PIK Melléklet. 1. Projekttervezés

PIK Melléklet

A Projekt Irányítási Kézikönyv mellékleteibe az egyes projekt menedzsment tagok és külső szakértők feladatleírása, és dokumentum-nyilvántartásával kapcsolatos információk találhatóak, tevékenység szerinti lebontásban. Az egyes fejezetek végén található azon dokumentumok listája, melyek szintén hatással lehetnek az adott folyamatra.

1.

Projekttervezés A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése:

Projektvezető:

Szakmai vezető:

Gazdasági vezető:

Koordinátoradminisztrátor:

a projektek megvalósításának koordinálása, a partneri együttműködés szervezése és fenntartása, a HEP IH és az irányításban közreműködő szervezetek döntéseinek, állásfoglalásainak és utasításainak megfelelően önállóan irányítja a projekteket, a Társulási Tanács döntései figyelembevételével meghatározza a működés alapelveit előterjesztések, javaslatok megtétele a projektirányító szervezetek, és a TT részére, utasítás, tájékoztató, illetőleg egyéb intézkedés kiadása a társaság dolgozói részére, tervezi, szervezi, irányítja és ellenőrzi a TISZK. szakmai és gazdasági működésének valamennyi területét, folyamatosan értékeli a vezetés, a szervezet tevékenységét, munkáját. folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projekt tevékenységekre bontott megvalósítási és költségvetési ütemtervét a kritikus-út hálót figyelembe véve, közreműködik a feladat és felelősségi mátrix elkészítésében, elvégzi a projekt szakmai vezetését, irányítását, koordinálását, elvégzi a projekt dokumentálását: a dokumentumok elektronikus elkészítését, kezelését, továbbítását irattárba, illetve postázásra, teljesíti a Projektvezető által kiadott egyéb sürgős feladatokat. folyamatosan nyomon követi és aktualizálja: a projektek tevékenységekre bontott megvalósítási és költségvetési ütemtervét, a kritikus-út hálót figyelembe véve, a projektek költségütemezését teljesíti a projektvezető által kiadott egyéb sürgős feladatokat. elvégzi a projekt dokumentálását folyamatosan és teljes körűen: iktat, kezeli az irattárat

elkészíti és alkalmazza az irattár rendjét, közreműködik a havi ütemtervek készítésében, a partnerintézményeitől és a fenntartóktól való dokumentumok bekérésében, adatszolgáltatásban, adatok, információk továbbításában, teljesíti a Projektvezető által kiadott egyéb sürgős feladatokat. A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Havi tevékenységterv (B 5) Emlékeztető projektmenedzsment értekezletről (B 7) Havi szakmai beszámoló (PEJ sablon) Havi pénzügyi beszámoló (PEJ sablon) Indikátor előrehaladási jelentés (B 17)

Kitöltő/készítő

Megőrzési hely

Projektvezető

E-irattár

Megőrzési idő 2020.12.31

Másolatot kap

Koordinátoradminisztrátor

E-irattár

2020.12.31

Projektvezető

Szakmai vezetők

E-irattár

2020.12.31

Projektvezető

Gazdasági vezető

E-irattár

2020.12.31

Projektvezető

Projektvezető

E-irattár

2020.12.31

-

-

A Folyamatra ható dokumentumok: Társulási Szerződés Támogatási Szerződés és mellékletei

2.

Humán erőforrás kezelése

A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése:

Projektvezető:

Szakmai vezető:

felelős a projekt végrehajtásában közreműködő vezetők kiválasztásáért, a pénzügyi és szakmai menedzsment biztosításáért, a társaság alkalmazottai felett teljes és kizárólagos formában gyakorolja a munkáltatói jogkört, meghatározza a projektekkel összhangban a TISZK. szervezeti felépítését, a dolgozók feladatkörét és a működés főbb szabályait. közreműködik a humán erőforrás kezelésben: a szakemberek, szolgáltatók kiválasztásában, irányítja, koordinálja, ellenőrzi és a Projektvezető

felé visszacsatolja a Pszichológus tanácsadó, a Karrier-tanácsadó, a Fejlesztő pedagógus, a Vállalati gyakorlati képzés szervező és tanácsadó munkáját.

Gazdasági vezető:

Koordinátor-Adminisztrátor:

számfejti a béreket, gondoskodik a nettó bérek és a járulékok átutalásáról, a bevallások elkészítéséről és a bérkönyvelés főkönyvi könyvelés dokumentálásáról, felel a munkaügyi nyilvántartások meglétéért és adatainak hitelességéért. folyamatosan végzi a projekt dokumentálását: iktat, irattáraz, nyilvántartásokat vezet: létszámnyilvántartást, szabadság-nyilvántartást, felel ezen dokumentumok hitelességéért.

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat Kitöltő/készítő megnevezés Munkaköri Projektvezető terv Pályázati Projektvezető felhívás Aláírt munka/megbízási szerződés Aláírt munkaköri- Projektvezető /feladatleírás Írásbeli tájékoztatás a munkavégzés feltételeiről Képző személy/ Projektvezető szervezet szerződése és mellékletei A Folyamatra ható dokumentumok: Támogatási Szerződés és mellékletei

Megőrzési hely e-irattár e-irattár

Megőrzési idő 2020.12.31 2020.12.31

Másolatot kap Munkavállaló Megbízott -

2020.12.31

Munkavállaló Megbízott

e-irattár

2020.12.31 e-irattár

Továbbképző személy/ szervezet

3.

Szakmai Bizottságok létrehozása

A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: javaslatok megtétele az IT részére, igazolás a teljesítésekről

Projektvezető:

közreműködik: a szakmai bizottságok létrehozásában, a szakmai fejlesztéseket segítő fórumok szervezésében, megvalósításában, előkészíti, irányítja, koordinálja, ellenőrzi a szakmai bizottságok tevékenységét és koordinálja a tartalom szerinti ellenőrzést a projekt szakmai fejlesztésének megvalósítása érdekében, aktívan részt vesz a szakmai bizottságok felkészítő tréningjein és műhelymunkáin.

Szakmai vezető:

a teljesítési beszámolók alapján (sablon) teljesíti a szakmai bizottsági tagok megbízatási szerződése szerinti átutalásokat, kifizetéseket.

Gazdasági vezető:

Koordinátor-adminisztrátor:

közreműködik: a TISZK. által szervezett rendezvények lebonyolításában, a projekt. partnerintézményeitől való dokumentumok bekérésében, adatszolgáltatásban, adatok, információk továbbításában

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Intézményi felhívás a szakmai bizottságokban való részvételre


Szakmai vezető

A szakmai Projektvezető bizottságokban Szakmai vezető elfogadott résztvevők listája

Megőrzési hely


e-irattár

Másolatot kap

Projektvezető


-

A bizonylat Kitöltő/készítő megnevezés Felkérő levelek a Projektvezető bizottságban való Szakmai vezető részvételre (C 1) Meghívó alakuló Szakmai vezető ülésre Projektvezető A bizottsági Jogi tanácsadó tagok szerződései Szakmai bizottságok ügyrendje Szakmai bizottságok Szakmai tagjai bizottságok munkaterve (B 6) Jegyzőkönyv (B 16) Szakmai bizottságok teljesítési beszámolója (B 11)

Megőrzési hely


e-irattár

Másolatot kap -

2020.12.31 e-irattár 2020.12.31

Szakmai vezető

e-irattár

2020.12.31 Szakmai bizottságok elnökei

Szakmai vezető

e-irattár 2020.12.31

Teljesítésigazolás Szakmai vezető (C 2)

e-irattár

Projektvezető Gazdasági vezető

A Folyamatra ható dokumentumok: Támogatási Szerződés és mellékletei Szakmai bizottságok ügyrendje és munkaterve

4.

Projekt monitoring-jelentéskészítés


Projektvezető:

Feladata: előterjesztések, javaslatok megtétele a projektirányító szervezetek, és a TT részére, a projekt képviselete a Támogató felé: negyedéves előrehaladási jelentések elkészítése és benyújtása, adatszolgáltatás.

Szakmai vezető:

elkészíti: a PEJ projektre vonatkozó részét (a megvalósult eredményekről beszámolót.), a projekt előrehaladási és a projektfenntartási, időszaki és projektzáró jelentéseket (a pénzügyi mellékletek kivételével), a pénzügyi jelentéssel és dokumentációval összhangban, közreműködik: a PEJ pénzügyi dokumentációjának és a szakmai jelentés összhangjának megteremtésében, a PEJ anyagának betekintésre való továbbításában a monitoring bizottság és a külső testületek számára

Gazdasági vezető:


elkészíti a projekt előrehaladási és a projektfenntartási, időszaki és projektzáró jelentések pénzügyi részeit és a pénzügyi mellékleteket (kifizetési kérelem, számlaösszesítő, számlák és egyéb számviteli bizonylatok, stb.), a szakmai jelentéssel és dokumentációval összhangban, közreműködik a PEJ pénzügyi dokumentációjának és a szakmai jelentés összhangjának megteremtésében, rendszeresen gondoskodik a PEJ pénzügyi részének továbbításáról a külső testületek, irányító, ellenőrző szervek számára, segíti a szakmai előrehaladási jelentés elkészítését. közreműködik a projekt monitoring folyamatában, a jelentéskészítésben; a negyedéves projekt előrehaladási jelentés (PEJ) készítésében, továbbítja a PEJ anyagát betekintésre a bizottságok és testületek számára.

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat Kitöltő/készítő megnevezés KSZ felé Projektvezető beterjesztett PEJ Hiánypótlás Projektvezető A Folyamatra ható dokumentumok:

Megőrzési hely

Megőrzési idő

Irattár

2020.12.31

Másolatot kap -

Irattár

2020.12.31

-

Támogatási Szerződés TSZ mellékleteként a projektmonitorig jelentéshez kapcsolódó kitöltési útmutatók Társulási Együttműködési Megállapodás Szervezeti és Működési Szabályzat

5.

Kommunikációs tevékenység


Projektvezető:

Szakmai vezető:

Gazdasági vezető:

a munkaszerződésében megállapított feladat- és hatáskörét közvetlenül vagy a társaság szervezetében irányítása alatt álló vezetők és beosztottak útján gyakorolja, a társaság tevékenységét szakmai felelősséggel irányítja. Feladatkörében jelentést, beszámolót, javaslatot, utasítást, tájékoztatót, illetőleg egyéb intézkedést ad ki, a TISZK. és a Társulási Együttműködési Megállapodás szerinti testületek együttműködéséből adódó kommunikációs feladatok ellátását irányítja, kapcsolatot tart a partner intézményekkel, helyi, területi és országos szakmai szervezetekkel, intézményekkel, képviseli a TISZK-t külső szervek, bíróságok és hatóságok előtt, valamint harmadik személyekkel szemben, javaslatokat tesz az Igazgató Tanács részére, támogatja a TISZK. munkáját segítő testületek, szervezetek, közösségek tevékenységét. rendszeresen együttműködik és kapcsolatot tart a TISZK. szervezetén belül, közreműködik: a TISZK. és az iskolaszövetség iskolái közötti kommunikációban, a szervezeten belüli kommunikációban, a kommunikációs szolgáltatásban és a rendezvényszervezésben, a szakmai fejlesztéseket segítő fórumok szervezésében, megvalósításában, a disszeminációban, az eredmények széleskörű terjesztésében. a társaság ügyeiről informálódik, a munkatársaival szorosan együttműködik, közreműködik a kommunikációs szolgáltatásban és a társaság által szervezett rendezvények lebonyolításában, gazdasági munkája során gazdasági ügyekben folyamatosan tartja a kapcsolatot a társaság szerződött partnereivel, különös tekintettel a közbeszerzési jogi szolgáltatóra, kiviteli terv

készítőre, lebonyolítóra, kivitelezőre, eszközbeszerzések szállítóira és a könyvvizsgálóra.


rendszeresen együttműködik és kapcsolatot tart a TISZK. és a projekt teljes szervezetén belül, közreműködik a Kommunikációs folyamatokban, kommunikációs szolgáltatásokban és a TISZK. által szervezett rendezvények lebonyolításában, kapcsolatot tart a PROJEKT partnerintézményeivel, fenntartókkal, testületekkel, külső közreműködő és irányító szervekkel.

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Emlékeztető (projektmenedzsment, szakmai bizottságok, üléseiről)


Megőrzési hely


e-irattár


e-irattár

Meghívó IT/ TT/ TAT ülésre Jelenléti ív

Megőrzési Másolatot kap idő 2020.12.31 Projektvezető, illetve az üléseken megjelenő valamennyi képviselő 2020.12.31 Partnerintézmények igazgatói/ Társulási partnerek/ TAT/ FB tagjai

Jegyzőkönyv IT/ TT/ TAT/ FB ülésről

Projektvezető

Határozatok tára


Feljegyzés az ügyfélszolgálati tevékenységről


A Folyamatra ható dokumentumok: Támogatási Szerződés Útmutató a nyilvánosságról, tájékoztatásról Arculati kézikönyv Kommunikációs terv Szervezeti és Működési Szabályzat Felügyelő Bizottság ügyrendje Igazgató Tanács ügyrendje

e-irattár

2020.12.31

Projektvezető


Projektvezető

6. Minőség irányítási rendszer A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: felel a minőségirányítási rendszer kidolgozásáért és alkalmazásáért, közreműködik a TISZK. minőségirányítási rendszerének kialakításában, a folyamatok működtetésében, felelős a TISZK. Minőségirányítási Kézikönyv szerinti működtetéséért, felel a minőségirányítási rendszer koordinációs és adminisztrációs feladataiért.

Projektvezető:

közreműködik: a TISZK. minőségbiztosítási rendszerének kialakításában és a folyamatok működtetésében, valamint a teljes TISZK. közös folyamatainak működtetésében, a projekt minőségbiztosítási irányítási rendszerének kialakításában, a. Minőségirányítási Kézikönyvének kialakításában és a folyamatoknak megfelelő projektirányításban, előkészíti, koordinálja, ellenőrzi, visszacsatolja a felnőttképzési akkreditálásra való benyújtáshoz szükséges szakértői munkát.

Szakmai vezető:

közreműködik a társaság belső szabályzatainak elkészítésében MIR kézikönyv Gazdasági vezető:

részt vesz a TISZK. minőségirányítási rendszerének kialakításában, a folyamatok megfelelő működtetésében.


felel a minőségirányítási rendszer dokumentációinak kezeléséért, frissítéséért.

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés MIR specifikáció MIR beszerzési dokumentáció


Megőrzési hely

Projektvezető

e-iratár


Projektvezető

e-iratár

2020.12.31

Másolatot kap -

A bizonylat megnevezés MKK specifikáció MKK beszerzési dokumentáció Programakkreditációs dokumentációk Feljegyzések


Megőrzési hely

Projektvezető

e-iratár


Másolatot kap

Projektvezető

e-iratár

2020.12.31

-

Partnerintézmények

e-iratár

2020.12.31

Partnerintézmények, Fenntartók

Szakmai vezető

Címzettek

2020.12.31

-

A Folyamatra ható dokumentumok: Szervezeti és Működési Szabályzat Minőségirányítási rendszer követelmények

7.

Szakmai fejlesztés

A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: Felelős: a szakmai fejlesztések projekttervnek megfelelő teljesítéséért, a szakmai bizottságok munkájának biztosításáért.

Projektvezető:

Felelős: a folyamat során előállított szakmai termékek minőségének, szakmai tartalmának, megfelelőségének ellenőrzéséért, illetve a szükséges korrekciók elvégeztetéséért.

Szakmai vezető:

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Szakmai bizottságok feladat- és munkatervei TT határozat


Megőrzési hely Szakmai bizottságok e-irattár

Megőrzési Másolatot kap idő 2020.12.31 Társulási Tanács

Társulási Tanács

e-irattár

2020.12.31 Társulási Tanács

Szakmai bizottságok Szakmai bizottságok e-irattár részletes munkatervei Elfogadott szakmai Szakmai bizottságok e-irattár anyagok és külső szakértő

2020.12.31 Társulási Tanács 2020.12.31 Társulási Tanács

A bizonylat megnevezés Teljesítési beszámolók Emlékeztetők Meghívók jelenléti ívek jegyzőkönyvek Beszámolók Termékspecifikáció


Megőrzési hely e-irattár

Megőrzési Másolatot kap idő 2020.12.31 Társulási Tanács


e-irattár

2020.12.31 Résztvevők Projektvezető

Projektvezető

e-irattár

2020.12.31 Külső szakértő

Projektvezető

e-irattár

2020.12.31


e-irattár

2020.12.31 Projektvezető

szakmai vezető

Külső szakértő szervezet beszerzésének dokumentumai Határozatok tára (TT ülésekről)

8. Továbbképzés A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: felelős a tevékenységek végrehajtásáért, gondoskodik a Központi képzőhely és a Felnőttképzési terv megvalósításának személyi, tárgyi feltételeiről.

Projektvezető:

Felelős: a képzések megszervezéséért és lebonyolításáért, a képzések anyagának szakmai tartalmáért és megfeleléséért, előkészíti, irányítja, koordinálja, ellenőrzi a továbbképzési tematikák kidolgozását a gyakorlati képzést végzők számára, gondoskodik a Központi képzőhely és a Felnőttképzési terv módszertani feltételeiről.

Szakmai vezető:


felelős a képzések kommunikációs feladatainak megvalósításáért.

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Igényfelmérés

Kitöltő/készítő Szakmai vezető


Megőrzési Másolatot idő kap 2020.12.31 Projektvezető

A bizonylat megnevezés Beszerzési dokumentáció Továbbképzési tematika Részletes továbbképzési ütemterv Továbbképzés dokumentumai Teljesítésigazolás


Megőrzési hely

Továbbképző szervezet Továbbképző szervezet

e-irattár

Továbbképző szervezet Szakmai vezető

e-irattár

Belső képzési terv

Szakmai vezető

e-irattár

e-irattár

e-irattár

e-irattár

Megőrzési Másolatot idő kap 2020.12.31 Szakmai vezető 2020.12.31 Szakmai vezető 2020.12.31 Szakmai vezető 2020.12.31 Szakmai vezető 2020.12.31 Továbbképző szervezet 2020.12.31 Projektvezető

9. Belső szabályzatok A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: felel a belső szabályzatok, továbbá a TISZK. működését segítő egyéb szabályzatok, rendelkezések elkészítéséért, azok tartalmának jogszerűségéért, és más belső szabályzatokkal való koherenciájának megteremtéséért felel a dokumentumok aktualizálásáért,

Projektvezető:

felel a saját szakterületüknek / szervezetüknek megfelelően a dokumentumok betartásáért és betartatásáért, valamint a szükséges változtatások jelzéséért, közreműködnek a belső szabályzatok kidolgozásában, felülvizsgálatában.

Szakmai vezető:

elkészíti a pénzügyi szabályzatokat (Számviteli politika, Számlarend, Pénzkezelési Szabályzat, Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltározási szabályzat, Selejtezési szabályzat stb.)

Gazdasági vezető:

Koordinátor-adminisztrátor

felelős a dokumentumok sokszorosításáért és az elosztási listán szereplőkhöz való eljuttatásért

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Belső szabályzat tervezete Koherencia vizsgálati jelentés Véglegesített belső szabályzat Javaslatok (B15)


Megőrzési hely

Projektvezető

e-irattár

Megőrzési Másolatot kap idő 2020.12.31 Jogi tanácsadó

Jogi tanácsadó

e-irattár

2020.12.31 Projektvezető

Projektvezető

e-irattár

2020.12.31 FB TT 2020.12.31 Kitöltők

Jogi tanácsadó, e-irattár Szakmai vezetők, Fenntartói kapcsolattartók

10. Beszerzések A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése:

Projektvezető:

Szakmai vezető:

biztosítja a projekt megvalósításához szükséges tárgyi és egyéb feltételeket, jóváhagyja a beszerzések ajánlatkérését és az azokhoz kapcsolódó mellékleteket, felelős a beszerzések engedélyezéséért és a beszállítókkal kötendő szerződésekért. figyelemmel kíséri az üzemelés folyamatosságát és gazdaságosságát, rendelkezik az eszközállomány kihasználásának optimális módjáról. felelős a projekthez kapcsolódó beszerzések megvalósulásáért. felelős a szakmai specifikációk elkészítéséért, megfogalmazza a tevékenységéhez szükséges árajánlatkéréseket, közreműködik az árajánlatkérések kiküldéseiben. feladata a képzőhely eszközbeszerzéséhez kapcsolódóan közbeszerzési eljárások műszaki tartalmához tartozó szakmai háttér meghatározása, eszközspecifikáció, közreműködik a leltározásban.

Gazdasági vezető:


elkészíti a beszerzésekhez kapcsolódó pénzügyi tervet, elkészíti a projekt közvetlen kifizetéseihez szükséges pénzügyi dokumentációt. elkészíti a pénzügyi szabályzatokat (Eszközök és források értékelési szabályzata, Leltározási szabályzat, Selejtezési szabályzat stb.), előkészíti, közreműködik és ellenőrzi, dokumentálja pénzügyileg a TISZK. partnerintézményeinek projektbeli eszközbeszerzéseit és az azokhoz kapcsolódó szolgáltatásokat. közreműködik a nagy értékű tárgyi eszközök beszerzésében, folyamatosan tartja a kapcsolatot a társaság szerződött partnereivel, különös tekintettel az eszközbeszerzések szállítóira. elvégzi a projekt dokumentálását folyamatosan és teljes körűen: iktat, irattárat kezel elkészíti a kis értékű tárgyi eszközök vagy fogyóeszközök igénylistáját, és szükség esetén

azokat beszerzi. A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Funkciók szerinti eszközlista Egyeztetett eszközbeszerzési terv Szakmai specifikációtervezet Üzembe helyezés jegyzőkönyve/ használatbavétel műbizonylatai Betanítási ütemterv Megvalósult képzés dokumentációja


Megőrzési hely

2020.12.31

Szakmai vezető

e-irattár

2020.12.31

Szakmai vezető Közbeszerzési tanácsadó Szakmai vezető

e-irattár

2020.12.31

e-irattár

2020.12.31

-

Beszállítók

e-irattár

2020.12.31

-

Betanítást végrehajtók

e-irattár

2020.12.31

-

Projektvezető

A FOLYAMATOT SZABÁLYOZÓ EGYÉB DOKUMENTUMOK Támogatási Szerződés Szervezeti és Működési Szabályzat 2000. évi C. törvény a számvitelről

Másolatot kap -

11. Közbeszerzési eljárás A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: Projektvezető:

éves közbeszerzési terv elkészíttetése és leadása, a közbeszerzési dokumentáció jóváhagyása, a közbeszerzést lebonyolító cég felkérése.

Szakmai vezető:

folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projekt közbeszerzési ütemtervét – figyelembe véve a kritikus-út hálót –, szükség szerint kezdeményezi a projekt közbeszerzési ütemtervének javítását, és közreműködik fejlesztésében, közreműködik a MIR közbeszerzés folyamatában, meghatározza az AF műszaki tartalmat a közbeszerzési eljárásaiban, javaslatot készít a nyertes közbeszerző céggel kötendő szerződés szakmai tartalmára.

Gazdasági vezető:

Előkészítő Munkacsoport:

Bíráló Bizottság:

folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projektek közbeszerzési ütemtervét – a kritikus út-hálót figyelembe véve, szükség szerint kezdeményezi a javítását, és közreműködik fejlesztésében. felelős az éves közbeszerzési terv elkészítéséért, felelős a hirdetmény, felhívás (ajánlati, részvételi, ajánlattételi), a dokumentáció elkészítéséért, a közbeszerzési eljárás lebonyolításáért, az ajánlatok elemzéseséért és értékelésére való előkészítésért. Tagjait az ügyvezető javaslata alapján a Közbeszerzési Bizottság írásban jelöli ki, a TISZK. műszaki munkatársai /műszaki vezetőműszaki ügyintézői közül; elnöki funkcióját a mindenkori ügyvezető által megbízott személy látja el. felelős az ajánlatok elbírálására írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készíteni – az ajánlatkérő nevében – a Közbeszerzési Bizottság részére. Minden egyes közbeszerzési eljárás előkészítése során – háromtagú – Bíráló Bizottságot kell létrehozni, tagjait az ügyvezető javaslata alapján a Közbeszerzési Bizottság írásban jelöli ki. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell

készíteni, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.

Közbeszerzési Bizottság:

Közbeszerzési tanácsadó:

az ajánlatkérőt megillető döntési jogosultsággal a projekt által létrehozott, a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó testület. Öttagú: tagjai az alapító által delegált személy, a Projektvezető, a TISZK. mindenkori Gazdasági vezetője, a TISZK. mindenkori műszaki vezetője Szakmai vezető, valamint a TISZK. Felügyelő Bizottságának egy tagja. A bizottság üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezik a tagok indoklással ellátott javaslatai. A jegyzőkönyv az elhangzottak lényegét, a névszerinti döntést szó szerint tartalmazza. A közbeszerzési eljárás során igénybe vett külső személy, vagy szervezet. (A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő hivatalos Közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni.) Az ajánlatkérő köteles bevonni hivatalos Közbeszerzési tanácsadót a felhívás és a dokumentáció elkészítésébe, de bevonhatja a bírálóbizottságba is.

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat Kitöltő/készítő megnevezés Éves összesített Projektvezető közbeszerzési terv

Megőrzési hely

Megőrzési idő Másolatot kap

e-irattár

2020.12.31

Projektvezető Közbeszerzést bonyolító szervezet

Közbeszerzési ütemterv Éves statisztikai összegzés Műszaki specifikáció AFhez Pénzügyiés ütemterv

Szakmai vezető Projektvezető Projektvezető Szakmai vezető Szakmai vezető

e-irattár

2020.12.31

-

e-irattár

2020.12.31

e-irattár

2020.12.31

Gazdasági vezető

e-irattár

2020.12.31

Közbeszerzési Tanács Projektvezető Szakmai vezető Projektvezető Szakmai vezető

A bizonylat Kitöltő/készítő megnevezés SzerződésJogi tanácsadó tervezet

Megőrzési hely

Megőrzési idő Másolatot kap

e-irattár

2020.12.31

Ajánlattételi/ részvételi felhívás (C 5) Átvételi elismervény (C 3) Bontási jegyzőkönyv (B 16) Aláírt szerződés a nyertes ajánlattevővel Tájékoztató (hirdetmény) a szerződéskötésről

Szakmai vezető

e-irattár

2020.12.31

Projektvezető

e-irattár

2020.12.31

Ajánlattevő


e-irattár

2020.12.31

Ajánlattevők

Projektvezető

e-irattár

2020.12.31

Nyertes ajánlattevő

Szakmai vezető Projektvezető

e-irattár

2020.12.31

Nyertes ajánlattevő

Projektvezető Szakmai vezető Projektvezető Ajánlattevő

A Folyamatra ható dokumentumok: Közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény Közbeszerzési Szabályzat Támogatási Szerződés mellékleteit képező sablonok (pl. Közbeszerzési ütemterv, a Közbeszerzési ütemterv mintaokmánya, Adatlap a közbeszerzési eljárásról)

12. Részletes Költségterv A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése:

Projektvezető:

közreműködik a részletes pénzforgalmi és költségtervek kialakításában, jóváhagyja a részletes pénzforgalmi és költségterveket.

Gazdasági vezető:

Szakmai vezető:

koordinálja a fenntartói részfeladatok elvégzését, elkészíti, folyamatosan nyomon követi és aktualizálja a projektek részletes pénzforgalmi- és költségütemezését, gondoskodik a részletes pénzforgalmi- és költségtervek betartásáról. közreműködik a részletes pénzforgalmi és költségtervek kialakításában,

segíti a kidolgozott és jóváhagyott pénzforgalmi és költségtervek végrehajtását, betartását A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Egységes pénzforgalmiés költségterv Projektszintű pénzforgalmiés költségtervek Fenntartói pénzforgalmiés költségtervek


Megőrzési hely

Gazdasági vezető, e-irattár Koordinátoradminisztrátor Gazdasági vezető, e-irattár Fenntartói kapcsolattartók Fenntartók e-irattár

Megőrzési idő Másolatot kap 2020.12.31 Fenntartó 2020.12.31

Fenntartó

2020.12.31

Fenntartó

13. Költségütemezés nyomon követése A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: ellenőrzi a folyamat alkalmazását.

Projektvezető:

folyamatosan végzi a nyomon követést, dokumentálja a kifizetéseket, rendszeresen tájékoztatja a Projektmenedzsert a folyamatról, helyzetjelentést készít és szükség esetén beavatkozást kezdeményez.

Gazdasági vezető:

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ BIZONYLATOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Költségütemezést nyomon követő bizonylatok Helyzet jelentések (B15)


Megőrzési hely vezető, e-irattár

Gazdasági Koordinátoradminisztrátor Gazdasági vezető

e-irattár

Megőrzési Másolatot kap idő 2020.12.31 Kedvezményezett 2020.12.31

Kedvezményezett

14. Szerződéskötés A tevékenységhez tartozó feladatkörök részletezése: Projektvezető:

köteles a részére átadott szerződéstervezeteket

megvizsgálni, megvizsgáltatni az alábbi szempontok szerint: a szerződéstervezet a projekt szempontjából megfelelően alá van-e dokumentálva (ajánlatkérések, dokumentáció) a legkedvezőbb ajánlatot tevővel történik-e szerződéskötés a szerződés jogi szempontok szerint megfelelő-e, és megfelelő garanciákat tartalmaz-e a szerződés tartalma megfelelően illeszkedik-e a projekttervben leírtakhoz, a megfelelő szerződéstervezet ellenjegyzése, a nem megfelelő szerződéstervezet kialakításához szükséges egyeztetések, utasítások megtétele elkészíti/ elkészítteti a szerződéstervezetet, közreműködik a szerződéstervezet egyeztetésében, ellenjegyzésre benyújtja a projektvezető felé a szerződéstervezetet.

Szakmai vezető:


közreműködik a szerződéstervezet kialakításában és az egyeztetésében.

A FOLYAMAT EREDMÉNYEKÉNT LÉTREJÖVŐ DOKUMENTUMOK ÉS AZOK KEZELÉSE A bizonylat megnevezés Szerződéstervezet Javaslatok a szerződéstervezethez (B15) Teljesítésigazolás (C2)

Kitöltő/készítő Szakmai vezető / Fenntartói kapcsolattartó Projektvezető Szakmai vezető / Fenntartói kapcsolattartó és Projektvezető



Másolatot kap

e-irattár

2020.12.31

e-irattár

2020.12.31 Fenntartó, teljesítő

PIK Melléklet. 1. Projekttervezés

Recommend Documents