Praktijkhandleiding Privacygedragscode voor particulier onderzoekers
April 2004
1
1
Doel praktijkhandleiding
Deze praktijkhandleiding heeft tot doel om particulier onderzoekers een praktisch kader te bieden voor de dagelijkse uitoefening van hun werkzaamheden, zodat zij niet telkens de integrale tekst van de privacygedragscode hoeven te raadplegen.. De praktijkhandleiding bevat tevens een aantal bepalingen uit de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus, alsmede een aantal bepalingen over de verhouding tussen de particulier onderzoeker en het management van het onderzoeksbureau (zie 2,7,9 en 45) De praktijkhandleiding kan door het onderzoeksbureau worden aangevuld met “ bureau-eigen” aandachtspunten. Telkens wordt tussen haakjes de vindplaats weergegeven in de Privacygedragscode en indien van toepassing de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr). 2
Begripsbepalingen
Privacygedragscode:
De privacygedragscode van de VPB (in deze instructie afgekort met pgc) die door het College Bescherming Persoonsgegevens is beoordeeld en waarvan op 13 januari 2004 bepaald is dat de in de pgc opgenomen regels, een juiste uitwerking vormen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens of van andere wettelijke bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens;
Interview:
een gesprek van een of meer onderzoekers met een persoon met het doel om aanwijzingen te vergaren over de al dan niet vermeende betrokkenheid van deze persoon of een derde bij een te onderzoeken gedraging of om informatie te vergaren over iemand in het kader van achtergrondonderzoeken;
Observatie:
een methode van gegevensvergaring, waarbij bepaalde personen en/of objecten en/of situaties al dan niet met technische hulpmiddelen worden gadegeslagen ten einde informatie te vergaren;
Onderzochte persoon:
een natuurlijke persoon die als subject van onderzoek betrokken is of is geweest bij een onderzoeksopdracht dat een particulier onderzoeksbureau in behandeling heeft of heeft gehad.
Opdrachtgever:
degene voor wie een particulier onderzoeksbureau recherchewerkzaamheden verricht of verricht heeft in verband met een eigen belang van deze of een derde, waarbij de recherchewerkzaamheden betrekking hebben op een (of meer) bepaalde natuurlijke en/of (rechts)pers(o)on(en);
Onderzoeker:
een medewerker van een particulier onderzoeksbureau die recherchewerkzaamheden uitvoert;
Recherchewerkzaamheden:
het vergaren en analyseren van gegevens als bedoeld in artikel 1 lid 1 aanhef en onder e van e Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr).
2
3
Algemene bepalingen
1. Medewerkers van het particulier onderzoeksbureau handelen in overeenstemming met hetgeen van medewerkers van een particulier onderzoeksbureau in het maatschappelijk verkeer mag worden verwacht (art. 4 lid 1 Wpbr). 2. Medewerkers van het particulier onderzoeksbureau verrichten geen werkzaamheden van welke aard dan ook voor andere particuliere onderzoeksbureaus, voor beveiligingsorganisaties of andere derden, tenzij het management daarvoor expliciet en schriftelijk toestemming heeft gegeven (facultatief). 3. Bij de uitoefening van recherchewerkzaamheden draagt de onderzoeker het door de korpschef verstrekte legitimatiebewijs bij zich en toont dit op verzoek aan een ieder indien dat noodzakelijk of gewenst is in het kader van de uitoefening van recherchewerkzaamheden (art. 9 lid 8 Wpbr). 4. De onderzoeker verplicht zich zowel tijdens, als ook na beëindiging van het dienstverband tot geheimhouding omtrent alle, op welke wijze dan ook, ter kennis gekomen gegevens, waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, tenzij enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of de bekendmaking voortvloeit uit de aard van de recherchewerkzaamheden (art. 13 lid 1 Wpbr). 5. De onderzoekers geeft gevolg aan aanwijzingen – die door tussenkomst van het management – worden gegeven door de korpschef van de politieregio waar recherchewerkzaamheden worden verricht, indien deze aanwijzingen worden gegeven in het belang van de goede politiezorg (art. 12 lid 1 Wpbr). 4
Algemeen optreden
6. Bij een voorgenomen activiteit in het kader van het onderzoek toetst de onderzoeker telkens of deze activiteit verenigbaar is met de opdracht zoals deze tussen het onderzoeksbureau en de opdrachtgever overeen gekomen is(par. 5.3 pgc). 7. Bij een mogelijk belangenconflict tussen (de verplichtingen van) het onderzoeksbureau en de dienstverlening aan opdrachtgevers overlegt de onderzoeker met het management (facultatief). 8. Bij de aanwending van onderzoeksmethoden- en –middelen stelt de onderzoeker of het management van het onderzoeksbureau in overleg met de opdrachtgever vast of de opdrachtgever zelf ook bevoegd zou zijn geweest de onderzoeksmethode of het -middel aan te wenden, indien deze het onderzoek zelf zou hebben verricht (par. 7.1 pgc). 9. Voor de aanwending van bijzondere onderzoeksmethoden- of middelen die in deze instructie zijn opgenomen dient het management toestemming te verlenen (facultatief). 10. Bij de aanwending van onderzoeksmethoden- en –middelen neemt de onderzoeker of het management van het onderzoeksbureau ten allen tijde de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht (par. 7.1 pgc). 11. Voor de inzet van camera’s, het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen en het onderzoek van vertrouwelijke communicatie geldt naast de specifieke normen altijd: Indien er minder ingrijpende onderzoeksmethoden en -middelen zijn, hebben deze de voorkeur; het onderzoek of de inzet van technische hulpmiddelen vindt zo gericht mogelijk plaats; de periode van onderzoek of de inzet van het technisch hulpmiddel is beperkt en niet relevante gegevens worden vernietigd. 12. Bij de aanwending van onderzoeksmethoden- en –middelen bepaalt de onderzoeker of het management van het onderzoeksbureau voorafgaand aan de inzet tot welk resultaat de onderzoeksmethode en/of -middel moet kunnen leiden. Dit om te voorkomen, dat
3
gegevens worden vergaard die niet strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de onderzoeksopdracht (par. 7.1 pgc). 13. Gegevens die niet relevant zijn voor de opdracht worden direct na de vaststelling daarvan vernietigd of teruggegeven aan de verstrekker (par. 5.6 pgc). 14. De onderzoeker legt telkens gedocumenteerd herleidbaar in het onderzoeksdossier vast op welke wijze en van wie de in het dossier opgenomen persoonsgegevens afkomstig zijn. 5
Betreden van niet-openbare plaatsen
15. Niet-openbare plaatsen worden alleen betreden indien dat geschiedt met toestemming van de rechthebbende of op grond van anderszins verkregen recht (par. 7.1 pgc). 16. Bij het betreden van niet-openbare plaatsen maakt de onderzoeker aan de rechthebbende of aan degene die namens deze optreedt duidelijk kenbaar wie hij is en in welke hoedanigheid hij aanwezig is, zodra dit redelijkerwijs mogelijk is (par. 7.1 pgc). 17. Bij het betreden van niet-openbare plaatsen meldt de onderzoeker aan de rechthebbende of aan degene die namens deze optreedt waarom de plaats betreden moet worden, tenzij onderzoeksbelangen daardoor worden geschaad (par. 7.2 pgc). 6
Interviewen van personen
18. Voorafgaand aan een interview maakt de onderzoeker aan de bevraagde persoon duidelijk kenbaar maken wie hij is en informeert de bevraagde persoon over de reden waarom hij/zij geïnterviewd wordt en waarvoor zijn/haar verklaring wordt gebruikt, alsmede dat de verklaring vrijwillig wordt afgelegd (par. 7.3 pgc). 19. De onderzoeker attendeert een ieder waarvan hij/zij weet of redelijkerwijs kan weten dat deze onder een wettelijke of contractuele geheimhoudingsbepaling valt op de gevolgen van schending van deze plicht, een en ander onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de bevraagde persoon (par. 7.3 pgc). 20. De onderzoeker onthoudt zich van alles waarvan gezegd kan worden dat de verklaring van de bevraagde persoon niet in vrijheid is afgelegd (par. 7.3 pgc). 21. Interviews worden altijd schriftelijk vastgelegd en zijn een correcte weergave van datgene wat tussen de bevraagde personen en de onderzoeker(s) besproken is (par. 7.3 pgc). 22. De onderzoeker legt het interviewverslag binnen een redelijke termijn aan de bevraagde persoon ter lezing en/of ter ondertekening voor (par. 7.3 pgc). 23. Indien de onderzochte persoon dat wenst, is bijstand of vergezelling door een advocaat of vertrouwenspersoon tijdens het interview (als regel) toegestaan, een en ander na overleg met de opdrachtgever (par. 7.3 pgc). 24. Het interview met de onderzochte persoon geschiedt altijd door twee onderzoekers. Als dat niet mogelijk is kan volstaan worden met een bandopname van het interview of een integrale opname van het interview op videoband. De onderzochte personen dient hiervoor expliciete toestemming te geven (par. 7.3 pgc). 7
Observatie
25. Observatie wordt alleen uitgevoerd indien er duidelijke aanwijzingen zijn dat iemand zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen en observatie noodzakelijk is voor het leveren van bewijs daarvan. 26. Een rapport inzake observatie zich dient te beperken zich tot de weergave van die gedragingen die relevant zijn voor de opdrachtgever (par. 7.4, vierde sectornorm jo. par. 5.4 pgc) .
4
27. De onderzoeker onthoudt zich van observatie van personen indien zij verkeren in situaties, waarbij zij er aanspraak op moeten kunnen maken onbevangen zichzelf te zijn (par. 7.4). 8
Heimelijke observatie met camera’s
28. In aansluiting op de normering voor observatie geldt dat de verborgen camera alleen wordt gebruikt op incidentele basis indien dat noodzakelijk is voor het leveren van bewijs dat iemand zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen (par. 7.5 pgc). 29. In aansluiting op de instructie voor observatie geldt dat de verborgen camera zo gericht mogelijk wordt ingezet en dat de periode waarin de camera gebruikt wordt beperkt is (par. 7.5 pgc). 30. In beginsel vindt een evaluatie plaats met de onderzochte persoon over de cameraopnamen, indien de beelden daartoe aanleiding geven en overwogen wordt het materiaal te gebruiken in een (gerechtelijke) procedure (par. 7.5 pgc). 9
Onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen
31. Een onderzoek in een geautomatiseerde voorziening alleen is toegestaan in opdracht van de rechthebbende op deze voorziening. Veelal zal dit de opdrachtgever zijn (par. 7.6 pgc). 32. Een onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen is alleen toegestaan in geval van een vermoeden van misbruik van de geautomatiseerde voorzieningen of in geval van verdenking van een ander ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen (par. 7.6 pgc). 33. Een thuiswerkplek wordt niet betrokken bij het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen (par. 7.6 pgc). 34. Er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van technische hulpmiddelen die de integriteit van de in de geautomatiseerde voorziening opgeslagen data intact laten (par. 7.6 pgc). 10
Meeluisteren en/of opnemen van gesprekken
35. Meeluisteren en/of opnemen van gesprekken is alleen toegestaan indien de onderzoeker deelnemer is aan het gesprek èn voorafgaand aan het gesprek aan de gesprekspartner duidelijk kenbaar is gemaakt wie de onderzoeker is en waarvoor de verklaring wordt gebruikt (par. 7.7.1 pgc). 36. In situaties dat gesprekken worden meegeluisterd en/of opgenomen zonder dat de onderzoeker zelf deelnemer aan het gesprek is dit alleen geoorloofd in opdracht van een deelnemer aan het gesprek ((par. 7.7.1 pgc). 11
Aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken
37. Het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken is alleen toegestaan in opdracht van de rechthebbende van de voor telecommunicatie gebezigde aansluiting (par. 7.7.2 pgc). 38. Het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken is alleen toegestaan indien dat noodzakelijk is voor het leveren van bewijs dat de onderzochte persoon zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen (par. 7.7.2 pgc).
5
12
Onderzoek van e-mailberichtenverkeer
39. Het aftappen en inzien van emailberichten is alleen toegestaan in opdracht van de rechthebbende op het communicatienetwerk (par. 7.7.3 pgc). 40. Het aftappen en inzien van emailberichten is alleen toegestaan in geval van het vermoeden van misbruik van het bedrijfsnetwerk door de onderzochte persoon of in geval van verdenking van ander ernstig laakbaar of strafbaar handelen (par.7.7.3 pgc). 13
Proefaankopen
41. Bij een proefaankoop mag de verkoper niet worden aangezet of in de verleiding worden gebracht iets te doen of na te laten wat hij anders op eigen initiatief ook niet gedaan zou hebben (par. 7.8 pgc). 42. Goederen en/of gegevens die bij een proefaankoop zijn aangekocht dienen expliciet in de onderzoeksrapportage te worden vastgelegd, alsmede de wijze van betalen (par. 7.8 pgc). 14
Vastlegging van gehanteerde onderzoeksmethoden en –middelen
43. Van de toepassing van onderzoeksmethoden of –middelen dient verslag te worden opgemaakt, onder vermelding van de gronden die tot de toepassing van de gehanteerde onderzoeksmethode c.q. –middel hebben geleid (par. 7.9 pgc). 44. Het verslag maakt deel uit van het onderzoeksdossier en zodoende van de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie (par. 7.9 pgc). 15
Klachten
45. Indien het handelen of nalaten door de onderzoeker voor opdrachtgevers of onderzochte personen aanleiding geeft tot klachten dient het management geïnformeerd te worden. In geen geval worden klachten door de onderzoeker zelf afgehandeld (facultatief). 16
Overige bepalingen
46. Indien recherchewerkzaamheden worden uitgevoerd voor een verzekeraar neemt de onderzoeker de bepalingen van de Gedragscode Persoonlijk Onderzoek van het Verbond van Verzekeraars in acht (indien van toepassing).
6
