Příručka pro žadatele o finanční podporu z fondů obecného programu Solidarita a řízení migračních toků
Evropský fond pro integraci státních příslušníků třetích zemí Evropský návratový fond Evropský uprchlický fond
Obsah 1. ÚVOD
3
2. OBECNÝ PROGRAM SOLIDARITA A ŘÍZENÍ MIGRAČNÍCH TOKŮ
6
2.1 EVROPSKÝ INTEGRAČNÍ FOND 2.2 EVROPSKÝ NÁVRATOVÝ FOND 2.3 EVROPSKÝ UPRCHLICKÝ FOND
6 7 7
3. VÝZVA, ŽÁDOST
10
4. ŽADATEL, PARTNER
11
5. ROZPOČET PROJEKTU – UZNAVENOST VÝDAJŮ
13
5.1 ZÁSADA NEZISKOVOSTI 5.2 OBDOBÍ ZPŮSOBILOSTI 5.3 ZPŮSOBILÉ VÝDAJE
13 14 14
6. HODNOCENÍ ŽÁDOSTÍ
15
6.1 FORMÁLNĚ ADMINISTRATIVNÍ HODNOCENÍ 6.2 KVALITATIVNÍ HODNOCENÍ
15 16
7. FINANCOVÁNÍ PROJEKTU
17
7.1 ZÁLOHOVÁ PLATBA 7.2 DÍLČÍ PLATBA 7.3 ZÁVĚREČNÁ PLATBA
17 17 17
8. NÁKUP MAJETKU A SLUŽEB
18
9. MONITORING A FINANČNÍ KONTROLA
19
9.1 9.2 9.3 9.4
19 19 19 20
MONITORING PROJEKTU FINANČNÍ KONTROLA ZPRÁVY O POKROKU PROJEKTU ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA O PLNĚNÍ PROJEKTU
2
1.
ÚVOD
Tato příručka je určena všem subjektům veřejného a neziskového sektoru, kteří uvažují o realizaci projektu v rámci fondů obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ (dále jen „Solidarita“). Získání dotace je podmíněno zpracováním a předložením projektové žádosti (dále jen „žádosti“), která bude splňovat určitá kritéria (viz dále). Cílem této příručky je podat žadatelům základní informace o fondech Solidarity, o tom, jak postupovat při zpracování žádosti, jaké jsou povinné náležitosti žádosti. Příručka také uvádí postup hodnocení žádostí po jejich předložení a způsob udělení či neudělení finanční podpory. Příručka dále obsahuji i stručný přehled jednotlivých činností a procesů souvisejících se samotnou realizací projektu, detailněji je toto popsáno ve smlouvě o poskytnutí finanční podpory. Nedílnou součástí příručky jsou přílohy. Tato příručka i její přílohy jsou k dispozici také na webových stránkách Ministerstva vnitra ČR www.mvcr.cz Seznam příloh ∗
Příloha č. 1. Projektová žádost
∗
Příloha č. 2.1. Rozpočet projektu EUF
∗
Příloha č. 2.2. Rozpočet projektu EIF
∗
Příloha č. 3. Hodnotící formulář
∗
Příloha č. 4. Příloha č. 11: Pravidla pro způsobilost výdajů Prováděcích pravidel pro EIF
∗
Příloha č. 5. Příloha č. 11: Pravidla pro způsobilost výdajů Prováděcích pravidel pro ENF
∗
Příloha č. 6. Příloha č. 11: Pravidla pro způsobilost výdajů Prováděcích pravidel pro EUF
∗
Příloha č. 7. Protokol o posouzení formálních požadavků
Seznam důležitých dokumentů Rozhodnutí o zřízení fondů Rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES ze dne 23.května 2007 o zřízení Evropského uprchlického fondu na období 2008 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ a o zrušení rozhodnutí Rady 2004/904/ES,
3
Rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 575/2007/ES ze dne 23. května 200 o zřízení Evropského návratového fondu na období 2008 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“, Rozhodnutí Rady č. 2007/435/ES ze dne 25. června 2007 o zřízení Evropského fondu pro začleňování státních příslušníků třetích zemí na období 2007 až 2013 jako součásti obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“. Prováděcí/Implementační pravidla Rozhodnutí Komise, kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 575/2007/ES o zřízení Evropského návratového fondu, Rozhodnutí Komise, kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 572/2007/ES o zřízení Evropského uprchlického fondu, Rozhodnutí Komise, kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady č. 2007/435/ES o zřízení Evropského fondu pro integraci státních příslušníku třetích zemí. Víceletý program pro Evropský uprchlický fond, Evropský návratový fond a Evropský integrační fond Roční program pro Evropský uprchlický fond, Evropský návratový fond a Evropský integrační fond
4
Seznam použitých pojmů a zkratek
EIF
Evropský fond pro integraci státních příslušníků třetích zemí, zkráceně označován jako Evropský integrační fond
EK, Komise
Evropská komise
ENF
Evropský návratový fond
EP
Evropský parlament
EU
Evropská unie
EUF
Evropský uprchlický fond
komise
Výběrová komise hodnotící žádosti
MV ČR
Ministerstvo vnitra České republiky
NNO
Nevládní nezisková organizace
OAMP
Odbor azylové a migrační politiky MV ČR
Rozhodnutí
Rozhodnutí EK nebo Rozhodnutí EK a Rady
Smlouva
Smlouva o poskytnutí finanční podpory
Solidarita
Program Solidarita a řízení migračních toků
SUZ
Správa uprchlických zařízení MV ČR
ZDC
Zařízení pro děti - cizince
Žadatel
Žadatel o finanční podporu
Žádost
Projektová žádost
5
2.
OBECNÝ PROGRAM MIGRAČNÍCH TOKŮ
SOLIDARITA
A
ŘÍZENÍ
Obecný program Solidarita a řízení migračních toků je finančním nástrojem EU, který byl zřízen s cílem přispět k posílení prostoru svobody, bezpečnosti a práva a k uplatňování zásady solidarity mezi členskými státy. Obecný program Solidarita tvoří čtyři evropské fondy, které byly zřízeny Rozhodnutím:
Evropský integrační fond
Evropský návratový fond
Evropský uprchlický fond
Fond pro vnější hranice (Tomuto fondu se v této příručce nevěnujeme, protože finanční podpora z tohoto fondu je určena pouze pro státní orgány a pro ty bude vydána zvláštní příručka.)
Cílem těchto fondů je podpora společné azylové a migrační politiky, integrace cizinců a integrovaného řízení ochrany vnějších hranic členských států EU. Odpovědným orgánem za implementaci fondů Solidarity je v České republice Odbor azylové a migrační politiky MV ČR. OAMP vytváří a ke schválení Evropské komisi předkládá víceleté a roční programy za jednotlivé fondy. Na základě těchto dokumentů OAMP vyhlásí výzvu k předkládání projektových žádostí o finanční podporu.
Rozhodnutí o zřízení fondu tvoří základní právní akt EK obsahující důležité informace o akcích fondu, cílových skupinách apod. Proto doporučujeme, aby si žadatel toto rozhodnutí k příslušnému fondu přečetl ještě před podáním žádosti. Dalším důležitým dokumentem jsou “Prováděcí pravidla“ k rozhodnutí o zřízení fondu.
2.1
Evropský integrační fond
Evropský integrační fond na období 2007 – 2013 byl zřízen Rozhodnutím Rady č. 2007/435/ES. Obecným cílem fondu je podpora členských států v jejich úsilí umožnit státním příslušníkům třetích zemí pocházejícím z odlišného hospodářského, sociálního, kulturního, náboženského, jazykového a etnického prostředí, aby splnili podmínky pobytu, a usnadnit jejich integraci do evropské společnosti.
6
Fond se zaměřuje především na akce v souvislosti s integrací nově příchozích státních příslušníků třetích zemí. 2.2
Evropský návratový fond
Evropský návratový fond na období 2008 – 2013 byl zřízen Rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady č. 575/2007/ES. Obecným cílem fondu je podpora úsilí členských států o zlepšení všech aspektů řízení návratů pomocí využití koncepce uceleného řízení návratů a prostřednictvím společných akcí, které mají být prováděny členskými státy, nebo vnitrostátních akcí, které sledují cíle Společenství v rámci zásady solidarity, s ohledem na právní předpisy Společenství v této oblasti a při plném dodržování základních práv. 2.3
Evropský uprchlický fond
Evropský uprchlický fond na období 2008 – 2013 byl zřízen Rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady č. 573/2007/ES. Obecným cílem fondu je podpora a povzbuzení úsilí členských států při přijímání uprchlíků a vysídlených osob a při nesení důsledků tohoto přijímání s ohledem na právní předpisy Společenství v těchto věcech prostřednictvím spolufinancování akcí stanovených tímto rozhodnutím. Přehled cílových skupin a hlavních priorit fondů naleznete v následujících tabulkách.
7
Tabulka č. 1 Přehled cílových skupin
EIF
ENF
EUF
státní příslušníci třetích zemí pobývající na území členského státu legálně (např. na základě pracovní smlouvy);
státní příslušníci třetích zemí, jejichž žádost o mezinárodní ochranu v členském státě dosud nebyla pravomocně zamítnuta a kteří se mohou rozhodnout využít možnosti dobrovolného návratu, pokud nezískali novou státní příslušnost a neopustili území tohoto členského státu;
státní příslušníci třetích zemí nebo osoby bez státní příslušnosti, které mají právní postavení vymezené Ženevskou úmluvou, a kterým je povoleno pobývat jako uprchlík v některém z členských států;
do oblasti působnosti tohoto rozhodnutí NESPADAJÍ občané EU a státní příslušníci třetích zemí, kteří podali žádost o azyl, o níž dosud nebylo pravomocně rozhodnuto, nebo kteří požívají postavení uprchlíka nebo status podpůrné ochrany, anebo kteří splňují podmínky pro uznání za uprchlíka nebo podmínky pro udělení statusu podpůrné ochrany v souladu se směrnicí Rady 2004/83/ ES ze dne 29. dubna 2004 o minimálních normách, které musí splňovat státní příslušníci třetích zemí nebo osoby bez státní příslušnosti, aby mohli žádat o postavení uprchlíka nebo osoby, která z jiných důvodů potřebuje mezinárodní ochranu, a o obsahu poskytované ochrany.
státní příslušníci třetích zemí, kteří požívají mezinárodní ochrany ve smyslu směrnice 2004/83/ES nebo dočasné ochrany ve smyslu směrnice 2001/55/ES v členském státě a kteří se rozhodnou využít možnosti dobrovolného návratu, pokud nezískali novou státní příslušnost a neopustili území tohoto členského státu;
státní příslušníci třetích zemí nebo osoby bez státní příslušnosti, kteří požívají některou z forem podpůrné ochrany ve smyslu směrnice 2004/83/ES;
státní příslušníci třetích zemí, kteří nesplňují nebo již nesplňují podmínky pro vstup a pobyt v členském státě a kteří v souladu s povinností opustit území tohoto členského státu využijí dobrovolného návratu;
státní příslušníci třetích zemí nebo osoby bez státní příslušnosti, kteří požádali o některou z forem ochrany uvedených výše;
státní příslušníci třetích zemí, kteří nesplňují nebo již nesplňují podmínky pro vstup a pobyt v členském státě.
státní příslušníci třetích zemí nebo osoby bez státní příslušnosti, kteří požívají dočasné ochrany ve smyslu směrnice 2001/55/ES; státní příslušníci třetích zemí nebo osoby bez státní příslušnosti, kteří jsou nebo byli znovuusídleni v členském státě.
8
Tabulka č. 2 Přehled priorit EIF
ENF
EUF
Provádění opatření pro uvedení „Společných základních zásad pro politiku v oblasti integrace přistěhovalců v Evropské unii“ do praxe
Podpora a rozvoj strategického přístupu k řízení návratů členskými státy
Uplatňování zásad a opatření stanovených v acquis communautaire v oblasti azylu, včetně zásad a opatření souvisejících s cílem integrace
Vypracování ukazatelů a metodik hodnocení pro posouzení pokroku, úpravu politik a opatření a pro usnadnění koordinace komparativních vědomostí
Podpora na specifické inovační mezinárodní či vnitrostátní nástroje řízení návratů
Rozvoj referenčních nástrojů a metodik hodnocení pro oceňování a zlepšování kvalit řízení, v nichž se zkoumají žádosti o mezinárodní ochranu, a pro posilování administrativních struktur, které by měly být schopny reagovat na nové úkoly vyplývající z rostoucí praktické spolupráce s dalšími členskými státy
Budování politických kapacit, koordinace a budování mezikulturních kompetencí v členských státech na různých úrovních a v různých vládních resortech
Podpora na uplatňování norem společenství a osvědčených postupů v oblasti řízení návratů
Opatření, která pomohou zvýšit sdílení odpovědnosti mezi členskými státy a třetími zeměmi
Výměna zkušeností, osvědčených postupů a informací v oblasti integrace mezi členskými státy Zvláštní priorita: Konkrétní cílové skupiny Zvláštní priorita: Zapojení hostitelské společnosti do procesu integrace
9
3.
VÝZVA, ŽÁDOST
Odpovědný orgán vyhlásí výzvu k předkládání projektových žádostí na svých webových stránkách www.mvcr.cz a dále v celostátním tisku. Výzva obsahuje priority a opatření, v rámci kterých je možné předkládat žádosti, cílové skupiny, finanční vymezení a obecné náležitosti žádosti.
Jak postupovat při vyplňování žádosti Žádost se zpracovává do předtištěného formuláře „Projektová žádost“ (viz příloha). Žádost je rozdělena do tří částí. První část je věnována informacím o žadateli. Jsou zde uvedeny identifikační údaje žadatele, dosavadní činnost, zkušenosti s vedením projektů. Druhá část je věnována popisu projektu, který má být realizován s finanční podporou z fondu Solidarity. U popisů je nutné dodržovat stanovený počet slov. Velkou pozornost je nutné věnovat mimo jiné i harmonogramu projektu a monitorovacím ukazatelům. Monitorovací ukazatele musí být stanoveny tak, aby je bylo možné v reálném čase splnit a současně aby naplňovaly cíle uvedené v Ročním programu. Dle splnění monitorovacích ukazatelů bude v průběhu realizace projektu i po jeho ukončení celý projekt hodnocen. Nebudou-li monitorovací ukazatele po ukončení projektu naplněny z jiných než objektivních důvodů, může dojít k poměrnému krácení uznatelných výdajů. (Podmínky krácení jsou podrobněji uvedeny ve smlouvě o poskytnutí veřejné finanční podpory.) Třetí část je věnována partnerům projektu. Nedílnou součástí projektové žádosti je rozpočet projektu. Je nutné vyplnit všechny listy rozpočtu, tzn. rozpočet projektu, souhrnný přehled a komentář k rozpočtu projektu, ve kterém bude komentář ke každé položce. Projektová žádost musí jasně, stručně a výstižně popisovat plánovaný projekt. Žádosti nejsou hodnoceny dle počtu napsaných stránek, dále podle cíle projektu, jeho přínosu, efektivnosti apod.
Žadatel předloží odpovědnému orgánu jeden originál žádosti v papírové podobě a dále předloží žádost včetně všech příloh v elektronické podobě na datovém nosiči, který bude uzavřen proti dalšímu zapisování (např. na CD). Každá stránka žádosti je očíslovaná a u papírové podoby je každá stránka parafována odpovědnou osobou (statutárním zástupcem
10
organizace). Nesplnění těchto podmínek je důvodem pro vyřazení žádosti z výběrového procesu. Žádost musí být doručena poštou na adresu: MV ČR Odbor azylové a migrační politiky Nad Štolou 3 170 00 Praha 7 Žadatel je povinen na obálku uvést - pro projekty z EUF: „Projekt EUF – 2008 – NEOTVÍRAT“ Název a adresa žadatele - pro projekty z EIF: „Projekt EIF – 2007 – NEOTVÍRAT“ nebo „Projekt EIF – 2008 – NEOTVÍRAT“ Název a adresa žadatele
- pro projekty z ENF: „Projekt ENF – 2008 – NEOTVÍRAT“ Název a adresa žadatele Obálky bez výše uvedeného označení nebudou akceptovány a budou vyloučeny z výběrového procesu. Návrhy projektů je nutno podat do data uvedeného ve výzvě k předkládání projektů. Po tomto datu nebude možné přijmout žádné další žádosti. Rozhodné je datum na poštovním razítku.
4.
ŽADATEL, PARTNER
Žadatelem o finanční podporu může být: orgán státní správy, orgán územní samosprávy a jím zřízené příspěvkové organizace, 11
nevládní organizace – nezisková organizace, občanské sdružení, zájmové sdružení, nadace, vzdělávací, vědecká a výzkumná instituce. Žadatelé musí splňovat následující1:
má sídlo na území ČR
je řádně zaregistrován
Subjekt nemůže podat žádost či získat finanční podporu, pokud : se nachází v konkurzu nebo likvidaci, je proti němu vedeno soudní řízení, uzavřel dohodu s věřitelem o soudním vyrovnání, nesplnil svou povinnost týkající se plateb sociálního a zdravotního pojištění či daní v souladu s platnými právními normami platnými v ČR, je subjektem konfliktu zájmů, se pokusil získat důvěrné informace od odpovědného orgánu či hodnotitelů projektů, či se je pokusil nějakým způsobem ovlivnit, skreslil informace, které vyžadoval odpovědný orgán jako podmínku pro účast ve výběrovém řízení, popřípadě tuto informaci nepředložil. Žadatel může předkládat projekt ve spolupráci s partnerem. Údaje o partnerovi jsou součástí projektové žádosti. Partneři přijímají povinnosti prostřednictvím konečného příjemce. Za dodržení smluvních podmínek partnerem nese konečnou odpovědnost příjemce. Příjemce je povinen uchovávat ověřené kopie účetních dokumentů, které zdůvodňují příjmy a výdaje vzniklé partnerům v souvislosti s příslušným projektem. MV požaduje uzavření Smlouvy o partnerství mezi příjemcem podpory a jeho partnerem. V této smlouvě musí být identifikovány úkoly partnera a zodpovědnost za plnění úkolů vyplývajících z projektu, metodika společného řízení projektu, organizace práce, finanční ustanovení, způsob monitorování realizace projektu a společné hodnocení výsledků projektu. Tuto smlouvu
1
Tato kritéria se netýkají mezinárodních vládních organizací , které mají stejné cíle jako stanoví základní právní akt (tj. Rozhodnutí o zřízení jednotlivých fondů).
12
předloží příjemce podpory odpovědnému orgánu před podepsáním smlouvy o poskytnutí finanční podpory. Kdo může být partnerem projektu Partnerem projektu může být jakákoli právnická osoba, která s konečným příjemcem spolupracuje na projektu, a to tím, že na projekt poskytuje zdroje a prostřednictvím konečného příjemce získává část příspěvku Společenství. Partneři projektu musejí splňovat stejná kritéria jako žadatelé, tzn., že musejí mít sídlo v České republice a musejí být rovněž řádně zaregistrováni.2 Partneři projektu, kteří mají sídlo ve třetí zemi, kde jsou i zapsáni, se mohou projektů nevýdělečně účastnit. Z tohoto důvodu jsou vzniklé náklady ze strany těchto partnerů nezpůsobilé.2
5.
ROZPOČET PROJEKTU – UZNAVENOST VÝDAJŮ
Součástí projektové žádosti je rozpočet projektu. Přípravě rozpočtu projektu je potřeba věnovat velkou pozornost. Rozpočet projektu tvoří velmi důležitou část projektové žádosti, proto je nezbytné naplánovat ho co nejpřesněji s dodržením pravidel uznatelnosti výdajů, které jsou uvedeny v Prováděcích/Implementačních pravidlech vydaných EK pro jednotlivé fondy. Formulář „Rozpočet projektu“ je v příloze tohoto dokumentu. Tato kapitola Vám nabídne stručný přehled informací o rozpočtu projektu. Před sestavováním rozpočtu projektu doporučujeme všem žadatelům, aby se důkladně seznámili s přílohou Prováděcích pravidel, která se věnuje uznatelnosti výdajů (příloha č. 11).
5.1
Zásada neziskovosti
Jednou z podstatných zásad projektu je neziskovost. Na konci realizace projektu však může dojít k tomu, že příjmy překročí náklady a vznikne zisk. V takovém případě bude příspěvek z fondu určený na projekt přiměřeně snížen.
2
Toto se však nevztahuje na případy, kdy se jedná o mezinárodní vládní organizace.
13
5.2
Období způsobilosti
Období způsobilosti výdajů pro konečného příjemce začíná první den po podpisu smlouvy. Náklady spojené s projektem musí vzniknout nejdříve po 1. lednu roku uvedeném na ročním programu, v rámci kterého se projekt realizuje. Náklady na projekt musí současně vzniknout před 31. prosincem roku N+13 (N zastupuje rok uvedený na ročním programu, v rámci kterého se projekt realizuje). 5.3
Způsobilé výdaje
Náklady projektu se dělí na přímé a nepřímé. Přímé náklady: -
personální náklady,
-
náklady na dopravu a pobyt,
-
vybavení,
-
nemovitosti,
-
pomocné materiály, zásoby a obecné služby,
-
náklady vyplývající přímo z požadavků k spolufinancování EU (např. publicita projektu),
-
honoráře odborníků,
-
subdodavatelské smlouvy.
vztahujících
se
Subdodavatelská činnost nesmí překročit 40% celkových přímých způsobilých nákladů na projekt. Výjimku tvoří projekty, u kterých je toto řádně odůvodněno a předem schváleno odpovědným orgánem.
Nepřímé náklady: Nesmí přesáhnout částku odpovídající 20-ti % celkových přímých nákladů. V případě, kdy subdodavatelská činnost překročí 40 % celkových přímých způsobilých nákladů na projekt (viz výše), se výše nepřímých nákladů snižuje na 10 %. Nepřímé náklady představují zejména:
3
Pro roční program EIF 2007 platí pro období způsobilosti pravidlo N+2.
14
-
personální náklady, které nesplňují podmínky způsobilosti přímých nákladů,
-
náklady na správu a řízení,
-
bankovní poplatky a platby,
-
odpisy nemovitostí, náklady na údržbu, pokud jsou spojené s každodenním administrativním provozem,
-
veškeré další náklady spojené s projektem, které nejsou zařazeny do přímých nákladů.
Při sestavování rozpočtu je nutné dbát na to, aby rozpočet: byl co nejpodrobnější, sestavený na základě reálných cen běžných na trhu, obsahoval takové množství položek, které je potřebné k dosažení cílů projektu, byl jednoznačný a kalkulovaný s ohledem na možné změny cen, které ovlivní jednotlivé výdaje, obsahoval jen oprávněné výdaje v souladu s platnými předpisu EU a ČR.
6.
HODNOCENÍ ŽÁDOSTÍ
Žádost musí být odevzdána v tištěné i elektronické podobě na adresu uvedenou ve výzvě v termínu stanoveném taktéž ve výzvě. Jakýkoli pokus žadatele ovlivnit proces hodnocení (např. navázání kontaktu s členem výběrové komise) bude mít za následek okamžité vyloučení žádosti takového žadatele z dalšího procesu hodnocení.
6.1
Formálně administrativní hodnocení
Výběrový proces sestává ze dvou fází. Nejprve jsou žádosti hodnoceny z formálně administrativního hlediska viz příloha č. 7. Protokol o posouzení formálních požadavků. Tuto fázi zajišťují pracovníci odpovědného orgánu. Při zjištění formálního nedostatku může být žadatel vyzván k doplnění, a to ve lhůtě do 5 pracovních dnů. Neúplné žádosti, nebo žádosti, které nebyly ve stanovené lhůtě doplněny nebudou postoupeny do druhé fáze
15
výběrového procesu. Taktéž žádosti, které byly podány neoprávněným žadatelem nebudou postoupeny do druhé fáze výběrového procesu.
6.2
Kvalitativní hodnocení
Je-li žádost z formálně administrativního hlediska v pořádku, nastupuje druhá fáze hodnocení žádosti. Žádost je předložena k hodnocení výběrové komisi, kterou tvoří odborníci na danou problematiku. Pro každý fond je zřízena zvláštní výběrová komise, a to pokynem ministra vnitra. Členové komise hodnotí žádosti pomocí hodnotícího formuláře(viz příloha č. 3). Každý člen komise hodnotí každou žádost samostatně. Hodnotící formulář je rozdělen do pěti částí. První část obsahuje vyřazovací otázky, na které musí člen VK odpovědět ANO či NE. Druhá, třetí a čtvrtá část je tvořena kritérii s maximálním počtem bodů (viz níže). Člen VK přidělí každé oblasti daného kritéria příslušný počet bodů. Pro přehlednost uvádíme přehled maximálního a minimálního počtu bodů každého kritéria: Počet bodů Maximální Minimální Zkušenost organizace a realizace projektu
50
30
Kompatibilita projektu s vybraným opatřením
30
18
Dopad na cílovou skupinu
20
12
Celkem
100
60
Poslední část hodnotícího formuláře tvoří komentář projektu, ve kterém člen VK provede slovní subjektivní hodnocení projektu. Jsou-li všechny žádosti ohodnoceny každým členem VK, členové VK se sejdou a vypracují souhrnné hodnocení každého projektu. Členové VK hodnotí projekt na základě svých zkušeností, znalostí a informací dle svého nejlepšího vědomí a svědomí. Po uzavření hodnotícího procesu je žadatelům zasláno vyrozumění o udělení nebo neudělení finanční podpory. V některých případech je žadateli navržena podmínka (či několik podmínek) – úprava žádosti, za které je možné finanční podporu udělit. Souhlasí-li žadatel s těmito úpravami, předloží komisi upravenou žádost ke schválení. Úspěšní žadatelé jsou poté vyzváni k podpisu smlouvy o poskytnutí veřejné finanční podpory. Úspěšní žadatelé (po podpisu smlouvy se stanou příjemci), názvy projektů i výše poskytnuté finanční podpory budou zveřejněni na webových 16
stánkách MV ČR www.mvcr.cz z důvodu transparentnosti udělování finanční podpory – dotací4. Proti rozhodnutí výběrové komise není možné se odvolat. Na poskytnutí finanční podpory z fondů Solidarity není právní nárok.
7.
FINANCOVÁNÍ PROJEKTU
U projektů spolufinancovaných z fondů Solidarity tvoří finanční podpora z EU 75 % celkových uznatelných výdajů. Zbývajících 25 % je příjemce povinen zajistit si sám. Ve smlouvě je uvedena maximální částka finanční podpory v Kč, kterou není možné navýšit. V případě, že dojde k navýšení uznatelných výdajů, tento rozdíl oproti plánovaným uznatelným výdajům hradí příjemce. Takovéto navýšení celkových uznatelných výdajů je příjemce povinen konzultovat s odpovědným orgánem. Pro účely čerpání finanční podpory z fondů EU je příjemce povinen zřídit si samostatný bankovní účet, na který mu budou platby zasílány5. 7.1
Zálohová platba
Po podepsání smlouvy je příjemci poskytnuta první (zálohová) platba ve výši 50 % celkové přiznané finanční podpory. V případě, že projekt zahrnuje i investiční akce, činí tato zálohová platba 50 % z rozdílu celkových nákladů projektu a nákladů na investiční akce. 7.2
Dílčí platba
Vyčerpá-li příjemce 70 % zálohové platby, je oprávněn požádat o dílčí platbu ve výši 30 %6 z celkové přiznané finanční podpory. V případě, že projekt zahrnuje i investiční akce, je použita obdoba pravidla uvedeného v podkapitole 7.1. 7.3
Závěrečná platba
Po ukončení projektu je příjemce oprávněn požádat o konečnou platbu, není-li dosud zaslaná finanční částka dostatečná k pokrytí 75 % uznatelných nákladů. Žádost o konečnou platbu je zasílána společně se závěrečnou zprávou o projektu (viz dále) a částka vychází z prohlášení o 4
Odpovědný orgán má na základě Rozhodnutí Komise povinnost každoročně zveřejňovat alespoň na internetových stránkách seznam konečných příjemců, názvů projektů a částky finančních prostředků z veřejných zdrojů a finančních prostředků Společenství. 5
Toto neplatí pro organizační složky státu.
6
Toto neplatí pro organizační složky státu. Ty žádají o zbývajících 50 % celkových nákladů projektu.
17
výdajích, které je součástí závěrečné zprávy. Konečná platba je zaslána na účet příjemce po odsouhlasení závěrečné zprávy odpovědným orgánem, nejpozději do 30 dnů od doručení konečné zprávy. Není-li finanční podpora, kterou příjemce obdržel, na konci projektu vyčerpána, musí příjemce tento přebytek vrátit odpovědnému orgánu na příslušný účet a to do 15 dnů od odsouhlasení závěrečné zprávy odpovědným orgánem.
8. NÁKUP MAJETKU A SLUŽEB Veškeré účetní doklady, kupní smlouvy, výkazy práce a jiné dokumenty související s projektem musí být evidovány v samostatném šanonu a musí být opatřeny evidenčním číslem, které charakterizuje daný projekt. Pořizování majetku musí být v souladu s příslušnými Rozhodnutími orgánů EU. Majetek dlouhodobého charakteru se musí vést v evidenci nakoupeného majetku a musí být opatřen znakem EU (většinou nálepkou s vlajkou EU). Označení znakem EU se vztahuje i na spotřební materiál, u kterého je to možné. V případech, kde to není možné, je nutné umístit do místnosti, kde se majetek nachází ceduli s informací, že materiál byl pořízen/spolufinancován z prostředků příslušného fondu Solidarity. V evidenci nakoupeného majetku je nutné vést především: datum nákupu, nákupní cenu v Kč/ks, umístění, datum vyřazení, důvod vyřazení. U majetku, který je půjčován (např. azylantům v IAS), je nutné vést evidenci výpůjček. Způsob evidence je ponechán na rozhodnutí příjemce podpory, musí však být jasný, přehledný a musí se z něj dát vyčíst, kde se majetek fyzicky nachází. Majetek pořízení v rámci projektu není možné zapůjčit jiným právnickým či fyzickým osobám, pokud to nesouvisí s plněním cílů projektu a pokud toto není uvedeno v žádosti. Majetek pořízený v rámci projektu musí být používán jen pro účely, pro byl schválen 8.1 které Nákup služeb v projektové žádosti.
Je-li součástí projektu nákup služeb, např. překladatelských či tlumočnických, je nutné vést k těmto poskytnutým službám veškerou evidenci. V samostatném šanonu je nutno zakládat např. kopie překládaných a přeložených textů, výkazy práce tlumočníků apod. Samozřejmostí je evidence účetních dokladů.
18
9.
MONITORING A FINANČNÍ KONTROLA
Aby žadatelé měli představu o tom, jakým způsobem probíhá kontrola projektu, je-li schválen a realizuje se, uvádíme zde stručné informace o monitoringu, finanční kontrole a zprávách o pokroku projektu. V průběhu realizace projektu provádí odpovědný orgán monitoring projektu a auditní orgán provádí finanční kontrolu. 9.1
Monitoring projektu
Monitoring projektu se provádí nejméně jednou v průběhu realizace projektu. Cílem monitoringu je na místě zjistit plnění cílů projektu, zajištění propagace fondu, označení zakoupeného majetku apod. Monitorovací návštěva je vždy předem nahlášena a dohodnuta s vedoucím projektu. Na základě monitoringu je sepsána zpráva o monitoringu, s kterou je příjemce podpory seznámen. Jsou-li zjištěny nedostatky, je příjemce vyzván k jejich okamžité nápravě. 9.2
Finanční kontrola
Finanční kontrolu se realizuje buď jako průběžná (v průběhu realizace projektu) nebo následná (po ukončení projektu). Během finanční kontroly jsou kontrolovány účetní doklady, evidence majetku a ověřuje se faktická existence majetku vedeného v evidenci. Po provedení kontroly je vyhotoven protokol o provedení veřejnosprávní kontroly, který převezme zástupce příjemce podpory. 9.3
Zprávy o pokroku projektu
Příjemce je povinen průběžně informovat odpovědný orgán o průběhu realizace projektu. Toto činí formou dvou průběžných zpráv. První zpráva o pokroku projektu je zasílána do 20. května za období od 1. 1. do 30. 4. Druhá zpráva je zasílána do 20. září za období od 1. 1. do 31. 8. Zpráva o pokroku se předkládá na předtištěném formuláři v tištěné i elektronické podobě. Na zjištěné nedostatky v realizaci projektu je příjemce upozorněn a vyzván k vysvětlení či k nápravě.
19
9.4
Závěrečná zpráva o plnění projektu
Příjemce je povinen nejpozději do 30-ti dnů po ukončení projektu zaslat odpovědnému orgánu Závěrečnou zprávu o plnění projektu, jejíž součástí je i Prohlášení o výdajích.
20
