Příloha Smlouvy č.1
—
Specifikace poptávaného plnění
“Dodávka komplexnĺho informačního systému“
Elektrotechnický zkušební ústav, s.p. Pod Lisem 129/2, 182 00 Praha Troja -
000 01 481 Bc. Dalibor Tatýrek, ředitel
Advokátní kancelář DÁŇA, PERGL & PARTNEŘI Mgr. Jan Dáňa, advokát +420 227 232 611 jan.dana~akdpp.cz
7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
Strana :J~
I
OBSAH I OBSAH
.2
2 EKONOMIKAA ÚČETNICTVÍ 2.1 Ekonomika a finance
4 4
2.1.1
Účetnictví
4
2.1.2
Finance
5
2.1.3
Majetek
5
2.1.4 Plánování a controlling 2.2
5
Logistika 2.2.1
6 Nákup a prodej
6
2.2.2 Sklady
6
2.2.3
6
Marketing a CRM
2.3
Servis a správa
6
2.4
Personalistika a mzdy
6
2.5
2.4.1
Personalistika
6
2.4.2
Mzdy
7
Organizace a řízení společnosti 2.5.1
7
Organizace, řízení
7
2.5.2 Vrcholové řízení ~.2.6
7
Ostatní požadavky na informační systém
7
3 SPRÁVA DOKUMENTŮ A WORKFLOW 3.1 Elektronický systém spisové služby 3.1.1 3.2
9 9
Konektor na datové schránky (ISDS)
9
Systém pro správu dokumentů 3.2.1
Úložiště dokumentů
3.2.2
Databáze
9 9 11
3.2.3 Vyhledávání dokumentů 33
System pro řizeni oběhu dokumentu (workflow) 3.3.1
3.4
11 11
Aplikace správy a oběhu dokumentů
12
Ostatní požadavky na informační systém 3.4.1
12
Obecné vlastnosti
12
342 Tlusty klient
12
3.4.3 Webový klient
12
3.4.4 Rozšíření pro Windows Explorer
12
3.4.5
Rozšíření pro Office aplikace
13
346
Rozšiřeni pro internetovy prohližeč
13
3 4 7 Elektronicky podpis
13
3.4.8
Read-Only přístup zdarma
13
3.4.9
Poznámky ke skenovaným dokumentům
13
PŘILOHA 7 SPECIFIKACE POPTAVANEHO PLNĚNI
~( {I ~ ! 2
Strana 2
3.4.10 Začernění části skenovaných dokumentů
13
3.4.11 Aplikační rozhraní a otevřenost pro externí aplikace
13
PŘĺLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
Strana 3
2
EKONOMIKA A ÚČETNICTVÍ
Následující tabulka představuje základní popis funkcionalit, jejichž dodání zadavatel poptává v rámci části Ekonomika a účetnictví výběrového řízení na dodávku komplexního informačního systému. Zadavatel požaduje uvedení základní informace o dostupnosti požadovaných funkcí, a současně uvedení detailního popisu řešení dané funkce v nabízeném informačním systému. Modul/Funk ce
Ekonomika a finance 2.1.1 Účetnictví _______________________
kritérium KO
Dostupnost
2.1
________________________
Podvojné účetnictví
ANO
ZÁKLAD
Oddělená správa dat a číselníků
ANO
ZÁKLAD
Samostatné číselníky pro jednotlivé roky
NASTAVENÍ
Možnost nastavit automatická účtování
ANO
ZÁKLAD
Párováni faktur s objednávkami, resp. smlouvami
ANO
ZÁKLAD
Nabídka účetních dokladů na základě údajů ve smlouvách
ANO
ZÁKLAD
Import kurzového lístku ČNB
ANO
ZÁKLAD
ANO
ZÁKLAD
ANO
ZÁKLAD
Možnost sledování dat v členění podle dimenzí (nejméně nákladové středisko dimenze)
+
3 další
Důsledná kontrola povinných údajů včetně dimenzí v celém systému Nástroj pro výpočet kurzových rozdílů v průběhu roku i k rozvahovému dni
NASTAVENÍ
Evidování a respektování data provedení účetní operace odděleně od data, k němuž byla provedena
ANO
Vydané faktury — import podkladů pro fakturaci z CRM části, možnost oprav faktur v rámci otevřeného daňového období Evidence „Dlužníků“ a „Neplatičů“ se zpětnou vazbou do CRM části požadavek na zálohu v plné výši
ZÁKLAD ANO
ZÁKLAD
Nástroj pro přiřazování záloh a daňových dokladů k platbě ke konečným fakturám
ANO
ZÁKLAD
Kompletní evidence DPH včetně napojení na Centrální registr plátců DPH, evidence potvrzených a nepotvrzených opravných DD, soupisů, souhrnných hlášení a daňových přiznání
ANO
Možnost nastavit měsíční závěrky s povinnou kontrolou úplnosti zaúčtovaných dokladů vjednotlivých úlohách, omezená práva pro znovuotevření
ANO
ZÁKLAD
Automatický výpočet roční účetní závěrky, možnost jejího opakování
ANO
ZÁKLAD
Výstupy ve tvaru hlavní knihy s filtrací podle času
ANO
ZÁKLAD
—
automatický
ZÁKLAD
Výstupy ve tvaru vnitropodnikové výsledovky a s filtrací podle času a podle všech používaných dimenzí
ZÁKLAD
Výstupy ve tvaru výpisu obratů za období s filtrací podle času, účtů a ostatních dimenzí
ANO
ZÁKLAD
Výstupy ve tvaru státních výkazů (rozvaha, výsledovka) přímo ze systému
ANO
ZÁKLAD
Nástroj pro zaokrouhlování a úpravu účetních a daňových výkazů (rozvaha, výsledovka, přiznání k DPH)
1
ZÁKLAD
ZÁKLAD
Popisuje, jak je zajištění funkce v nabízeném systému realizováno. Přípustné hodnoty jsou ZÁKLAD (funkce je součástí základní sady funkcionalit systému), NASTAVENÍ (funkci je možné zajistit specifickým nastavením systému nad rámec základní implementace), VÝVOJ (funkci je možné zajistit zakázkovým vývojem), N/A (funkci není možné zajistit) 13 0 U 9 4
PŘĺLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
Strana 4
ANO
ZÁKLAD
Nástroj pro zpracování cestovních příkazů včetně zahraničních
2.1.2
Finance
__________________
Banky (Bankovní účty, příkazy k úhradě)
—
více účtů u více bank
Elektronická komunikace s finančními institucemi bankovnictví
—
možnost spolupráce s více programy el.
Nabízení faktur k úhradě dle data splatnost, možnost výběru podle různých kriterií Saldokonto — automatické i ruční párování, možnost volby kriterií, možnost jednoduchého rozpárOvání, Zápočty pohledávek a závazků Účtování banky na základě předkontací — kurzové rozdíly, bankovní poplatky Nástroj pro zajištění shody saldokonta a účetnictví Výstupy obsahující rozdělení pohledávek a závazků z hlediska vztahu k datu splatnosti nastavitelné intervaly
—
Nástroj pro vymáhání pohledávek — hromadný tisk upomínek ANO
ZÁKLAD
Oddělené pokladny v různých měnách, výpočet kurzovných rozdílů, vyřešené zastupování v pokladně
2,1.3
Majetek
_____________________
Evidence majetku v členění dle účetních a daňových pravidel (dlouhodobý x krátkodobý, odpisovaný x neodpisovaný, hmotný x nehmotný, pozemky, drahé kovy) Evidence majetku dle jeho umístění Zařazení majetku dle integrovaného číselníku SPK Inventarizace majetku včetně podpory čárového kódu Minimální předepsané pohyby majetku: zařazení, zvýšení pořizovací ceny, technické zhodnocení, vyřazení — odděleně dle důvodů, částečné vyřazení, sloučení, rozdělení majetku Odpisování — účetní, daňové, možnost nastavení všech způsobů podle zákona včetně daňového odpisování nehmotného majetku Po technickém zhodnocení a kompozitního odepisování Výpočet odpisů — kontrola úplnosti pro karty odpisovaného majetku Účtování odpisů — pouze na základě nastavení na kartách bez možnosti ruční úpravy dokladu, možnost storna a opakování výpočtu Uzavření měsíce - kontrola úplnosti pohybů majetku a dokladů odeslaných do účetnictví, výpočet odpisů jako povinně poslední doklad, možnost znovuotevření za stejných podmínek Karta majetku — přehledná, zápisy pohybů, nastavení odpisů, zápisy technických údajů, historie odpisů, struktura ocenění, možnost zápisu údajů o opravách, periodických prohlídkách apod. Výpočet výhledu odpisů
2.1.4
Plánování a controlling
__________
__________
Tvorba finančního plánu ve struktuře vnitropodnikové výsledovky (analytické s následnou integrací, různé varianty plánu, tvorba plánu na základě minulé skutečnosti Nástroje pro rozpis finančního plánu do měsíců resp. dimenzí klíčů pro automatický rozpis
—
automaticky x ručně, volba
Controlling propojený s plánováním - porovnání rozdílem, podílem, vzájemné porovnání skutečnosti v obdobích, časové řady, výpočty ukazatelů finanční analýzy Výpočet předběžného plnění plánu objednávek
—
včetně údajů z nezaúčtovaných dokladů, smluv a
Nástroj pro rozvrhování režijních nákladů a tvorbu plánových a
kalkulací
Výpočet očekávaného cash flow — dle splatností z faktur a smluv
000095 PŘÍLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
Strana 5
KO kritérium
Modul/Funkce
2.2 Logistika 2.2.1 Nákup a prodej
____________
ANO
ZÁKLAD
ANO
ZÁKLAD
Nákupní smlouvy
ANO
ZÁKLAD
Přijaté objednávky
ANO
ZÁKLAD
Vydané objednávky
ANO
ZÁKLAD
Základní nákup a prodej
I
Prodejní smlouvy
2.2.2
Sklady
______________________
____________________
Marketing a CRM
______________
ZÁKLAD
ANO
Základní sklady
2.2.3
Dostupnost1
_____________________________________________________
Nabídky vydané
ZÁKLAD
Obchodní partneři
ANO
ZÁKLAD
Požadavky obchodních partnerů
2.3
ZÁKLAD
Řízení obchodního případu
ANO
ZÁKLAD
Export podkladů pro fakturaci
ANO
ZÁKLAD
Marketingové akce
ZÁKLAD
Výročí zákazníků
ZÁKLAD
Servisaspráva
~
Servis, opravy
ANO
ZÁKLAD
Pravidelná údržba
ANO
ZÁKLAD
smlouvy o přijímaném servisu
ZÁKLAD
Základní evidence prostor
ZÁKLAD
Projekty
ZÁKLAD
2.4 Personalistika a mzdy 2.4.1 Personalistika
_____________________
___________________________
Evidence personálních údajů na kartě zaměstnance, hlídání vyplnění povinných údajů
ANO
ZÁKLAD
Personální plánování — propojeni na organizační strukturu a popsaná pracovní místa
ANO
ZÁKLAD
Evidence požadavků na vzdělávání odborné i BOZP, lékařské prohlídky, hlídání platnosti osvědčení, certifikátů, prohlídek, pověření a dalších zadaných dokumentů, systém aktivně upozorňuje na končící platnost dokumentů
ANO ZÁKLAD
Možnost evidence dokumentů (připojení naskenovaných osvědčení a využití systému jako „kvalifikační složky zaměstnance“)
ZÁKLAD
Nástroj pro výběr osob na pracovní místa požadavky na doplnění kvalifikace
ZÁKLAD
—
systém při navržení zaměstnance vygeneruje
Kvalifikační předpoklady osob — propojení zaměstnanců a pracovních míst
ANO
ZÁKLAD
Při nástupech resp. odchodech zaměstnanců systém vygeneruje požadavky na pořízení resp. vrácení poskytnutého vybavení
ANO
ZÁKLAD
Výstupy pro HR controlling
ANO
ZÁKLAD
Možnost exportovat data do MS Excel, ale zároveň možnost tvorby přehledů, grafů a tabulek přímo v modulu
ZÁKLAD
Automatizovaná kontrola dat a termínů (automatické upozornění na nedostatky propadlé prohlídky, neplatné certifikáty, chybějící povinná zadání, atp.)
ZÁKLAD
—
např.
Přístupová práva k datům dle platné organizační struktury (možnost sledování vybraných informací o podřízených)
PŘÍLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
ANO
Strana 6
ZÁKLAD
r~
ModullFunkce
KO kritérium
_____________
2.4.2
Mzdy
___________________
____________________
Dostupnost1
___________________
ANO
ZÁKLAD
Export předpisu mezd do účetnictví
ANO
ZÁKLAD
Generování a export příkazů k úhradě
ANO
ZÁKLAD
Výstupy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovny
ANO
ZÁKLAD
Elektronická komunikace přes Portál veřejné správy a VREP
ANO
ZÁKLAD
Napojení na stávající docházkový systém s tvorbou mzdových složek
ANO
ZÁKLAD
Výpočet mezd, daní příjmů fyzických osob a odvodů na sociální a zdravotní pojištění
Možnost výplaty části mezd v pokladně v řádném termínu nebo formou záloh na mzdy
ZÁKLAD
Správa organizační struktury, resp. propojení na externí číselník
ZÁKLAD
Možnost sledování shodných dimenzí jako v účetnictví
ZÁKLAD
Výstupy s filtrací podle času, mzdových složek, zaměstnanců a podle všech používaných dimenzí
ANO
ZÁKLAD
Tvorba mzdových složek z výkazů činností
ZÁKLAD
Nástroj pro výpočet podkladů pro premie a zvláštní mimořádné odměny, export a zpětné nahrání Po úpravě
ZÁKLAD
Elektronické zasílání výplatních lístků
ZÁKLAD
2.5 Organizace a řízení společnosti 2.5.1 Organizace, řízení
____________________
____________________
Kniha odeslané a došlé pošty
ANO
ZÁKLAD
Pracovní porady a úkoly
ANO
ZÁKLAD
Organizační struktura (provázanost se mzdovým systémem)
ANO
ZÁKLAD
Popisy procesů
ZÁKLAD
Operativní řízení - úkolování
ANO
ZÁKLAD
Manažerské přehledy- výstupy ze všech částí systému
2.6
Ostatní požadavky na informační systém
__________________
Otevřenost systému, možnost integrace systému s dalšími produkty třetích stran
ANO
ZÁKLAD
Podpora českého legislativního prostředí — úprava systému v případě legislativních změn zdarma, resp. v rámci paušálu bez započtení servisních hodin
ANO
ZÁKLAD
Spolehlivost a bezpečnost informačního systému
ZÁKLAD
U všech modulů instalace aktualizací dodavatelem.
ANO
ZÁKLAD
Propracovaný systém přístupových práv.
ANO
ZÁKLAD
Integrovaný nástroj pro grafickou tvorbu tiskových sestav, podpora uživatelské tvorby formulářů — možnost přizpůsobených_vstupních formulářů (obrazovek).
ANO
ZÁKLAD
Reference informačního systému v oblasti elektro nebo zkušebnictví
ZÁKLAD
Minimálně 50 vlastních referencí realizovaných uchazečem.
ZÁKLAD
Preferovaná databáze systému: Microsoft SQL.
ZÁKLAD
Preferovaná vícevrstvá architektura klient-sérver.
ZÁKLAD
Webové rozhraní —přístup a zadávání dat přes internet prostřednictvím tenkého klienta.
ANO
ZÁKLAD
Možnost zpětného zásahu do již uzavřených dokladů a jejich změnu Při zachování bezpečndsti zpětných kroků.
ZÁKLAD
Možné úpravy IS zadavatelem.
ZÁKLAD
S ohledem na budoucí rozvoj společnosti integrovaný docházkový systém, který je nedílnou součástí informačního systému a jeho databáze.
ZÁKLAD
~A
7:SPEaFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
bO 7
Strana 7
Export dat i výstupnĺch sestav do různých formátů
(XIS,
doc, pdf)
ANO
ZÁKLAD
Možnost importu dat z MS Excel
ZÁKLAD
Možnost flexibilního využívání licencí a s tím spojenou adekvátní platbu za roční maintenance. Tyto změny by měly být možné i během kalendářního roku.
ZÁKLAD
Plná lokalizace všech částí informačního systému do češtiny, důsledné a přesné použĺvání českého ekonomického názvosloví, zejména pojmů obsažených v účetni a daňové legislativě
PŘĺLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
ZÁKLAD
Strana 8
L
3
SPRÁVA DOKUMENTŮ A WORKFLOW
Následující tabulka představuje základní popis funkcionalit, jejichž dodání zadavatel poptává v rámci části Správa dokumentů a workflow výběrového řízení na dodávku Komplexního informačního systému. Zadavatel požaduje uvedení základní informace o dostupnosti požadovaných funkcí, a současně uvedení detailního popisu řešení dané funkce v nabízeném informačním systému. Modul/Funkace
3.1
. kriterium
Dostupnost2
Elektronický systém spisové služby ANO
ZÁKLAD
ANO
ZÁKLAD
Vyřizování dokumentů a spisů
ANO
ZÁKLAD
Příprava skartačního řízení
ANO
ZÁKLAD
Příprava elektronického skartačního řízení
ANO
ZÁKLAD
Podpora konverzí dokumentů (sledování údajů dle ~24 vyhl. 259/2012 sb.)
ANO
ZÁKLAD
Shoda s požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby
ANO
ZÁKLAD
Příjem, označování a evidence dokumentů Tvorba a evidence spisů
3.1.1
Konektor na datové schránky (ISDS)
________________________
___________
Stahování zpráv z neomezeného počtu schránek systému ISDS
ANO
ZÁKLAD
Automatická archivace datových správ do DMS archivu
ANO
ZÁKLAD
Extrakce příloh datové zprávy a jejich uložení jako samostatných dokumentů v DMS archivu (se zachováním vazby na originální soubor datové zprávy)
ZÁKLAD
Odesílání dokumentů datovou zprávou z tlustého klienta
ZÁKLAD
Funkce Odpovědět na datovou zprávu (nastaví příjemce a původní předmět)
ZÁKLAD
Automatické spouštění workflow nad staženými zprávami
ANO
ZÁKLAD
Konfigurace intervalů stahování zpráv na jednotlivé dny v týdnu a časový interval v rámci dne
NASTAVENI
3.2 Systém pro správu dokumentů 3.2.1 Úložiště dokumentů
_____________
‚
Ukládání libovolného typu dokumentu (souboru)
ANO
ZÁKLAD
Ukládání dokumentů do souborového systému (ukládání dokumentů do databáze není přípustné)
ANO
ZÁKLAD
2
Možnost ukládání dokumentů až na čtyři místa zároveň (mirroring na úrovni DMS)
VVOJ
Možnost šifrování dokumentů (minimálně Twofish nebo AESI 28)
\JYVOJ
Konfigurovatelná hierarchie úložiště (kolik dokumentů ve složce, kolik složek a podsíožek apod.)
VY‘JOJ
Podpora pro snadnou migraci dokumentů mezi úložišti (přesun dokumentů z jednoho úložiště do druhého na aplikační úrovni DMS bez nutnosti ručního kopírovaní dokumentů v souborovém systému)
ZAKLAD
Podpora ukládání na jukeboxy s výměnnými médii
ZÁKLAD
‚
Popisuje, jak je zajištěni funkce v nabizenem systemu realizovano Připustne hodnoty jsou ZAKLAD (funkce je současti zakiadni sady funkcionalit systemu), NASTAVENI (funkci je možne zajistit specifickym nastavenim systemu nad ramec zakladni implementace), vvvoj (funkci je možne zajistit zakazkovym vyvojem), N/A (funkci neni možne zajistit) ~O ‘C It) 9 4~ 7SPECIRKACE
POPTAVANEHO PLNĚNI
Strana 9
‚
Neomezený počet konfigurovatelnÝch tříd dokumentů (košilek pro metadata), možnost upravovat stávající třídy a tvořit nové pomocí nástrojů DMS svépomocí Podpora automatické synchronizace více nezávislých instancí DMS — replikace dat mezi servery na aplikační úrovni DMS bez použití clusteru, doudu nebo nástrojů třetích stran, podpora přenosu přes FTP a SMB (souborově; možnost data přenést off-line na datovém nosiči v případě výpadku připojení)_________________
3.2.2
Skenování dokumentu
______________________
ZÁKLAD
__________
ZÁKLAD
ANO
Podpora skenování skenery s rozhraním T\NAIN Podpora skenování do formátu TIFF, JPEG a PDF
r
Podpora skenování v barevné hloubce I bit (černobíle), 8 bit (šedoškála), 24 bit (barva RGB) Podpora skenování v rozlišení 72 až 600 DPI ve všech barevných režimech Podpora komprese LZW a JPEG pro formát TIFF Podpora komprese CCITT G4 pro dokumenty TIFF s barevnou hloubkou I bit
Skenovací profily bez nutnosti konfigurovat parametry při každém skenování (zejména s ohledem na skenování z podavačelPlOchého lože, simplex/duplex, čblbarva, rozlišení DPI a vzá L_~nace); uživatel vybere profil a stiskem tlačítka rovnou skenuje dokumenty
r
Schopnost automaticky načítat soubory z ukládacích složek síťového skeneru přímo do klientské aplikace Podpora lokálního prohledávání skenovaných dokumentů pomocí OCR (OCR musí být součástí dodávky) Možnost spojovat skenované dokumenty do vícestránkových dokumentů TIFF, možnost rozdělit vícestránkové TIFF dokumenty na jednotlivé stránky Možnost spojovat skenované dokumenty do vícestránkových PDF, možnost rozdělit vícestránkové PDF dokumenty na jednotlivé stránky Možnost měnit rotaci skenovaných dokumentů TIFF Možnost měnit pořadí a rotaci stránek ve vícestránkových dokumentech TIFF Podpora rozpoznání čárového kódu a vytěžení jeho informace do formulářových polí metadat
3.2.3
Zařazování dokumentů do archivu
_________
_______
Přiřazení dokumentů do dokumentových tříd a vyplňování příslušných metadat do formulářových polí
)
ANO
Automatické zařazení do struktury archivu podle zadaných metadat Ruční zařazení do archivu pomocí procházení stromové struktury archivu Zařazení nové verze dokumentu ke stávajícímu dokumentu v archivu
-t
Automatické načítaní EXIF údajů z fotografií JPEG Automatické spouštění workflow podle šablony přiřazené k dané dokumentové třídě
3.2.4
Vyhledávání a zobrazování dokumentů
__________
______
Procházení stromovou strukturou archivu Vyhledávání podle metadat, fulltextu Obecné hledání zahrnující metadata i fulltext Zobrazení obsahu dokumentů TIF, JPEG, PDF, MS Office přímo v klientské aplikaci Prohlížení a listování ve vícestránkových dokumentech TIFF Kopírování označeného textu z dokumentů TIFF pomoci OCR
3.2.5
Úprava a práce s dokumenty
PŘÍLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
Strana 10
Konverze dokumentů do PDF nebo TIFF
3.2.6
Databáze Ukládání metadat dokumentů, konfigurace
ANO
ZÁKLAD
Data v databázi nesmějí být chráněna proprietárním šifrováním dodavatele
ANO
ZÁKLAD
Struktury dat v databázi musí být dostupné a otevřené administrátorovi databáze a dostupné pro selecty pro čtení (zejména metadata dokumentů) .
ZÁKLAD
V databázi nesmí být nikde uloženo konkrétní URI k dokumentu „/opt/dmsstore/document.pdf, „C:\dmsstore\document.pdf apod.)
ZÁKLAD
v úložišti
(např.:
3.2.7 Vyhledávání dokumentů Fulltextové hledání a indexování s podporou těchto formátů: .
ANO
Skenované dokumenty: tiff (tif), jpeg (jpg), png, bmp, pdf Ostaní formáty: pps, dot, emi, xis, html (htm), wmf, vcf, pdf, xlsx, doc, xla, docx, html, xml, mmf, mht, msg, pptx, ppt, vsd, rif
~
msg — extrakce a indexace dokumentů - příloh e-mailu formátů výše uvedených
.
zip — extrakce a indexace dokumentů (kromě zašifrovaného zip) formátů výše uvedených
.
OCR pro indexaci skenovaných dokumentů musí být Sou částí dodávky
ZÁKLAD
Vyhledávání dokumentů podle metadat
ANO
ZÁKLAD
ANO
ZÁKLAD
3.3 Systém pro řízenĺ oběhu dokumentů (workflow) 3.3.1 Oběh dokumentů na základě definovaných šablon: Úkoly pro uživatele nebo roli, informace o úkolu e-mailem Možnost definovat obrazovky vyřízení úkolu jako interaktivní formuláře s napojením na metadata dokumentu a externí datové zdroje (databáze JDBC/ODBC, webové služby)
N/A
Óbrazovky vyřízení úkolu musí vypadat a fungovat stejně v tlustém i webovém klientovi
ZÁKLAD
Možnost customizovat workflow pomocí Java Scriptu
N/A
Editor šablon pro oběh dokumentů, umožňující upravovat stávající a definovat nové šablony svépomocí
3.3.2
Oběh dokumentů na základě ad-hoc potřeby (bez předem definované šablony) Možnost jednoduše nastavit ad-hoc oběh dokumentu výběrem ze seznamu uživatelů
3.3.3
I
ANO
ZÁKLAD
ANO
ZÁKLAD
Další požadavky Podpora ověřování uživatelů v LDAP a Active Directory
ZÁKLAD
Podpora Single Sing On v prostředí domény Active Directory
ZÁKLAD
Podpora autentifikace pomocí NTLM a Kerberos
VÝVOJ
Možnost autonomního ověřování uživatelů při výpadku synchronizovaný aparát uživatelských účtů v DMS systému)
externího
LDAPIAD
(vlastní
ANO
ZÁKLAD
Oprávnění ke složkám a dokumentů archivu na úrovni uživatelských účtů a rolí (skupin)
ANO
ZÁKLAD
Zabezpečení jednotlivých formulářových polí metadat dokumentových tříd pomocí oprávnění uživatelů a skupin (rolí)
ANO
ZÁKLAD
Možnost zablokování zobrazení obsahu dokumentu při zachování vysokých práv v systémů pro daného uživatele nebo roli (skupinu)
ZÁKLAD
Možnost potlačení zobrazení uživatelského účtu v seznamech uživatelů (např. při výběru účtů pro zabezpečení dokumentu apod.)
VÝVOJ
Možnost potlačení přihlášení účtu do klientských aplikací
ZÁKLAD
Možnost zablokováni účtu bez jeho smazání
ANO
ZÁKLAD
Sledování verzí dokumentů
ANO
ZÁKLAD
PŘÍLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
OOi)1O1
Strana 11
.
Vyčlenění dokumentu pro editaci uzamkne dokument pro příslušného uživatele (ostatní jej mohou jen číst)
.
Při začlenění dokumentu se uloží nová verze nepřípustné
—
nový soubor. Přepisování dokumentů je
Sledování verzí metadat dokumentu ve formuláři dokumentové třídy
ANO
Kompletní audit činnosti uživatelů a přístupu k datům
ANO
•
Audit i běžných přístupů k dokumentů a složkách archivu (čtení, kliknutí na záznam)
.
Konfigurovatelná podrobnost auditu administrátorem
.
Filtrování protokolu podle data, objektu archivu a uživatele
ZÁKLAD
‘ ZAKLAD
Všechny klientské aplikace musí být lokalizovány do českého jazyka
ZÁKLAD
Všechny nástroje pro správu systému musí být lokalizovány do českého nebo anglického jazyka
ZÁKLAD
3.3.4
~ ľ
Aplikace správy a oběhu dokumentů
_______________
Evidence vnitřních norem
ANO
ZÁKLAD
Evidence norem pro zkušebnictví
ANO
ZÁKLAD
Knihovna
ANO
ZÁKLAD
Proces „Zakázka‘ (viz popis v Příloze 4 ZD)
ANO
ZÁKLAD
3.4
Ostatní požadavky na informační systém
3.4.1
Obecné vlastnosti
____________________
I
Preferovaná platforma serveru: Microsoft Windows Server
‘
_____
_______
ZÁKLAD
Preferovaná databáze systému: Microsoft SQL.
ZÁKLAD
Architektura Client-Server-Databáze
ZÁKLAD
Komunikace mezi klientem a serverem protokolem http (snadná konfigurace a průchodnost přes firewally a proxy servery)
ZÁKLAD
Možnost šifrování komunikace mezi klientem a serverem pomocí SSLiTLS
ZÁKLAD
Podporované platformy (tlustý klient): Windows, Linux, Mac OSX
N/A
Podporované prohlížeče (tenký klient): Internet Explorer, Firefox, Chrome (nezávislé na platformě, pouze Java Script/AJAX; Java applety nebo ActiveX pouze za účelem prohlížení specifických formátů dokumentů — základní funkcionalita tenkého klienta nesmí být závislá na pluginech, Java appletech nebo ActiveX)
3.4.2
Tlustý klient
____________________
ZÁKLAD
__________________
VÝVOJ/POUZE
3.4.3
Plnohodnotná klientská aplikace pro operační systémy Windows XP a novější, Mac OSX
Win XP+
Preferován jednotný design na všech platformách —Java aplikace, aplikace pro MS Windows
ZÁKLAD
Možnost použít pro daného uživatele buď aplikaci pro Windows a nebo Java aplikaci dle potřeby
ZÁKLAD
Webový klient
__________________
_______
Založení nové dokumentu
ZÁKLAD
Hledání podle metadat a fulltextu
ZÁKLAD
Úprava dokumentu pomocí vyčlenění a začlenění
ZÁKLAD
Podpora zpracování úkolů workflow
ZÁKLAD
Podpora zobrazení na malých displejích mobilních zařízení s dotykovým ovládáním (Smartphone; V~VOJ větší ovládací prvky pro ovládání prstem) __________________________
3.4.4
Rozšíření pro Windows Explorer
__________________
vÝvoJ
Možnost přistupovat k dokumentům archivu a jejich metadatům přímo z Průzkumníka Windows bez
L~
tlusté klientské plikace
PŘÍLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
___________
Strana 12
KO . . . kriterium
ModuliFunkace
______________
3.4.5
Rozšířenĺ pro Office aplikace
__________________________
2
Dostupnost ____________
Rozšíření pro aplikace Microsoft Office 2007/2010 a OpenOffice/LibreOffice umožňující uložení dokumentu do archivu a hledáni dokumentu v archivu nástroji přímo v prostředí kancelářských aplikací
vÝVoJ ZÁKLAD
Podpora pro Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint
ZÁKLAD
Podpora OpenOfflce/LibreOfflce
3.4.6
L
Rozšĺření pro internetový prohlĺžeč
__________________
Uložení odkazu na stránku a nebo stránku jako dokument do archivu přímo z prohlížeče Podpora pro Internet Explorer a Mozilla Firefox
~
3.4.7
Elektronický podpis
__________________________
_______________________
Podpora v tlustém klientovi
ZÁKLAD
Externí podpis (PKCS #7) pro všechny typy dokumentů
ZÁKLAD
Interní podpis do PDF
ZÁKLAD
Časové razítko (i bez přístupu uživatelských stanic na Internet razítek)
3.4.8
VÝVOJ ZÁKLAD
—
Proxy pro autoritu časových
ZÁKLAD
Hromadné operace el. značkou pomocí robota
ZÁKLAD
Podpora Microsoft Crypto API v OS Windows
ZÁKLAD
Podpora čipových karet a tokenů s privátními klíči uživatelů
ZÁKLAD
Read-Only přístup zdarma
_________________________
_______________
Přístup pouze pro čtení, kdy uživatel nepořizuje žádná nová data ani žádná stávající nemění, se nezpoplatňuje. Zadavatel má možnost instalovat klientskou aplikaci na všechny počítače v síti a zpoplatňují se pouze pojmenovaní uživatelé, kteří provádějí změny dat
3.4.9
ZÁKLAD
Poznámky ke skenovaným dokumentům Možnost opatřovat skenované dokumenty poznámkami přímo na dokument (virtuální vrstva nad dokumentem)
VÝVOJ VÝVOJ
Zvýraznění textu kontrastní barvou
VÝVOJ
Textová poznámka
3.4.10 Začerněnĺ části skenovaných dokumentů ‚
Zneviditelnění části skenovaného dokumentu překrytím dané oblasti
VÝVOJ
Uživatelé bez příslušných práv mohou prohlížet jen upravenou verzi dokumentu se začerněnou oblasti
VÝVOJ
3.4.11 Aplikační rozhraní a otevřenost pro externí aplikace
_____________________
Ovládání DM8 archivu a dostupnost kompletní aplikační logiky přes rozhraní webových služeb hledání a načítaní dokumentů, uložení dokumentů do archivu, ovládání workflow atd. Možnost napojit přes rozhraní vlastní klientskou aplikaci
-
ANO
ZÁKLAD
ANO
ZÁKLAD
SDK pro prostředí Java a .Net
N/A
Kompletní_dokumentace funkci rozhraní
ZÁKLAD
____
Extrakce dat a klasifikace dokumentů - faktur Automatické zpracování faktur včetně validace, klasifikace a extrakce dat
NASTAVENI VÝVOJ
~ Automatické zařazení do DMS archivu a vyplnění vytěžených údajů do polí formuláře metadat
NASTAVENI/ VÝVOJ
Předání vytěžených údajů do informačního systému účetnictví
VÝVOJ
PŘÍLOHA 7: SPECIFIKACE POPTÁVANÉHO PLNĚNÍ
Strana 13
“Dodávka komplexního informačního systému“
~dWfťrmaJ~
..
Elektrotechnicky zkusebni ustav, s.p.
.
~W~to. ~kai. Pod Lisem 129/2, 182 00 Praha Troja .
-
00001481 ao~ravě e a e e Ci da ‘e : •~_~bao _______
a ..‘
________
.
‘
.
‚
‘sti: 0.
Bc. Dalibor Tatýrek, ředitel
.
Advokátní kancelář DANA, PERGL & PARTNERI Mgr. Jan Dáňa, advokát ±420227232611
[email protected]
1
(~i(~1t~4
I
OBSAH 1 OBSAH
.2
2 Přehled databází OMKIS 2.1 Databáze pro podporu hlavního firemního procesu
3 3
2.2
Podpůrné databáze
4
3 l—llavnífunkcedatabázeZakázky
6
4 Důležité pohledy v db Zakázky
7
5 Další vybrané databáze IS EZU 5.1 Databáze Spisová služba
8 8
5.2
Program VHPSQL
8
6 Stručný přehled obsahu příloh
9
2
t~6O1o5
2 2.1
Přehled databází OMKIS Databáze pro podporu hlavního firemního procesu
Databáze Zakázky evidence obchodních případů, zakázek, kooperací, externích kooperací, protokolů zkušebny a nositelů, odvedených výkonů na kooperace a zakázky, cestovních nákladů, záznam o vydaných certifikátech. Propojení s databázemi: vzorky—pro párování vzorků se zakázkou. certifikáty předávání návrhů na vydání listiny, zpětné zapsání vydaných certifikátů do zakázky. zákazníci založení nového obchodního případu pro vybranou firmu v zakázkách, kontrola změn v adresáři před fakturací, informace o neplatičích (pro vyžádání zálohy). program NF— přebírání info o zaplacených zálohách, předávání položek faktur z odvedených výkonů, externích kooperací, cestovních nákladů. Databáze Vzorky evidence přijatých vzorků pro zkoušky. Propojení s databází: zakázky— párování vzorků. Databáze Certifikaty evidence vydaných listin (certifikátů. licencí, prohlášení apod) Propojení s databází: zakázky přebírání návrhů na vydání listiny, zpětné zapsání vydaných certifikátů. Z databáze Certifikáty jsou vytvořeny off line exporty pro katalogy WEBu EZÚ a dalších databází třetích stran. Databáze Conman celopodnikový adresář odběratelů a dodavatelů, data jsou replikována do účetního systému Propojení s databázemi: zakázky založení nového obchodního případu pro vybranou firmu, kontrola změn v adresáři před fakturací, informace o neplatičích (pro vyžádání zálohy). ekonomický systém NF přebírání informací o neplatičích, předávání aktuálních dat zákazníků před fakturací. Databáze Modely VHP evidence registrovaných modelů VHP včetně evidence certifikátů VHP Propojení s databázemi: zakázky jen ručně zapisovaným číslem příslušné zakázky pro registraci. programem VHPSQL (osvědčování výherních automatů) přes export číselníku modelů do SQL tabulky. Databáze Elektronický archiv elektronická archivace vybraných složek zakázky. Obsahuje zejména objednávku, reakci (smlouvu s OCR převodem pro vyhledávání), zálohové faktury, výstupní listiny certifikáty, protokoly zkušebny a další listiny dle číselníku prefixů. Propojení s databází: zakázky rychlý přechod z obchodního případu na přehled evidovaných archivních dokumentů a zjištění následného přidělení čísla zakázky k přijaté objednávce. —
—
—
—
—
—
—
-
—
—
-
—
-
—
3
Dokumenty se skenují na třech pracovištích programem Kofax ASCENT Capture s modulem VRS. Naskenované dokumenty jsou převáděny do pdf web kvality a importovány do databáze. Přes vazební číslo OP a číselník prefixů čárových kódů jsou pak programem doplněny o metadata z OMKIS- Zakázky. Databáze Příloha AO řeší seznamy akreditovaných zkoušek zkušební laboratoře. Ke každé zkoušce jsou přiřazeny normy. Databáze umožňuje vedoucím laboratoří zkoušky editovat, přidávat, nebo ruš~ dle platnosti norem a odbornosti techniků. Databáze je off line napojena na registr CSN norem(aktualizaCe platnosti a vydaných norem je lx měsíčně). Databáze poskytuje export přílohy k akreditaci zkušební laboratoře ve finální podobě (word šablona). Databáze Audity je určena k evidenci a plánování cest auditorů pro systému řízení. Propojení na databáze: -
-
Off line s evidencí certifikátů firmy CQS.
On line s certifikáty EZÚ. Programově s databází Zakázky (stavy zakázek). Conman (aktualizace firem a kontaktů). Elektronický archiv (vydané certifikáty a další dokumenty dle čísla OP). Poskytuje exporty pro zdroje dat k hromadné korespondenci (word šablony dokumentů) a plánovací excel tabulku pro interní i externí auditory. Databáze Inspekce je určena pro podporu práce vedoucího certifikačního oddělení evidence a přidělování požadavku na inspekční cesty inspektorů. -
2.2
—
Podpůrné databáze
Databáze Čĺselnĺky hlavní číselníky jsou číselníky činností, sortimentu, nositelů, řešitelů, typu vydaných listin, typu reakcí, kurzovní lístek, prefixů čárových kódů pro skenování dokumentů. Databáze Kombinace norem číselník norem pro použití v reakcích. Databáze SledovanéFakturv kopie faktur neplatičů z NF, které jsou neuhrazené nebo pozdě uhrazené. Propojení na databáze: conman rychlý přechod z karty zákazníka na jeho sledované faktury. právní listiny aktualizace vymáhaných pohledávek, generace právních případů Z neuhrazených sledovaných faktur. Databáze Fakturované výkony kopie položek faktur Z NF pro statistiku Propojení s databází systém NF— při zaúčtování faktury se zapíší odpovídající položky do prevodní SQL tabulky, přes kterou se aktualizují data v noční dávce. Databáze Právní listiny evidence právních případů pro vymáhání pohledávek právníkem ústavu. —
—
—
—
—
-
-
—
4
OO~1U7
Propojení s databází Sledované faktury aktualizace vymáhaných pohledávek, generace právních případů z neuhrazených sledovaných faktur. -
-
5
0001t38
3
Hlavní funkce databáze Zakázky
1. Založení dokumentů (obchodní případ, zakázka, kooperace, protokol nositele, protokol zkušebny, odvedený výkon, externí kooperace, náklady). 2. Předávání vybraných dat následně vytvořeným dokumentům Jedná se o data zákazníka, vzorku, výrobce a seznam norem. Data se postupně kopírují ze zakázky do kooperace, protokolů zkušebny, protokolu nositele a do vydávaných certifikátů. .
3. Workflow podkladů pro jednoduchou reakci zakládá nositel, předává k odsouhlasení řešiteli, Po vrácení předává na hromadný tisk do ZO. Dle automatizované informace o neplatiči rozhoduje nositel v reakci o záloze. Workflow pro složité smlouvy a více kooperací u zakázky je v papírové formě. Při předání reakce (U všech typů) do ZO se provádí kontrola stavů příslušných zakázek. —
4. Hromadný tisk jednoduchých reakcí v ZO včetně požadovaných záloh, včetně adresy příjemce ( pokud není adresa shodná s objednavatelem na samostatném listě. Smlouva musí být napsaná na objednatele) a následná změna stavu na odeslané smlouvy, nebo u jednoduchých reakcí na potvrzené bez zaplacené zálohy, nebo potvrzené reakce. —
5. Automatické přebírání informací o zaplacených zálohách do zakázky (v noci dávka čte data z programu NF) a následuje změna stavu reakce na „Potvrzené“ —
6. Workflow zakázky a ostatních dokumentů
—
stavy a přístupová práva.
7. Kontrola zapsaných údajů při předávání kooperace na zkušebnu (spárování vzorku, vyplnění činnosti, sortimentu, země výrobce, správnost stavu zakázky). 8. Kontrola nepřevýšení nasmlouvané ceny v reakci při odvodech. 9. Automatický přepočet ceny v cizí měně na Kč dle aktuálního měsíčního kurzu při odvodu. 10. Spárování(přiřazení) vzorku/ů k zakázce výběrem vzorků v databázi „Vzorky“ se v obou databázích provede zápis o přiřazení a provede se změna stavu vzorku/ů. 11. Fakturace opakované převzetí dat z adresáře Conman (aktualizace adres), automatický součet položek pro fakturaci, předání položek pro fakturaci do převodních souborů programu NF. —
—
12. Tisk protokolů (pro nositele a zkušebnu) vytvoření zdroje dat pro hromadnou korespondenci, navazují pak word šablony dle potřeby (šablon je více). —
—
13. Založení certifikátu zápis potřebných dat z vybraného protokolu do nového dokumentu v databázi certifikátů. 14. Vypůjčování a vracení složek zakázky ze spisovny (evidence výpůjček). 15. Sledování termínů mezi jednotlivými stavy zakázky dle nastavených pravidel. —
6
04)0109
4
Důležité pohledy v db Zakázky
Přehled všech dokumentů
tříděno dle čísla zakázky a dle zákazníků
—
Přehled všech zakázek dle zákazníků
—
aktivní a všechny
Přehled nových obchodních případů (neukončených) dle nositelů a stavu zakázky -
Pro zakázkové oddělení: Přehled pro export reakcí
pro hromadné tisky přes hromadnou korespondenci
—
Přehled všech zakázek dle stavu Zakázky k fakturaci a ukončené zde ZO fakturuje -
Zásoba k fakturaci
—
statistika objemy dle stavů
Externí koopérace
—
evidence a pro ruční přidělování čísel
-
Externí kooperace dle subdodavatelů Reakce dle odeslání Zelené koule
—
—
statistika, sledování kontinuity práce a počtu reakcí za období
aktivní zakázky nepředané k fakturaci, kde je splacená záloha
Pro nositele: Zakázky dle stavu- co má nositel k práci Zakázky dle řešitele a stavu Zakázky dle termínů Kooperace
—
—
—
dle řešitele a stavu (práce dle řešitele)
dle termínů v jednotlivých stavech
jaké aktivní kooperace nositel zadal na zkušebnu
Pro řešitele: Zakázky v práci
—
práce řešitele (připomínky k reakci, nebo zásobník práce)
Kooperace dle stavu
—
aktivní kooperace (zadaná práce od nositelů)
—
aktivní kooperace (zadaná práce od řešitelů>
Pro zpracovatele: Kooperace dle stavu Odvedené výkony
—
co zpracovatel odvedl bez cen
Odvedené výkony auditorů auditorů) Pro certifikační oddělení: Zakázky- předáno pro CO Zakázky- Dle čísla šanonu
-
—
—
Zakázky- Vypůjčky spisovna
dle měsíců, nebo celoroční (výběr dle činností a OKEČ
na nich se budou vydávat certifikáty pro záznam vypůjčení složek ze spisovny —
přehled kdo co má vypůjčeno
Zakázky- Ukončené bez šanonu co se má uložit do spisovny Protokoly- nad nimi se generují kistiny (data se přenáší do databáze Certifikátů —
Certifikáty- nezpracované ZK- pro hromadné předání stavu zakázky do fakturace Pro managery a vedení podniku(výběr nejdůležitějších) 7
Statistika Odvedené výkony vše- dle data odvodu a pracovníků pro podporu motivačního systému Odvedeno dle nositelů
—
Odvedené dle středisek Odvod dle činností Fakturace nositelů
—
Zásoba práce odvedených
—
odvody dle data odvodu a dle nositelů —
odvody dle data odvodu a dle nákladových středisek
odvody dle data odvodu a dle činností
hodnocení fakturace dle data fakturace, nebo data zdanění a dle —
seskupené objemy návrhu cen reakcí podle stavu zakázek včetně již
částek a podle nositelů Zásoba řešitelé
5
—
dtto jako zásoba práce, ale seskupeno dle řešitelů
Další vybrané databáze IS EZU
Web portál ZIP (zákaznický informační portál pro VIP zákazníkV~ Portál je vytvořen pro přehlednou komunikaci s vybranými zákazníky. Obsahuje přehled zakázek zákazníka s aktuálním stavem zakázek. Zákazník může přes portál objednávat zakázky, předávat podklady, a zpětně je mu poskytována kopie vydaných listin a protokolů. Dále umožňuje zákazníkovi obousměrně komunikovat s manažerem produktu určité zakázky. Portál je programově propojen s databázemi: Zakázky a Elektronický archiv.
5.1
Databáze Spisová služba
Databáze řeší obousměrný přenos digitálních dokumentů z/do datových schránek a příjem a odesílání dokumentů přes podatelnu EZU. Workflow diagram přijatých a odeslaných zásilek je v příloze. Spisová služba je napojena na elektronický archiv pro záznam odkazu na příslušný naskenovaný dokument. Dále je propojena S mail databázemi řešitelů a schvalovatelů z mailu lze do databáze zapsat odchozí i příchozí mail včetně příloh. Spisová služba pak generuje notifikační maily o přidělení zásilky a změnách jejich stavu. Pro příjem digitálních dokumentů mimo datové schránky je vytvořena neveřejná emailová adresa E-Podatelna. —
5.2
Program VHPSQL
Je určen k vydávání osvědčení, výpisů a registračních známek pro všechny evidované stroje VHP a Technická zařízení 5 platnými certifikovanými modely. Obsahuje funkce na generace výrobních čísel a zjišťování jejich duplicit, realizace homologačních a registračních známek, prodloužení osvědčení. Zajišťuje vydávání a tisky osvědčení, výpisů a seznamu SW. Součástí systému je statistika. Systém je propojen na databáze Zakázky a Modely VHP. 8 ‘J
I 1
.
Program dále řeší požadavek ministerstva financí (MF) na poskytování evidencí platných výpisů (katalogy na WEB EZU a předávání dat MF).
6 Stručný přehled obsahu příloh: 1. Přehled subsystémů IS EZÚ se základními datovými toky (vysvětlující vzájemné vazby). Systém se skládá z části ekonomické (program Navision a Target2000) a části produkční (databáze OMKIS). Oba systémy jsou propojené pomocí definovaného interface. Vedle těchto subsystémů jsou v IS ještě další síťové, nebo jednoúčelové programy. 2. Přehledový diagram zakázkové činnosti pro vysvětlení vazeb mezi objekty IS Smysl diagramu je vysvětlit vazby mezi vyskytujícími se objekty (používanými termíny) zakázkové činnosti. Ctení diagramu název objektu + název propojení ve směru šipky + název druhého objektu. Kolečko u objektu naznačuje vícenásobný výskyt objektu oproti připojenému druhému objektu. (vazba n:1) —
—
3. Workflow zakázkové činnosti Jedná se o grafický přepis popisu zakázkové činnosti tak, jak ji podporuje IS.
L
9
(3 0•0
1~
