Písemnosti při porušování kupních smluv – 2. část Upomínky: 1. Upomínka 2. Upomínka 3. Upomínka (pokus o smír)
Upomínka – dodavatel zasílá upomínku odběrateli, jestliže faktura, kterou mu zaslal, nebyla uhrazena ve lhůtě splatnosti. Jedná se o specifický druh pobídky, která je zaměřena na zaplacení faktury. Při vypracování upomínek může být používán i formuláře, individuálně vypracované upomínky však mají větší váhu. K dopisu může dodavatel přiložit kopii upomínané faktury.
První upomínka Zasílá se vždy Doporučeně Dodavatel (věřitel) upozorňuje odběratele (dlužníka), že uplynula lhůta splatnosti faktury za dodané výrobky (materiál nebo provedené služby). Předpokládá, že splatnost faktury odběratel přehlédl nebo ji už zaplatil. Stylizace je zdvořilá.
Obsah první upomínky: • Upozornění na prošlou lhůtu splatnosti faktury (uvedení čísla faktury, částky, data splatnosti) • Stanovení nového data pro zaplacení • Omluva pro případ, že odběratel již fakturu zaplatil a žádost o sdělení údajů o úhradě
Způsoby vyjadřování v první upomínce: Upozornění na prošlou lhůtu splatnosti faktury (uvedení čísla fa, částky a data splatnosti) Upozorňujeme Vás, že již před týdnem byla splatná naše faktura č…… Kontrolou účetnictví jsme zjistili, že jste dosud neuhradili naši fakturu č…, která byla splatná ke dni…. Dosud jste neuhradili naši fakturu č… za ….
Stanovení nového data pro zaplacení Věříme, že naši pohledávku uhradíte obratem, nejpozději do pěti dnů. Fakturu č…. uhraďte co nejdříve na náš bankovní účet č… Žádáme Vás tímto o úhradu dlužné částky do… (datum)
Omluva pro případ, že odběratel fakturu zaplatil a žádost o sdělení údajů o úhradě Pokud jste úhradu již provedli, sdělte nám termín platby a tuto upomínku považujte za bezpředmětnou. Žádáme Vás o prověření, zda platba nebyla poukázána na jiný účet.
Druhá upomínka Zasílá se vždy Doporučeně Dodavatel (věřitel) ji píše, pokud odběratel (dlužník) fakturu nezaplatil ani nereagoval na první upomínku. Stylizace je bez zdvořilostních frází. Obsah 2. upomínky: • Odvolávka na 1. upomínku • Stanovení nové lhůty pro zaplacení (cca 7 – 10 dnů • Upozornění na možnost úroků z prodlení (penále)
Způsoby vyjadřování ve druhé upomínce: Odvolávka na zaslanou upomínku Nereagovali jste na naši první upomínku splatnosti faktury č…, kterou jsme Vám zaslali dne …… Nechali jste bez povšimnutí první upomínku naší faktury č…, která byla splatná dne …. Do dnešního dne jsme neobdrželi úhradu naší faktury č…, přestože jsme Vám dne.. zaslali upomínku na její uhrazení.
Stanovení nové lhůty pro zaplacení Věříme, že naši pohledávku uhradíte obratem, nejpozději do…. Fakturu č. …. uhraďte nejpozději do…..na náš bankovní účet č…. Dlužnou částku uhraďte do stanoveného termínu: (7 – 10 dnů)
Třetí (poslední) upomínka – pokus o smír Jestliže odběratel (dlužník) neodpověděl ani na první, ani na druhou upomínku, zašle mu dodavatel (věřitel) 3. upomínku, která musí být výslovně označena jako POKUS O SMÍR. Zasílá se doporučeně s doručenkou. V této upomínce musí být výslovně uvedena částka, kterou musí dlužník uhradit a která se skládá z částky faktury, penále a upomínacích výdajů – např. poštovné. Zároveň dlužníkovi stanoví velmi krátkou lhůtu pro zaplacení (např. do 3 dnů) a oznámí mu, že pokud do stanoveného termínu nezaplatí, bude dlužná částka vymáhána soudně. (Často ji sestavuje právník)
Obsah třetí upomínky (pokusu o smír): • Odvolání na předchozí upomínky • Stanovení nové lhůty pro zaplacení (cca do 3 dnů) • Vyčíslení celkové pohledávky (dlužná částka faktury + penále + upomínací výdaje – např. poštovné) • Upozornění na možnost soudního vymáhání dluhu
Způsoby vyjadřování v třetí upomínce: Odvolání na předchozí upomínky Již podvakrát jsme Vás upomínali o zaplacení naší faktury č…, ze dne …, která byla splatná…. Stanovení nové lhůty pro zaplacení Věříme, že naši pohledávku uhradíte obratem, nejpozději do….. Fakturu č. … uhraďte nejpozději do….. a náš bankovní účet č……
Vyčíslení celkové pohledávky (dlužná fa + penále + upomínací výdaje – např. poštovné) Celkovou částku faktury zvyšujeme o penále ve výši …. a o upomínací výdaje ve výši …. Upozornění na možnost soudního vymáhání dluhu Doufáme, že naši pohledávku uhradíte ve stanovené lhůtě. Jinak ji budeme nuceni vymáhat soudní cestou. Pokud ani ve stanoveném termínu fakturu nezaplatíte, budeme dlužnou částku vymáhat soudně.
Použité zdroje: Literatura: PhDr. O. Kuldová, PhDr. E. Fleischmannová: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti, pro SŠ i pro širokou veřejnost, 5. upravené vydání, Praha: Fortuna, 2004, ISBN 80-7168-896-7. PhDr. O. Kuldová, Ing. J. Kroužek: Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 1, Praha: Fortuna, 2003 (aktualizováno v r. 2007), ISBN 80-7168-836-3. J. Olchavová, V. Brusová, P. Hais, L. Marešová, P. Palová: Písemná a ústní komunikace, HYL, s. r. o.: 2010, ISBN 978-80-254-6427-4. ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory, Český normalizační institut, Praha, 2007. ČSN 88 61 01 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci, Český normalizační institut, Praha, 2007.
