Příloha č.1 – Popis koncepce ERP systému pro zajištění globálních plateb II
Zadavatel:
Westcom, s.r.o., U Vodárny 2, 616 00, Brno
OBSAH 1
ZADAVATEL .............................................................................................................................................. 3 1.1
2
POPIS ŘEŠENÉ PROBLEMATIKY ........................................................................................................ 4 2.1
3
ZÁKLADNÍ ÚDAJE .................................................................................................................................. 3
CÍLE INFORMAČNÍHO SYSTÉMU ............................................................................................................. 4
POPIS KONCEPCE BUDOUCÍHO STAVU INFORMAČNÍHO SYSTÉMU ..................................... 5 3.1
MEZINÁRODNÍ AKCEPTACE PLATEB (GLOBÁLNÍ PLATEBNÍ BRÁNA) ...................................................... 5
3.2
MEZINÁRODNÍ FAKTURACE (BILLING) .................................................................................................. 7
3.3
CONTROLLING A ZAÚČTOVÁNÍ VÝNOSŮ................................................................................................ 9
3.4
ÚČETNICTVÍ A FIREMNÍ AGENDA......................................................................................................... 10
3.5
BUSINESS INTELIGENCE ...................................................................................................................... 10
3.6
CRM A HELPDESK .............................................................................................................................. 10
3.7
ÚČETNÍ A PROVOZNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM CENTRA ........................................................................... 11
3.8
ROZBOR ZPŮSOBU POUŽITÍ SLUŽEB CENTRA ZÁKAZNÍKY ................................................................... 11
3.9
ADMINISTRACE ................................................................................................................................... 13
3.10
POČET JAZYKŮ, VE KTERÝCH BUDE SLUŽBA NABÍZENA ...................................................................... 14
3.11
PODPOROVANÉ PLATEBNÍ BRÁNY ....................................................................................................... 15
3.12
PODPOROVANÉ BANKY ....................................................................................................................... 15
3.13
HARDWARE ........................................................................................................................................ 16
3.14
DALŠÍ TECHNICKÉ POŽADAVKY A INFORMACE.................................................................................... 16
3.15
DOBA REALIZACE DODÁVKY IS .......................................................................................................... 17
3.16
ORIENTAČNÍ POČTY ZAMĚSTNANCŮ VYUŽÍVAJÍCÍCH IS ...................................................................... 17
1 Zadavatel 1.1 Základní údaje Obchodní jméno:
Westcom, s.r.o.
Právní forma:
společnost s ručením omezeným
Sídlo:
U Vodárny 2, 616 00, Brno
IČ:
25536851
Zapsaná v OR vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 31249 Statutární orgán:
jednatel Ing. Vít Vrba, den vzniku funkce: 20.8.1998
Základní kapitál:
5 000 000,- Kč
Počet zaměstnanců: 50
2 Popis řešené problematiky 2.1 Cíle informačního systému Záměrem tohoto výběrového řízení je pořízení informačního systému pro Centrum mezinárodního zúčtování plateb, jehož služeb využijí firmy prodávající své služby a produkty online přes Internet. Centrum těmto firmám zjednoduší mezinárodní prodej tím, že prodávajícímu komplexně zajistí zpracování plateb za prodané produkty a také celou řadu dalších nezbytných souvisejících činností jako je např. vystavování výzev k úhradě nebo fakturace v souladu s platnou legislativou dle země kupujícího. Jednou z nabízených služeb bude i komplexní vedení účetnictví. S rozvojem Internetu v posledním desetiletí začalo velké množství firem využívat tuto celosvětovou počítačovou síť ke globálnímu poskytování svých produktů a služeb. Mezi nejčastější typy elektronických produktů a služeb v současné době patří:
Programy a aplikace (antiviry, image editory, hudební editory, plug-iny se zvukovými efekty atp.),
Placený obsah (články tiskových agentur, fotografie, zvukové klipy apod.),
On-line služby (přístup k e-mailu, webhosting, aplikace pro tvorbu www stránek, projektový management, analytika přístupů a návštěvnosti, online storage, registrace domén, apod.),
Zábava (hudba, video, online a offline počítačové hry, digitální knihy a časopisy apod.),
Virtuální zboží (je možno zakoupit a poslat digitální květiny, přání, dárky, apod.),
Záměrem tohoto výběrového řízení je získání informačního systému Centra, jehož služeb využijí firmy orientované do výše uvedených segmentů. V rámci výběrového řízení je poptáván ERP systém, který komplexně pokryje agendu a procesy tohoto Centra. Tento dokument obsahuje základní informace pro dodavatele IS, popisuje obecně obchodní model Centra, vazby na okolí atp. Podrobná specifikace jednotlivých funkcionalit Centra je popsána v příloze č. 3.
3 Popis koncepce budoucího stavu informačního systému Koncepce budoucího informačního systému vychází z charakteru služeb, které budou nabízeny zákazníkům Centra. Těmito zákazníky jsou B2C nebo B2B online prodejci elektronického zboží nebo služeb z celého světa. Centrum bude poskytovat své služby zejména středně velkým internetovým prodejcům. Bude se jednat o následující služby:
Mezinárodní akceptace plateb,
Mezinárodní fakturace (Billing)
Kontroling a zaúčtování výnosů,
Komplexní vedení účetnictví.
Realizace systémové podpory všech těchto funkčních celků je předmětem dodávky ERP systému. Kromě výše uvedených funkcí a služeb bude ERP systém podporovat administrativní chod Centra v oblastech:
Finanční účetnictví,
Evidence majetku a jmění společnosti,
Tvorba podkladů pro mzdy a jejich zpracování,
Manažerské vyhodnocování a business inteligence,
Daňová přiznání a další formuláře,
Další podpůrné moduly běžné firemní agendy.
3.1 Mezinárodní akceptace plateb (Globální platební brána) Tato služba umožní zákazníkům Centra kontrolovaně přijímat úhrady za prodej elektronických služeb z více než 180 zemí po celém světě. Důraz bude kladen zejména na zpřístupnění nejrozšířenějších platebních bran v těchto zemích, včetně lokálních populárních platebních systémů. Uživatel této služby (např. mezinárodní e-shop) tak bude schopen díky outsourcingu této technologie nabídnout svým klientům všechny požadované
platební
metody odpovídající lokalitě kupujícího. Tuto službu využijí internetoví prodejci konkrétně při platbách uživatelů, kteří nakupují na jejich internetových stránkách a eshopech online produkty nebo elektronické služby, a také při vytváření objednávky a generování výzvy k úhradě. V této fázi je kupující vyzván
k vyplnění fakturačních údajů a volí typ platby (kreditní karta, bankovní převod, PayPal apod.). Celou tuto část platebního cyklu převezme Centrum a zajistí zobrazení relevantní platební metody na základě lokality zákazníka. Tj. např. zákazníkovi z Brazílie zobrazí možnost platby kreditní kartou, systémem PagSeguro a Dinneromail (nejrozšířenější metody plateb v Brazílii), zatímco zákazníkovi z České republiky nabídne možnost platby bankovním převodem, systémem Paypal, PaySec či platební kartou. Následně Centrum technologicky a administrativně zajistí realizaci finanční transakce, kdy zákazníkovi bude z jeho účtu stržena příslušná částka a připsána na účet prodejce. Centrum však nebude akceptovat či jinak fyzicky provádět samotné platby. Centrum nebude bankou a nebude poskytovat bankovní služby. Bude poskytovat výhradně technologické a administrativní zajištění služeb dohledu nad finančními transakcemi. Finální úhrady plateb budou tedy realizovány prostřednictvím platebních kanálů, které nabízí jednotliví provozovatelé platebních bran, tedy banky, karetní systémy a další instituce. Centrum bude svým zákazníkům poskytovat technologické sjednocení těchto služeb v rámci jednotné platformy, bude aktivně zajišťovat dohled nad realizací jednotlivých plateb a následně provede zpřístupnění zakoupených služeb po zaplacení. Z pohledu internetového prodejce Centrum zajistí jeho odstínění od nutnosti implementovat desítky API jednotlivých platebních systémů a převezme za něj veškerou administrativní i legislativní zátěž. Počet podporovaných platebních systémů se bude postupně zvyšovat, výchozí stav počítá s implementací okolo 25 – 30 různých platebních systémů. Internetový prodejce tak pomocí jediného unifikovaného API Centra získá možnost prakticky okamžitě začít s mezinárodním prodejem ve více než 180 zemích při velmi nízkých investičních a transakčních nákladech. Zjednodušeně řečeno, namísto nutnosti postupně implementovat desítky aplikačních rozhraní implementuje prodejce jen jediné rozhraní. Pak může ihned začít prodávat po celém světě, a to plně v souladu s lokálními zvyklostmi. Současně bude Centrum zajišťovat také tzv. automatizované rekurentní platby (tj. opakující se platby, např. pro měsíční či víceleté předplatné). Centrum zajistí automatizované výzvy a upomínky zákazníkům, kterým končí předplatné. Následně zprostředkuje zákazníkovi možnost úhrady výše uvedenými platebními metodami. Internetovým prodejcům pak bude poskytovat informace o obnovení, reaktivaci, resp. deaktivaci jejich online služeb. Součástí dodávky tohoto subsystému musí být schopnost stahovat a zpracovávat bankovní výpisy z řádově desítek nadnárodních a národních bank. Toto číslo se bude postupně zvyšovat v souladu s otevíráním bankovních účtů Centra v dalších zemích. V případě platby
bankovním převodem totiž budou částky plateb převáděny na lokální bankovní účty Centra. Centrum pak provede převedení těchto plateb na účty svých zákazníků-prodejců v jejich domovských zemích. Vzhledem k hromadnosti tak dojde k úspoře transakčních nákladů. Centrum povede svým zákazníkům za tímto účelem zvláštní (virtuální) účty, které se svým charakterem budou blížit bankovním účtům s omezenou možností nakládat s finančními prostředky na nich uloženými. Klient si bude moci pouze vyžádat stažení prostředků ze zahraničí a Centrum převod těchto prostředků na bankovní účet klienta zajistí v horizontu 730 dnů od vyžádání, nebo bude možné nastavit periodicitu stahování prostředků s frekvencí týdně, měsíčně, kvartálně. Minimální převáděná částka bude 1000 EUR nebo ekvivalent v jiné měně. Pokud zákazník ukončí smlouvu a bude mít kladný kredit, z tohoto kreditu se odečte odstupné a zbytek se bez ohledu na limit 1000 EUR převede na jeho bankovní účet. Při rozvázání smlouvy hradí transakční poplatky za poslední převod plně klient. Pokud na jeho účtu nebude dostatek hotovosti na realizaci transakce, propadnou tyto prostředky Centru. Ceníky bankovních transakcí je nutné periodicky udržovat stejně jako kurzovní lístek pro konverzi měn bude-li zákazník požadovat dodání plateb pouze v konkrétní měně. Centrum bude svým zákazníkům účtovat podíl z realizovaného obratu za prodeje. Procento podílu se bude lišit pro každého zákazníka Centra zvlášť. Centrum bude pravidelně fakturovat tento podíl zákazníkovi a automaticky si jej odečte před transferem peněz na bankovní účet zákazníka. Vyúčtování bude přílohou faktury Centra a bude obsahovat informace o realizovaných transakcích a podílech. Centrum bude kromě podílů na transakcích fakturovat zákazníkům konkrétní položky placených služeb.
3.2 Mezinárodní fakturace (Billing) Další službou, kterou bude Centrum svým zákazníkům poskytovat, je zajištění mezinárodní fakturace za elektronické produkty a služby. Problematika mezinárodní fakturace je poměrně složitá ať již z důvodů účetních, legislativních nebo administrativních. Při vystavení faktury za elektronické služby je vždy nutné respektovat legislativu země kupujícího. Pokud chce Internetový obchodník prodávat do zahraničí, musí nastudovat a implementovat do svých systémů nepřeberné množství zákonů, nařízení a vyhlášek, které platí v jednotlivých státech při mezinárodní fakturaci, a také vztahy mezi sdruženými celky jako je USA a EU. Do tohoto procesu také vstupuje problém obchodní daně (Sales tax v USA)
a daně z přidané hodnoty (DPH), který situaci
zahraniční.
komplikuje při obchodování do
Cílem této části je kompletně outsoursovat (legislativně, daňově i technicky) problematiku mezinárodní fakturace internetovým obchodníkům. Základem pro fakturaci služeb bude katalog služeb, který bude jednoduše nastavitelný každým zákazníkem Centra. Např. v rámci České republiky je nutné při prodeji elektronických služeb účtovat DPH ve výši 20%. V případě, že je však služba prodána mimo ČR je nutné se řídit již legislativou dané země. Pokud bude prodej realizován plátci DPH v EU, musí se účtovat DPH ve výši 0%. Pokud je však zákazníkem fyzická osoba z EU (tedy neplátce DPH), je nutné účtovat DPH ve výši podle cílového členského státu unie a následně je nutné se postarat o to, aby účtované DPH bylo odvedeno do daného státu. Výše uvedený příklad však pokrývá pouze problematiku fakturace z ČR do EU. Z hlediska Centra je ale nutné tento problém zobecnit tak, že domácí zemí je země, ze které pochází prodejce a cílovou zemí je libovolná země na světě, ze které pochází kupující. V každé „domácí“ a „cílové“ zemi platí jiná účetní pravidla a pravidla pro formalizaci daňových dokladů, která musí být striktně dodržována. Cílem Centra bude fakturaci komplexně vyřešit za zákazníka tak, aby byla plně v souladu s platnou legislativou. Centrum tedy bude pro své zákazníky technologicky zajišťovat automatizované vystavování faktur při respektování legislativních odlišností jednotlivých zemí. Systém bude provozován na technologické infrastruktuře ve vybudovaném Centru. Zákazníci Centra následně budou moci tyto faktury prostřednictvím hromadných dávek importovat do svých účetních systémů. Objemově bude počet vystavených výzev k úhradě a faktur velmi vysoký – řádově až miliony dokladů ročně na zákazníka Centra, přičemž zákazníků Centra budou stovky až tisíce firem. Lze očekávat velmi vysoký objem online transakcí tohoto typu, a proto bude muset být zajištěna garance dostupnosti a garance počtu zpracovaných transakcí. Nesmí tak docházet ke ztrátám dat případně nedostupnosti, neboť za tyto incidenty bude Centrum velmi vysoce pokutováno. Jedná se totiž o poškození zákazníka a jeho dobrého jména, neboť např. v případě nedostupnosti Centra nemůže tento zákazník realizovat prodeje. Kromě smluvních pokut bude také Centrum muset v plné výši nahradit vzniklou škodu. Dostupnost služeb Centra bude nezbytné monitorovat z různých částí světa a okamžitě hlásit incidenty. Veškeré požadavky na vystavování dokladů bude nutné logovat více způsoby a architektura systému musí odolat dočasné několikanásobně zvýšené zátěži. Špičková zátěž
může být velmi vysoká vzhledem k marketingovým a prodejním akcím na straně B2C zákazníků Centra. Hardwarové poruchy budou muset být transparentně pokryty. Dodavatel IS bude muset ve spolupráci s dodavatelem HW vhodně navrhnout strategii rozkládání zátěže tak, aby do 60 sekund od výpadku jednoho serveru nebo síťového prvku byl tento prvek transparentně a automaticky nahrazen jinými aktivními elementy systému. Konektivita datových center musí být nejméně zdvojena. Datové centrum v místě realizace bude připojeno pomocí 1x100Mbps optický kabel od poskytovatele GTS, 1x100Mbps optický kabel od poskytovatele Dial Telecom. Dodavatel IS bude participovat na tvorbě krizového scénáře pro případ fatálního výpadku na straně poskytovatele připojení (např. poškozený zemní kabel), kdy bude do 10 minut nutné zprovoznit připojení Centra přes druhého poskytovatele. Jiné řešení se stejnou nebo vyšší mírou zajištění dostupnosti je přípustné. Dodavatel musí v nabídce zajištění dostupnosti důvěryhodně prokázat. Dodavatel IS bude finančně spoluzodpovědný za škody, které budou způsobeny v důsledku chyby na straně informačního systému, či nevhodně zvolené síťové a systémové architektury.
3.3 Controlling a zaúčtování výnosů Tato služba navazuje na službu Mezinárodní fakturace. Umožní zákazníkům Centra správně kontrolovat úhrady faktur a zaúčtovat výnosy za vystavené faktury. Při prodeji elektronických produktů, služeb či předplatného na více let je nutné správně zaúčtovat výnosy příštích období (tj. účetně rozprostřít výnos do několika let). Vzhledem k tomu, že se u prodejců internetových služeb může jednat až o statisíce faktur ročně, není takové zaúčtování možné realizovat manuálně. Aplikace pro zaúčtování výnosů tedy na základě vystavených faktur vygeneruje každý měsíc souhrnný report ve formátu XML pro účetní systém zákazníka Centra. Tento XML report musí být snadno přizpůsobitelný podle požadavků zákazníka. Centrum musí být infrastrukturně a softwarově vybaveno tak, aby zvládlo tento obrovský objem dokladů zpracovávat v reálném čase. Centrum musí zajistit dlouhodobé uložení a zálohování těchto daňových dokladů svých zákazníků tak, aby mohli kdykoliv v případě kontroly ze strany finančních úřadů doklady prohledávat a tisknout. Ušetří se tím také značné prostředky a energie nutná k tištění veškerých dokladů.
3.4 Účetnictví a firemní agenda Centrum nabídne svým klientům jako doplňkovou službu komplexní vedení účetnictví. Zákazník Centra bude moci celou svoji účetní agendu převést kompletně na Centrum. Tato služba bude vhodná zejména pro malé a středně velké internetové prodejce, kteří se zabývají jen prodejem online a umožní těmto zákazníkům Centra výrazně snížit náklady na pořízení účetního systému a samotné vedení účetnictví. Tato služba bude nabízena jen v omezeném množství států (USA, Velká Británie, Francie, Německo, Česká republika). Z tohoto důvodu musí Centrum využívat informační systém, který tyto požadavky dovede pokrýt, a který bude také průběžně aktualizován podle legislativních změn v jednotlivých zemích. Dodavatel systému musí tyto předpokládané aktualizace zahrnout do nabídkové ceny. V rámci tohoto subsystému bude nutné realizovat v běžném rozsahu: o Finanční účetnictví (podle účetních norem a standardů země zákazníka Centra), o Evidence majetku a jmění společnosti, o Tvorba podkladů pro mzdy a jejich zpracování, o Manažerské vyhodnocování a business inteligence, o Daňová přiznání a další sestavy.
3.5 Business inteligence Nad daty informačního systému musí být dostupný modul business inteligence, který managementu zákazníka Centra umožní sestavit a zobrazit různé pohledy na data (datové kostky a pyramidální rozklady), zejména pak tzv. KPI – key performance indicators. Datové analýzy budou vyhodnocovat pro jednotlivé partnery výkazy pro analýzu faktur, jejich controlingového zobrazení a analýzy plateb. Předpokládáme evidenci základních údajů o koncových zákaznících a provádění analýz dle segmentace zákazníků nebo služeb.
3.6 CRM a helpdesk Součástí dodávky informačního systému musí být i pokročilý systém pro správu vztahů se zákazníky, CRM a helpdesk. CRM systém musí podporovat propojení s telefonní ústřednou a automatizovat zobrazení informací o volajícím zákazníkovi pracovníkovi podpory. Nezbytnou součástí bude podrobný log všech provedených hovorů a akcí, které zákazník požadoval, aby
v každém okamžiku bylo vidět, co se s jeho účtem dělo. Tato součást bude relativně standardní a není třeba ji v tuto chvíli podrobněji specifikovat. Vícejazyčný helpdesk bude plně zajišťován dodavatelem IS, který zajistí realizaci zákaznické podpory v jazycích čeština, angličtina. Cena za helpdesk bude součástí nabídkové ceny a bude zahrnovat provoz helpdesku po dobu 12 měsíců od zahájení ostrého provozu. Jedná se o podporu druhé úrovně, která bude komunikovat pouze s vyškolenými zaměstnanci Centra, kteří budou předávat řešení problémů systémového charakteru a problémů, které sami nebudou moci vyřešit. Helpdesk bude rozlišovat dvě úrovně naléhavosti problému: 1) Běžný problém s dobou řešení do 24 hodin od nahlášení. 2) Kritický problém s dobou řešení do 2 hodin od nahlášení. Pro tento typ problému bude také zřízena telefonická linka dostupná 24 hodin. Úroveň naléhavosti problému stanovuje pracovník Centra při jeho zadávání do systému.
3.7 Účetní a provozní informační systém Centra Pro pokrytí administrativních procesů a zákonem daných požadavků kladených na obchodní firmu Centra bude dodávka IS zahrnovat také podnikový informační systém pro interní potřeby Centra, obdobných parametrů jako IS pro podporu zákazníků Centra. Nutnost automatického zaúčtování operací včetně napojení na stávající informační systém zadavatele (SAP), tisk faktur, provázání s agendami zákazníků a prodejů, včetně modulů business inteligence. Systém bude zpracovávat bankovní výpisy z řádově desítek zahraničních bank a desítek platebních bran, s možností zadávat převodní příkazy, spravovat bankovní účty s vysokou bezpečností – přístupy pomocí kryptograficky chráněných komunikačních kanálů a citlivá data v úložištích budou uložena v šifrovaném tvaru. Nezbytné je logování činnosti uživatelů v rámci systému, aby bylo zpětně možné dohledat zodpovědnost konkrétních pracovníků za konkrétní operace.
3.8 Rozbor způsobu použití služeb Centra zákazníky Zákazníkem Centra bude internetový prodejce, který prodává své elektronické produkty či služby s globálním zacílením. Nejčastěji se prodej realizuje prostřednictvím e-shopu nebo jde o objednávkový systém internetového prodejce, kde si kupující mohou požadovanou službu
vybrat a objednat. V tento moment vstupuje do procesu technologie Centra, neboť následné zakoupení, zaplacení a ověření platby bude Centrem kompletně outsourcováno. Následující modelový příklad ukazuje jak Centrum vstupuje do interakce mezi prodejcem a kupujícím: (1) Kupující si na webových stránkách internetového prodejce (např. e-shopu) vybere služby, které hodlá zakoupit a přechází na platbu (checkout). (2) Kupujícímu jsou zobrazeny formuláře pro zadání identifikačních a fakturačních údajů, včetně volby platebního kanálu (karta, PayPal, banka apod.). Tyto formuláře jsou již poskytovány a zpracovávány Centrem. (3) Kupujícímu jsou na základě jeho země původu nabídnuty příslušné možnosti úhrady (platební metody). Rozbor platebních metod a jejich přiřazení zemím musí dodavatel zahrnout do implementační analýzy. (4) Na základě zvolené platební metody je kupujícímu zobrazena výzva k úhradě:
Pro bankovní převod jsou zobrazeny všechny informace k provedení platby – číslo lokálního bankovního účtu prodejce, variabilní symbol (nebo referenční číslo apod.).
Pro platbu kartou je zobrazen formulář na zadání čísla platební karty a ověřovacích informací.
Pro platbu přes mikroplatební systémy, jako např. PayPal nebo PagSeguro, je kupující přesměrován na tuto službu a dále postupuje v souladu s procesy, které definují jednotlivé mikroplatební systémy. Obecně se jedná o autorizaci platby a čekání na potvrzení úspěšného provedení platby (komunikace mezi prodejním serverem Centra a serverem mikroplatebního systému).
(5) Potvrzení platby:
Při online platbě kartou nebo mikroplatebním systémem následuje potvrzení a autorizace transakce, kdy platební brána potvrdí či zamítne realizaci platby.
V případě platby převodem má aplikace Centra přístup k elektronickým bankovním výpisům a dovede v nich automatizovaně identifikovat platbu kupujícího. V tomto parametru musí systém vykazovat jistou míru inteligence a počítat s chybně uvedenými parametry platby zákazníky, zejména překlepy
v identifikačních číslech či variabilních symbolech a chyby v zaplacených částkách, které mohou být vyšší i nižší, než je požadováno. Systém musí všechny tyto situace (nespárované platby) vhodně řešit a co nelze automaticky bezpečně rozhodnout předat operátorům k dořešení. (6) Uvolnění zakoupených služeb:
Centrum po potvrzení platby ze strany finančního operátora (banky, karetního systému, mikroplatebního systému apod.) oznámí systému prodávajícího, že platba byla úspěšně autorizována. Na základě tohoto potvrzení může prodávající uvolnit službu nebo nechat kupujícího stáhnout zakoupený software, případně mu zobrazit klíč k povolení služeb v rámci software apod.
(7) Po schválení platby je automatizovaně vystaven daňový doklad (faktura). Při zadávání fakturačních údajů identifikuje Centrum národnost kupujícího, případně ověří jeho registraci k DPH. Na základě těchto informací je vystaven daňový doklad v jazyce nakupujícího se správně vyčísleným DPH (resp. Sales tax v USA). Tento doklad je pak následně v digitální podobě uchováván Centrem a současně je tento doklad elektronicky distribuován systému prodejce. (8) Po vystavení daňového dokladu je provedeno automatizovaně zaúčtování tohoto dokladu. Centrum zaúčtuje výnosy (resp. výnosy příštích období v případě časového rozlišení při nákupu předplatných na delší období) a prodejce obdrží pravidelný export souhrnných výnosů pro svůj účetní systém. Centrum tedy zaúčtuje všechny prodeje a prodejci pak do jeho účetního systému exportuje souhrnnou sumu a bilanci. (9) Centru připadne z každé takto realizované transakce poměrná část ve výši několika procent z obratu. Tento poměr bude proměnlivý mezi zákazníky, a také se bude měnit podle realizovaného obratu jedním zákazníkem.
3.9 Administrace Administrační rozhraní umožní zákazníkům Centra podrobně sledovat bilanci jejich účtu včetně aktuálního stavu došlých finančních prostředků na všech typech účtů. V administraci bude také možné nastavovat procesy stahování finančních prostředků na jediný lokální účet zákazníka Centra v jeho domovské bance. Dodavatel ERP systému bude muset v implementační studii navrhnout optimalizaci hromadného transferu finančních prostředků vzhledem k vysokým poplatkům za mezinárodní
bankovní transakce. Účelem bude minimalizace nákladů Centra na tyto poplatky pomocí plánování a synchronizace těchto hromadných operací. Modelovým příkladem může být situace, kdy Centrum má 10 zákazníků ze Španělska a 10 z Německa. Těchto 20 zákazníků realizovalo prodeje ve všech členských státech EU z nichž 50% bylo zaplaceno kartou a jsou tak připsány na účet Centra v rámci karetního operátora. Ostatní úhrady byly provedeny bankovním převodem na bankovní účty Centra vedené v jednotlivých zemích. Cílem je hromadný převod peněžních prostředků všech těchto zákazníků ze všech různých zdrojů do španělské a německé banky tak, aby transakční poplatky byly minimální. Přitom je nutné co nejvíce využít zdrojů v lokálních bankách – např. německý prodejce prodává španělským zákazníkům, kteří platí bankovním převodem do španělské banky, a naopak španělský prodejce prodává německým zákazníkům, kteří platí do německé banky. Účelem je neprovádět zbytečné bankovní transakce a interně zajistit v maximální možné míře realokaci peněžních prostředků v jednotlivých státech.
3.10 Počet jazyků, ve kterých bude služba nabízena V úvodní fázi je plánováno poskytnutí služeb centra v 11 jazycích (číslo v závorce ukazuje počet zemí, které tento jazyk pokryje):
Čeština (1),
Angličtina (7),
Polština (1),
Slovenština (1),
Holandština (1),
Španělština (20),
Francouzština (18),
Brazilská portugalština (1),
Němčina (3),
Italština (1),
Japonština (1).
Celkem tedy bude centrum v úvodní fázi jazykově pokrývat 55 zemí.
3.11 Podporované platební brány Následující platební brány musí být podporovány. Jejich seznam není konečný (viz příloha č.3, studie č.1) a systém musí být připraven na snadné zařazení další platební brány:
Pagseguro (https://pagseguro.uol.com.br)
DinneroMail (http://www.dineromail.com/)
Paypal (https://www.paypal.com)
AliPay (http://global.alipay.com)
Smart2Pay (http://www.smart2pay.com/)
Abaqoos (https://www.abaqoos.com)
MonetaPay (http://monetapay.com/)
Boleto (http://www.boletobancario.com)
SiBS (http://www.sibs.pt/pt/)
iDEAL (http://www.ideal.nl)
WireCard (http://www.wirecard.com/)
Česká spořitelna (http://www.csas.cz/banka/content/inet/internet/cs/sc_1585.xml )
3.12 Podporované banky Systém bude podporovat a automaticky zpracovávat bankovní výpisy z následujících bank. Jejich seznam není konečný a systém musí být připraven na snadnou implementaci další banky:
UBS AG Zurich, Švýcarsko
Raiffesenbank, Praha, ČR
Tatrabanka, Bratislava, Slovensko
LaCaixa, Barcelona, Španělsko
Ostsächsische Sparkasse Dresden, Německo
Erste Bank, Rakousko
Bank Atlantic USA
HSBC UK
Hong Leong Bank Malaysia
Shinsei Bank Japan.
3.13 Hardware Hardware není součástí dodávky IS, a tedy ani tohoto výběrového řízení, ale dodavatel IS musí specifikovat požadavky na hardware, na kterém mají být provozovány jednotlivé součásti dodaného informačního systému včetně počtu serverů a dalších aktivních prvků nezbytných ke splnění všech požadavků projektu. Vybraný dodavatel ERP se může přihlásit do separátního výběrového řízení na dodavatele hardware pro tento projekt. Dodavatel ERP je obeznámen s nutností akceptovat výsledek výběrového řízení na dodávku hardware a dodaný hardware ve spolupráci s jeho dodavatelem zprovoznit. Při návrhu HW řešení bude dodavatel počítat se servery v následující výkonnostní třídě: o AMD Opteron 2,6 GHz, 8core (nebo adekvátní procesor Intel), o 32 GB RAM 1600 MHz DDR 3, o 2x sATA2 RAID 0,1, o 3x HDD 1TB 7500RPM/4,2ms/64MB, o 2U.
3.14 Další technické požadavky a informace Dodavatel bude muset garantovat následující body: o Schopnost zpracovat 500 transakcí za sekundu na server. o Transakcí se míní jeden úkon zpracování požadavku a vygenerování příslušné odpovědi, např. vytvoření účtenky, faktury, objednávky, přidání nebo odebrání položek z objednávky, zaplacení, včetně příslušných datových operací četní a zápisu. o Databáze musí podporovat funkčnost „in memory“ s odolností proti výpadku (100% v souladu s ACID požadavky). o Datové centrum a jeho systém musí podporovat formu realizace pomocí geografického clusteru, kde jednotlivé lokace jsou vzájemně ekvivalentní. o Dodaný ERP systém musí být kompatibilní se stávajícím ERP systémem používaným organizací zadavatele (SAP). Detailní specifikace požadavků jednotlivých funkcionalit v rámci Centra je sepsána v příloze č. 3.
3.15 Doba realizace dodávky IS Zahájení prací na dodávce IS se předpokládá ihned po podpisu smlouvy (cca k 1.7.2013). Nejzazší možné termíny v realizaci jednotlivých fází zakázky: o zahájení testovacího provozu: 1.12.2014, o ukončení testovacího provozu: 28.2.2015. o zahájení ostrého provozu: 1.3.2015.
3.16 Orientační počty zaměstnanců využívajících IS 2013 – 6 pracovníků 2014 – 10 pracovníků 2015 – 20 pracovníků 2016 – 40 pracovníků 2017 – 40 pracovníků 2018 – 40 pracovníků
