Příručka pro žadatele a příjemce Mikrograntu z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni

Příručka pro žadatele a příjemce Mikrograntu

z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni FOND PRO NESTÁTNÍ NEZISKOVÉ ORGANIZACE Financován z EHP fondů 2009-‐2014 !

Verze 1.0.

Zprostředkovatelem Fondu pro nestátní neziskové organizace je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství.

Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS)

Vizí NROS je podílet se na formování veřejnosti ve společnost odpovědných, aktivních občanů, kteří jsou schopni ovlivňovat věci veřejné a upevňovat demokratické hodnoty ve společnosti, hájit občanská práva a svobody, prosazovat toleranci a principy solidarity. Nadace svou vizi prosazuje podporou organizací občanské společnosti, s nimiž sdílí demokratické hodnoty, poskytuje jim finanční prostředky, slaďuje jejich zájmy a zajišťuje jim další vzdělávání.

"Pomáháte? Pomůžeme!"

Nadace Partnerství (NaP)

Nadace Partnerství pomáhá lidem pečovat o životní prostředí. Poskytuje jim k tomu granty, odborné služby a inspiraci ze zahraničí. Podporuje zapojení veřejnosti do výsadeb stromů, ochrany přírody, šetrné turistiky, zklidňování dopravy a vytváření kvalitních veřejných prostranství. Společně se čtyřmi sesterskými nadacemi v Bulharsku, Maďarsku, Rumunsku a na Slovensku je součástí asociace Environmental Partnership Association.

„Nevyřešíme problém za vás, vyřešíte ho s námi!“

www.fondnno.cz Příručka pro žadatele a příjemce Mikrograntu Verze 1.0. Datum účinnosti: 20. ledna 2014 Konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství www.fondnno.cz E-‐mail: [email protected]; [email protected]

Obsah Definice pojmů........................................................................................................................................6 Úvod........................................................................................................................................................9 1. Oprávněnost ..................................................................................................................................10 1.1

Oprávněné žádosti ................................................................................................................10

1.2

Oprávnění žadatelé ...............................................................................................................10

1.3

Principy partnerství Mikroprojektů .......................................................................................11

1.3.1 Oprávnění partneři se sídlem v České republice ...................................................................12 1.3.2 Oprávnění zahraniční partneři (partner Mikroprojektu) .......................................................12 1.4

Oprávněné aktivity ................................................................................................................13

1.5

Způsobilé náklady..................................................................................................................14

1.6

Nezpůsobilé náklady..............................................................................................................15

1.7

Základní vymezení způsobilosti nákladů ...............................................................................15

1.8

Časové vymezení způsobilosti nákladů .................................................................................16

1.9

Období realizace Mikroprojektu............................................................................................16

1.10 Místo realizace Mikroprojektu ..............................................................................................16 2. Pokyny k vyplnění elektronického formuláře žádosti v systému Grantys.....................................17 2.1

Přístup a přihlášení do Grantys .............................................................................................17

2.2

Vyplnění formuláře žádosti v systému Grantys.....................................................................17

2.2.1 Organizace.............................................................................................................................18 2.2.2 Lidé ........................................................................................................................................18 2.2.3 Projekty .................................................................................................................................18 2.3

Vložení příloh do systému Grantys........................................................................................19

2.4

Vyplnění místa realizace Mikroprojektu................................................................................20

2.5

Finalizace a tisk žádosti v systému Grantys ...........................................................................20

2.6

Stav projektu .........................................................................................................................21

3. Rozpočet Mikroprojektu................................................................................................................22

3.1

Vyplnění tabulky rozpočtu Mikroprojektu ............................................................................22

3.2

Úvodní list..............................................................................................................................22

3.3

Rozpočet nákladů ..................................................................................................................23

3.4

Rozpočet podle aktivit...........................................................................................................23

3.5

Harmonogram čerpání ..........................................................................................................23

3.6

Rozpočet partnera.................................................................................................................23

3.7

Daň z přidané hodnoty ..........................................................................................................23

3.8

Spolufinancování ...................................................................................................................24

4. Veřejná podpora............................................................................................................................26 4.1

Podpora de minimis (neboli podpora malého rozsahu) ........................................................26

4.2

Posouzení veřejné podpory v žádosti o Mikrogrant..............................................................27

5. Předkládání žádostí v rámci výzvy .................................................................................................29 5.1

Přílohy žádosti .......................................................................................................................29

5.2

Povinné přílohy žádosti .........................................................................................................29

5.3

Nepovinné přílohy .................................................................................................................31

5.4

Dokladování příloh Mikroprojektu ........................................................................................31

5.5

Způsob a termín předložení ..................................................................................................33

6. Hodnocení žádosti o poskytnutí Mikrograntu ...............................................................................34 6.1

Kontrola formálních náležitostí žádosti.................................................................................34

6.2

Hodnocení oprávněnosti žadatele a žádosti .........................................................................34

6.3

Stížnosti a jejich řešení ..........................................................................................................34

6.4

Věcné hodnocení žádosti a zpracování výsledků hodnocení.................................................35

7. Uzavření smlouvy o poskytnutí Mikrograntu a zahájení Mikroprojektu .......................................36 8. Monitoring realizace Mikroprojektu..............................................................................................36 8.1

Závěrečná zpráva o realizaci Mikroprojektu .........................................................................36

8.2

Přílohy Závěrečné zprávy.......................................................................................................37

8.3

Věcná část Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu .......................................................37

8.4

Žádost příjemce o platbu.......................................................................................................38

8.4.1 List Žádost o platbu ...............................................................................................................38 8.4.2 List Soupiska dokladů ............................................................................................................38 8.4.3 List Harmonogram čerpání ....................................................................................................39 8.5

Dokladování jednotlivých dokumentů k Žádosti příjemce o závěrečnou platbu..................39

8.5.1 Prosté kopie účetních dokladů ..............................................................................................39 8.5.2 Výpisy z účtu..........................................................................................................................39 8.5.3 Žádost partnera o refundaci způsobilých nákladů ................................................................39 8.5.4 Doklady o realizaci výstupů dosažených za období realizace Mikroprojektu........................39 8.5.5 Doklady prokazující plnění publicity Mikroprojektu..............................................................40 8.6

Způsob doručení Závěrečné zprávy.......................................................................................40

9. Zajištění publicity Mikroprojektu...................................................................................................42 10. Změny a doplnění Mikroprojektu................................................................................................42 11. Finanční toky na úrovni příjemce ................................................................................................44

11.1 Platby na úrovni příjemce .....................................................................................................44 11.2 Kontrola nepřekrývání nákladů .............................................................................................45 11.3 Kontrola přímých tržeb Mikroprojektu .................................................................................45 12. Vedení účetnictví Mikroprojektu.................................................................................................46 12.1 Účet Mikroprojektu ...............................................................................................................46 12.2 Prokazování způsobilosti nákladů .........................................................................................46 12.3 Pokladna................................................................................................................................48 13. Veřejné zakázky ...........................................................................................................................48 14. Kontrolní mechanismy.................................................................................................................48 14.1 Kontrola na místě ..................................................................................................................49 14.2 Externí audit Mikroprojektů ..................................................................................................49 14.3 Porušení smluvních podmínek, nesrovnalosti a jejich řešení................................................50 14.4 Archivace dokumentů ...........................................................................................................50 15. Seznam příloh ..............................................................................................................................52

Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO)


Definice pojmů Donorské státy -‐ Islandská republika, Lichtenštejnské království a Norské království; zřizovatelé EHP a Norských fondů (dále jen Island, Lichtenštejnsko a Norsko) Doplňkový grant (zkr. DG) – volitelný bonusový zdroj k financování projektu Komponenty bilaterální spolupráce pro žadatele, kterému je/byla schválena Žádost o poskytnutí grantu FNNO; možnost pro žadatele získat Doplňkový grant v objemu až 15 % z výše grantu poskytnutého k realizaci projektu; nevratný finanční příspěvek poskytnutý Zprostředkovatelem na základě Smlouvy o poskytnutí Doplňkového grantu, který je poskytován na realizaci tzv. Projektu komponenty bilaterální spolupráce. EHP fondy (Finanční mechanismy EHP a Norské fondy 2009-‐2014, zkr. FM EHP/Norska 2009-‐2014) – Fond Evropského hospodářského prostoru (EHP) založený v květnu 2004 třemi nečlenskými státy EU -‐ Island, Knížectví Lichtenštejnsko a Norské království. Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni (zkr. FBS) – finanční prostředky vyčleněné v rámci FNNO za účelem umožnit žadatelům vyhledávání partnerských organizací v donorských státech, přípravu společných projektů, rozvoj partnerské spolupráce v jednotlivých oblastech podpory FNNO, posílení přímé výměny zkušeností a know-‐how, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty v donorských státech. FBS zahrnuje dva způsoby výše uvedené podpory spolupráce: a) Mikrogranty a b) Doplňkové granty. Fond pro nestátní neziskové organizace (zkr. FNNO) – specifická forma pomoci Finančního mechanismu Evropského hospodářského prostoru, která je zaměřená na podporu nestátních neziskových organizací (NNO) prosazujících veřejný zájem v 15 členských zemí EU ve střední a jižní Evropě. Hodnoticí komise (zkr. HK) – orgán, který zabezpečuje hodnocení Žádostí o poskytnutí Mikrograntu v rámci výzev k předkládání žádostí o poskytnutí Mikrograntu vyhlášených Zprostředkovatelem. Kancelář finančních mechanismů (zkr. KFM) – Kancelář sídlící v Bruselu zajišťuje administrativní podporu Výboru Finančního mechanismu EHP a Ministerstva zahraničních věcí Norského království; hlavní kontaktní místo mezi přijímajícími státy a poskytovateli pomoci. Mikrogrant (zkr. MG) – Nevratný finanční příspěvek poskytnutý Zprostředkovatelem na základě Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu pro realizaci tzv. Mikroprojektu; českému žadateli má zejm. umožnit navázání spolupráce s NNO v donorských státech a nalezení společných témat a způsobu jejich implementace do projektu následně předloženého v rámci FNNO. Mikroprojekt – Projekt předkládaný v rámci Výzvy k předkládání žádostí o poskytnutí Mikrograntu. Jedná se o jasně vymezenou aktivitu nebo ucelený soubor aktivit, prostřednictvím kterých mají být dosaženy předpokládané cíle.

6



Nestátní nezisková organizace (zkr. NNO) – právnický subjekt, který nebyl zřízen nebo založen za účelem podnikání a je nezávislý na místní, regionální a centrální vládě, veřejných subjektech, politických stranách a komerčních organizacích. Konkrétně se jedná se o obecně prospěšnou společnost původně založenou podle zákona č. 248/1995 Sb., nebo nově dle zákona č. 68/2013, účelové zařízení registrované církve, nebo náboženské společnosti, založené pro poskytování charitativních služeb v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností, v platném znění, nadace a nadační fondy původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., o nadacích a nadačních fondech, spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ústavy dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku.. Náboženské instituce a politické strany se nepovažují za NNO. Oprávněný žadatel – subjekt, který je oprávněný požádat o finanční prostředky v rámci výzvy vyhlášené Zprostředkovatelem. Žadatelé oprávnění předložit Žádost o poskytnutí Mikrograntu budou definováni v rámci jednotlivých výzev. Partner – partner sídlící v České republice musí splňovat stejné podmínky oprávněnosti jako žadatel o Mikrogrant. Partnery Mikroprojektu mohou být také organizace sídlící v donorských státech (Norsko, Lichtenštejnsko, Island). Partner je uveden v žádosti o Mikrogrant a je aktivně zapojen do realizace Mikroprojektu. Oprávněné typy zahraničních partnerů jsou vždy definovány ve výzvě k předkládání žádostí. V případě projektů v rámci FNNO se musí jednat o neziskové organizace v souladu s legislativou těchto států, pokud tato výzva nestanoví jinak. Projekt Komponenty bilaterální spolupráce (zkr. KBS) – jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o jasně definované aktivity bilaterální spolupráce, které vedou k podpoře vzájemné spolupráce českých NNO podpořených v dané prioritě a subjektů v donorských státech. Příjemce – nestátní nezisková organizace, které jsou za účelem realizace Mikroprojektu poskytnuty prostředky z Fondu bilaterální spolupráce, opatření Mikrogranty. Smlouva o poskytnutí Mikrograntu – podrobná smlouva uzavřená mezi Zprostředkovatelem a příjemcem Mikrograntu určující podmínky poskytnutí Mikrograntu, jakož i práva a povinnosti zúčastněných stran. Spolupracující subjekt -‐ organizace nebo fyzická osoba, která se podílí na realizaci Mikroprojektu a přispívá k naplňování jeho cílů. Zároveň ale nemá statut partnera Mikroprojektu. Z toho vyplývá, že není vázána příslušnými smluvními podmínkami, příjemce Mikrograntu s ní neuzavírá Dohodu o partnerství. Na druhé straně, její případné náklady, související s Mikroprojektem, nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování Mikroprojektu. Výzva MG = Výzva k předkládání žádostí o poskytnutí Mikrograntu – dokument zveřejněný Zprostředkovatelem definující podmínky pro předkládání Žádostí o poskytnutí Mikrograntu. Zprostředkovatel programu (zkr. ZP) – je pověřen implementací odsouhlaseného programu FNNO. Zprostředkovatel je příjemcem celkového grantu a uděluje dále granty na jednotlivé projekty vybrané

7



v rámci otevřených výzev. V případě FNNO to je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) a Nadace Partnerství (NaP). Opatření Mikrogranty spravuje v tomto smyslu samostatně Nadace Partnerství na základě pověření plynoucího ze smlouvy o partnerství uzavřené mezi NROS a NaP. Způsobilé náklady – náklady vynaložené příjemcem nebo partnerem na stanovený účel, tedy realizaci Mikroprojektu, v rámci období stanoveného v právních aktech o přidělení prostředků (Smlouva o poskytnutí Mikrograntu), které jsou v souladu s podmínkami Výzvy a Příručky. Žadatel – žadatelem je předkladatel Žádosti o poskytnutí Mikrograntu. Žádost o poskytnutí Mikrograntu (Žádost) – dokument vypracovaný Žadatelem ve stanovené formě, kterým žádá Zprostředkovatele o Mikrogrant na realizaci Mikroprojektu.

8



Úvod Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) a Nadace Partnerství byly v souladu se zákonem o veřejných zakázkách vybrány k výkonu role Zprostředkovatele Fondu pro nestátní neziskové organizace (dále FNNO). Nadace Partnerství byla ve smyslu smlouvy o partnerství s NROS pověřena administrací FBS za část “Mikrogranty“. Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO) je specifická forma grantové pomoci EHP Fondů 2009-‐2014, která je zaměřena na podporu nestátních neziskových organizací prosazujících veřejný zájem. Pro FNNO jsou definovány následující oblasti podpory: I. Lidská práva a tzv. klíčové oblasti podpory: a. Ochrana lidských práv a multikulturalismus b. Genderová rovnost c. Posilování občanské společnosti, mechanismů demokracie a transparentnosti II. Děti a mládež v ohrožení III. Sociální inkluze IV. Ochrana životního prostředí a klimatické změny Rozvíjení bilaterální spolupráce je jedním z klíčových aspektů implementace programu FNNO. Za tímto účelem byl vytvořen Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO a na podporu rozvíjení bilaterální spolupráce byla vyčleněna alokace ve výši 3 700 000 Kč. Cílem podpory bilaterální spolupráce je vyhledávání partnerských organizací v donorských státech (na Islandu, v Lichtenštejnsku a Norsku), příprava společných projektů, rozvoj partnerské spolupráce ve výše uvedených oblastech podpory FNNO, posílení přímé výměny zkušeností a know-‐how, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty v donorských státech. Žadatelé mohou získat prostředky z FBS prostřednictvím dvou forem podpory: a) Mikrograntů k financování samostatných Mikroprojektů b) Doplňkových grantů, k financování činností bilaterální spolupráce – tzv. Projekt Komponenty bilaterální spolupráce (dále Projekt KBS) v případě podpořených projektů FNNO.

9



část A – Příručka pro žadatele

1.

Oprávněnost

1.1

Oprávněné žádosti

Za oprávněné budou považovány žádosti splňující následující požadavky: -‐

Žádost je podána do termínu stanoveného výzvou prostřednictvím on-‐line grantové databáze Grantys, současně je podána obsahově shodná tištěná verze. Náležitosti listinné i elektronicky podané žádosti a výčet povinných příloh jsou uvedeny ve Výzvě MG a dále také v kapitole 4 této Příručky pro žadatele a příjemce Mikrograntu (dále jen Příručka).

-‐

Projekt se jednoznačně vztahuje k cílům opatření Mikrogranty, navrhované aktivity povedou k naplnění účelu tohoto opatření, jak je uvedeno v textu Výzvy MG.

-‐

Požadovaná výše Mikrograntu spadá do stanoveného rozmezí uvedeném ve Výzvě MG.

-‐

Případné partnerství je popsáno a doloženo Prohlášením o partnerství.

-‐

Délka trvání Mikroprojektu je minimálně 1 měsíc a zároveň nepřesahuje maximum stanovené ve Výzvě MG.

-‐

1.2

Jedna organizace může v rámci Výzvy MG podat max. 3 žádosti o poskytnutí Mikrograntu.

Oprávnění žadatelé

Oprávněnými žadateli o poskytnutí Mikrograntu jsou nestátní neziskové organizace vymezené následujícími typy právnických subjektů zřízených nebo založených jako: -‐

obecně prospěšná společnost původně založená podle zákona č. 248/1995 Sb., nebo nově dle zákona č. 68/2013,

-‐

účelové zařízení registrované církve, nebo náboženské společnosti, založené pro poskytování charitativních služeb v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností, v platném znění,

-‐

nadace a nadační fondy původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., o nadacích a nadačních fondech,

-‐

spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,

-‐

ústavy dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

Zprostředkovatel si vyhrazuje právo změnit okruh oprávněných žadatelů. Oprávnění žadatelé musí splňovat také následující podmínky:

10



-‐

Musí být neziskovou organizací, která vykonává svou činnost nezávisle na místní, regionální či centrální veřejné správě, na jiných veřejnoprávních subjektech, politických stranách nebo komerčních subjektech. Žadatel nesmí podmiňovat svou podporu nebo činnost v rámci Mikroprojektu příslušností k ideologii, doktríně či náboženství.

-‐

Musí mít sídlo na území České republiky.

-‐

Musí vést účetnictví v soustavě podvojného účetnictví.

-‐

Musí splňovat podmínku alespoň dvouleté historie v době podání Žádosti o poskytnutí Mikrograntu. Tato podmínka bude považována za splněnou, pokud je žadatel nástupnickou organizací, přičemž původní organizace danou podmínku splňovala. Zároveň musí platit, že původní organizace byla neziskovou organizací, nabývající jednu z výše uvedených právních forem. Na organizace, které změnily právní formu dle zákona č. 89/2012. Sb. (občanský zákoník) bude nahlíženo jako na kontinuálně působící. V případě, že původní organizace patřila mezi subjekty, jejichž hlavním předmětem činnosti není podnikání (tedy účtující dle Vyhlášky 504/2002 Sb.), ovšem nabývala jinou než jednu z výše uvedených právních forem, bude splnění podmínky posouzeno individuálně vzhledem k obecnému vymezení neziskových organizací.

Organizace, která vznikla změnou právní formy, sloučením, splynutím nebo rozdělením jiné organizace, musí být schopna doložit úplnou výroční zprávu/ekvivalent původní organizace za poslední rok obsahující přehled aktivit a hospodaření dle účetní závěrky organizace. Současně musí doložit dokumenty prokazující nástupnictví. Vždy musí být splněna podmínka oprávněnosti právní formy žadatelů/partnerů.

1.3

Principy partnerství Mikroprojektů

Tato kapitola popisuje principy partnerství Mikroprojektu, nikoliv partnerství případného navazujícího projektu FNNO, které je popsáno v Příručce pro žadatele FNNO, kapitole 2.3. Partnerství v rámci Mikroprojektu má napomoci příjemci Mikrograntu k naplnění cíle Mikroprojektu -‐ vyhledání partnerů z donorských zemí, k rozvoji těchto partnerství a k přípravě společných žádostí v rámci FNNO. Partneři v Mikroprojektu budou společně vytvářet aktivity, koordinovat a také vyhodnocovat, zda je cíl Mikroprojektu skutečně naplňován. Zapojení partnera je žádoucí, nicméně při hodnocení žádosti o Mikrogrant není bodově zvýhodněno. Oprávněnými partnery Mikroprojektu jsou buď partneři se sídlem v České republice napomáhající žadateli s přípravou a/nebo realizací následného projektu FNNO nebo zahraniční partneři se sídlem na území Norska, Islandu nebo Lichtenštejnska předávající žadateli svoje zkušenosti s realizací obdobných aktivit. Partnerem Mikroprojektu tedy může být i organizace, která se neplánuje zapojit do následného projektu FNNO a která bude v rámci Mikroprojektu spolupracovat na dosažení jeho cílů, např. napomůže při vyhledání partnera následného projektu.

11



Uvedené podmínky platí pro partnera z ČR i pro zahraničního partnera Mikroprojektu. Níže popsané podmínky partnerství se týkají pouze partnerství v rámci Mikroprojektu, nikoliv partnerství následného projektu realizovaného v rámci FNNO. Podmínky těchto partnerství jsou popsány ve výzvě FNNO a Příručce pro žadatele FNNO. Hlavním nositelem Mikroprojektu je žadatel (budoucí příjemce Mikrograntu). Mikroprojekt však může být realizován ve spolupráci s jedním nebo více (max. 3) partnery Mikroprojektu. Každý partner musí dodržovat při realizaci Mikroprojektu stejné podmínky jako příjemce. Žadatel nemůže delegovat na partnery svou koordinační roli a celkovou odpovědnost za realizaci Mikroprojektu. Partnerství Mikroprojektu nemá charakter dodavatelsko-‐odběratelského vztahu. Partnerství je vnímáno tak, že žadatel i partner společně realizují Mikroprojekt – každý z nich svou definovanou část. Projektové náklady partnera jsou součástí rozpočtu Mikroprojektu, partner tedy může čerpat i prostředky Mikrograntu. Na realizaci Mikroprojektu se může, kromě partnera, účastnit také spolupracující subjekt. Tento není vázán příslušnými smluvními podmínkami, příjemce Mikrograntu s ním neuzavírá Dohodu o partnerství. Na druhé straně, jeho případné náklady, související s Mikroprojektem, nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování Mikroprojektu. V případě realizace Mikroprojektu v partnerské spolupráci je povinnou přílohou žádosti Prohlášení o partnerství (příloha 4.1 Příručky). Podrobné principy a konkrétní nastavení partnerství v Mikroprojektu musí být ukotveny v Dohodě o partnerství mezi příjemcem a každým partnerem Mikroprojektu (vzor Dohody je přílohou 10.1 Příručky). Dohoda musí být (v případě podpory Mikroprojektu) uzavřena a dodána Zprostředkovateli před uzavřením Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu. Partner bude v Dohodě zavázán k respektování a plnění všech příslušných podmínek a pravidel programu, které platí pro příjemce. V případě účasti zahraničního partnera dokládá příjemce Dohodu a Prohlášení v anglickém jazyce (přílohy 4.2 a 10.2 Příručky). Příjemce a partner se mohou při řešení problémů v rámci realizace Mikroprojektu dohodnout na změně Dohody o partnerství. Podmínky a způsob této změny jsou popsány v kapitole 9 Příručky. Partner nesmí v rámci Mikroprojektu zároveň figurovat jako dodavatel. Partnerovi nesmí při realizaci Mikroprojektu vznikat přímé tržby.

1.3.1 Oprávnění partneři se sídlem v České republice Oprávněnými partnery se sídlem v České republice jsou: -‐

nestátní neziskové organizace (definované v kapitole 1.2)

1.3.2 Oprávnění zahraniční partneři (partner Mikroprojektu) Oprávněnými zahraničními partnery jsou organizace se sídlem na území Islandu, Lichtenštejnska nebo Norska. Zahraniční partner musí splňovat stejné podmínky jako žadatel, s výjimkou vymezení

12



právní formy a sídla. Nemusí se jednat pouze o NNO v souladu s legislativou těchto států, ale také o jiné právnické osoby, veřejnoprávní i soukromoprávní. Oprávněnými zahraničními partnery nejsou fyzické osoby. Pokud žadatel o Mikrogrant plánuje zapojení zahraničního partnera Mikroprojektu i do realizace návazného projektu FNNO, je oprávněným partnerem Mikroprojektu pouze NNO. V případě zapojení zahraničního partnera žadatel při podání žádosti doloží za každého takového partnera Prohlášení o partnerství v anglickém jazyce (příloha 4.2 Příručky). V případě uzavření partnerství s oprávněným zahraničním partnerem bude Dohoda o partnerství v anglickém jazyce (příloha 10.2 Příručky) předložena Zprostředkovateli před podpisem Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu.

1.4

Oprávněné aktivity

Naplánované aktivity Mikroprojektu mají vést ke spolupráci především s partnery z donorských států, ale umožní spolupráci a sdílení zkušeností nebo společnou přípravu žádosti FNNO s partnery se sídlem v ČR. a) Návštěvy donorského státu pracovníky českých NNO za účelem navázání spolupráce, kontaktů nebo společného plánování aktivit s místními organizacemi nebo prohloubení již navázaného vztahu se zahraničním subjektem, nalezení společných témat a způsobu jejich implementace do projektu následně předloženého v rámci FNNO (projekt řešený se zahraničním partnerem). b) Návštěvy zástupců potenciálních partnerů z donorských států v ČR. c) Příprava společné žádosti do FNNO – na základě navázané spolupráce zpracovat a předložit žádost do FNNO (projekt řešený se zahraničním partnerem). Aktivity uvedené v bodě a) a b) mohou být prováděny před i během přípravy projektů FNNO. Žadatel v žádosti o Mikrogrant vymezí okruh 3–5 zahraničních subjektů, které budou osloveny s cílem navázat zahraniční partnerství pro realizaci následného projektu podaného do grantové výzvy FNNO. Zdroj kontaktů a požadované údaje o potenciálních partnerech z donorského státu jsou podrobně uvedeny v Příručce MG. V případě, že žadatel již navázal kontakt s některým zahraničním subjektem, nemusí již vymezovat okruh subjektů k oslovení, pouze v žádosti tento subjekt blíže identifikuje. V případě, že se jedná o organizaci, která figuruje v roli zahraničního partnera Mikroprojektu, potvrdí žadatel tuto skutečnost v žádosti o Mikrogrant a přiloží Prohlášení o partnerství v anglickém jazyce. Je-‐li cílem Mikroprojektu vyhledání zahraničního partnera, je nutno k vybraným 3-‐5 potenciálním partnerům z donorského státu určeným k oslovení, uvést v žádosti tyto základní identifikační údaje: Název: Stát: Identifikátor organizace:

13



Právní forma: Adresa sídla organizace, e-‐mail, www stránky: Jako zdroj kontaktů na organizace z donorského státu může žadatel využít např. databázi NNO z Norska www.ngonorway.org nebo databázi islandských organizací na stránkách Icelandic Human Rights Centre http://www.humanrights.is/english/. Partnerství, která vyplynou z naplňování aktivit Mikroprojektu dle kapitoly 1.4 Příručky, budou stvrzena doložením Memoranda o partnerství, případně Dohody o partnerství k Závěrečné zprávě o realizaci Mikroprojektu. Náležitosti memoranda jsou uvedeny v kapitole 8.5.4 Příručky.

1.5

Způsobilé náklady

Způsobilými náklady Mikroprojektu jsou: a) cestovní náklady a poplatky spojené s návštěvou konferencí, seminářů, kurzů a workshopů, které souvisejí s tématem navazujícího projektu FNNO; b) cestovní náklady pracovníků českých NNO na návštěvu donorského státu, konkrétně: - cestovní náklady, které jsou spojené s dopravou na pracovní cestě (náklady za jízdenky veřejné dopravy ve 2. třídě, místenky, lehátka nebo lůžka, letenky v ekonomické třídě, jízdenky místní veřejné dopravy, náklady související s použitím silničního motorového vozidla); - ubytování -‐ ubytování v hotelu v zahraničí musí být zajištěno za ceny v místě obvyklé a v kategorii max. ***; - stravné -‐ výše se řídí podle § 189 odst. 4 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a podle odpovídajících vyhlášek ministerstva práce a sociálních věcí; - nutné vedlejší výdaje -‐ jsou náklady související s předmětem pracovní cesty, např. parkovné, dálniční známka, mýtné a cestovní pojištění. c) cestovní náklady expertů z donorských států, kteří navštíví NNO v ČR; d) náklady spojené s přípravou studie proveditelnosti a přípravou finanční a ekonomické analýzy; e) náklady spojené s pořádáním konferencí, seminářů, kurzů, setkání a wokrshopů souvisejí s tématem navazujícího projektu FNNO; f) náklady spojené s propagační a informační činností Mikroprojektu; g) náklady spojené s nákupem nezbytných dat potřebných k přípravě žádosti navazujícího projektu FNNO; h) náklady na externí konzultanty. Konference uvedené v bodě a) a e) musí souviset s tématem připravovaného projektu z FNNO.

14



Workshopy (školení) uvedené v bodě a) se mohou konat i v jiném členském státě EHP, vždy však s podmínkou, že účast příjemce na těchto školeních bude mít jednoznačný přínos pro zpracování následné žádosti do FNNO. Náklady na konference, semináře, kurzy, setkání a workshopy vyjmenované v bodě e) jsou způsobilé při jejich uskutečnění jak v ČR, tak i na území donora (v tom případě je zajišťuje příjemce nebo jeho partner v rámci Mikroprojektu). Celková výše nákladů na služby uvedené v bodech d), f), g), h) způsobilých nákladů nesmí být vyšší než 30 % z poskytnutého Mikrograntu.

1.6

Nezpůsobilé náklady

Nezpůsobilými náklady Mikroprojektu jsou: a) úroky z úvěrů, splátky dluhů a poplatky za opožděné platby; b) poplatky za finanční transakce a jiné čistě finanční výdaje; c) ztráty nebo budoucí závazky; d) kurzové ztráty; e) DPH, pokud příjemci (partnerovi) vznikla možnost nárokovat si její vrácení; f)

náklady, které jsou pokryty z jiných zdrojů;

g) pokuty, penále, náklady na soudní spory; h) nepřiměřené nebo neuvážené náklady.

1.7

Základní vymezení způsobilosti nákladů

Pravidla způsobilosti nákladů se vztahují na všechny Mikroprojektové náklady stejně, bez ohledu na zdroj financování. Aplikují se tedy naprosto jednotně pro náklady financované z Mikrograntu i pro náklady financované z ostatních zdrojů. Náklady Mikroprojektu jsou způsobilé, pokud splňují všechny níže uvedené podmínky: -‐

Jsou nezbytné pro realizaci Mikroprojektu.

-‐

Jsou hospodárné a efektivní ve vztahu k souvisejícím aktivitám a výstupům Mikroprojektu.

-‐

Jsou uvedené v rozpočtu nebo jsou schváleny ze strany zprostředkovatele jiným stanoveným způsobem.

-‐

Vzniknou v období realizace Mikroprojektu.

-‐

Jsou uhrazené, přičemž úhrada musí proběhnout v období realizace Mikroprojektu, nejpozději však k 30. 4. 2016.

-‐

Jsou zaevidované v účetnictví organizace odděleným způsobem, dle stanovených pravidel. 15



-‐

Jsou doložitelné příslušnými účetními a prvotními doklady.

-‐

Odpovídají cenám v místě obvyklým.

-‐

Jsou vynaložené v souladu s českými právními předpisy, zejména zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.

1.8

Časové vymezení způsobilosti nákladů

Náklad vzniká spotřebou přijatého plnění, tedy například datem, kdy byla organizaci poskytnuta služba, kdy jí byl dodán spotřební materiál. Tato spotřeba musí proběhnout v období realizace projektu, které je pro jednotlivé Mikroprojekty přesně vymezeno ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu. Úhrada za přijaté plnění (výdaj) je povinnou podmínkou způsobilosti nákladu. Tato úhrada, musí proběhnout v období realizace projektu.

1.9

Období realizace Mikroprojektu

Mikroprojekty mohou trvat v časovém rozmezí minimálně 1 měsíc a maximálně 4 měsíce. Období realizace Mikroprojektu počíná dnem stanoveným ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu. Ukončením realizace Mikroprojektu se rozumí fyzické ukončení realizace všech aktivit Mikroprojektu. Ukončení realizace všech aktivit Mikroprojektu musí proběhnout nejpozději do 4. kalendářních měsíců ode dne zahájení Mikroprojektu.

1.10 Místo realizace Mikroprojektu Mikroprojekty jsou oprávněné, budou-‐li realizovány na území České republiky nebo budou v souladu s oprávněnými aktivitami Mikroprojektu realizovány na území donorského státu (Norsko, Island, Lichtenštejnsko), případně na území jiného státu EHP.

16



2. Pokyny k vyplnění elektronického formuláře žádosti v systému Grantys Žádosti o Mikrogrant jsou vyplňovány prostřednictvím on-‐line formuláře webové databáze Grantys na adrese http://www.grantys.cz a jsou podávány současně v elektronické verzi v Grantys a vytištěné, podepsané zástupcem statutárního orgánu žadatele. Shoda elektronické a tištěné verze je nutnou formální náležitostí žádosti.

2.1

Přístup a přihlášení do Grantys

Žadatel musí být pro vyplnění formuláře zaregistrován do systému Grantys. Proto si vytvoří v systému Grantys uživatelský účet platný na základě IČ organizace. Pokud bude žádat opakovaně, využívá stále stejný uživatelský účet. Registrace je platná pro celou organizaci – každý subjekt se do Grantys registruje jen jednou, i kdyby podával více žádostí. Všichni pracovníci téhož žadatele, kteří budou používat Grantys, používají stejné přihlašovací údaje (přihlašovací jméno a heslo). Pokud už žadatel má v Grantys zřízený uživatelský účet (případně i přístupové údaje k němu) z dřívější doby (protože v minulosti žádal u Nadace Partnerství, Nadace OKD nebo v jiném programu), využije tuto registraci i pro žádost o Mikrogrant. Při prvním přihlášení na stránce http://www.grantys.cz zvolí žadatel možnost Registrovat a zadá IČ. Pokud již organizace byla v systému Grantys zaregistrována, nabídne systém zaslání přístupových údajů na některou ze zaregistrovaných e-‐mailových adres (stejným způsobem se postupuje, pokud žadatel heslo ztratí). Nejsou-‐li zaregistrované kontakty již aktuální, vyžádá si žadatel jejich aktualizaci prostřednictvím kontaktů na správce systému Grantys na uvedené webové stránce. Pokud systém dle zadaného IČ nenajde odpovídající záznam, znamená to, že žadatel v systému dosud není registrován a musí se zaregistrovat. V nabízeném formuláři vyplní žadatel název subjektu, IČ a jednu platnou e-‐mailovou adresu, na kterou budou doručeny přihlašovací údaje. Ostatní údaje může vyplnit později, nejpozději však před odesláním finalizované žádosti o poskytnutí Mikrograntu.

2.2

Vyplnění formuláře žádosti v systému Grantys

Po přihlášení do Grantys se uživateli zobrazí úvodní stránka, na kterou se později může vrátit kliknutím na logo Grantys vlevo nahoře. Po odhlášení ze systému pak zůstávají uložena všechna data, která byla odeslána na server (pomocí odkazu Uložit nebo po dokončení žádosti odkazem Odeslat). To znamená, že Grantys umožňuje uložení rozpracovaných dat (žádostí); po novém přihlášení je možné v práci pokračovat. Při práci v Grantys je potřeba rozpracovanou žádost pravidelně ukládat. Systém sice udržuje uživatele přihlášené poměrně dlouho (až 5 hodin od poslední aktivity), může však dojít k odhlášení (např. při technických problémech s připojením) a následné ztrátě neuložených dat.

17



Žádost (i všechny ostatní údaje v Grantys) může upravovat kdokoliv s přihlašovacím jménem a heslem. Na žádosti tak může pracovat více osob současně. Musí se však dohodnout, aby nepracovaly na stejné stránce. Pokud by se tak stalo, úpravy uložené dříve budou přepsány úpravami uloženými později. Stránkou se v tomto případě rozumí každá jednotlivá část, která se dá samostatně uložit – např. sekce Rozšířený popis nebo tabulka rozpočtu. Na úvodní stránce Grantys jsou sekce Organizace, Lidé a Projekty. Všechny sekce jsou uspořádány obdobně – sekce Organizace obsahuje jedinou položku s informacemi o žadatelské organizaci, další sekce mohou obsahovat více položek (dle počtu rozpracovaných či podaných projektů a přihlášených uživatelů z organizace) a každou z nich je možné otevřít odkazem detail (vpravo). Detailní pohled obsahuje přehled údajů k danému záznamu (organizace, osoba nebo projekt). Kvůli přehlednosti stránky se formulářová pole zobrazují zkrácená, najetím myší nad příslušné pole se zobrazí celý text. Kliknutím do příslušného pole lze provést úpravy daného pole. Pomocí odkazů lze jít více do hloubky (např. z detailu organizace na detail adresy nebo z detailu projektu na vložení souborů).

2.2.1 Organizace V sekci Organizace žadatel vyplní údaje o organizaci. Jako adresu uvede vždy její sídlo; pokud chce zasílat poštu na jinou adresu, uvede tuto druhou adresu jako poštovní. Pokud už žadatel měl zřízený uživatelský účet v Grantys z minulosti, musí zkontrolovat aktuálnost údajů a případně je upravit.

2.2.2 Lidé V sekci Lidé musí žadatel zaevidovat osobu, na kterou je možné se obracet ve věcech týkajících se Mikroprojektu, a její kontaktní údaje, které budou využity v případě potřeby doplnění informací nebo podkladů v rámci formální kontroly (viz kap. Hodnocení žádosti této Příručky). Na tento kontakt (resp. Projektový e-‐mail v žádosti) bude mj. zasláno vyrozumění o přijetí žádosti i o výsledcích hodnotícího procesu. Pro jednu organizaci lze zaregistrovat více osob, jako kontaktní osobu projektu žadatel volí jen jednu z nich. Ve formuláři žádosti si pak tuto osobu vybere jako kontaktní osobu pro příslušný projekt. Pro jednu organizaci lze zaregistrovat více osob, jako kontaktní osobu projektu musí žadatel zvolit jen jednu z nich. Důležité však je, aby byla v žádosti (v poli Projektový e-‐mail) uvedena shodná e-‐mailová adresa na kontaktní osobu, nebo jiná adresa, kterou uvedená kontaktní osoba používá.

2.2.3 Projekty Odkazem Podat novou žádost na úvodní stránce se žadatel dostane na seznam aktuálních grantových výzev, kde kliknutím na název příslušné výzvy otevře formulář žádosti. Ve formuláři je zpočátku nutné vyplnit alespoň název projektu a projektový (kontaktní) e-‐mail. Od tohoto okamžiku je možné žádost uložit a později se k ní vrátit. Uložením formuláře se žadatel dostane na stránku s detailním zobrazením uloženého projektu (tzv. detail projektu).

18



Dále je v sekci Projekty přehled všech projektů žadatele – od rozpracovaných žádostí až po uzavřené realizované projekty. Kliknutím na řádek projektu se žadatel znovu dostane na stránku s detailním zobrazením dříve založeného projektu. Kvůli přehlednosti se pole formuláře zobrazují zkrácená, celý text se zobrazí po najetí myší nad pole. Kliknutím do pole se otevře stránka, kde je možné příslušnou část žádosti upravovat. Žádost má tyto části (dostupné z detailu projektu kliknutím na kterékoliv z polí, jež do ní patří): -‐

formulář žádosti – po vyplnění a uložení základních informací o projektu (např. název a anotace) se zpřístupní Rozšířený popis projektu, sekce Příloh, ad.

-‐

tabulka Souhrn rozpočtu (v sekci Finance) – žadatel do tabulky zkopíruje z podrobného rozpočtu (který je povinnou přílohou žádosti) pouze dvě souhrnné částky:

2.3

o

způsobilé výdaje Mikroprojektu do sloupce Celková částka,

o

požadovaná výše Mikrograntu do sloupce Požadovaná částka.

Vložení příloh do systému Grantys

Přílohy v elektronické formě (podrobně viz seznam v kapitole 5.2 Příručky) se vkládají do Grantys odkazem přidat v řádku Soubory nebo Přílohy na stránkách jednotlivých sekcí (Organizace, Projekty). Po kliknutí na odkaz se otevře dialog pro vložení souboru z počítače žadatele. Vícestránkové dokumenty se vkládají vždy jako jeden soubor. Přílohy, které mají povahu oficiálního dokumentu, žadatel naskenuje a vloží do Grantys ve formátu PDF (název souboru musí být shodný s názvem přílohy uvedeným v Příručce). -‐

Přílohy vztahující se k organizaci se vkládají do souborů na stránce Organizace: o

doklad o právní subjektivitě žadatele (stanovy, statut nebo jiný zakládací dokument)

o

výpis z příslušného rejstříku

o

doklad o provedené transformaci žadatele (pokud relevantní)

o

úplná výroční zpráva/ekvivalent organizace za poslední uzavřený rok obsahující přehled aktivit a hospodaření dle účetní závěrky organizace (pokud neobsahuje kompletní účetní závěrku, musí být doložena samostatně).

-‐

Přílohy vztahující se přímo k Mikroprojektu se vkládají do sekce Přílohy na stránce Mikroprojektu:

o

podrobný rozpočet Mikroprojektu,

o

čestné prohlášení žadatele,

o

prohlášení o partnerství,

o

doklad o právní subjektivitě partnera/ů z ČR (pokud relevantní)

o

výpis z příslušného rejstříku za partnera/y z ČR (pokud relevantní) 19



o

doklad o provedené transformaci partnera z ČR (pokud relevantní)

o

další nepovinné přílohy.

Velikost jednotlivého souboru je omezena na cca 4 MB, větší přílohy Grantys neumožní vložit. Počet přiložených souborů není omezen, ale s ohledem na možnost posouzení nedoporučujeme vkládat velké množství nevyžádaných příloh. Souhrnný seznam povinných příloh k žádosti o poskytnutí Mikrograntu a jejich popis je uveden v tabulce v kapitole 4 Příručky.

2.4

Vyplnění místa realizace Mikroprojektu

V sekci Další informace, vyplňuje žadatel kromě části Přílohy ještě jedno relevantní pole, a to pole Místo. Kliknutím na odkaz přidat se otevře stránka, kam žadatel vyplní podle uvedeného návodu geografické umístění Mikroprojektu. Zpravidla mohou nastat dvě možnosti: -‐

Všechny aktivity Mikroprojektu jsou realizovány na území ČR – v tomto případě žadatel zadá název, nebo PSČ místa realizace a z následně nabídnutého seznamu vybere nejvhodnější lokalitu. V dalším řádku pak zvolí z nabídky rozsah působnosti Mikroprojektu (obec, okres, kraj, stát...).

-‐

Jedna nebo více aktivit Mikroprojektu jsou realizovány v zahraničí – v tomto případě žadatel vyplní kromě výše uvedeného Místa také textové pole „Místo plánované spolupráce/cesty“ ve formuláři žádosti (v části Rozšířený popis). Pokud budou všechny aktivity probíhat na území ČR, žadatel toto pole nevyplňuje.

2.5

Finalizace a tisk žádosti v systému Grantys

Žadatel po vyplnění všech povinných polí Žádosti o poskytnutí Mikrograntu (systém nekontroluje, zda je žádost kompletní, proto nezapomeňte zkontrolovat její úplnost, zejména rozpočet a rozšířený popis) a vložení všech povinných příloh žádost odešle kliknutím na odkaz Odeslat žádost do nadace, který je na konci stránky žádosti. Po odeslání se žádost automaticky převede do stavu odeslaný a žadateli již není umožněno ji měnit. Po finalizaci žádosti v Grantys žadatel kliknutím na odkaz Stáhnout jako pdf na konci elektronického formuláře vygeneruje soubor s žádostí s unikátním kódem ve formátu PDF. Žadatel poté žádost jednou vytiskne, orazítkuje a nechá podepsat zástupcem statutárního orgánu. Další podmínky podání žádosti jsou popsány v kapitole 5 Předkládání žádostí v rámci výzvy. Po finalizaci v Grantys přejde žádost automaticky do stavu "odeslaná". To ale neznamená, že úspěšně prošla hodnocením oprávněnosti a formálních náležitostí. Tato hodnocení nejsou prováděna automaticky Grantysem, ale pracovníky nadace.

20



2.6

Stav projektu

V poli Stav (ve formuláři žádosti hned v úvodu) může žadatel zjistit, v jaké části grantového procesu se Mikroprojekt momentálně nachází. Jsou možné tyto stavy: •

Rozepsaný – jedná se o rozpracovanou žádost, která ještě nebyla v Grantys finalizována a odeslána.

•

Odeslaný – žadatel potvrdil úplnost žádosti a odeslal ji v systému Grantys k posouzení, pracovníci nadace doposud nepotvrdili její přijetí.

•

Přijatá žádost – odeslané žádosti bylo přiděleno číslo (registrační kód) a následně bude postoupena k hodnocení (viz kapitola 5).

•

Podpořený – projekt, který prošel úspěšně celým procesem hodnocení a byl podpořen; tento stav také označuje Mikroprojekty v průběhu jejich realizace.

•

Zamítnutý – žádost, která nebyla podpořena.

•

Uzavřený – podpořený projekt po úspěšném ukončení realizace.

21



3. Rozpočet Mikroprojektu Rozpočet Mikroprojektu je důležitou (a povinnou) součástí žádosti o poskytnutí Mikrograntu. Formulář pro vypracování Podrobného rozpočtu Mikroprojektu je přílohou 1 Příručky. Podrobný rozpočet nahraje žadatel jako elektronickou přílohu do Grantys a současně jej přiloží vytištěný k žádosti. Nepodání podrobného rozpočtu, nebo jeho podání na jiném formuláři, zakládá neoprávněnost žádosti. Jednotlivé položky rozpočtu musejí být prokazatelně navázané na projektové aktivity a tato návaznost musí být zjevná v kvalitativní i kvantitativní rovině. Pro posouzení efektivnosti rozpočtu je potřebné, aby byla stanovena jednotková cena dané položky, počet položek (odpovídající rozsahu činností v popisu aktivit) a teprve na základě tohoto propočtu stanovena celková cena položky.

3.1

Vyplnění tabulky rozpočtu Mikroprojektu

Podrobný rozpočet Mikroprojektu vypracovává žadatel před finalizací žádosti o poskytnutí Mikrograntu. Pole, která jsou ve formuláři podbarvená, není dovoleno měnit, vyplňují se jen bílá pole. Ve formuláři je nastavena automatická kontrola základních limitů jednotlivých kapitol rozpočtu Mikroprojektu. Při vyplňování rozpočtu je potřeba vyplnit nejdříve úvodní list, poté list rozpočet nákladů, dále rozpočet podle aktivit, atd. Listy jsou vzájemně provázané, proto je nutné postupovat dle výše uvedené posloupnosti. Částky žadatel uvádí v českých korunách. Listy formuláře rozpočtu jsou uzamčené, aby byly vzorce v něm obsažené chráněny před nechtěnou změnou, nicméně v případě potřeby je možné listy odemknout (v Excelu v menu soubor, nebo nástroje, podle používané verze). Heslo není vyžadováno.

3.2

Úvodní list

V Úvodním listu žadatel vyplní následující informace: •

název Mikroprojektu a žadatele (automaticky se přenesou na další listy),

•

délka realizace Mikroprojektu v měsících (celé číslo),

•

informace o tom, zda-‐li je žadatel plátce či neplátce DPH

•

názvy aktivit (je nutné uvést stejné názvy jako v systému Grantys),

•

další údaje (jméno osoby oprávněné jednat jménem žadatele, podpis, místo a datum podepsání) je nutno vyplnit u tištěného rozpočtu, elektronická verze je obsahovat nemusí.

Ostatní pole (podbarvená) se nevyplňují, automaticky se do nich přenesou údaje z dalších listů.

22



3.3

Rozpočet nákladů

Náklady vkládá žadatel přímo do listu Rozpočet nákladů – žadatel si sám přidá potřebný počet řádků pro podrobnější členění rozpočtu. Jednotkové ceny jsou uváděny včetně DPH. Součet nákladů v kapitolách 03.03 (Studie, publikace), 03.06 (Náklady na publicitu) a 03.07 (Náklady na poradenství, expertní, konzultační a jiné služby) nesmí přesáhnout více jak 30 % z přiděleného Mikrograntu. Výše procent jednotlivých kapitol rozpočtu je automaticky počítána ve sloupci Podíl.

3.4

Rozpočet podle aktivit

Náklady je nutno rozčlenit podle aktivit (list Rozpočet podle aktivit). Do sloupce Rozpočet se automaticky přenesou souhrnné částky z Rozpočtu nákladů a žadatel je musí bezezbytku rozdělit mezi jednotlivé aktivity Mikroprojektu. Správné (a pokud možno přesné) přiřazení nákladů k aktivitám je důležité pro posouzení Mikroprojektu (přiměřenosti nákladů na jednotlivé aktivity) a také v případě, že by Mikroprojekt byl hodnoticí komisí o některou aktivitu zkrácen.

3.5

Harmonogram čerpání

Dále je nutno náklady rozčlenit podle času – nastavená období odpovídají jednotlivým platbám Mikroprojektu. Závěrečná platba činí 10 % požadovaného grantu a plní roli takzvaného zádržného, tzn., že dokud není Mikroprojekt vyúčtován dle pravidel programu, nebude uvolněna poslední splátka Mikrograntu. Výše první (zálohové) platby je stanovena na 90 % Mikrograntu.

3.6

Rozpočet partnera

List Rozpočet partnera se nevyplňuje, pokud Mikroprojekt není realizován s účastí partnera na čerpání rozpočtu Mikroprojektu. Všechny náklady Mikroprojektu se uvádí společně za všechny zapojené subjekty na listech Rozpočet nákladů, Rozpočet podle aktivit a Harmonogram nákladů – na těchto listech se nerozlišuje, jestli konkrétní náklad náleží k příjemci nebo partnerovi. K rozdělení částek na jednotlivé subjekty pak slouží list Rozpočet partnera. V souboru je nastavena kontrola součet nákladů jednotlivých partnerů a příjemce oproti nákladům uvedeným v listu Rozpočet nákladů.

3.7

Daň z přidané hodnoty

Prostředky ze Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu na schválený Mikroprojekt financovaný z FBS (Mikrogranty) nejsou předmětem daně a nezahrnují se do obratu pro registraci.

23



Pokud příjemce, nebo partner prokazatelně poskytuje svoje služby v rámci realizace Mikroprojektu bez úplaty, nemá nárok za přijatá zdanitelná plnění (nakoupené zboží a služby) na odpočet DPH. DPH je potom způsobilým nákladem Mikroprojektu: -‐ Plátce DPH – způsobilým nákladem je ta část DPH, kde plátce nemá nárok na odpočet při splnění obecných podmínek způsobilosti nákladů, tj. existence nároku na odpočet daně v poměrné výši, pokud plátce DPH přijatá zdanitelná plnění použije jak pro uskutečnění své ekonomické činnosti, tak pro účely s ní nesouvisející (poměrná činnost odpovídá rozsahu použití pro ekonomickou činnost). Dále je za způsobilý náklad považována daň z přidané hodnoty, která není považována za poměrnou část nároku na odpočet, a dále daň z přidané hodnoty na vstupu, pokud plátce DPH nemá možnost nárokovat si odpočet daně na vstupu (za předpokladu splnění základních principů a za podmínky, že se DPH vztahuje k plnění, která jsou sama považována za způsobilá). -‐ Neplátce DPH – daň z přidané hodnoty je považována za způsobilý náklad (za předpokladu splnění základních principů a za podmínky, že se DPH vztahuje k plnění, která jsou sama považována za způsobilá). Pokud plátci DPH vznikne možnost nárokovat si odpočet DPH, nesmí si toto DPH nárokovat v rámci způsobilých nákladů Mikroprojektu.

3.8

Spolufinancování

Smluvní poměr Mikrograntu je 100 % a maximální výše Mikrograntu je 70 000 Kč. V případě, kdy celkové způsobilé náklady Mikroprojektu budou vyšší než 70 000 Kč, poměr Mikrograntu nesmí klesnout pod 51 %. Mikrogrant tedy musí tvořit dominantní zdroj financování Mikroprojektu. Tato podmínka platí i v případě, kdy Mikroprojekt generuje přímé výnosy. Poměr Mikrograntu k celkovým způsobilým nákladům Mikroprojektu, bez odečtení přímých výnosů projektu, tedy tzv. celkový poměr Mikrograntu, taktéž nemůže klesnout pod 51 %. Z uvedeného vyplývá, že maximální velikost předkládaného Mikroprojektu, z hlediska objemu celkových způsobilých nákladů Mikroprojektu je 137 254 Kč. Pro vykazování nákladů vynaložených příjemcem Mikrograntu z vlastního spolufinancování platí stejná pravidla jako pro prokazování nákladů hrazených z Mikrograntu. Tuto skutečnost prokazuje příjemce doložením příslušných kopií účetních dokladů. Vlastní spolufinancování může být zajištěno pouze ze způsobilých zdrojů, dle níže uvedeného vymezení: K spolufinancování Mikroprojektu je možné použít jakékoliv zdroje s výjimkou: -‐

příjmů z realizace Mikroprojektu;

-‐

zdrojů získaných z EHP a Norských fondů;

24



-‐

zdrojů získaných z jakýchkoliv nástrojů pomoci, pocházejících ze společného rozpočtu EU;

-‐

zdrojů získaných z programu Švýcarsko – České spolupráce;

-‐

jakýchkoliv forem příspěvků v naturáliích.

Při zapojení spolufinancování do Mikroprojektu je také potřeba brát v potaz, že Mikroprojekt musí být prezentován jako projekt realizovaný v rámci programu EHP. Podmínky, za kterých je spolufinancování pro Mikroprojekt poskytnuto, nesmí být v rozporu s pravidly publicity a reportingu, platnými pro program EHP. Výše spolufinancování se stanovuje ze základu pro výpočet podpory. Ten vznikne odečtením předpokládaných příjmů z realizace Mikroprojektu od celkových způsobilých nákladů.

25



4. Veřejná podpora V rámci Mikrograntů bude z veřejných zdrojů podporováno široké spektrum aktivit NNO. Je možné, že některé Mikroprojekty budou spadat do kategorie Mikroprojektů zakládajících veřejnou podporu. Podpora takových Mikroprojektů není v rámci Mikrograntů vyloučena, podléhá ale všeobecně platným pravidlům a omezením týkajících se veřejné podpory. Veřejnou podporou se rozumí každá podpora poskytnutá v jakékoli formě státem nebo ze státních prostředků (tzn. i z prostředků EHP fondů), která narušuje nebo může narušit hospodářskou soutěž tím, že zvýhodňuje určité subjekty vykonávající ekonomickou aktivitu (mohou to být i NNO), nebo určitá odvětví výroby, a která ovlivňuje obchod mezi členskými státy. Na základě uvedené definice je nutné u veřejné podpory zkoumat 4 základní kritéria veřejné podpory: 1. Podpora je poskytnuta státem nebo z veřejných prostředků, 2. podpora zvýhodňuje subjekty vykonávající ekonomickou aktivitu a je selektivní, 3. je ovlivněn obchod mezi členskými státy, 4. je narušena nebo hrozí narušení soutěže. Ekonomickou aktivitou se rozumí jakákoli činnost (i činnost NNO), která je nabízena na příslušném konkurenčním trhu. Nehraje roli, zda příjemce nabízí plnění zákazníkům s cenou zahrnující předpokládaný zisk či naopak zcela bezplatně. Podstatný je charakter nabízeného plnění, tedy odpověď na otázku, zda je či není nabízené plnění předmětem hospodářské soutěže, zda pro něj existuje druhově, územně i časově vymezený trh. Nenechejte se zmást tím, že jste neziskovou organizací a své činnosti nerealizujete proto, abyste na nich vydělali. Při posouzení jde zejména o to, zda v současné době existuje konkurenční subjekt, který danou nebo velmi podobnou činnost vykonává jako svoji výdělečnou činnost, nebo zda existuje nějaká pravděpodobnost, že by se takový subjekt mohl objevit. Podpora, která naplňuje výše uvedené znaky, je neslučitelná se společným trhem, a je tedy zakázaná. V rámci FNNO může být podpora naplňující znaky veřejné podpory poskytnuta pouze v omezeném rozsahu, v režimu tzv. podpory de minimis. V rámci FNNO tak budou podpořeny pouze takové Mikroprojekty, které nezakládají veřejnou podporu anebo je možné je podpořit v rámci podpory de minimis.

4.1

Podpora de minimis (neboli podpora malého rozsahu)

De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ (rozumějte jinými dotacemi v režimu „de minimis“) poskytnutými jednomu příjemci za dobu předchozích tří let přesáhnout výši odpovídající částce 200 000 EUR. Za tříleté období se považují

26



fiskální roky používané k daňovým účelům – tj. aktuální fiskální rok a 2 uzavřená fiskální období předcházející poskytnutí grantu. Úspěšný žadatel, který žádá o podporu v režimu de minimis, je povinen před podepsáním Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu předložit čestné prohlášení o de minimis (vzor prohlášení je přílohou 12 Příručky) včetně přehledu dosud udělených podpor de minimis. Přehled o dosud udělených podporách de minimis předkládá žadatel v měně EUR. Pro přepočet výše podpory poskytnuté v jiných měnách než je EUR použije žadatel kurzu Evropské centrální banky, který

byl

platný

v

den

vydání

rozhodnutí

o

poskytnutí

daného

grantu

viz

http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html Poskytnutí podpory v režimu de minimis nemá vliv na výši poskytnutého grantu. Informaci o tom, zda jste obdrželi v minulých třech letech podporu de minimis, najdete ve smlouvách a rozhodnutích, na jejichž základě vám byly veřejné prostředky poskytnuty. Pokud zde není výslovně uvedeno, že se jednalo o podporu v režimu de minimis, nemusíte dané prostředky do celkového přehledu započítávat. Množství prostředků, které jste v režimu de minimis čerpali v rozhodném období minulých tří let, prověřte již při zpracování žádosti. Mohlo by se stát, že by váš limit 200 000 EUR byl již vyčerpán a podpora z FNNO by vám v budoucnu nemohla být přiznána. Poskytnutí podpory v režimu de minimis se neobávejte, je to naprosto standardní nástroj, kterým je možné podpořit i aktivity, které mohou vést k zajištění vícezdrojového financování vaší organizace.

4.2

Posouzení veřejné podpory v žádosti o Mikrogrant

V žádosti o Mikrogrant musí žadatel určit, zda záměr Mikroprojektu má znaky veřejné podpory, a pokud ano, je třeba odsouhlasit, že si je žadatel vědom a souhlasí s poskytnutím této podpory v režimu de minimis. Žadatel (v kolonce Řešení) poskytne informace k posouzení, zda vykonávané činnosti Mikroprojektu lze považovat za ekonomickou činnost, tj. odpoví na tyto otázky: a. O službu/zboží, kterou poskytujete/vyrábíte, nebo hodláte poskytovat/vyrábět, je zájem, existuje reálná poptávka ve smyslu trhu? b. Shodnou nebo zaměnitelnou službu/zboží nabízejí také jiní poskytovatelé/výrobci jako svoji ekonomickou činnost? Na základě tohoto posouzení dojde žadatel k některému z následujících závěrů: 1. Mikroprojekt nezakládá veřejnou podporu – v žádosti žadatel nezaškrtne, že Mikroprojekt má znaky veřejné podpory a v poli Řešení uvede důvody, proč se domnívá, že Mikroprojekt veřejnou podporu nezakládá.

27



2. Mikroprojekt zakládá veřejnou podporu – v žádosti žadatel zaškrtne, že Mikroprojekt má znaky veřejné podpory a v poli Řešení uvede důvody, proč se domnívá, že Mikroprojekt veřejnou podporu zakládá včetně identifikace všech činností Mikroprojektu, které mají znaky veřejné podpory. V případě, že Mikroprojekt zakládá veřejnou podporu a žadatel nemá vyčerpaný limit de minimis, bude podpora poskytnuta v režimu de minimis. I v případě, že veřejnou podporu zakládá pouze některá z činností Mikroprojektu, je na Mikroprojekt nahlíženo tak, že veřejnou podporu zakládá celý Mikroprojekt, tj. limit de minimis v registru bude snížen o plnou výši poskytnutého Mikrograntu. Snažte se veřejnou podporu posoudit opravdu zodpovědně. Odpovědnost za správné posouzení včetně všech potenciálních následných sankcí za nesprávné posouzení leží na vás jako na konečném příjemci podpory. Pokud si nejste jisti, neváhejte tuto oblast konzultovat.

28



5. Předkládání žádostí v rámci výzvy Zprostředkovatel během implementace FNNO vyhlásí jednu kontinuální Výzvu k předkládání žádostí o poskytnutí Mikrograntu (dále jen Výzva MG). Výzva MG bude ukončena ke dni vyhlášení druhé výzvy pro předkládání žádosti o poskytnutí grantu programu FNNO (tj. 1. 10. 2014), nebo po vyčerpání finančních prostředků alokovaných pro Mikrogranty. Výzva MG má obdobnou strukturu jako standardní Výzva FNNO, je však zjednodušeného formátu, s cílem omezit administrativní náročnost a zajistit rychlé vyhodnocení žádostí. Výzva MG obsahuje cíle a priority programu, podmínky oprávněnosti (žadatelů, partnerů, aktivit), podmínky způsobilosti nákladů, základní finanční údaje, náležitosti žádostí, způsob předložení žádostí, kontakty. Veškeré informace obsažené ve Výzvě MG jsou podrobně popsány v této Příručce pro žadatele a příjemce Mikrograntu (dále jen Příručka).

5.1

Přílohy žádosti

Přílohy žádosti se dělí na povinné a nepovinné. Všechny přílohy (povinné i nepovinné) se vkládají v elektronické formě do Grantys a všechny je nutno navíc předložit i vytištěné spolu s vytištěnou žádostí. Všechny přílohy vytvářené žadatelem musí být v českém jazyce. Všechny přílohy Mikroprojektu spolu s formulářem žádosti a rozpočtem Mikroprojektu je nutno dále odevzdat v elektronické podobě na CD/DVD.

5.2

Povinné přílohy žádosti

Povinnými přílohami žádosti jsou: -‐

Žádost o poskytnutí Mikrograntu – formulář žádosti v pdf vygenerovaný z webové aplikace Grantys,

-‐

Podrobný rozpočet Mikroprojektu – žadatel použije formulář, který je přílohou 1 Příručky, v elektronické podobě se vždy podává ve formátu xls,

-‐

Doklad o právní subjektivitě žadatele: o

doklad o právní subjektivitě žadatele (z přílohy musí být zřejmé, kdo je oprávněn za organizaci jednat a podepisovat),

o

výpis z příslušného rejstříku žadatele,

o

doklad o provedené transformaci žadatele (pokud relevantní).

Obecně prospěšná společnost předkládá:

o

Statut

o

Výpis z rejstříku o.p.s.

o

Výpis z veřejného rejstříku vedeného soudem

o

Doklad o provedené transformaci (pokud relevantní)

29



Církevní právnická osoba předkládá: o

Stanovy/Statut

o

Zápis z rejstříku evidovaných právnických osob (evidence MK ČR)

Nadace / nadační fond předkládá: o

Nadační listina

o

Výpis z rejstříku nadací a nadačních fondů -‐


Spolek předkládá: o

Stanovy, ve kterých je vyznačen zápis o registraci ze strany MV ČR s uvedením data registrace

o

Nové stanovy spolku

o


o


Ústav předkládá: o

Původní doklad o právní subjektivitě

o

Původní výpis z příslušného rejstříku evidovaných právnických osob

o

Novou zakládací listinu ústavu

o


o


-‐

Čestné prohlášení žadatele – formulář je přílohou 3 Příručky,

-‐

Prohlášení o partnerství (je-‐li relevantní) – Mikroprojekt realizovaný v partnerství (formulář je přílohou 4.1 Příručky). Pokud Mikroprojekt zapojuje zahraničního partnera, předkládá žadatel Prohlášení o partnerství v anglickém jazyce. Formulář je přílohou 4.2 Příručky.

-‐

Doklad o právní subjektivitě partnera z ČR (je-‐li relevantní) – předkládá žadatel, který realizuje Mikroprojekt v partnerství: -‐

doklad o právní subjektivitě partnera z ČR (z přílohy musí být zřejmé, kdo je oprávněn za organizaci jednat a podepisovat),

-‐

výpis z příslušného rejstříku partnera z ČR,

-‐

doklad o provedené transformaci partnera z CŘ (pokud relevantní).

Konkrétní typ požadovaných dokumentů odpovídá typu právní formy partnera z ČR. Za partnera z ČR budou přiloženy odpovídající dokumenty vyjmenované výše a povinné pro žadatele. -‐

Výroční zpráva žadatele – žadatel předkládá výroční zprávu organizace za poslední uzavřený rok (případně její ekvivalent) obsahující přehled aktivit organizace. Pokud výroční zpráva neobsahuje účetní závěrku organizace, je nutné závěrku předložit.

30



5.3

Nepovinné přílohy

Nepovinnou přílohou může být cokoliv, co dle uvážení žadatele nebo povahy Mikroprojektu napomůže posouzení žádosti nebo orientaci hodnotitelů v dané problematice.

5.4

Dokladování příloh Mikroprojektu Podpis zástuce

Název přílohy

Forma

Počet výtisků

statutárního orgánu a případně

Doručení

razítko Listinné a Formulář žádosti o Mikrogrant

originál

1

ano, na poslední straně žádosti

elektronicky v Grantys a na CD/DVD (formát pdf) Listinné a

Podrobný rozpočet Mikroprojektu

originál

1

ano, na prvním listu rozpočtu

elektronicky (formát xls) v Grantys a na CD/DVD

Doklad o právní

Listinné a

subjektivitě žadatele1 (stanovy, statut nebo

prostá kopie

1

ne

nadační listina; výpis

Grantys a na CD/DVD

2

z rejstříku )

Listinné a

Doklad o provedené transformaci žadatele3

elektronicky v

prostá kopie

1

ne

POKUD RELEVANTNÍ

elektronicky v Grantys a na CD/DVD Listinné a

Čestné prohlášení žadatele

originál

1

ano


Prohlášení o partnerství POKUD RELEVANTNÍ

originál

1

ano

elektronicky v Grantys a na CD/DVD

31



Doklad o právní subjektivitě partnera z ČR1 (stanovy, statut nebo nadační listina; výpis z

Listinné a prostá kopie

1

ne

rejstříku2 )

elektronicky v Grantys a na CD/DVD

POKUD RELEVANTNÍ Listinné a

Doklad o provedené transformaci partnera z ČR3

prostá kopie

1

ne

POKUD RELEVANTNÍ

Listinné a originál

1

ano

POKUD RELEVANTNÍ


Výroční zpráva žadatele (za poslední 1 rok)

v Grantys a na CD/DVD

Prohlášení o partnerství (v Aj)

elektronicky

originál

1

ne

elektronicky v Grantys a na CD/DVD Elektronicky, v

Nepovinné přílohy

-‐

-‐

ne

Grantys a na CD/DVD

1

V případě, že došlo ke změně právní formy u neziskové organizace, organizace předloží „původní“ verzi i „novou“ verzi (rozumí se Statut, stanovy nebo jiný zakládací dokument před a po změně právní formy organizace). 2

Neziskové organizace předkládají výpis z „původního“ rejstříku (rozumí se příslušný rejstřík, kde byla nezisková organizace registrována před 1. 1. 2014 a výpis z veřejného rejstříku vedeného soudem, který je od 1. 1. 2014 společným rejstříkem pro všechny typy neziskových organizací, s výjimkou účelových zařízení církve. Původní občanská sdružení předkládají stanovy, ve kterých je vyznačen zápis o registraci ze strany Ministerstva vnitra s uvedením data registrace a nový výpis z veřejného rejstříku vedeného soudem. Účelová zařízení církve předkládají výpis z rejstříku Ministerstva kultury. 3

V případě, že se nezisková organizace transformovala, předloží Rozhodnutí o změně právní formy – zápis ve formě notářského zápisu a zápis změny právní formy.

32



5.5

Způsob a termín předložení

Způsob, termín a místo předložení žádosti jsou specifikovány ve Výzvě. Rozhodujícím termínem je fyzické doručení obálky s vytištěnou žádostí, nikoliv odeslání elektronické žádosti prostřednictvím systému Grantys nebo odevzdání žádosti přepravní společnosti. Žádosti doručené po termínu uvedeném ve Výzvě budou vyřazeny z dalšího hodnocení. Žádost je považována za úplnou, pokud je do kanceláře Zprostředkovatele doručena v řádně popsané obálce takto: 1. Vytištěné všechny povinné i nepovinné přílohy (musí být obsahově shodné s verzemi na CD/DVD a v systému Grantys) 2. CD/DVD obsahující všechny povinné i nepovinné přílohy – 1 ks

Na obálku žadatel uvede následující údaje: Název programu: FNNO -‐ Mikrogranty Úplný název žadatele: Adresa žadatele: Název Mikroprojektu:

Nadace Partnerství

NEOTEVÍRAT!!!

Údolní 33 602 00 Brno

Na CD/DVD žadatel uvede následující údaje: Úplný název žadatele: Název Mikroprojektu: Vícestránkové přílohy musí být do elektronické verze (Grantys + na CD/DVD) naskenovány do jednoho souboru. Název souboru musí být shodný s názvem přílohy uvedeným v Příručce pro žadatele a příjemce Mikrograntu.

33



6. Hodnocení žádosti o poskytnutí Mikrograntu Pokud je žádost doručena včas a v požadované formě, Zprostředkovatel zašle žadateli e-‐mailem potvrzení o přijetí žádosti do 5 pracovních dnů od data přijetí. Do 5 pracovních dnů se v systému Grantys dále změní u žádosti stav z „odeslaný“ na „přijatá žádost“. Hodnocení každé žádosti bude probíhat individuálně ihned po přijetí žádosti tak, aby na realizaci Mikroprojektu mohly navazovat aktivity projektu FNNO. O výsledku hodnocení budou žadatelé informováni do 5 týdnů od podání žádosti. Hodnocení žádostí o poskytnutí Mikrograntu bude probíhat ve dvou kolech: 1. Hodnocení přijatelnosti – hodnocení spočívá v kontrole formálních náležitostí žádosti a hodnocení oprávněnosti žadatele a žádosti. 2. Hodnocení kvality – proběhne pouze u žádostí, které splní formální požadavky a kritéria oprávněnosti. Žádosti budou hodnoceny programovým týmem Nadace Partnerství.

6.1

Kontrola formálních náležitostí žádosti

Programový tým posoudí každou žádost jednotlivě z hlediska formálních náležitostí specifikovaných ve Výzvě a v Příručce. V případě méně závažných formálních nedostatků budou žadatelé e-‐mailem vyzváni k doplnění chybějících náležitostí do 72 hodin od obdržení písemné výzvy k doplnění. Pokud se na konkrétní formální nedostatek nevztahuje možnost dodatečného doplnění v rámci 72 hodinové lhůty nebo pokud žadatel neodstraní formální nedostatky do 72 hodin, Zprostředkovatel programu vyřadí žádost z dalšího procesu hodnocení. Zprostředkovatel také vyřadí žádost, která bude obsahovat více než 5 formálních chyb, na které se vztahuje možnost dodatečného doplnění v rámci 72 hodinové lhůty.

6.2

Hodnocení oprávněnosti žadatele a žádosti

Současně s kontrolou formálních náležitostí posoudí programový tým žádost z hlediska oprávněnosti žadatele, projektových partnerů (ve spolupráci se zahraničními zastupitelstvími donorských států), navržených aktivit a předpokládaných nákladů. Pokud žádost nebo žadatel nesplní kritéria oprávněnosti podle výzvy, bude žádost vyřazena z dalšího hodnocení.

6.3

Stížnosti a jejich řešení

Pokud byla žádost zamítnuta kvůli nesplnění formálních náležitostí a/nebo oprávněnosti, žadatel může požádat ředitele Nadace Partnerství o přehodnocení rozhodnutí programového týmu, a to ve lhůtě 5 pracovních dní ode dne kdy obdrží informace o zamítnutí žádosti. Pokud žadatel možnosti odvolání ve stanoveném termínu nevyužije, je žádost zamítnuta.

34



V případě, že žadatel využije možnosti odvolání, ředitel Nadace Partnerství přehodnotí nejpozději do 5 pracovních dnů od obdržení písemného odvolání žadatele posouzení formálních náležitostí a/nebo oprávněnosti žádosti a rozhodne o konečném zamítnutí žádosti, nebo o vrácení žádosti zpět do procesu hodnocení. Nejpozději do 5 pracovních dnů od konečného rozhodnutí informuje programový tým žadatele o výsledku posouzení odvolání.

6.4

Věcné hodnocení žádosti a zpracování výsledků hodnocení

V případě, že žádost má požadované formální náležitosti a žádost i žadatel splňují kritéria oprávněnosti, programový tým přistoupí k hodnocení kvality žádosti. Po dokončení formálního posouzení a hodnocení oprávněnosti žádostí bude přistoupeno k hodnocení kvality žádostí podle následujících kritérií: Maximální

Kritérium

počet bodů

1. Mikroprojekt odpovídá cílům Fondu pro bilaterální spolupráci -‐ Mikrogranty.

20

2. Mikroprojekt napomáhá žadateli k vyhledání partnerské organizace v zemi donora nebo prohloubení již navázaného vztahu se zahraničním subjektem nebo jinak přispívá k výměně zkušeností

10

a poskytuje základ pro spolupráci v podporovaných (prioritních) oblastech FNNO. 3. Mikroprojekt jednoznačně směřuje k přípravě a předložení Žádosti o poskytnutí grantu z FNNO na navazující projekt FNNO s účastí zahraničního partnera. 4. Mikroprojekt je jasně strukturován, navržené činnosti jsou vzájemně provázány a garantují dosažení očekávaných výsledků.

15

15

5. Časový harmonogram navržených činností je jasný a realistický.

10

6. Návrh rozpočtu odpovídá navrženým činnostem.

15

7. Navrhované činnosti připravovaného projektu FNNO uvedené v žádosti o Mikrogrant znamenají v dané prioritní oblasti přínos pro žadatele a činnost jeho organizace. CELKEM BODŮ

15 100

Správní rada rozhodne per rollam o podpoře nejpozději do 7 pracovních dnů od ukončení hodnocení žádosti. O výsledku hodnocení budou žadatelé informováni do 5 týdnů od podání žádosti.

35



část B – Pro příjemce Mikrograntu 7. Uzavření smlouvy o poskytnutí Mikrograntu a zahájení Mikroprojektu Na základě rozhodnutí správní rady zpracuje programový tým Nadace Partnerství návrh Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu (dále jen Smlouva), který do 5 pracovních dnů odešle úspěšným žadatelům. V případě nutnosti doplnění potřebných dokumentů (např. Dohody o partnerství) bude Smlouva odeslána úspěšnému žadateli do 3 pracovních dnů od jejich doručení. Smlouva je uzavřená a platná dnem podpisu oběma smluvními stranami. Pokud je realizace Mikroprojektu plánována ve spolupráci s partnerem, úspěšný žadatel uzavře Dohodu o partnerství s partnerem/partnery před uzavřením Smlouvy. Na základě podepsané Smlouvy je příjemci ve lhůtě 15 kalendářních dnů od přijetí Smlouvy odeslána zálohová platba ve výši 90 % Mikrograntu. Jakékoliv změny Smlouvy mohou být uskutečněny jen v písemné formě na základě dodatků. Návrhy na dodatky ke Smlouvě může předložit příjemce Mikrograntu nebo Zprostředkovatel.

8. Monitoring realizace Mikroprojektu 8.1

Závěrečná zpráva o realizaci Mikroprojektu

Příjemce Mikrograntu předkládá pouze Závěrečnou zprávu o realizaci Mikroprojektu (dále jen Zpráva, vzor Zprávy je přílohou 13 Příručky). Termín odevzdání zprávy je stanoven Smlouvou a následuje 30 kalendářních dní po datu ukončení realizace Mikroprojektu. Zprávu příjemce předkládá v českém jazyce. Také platí, že Zprávu musí příjemce podpory archivovat. Zpráva se člení na věcnou a finanční část. Věcná část zprávy bude obsahovat shrnující informace o průběhu realizace Mikroprojektu včetně uvedení způsobu naplnění výstupů Mikroprojektu (například navázání partnerství stvrzené podpisem Memoranda o partnerství, případně Dohody o partnerství). Pokud příjemce nepředloží Zprávu ve stanovené lhůtě, bude se jednat o porušení smluvních podmínek a Zprostředkovatel bude postupovat podle kapitoly 14.3 Příručky. V případě neschválení Zprávy Zprostředkovatelem bude navrácena zpět příjemci k přepracování, na které má příjemce lhůtu 15 pracovních dní od odeslání výzvy k nápravě. Pokud ani poté Zpráva nebude schválena, Zprostředkovatel ji opět navrátí příjemci k přepracování, a to opět ve lhůtě 15 pracovních dní od odeslání výzvy k nápravě. Pokud ani poté nebude Zpráva schválena, bude to považováno za nedosažení výsledků Mikroprojektu a Zprostředkovatel uplatní vůči příjemci sankce vyplývající ze Smlouvy. Příjemce má tedy možnost pouze dvou oprav.

36



8.2

Přílohy Závěrečné zprávy

Závěrečná zpráva o realizaci Mikroprojektu musí obsahovat následující přílohy: -‐

Žádost příjemce o závěrečnou platbu (příloha 15 Příručky) – vytištěná, podepsaná zástupcem statutárního orgánu,

-‐

prosté kopie účetních dokladů,

-‐

výpisy z účtu/výdajové pokladní doklady – prosté kopie,

-‐

doložení výstupů Mikroprojektu (například Memorandum o partnerství, případně Dohoda o partnerství se zahraničním partnerem v případě navázaného partnerství) – originál,

-‐

8.3

doložení publicity.

Věcná část Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu

Zpráva se dokládá v listinné i elektronické podobě. Příjemce vyplňuje Zprávu v systému Grantys následujícím způsobem: -‐

Příjemce se přihlásí do svého účtu na http://www.grantys.cz pomocí stejných přihlašovacích údajů (přihlašovací jméno a heslo) jako dříve při vyplňování Žádosti o poskytnutí Mikrograntu.

-‐

Vybere ze seznamu projekt, u kterého bude vyplňovat formulář Zprávy. Na stránce zvoleného projektu vybere v sekci „Zprávy“ příslušnou zprávu odkazem Detail.

-‐

Formulář Zprávy, který se tímto otevře, vyplňuje příjemce obdobným způsobem jako dříve žádost (kapitola 2 Příručky). Vyplňování usnadňují instrukce, které jsou uvedeny šedým textem přímo ve vyplňovaném poli a stručný seznam povinných příloh na konci formuláře. Rozpracovanou Zprávu je možno kdykoliv uložit pomocí tlačítka Uložit na konci stránky a následně se k vypracování Zprávy vrátit.

-‐

Po dokončení a uložení textové části formuláře Zprávy je nutno do zobrazeného pole Soubory (dole na stránce v sekci Přílohy) nahrát všechny povinné přílohy. Nahrávané vícestránkové soubory je nutno vkládat jednotlivě, pojmenované názvem přílohy dle Příručky. Vícestránkové přílohy musí být jako elektronické verze naskenovány do jednoho souboru. Fotky je naopak nutno vkládat samostatně. Velikost jednotlivých příloh nesmí přesáhnout 4 MB.

-‐

Finalizovanou Zprávu příjemce odešle červeným odkazem Odeslat zprávu. Po odeslání již zprávu nelze upravovat.

Po finalizaci příjemce vygeneruje zprávu do formátu PDF pomocí tlačítka Stáhnout jako PDF na konci stránky, kterou následně vytiskne a odešle spolu s přílohami Zprostředkovateli. Vytištěná verze musí být podepsána zástupcem statutárního orgánu příjemce.

37



8.4

Žádost příjemce o platbu

Vyúčtování Mikroprojektu probíhá prostřednictvím Žádosti příjemce o závěrečnou platbu (příloha 15 Příručky). Žádost příjemce o závěrečnou platbu odevzdává příjemce v tištěné verzi podepsané zástupcem statutárního orgánu příjemce a současně elektronicky ve formátu xls vloženého do systému Grantys a na CD/DVD. V Žádosti příjemce o závěrečnou platbu musí příjemce vyplnit následující listy:

8.4.1 List Žádost o platbu V listu Žádost o platbu vyplní příjemce pouze následující údaje: -

registrační číslo Mikroprojektu (tento údaj se propojí do listu Soupiska dokladů a listu Harmonogram čerpání),

-

název příjemce (tento údaj se propojí do listu Soupiska dokladů a listu Harmonogram čerpání),

-

název Mikroprojektu (tento údaj se propojí do listu Soupiska dokladů a listu Harmonogram čerpání),

-

číslo zprávy,

-

sledované období (tento údaj se propojí do listu Soupiska dokladů a listu Harmonogram čerpání),

-

místo, datum, jméno a příjmení statutárního zástupce, podpis a razítko.

8.4.2 List Soupiska dokladů V listu Soupiska dokladů ve sloupci Číslo položky rozpočtu je třeba dodržovat číslo dané položky ve formátu schváleného rozpočtu (např. 01.01 nikoli 01.01.). Při nedodržení přesného formátu nedojde k propojení údajů z listu Soupiska dokladů do listu Harmonogram čerpání. Jednotlivé náklady do soupisky je třeba vkládat v pořadí dle schváleného rozpočtu, tj. nejprve výdaje spadající do kapitoly 01 (Materiální výdaje), poté náklady spadající do kapitol 02 a 03. V případě uplatňování všech nákladů je třeba pamatovat na to, že Mikrogranty fungují na tzv. výdajovém principu (např. při dokladování období 1. 3. – 30. 6. 2014, je nutné červnové náklady proplatit ještě v červnu). U každé položky musí příjemce bez ohledu na to, zda je či není plátcem DPH, vyplnit ve sloupci Nárok na odpočet DPH informaci, zda nárok má, nemá či má pouze částečný. V případě realizace Mikroprojektu s partnerem obsahuje soupiska nákladů příjemce také způsobilé náklady partnera dle skutečně prokázaných způsobilých nákladů uvedených v Žádosti o refundaci způsobilých nákladů partnera. Způsobilost nákladů na straně partnera posuzuje příjemce, jenž je za správnost tohoto posouzení zodpovědný Zprostředkovateli. Ty způsobilé náklady partnera, které jsou financovány

38



z Mikrograntu, budou ze strany ZP považovány za způsobilé až po jejich refundaci partnerovi ze strany KP. Příjemce vykazuje činnost partnera v závěrečné zprávě o realizaci Mikroprojektu.

8.4.3 List Harmonogram čerpání V listu Harmonogram čerpání se vyplňují následující sloupce: -

Rozpočet dle Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu,

-

Přepracovaný rozpočet (do tohoto sloupce je nutné zohlednit změny v Mikroprojektu),

-

Popis provedených změn v Mikroprojektu,

-

Příjmy/přímé tržby Mikroprojektu,

-

Příjmy/Mikrogrant,

-

Závěrečná platba/Mikrogrant.

I v tomto listu je nutné vyplňovat pouze ty buňky, ve kterých nejsou přednastavené vzorce.

8.5

Dokladování jednotlivých dokumentů

8.5.1 Prosté kopie účetních dokladů Doklady je nezbytné kopírovat/skenovat jednotlivě tak, aby byl viditelný celý doklad bez překrytí. Soubory s naskenovanými doklady je třeba nazvat číslem z účetnictví.

8.5.2 Výpisy z účtu K Mikroprojektu není nutno vést oddělený účet. Ke všem bezhotovostním úhradám příjemce doloží kopie výpisu z bankovního účtu. Na originálu výpisů vždy označí jednotlivé úhrady dokladů pořadovým číslem ze Soupisky dokladů. Výpisy z bankovního účtu je potřeba naskenovat po jednotlivých měsících a soubor pojmenovat ve formátu rok_měsíc.

8.5.3 Žádost partnera o refundaci způsobilých nákladů Příjemce vyplní formulář žádosti, který je přílohou 14 Příručky. Vyplněná žádost musí být vytištěná a podepsaná zástupcem statutárního orgánu partnera.

8.5.4 Doklady o realizaci výstupů dosažených za období realizace Mikroprojektu V případě, že je Mikroprojekt zaměřen na návštěvu donorského státu pracovníky českých NNO za účelem navázání spolupráce s místními organizacemi nebo prohloubení již navázaného vztahu se zahraničním subjektem, měl by být jedním z výstupů realizace Mikroprojektu doklad o uzavřené spolupráci – Memorandum o partnerství, nebo Dohoda o partnerství. Memorandum o partnerství a Dohodu o partnerství se zahraničním partnerem příjemce předkládá v listinné podobě jako originál s podpisem zástupce statutárního orgánu příjemce a v elektronické

39



podobě vložený do systému Grantys a na CD/DVD. Vzor Dohody o partnerství se zahraničním partnerem je přílohou 10.2 Příručky. Memorandem se rozumí dohoda mezi dvěma organizacemi zabývající se stejnou činností. Tyto dvě organizace se na základě podpisu Memoranda společně podílí na řešení různých úkolů a směřují své úsilí k naplnění navazujících aktivit plynoucích z realizovaného Mikroprojektu, příp. dalším společným projektům. Příjemce zpracuje Memorandum volnou formou, musí však obsahovat minimálně následující údaje: -‐

identifikace účastníků memoranda (název, adresa sídla organizace, případně kontaktní adresa, pokud se liší, IČ, jméno statutárního zástupce, e-‐mail),

-‐

účel memoranda (hlavní téma spolupráce) v návaznosti na zamýšlenou žádost FNNO,

-‐

formy spolupráce,

-‐

místo a datum uzavření memoranda,

-‐

podpisy statutárních zástupců obou zúčastněných stran.

Doložení Dohody o partnerství se zahraničním partnerem je oproti Memorandu dobrovolné; svědčí o připravenosti příjemce a zahraničního partnera podat žádost v rámci FNNO.

8.5.5 Doklady prokazující plnění publicity Mikroprojektu Povinným výstupem Mikrograntu v oblasti publicity je zveřejnění informace o Mikroprojektu a jeho podpoře z FNNO s jasným odkazem na EHP fondy 2009-‐2014 na webu příjemce včetně použití loga FNNO. Příjemce uvede stručné informace o cíli Mikroprojektu, aktivitách plánovaných i uskutečněných a o dosažených výstupech Mikroprojektu. Pokud je to relevantní, příjemce předkládá minimálně 5 fotografií v tiskové kvalitě (300 dpi) dokládající realizaci Mikroprojektu. Doklady o plnění publicity se odevzdávají v elektronické podobě v systému Grantys a na CD/DVD – nemusí se dodávat vytištěné. Veškeré další výstupy (mimo fotografie) zahrnující publicitu musí nést označení/logo FNNO (více o způsobu použití loga viz příloha 16.1 Příručky – Pravidla publicity FNNO zveřejněná také na www.fondnno.cz).

8.6

Způsob doručení Závěrečné zprávy

Zpráva je považována za úplnou pokud je finalizována a odeslána v systému Grantys a v tištěné podobě je doručena do kanceláře Zprostředkovatele v řádně popsané obálce takto: 1. Vytištěný a zástupcem statutárního orgánu podepsaný formulář Zprávy, 2. Vytištěné všechny přílohy, které je nutno dodat v papírové podobě, 3. CD/DVD obsahující všechny přílohy ve formátu pdf nebo xls a formulář Zprávy ve formátu pdf.

40



CD/DVD by mělo obsahovat tyto soubory řádně pojmenované a uložené do samostatných složek: -‐

Závěrečná zpráva o realizaci Mikroprojektu (formát pdf)

-‐

Závěrečné vyúčtování Mikrograntu + Žádost o příjemce o závěrečnou platbu (formát xls)

-‐

Kopie účetních dokladů (tabulka v kap. 11.2) + doklady ke mzdovým výdajům (scan dokumentů – jpg, pdf)

-‐

Pracovní smlouvy (scan dokumentů – jpg, pdf)

-‐

Výpisy z účtu (jpg, pdf)

-‐

Výstupy (Memorandum o partnerství, případně Dohoda o partnerství se zahraničním partnerem) – (scan dokumentů – jpg, pdf)

-‐

Publicita – webové stránky příjemce, fotografie jednotlivě v jpg, ostatní dle uvážení a povahy aktivit/výstupů Mikroprojektu

-‐

Další relevantní nepovinné přílohy – elektronicky vložené do systému Grantys a současně vložené na CD/DVD.

Na obálku žadatel uvede následující údaje: Název programu: FNNO -‐ Mikrogranty Úplný název žadatele: Adresa žadatele: Název Mikroprojektu:

Nadace Partnerství

Závěrečná zpráva

Údolní 33

NEOTVÍRAT!!!

602 00 Brno Na CD/DVD žadatel uvede následující údaje: Úplný název žadatele: Název Mikroprojektu: Registrační číslo Mikroprojektu: Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení zprávy je datum doručení zprávy Zprostředkovateli, nikoliv datum podání zásilky na poště.

41



9. Zajištění publicity Mikroprojektu V rámci realizace Mikroprojektu se nepředpokládá tvorba informačních materiálů nebo jiná publikační činnost s přímou vazbou na Mikroprojekt. Příjemce je však vázán informovat o získání podpory z FNNO – Mikrogranty Smlouvou o poskytnutí Mikrograntu, a to ve všech souvisejících veřejně přístupných informačních zdrojích organizace, zejména webu příjemce. Na svých webových stránkách a případně na jiných přímo s Mikroprojektem souvisejících materiálech umístí logo FNNO, logo NROS, logo Nadace Partnerství a logo EHP fondů způsobem definovaným v příloze 16.1 a 16.2 této Příručky a současně je k dispozici ke stažení na stránkách FNNO (www.fondnno.cz). Příjemce dále uvede stručné informace o podpoře Mikroprojektu s jasným odkazem na FNNO a EHP fondy 2009-‐2014.

10. Změny a doplnění Mikroprojektu V případě, že v realizovaném Mikroprojektu dochází k odchylkám od schválené Žádosti a podmínek stanovených Smlouvou o poskytnutí Mikrograntu, může příjemce realizovat nápravná opatření formou změny Mikroprojektu. Veškeré zamýšlené změny Mikroprojektu může příjemce konzultovat v rámci možností před jejich uskutečněním prostřednictvím e-‐mailu [email protected] se Zprostředkovatelem, který může změnu schválit, nebo zamítnout. V případě, že změna nebyla se Zprostředkovatelem konzultována předem, vystavuje se příjemce riziku, že nebude ze strany Zprostředkovatele zpětně přijata. Příslušné projektové náklady tak mohou být vyhodnoceny jako nezpůsobilé a příjemce bude vyzván k navrácení těchto prostředků bez nároku na úhradu zbývajících nákladů ve výši zádržného, případně k navrácení všech poskytnutých prostředků. Za změnu Mikroprojektu, která zpravidla nezakládá změnu nebo doplnění Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu, je považována: -‐

změna rozpočtu (převody mezi jednotlivými položkami i kapitolami rozpočtu), která nevede ke změně způsobilosti nákladů dle kapitoly 1.5 Příručky MG,

-‐

změna názvu pracovních pozic oproti schválenému rozpočtu,

-‐

změna harmonogramu realizace Mikroprojektu týkající se jednotlivých aktivit (nejedná se o prodloužení celkové doby realizace Mikroprojektu),

-‐

změna Dohody o partnerství příjemce Mikrograntu s partnerem mající charakter neměnící zásadně výstupy Mikroprojektu (příjemce je povinen doložit Zprostředkovateli kopii nové Dohody o partnerství a popsat tuto změnu v textu Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu),

-‐

změna ve statutu plátce DPH – příjemce Mikrograntu nebo partner se stal / přestal být plátcem DPH (ve vztahu k aktivitám Mikroprojektu),

42



-‐

změna statutárního zástupce – příjemce Mikrograntu je povinen do 5 pracovních dnů zaslat oznámení o změně statutárního zástupce spolu s podklady, které tuto změnu prokazují.

Následující změny, je nutno oznámit Zprostředkovateli bezprostředně po jejich provedení a pokud je relevantní, doložit odpovídající dokumenty (příjemce Mikrograntu je povinen do 5 pracovních dnů zaslat oznámení o změně spolu s podklady, které tuto změnu prokazují): -‐

změna názvu subjektu příjemce nebo partnera,

-‐

změna kontaktních údajů příjemce – sídla, poštovní adresy, telefonního čísla,

-‐

změna kontaktní osoby Mikroprojektu a koordinátora Mikroprojektu,

-‐

změny týkající se členů realizačního týmu oproti schválenému rozpočtu (pozice obsazena jinou osobou, než bylo plánováno),

-‐

změna bankovního účtu,

-‐

změna registrované adresy sídla, doručovací adresy apod.

V případě, že Zprostředkovatel zjistí, že oznámená/provedená změna Mikroprojektu není v souladu s podmínkami FBS, Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu či Příručky pro žadatele a příjemce Mikrograntu, vyzve Zprostředkovatel příjemce k nápravě případně přistoupí k finančnímu vypořádání v souladu se smlouvou. Pokud plánovaná změna povede k nutnosti uzavřít dodatek ke Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu, doručí příjemce na základě předchozí domluvy Zprostředkovateli návrh změny, Zprostředkovatel předloženou změnu zváží, případně její návrh po diskusi s příjemcem Mikrograntu upraví. Pokud navrhovanou změnu Zprostředkovatel schválí, vydá odpovídající úpravu nebo doplnění Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu v podobě Dodatku ke smlouvě. Teprve po schválení dodatku ke Smlouvě Zprostředkovatelem je příjemce oprávněn uskutečnit požadovanou změnu. Dodatek Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu nabývá účinnosti dnem podpisu oběma stranami. Změnu smlouvy formou dodatku je zpravidla nutno provést v případě, že změna v Mikroprojektu je rozhodná pro poskytování finančních prostředků. Jedná se zejména o následující: -‐ změna právní formy příjemce, -‐ změna příjemce Mikroprojektu – ve výjimečných a dostatečně odůvodněných případech je možné Mikroprojekt realizovat novým příjemcem, který nebyl uveden v Žádosti o poskytnutí Mikrograntu (dojde-‐li k transformaci subjektu původního příjemce a vzniku nástupnické organizace), -‐ změna partnera Mikroprojektu nebo odstoupení partnera z Mikroprojektu, -‐ změna týkající se výstupů Mikroprojektu, -‐ změna začátku realizace Mikroprojektu, -‐ změna data ukončení Mikroprojektu.

43



11. Finanční toky na úrovni příjemce Finanční toky na úrovni příjemce probíhají na základě podpisu Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu a související zálohové platby ze strany Zprostředkovatele; a dále na základě žádosti o platbu, kterou příjemce předkládá Zprostředkovateli společně se Závěrečnou zprávou o realizaci Mikroprojektu do 30 dnů od ukončení Mikroprojektu. Finanční toky se v případě Mikroprojektů realizují principem jedné zálohové platby (90 %) a závěrečné platby (10 %) na základě uskutečněných nákladů. Partner vykazuje způsobilé náklady vzniklé při realizaci Mikroprojektu příjemci v Žádosti partnera o refundaci způsobilých nákladů, jejíž vzor je přílohou 14 Příručky a jejíž součástí jsou kopie prvotních účetních dokladů a kopie bankovních výpisů. Způsobilé náklady partner eviduje partner ve svém účetnictví, dle stanovených pravidel, viz kapitola 12 Příručky. Příjemce eviduje ve svém účetnictví příslušné účetní případy související s převodem finančních prostředků Mikrograntu mezi příjemcem a partnerem. Období, za které se předkládá Žádost o refundaci způsobilých nákladů, bude vzájemně dohodnuto podle aktuálních potřeb mezi příjemcem a partnerem, nejpozději však tak, aby příjemce byl schopen prokázat způsobilé náklady partnera v Závěrečné zprávě o realizaci Mikroprojektu předkládané Zprostředkovateli v souladu se Smlouvou o poskytnutí Mikrograntu. Žádost o refundaci způsobilých nákladů partnera je splatná do 30 dnů od data převzetí příjemcem, pokud se příjemce a partner nedohodnou jinak, nejpozději však v den ukončení Mikroprojektu.

11.1 Platby na úrovni příjemce Na základě Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu zabezpečuje Zprostředkovatel předfinancování Mikroprojektu – první, zálohovou platbu provádí Zprostředkovatel na bankovní účet příjemce prostřednictvím bezhotovostního převodu peněžních prostředků do 15 kalendářních dnů od podpisu Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu. První platba je uvedena ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu a souhlasí se schváleným Podrobným rozpočtem Mikroprojektu, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu. Příjemce zasílá Zprostředkovateli do 30 dnů od data ukončení realizace Mikroprojektu Závěrečnou zprávu o realizaci Mikroprojektu. Finanční část zprávy představuje Žádost příjemce o závěrečnou platbu. Zprostředkovatel může Žádost příjemce o závěrečnou platbu:

-

schválit,

-

snížit o nezpůsobilé náklady,

-

neschválit v případě zjištění nesrovnalosti při realizaci Mikroprojektu příjemcem.

44



V prvním případě provede Zprostředkovatel platbu na bankovní účet příjemce prostřednictvím bezhotovostního převodu peněžních prostředků do 15 kalendářních dnů od schválení Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu. Platby jsou prováděny v CZK. V případě neschválení Žádosti příjemce o závěrečnou platbu je závěrečná platba snížena o nezpůsobilé náklady, případně je příjemce vyzván k přepracování Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu a Žádost příjemce o závěrečnou platbu ve lhůtě 15 pracovních dnů. Pokud příjemce tuto lhůtu nedodrží, jedná se o porušení smluvních podmínek, která bude řešena v souladu s ustanoveními uvedenými v kap. 14.3 Příručky.

11.2 Kontrola nepřekrývání nákladů Pod pojmem nepřekrývání nákladů se rozumí zejména zamezení vykazování nákladů ve finančním vyúčtování současně v rámci Mikroprojektu realizovaného z FNNO a v rámci jiného projektu příjemce financovaného z jiných zdrojů. Povinnost dodržení nepřekrývání nákladů je stanovena ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu mezi příjemcem a Zprostředkovatelem. Kontrolu nepřekrývání nákladů u příjemce bude vykonávat Zprostředkovatel formou administrativní kontroly Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu a formou ověření na místě, která se zaměřuje na výkon kontroly nejen realizovaného Mikroprojektu, ale celého účetnictví příjemce. Kontrola způsobilých nákladů bude realizována na základě data vzniku účetního případu v závěrečné zprávě (žádosti o závěrečnou platbu), a to vždy pomocí soupisky nákladů.

11.3 Kontrola přímých tržeb Mikroprojektu Pod pojmem přímé tržby Mikroprojektu se rozumí veškeré příjmy, které vznikly příjemci při realizaci Mikroprojektu. Jedná se zejména o: -

tržby z prodeje zboží nebo majetku vytvořeného v rámci realizace Mikroprojektu (např. publikace),

-

tržby z prodeje služeb poskytovaných v rámci realizace Mikroprojektu (např. konferenční poplatky).

O přímé tržby Mikroprojektu, které nebyly využity k financování způsobilých nákladů Mikroprojektu, je snížena konečná výše Mikrograntu. Příjemci mají ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu stanovenou povinnost evidovat veškeré přímé tržby z Mikroprojektu v rámci evidence Mikroprojektu. Kontrolu reportování přímých tržeb Mikroprojektu bude vykonávat Zprostředkovatel formou administrativní kontroly Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu a formou ověření na místě, která se zaměřuje na výkon kontroly nejen realizovaného Mikroprojektu, ale celého účetnictví příjemce.

45



12. Vedení účetnictví Mikroprojektu Příjemci (partneři) Mikrograntu jsou povinni vést účetnictví v souladu s příslušnou legislativou, v soustavě podvojného účetnictví. Příjemci (partneři) jsou povinni vést své příjmy a výdaje transparentně s jednoznačnou vazbou ke konkrétnímu Mikroprojektu a zdroji financování (např. analytické účty, účetní střediska, zakázky, apod.). Účetní doklady musí být vystaveny v souladu se zákonem o účetnictví a musí obsahovat všechny požadované náležitosti. Účetní doklady musí obsahovat specifikaci pořizovaného materiálu, služeb nebo prací i specifikaci toho, kdo zboží nebo služby nakoupil (pokud se nejedná o zjednodušený daňový doklad). Obecně formulované doklady typu „občerstvení“, „kancelářské potřeby“, faktury typu „fakturuji za administrativní činnosti“ atd. nejsou vyhovující, musí být rozepsány podrobněji, alespoň podle skupin účtovaných položek. Pokud nejsou rozepsány, je nutné účetní doklad doplnit o detailnější popis nakupovaného zboží nebo služeb včetně uvedení aktivity, se kterou jsou spojeny. Partner předkládá příjemci Žádost partnera o refundaci způsobilých výdajů, jejíž vzor je přílohou 14 Příručky. Žádost o refundaci musí být doplněna kopiemi prvotních účetních dokladů a dokladem o jejich úhradě. Příjemce zahrne na základě Žádosti o refundaci způsobilých nákladů od Partnera způsobilé náklady Partnera do soupisky dokladů v Žádosti příjemce o závěrečnou platbu.

12.1 Účet Mikroprojektu Příjemce není povinen zřídit si samostatný bankovní účet. Pro realizaci Mikroprojektu může využít běžný účet organizace. Výdaje, spojené s vedením běžného účtu organizace, nejsou oprávněným výdajem Mikroprojektu. Příjemce nesmí využívat finanční prostředky podpory, které obdrží od Zprostředkovatele formou zálohové platby, a které jsou určeny na realizaci Mikroprojektu, jiným způsobem, než jak je stanoveno ve Smlouvě o poskytnutí Mikrograntu. To znamená, že s nimi nesmí provádět žádné operace, které nesouvisejí přímo s realizací Mikroprojektu a neslouží k úhradám způsobilých nákladů.

12.2 Prokazování způsobilosti nákladů Způsobilost nákladů musí být prokázána příjemcem a všechny účetní případy musí být doloženy účetními doklady při podání závěrečné zprávy, a to v kopii.

46



Způsobilé náklady se prokazují v účetnictví příjemce následujícími druhy účetních dokladů: Druh

Doklad

Úhrada

Cestovní náhrady,

-

cestovní příkaz

Spotřeba PHM

-

zpráva o průběhu pracovní cesty

pokladní

-

vnitřní předpis zaměstnavatele o

doklad

pracovních cestách

-

-

výdajový

bankovní výpis

Služby

-

-

účetní/daňové doklady se zřejmou

-

výdajový

identifikací předmětu plnění pro

pokladní

posouzení způsobilosti,

doklad

pokud nelze přesně posoudit

-

způsobilost dle identifikace předmětu

bankovní výpis

plnění daného účetního dokladu s realizací Mikroprojektu, doložit jiné relevantní doklady (např. dodací list, popř. předávací protokol), -

příslušné objednávky, smlouvy

-

doklady k zadávacímu řízení, pokud bylo realizováno

-

podrobný výkaz o provedené činnosti, počet normostran/rozsah v hodinách u překladů/tlumočení

-

příp. výpočet alikvotní částky (poměr použití pro Mikroprojekt)

Materiál

-

-

účetní/daňové doklady se zřejmou

pokladní

posouzení způsobilosti

doklad

pokud nelze přesně posoudit plnění daného účetního dokladu s realizací Mikroprojektu, doložit jiné relevantní doklady (např. dodací list, popř. předávací protokol)

-

příslušné objednávky, smlouvy

-

doklady k zadávacímu řízení, pokud bylo realizováno příp. výpočet alikvotní částky (poměr použití pro Mikroprojekt)

výdajový

identifikací předmětu plnění pro

způsobilost dle identifikace předmětu

-

-

47

-

bankovní výpis



Výpočet alikvotní částky pro Mikroprojekt: -

pokud dané plnění není používáno/využíváno zcela pro Mikroprojekt, za způsobilý náklad se považuje jen poměrná část – příjemce je povinen doložit metodu výpočtu poměrné části (jakou rozvrhovou základnu zvolil),

-

pokud dané plnění není používáno pro Mikroprojekt po celou dobu realizace Mikroprojektu, lze v případě, že dané plnění je součástí výstupů Mikroprojektu nebo je prokazatelně nutné k naplnění cílů Mikroprojektu, za způsobilý náklad považovat celou částku. V ostatních případech se jedná o nezpůsobilý náklad.

12.3 Pokladna V rámci realizace Mikroprojektu nemusí příjemce vést samostatnou pokladnu na drobné výdaje. Všechny pokladní doklady, které se vztahují k pořízení zboží a služeb v rámci Mikroprojektu musí být evidovány v soupisce nákladů (účetních dokladů). Pokud je samostatná pokladna Mikroprojektu vedena, musí být vnitřním předpisem stanoven její pokladní limit a dále je nezbytné zajistit finanční prostředky proti odcizení.

13. Veřejné zakázky Mikrogrant je financován z veřejných zdrojů. Proto jsou příjemci v rámci realizace Mikroprojektů povinni postupovat při zadávání zakázek jakékoli velikosti v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, zejména pak dodržet principy hospodárnosti, transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace. Příjemci se doporučuje provést porovnání minimálně dvou nabídek (např. porovnáním ceníků dostupných na internetu, využitím e-‐mailové poptávky/nabídky) a případně toto porovnání uchovat jako součást dokumentace projektu. Zakázku je možné zadat formou objednávky a následné faktury nebo příslušného účetního dokladu.

14. Kontrolní mechanismy Finanční oddělení Zprostředkovatele zajišťuje kontrolní činnost při ověřování žádostí o platby. Zprostředkovatel v návaznosti na výsledky kontroly realizace podpořených Mikroprojektů ověřuje správnost vyúčtování projektů, kontroluje výši závěrečné platby pro podpořené Mikroprojekty a vystavuje k nim platební příkazy.

48



14.1 Kontrola na místě Zprostředkovatel může provést kontrolu realizace Mikroprojektu na místě. Kontrola na místě spočívá v kontrole věcné a finanční části Mikroprojektu. Kontrola věcné části spočívá zejména v kontrole: -‐

dodání zboží, uskutečněné práce a poskytnutých služeb,

-‐

průběhu realizace Mikroprojektu s ohledem na časový plán a realizované výdaje,

-‐

zabezpečení publicity apod.

Kontrola finanční části zahrnuje zejména kontrolu: -‐

podkladů prokazujících dodání zboží, vykonání práce a dodání služeb,

-‐

správnost vedení účetnictví ve vztahu k Mikroprojektu,

-‐

zaúčtování dodaného zboží, práce a služeb v účetnictví příjemce,

-‐

zajištění archivace všech relevantních dokumentů týkajících se Mikroprojektu.

Na základě provedené kontroly na místě Zprostředkovatel vypracuje Zprávu o výsledku kontroly realizace Mikroprojektu. Zjistí-‐li Zprostředkovatel, že při čerpání prostředků příjemcem došlo k nesrovnalosti, bude o tom neprodleně informovat Národní kontaktní místo. Kontrolu na místě provádí Zprostředkovatel u vytipovaných Mikroprojektů po celou dobu platnosti Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu. Příjemce je povinen výkon takové kontroly umožnit, popř. vyhovět požadavku na poskytnutí nezbytné součinnosti při provádění těchto kontrol.

14.2 Externí audit Mikroprojektů Zprostředkovatel může provést audit u jakéhokoliv podpořeného Mikroprojektu v kterékoliv fázi jeho realizace, a to prostřednictvím externího/nezávislého auditního subjektu. Příjemce i partner Mikroprojektu je povinen k tomuto auditu poskytnout potřebnou součinnost, ke které ho Zprostředkovatel smluvně zaváže. Auditní subjekt bude realizovat finanční audity Mikroprojektů ve smyslu zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech a o změně zákona č. 165/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů a ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Příjemce bude o výsledku auditu informován do 30 kalendářních dnů od jeho uzavření. Náklady na realizaci auditu hradí Zprostředkovatel. Auditované období bude shodné s obdobím realizace Mikroprojektu.

49



14.3 Porušení smluvních podmínek, nesrovnalosti a jejich řešení Nesrovnalostí se rozumí jakékoliv jednání nebo opomenutí, které má za důsledek neoprávněné čerpání či užití prostředků Mikrograntu. Jedná se zejména o podvod, zpronevěru, uvedení záměrně klamavých či nepřesných údajů, porušení povinností vyplývajících ze Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu, porušení podmínek řádného využití Mikrograntu ve smyslu nehospodárnosti či netransparentnosti výdajů. Za nesrovnalost se také považuje: -

změna Mikroprojektu ovlivňující výstupy projektu provedená příjemcem bez jejich předchozí konzultace/schválení Zprostředkovatelem,

-

nedodržení podmínek zadávání veřejných zakázek uvedených v kap. 13,

-

a nepředložení Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu ve stanoveném termínu.

V případě, že se potvrdí podezření na nesrovnalost, Zprostředkovatel vyčíslí částku, k níž se nesrovnalost vztahuje a zašle příjemci žádost o vrácení neoprávněně použitých finančních prostředků.

14.4 Archivace dokumentů Příjemce se na základě Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu zavazuje uchovat veškeré dokumenty související s realizací Mikroprojektu v souladu s právními předpisy ČR (zejména v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě) minimálně však po dobu 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena Závěrečná zpráva o programu ze strany Kanceláře finančních mechanismů, a to na všeobecně akceptovatelných nosičích údajů. Příjemce se při archivaci řídí následujícími pravidly: -‐

Vždy vykonávat porovnání zálohovaných dat s originálem – verifikace;

-‐

Zajistit trvalost uložených dat s ohledem na použitá média v průběhu stanovené archivační doby;

-‐

Každé médium po archivaci označit datem, názvem a popisem jeho obsahu;

-‐

Dokumentace musí být vedena přehledně a zároveň musí být lehce dosažitelná.

Na základě legislativy ČR je nutné některé typy dokumentů uchovávat déle, než je stanoveno evropskou legislativou, např. mzdové listy až po dobu 30 let. Vzhledem k tomu, že jsou veškeré relevantní dokumenty důležitým průkazním materiálem, musí příjemce a jeho partneři při jejich ukládání postupovat velmi obezřetně a musí zajistit, aby při jakékoli případné kontrole mohly být tyto dokumenty použity jako důkazní prostředek. Při zániku příjemce nebo partnerů v období před uplynutím lhůty pro archivaci převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel, nebo ten, na něhož přechází

50



působnost zaniklého. Je-‐li právních nástupců více a nedojde-‐li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení (viz. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě). O této skutečnosti musí být informován Zprostředkovatel.

51



15. Seznam příloh Příloha č. 1 – Vzor Podrobného rozpočtu Mikroprojektu Příloha č. 2 – Vzor Žádosti o poskytnutí Mikrograntu (systém Grantys generuje automaticky z on-‐line vyplněných dat žádosti, samostatně ji žadatel nevyplňuje) Příloha č. 3 – Vzor Čestného prohlášení žadatele Příloha č. 4.1. – Vzor Prohlášení o partnerství Příloha č. 4.2. – Vzor Prohlášení o partnerství v anglickém jazyce Příloha č. 5 – formulář Potvrzení o přijetí žádosti (osobní převzetí) Příloha č. 6 – Zpráva o výsledku posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti Příloha č. 7 – Zpráva o posouzení kvality žádosti Příloha č. 8 – Zpráva o výsledku posouzení hodnocení přijatelnosti a kvality žádosti – souhrnná Příloha č. 9 – Vzor Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu Příloha č. 10.1 – Vzor Dohody o partnerství Příloha č. 10.2 – Vzor Dohody o partnerství v anglickém jazyce Příloha č. 11 – Vzor Čestného prohlášení příjemce (k DPH) Příloha č. 12 – Vzor Čestného prohlášení o de minimis Příloha č. 13 – Vzor Závěrečné zprávy o realizaci Mikroprojektu Příloha č. 14 – Vzor Žádosti partnera o refundaci způsobilých nákladů Příloha č. 15 – Vzor Žádosti příjemce o závěrečnou platbu Příloha č. 16.1. – Pravidla publicity FNNO Příloha č. 16.2. – Technické podmínky propagačních materiálů

52

Příručka pro žadatele a příjemce Mikrograntu z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni

Recommend Documents