en Capa controle doen nadien o Manuele toekenning Voordeel: betere controle mogelijk van de kandidaat-bieders Suggestie: eventueel in weekend of vakantie periode toch tijdelijk op automatisch zetten? Suggestie: een geschikt email adres ingeven bij ‘e-mail adres van instrumenterende notaris’, vb: het kantoor email adres, of het email adres van de medewerker die deze verkoop opvolgt
-
Juiste clausules voor de elektronische verkoop in de algemene verkoopsvoorwaarden opnemen (voorbeelden van deze clausules zijn te vinden op de MiniSite op het eNotariaat). In de specifieke verkoopsvoorwaarden de data van de periode waarin online kan geboden worden aangeven, alsook dat het om een verkoop mét zaalsessie gaat.
-
-
Link van het goed (als anoniem gebruiker) ‘cut&pasten’ naar Immoweb of andere immosites, waar speciaal veld ter beschikking kan zijn o Vb: https://www.notaclick.be/notaclick/public/MainPanel.html#lot;lotReference=2
Tijdens de biedperiode: -
Opvolging van de toelatingen tot bieden o Indien op ‘manueel’: geregeld de email box nakijken waarin de aanvragen tot toelatingen toekomen o Indien op automatisch: controle doen van de automatisch toegekende toelatingen (minstens een rijksregister en Capa controle) 2
-
Geregelde Opvolging van de biedingen zelf o Een bod kan steeds geweigerd worden. Opgelet: in het geval van een bod dat het gevolg is van een automisch bod, dan worden ook alle vorige biedingen van dat automatisch bod weggelaten.
Bij afloop van de online biedperiode: (opschorting van de biedingen) -
De hoogste bieders op kantoor uitnodigen (binnen de controle periode) o Veiligheidshalve kan u ook de tweede en derde hoogste bieders uitnodigen op kantoor.
-
Van deze hoogste bieders: o Toelating tot bieden stopzetten, dit is belangrijk omdat anders de eventuele automatische biedingen van deze bieders blijven doorlopen in de zaalsessie. In de technische handleiding wordt beschreven hoe u deze toelating tot bieden kan annuleren. Een juiste melding geven (die in de e-mail komt die naar deze kandidaatkopers gestuurd wordt) Vb: De biedingen werden opgeschort tot aan de herneming in de zaalsessie. Indien u nog verder wil meebieden dient u fysiek aanwezig te zijn in de zaal. Indien u een automatisch bod ingaf is dit vanaf nu niet meer actief.
-
Volmacht voor het PV van Toewijs laten tekenen (een model hiervoor kan u vinden op de MiniSite op enotariaat) Eventueel vragen aan kandidaat of hij alsnog een ‘automatisch bod’ wil bevestigen zodat een volmachtdrager de biedingen voor hem kan verhogen tijdens de zaalsessie.
-
Tijdens zaalsessie -
-
De medewerker die volmacht drager is moet aanwezig zijn o Het hoogste elektronisch bod kan in theorie het laatste bod zijn, en de bieder is niet noodzakelijk in de zaal aanwezig Ingeven van zaalbiedingen tijdens de zaal: o Projector, laptop, eID kaart of Realkaart+lezer en internetconnectie voorzien o Projector als ‘extended desktop’ instellen (cfr de technische handleiding) o Notaclick best door medewerker laten bedienen o Kies overzicht verkopen, en selecteer dan uit de lijst de juiste verkoop, kies verkoop beheren o ‘projectiescherm’ aanklikken en op projector tonen o Bij de start van de zaalsessie, klik ‘herneming van de biedingen’ o Bedragen uit de zaal mee ingeven (als het té snel gaat kunnen er een paar overgeslaan worden, heeft geen belang) o Eventueel communicatieboodschappen naar online volgers meesturen o Nà de toewijzing: Kaars lanceren en laten lopen tot afloop (2 minuten) 3
U kan nu keuze maken uit de twee opties: Toewijzing onder opschortende voorwaarde van hoger bod o Datum ingeven tot wanneer er een hoger bod kan gedaan worden Definitieve toewijzing o Bij annulatie van de verkoop Juiste prodcedure volgen (cfr technische handleiding)
-
Opmerking: o Het is belangrijk om het verloop van de verkoop tijdens de zaalsessie zelf in te vullen, aangezien de online volgers (bijvoorbeeld: bieders die elektronisch geboden hebben in de voorafgaande fase, maar die niet in de zaal aanwezig zijn) anders een totaal fout beeld van het verloop van de verkoop kunnen krijgen.
In het geval u de verkoop afsloot onder opschortende voorwaarde van afwezigheid van hoger bod: -
Ofwel ontvangt u binnen de gestelde termijnen géén opbod: o U hoeft verder NIETS meer te doen Ofwel ontvangt u binnen de gestelde termijn wél een opbod: o In de technische handleiding wordt de te volgen procedure bij uitoefening van hoger bod beschreven o U zal de zitting na hoger bod opnieuw in Notaclick moeten ingeven.
4
Praktische handleiding voor het beheren van een verkoop op Notaclick ZONDER zaalsessie (enkel elektronische biedingen) Notaclick zonder zaalsessie: volledig elektronisch bieden met toewijzing door de notaris in zijn kantoor. Voorafgaand: Bepalen van de belangrijke data en termijnen -
-
-
-
-
Vanaf wanneer On-line stellen van het goed? o Het goed kan al bekeken worden door bezoekers van de website, maar er kan nog niet geboden worden. o Kan zinvol zijn in afwachting dat alle informatie voor de verkoopsvoorwaarden verzameld is. Vanaf wanneer kunnen gebruikers starten met online biedingen o Vanaf dit ogenblik moeten alle verkoopsvoorwaarden en alle andere informatie beschikbaar zijn Opschorting van de online biedingen o In dit scenario kan de opschorting beperkt kan worden tot minimaal één minuut. o Best is de opschorting zo DICHT mogelijk bij de toewijzing te leggen, op die manier kan u zo lang mogelijk ‘nieuwe elektronische bieder’ toelaten tot Notaclick. Vb: avond VOOR de dag van de toewijzing Bepalen van een datum vanaf wanneer de toegelaten kandidaten op controle moeten komen bij de notaris (en de nodige volmachten moeten tekenen) o Opgelet: dit is een datum en periode voor INTERN gebruik van het kantoor, die NIET door Notaclick zal worden beheerd. Het kantoor zal zélf moeten instaan voor de tijdige uitnodigingen en opvolging ervan. o Vanaf het moment dat de kandidaat-koper de toestemming tot bieden kreeg, KAN hij een afspraak maken voor ondertekening van de volmachten o U legt best vast tot wanneer kandidaat-bieders hiervoor UITERLIJK de tijd hebben Vb: 1 dag voor voorziene toewijzing // kan ook perfect samenvallen met hogere datum van ‘opschorting van de biedingen Wanneer is de start van de kantoorsessie voorzien o Voorzie een dag en een uur o Hou er wel rekening mee dat dit een indicatief uur is, en dat er allicht nog langer geboden zal worden (cfr electronische kaars, zie verder)
Bij aanmaken goed: -
In de beschrijving van het goed, in het veld ‘EXTRA INFORMATIE’ aangeven omschrijving gebruiken die aangeeft dat het over ScenarioB gaat. o Voorbeeld: NOTACLICK ZONDER ZAALSESSIE: Enkel elektronische biedingen!! Geen zaalsessie voorzien.
-
Meerder fotos en een beschrijvende tekst maken het goed aantrekkelijker. 5
Bij het voorbereiden van de publiciteit (krant, affiche) -
mee opnemen dat er kan elektronisch geboden worden tot de datum van toewijzing
-
Vb: NOTACLICK: Er kan uitsluitend elektronisch geboden worden tot de toewijzing op deze verkoop via www.notaclick.be, referentie van de verkoop [nr. Verkoop]. Toewijzing op [datum].
Bij het ingeven van de verkoopgegevens -
Juiste data ingeven (zoals eerder bepaald) o Goed Online: datum en uur zoals bepaald o Startdatum online bieden: datum en uur zoals bepaald o Bieden mits online toelating tot: hoger bepaalde datum (datum opschorting van de biedingen) Best zo dicht mogelijk bij de toewijzing o Uiterste datum voor notaris bezoek: vul hier zelfde datum en uur in als hiervoor (maar één minuut erbij geteld) o ‘aantal dagen voor herinnering’ : altijd het getal 30 invullen o Online bieden mits notarisbezoek vanaf: automatisch ingevulde datum laten staan o Einde van de controleperiode: de datum/uur van de herneming van de biedingen invullen, maar met één minuut vanafgetrokken o Voorziene start van de herneming van de biedingen o Voorziene einduur: eigen inschatting van het moment waarop u zal toewijzen (is enkel een indicatief uur, heeft verder geen andere invloeden). Vb: half uurtje nà de herneming van de biedingen
-
Instellen van de aanvragen tot online biedingen o Automatische toekenning Voordelen: snellere reactie voor de kandidaat-bieders, minder drempel voor kandidaat-bieders Suggestie: minstens een Rijksregister en Capa controle doen nadien In elk geval: VANAF een zelf te kiezen moment ‘automatisch toekennen’ terug afzetten Vb: week voor de geplande toewijzing Om op die manier voldoende tijd over te houden om de kandidaatbieders nog op kantoor te ontbieden voor de nodige volmachten. o Manuele toekenning Voordeel: betere controle mogelijk van de kandidaat-bieders Suggestie: eventueel in weekend of vakantie periode toch tijdelijk op automatisch zetten? Suggestie: een geschikt email adres ingeven bij ‘e-mail adres van instrumenterende notaris’, vb: het kantoor email adres, of het email adres van de medewerker die deze verkoop opvolgt
6
-
-
-
Juiste clausules voor de elektronische verkoop in de algemene verkoopsvoorwaarden opnemen (voorbeelden van deze clausules zijn te vinden op de MiniSite op het eNotariaat). In de specifieke verkoopsvoorwaarden de data van de periode waarin online kan geboden worden aangeven, alsook dat het om een verkoop zonder zaalsessie gaat. Link van het goed (als anoniem gebruiker) ‘cut&pasten’ naar Immoweb of een andere Immosite, in een hiertoe geschikt veld: o Vb: https://www.notaclick.be/notaclick/public/MainPanel.html#lot;lotReference=2
Tijdens de biedperiode: -
Opvolging van de toelatingen tot bieden o Indien op ‘manueel’: geregeld de email box nakijken waarin de aanvragen tot toelatingen toekomen o Indien op automatisch: controle (Rijksregister en Capa) doen van de automatisch toegekende toelatingen Op een bepaald moment terug om manueel zetten, vb één week voor de geplande toewijzingsdatum
-
Geregelde Opvolging van de biedingen zelf o Een bod kan steeds geweigerd worden. Opgelet: in het geval van een bod dat het gevolg is van een automisch bod, dan worden ook alle vorige biedingen van dat automatisch bod weggelaten.
-
Voorafgaand aan de kantoorsessie (herneming van de biedingen): o De hoogstet bieder én alle andere kandidaat-kopers (die toelating kregen tot bieden op dit pand) die nog willen doorbieden op kantoor uitnodigen De kandidaten dienen zich aan te bieden bij de notaris voor Van de kandidaat-kopers die zich tijdig op de afpraak gemeld hebben Volmacht laten tekenen (de mogelijkheid bestaat hier om voor de verschillende kandidaat-kopers één enkele volmacht op te maken volgens het pluridate-model, op de MiniSite op het eNotariaat is dit model te vinden). De kandidaat-kopers die zich NIET (of niet TIJDIG) op de afspraak gemeld hebben: Intrekken van hun toelating tot verder bieden (cfr de technische handleiding) Indien ook de uitbrenger van ‘hoogste bod’ zich niet tijdig bij de notaris aanbiedt: o Mogelijkheid tot anulatie van dit hoogste bod
7
o Opgelet: indien dit bod gegenereerd werd door een automatisch bod, zullen ook de andere biedingen van dit automatisch bod verdwijnen.
Tijdens de kantoorsessie -
De medewerker die volmacht drager is moet aanwezig zijn o Het hoogste elektronisch bod kan in theorie het laatste bod zijn, en de bieder is niet noodzakelijk in de zaal aanwezig
-
Op de kantoorsessie: o Kandidaat-bieders die geen eID of geen pincode hebben kunnen: Een volmacht geven aan een volmachtdrager (broer, vader, familie, ...) die wél een eID met bijhorende pincode heeft, en die in zijn plaats kan elektronisch bieden o Voor zulke Kandidaat-bieder die echter géén geschikte volmachtdrager kan vinden, bestaat de mogelijkheid om aanwezig te zijn tijdens de kantoorsessie waar de notaris zijn bod elektronisch kan invoeren in Notaclick Cfr de technische handleiding: ingave van bod ‘via de notaris’
-
Voor de notaris (of zijn medewerker) o Verifieren of alle kandidaat-kopers die voorheen de volmacht komen tekenen zijn toestemming kregen om on-line mee te bieden op deze verkoop ‘Toelating tot bieden tot toewijzing’ geven voor zover nog nodig Cfr de technische handleiding o Kies ‘overzicht verkopen’ , juiste verkoop selecteren, kies ‘Beheer’ o Aanklikken ‘Herneem de biedingen’ o Goed en duidelijk communiceren naar internetbieders via de boodschappen (veld: ‘vrije opmerking voor de notaris’) o Bij toewijzing: Nà overleg met de verkoper melden dat de kaars zal opgestart worden Kaars lanceren (2 minuten) Eventueel (als er in die 2minuten nog een bod gekomen is) kaars nog een paar keer herstarten Keuze tussen definitieve toewijs, of onder opschortende voorwaarde van afwezigheid van hoger bod o Bij annulatie van de verkoop Procedure volgen zoals beschrevne in de technische handleiding
8
In het geval u de verkoop afsloot onder opschortende voorwaarde van afwezigheid van hoger bod: -
Ofwel ontvangt u binnen de gestelde termijnen géén opbod: o U hoeft verder NIETS meer te doen Ofwel ontvangt u binnen de gestelde termijn wél een opbod: o In de technische handleiding wordt de te volgen procedure bij uitoefening van hoger bod beschreven o U zal de zitting na hoger bod opnieuw in Notaclick moeten ingeven.
o Opgelet: alle kandidaat kopers die ‘toelating tot bieden tot toewijzing’ kregen voor de zitting Behouden hun status van ‘toelating tot bieden tot de toewijzing’ ook voor de zitting nà hoger bod Deze moeten dus niet opnieuw opgeroepen worden En Worden hiervan per email verwittigd Maar kunnen natuurlijk pas herbeginnen met elektronisch bieden vanaf de datum ‘start online bieden’ van de zitting nà hoger bod o Opgelet: de kandidaat-kopers die enkel een online toelating tot bieden kregen, maar nog niet de ‘toelating tot bieden tot toewijzing’ kregen, moeten opnieuw online toelating vragen voor de zitting nà hoger bod.
9
