VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Katedra ekonomických studií
Porovnání ekonomických systémů pro malé firmy bakalářská práce
Autor: Marika Komínková Vedoucí práce: Ing. Libuše Měrtlová, Ph.D.
Jihlava 2011
2
Anotace Bakalářská práce se zabývá porovnáním ekonomických systémů určených pro malé firmy. Specifikuje požadavky v návaznosti na využívání účetních programů a analyzuje kritéria pro jejich hodnocení. Obsahuje též metodiku, která může sloužit malým podnikům jako návod při pořízení a i mplementaci nového software. Klíčová slova: ekonomický systém, malá firma, Pohoda, Money
Annotation The aim of the Bachelor’s work is to compare selected economic systems designed for the small enterprises. It specifies the requirements in relationship with using the accounting program mes and also analyses the assessment criteria. It contains the methodology for small organizations as well to help them in the process of purchase and implementation of the new software.
Keywords: economic system, small enterprise, Pohoda, Money
3
Poděkování Děkuji paní Ing. Libuši Měrtlové, Ph.D. za odborné připomínky a cenné rady, které mi pomohly při vypracování bakalářské práce.
4
5
Obsah
1
Úvod a cíl práce ..................................................................................................................8
2
Charakteristika ekonomického systému ...........................................................................10
2.1
Efektivnost ekonomického systému .............................................................................11
2.2
Kvalita ekonomického systému ....................................................................................13
2.3
Legislativní požadavky pro vedení účetnictví na počítači ............................................15
3
2.3.1
Požadavky vyplývající ze zákona o účetnictví ...................................................15
2.3.2
Vyhláška č. 500/2002 Sb. ...................................................................................17
2.3.3
České účetní standardy .......................................................................................18
Malý podnik využívající ekonomický systém ..................................................................19
3.1
Definice podniku...........................................................................................................19
3.2
Požadavky malého podniku na ekonomický systém ....................................................20
3.3
Stanovení kritérií pro výběr a nasazení informačního systému v podniku ...................22
4
Analýza vybraných ekonomických systémů.....................................................................28
4.1
STORMWARE, s.r.o. a přehled produktů ....................................................................28
4.2
Ekonomický systém POHODA ....................................................................................29 4.2.1
Moduly a agendy ................................................................................................30
4.2.2
Varianty programu ..............................................................................................38
4.2.3
Systémové požadavky.........................................................................................40
4.2.4
Ceník produktů ...................................................................................................40
4.3
CÍGLER SOFTWARE, a.s. a přehled produktů ...........................................................41
4.4
Účetní a ekonomický systém Money S3 .......................................................................42
5
4.4.1
Moduly a agendy ................................................................................................42
4.4.2
Varianty programu ..............................................................................................50
4.4.3
Systémové požadavky.........................................................................................52
4.4.4
Ceník produktů ...................................................................................................52
Porovnání vybraných ekonomických systémů .................................................................53
5.1
Porovnání systémů podle vybraných hledisek ..............................................................53
5.2
Vyhodnocení porovnání ekonomických systémů .........................................................59
5.3
Hodnocení spokojenosti uživatelů s ekonomickým systémem POHODA ...................59
5.4
Hodnocení spokojenosti uživatelů s ekonomickým systémem Money S3 ...................62
6
Závěr .................................................................................................................................65
6
Literatura ...................................................................................................................................66 Použité zkratky .........................................................................................................................69 Seznam tabulek .........................................................................................................................70 Seznam obrázků ........................................................................................................................70 Přílohy.......................................................................................................................................71
7
1 Úvod a cíl práce Úspěch každého podniku závisí na rychlosti zpracování dat a na schopnosti získat rychle rozhodující informace, které umožní včas reagovat na změny v okolí. V současné době patří mezi nejvýznamnější zdroje informací v podniku informační systém. Ten umožňuje sběr dat, zpracování, uchovávání a poskytování informací pro potřeby uživatelů. Podnik si může vybrat z rozsáhlé nabídky informačních systémů takový, který mu plně vyhoví. Na českém trhu dnes existuje celá řada informačních systémů. Pro malé a střední společnosti, živnostníky a účetní kanceláře jsou k dispozici ekonomické systémy, obsahující nabídku modulů např. účetnictví, fakturace, skladová evidence a mzdy. Pro středně velké společnosti a velké společnosti existují podnikové informační systémy, pod označením ERP systémy. Jedná se o robustní systémy s moderní architekturou, které vedle běžných ekonomických a obchodních agend pokrývají i specializovaná branžová řešení. Vybrat ten nejvhodnější informační systém není snadnou záležitostí, a je proto třeba mu věnovat velkou pozornost. Vybere-li si firma správný informační systém, zvýší tak pružnost a výkonnost celé organizace, a navíc se tak stane konkurenceschopnější. K nejrozšířenějším ekonomickým systémům pro malé a střední firmy patří ekonomický systém POHODA od společnosti Stormware, s. r. o. a Money S3 od společnosti Cígler Software, a. s. Téma „Porovnání ekonomických systémů pro malé firmy“ jsem si vybrala na základě svých zkušeností s vývojem ekonomického systému POHODA, od společnosti Stormware, kde pracuji na pozici produkt manažera. Náplní mojí práce je do programu zapracovat nejen požadavky legislativní, technické, bezpečnostní, ale i požadavky našich zákazníků, a přitom zajistit, aby byl systém dostatečně přehledný, intuitivní na ovládání a uživatelsky přívětivý.
8
Hlavním cílem bakalářské práce je porovnání vybraných ekonomických systémů a stanovení základních kritérií výběru ekonomického systému pro malou firmu. V teoretické části se zabývám problematikou ekonomických systémů, charakterizuji malý podnik a vymezuji kritéria pro výběr vhodného ekonomického systému. V praktické části jsou představeny vybrané ekonomické systémy, je provedeno jejich porovnání.
Hodnocení
vybraných
ekonomických
systémů
prostřednictvím dotazníků na zajištění spokojenosti uživatelů.
9
je
uskutečněno
2 Charakteristika ekonomického systému Ekonomický systém je komplexní počítačový program zahrnující různé firemní agendy, jako je např. účetnictví, daňová evidence, adresář, fakturace, skladová evidence, mzdy, majetek apod. Ekonomický systém je v praxi také označován těmito termíny: – informační systém (Tvrdíková, 2000); – informační systém (Molnár, 2001); – podnikový informační systém (Gála, 2009); – ERP systém (Gála, 2009); – program pro vedení účetnictví, resp. daňové evidence; – ekonomický software. Pro názornost uvádím definice jednotlivých autorů. Informační systém se skládá z následujících komponent: technické prostředky (hardware) – počítačové systémy různého druhu a velikosti, doplněné o potřebné periferní jednotky, které jsou propojeny prostřednictvím počítačové sítě a napojeny na disk pro práci s velkými objemy dat; programové prostředky (software) – jedná se o systémové programy řídící chod počítače, dále efektivní práci s daty a komunikace počítačového systému s programy řešícími úlohy jednotlivých uživatelů; organizační prostředky (orgware) – jde o soubor nařízení a pravidel definujících provozování a využívání informačního systému a informačních technologií; lidé, nebo-li lidská složka (peopleware) – adaptace a účinné fungování člověka v počítačovém prostředí, do kterého je zapojen; reálný svět (informační zdroje, legislativa, normy) – kontext informačního systému. Má-li být informační systém firmy či instituce efektivní, nesmí být při jeho vývoji zanedbaná žádná z těchto definovaných složek. (Tvrdíková, 2000)
10
„Informační systém je soubor lidí, technických prostředků a metod (programů), zabezpečujících sběr, přenos, zpracování, uchování dat, za účelem prezentace informací pro potřeby uživatelů činných v systémech řízení.“ (Molnár, 2001, str. 15) Podnikový informační systém – účel, respektive cílové chování je dáno základním požadavkem podniku na soulad informačních a komunikačních technologií, dále ICT (Information and Communication Technology) a podnikových procesů. Podnikový informační systém je často i nositelem nových obchodních příležitostí nové podoby podnikání nebo zvyšování celkové efektivity podniku. Mezi nejdůležitější prvky podnikového informačního systému patří lidé, ICT a data. (Gála, 2009) ERP (Enterprise Resource Planning) – jedná se o celopodnikové transakční aplikace, které jsou charakteristické tím, že pokrývají převažující část podnikových procesů a funkcí, realizují obchodní, finanční a další transakce. Tento software umožňuje řízení a koordinaci všech disponibilních podnikových zdrojů a aktivit. Hlavní vlastností ERP je schopnost automatizovat a integrovat podnikové procesy, funkce a data v rámci celé firmy. ERP systémy jsou určeny pro velké firmy. (Gála, 2009)
2.1 Efektivnost ekonomického systému Efektivní fungování organizace se neobejde bez zavedení řádu do zpracování každodenní firemní agendy. Tzn. ekonomický systém nebo komplexní podnikový informační systém by měl disponovat takovými prostředky, které běžnou podnikovou agendu zvládnou. Jde především o usnadnění práce při zadávání, resp. pořizování účetních dokladů a následně jejich zaúčtování do deníku. Mezi těmito operacemi by měly být vzájemné vazby, které tak ušetří čas, místo pořizování duplicitních zápisů. „Na efektivnost informačního systému se můžeme dívat také tak, že u určitého subjektu (člověk, manažer, majitel podniku apod.) vznikne určitá potřeba informací (požadavek na určitý informační systém) a z uspokojení této potřeby očekáváme nějaký užitek (jinak bychom jej nechtěli).“ (Molnár, 2001, str. 16) Vzniklou potřebu informačního systému uspokojí široká nabídka na trhu, což ovšem stojí peníze. Tímto se také uzavírá
11
tzv. okruh, kdy dochází k vysokému stupni uspokojení potřeby informací, a dá se tak předpokládat, že i efektivnost vynaložených peněžních prostředků bude vysoká. Efektivnost tak vyjadřuje poměr výstupu ke vstupu a z hlediska ekonomického systému se za vstup považují náklady na pořízení nového systému (např. cena licence, školení, požadavky na hardware, roční aktualizace apod.), a na druhé straně výstupy představují přínosy se zavedením softwaru ve firmě. Tento poměr vystihuje tato rovnice:
Přínos z ekonomického systému by měl být takový, aby napomáhal co možná nejvíce k dosažení strategických cílů, které si podnik stanovuje. Mezi strategické cíle patří zejména (Molnár, 2001): – maximální zisk; – vysoká produktivita; – prioritní postavení na trhu; – dlouhodobá prosperita; – růst organizace apod. Vedle strategických cílů chce podnik naplňovat individuální zájmy a cíle svých zaměstnanců, zejména jde o tyto cíle (Molnár, 2001): – veřejný úspěch; – materiální výhody; – osobní uspokojení; – uspokojení z práce; – možnost tvořit apod. Přínosy informačního systému můžeme klasifikovat z několika hledisek a to na (Molnár, 2001): finanční (vyjádřené v peněžních jednotkách); nefinanční (měřené jinými fyzikálními jednotkami jako jsou např. počet, čas apod.);
12
kvantitativní (měřitelné nějakou stupnicí); kvalitativní (měřitelné nějakou ordinární pořadovou stupnicí či logickou hodnotou „splněno“ – „nesplněno“); přímé (u kterých můžeme prokázat jednoznačný příčinný vztah k dosaženému přínosu); nepřímé (u kterých musíme stanovit nějaké zástupné ukazatele vyjadřující změnu); krátkodobé (projevující se obyčejně do půl roku po implementaci informačního systému); dlouhodobé (projevující se později, někdy až za více let); absolutní (vyjádřené nějakou měřitelnou hodnotou); relativní (vyjádřené bezrozměrným poměrovým číslem).
2.2 Kvalita ekonomického systému Za kvalitní ekonomický systém můžeme považovat, takový systém, který splňuje požadavky uživatelů, přispívá k výkonnosti a efektivnosti podnikových procesů. Pro potřeby srovnávání ekonomických systémů potřebujeme nějaké parametry, podle kterých můžeme určit, který informační systém je kvalitnější. Mezi tyto parametry patří (Molnár, 2001): – funkčnost, znamená, zda výrobek plní funkci, pro kterou je určen; – vzhled, resp. uživatelské rozhraní, tj. způsob užívání, estetické působení apod.; – spolehlivost a udržovatelnost, stálý výkon po dobu životnosti, jednoduchost údržby; – trvanlivost, dlouhá životnost, schopnost vývoje; – bezpečnost. Při zjišťování kvality informačního systému musíme především vycházet z účelu, pro jaký byl informační systém vytvořen. Z pohledu uživatele nás musí zajímat, co daný systém umožňuje, a jakými funkcemi disponuje. Např. firma si vybere určitou variantu ekonomického systému, která obsahuje pouze základní funkčnost v jednotlivých modulech, např. ve fakturaci není umožněno používání cizích měn. Nemůže, pak
13
takováto varianta uspokojit požadavky této firmy, protože tato firma se specializuje na zahraniční obchod. Jde tedy říci, že konečným a často i okamžitým hodnotitelem kvality informačního sytému je jeho uživatel. Uživatel posuzuje pak kvalitu systému z hlediska obsahu a formy prezentace informací. (Molnár, 2001) Z hlediska obsahu posuzuje uživatel informace podle toho: jak jsou významné pro daný účel; zda jsou dostatečně přesné; zda jsou dostatečně kompletní; zda jsou přiměřeně detailní; zda jsou získané ze spolehlivých zdrojů.
Z hlediska formy prezentace posuzuje, zda jsou informace: předávány správným osobám; předávány včas z hlediska okamžiků jejich potřeb; předávány vhodným způsobem; zda jsou srozumitelné příjemci. Hodnocení kvality informačního systému lze provést dle následujících kritérií: (Molnár, 2001) Spolehlivost aplikací IS – je dána mírou dosažitelnosti a použitelnosti aplikací v potřebnou dobu. A také rychlost odstraňování případných problémů, které snižují spolehlivost. Dostupnost aplikací IS – je charakterizována rozsahem zpracování v reálném čase, dobou odezvy při vyžádání informací a možností přístupu k historickým datům. Integrita a komplexnost aplikací IS – jedná se o stupeň korektnosti a integrity dat, jejich aktuálností a synchronizací. Bezpečnost aplikací IS – určuje se, jak a jakým způsobem aplikace zamezují neoprávněným přístupům k informacím.
14
Snadnost užívání aplikací IS – jedná se o hlediska, jako jsou jednoduchost, flexibilita, odolnost proti náhodným chybám, možnost individuální konfigurace a dalších charakteristik týkajících se uživatelské přívětivosti.
2.3 Legislativní požadavky pro vedení účetnictví na počítači Každá účetní jednotka se sama rozhoduje, zda povede účetnictví, resp. daňovou evidenci ručně nebo pomocí ekonomického systému. V každém případě je ale vždy povinna splňovat podmínky a dodržovat postupy vyplývající z české legislativy. V České republice se především jedná o zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, na který navazuje řada dalších zákonů a norem (např. zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník ve znění pozdějších předpisů, dále jen obchodní zákoník). Účetnictví pro podnikatele v České republice se řídí těmito právními předpisy: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví; České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
2.3.1 Požadavky vyplývající ze zákona o účetnictví Software, který účetní jednotka používá pro vedení účetnictví, by měl splňovat požadavky vyplývající se zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Mezi nejdůležitější požadavky týkající se ekonomických systémů patří tyto: § 3 odst. 2 – tento odstavec vymezuje termín účetní období. „Účetním obdobím je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li dále stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem, nebo je hospodářským rokem. Hospodářským rokem je účetní období, které může začínat pouze prvním dnem jiného měsíce, než je leden.“ Zákon podrobně stanovuje i případy, kdy je účetní období kratší nebo delší než dvanáct měsíců. Ekonomický systém by měl umět pracovat se všemi
15
možnými variantami účetního období, které stanovuje zákon, a rovněž by měl umožňovat změny mezi obdobími. § 4 odst. 8 – uvádí, co musí každá účetní jednotka povinně dodržovat při vedení účetnictví. Jde např. o směrné účtové osnovy, uspořádání a označování položek účetní závěrky, její obsahové vymezení a účetní metody. Každý ekonomický systém by měl obsahovat předdefinovanou účtovou osnovu, kde si následně uživatelé mohou přizpůsobit účtovou osnovu pro vlastní potřebu, tzn. stanovit analytické účty k syntetickým účtům, nebo případně vytvořit podrozvahové účty. Software pro vedení účetnictví, by měl mít k dispozici výkazy spojené s účetní závěrkou, a to především rozvahu plném rozsahu a výkaz zisků a ztrát. § 4 odst. 10 – stanovuje možnost vést účetnictví prostřednictvím výpočetní techniky. „Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů; přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.“ § 4 odst. 12 – uvádí povinnost vést účetnictví v národní měně. „Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví v peněžních jednotkách české měny. V případě pohledávek a závazků, podílů na obchodních společnostech, cenných papírů a derivátů, cenin, pokud jsou vyjádřeny v cizí měně, a cizích měn, jsou účetní jednotky povinny použít současně i cizí měnu; tato povinnost platí i u opravných položek, rezerv a technických rezerv, pokud majetek a závazky, kterých se týkají, jsou vyjádřeny v cizí měně.“ § 4 odst. 13 – vymezuje povinnost vedení účetnictví v českém jazyce. Většina ekonomických systémů, ale umožňuje také tiskové výstupy v cizím jazyce, a to z důvodu požadavků firem, které obchodují se zahraničím, nebo je jejich vlastníkem cizinec. § 5 odst. 2 – určuje odpovědnost účetní jednotky k vedení účetnictví. Odpovědnost za vedení účetnictví, ale nikdy nepřebírá ekonomický software, zvolený účetní jednotkou,
16
odpovědnost za správnost v souladu s platnými zákony je, ale vždy na dané účetní jednotce. § 6 odst. 1 – stanovuje povinnost účetní jednotce, aby zachycovala skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, účetními doklady. Zákon také stanovuje závazné náležitosti, které musí účetní doklady splňovat. § 33 – z tohoto paragrafu vyplývá možnost používat písemnou nebo technickou formu záznamů. Pokud má účetní jednotka některé záznamy vedeny ve formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný. Je účetní jednotka povinna vlastnit, takové zařízení, které umožní převod těchto záznamů do čitelné podoby. Účetní program by měl svým uživatelům umožnit vytvářet záložní kopie nejen na pevný disk, ale i na další záložní média (např. CD ROM, USB disk apod.). Také by měl pomocí přístupových práv zabránit neoprávněnému přístupu do jednotlivých modulů, případně celého účetnictví účetní jednotky. § 35 odst. 3 – vymezuje, že „opravy se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě“. V současné době již většina účetních software umožňuje opravovat účetní doklady, kdy je možné opravu provést pouze vystavením storno dokladu, o kterém je následně záznam v účetním deníku, tento postup je v souladu se zákonem. Účetní systémy, ale také umožňují stávající doklad nahradit novým, aniž by došlo k záznamu o opravě, tento postup je však v rozporu se zákonem. Tomuto problému se, ale výrobci software, chtějí vyvarovat a tak od tohoto postupu ustupují, nebo naopak svoji funkčnost rozšiřují o možnost evidence historie oprav dokladů. Kdy je možné, podle zákona, okamžitě pomocí, jak tiskových výstupů, tak i jednotlivých záznamů u účetních dokladů dohledat osobu, která doklad opravila a jakým způsobem.
2.3.2 Vyhláška č. 500/2002 Sb. Touto vyhláškou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a je určena pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě účetnictví, nikoli daňové evidence.
17
§ 1 – vymezuje např. rozsah a způsob sestavení účetní závěrky; vymezení položek majetku, aktiv, závazků, pasiv v účetní závěrce; nákladů a výnosů; přehled o peněžních tocích a přehledu o změnách vlastního kapitálu.
2.3.3 České účetní standardy České účetní standardy pro podnikatele jsou určeny pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Cílem standardů je dosažení souladu a správnosti při používání účetních metod účetními jednotkami, při stanovování analytických a podrozvahových účtů, případně vedení vnitropodnikového účetnictví, při otevírání a uzavírání účetních knih, resp. účetní závěrky, při účtování o hmotném, nehmotném a finančním majetku, také při účtování o zásobách, a to jak způsobem A, tak i způsobem B, dále o účtování pohledávek a závazků, o nákladech a výnosech, o rezervách, opravných položkách, o kursových rozdílech, o inventarizačních rozdílech apod.
18
3 Malý podnik využívající ekonomický systém 3.1 Definice podniku Podnikání je v České republice upraveno obchodním zákoníkem, zákon č. 531/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Kde je podnikání definováno jako „soustavná činnost prováděná samostatně podnikatelem vlastním jménem a na vlastní odpovědnost za účelem dosažení zisku“. Podnikatelem může být právnická nebo fyzická osoba, která získala živnostenské oprávnění podle živnostenského zákona (zákon č. 455/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Podnik je v obchodním zákoníku definován jako soubor hmotných, osobních a nehmotných složek podnikání. K podniku dále náleží: věci; práva; jiné majetkové hodnoty náležející podnikateli, které mají sloužit k provozu podniku. Základním třídícím znakem podniků je obvykle právní forma vlastnictví (Synek, 2002), jsou to podniky jednotlivce, osobní společnosti (veřejná obchodní společnost, komanditní společnost), kapitálové společnosti (společnost s ručením omezeným, akciová společnost), družstva, veřejné (státní) podniky (rozpočtové organizace, příspěvkové organizace, občanská sdružení, nadace). Dalším třídícím prvkem může být převažující výrobní faktor, dle kterého můžeme rozlišit výrobu v podniku, nebo podle předmětu podnikání na obchodní, výrobní a poskytující služby. Tradiční členění podniků z ekonomického hlediska je členění do sektorů, a to sektor zemědělství, sektor průmyslu a sektor služeb. Podle velikosti můžeme podniky členit na velké, střední a malé. Kde kritériem třídění je počet zaměstnanců, velikost obratu a velikost zisku. Mezi nejužívanější kritérium členění podniků patří počet zaměstnanců. Synek (2002) uvádí, že v ekonomické praxi jsou pojmy malé a střední podniky, velmi rozšířené, ale jednotné vymezení pro toto označení neexistuje. Liší se i právní normy a
19
výklady jednotlivých ministerstev, a proto vycházíme z legislativy Evropské unie, která je nadřazená české legislativě. Kritéria pro vymezení malých a středních podniků naznačuje tabulka 1. Kategorie podniků
Počet zaměstnanců
Roční obrat
Aktiva celkem
střední
< 250
≤ € 50 milionů
≤ € 43 milionů
malé
< 50
≤ € 10 milionů
≤ € 10 milionů
mikro
< 10
≤ € 2 milionů
≤ € 2 milionů
Tab. 1 - Kritéria pro vymezení malých a středních podniků, zdroj: Doporučení Komice EU 2003/61/ES ze dne 6. května 2003 o definici malého a středního podnikání
3.2 Požadavky malého podniku na ekonomický systém Hodnocení užitku a očekávání z využívání informačního systému, podle požadavků podniku, resp. jednotlivých uživatelů se různí podle vazby uživatele na podnik. Majitelé vždy sledují, zda jim informační systém pomůže k trvalému zhodnocení svého majetku, manažeři na rozdíl od majitelů, očekávají možnost řídit pomocí informačního systému podnik a pomocí IS dosahovat žádoucích efektů s minimem zdrojů. Zaměstnanci přistupují k informačnímu systému, tak zda jim přinese zlepšení pracovních podmínek a výši dosahovaného příjmu. A v neposlední řadě zákazníci od podniku očekávají kvalitní produkt za optimální cenu. Náklady spojené se zavedením informačního systému, lze vyjádřit pomocí různých poměrových ukazatelů (Basl, 2002): – roční výdaje na IS jako procento celkového rozpočtu; – roční výdaje na IS jako procento obratu firmy; – roční mzdové výdaje na IS jako procento celkových mzdových výdajů; – poměr mezi výdaji na hardware, software a službami IS; – roční výdaje na IS vztažené na jednoho pracovníka; – roční procento investic na IS jako procento z celkových výdajů na investice. Nákup ekonomického systému představuje pro malý podnik značné finanční, organizační a kapacitní požadavky. Mezi jedno z nejdůležitějších hodnotících kritérií
20
patří cena, která je základem pro rozhodování, jaký systém si podnik vybere, cena softwaru je jen částí celkových nákladů. Náklady na zavedení systému se dají podle Basla (2002) rozčlenit na jednorázové a provozní. Mezi jednorázové náklady patří: – nákup hardwaru; – nákup softwaru; – datové naplnění systému; – úpravy sestav, tvorba a tisk nových formulářů; – úpravy podnikových procesů; – školení uživatelů. Mezi provozní náklady lze zahrnout tyto: – servisní poplatky za hardware; – servisní poplatky za software; – poradenská činnost; – zabezpečení provozu vlastního IT oddělení. Pro vyhodnocení přínosů spojených se zavedením informačního systému existují, tzv. tvrdá kritéria a tzv. měkká kritéria. Tvrdá kritéria obsahují hodnocení přínosů ve formě maximalizace: – zisku; – návratnosti investic; – dosahované výše produktivity; – realizace prioritního postavení na trhu; – růstu organizace apod. Měkká kritéria jsou obtížněji měřitelnou skupinou a zahrnují například zohlednění: – dlouhodobé prosperity podniku; – veřejného úspěchu; – materiálních výhod; – osobního uspokojení; – možnosti tvořit, rozvíjet se apod.
21
Podnik musí intenzivně reagovat na změny vnějšího prostředí, a to může právě zaváděním informačního systému do podniku. Je tedy nutné, aby podnikový management měl již od samého počátku k dispozici přehled i přesnou představu o přínosech, které konkrétně může získat zavedením informačního systému.
3.3 Stanovení kritérií pro výběr a nasazení informačního systému v podniku Při výběru informačního systému se doporučuje vycházet z následujících kritérií. Definování potřeb a stanovení kritérií Nejdůležitějším krokem, který musí podnik provést je definování svých potřeb, které by měly vycházet z podnikatelské činnosti. Např. obchodní podnik bude potřebovat systém s komplexní agendou objednávek včetně rezervací zboží a agend pro fakturaci, na rozdíl od drobného živnostníka, který takovou funkčnost systému neupotřebí. Dále je nutné zohlednit hardwarové vybavení a v neposlední řadě i finanční možnosti podniku. Informační systém je nutné posoudit z následujících hledisek: Obsahová kritéria Jsou rozhodující při výběru konkrétního systému, jde o to, zda daný systém bude schopný plnit všechny funkce, které si podnik stanovil. Obsahovými kritérii by se v podniku měli zabývat zaměstnanci, kteří budou se systémem pracovat. Obsahem systému myslíme:
-
Funkce programu
Každý podnik bude mít jiné nároky na funkčnost programu, jde o to, aby funkce, které účetní jednotka očekává od systému, tento systém měl k dispozici. Účetní kancelář bude od systému požadovat, aby jádro systému, tedy účetnictví bylo provázáno na prvotní doklady, včetně všech účetních výkazů a elektronické komunikace se zákazníkem (faktury v elektronické podobě, daňová přiznání apod.), výrobní podnik budou nejvíce zajímat funkce týkající se skladového hospodářství, výroby a fakturace. 22
-
Ovládání programu
Ovládání programu by mělo být jednoduché, intuitivní a ve všech agendách jednotné. Tato možnost má vliv na rychlost a přesnost při pořizování záznamů a také na snadnější zaškolení uživatelů. Informační systém by měl umožňovat ovládání, jak myší, tak i klávesnicí, a to právě s ohledem na uživatele, kteří budou se systémem pracovat (někdo pracuje více s myší, někdo s klávesnicí). Systém by měl být svým designem a možnostmi ovládání uživatelsky přívětivý.
-
Přehlednost
Záznamy, které byly do systému pořízeny, by měly být uspořádány přehledně, aby v nich uživatelé mohli snadno vyhledávat a dále s nimi snadno pracovat.
-
Modularita
Jedná se o možnost rozšíření ekonomického systému o další moduly, funkce a agendy, a to v případě rostoucích požadavků podniku.
-
Platná legislativa
Ekonomický systém by měl být vždy funkční dle platné legislativy. Zde je velice důležité zjistit, jak výrobce software reaguje na změny v legislativě, jak rychle jsou změny zapracovány do softwaru a v jakém časovém horizontu jsou poskytnuty uživatelům.
-
Dokumentace
Důležitým kritériem při výběru a hodnocení informačního systému je rozsah, kvalita a dostupnost dokumentace. Mezi základní prostředky dokumentace patří elektronická nápověda přímo v programu, tištěné nebo elektronické příručky, video návody, odpovědi na nejčastější otázky uživatelů nebo možnost diskuse uživatelů v zákaznickém centru. Technické parametry Jedná se o technické nároky zvolených systémů pro jejich bezchybný provoz, jde především o hardwarové vybavení. Tuto oblast by měl vždy posuzovat zaměstnanec z IT oddělení. Mezi technické parametry patří: 23
-
Technické a systémové vybavení
Jde o posouzení technického vybavení podniku, zda je vyhovující pro bezchybný provoz systému. Při porovnání technických nároků jednotlivých systémů s vybavením podniku se postupuje podle doporučené konfigurace od dodavatele softwaru.
-
Zálohování dat
Kvalitní ekonomický systém by měl umožňovat několik variant zálohování, a to na pevný disk nebo výměnná záložní média. Většina systémů umožňuje automatické zálohování bez omezení provozu v systému.
-
Bezpečnost dat
Zde se jedná především o zabezpečení systému proti neoprávněnému přístupu cizích osob. Tato ochrana dat je řešena pomocí přístupových práv jednotlivých uživatelů, kdy je při spuštění systému vyžadováno uživatelské jméno a heslo. Obchodní podmínky Obchodní podmínky zahrnují veškeré finanční nároky spojené s pořízením ekonomického systému, a jsou to:
-
Cena
Cena ekonomického systému je odvozena od množství dostupných funkcí (programy jsou dodávány v několika variantách odlišných funkčností), podle počtu
licencí
(počtu
uživatelů)
nebo
omezení
v počtu
záznamů
v jednotlivých agendách. Celkové náklady na pořízení ekonomického systému netvoří pouze cena samotného softwaru, ale jsou to náklady na aktualizace, zaškolení uživatelů, zákaznickou podporu atd.
-
Školení
Pro efektivní nasazení ekonomického systému do podniku, je také rozhodující, co nejlepší proškolení zaměstnanců pracujících s novým softwarem. Je tedy nutné při porovnání systému zvážit nabídku školení jednotlivých dodavatelů.
24
-
Zákaznická podpora
Ve většině případů je zákaznická podpora poskytována v rámci předplacené aktualizace, jde především o telefonickou, emailovou podporu, kdy jsou uživatelům poskytovány informace vyškolenými účetními konzultanty přímo od dodavatele systému.
-
Aktualizace
Jedná se o aktualizaci systému, do které jsou zapracovány změny v zákonech, nové funkce a požadavky uživatelů. Podnik by při rozhodování měl sledovat dostupnost aktualizací a především jejich cenu. Analýza trhu Nabídka ekonomických systémů je na trhu s informačními technologiemi veliká, z toho důvodu je nutné provést výběr dvou až tří systémů. Tak bude podnik schopen provést podrobné porovnání systémů. Výběr systémů se většinou řídí doporučením od jiných uživatelů nebo z různých reklamních inzercí zveřejněných, buď v tisku, nebo na internetu. Oslovení dodavatelů Na základě vybraných systémů dochází v této fázi k navázání kontaktu s výrobci zvolených programů. Navázání kontaktu spočívá především v předání požadavků a potřeb podniku na ekonomický systém, kdy následuje vypracování nabídky výrobcem systému. Zájemce o ekonomický systém může využít bezplatnou předprodejní konzultaci, kde se může blíže seznámit s funkčností vybraného systému. Výrobce, tak může svému zákazníkovi doporučit nejvhodnější variantu systému, podle jeho požadavků. Dále také může provést sestavení nabídky, včetně vyčíslení celkových nákladů na pořízení systému do podniku, a to ihned po skončení předprodejní konzultace. Vyhodnocení nabídek Každý podnik na základě stanovených požadavků a potřeb zvolí nejdůležitější kritéria, podle kterých bude porovnávat vybrané systémy. Kritéria budou ohodnocena procentuální váhou a při porovnávání systémů bude u každého kritéria doplněna známka hodnocení daného systému. Vyhodnocení spočívá v tom, že se provede součin 25
těchto hodnot, výsledky jednotlivých kritérií se sečtou zvlášť za každý ekonomický systém. Nejvyšší součet výsledků znamená výběr komplexního systému, který nejvíce vyhovuje požadavkům podniku. Zkušební provoz Výběrem vhodného systému proces zavádění informačního systému nekončí. Je nutné provést nasazení systému přímo v podniku. Je dobré pro zkušební provoz využít bezplatné verze programů, které výrobci nabízejí, než si pořídit plnou licenci a až následně zkoušet funkčnost systému na svých datech. Bezplatné verze bývají omezené množstvím zadaných záznamů v jednotlivých agendách. Při zakoupení plné verze systému je možné veškerá data pořízená v bezplatné verzi přenést do ostré verze. Zpětné hodnocení výběru systému Na závěr výběru ekonomického systému je nutné také provést zpětné hodnocení výběru tohoto systému. Kdy je zapotřebí zkontrolovat zda všechny definované požadavky a potřeby podniku, stanovené na úvod výběru systému, byly splněny, zda vybraný a nasazený systém je v souladu se všemi požadavky podniku. V případě, že některé požadavky nejsou pokryty funkčností systému, je možné se obrátit na výrobce systému o rozšíření funkčnosti ekonomického systému.
Kritéria pro výběr informačního systému podle Tvrdíkové (2000): Úroveň firmy -
odborné, kvalifikační, ekonomické, organizační kvality dodavatelské firmy a její odborná orientace vzhledem k charakteru zakázky;
-
firmou realizované projekty informačních systémů, jejich rozsah, úroveň a dostupné reference;
-
rozsah, délka a úroveň záruk a pozáručního servisu;
-
úroveň řízení projektu, specifikované principy řízení projektu a způsob spolupráce s odběratelem;
-
délka řešení a termíny jednotlivých etap vzhledem k prioritám zakázky.
26
Koncepce řešení -
celková architektura řešení, systémové vlastnosti informačního systému a způsob jejich dosažení;
-
úroveň navrhovaného technického zabezpečení, tj. počítačů a dalších technických zařízení;
-
navrhované operační a databázové systémy, koncepce podpory uživatelských aplikací;
-
bezpečnost a podpora dalšího rozvoje systému.
Projekční metodologie -
zvolený projekční přístup vzhledem k danému zadání a podmínkám ve firmě odběratele;
-
vybavenost dodavatelské firmy softwarovými a jinými prostředky pro podporu projekčních prací.
Aplikační software -
úroveň jeho funkcí a vzájemná provázanost;
-
vazba na technologické procesy odběratele.
Ergonomické aspekty návrhu -
ergonomická kvalita hardwaru;
-
snadnost ovládání aplikačních úloh a kvalita dokumentace;
-
úroveň a pohotovost technického a programového servisu, poskytovaných školení a konzultačních služeb.
Cenové relace -
podstatné cenové charakteristiky spojené s řešením a provozem informačního systému.
Riziko nabídky -
přijatelná míra rizika spojená s přijetím nabídky, tzn. do jaké míry je odběratelská firma ochotna riskovat, že dodavatel nesplní to, co v nabídce navrhuje.
27
4 Analýza vybraných ekonomických systémů 4.1 STORMWARE, s.r.o. a přehled produktů Společnost STORMWARE je česká softwarová společnost působící již 18 let na trhu aplikací pro kanceláře a domácnosti. Jako první v České republice představila v roce 1995 účetní software vytvořený pro tehdy nastupující platformu Windows 95. Technologický náskok, spolupráce špičkových odborníků a porozumění potřebám zákazníků byly klíčem k významnému úspěchu, o kterém svědčí statisíce prodaných licencí a desetitisíce spokojených uživatelů. Díky dlouhodobým zkušenostem s prověřeným procesem vývoje software pro oblast malých a středních firem, získala společnost STORMWARE certifikát systému řízení jakosti. Tento certifikát osvědčuje zavedení a používání systému managementu jakosti a specifikuje tak požadavky na systém managementu kvality v případech, kdy společnost: a) potřebuje prokázat svojí schopnost trvale poskytovat produkt, který splňuje požadavky zákazníka a příslušné požadavky předpisů b) chce zvýšit spokojenost zákazníka, a to efektivním aplikováním systému managementu kvality, včetně procesů pro neustále zlepšování systému, a ujišťováním o shodě s požadavky zákazníka a s příslušnými požadavky předpisů. „Cílem společnosti STORMWARE s.r.o. je vytvářet uživatelsky přívětivý balík navazujícího software, pokrývající komplexní potřeby uživatelů, zachovávající si intuitivní a snadnou obsluhu, umožňující našim zákazníkům růst. Jsme POHODOVÁ firma, poskytující POHODOVÉ služby a chceme přinášet POHODU i našim zákazníkům.“ (STORMWARE s.r.o., 2010) Společnost si klade za cíl udržení kvalifikovaného personálu a moderního zařízení. Neustále usiluje o zvyšování kvality práce.
28
Společnost STORMWARE zaměstnává více než 160 zaměstnanců a má své pobočky v Praze, Brně, Ostravě, Liberci, Hradci Králové, Olomouci, Plzni a na Slovensku v Bratislavě, Košicích a Zvolenu. Centrála společnosti sídlí v Jihlavě. Nabídku společnosti tvoří portfolio vzájemně se doplňujících produktů a kompletní škála služeb zákaznické podpory, od bezplatných informací dostupných na internetu až po širokou nabídku odborných školení a servisních služeb. Hlavním softwarovým produktem, který společnost STORMWARE vyvíjí, je ekonomický systém POHODA. Je to moderní a oborově neutrální software, který je vhodný pro malé a střední podniky, je vhodný jak pro živnostníky, podnikatele a společnosti, které se zabývají obchodem, dopravou, účetními a finančními službami, stavební a výrobní firmy, ale i pro účtující příspěvkové a neziskové organizace. Systém POHODA je k dispozici v několika možných variantách, lišících se rozsahem jednotlivých modulů a funkcí, a také je nabízena v lokální i síťové verzi. Nabídku produktů STORMWARE tvoří tyto další aplikace: Pamica, Glx, Tax, Prodict, Winlex a Filip.
4.2 Ekonomický systém POHODA Ekonomický systém POHODA je komplexní účetní, ekonomický a informační systém pro malé a střední firmy z řad fyzických a právnických osob. Umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci a vyhoví plátcům i neplátcům DPH. Program POHODA nabízí širokou škálu možností a disponuje řadou nadstandardních funkcí, které ocení každý, kdo si potrpí na profesionální vzhled firemních dokumentů a podrobný a úplný přehled o vlastním hospodaření. POHODA vyniká také uživatelským komfortem srovnatelným s produkty Microsoft Office, s nimiž i datově spolupracuje. Ekonomický systém POHODA usnadňuje práci např. takto: rychlost pořizování dat v ekonomickém systému POHODA lze optimalizovat na minimální počet úhozů do klávesnice. Stačí nastavit program tak, aby se většina polí formulářů účetních agend při založení dokladu automaticky vyplnila nejčastěji používanými hodnotami. Některé údaje díky tomu není třeba ručně 29
vyplňovat; tato políčka lze dokonce vypnout, takže se při zápisu dokladu přeskočí. pro další urychlení zápisu si lze vytvořit vzory nejčastěji používaných typových dokladů, tzv. šablony. Zvolením šablony se nový doklad včetně položek kompletně předvyplní, takže stačí upravit pár údajů a doklad je hotový.
Obr. 1 - Ukázka agendy Pokladna, zdroj: Ekonomický systém POHODA
4.2.1 Moduly a agendy Nabídka modulů a agend se liší podle jednotlivých variant programu. Já jsem si zvolila variantu POHODA Komplet. Je to kompletní varianta určená firmám a dalším subjektům, kteří chtějí zpracovávat daňovou evidenci i účetnictví v jediném komfortním programu. Umožňuje zakázkové vedení účetnictví pro neomezený počet firem. Tento software používají tisíce živnostníků, podnikatelů a firem nejen pro zpracování účetnictví, skladového hospodářství, majetkové evidence, personalistiky a mezd, ale i pro správu obchodních kontaktů a každodenní získávání aktuálních ekonomických a obchodních informací o svých firmách. Základem systému je propracovaný adresář a řada agend pro komplexní řízení firmy. Mezi nejvyužívanější agendy patří faktury, Banka, Pokladna, Majetek, Sklady, Mzdy atd. Systém umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci, účtování zásob metodou A i B a zpracování mezd pro neomezený počet zaměstnanců. Zvládne pobočkové zpracování dat, homebanking, obchodování na internetu i prodej zásob pomocí vestavěné prodejny nebo pomocí modulu pro offline maloobchodní prodej. 30
Podporuje cizí měny včetně automatického načítání kurzového lístku. Umožňuje sledování salda a finanční analýzu. Program se ovládá pomocí hlavního menu, které představuje nabídku modulů, které jsou v programu k dispozici. Každý modul se následně člení do několika úrovní, kterým se říká agendy. V jednotlivých agendách se pořizují záznamy a dále s nimi pracujeme. Na obrázku 2 je ukázka členění modulu Účetnictví.
Obr. 2 - Členění modulu Účetnictví, zdroj: Ekonomický systém POHODA
Z hlavní nabídky jsou k dispozici tyto moduly: Nastavení, Adresář, Účetnictví, Fakturace, Sklady, Mzdy, Jízdy a Majetek. Funkční nabídka jednotlivých modulů: MODUL NASTAVENÍ Program POHODA maximálně automatizuje řadu každodenních i mimořádných účetních a dalších postupů a procesů. Základem plynulé a bezchybné práce je správné nastavení programu, které se provádí v nabídce Nastavení. Je zde možné nastavit jednotlivé parametry globálně, tzn. provést takové nastavení, které je společné pro všechny uživatele. V levé části formuláře se aktivuje několik sekcí a v pravé části se provádí vlastní nastavení, a to např. používání cizích měn, zdaňovací období pro plátce DPH, zaokrouhlení a způsob zaúčtování faktur, pokladních dokladů, zaúčtování odpisů dlouhodobého majetku a také nastavení pro práci se sklady a mzdovou evidencí. V nabídce Nastavení je také agenda Legislativa, která je platná pro účetní rok aktuálně otevřené účetní jednotky. Systém POHODA má hodnoty uvedené v této agendě, vždy v souladu s platnou legislativou k datu vydání příslušné verze. Pokud došlo k legislativním změnám, je nutné provést aktualizaci údajů, a to buď aktualizačním souborem, nebo ručním zápisem. Náhled agendy Legislativa, obrázek 3.
31
Obr. 3 - Přehled legislativy v ekonomickém systému POHODA, zdroj: Ekonomický systém POHODA
Program POHODA také nabízí podrobné nastavení přístupových práv jednotlivých uživatelů. Jednotlivá práva uživatele je možné definovat nejen podle agend, pokladen a také podle jednotlivých číselných řad použitých v agendách. Zavedení uživatelů je potřeba také v případě, má-li být na dokladech vytištěno jméno uživatele, který účetní doklad vystavil. Po spuštění programu je uživatel vždy vyzván k zadání svého uživatelského jména a hesla, na základě těchto údajů je mu následně umožněn přístup k povoleným datům.
MODUL ADRESÁŘ Umožňuje efektivně vytvářet, udržovat a využívat evidenci obchodních partnerů a zákazníků. Lze zapisovat ke každému záznamu dva typy záznamů, a to firmy a jejich kontaktní osoby. Agenda pomáhá organizovat veškeré dokumenty vázající se k dané adrese a snadno tak eviduje i průběh obchodního styku s jednolitými obchodními partnery. Lze také dohledat informace o souvisejících účetních dokladech a přehledové sestavy s vyhodnocením odběratelů. Pomocí informačního systému ARES lze provést ověření shodnosti IČ s fakturační adresou, na základě zadaného IČ bude ověřena existence příslušného ekonomického subjektu. V případě rozdílných údajů mezi programem POHODA a informačním systémem ARES, je možné udělat aktualizaci adresy. Pomocí elektronického systému VIES lze ověřit platnost DIČ přiděleného pro účely DPH v jednotlivých státech Evropské unie.
32
Veškeré dokumenty, např. dopisy, smlouvy, ceníky a jakékoliv jiné související dokumenty, které se vztahují ke konkrétnímu obchodnímu partnerovi a zákazníkovi, je umožněno třídit do jim určených složek, což velice usnadní, zpřehlední a zrychlí práci. V Adresáři jsou, také dostupné související účetní doklady daného klienta, což umožňuje získat okamžitý přehled o výši pohledávek u odběratele, názorně ukazuje obrázek 4.
Obr. 4 - Související doklady obchodního partnera, zdroj: Ekonomický systém POHODA
MODUL ÚČETNICTVÍ Obsahuje vždy všechny potřebné, závazné evidence a knihy pro zvolenou variantu, buď pro vedení daňové evidence, nebo účetnictví. Jednotlivé agendy jsou také uzpůsobeny tomu, zda jde o plátce či neplátce DPH. Účetní jednotka s nastaveným typem účetnictví je určená pro podnikatelské subjekty, nevýdělečné a příspěvkové organizace. Hlavní účetní knihou je účetní deník, který je vytvářen automaticky při zápisu a opravách prvotních dokladů ve všech souvisejících agendách, např. pokladna, banka, faktury apod.
Pevná vazba mezi prvotními doklady a zaúčtováním v účetním deníku, tak
umožňuje sledovat saldokonto přímo v programu POHODA. Po založení účetní jednotky s daňovou evidencí je k dispozici peněžní a nepeněžní deník, který systém POHODA vytváří automaticky na základě dokladů zadaných v agendách pokladna a banka. Modul Účetnictví obsahuje mj. také agendu Banka. Zde je možné pořizovat záznamy ručně zápisem jednotlivých plateb, což je velice časově náročné. Výpisy je možné importovat v elektronické formě prostřednictvím služby homebanking. Po načtení výpisů, program postupně realizuje spárování, likvidaci a zaúčtování jednotlivých položek.
33
V případě, že je účetní jednotka plátce daně z přidané hodnoty, je možné využít možnosti vystavení daňového přiznání k dani z přidané hodnoty. Vystavené přiznání k DPH lze vytisknout a odevzdat na finanční úřad, anebo elektronicky podat na Portál veřejné správy nebo pomocí aplikace EPO. Na konci účetního období je možné provést účetní uzávěrku, kdy dojde k převodu zůstatků rozvahových účtů a zůstatků výsledkových účtů. Veškeré převody se automaticky promítnou do účetního deníku. V nabídce Daň z příjmů je pak možné vystavit poklady pro daňové přiznání pro daň z příjmů.
MODUL FAKTURACE Modul fakturace tvoří spolu s účetnictvím a s evidencí plateb jednu z nejdůležitějších částí firemní administrativy. V mnoha případech je spojena s velkým objemem ruční práce. Právě proto jsou tyto agendy v ekonomickém systému POHODA optimalizovány tak, aby umožňovaly co nejjednodušší a nejrychlejší zadávání a zaručily efektivní práci. Modul obsahuje agendy vydaných a přijatých faktur včetně zálohových, agendy ostatních pohledávek a závazků a také obchodní agendy evidující nabídky, poptávky a objednávky. Vystavovat faktury rychleji a snížit možný výskyt chyb, je v programu řešeno několika možnostmi, a to např. opakující se faktury lze vystavit pomocí kopie předešlé, shodné nebo podobné faktury, nebo v případě více se opakujících se faktur je možné založit šablonu, která má vše potřebné již vyplněné. Také je možné využít funkci pro hromadnou fakturaci v případě fakturace totožného zboží nebo služby, většímu počtu odběratelů. Jednotlivé položky u faktur je možné zapisovat ručně nebo přímo vkládat ze seznamu skladových zásob, kde k rychlému a komfortnímu zápisu položek lze využít čtečku čárových kódů. Položky faktury z agendy Vydané faktury, ukazuje obrázek 5.
Obr. 5 - Položky vydané faktury systému POHODA, zdroj: Ekonomický systém POHODA
34
Samozřejmostí je vytváření faktur v cizí měně, lze přidávat slevu, vytvářet odpočty záloh nebo zaokrouhlovat. V nabídce Fakturace je k dispozici i agenda pro vytváření příkazů k úhradě, která je propojena se všemi neuhrazenými závazky firmy. V případě zřízeného internetového bankovnictví je možné vytvořené příkazy k úhradě odeslat do banky elektronicky, pomocí funkce pro homebanking. Software POHODA také podporuje několik formátů pro výměnu dokumentů elektronickou cestou, a to: jednotný formát elektronické fakturace ISDOC - export i import; export do univerzálního formátu PDF s možností odeslání rovnou z programu POHODA. Formát ISDOC sjednocuje dosud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný. Díky tomu je možné posílat elektronické faktury napříč ekonomickými systémy včetně systémů používaných státem. Doklad ve formátu ISDOC je možné doplnit o elektronický podpis, kterým lze rychle ověřit platnost a původ dokladu. Elektronickou fakturu můžeme snadno poslat emailem nebo prostřednictvím datových schránek, a tak snížit náklady na tisk, expedici i archivaci a zároveň ušetřit čas. Sestavy ve formátu PDF lze také snadno odesílat přímo z programu POHODA.
MODUL SKLADY Tento modul je stěžejní částí systémů hlavně pro podnikatele, kteří se zaměřují na oblast obchodu, služeb a výroby. Tato evidence poskytuje aktuální a přesný přehled o stavu a pohybu zásob. Program POHODA umožňuje používat neomezený počet skladů, které je možné rozčlenit dle potřeb každé účetní jednotky, členění je možné nastavit až do sedmi větví. Zásoby na skladě jsou oceňovány průměrnou pořizovací cenou, která je vypočtena jako vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen nebo z vlastních nákladů a množství zásob na skladě. Vážená průměrná cena zásob je aktualizována průběžně po každém příjmu na sklad, resp. po zvolení ručního přepočtu ceny zásob.
35
K analýze provedených skladových operací využijeme seznam všech skladových pohybů v agendě Pohyby. Každý pohyb skladové zásoby má samozřejmě i odkaz na zdrojovou agendu, ve které byl doklad zaveden. Agenda Pohyby na obrázku 6.
Obr. 6 - Ukázka agendy Pohyby, zdroj: Ekonomický systém POHODA
Ke zpracování inventury skladových zásob k libovolnému datu a případnému zaúčtování zjištěných inventarizačních rozdílů slouží agenda Inventura. Při sestavení inventury dochází k porovnání evidovaného a skutečného stavu zásoby. V systému POHODA je podporována i funkčnost pro výrobu, což znamená převod materiálových skladových zásob, ze kterých se výrobek skládá do výrobku. K rychlému vystavení prodejních dokladů, včetně výdeje ze skladu, tisku prodejních dokladů apod. můžeme využít agendu Prodejky.
MODUL MZDY Zpracování mezd patří u zaměstnavatelů k velmi náročným činnostem. I při malém počtu zaměstnanců musí mzdoví účetní zvládnout značné množství vědomostí z oblasti pracovního práva, sociálního zabezpečení, zdravotního pojištění, daňových zákonů, účetnictví a řady jiných souvisejících oborů, jejichž obsah se týká oblasti mezd. Program POHODA tuto náročnou práci mzdovým účetním usnadňuje tím, že umožňuje výpočet mezd zaměstnanců, poskytuje přehledy o vystavených mzdách a umožňuje tisk originálních tiskopisů, např. pro finanční úřad, okresní správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny. V ekonomickém systému POHODA je možné zpracovávat mzdovou evidenci pro neomezený počet zaměstnanců. Každá účetní jednotka má tedy možnost do agendy Personalistika zavést libovolný počet zaměstnanců, pro které bude zpracovávat a evidovat mzdové záznamy. Tzn. každému zaměstnanci, je možné nadefinovat slevy na
36
dani, způsoby zdanění, odvody pojistného, pravidelné srážky a nepřítomnosti v zaměstnání. Přehled nepřítomností zobrazuje obrázek 7.
Obr. 7 - Přehled nepřítomnosti zaměstnance, zdroj: Ekonomický systém POHODA
V praxi podnikatelských subjektů se uplatňují různé formy základní mzdy a prostřednictvím programu POHODA je možné zpracovat záznamy pro měsíční, hodinovou a úkolovou mzdu. Agenda Personalistika podporuje možnost elektronického odeslání evidenčních listů důchodového pojištění, oznámení o nástupu, resp. skončení zaměstnání, příloha k žádosti o dávky nemocenského pojištění a také přehledu o výši pojistného. Dále v programu najdeme podporu pro penzijní připojištění, životní pojištění a také výpočet a zaúčtování zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání (úrazové pojištění). Modul mzdy nabízí dvanáct agend pro vystavení mezd v jednotlivých měsících. Při výpočtu mezd program vychází ze mzdových údajů uvedených v personální evidenci (agenda Personalistika), z nominálního fondu pracovní doby příslušného měsíce a ze zadaných údajů o neodpracované době, taktéž ze jmenované agendy. Jednotlivé měsíční výpočty se archivují a do doby, než jsou zaúčtovány do účetnictví, je možné je opravovat. Na konci roku je možné provést automaticky roční vyúčtování daně z příjmu. Součástí programu je celá řada tiskopisů, které jsou navrženy shodně s úředním vzorem, a tak je po vytištění možné odevzdat na příslušný úřad nebo instituci. Tyto formuláře jsou také pravidelně aktualizovány, aby se shodovaly s úředními vzory. MODUL JÍZDY Eviduje vozidla, která jsou využívána pro podnikatelskou činnost, ale i soukromá vozidla, u nichž je nutné nejenom evidovat jízdy související s podnikatelskou činností, ale nabízí výpočet náhrady za ujeté kilometry a náhrady za spotřebované pohonné
37
hmoty. Na konci roku po vyplnění potřebných údajů, je možné vytisknout knihu jízd pro každé evidované vozidlo.
MODUL MAJETEK Umožňuje přehlednou evidenci dlouhodobého hmotného, dlouhodobého nehmotného, drobného a leasingového majetku. Systém podporuje v režimu účetnictví výpočet daňových i účetních odpisů. Po zavedení majetku do evidence a nastavení pořizovací ceny, způsobu odpisování a odpisové sazby se automaticky vypočítají daňové odpisy. Účetní odpisy jsou vypočteny na základě stanoveného odpisového plánu a doby životnosti majetku. Je možné zvolit měsíční či roční výpočet odpisů. Systém taktéž podporuje evidenci pronajatého majetku ve formě finančního i operativního leasingu. Automatický výpočet splátek, po celou dobu trvání nájmu, značně usnadní evidenci spojenou s tímto druhem majetku.
4.2.2 Varianty programu Účetní program POHODA je k dispozici v několika funkčně a cenově odlišných variantách.
Ekonomický systém lze kdykoli přizpůsobit narůstajícím potřebám a
nárokům zákazníků prostřednictvím rozšíření na vyšší variantu. Přehled variant ekonomického systému POHODA uvádí tento přehled: POHODA Mini – daňová evidence bez nadstandardních funkcí pouze pro jednu firmu; POHODA Lite – daňová evidence včetně souvisejících agend, včetně užitečných funkcí. Umožňuje zakázkové vedení daňové evidence pro neomezený počet firem; POHODA Jazz – varianta pro firmy, které samostatně nevedou účetnictví, tzn. pracují se skladovým hospodářstvím. Neobsahuje účetní, daňové, majetkové a mzdové agendy; POHODA Standard – daňová evidence včetně skladového hospodářství a mezd. Umožňuje zakázkové vedení daňové evidence pro neomezený počet firem;
38
POHODA Profi – účetnictví včetně souvisejících agend a řady užitečných funkcí. Umožňuje zakázkové vedení účetnictví pro neomezený počet firem; POHODA Premium – kompletní účetnictví včetně skladového hospodářství a mezd. Umožňuje vedení účetnictví pro neomezený počet firem; POHODA Komplet – varianta určená firmám a dalším subjektům, které chtějí zpracovávat daňovou evidenci i účetnictví v jediném komfortním programu. Umožňuje zakázkové vedení účetnictví i daňové evidence pro neomezený počet firem. Systém POHODA lze navíc rozšířit o volitelné doplňky a přídavné licence uvedené v tabulce 2. Doplňky/přídavné licence
POHODA Kasa Offline
Popis
Varianta
program pro rychlý maloobchodní
Jazz, Standard,
prodej prostřednictvím počítače,
Premium, Komplet
tzv. offline prodejní terminál POHODA PZD
centrála pobočkového zpracování
Standard, Premium,
dat
Komplet
nesíťová přídavná licence
Lite, Jazz,
POHODA MLP
Standard, Profi, Premium, Komplet příplatek za přístup zaměstnanců a Jazz, Standard,
POHODA Afilace Add.
další, majetkově propojené firmy
Profi, Premium, Komplet
uživatelské rozhraní v angličtině POHODA English UI
Jazz, Standard, Profi, Premium, Komplet
POHODA Look
prohlížení a kontrole účetních dat
Mini, Lite, Jazz,
a dokladů pořízených v jakékoliv
Standard, Profi,
jiné variantě
Premium, Komplet
Tab. 2 - Doplňky a přídavné licence, zdroj: STORMWARE, s. r. o.
39
4.2.3 Systémové požadavky Pro bezproblémový chod programu POHODA stačí běžné technické vybavení, pro síťový provoz výrobce doporučuje kvalitnější hardware. Systémové požadavky uvedené v následující tabulce 3 představují doporučené parametry (pro lokální instalaci): Technické vybavení
Doporučené parametry
Operační systém
Microsoft Windows 7 CZ, Microsoft Windows Vista SP1, Microsoft Windows XP SP3, (programy STORMWARE nejsou určeny pro Windows 2000 a starší operační systémy.
Procesor
Intel Core 2 Duo 2 GHz
Operační paměť
1 x 2048 MB zapojené jako Dual Channel (pro operační systém Windows Vista: 2 x 2048 MB)
Pevný disk
2 x SATAII, 7200 ot./min.
Záložní zdroj
APC 500 W (podle zdroje PC/serveru)
Tab. 3 - Systémové požadavky pro provoz systému POHODA, zdroj: STORMWARE, s. r. o.
4.2.4 Ceník produktů Účetní systém POHODA je k dispozici v několika obsahově a cenově odlišných variantách, pro podnikatelské subjekty s daňovou evidencí až po komplexní variantu vhodnou pro společnosti s účetnictvím včetně skladového hospodářství a mezd. Přehled cen všech variant ekonomického systému POHODA je uveden v tabulce 4.
Licence pro PC
CAL
MLP
2 – 3 PC
4 – 5 PC
1980 Kč
x
x
x
x
POHODA Lite
3 980 Kč
x
x
x
1 980 Kč
POHODA Jazz
5 980 Kč
8 970 Kč
11 960 Kč
2 380 Kč
2 380 Kč
POHODA Standard
7 980 Kč
11 970 Kč
15 960 Kč
3 180 Kč
3 180 Kč
POHODA Profi
7 980 Kč
11 970 Kč
15 960 Kč
3 180 Kč
3 180 Kč
POHODA Premium
11 980 Kč
17 970 Kč
23 960 Kč
4 780 Kč
4 780 Kč
POHODA Komplet
13 980 Kč
20 970 Kč
27 960 Kč
5 580 Kč
5 580 Kč
Varianta
1 PC
POHODA Mini
Tab. 4 - Ceník softwarových produktů POHODA 2011, zdroj: STORMWARE, s.r.o.
40
4.3 CÍGLER SOFTWARE, a.s. a přehled produktů Společnost CÍGLER SOFTWARE, a.s. je česká softwarová společnost působící na trhu IT od počátku roku 1990. V tomto roce uvedla na trh svůj první ekonomický systém Money. Společnost se zabývá vývojem, implementací a podporou moderních informačních a ekonomických systémů. V současné době tato společnost pokrývá svou nabídkou všechny segmenty trhu s IT, a to od malých přes středně velké společnosti až po velké nadnárodní koncerny. Společnost CÍGLER SOFTWARE, a. s. se od svého založení zaměřuje na vývoj kvalitních informačních systémů a zajišťuje technickou a poradenskou podporu na úrovni světových standardů, a také se odlišuje od většiny českých výrobců podnikových informačních
systémů
velkým
důrazem
kladeným
na
odbornost,
použití
nejmodernějších technologií, kvalitu softwaru a vysokou úroveň poskytovaných služeb. Filosofie přístupu společnosti Cígler Software je pro všechny zákazníky stejná: „poskytnout podniku informační systém, který mu bude nástrojem pro dosažení dlouhodobé stability, získávání konkurenčních výhod a předních pozic na trhu. Systém, který poroste spolu se zákazníkem.“ (CÍGLER, 2011) Během několika let se stala jednou z nejuznávanějších českých společností v oboru, svědčí o tom více než sto tisíc prodaných instalací, což řadí společnost do skupiny společností s jedním z nejrozšířenějších účetních systémů v České a Slovenské republice. Společnost Cígler Software, a. s. zaměstnává přes 100 kmenových IT odborníků a má čtyři pobočky v České republice v Praze, Brně, Plzni, Liberce a dvě na Slovensku v Bratislavě a Prešově. Hlavním softwarovým produktem, který společnost Cígler Software vyvíjí, je účetní a ekonomický systém MONEY S3. Je vhodný pro menší a střední společnosti, živnostníky a účetní kanceláře. Je dodáván v několika možných variantách, které se od sebe liší funkčností a obsaženými moduly, a je k dispozici lokální i síťová verze programu. Pro středně velké společnosti má společnost v nabídce ERP podnikové informační systémy Money S4 a Money S5. Jedná se o robustní systémy s moderní architekturou, které vedle běžných ekonomických a obchodních agend pokrývají
41
i specializovaná branžová řešení. Nabídku produktů Cígler Software tvoří tyto další aplikace: Target S3, Mobile S3, TaxEdit S3, JetWEB S3, CRM S3 a další.
4.4 Účetní a ekonomický systém Money S3 Money S3 je komplexní účetní a ekonomický software určený pro vedení účetních agend živnostníků, menších a středních firem. Umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci a vyhoví plátcům i neplátcům DPH. Systém je oborově neutrální a je vhodný nejen pro vedení účetních agend živnostníků, podnikatelů a společností, které se zabývají obchodem a poskytováním služeb, ale také pro svobodná povolání a pro vedení účetnictví příspěvkových a neziskových organizací. Dvacetileté zkušenosti společnosti Cígler Software s potřebami uživatelů se v Money S3 promítly do celé řady nadstandardních funkcí a vlastností. Navíc si Money S3 získává zákazníky díky jednoduchému a intuitivnímu ovládání, uživatelsky přívětivému prostředí a přístupné ceně.
Obr. 8 - Účetní a ekonomický systém Money S3, zdroj: Ekonomický systém Money S3
4.4.1 Moduly a agendy Nabídka modulů a agend se liší podle jednotlivých kompletů programu. Já jsem se zaměřila na vlastnosti kompletu Money S3 Premium. Je to nejvyšší varianta účetního programu Money S3 s daňovou evidencí a účetnictvím, včetně skladů, mzdové agendy pro neomezený počet zaměstnanců a libovolné množství dokladů. Z hlavního menu jsou
42
k dispozici tyto moduly: Účetnictví, Fakturace, Adresář, Sklady, Objednávky, Analýzy, Mzdy, Majetek a Jízdy. MODUL ÚČETNICTVÍ Nabídka agend se v tomto menu bude lišit podle zvoleného typu účetní jednotky. Pro daňovou evidenci nebo účetnictví obsahuje systém vždy všechny potřebné a závazné evidence a knihy. Systém Money S3 je připraven i pro vedení účetnictví, resp. daňové evidence na zakázku pro neomezený počet účetních jednotek a je proto vhodný i pro profesionální účetní. Je-li zvolena daňová evidence, je hlavní knihou peněžní deník, který se vytváří automaticky při pořizování dokladů. Zároveň je v peněžním deníku uchována vazba na zdrojový doklad, ze kterého byl záznam pořízen. Typ účetnictví, je pak určeno pro zpracování účetnictví podnikatelským subjektům, nevýdělečným a příspěvkovým organizacím. Hlavní knihou je zde účetní deník, který je tvořen automaticky při zápisu a opravách prvotních dokladů ve všech souvisejících agendách (banka, pokladna, faktury, interní doklady apod.). Zároveň je v účetním deníku uchována vazba na zdrojový doklad, ze kterého byl záznam pořízen, je možné přímo z deníku vstoupit do zdrojového dokladu. Modul Účetnictví disponuje agendami pro banky a pokladny, kdy můžeme vést libovolný počet bankovních účtů a pokladen, a to i v cizích měnách, dalšími agendami jsou ostatní závazky, ostatní pohledávky, interní doklady apod. Přehled nabídky modulu Účetnictví znázorňuje obrázek 9.
Obr. 9 - Nabídka modulu Účetnictví, zdroj: Ekonomický systém Money S3
43
Pomocí salda, lze v systému Money S3 bez problémů kontrolovat stav uhrazení jednotlivých pohledávek a závazků. Z prvotních daňových dokladů zapsaných do programu jsou automaticky zpracovány podklady pro přiznání k dani z přidané hodnoty. Toto přiznání je pak možné rychle vytvořit a podat na Finanční úřad nebo jej odeslat v elektronické podobě. Obdobným způsobem jsou vytvářeny i podklady pro daň z příjmů. Modul účetnictví také disponuje funkcí pro sledování pohledávek po splatnosti, jedná se o funkci Kontrola úhrad. Která pak následně umožňuje tisk upomínek a penalizací, nebo kompletních seznamů dlužníků a věřitelů. Na konci roku systém Money S3 ulehčuje práci s uzávěrkovými operacemi. Automaticky převede neuhrazené doklady do nového roku, založí bankovní účty a pokladny, a zavede počáteční stavy všech účtů, které jsme během roku používali.
MODUL FAKTURACE Modul fakturace tvoří spolu s účetnictvím a s evidencí plateb jednu z nejdůležitějších částí firemní administrativy. V mnoha případech je spojena s velkým objemem ruční práce. Účetní program Money S3 uchovává vystavené a přijaté faktury ve dvou samostatných seznamech, jejich struktura je však podobná. Modul Fakturace je plně provázán s ostatními moduly systému Money S3, a to na straně jedné s účetnictvím, na straně druhé se systémem objednávek a skladovým hospodářstvím, a tak lze při správném nastavení programu fakturu vystavit několika rychlými kroky (např. z připravené objednávky), a zároveň je faktura i zaúčtována. Aby modul Fakturace fungoval bez chyb, je potřeba věnovat velkou péči nastavení programu, např. nastavení agendy vydané, resp. přijaté faktury, nastavení účetního roku, nastavení číselných řad, cizí měny apod. Modul Fakturace disponuje také funkcí pro vedení a sledování kreditu pro jednotlivé odběratele, nebo možností kontroly splatnosti faktur zvoleného odběratele. Zadávat faktury v účetním programu napomáhají šablony, které předvyplní formulář vystavované faktury a výrazně tak urychlí a zjednoduší zadávání dokladů. Ukázka dialogového okna pro zadání vydané faktury, obrázek 10. 44
Obr. 10 - Dialogové okno pro vložení nové vydané faktury, zdroj: Ekonomický systém Money S3
Vystavené faktury můžeme exportovat ve formátu CSV, který importuje tyto doklady do online aplikace České pošty. Tato funkce slouží pro zpracování podkladů potřebných k podání poštovních poukázek, zásilek, k archivaci dat o podaných zásilkách a k tisku adresních štítků MODUL ADRESÁŘ Dobře vedený a pravidelně aktualizovaný adresář je považován jedním ze základů úspěšného podnikání. Adresář tak tvoří základní informační materiál o obchodních partnerech a umožňuje přípravu obchodních případů (nabídky, poptávky), stanovení cenových hladin nebo kompletního ceníku. Agenda pomáhá organizovat veškeré dokumenty vázající se k dané adrese a snadno tak eviduje i průběh obchodního styku s jednolitými obchodními partnery. Ke každé adrese lze vést neomezené množství kontaktních osob a sledovat řadu dalších užitečných podrobností, jako je například poslední pohledávka apod. Pro sledování obchodních aktivit vázaných ke konkrétnímu obchodnímu partnerovi a zakázce, resp. obchodním případům, je v systému Money S3 k dispozici funkce CRM. Tato funkce umožňuje připojit k jednotlivým záznamům (odběratel, dodavatel, obchodní případ apod.) dokumenty v elektronické podobě. Získat informace o novém obchodním partnerovi je snadné prostřednictvím následujících funkcí. Tzv. Firemní Lustrátor od společnosti Creditinfo Czech umožní lustrovat či vyhledávat základní informace o nové firmě, zjistí její platební morálku, ekonomickou činnost. Vyhledávání probíhá na základě zadaného IČ obchodního partnera. Další funkcí, která poskytuje finanční informace o ekonomických subjektech 45
je služba společnosti Czech Credit Bureau. Hodnocení ekonomického stavu vybraného subjektu je prováděna na základě hodnotícího ukazatele Semafor CRIBIS. Kde jsou uvedeny jednotlivé stupně ukazatele (standardní opatrnost v obchodních vztazích, zvýšená opatrnost v obchodních vztazích a vysoká opatrnost v obchodních vztazích). Adresář je přímo propojený s internetovou službou Logobox, veřejnou a bezplatnou databází log českých a slovenských firem. Můžeme tak na základě zadaného IČ firmy vyhledat logo a provést jeho načtení. MODUL SKLADY Modul Sklady umožňuje vedení neomezeného množství skladů, které lze dále dělit na skladové skupiny, umožňující rychlou orientaci v rozsáhlých seznamech skladových karet. Skladové karty můžeme volitelně rozlišit až do pěti typů: běžná jednoduchá karta, služba (např. poštovné, balné), karty složené z více jiných skladových karet (sada a komplet), a posledním typem je výrobek. Zásoby na skladě jsou oceňovány průměrnou pořizovací cenou, která je vypočtena jako vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen nebo z vlastních nákladů a množství zásob na skladě. Vážená průměrná cena zásob je aktualizována průběžně po každém příjmu na sklad, resp. po zvolení ručního přepočtu ceny zásob. K analýze provedených skladových operací využijeme seznam všech skladových pohybů v agendě Skladové pohyby. Každý pohyb skladové zásoby má samozřejmě i odkaz na zdrojovou agendu, ve které byl doklad zaveden. Agenda Skladové pohyby na obrázku 11.
Obr. 11 - Skladové pohyby v systému Money S3, zdroj: Ekonomický systém Money S3
46
Agenda Dodávky zabezpečí evidenci dodávek, kdy při každém příjmu zboží budou vedeny nákupní a pořizovací ceny, datum nákupu a další. Při prodeji si pak podle těchto kritérií můžeme zvolit, jaké zboží vyskladníme nejdříve (FIFO metoda, prodej z nejstarších dodávek apod.). Ke zpracování inventury skladových zásob k libovolnému datu a případnému zaúčtování zjištěných inventarizačních rozdílů slouží agenda Inventura. Při sestavení inventury dochází k porovnání evidovaného a skutečného stavu zásoby. Modul Sklady obsahuje řadu běžných tiskových sestav (přehledy, soupisy dokladů), můžeme sledovat obraty zboží podle mnoha kritérií (obrat dle skladů, zásob, prodejců, středisek atd.). Součástí modulu sklady je i export výkazů Intrastat, umožňující díky přehlednému průvodci posílat odpovídající výkazy pro sledování pohybu zboží při obchodu mezi členskými zeměmi Evropské unie, přímo ze systému Money S3. MODUL OBJEDNÁVKY Modul objednávky nabízí plynulé vyřizování objednávek v požadovaných termínech, což je nezbytným předpokladem úspěšné firmy. Nabídku modulu objednávky tvoří tyto agendy nabídky, poptávky a objednávky (vydané i přijaté), a také rezervace skladových položek a automatické generování objednávek. Program Money pomáhá při sestavování objednávek, např. informacemi o tom, kolik zboží je třeba objednat na základě dat vložených do systému, dále informacemi o prodeji za minulé období apod. Agenda Rezervace umožňuje rezervovat skladové položky, resp. zboží pro konkrétního obchodního partnera. MODUL ANALÝZY Modul Účetní analýzy slouží k tzv. „čištění salda“, tedy ke zjišťování stavu likvidace pohledávek a závazků k datu a jejich zaúčtování. Tento modul urychlí práci účetním při sestavování a párování salda, kdy musí procházet jednotlivé doklady, následně je opravovat a pak znovu sestavovat saldo, tato práce jím díky modulu analýzy odpadá. Tuto činnost umožňuje modul analýzy provádět on-line s okamžitou vizualizací změněných dokladů. Opravy dokladů můžeme provést přímo v agendě Účetní analýzy a nemusíme tak hledat doklad v příslušných agendách.
47
MODUL MZDY Zpracování mezd patří u zaměstnavatelů k velmi náročným činnostem. I při malém počtu zaměstnanců musí mzdoví účetní zvládnout značné množství vědomostí z oblasti pracovního práva, sociálního zabezpečení, zdravotního pojištění, daňových zákonů, účetnictví a řady jiných souvisejících oborů, jejichž obsah se týká oblasti mezd. Program Money tuto náročnou práci mzdovým účetním usnadňuje tím, že umožňuje výpočet mezd zaměstnanců, poskytuje přehledy o vystavených mzdách a umožňuje tisk originálních tiskopisů, např. pro finanční úřad, okresní správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny. V účetním systému Money je možné zpracovávat mzdovou evidenci pro neomezený počet zaměstnanců. Každá účetní jednotka má tedy možnost do agendy Zaměstnanci zavést libovolný počet zaměstnanců, pro které bude zpracovávat a evidovat mzdové záznamy. Tzn. pro každý pracovní poměr, je možné nadefinovat způsoby zdanění, odvody pojistného a ten následně přiřadit zaměstnanci. Samotnému zaměstnanci je možné přednastavit, základní údaje (osobní údaje, mzdové údaje a propojení na jízdy), dále slevy na dani, nezdanitelné částky, odvody pojistného, a také pravidelné srážky a nepřítomnosti v zaměstnání. Přehled nepřítomností zobrazuje obrázek 12.
Obr. 12 - Přehled nepřítomností zaměstnance v systému Money, zdroj: Ekonomický systém Money S3
Samotné zpracování mezd se provádí, tak že v každém měsíci zavedeme zaměstnanci mzdovou kartu, která je složená ze záložek Odpracováno, Hrubá mzda, Vyúčtování zaměstnanec, Vyúčtování zaměstnavatel a případně i Nemocenské dávky. Systém Money S3 navíc umožňuje zvolit možnost zadávání složkových mezd. Každému zaměstnanci je možné nadefinovat jednotlivé složky mzdy, tzn. rozepsat měsíční mzdu (např. základní tarifní plat, osobní ohodnocení, přípatek za vedení, odměny apod.).
48
Součástí programu je celá řada tiskopisů, které jsou navrženy shodně s úředním vzorem, a tak je po vytištění možné odevzdat na příslušný úřad nebo instituci. Formuláře je možné také odevzdat elektronickou cestou. Tyto formuláře jsou pravidelně aktualizovány, aby se shodovaly s úředními vzory.
MODUL MAJETEK Modul Majetek slouží k evidenci a účtování dlouhodobého i drobného, hmotného a nehmotného majetku, ale i majetku zakoupeného na leasing. Jednotlivé karty majetku evidují pohyb, daňové a účetní odpisy. U leasingového majetku si můžeme vygenerovat splátkový
kalendář,
včetně
daňových
nákladů.
Karta
leasingového
majetku
na obrázku 13.
Obr. 13 - Karta leasingového majetku, zdroj: Ekonomický systém Money S3
Veškeré pohyby (pořízení, resp. vyřazení) majetku, splátky leasingového majetku nebo odpisy můžeme také zavést zaúčtováním do účetního deníku. MODUL JÍZDY Tento modul umožňuje vedení knihy jízd, tedy kompletní evidence služebních a soukromých vozidel. Pro bezchybné vedení knihy jízd je nutné provést nastavení v seznamových agendách, a to Zaměstnanci a Vozidla. Dále je nutné pečlivě evidovat seznam cen za pohonné hmoty, cen za 1 kilometr a výši základní náhrady. Systém Money, pak následně provede automaticky vyúčtování k jednotlivým jízdám.
49
4.4.2 Varianty programu Účetní a ekonomický program Money S3 je k dispozici ve formě cenově zvýhodněných kompletů ve čtyřech kategoriích: pro podnikatelské subjekty, daňové a účetní poradce, neziskové a příspěvkové organizace a poslední kategorií jsou školy a vzdělávací zařízení. Zákazník si vybere produkt odpovídající kategorie a takový, který nejlépe vyhoví jeho potřebám. Výhodou systému Money S3 je možnost postupného rozšiřování, tzn. kdykoli lze systém přizpůsobit narůstajícím potřebám a nárokům. Je možné rozšířit počet licencí, nebo je možné přejít na komplet vyšší pouze za rozdíl cen jednotlivých kompletů. Přehled kompletů systému Money S3 uvádí tabulka 5.
Komplet
Popis Kompletní verze účetního systému s možností vedení pouze
Money S3 Lite
jedné účetní jednotky a jednoho skladu, je omezené i množství dokladů. Daňová evidence bez možnosti vedení skladů a mzdové
Money S3 Mini
agendy, umožněno libovolné množství dokladů. Komplet skladového programu, pro firmy, které vedou pouze skladovou
evidenci
a
navazující
agendy
(fakturace,
Money S3 Sklad
objednávky apod.), umožněno libovolné množství dokladů.
Money S3 Business
Daňová evidence se skladovým hospodářstvím, objednávkami a mzdami pro neomezený počet zaměstnanců, umožněno libovolné množství dokladů.
Money S3 Office
Komplet
účetního
programu
pro
společnosti,
vedoucí
účetnictví s fakturací a navíc obsahuje i modul daňová evidence, umožněno libovolné množství dokladů. Money S3 Premium
Nejvyšší varianta účetního programu s daňovou evidencí a účetnictvím, včetně skladů, mezd pro neomezený počet zaměstnanců, umožněno libovolné množství dokladů.
Tab. 5 - Přehled kompletů Money S3, zdroj: Cígler Software, s.r.o.
50
Účetní systém Money S3 lze navíc rozšířit o přídavné moduly, které jsou propojeny s Money S3, jednotlivé moduly jsou uvedené v tabulce 6. Přídavný modul
Popis
Money S3 Kasa
Softwarová registrační pokladna, slouží pro rychlý prodej zásob pomocí klávesnice nebo dotykové obrazovky. Systém řízení lidských zdrojů. Jedná se o nástroj pro komplexní
Target S3
podporu práce v organizačních, personálních a mzdových útvarech podniků. Mobilní řešení pro Money, nabízí aktuální informace
Mobile S3
o kontaktech
a
skladových
zásobách,
prostřednictvím
mobilních zařízení. Profesionální daňová kancelář, jedná se o software určený pro
TaxEdit S3
snadné a rychlé sestavení daňových přiznání. Internetový
JetWEB S3
obchod
a
publikační
systém,
jedná
se
o profesionální elektronický obchod. Řízení zákaznických vztahů ve spojení s ekonomickým
CRM S3
systémem Money S3. Evidence přijaté a odeslané pošty, jedná se o pomocníka
Poštmistr
s prodejem listovních zásilek, balíků a poštovních poukázek a dalších typů zásilek. Manažerský informační systém, jedná se o kvalitní a
JetMIS S3
propracovaný reporting pro vedoucí pracovníky. Jednoduchá evidence obalů podléhajících likvidaci podle platné
Obaly S3
legislativy. Promo Manager
Správa a plánování projektů a akcí reklamní agentury.
Service Manager
Evidence a vyřizování servisních zakázek, aplikace určena firmám (oprava PC, chladniček apod.).
Dynamic Report 2
Jedná se o soubor přehledových sestav pracujících on-line s daty Money S3.
Smart Emailing
Webová aplikace pro hromadné rozesílání emailů a správu emailových kampaní. Tab. 6 - Přehled přídavných modulů, zdroj: Cígler Software, s.r.o.
51
4.4.3 Systémové požadavky Pro bezproblémový chod programu Money S3 stačí běžné technické vybavení, pro síťový provoz výrobce doporučuje kvalitnější hardware. Systémové požadavky uvedené v následující tabulce 7 představují doporučené parametry, pro lokální instalaci: Technické vybavení
Doporučené parametry
Operační systém
Microsoft Windows Vista, 2000, 7, vždy včetně dostupných aktualizací, v české verzi a s využitím souborového systému NTFS.
Procesor
2 GHz a vyšší
Operační paměť
Min. 512 MB
Pevný disk
SATA s min.7200 ot. a alespoň 1 GB volného místa pro program a menší agendu. Pro každou další agendu s 1 000 doklady navíc asi 100 MB diskového prostoru.
Záložní zdroj
UPC a další volitelná zařízení
Tab. 7 - Systémové požadavky pro provoz systému Money S3, zdroj: Cígler Software, s.r.o.
4.4.4 Ceník produktů Účetní systém Money S3 je k dispozici v několika obsahově a cenově odlišných kompletech, pro podnikatelské subjekty s daňovou evidencí až po komplexní variantu vhodnou pro společnosti s účetnictvím včetně skladového hospodářství a mezd. Přehled cen všech kompletů účetního systému Money S3 je uveden v tabulce 8.
Varianta
Licence pro PC 1 PC
2. – 5. licence
6. a každá další licence
Money S3 Lite
3 490 Kč
1 990 Kč
3 190 Kč
Money S3 Mini
1 990 Kč
1 990 Kč
3 190 Kč
Money S3 Sklad
4 990 Kč
1 990 Kč
3 190Kč
Money S3 Business
7 990 Kč
1 990 Kč
3 190 Kč
Money S3 Office
7 990 Kč
1 990 Kč
3 190 Kč
Money S3 Premium
11 990 Kč
2 990 Kč
4 790 Kč
Tab. 8 - Ceník nabízených kompletů společností Cígler, zdroj: Cígler Software, s.r.o.
52
5 Porovnání vybraných ekonomických systémů 5.1 Porovnání systémů podle vybraných hledisek Hlavním cílem této bakalářské práce bylo porovnání vybraných ekonomických systémů. Zvolila
jsem
si
ekonomický
systém
POHODA
Komplet
od
společnosti
Stormware, s. r. o. a účetní a ekonomický systém Money S3 od společnosti Cígler Software, a. s. Samotné porovnání ekonomických systémů je provedeno na základě těchto vybraných hledisek: 1) Nabídka modulů a funkcí 2) Ovládání a dostupnost dat 3) Aktualizace systémů 4) Cenové porovnání 1) Nabídka modulů a funkcí Programy POHODA i Money S3 se ovládají pomocí hlavního menu, které představuje nabídku modulů, které jsou v programech k dispozici. Systém POHODA nabízí tyto moduly: Nastavení, Adresář, Účetnictví, Fakturace, Sklady, Mzdy, Jízdy a Majetek. Program Money S3 má k dispozici tyto moduly:
Účetnictví, Fakturace, Adresář,
Sklady, Objednávky, Analýzy, Mzdy, Majetek a Jízdy. Porovnání nabídky modulů ve
Objednávky
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
Analýzy
Fakturace
*
Majetek
*
Skladové hospodářství
Money S3 Premium
Personalistika a mzdy
*
Pokladna a Banka
*
Adresář
Účetnictví
POHODA Komplet
Nastavení
Daňová evidence
vybraných variantách ekonomických systémů uvádí tabulka 9.
*
Tab. 9 - Srovnání ekonomických systémů z hlediska nabídky modulů, zdroj: vlastní zpracování
Každý modul se následně člení do několika úrovní, kterým se říká agendy. Nabídka jednotlivých agend ve vybraných systémech je velice široká. Porovnání funkčnosti systémů podle nabídky modulů: Adresář, Účetnictví, Fakturace, Objednávky, Mzdy, Sklady, Majetek, Jízdy a Analýzy. Modul Adresář v obou systémech slouží k evidenci obchodních partnerů a zákazníků. A pomáhá tak organizovat veškeré dokumenty vázající se k dané adrese a snadno tak eviduje i průběh obchodního styku s jednolitými obchodními partnery. Program POHODA i Money S3 nabízí funkci k ověření shodnosti IČ s fakturační adresou pomocí informačního systému ARES lze provést ověření shodnosti IČ s fakturační adresou. Navíc pomocí elektronického systému VIES umožňuje ověřit platnost DIČ přiděleného pro účely DPH v jednotlivých státech Evropské unie. Money S3 nabízí oproti systému POHODA navíc tyto funkce: – prostřednictvím tzv. Firemního Lustrátoru lze získat informace o novém obchodním partnerovi, zjistí její platební morálku, ekonomickou činnost. Vyhledávání probíhá na základě zadaného IČ obchodního partnera, – funkce, která poskytuje finanční informace o ekonomických subjektech je služba společnosti Czech Credit Bureau. Modul Účetnictví obsahuje vždy všechny potřebné, závazné evidence a knihy pro zvolenou variantu, buď pro vedení daňové evidence, nebo účetnictví. Oba systémy vytvářejí hlavní knihy automaticky při zápisu a opravách prvotních dokladů ve všech souvisejících agendách, např. pokladna, banka, faktury, interní doklady apod. Zároveň je v těchto knihám uchována vazba na zdrojový doklad, ze kterého byl záznam pořízen. Výpisy v elektronické formě lze prostřednictvím služby homebanking importovat v obou vybraných systémem. Po načtení výpisů programy postupně realizují spárování, likvidaci a zaúčtování jednotlivých položek. Taktéž plátci daně z přidané hodnoty ocení možnost vystavení daňového přiznání k DPH a také jeho elektronické podání na Portál veřejné správy nebo pomocí aplikace EPO.
54
Na konci roku oba systémy ulehčují práci s uzávěrkovými operacemi. Automaticky převedou neuhrazené doklady do nového roku, založí bankovní účty a pokladny, a zavedou počáteční stavy všech účtů, které jsme během roku používali. Modul Fakturace tvoří spolu s účetnictvím a s evidencí plateb jednu z nejdůležitějších částí firemní administrativy v obou systémech. Funkce ve vybraných systémech jsou v tomto modulu téměř totožné. Program POHODA nabízí oproti Money S3 navíc možnost výměny dokumentů elektronickou cestou ve formátu ISDOC pro elektronickou fakturaci. Oba systémy umožňují export dokladů ve formátu PDF. Systém POHODA disponuje širší nabídkou tiskových sestav a výstupů, od dokladových sestav, tiskopisů, soupisek, přehledů a grafů, adresní štítky, až po kontrolní sestavy nebo sestavy ve formátu HTML. Modul Objednávky nabízí plynulé vyřizování objednávek v požadovaných termínech. Objednávky jsou v systému Money S3 samostatným modulem, v systému POHODA jsou objednávky, ale i ostatní obchodní agendy součástí modulu Fakturace. Program Money S3 oproti systému POHODA umožňuje rezervovat skladové položky, resp. zboží pro konkrétního obchodního partnera. Modul Mzdy, oba systémy umožňují zpracovávat mzdy pro neomezený počet zaměstnanců. Taktéž podporují možnost elektronického odeslání evidenčních listů důchodového
pojištění,
oznámení
o
nástupu,
resp.
skončení
zaměstnání,
příloha k žádosti o dávky nemocenského pojištění a také přehledu o výši pojistného. Program POHODA má k dispozici podporu pro penzijní připojištění, životní pojištění (systém Money toto neumožňuje), a také výpočet a zaúčtování zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání (úrazové pojištění). Systém Money S3 navíc umožňuje zvolit možnost zadávání složkových mezd. Každému zaměstnanci je možné nadefinovat jednotlivé složky mzdy, tzn. rozepsat měsíční mzdu (např. základní tarifní plat, osobní ohodnocení, přípatek za vedení, odměny apod.). Tuto možnost systém POHODA nenabízí.
55
Součástí vybraných programů je celá řada tiskopisů, které jsou navrženy shodně s úředním vzorem, a tak je po vytištění možné odevzdat na příslušný úřad nebo instituci. Tyto formuláře jsou také pravidelně aktualizovány, aby se shodovaly s úředními vzory. Modul Sklady umožňuje vedení neomezeného množství skladů ve vybraných systémech. Zásoby na skladě jsou oceňovány průměrnou pořizovací cenou, která je vypočtena jako vážený aritmetický průměr z pořizovacích cen nebo z vlastních nákladů a množství zásob na skladě. Systém Money S3 navíc umožňuje při prodeji zboží zvolit si, jaké zboží vyskladníme nejdříve (FIFO metoda, prodej z nejstarších dodávek apod.). Oba programy disponují agendou pro analýzu provedených skladových operací, kde je seznam všech skladových pohybů. V systému POHODA je oproti Money S3 podporována i funkčnost pro výrobu, což znamená převod materiálových skladových zásob, ze kterých se výrobek skládá do výrobku. Modul Majetek, oba systémy nabízejí stejnou funkčnost při evidenci majetku a výpočtu daňových, resp. účetních odpisů. Evidence leasingového majetku se liší pouze v pořizování majetku do evidence, výpočet splátek a daňových nákladů je totožný. Modul Jízdy, oba systémy nabízejí stejnou funkčnost při evidenci služebních a soukromých vozidel. Také umožňují výpočet náhrady za ujeté kilometry a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Modul Analýzy slouží k tzv. „čištění salda“, tedy ke zjišťování stavu likvidace pohledávek a závazků k datu a jejich zaúčtování. Tento modul urychlí práci účetním při sestavování a párování salda. Tento modul je k dispozici pouze v systému Money S3. 2) Ovládání a dostupnost dat Ekonomický systém POHODA se ovládá ve všech agendách shodným způsobem, znamená to, že se jednotlivé operace provádějí stejně. Většinu operací lze provést pomocí klávesnice nebo s použitím myši. Otevřít požadovanou agendu můžeme z hlavní nabídky nebo pomocí klávesových zkratek. Okno, které se nám otevře je 56
rozděleno do třech hlavních částí, a to formulář, hlavní tabulka a panel agend. Formulář v horní části okna agendy zobrazuje detailní pohled na aktuální záznam a slouží především k zápisu nových záznamů nebo k jejich opravě. Tabulka je umístěna ve spodní části okna pod dělicím pruhem. Zobrazuje především seznam záznamů agendy a umožňuje s nimi provádět řadu operací, a to především různé výběry, součty hodnot uvedených ve sloupcích, kopírování záznamu. V horní části tabulky najdeme několik záložek, pomocí kterých je možné pracovat se záznamy v tabulce. V pravé části okna je umístěn Panel agend, který urychluje přepínání mezi agendami a zobrazuje případné vazby mezi nimi. Otevřené agendy tak můžeme přepínat jedním stiskem levého tlačítka myši. Money S3, veškeré ovládání programu realizujete pomocí Aktivní pracovní plochy. Je to prostředí, které obsahuje hlavní ovládací prvky programu a ve kterém pracujeme s jednotlivými seznamy. K vlastnímu vkládání dat v programu Money S3 slouží karty. Aktivní pracovní plocha je rozdělena do čtyř částí, v horní části je hlavní menu programu, které slouží k otevírání všech seznamů a funkcí. V levé části aktivní pracovní plochy je k dispozici panel Money, který obsahuje několik záložek a slouží k urychlení a jednoduššímu ovládání programu. Především se jedná o záložku Navigátor, kde jsou všechny seznamy z hlavního menu seřazené do stromové struktury. Hlavní částí aktivní pracovní plochy je hlavní plocha, jedná se o prostor pro vlastní práci s programem. Kde si formou záložek můžeme otevřít jednotlivé seznamy a nad touto plochou si pak otevírat karty pro vlastní vkládání dat. 3) Aktualizace systémů Jedná se o aktualizaci systému, do které jsou zapracovány změny v zákonech, nové funkce a požadavky uživatelů. Podnik by při rozhodování měl sledovat dostupnost aktualizací a především jejich cenu. Ekonomický systém POHODA tyto aktualizace nabízí jako soubor služeb, který se nazývá SERVIS, zahrnuje předplatné aktualizací programu a zákaznické podpory pro daný rok. Jedná se tedy o minimální balík služeb potřebný pro provoz aplikace. Během roku jsou k dispozici tři aktualizace, a to v lednu (obsahuje především legislativní změny, platné od začátku roku), v květnu (obsahuje nové funkce) a v říjnu (nabízí 57
nejvíce novinek za celý rok). V rámci zákaznické podpory je nabízena samozřejmě telefonická i internetová podpora. Money S3 nabízí aktualizace prostřednictvím služeb formou Podpory a Aktualizace, účetní program je tak k dispozici se zajištěnou podporou, vždy aktuální a připravený pro nový účetní rok. Během roku jsou k dispozici dvě aktualizace, a to v lednu (obsahuje především legislativní změny, platné od začátku roku) a v říjnu (obsahuje nové funkce). V rámci zákaznické podpory je nabízena samozřejmě telefonická i internetová podpora. 4) Cenové porovnání Celkové náklady na pořízení ekonomického systému netvoří pouze cena samotného softwaru, ale jsou to náklady na aktualizace, zaškolení uživatelů, zákaznickou podporu atd. Porovnání cen vybraných softwarů je provedeno na nejvyšších variantách, které nabízejí nejvíce funkcí a modulů, umožňují vedení daňové evidence i účetnictví. Tabulka 10 uvádí porovnání cen při pořízení softwaru na jeden nebo tři počítače. Ceny jsou uvedené bez DPH a jsou platné pro rok 2011. Ekonomický systém
Licence na 1 PC
Licence pro 3 PC
POHODA Komplet
13 980 Kč
20 970 Kč
Money S3 Premium
11 990 Kč
20 960 Kč
Tab. 10 - Cenové porovnání ekonomických systémů, zdroj: vlastní zpracování
Porovnání cen aktualizací vybraných softwarů je provedeno pro nejvyšší varianty systémů a pro jeden počítač. Toto porovnání zobrazuje tabulka 11. Ceny jsou uvedené bez DPH a jsou platné pro rok 2011. Ekonomický systém
Licence na 1 PC
Aktualizace/licence
POHODA Komplet
3 220 Kč
23%
Money S3 Premium
3 490 Kč
29%
Tab. 11 – Cenové porovnání aktualizací pro jednu licenci, zdroj: vlastní zpracování
Podle cenového porovnání vychází výhodněji účetní a ekonomický systém Money S3, a to i včetně nabízených aktualizací.
58
5.2 Vyhodnocení porovnání ekonomických systémů Program POHODA nabízí širokou škálu možností a disponuje řadou nadstandardních funkcí, které ocení každý, kdo si potrpí na profesionální vzhled firemních dokumentů a podrobný a úplný přehled o vlastním hospodaření. POHODA vyniká také uživatelským komfortem srovnatelným s produkty Microsoft Office, s nimiž i datově spolupracuje. Ovládání programu je velice jednoduché, intuitivní a ve všech agendách jednotné. Lze říci, že je ekonomický systém POHODA uživatelský přívětivý. Systém POHODA disponuje širokou nabídkou tiskových sestav a výstupů, od dokladových sestav, tiskopisů, soupisek, přehledů a grafů. Díky přijatelné ceně v porovnání s nabízenou funkčností a dalšími možnostmi, hodnotím systém jako nejlepší. Money S3 je komplexní účetní a ekonomický software určený pro vedení účetních agend živnostníků, menších a středních firem. Systém je oborově neutrální a je vhodný nejen pro vedení účetních agend živnostníků, podnikatelů a společností, ale také pro svobodná povolání a pro vedení účetnictví příspěvkových a neziskových organizací. Ovládání programu je ve všech agendách jednotné, avšak pro mě nevyhovující. Pořizování záznamů v jednotlivých agendách je časově dosti náročné, a to z toho důvodu, že je nutné stále znovu otevírat další a další karty pro zápis dat. Money S3 obsahuje širokou nabídku nápovědy, která je v některých agendách nepřehledná. Ve vybrané verzi Money S3 Premium je k dispozici malá nabídka tiskových sestav, je sice možné nechat si vytvořit další tiskové sestavy na přání uživatele, od dodavatele softwaru, ale samozřejmě s dalšími náklady na systém.
5.3 Hodnocení
spokojenosti
uživatelů
s ekonomickým
systémem POHODA Míru spokojenosti uživatelů s ekonomickým systémem POHODA jsem si ověřila prostřednictvím dotazníku spokojenosti. Dotazník se skládá ze série otázek, jejichž cílem je získat názory a požadavky od uživatelů vybraného ekonomického systému, a
59
také zjistit zda jsou uživatelé se systémem spokojeni. Výsledky průzkumu mezi uživateli systému POHODA: 1. Co na programu POHODA nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? Nejvíce uživatelé oceňují přehlednost a snadnou ovladatelnost ekonomického systému. Možnosti a funkce programu dobře využijí a pochopí úplní nováčci. Při testování demoverze programu se uživatelům s verzí nejlépe pracovalo. 2. V čem je podle Vás program POHODA opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Mezi hlavní výhody patří především velký rozsah funkcí, výborná editace záznamů, jednoduchost obsluhy programu a hlavně četné tiskové výstupy, včetně tiskopisů na FÚ, ČSSZ, zdravotní pojišťovny a to i v elektronické podobě.
3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? Nejrozšířenějším formátem pro výměnu účetních dokladů využívají uživatelé formát PDF a vždy k plné spokojenosti. Dalším oblíbeným formátem pro export dat je využíván formát MS Excel.
4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Z dotazníku vyplynulo, že nejčastěji pracujete s celým modulem Fakturace, který obsahuje faktury přijaté, vydané, zálohové a objednávky a pak je to Banka a Pokladna. Dalším využívaným modulem jsou Sklady a Mzdy. Funkčnost ve větší míře vyhovuje. Jediné, co by uživatelé uvítali je v modulu Fakturace snadný export zásilek do PPL a ve Skladech zlepšit práci s cizími měnami a možnost využívat různé ceníky.
60
5. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o výrobní modul? Uživatelé v současné době výrobní modul nepotřebují, nebo nemají představu, co by takový modul měl umět.
6. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o nějaký další modul? A jaký? Většina uživatelů nemá zájem o další modul. Jeden uživatel by uvítal modul Expedice, kde by bylo možné fakturám přiřazovat čísla zásilek, a dále automatické propojení se systémy největších přepravců – pošta, PPL, DPD, atd. 7. Využíváte informace z internetových stránek www.pohoda.cz ? Internetové stránky společnosti STORMWARE jsou navštěvovány málokdy. Nejvíce se uživatelé zajímají o zákaznické centrum, kde mají přehled o svých zakoupených licencích, využívají zde možnosti stažení aktualizací a diskutují svoje postřehy nebo potřeby s jinými uživateli. 8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost STORMWARE? Se současnou nabídkou služeb společnosti STORMWARE jsou uživatelé spokojeni a považují ji za dostatečnou. 9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti STORMWARE řešeny k Vaší spokojenosti?
Požadavky uživatelů jsou prostřednictvím oddělení zákaznické podpory řešeny k plné spokojenosti. Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: Specifické požadavky nebo připomínky na zlepšení služeb zákaznické podpory dotázaní uživatelé nemají.
61
10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu POHODA, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností STORMWARE: Většina uživatelů nemá další náměty nebo doporučení k programu POHODA nebo k celé společnosti dodavatele. Jeden uživatel se vyjádřil k systému GLX Kniha jízd, který hodnotí jako perfektní a dále k systému PAMICA Personalistika a mzdy, který také hodnotí velice kladně. U všech systémů doporučuje zapracovat na snížení zatěžování počítačové sítě. Např. při výběru položek v objednávce pro přenos do faktury trvá na klientských stanicích značnou dobu. Doba ukládání vícepoložkových dokladů je také velice dlouhá. Také by uvítal funkčnost pro porovnání vývoje fakturace, který ale nabízí vyšší řada systému POHODA, což mu z finančního pohledu nevyhovuje. Z vyplněných dotazníků vyplynulo, že jsou uživatelé se systémem POHODA spokojeni, vybrali si jej na základě jednoduché obsluhy, přijatelné ceně a hlavně díky přehlednosti. Dotazník spokojenosti uživatele se systémem POHODA vyplnily tři firmy.
5.4 Hodnocení
spokojenosti
uživatelů
s ekonomickým
systémem Money S3 Hodnocení spokojenosti uživatelů s ekonomickým systémem Money S3 jsem si také ověřila prostřednictvím dotazníku. Dotazník se skládá ze série otázek, jejichž cílem je získat názory a požadavky od uživatelů vybraného ekonomického systému, a také zjistit zda jsou uživatelé se systémem spokojeni. Výsledky průzkumu mezi uživateli ekonomického systému Money S3: 1. Co na programu Money S3 nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? Nejvíce uživatelé oceňují jednoduchost ovládání, přehlednost a v neposlední řadě bezporuchovost a praktičnost. Systém Money S3 vyhovuje tak potřebám svých zákazníků.
62
2. V čem je podle Vás program Money S3 opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Mezi velké výhody patří stále stejné ovládání, usnadnění a urychlení práce. Uživatelé také velice oceňují rychlost a stabilitu systému, přehledné vedení skladů a propracovaný systém přístupových práv. 3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? Nejrozšířenějším formátem pro výměnu účetních dokladů využívají uživatelé formát PDF a vždy k plné spokojenosti, a také z důvodu snadné komunikace s klienty účetních firem. 4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Nejvyužívanějšími agendami jsou agendy Fakturace, Účetnictví a Adresář. Uživatel vedoucí účetnictví pro klienty využívá všechny dostupné agendy, vždy záleží na potřebě klienta. 5. Uvítali byste rozšíření programu Money S3 o výrobní modul? Výrobní modul většina zákazníků nepotřebuje. 6. Uvítali byste rozšíření programu Money S3 o nějaký další modul? A jaký? Uživatelé další rozšíření nepožadují, Money S3 jim splňuje všechny požadavky. 7. Využíváte informace z internetových stránek www.money.cz ? Všichni dotázaní uživatelé využívají internetových stránek, blíže nespecifikovali, co konkrétně je na internetových stránkách zajímá, jaké oblasti navštěvují nejčastěji. 8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost Cígler Software, s.r.o.?
63
Z dotazníku vyplynulo, že služby poskytované společností Cígler Software, s.r.o. hodnotí uživatelé kladně.
9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti Cígler Software, s.r.o. řešeny k Vaší spokojenosti?
Požadavky uživatelů jsou prostřednictvím oddělení zákaznické podpory řešeny k plné spokojenosti. Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: Většina uživatelů nemá námitek k chodu oddělení zákaznické podpory. Jeden uživatel poukazuje na znalostní vědomosti pracovníků zákaznické podpory. Ne všichni pracovníci zákaznické podpory mají kvalitní účetní vzdělání, nebo neznají praxi, což je u všech prodejců účetních programů podmínkou. 10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu Money S3, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností Cígler Software, s.r.o.: Na tuto otázku nikdo z uživatelů systému Money S3 neodpověděl. Z vyplněných dotazníků vyplynulo, že jsou uživatelé se systémem Money S3 spokojeni, systém vyhovuje jejich potřebám. Nejvíce oceňují jednoduché a intuitivní ovládání, bezporuchovost a praktičnost. Dotazník spokojenosti uživatele se systémem Money S3 vyplnily tři firmy.
64
6 Závěr Každá účetní jednotka má možnost volby, jakým způsobem povede svoje účetnictví, resp. daňovou evidenci. V případě, že se podnik rozhodne vést svoje účetní data na počítači, musí mít k dispozici komplexní ekonomický systém, který bude v souladu s českou legislativou, především podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Vybrat ten nejvhodnější ekonomický systém není snadnou záležitostí a je proto třeba výběru věnovat velkou pozornost. Nákup ekonomického systému představuje pro podnik značné finanční, organizační a kapacitní požadavky. Nejdůležitějším krokem, který musí podnik provést je definování svých potřeb, které by měly vycházet z podnikatelské činnosti. Definované požadavky lze tak převést do kritérií a na základě nich provést správné porovnání vybraných systémů a následně jeho výběr. Na českém trhu dnes existuje celá řada ekonomických systémů. Pro porovnání ekonomických systémů je dobré si vybrat dva nebo tři programy. Kritéria pro výběr systému se dají rozdělit do několika oblastí, mezi nejdůležitější patří obsahová kritéria, která napomáhají zjistit, zda daný systém bude schopný plnit všechny funkce, které si podnik stanovil, zda bude systém přehledný, jednoduchý na ovládání a především uživatelsky přívětivý. Mezi další kritéria patří technické parametry, které udávají technické a systémové vybavení a posuzují technické vybavení podniku, pro nasazení vybraného systému. A v neposlední řadě jsou to obchodní podmínky, kde mezi jedno z nejdůležitějších hodnotících kritérií patří cena, která je základem pro rozhodování, jaký systém si podnik vybere, cena softwaru je jen částí celkových nákladů. Celkové náklady na pořízení ekonomického systému tvoří cena samotného softwaru, a dále náklady na aktualizace, zaškolení uživatelů, zákaznickou podporu atd. Hlavním cílem bakalářské práce bylo porovnání vybraných ekonomických systémů a doporučení vhodného systému pro malý podnik. Pro porovnání jsem si zvolila ekonomický systém POHODA Komplet od společnosti Stormware, s. r. o. a účetní a ekonomický systém Money S3 od společnosti Cígler Software, a. s. Samotné porovnání ekonomických systémů jsem provedla na základě vybraných hledisek, kdy jsem porovnávala možnosti systémů a jejich funkčnost podle nabídky modulů a funkcí, které
65
systémy nabízejí. Dále jsem posuzovala systémy z hlediska jejich ovládání a dostupnosti dat. A v neposlední řadě jsem zjišťovala množství a kvalitu nabízených aktualizací jednotlivých systémů a také jsem provedla i cenové porovnání. Vybrané systémy splňují veškeré legislativní požadavky, které stanovuje česká právní úprava. Ekonomické systémy jsou k dispozici v několika funkčně a cenově odlišných variantách. Ekonomický systém lze kdykoli přizpůsobit narůstajícím potřebách a nárokům zákazníků prostřednictvím rozšíření na vyšší variantu. Nejúčinnějším a nejspolehlivějším způsobem, jak zjistit všechny možnosti systému, nejen jeho funkčnost, ale i způsob ovládání, jeho přehlednost, je důkladné otestování systému prostřednictvím demoverze, kterou poskytují všichni výrobci softwaru. Jen tak si podnik vybere ten nejvhodnější systém, který se bude nejvíce přibližovat, nebo bude i kompletně splňovat požadavky podniku. Vybere-li si podnik správný ekonomický systém, zvýší tak pružnost a výkonnost celé organizace, a navíc se tak stane konkurenceschopnější. Cílem porovnání vybraných ekonomických systémů bylo vybrat a doporučit nejvhodnější ekonomický systém pro malý podnik. Hodnotím a zároveň doporučuji, jako nejlepší ekonomický systém, program POHODA. A to především, díky velice jednoduchému a intuitivnímu ovládání, které je ve všech agendách jednotné, které vyhoví tak i začínajícím uživatelům. Nabízí širší nabídku tiskových sestav a výstupů než systém Money S3. Účetní systém Money S3 mi nevyhovuje složitostí v ovládání, kdy je pořizování záznamů v jednotlivých agendách časově náročné, a to z toho důvodu, že je nutné stále znovu otevírat další a další karty pro zápis dat. Oba systémy nabízejí srovnatelné funkce, a z pohledu ceny, jsou na tom také stejně.
Ekonomický systém POHODA bych doporučila především malým a středním podnikům, nebo společnostem, které se zabývají dopravou, nebo jsou to stavební a výrobní firmy. Money S3 je zase vhodnější pro podniky, které se zabývají obchodem, kdy potřebují komplexní analýzy nebo také pro účetní kanceláře.
66
Literatura Basl, J.: Podnikové informační systémy. 1. vyd. Praha: GRADA Publishing. 2002. 144 s. ISBN 80-247-0214-2. Cígler Software, a. s.: Pracujeme s Money S3. 14. vyd. Brno: 2011. 587 s. Cígler Software, a. s.: Začínáme s Money S3. 12. vyd. Brno: 2011. 48 s. Gála L., Pour J., Šedivá Z.: Podniková informatika. 2. vyd. Praha: GRADA Publishing. 2009. 496 s. ISBN 978-80-247-2615-1. Molnár, Z.: Efektivnost informačních systémů. 2. vyd. Praha: GRADA Publishing. 2001. 180 s. ISBN 80-247-0087-5. Sodomka, P.: Informační systémy v podnikové praxi. 1. vyd. Brno: COMPUTER Press. 2006. 352 s. ISBN 80-251-1200-4. Stormware s. r. o.: Příručka uživatele. 1. vyd. Jihlava: STORMWARE. 2010. 407 s. Synek, M. aj.: Podniková ekonomika. 4. vyd. Praha: C.H. Beck. 2006. 476 s. ISBN 807179-892-4. Tvrdíková, M.: Zavádění a inovace informačních systémů ve firmách. 1. vyd. Praha: GRADA Publishing. 2000. 116 s. ISBN 80-7169-703-6. Vyhláška č. 500/2002 Sb Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník Zákon č. 47/2002 Sb., o podpoře malého a středního podnikání
67
Internetové zdroje: Stormware.cz [online]. 2011 [cit. 2011-11-09]. Ekonomický systém POHODA. Dostupný z WWW: < http://www.stormware.cz/pohoda/> Money.cz [online]. 2011 [cit. 2011-11-12]. Ekonomický systém Money. Dostupný z WWW: < http://www.money.cz/money-s3/>
68
Použité zkratky ARES – Administrativní registr ekonomických subjektů CAL – přídavná síťová licence CRM – Custumer Relationship Managment CSV – nestrukturovaný textový formát ČSSZ – Česká správa sociálního zabezpečení DE – daňová evidence DIČ – daňové identifikační číslo DPH – daň z přidané hodnoty ERP – Enterprise Resource Planning (celopodnikové transakční aplikace) FIFO – First In, First Out FÚ – Finanční úřad HTML – formát určený k odesílání sestavy pomocí elektronické pošty ICT – Information and Communication Technology (informační a komunikační technologie) IČ – identifikační číslo IS – informační systém IT – informační technologie ISDOC – formát elektronické fakturace MLP – nesíťová přídavná licence PC – počítač PDF – Portable Document Format VIES – VAT Information Exchande System
69
Seznam tabulek Tab. 1 - Kritéria pro vymezení malých a středních podniků .......................................... 20 Tab. 2 - Doplňky a přídavné licence ............................................................................... 39 Tab. 3 - Systémové požadavky pro provoz systému. ..................................................... 40 Tab. 4 - Ceník softwarových produktů. .......................................................................... 40 Tab. 5 - Přehled kompletů Money S3 ............................................................................. 50 Tab. 6 - Přehled přídavných modulů .............................................................................. 51 Tab. 7 - Systémové požadavky pro provoz systému Money S3 ..................................... 52 Tab. 8 - Ceník nabízených kompletů společností Cígler ................................................ 52 Tab. 9 - Srovnání ekonomických systémů z hlediska nabídky modulů.......................... 53 Tab. 10 - Cenové porovnání ekonomických systémů ..................................................... 58 Tab. 11 – Cenové porovnání aktualizací pro jednu licenci ............................................. 58
Seznam obrázků Obr. 1 - Ukázka agendy Pokladna .................................................................................. 30 Obr. 2 - Členění modulu Účetnictví................................................................................ 31 Obr. 3 - Přehled legislativy v ekonomickém systému POHODA................................... 32 Obr. 4 - Související doklady obchodního partnera ......................................................... 33 Obr. 5 - Položky vydané faktury systému POHODA ..................................................... 34 Obr. 6 - Ukázka agendy Pohyby ..................................................................................... 36 Obr. 7 - Přehled nepřítomnosti zaměstnance .................................................................. 37 Obr. 8 - Účetní a ekonomický systém Money S3 ........................................................... 42 Obr. 9 - Nabídka modulu Účetnictví .............................................................................. 43 Obr. 10 - Dialogové okno pro vložení nové vydané faktury .......................................... 45 Obr. 11 - Skladové pohyby v systému Money S3 .......................................................... 46 Obr. 12 - Přehled nepřítomností zaměstnance v systému Money................................... 48 Obr. 13 - Karta leasingového majetku ............................................................................ 49
70
Přílohy Příloha č. 1 – Dotazník uživatele POHODA, firma PLETEX, s. r. o. Příloha č. 2 – Dotazník uživatele POHODA, firma Delta interier, s. r. o. Příloha č. 3 – Dotazník uživatele POHODA, firma Zbyněk Veselský Příloha č. 4 – Dotazník uživatele Money S3, firma Lenka Suchánková Příloha č. 5 – Dotazník uživatele Money S3, firma Bytservis spol. s r.o. Příloha č. 6 – Dotazník uživatele Money S3, firma Ferrum, s.r.o.
71
Příloha č. 1 Dotazník uživatele POHODA firma PLETEX, s. r. o.
Dotazník pro uživatele programu POHODA Název firmy: PLETEX s.r.o. Pozice ve firmě: jednatel Počet zaměstnanců: 14
Varianta systému: Premium Daňová evidence
Účetnictví
Počet uživatelů systému: 3
1. Co na programu POHODA nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? Přehlednost, snadná obsluha. Vybral jsem ho proto, že se mně s ním při testování zkušebních verzí nejlíp pracovalo. 2. V čem je podle Vás program POHODA opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Dobrý – velký rozsah funkcí, některé ale v praxi těžko použitelné normálními uživateli. Výhody – asi cenová přijatelnost pro základní práci. Nevýhody – nepochopitelné absence některých funkcí, pro mě např. nemožnost exportovat z modulu fakturace adresu i s telefonním kontaktem. Nemožnost definovat různé ceny v cizích měnách a Kč – v Pohodě je cena v cizí měně svázána s přepočtem z ceny v Kč. Někdy mám pocit, že účetní experti Stormware asi nikdy neúčtovali v normální firmě. 3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? PDF 4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Fakturace, sklady, objednávky. Chybí mi (viz. bod 2): Fakturace – snadný export zásilek do PPL , Sklady – vylepšit práci s cizími měnami. Možnost používat různé ceníky. 5. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o výrobní modul? Možná ano. Záleží, co by uměl. Teď to nedokážu posoudit a ani netuším, co bych od 72
něj měl chtít. 6. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o nějaký další modul? A jaký? Možná modul EXPEDICE. Přiřazování fakturám čísla zásilek, automatické propojení se systémy největších přepravců – pošta, PPL, DPD … 7. Využíváte informace z internetových stránek www.pohoda.cz ? Ano – zákaznické centrum – přehled licencí, diskuse, stahování aktualizací To je opravdu povedené! Od té doby jsem nepotřeboval instalační CD. 8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost STORMWARE? Pokud je tím myšleno software, tak převažuje spokojenost. Některé nedotažené věci mě, ale štvou. Jiné služby Stormware nevyužívám – neznám. 9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti STORMWARE řešeny k Vaší spokojenosti? Většinou ano. Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: Nic mě nenapadá. 10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu POHODA, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností STORMWARE: Co mně vadí nejvíc už jsem psal – export do PPL (je fakt hrozný, když se ti vyexportuje vše kromě tel. čísla, dohledávat a dopisovat to ručně). Ostatní proti tomu jsou pro mě drobnosti. GLX-perfektní PAMICA-taky dobrý – žádný problém mě teď nenapadá Možná by se mohlo zapracovat na snížení zatěžování počítačové sítě. Např. označování položek v objednávce k přenosu do faktury trvá na klientských stanicích strašně dlouho. Ukládání velkých dokladů taky. Docela bych uvítal možnost snadného porovnání některých dat napříč roky. Třeba možnost porovnat vývoj fakturace v jednotlivých měsících za posledních x let. Teď to nabízí váš nový software, ale na to co bych potřeboval já je strašně drahej. Řeším to vlastními tabulkami v excelu. zdroj: dotazník vlastní zpracování, údaje poskytla firma PLETEX, s. r. o.
73
Příloha č. 2 Dotazník uživatele POHODA firma Delta interier, s. r. o.
Dotazník pro uživatele programu POHODA Název firmy:
Varianta systému: POHODA Premium
Delta interier, s.r.o. Pozice ve firmě:
jednatel
Počet zaměstnanců: 2
Účetnictví Počet uživatelů systému: 1
1. Co na programu POHODA nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? přehlednost, jednoduchá obsluha 2. V čem je podle Vás program POHODA opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Výborná editace záznamů, četné tiskové výstupy včetně tiskopisů na FÚ, ČSSZ a VZP 3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? Používám formát PDF – plná spokojenost 4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Přijaté faktury, vydané faktury, pokladna, banka, mzdy. Nemáme pocit, že by něco chybělo.. 5. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o výrobní modul? Pro naši firmu nemá význam. 6. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o nějaký další modul? A jaký? Nechybí nám. 7. Využíváte informace z internetových stránek www.pohoda.cz ? Zřídka. 8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost STORMWARE? Velmi dobré.
74
9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti STORMWARE řešeny k Vaší spokojenosti? Ano. Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: Uvítali bychom rychlejší emailovou odpověď. 10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu POHODA, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností STORMWARE: --zdroj: dotazník vlastní zpracování, údaje poskytla firma Delta interier, s. r. o.
75
Příloha č. 3 Dotazník uživatele POHODA firma Zbyněk Veselský
Dotazník pro uživatele programu POHODA Název firmy:
Varianta systému: Pohoda Komplet Zbyněk Veselský
Pozice ve firmě:
Majitel
Počet zaměstnanců: 0
Účetnictví Počet uživatelů systému: 1
1. Co na programu POHODA nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? Přehlednost ,jednoduchost,obsahuje vše co potřebuji, sídlo firmy v Jihlavě 2. V čem je podle Vás program POHODA opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Jednoduchost obsluhy programu a přehlednost, jednoduchá elektronická komunikace s FÚ 3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? Používám formát Excel 4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Pokladna,banka,internídoklady,vydané,přijatéfaktury,sklady,mzdy,majetek, DPH a vše co k tomu patří. 5. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o výrobní modul? Ne 6. Uvítali byste rozšíření programu POHODA o nějaký další modul? A jaký? Žádný 7. Využíváte informace z internetových stránek www.pohoda.cz ? Málokdy. 8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost STORMWARE? Výborné 9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti STORMWARE řešeny k Vaší spokojenosti? Vždy a k plné spokojenosti.
76
Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: 10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu POHODA, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností STORMWARE: --zdroj: dotazník vlastní zpracování, údaje poskytla firma Zbyněk Veselský
77
Příloha č. 4 Dotazník uživatele Money S3 firma Lenka Suchánková
Dotazník pro uživatele programu Money S3 Název firmy: Lenka Suchánková Pozice ve firmě: majitelka
Počet zaměstnanců: 1
Varianta systému: Money S3 PREMIUM Daňová evidence
Účetnictví
Počet uživatelů systému: 2
1. Co na programu Money nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? Jednoduchost, přehlednost, bezporuchovost 2. V čem je podle Vás program Money opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Pracuji s programem více jak 12 let a jeho ovládání je stále stejné, nejsem zahlcována zbytečnými funkcemi, které běžný uživatel nevyužije. 3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? Nejraději používám formáty pdf, neboť jsou pro moje klienty nejjednodušší. 4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Pracuji se všemi agendami, neboť jsem účetní poradce, vedu v Money účetnictví svých klientů a co klient, to jiné potřeby. 5. Uvítali byste rozšíření programu Money o výrobní modul? Ne, Money splňuje všechny požadavky mé i mých klientů. 6. Uvítali byste rozšíření programu Money o nějaký další modul? A jaký? Ne. 7. Využíváte informace z internetových stránek www.money.cz ? Ano. 8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost Cígler Software? Velmi kladně. 9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti Cígler Software řešeny k Vaší spokojenosti?
78
Ano. Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: Ne všichni pracovníci zákaznické podpory mají kvalitní účetní vzdělání, nebo neznají praxi, což je u všech prodejců účetních programů podmínkou. Asi ne vždy toho jde docílit. 10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu Money, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností Cígler Software: Viz bod 9. zdroj: dotazník vlastní zpracování, údaje poskytla firma Lenka Suchánková
79
Příloha č. 5 Dotazník uživatele Money S3 firma Bytservis spol. s r.o.
Dotazník pro uživatele programu Money S3 Název firmy:
Varianta systému: Professional + Mzdy 25
Bytservis spol. s r.o. Křížová 25 Jihlava Daňová evidence
Pozice ve firmě:
Účetnictví
Vedoucí provozovny Počet zaměstnanců: 25
Počet uživatelů systému:10
1. Co na programu Money nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? Praktičnost a přehlednost, vyhovuje našim potřebám. 2. V čem je podle Vás program Money opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Usnadnění a urychlení práce. 3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? Nepoužíváme. 4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Účetnictví, fakturace, adresáře. 5. Uvítali byste rozšíření programu Money o výrobní modul? Nepotřebujeme. 6. Uvítali byste rozšíření programu Money o nějaký další modul? A jaký? Ne. 7. Využíváte informace z internetových stránek www.money.cz ? Ano.
80
8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost Cígler Software? Uspokojivé. 9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti Cígler Software řešeny k Vaší spokojenosti? Ano. Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: Jsme spokojeni. 10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu Money, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností Cígler Software: --zdroj: dotazník vlastní zpracování, údaje poskytla firma Bytservis spol. s r. o.
81
Příloha č. 6 Dotazník uživatele Money S3 firma Ferrum, s.r.o.
Dotazník pro uživatele programu Money S3 Název firmy: Ferrum, s.r.o.
Varianta systému: Money S3 PREMIUM
Pozice ve firmě:
Počet zaměstnanců: 50-100
Daňová evidence
Účetnictví
Počet uživatelů systému: 8
1. Co na programu Money nejvíce oceňujete a proč jste si jej vybrali? Jednoduchost a intuitivní ovládání. 2. V čem je podle Vás program Money opravdu dobrý? V čem vidíte jeho hlavní výhody? Rychlost a stabilita systému. Přehledné vedení skladů, propracovaný systém přístupových práv. 3. Jaké formáty pro elektronickou výměnu účetních dokladů používáte nebo byste rádi používali? Nejvíce formát pdf. 4. S jakými agendami nejčastěji pracujete? Chybí Vám nějaké funkce v těchto agendách? Fakturace, skladové hospodářství, účetnictví, mzdy, objednávky. 5. Uvítali byste rozšíření programu Money o výrobní modul? Ne. 6. Uvítali byste rozšíření programu Money o nějaký další modul? A jaký? Ne. 7. Využíváte informace z internetových stránek www.money.cz ? Ano. 8. Jak hodnotíte služby, které poskytuje společnost Cígler Software? Jsou výborné. 9. Jsou Vaše požadavky, se kterými se obracíte na oddělení zákaznické podpory společnosti Cígler Software řešeny k Vaší spokojenosti? Ano.
82
Prostor pro Vaše náměty na zlepšení služeb zákaznické podpory: Nemám námitek k chodu zákaznické podpory. 10. Tento prostor je určen pro Vaše další sdělení, náměty nebo doporučení k programu Money, ale i dalším produktům a službám poskytovaným společností Cígler Software: zdroj: dotazník vlastní zpracování, údaje poskytla firma Ferrum, s.r.o.
83
