PR en Sponsoring Plan van Aanpak Mixed Hockey Club Lelystad Seizoen 2011 – 2012
Inleiding Voor u ligt het “Plan van Aanpak Mixed Hockey Club Lelystad Seizoen 2011 – 2012” (hierna te noemen als PvA) waarin het Bestuur en Sponsorcommissie uitleg geven aan de aanpak en werkwijze van sponsoring binnen onze vereniging. Het PvA beschrijft een aantal situaties waar de club mee te maken heeft op zowel de korte als middellange termijn. Daarnaast zal ook worden stilgestaan bij de mogelijkheden die MHCL tot haar beschikking heeft om de verschillende doelstellingen te kunnen realiseren om zowel de huidige als potentiële sponsoren de visie van de club te verhelderen. In het PvA wordt aandacht gegeven aan: -
Welke ontwikkelingen zijn bij de club actueel voor komend seizoen en waarom; Hoe kunnen specifiek benoemde doelstellingen worden gehaald; Wie kan binnen de club voor de verschillende zaken worden benaderd; Wie kan de club bij het realiseren van de doelstellingen helpen; Wat kan van de club worden verwacht.
Het spreekt voor zich dat het PvA een levend document is en altijd aangevuld kan worden met goede ideeën danwel opmerkingen en suggesties. De Sponsorcommissie stelt zich voor aanvullingen dan ook beschikbaar. Namens de Sponsorcommissie, Hugo Arendshorst Vincent Didden Robert Hartman
[email protected]
1
Ontwikkelingen van de club In 1972 krijgt de club een plekje aan het Sportpark Langezand, achter de al aanwezige Sport Vereniging Lelystad SVL. In de eerste jaren zijn er nauwelijks faciliteiten maar desondanks stijgt het ledenaantal gestaag. In 1975 krijgt de club het eerste clubhuis, een houten gebouw welke gebruikt was voor de aanleg van de polder, en hebben de leden de beschikking over twee grasvelden. Vanwege de enorme ledengroei in de jaren 80 wordt het aantal velden al snel uitgebreid tot vijf. Het ledenaantal stijgt uiteindelijk tot boven de 600 en de eerste teams van de club boeken het ene succes na het andere. In 1987 krijgt de club als eerste in de polder een zandingestrooid kunstgrasveld. Het grootste clubsucces is begin jaren 90, wanneer het eerste herenteam promotie afdwingt naar de 1e klasse regio oost. Een belangrijk dieptepunt voor de club is het afbranden van het clubhuis in 1995 en een verdere daling van het aantal leden naar 150. Met de bouw van een nieuw clubhuis in 1997 wordt een nieuwe weg ingeslagen. Het aantal leden stijgt voorspoedig en al snel bestaat er een serieus belang voor de aanleg van een tweede kunstgrasveld! Door ondermeer de Scholierensport, een initiatief vanuit de Gemeente Lelystad waarbij scholieren kennis kunnen maken met de hockeysport, groeit het aantal jeugdleden enorm. In 2009 wordt de magische grens van 500 leden bereikt en kijkt de club weer vooruit. Met zo’n 500 leden voor aanvang van het seizoen 2011 - 2012, waarvan een groot deel jeugdlid is, worden de uitdagingen voor het huidige bestuur groter en groter. Verderop in dit PvA wordt een aantal belangrijke gebeurtenissen benoemd waar het bestuur tijdens de verschillende ALV’s haar leden over heeft geïnformeerd en waarover de verschillende vervolgstappen zijn genomen. Naast het nemen van beslissingen is het leggen van een financiële basis essentieel voor het kunnen realiseren en goed begeleiden van deze veranderingen. Sponsoring is daarbij een zeer belangrijke succesfactor om de club enerzijds te helpen bij het realiseren van deze plannen op korte termijn en anderzijds de club de komende jaren nog beter te kunnen neerzetten in Flevoland als een hockeyclub met ambitie. Een paar belangrijke veranderingen die plaats gaan vinden bij onze club, zijn: Een nieuw Clubhuis Onder het vorige bestuur is gedurende het seizoen 2010 – 2011 al nagedacht over een uitbreiding van de hockeyfaciliteiten, waaronder de belangrijkste van dat moment de uitbreiding en vernieuwing van ons clubhuis. De uitbreiding is inmiddels gerealiseerd en de laatste hand wordt gelegd aan het aanpassen en verder aankleden van het interieur. De douche- en omkleedgelegenheden zijn groter geworden, de keuken heeft een professionelere indeling en apparatuur gekregen en bovenal is de ontvangstruimte vele malen groter waardoor er, vooral op de dagen dat de jeugdleden spelen (zaterdag), voldoende ruimte is om onze gasten te kunnen ontvangen. Een derde kunstgrasveld Het huidige bestuur kwam voor een volgend dilemma te staan, namelijk doorgroeien of een ledenstop hanteren. Zonder een derde veld zou een ledenstop ingelast moeten worden, hetgeen voor een groeiende club geen optie is. De keuze voor het bestuur was helder. Goed overleg met de verschillende partijen waaronder de Gemeente Lelystad en het overbrengen van onze visie, heeft ervoor gezorgd dat de Gemeente Lelystad voor een groot deel meedeelt in de realisatiekosten voor de aanleg van een derde kunstgrasveld. Uiteraard zal de club eveneens een behoorlijke inspanning moeten leveren om uiteindelijk een groei van het aantal leden te kunnen blijven realiseren. Hierover volgt verderop in dit PvA meer. Een nieuwe trainer Op het moment dat een jeugdlid kan doorstromen naar de senioren, bijvoorbeeld naar het eerste dames of herenelftal, wordt helaas vaak door het aanstormende talent/seniorenlid de keuze gemaakt om elders te gaan hockeyen. Na het behalen van het middelbare school diploma wordt te vaak gekozen om meestal buiten Flevoland te gaan studeren en zich elders als hockeyer/ster aan te melden. Dit betekent een leegloop van potentiële talenten/senioren waar we graag wat aan willen doen.
2
Zo heeft het bestuur contact gelegd met een nieuwe technisch coördinator (trainer), Maarten Bos. Samen met een groot aantal jeugdleden en de technische commissie zullen de trainingen door hem geleid worden. Als voormalig hoofdtrainer van GHHC Groningen wordt Maarten de komende drie jaar in staat geacht een stevig fundament voor onze club neer te zetten. Een nieuw clubtenue Ieder clublid zal vanaf het seizoen 2011 – 2012 gaan spelen in een nieuw clubtenue. Dit tenue is voor iedereen verplicht en straalt onder meer eenheid en professionaliteit uit. De clubkleuren zijn deels aangepast (was rood shirt en bruine broek) en is geworden een rood shirt met zwarte strepen en bijpassende zwarte broek. Het shirt vermeldt een vast drietal sponsoren die zich voor de komende drie jaar op deze wijze hebben gecommitteerd aan onze club. Het is duidelijk dat onze club behoorlijk in beweging is en veel aandacht heeft voor: Uitstraling (nieuwe hockeyoutfit) Professionaliteit (nieuwe trainer) Groei (derde kunstgrasveld) Degelijkheid (nieuw en vergroot clubhuis)
Realiseren van doelstellingen Sponsoring is bij onze club een erg belangrijk onderdeel van het kunnen neerzetten en handhaven van een bloeiende vereniging. Verderop in het PvA zal nader uitleg gegeven worden over de verdere realisatie, mogelijkheden en ondersteuning van onze club. De eerder beschreven ontwikkelingen vergen de nodige financiële inspanningen van velen. Een club draaiende houden zonder sponsoren is niet realistisch. Het is dan ook van essentieel belang dat de sponsoren een helder en goed inzicht krijgen in het wel en wee van de club. De vraag: “Waar doen we het voor” zal na het lezen van het PvA beantwoord moeten zijn. Sport in combinatie met sponsoring Sponsoring is een overeenkomst waarbij de sponsor geld en/of een op geld waardeerbare prestatie levert, waar tegenover de club commerciële communicatiemogelijkheden en/of andere door de sponsor gewenste zakelijke tegenprestaties levert, direct of indirect voortvloeiende uit de sportbeoefening. De ontwikkelingen die de club aangaan, zorgen er voor dat op en voor verschillende mogelijkheden sponsoren worden benaderd. Zo bestaat er de mogelijkheid de club te helpen in de vorm van het leveren van diensten, zoals schilder- en schoonmaakwerkzaamheden. Dit zijn duidelijke en belangrijke besparingen voor een club. Uiteraard is er een even grote behoefte aan sponsoring in de vorm van een financiële bijdrage. De rekeningen voor compleet hockeymateriaal bijvoorbeeld (van goede keepersuitrusting tot met de trainingspionnen op het veld) dienen uiteraard ook betaald te worden.
3
Eigenschappen van de club Om een goed beeld van onze club te krijgen, is het goed een paar belangrijke karakteristieken weer te geven. - Zoals al eerder genoemd is de club groeiende en vooral bij de jeugdleden. Dat is ook de voornaamste reden om een derde veld aan te laten leggen. - De club is relatief klein in verhouding tot omliggende clubs, bijvoorbeeld Almere en andere clubs in het Gooi. Dit zorgt er voor dat veel taken (moeten) worden neergelegd bij de grote hoeveelheid vrijwilligers. - Door de kleinschaligheid is het een club waar iedereen elkaar (nagenoeg) kent en zorgt daarmee voor een gemoedelijke sfeer. - Het hockeyend niveau van de eerste heren en dameselftallen is redelijk, echter een duidelijke verbeterslag kan nog gemaakt worden. - De club is in Lelystad aanwezig, maar kan en zal zichzelf nog meer op de voorgrond moeten presenteren. - Veel van de huidige sponsoren zijn ouders van (jeugd)leden of zelf spelend bij onze club. Op te zetten acties; de verwachtingen van de club vs de sponsor De benoemde eigenschappen van de club in relatie tot de doelstellingen is een introductie op de te nemen acties om de doelstellingen ook daadwerkelijk te realiseren. De sponsorcommissie wil uiteraard graag de (potentiële) sponsoren nauw betrekken bij het mede mogelijk maken van deze plannen. Op 3 september is het nieuwe clubhuis geopend en hebben een aantal grote evenementen plaatsgevonden die een substantiële financiële bijdrage hebben geleverd voor het realiseren van een derde kunstgrasveld. De financiële eigen bijdrage voor het derde veld bedraagt € 50.000. Een behoorlijk bedrag waarvoor dan ook de nodige activiteiten deze dag gepland stonden: -
Opening nieuw clubhuis Sponsorloop Loterij plus borrel Contacten leggen voor nieuwe sponsorcontracten voor komend seizoen
Mogelijkheden voor sponsoren Zoals beschreven is de club kleinschalig en redelijk goed te vinden in Lelystad. Er staat ons een groot aantal uitdagende veranderingen te wachten waar het bestuur graag op inspeelt. Alle sponsoren kunnen op eigen wijze een bijdrage leveren aan het realiseren van de doelstellingen, zowel in natura als in een financiële bijdrage. De verschillende onderzoeken geven aan wat de voornaamste redenen zijn voor het opzetten van een sponsoring. De belangrijkste daarbij zijn (in volgorde van zwaarte weergegeven): 1. het creëren van goodwill 2. het verhogen van de naamsbekendheid 3. het aantrekken van nieuwe klanten 4. persoonlijke motieven 5.het verbeteren van het imago/maatschappelijk verantwoord Daarbij vindt bijna 50% van de sponsoren de kosten tegen de baten opwegen. Tot slot wordt aangegeven dat een sponsor over het algemeen een contract voor lange duur wilt aangaan waarbij persoonlijk contact essentieel is bij de overweging een sponsorovereenkomst met een vereniging te sluiten (*).
(*) bronnen: Hanze Connect i.o.v. Gibo Groep BDO i.o.v. KNHB
4
Een paar aanleidingen om sponsor te worden van onze club zijn vooral terug te vinden in: actief betrokken worden bij een ambitieuze club bijdrage van de sponsor is door kleinschaligheid van onze club direct merkbaar in contact komen met mede sponsoren en andere geïnteresseerden deel uitmaken van een informele en bovenal gezellige club
Naast de eerder benoemde veranderingen die komend seizoen zeker gaan plaatsvinden, wil de sponsorcommissie in samenwerking met het bestuur de sponsor nog een paar aanvullende op te zetten activiteiten niet onthouden. Een paar activiteiten die hoog op de agenda van bestuur en sponsorcommissie staan, zijn onder meer: -
Het oprichten en verder vorm geven van een “Club van 100” Sponsoractiviteiten en –bijeenkomsten, te denken valt aan “Kennis uitwisselingsavonden van en voor Sponsoren”
Mogelijkheden van sponsoring Er bestaan binnen de club verschillende mogelijkheden van sponsoring. Dit betekent wel dat de sponsorcommissie openstaat voor aanvullende ideeën en suggesties. Een paar mogelijkheden zijn hieronder verder benoemd: Pakket 1. Reclame langs het veld De club beschikt over twee kunstgrasvelden (planning eind 2011 een derde kunstgrasveld erbij!) waarbij de mogelijkheid bestaat om langs (één van) deze velden reclame te plaatsen in de vorm van sponsorspandoeken. Er is bewust voor spandoeken gekozen omdat deze tegen de inslag van hockeyballen bestand zijn. De spandoeken worden door onze partner BS Reklame (*) uit Lelystad vervaardigd en op professionele wijze opgehangen. Kosten: Aanschaf sponsorspandoek (éénmalig): Bijdrage aan club: Contractsduur:
€ 110 (exclusief BTW) € 250 per jaar (vrij van BTW) 3 jaar
Inbegrepen bij dit pakket: - plaatsing van uw sponsorspandoek(en) langs (één van) onze kunstgrasvelden - opname van uw logo + link op onze website - vermelding in onze nieuwsbrief (wisselend 3 tot 4 keer per jaar) - mogelijkheid tot aanleveren redactioneel stuk in nieuwsbrief - vermelding van uw logo op het tv-scherm in ons clubhuis
(*) de prijzen van sponsor spandoeken kunnen per jaar veranderen. Voor dit jaar gelden benoemde prijzen. De afmeting van het standaard sponsorspandoek is 2,80 m x 0,8 m.
5
Pakket 2. Twitter-pakket De club is in staat en bereid via haar eigen twitter-account een tweet op uw verzoek te versturen naar de volgers van ons account. Hiermee kunt u snel en éénvoudig een berichtje sturen over een komende actie van/binnen uw bedrijf. In de nieuwsbrief (verschijnt 3 tot 4 keer per jaar) kunt u eveneens ruimte reserveren voor een redactioneel stukje. Ook via deze weg kunt u onze leden op de hoogte brengen van nieuws over uw bedrijf. De club is wel gebonden aan de wettelijke restricties voor tweet en mailberichten naar volgers-leden en zal deze dan ook naleven. Kosten: Bijdrage aan club: Contractsduur:
€ 50 per jaar (vrij van BTW) 1 jaar
Inbegrepen bij dit pakket: - twee tweets per jaar (**) - opname van uw logo + link op onze website - vermelding in onze nieuwsbrief (wisselend 3 tot 4 keer per jaar) - mogelijkheid tot aanleveren redactioneel stuk in nieuwsbrief - vermelding van uw logo op het tv-scherm in ons clubhuis
(**) extra tweets zijn in overleg met sponsorcommissie gedurende het jaar aan te schaffen.
Pakket 3. Sponsoring van een team (niet het eerste dames- en/of herenelftal) De club biedt graag de mogelijkheid om een team (of teams) te voorzien van trainingspakken en eventueel andere benodigdheden, zoals sticks, schoenen et cetera (shirt sponsoring is reeds voor alle leden voorzien). U kunt er dan voor zorgen dat bijvoorbeeld het team van uw dochter en/of zoon voor komend seizoen uniform aan een wedstrijd begint. Kosten: Aanschaf trainingsoutfit (éénmalig): Bijdrage aan club: Contractsduur:
Kosten op aanvraag bij eventueel eigen leverancier (***) € 250 per jaar (vrij van BTW) 3 jaar
Inbegrepen bij dit pakket: - opname van uw logo + link op onze website - vermelding in onze nieuwsbrief (wisselend 3 tot 4 keer per jaar) - mogelijkheid tot aanleveren redactioneel stuk in nieuwsbrief - vermelding van uw logo op het tv-scherm in ons clubhuis
(***) Kostenschatting voor trainingspakken (exclusief BTW en per trainingspak): vanaf ca. € 40 Bedrukking van logo en nummers op jack en broek is tegen meerprijs. Ook is het mogelijk om een trainingspak in lijn met het nieuwe tenue (Donaci) aan te schaffen. Raadpleeg voor meer info hierover de sponsorcommissie.
6
Pakket 4. Sponsoring van het eerste dames en/of herenelftal De club biedt graag de mogelijkheid om het eerste elftal (dames en/of heren) te kunnen voorzien van trainingspakken en eventueel andere benodigdheden, zoals sticks, schoenen et cetera (shirt sponsoring is reeds voor alle leden voorzien). Kosten: Aanschaf trainingsoutfit (éénmalig): Bijdrage aan club: Contractsduur:
Kosten op aanvraag bij (eventueel) eigen leverancier (**) € 500 per jaar (vrij van BTW) 3 jaar
Inbegrepen bij dit pakket: - opname van uw logo + link op onze website - vermelding in onze nieuwsbrief (wisselend 3 tot 4 keer per jaar) - mogelijkheid tot aanleveren redactioneel stuk in nieuwsbrief - vermelding van uw logo op het tv-scherm in ons clubhuis
Pakket 5. Levering van sponsoring in natura Verschillende ondernemers hebben de laatste maanden meegewerkt aan het realiseren van een groot aantal verbeterde faciliteiten van en voor onze club. Te denken valt aan een grote hoeveelheid schilder- en plafondwerk, tuinaanleg, inrichtingsverbeteringen en zo verder. De club is deze “leveranciers” daar erg dankbaar voor. Afhankelijk van de grootte van de bijdrage in natura, zal minimaal één sponsorspandoek door de club worden betaald en worden opgehangen langs ons kunstgrasveld. Inbegrepen bij dit pakket: - plaatsing van uw sponsorspandoek(en) langs (één van) onze kunstgrasvelden - opname van uw logo + link op onze website - vermelding in onze nieuwsbrief (wisselend 3 tot 4 keer per jaar) - mogelijkheid tot aanleveren redactioneel stuk in nieuwsbrief - vermelding van uw logo op het tv-scherm in ons clubhuis
Tot slot In het PvA heeft u kunnen lezen dat de club een ambitieuze weg is ingeslagen. Een paar essentiële beslissingen zijn genomen waardoor ons een groot aantal belangrijke evenementen te wachten staat. Een belangrijk element van succes is de mate waarin sponsoren bereid zijn een bijdrage te leveren aan het behalen van deze doelen. Het PvA dient als leidraad om deze doelen te realiseren en heeft daarbij getracht voldoende informatie te geven over deze plannen en voor uw passende sponsormogelijkheden. Het spreekt voor zich dat de sponsorcommissie zich openstelt voor het geven van nadere informatie over de benoemde pakketten. Sponsoring op maat behoort uiteraard ook tot de mogelijkheden. Voor alle in dit PvA benoemde zaken kunt u contact opnemen met de sponsorcommissie. De Sponsorcommissie, Hugo Arendshorst (06 – 54 39 41 59) Vincent Didden (06 – 46 11 68 97) Robert Hartman (06 – 53 23 35 92)
[email protected] www.mhclelystad.nl
~ 7
