Pokladní zpráva České archivní společnosti za období od 1. ledna 2015 do 31. prosince 2015
Česká archivní společnost v uplynulém roce hospodařila podle rozpočtu schváleného valnou hromadou, která proběhla 19. března 2015. Tato pokladní zpráva zahrnuje finanční hospodaření společnosti za účetní období od 1. ledna do 31. prosince 2015. Konečný zůstatek z roku 2014 ve výši 175 849,60 Kč se stal výchozím pro rok 2015. Příjmy za loňský rok tvořily především členské příspěvky, dotace na tisk ročenky, konferenci v Poděbradech, studentskou soutěž a platby za exkurzi. Členské příspěvky byly plánovány ve výši 60 000,- Kč, skutečně dosáhly částky 67 460,- Kč. Opětovně je třeba poděkovat všem členům za platební kázeň, zejména za dodatečné uhrazení nedoplatků za předchozí léta stále více díky bezhotovostním platbám na účet ČAS. Mimořádné příjmy byly rozpočtovány ve výši 175 000,- Kč, ve skutečnosti dosáhly celkové výše 185 000,- Kč, z toho bylo získáno 55 000,- Kč od Rady vědeckých společností (RVS): obvyklých 30 000,Kč na tisk ročenky, 25 000,- Kč na pronájem sálu při archivní konferenci. Příspěvky od sponzorů na archivní konferenci činily 130 000,- Kč. Oproti plánovaným 10 000,- Kč na odměny autorům vyhodnocených prací tradiční studentské soutěže obdržela ČAS od firmy BACH 12 000,- Kč, tím bylo opět možné ocenit více soutěžících. ČAS všem sponzorům děkuje a velmi si váží jejich podpory. Také tradiční exkurze byla zisková, když rozpočtovaná částka na její uspořádání činila 60 000,-Kč, ve skutečnosti se od účastníků exkurze vybralo 67 450,- Kč (vyfakturovaná částka byla snížena o vrácení poplatků 2 účastníkům, 1 faktura byla stornována před úhradou). Opět se podařilo náklady na její konání vykalkulovat tak, aby realizace nebyla pro společnost ztrátová a zároveň zůstala pro účastníky cenově přijatelná. Oproti tomu příjmy z prodeje publikací nebyly podle rozpočtu naplněny, z plánovaných 7 500,-Kč činily 1 100,- Kč. Příjmy z úroků účtu ČAS u FIO banky, a. s., nebyly rozpočtovány, neboť není úročen a také nejsou zpoplatňovány veškeré pohyby na účtu. Celkové příjmy ČAS za poslední rok dosáhly 333 010,00 Kč, tedy o 20 510, Kč více než bylo plánováno.
V případě výdajů se oproti schválenému rozpočtu opět podařilo téměř ve všech položkách dosáhnout kladných čísel, protože bylo vydáno méně, než jsme předpokládali a než bylo rozpočtováno. Výdaje zahrnují především administrativu, poštovné, drobné výdaje za materiál, zahraniční cesty, výdaje spojené s organizací akcí ČAS (především s archivní
1
konferencí v Poděbradech, studentskou archivní soutěží a přednáškou), dopravu a ubytování na každoroční exkurzi, publikační činnost, prezentaci ČAS na webu. Položka administrativa za zpracování kompletního podvojného účetnictví, vyhotovení daňového přiznání a provedení školení pokladních ČAS i TSS byla rozpočtována ve výši 4 000,- Kč. Ing. Pálkovi bylo za plánované služby proplaceno 5 000,- a 1 000,- Kč, neplánované výdaje ve výši 330,- Kč představovaly poplatky členů výboru při ověření dokladů pro zápis spolku u městského soudu v Praze. Na poštovném jsme počítali s částkou 500,- Kč, ve skutečnosti bylo vydáno jen 42,- Kč především díky využívání elektronické pošty, např. pro distribuci vydaných a přijatých faktur. Předpokládaná částka za materiál do spotřeby činila 250,- Kč, ale skutečně jsme zaplatili 1 153,- Kč za diplomy čestným členům ČAS a pokladní doklady. Částka na občerstvení výboru 500,- Kč, byla vyčerpána jen ve výši 113,- Kč opět díky pohostinství archivů – převážně v SOA Praha i v místě konání výjezdních zasedání. Platba za občerstvení na valné hromadě (teplé nápoje pro členskou základnu) dosáhla 3 000,- Kč oproti plánovaným 4 000,Kč. Na rozpočtované pohoštění při vyhlášení výsledků studentské soutěže ve výši 3 000,- Kč bylo vyčerpáno jen 1 379,20 Kč. Plánovaná částka na cestovném ve výši 5 000,- Kč byla nedostatečná (oproti roku 2014 jsme rozpočet snížili z 10 000,- Kč), když jsme ve skutečnosti za nezbytné zahraniční cesty vyplatili 9 104,92 Kč. Na výdaje spojené s konferencí a 1 přednáškou jsme v návrhu rozpočtu pro rok 2015 vyčlenili částku 150 000,- Kč. Jejich skutečná výše dosáhla 104 861,00 Kč, z toho náklady na konferenci v Poděbradech činily 103 361,- Kč a přednáška Pavla Stojara 1 500,- Kč. K tomu je třeba připočítat plánované náklady na ubytování zahraničních hostů na konferenci 20 000,- Kč, které ve skutečnosti činily 17 820,- Kč. Plánované výdaje na publikační činnost ve výši 100 000,- Kč, zahrnující vydání ročenky a příspěvek na sborník TSS Hradec Králové, činily 46 482,- Kč a 11 200,- Kč, tedy celkem 57 682,- Kč. Ještě byly rozpočtovány náklady na vydání sborníku z archivní konference, které přechází do letošního roku. Tematickým studentským sekcím byl vyplacen příspěvek na činnost pro rok 2014 (v lednu jej obdržela pražská sekce, v únoru českobudějovická) a pro rok 2015, v celkové výši 28 000 Kč. Dotace pro Ještědskou pobočku nebyly v loňském roce, jako už v několika posledních letech, čerpány. Plánovaná položka na dary ve výši 2 500,- Kč byla překročena z objektivních důvodů (pro vyšší počet jubileí a bohužel také pohřbů), celkem výdaje dosáhly 4 777,00 Kč. Rozpočtované náklady spojené s konáním exkurze ve výši 60 000 Kč skutečně dosáhly částky 64 334,00 Kč. Plánovaná prezentace ČAS na webu, platby spojené s webhostingem a doménou webu ČAS i Dne archivů ve výši 30 000,- Kč byly ve skutečnosti vyčerpány jen 2
částkou 1 820,- Kč. Platba za správu redakčního systému webu ČAS, která nebyla vyfakturována, přechází do dalšího období. Mezi vítěze studentské archivní soutěže byla v roce 2015 rozdělena vyšší částka 12 000,- Kč oproti rozpočtované 10 000,00 Kč, kterou – jak už bylo uvedeno – tradičně věnovala firma Bach systems, s.r.o. Poplatky spojené s vedením účtu u FIO banky nejsou účtovány. Členské příspěvky MAR a Modrému štítu byly v loňském roce na základě dodaných faktur uhrazeny pouze Modrému štítu ve výši 5 000,- Kč. Celkové výdaje za loňský rok tak činily 317 416,12 Kč a oproti rozpočtované částce ve výši 444 250,00 Kč, nebylo tedy vyčerpáno 126 833,88 Kč.
Při porovnání s počátečním stavem 179 259,60 Kč připočtením celkových příjmů ve výši 333 010,00 Kč a odečtením výdajů ve výši 317 416,12 Kč dosáhlo finanční jmění ČAS k 31. prosinci 2015 celkové výše 194 853,48 Kč. Pokladní hotovost činila 37 226,00 Kč a zůstatek na účtu 157 627,48 Kč.
V Praze dne 17. března 2016
PhDr. Jitka Janečková pokladní České archivní společnosti
3
Návrh rozpočtu České archivní společnosti na rok 2016
Počátečním údajem pro sestavení rozpočtu byl konečný zůstatek z roku 2015 ve výši 194 853,48 Kč. Opět jsme při jeho sestavování přihlíželi k plánovaným akcím a povinnostem, které ČAS má plnit. Pro rok letošní plánujeme v jednotlivých položkách získat opět 60 000,- Kč na členských příspěvcích, 7 500,- Kč z prodeje publikací, dotacemi od RVS AV v celkové výši 60 000,- na tisk ročenky ČAS a sborník z konference v Poděbradech, o které již bylo zažádáno. Firma Bach systems, s.r.o. již tradičně přislíbila nadále spolupracovat s ČAS při konání studentské soutěže, proto opětovně počítáme s částkou 10 000,- Kč. Za dlouholetou podporu jí patří velký dík. Pro uspořádání tradiční archivní exkurze počítáme opět s částkou 60 000,- Kč. Celkové příjmy by i s výchozím stavem mohly dosáhnout výše 392 353,48 Kč.
Na straně výdajů počítáme s platbou za administrativní práce při sestavování daňového přiznání od daňového poradce ve výši 7 000,- Kč (5 000 Kč za ČAS a 2x 1 000,Kč za pobočky), se sníženými částkami (podle skutečného čerpání v minulých letech) na poštovném 250,- Kč, materiálu do spotřeby 500,- Kč a občerstvení pro výbor 500,- Kč. Opětovně zařazujeme položku občerstvení na valné hromadě na teplé nápoje pro členy ve výši 4 000,-Kč a výdaje na pohoštění při vyhlášení výsledků studentské archivní soutěže ve výši 2 000,- Kč. Nutné náklady spojené s cestováním zástupců výboru by neměly překročit částku 10 000,- Kč, tudíž se vracíme k výši rozpočtované v letech předchozích. V letošním roce se nekoná archivní konference, tedy počítáme pouze s náklady spojenými s organizací přednášek či seminářů ve výši 3 000,- Kč. Náklady na publikační činnost navrhujeme do letošního rozpočtu ponechat ve stejné výši jako v roce loňském, a to 100 000,- Kč, neboť se, kromě tradiční ročenky a sborníku z poděbradské konference, počítá s přípravou vydání plánované encyklopedie archivů. Jak už bylo uvedeno, Ještědská pobočka se nevyplacených příspěvků za minulé roky na činnost vzdává, proto je pro letošek počítáno s částkou 4 000,- Kč. Nově je plánována stejná částka 4 000,- Kč pro nově vznikající Brněnskou pobočku. Pro studentské sekce je pro letošní rok plánováno celkem 20 000,- Kč. Na drobné dary plánujeme výdaje mírně navýšené 3 000,- Kč, stejné pro náklady na konání archivní exkurze ve výši 60 000,- Kč. Pro provoz webových stránek počítáme z již zmíněných důvodů s vyrovnáním nákladů za rok 2015 a 2016 zvýšenou částkou 40 000,- Kč (odhad nákladů činí 25 000,- Kč a 15 000,- Kč). Vítězům studentské archivní soutěže se opět 4
plánuje rozdělit 10 000,- Kč. Poplatky za vedení účtu již v letošním roce nepřipadají v úvahu, protože jediný účet u FIO banky se nezpoplatňuje. Jak bylo zmíněno v pokladní zprávě, platba členského příspěvku MAR nebyla už několik let předepsána k úhradě. Členský příspěvek Modrému štítu ve výši 5 000,- bude zaplacen řádně. Celkové výdaje by tak měly dosáhnout výše 277 750,00 Kč a při porovnání s plánovanými příjmy, vč. výchozího stavu, by zůstatek ČAS neměl klesnout pod 114 603,48 Kč.
V Praze dne 17. března 2016
PhDr. Jitka Janečková pokladní České archivní společnosti
5
