Phoenix Vrijwilligers positie beschrijving

Phoenix – Vrijwilligers positie beschrijving

Vrijwilligers Phoenix, 17 juli 2015

Achtergrond •  •  •  •  •  •  • 

Club is steeds op zoek naar vrijwilligers Ondersteuning van het bestuur Betrokkenheid van allen binnen de club verhogen Samenhorigheid verhogen Efficientie verbeteren Allen dragen een klein deel van de algemene last en lusten Voorlopige open posities


Phoenix- Scheidsrechter coordinator Objectief •  Uittekenen van scheidsrechter beleid binnen de club voor BE en NL •  Coordinator voor opleiding, en inplannen van scheidsrechters voor thuis wedstrijden Detail taken: •  Opleiding: •  Kennis van hockey reglementen verspreiden doorheen de club •  Organizatie van opleidingen in BE en in NL •  Toekennen en inplanning van scheiddsrechters via website •  Opvolging van gefloten wedstrijden: •  Kwaliteit •  Problemen oplossen Tijdsbesteding: •  Begin seizoen: •  Halve dag voor toekennen en inplanning •  Gedurende hockey seizoen (30 weken): •  Wekelijks opvolging voor en na wedstrijden: half uur per week •  Maandelijkse opvolging van leden en opleidingen: een uur per maand •  Totaal: 25 uren per seizoen, is dus minder dan 1 uur per week Samenwerking met: •  Secretaris: nieuwe leden •  Webmaster: inplanning in website


Phoenix- Scholen initiaties - sportdagen Objectief •  Organisatie van initiaties in scholen gemeenschap (op onze vraag) •  Organisatie van sportdagen in scholen (op vraag van scholen) Detail taken: •  Doel: •  hockey ervaring te delen met een zo groot mogelijk aantal jeugd in Noord-Limburg •  Media aandacht vanuit scholen gemeenschap •  Scholen contacteren (we hebben al lijst van al de scholen en LO leraren) •  Contact met SVS (Stichting Vlaamse Sport) voor opname hockey in planning 2013-2014 •  Inplanning in overleg met school en Phoenix lesgevers (intern of extern) •  Organisatie van logistiek, afhankelijk van plaats: sticks, ballen, hesjes, inschrijvingsformulieren, brochures Tijdsbesteding: •  Per initiatie: •  Twee uren voor inplanning en organizatie •  Half uur voor logistiek •  Half uur voor opvolging na initiatie •  Totaal: 3 uren per initiatie. 5 per jaar komt op 15 uren per seizoen of gemiddeld een half uur per week

Samenwerking met: •  Secretaris: nieuwe leden doorgeven en opvolgen nieuwe leden •  Spor8eve verantwoordelijke: inplanning lesgevers •  Penningmeester: opvolging betaling van lesgevers en onkosten vergoeding scholen Vrijwilligers Phoenix, 17 juli 2015

Phoenix- Oefenwedstrijden Objectief •  Organisatie van oefenwedstrijden voor onze competitie – trimmers teams Detail taken: •  Aantal en teams te selecteren met bestuur en team coaches •  Contacten en inplanning met omliggende clubs (BE of NL) •  Inplannen op website en communicatie naar coaches

Tijdsbesteding: •  Per oefenwedstrijd: •  Een uur voor inplanning en organizatie •  Drie oefenwedstrijden per team per seizoen • 

Totaal: 3 uren per ploeg (nu dus kleine 10 uren per seizoen).

Samenwerking met: •  Spor8eve verantwoordelijke: inplanning wedstrijden •  Webmaster: up-‐to-‐date houden van website


Phoenix- Jeugdkampen Objectief •  Organisatie van jeugdkampen met Pasen en in de zomer (einde augustus) Detail taken: •  Inplanning zes maanden op voorhand •  Communicatie: intern en extern regelen •  Inplanning lesgevers •  Met of zonder slaap gelegenheid •  Logistiek inplannen

Tijdsbesteding: •  Per kamp: •  Inplanning – organisatie: drie dagen per kamp, gespreid over zes maanden (gemiddeld 1 uur per week) •  Gedurende kamp: samen met andere: opvolging van kamp • 

Dit is een ploeg event, en kan niet alleen aangegaan worden. Twee-drie mensen per kamp nodig

Samenwerking met: •  Spor8eve verantwoordelijke: inplanning lesgevers •  Webmaster: up-‐to-‐date houden van website •  Penningmeester: inschrijvings gelden Vrijwilligers Phoenix, 17 juli 2015

Phoenix- Tornooi Objectief •  Organisatie van jeugd, volwassen indoor en outdoor tornooien Detail taken: •  Inplanning zes maanden op voorhand •  Communicatie: intern en extern regelen •  Inplanning doelgroep •  Uitnodigingen versturen en verwerken •  Logistiek inplannen •  Tornooi sponsor zoeken •  Prijzen Tijdsbesteding: •  Per tornooi: •  Inplanning – organisatie: drie dagen per tornooi, gespreid over zes maanden (gemiddeld 1 uur per week) •  Gedurende tornooi: samen met andere: opvolging van tornooi • 

Dit is een ploeg event, en kan niet alleen aangegaan worden. Twee-drie mensen per tornooi nodig

Samenwerking met: •  Webmaster: up-‐to-‐date houden van website •  Penningmeester: inschrijvings gelden •  Recrea8e Vrijwilligers Phoenix, 17 juli 2015

Phoenix- Sponsoring Objectief •  Commissie verantwoordelijke voor begeleiden en uitstippelen van sponsor contracten Detail taken: •  Ondersteuning bestuur •  Sponsor brochure uitwerken, vervolledigen, up-to-date houden •  Contacten leggen •  Business Club uitbouwen •  Organisatie sponsor events (4 keer per jaar) •  Communicatie van en naar sponsors •  Opmaak sponsor bord Tijdsbesteding: •  Naar keuze, geen tijds druk •  Wel regelmatig mee bezig zijn •  Tijdens seizoen: 1 uur per week •  Per event: 1 dag organizatie en opvolging •  Per sponsor: 1 malig per jaar een onderhoud van een uur. •  TOTAAL: 10 dagen per jaar, of 1.5 uren per week gemiddeld Samenwerking met: •  VoorziAer -‐ secretaris: contacten en communica8e •  Penningmeester: sponsor facturen/contracten •  Recrea8e: sponsor events Vrijwilligers Phoenix, 17 juli 2015

Phoenix- Webmaster Objectief •  Onderhoud en up-to-date houden van website Detail taken: •  Aanmaak procedures voor gebruik van site •  Gebruik van site aanmoedigen in club (voor wedstrijden, trainingen, events, foto’s) •  Opleiding gebruikers •  Jaarlijks onderhoud van site •  Facebook link onderhouden •  Updates van ONLI verwerken en verkondigen binnen club •  Nieuwe functionaliteiten ontdekken en toepassen Tijdsbesteding: •  Naar keuze, geen tijds druk •  Wel regelmatig mee bezig zijn •  Tijdens seizoen: 1 uur per week •  Buiten seizoen: 1 dag groot onderhoud • 

TOTAAL: 6 dagen per jaar, of 1 uur per week gemiddeld

Samenwerking met: •  Allen


Phoenix- Barorganizatie Objectief •  Zorgen voor bemande bar op de momenten dat het nodig is (na training, voor tijdens en na wedstrijden), en bij events Detail taken: •  Aanmaak procedures voor bar bemanning (beurtrol, of vaste vrijwiligers) •  Inplanning beurtrol op website en communicatie hieromtrent •  Opvolging van bar bezetting •  Toepassing van kassa procedure •  Afspraken met mbt aankoop, dranken mix •  Jaarlijkse herziening prijslijst

Tijdsbesteding: •  Begin seizoen: •  Halve dag inplanning beurtrol •  Halve dag: herzien procedures, lijsten •  Tijdens seizoen: 1 uur per week voor opvolging • 

Totaal: 5-8 dagen per jaar (minder dan 1 uur per week)

Samenwerking met: •  Penningmeester: kassa ontvangsten •  Recrea8e: voor events •  Webmaster: inplanning en communica8e via website Vrijwilligers Phoenix, 17 juli 2015

Phoenix- Competitie leider - jeugd Objectief •  Zorgen voor correcte en tijdige inplanning,indiening en opvolging van het Digitaal Wedstrijd Formulier bij KNHB Detail taken: •  Inplanning wedstrijden in LISA (NL) en ONLI (BE) (leden beheer is nog steeds in België) •  Eenmalige communicatie aan begin van iedere competitie fase (augustus en januari) •  Opleiding coaches •  Wekelijks opvolgen voor uitwedstrijden •  Op zondag opvolgen dat al de DWF tijdig zijn ingevuld en getekend

Tijdsbesteding: •  Begin seizoen: •  Halve dag inplanning in LISA en ONLI •  Halve dag: opfrissen procedures met coaches •  Tijdens seizoen: 2 uren per week voor opvolging • 

Totaal: 10 dagen per jaar (1.5 uur per week) STIPTHEID noodzakelijk

Samenwerking met: •  Webmaster: inplanning en communica8e via website


Phoenix- Trainings coordinator Objectief •  Algemene coordinator van trainingen doorheen siezoen Detail taken: •  Indeling van trainings sessies doorheen de week •  Overleg met lesgevers •  Inplanning van sessies in webtool (ONLI) •  Verloven en vakanties inplannen •  Interne communicatie •  Zoeken van backups •  Opleinding (BLOSO) voorzien voor trainers Tijdsbesteding: •  Begin seizoen: •  1 dag inplanning seizoen en communicatie intern • 

Tijdens seizoen: 1 uur per week voor opvolging

• 


Samenwerking met: •  Spor8ef verantwoordelijke •  Webmaster: inplanning en communica8e via website


Phoenix- Materiaalbeheerder Objectief •  Verzorging van sportmateriaal van club: onderhoud, aankoop, inventaris, algemeen cultuur rond clubmateriaal Detail taken: •  Inventaris maken van trainingsmateriaal •  Inventaris keepersmateriaal •  Onderhoud •  Ter beschikking stellen van materiaal aan coaches (ballen voor westrijden, coaching borden) •  Ter indiening van materiaal einde seizoen •  Aankoop van ontbrekend materiaal •  Factuur controle aankoop •  Procedures uitwerken rond materiaal beheer in de club •  Wassen hesjes Tijdsbesteding: •  Begin seizoen: 1 dag: inventaris, aankoop, sets klaar maken per ploeg, trainer, coach •  Tijdens sportief seizoen (25 weken): 1 uur per week voor opvolging •  Einde seizoen: inventaris, reparatie, opruiming • 


Samenwerking met: •  Spor8ef verantwoordelijke •  Penningmeester


Phoenix – Fun @ Phoenix Objectief •  Coördineren van niet sportieve activiteiten doorheen het seizoen Detail taken: •  Beheren van recreatie agenda samen met Culture @ Phoenix werkgroep •  Vinden en aansturen van vrijwilligers die iedere activiteit gaan organiseren •  Communicatie rond deze activiteiten coördineren: affiches – TV Scherm – clubblad •  Nabespreking met organisatoren, opmaak (eerste maal) en aanpassen van roadbook •  Evaluatie en financiële opvolging na de activiteit

Tijdsbesteding: •  Begin seizoen: 1 dag: opmaak agenda voor nieuw seizoen •  Tijdens sportief seizoen (25 weken): 1-2 uren per week voor opvolging • 

Totaal: 5-8 dagen per jaar (minder dan 2 uren per week)

Samenwerking met: •  Culture @ Phoenix •  Penningmeester


Voor meer info: contacteer een van de bestuursleden


15

Phoenix Vrijwilligers positie beschrijving

Recommend Documents