Work Modeling Work modeling memiliki fungsi untuk menampung berbagai macam data kualitatif yang kompleks dan lengkap serta membantu dalam pekerjaan seluruh anggota dalam memantau atau mengawasi struktur kerja yang biasanya disajikan dalam bentuk diagram fisik. Adapun work medelling itu sendiri adalah suatu diagram struktur kerja ataupun kegiatan dari user yang mencakup secara keseluruhan. Model model ini akan focus pada fungsinya masing masing dalam satu aspek yang sama. Ada berbagai macam hal yang paling utama, diantaranya :
physical models, disini meliputi lingkungan sekitar yang digunakan user dengan melihat bentuk sekeliling nya (fisiknya)
sequence models, langkah demi langkah dari data yang ada pada rekaman diamati dan disusun dengan sebaik baiknya selama proses wawancara kontekstual.
artifact models, merupakan hasil salinan baik itu dalam bentuk printout (manual) ataupun dalam bentuk elektrik (soft) dari tugas tugas yang telah dikumpulkan. Disini yang dilihat dengan teliti adalah struktur dan isi yang dimaksud.
Breakdown, disini yang ditimbulkan bukannlah kerusakan, melainkan sebagai jalan ataupun penunjuk arah bahwa telah sampai proses mana proyek ini telah dikerjakan.
Trigger, pada bagian ini memungkinkan untuk meminta membuat tugas baru yang harus dilaksanakan, ataupun bias jadi untuk menentukan langkah selanjutnya.
Intent, harus ada perencanaan secara matang sebelumnya.
Pada saat pewawancara mengamati dan menggambarkan kegiatan kegiatan yang dikerjakan user secara langsung dan menggambarkannya dalam kertas flipchart secara detail. Dalam mengambil langkah pada metode urutan tentunya dengan analisis yang menampung masalah masalah yang akan terjadi nantinya. Sebelumnya kita harus mendapatkan kata kunci atau inti dari permasalahan tersebut. Selanjutnya mengetahui detail proyek yang sedang dikerjakan secara lebih mendalam. Tentunya jika tidak menguasai ataupun mengetahui proyek yang akan dikerjakan secara riinci akan menghambat kita dalam melakukan proyek ini kedepannnya dan akan mendapatkan banyak kendala. Adapun langka langkah yang perlu diperhatikan adalah :
Langkah kerja, disini difokuskan dengan memantau segala kegiatan user secara langsung sehingga kita dapat mengetahui secara terperinci dan mendapatkan fakta di lapangan. Melihat apa saja tindakan tindakan yang mereka ambil.
Langkah antar pengguna, menangkap langkah per langkah pada tingkatannya masing masing menggunakan user interface.
Proses, setiap anggota dalam tim harus menentukan tingkatan pada setiap langkah langkah pada proyeknya sehingga dapat mengetahui tingkat kesulitan yang akan ditempuh nantinya.
Kemudian masuk pada proses wawancaranya, dimana dilakukan secara berulang ulang dengan maksud dan tujuan menggali terus informasi dari pengguna sehingga detail dari proyek akan semakin terlihat dan semakin dapat dipahami. Disini diperlukan proses iterasi, dimana mengulang dalam wawancara, tetapi dengan catatan jika sudah tidak mendapatkan data yang baru, sebaiknya wawancara dihentikan karena bukan tujuan semula, data yang didapatkan sama saja seperti sebelumnya dan tidak ada penambahan informasi. Jika langkah langkah ini dikerjakan, maka akan memudahkan anggota tim pada sesi interpretasinya, karena sudah mendapatkan data data dengan sangat lengkap. Dan mendapatkan langkah per langkahnya secara sangat detail dan tentunya hal ini akan sangat membantu pada saat proses interpretasi.
Consolidated Sequence Models Dalam proses deasin kontekstual desain ini terdapat berbagai macam proses yang salah satunya adalah mengkonsolidasikan ( menggabungkan, mengkombinasikan) model kerja pada setiap individu. Model kerja yang telah dibuat sebelumnya merupakan represintasi hasil yang real dari hal yang telah kita pantau sebelumnya dan dapat mewakili contoh kasus kasus secara keseluruhan dengan sampel yang kita ambil. Urutan konsolidasi model ini sendiri memberikan struktur maupun langkah kerja secara terperinci dari data data yanag merupakan intinya. Disini dikumpulkan data sequence dengan melihat tindakan apa yang diambil untuk menyelesaikan maksud dari proyek itu sendiri dan apa saja kendalah yang akan dihadapi dalam mempersiapkannya.
Adapun proses konsolidasi adalah :
Membuat urutan dan langkah kerja dalam proses konsolidasi dan kombinasi
Persiapan dalam konsolidasi
Proses permulaan dalam konsolidasi
Memilih urutan urutan yang tersisa untuk diselesaikan konsolidasinya
Dan sebelum memulai proses konsolidasi, buatlah manajemen kerja di dalamnya. Perhatikan urutannya dan dikumpulkan secara bersama sama dalam konteks yang sama pula. Dalam proses interpretasi hendaknya ditulis setiap tindakan yang diambil. Setelah anda telah mendapatkan dan mengumpulkan data dengan lengkap, maka sekarang lah menentukan urutan dan mecari pusat dari permasalahan.
Adapun dalam memulai proses konsolidasi, diperlukan organisasi tugas untuk setiap anggota yang pada masing masing tugas tersebut memiliki perbedaan sehingga akan mendapatkan banyak data sehingga memudahkan saat penyatuan data secara keseluruhan nantinya.
Dalam setiap proses konsolidasi langkah langkah pada saat proses, tidak menutup kemungkinan akan terjadinya langkah abstrak ataupun melenceng bahkan lebih ke tambahan informasi yang akan didapatkan. Dan bukan hanya pada satu langkah, tetapi memungkinkan terjadi pada langkah langkah berikutnya. Ini merupakan proses konsolidasi yang prosesnya dimulai dari : 1. Memilih langkah atau kegiatan yang pertama 2. Selanjutnya lihat urutan yang lain, dan identifikasikanlah setiap langkahnya sesuai dengan urutan 3. Isilah langkah langkah yang kurang tepat, dan lengkapilah serta mencocokkan nya sehingga akan menjadi lebih mudah. 4. Tulis langkah dan data tambahan dengan mengkombinasikan pada suatu catatan kecil digabungkan dengan data yang didapatkan sebelumnya. 5. Muatlah langkah abstrak tadi pada suatu kolom, dan sisakan kolom berikutnya untuk menyisipkan pertanyaan yang sebeanrnya. 6. Masukkanlah setiap kendala yang ditemukan pada setiap langkah dengan
Secara umum, urutan proses konsolidasi ini terdiri dari empat sampai delapan kegiatan. Selanjutnya dalam strategi pengidentifiaksian data tidak menuntut atas kenyataan yang ditemukan, tapi dapat dilakukan penambahan dan variasi. Dan untuk memudahkan identifikasinya, dilakukan pemisahan yang secara jelas terlihat dan dapat diketahui pada setiap langkahnya. Dan tiga langkah pertama merupakan pondasi dan haruslah didapatkan data secara detail sehingga mudah dalam melakukan desain ulang nantinya.
Building an Affinity Diagram Dalam membangun suatu diagram afinitas, harus mengikutu beberapa peraturan maupun hirarki yang telah ditetapkan. Terutama pada saat sesi interpretasi, disini setiap catatan catatan yang dapat mewakili daftar pengguna berguna dalam membangun diagram afinitas nantinya. Diagram afinitas ini sangatlah cocok dengan metode rapid cd. Dengan penggabungan metode ini, merupakan langkah yang tepat karena kedua metode ini yang tercepat dan yang terbaik. Proses pada diagram afinitas ini sendiri terjadi pada bagian interpretasi, dimana disini dilakukan pengelompokan dari data data sesuai dengan aturan langgkah langkah nya dan mencari key word atau hal inti dari data tersebut. Konsep konsep pada bab ini adalah :
Diagram Affinity, data dari digram ini dibangun berdasalarkan catatan yang didapatkan sebelumnya yang berasal dari isu populasi pada ruang lingkup suatu perkerjaan dengan menyertakan repesentasi urutan langkah langkahnya.
Afinity Note, data data yang didapatkan dan dikumpulkan keseluruhannya serta dilakukan pencetakannya, sehingga tim akan lebiih mudah dalam mengelompokkan data data. Dan catatan ini biasanya dikenal dengan nama “ yellow note” karena catatan tersebut dicetak dalam kertas yang berwarna kuning
Blue Labels, label biru ini merupakan kumpulan catatan yang mewakili semua dan bersifaat sebagai tema. Disini merupakan hasil asli langsung dari pengguna.
Pink Labels, merupakan data pengumpulan yang berasal dari satu tema yang ada pada satu label biru.
Green Labels, label hijau ini merupakan tingkatan tertinggi dalam label afinitas, dimana data data dalam label pink diringkas lagi dan dikumpulkan yang sifatnya akan menjadi lebih umum. Dan pada bagian label ini merupakan setengah dari isi suatu data tersebut.
Dalam proses pembangunan digram afinitas ini umumnya dibutuhkan delapan sampai sepuluh pengguna dimana 2 sampai 3 orang yang yang bekerja pada setiap proyeknya. Dan dengan demikian akan menghasilkan catatan minimal 500 catatan samapai dengan 100 catatan untuk diagram afinitasnya. Disini kita diberkan 2 pilhan, yaitu meneruskan langkah berikutnya atau melakukan iterasi dalam wawancara untuk mendapatkan kelengkapan data. Dengan memilih melakukan iterasi, tentunya akan lebih memudahkan kita dan bias focus dalam setiap langkah dalam pengerjaan proyek Karen kelengkapan data tadi.
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi tim yang akan membagnun diagram afinitas ini. Dalam menadpatkan dan membagun sumber daya untuk afinitas diperlukan stakeholder yang perlu dilibatkan. Dan pada umumnya setiap satu orang akan didapatkan catatan afinitaas sebanyak 50 sampai 80 catatan. Jadi jika kita membutuhkan 300 catatan, maka diperlukan 4 sampai 6 orang untuk dilakukan wawancara. Dan alangkah lebih baik, dalam pemindahan catatan dilakukan tidak lebih dari 2 sampai 3 hari Karena akan banyak mengubah data nantinya.
Dan pada saat interpretasi proyek, anda tentunya perlu mengetahui dan mengajak beberapa bagian berikut.
Pemasaran
Manajemen dan analisis bisnis
Pengembangan dan pembangunan arsitek serta desain proyek
Setiap anggota yang terbabung dalam pembuatan proyek
Dokumentasi pengumpulan data
Staf teknis
Using Contextual Data to Write Personas Setelah proses konsolidasi model dan proses afinitas, selanjutnya seluruh anggota tim melakukan sharing data data yang telah didapatkan. Yang dibicarakan disini adalah pemahaman mereka tentang proyek yang sesuai dengan keinginan pengguna serta desain proyek yang mereka inginkan dengan menggunakan manajemen stakeholder, penghimpunan organisasi organisasi, dan pengelompokan produk produk. Selanjutnya ada persona yang merupakan suatu penjelasan baik berupa selembar kertas dengan satu halama kontekstualnya yang berasal dari pengguna secara umumnya. Seluruh data dari pengguna tersebut diambil yang memiliki karakteristik dan kepentingan untuk proyek kemudian dituangkan ke dalam satu halam kontekstual. Secara umumnya, dalam satu halaman tersebut berisikan, siapa mereka, latar belakang dari mereka, dan yang terpenting adalah tujuannya. Dan yang difokuskan disini membangun kemungkinan kemungkinan yang bias saja dimasukkan dalam membangun data kontekstual yang lengkap dan luas. Yang asal muasal nya diusulkan oleh Alan Cooper. Kemudian menurut Harley Maning, jika persona tidak memiliki data kontekstual yang banyak dan lengkap tidaklah berlaku, dan tidak akan kelihatan karakteristiknya. Konsep inti pada persona :
Persona itu sendiri
Skenario dari pengguna
Tujuannya dengan usaha dan pekerjaan yang dilakukan didalamnya
Tugas
Peran
Urutan langkah dalam persona :
Pilih suatu persona dan tulislah
Mengidentifikasi setiap pengguna secara representative yang dilakukan pada setiap personanya.
Mengidentifikasi tujuan dari persona serta langkah dan tugas pada amsing masing persona.
Tulis personanya
Tulis scenario dari user, selanjutnya tulislah deskripsi tugas secara terperinci
Lihat kembali persona yang telah dibuat secara teliti
Dalam mengidentifikasi user dalam persona, kita petakan kelompok user sesuaikan dengan kebutuhan dan sesuai dengan personanya. Selanjutnya iedntifiaksi setiap user dan mencari tahu latar belakangnya yang selanjutnya dilakukan pengumpulan data sebanyak banyakanya. Tanyakan hanyalah hal yang fokusnya hanya pada proyek dan tujuannya. Kemudian peran yang dilakukan oleh user dalam bagian proyek ini apa saja. Disini diperlukan pertanyaan yang detail dan konkrit serta dibutuhkan hasil data yang banyak. Kemudian diidentifikasi data yang merupakan data primary (penting) dan yang mana yang bukan.
Dalam penulisan persona dibutuhkan :
Nama persona, tidak memakai nama yang sebenarnya, dan gantilah dengan nama yang tidak jauh beda. Sedangkan jenis kelamin disesuaikan berdasarkan user tersebut.
Meninjau data, periksa kembali dari hasil tujuan sebelumnya dan peran beserta tugas pada saat sesi interpretasi.
Mulailah dengan menulis dari latar belakang user
Beritahulah tujuan dari proyek sebelumnya
Buatlah daftar tugas dan peran pada masing masing persona
Pilihlah foto pada masing masing persona
Langkah terakhir adalah periksalah persona yang sudah siap dengan menggunakan metode cross check final. Mencari setiap kekurangan denga teliti dan menambahkannya ke dalam persona.
