Pokyny pro Příjemce pomoci

Královéhradecký kraj

Pokyny pro Příjemce pomoci (platné pro všechna grantová schémata Společného regionálního operačního programu)


KP D – 004

Schválil:

Verze:

1.2

Dne: 22.2.2006

Datum účinnosti:

1.3.2006

POKYNY PRO PŘÍJEMCE ( PRO GRANTOVÁ SCHÉMATA)

Verze 1.2

Evidence procesu přípravy, schválení a revizí části prováděcí směrnice - Pokyny pro příjemce pomoci Vydání č.

Zpracoval:

Zrevidoval:

Jméno

Podpis

Ing. Mikešová

1

Předmět revize

1

Revize celé příručky

2

§ Upřesnění významu Pokynů pro příjemce § Změna pracovníka odpovědného za realizaci GS 4.1.2 § Úprava kapitoly 4.2 Zahájení a ukončení realizace akce § Aktualizace kapitoly 4.4.1 – Podmínky pro poskytnutí finanční pomoci v rámci SROP z hlediska zákona č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách § Aktualizace kapitoly 5.1 – Samostatný účet akce § Kontroly GS - upřesnění § Doplnění seznamu příloh pro monitorovací zprávy

Podpis

Strana

Zpracoval: Jméno

Jméno Mgr. Semorád

Rev.č.

Rev. č.

Schválil:

Platné od

Celý dokument

Jméno

Ing. Bradík

Účinné

Podpis správce

od

kopie

1.8.2005

15-16 20 22 1.3.2006

29 43 64

Schválil: Podpis

Jméno

1

Ing. Vašátková

Mgr. Semorád

Ing. Bradík

2

Ing. Vašátková

Mgr. Semorád

Ing. Bradík

Neřízená kopie

KP D – 004

Podpis

7

Zrevidoval: Podpis

Jméno

Podpis

Strana 2 z 78


Verze 1.2

Identif. kód

Čís. verze a Datum modif.

Čís. říz. kopie

Datum

Čís. neříz. Datum kopie

Výj. č.

Datum

Neřízená kopie

Název dokumentu

Řízenou kopii převzal

Podpis

Neřízenou kopii převzal

Podpis

Předmět výjimky a odůvodnění

KP D – 004

Navrhl

Odsouhlasil

Strana 3 z 78


Verze 1.2

OBSAH 1

ÚVOD ..................................................................................................................................... 7

2

ZÁKLADNÍ INFORMACE.................................................................................................... 8 2.1

SEZNAM ZKRATEK ............................................................................................................................ 8

2.2

VYMEZENÍ POJMŮ .......................................................................................................................... 10

2.3

LEGISLATIVA ................................................................................................................................. 10

2.3.1

Související legislativa ČR........................................................................................................ 10

2.3.2

Související legislativa Evropské unie ....................................................................................... 10

2.4

INSTITUCIONÁLNÍ ZABEZPEČENÍ GS ................................................................................................ 12

2.4.1

Centrum evropského projektování ........................................................................................... 12

2.4.2

Odbor sekretariátu regionální rady NUTS II Severovýchod ..................................................... 13

2.4.3

Odvětvové odbory krajského úřadu ......................................................................................... 14

2.4.4

Ekonomický odbor krajského úřadu ........................................................................................ 14

2.4.5

Rada Královéhradeckého kraje ............................................................................................... 15

3

INFORMACE O FINANCOVÁNÍ AKCÍ V RÁMCI GS.................................................... 17 3.1

SPOLUFINANCOVÁNÍ AKCÍ Z VEŘEJNÝCH ZDROJŮ............................................................................. 17

3.2

POSKYTOVÁNÍ ZÁLOH .................................................................................................................... 17

3.3

VEŘEJNÁ PODPORA......................................................................................................................... 17

3.4

NESLUČITELNOST PODPORY ............................................................................................................ 18

3.5

ÚČAST KRAJSKÝCH PROSTŘEDKŮ, SR A SF NA FINANCOVÁNÍ AKCÍ .................................................. 18

4

VYSVĚTLENÍ NĚKTERÝCH USTANOVENÍ SMLOUVY O FINANCOVÁNÍ AKCE .. 18 4.1

FINANCE ........................................................................................................................................ 18

4.2

ZAHÁJENÍ A UKONČENÍ REALIZACE AKCE ........................................................................................ 18

4.3

DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY .............................................................................................................. 18

4.4

ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK.................................................................................................... 18

4.4.1

Podmínky pro poskytnutí finanční pomoci v rámci SROP z hlediska zákona č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách ............................................................................................................... 18

4.5

POJIŠTĚNÍ ...................................................................................................................................... 18

4.6

PŘÍMÉ VÝNOSY PROJEKTU .............................................................................................................. 18

4.7

UDRŽITELNOST AKCE ..................................................................................................................... 18

4.8

ZACHOVÁNÍ NOVĚ VYTVOŘENÝCH PRACOVNÍCH MÍST...................................................................... 18

4.8.1

Prokazování nově vzniklých pracovních míst ........................................................................... 18

4.8.2

Doklady ke kontrolám............................................................................................................. 18

4.8.3

Postup výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců .................................................................... 18

4.9

PUBLICITA, PRAVIDLA VIZUÁLNÍHO OZNAČOVÁNÍ ............................................................................ 18

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 4 z 78


Verze 1.2

4.10

ARCHIVACE ................................................................................................................................... 18

4.10.1

Archivace dokumentů a dat ..................................................................................................... 18

4.10.2

Pravidla archivace.................................................................................................................. 18

4.10.3

Prokazatelný účetní záznam – viz kapitola 5.2 Vedení účetnictví .............................................. 18

4.11

ZMĚNY V PRŮBĚHU REALIZACE AKCE .............................................................................................. 18 ČERPÁNÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ......................................................................... 18

5 5.1

SAMOSTATNÝ ÚČET AKCE ............................................................................................................... 18

5.2

VEDENÍ ÚČETNICTVÍ ....................................................................................................................... 18

5.3

POSTUP PROPLÁCENÍ VÝDAJŮ VYNALOŽENÝCH NA AKCI .................................................................. 18 Jednoetapové akce .............................................................................................................................................18 Víceetapové akce ...............................................................................................................................................18

5.4 5.4.1 6

Způsob vyplnění žádosti o platbu............................................................................................. 18 MONITOROVÁNÍ POSTUPU REALIZACE AKCE ......................................................... 18

6.1

JEDNOETAPOVÁ AKCE .................................................................................................................... 18

6.1.1

Průběžná zpráva o průběhu realizace akce – viz Příloha č. 2................................................... 18

6.1.2

Závěrečná zpráva o průběhu realizace akce - viz Příloha č. 2 .................................................. 18

6.2

VÍCEETAPOVÁ AKCE ....................................................................................................................... 18

6.2.1

Průběžná zpráva o průběhu realizace akce - viz Příloha č. 2 ................................................... 18

6.2.2

Etapová zpráva o průběhu realizace akce - viz Příloha č. 2 ..................................................... 18

6.2.3

Závěrečná zpráva o průběhu realizace akce- viz Příloha č. 2 .................................................. 18

6.3

UKONČENÍ REALIZACE AKCE .......................................................................................................... 18

6.4

MONITOROVACÍ ZPRÁVY O ZAJIŠTĚNÍ UDRŽITELNOSTI AKCE (PŘÍLOHA Č.5)...................................... 18

7

KONTROLY AKCÍ.............................................................................................................. 18 7.1

ZÁKLADNÍ DRUHY KONTROL A PLÁNOVÁNÍ KONTROL ...................................................................... 18

7.2

KONTROLNÍ ORGÁNY...................................................................................................................... 18

7.3

KONTROLOVANÁ OSOBA ................................................................................................................ 18

7.3.1

Práva kontrolované osoby: ..................................................................................................... 18

7.3.2

Povinnosti kontrolované osoby: .............................................................................................. 18

7.4

8

ŽÁDOST O PROPLACENÍ VÝDAJŮ AKCE ............................................................................................. 18

VLASTNÍ PRŮBĚH KONTROL ............................................................................................................ 18

7.4.1

INTERIM kontrola.................................................................................................................. 18

7.4.2

EX-POST kontrola.................................................................................................................. 18

7.5

KONTROLA POSTUPU ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK .................................................................... 18

7.6

ŘÍZENÍ O NÁMITKÁCH KONTROLOVANÉ OSOBY ................................................................................ 18 ŘEŠENÍ NESTANDARDNÍCH SITUACÍ........................................................................... 18

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 5 z 78


Verze 1.2

8.1

MOŽNÉ PŘÍPADY NESTANDARDNÍCH SITUACÍ PŘI REALIZACI A PO UKONČENÍ AKCE: .......................... 18

8.2

ŘEŠENÍ VÝSKYTU NESROVNALOSTÍ – VRÁCENÍ NEOPRÁVNĚNĚ POUŽITÝCH PROSTŘEDKŮ................... 18

9

KONTAKTY......................................................................................................................... 18

10

PŘÍLOHY ............................................................................................................................. 18

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 6 z 78


Verze 1.2

1 Úvod Pokyny pro Příjemce pomoci (dále jen „Pokyny“) jsou určeny pro příjemce finanční pomoci (dále jen „Konečný uživatel“) z grantových schémat (dále jen „GS“) Královéhradeckého kraje (dále jen „Kraj“), kterými se implementuje Společný regionální operační programu (dále jen „SROP“). Z Pokynů pro příjemce vyplývají pro Konečného uživatele a pro Kraj další práva a povinnosti neošetřené v rámci Smlouvy o financování akce.. V případě, že je v rozporu text Pokynů pro příjemce a Smlouvy o financování akce (dále jen“Smlouvy“), má přednost text Smlouvy. Na následujících stránkách jsou uvedeny podstatné informace o průběhu čerpání pomoci, konkretizovány jsou povinnosti a práva Konečného uživatele v období: •

po podpisu Smlouvy uzavřené mezi Konečným uživatelem (označovaným též jako „Konečný uživatel“) a Krajem,

•

při realizaci akce,

•

při předkládání žádosti o proplacení výdajů akce,

•

po ukončení realizace akce - 5 let od uzavření Smlouvy o financování akce.

GS je programem vícezdrojovým. Vedle vlastních zdrojů Konečných uživatelů je tvořen také veřejnými zdroji. Ty v sobě zahrnují jak prostředky z EU (Evropský rozvojový fond – dále jen „ERDF“ nebo Evropský sociální fond – dále jen „ESF“), tak národní veřejné zdroje, které mohou zahrnovat prostředky ze státního rozpočtu (dále jen „SR“), prostředky z ostatních veřejných zdrojů (Státní fond dopravní infrastruktury – dále jen „SFDI“), prostředky regionální, tj. z rozpočtů krajů a prostředky místní, tj. z rozpočtů obcí. Na dotaci poskytnutou ze zdrojů EU, SR, státního fondu či územních rozpočtů není právní nárok. V případě, že tato verze Pokynů pro příjemce bude v některých ustanoveních v rozporu s Pokyny pro žadatele, použijí se Pokyny pro příjemce.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 7 z 78


Verze 1.2

2 Základní informace 2.1

Seznam zkratek

CF

Kohezní fond, resp. Fond soudržnosti

CEP

Centrum evropského projektování

CI

CzechInvest

CRR

Centrum pro regionální rozvoj

ČNB

Česká národní banka

ČSSP

Česká spořitelna, a.s.

ČR

Česká republika

DPH

Daň z přidané hodnoty

EK

Evropská komise

ERDF

Evropský fond regionálního rozvoje (Europian Regional Development Fund)

ES

Evropská společenství

ESF

Evropský sociální fond (Europian Social Fund)

EU

Evropská unie

EUR

Evropská měnová jednotka

GS

Grantové schéma

HDP

Hrubý domácí produkt

JPD

Jednotný programový dokument

Kč

Česká koruna

KU

Konečný uživatel = Příjemce pomoci (PP)

KÚ KHK

Krajský úřad Královéhradeckého kraje

MF

Ministerstvo financí

MMR

Ministerstvo pro místní rozvoj

MSSF

Monitorovací systém strukturálních fondů

NNO

Nestátní nezisková organizace

NUTS

Územní statistická jednotka

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 8 z 78


Verze 1.2

OFŘ

Odbor finančního řízení a Platební jednotky SF MMR (odbor č. 44)

OP RLZ

Operační program rozvoj lidských zdrojů

OR

Odbor rozpočtu Ministerstva pro místní rozvoj (odbor č. 43)

OŘOS

Odbor Řídícího orgánu SROP a JPD Praha (odbor č. 53)

OZPF

Odbor zahraniční pomoci a financování programů MMR

PJ

Platební jednotka

PO

Platební orgán

PP

Příjemce pomoci = Konečný uživatel (KU)

RR

Regionální rada kraje

ŘO

Řídící orgán SROP

Sb.

Sbírka

SF

Strukturální fondy

SFDI

Státní fond dopravní infrastruktury

SR

Státní rozpočet

SROP

Společný regionální operační program

S-RR

Sekretariát Regionální rady

ÚAGS

Úsek administrace grantových schémat

ÚOHS

Úřad pro ochranu hospodářské soutěže

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 9 z 78


Verze 1.2

2.2

Vymezení pojmů

Vymezení základních pojmů souvisejících s programem SROP je obsaženo v Pokynech pro žadatele. Další termíny jsou definovány v glosáři uveřejněném na webové stránce http://www.strukturalni-fondy.cz/index.php?show=000007001

2.3

Legislativa

2.3.1 Související legislativa ČR Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole); Usnesení vlády č. 822/2002 ze dne 28. srpna 2002 k Metodice finančních toků a kontroly strukturálních fondů a Fondu soudržnosti; Usnesení vlády č. 102/2002 ze dne 23. ledna 2002 k dokončení přípravy programových dokumentů a určení řídících a platebních orgánů pro využívání strukturálních fondů a Fondu soudržnosti; Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole); Vyhláška č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu; Vyhláška č. 40/2001 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku; Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla); Zákon č. 215/2004 Sb., o úpravě některých vztahů v oblasti veřejné podpory a o změně zákona o podpoře výzkumu a vývoje; Zákon č. 40/2004 Sb., zákon o veřejných zakázkách; Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů; Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

2.3.2 Související legislativa Evropské unie Rozhodnutí Komise č. C (2004) 2089 ze dne 17. června 2004; Rozhodnutí Komise č. C (2004) 2409 ze dne 23. června 2004; Nařízení Komise (ES) č. 1681/1994 ze dne 11. července 1994;

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 10 z 78


Verze 1.2

Nařízení Rady (ES, EURATOM) č. 2988/1995 ze dne 18. prosince 1995; Nařízení Rady (EURATOM, ES) č. 2185/96 ze dne 11. prosince 1996; Nařízení Rady (ES) č.1260/1999 ze dne 21. června 1999; Nařízení Rady (ES) č.1447/2001 ze dne 28. června 2001; Nařízení Rady (ES) Č. 1105/2003 ze dne 26. května 2003; Nařízení Komise (ES) č. 643/2000 ze dne 28. března 2000; Nařízení Komise (ES) č. 1159/2000 ze dne 30. května 2000; Nařízení Komise (ES) č. 1685/2000 ze dne 28. července 2000; Nařízení Komise (ES) č. 448/2004 ze dne 10. března 2004; Nařízení Komise (ES) č. 438/2001 ze dne 2. března 2001; Nařízení Komise (ES) č. 2355/2002 ze dne 27. prosince 2002; Nařízení Komise (ES) č. 448/2001 ze dne 2. března 2001; Nařízení Rady (ES, EURATOM) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002; Nařízení Komise (ES, EURATOM) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 Nařízení Komise (ES, EURATOM) Č. 2343/2002 ze dne 23. prosince 2002; Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1783/1999 ze dne 12. července 1999; Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1784/1999 ze dne 12. července 1999;

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 11 z 78


Verze 1.2

2.4

Institucionální zabezpečení GS

Kraj realizuje GS prostřednictvím: •

Zastupitelstva Kraje jako orgánu kraje (schvalující orgán),

•

Rady Královéhradeckého kraje jako orgánu kraje (schvalující orgán, dále jen „Rada“),

•

Výboru pro regionální rozvoj jako iniciativního orgánu Zastupitelstva (doporučující orgán),

•

Krajského úřadu jako výkonného orgánu Kraje a

•

Centra evropského projektování jako příspěvkové organizace Kraje.

Ve fázi realizace grantového schématu, tedy realizace akcí, které byly v rámci daného grantového schématu schváleny, se do realizace zapojují následující složky s následujícími úkoly:

2.4.1 Centrum evropského projektování Zastupitelstvo Královéhradeckého kraje pověřilo Centrum evropského projektování, výkonem činností souvisejících s realizací GS. Centrum evropského projektování (CEP) je příspěvkovou organizací kraje. Za účelem zamezení střetu zájmů žádný pracovník CEP nesmí zpracovat žádost o akci do některého z GS, na jehož realizaci se CEP podílí. Činnosti, které pracovníci CEP v souvislosti s realizací GS vykonávají, jsou definovány v Mandátní smlouvě (Usnesení č.15M/1076/2004 Rady Královéhradeckého kraje) na zajištění činností souvisejících s realizací GS. Ředitel/ka CEP: •

nominuje pro každé GS odpovědného projektového a finančního manažera CEP. Tito pracovníci úzce spolupracují s příslušným odpovědným administrátorem GS z ÚAGS;

•

předkládá Radě materiály související s realizací akcí (např. návrh dodatku ke Smlouvě,…);

•

komunikuje s RK CRR.

Projektový manažer CEP: •

poskytuje konzultace Konečným uživatelům během realizace akcí (např. k postupům pro uzavírání smluv s dodavateli, návrhy dodatků ke Smlouvě,…);

•

provádí administrativní popř. fyzickou kontrolu průběžných a závěrečných zpráv (viz Příloha 2) včetně všech povinných příloh předkládaných Konečným uživatelem

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 12 z 78


Verze 1.2

(INTERIM kontrola bez žádosti o proplacení) u jednoetapových akcí a informace zanáší do MONITu; •

provádí administrativní popř. fyzickou kontrolu etapových a závěrečných zpráv (viz. Příloha 3) včetně všech povinných příloh předkládaných Konečnými uživateli (INTERIM kontrola bez žádosti o proplacení) u víceetapových akcí a informace zanáší do MONITu;

•

provádí další administrativní, popř. fyzické INTERIM kontroly bez žádosti o proplacení (kontrola zadávání veřejných zakázek, změny v akci,…) a informace zanáší do MONITu;

•

provádí fyzické kontroly na místě realizace akcí (INTERIM kontrola s / bez žádosti o proplacení) a informace zanáší do MONITu;

•

sepsání případných dodatků ke Smlouvě na základě vyjednávání s Konečným uživatelem, informace zanáší do MONITu;

•

připravuje Osvědčení o provedené práci za akci a po schválení vedoucím odboru S-RR ho zanáší do MONITu;

•

zajišťuje publicitu GS v Královéhradeckém kraji;

•

provádí ex-post kontroly akcí a informace zanáší do MONITu.

Finanční manažer CEP: •

provádí finanční kontrolu průběžných a závěrečných zpráv (viz. Příloha 3) včetně všech povinných příloh předkládaných Konečnými uživateli (INTERIM kontrola bez / s žádostí o proplacení) u jednoetapových akcí a informace zanáší do MONITu;

•

provádí finanční kontrolu etapových a závěrečných zpráv (viz. Příloha 3) včetně všech povinných příloh předkládaných Konečnými uživateli (INTERIM kontrola bez / s žádostí o proplacení) u víceetapových akcí a informace zanáší do MONITu;

•

spolupracuje s platební jednotkou Královéhradeckého kraje.

2.4.2 Odbor sekretariátu regionální rady NUTS II Severovýchod Odbor sekretariátu regionální rady NUTS II Severovýchod (dále jen „S-RR“) je součástí Krajského úřadu Královéhradeckého kraje a jeho Úsek administrace GS (dále jen „ÚAGS“) se podílí se na realizaci GS. Vedoucí odboru S-RR: •

nominuje pro každé GS jednoho odpovědného administrátora GS;

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 13 z 78


Verze 1.2

•

schvaluje zápisy z INTERIM kontrol s/bez žádosti o proplacení a EX-POST kontrol akcí;

•

předkládá seznam akcí doporučených, nedoporučených a náhradních Radě a následně Zastupitelstvu KHK;

•

informování všech žadatelů (úspěšných, neúspěšných a náhradníků) o rozhodnutí Zastupitelstva a zveřejnění úspěšných žadatelů v tisku a internetových stránkách kraje;

•

v případě vzniku nesrovnalostí pozastavuje platby Konečným uživatelům do rozhodnutí Rady kraje o dalším postupu.

Odpovědný administrátor zabezpečuje: •

přípravu Smlouvy o financování akce mezi Královéhradeckým krajem a Konečným uživatelem, informace zanáší do MONITu;

•

může se účastnit jakýchkoli kontrol akcí (INTERIM, Ex-post) jako jeden z členů kontrolní komise.

2.4.3 Odvětvové odbory krajského úřadu Odvětvové odbory krajského úřadu (garanti jednotlivých GS) zajišťují věcné zaměření jednotlivých GS. Funkci garanta GS vykonává věcně příslušné oddělení krajského úřadu: Opatření 1.1 - Oddělení strategického plánování, Opatření 3.2 - Oddělení prevence, rozvoje a sociálně právní ochrany, Podopatření 4.1.2 - Oddělení cestovního ruchu, Podopatření 4.2.2 - Oddělení cestovního ruchu. Garant GS: •

jsou mu předkládány pravidelné monitorovací zprávy o realizaci GS k souhlasu před předložením Radě,

•

v případě problémů vzniklých při implementaci GS spolupracuje s administrátorem GS a projektovým manažerem CEP při jejich řešení a průběžně monitoruje jejich nápravu,

•

provádí výsledné zhodnocení výstupů, výsledků a dopadů GS.

2.4.4 Ekonomický odbor krajského úřadu Ekonomický odbor krajského úřadu: •

provádí veškeré aktivity spojené s proplácením uznatelných výdajů na účty Konečných uživatelů na základě příkazu vedoucího odboru S-RR.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 14 z 78


Verze 1.2

2.4.5 Rada Královéhradeckého kraje Rada si při realizaci GS vyhradila provádění následujících úkonů: •

schválení seznamu doporučených, nedoporučených a vyřazených akcí s doporučením pro Zastupitelstvo Kraje,

•

schválení podstatných změn v průběhu realizace akce společně s dodatkem ke Smlouvě s Konečnými uživateli, případně neschválení těchto změn a následné odstoupení od Smlouvy,

•

ukládá Konečnému uživateli provedení nápravných opatření při zjištění nesrovnalostí a vyhodnocuje jejich plnění, popř. stanovuje další postup;

•

informuje ŘO SROP o zjištěných nesrovnalostech v akcích;

•

vydává pojišťovně souhlas s proplacením pojistného plnění Konečnému uživateli;

•

schválení zápisů z Ex-post kontrol.

Seznam pracovníků odpovědných za realizaci GS Královéhradeckého kraje: Odbor S-RR NUTS Severovýchod

Centrum evropského projektování

Wonkova 1142, 500 02

Wonkova 1142, 500 02 Hradec Králové

Hradec Králové

Fax: 495 817 380

Fax: 495 817 336 GS podle opatření

Opatření 1.1

Opatření 3.2

Odpovědný administrátor

Projektový manažer

Ing. Jan Špelda

Ing.Veronika Vídenská

Tel.: 495 817 499

Tel.: 495 817 362

[email protected]

[email protected]

Ing. Luboš Pechánek

Ing. Tomáš Eichler

Tel.: 495 817 176

Tel.: 495 817 389

[email protected]

[email protected]

Ing. Lenka Vašátková

Ing. Lenka Pytlíková

Tel.: 495 817 492

Tel.: 495 817 437

Finanční manažer

Ing. Martina Pipková Tel.: 495 817 388

Podopatření

[email protected]

4.1.2 Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 15 z 78


Verze 1.2

lvasatkova@kr-

[email protected]

kralovehradecky.cz Ing. Jan Špelda

Ing.Veronika Vídenská

Podopatření

Tel.: 495 817 499

Tel.: 495 817 362

4.2.2

jspelda@kr-

[email protected]

kralovehradecky.cz V případě, že není možné zastihnout odpovědného administrátora, kontaktujte prosím vedoucího odboru S-RR NUTS II SV Mgr. Zdeňka Semoráda: Tel.: 495 817 493, [email protected]. V případě, že není možné zastihnout některého z manažerů CEP, kontaktujte Ing. Ivu Krunčíkovou (tel. 495 817 361, [email protected]), popř. ředitelku CEP Ing. Kláru Dostálovou: (tel.: 495 817 191, [email protected]). Aktuální kontakty je možné nalézt též na webových stránkách kraje a CEP: http://www.kr-kralovehradecky.cz/ http://www.cep-rra.cz/kontakty.htm

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 16 z 78


Verze 1.2

3 Informace o financování akcí v rámci GS 3.1

Spolufinancování akcí z veřejných zdrojů

Jak již bylo uvedeno v úvodu, financování akcí v rámci GS, resp. SROP je založeno na principu společného financování (joint co-financing), to znamená, že prostředky poskytnuté ze SF musí být vždy doplněny národními veřejnými zdroji (SR, rozpočet kraje a obce), případně prostředky Konečného uživatele. Smyslem finančního zainteresování Konečného uživatele je zajištění vyšší efektivnosti a zodpovědnosti při nakládání s poskytnutými prostředky. Tento princip musí být obecně zajištěn u každé akce. Veškeré údaje o spolufinancování (tj. výše částek poskytnutých jednotlivými subjekty a jejich podíl na uznatelných nákladech akce) jsou obsaženy ve Smlouvě uzavřené mezi Konečným uživatelem a Krajem.

3.2

Poskytování záloh (relevantní pro opatření 3.2)

V rámci Společného regionálního operačního programu nejsou v současné době nastaveny mechanismy, které by poskytování záloh ze zdrojů strukturálních fondů umožňovaly. Probíhají však jednání o zavedení systému, který by umožnil částečné předfinancování některých akcí ze zdrojů státního rozpočtu. V případě schválení navrhované varianty se systém bude týkat akcí realizovaných NNO pouze v rámci opatření 3.2 Podpora sociální integrace v regionech.

3.3

Veřejná podpora (relevantní pro opatření 1.1 a 4.2.2)

Stávající zákon č. 59/2000 Sb., o veřejné podpoře byl ke dni 1. 5. 2004 zrušen a o udělení veřejné podpory bude od té chvíle rozhodovat přímo Evropská komise, především v souladu s články 87-89 Smlouvy o založení ES a s navazující legislativou. Pro program SROP byla ještě v předvstupním období udělena výjimka ze všeobecného zákazu veřejné podpory Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS). V rámci GS SROP implementovaných v rámci KHK bude veřejná podpora poskytována podnikatelským subjektům ve dvou úrovních: a) podpora kompatibilní s pravidlem „de minimis“ § §

Opatření 1.1 - GS podporující drobné podnikatele charakter této podpory je vymezen v nařízení Komise (ES) č.69/2001.

b) podpora poskytovaná v souladu se skupinovou výjimkou pro malé a střední podniky

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 17 z 78


Verze 1.2

§ §

Opatření 1.1 - GS na podporu podnikání ve vybraných regionech pro malé a střední podnikatele Podopatření 4.2.2 – GS na podporu akcí malých a středních podnikatelů v cestovním ruchu), charakter této podpory je vymezen v nařízení Komise (ES) č.70/2001

V případě veřejné podpory malého rozsahu (podpory "de minimis") platí, že celková výše podpory de minimis poskytnutá jednomu podnikatelskému subjektu nesmí v období tří let přesáhnout částku v Kč, odpovídající 100 000 EUR. Tento limit platí bez ohledu na formu podpory nebo její sledovaný cíl. U všech poskytnutých částek se jedná o hrubou intenzitu pomoci1, to znamená před srážkou přímé daně. Bude-li v rámci SROP poskytnuta podpora de minimis, musí být příslušný podnikatelský subjekt informován poskytovatelem finanční pomoci, tj. Krajem o charakteru podpory de minimis a musí být od něj vyžádány úplné údaje o podpoře de minimis, kterou podnikatelský subjekt během posledních třech let získal (počínaje dnem, kdy bylo poskytování veřejné podpory v tomto tříletém období zahájeno). Do limitu podpory de minimis se nezapočítává případná podpora, která byla poskytnuta mimo rámec pravidla de minimis (např. pokud podnik obdržel dotace v rámci režimu regionální pomoci nebo v rámci skupinové výjimky). Celková veřejná podpora podnikatelských subjektů (opatření 1.1 a podopatření 4.2.2), zahrnující jak zdroje ERDF, tak i veřejné zdroje ČR (zdroje státního rozpočtu nebo rozpočtů krajů) byla pro SROP stanovena tak, aby hrubá intenzita pomoci u jednotlivých akcí nepřekročila limit podpory, stanovený v rámci Regionální mapy intenzity veřejné podpory (usnesení vlády č.1315/2001) - limit činí u Regionu soudržnosti Severovýchod 48% z celkových uznatelných nákladů akcí.

3.4

Neslučitelnost podpory

Obecně platí, že podpora poskytnutá akci realizované v rámci GS není slučitelná s podporou poskytnutou na stejnou akci z jiného dotačního programu/dotačních titulů České republiky ani z jiného programu financovaného z prostředků EU. Výjimkou jsou příspěvky poskytnuté ze SFDI či z rozpočtu krajů a obcí, které přímo souvisí s finančním plánem akce (tj. jsou poskytnuty na spolufinancování akce a jejich výše je uvedena ve Smlouvě). Konečný uživatel podpisem stvrzuje, že na činnost, která je předmětem pomoci podle

1

Hrubá intenzita pomoci znamená poměr (v %) mezi výší poskytnuté dotace a výší celkových uznatelných

nákladů projektu; všechny použité údaje jsou zjišťovány před jakýmkoliv odpočtem pro přímé zdanění. Čistá intenzita pomoci naproti tomu znamená čistou částku pomoci (dotace snížená o přímou daň vyjádřenou jako procento celkových uznatelných nákladů projektu. Metodu kalkulace čisté intenzity pomoci používá Evropská komise pro srovnání mezi jednotlivými zeměmi (různá míra zdanění), členské státy ji v zásadě nemusí používat. Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 18 z 78


Verze 1.2

Smlouvy v příslušném období, pro které je pomoc přiznána, nečerpá žádnou další dotaci, podporu, finanční příspěvek či jim obdobné, a to ani z jiných rozpočtových kapitol SR, státního fondu či jiných SF, nebo jiných prostředků EU. Konečný uživatel tento svůj závazek bude dokládat formou čestného prohlášení při podání Žádosti o proplacení výdajů na akci. Současné předložení žádostí o podporu z různých programů není vyloučeno (s výjimkou vazby SROP a OP RLZ u opatření 3.2). Konečný uživatel má povinnost neprodleně sdělit Centru evropského projektování informaci o přidělení podpory z těchto programů . V případě, že byla akce z jiného dotačního programu přiznána podpora, a tato podpora byla přijata, bude Smlouva ze strany Kraje vypovězena a bude požadováno, aby Konečný uživatel dosud vyplacenou podporu vrátil.

3.5

Účast krajských prostředků, SR a SF na financování akcí

Usnesením Zastupitelstva o výběru akce bylo rozhodnuto, že za splnění dalších stanovených podmínek Konečný uživatel získá podporu jak z krajského a státního rozpočtu, tak ze strukturálních fondů. Konečný uživatel, tehdy ještě žadatel, žádal prostřednictvím jediné Žádosti o grant (formulář ELZA) na základě výzvy navazující na vyhlášené GS o všechny tyto prostředky. Kraj prostřednictvím svého Ekonomického odboru (na pokyn vedoucího odboru S-RR) provádí platby z krajského rozpočtu, SF a SR Konečným uživatelům z prostředků na zvláštním účtu GS, na který on sám převedl svůj podíl spolufinancování akce a kam ŘO SROP a MMR převádí pro danou akci prostředky ze SF a SR pod zvláštním účetním znakem. Podíly spolufinancování odpovídají podílům dohodnutým ve Smlouvě uzavřené mezi krajem a Konečným uživatelem. Finanční prostředky Kraje a obce jsou prvními veřejnými zdroji, které Konečný uživatel získá (pokud jsou pro dané opatření či podopatření GS relevantní).

4 Vysvětlení některých ustanovení Smlouvy o financování akce 4.1

Finance

Nezbytnou součástí Smlouvy je zejména rozpis finančního krytí nákladů akce, vymezení způsobu proplácení finanční pomoci a stanovení povinností Konečného uživatele, jakož i závazků poskytovatele pomoci. Smlouva obsahuje také informace pro stanovení finančního plánu (zejména termíny a výše plateb). Ze Smlouvy je zřejmé určení všech subjektů podílejících se na financování akce a velikosti

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 19 z 78


Verze 1.2

jejich podílu na financování. Znamená to tedy, že kromě prostředků ze SR a SF Smlouva zahrnuje i případně vymezené prostředky na projekt z krajského rozpočtu (poskytnuté na základě usnesení krajského Zastupitelstva), prostředky z rozpočtu obce (poskytnuté na základě usnesení zastupitelstva obce) a dále případné prostředky SFDI (poskytnuté na základě smlouvy mezi Konečným uživatelem a SFDI). Kraj potom prostřednictvím ÚAGS a CEP kontroluje dodržování těchto ustanovení a v souladu s uzavřenou Smlouvou poskytuje Konečnému uživateli finanční prostředky.

4.2

Zahájení a ukončení realizace akce

Datem zahájení realizace akce se rozumí: a) u investičních akcí den, kdy bude zahájena realizace fyzických prací, b) u neinvestičních akcí den, kdy začne poskytování služeb. Datum zahájení je ve Smlouvě uváděno v souvislosti s povinností Konečného uživatele zabezpečit zahájení realizace akce nejpozději do 6 měsíců ode dne podpisu této Smlouvy oběma smluvními stranami. Ukončením realizace akce se rozumí: •

u investičních akcí den, kdy bude dokončena fyzická realizace,

•

u neinvestičních akcí je to den, kdy se přestane poskytovat služba financovaná z GS.

Konečný uživatel musí prokázat uzavření všech aktivit akce v souladu se Smlouvou a jejími případnými dodatky. Tuto skutečnost je třeba doložit kromě vlastních výstupů akce též ověřitelnými průkazy dosažení cílů akce (např. pravomocným kolaudačním rozhodnutím – je-li již k dispozici, předávacími protokoly o ukončení dodávek stavebních prací a technologie, certifikací, prezenční listinou, fotodokumentací apod.) Datum podepsání předávacího protokolu o ukončení dodávek stavebních prací a technologie nesmí překročit termín ukončení realizace předmětné akce uvedený ve Smlouvě o financování akce. Finančním ukončením akce se rozumí den, kdy budou dokončeny všechny platby spojené s realizací akce a příslušné prostředky budou převedeny na účet Konečného uživatele. Termín ukončení akce se ve Smlouvě vyskytuje zejména v souvislosti s povinností Konečného uživatele uchovávat po stanovenou dobu výsledky akce a archivovat související účetní a jiné dokumenty. Datum ukončení akce je také podstatné při proplácení finanční pomoci a pro počítání lhůty, ve které musí Konečný uživatel odevzdat závěrečnou zprávu o

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 20 z 78


Verze 1.2

akci. Akce musí být ukončena do doby stanovené ve Smlouvě.

4.3

Daň z přidané hodnoty

Problematika způsobilosti DPH je popsána v Pravidle č. 7 nařízení Komise (ES) č. 448/2004, resp. v Metodické příručce o způsobilých výdajích. Konečný uživatel, který je plátcem DPH, má nárok na odpočet DPH na vstupu podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. U plátců DPH není tato daň způsobilým výdajem ani v případě, že si neuplatní nárok na odpočet daně na vstupu. V případě, že je Konečný uživatel povinen krátit odpočet DPH na vstupu v souladu s § 72 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb. je způsobilým výdajem část DPH na vstupu, která byla koeficientem zkrácena. Pro Konečného uživatele, který není plátcem DPH, a tudíž nemá nárok na odpočet DPH na vstupu, je daň z přidané hodnoty způsobilým výdajem. Dojde-li během realizace ke změně postavení Konečného uživatele z neplátce na plátce DPH dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, jde o podstatnou změnu, kterou musí Konečný uživatel bezodkladně nahlásit Centru evropského projektování. Tato změna si vyžádá podepsání dodatku ke Smlouvě. Finanční prostředky proplacené Konečnému uživateli neoprávněně, právě z toho důvodu, že změnu nenahlásil, bude muset Konečný uživatel vrátit.

4.4

Zadávání veřejných zakázek

Konečný uživatel je povinen při zadávání veřejných zakázek dodržovat zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách. V případě zakázek, jejichž předpokládaná cena nedosahuje výše 2 mil. Kč je konečný uživatel povinen dodržovat postup stanovený v této kapitole. Konečný uživatel přitom musí respektovat, že zadávání veřejných zakázek vychází z celkových předpokládaných nákladů na danou zakázku na dodávky, služby a stavební práce bez DPH. Pracovníci CEP poskytují konzultace konečným uživatelům s cílem zajistit hladký průběh všech zadávacích řízení, která budou v souvislosti s realizováním GS, resp. jeho akcí vyhlášena. Královéhradecký kraj si ve Smlouvě o financování akce vyhrazuje právo kontroly postupu zadávání veřejných zakázek Konečným uživatelem. Konečný uživatel může zaslat pracovišti CEP k odsouhlasení návrh smlouvy s vítězným dodavatelem, nebyla-li dodavatelská smlouva uzavřena již před podpisem Smlouvy o financování akce. Konečný uživatel musí Centru evropského projektování předat předepsanou dokumentaci pro Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 21 z 78


Verze 1.2

zadávací řízení na připravované veřejné zakázky, a to nejméně pět pracovních dnů před jejím zveřejněním, a dále musí umožnit pracovníkům CEP, příp. ÚAGS účastnit se řízení o veřejných zakázkách. Konečný uživatel má povinnost zaslat Centru evropského projektování pozvánku na zasedání výběrové komise nejpozději 7 dnů před jejím konáním. Kraj, případně Centrum evropského projektování má právo účastnit se zasedání výběrové komise, případně i jiného orgánu konečného uživatele, pokud má tento orgán možnost rozhodnout odlišně od výběrové komise.

4.4.1 Podmínky pro poskytnutí finanční pomoci v rámci SROP z hlediska zákona č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen zákon VZ), a pokynů Řídícího orgánu SROP: a) výběrové (zadávací) řízení podle zákona VZ2 a podle těchto podmínek může konečný uživatel zahájit až po 1. květnu 2004; b) konečný uživatel je povinen vybrat dodavatele pro realizaci projektu v souladu se zákonem VZ (před realizací projektu) a průběh výběru dodavatele náležitě dokladovat dle platného zákona v případě, že bude podléhat zákonu VZ. Pracoviště CEP poskytuje při přípravě zadávací dokumentace konzultace. Konečný uživatel má povinnost 3: § § §

předložit CEP zadávací dokumentaci min. 5 dní před odesláním na Centrální adresu (v případě postupů s uveřejněním) nebo oslovovaným dodavatelům (u postupů bez uveřejnění) min. 7 dnů před jednáním hodnotících komisí zvát CEP na toto jednání jako pozorovatele a následně pracovišti CEP předat zápis z jednání komise k posouzení předložit pracovišti CEP návrh smlouvy s vybraným dodavatelem.

c) v případě poskytnutí veřejných prostředků se předmětem zakázky stává dle charakteristiky projektu, na který byla podána žádost, buď celý projekt nebo jeho funkčně ucelené části (pokud objektivně není možné zadat projekt jako celek jednou veřejnou zakázkou). Funkčně ucelené časti se určují dle běžného postupu a v souladu s obecnou praxí, která se aplikuje v souvislosti se zákonem VZ

2

V současné době se připravuje nový zákon o veřejných zakázkách, jehož účelem bude komplexně

upravit oblast veřejného práva v ČR a zapracovat nové předpisy práva ES. Nový zákon nabude účinnosti v roce 2006.

3

Týká se pouze zadávacích řízení, které byly zahájeny až po podpisu Smlouvy o financování akce

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 22 z 78


Verze 1.2

d) v případě, že předpokládaná cena předmětu veřejné zakázky přesáhne 2 mil. Kč bez DPH a veřejná zakázka na dodávky, služby a nebo stavební práce bude z více jak 50% financována veřejným zadavatelem, bude se postupovat podle zákona VZ, v plném rozsahu, e) v případě, že předpokládaná cena předmětu zakázky bude přesahovat 2 mil. Kč bez DPH (dle ustanovení §6 odst. 1 zákona VZ), ale zakázka na dodávky, služby nebo stavební práce nebude z více než 50% financována veřejným zadavatelem (viz ustanovení §2 odst. 1 písm. b) zákona VZ) bude postupováno podle následujícího písmena f)

f) v případě, že předpokládaná cena předmětu zakázky nebude přesahovat 2 mil. Kč bez DPH, pak bez ohledu na výši spolufinancování veřejným zadavatelem, bude postupováno v souladu s ustanovením §6 odst. 3zákona VZ- tj. zadání transparentním a nediskriminačním postupem za cenu obvyklou v místě plnění - následujícím způsobem: § §

podle interních směrnic organizace konečného uživatele (pokud existují) pro realizaci zakázek pod 2 mil.Kč bez DPH nákupem za cenu obvyklou v místě a čase a to: o objednávkou dodávky/smlouvou s dodavatelem (pro dodávky stavebních prací, služeb, zboží, pro které existují a jsou dostupné ceníky, katalogy apod.) nebo o vyžádáním nabídek min. 3 dodavatelů a výběrem ekonomicky/finančně nejvýhodnější nabídky

Upozornění konečným uživatelům: Použitý postup bude konečný uživatel povinen na vyžádání kontrolního orgánu doložit

4.5

Pojištění

Smlouva o financování akce ukládá Konečnému uživateli, aby pojistil veškerý pojistitelný majetek, pořizovaný z finanční pomoci realizované prostřednictvím GS, proti jeho poškození, zničení a ztrátě. Pojistná smlouva musí být předložena CEP nejpozději společně monitorovací zprávou následující po pořízení majetku.

s

Doba pojištění sjednaná v pojistné smlouvě nesmí být kratší než 5 let ode dne podpisu Smlouvy o financování akce oběma smluvními stranami. Případné hlášení o pojistné události je Konečný uživatel povinen neprodleně předložit CEP. Rada Královéhradeckého kraje může příslušné pojišťovně vydat souhlas s proplacením pojistného plnění Konečnému uživateli.

4.6

Přímé výnosy projektu

Přímými výnosy akce se rozumí příjmy získané během realizace akce. Podle Smlouvy je konečný uživatel povinen nejpozději v okamžiku podání poslední Žádosti o proplacení výdajů akce odečíst od celkových uznatelných nákladů přímé výnosy akce získané v průběhu realizace akce. Jejich výši je povinen doložit. Tato

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 23 z 78


Verze 1.2

povinnost je vztažena jen k neinvestičním akcím realizovaným nepodnikatelskými subjekty (opatření 3.2 a podopatření 4.1.2).

4.7

Udržitelnost akce

Konečný uživatel je povinen zachovat efekty projektu v nezměněné podobě po dobu stanovenou ve Smlouvě, která konečnému uživateli ukládá zejména, aby: §

Plně a prokazatelně splnil účel akce, na kterou mu bude dotace poskytnuta, a to v rozsahu schválené akce a zachoval výsledky realizace akce pět let ode dne podpisu Smlouvy.

§

Zachoval nově vytvořená pracovní místa, a to nejméně po dobu 3 let v případě kofinancování akce z Evropského sociálního fondu či po dobu 5 let v případě kofinancování akce z Evropského fondu regionálního rozvoje; v obou případech je tato doba počítána ode dne podpisu Smlouvy. Nová pracovní místa přitom musí být vytvořena do jednoho roku od ukončení realizace akce.

§

Naplnil monitorovací ukazatele a uchoval je po dobu pěti let ode dne podpisu Smlouvy.

Udržitelnost akce je monitorována prostřednictvím pravidelných zpráv, které je konečný uživatel povinen podávat po ukončení realizace akce. Více viz část Monitorování postupu realizace akce.

4.8

Zachování nově vytvořených pracovních míst

Vytvoření hrubých pracovních míst patří mezi významné kvantitativní cíle programu a je proto jedním z výběrových kritérií při hodnocení akce (pouze u některých GS). Konečný uživatel je povinen nově vzniklá pracovní místa vytvořit v době od zaregistrování žádosti do 1 roku od data ukončení realizace akce. Tato pracovní místa musí Koneční uživatelé zachovat: •

u akcí podpořených z ESF v rámci GS 3.2 - 3 roky od podpisu Smlouvy,

•

u podpořených z ERDF v rámci GS 1.1., 4.1.2 a 4.2.2. - 5 let od podpisu Smlouvy.

Nositelem nově vzniklých pracovních míst může být Konečný uživatel a také partneři akce, včetně provozovatelů vzniklé investice. Pracovní místa však musí vzniknout v přímé souvislosti s akcí.

4.8.1 Prokazování nově vzniklých pracovních míst Konečný uživatel uvede v první průběžné zprávě o postupu akce přepočtený stav svých zaměstnanců k datu podpisu Smlouvy za období 6 uzavřených měsíců předcházejících podání žádosti. Dále ve zprávě uvede počet zaměstnanců ostatních subjektů (partnerů akce - včetně obcí, krajů a jimi zřizovaných organizací; provozovatele investice), u kterých má také dojít ke

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 24 z 78


Verze 1.2

sledovanému nárůstu pracovních míst, a to ke stejnému datu. V případě, že tyto subjekty zaměstnávají pracovníky na zkrácený pracovní úvazek nebo sezónní zaměstnance, je třeba doložit také přepočtený stav jejich zaměstnanců. V dalších monitorovacích zprávách uvádí Konečný uživatel nová pracovní místa ve své organizaci a také u ostatních subjektů. Ke zvýšení zaměstnanosti musí dojít v místě realizace projektu (akce) a nesmí jí být dosaženo přesunem pracovníků z jiných provozoven žadatele. Po dosažení plánovaného počtu nových pracovních míst (nejpozději do jednoho roku od ukončení realizace akce) uvede Konečný uživatel v příslušné monitorovací zprávě přepočtený stav svých zaměstnanců a počet nově vzniklých pracovních míst u partnerů, příp. provozovatelů investice. Pokud jsou tato místa sezónní nebo na zkrácený úvazek, je opět třeba vypočítat přepočtený stav zaměstnanců. Musí jít o zaměstnance, kteří mají s daným zaměstnavatelem uzavřenou pracovní smlouvu a jsou s ním v pracovním poměru. Nezahrnují se osoby, které pracují podle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti podle § 236 a § 237 zákona č. 65/1965 Sb., zákoník práce. Během sledovaného období může dojít u Konečného uživatele, partnerů akce nebo provozovatelů investice k poklesu celkového počtu zaměstnanců způsobenému reorganizací, restrukturalizací nebo změnami výrobního programu. Pracovní místa vzniklá v souvislosti s akcí musí zůstat vždy zachována, aby Konečný uživatel neohrozil proplacení dotace nebo ji nemusel vracet. Případný pokles počtu ostatních pracovníků musí kontrolním orgánům zdůvodnit a doložit, že se nejedná o pracovní místa související s podpořenou akcí.

4.8.2 Doklady ke kontrolám 1.

Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců Konečného uživatele;

2.

Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců ostatních subjektů (partnerů akce, nebo provozovatelů investice);

3.

Pracovní smlouvy zaměstnanců na pozicích, které vznikly v souvislosti s realizací akce;

4.

Pracovní náplně nových zaměstnanců;

5.

Mzdové listy nových zaměstnanců.

Doporučení Nová pracovní místa jsou významným ukazatelem naplňování cílů SROP a také důležitým hodnotícím kritériem. Pokud se Konečný uživatel zaváže k jejich vytvoření, musí doložit jejich vznik a zachování kontrolním orgánům. Pokud se vytvářejí nová pracovní místa u partnerů akce nebo provozovatelů investice podpořené dotací ze SROP, doporučujeme

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 25 z 78


Verze 1.2

Konečným uživatelům, aby si ve smlouvě o partnerství nebo ve smlouvě o pronájmu objektu (příp. jiným smluvním způsobem) dostatečně zajistili vytvoření a udržení nových pracovních míst včetně zakotvení povinnosti poskytnout Konečnému uživateli veškeré povinné doklady k externím kontrolám nových pracovních míst ze strany kontrolních orgánů tak, aby Konečný uživatel mohl plnění svých závazků náležitě prokázat.

4.8.3 Postup výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců Vychází z §2 zákona č. 47/2002 Sb., o podpoře malého a středního podnikání. Přepočtený počet zaměstnanců se zjistí jako podíl celkového počtu hodin odpracovaných všemi zaměstnanci Konečného uživatele, zvýšený o neodpracované hodiny v důsledku čerpání dovolené na zotavenou, překážek v práci a pracovní neschopnosti, za niž jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění, a celkového fondu pracovní doby připadajícího na jednoho zaměstnance pracujícího na stanovenou týdenní pracovní dobu. Celkový fond pracovní doby za sledovaných šest měsíců se vypočítá následovně: •

sečtěte všechny pracovní dny ve sledovaném období,

•

součet vynásobte osmi (pracovní doba). Např. celkový fond pracovní doby za leden až červen 2004: 128 x 8 = 1 024 (lze zjistit z plánovacího kalendáře).

Následující tabulka obsahuje údaje o všech zaměstnancích včetně sezónních s jejich skutečně odpracovanými hodinami za prvních šest měsíců roku 2004. Pracovníci A, B a C jsou ve stálém pracovním poměru, pracovník D je sezónní a byl zaměstnaný v lednu, únoru a březnu. Počet skutečně odpracovaných hodin podle zaměstnanců Počet skutečně odpracovaných hodin podle zaměstnanců: Pracovník

Odpracované hodiny

Dovolená

Překážky

Pracovní

v práci

neschopnost

Součet

A

1 024

0

0

0

1 024

B

944

80

0

0

1 024

C

856

160

8

0

1 024

D

512

0

0

0

512

Celkem

3 584

Potom tedy přepočtený evidenční stav (= 3 584 : 1 024 = 3,5) je 3,5.

4.9

Publicita, pravidla vizuálního označování

Všechny subjekty zapojené do implementační struktury SROP jsou povinny řídit se

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 26 z 78


Verze 1.2

schválenými pokyny pro publicitu programu a identifikaci podpory ze SF. Již v žádosti upřesňuje Konečný uživatel způsob, jakým bude navenek propagovat účast EU na financování akce. Ve schvalovacím a monitorovacím procesu jsou pak tyto náležitosti kontrolovány. Je velmi důležité, aby všichni Koneční uživatelé dodržovali a naplňovali pravidla publicity a vizuálního označování, neboť jsou to právě oni, kdo může poskytnout hmatatelné důkazy o tom, že strukturální politika, nástroj evropské solidarity, existuje nejen na papíře, ale že rovněž přináší praktické výsledky. Základní dokumenty, kterými se konečný uživatel v této souvislosti řídí jsou: §

Nařízení Komise (ES) č. 1159/2000, o informačních a propagačních opatřeních, která mají být prováděna členskými státy v souvislosti s pomocí ze strukturálních fondů (českou verzi nařízení lze vyhledat na http://www.europa.eu.int/eurlex/cs/search/search_lif.html) Ø Logo EU bude umístěno na všech propagačních materiálech, formulářích přihlášek a informačních tabulích podporovaných projektů v souladu s výše uvedeným nařízením.

§

Visual Identity Guidelines, oddíl 6 Visual Identity http://europa.eu.int/comm/environment/life/tools/visibility.pdf (česká verze dostupná na adrese: http://www.evropska-unie.cz/cz/print.asp?id=664)

§

Pravidla publicity pro SROP (publikace je dostupná na http://www.strukturalnifondy.cz/index.php?show=000008000005001004 a je zároveň přílohou této příručky – Příloha č.6).

Další

související

informace

jsou

uvedeny

na

webové

– je

stránce:

http://europa.eu.int/comm/regional_policy/country/commu/index_en.htm. Z uvedených dokumentů zejména vyplývá, že konečný uživatel má povinnost umístit v místě realizace projektu pamětní desku, uvádět na informačních a propagačních materiálech logo SROP a EU, uvádět obě loga také na dalších tiskových materiálech včetně inzerce a článků v regionálním tisku a na internetových stránkách konečného uživatele.

4.10 Archivace 4.10.1

Archivace dokumentů a dat

Archivace znamená uložení uzavřených dokumentů do archívu, pro možnost jejich opětovného použití a rychlého přístupu k nim. Ve smyslu § 31 a 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, jsou účetní jednotky (zde Koneční uživatelé) povinny uchovávat všechny účetní písemnosti,

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 27 z 78


Verze 1.2

projektově-programovou dokumentaci, inventurní soupisy hmotného majetku a jiné dokumenty či písemnosti v písemné podobě a pod., na technických nosičích dat anebo mikrografických záznamech. Všechny výše uvedené dokumenty související s akcí včetně veškerých souvisejících potvrzení a průvodních materiálů musí Konečný uživatel archivovat na jednom místě a uchovávat je během období minimálně 10 let od ukončení financování akce. Všechny účetní a smluvní písemnosti musí byt uchovávány a zabezpečeny před ztrátou na jednom místě, a to z důvodu zpřístupnění jednotlivých dokladů v případě kontroly. Z toho důvodu budou originály všech dokladů souvisejících s příslušnou akcí GS u Konečného uživatele. CEP přebírá od Konečného uživatele ty dokumenty, které je Konečný uživatel povinen předkládat na základě Smlouvy včetně příloh. CEP následně tyto dokumenty předává v pravidelných intervalech ÚAGS. Při použití výpočetní techniky se archivací má na mysli zálohovaní údajů, což znamená vytváření kopií dokumentů a jejich ukládání na různá místa, a to z důvodu: •

poškození pevných disků počítače, případně jiné poruchy,

•

odcizení techniky, případně jejího zničení,

•

neúmyslného vymazaní, případně neúmyslné aktualizace dat a informací,

•

zabezpečení údajů před ztrátou,

•

úschovy údajů v nezměněném tvaru,

•

dlouhodobého uložení informací.

4.10.2

Pravidla archivace

Při archivování a zálohování se musí dodržovat určitá pravidla, jako například •

vždy vykonávat porovnání zálohovaných dat s originálem – verifikace,

•

pravidelně kontrolovat stav médií určených k zálohování a zálohovacích mechanik,

•

každé médium po archivaci označit datem, názvem a jeho obsahem.

Ve smyslu Nařízení Komise (ES) č. 438/2001, článek 18 se účetní záznamy o operacích musí v co největší míře uchovávat v elektronické formě. Tyto záznamy musí být dány Komisi k dispozici na zvláštní žádost pro účely vykonání písemně doložených kontrol a kontrol na místě.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 28 z 78


Verze 1.2

4.10.3

Prokazatelný účetní záznam – viz kapitola 5.2 Vedení účetnictví

4.11 Změny v průběhu realizace akce 1. Jakékoliv změny v průběhu realizace akce oproti předloženému projektu, žádosti, Smlouvě, včetně prohlášení dle čl. XIII Smlouvy a jakýmkoliv přílohám těchto dokumentů, jakožto i všechny změny a skutečnosti, které mají vliv na plnění Smlouvy, je konečný uživatel povinen písemně oznámit Centru evropského projektování nejpozději 40 dnů před vznikem změny. (na formuláři Oznámení konečného uživatele o změnách akce - Příloha č.3). Popis těchto změn se také musí objevit v monitorovacích zprávách, které Konečný uživatel pravidelně vyhotovuje. Podle typu změny CEP navrhne postup řešení. 2. Dojde-li ke změně nezávisle na vůli konečného uživatele, je povinen tuto změnu oznámit do 3 dnů ode dne, kdy se o ní dozvěděl. 3. Podle charakteru ohlášené změny stanoví Centrum evropského projektování, zda se jedná o změnu podstatnou nebo nepodstatnou, a navrhne konečnému uživateli změnu Smlouvy nebo odstoupení od Smlouvy. O tom informuje konečného uživatele. Bez písemného souhlasu Kraje není možné provést žádnou změnu podle bodu 1., která je závislá na vůli konečného uživatele. 4. Veškeré změny akce je možno provádět pouze na základě vzájemné dohody Kraje a Konečného uživatele.

5 Čerpání finančních prostředků 5.1

Samostatný účet akce

Konečný uživatel používá pro akci zvláštní účet nebo podúčet ke svému bankovnímu účtu, který bude používat pouze v souvislosti s realizací akce. Účet může mít u kterékoli komerční banky a musí být veden v českých korunách. Zřízení zvláštního účtu ke každé akci je povinné z toho důvodu, že kraj (resp. CEP) bude vyžadovat výpisy z účtu při ověřování uskutečněných výdajů. Účet/podúčet, na který jsou Konečnému uživateli prováděny platby ze SF, SR a rozpočtu Kraje, musí být předem specifikován v příslušné Smlouvě. Smlouvu o vedení bankovního účtu nebo podúčtu, který je určen pouze pro platby související s realizací akce, musí Konečný uživatel doložit nejpozději při podpisu Smlouvy. Konečný uživatel nesmí platit dodavatelům nebo zhotovitelům v hotovosti ani šekem s výjimkou nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky, drobný kancelářský materiál, náklady na občerstvení při konání seminářů apod.). Dokladem o provedení těchto

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 29 z 78


Verze 1.2

plateb budou pokladní doklady. Jeden pokladní doklad přitom může dosahovat maximálně výše pět tisíc Kč. V případě hotovostních plateb má konečný uživatel povinnost vést zvláštní pokladnu pro projekt. Konečný příjemce má právo ve Smlouvě o financování akce omezit maximální podíl hotovostních výdajů na celkovém rozpočtu projektu. Bankovní poplatky spojené s vedením zvláštního účtu akce jsou uznatelnými náklady akce pouze tehdy, jsou-li zahrnuty do jeho rozpočtových nákladů. Jestliže Konečný uživatel čerpá na financování akce úvěr u komerční banky, mohou být výdaje spojené s realizací akce financovány také z tohoto úvěrového účtu. Nezbytnou podmínkou však přitom je, aby Konečný uživatel ihned po otevření tohoto účtu sdělil jeho číslo CEP a uvedl je v nejbližší monitorovací zprávě o postupu akce.

5.2

Vedení účetnictví

Konečný uživatel je povinen na akci v rámci GS vést samostatnou oddělenou analytickou účetní evidenci a poskytovat z ní požadované údaje všem kontrolním orgánům. Koneční uživatelé jsou povinni průkazně všechny operace dokladovat dle relevantních nařízení EK při následných kontrolách a auditech. Účetnictví je Konečný uživatel povinen vést v souladu se zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů). Pokud je to možné, mělo by být účetnictví vedeno v elektronické formě (článek 18, nařízení Komise č. 438/2001). Koneční uživatelé, kteří nemají povinnost vést účetnictví podle zákona 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, musejí vést pro doložení svých výdajů v případě realizace akcí spolufinancovaných ze strukturálních fondů daňovou evidenci podle ustanovení § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, doplněnou o povinnost rozšířit náležitosti příslušných dokladů ve smyslu § 11 zákona 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Předmětné doklady musí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně písemně vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost. Na požádání poskytne konečný uživatel kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu. Tato povinnost je Konečnému uživateli uložena v rámci podmínek stanovených ve Smlouvě o financování akce. Takto doplněná daňová evidence jednoznačně zvýší svoji celkovou vypovídací schopnost a průkaznost a v této podobě by měla být dostačující pro následné kontroly a audity jak ze strany národních orgánů, tak ze strany Evropské komise. Koneční uživatelé musí poskytovat účetní a další údaje podle Smlouvy o financování akce. Na písemné požádání Komise o poskytnutí účetních záznamů je Konečný uživatel povinen poskytnout Komisi všechny požadované záznamy do 10 pracovních dnů (článek 18 odst. 3 nařízení Komise č. 438/2001) ode dne doručení požadavku nebo v termínu stanoveném Komisí. Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 30 z 78


Verze 1.2

Účetní záznamy musí být dostatečným způsobem chráněny, aby se zabránilo jejich možnému zneužití (jak v případě zabezpečení příslušného počítačového programu, tak i pro fyzickou ochranu písemných záznamů). Prokazatelný účetní záznam Ve smyslu § 33a zákona o účetnictví se za prokazatelný účetní záznam považuje pouze účetní záznam, •

jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje,

•

jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů.

Účetní záznam určený k přenášení musí obsahovat podpisový záznam. Účetní záznam musí být podepsaný nejpozději v okamžiku jeho odevzdání k přenosu. Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis, nebo obdobný prokazatelný účetní záznam nahrazující vlastnoruční podpis v technické formě. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě se mohou použít na místě, kde se vyžaduje vlastnoruční podpis. Konečný uživatel musí zajistit vedení dokumentace o akcích tak, aby představovalo dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky ve smyslu článku 7 nařízení Komise (ES) č. 438/2001, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1260/1999, pokud jde o řídicí a kontrolní systémy pro pomoc poskytovanou ze SF. Konečný uživatel musí zajistit neustálou dostupnost dokladů o akcích pro účely inspekce prováděné oprávněnými osobami; dále musí umožnit inspekcím vstup do objektů a na pozemky související s projektem a jeho realizací.

5.3

Postup proplácení výdajů vynaložených na akci

Grantové schéma může být tvořeno jednoetapovými i víceetapovými akcemi. Koneční uživatelé budou předkládat na CEP již zaplacené dodavatelské faktury na základě dokončené akce nebo dokončené věcné etapy akce. JEDNOETAPOVÉ AKCE Výše podílů jednotlivých zdrojů bude pro každou akci stanovena ve Smlouvě o financování akce. Proplácení prostředků SF Podíly uznatelných nákladů akce hrazené ze zdrojů SF a z národních veřejných zdrojů jsou propláceny zpětně až po ukončení realizace akce. To znamená, že Konečný uživatel si faktury nejdříve musí uhradit z vlastních prostředků a tuto skutečnost musí doložit účetními Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 31 z 78


Verze 1.2

doklady. Po ukončení realizace akce bude moci Konečný uživatel požádat CEP o proplacení výdajů akce, půjde o podíl ze SF a z národních veřejných zdrojů. Postup je uvedený v kapitole Žádost o proplacení výdajů akce. VÍCEETAPOVÉ AKCE V případě víceetapových akcí bude každá věcná etapa akce financována současně ze všech zdrojů v poměru uvedeném ve Smlouvě. O proplacení prostředků jak ze strukturálních fondů, tak z národních veřejných zdrojů bude moci Konečný uživatel žádat vždy po ukončení věcné etapy akce na základě Žádosti o proplacení výdajů akce, resp Žádosti o platbu. V průběhu akce však může být z celkového podílu SF na uznatelných nákladech daného projektu proplaceno maximálně 85 %. Zbylých 15 % bude proplaceno až po ukončení projektu. Postup je uvedený v kapitole Žádost o proplacení výdajů akce.

Postup proplácení uznatelných výdajů bude následující: §

Po skončení realizace akce nebo jeho věcné etapy předkládá Konečný uživatel Centru evropského projektování Žádost o platbu. Každá žádost musí být vždy doložena požadovanými přílohami (viz kapitola Žádost o proplacení výdajů akce)

§

CEP provede věcnou a finanční kontrolu každé Žádosti o proplacení výdajů akce a zjistí, zda vzniklé náklady jsou náklady uznatelnými v souladu s podepsanou Smlouvou. CEP provede u vybraných Konečných uživatelů (v případě podnikatelů vždy) fyzickou kontrolu na místě s tím, že sepíše Zprávu o provedené administrativní i případné fyzické kontrole, a pokud je vše v pořádku vystaví Osvědčení o provedené práci.

§

CEP shromažďuje tato osvědčení od ostatních Konečných uživatelů, z nichž v závislosti na termínu dokončených etap a celých akcí vztahujících se ke konkrétnímu GS vytvoří Souhrnné osvědčení o provedené práci za celé GS a to je předloženo po schválení Radou Kraje pobočce CRR spolu se Souhrnnou žádostí o proplacení výdajů projektu – GS. Touto souhrnnou žádostí žádá Kraj o proplacení podílu SF a SR na způsobilých výdajích akcí, resp. jejích etap.

§

Regionální pobočka CRR na základě výsledků věcných a finančních kontrol implementace GS prováděných u Kraje a u některých Konečných uživatelů vybraných na základě analýzy rizik schválí/neschválí předložené Souhrnné osvědčení o provedené práci a Souhrnnou žádost o proplacení výdajů GS. V případě schválení

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 32 z 78


Verze 1.2

žádosti ji stvrdí svým podpisem a spolu s potvrzeným Souhrnným osvědčením o provedených pracích ji zašle ŘO k proplacení. V případě shledání nedostatků vrátí Souhrnnou žádost o proplacení výdajů Kraji s písemným odůvodněním. §

Poté, co Řídící orgán schválí Souhrnné osvědčení o provedené práci, dá pokyn Platební jednotce k proplacení příslušné finanční částky z prostředků strukturálních fondů a státního rozpočtu ve prospěch zvláštního účtu Kraje.

§

Poté, co Kraj obdrží finanční prostředky na svůj zvláštní účet GS, dává bez zbytečného odkladu prostřednictvím ÚAGS Příkaz k proplacení došlých prostředků SF a SR na účty Konečných uživatelů. Je-li to relevantní, Kraj zároveň proplatí Konečnému uživateli také odpovídající podíl spolufinancování z prostředků Kraje.

5.4

Žádost o proplacení výdajů akce

Konečný uživatel nevyplňuje formulář Žádost o proplacení výdajů akce, ale jen jeho zjednodušenou verzi tzv. Žádost o platbu. Žádost o proplacení výdajů akce vyplňuje CEP, a to v IS MONIT na základě Žádosti o platbu a dalších údajů. Konečný uživatel pak pouze potvrdí správnost údajů v takto vytvořené Žádosti o proplacení výdajů akce. Žádost o platbu předkládá Konečný uživatel Centru evropského projektování po skončení realizace akce nebo jeho věcné etapy . Každá žádost musí být vždy doložena požadovanými přílohami, především jde o následující přílohy*: –

originály řádných účetních dokladů (proplacené faktury)

–

výpisy z běžného nebo úvěrového účtu či pokladní doklady.

–

Etapová/závěrečná monitorovací zpráva

* kompletní výčet viz Příloha č. 2 – Průběžná/etapová/závěrečná zpráva o průběhu realizace akce) CEP si z předložených originálů faktur a výpisů z účtů vytvoří ověřené kopie (CEP vytvoří kopii zaplacené faktury, kterou orazítkuje a připíše poznámku „Souhlasí s originálem“), které dále předkládá pobočce CRR spolu se Souhrnnou žádostí o proplacení výdajů projektu - GS. Originály faktur a výpisů CEP vrací Konečnému uživateli. Pokladní doklady jsou přijatelné jako doklad o zaplacení pouze v případech, kdy platbu nelze realizovat bankovním převodem. Jeden pokladní doklad přitom může dosahovat maximálně výše pět tisíc Kč. Jestliže Konečný uživatel uplatňuje v rámci Žádosti o proplacení výdajů akce proplacení nákladů, které byly realizovány v naturáliích, provede jejich ocenění: •

v případě poskytnutí pozemku či stavby prostřednictvím ocenění znaleckým

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 33 z 78


Verze 1.2

posudkem vydaným oprávněným subjektem; znalecký posudek nesmí být v době podání žádosti o proplacení starší než 6 měsíců; •

v případě poskytnutí stavebních prací a dodávek zejména na základě stavební projektové dokumentace a ceníku stavebních prací (Katalog popisů a směrných cen stavebních prací, vydaný URS Praha) – Konečný uživatel je povinen vždy postupovat podle aktuálního ceníku a uvést přesný název a rok vydání dokumentu, podle kterého postupoval.

5.4.1 Způsob vyplnění žádosti o platbu Žádost o platbu vyplňuje Konečný uživatel v ELZE, tj. ve stejném systému, v jakém vyplňoval původní žádost o finanční podporu v rámci GS SROP. Způsob vyplňování Žádosti o platbu je následující: Spustit ELZU, ve které Konečný uživatel vyplňoval žádost o akci. V okně „Výběr žádosti“ vybrat svoji žádost, která má stav „Finálně uložená“ a zvolit tlačítko „Úprava“.) Jde o soubor s koncovkou „srop-akce.ben“.

Uvedeným postupem dojde k otevření okna „Výběr žádosti o platbu“; po výběru tlačítka „Nová“ se otevřeno okno „Žádost o platbu“, ve kterém Konečný uživatel vyplní příslušné údaje.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 34 z 78


Verze 1.2

Po vyplnění obsahu žádosti musí Konečný uživatel vyplnit také údaje o přílohách žádosti o platbu – informace o jednotlivých přílohách do systému zadá opět přes tlačítko „Nový“. Po vyplnění všech požadovaných údajů provést finální uložení žádosti, žádost vytisknout ve dvou pare a podepsat statutárním zástupcem Konečného uživatele. Takto uložený dokument (s příponou .xml) je nutno nahrát na disketu nebo CD a odevzdat spolu vytištěnou žádostí o platbu a s přílohami (faktury atd. - viz výše) na CEP. Na základě takto vytvořené Žádosti o platbu vytvoří pracovník CEP elektronickou verzi Žádosti o proplacení výdajů akce. Z elektronické podoby je Žádost o proplacení výdajů akce následně převedena do tištěné podoby ve dvou stejnopisech a předložena Konečnému uživateli k ověření správnosti údajů a podpisu. Po potvrzení správnosti údajů v žádosti Konečným uživatelem, zástupce CEP připojuje podpis na příslušných místech žádosti. Souběžně jsou zaslána elektronická data do IS MONIT. Jeden originál zkontrolované žádosti obdrží Konečný uživatel, druhý předá pracovník CEP pracovníkovi ÚAGS k založení do složky (v pravidelných čtvrtletních intervalech. Po provedení administrativní, popř. fyzické kontrole (u podnikatelů proběhne fyzická kontrola vždy) vyhotoví pracovníci CEP Osvědčení o provedené práci, které odsouhlasí vedoucí odboru S-RR.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 35 z 78


Verze 1.2

6 Monitorování postupu realizace akce Základním zdrojem informací o pokroku v realizaci programu jsou zprávy o postupu akce vypracovávané pravidelně Konečným uživatelem. Konečný uživatel je povinen předkládat CEP tyto zprávy v tištěné a elektronické verzi. Vzor této zprávy je uveden v příloze těchto Pokynů pro Příjemce pomoci pod názvem „Průběžná/Etapová/Závěrečná zpráva o průběhu realizace akce“. Tento vzor slouží pro všechny typy zpráv, při vypracování příslušné zprávy je třeba příslušným způsobem upravit název zprávy (vymazat nevyhovující termíny). Seznam povinných příloh k monitorovacím zprávám je uveden na konci formuláře Průběžná/Etapová/Závěrečná zpráva o průběhu realizace akce – Příloha č. 2. Přílohou těchto zpráv jsou v případě staveb i kopie zápisů z kontrolních dnů, které proběhly v průběhu období, za které je monitorovací zpráva předkládána. CEP má právo vyžádat si kdykoliv od Konečného uživatele doplňkové informace, které mu musí být poskytnuty do 30 dnů od písemného vyžádání. Podávání zpráv se liší podle toho, zda je akce rozdělena na etapy či nikoliv. •

Jednoetapová akce – Konečný uživatel předkládá průběžné zprávy a závěrečnou zprávu;

•

Víceetapová akce – Konečný uživatel předkládá průběžné a etapové zprávy a závěrečnou zpráva.

Po předložení průběžné zprávy Konečným uživatelem CEP provede Interim kontrolu bez žádosti o proplacení. Po předložení etapové a závěrečné zprávy Konečným uživatelem CEP provede Interim kontrolu s žádostí o proplacení. Součástí etapových a závěrečných zpráv je Žádost o platbu.

6.1

Jednoetapová akce

Konečný uživatel předkládá CEP Průběžnou a Závěrečnou zprávu o postupu akce.

6.1.1 Průběžná zpráva o průběhu realizace akce – viz Příloha č. 2 Průběžná zpráva o postupu akce slouží CEP (Kraji) k informaci o vývoji a pokroku akce. Konečný uživatel předkládá Průběžnou zprávu do 1 měsíce po ukončení každých šesti měsíců od data podpisu Smlouvy. Pokud by měla být průběžná zpráva předložena 1 kalendářní měsíc před termínem pro předložení závěrečné zprávy, může Konečný uživatel písemně požádat nejpozději 14 dní před vznikem této situace projektového manažera CEP o možnost předložit pouze závěrečnou zprávu k akci. Projektový manažer CEP uvědomí Konečný uživatel rovněž písemnou formou

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 36 z 78


Verze 1.2

nejpozději do 7 dnů od obdržení žádosti o tom, zda jeho požadavku vyhověl. Zpráva obsahuje technickou a finanční část. Na konci zprávy je uveden seznam povinných příloh ke zprávě.

6.1.2 Závěrečná zpráva o průběhu realizace akce - viz Příloha č. 2 Závěrečná zpráva je přílohou Žádosti o platbu. Závěrečnou zprávu Konečný uživatel předloží nejpozději do 30 kalendářních dnů od ukončení realizace akce dle Smlouvy. Na konci zprávy je uveden seznam povinných příloh ke zprávě. Na závěrečnou zprávu o ukončení jednoetapové akce se dále vztahují podrobnosti uvedené níže v části 6.2.3.

6.2

Víceetapová akce

Konečný uživatel předkládá CEP průběžné a etapové zprávy a závěrečnou zprávu.

6.2.1 Průběžná zpráva o průběhu realizace akce - viz Příloha č. 2 Průběžná zpráva o postupu akce slouží CEP k informaci o vývoji a pokroku akce. Konečný uživatel předkládá Průběžnou zprávu do 1 měsíce po ukončení každých 6 měsíců od data podpisu Smlouvy. Pokud by měla být průběžná zpráva předložena 1 kalendářní měsíc před nebo po Průběžné zprávě nebo Etapové zprávě, může konečný uživatel písemně požádat nejpozději 14 dní před vznikem této situace projektového manažera CEP o možnost předložit pouze závěrečnou nebo etapovou zprávu k akci. Projektový manažer CEP uvědomí Konečného uživatele rovněž písemnou formou nejpozději do 7 dnů od obdržení žádosti o tom, zda jeho požadavku vyhověl. Zpráva obsahuje technickou a finanční část. Na konci zprávy je uveden seznam povinných příloh ke zprávě.

6.2.2 Etapová zpráva o průběhu realizace akce - viz Příloha č. 2 Etapová zpráva je přílohou Žádosti o platbu. Etapovou zprávu předkládá Konečný uživatel do 1 měsíce od ukončení příslušné etapy realizace akce. Pokud by měla Etapová zpráva být vypracována 1 měsíc před Závěrečnou zprávou, nemusí Konečný uživatel Etapovou zprávu vypracovávat, postačí pouze vypracování Závěrečné zprávy.

6.2.3 Závěrečná zpráva o průběhu realizace akce- viz Příloha č. 2 Závěrečná zpráva je přílohou Žádosti o platbu a zároveň je také jako poslední etapovou Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 37 z 78


Verze 1.2

zprávou. Závěrečnou zprávu předloží Konečný uživatel CEP do 30 kalendářních dnů od ukončení realizace akce dle Smlouvy. Obsah a přílohy Etapových a Závěrečných zpráv • technická část shrnující průběh realizace a dosažení cílů akce, •

finanční část, která obsahuje závěrečné vyúčtování akce, poskytuje přehled o financování akce a ve formě tabulek prokazuje předpokládané a skutečné příjmy a výdaje akce včetně úplného seznamu dokladů stejně jako úhradu všech předložených dokladů,

•

originály účetních dokladů vztahující se k dané etapě a které ještě nebyly zkontrolovány v rámci průběžné zprávy.

•

Kromě samotných účetních či daňových dokladů budou přiloženy také soupisy provedených prací, výpisy o úhradě, objednávky, dodací listy, smlouvy, doklady o zaplacení, pozvánky na akce, ukončení akce, kolaudační rozhodnutí apod. (kompletní výčet viz Příloha č. 2 – Průběžná/etapová/závěrečná zpráva o průběhu realizace akce)

6.3

Ukončení realizace akce

Definice ukončení realizace akce – viz kapitola 4.2 Zahájení a ukončení realizace akce Poté, co Konečný uživatel odevzdá Závěrečnou zprávu CEP, následuje dále uvedený postup: CEP do 30 pracovních dnů po obdržení Závěrečné zprávy provede její kontrolu, zároveň provede kontrolu vyúčtování. V případě nesrovnalostí žádá písemně Konečný uživatel o doplnění či opravu údajů, které je Konečný uživatel povinen dodat do 30 pracovních dní. V tomto případě je přerušena lhůta pro provádění kontroly Závěrečné zprávy. CEP sdělí Konečnému uživateli po odsouhlasení Závěrečné zprávy výsledek kontroly a vyzve ho k zaslání poslední Žádosti o platbu. Po obdržení Žádosti o platbu CEP vystaví Žádost o proplacení výdajů akce, na jejímž základě vyhotoví Osvědčení o provedené práci.

6.4

Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti akce (Příloha č.5)

Konečný uživatel je povinen odevzdat pravidelnou monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti akce vždy do 10 kalendářních dnů po uplynutí každého roku od ukončení realizace akce. V případě, že by mezi odevzdáním závěrečné zprávy a první pravidelné monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti akce měla uplynout doba kratší než tři měsíce, předloží Konečný uživatel pouze závěrečnou zprávu a monitorovací zprávu o udržitelnosti Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 38 z 78


Verze 1.2

akce předloží až v dalším roce . Kromě těchto pravidelných monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti akce předloží Konečný uživatel také poslední monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti akce, a to do 30 kalendářních dnů od uplynutí pěti let od podpisu Smlouvy o financování akce. V případě, že by mezi odevzdáním pravidelné monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti akce a odevzdáním poslední monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti akce uplynula doba kratší než tři měsíce, odevzdá Konečný uživatel pouze poslední monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti akce.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 39 z 78


Verze 1.2

7 Kontroly akcí Všechny kontroly popisované v těchto pokynech jsou chápány jako kontroly 1. úrovně v rámci GS a nenahrazují kontroly ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Královéhradecký kraj spolufinancuje akce, které byly vybrány, ze svého rozpočtu. Podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole musí kraj zajistit provádění veřejnoprávní kontroly u subjektů, kterým byly poskytnuty tyto veřejné prostředky. Kontroly ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole jsou zajišťovány pracovníky ÚAGS a oddělení kontroly KÚ Královéhradeckého kraje dle Příkazu ředitelky KÚ Královéhradeckého kraje č. 14/2004 nezávisle na kontrolách prováděných na základě těchto Pokynů.

7.1

Základní druhy kontrol a plánování kontrol

V terminologii programu SROP, resp. GS se člení kontroly do tří základních druhů: A. předběžná – EX-ANTE Cílem předběžné kontroly (ex-ante) je získat informace o přípravě žadatele na realizaci akce, porovnat skutečný stav se stavem deklarovaným v žádosti o podporu a ověřit, že žadatel splňuje definici žadatele pro dané opatření a veškeré jeho vstupy akce a přípravné činnosti jsou prokazatelné a naplňují podmínky poskytování pomoci z GS. Vzhledem k tomu, že tyto kontroly probíhají před podpisem smlouvy o financování, nebudou zde podrobněji popisovány. B. průběžná – INTERIM •

Interim bez žádosti o proplacení

•

Interim se žádostí o proplacení

Cílem kontroly průběžné (interim) je ověření plnění smluvních podmínek Konečným uživatelem a zjištění, že finanční prostředky budou použity k záměru specifikovaném akcí a smlouvou a že v průběhu realizace nebyla porušena pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů. C. následná – EX-POST Cílem následné kontroly (ex-post) je porovnání obsahu konkrétní smlouvy o financování včetně jejích specifických částí s kvantifikovanými výsledky realizace akce. Uvedené kontroly mohou probíhat buď jako plánované, nebo jako neplánované kontroly. Administrativní a fyzické kontroly Základní druhy kontrol zahrnují administrativní (dokladovou) a fyzickou kontrolu (kontrola na místě). Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 40 z 78


Verze 1.2

Administrativní kontrola spočívá v kontrole dokladů předložených Konečným uživatelem při oznámení o změně akce, při žádosti o dodatek ke smlouvě resp. při příjmu žádosti o proplacení a probíhá na pracovišti CEP. Fyzické kontroly spočívají v kontrole na místě (u Konečného uživatele), tedy v porovnání skutečného stavu se stavem deklarovaným. Kontrola na místě obsahuje rovněž kontrolu dokladů. Průběžný monitoring V průběhu realizace akcí provádí příslušný pracovník CEP průběžný monitoring, spočívající v návštěvách na místě - u stavebních akcí nejlépe v termínech kontrolních dnů, u měkkých akcí v některém z termínů deklarovaných školení či seminářů. Monitorovací návštěvu může provést i pouze jeden příslušný pracovník CEP a jejím výstupem je zápis z kontrolního dne u stavebních akcí, resp. u ostatních akcí popis průběhu návštěvy sepsaný pracovníkem CEP, který monitorovací návštěvu provedl. Informace získané během průběžného monitoringu slouží jako další podklad pro analýzu rizik prováděnou při plánování fyzických kontrol interim či ex-post. Namátkové kontroly u Konečného uživatele či u dodavatele ze strany dalších kontrolou pověřených osob Konečný uživatel je Smlouvou o financování akce zavázán umožnit vstup kontrolou pověřeným osobám (viz Kapitola 7.2 Kontrolní orgány) do svých objektů a na pozemky k ověřování plnění podmínek smlouvy o financování po dobu trvání smlouvy a dále po dobu 5 let od podpisu smlouvy. Stejné ustanovení musí být také v dodavatelské smlouvě mezi Konečným uživatelem a vybraným dodavatelem. Nezávislá kontrola vzorku akcí Jednotka inspekce projektů (JIP) zřízená na Ministerstvu pro místní rozvoj ČR jako nezávislý útvar provádí u konečných příjemců/konečných uživatelů kontroly vzorku akcí a projektů. Tyto kontroly jsou důsledně odděleny od systému kontrol 1. úrovně prováděných zejména CRR, odborem S-RR a ŘO. Rozsah reprezentativního vzorku akcí a projektů kontrolovaných JIP v průběhu programového období musí pokrývat minimálně 5 % z celkových uznatelných výdajů. Kontroly prováděné JIP probíhají sice ex-post, tj. po realizaci akce nebo projektu, ale před uzavřením programu, a to v místě realizace akce/projektu. Kromě fyzické kontroly zahrnují i vzorky veškeré administrativní činnosti v souladu s praktickým uplatněním a účinností řídících a kontrolních systémů v rámci akce či projektu. Jedná se o specifickou formu kontrolní činnosti, převážně charakteru systémového auditu.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 41 z 78


Verze 1.2

7.2

Kontrolní orgány

Kontrolními orgány se rozumí osoby pověřené ke kontrole Evropskou komisí, Evropským účetním dvorem, Nejvyšším kontrolním úřadem, Ministerstvem pro místní rozvoj, Ministerstvem financí, Centrem pro regionální rozvoj ČR, místně příslušným finančním úřadem, Královéhradeckým krajem, Centrem evropského projektování, jakož i jakýmikoliv orgány pověřenými ke kontrole na základě právních předpisů Evropského společenství nebo České republiky. Kontrolu může provádět pouze pracovník, který se prokáže pověřením k provedení kontroly dané akce.

7.3

Kontrolovaná osoba

Kontrolovaná osoba je fyzická nebo právnická osoba, která je na základě Smlouvy o financování akce a těchto Pokynů pro příjemce zavázána nechat si akci před realizací, po dobu realizace i po realizaci zkontrolovat. Namátkově může být v průběhu kontroly konečného uživatele provedena kontrola i u dodavatele konečných uživatelů. O provedení kontroly je konečný uživatel informován způsobem popsaným v kapitole I. Vlastní průběh kontrol; kontrolní skupina vyplňuje zápisy odpovídající příslušnému typu kontroly konečného uživatele. Kontrolovanou osobou je i dodavatel, se kterým konečný uživatel uzavře v souvislosti s předmětem akce dodavatelskou smlouvu, jejíž nutnou součástí je institut kontrolního mechanismu vůči třetím osobám. O provedení kontroly je dodavatel informován stejným způsobem jako tomu je u konečného uživatele; kontrolní skupina vyplňuje stejné zápisy jako při odpovídajícím typu kontroly u konečného uživatele.

7.3.1 Práva kontrolované osoby: •

požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předložení písemného oprávnění ke kontrole (pověření ke kontrole);

•

požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předání zprávy o kontrole – zápis z fyzické kontroly (resp. z administrativní kontroly interim s žádostí o proplacení);

•

doložit své vyjádření k zápisu o kontrole, a to do 7 kalendářních dnů od předání/doručení zápisu

•

být informována o termínu plánované kontroly minimálně 48 hodin předem;

•

vyžádat si náhradní termín pro kontrolu na místě z velmi závažných důvodů, kontrolovaná osoba je povinna navrhnout náhradní termín nejpozději do 7 kalendářních dnů od původně navrhovaného dne;

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 42 z 78


Verze 1.2

•

požadovat od kontrolorů potvrzení o případném převzetí dokladů;

•

kontrolované osoby a jejich zaměstnanci nejsou povinni poskytnout součinnost v případech, kdy by poskytnutí ohrozilo bezpečnost nebo kdy by jejím splněním porušily zákonem výslovně uloženou povinnost mlčenlivosti.

7.3.2 Povinnosti kontrolované osoby: •

vytvořit podmínky pro provedení kontroly, osobně se zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh;

•

navrhnout nejbližší možný termín pro provedení kontroly v případě, že si vyžádá náhradní termín; kontrolovaná osoba je povinna navrhnout náhradní termín nejpozději do 7 kalendářních dnů ode dne navrhovaného pracovníkem CEP nebo ÚAGS; dva po sobě zrušené termíny (zaviněné ze strany konečného uživatele), jsou důvodem pro odstoupení nositele GS od smlouvy;

•

seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, které se vztahují ke kontrolovaným objektům a které jsou tyto osoby povinny v průběhu kontroly dodržovat;

•

podle povahy kontrolované akce je povinen dodavatel stavebních prací případně investor/konečný uživatel (je-li ve smlouvě s dodavatelem upraveno jinak než plyne z Vyhlášky č. 324/ 1990 Sb., o bezpečnosti práce a technických zařízení při stavebních pracích) provést vybavení všech osob vstupujících na staveniště nebo pracoviště osobními ochrannými prostředky, které odpovídají ohrožení, které pro tyto osoby z provádění stavebních prací vyplývá, poučit je o možných rizicích a dbát o jejich bezpečnost;

•

předložit kontrolní skupině na vyžádání dokumenty o kontrolách jak fyzických, tak finančních, které provedly jiné kontrolní orgány a které mají vztah ke kontrole akce financované z GS;

•

podepsat zápis z fyzických kontrol, resp. z administrativní kontroly interim s proplacením

•

umožnit kontrolní skupině vstup na pozemek, do každé provozní budovy, místnosti a místa včetně dopravních prostředků a přepravních obalů, přístup k účetním písemnostem, záznamům a informacím na nosičích dat v rozsahu nezbytně nutném pro dosažení cíle kontroly; tato povinnost se rovněž týká obydlí, které kontrolovaná osoba užívá pro podnikatelskou činnost spojenou s předmětem akce

•

předložit kontrolní skupině ve stanovených lhůtách vyžádané doklady a poskytnout informace k předmětu kontroly;

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 43 z 78


Verze 1.2

•

v nezbytném rozsahu, odpovídajícím povaze její činnosti a technickému vybavení, poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly

•

7.4

přijmout opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou

Vlastní průběh kontrol

7.4.1 INTERIM kontrola V návaznosti na termíny ukončení realizace akce/etapy akce, resp. předložení Žádosti o proplacení výdajů akce, plánuje CEP termíny konání kontrol interim. Dle provedených rozborů mohou být naplánovány i kontroly interim bez proplacení, a to u akcí nákladných, rizikových, oznamujících změny akce, žádající o změnu Smlouvy, dále také u akcí, u nichž má probíhat výběrové řízení na dodavatele apod. Součástí přijímání žádosti o proplacení je i kontrola vyúčtování a kontrola etapové/závěrečné zprávy včetně jejích příloh, která proběhne do třiceti kalendářních dnů po obdržení etapové/závěrečné zprávy. Interim kontrola bez žádosti o proplacení V případě kontroly Interim bez proplacení proběhne na pracovišti CEP administrativní kontrola dokladů, na jejichž základě oznamuje Konečný uživatel změny v akcích resp. žádá o dodatek ke Smlouvě. Proces oznamování změn v akci a jejich případné schvalování je popsáno v kapitole 4.11 Změny v průběhu realizace akce. Do kategorie kontrol Interim bez proplacení patří i namátková kontrola zadávacího řízení na dodavatele. O administrativní kontrole Interim bez žádosti o proplacení z důvodu namátkové kontroly průběhu zadávacího řízení na dodavatele vyhotoví kontrolní skupina stanovená ředitelkou CEP zápis. Součástí kontroly může být i účast kontrolní skupiny při otevírání obálek a následném hodnocení nabídek v místě uvedeném v pozvánce na jednání výběrové komise, kterou pracoviště CEP od Konečného uživatele obdrželo. Kontrola průběhu zadávacího řízení je detailně popsána v kapitole 7.5 Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek. Kontrolní skupina vyhotoví zápis z kontroly. Interim kontrola s žádostí o proplacení Interim kontrola s žádostí o proplacení – administrativní Kontrolní skupina provede po obdržení etapové či závěrečné zprávy k akci kontrolu vyúčtování a kontrolu etapové resp. závěrečné zprávy, z kontroly provede zápis a vystaví po souhlasu vedoucího odboru S-RR Osvědčení o provedené práci.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 44 z 78


Verze 1.2

Osvědčení o provedené práci za jednotlivé akce je podkladem pro vyhotovení Souhrnné žádosti o platbu, kterou předává CEP na regionální pracoviště CRR. Konečný uživatel umožní kontrolorům prohlédnout si originály účetních dokladů a označit je razítkem. Kontrola vyúčtování etapové či závěrečné zprávy včetně jejich příloh proběhne do 30 kalendářních dnů po obdržení příslušné monitorovací zprávy. Obsah administrativní kontroly interim s proplacením: § § § §

§ § § § § § § § § § § § § §

Etapová/závěrečná monitorovací zpráva o průběhu realizace akce včetně soupisek faktur dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy uzavřené s dodavatelem čestné prohlášení o tom, že žadatel/konečný uživatel má k datu předložení žádosti o proplacení vypořádány veškeré splatné závazky vůči státním fondům a státním institucím čestné prohlášení konečného uživatele o tom, že na činnost, která je předmětem pomoci podle smlouvy o financování, v příslušném období, pro které je pomoc přiznána, nečerpá žádnou další dotaci, podporu, finanční příspěvek či jim obdobné, a to ani z jiných rozpočtových kapitol státního rozpočtu ČR, státního fondu či jiných strukturálních fondů EU nebo jiných prostředků EU náležitosti účetních dokladů proplacení faktur (výpisy z účtu určeného pro akci v rámci GS) zaúčtování faktur originály účetních dokladů jsou kontrolorům pouze předloženy k orazítkování a zůstanou v účetnictví konečného uživatele porovnání fakturace s údaji v žádosti o akci (v úvahu se vezmou i oznámené resp. schválené změny akce a údaje ze zadávacího řízení) pravomocné kolaudační rozhodnutí, doklady o uvedení strojů, zařízení a technologických linek do provozu samostatná a oddělená účetní evidence pojistná smlouva týkající se majetku pořízeného za podpory prostředků SROP (předkládá se nejpozději společně s nejbližší Žádostí o proplacení výdajů akce následující po pořízení majetku) doklad o zaplacení první splátky pojistného (předkládá se nejpozději společně s nejbližší Žádostí o proplacení výdajů akce následující po pořízení majetku) pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy (udržení a tvorba nových pracovních míst) přehled výpočtu přepočteného stavů zaměstnanců konečného uživatele a partnerů dodržení publicity akce (foto označení akce – tabulka, billboard, pamětní deska, vzor propagačního či studijního materiálu s viditelnou informací – logo EU, logo SROP, že akce byla zrealizována za podpory EU) u měkkých akcí (např. u opatření 3.2 a u podopatření 4.1.2) doklady o uskutečnění aktivit (prezenční listiny, hodnotící dotazníky, zpracované propagační materiály, vydané studijní materiály, doklad o konání akce, o účasti na veletrhu apod.) u staveb zápisy z kontrolních dnů

O úplnosti, či neúplnosti předané dokumentace bude vyhotoven kontrolní seznam o převzetí

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 45 z 78


Verze 1.2

dokumentace od Konečného uživatele k žádosti o proplacení a o elektronickém pořízení základních údajů – zápis z administrativní kontroly interim s proplacením. Případné zjištěné nedostatky budou popsány v zápise z administrativní kontroly interim s proplacením. Konečný uživatel bude doporučeným dopisem požádán o doplnění či opravu údajů, které je povinen poskytnout do 30 kalendářních dnů od doručení tohoto dopisu. V tomto případě je přerušena lhůta pro provádění kontroly etapové/závěrečné monitorovací zprávy. Vedoucí kontrolní skupiny zpracuje vyhodnocení plnění uložených opatření k nápravě. Interim kontrola s žádostí o proplacení - fyzická Kontrola na místě bude uskutečněna do čtrnácti kalendářních dnů od zadání kladného výsledu administrativní kontroly interim se žádostí o proplacení do SW – fyzická kontrola se uskuteční jen u vzorku akcí určeného na základě analýzy rizik. V případě podnikatelských subjektů proběhne fyzická kontrola interim s proplacením u všech konečných uživatelů žádajících o proplacení. Vedoucí kontrolní skupiny oznámí vhodným způsobem kontrolované osobě min. 48 hodin před uskutečněním kontroly datum a přibližnou hodinu zahájení kontroly interim (termín může být na žádost kontrolované osoby změněn – viz kapitola 6.3 Kontrolovaná osoba). Kontrolovaná osoba potvrdí řádné oznámení termínu kontroly svým podpisem na zápisu z fyzické kontroly. Proběhne vlastní kontrola na místě. Kontrola je zahájena předložením průkazu kontrolora resp. pověření ke kontrole. Obsah fyzické kontroly Interim s žádostí o proplacení: § § §

identifikace kontrolované osoby stavební/montážní deník k nahlédnutí doklady k zařízením, přístrojům, technologii (návody na montáž a obsluhu, revize, servisní listy, předávací protokoly, protokoly o odstranění vad a nedodělků, doklady o uvedení do zkušebního provozu apod.) § označení projektu (tabulka, billboard, pamětní deska s označením resp. viditelná informace v případě tištěných propagačních či studijních materiálů, že akce je realizována za podpory EU ) § kvantifikované výstupy (monitorovací ukazatele) § plnění dalších podmínek uvedených ve Smlouvě § zjištění skutečného stavu (porovnání fakturovaného se skutečným stavem, s údaji z výběrového řízení a s údaji z akce) § kontrola souvisejících dokladů O fyzické kontrole je sepsán protokol ve dvou originálech (jeden bude založen do originální složky žadatele, druhý bude předán kontrolované osobě; pro případné další potřeby bude pořízena kopie protokolu). Kontrolovaná osoba protokol na místě podepíše; protokol může být sepsán i dodatečně, a to do sedmi kalendářních dnů od uskutečnění kontroly; do této doby Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 46 z 78


Verze 1.2

je také protokol odeslán doporučenou poštou kontrolované osobě, resp. si jej kontrolovaná osoba na CEP osobně převezme a podepíše ho. V případě zaslání protokolu poštou je kontrolovaná osoba povinna nejpozději do sedmi kalendářních dnů od jeho doručení odeslat protokol se svým podpisem doporučeně zpět na CEP, resp. ho tam osobně předat. V případě zjištěných nesrovnalostí bude protokol o kontrole obsahovat i uložená opatření k nápravě. Termín pro odstranění nedostatků zjištěných při fyzické kontrole bude stanoven v protokolu z fyzické kontroly. V případě, že nedostatky nebyly odstraněny nebo realizace akce probíhá v rozporu se Smlouvou, navrhuje CEP Radě Královéhradeckého kraje po souhlasu vedoucího odboru SRR snížení přijatelných nákladů či vypovězení Smlouvy. Kontrolovaná osoba může k protokolu předložit do sedmi kalendářních dnů od jeho doručení své vyjádření, resp. námitky. Námitky konečného uživatele (proti průběhu kontroly resp. proti znění zápisu) řeší vedoucí příslušné kontrolní skupiny, která kontrolu prováděla; v případě odvolání pak vedoucí odboru S-RR, popř. vedoucím pověřený pracovník odboru S-RR. Postup při projednávání námitek je obsažen v kapitole 7.6 Řízení o námitkách kontrolované osoby. Kontrola na místě se u akcí v opatření 3.2 a 4.1.2 uskuteční neplánovaně v některém z termínů školení/semináře či jiné deklarované aktivity. Kontroluje se, zda odpovídá místo konání, zda podepsaní na prezenční listině jsou skutečně přítomni, jaké studijní materiály se používají a zda obsahují příslušná loga, posoudí se kvalita lektora i obsahu školení/semináře. O provedené kontrole vyhotoví pracovník kontroly zprávu z průběžné monitorovací návštěvy

7.4.2 EX-POST kontrola Kontrola na místě se uskuteční jen u vzorku akcí určeného na základě analýzy rizik vypracované analytickým týmem pro řízení rizik akcí. Vedoucí kontrolní skupiny oznámí vhodným způsobem kontrolované osobě min. 48 hodin před uskutečněním kontroly datum a přibližnou hodinu zahájení kontroly ex-post (termín může být na žádost kontrolované osoby změněn – viz kapitola 6.3 Kontrolovaná osoba). Kontrolovaná osoba potvrdí řádné oznámení termínu kontroly svým podpisem na zápisu z fyzické kontroly. Kontrola je zahájena předložením pověření ke kontrole kontrolovanému subjektu. Obsah fyzické kontroly ex-post: a) identifikace kontrolované osoby Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 47 z 78


Verze 1.2

b) porovnání obsahu konkrétní smlouvy včetně jejích specifických částí s výsledky realizace akce •

kontrola dodržování parametrů akce v souladu s předloženou žádostí o podporu a uzavřenou Smlouvou o financování akce (účel akce je naplňován)

•

kontrola plnění obecných podmínek stanovených v uzavřené Smlouvě (publicita, archivace dokumentů, nová pracovní místa…)

•

kontrola systému monitorování ze strany žadatele a prověření plnění deklarovaných výsledků akce (žadatel sleduje stanovené výsledky podle monitorovacích ukazatelů, ukazatele jsou skutečně naplňovány)

c) kontrola souvisejících dokladů O fyzické kontrole je sepsán protokol ve dvou originálech (jeden bude založen do originální složky žadatele, druhý bude předán kontrolované osobě; pro případné další potřeby bude pořízena kopie protokolu). Kontrolovaná osoba protokol na místě podepíše; protokol může být sepsán i dodatečně, a to do sedmi kalendářních dnů od uskutečnění kontroly; do této doby je také protokol odeslán doporučenou poštou kontrolované osobě, resp. si jej kontrolovaná osoba na CEP osobně převezme a podepíše ho. V případě zaslání protokolu poštou je kontrolovaná osoba povinna nejpozději do sedmi kalendářních dnů od jeho doručení odeslat protokol se svým podpisem doporučeně zpět na CEP, resp. ho tam osobně předat. V případě zjištěných nesrovnalostí bude protokol o kontrole obsahovat i uložená opatření k nápravě. Termín pro odstranění nedostatků zjištěných při fyzické kontrole bude stanoven v protokolu z fyzické kontroly. Kontrolovaná osoba může k protokolu předložit do sedmi kalendářních dnů od jeho doručení své vyjádření, resp. námitky. Námitky konečného uživatele (proti průběhu kontroly resp. proti znění zápisu) řeší vedoucí příslušné kontrolní skupiny, která kontrolu prováděla; v případě odvolání pak vedoucí odboru S-RR, popř. vedoucím pověřený pracovník odboru S-RR. Postup při projednávání námitek je obsažen v kapitole 7.6 Řízení o námitkách kontrolované osoby. Na základě nedostatků zjištěných v rámci kontroly EX-POST podává vedoucí kontrolní skupiny Radě Královéhradeckého kraje po souhlasu vedoucího odboru S-RR návrh na vrácení přidělených finančních prostředků. Zápis (protokol) z kontroly Se zápisem z kontroly je vždy seznámena kontrolovaná osoba, která zápis podepisuje a

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 48 z 78


Verze 1.2

potvrzuje svůj souhlas nebo nesouhlas případně se k němu může vyjádřit. U zápisů ke kontrolám interim a ex-post může kontrolovaná osoba doložit své písemné vyjádření či námitky do 7 kalendářních dnů od převzetí zápisu. Kontrolovaná

osoba

vždy

obdrží

jedno

vyhotovení

zápisu

z fyzické

kontroly

resp.z administrativní kontroly interim s žádostí o proplacení. Podpis zápisu je jednou z povinností kontrolované osoby. V případě, že kontrolovaná osoba odmítne potvrdit svým podpisem převzetí zápisu, vyznačí se tato skutečnost v zápisu včetně data a důvodu odmítnutí. Tuto skutečnost oznámí kontrolor neprodleně vedoucímu odboru SRR, který navrhne způsob řešení situace, kdy kontrolovaná osoba porušila jednu ze svých povinností.

7.5

Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek

Postup pro zadávání veřejných zakázek je popsán v kapitole 4.4 Zadávání veřejných zakázek. Akce, u kterých bylo provedeno zadávací řízení již před podpisem Smlouvy o financování akce, jsou z hlediska analýzy rizik považovány za rizikové. Kontrola bude prováděna namátkovou formou, následujícími dvěma způsoby: Kontrolní skupina: •

se může osobně v roli pozorovatele zúčastnit zadávacího řízení u vybraných akcí (otevírání obálek, hodnocení nabídek),

•

si může vyžádat předložení dokumentace k zadávacímu řízení kdykoliv v průběhu realizace akce.

Provedení namátkové kontroly průběhu zadávacího řízení na dodavatele probíhá v režimu kontroly Interim bez žádosti o proplacení a o jejím průběhu je sepsán zápis. Komplexní kontrola postupu zadávání veřejných zakázek je povinnou součástí administrativní kontroly Interim se žádostí o proplacení, která probíhá pokaždé, kdy Konečný uživatel žádá o proplacení ukončené akce nebo etapy.

7.6

Řízení o námitkách kontrolované osoby

Proti zápisu resp. proti průběhu kontroly může kontrolovaná osoba do 7 kalendářních dnů od převzetí/doručení zápisu podat písemné a zdůvodněné námitky odboru S-RR. Námitky se stanou součástí složky Konečného uživatele. Kontrolor, který kontrolu prováděl, námitky bezodkladně prošetří a poté nejpozději do 30 kalendářních dnů od podání námitek kontrolované osobě odpoví, zda jsou její námitky oprávněné, částečně oprávněné nebo neoprávněné. O důvodech prodloužení lhůty na

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 49 z 78


Verze 1.2

prošetření námitek musí být stěžovatel písemně vyrozuměn. V případě částečného nebo úplného zamítnutí námitek je Konečnému uživateli odůvodněno, proč námitkám nebylo vyhověno nebo bylo vyhověno pouze částečně. Námitky, kterým kontrolní orgán nevyhověl nebo vyhověl pouze částečně, nemůže kontrolovaná osoba opakovaně uplatnit. Pokud kontrolní orgán námitkám kontrolované osoby plně nebo částečně vyhoví, bude stanovisko přiloženo k protokolu o kontrole.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 50 z 78


Verze 1.2

8 Řešení nestandardních situací CEP kontroluje stav vyúčtování akce ve vazbě na průběžné, etapové a závěrečné monitorovací zprávy. Pokud při vyúčtování akce CEP zjistí nesrovnalosti v celém procesu realizace akce, navrhne Radě po konzultaci s pracovníky ÚAGS postup pro odstranění nesrovnalostí. CEP může navrhnout Radě po konzultaci s pracovníky ÚAGS dle závažnosti nesrovnalostí a především v případě, že už je není možné odstranit, zkrácení/nevyplacení/vrácení finanční pomoci.

8.1 •

Možné případy nestandardních situací při realizaci a po ukončení akce: Za nedostatek v realizaci akce se považuje jakákoliv odchylka od Smlouvy o financování akce nebo smlouvy o dílo (službu, dodávku) a nedodržení podmínek programu. Konečný uživatel je povinen oznámit jakoukoliv odchylku na pracoviště CEP co nejdříve, aby mohla být zahájena opatření pro odstranění těchto nedostatků tak, aby byla realizace akce ohrožena co nejméně. Pokud při závěrečném vyúčtování projektu CEP zjistí nedostatky v realizaci akce, které již není možné odstranit, navrhne zkrácení finanční pomoci, případně jiné řešení a postupuje věc k dalšímu řízení na odboru S-RR.

•

Veškeré vícenáklady akce je Konečný uživatel povinen hradit ze svých vlastních zdrojů. Vícenáklady jsou veškeré náklady, které nejsou v souladu s uznatelnými náklady akce nebo náklady vzniklé v průběhu realizace akce, které mají charakter uznatelných nákladů, avšak jsou nad rámec rozpočtových nákladů akce.

•

Pojem, který upravuje nesrovnalosti týkající se prostředků národního spolufinancování, je porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů. V případě porušení rozpočtové kázně se při vymáhání dlužné částky od subjektu, který rozpočtovou kázeň porušil, postupuje podle zákona č. 218/2000 Sb.4

8.2

Řešení výskytu nesrovnalostí použitých prostředků

–

vrácení

neoprávněně

Po potvrzení opodstatněnosti nesrovnalosti (nesrovnalostí se rozumí „jakékoli porušení právního předpisu Společenství vyplývající z jednání nebo opomenutí subjektu, v důsledku

4

§ 44 se výrazně mění 9. novelou rozpočtových pravidel, principy však zůstávají zachovány.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 51 z 78


Verze 1.2

kterého je nebo by mohl být poškozen souhrnný rozpočet Společenství nebo rozpočty Společenstvím spravované, a to buď snížením nebo ztrátou příjmů z vlastních zdrojů vybíraných přímo ve prospěch Společenství, nebo formou neoprávněného výdaje“) zasílá Kraj sdělení prověřovanému subjektu a vyzývá ho k nápravě zjištěné nesrovnalosti. V případě, že subjekt nápravu neprovede, Kraj předá případ k řešení místně příslušnému finančnímu úřadu a oznámí to konečnému uživateli. Pokud nesrovnalost přesahuje ekvivalent €4.000, je navíc nutné tuto skutečnost oznámit příslušným institucím EU (OLAF – Evropský úřad pro potírání podvodných jednání). Finančnímu úřadu předává Kraj podrobné podklady o identifikované nesrovnalosti a subjektu, který ji způsobil. Finanční úřad zahajuje prošetření předloženého případu, vyčísluje výši nesrovnalosti a vystavuje výměr na vrácení dlužné částky a výměr na penále. Dlužnou částku vymáhá v souladu se zákonem č. 337/1992 Sb., o správě daní, poplatků, ve znění pozdějších předpisů. Finanční úřad poskytuje informace o ukončení řízení Národnímu fondu, který tyto informace předává příslušnému řídícímu orgánu. Neoprávněně použité prostředky jsou vráceny subjektem, u něhož byla nesrovnalost identifikována, formou přesunu prostředků z účtu konečného uživatele na účet příslušného finančního úřadu, z nějž budou prostředky dále převedeny na „Účet pro vyrovnávání kursových rozdílů a příjem odvodů“ platebního orgánu, který je otevřen u ČNB. Při vracení prostředků a případném vymáhání prostředků od konečného uživatele příslušným finančním úřadem se postupuje podle zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 52 z 78


Verze 1.2

9 Kontakty Aktuální kontakty na pracovníky S-RR, CEP a regionální v Královéhradeckém kraji jsou uveřejněny na webové stránce:

kanceláře

CRR

http://www.strukturalni-fondy.cz/index.php?show=000008000005002004

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 53 z 78


Verze 1.2

10 Přílohy Příloha 1

Žádost o platbu

Příloha 2

Průběžná/Etapová/Závěrečná zpráva o průběhu realizace akce

Příloha 3

Oznámení Konečného uživatele o změnách v akci

Příloha 4

Žádost o proplacení výdajů akce

Příloha 5

Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti akce

Příloha 6

Pravidla publicity pro SROP

V případě, že dojde ke změně formulářů příloh č. 1 – 5, bude mít konečný uživatel povinnost vyplňovat nové verze formulářů. Případné změny včetně plného znění příslušných formulářů budou uveřejňovány na webové stránce www.kr-kralovehradecky.cz a související informace bude konečnému uživateli poskytovat CEP.

Neřízená kopie

KP D – 004

Strana 54 z 78


Verze 1.2

Příloha 1

Žádost o platbu

1. Identifikace operačního programu

Název projektu: Identifikační číslo projektu: Kontaktní osoba: Číslo smlouvy: Číslo žádosti: Datum podání žádosti:

2. Bankovní spojení

Název banky:

Kód banky:

Konstantní symbol:

Číslo úctu:

Měna úctu: CZK

Variabilní symbol:

K úhradě:

Měna: CZK

Specifický symbol:

Zdůvodnění platby:

Prohlašuji, že všechny mnou uvedené údaje v této žádosti jsou pravdivé a úplné.

V ............................................... dne ...........................

................................................................... podpis

Neřízená kopie

KP P – 004/01

Strana 55 z 78


Verze 1.2

Příloha 2

Průběžná/etapová/závěrečná zpráva o průběhu realizace akce

Společný regionální operační program Průběžná/etapová/závěrečná zpráva o průběhu realizace akce

Číslo zprávy

Období

1. Údaje o akci: Priorita

Opatření

Podopatření NUTS II

Kraj

Konečný uživatel Číslo smlouvy Název akce

Vypracoval

Převzal ( pracovník CEP)

Neřízená kopie

Podpis

Počet stran

Podpis

KP P – 004/02

Datum

Datum

Strana 56 z 78


Verze 1.2

2. Údaje o smlouvě Číslo smlouvy Datum podpisu

Datum ukončení

Smlouva byla změněna dodatkem Dodatek č.

Ano

Ne

Datum uzavření dodatku

Důvod dodatku Dodatek č.

Datum uzavření dodatku

Důvod dodatku

3. Popis realizace akce za sledované období

4. Další plán realizace akce

Neřízená kopie

KP P – 004/02

Strana 57 z 78


Verze 1.2

5. Zadávací řízení na dodavatele Počet vyhlášených zadávacích řízení na dodavatele Typ zadávacího řízení č.1 Datum zahájení výzvy Datum zasedání hodnotící komise Název dodavatele

Datum ukončení výzvy Datum podpisu smlouvy s dodavatelem

Typ zadávacího řízení č.2 Datum zahájení výzvy Datum zasedání hodnotící komise Název dodavatele

Datum ukončení výzvy Datum podpisu smlouvy s dodavatelem

6. Pokrok v realizaci akce vzhledem ke stanoveným cílům Ukazatel

Typ ukazatele

5

Jednotka

Plán

Skutečnost

Zdůvodnění v případě nesplnění plánu

7. Informace o plnění harmonogramu Plán Etapa č.

Název uznatelného výdaje

Finanční (Kč)

Ukončení (mm.rr)

Skutečnost Uhrazeno uživatelem (Kč)

Zrealizováno (odhad v %)

Poznámka

1

2

5

Uveďte, zda se jedná o ukazatel sledující výstupy, výsledky či dopady

Neřízená kopie

KP P – 004/02

Strana 58 z 78


Verze 1.2

8. Problémy vzniklé v průběhu období, za které je zpráva předkládána a přijatá nápravná opatření Popis problému/změny v akce Datum oznámení na CEP

CEP odsouhlasilo a vzalo na vědomí

¨

CEP odsouhlasilo a vypracovalo dodatek

¨

CEP změnu nepovolilo

¨

CEP odsouhlasilo a vzalo na vědomí

¨

CEP odsouhlasilo a vypracovalo dodatek

¨

CEP změnu nepovolilo

¨

Nápravné opatření

Popis problému/změny v akce Datum oznámení na CEP

Nápravné opatření

9. Příjmy v průběhu realizace akce Etapa Druh příjmu

Příjem v Kč

1

Etapa celkem 2

Etapa celkem Akce celkem

10. Přehled kontrol akce v průběhu období, za které je zpráva předkládána Název kontroly

Číslo kontroly

Výsledek kontroly

Neřízená kopie

KP P – 004/02

Strana 59 z 78


Verze 1.2

Nápravná opatření splněna Název kontroly

ANO/NE/nápravná opatření nebyla uložena Číslo kontroly

Výsledek kontroly Nápravná opatření splněna

Neřízená kopie

ANO/NE/nápravná opatření nebyla uložena

KP P – 004/02

Strana 60 z 78


Verze 1.2

11. Výkaz výdajů vynaložených konečným uživatelem – soupiska proplacených faktur Číslo soupisky proplacených faktur

Konečný uživatel

Smlouva číslo Poř č.

Dodavatel

Název

IČO

Datum

Číslo

zdanitel.

Datum

Celková

provedení

fakturovaná

faktury Plnění

částka

úhrady

Kód

Částka v Kč

způsobilé

(bez.DPH)

ho.

způsobilé výdaje

Korekce faktur v Kč DPH

CEP

Kontrole

Výdaje

1 2 3

Konečný uživatel (jméno, název):

Podpis (razítko):

Dne:

Za příslušné pracoviště CEP: Korekci faktur provedl :

1)

Podpis:

2)

Datum:

2)

Korekci kontroloval :

Neřízená kopie

1)

KP P – 004/02

1) 2)

Podpis:

Datum:

Strana 61 z 78

po

admin. CEP po fyz. kontrole

Způsobilé výdaje po korekci v Kč

POKYNY PRO PŘÍJEMCE (PRO GRANTOVÁ SCHÉMATA)

Verze 1.2

12. SEZNAM PŘÍLOH: Pro etapovou a závěrečnou monitorovací zprávu (není-li uvedeno jinak, jde o originály resp. úředně ověřené kopie): a) Žádost o proplacení výdajů akce/etapy akce b) Čestné prohlášení, že konečný uživatel není dlužníkem vůči státním fondům a institucím c) Čestné prohlášení, že předmět akce je podporován pouze z veřejných zdrojů uvedených ve smlouvě o financování d) Kopie dokladů související se zadávacím řízením na dodavatele (nepředkládá se, bylo-li již s některou z předešlých monitorovacích zpráv předloženo) e) Kopie uzavřených smluv s dodavateli (nepředkládá se, bylo-li již s některou z předešlých monitorovacích zpráv předloženo) f) Kopie účetních dokladů k soupiskám (za sledované časové období) g) Výpisy z běžného účtu určeného pro SROP (za sledované časové období) h) Pravomocné kolaudační rozhodnutí, předávací protokoly o ukončení dodávek stavebních prací a technologie, certifikace, prezenční listina, fotodokumentace, doklady o uvedení strojů, zařízení a technologických linek do provozu (u akcí, které některý z těchto dokladů vyžadují) i) Pojistná smlouva na předmět akce (stačí předložit u závěrečné monitorovací zprávy) j) Doklad o první splátce pojistného (stačí předložit u závěrečné monitorovací zprávy k) Doložení vedení samostatné účetní evidence l) Předpis o zaúčtování faktur m) Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy nových zaměstnanců za sledované časové období) n) Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců konečného uživatele/partnerů (za posledních 6 kalendářních měsíců předcházejících datu předložení monitorovací zprávy) o) Zpráva auditora u akce s celkovými způsobilými výdaji nad 3 mil. EUR (předkládá se u závěrečné monitorovací zprávy) p) Kopie zápisů z kontrolních dnů v případě staveb (za sledované časové období) q) Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu r) Prezenční listiny, pozvánky apod. u neinvestičních (tzv. měkkých) akcí (za sledované časové období) Pro průběžnou monitorovací zprávu (není-li uvedeno jinak, jde o originály resp. úředně ověřené kopie): a) Kopie dokladů související se zadávacím řízením na dodavatele (nepředkládá se, bylo-li již s některou z předešlých monitorovacích zpráv předloženo) b) Kopie uzavřených smluv s dodavateli (nepředkládá se, bylo-li již s některou z předešlých Neřízená kopie

KP P – 004/02

Strana 62 z 78


Verze 1.2

monitorovacích zpráv předloženo) c) Kopie účetních dokladů k soupiskám (za sledované časové období) d) Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců konečného uživatele/partnerů předložen (platí pro první průběžnou zprávu, kdy se předkládá přepočtený stav zaměstnanců k datu podpisu smlouvy o financování za období 6 kalendářních měsíců předcházejících podpisu smlouvy) e) Kopie zápisů z kontrolních dnů v případě staveb (za sledované časové období) f) Prezenční listiny, pozvánky apod. u neinvestičních (tzv. měkkých) akcí (za sledované časové období)

Neřízená kopie

KP P – 004/02

Strana 63 z 78


Verze 1.2

Příloha 3

Oznámení konečného uživatele o změnách akce Registrační číslo žádosti:

Konečný uživatel:

CEP – Královéhradecký kraj Plánované změny akce – výstižný popis: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Zdůvodnění změn:

Seznam přiložených dokumentů: 1. 2. 3. 4

.

5.

Datum :

Datum doručení na CEP:

Neřízená kopie

Konečný uživatel (jméno a podpis):

Převzal - pověřený pracovník CEP(jméno a podpis):

KP P – 004/03

Strana 64 z 78


Verze 1.2

Příloha 4

Žádost o proplacení výdajů akce CEP/ Číslo projektu:


Převzal:

Podpis:

Datum:

Identifikace akce Číslo žádosti o proplacení Konečný uživatel Adresa konečného uživatele, tel., e-mail IČ/DIČ Číslo bankovního účtu Centrum evropského projektování/Královéhradecký kraj –

Zprostředkující subjekt

odbor Sekretariátu Regionální rady NUTS II SV Ministerstvo pro místní rozvoj - odbor Řídícího orgánu SROP

Řídicí orgán

a JPD

Číslo akce/etapy Název akce Číslo

a

název

opatření

/

podopatření. Číslo a název priority Název operačního programu

Společný regionální operační program

Strukturální fond Region soudržnosti (NUTS II) Datum

(den,

měsíc,

Severovýchod

rok)

zahájení akce/etapy Datum

(den,

měsíc,

rok)

ukončení akce/etapy

Neřízená kopie

KP P – 004/04

Strana 65 z 78


Verze 1.2

Rozpis financování akce Rozpočet dle Smlouvy o

Ukazatel

financování akce 1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11. 12.

Požadováno ke dni

Proplaceno ke dni

podání této žádosti

podání této žádosti

Celkové výdaje na akci v Kč Celkové způsobilé výdaje na akci v Kč Výše finanční pomoci z veřejných prostředků v % (ze způsobilých výdajů) Výše finanční pomoci z veřejných prostředků v Kč Výše finanční pomoci z prostředků EU v % (ze způsobilých výdajů) Výše finanční pomoci z prostředků EU v Kč Výše finanční pomoci z prostředků státního rozpočtu v % (ze způsobilých výdajů) Výše finanční pomoci z prostředků státního rozpočtu v Kč Výše finanční pomoci z prostředků ostatních národních veřejných zdrojů v % (ze způsobilých výdajů) Výše finanční pomoci z prostředků ostatních národních veřejných zdrojů v Kč Výše soukromých zdrojů v % (ze způsobilých výdajů) Výše soukromých zdrojů v Kč

Příjmy získané během realizace akce ve smyslu Pravidla č. 2 nařízení Komise (ES) č. 448/2004 Ukazatel 1. 2.

Částka

Předpokládané příjmy dle finančního plánu uvedeného ve Smlouvě o financování akce Skutečné příjmy získané během realizace akce ve smyslu Pravidla č. 2 nařízení Komise (ES) č. 448/2004 v Kč

Neřízená kopie

KP P – 004/04

Strana 66 z 78


Verze 1.2

Finanční prostředky v rámci akce dosud požadované/proplacené z veřejných zdrojů Číslo žádosti o proplacení: 1. 2. 3.

2. 3.

Proplaceno

Požadováno

Proplaceno

Výše finanční pomoci z prostředků EU v Kč Výše finanční pomoci z prostředků státního rozpočtu v Kč Výše finanční pomoci z prostředků ostatních národních veřejných zdrojů v Kč

Číslo žádosti o proplacení: 1.

Požadováno

Výše finanční pomoci z prostředků EU v Kč Výše finanční pomoci z prostředků státního rozpočtu v Kč Výše finanční pomoci z prostředků ostatních národních veřejných zdrojů v Kč

Celková výše finanční pomoci z prostředků EU v Kč Celková

výše

finanční

pomoci

z prostředků

pomoci

z prostředků

státního rozpočtu v Kč Celková

výše

finanční

ostatních národních veřejných zdrojů v Kč

Soupisky účetních dokladů ke způsobilým výdajům Přiloženy soupisky účetních dokladů ke způsobilým výdajům: 1. celkem 2. celkem 3. celkem 4. celkem 5. celkem

Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů

6. celkem 7. celkem 8. celkem 9. celkem 10.celkem Celkem:

Neřízená kopie

KP P – 004/04

Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů Kč, počet úč.dokladů Kč, Celkem:

Strana 67 z 78


Verze 1.2

Požadavek na proplacení Na základě výše uvedených údajů žádám o proplacení způsobilých výdajů z veřejných prostředků dle Smlouvy o financování akce pro výše uvedenou akci.

Požadavek na proplacení

Kč

Schváleno ZS

1. Výše finanční pomoci z prostředků EU 2. Výše finanční pomoci z prostředků státního rozpočtu 3.

Výše finanční pomoci z prostředků ostatních národních veřejných zdrojů

4. Požadavek celkem

Seznam přiložené dokumentace: Číslo

Neřízená kopie

Dokument

KP P – 004/04

Strana 68 z 78


Verze 1.2 JAKO KONEČNÝ UŽIVATEL PROHLAŠUJI, ŽE

1. výdaje jsou v souladu s ustanoveními Smlouvy o financování akce č………, 2. žádost o proplacení výdajů z veřejných prostředků je založena na skutečných výdajích, 3. akce nebyla podpořena jiným finančním nástrojem EU, ani z jiných národních veřejných zdrojů, s výjimkou stanoveného spolufinancování; 4. při realizaci akce byla dodržena pravidla veřejné podpory, 5. při realizaci akce byla dodržena pravidla zadávání veřejných zakázek, 6. požadavky na publicitu byly dodrženy v souladu s ustanoveními Smlouvy o financování akce, 7. všechny transakce jsou věrně zobrazeny v účetnictví, 8. podpůrná dokumentace bude archivována dle stanovených pravidel a obecně závazných právních předpisů

Datum

Jméno a příjmení, funkce

Podpis/Razítko

Vypracoval (konečný uživatel): Kontroloval (CEP): Schválil (odbor S-RR):

Neřízená kopie

KP P – 004/04

Strana 69 z 78


Verze 1.2

Příloha 5

Společný regionální operační program Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti akce

Číslo zprávy

Období6

1. Údaje o akci: Opatření

Priorita Podopatření NUTS II

Kraj

Konečný uživatel Registrační číslo žádosti Název akce

Převzal ( pracovník CEP)

6

Podpis

Datum

Uvádějte ve tvaru: dd.mm.rrrr - dd.mm.rrrr.

Neřízená kopie

KP P – 004/05

Strana 70 z 78


Verze 1.2

2. Popis naplňování účelu akce7

3. Zajištění udržitelnosti akce vzhledem ke stanoveným cílům Monitorovací ukazatel

Kód ukazatele

Jednotka

Údaj ve Smlouvě

Skutečnost

Zdůvodnění v případě nesplnění plánu (uvedeného ve Smlouvě o financování akce)

7

Dle článku II smlouvy o financování akce

Neřízená kopie

KP P – 004/05

Strana 71 z 78


Verze 1.2

4. Multiplikační efekt – realizace navazujících projektů Jsou realizovány navazující projekty

ANO

NE

Popis navazujících projektů

5. Rizika ohrožující akci

6. Přehled kontrol po ukončení akce Název kontroly

Číslo kontroly

Výsledek kontroly Nápravná opatření splněna

ANO/NE/nápravná opatření nebyla uložena

Popis nápravných opatření

Neřízená kopie

KP P – 004/05

Strana 72 z 78


Verze 1.2

Prohlašuji, že : - je nakládáno s majetkem pořízeným z programu SROP s péčí řádného hospodáře a tento majetek je řádně veden v účetnictví konečného uživatele - účel akce je stále naplňován - jsou dodržována pravidla pro publicitu - uvedené údaje jsou pravdivé a úplné.

Vypracoval

Podpis

Počet stran

Datum

7. SEZNAM PŘÍLOH - Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy nových zaměstnanců za sledované -

časové období, případně potvrzení zaměstnavatele o hrubém měsíčním výdělku nových zaměstnanců Kolaudační rozhodnutí - podléhá-li dílo kolaudačnímu řízení podle stavebního zákona a konečný uživatel toto rozhodnutí nepředložil spolu se závěrečnou zprávou o projektu (předkládá se spolu s první monitorovací zprávou o zajištění udržitelnosti projektu

Neřízená kopie

KP P – 004/05

Strana 73 z 78


Verze 1.2

Příloha 6

Pravidla pro publicitu v rámci SROP Datum:

26.července 2004

ÚVOD Tato krátká informační brožurka slouží těm, jejichž projekt byl v rámci výběrových kritérií schválen a vybrán jako financovatelný z prostředků Evropské unie. Řeší požadavky Směrnice Evropské komise (EK) č. 1159/2000 o informačních a propagačních opatřeních, kdy každý příjemce podpory (konečný příjemce/konečný uživatel) v souvislosti s realizací projektu je povinován informovat veřejnost včetně potencionálních žadatelů, že daný konkrétní projekt/aktivita byly financovány z finanční pomoci strukturálních fondů EU – Společného regionálního operačního programu, dále SROP. Za tímto účelem příjemce pomoci může dle typu projektu využít jednu z následujících forem propagačních prostředků: velkoplošné reklamní panely (cedule, billboardy), pamětní desky, plakáty, informační materiál (brožury, letáky, oznámení, skládačky,..), informační materiál předávaný elektronickou cestou nebo v podobě informační akce. Realizátor je zavázán dodržovat pravidla týkající se časových limitů u trvání těchto aktivit. Musí zvážit také vhodnost umístění propagačních materiálů. Informace o vzhledu, velikosti a formě jednotlivých nástrojů publicity lze nalézt v dokumentu: http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/pdf/europaid_guidelines_en.pdf. Propagační materiál musí obsahovat informace, že daný projekt byl realizován za finanční spoluúčasti EU (možnost zmínit konkrétní fond, který spolufinancuje akce v rámci SROP: Evropský fond pro regionální rozvoj ERDF nebo Evropský sociální fond ESF). Povinností je zobrazení standardních log SROP a EU, které naleznete na webovém odkazu: http://www.strukturalni-fondy.cz/index.php?show=000008000005001004 http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/graphics2_en.htm. Použití těchto log se řídí Grafickým manuálem pro SROP. V daném materiálu může být i zmíněna výše dotace z fondů EU.

Neřízená kopie

KP P – 004/06

Strana 74 z 78


Verze 1.2

Náklady na publicitu jsou financovatelné v rámci uznatelných nákladů projektu, pokud to dané opatření umožňuje. Pokud tyto náklady nejsou zahrnuty v položce uznatelných nákladů či převyšují daný rámec, tyto náklady si bude žadatel hradit z vlastních zdrojů. Úspěšný žadatel je povinen uchovat veškeré doklady související s propagací pro potřeby kontroly, zda-li dodržel veškeré podmínky informačních a publikačních opatření související s pomocí ze strukturálních fondů. V případě, že požadavky na publicitu programu SROP nebudou ze strany žadatele řádně splněny, může poskytovatel finanční podpory nárokovat vrácení části dotace.

Informační a propagační opatření určená pro širokou veřejnost zahrnují: •

u investic do infrastruktury s celkovými náklady více než 3 mil. EUR pro všechny akce: Ø postavení velkoplošných reklamních panelů na místě samém; Ø umístění trvalých pamětních desek na místech přístupných široké veřejnosti,

•

u spolufinancovaných opatření zaměřených na vzdělávání: Ø informaci pro příjemce vzdělávacích opatření o tom, že se účastní opatření financovaného Evropskou unií; Ø opatření zaměřená na to, aby si široká veřejnost uvědomila roli Evropské unie v souvislosti s financováním akcí zaměřených na odborné vzdělávání, zaměstnanost a rozvoj lidských zdrojů;

•

u investic do podniků, opatření na rozvoj místního potenciálu a ostatních opatření s finanční spoluúčastí Unie: Ø informaci pro příjemce o jejich účasti na akci spolufinancované Evropskou Unií způsoby popsanými v následující kapitole.

Pravidla pro technické propagačních prostředků

prostředky

pro

poskytování

informačních

a

Aby byla zajištěna viditelnost opatření spolufinancovaných jedním ze strukturálních fondů (ERDF a ESF), je příslušný příjemce podpory ze SROP zodpovědný za to, že jsou dodržována dále uvedená informační a propagační opatření: Velkoplošné reklamní panely Velkoplošné reklamní panely je nutno umístit na místě akcí v infrastruktuře spolufinancovaných ze SROP, jejichž náklady překročí částku 3 mil.EUR. Tyto velkoplošné panely obsahují plochu vyhrazenou pro informaci o spoluúčasti Evropské unie. Velikost velkoplošných reklamních panelů musí odpovídat rozsahu akce (min. 2x2 m). Neřízená kopie

KP P – 004/06

Strana 75 z 78


Verze 1.2

Část velkoplošného reklamního panelu vyhrazená spoluúčasti Společenství musí splňovat následující kritéria: Ø tato část zaujímá nejméně 25 % celkové plochy velkoplošného reklamního panelu; Ø zobrazuje standardní symbol Společenství a následující text, který je uspořádán takto (horizontálně i vertikálně):

LOGO EU

TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ (EVROPSKÝM FONDEM PRO REGIONÁLNÍ ROZVOJ, POPŘ. EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A MMR)

Ø symbol EU musí odpovídat platným specifikacím, která nalézt v manuálu EU http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/graphics2_en.htm; Ø písmena použitá pro uvedení finanční spoluúčasti Evropské unie musí být stejně velká jako písmena pro národní, regionální údaje, typ písma však může být jiný; Ø dotyčný fond ERDF nebo ESF může být jmenován. Velkoplošné reklamní panely musí obsahovat logo SROP, v případě finanční účasti MMR i jeho logo. Doporučuje se logo místního regionálního orgánu, popřípadě kontraktora. Jestliže příslušné národní a regionální orgány neinstalují velkoplošný reklamní panel, oznamující jejich vlastní účast na financování projektu, musí být pomoc Evropské unie oznámena na zvláštním velkoplošném reklamním panelu. V takových případech výše zmíněné předpisy týkající se účasti Společenství platí obdobně. Velkoplošné panely se umisťují na okraji komunikace či označují místo realizace projektu. Velkoplošné panely se instalují nejpozději po ukončení realizace projektu, tj. před podáním žádosti o proplácení. Velkoplošné reklamní panely se odstraňují nejpozději šest měsíců po ukončení prací a nahrazují se pamětními deskami. Pamětní desky Trvalé pamětní desky se umisťují na místech projektů (nově postavených či rekonstruovaných), které jsou přístupné široké veřejnosti (kongresová centra, letiště, nádraží, silnice, mosty, budovy, instituce, školící střediska, nemovitosti pro podnikání atd.) a které byly spolufinancovány ze SROP. Vedle symbolu Společenství musí tyto desky také uvádět spolufinancování Evropskou unií a případně mohou uvádět dotyčný fond. Pamětní deska musí obsahovat větu: „ Tento název projektu je spolufinancován Evropskou unií“, možno použít i Evropským fondem pro regionální rozvoj či Evropským sociálním fondem.

Neřízená kopie

KP P – 004/06

Strana 76 z 78


Verze 1.2

Umístění pamětních desek se doporučuje na dobře viditelném místě daného objektu, tak aby nenarušily jeho ráz a charakter, především s ohledem na historické a stavební prvky, včetně vlastního provedení umístěné desky. Pamětní desky musí mimo loga EU obsahovat logo SROP, v případě finanční účasti MMR i jeho logo. Doporučuje se logo místního regionálního orgánu. U projektů hmotných investic do podniků se umisťují pamětní desky na období jednoho roku. Spoluúčast Společenství je rovněž nutno uvést tehdy, jestliže se příslušný orgán nebo konečný příjemce rozhodne instalovat velkoplošné reklamní panely a pamětní desky, vydat publikace nebo provést jiná informační opatření u projektů, jejichž celkové náklady činí méně než 3 mil. EUR pro všechny ostatní operace. Plakáty Příjemce podpory za účelem informování široké veřejnosti o úloze Evropské unie při rozvoji lidských zdrojů, odborného vzdělání a zaměstnanosti a investicích do podniků umístění plakátů s uvedením příspěvku Evropské unie a případně dotyčného fondu v zařízeních subjektů, které provádějí akce financované ze SROP nebo jich využívají ( zařízení odborného vzdělávání, průmyslové a obchodní komory, školící střediska, agentury pro regionální rozvoj atd.). Na plakátu musí být zobrazen standardní symbol EU a SROP. Plakáty musí být umístěny na viditelném a veřejně přístupném místě v sídle společnosti realizující projekt minimálně po dobu realizace projektu. Minimální rozměr plakátu je A4. Po ukončení realizace projektu zváží příjemce podpory instalaci pamětní desky. Sdělení příjemcům Ve všech sděleních příslušných orgánů o poskytnutí příspěvku zaslaných příjemcům je nutno uvést logo SROP a finanční spoluúčast Evropské unie s logem EU, případně je možno uvést částku nebo procentní podíl dotyčné pomoci poskytnuté Společenstvím. Informační a komunikační materiál 1. U publikací (brožury, skládačky, letáčky, informační sdělení) o investicích spolufinancovaných ze SROP je na titulní straně zřetelně uvedena spoluúčast Evropské unie , pokud je to vhodné, údaje o příslušném fondu, jakož i logo EU, pokud je rovněž použito národní/regionální logo. Logo EU musí mít stejnou velikost jako použité národní logo SROP. Publikace obsahují odkazy na subjekty zodpovědné za obsažené informace a na řídící orgán SROP. 2. Tiskové zprávy a informace zaměřené na národní nebo místní média (tisk, rozhlas a televizi) s příslušnými odkazy na podíl EU jsou užitečným prostředkem pro oslovení široké veřejnosti. 3. U materiálu předávaného elektronickou cestou (webové stránky, databáze zřízená pro potenciální příjemce) nebo u audiovizuálního materiálu obdobně platí výše uvedené zásady. 4. Webové stránky příjemce, Ø uveden příspěvek Evropské unie, případně dotyčného fondu, symbol EU a logo SROP alespoň na domovské stránce; Ø obsahovat odkaz (hyperlink) k webový m stránkám http://www.strukturalni-fondy.cz. Informační akce Neřízená kopie

KP P – 004/06

Strana 77 z 78


Verze 1.2

Při informačních akcích (konferencích, seminářích, veletrzích, výstavách, soutěžích) souvisejících s prováděním akcí spolufinancovaných ze SROP musí organizátoři zřetelně poukázat na spoluúčast Společenství na tomto bloku pomoci tím, že v jednacích sálech umístí evropskou vlajku a na dokumentech použijí symbol Společenství a SROP.

Důležité body, které je třeba mít na paměti: Ø Nejlepším způsobem uznání podpůrné role EU je použití následující věty: TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ, a pokud je to vhodné, uvedení příslušného fondu. Ø Je důležité vždy používat logo EU obsahující celý název EVROPSKÁ UNIE (nikoli zkratku, nepřesahující délku vlajky EU), popřípadě navíc STRUKTURÁLNÍ FONDY. Ø Pokud jsou projekty spolufinancovány z EU, musí být zobrazena obě loga: EU a SROP (pravidla manuál http://www.strukturalni-fondy.cz/index.php?show=000008000005001004) a musí jim být poskytnuta podobná viditelnost s ohledem na velikost, umístění a formát.

Kontakt: Ministerstvo pro místní rozvoj Odbor řídícího orgánu SROP a JPD Praha Staroměstské nám. 6 110 15 Praha 1 Tel.: 224 861 224 E-mail: [email protected] www.strukturalni-fondy.cz

Neřízená kopie

KP P – 004/06

Strana 78 z 78

Pokyny pro Příjemce pomoci

Recommend Documents