BAB 3 S IS TEM INFORMAS I PERS EDIAAN YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah dari Perusahaan M ultiplus cabang Kebon Jeruk, yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi serta tugas dan wewenang dari masing – masing bagian yang ada didalam perusahaan tersebut.
3.1.1 Sejarah perusahaan M ultiplus didirikan pada tahun 1999 dan menjadi yang pertama memperkenalkan konsep pusat layanan bisnis di Indonesia. Alamat : Jl. Kebon Jeruk Raya No. 76, Jakarta 11480 – Indonesia. Telp. (62-21) 536.4039 / 536.4040, Fax. (62-21) 530.1477. E-mail:
[email protected]. M ultiplus telah dikenal sebagai penyedia terbaik layanan bisnis terintegrasi yang berkualitas seperti pos dan pengiriman barang, layanan cetak, layanan fotokopi, biro iklan, tour & travel, dll. dan langsung mendapatkan respons positif dari penduduk di Lippo Karawaci. M ultiplus telah mengembangkan konsep waralaba yang sangat efisien yang memungkinkan
para pengusaha berkompetisi dengan
mendapatkan respons dari pasar dalam waktu relatif
baik
dan
singkat. Sejak
memperkenalkan konsep waralaba pada pertengahan 2003, M ultiplus meraih pertumbuhan yang fenomenal menjadi >100 gerai dan berencana akan membuka lebih banyak lagi dan hadir di setiap provinsi di seluruh Indonesia 64
65 dalam waktu 2 tahun ke depan. Sebagai pemenang penghargaan Indonesia Franchise Gold 2006 dan kandidat Indonesia satu-satunya untuk penghargaan International Franchisor of the Year 2006 yang berkompetisi dengan franchisor dari 36 negara, M ultiplus siap untuk mengembangkan jaringannya ke Asia Tenggara dan negara-negara lainnya pada tahun 2007.
3.1.2 S truktur Organisasi Perusahaan Multiplus M anager
Supervisor Admin dan T eknis
Bagian Operasional Admin
Kasir
Bagian Operasional Teknis
Staff Gudang
Operator Warnet dan Wartel
Staff Eskpedisi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada M ultiplus Cabang Kebon Jeruk
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Multiplus 3.1.3.1 Visi Perusahaan Multiplus
66 Visi M ultiplus adalah untuk menjadi pemimpin pasar dalam bidan g Pusat Layanan Bisnis yang dikenal bukan saja karena memiliki jaringan yang luas di Indonesia dan internasional, tetapi juga karena selalu menyediakan produk-produk berkualitas dengan layanan yang prima.
3.1.3.2 Misi Perusahaan Multiplus M ultiplus hadir dengan misi untuk dapat memberikan pelayanan bisnis terpadu dengan kualitas prima & harga yang terjangkau, sehingga dapat memfasilitasi para pelaku bisnis dalam menjalankan bisnisnya dengan lebih efektif & efisien.
3.1.4 Uraian tugas dan tanggung jawab Berikut ini uraian tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian pada M ultiplus : 1. M anager : M embuat action plan, marketing strategic, maintainance operasional, mengatur jadwal kerja (schedule), mengecek Laporan Rekap Kartu Srock per periode. 2. Supervisor Admin dan Teknis : Bertugas
untuk
membuat
Laporan
Rekap
Kartu
Stock,
dan
mengkoordinasi Bagian Operasional Admin dan Bagian Operasional Teknis.
67 3. Bagian Operasional Admin: Bagian operasional yang bertugas untuk mengkoordinasi kasir dan staff gudang, dan juga bertanggung jawab terhadap M anajer dan Supervisor Admin dan Teknis. Contohnya : M embuat Purchase Order (PO). 4. Bagian Operasional Teknis : Bagian operasional yang bertugas untuk mengkoordinasi staff yang berkaitan dengan penyedia jasa. Contohnya : warnet (mengecek apakah ada komputer yang hang atau bermasalah), wartel, printing, fotocopy. 5. Kasir : M elayani transaksi dengan customer, menginput data transaksi harian. 6. Staff Gudang : M engecek persediaan barang dan menerima barang masuk. 7. Operator Warnet dan Wartel : M engontrol dan mengecek kondisi dan billing warnet dan wartel. 8. Staff Ekspedisi : M engurus proses transaksi dalam bidang eskpedisi di M ultiplus.
3.1.5 Produk M ultiplus sebagai perusahaan jasa yang mengembangkan produk dan layanan. lengkap, mampu bersaing dan menjadi yang terdepan. Ditunjang divisi pengembangan produk dan layanan yang handal, M ultiplus siap memenuhi kebutuhan Anda. Berikut produk dan layanan utama:
68 1. Alat Tulis Kantor M ultiplus menyediakan beragam keperluan alat tulis dan kantor bagi Anda dengan pilihan yang lengkap dan harga kompetitif. M ultiplus juga menyediakan ratusan kartu ucapan dan kartu pos yang menarik bagi keperluan Anda. 2. Kartu Telepon Tingginya aktivitas masyarakat membuat mobilitas komunikasi pun semakin padat. M ultiplus sebagai business service center paham akan kebutuhan ini. Untuk itu, layanan kartu telepon disiapkan untuk Anda. M ultiplus menyediakan kartu telepon domestik dan internasional, baik dengan saluran digital maupun VOIP. M enggunakan in-house proprietary software dan sistem jaringan data yang aman, M ultiplus menawarkan produk voucher ponsel terlengkap, termurah, dan bergaransi dari seluruh operator yang ada. 3. Saveprint Sebagai franschisor tinta refill terbesar di Indonesia, Saveprint menyediakan teknologi terbaru dan terkini untuk refill tinta dan compatible cartridge.
Saveprint
memang menyiapkan
semua
kebutuhan Anda akan printing,baik untuk kebutuhan sehari-hari maupun kebutuhan bisnis seperti, Compatible cartridge tinta, Toner, OEM inkjet cartridge, OEM laser cartridge. Saveprint siap mengisi ulang semua tipe printer.
69 Didukung lebih dari 100 gerai di 15 kota besar diseluruh Indonesia. Saveprint berkomitmen menjamin kepuasan pelanggan untuk semua produk dan layanannya. 4. M ajalah Dukungan besar dari sejumlah media cukup berperan dalam memajukan nama besar M ultiplus sebagai perusahaan pertama yang memperkenalkan konsep pusat layanan bisnis. Sampai akhirnya tercatat sebagai Business Services Center nomor satu di Indonesia. Sebagai bentuk apresiasi terhadap mitra, M ultiplus telah menyiapkan tempat-tempat khusus untuk perusahaan penerbitan yang ingin meletakkan majalah dan tabloid dibeberapa gerai M ultiplus.
3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan 3.2.1 Uraian Proses Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan Multiplus Cabang Kebon Jeruk 1. Prosedur Pencatatan Penerimaan Barang dan retur pembelian Pada setiap akhir periode, Supervisor Admin dan Teknis melihat Laporan Rekap Kartu Stock. Apabila stok barang sudah mencapai minimum maka Supervisor Admin dan Teknis akan meminta Bagian Operasional Admin untuk memesan barang dan membuat Purchase Order (PO) sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 dapat ditujukan kepada supplier melalui e-mail, kemudian rangkap 2 diarsip oleh Bagian Operasional Admin. Setelah menerima PO, supplier menyiapkan barang yang dipesan. Setelah barang siap, maka supplier membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3 rangkap. SJ
70 rangkap 1 diberikan kepada Staff Gudang, SJ rangkap 2 dan 3 diarsip oleh supplier. Kemudian staff gudang akan menerima barang dari supplier tersebut, lalu akan mengecek apakah barang sesuai dengan PO atau tidak. Jika barang sesuai dengan PO, maka Staff Gudang akan menginput penerimaan barang ke dalam sistem. Jika barang tidak sesuai, maka staff gudang akan melakukan retur kepada supplier dengan mengisi Delivery Claim Advise (DCA). Setelah supplier menerima DCA tersebut, supplier akan mengirim barang yang sesuai dan ditujukan kepada Staff Gudang. Jika barang sudah sesuai dengan PO, maka supplier akan memberikan barang pesanan dan membuat Bukti Transfer Barang (BTB) yang diserahkan kepada Staff Gudang.
2. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Barang Prosedur Pencatatan Pengeluaran Barang pada perusahaan M ultiplus memakai sistem retail, yakni : Pelanggan datang untuk memilih barang yang diinginkan.
Setelah
mendapatkan barang yang diinginkan, barang tersebut dibawa ke kasir untuk dibayar. Kemudian di akhir shift pada saat sebelum M ultiplus tutup, kasir menghitung jumlah barang yang sudah terjual, lalu kasir akan menginput data tersebut ke dalam aplikasi Back Office 2.3. Setiap akhir periode dengan jangka waktu 2 minggu, Supervisor Admin dan Teknis membuat Laporan Rekap Kartu Stock yang ditujukan kepada M anager.
71 3.2.2 Overview Acti vity Diagram (OAD)
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Sistem Informasi Persediaan Keterangan : PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan
72 3.2.3 Detail Activity Diagram (DAD) 3.2.3.1 DAD Memesan Barang
Gambar 3.3 Detail Activity Diagram M emesan Barang Keterangan : PO : Purchase Order
73 3.2.3.2 DAD Mengirim Barang
Gambar 3.4 Detail Activity Diagram M engirim Barang Keterangan : PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan
74 3.2.3.3 DAD Menerima Barang
Supplier
Staff gudang
Komputer
M engirim barang besert a S J rangkap 1
SJ
1 M enerima barang dan S J rangkap 1
M engecek barang sesuai at au t idak
Tr_Peme sanan Menginput penerimaan barang
Ms_Barang
Gambar 3.5 Detail Activity Diagram M enerima Barang Keterangan : SJ : Surat Jalan
75 3.2.3.4 DAD Melakukan Retur
Gambar 3.6 Detail Activity Diagram M elakukan Retur Keterangan : DCA : Delivery Claim Advise BTB : Bukti Transfer Barang
76 3.2.3.5 DAD Melakukan Penjualan
Kasir
Komputer
Melayani Transaksi Dengan Customer
Menghitung Jumlah Barang Keluar
Menginput Jumlah Barang Keluar
Tr_Penjualan
Ms_Barang
Gambar 3.7 Detail Activity Diagram M elakukan Penjualan
77 3.2.3.6 DAD Membuat Laporan
Gambar 3.8 Detail Activity Diagram M embuat Laporan
78 3.2.4 Dokumen yang Digunakan 3.2.4.1 Delivery Claim Advise Delivery Claim Advise (DCA) merupakan surat yang ditujukan kepada pihak supplier jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan yang telah dilakukan sebelumnya. Proses dikeluarkannya DCA adalah sebagai berikut, setelah perusahaan menerima barang yang dipesan beserta tanda terima dari supplier, perusahaan akan mencocokkan tanda terima barang dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya, setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika ternyata barang yang diterima tidak sesuai dengan PO atau ada yang rusak atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan DCA.
3.2.4.2 Bukti Transfer Barang Bukti Transfer Barang (BTB) merupakan dokumen yang dibuat oleh supplier sebagai bukti bahwa barang yang dipesan oleh M ultiplus telah dikirim. Proses dikeluarkannya BTB adalah sebagai berikut, setelah supplier menerima retur pembelian dari M ultiplus, maka supplier akan menyiapkan barang yang akan dikirim kembali kepada M ultiplus sesuai dengan pesanan yang telah dilakukan, apabila barang yang akan dikirim telah siap maka supplier akan mengeluarkan BTB yang akan dberikan kepada staff gudang selaku menerima dan mengecek barang yang dikirim tersebut.
79 3.2.4.3 Purchase Order Purchase Order (PO) merupakan surat yang digunakan untuk memesan barang kepada supplier yang berisikan kode barang, nama barang, jumlah barang yang dipesan, total. PO ini juga dapat dikirimkan melalui E-mail. PO dibuat oleh Bagian Operasional Admin sebanyak 2 rangkap yang ditujukan kepada supplier. PO yang telah dikeluarkan juga merupakan pedoman dalam penerimaan barang, agar tidak terjadi penerimaan barang yang melebihi pemesanan yang sudah disepakati.
3.2.4.4 Surat Jalan Surat Jalan (SJ) merupakan surat pengantar untuk mengirimkan barang yang ditujukan dari pihak supplier ke pihak M ultiplus. Pada sistem yang berjalan di M ultiplus, supplier membuat SJ sebanyak 3 rangkap dimana rangkap 1 SJ tersebut diberikan kepada staff gudang, sedangkan rangkap 2 dan 3 diarsip oleh supplier.
3.2.5 Laporan yang Dihasilkan 3.2.5.1 Laporan Rekap Kartu S tock Laporan Rekap Kartu Stock merupakan hasil pertanggungjawaban atas transaksi yang terjadi pada periode tertentu yang ditujuukan kepada pihak yang mempunyai jabatan lebih tinggi untuk memberikan gambaran mengenai transaksi yang terjadi dalam periode tertentu. Laporan Rekap Kartu Stock berpengaruh pada sistem persediaan dalam suatu perusahaan yang pada umumnya meliputi rangkaian dari
80 sistem pembelian dan penjualan barang. Pencatatan Kartu Stock dilakukan pada akhir bulan dimana dilakukan penyesuaian stok fisik dengan stok pada sistem, tujuannya adalah untuk menyesuaikan atau menyamakan stok barang pada sistem dengan stok fisik barang.
3.3 S truktur Aplikasi yang Digunakan 3.3.1 S oftware/Aplikasi dan Hardware Operating system: Windows XP. Server : •
M emori 2 GB.
•
Hard disk 320 GB.
Software : •
Visual Basic 6.0
•
Back Office ( sudah termasuk
semua laporan harian, input, output ). •
M icrosoft Excel
•
M icrosoft Word
Hardware : •
PC 6pcs : 1. Ticketing. 2. Konsumen. 3. Pengiriman barang. 4. Data operasional dan internal.
81 5. Data kasir. 6. Data wartel. •
M emori 512 M B.
•
Hard disk 40-80 GB.
•
Printer Laser Jet.
3.3.2 User dari Aplikasi •
Kasir
•
Supervisor Admin
•
M anager
3.3.3 Database Database yang dipakai oleh perusahaan M ultiplus menggunakan SQL.
PK
Field Name
Field Size
Data Type
Kode_barang
6
AutoNumber
Nama_barang
30
Text
Harga_satuan
7
Number
Harga per barang
Quantity
3
Number
Jumlah barang
Desciption
tersedia Satuan
6
Text
Tabel 3.1 Field M s_Barang
82 Field Name
Field Size
Data Type
6
AutoNumber
Nama_barang
30
Text
Quantity
3
Number
PK No_PO
Desciption
Jumlah barang tersedia
Satuan
6
Text
Tabel 3.2 Field Tr_Pemesanan
PK
Field Name
Field Size
Data Type
Kode_transaksi
6
AutoNumber
Kode_barang
6
Text
Nama_barang
30
Text
Tanggal
10
AutoNumber
Quantity
3
Number
Desciption
Jumlah barang tersedia
Satuan
6
Text
Harga_satuan
7
Number
Harga per barang
Total
12
Number
Total per transaksi
Tabel 3.3 Field Tr_Penjualan
PK
Field Name
Field Size
Data Type
Kode_karyawan
6
AutoNumber
Nama_karyawan 25
Text
Desciption
83 Jenis_kelamin
6
Text
Tempat/tanggal_
30
Text
Alamat
30
Text
Contact_number
15
Number
lahir
Nomor HP atau telepon karyawan
Agama
10
Text
Tabel 3.4 Field M s_Karyawan
PK
Field Name
Field Size
Data Type
Kode_supplier
6
AutoNumber
Nama_supplier
25
Text
Alamat_supplier
30
Text
Kota
20
Text
Desciption
Lokasi kota supplier
Contact Number
15
Number
Nomor HP atau telepon supplier
Tabel 3.5 Field M s_Supplier
PK
Field Name
Field Size
Data Type
Kode_retur
6
AutoNumber
Kode_supplier
6
Number
Nama_barang
30
Text
Desciption
84 Quantity
3
Number
Jumlah barang yang diretur
Satuan
6
Text
Tabel 3.6 Field M s_Retur
3.3.4 Network (topologi) Topologi jaringan LAN yang dipakai di perusahaan M ultiplus, yaitu Topologi Bintang atau biasa disebut dengan Topologi Star.
Gambar 3.9 Topologi Bintang
Dalam konfigurasi bintang, beberapa peralatan yang ada akan dihubungkan ke dalam satu pusat komputer. Kontrol yang ada akan dipusatkan pada satu titik, seperti misalnya mengatur beban kerja serta pengaturan sumber daya yang ada. Semua link harus berhubungan dengan pusat apabila ingin menyalurkan data ke simpul lainnya yang dituju.
85 Topologi
ini
sudah
menggunakan
bantuan
alat
lain
untuk
mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh alat yang dipakai di sini adalah hub, switch, dll. M odel jaringan bintang ini relative sangat sederhana, sehingga banyak digunakan oleh pihak yang biasanya mempunyai banyak kantor cabang yang tersebar di pelbagai lokasi, seperti perusahaan M ultiplus. Dengan adanya konfigurasi bintang ini, maka segala macam kegiatan yang ada di kantor cabang dapat dikontrol dan dikoordinasikan dengan baik. Disamping itu, dunia pendidikan juga banyak memanfaatkan jaringan bintang ini guna mengontrol kegiatan anak didik mereka. Pada gambar jelas terlihat satu hub berfungsi sebagai pusat penghubung komputer-komputer yang saling berhubungan. Keuntungan dari topologi ini sangat banyak, diantaranya memudahkan admin dalam mengelola jaringan, memudahkan
dalam penambahan
komputer
atau
terminal,
kemudahan
mendeteksi kerusakan dan kesalahan pada jaringan. Tetapi dengan banyaknya kelebihan bukan berarti topologi ini tanpa kekurangan. Kekurangannya diantaranya pemborosan terhadap kabel, kontol yang terpusat pada hub terkadang jadi permasalahan kritis kalau seandainya terjadi kerusakan pada hub maka semua jaringan tidak akan bisa di gunakan.
86 3.4 Uraian Penggunaan Aplikasi Aplikasi Back Office 2.3 Tampilan Login Back Office 2.3
Gambar 3.10 Tampilan Login
Pada saat pertama kali membuka aplikasi Back Office 2.3 user diminta memasukan username dan password untuk mengakses aplikasi Back Office 2.3. Setiap user memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda.
87 Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 melalui Username M anager
Gambar 3.11 Tampilan Aplikasi melalui Username M anager
Tampilan layar setelah manager berhasil memasukan username dan password yang benar. Tampilan ini merupakan menu utama aplikasi Back Office 2.3 dimana manager dapat memilih menu-menu yang terdapat di aplikasi tersebut untuk melihat laporan. Seperti M enu Cashier branch Report, Cashier HQ Report, Iklan Report, M ailbox Report.
88 Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 melalui Username M anager
Gambar 3.12 Tampilan Aplikasi melalui Username M anager
Tampilan layar pada saat manager ingin membuka Laporan Rekap Kartu Stock By Period dengan menggunakan Aplikasi Back Office 2.3.
89 Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 M elalui Username Kasir
Gambar 3.13 Tampilan Aplikasi Back Office M elalui Username Kasir
Tampilan layar pada saat kasir ingin menginput barang yang dijual dengan menggunakan Aplikasi Back Office 2.3. Kasir memasukkan data barang tersebut ke dalam tabel detail yang di bawah, seperti Item Code(Kode Barang), Quantity yang terjual,dll.
90 Laporan Rekap Kartu Stock Page Awal
Gambar 3.14 Tampilan Laporan Rekap Kartu Stock Page Awal
91 Laporan Rekap Kartu Stock Page Akhir
Gambar 3.15 Tampilan Laporan Rekap Kartu Stock Page Akhir
Tampilan M enu Laporan Rekap Kartu Stock ketika M anager telah memilih periode Laporan yang diinginkannya.
