Písemné vyjadřování, krizová komunikace, zásady a pravidla mluveného projevu Mgr. Bc. Radka Burketová
[email protected]
1.
Mluvit nebo psát? •
•
2.
Mluvené slovo – více prostředků ke sdělení/vyvolání emocí (působí intonace, rytmus, barva hlasu, hlasitost, interpunkce, mimika, gestikulace), – jasná personifikace, moţnost grafického doplnění, ale je: – více náročné na vnímavost posluchačů, – víc improvizace, větší moţnost adaptace, – plyne lineárně a jiné neţ lineární strukturování je obtíţné, – výhody se uplatní zejména při sdělování jednodušších faktů a souvislostí, v případech, kdy chceme vzbudit určité pocity Psané slovo – umoţňuje také vzbudit emoce, ale jinými prostředky, – více času na přípravu, moţnost korekcí, – nemáme pod kontrolou prostředí, atmosféru, situaci, ve které bude text čten, a zda vůbec bude přečten, – můţe být obsaţnější, čtenář se k textu můţe vracet, aktivujeme zrakovou paměť, – text lze graficky strukturovat, – uplatní se zejména k exaktní formulaci (právní aspekt), sloţitějšímu popisu, objasnění sloţitějších souvislostí, shrnutí více stanovisek, pozdějšímu doloţení
Efektivní psaní • • • • •
3.
Přesvědčivý text, který najde uplatnění v médiích, splní komunikační cíl, podpoří image. Další poţadované vlastnosti: – výstiţnost, – osobitost, – stručnost.
… o tom podrobně •
Přesvědčivost – logické uspořádání (obecné – konkrétní, časová posloupnost, technologická, hvězdicová atp., induktivní, deduktivní) – jasná a srozumitelná fakta, eliminace všech nesouvisejících tvrzení, – úloha čísel, statistik, srovnání, příběhů.
•
Co média vezmou
4.
– zajímavost (originalita, negativnost, konfliktnost) – význam – čím více můţeme danou skutečnost ukázat ve významných souvislostech, tím lépe. Přitom je samozřejmě rozhodující, jaká média oslovujeme – i regionální význam určité skutečnosti je pro regionální média rozhodujícím faktorem pro zveřejnění. Význam skutečnosti můţeme zvýšit, jestliţe například uvedeme: • kolika lidí v regionu nebo ve státě se tato skutečnost dotýká, • kdyţ ji dáme do souvislosti s jinou známou skutečností, spojíme s osudem konkrétního člověka, firmy atp., • kdyţ se v ní angaţuje konkrétní osobnost – můţe to být citát ředitele, starosty nebo jiného člověka, odborníka. – Očekávanost – pozornost veřejnosti a médií roste, je-li daná skutečnost jiţ nějak očekávána, jsou-li jiţ známy určité souvislosti, zkušenosti. – Jednoznačnost – daná skutečnost by měla být jasná, jednoznačná, jednoduchá. S rostoucí sloţitostí klesá zájem, vykonstruované vazby a souvislosti nikoho nezaujmou. – Celebrity – je-li skutečnost spojena s osobami, které jsou veřejně známé, jejich přitaţlivost roste. – zkrátka - do novin se dostane informace, pokud je (DZD) Důleţitá, Zajímavá, Dobře podaná
… o tom podrobně •
Další vlastnosti – Výstižnost - text by vţdy měl být pouze o tom, čeho se skutečně týká. Polytematické texty jsou většinou v beletrii, odborné literatuře. – Osobitost - není to nutné, ale čtenář by měl poznat, od koho text je. Kdo častěji píše, vypěstuje si určitý styl, charakteristická slovní spojení nebo stylistické obraty a jejich pouţíváním své texty personifikuje. – Stručnost - nikdo nechce číst rozvláčné texty, ve kterých je vše podrobně vysvětleno, ve kterých se místo popisu lesa popisují jednotlivé stromy. Autor musí vystihnout míru zasvěcenosti čtenářů a psát tak, aby jim sděloval skutečně to podstatné nové.
5.
Podmínky úspěchu 1. Dobrá příprava – co je cílem psaní, co chceme sdělit, jakou reakci očekáváme a na základě čeho bychom sami reagovali oním ţádoucím způsobem – pro koho píšeme (cílová skupina, médium), tomu je potřeba přizpůsobit styl, rozsah a formát 2. Kvalitní text – Méně je více! Není třeba popsat zevrubně celý problém a všechny okolnosti. Soustřeďme se na to podstatné (vylučovací metoda – napsat více a pak škrtat), efekt fotografie (portrét ostrý, ostatní rozmazané - naznačené). – vnitřní propojenost textu (zejména delších) – jasné a čtivé psaní (lehké pero): • Jednoduchá, srozumitelná slova, krátké věty, neotřelé a jasné formulace. • Vyuţití headlinů, sloganů, mott, metafor, řečnických otázek, humoru. • Příliš dlouhý text je dobré rozbít nadpisy, odráţkami, odlehčit vyjmutím poznámek pod čarou atp. • Doplňky textu: fotografie, kresby, grafy, tabulky. – Korektura: obsahová, jazyková, slohová (víc očí víc vidí) 3. Správné umístění – médium, čas, způsob 6.
Typy textů z pera TM • • • • • • • • •
7.
Tisková zpráva Press kit (soubor tiskových informací) Článek („PR článek“) Newsletter Firemní časopis Direct mail Dopisy Pozvánky Tiskoviny k akcím
Tisková zpráva •
•
•
8.
Relativně krátký text, sdělující novou skutečnost, připravený tak, aby mohl být převzat do médií (zásada převrácené pyramidy – od základní informace k těm ostatním). Základní struktura: – Titulek: výstiţný, korektní, nápaditý, vzbuzující zájem o obsah – Domicil: důleţité pro novináře, zdůraznění místa i času můţe mít velký význam – Hlavní sdělení: „kdo, co, kdy, kde“, to jsou hlavní sdělení, pak následuje „jak a proč“ – další části: argumentace, rozvíjející ?proč“, souvislosti, reference, citace, informace o subjektu – Kontakt Nejdůleţitější zásady: – hlavní sdělení jako první, pak vše ostatní; neobohacovat zprávu o další souvislosti, nejsou-li úplně podstatné; odstranit všechna nedůleţitá adjektiva, zejména sebechválu; krátké věty; kaţdé slovo musí být důleţité, ţádná vata.
Druhy tiskových zpráv • Tisková zpráva o nové skutečnosti: chceme, aby byla v médiích pouţita, moţno tvořit základní zprávu a mutace pro různá média • Tiskové sdělení: informace pro novináře, kterou nemusejí zveřejňovat (ale mohou) • Tisková oprava: Korekce nepravdivých tvrzení v tisku: rozeslat všem, po dohodě s chybujícím; • Většinou obsahuje: Titulek: správná informace; text: přesné uvedení, kde je zveřejněno mylné sdělení a uvedení věci na pravou míru; případné krátké zdůvodnění; • Nedoporučuje se: jmenovat autora, spekulovat o motivech zveřejnění mylné informace, vyslovovat odsudky, ohrazovat se proti nařčení; v zásadě vycházíme z toho, ţe došlo k omylu; • Odpovědi dle tiskového zákona: V textu, který navrhneme zveřejnit, není nárok na vysvětlování, uvádění souvislostí ani na výčet škod, které nám chybnou informací vznikly.
9.
Press kit (tisková výbava) – Podklad s informací o historii, souvislostech – Fact sheet (konkrétní údaje, statistiky, grafy, tabulky, výsledky) – Ţivotopisy a biografie – Mediální monitoring, výstřiţky – Fotografie (objektů, osobností, loga, produkty) – Tisková zpráva, shrnující a konkretizující – Kontaktní informace pro média – CD či DVD – Reklamní materiály, výroční zprávy atp.
10.
Článek (PR článek) – Jednota obsahu a stylu v kontextu určení a firemní kultury – Bez dlouhých úvodů k věci – Vtipkování s mírou a účelně (nadsázka, příměr, poezie, slang) – Respektování vlastní pozice! – Pointa
11.
Broţura • více témat (více hledisek), papírová nebo elektronická podoba (web). • moţno převzít zahraniční texty, sestavit kompilát atp. (pozor na autorská práva). • obsah broţury: – předmluva, úvod, vlastní text, závěr, seznam literatury, slovník vybraných pojmů, adresář, informace o vydavateli, tiráţ – ad text: kapitoly, kaţdá můţe mít své motto, citát, úvodní či závěrečnou charakteristiku
12.
Newsletter • Newsletter – Pravidelné vydávání = ustálený vzhled, forma, tón i obsah (upgrade o to výraznější, stejně jako příleţitostná vydání) – Úloha rubrik, mutací, způsobu distribuce – Úloha grafiky, fotografií
13.
Zásady dobrého psaní • Tvořivá práce s pravdivými informacemi • Obsah je prvotní, forma jej podporuje • Styl (osobitost, emoce, respektování některých tabu) • Ţánry: popis + citace, poznámky, označené komentáře, dodatečná fakta, infotaiment • Rozsah
14.
Zdá se to být samozřejmé, ale • Gramatika (skloňování, časování, pravopis, úloha nespisovných výrazů) • Stylistika (trpný rod, chybné předloţky, cizí slova, více jak - více neţ, movitý – mohovitý) • Pravdivost (litera skripta manet)- napsané zůstává • Jazyková čistota (cizojazyčné zlozvyky) Vše se lze naučit nebo se v případě potřeby poučit.
15.
Krizová komunikace a princip kontinuity
16.
Myšlenky na úvod 1. Krize můţe nastat kdykoliv a z nejrůznějších důvodů, je třeba s ní stále počítat. 2. Krizi se nelze vyhnout, lze se na ni ale připravit. 3. Komunikuj v míru tak, aby se s příchodem krize nemusela komunikace měnit. 4. Princip kontinuity: krizí nic nekončí
17.
Jak zvládnout krizi • Cílem komunikace v krizi je – Zmírnit negativní dopady na veřejné mínění – Posílit reputaci • Předpokladem zvládnutí krize je příprava – Identifikace moţných zdrojů krize – Stanovení praktických pravidel toku informací – Příprava vzorů zpráv a sdělení – Trénink
18.
Zásady komunikace v krizi • • • •
Princip první informace, Nepotlačovat informace, V krizi mluví nejvyšší hlava, Dbát na racionální obsah – Máme zájem na řešení – Cítíme odpovědnost – Nejsme bezradní – Komunikujeme otevřeně, nejasnosti přiznáváme
19. ,
Co ano a co ne • Přednost mají – Nesporná fakta o tom, co se stalo – Popis toho, co děláme k nápravě, zvládnutí – Praktické informace pro veřejnost • Největším úskalím jsou – Spekulace o příčinách, důsledcích, motivech – Vlastní názory na vzniklou situaci – Odmítání odpovědí – Hledání viníka
20.
Krizový štáb 1. Složení – vedoucí, copywriter, styk s médii (TM), interní komunikace, podpůrný tým 2. Prvotní úkoly – Vytvořit štáb, určit povinnosti členů, jejich pozice, telefonní seznam, písemné podklady a vzory, vyčlenění míst a techniky 3. Činnost v době míru – Identifikace moţných zdrojů krize, aktualizace seznamů osob, seznam kontaktů, identifikace spojenců, tréninky, cvičení 4. Zásada všechny informace přes KŠ
21.
Dlouhodobý krizový plán • • • •
Výčet moţných problémů, které mohou nastat Strategie pro případ nejhoršího vývoje Formulace pro nejpravděpodobnější případy Přehled cílových skupin recipientů, nepřátel, spojenců, charakteristiky postojů • Seznam členů krizového štábu s přehledem pravomocí a odpovědností • Pracovní postupy krizového štábu • Vzorové texty
22.
Praktické rady - shrnutí • Prvních 24 hodin rozhoduje o úspěchu, zároveň se na začátku dělá nejvíc chyb. • Pohotová reakce je důleţitá, ale neúplné informace vraţedné. • Dvě úvodní fáze krizové komunikace: – První kontakt s médii (kdo a jak bude postupovat). – První vlastní vystoupení, sdělení podstaty problému.
23.
Krizové interview • Kvalitní příprava – znát vše včetně kontroverzních témat a být schopen dát rozumné odpovědi. • Tlumočník jako brzda a nárazník. • Pozor na osobní názory, spekulace a komentáře, nereagovat na fámy ani na “co by, kdyby”. • Jasně stručně a srozumitelně, nezabíhat do podrobností, pozor na odborný ţargon. • Sebevědomí, ne však arogance, nevyhýbat se novinářům!
24.
Zásady a zlatá pravidla mluveného projevu
25.
Výhody a úskalí mluveného slova • • •
•
26.
Dodatečná sdělení – Projev emocí – Zdůraznění, zpochybnění, zlehčení Dodatečné nástroje – Poloha a barva hlasu – Intonace, výslovnost, frázování Veřejný projev (TV, vystoupení) – Mimika, gestikulace, řeč těla – Podpůrné prostředky (kresby, grafy) – Zjev, oblečení, vystupování Nevýhody – Rušivý vliv prostředí – Niţší úroveň zainteresovanosti a informovanosti posluchačů – Sníţená schopnost posluchačů vnímat a chápat daný problém
Co definuje kvalitního řečníka • Paměť (rychlé vybavování argumentů, souvislostí, parametrů, definic, čísel) • Inteligence (logické řazení, vtaţení do problému) • Slovní zásoba (přesné vystiţení podstaty, zvýšení zajímavosti, gramatika, která neruší) • Schopnost empatie (reflexe pocitů recipientů) • Vyuţití periferních výrazových prostředků (hlas, rytmus, mimika, gestikulace)
27.
Jak se zdokonalit • Paměť (pexeso, popis obrázku, volná interpretace textu, včerejšek) • Slovní zásoba (cílená četba beletrie) • Trénink (diktafon, kamera) • Důkladná příprava kaţdého vystoupení • Sebereflexe, skromnost
28.
Mluvení v médiích - interview •
29.
Tři faktory úspěšnosti – Kvalita přípravy • Klíčová sdělení, argumenty, čísla, fakta • Znalost daného média a novináře, charakter, styl, technologie • Počítat I s nepříjemnostmi – Schopnost přesvědčivé formulace • Nasazení, energičnost, motivace • Jasná a stručná vyjádření • Reakce na otázky • Logicky a přehledně řadit argumenty • Neváhat – Dobrý kontakt s novinářem (nepoučovat, bez konfrontace)
Techniky v interview • Převzetí iniciativy (Veřejnost by mohlo zajímat …, Možná nebudete věřit, že…) • Překlenutí od negativního k pozitivnímu (To je obecně pravda, ale v našem případě…, Dlouhá léta platilo, ale dnes…, Lze se na to podívat i z druhé strany…) • Zdůraznění (To je pravda, ale nejdůležitější je…) • Doloţení (grafy, čísla, statistiky, zkušenosti jiných) • Kouzlo osobnosti (připravené poznámky, formulace, headliny)
30.
Specifika interview pro tisk • Více času, hlubší záběr (30-60 min), připravení novináři, moţnost variability témat! • Natáčení rozhovoru – kontrola • V projevu dobré respektovat, ţe – Emoce se do výsledku nepromítnou – Co se řeklo, to se můţe otisknout – Nemusí být otištěno vše, přímá řeč se prokládá komentáři, dalšími sděleními, fakty • Autorizace není povinná, ale kontrola je praktická
31.
Specifika interview pro rozhlas • Zpravodajský rozhovor – pouze výňatek • Publicistický rozhovor – větší prostor, vnitřní logika, záměr • Účast v diskusi • Čím stručnější a jasnější, tím úspěšnější • Někdy je lepší mlčet
32.
Specifika interview pro televizi • • • •
33.
Úskalí a kouzla střihu Vystoupení ve zpravodajství a publicistice Účast v besedách Pár dobrých rad do studia – Odpočatý, bez trémy a v dobré náladě – Střízlivé oblečení (pozor na bílou a třpyt) – Přiměřená mimika a gestikulace – Výhodná poloha
Veřejné vystoupení • •
•
• • •
34.
Napsaný projev nebo zpaměti? Šikovná struktura – Otevření tématu, které zaujme – Popis problému – Souvislosti, moţnosti řešení, postoje zainteresovaných – Cesta řešení, argumenty pro a proti – Pointa = výzva nebo poučení Varianty – Hvězdice (ukotvení a úvahy různými směry) – Červená nit (soustavné opakování základního faktu) – Substituční logika (rozvíjení tématu paralelně k jednoduchému a dobře známému příměru či příkladu) Úvod rozhoduje (pronikavá otázka, anekdota, historka) Jak skončit (zopakovat fakta, sugestivní otázka, výzva) Diskusní příspěvek (v panelových diskusích atp.): navázat na jiného účastníka, přímo k věci, jednoduše a logicky
Veřejné vystoupení • •
•
• • •
35.
Napsaný projev nebo zpaměti? Šikovná struktura – Otevření tématu, které zaujme – Popis problému – Souvislosti, moţnosti řešení, postoje zainteresovaných – Cesta řešení, argumenty pro a proti – Pointa = výzva nebo poučení Varianty – Hvězdice (ukotvení a úvahy různými směry) – Červená nit (soustavné opakování základního faktu) – Substituční logika (rozvíjení tématu paralelně k jednoduchému a dobře známému příměru či příkladu) Úvod rozhoduje (pronikavá otázka, anekdota, historka) Jak skončit (zopakovat fakta, sugestivní otázka, výzva) Diskusní příspěvek (v panelových diskusích atp.): navázat na jiného účastníka, přímo k věci, jednoduše a logicky
Děkuji za vaši pozornost.
36.
