PERANCANGAN SISTEM PELAYANAN JASA FOTO PADA ROYAL FOTO PEKANBARU DENGAN MENGGUNAKAN MEDIA WEB DAN DATABASE TERDISTRIBUSI DENGAN BAHASA PEMROGRAMAN BERORIENTASI OBJEK Photography Service System Design On Royal Foto Pekanbaru By Using WEB Media and Distributed Database With Object Oriented Programming Language 1
Selly
2
Deny Jollyta
3
Johan
Fakultas Komputer – Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Pelita Indonesia Jl. Ahmad Yani, Kota Pekanbaru (Riau)
ABSTRAK Royal Foto merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa fotografi untuk layanan foto, percetakan foto serta video recording di Pekanbaru. Pelayanan jasa foto pada Royal Foto masih menggunakan sistem manual, sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian informasi dalam menjalankan kegiatan pada Royal Foto. Maka dalam penelitian ini dirancanglah suatu sistem yang terkomputerisasi yang dapat membantu perusahaan untuk memberikan pelayanan jasanya. Para pelaku kegiatan operasional akan lebih mudah dalam mengakses, merekap dan memproses data, menghasilkan informasi serta pendistribusian informasi secara cepat. Dalam memperluas jaringan kerjasama serta komunikasi dengan Customer maka dirancang sebuah website yang dapat diakses oleh siapapun. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kuantitatif dengan teknik observasi, wawancara dan studi kepustakaan dalam memperoleh informasi tentang proses bisnis perusahaan. Agar penelitian lebih terstruktur maka digunakan juga metode System Development Life Cycle (SDLC). Implementasi Sistem Informasi ini menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP, database menggunakan Microsoft SQL Server 2000 dan bahasa pemrograman berorientasi objek yang digunakan yaitu Microsoft Visual Basic 6.0, sedangkan untuk web menggunakan Dreamweaver 8 dan MySQL sebagai database. Untuk lebih mendukung penelitian ini maka disesuaikan juga dengan teori-teori yang ada dari pakar dalam berbagai literatur. Kata kunci : Sistem Informasi, Pelayanan Jasa Foto, Database Terdistribusi, Local Area Network (LAN), Web. ABSTRACT Royal Foto is a company that moves in the field of photography service for photograph service, photo printing service and video recording in Pekanbaru. Photography service system at Royal Foto is still using manual system, because of that the delivery of information always delayed when perform activities at Royal Foto. Therefore in this research designed a computerized system that can help the company to perform its photography service. The performers of operational activities will be easier to access, save and process the data, generate information and distribute information quickly. In expanding the network of
cooperation and communication with customers so designed a website globally. The method that is used in this research is quantitative method, with the technique of observation, interview and bibliography study in obtaining information about company’s business process. In order for the research activities of more structured then use System Development Life Cycle (SDLC) method. Implementation of this information system will use Microsoft Windows XP as operating system, Microsoft SQL Server 2000 as database and Visual Basic 6 as the object oriented programming language, while for the web using Dreamweaver 8 and MySQL as database. To further support this research, it also adjusted with the existing theories of experts from various literature. Keywords : Information System, Photography Service, Distributed Database, Local Area Network (LAN), Web 1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat saat ini memberikan berbagai dampak positif maupun negatif bagi kehidupan kita. Hal ini juga membawa pengaruh yang signifikan pada dunia bisnis. Ketatnya persaingan mengharuskan para pelaku bisnis menerapkan sistem informasi yang akurat dengan mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi data yang tepat agar dapat berkompetisi dan terus berkembang. Di era globalisasi saat ini, semakin banyak pelaku bisnis yang mulai memperhatikan pengembangan sistem informasi yang terkomputerisasi dalam usahanya. Sebagian besar perusahaan mengalihkan proses kerjanya yang manual ke komputer dengan memanfaatkan aspek perangkat lunak terbaru serta penggunaan jaringan lokal maupun global untuk mendistribusikan data dan informasi. Efektifitas dan efisiensi merupakan alasan utama dilakukan perubahan tersebut. Penerapan sistem informasi berbasis komputer akan memudahkan dan mempercepat pemrosesan data, pengaksesan, penghasilan dan pendistribusian informasi serta dapat meminimalkan biaya operasional dan meningkatkan penghasilan.
Royal Foto merupakan sebuah perusahaan perseorangan yang bergerak di bidang jasa fotografi di Pekanbaru. Jasa ini meliputi jasa foto, percetakan foto, make up, bridal serta video recording. Untuk jasa foto terdapat berbagai jenis pilihan diantaranya pas foto, foto prewedding indoor & outdoor, foto keluarga, foto group, foto couple, foto anak, foto wisuda, foto profil, foto casual, dan foto wedding. Untuk jasa make up tersedia jasa make up foto, make up wisuda, make up party, dan make up wedding. Untuk jasa bridal tersedia dalam kostum internasional, nasional ataupun modern. Untuk jasa video recording tersedia jasa untuk liputan wedding, liputan acara HUT dan liputan acara seminar. Selain itu Royal Foto juga melengkapi usahanya dengan menjual perlengkapan fotografi seperti kamera digital, album foto, frame foto dan masih banyak lagi. Sampai saat ini kegiatan operasional pada Royal Foto masih dilakukan secara manual, seperti pencatatan informasi penjualan dan inventori dengan menggunakan nota, buku pencatatan dan kertas laporan yang semua ditulis secara manual. Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan harus mencari satu per satu nota yang telah disimpan di dalam mapmap kertas sesuai dengan urutan tanggal
transaksi yang telah terjadi. Demikian juga dengan pemeriksaan transaksi penjualan yang terjadi setiap harinya, harus mengumpulkan seluruh nota penjualan dan melakukan pemeriksaan per transaksi di setiap map-map arsip. Penyimpanan data-data Royal Foto masih berupa kertas-kertas yang dikumpulkan menjadi satu kesatuan dalam filing map. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pengecekan data-data yang diperlukan oleh karyawan Royal Foto. Front Office, Kasir, Gudang dan Purchaser merupakan bagian yang saling berhubungan dalam melaksanakan kegiatan operasional pada Royal Foto. Apabila penyampaian data-data masingmasing bagian masih berupa map kertas, maka dapat menghambat aktivitas dan membuang banyak waktu. Selain tidak efisien, hal ini juga sangat beresiko terhadap Royal Foto dikarenakan penyimpanan data-data yang berupa kertas mudah hilang dan rusak. Proses pembuatan Nota Order (NO), Nota Barang, Purchase Order (PO) dan laporan-laporan selama ini masih semi komputerisasi yaitu menggunakan Microsoft Excel. Seringkali terjadi kesalahan dalam pengetikan atau penginputan data oleh karyawan. Selain itu juga membutuhkan waktu yang relatif lama dalam pembuatan nota dan laporan tersebut. Hal ini menyebabkan tidak adanya efisien waktu oleh perusahaan. Sistem pelayanan jasa foto pada Royal Foto juga masih menggunakan sistem manual. Customer maupun calon customer harus secara langsung mengunjungi Royal Foto untuk mendapatkan informasi mengenai jasajasa foto yang terdapat di Royal Foto, sehingga mengakibatkan para customer dan calon customer kesulitan untuk mendapatkan informasi. Customer yang ingin mencetak foto harus langsung
mendatangi Royal Foto dan memberikan file foto yang akan dicetak tersebut. Customer yang ingin meminta pelayanan jasa ke Royal Foto juga harus langsung mendatangi Royal Foto tersebut. Cara kerja seperti ini tidak mendukung perkembangan perusahaan ke arah yang lebih maju, serta menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Dengan demikian perusahaan bermaksud untuk mengubah sistem yang telah ada menjadi sistem yang terkomputerisasi dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta membuat suatu rancangan web secara optimal untuk penyediaan layanan informasi bagi customer. Adanya media informasi melalui web dapat memudahkan customer ataupun calon customer untuk mengetahui informasi mengenai jasa-jasa yang disediakan perusahaan. Berdasarkan uraian di atas, tergambar adanya topik menarik untuk di bahas yaitu kemungkinan di lakukannya optimalisasi pemanfaatan teknologi pada sistem informasi yang ada. Dengan demikian maka dilakukan penelitian yang berjudul : ”Perancangan Sistem Pelayanan Jasa Foto pada ROYAL FOTO Pekanbaru dengan Menggunakan Media Web dan Database Terdistribusi dengan Bahasa Pemograman Berorientasi Objek”. 2. 2.1
Landasan Teori Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Isa (2012:6), sistem informasi terdiri dari manusia, mesin, dan metode sebuah perusahaan untuk menjalankan suatu kegiatan operasi yang bersangkutan dengan data untuk menghasilkan informasi. Sistem informasi dapat menyangkut misalnya komputer beserta mesin media penyimpanan, mesin perkantoran (mesin fax, mesin fotocopy), peralatan komunikasi (controllers,
modems,routers), media penyimpanan data, dan lain-lain. Menurut Tantra (2012:2), sistem informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, memroses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol, dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau orang untuk mencapai tujuan. Basis Data Terdistribusi Menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo (2006:103), database didefenisikan sebagai kumpulan informasi yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Menurut Stephens dan Plew (2006), database adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan database, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam database menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan ke dalam database, dimodifikasi dan dihapus. Database pada sistem terdistribusi disimpan pada beberapa komputer. Komputer pada sistem terdistribusi berkomunikasi satu sama lain melalui media komunikasi seperti jaringan berkecepatan tinggi atau telepon. Keuntungan basisdata terdistribusi adalah : a. Pengawasan distribusi dan pengambilan data, jika beberapa site dihubungkan, seorang pemakai yang
b.
c.
2.2
d.
e.
berada pada satu site dapat mengakses data pada site lain. Reliabilitas dan ketersediaan, sistem dapat terus-menerus berfungsi dalam menghadapai kegagalan dari site sendiri atau mata rantai komunikasi antar site. Kecepatan pemrosesan query, jika sebuah query melibatkan data pada beberapa site, maka site dapat membagi query ke dalam sub-query yang dapat dieksekusi dalam bentuk paralel. Perhitungan secara paralel mempercepat pemrosesan seorang pemakai query. Otonomi lokal, pendistribusian sistem mengizinkan sekelompok individu dalam sebuah perusahaan untuk melatih pengawasan lokal melalui data mereka sendiri. Kemampuan ini dapat mengurangi ketergantungan pada pusat pemrosesan. Efisien dan fleksibel, data dalam sistem distribusi dapat disimpan dekat dengan titik di mana data dipergunakan. Data dapat secara dinamis bergerak, disalin atau dihapus.
Kerugian basisdata terdistribusi adalah : a. Harga software yang mahal b. Kemungkinan kesalahan lebih besar, sulilt menjamin kebenaran dan algoritma dari site-site yang beroperasi secara paralel. c. Kompleksitas d. Kontrol yang terdistribusi, menimbulkan masalah sinkronisasi dan koordinasi. e. Keamanan, sekuriti jaringan lebih kompleks dari sekuriti akses database yang tersentralisasi. f. Migrasi yang susah, belum ada tool yang dapat membantu dalam konversi dari sistem basisdata ke sistem basisdata terdistribusi.
Konsep Dasar Jaringan Menurut Wiharsono (2007:2), jaringan komputer adalah kumpulan sejumlah peripheral yang terdiri dari beberapa komputer, printer, LAN Card, dan peralatan lain yang saling terintegrasi satu sama lain. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama sama menggunakan hardware/software yang terhubung dengan jaringan. Menurut Fauzi (2008:282), macam jaringan komputer bila dilihat berdasarkan lingkup dan luas jangkauannya, dibedakan menjadi beberapa macam: 1. Local Area Network (LAN) Local Area Network merupakan suatu jaringan komputer yang masih berada di dalam gedung atau ruangan. Dalam membuat jaringan LAN, minimal kita harus menyediakan dua buah komputer yang masing-masing memiliki kartu jaringan atau Lan Card. 2. Metropolitan Area Network (MAN) Metropolitan Area Network merupakan pengembangan dari LAN. Jaringan ini terdiri dari beberapa jaringan LAN yang saling berhubungan. Letak jaringan ini bias saling berjauhan tergantung dari panjangnya kabel yang kita gunakan. Jaringan ini juga dapat menjangkau lokasi yang berbeda tempat. 3. Wide Area Network (WAN) Wide Area Network merupakan bentuk jaringan komputer yang terdiri dari LAN dan MAN. Jaringan WAN telah memenuhi berbagai kebutuhan sistem jaringan, seperti jaringan untuk public, jaringan pada bidang perbankan, jaringan jual-beli secara online di internet, jaringan penjualan
jasa, dan jaringan lainnya. WAN menggunakan protokol internet berupa Network Service Provider (NSP). Dengan adanya NSP yang dihubungkan dengan jaringan WAN, maka akan membentuk suatu jaringan internet yang bersifat global. Dengan demikian, internet dapat diakses oleh orang yang akan memakai jaringan tersebut.
2.3
2.4
WEB Website adalah sebuah cara untuk menampilkan diri Anda di Internet. Dapat diibaratkan Website Anda adalah sebuah tempat di Internet, siapa saja di dunia ini dapat mengunjunginya, kapan saja mereka dapat mengetahui tentang diri Anda, memberi pertanyaan kepada Anda, memberikan anda masukan atau bahkan mengetahui dan membeli produk Anda (Sutarman, 2007:1). Pengguna Internet semakin hari semakin bertambah banyak, sehingga hal ini adalah potensi pasar yang berkembang terus. Semua orang menggunakan Web untuk segala sesuatu mulai dari pekerjaan sekolah sampai dengan memesan makanan karena prosesnya yang cepat, murah, mudah & menyenangkan. Pada saat ini orang lebih suka mencari informasi tentang suatu produk melalui internet sebelum mengunjungi toko tersebut (Raharjo, 2011 : 3). Komponen penyusun web diantaranya sebagai berikut : 1. Web Browser Merupakan perangkat lunak wajib yang harus terdapat di komputer, karena untuk menjalankan aplikasi web harus menggunakan web browser. Contoh : Internet Explorer, Mozzila Firefox, Opera, Safari. 2. Web server Merupakan perangkat lunak wajib jika membuat sebuah halaman web
dinamis, dalam web server semua script – script web yang dibuat diletakkan dengan menggunakan web server maka pembuat web dapat melakukan uji coba terhadap halaman – halaman web yang dibuat tanpa harus mencobanya di internet langsung (localhost). Contoh web server : IIS ( Internet Information Service) 3. Database Server Merupakan tempat penyimpanan data dalam sebuah web. Contoh : MySQL, Microsoft SQL server, Oracle. 3 3.1
Analisis dan Hasil Use Case Lama ROYAL FOTO Pada gambar 3.1 terlihat bahwa hubungan antara aktor utama yaitu Customer, Supplier dan Manager terhadap sistem dibantu oleh aktor penunjang yaitu bagian Front Office, Kasir, Purchaser dan Gudang.
Gambar 3.1 Use Case Diagram Lama
3.2
Activity Lama ROYAL FOTO
Gambar 3.2 Activity Diagram Lama Gambar 3.2 merupakan gambar aktifitas atau serangkaian kegiatan yang dalam sistem pada ROYAL FOTO Pekanbaru. 3.3 Analisa SWOT 1. Strength a. Adanya Daftar Foto, maka memudahkan Customer dalam memilih ukuran dan jenis foto yang diinginkan. b. Adanya pembagian tugas yang jelas pada sistem, sehingga dapat meminimalisasi modifikasi data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 2. Weakness a. Kegiatan sistem informasi yang diproses secara manual mengakibatkan proses penghasilan informasi yang relatif lambat. b. File-file yang menumpuk pada media penyimpanan sering menyebabkan kekeliruan dan pencarian file memakan waktu. 3. Opportunity a. Dengan adanya kesepakatan untuk merubah ke sistem yang lebih bagus dan terkomputerisasi, perusahaan akan dapat menghindari tingkat kesalahan serta menghemat waktu dan biaya operasional perusahaan.
b. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi akan lebih meningkatkan minat Customer untuk menggunakan pelayanan jasa Royal Foto. 4. Threat Perusahaan harus selalu mengantisipasi berbagai dampak yang muncul akibat penerapan teknologi informasi baik secara hardware maupun software, seperti kerusakan sistem akibat kelalaian disengaja maupun tidak disengaja, gangguan yagn disebabkan leh virus atau program jahat. 3.4
Rancangan Sistem Informasi Pada sistem informasi baru, PO diproses secara komputerisasi sehingga tingkat kesalahan dapat dikurangi serta seluruh transaksi yang terjadi di Kasir dirancang terkomputerisasi sehingga kegiatan transaksi lebih terperinci dan dapat dipertanggung jawabkan kepada Manager. Selain itu rancangan sistem baru dikembangkan dengan menggunakan database terdistribusi. Sedangkan model jaringan yang diusulkan adalah topologi star. Dalam mendukung pelayanan jasa foto pada Royal Foto maka dirancanglah sebuah website sebagai media pelayanan bagi Customer.
Masing-masing komputer dalam jaringan dihubungkan ke pusat atau sentral dengan menggunakan jalur (bus) yang berbeda. Spesifikasi topologi star : a. Menggunakan consentrator berupa switch/hub b. Menggunakan kabel UTP, di setiap ujung kabel menggunakan Connector RJ-45 Kelebihan utamanya adalah kerusakan pada salah satu titik di jaringan maka tidak akan mempengaruhi sistem jaringan secara keseluruhan. Setelah di lakukan analisa terhadap kegiatan Sistem Informasi (SI) yang ada di lingkungan Royal Foto, maka langkah selanjutnya adalah menetapkan rancangan pengembangan SI baru. 3.5
Use Case Baru ROYAL FOTO
Gambar 3.3 Rancangan Jaringan yang Dibangun Gambar 3.4 Use Case Diagram Baru
Gambar 3.4 menunjukkan interaksi antar aktor utama yaitu Pembelian, FO, Kasir, Gudang, Pimpinan dan Customer terhadap sistem. 3.6
b. Sudah menggunakan database sebagai media penyimpanan data. c. Laporan sudah terformat dan penghasilan laporan lebih cepat. d. Komputer sudah berbasis jaringan sehingga memudahkan para user dalam mendistribusikan data. e. Komunikasi dengan Customer sudah menggunakan web. f. Keamanan sistem dan data masih kurang walaupun hak akses sudah di bangun menggunakan password tapi belum menggunakan kriptografi.
Activity Baru ROYAL FOTO
4 4.1
Gambar 3.5 Activity Diagram Baru Gambar 3.5 menggambarkan aktifitas/kegiatan yang dilakukan oleh komponen terhadap sistem berupa program ketika dijalankan. 3.7
Perbandingan Hasil Sistem Lama dan Sistem Baru 1. Sistem Lama a. Pemanfaatan komputer masih belum sepenuhnya. b. Penyimpanan data berupa arsip dokumen. c. Laporan yang dihasilkan tidak terformat dan membutuhkan waktu yang lama. d. Komputer masih stand alone. e. Komunikasi dengan Customer masih menggunakan media telepon. f. Tidak ada sistem keamanan data. 2. Sistem Baru a. Sudah terkomputerisasi sepenuhnya.
Penutup Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian tersebut maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem baru yang terkomputerisasi maka kegiatan yang ada dapat diselesaikan dengan cepat dan akurat, serta laporan yang dihasilkan juga terinci dan rapi. 2. Dengan adanya program aplikasi maka perusahaan tidak akan pernah melakukan dua kali transaksi dengan nomor transaksi yang sama, perusahaan juga dapat mengetahui jumlah barang dengan cepat tanpa memeriksa secara fisik dan mengetahui kapan terjadinya pengeluaran dan penerimaan barang, kasir juga dapat mengetahui jumlah uang yang diterima dan yang dikeluarkan pada saat yang diinginkan. 3. Dengan adanya sistem berbasis jaringan dapat memudahkan Front Office, Kasir, Gudang dan Purchaser dalam menghasilkan dan mendistribusikan informasi, serta membantu pimpinan Royal Foto dalam melihat perkembangan perusahaan.
4. Informasi pelayanan jasa foto melalui jaringan global internet dapat membantu perusahaan dalam memperluas komunikasi terutama dengan Customer. 4.2
Batasan Masalah Modul program yang dirancang adalah dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan database Microsoft SQL Server 2000, sedangkan untuk web menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 dan MySQL sebagai database. Rancangan modul dalam penelitian ini tidak membahas proses pengeluaran dan biaya-biaya lainnya pada perusahaan. Modul program yang dirancang hanya mencakup transaksi penerimaan kas dari penjualan barang, transaksi foto dan pelayanan booking, pengeluaran kas terhadap penerimaan barang dari Supplier serta pembayaran ke Supplier. Web yang dirancang adalah sebagai media penyedia informasi tentang jasa-jasa foto yang disediakan serta dapat melakukan booking dalam web. Pemberitahuan/konfirmasi setelah dilakukan booking oleh Customer dilakukan melalui telepon/secara manual.
Daftar Pustaka Fauzi, Ahmad H. Pengantar Teknologi Informasi. Graha Ilmu, Surabaya, 2008. Febrian, Jack. Sistem Basis Data. Informatika, Bandung, 2007. Listanto, Virgiawan. Teknik Jaringan Komputer. Prestasi Pustaka Raya, Jakarta, 2011. Prasojo, Lantip Diat dan Riyanto. Teknologi Informasi Pendidikan. Gava Media, Yogyakarta, 2011. Raharjo, Budi. Belajar Pemrograman Web. Informatika, Bandung, 2011. Ramakrishman, R. dan Gehrke, J. Database Management System. Third Edition, Mc Graw-Hill, 2007. Simarmata, J. dan I. Paryudi. Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta, 2006. Sutarman. Membangun Aplikasi WEB dengan PHP & MySQL. Edisi II, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2007. Tantra, Rudi. Manajemen Proyek Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta, 2012.
