Point2Share handleiding eindgebruikers Window 8 Wat is Point2Share? Met Point2Share kunt u eenvoudig vergaderingen bijwonen georganiseerd door uw bedrijf waarbij u gebruik maakt van uw Windows 8 tablet om de actuele informatie van de vergadering binnen handbereik te hebben. Hierbij hoeft u zich geen zorgen te maken of u wel beschikt over de juiste informatie als tijdstip, locatie, agenda van de vergadering en juiste versie van documenten met betrekking tot de vergadering. Point2Share geeft u de juiste informatie, op de juiste plek op het juiste moment. Dit document geeft een visuele beschrijving van het gebruik van Point2Share, de papierloos vergaderen oplossing binnen uw bedrijf.
Hoe werkt Point2Share Op deze pagina wordt uitgelegd wat Point2share voor u in een vergadering kan betekenen.
Starten van Point2Share Start uw Point2Share applicatie op uw Windows 8 apparaat door te klikken op de Poin2Share LiveTile. Deze LiveTile heeft verschillende verschijningsvormen die hiernaast worden weergeven. Welke LiveTile u ziet hangt af van de grootte die u heeft ingesteld. Standaard wordt de LiveTile op de grootte 'breed' getoond. LiveTile's met vergader informatie zijn alleen beschikbaar als u de grootte op breed of medium staat en wanneer u minimaal één keer bent ingelogd en gegevens heeft gesynchroniseerd.
breed
medium
small
Inloggen met Point2Share Wanneer u Point2Share voor de eerste keer start verschijnt het scherm wat u hiernaast ziet. Het kan zijn dat Windows 8 u vraagt of u deze applicatie wilt toestaan om informatie te tonen op uw 'lock' screen. Dit is het scherm dat automatisch wordt weergegeven als u langere tijd weg bent van uw computer (mits ingeschakeld) of de toetsencombinatie Windows + L indrukt. Informatie van aankomende vergaderingen wordt dan ook op uw 'lock' screen getoond. In de Point2Share app kunt u het Point2Share adres invullen die u heeft gekregen van uw applicatie of systeembeheerder. Druk dan op "Valideer adres". Mocht er een fout optreden bij het zoeken naar het adres dan zal de app dit tonen. Wanneer alles goed gaat, komt u uit op het tweede scherm.
Point2Share heeft nu een aantal gegevens opgehaald via het Point2Share adres en is klaar om u als gebruiker te koppelen aan de backoffice. Hier kunt u uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen. Tevens kunt u een, voor uzelf makkelijk te onthouden, pincode invullen. Ook kunt u zelf bepalen wat de minimale tijd is voordat er een pincode wordt vereist. Deze opties kunenn in of uitgeschakeld zijn door de applicatiebeheerder. Als u alle gegevens heeft ingevuld kunt u het instellingen scherm sluiten door op een willekeurige plek te drukken naast het instellingen scherm. Uw gegevens worden nu gesynchroniseerd en u kunt links bovenin zien wat hiervan de status is.
Overlegorganen Overlegorganen worden door de vergadering verantwoordelijken opgevoerd en beheerd op de backoffice omgeving van uw bedrijf. Veelal zijn dit de secretaresses en secretarissen binnen uw bedrijf die belast zijn met het organiseren van dergelijke vergaderingen. Wanneer alle gegevens zijn gesynchroniseerd vernieuwd Point2Share het scherm en ziet u de overlegorganen waar u aan gekoppeld bent via de backoffice. Hiernaast zie u een mogelijke indeling (dit is afhankelijk van de backoffice inrichting). In de afbeelding ziet u twee overlegorganen waar vergaderingen in zijn georganiseerd. Zo heeft u direct een overzicht van aankomende vergaderingen per overlegorgaan. In dit overzicht worden maximaal 5 vergaderingen per overlegorgaan getoond en dit zijn de 5 eerst volgende vergaderingen gerekend vanaf de huidige datum.
Mocht u vergaderingen willen zien die in het verleden of verder in de toekomst liggen kunt u deze benaderen door op de titel van het overlegorgaan te drukken. U krijgt dan een overzicht van alle vergaderingen binnen dat overlegorgaan.
Details van een overlegorgaan
Algemene documenten Binnen uw bedrijf zijn er mogelijk enkele documenten met een aparte status. Deze documenten zijn niet direct terug te voeren tot een specifieke vergadering maar zijn hulpmiddelen ter ondersteuning van vergaderingen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld statuten, rechtsdocumenten etc. Deze documenten worden binnen de Point2Share app ‘Algemene documenten‘ genoemd. U kunt deze documenten gebruiken ter ondersteuning bij u vergadering. U kunt de navigatie balk om naar de algemene documenten te gaan vinden door op uw tablet aan de boven of onderkant te swipen en daarbij naar beneden of omhoog te bewegen. Heeft u beschikking tot een muis dan kunt u de rechtermuisknop gebruiken. U ziet nu de navigatiebalken van Point2Share. Links bovenin vind u de knop om naar het scherm met algemene documenten te gaan.
Uw algemene documenten zijn onderverdeeld in categorieën. In de Point2Share Windows 8 app heeft u twee soorten mogelijkheden om het overzicht te bekijken. Standaard wordt het scherm getoond zoals hiernaast staat aangegeven. Het andere soort overzicht is een snelle manier om te navigeren naar een bepaalde categorie. Door met uw duim en wijsvinger naar elkaar toe te bewegen op u apparaat, verandert het scherm is een 'overview' met daarin alle categorieën. Gebruikt uw een muis, dan kunt u uitzoomen door de "ctrl" toets in te houden en tegelijkertijd te scrollen met uw muiswiel.
Onderdelen van een vergadering Als u zich bevindt in een vergadering heeft u met Point2Share alle belangrijke benodigdheden bij de hand om de vergadering bij te wonen. De locatie, datum, onderwerp en tijd, agendapunten, genodigden en eventuele (altijd up-to-date) documenten zijn voor u beschikbaar in één interface. Daarnaast beschikt u over de mogelijkheid om notities te maken tijdens de vergadering. Op dit moment is het nog niet mogelijk om, zoals de iOS versie, annotaties in documenten te maken. Er wordt hard aan gewerkt om dit ook te realiseren op Windows 8. Hiernaast een voorbeeld van een vergadering zoals die wordt getoond als u er naar toe navigeert.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Het overlegorgaan en de titel van de vergadering De datum, start en eindtijd en de locatie van de vergadering Het overzicht van de agendapunten Het overzicht van de algemene documenten die bij een vergadering horen Notities op vergader niveau Navigatieknop naar de vorige vergadering Navigatieknop naar de volgende vergadering
Zodra u een agendapunt selecteert ziet u de documenten die eventueel bij dat agendapunt horen. Ook wordt het notitie veld veranderd. Het notitieveld is, bij een geselecteerd agendapunt, voor dat agendapunt bedoelt. U kunt de navigatie balk voor de knoppen 1,2 en 6 vinden door op uw tablet aan de boven of onderkant te swipen en daarbij naar beneden of omhoog te bewegen. Heeft u beschikking tot een muis dan kunt u de rechtermuisknop gebruiken.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Navigatieknop naar de startpagina Navigatieknop naar algemene documenten Een agendapunt is geselecteerd De documenten die bij het geselecteerde agendapunt horen De notities die bij het geselecteerde agendapunt horen\ De genodigden bij deze vergadering
Wanneer u een vergadering opent wordt deze automatisch gesynchroniseerd met de backoffice. Dit om de laatste versie van alle agendapunten en documenten te kunnen waarborgen. Documenten die nog niet zijn gedownload zijn grijs gemarkeerd en kunnen ook niet geopend worden. Pas wanneer deze een gekleurde markering krijgen zijn ze te openen door er op te drukken.
Opschonen van vergaderingen Point2Share bevat impliciet de mogelijkheid om offline te kunnen werken. Dat betekent dat vergaderdata lokaal zal worden bewaard binnen de app. Om te voorkomen dat er teveel ruimte door de app in gebruik wordt genomen op uw apparaat heeft u de mogelijkheid om oude vergaderingen te verwijderen. U verwijdert daarmee de lokale data en nimmer de centrale vergaderdata op de backoffice van uw bedrijf. U kunt de opschoon functie vinden door op uw tablet, in het startscherm van de app, aan de boven of onderkant te swipen en daarbij naar beneden of omhoog te bewegen. Heeft u beschikking tot een muis dan kunt u de rechtermuisknop gebruiken. In het opschoon scherm vindt u alle vergaderingen die voldoen aan het ingestelde filter. Het filter bestaat uit een selectie van overlegorganen en een (drie) keuze mogelijkheid van dagen. In de afbeelding staat bijvoorbeeld ingesteld dat alle vergaderingen worden getoond van het overlegorgaan directie die ouder zijn dan 5 dagen. Ouder dan 5 dagen betekent in dit geval de huidige datum minus 5 dagen. Als u op het aangegeven pijltje onder 1 drukt, ziet u alle overlegorganen. Als u op het aangegeven pijltje onder 2 drukt ziet u de keuzemogelijkheden om het aantal dagen terug te selecteren. Als u weet welke vergaderingen u wilt opschonen kunt u deze selecteren. Swipe dan aan de boven of onderkant van uw apparaat en beweeg daarbij naar beneden of omhoog. Heeft u beschikking tot een muis dan kunt u de rechtermuisknop gebruiken. Er verschijnen dan een aantal opties onderin het scherm. Om de vergaderingen te verwijderen drukt u op de knop "Verwijder". Een bevestiging wordt gevraagd en als u op "Ja" heeft gedrukt zal de vergadering inclusief documenten e.d. lokaal worden verwijderd. Wilt u niets opschonen maar wel bekijken wat u al heeft opgeschoond? Dan kunt u in dezelfde menubalk op "Toon / verberg verwijderde" drukken. Op dit scherm vindt u alle opgeschoonde vergaderingen per overlegorgaan. Ook hier kunt u filteren per overlegorgaan door op het pijltje te drukken onder de aangegeven 1. Wilt u opgeschoonde vergaderingen ongedaan maken, dan selecteert u de vergaderingen en swipe dan aan de boven of onderkant van uw apparaat en beweeg daarbij naar beneden of omhoog. Heeft u beschikking tot een muis dan kunt u de rechtermuisknop gebruiken.Er verschijnen onder in beeld dan een aantal opties. Door op "Maak ongedaan" te drukken worden de vergaderingen verwijderd uit de opgeschoonde lijst en zullen deze vergaderingen bij een volgende synchronisatie actie terug komen op uw apparaat. Vanaf hier kunt u ook terug naar het opschoon scherm door op de knop "Toon / verberg verwijderde" te drukken.
Instellingen Point2Share heeft een algemeen instellingen scherm waarin u informatie vindt over uw account, logboeken met eventuele fout informatie en de versie van Point2Share. U kunt het instellingen scherm tonen via verschillende manieren, de eenvoudigste manier is om te swipen vanaf de rechterkant van het scherm. Een andere manier is de toetsencombinatie "Windows + i" of u kunt met uw muis het Windows 8 menu oproepen door deze in de rechter hoek van het scherm te plaatsen (onder of boven). Er verschijnt een transparant menu en zodra u met uw muis naar beneden of boven gaat wordt deze gekleurd. Zodra het menu wordt getoond drukt u op "Settings" of "Instellingen" en u komt dan uit op het instellingen scherm. Vanuit hier heeft u 3, voor u, interessante opties.
menu
Hier kunt u uw account aanpassen of verwijderen
Instellingen scherm
U kunt het logboek bekijken of het logboek mailen. Dit kan soms van pas komen als er een fout is opgetreden en u wilt het logboek opsturen naar de functioneel eigenaar van Point2Share in uw organisatie.
