Petunjuk Penggunaan. e-licensing. User External Versi 0.0.2

Petunjuk Penggunaan e-Licensing

User External Versi 0.0.2

Daftar Isi

Daftar Revisi ............................................................................................................................................ 4 1.

Pendahuluan ................................................................................................................................... 5

1.1 1.2

Latar Belakang ......................................................................................................................... 5 Sebelum Memulai ................................................................................................................... 5

1.2.1

Kebutuhan Minimum ...................................................................................................... 5

1.2.3

Fungsi e-Licensing ........................................................................................................... 6

1.2.2 1.3

Definisi .................................................................................................................................... 6

1.5

Akses ke e-Licensing ................................................................................................................ 7

1.4 2.

2.1

Proses Registrasi ..................................................................................................................... 9

2.3

Halaman Utama .................................................................................................................... 12

2.4 2.5

Login ...................................................................................................................................... 11

Ubah Password ..................................................................................................................... 12

Lupa Passsword ..................................................................................................................... 13

Profil LJK ........................................................................................................................................ 15

3.1

Biodata .................................................................................................................................. 16

3.3

Informasi Khusus ................................................................................................................... 17

3.2 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 4.

Konvensi .................................................................................................................................. 6

Memulai Penggunaan e-Licensing .................................................................................................. 9

2.2

3.

Tombol, Notasi dan Fungsi .............................................................................................. 5

Jenis Usaha ............................................................................................................................ 16 Perizinan................................................................................................................................ 18 Jenis Produk dan Aktivitas .................................................................................................... 18

Pengurus ............................................................................................................................... 20 Tenaga Ahli & Tenaga Asing ................................................................................................. 21

Jaringan Kantor ..................................................................................................................... 22

Pemegang Saham .................................................................................................................. 23

3.10

Anak Perusahaan .................................................................................................................. 25

4.1

Pengajuan Perizinan .............................................................................................................. 27

Perizinan........................................................................................................................................ 27

4.2

Cek Status Perizinan .............................................................................................................. 30

4.3

Komentar .............................................................................................................................. 32

4.5

Surat Pengantar (dari OJK) .................................................................................................... 34

4.4 5.

Fit and Proper Test ........................................................................................................................ 36

5.1

Pengajuan.............................................................................................................................. 36

5.3

Dokumen Tidak Lengkap ....................................................................................................... 41

5.2 5.4 6.

Dokumen Tidak Lengkap ....................................................................................................... 33

5.5

Cek Status.............................................................................................................................. 40 Jadwal Wawancara ............................................................................................................... 42 Surat Keputusan .................................................................................................................... 43

Keluar Aplikasi ............................................................................................................................... 44

Daftar Revisi

Daftar Revisi ini mencatat semua revisi yang pernah dilakukan pada dokumen Petunjuk Teknis ini. Tanggal TBD

Versi 1.0.0

Keterangan Revisi Pembuatan dokumen awal

Alasan Revisi -

1.

1.1

Pendahuluan

Latar Belakang

TBD

1.2

Sebelum Memulai

1.2.1 Kebutuhan Minimum Untuk dapat mengoperasikan aplikasi e-Licensing maka LJK perlu mempersiapkan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi minimum sebagai berikut: 



 

Perangkat Keras berupa 1 Unit PC, dengan spesifikasi umum: o Processor Pentium Core 2 Duo, 2GHz Clock Speed o Memory/RAM sebesar 2 GB o Media Penyimpanan / Hard disk dengan kapasitas tersedia: 5 GB Perangkat Lunak o Sistem Operasi Microsoft Windows 7 o Internet Browser: Internet Explorer 9+, Mozilla Firefox 3+, Chrome 5+. Non aktifkan pop up blocker di browser selama menggunakan e-Licensing Jaringan o Koneksi Internet Pengguna o Pengguna telah memahami secara baik pengoperasian Microsoft Window dan browser internet yang disarankan.

1.2.2 Tombol, Notasi dan Fungsi Bagian ini menjelaskan penggunaan Tombol, Notasi dan Fungsi e-Licensing.

Tombol, Notasi dan Fungsi yang digunakan dalam petunjuk penggunaan aplikasi e-Licensing adalah sebagai berikut: Tombol/Icon

Notasi Tambah Ubah Hapus Lihat Cari Refresh List Cetak Download Hapus Simpan Batal

Fungsi Untuk menambah record/data Untuk mengubah record/data Untuk menghapus record/data Untuk melihat record/data Untuk mencari data Untuk merefresh tabel Untuk melihat list lebih detail, misal list history Untuk mencetak Untuk mendownload file Untuk menghapus file Untuk menyimpan Data Untuk membatalkan aksi

Kembali Navigasi Data

Untuk kembali ke halaman sebelumnya Untuk navigasi halaman dan jumlah data tiap halaman dalam table Tombol navigasi untuk menampilkan halaman yang paling awal Tombol navigasi untuk menampilkan halaman sebelumnya Tombol navigasi untuk menampilkan halaman selanjutnya Tombol navigasi untuk menampilkan halaman yang paling akhir

1.2.3 Fungsi e-Licensing e-Licensing memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:     

Melakukan registrasi penggunaan aplikasi Informasi persyaratan dan ketentuan perizinan Melakukan perubahan profil LJK Melakukan permohonan perizinan Melakukan permohonan fit and proper test

1.3

Definisi

1.4

Konvensi

Petunjuk penggunaan e-Licensing berisi informasi mengenai tata cara penggunaan sistem yang bertujuan agar user dapat mengoperasikan sistem tersebut dengan baik dan benar. Beberapa konvensi berikut ini dibuat untuk memudahkan user memahami "Petunjuk Penggunaan" ini: a. Menu Pilihan

Petunjuk tentang menu akan ditulis dalam bentuk berikut ini: Menu >> Sub Menu >> Sub Sub Menu

b. Tombol

Sebuah kotak yang berisi label fungsi penggunaan tombol tersebut. Contoh: Tombol "Simpan" berbentuk sebagai berikut:

c. Field Wajib Diisi

Di dalam form aplikasi terdapat tanda bintang merah ( ) yang artinya wajib diisi

d. Tabel

1 3 2

4

5

6

1. Nama Kolom Data dalam table dapat di urutkan dengan klik di nama kolom. Contoh : kolom “Kategori Dokumen” diurutkan secara Ascending (A ke Z) kolom “Kategori Dokumen” diurutkan secara Descending (Z ke A) 2. Baris atau data 3. Icon aksi untuk tiap baris data Icon yang tampil di kolom ini bisa bermacam-macam sebagai contoh icon untuk meng ubah data 4. Icon aksi untuk table - Icon untuk menambah data - Icon untuk mencari (filter) data

untuk memilih tipe penggabugan filter (dan / atau) untuk menambah filter pencarian untuk memilih nama kolom

untuk memilih tipe pencocokan (sama dengan / tidak sama dengan / mengandung / tidak mengandung ) untuk menghapus filter tombol untuk menghapus filter pencarian

tombol untuk menerapkan filter pencarian - Icon untuk merefresh data 5. Navigasi data 6. Keterangan jumlah data

1.5

Akses ke e-Licensing

Untuk masuk ke e-Licensing ada beberapa tahapan yang harus dilakukan:

 

Buka browser pada komputer (IE, Mozilla Firefox atau Chrome). Kemudian ketik alamat aplikasi pada isian address di browser seperti berikut: https://dbpt.ojk.go.id

2.

2.1

Memulai Penggunaan e-Licensing Proses Registrasi

a. Buka halaman e-Licensing https://dbpt.ojk.go.id/login.aspx

b. Klik tombol c. Pilih Tipe LJK dan Jenis Usaha (Sektor, Industri dan Jenis Usaha) Contoh untuk jenis usaha Asuransi Umum isi form sesuai dengan contoh gambar berikut :

d. Masukkan validasi SIPO (Sistem Informasi Penerimaan Otoritas Jasa Keuangan) User dan Password SIPO digunakan untuk memvalidasi bahwa pengajuan User dilakukan oleh user yang sah (system akan validasi Kode User dan Sandi SIPO dengan NPWP perusahaan). User SIPO hanya digunakan satu kali saat registrasi. User SIPO biasanya diketahui oleh bagian keuangan di LJK

e. Masukkan User Login Username menggunakan alamat email. Password harus memenuhi persyaratan keamanan sebagai berikut:  Panjang Minimal 8 karakter  Minimal harus ada satu huruf besar

 Minimal harus ada satu huruf kecil  Minimal harus ada satu angka  Minimal harus ada salah satu karakter spesial (.~!@#$%^&*<>?(){}[]|-)

f.

Masukkan NPWP Perusahaan Data detail perusahaan akan otomatis terisi sesuai dengan data profil LJK

g. Lengkapi surat permohonan User  Download template surat permohonan melalui icon  Lengkapi form surat permohonan dan ditandatangi oleh pihak yang berwenang (sesuai template surat permohonan)  Scan dan upload surat permohonan

h. Isi Captcha dan klik tombol

i.

Registrasi sukses

User anda sudah diajukan menunggu verifikasi dari OJK. Jika permohonan sudah disetujui anda akan mendapat email notifikasi bahwa user anda sudah aktif

2.2

Login

a. Buka halaman e-Licensing https://dbpt.ojk.go.id/login.aspx

b. Masukkan Username(menggunakan alamat email), Passwod dan Captcha c. Klik tombol Login d. Saat Login pertama kali anda wajib merubah password

Seperti halnya saat registrasi password harus memenuhi persyaratan keamanan.

Ketikkan password baru dua kali kemudian klik tombol email pemberitahuan bahwa password sudah diubah. e. Halaman Utama

2.3

. Anda akan menerima

Halaman Utama

2

1

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

2.4

3

7

Menu Informasi user yang sedang login Download Petunjuk Penggunaan Faq Ubah Password Logout Pengumuman

Ubah Password

a. Klik icon

b. Masukkan password lama kemudian klik tombol

4

5

6

c. Masukkan password baru dua kali kemudian klik Password baru harus memenuhi syarat password yang aman.

d. Anda akan mendapat notifikasi email bahwa password anda sudah diubah

2.5

Lupa Passsword

a. Buka halaman e-Licensing https://dbpt.ojk.go.id/login.aspx b. Klik tombol c. Masukkan alamat email dan klik

d. Aplikasi akan membuat password baru dan dikirim ke email

e. Login dengan password baru f. Anda wajib untuk membuat password baru sama seperti saat pertama kali login

3. Profil LJK

Semua perubahan profil oleh User LJK memerlukan persetujuan user OJK. Berikut petunjuk untuk merubah profil LJK : a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK

b. Klik icon

untuk merubah nama dan npwp

Klik tombol kemudian klik tombol di bagian paling bawah “Tab Biodata” Status perubahan “Belum diverifikasi” menunggu OJK untuk melakukan verifikasi

Icon

yang muncul pada sudut kanan atas tab menunjukkan ada data yang perlu verifikasi.

Contoh

c. Klik icon

menunjukkan data di tab “Biodata” perlu verifikasi

untuk melihat history perubahan data umum.

3.1

3.2

Biodata

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Biodata

b. Ubah/Lengkapi data kemudian klik tombol

Jenis Usaha

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jenis Usaha

b. Untuk merubah “Kode Industri” klik icon

3.3

c. Klik tombol simpan

Informasi Khusus

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Informasi Khusus

b. Untuk merubah klik icon

Lakukan perubahan data kemudian klik tombol c. Untuk menambah klik icon

Lengkapi kemudian klik tombol d. Klik untuk melihat histori

3.4

Perizinan

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Perizinan

b. Pilih “Jenis Usaha” c. Untuk merubah klik icon

Lakukan perubahan data kemudian klik tombol d. Untuk menambah klik icon

Lengkapi form kemudian klik tombol e. Untuk melihat histori perubahan klik icon

3.5

Jenis Produk dan Aktivitas

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jenis Produk dan Aktivitas

b. Pilih “Jenis Usaha” c. Untuk merubah klik icon

Lakukan perubahan data kemudian klik tombol d. Untuk menambah klik icon

Lengkapi kemudian klik tombol e. Klik icon untuk “Pengaturan Brosur”

f.

Klik icon

untuk “Pengaturan Perizinan” terkait produk

3.6

Pengurus

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Pengurus



Lengkapi kemudian klik tombol d. Klik icon

untuk “Pengaturan Sertifikat”

3.7

Tenaga Ahli & Tenaga Asing

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Tenaga Ahli & Tenaga Asing



Lengkapi kemudian klik tombol d. Klik icon

3.8

untuk “Pengaturan sertifikat”

Jaringan Kantor

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Jaringan Kantor



3.9

Lengkapi kemudian klik tombol

Pemegang Saham

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Pemegang Saham


pada bagian “Form Perubahan”


pada bagian Form Perubahan

Lengkapi kemudian klik tombol d. Setelah total persentase saham harus 100 % ajukan verifikasi ke OJK dengan mengisi Nomor dan Tanggal Surat OJK kemudian klik tombol diverifikasi”

. Status akan berubah menjadi “Belum

Setalah OJK melakukan verifikasi data akan tercopy ke bagian “Data yang sudah diverifikasi” e. Klik icon

untuk melihat histori kepemilikan saham

3.10

Anak Perusahaan

a. Pilih menu Profil LJK -> Profil LJK -> Tab Anak Perusahaan



Lengkapi kemudian klik tombol

4.

Perizinan

Berikut tahapan proses Perizinan : Status Pengajuan Perizinan LJK

OJK

Pengajuan

Absensi Analisa Dokumen

Dokumen Tidak Lengkap

Tidak

Dokumen Valid?

Ya

Analisa Dokumen Selesai Keputusan

Selesai

4.1

Pengajuan Perizinan

a. Pilih menu Perizinan Online -> Permohonan Perizinan Sistem akan membuat nomor registrasi sebagai identitas pengajuan. b. Lengkapi Data Penerimaan Perizinan

c. Pilih Jenis Usaha (jika LJK memiliki lebih dari 1 Jenis Usaha)

d. Pilih Jenis Perizinan

Jenis Perizinan yang tersedia dapat di cari dengan mengetikkan kata kunci di ComboBox yang tersedia, pilihan akan ter-filter sesuai dengan kata kunci.

e. Lengkapi PIC Perizinan

- Klik icon

untuk menambah PIC

- Lengkapi data PIC kemudian klik tombol

- Dalam setiap pengajuan perizinan harus ada 1 atau lebih PIC - Data PIC dapat diedit melalui icon - Data PIC dapat dihapus melalui icon

Catatan : - Daftar PIC akan diingat oleh aplikasi dan akan di gunakan sebagai data awal saat LJK mengajukan perizinan berikutnya. - Semua PIC akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status. f. Isi catatan tambahan (jika ada) g. Lengkapi Dokumen Perizinan Daftar dokumen yang harus dilengkapi otomatis tersedia sesuai dengan jenis Perizinan yang dipilih

-

Template dokumen pendukung dapat di download dengan icon “Template” Untuk meng-upload dengan klik icon

-

Lengkapi data file dan catatan kemudian klik tombol Untuk menambah dokumen lain yang tidak ada di daftar melalui icon

-

Lengkapi data kemudian klik Dokumen tambahan dapat dihapus dengan icon File yang sudah diupload dapat di hapus dengan icon

h. Klik i. Halaman cetak tanda terima

pada kolom

Untuk mencetak tanda terima klik icon

j.

4.2

->

Email notifikasi akan di kirim ke user yang melakukan permohonan perizinan dan semua PIC yang di daftarkan.

Cek Status Perizinan

a. Setiap ada perubahan status perizinan, PIC perizinan LJK akan mendapat notifikasi email. b. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan

c. Klik

untuk melihat detail

d. Untuk melihat catatan analisa dokumen oleh OJK, klik

di bagian “Dokumen Pendukung”

e. Untuk melihat catatan proses oleh OJK, klik

f.

4.3

di bagian “Histori Catatan Perizinan”

Surat lampiran terkait perubahan status (jika ada) dapat di download melalui icon bagian “Histori Catatan Perizinan” kolom “Dokumen”

Komentar

a. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan -> Bagian Komentar Dari Pemohon

b. Untuk memberi komentar klik icon

di

Setelah mengirim komentar, LJK tidak dapat mengirim komentar lain sebelum komentar sebelumnya di tidak lanjuti oleh OJK c. Jawaban/tindak lanjut komentar dapat dilihat di bagian “Komentar Dari Pemohon”. Untuk melihat detail klik icon

4.4


a. Setiap perubahan status perizinan PIC Pengajuan perizinan LJK akan mendapat notifikasi email (termasuk status “Dokumen Tidak Lengkap”). b. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan

c. Klik icon

kemudian perhatikan bagian “Dokumen Pendukung”

d. Untuk melihat catatan detail dari OJK klik icon

e. Untuk mengapus file klik icon f. Untuk mengubah file dan catatan dokumen klik icon kemudian klik tombol

, upload file dan lengkapi catatan

g. Untuk menambah dokumen lain klik icon

Isi nama dokumen, upload file dan lengkapi catatan kemudian klik tombol Dokumen tambahan dapat dihapus melalui icon h. Jika semua dokumen sudah dilengkapi, untuk mengirim kelengkapan kembali ke OJK lengkapi form isian pada bagian bawah Form.

i.

4.5

Lengkapi bagian catatan, pilih Aksi “Dokumen sudah dilengkapi” kemudian klik tombol PIC akan mendapat notifikasi perubahan yang sudah dilakukan LJK

Surat Pengantar (dari OJK)

Diakhir proses perizinan LJK dapat mendownload surat dari OJK

a. Pilih menu Perizinan Online -> Status Perizinan

b. Klik icon

, lihat bagian form paling bawah

c. Klik icon

pada field “Surat Pengantar” untuk mendownload surat.

5.

Fit and Proper Test

Dalam satu pengajuan dapat mengajukan lebih dari satu pihak yang diajukan. Berikut tahapan proses Fit And Proper Test : Status Detail Pengajuan Fit And Proper Test LJK

OJK

Baru Siap Diajukan

Dokumen Sudah Dilengkapi

Sudah Diajukan

Dokumen Valid?


Dokumen sudah diverifikasi

Ya

Jadwal dikonfirmasi?

Permintaan Revisi

Konfirmasi Hadir Apakah boleh merevisi jadwal?

Jadwal Wawancara

Jadwal wawancara sudah dikonfirmasi

Keputusan

5.1

Pengajuan

Pengisian Form Header Pengajuan

a. Pilih menu Fit And Proper -> Pengajuan Fit And Proper b. Lengkapi form header kemudian klik tombol

c. Data akan tersimpan dan akan menampilkan tabel detail data yang akan diajukan. Lanjutkan ke bagian “Data Detail Pengajuan”

Pengisian Data Detail

a. Melanjutkan setelah mengisi form header atau dari menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper b. Klik icon untuk menambah pihak yang diajukan Lengkapi form isian awal kemudian klik

c. Lengkapi Form Biodata kemudian klik tombol

Untuk Pihak/Pengurus Utama “TKA”, lengkapi juga bagian informasi TKA

Untuk Jenis Pihak Utama “Perusahaan” lengkapi Bagian Pihak yang mewakili

d. Melengkapi dokumen persyaratan

Melengkapi (upload) Dokumen :  Template dokumen dapat di download melalui icon

pada kolom Download Template



Klik icon

 

Klik icon pada kolom “Nama File” untuk mendownload file yang sudah dilengkapi. Untuk menghapus file klik icon



Klik icon



Dokumen tambahan dapat dihapus dengan icon

, upload file kemudian klik

Menambah dokumen tambahan :

, isikan nama dokumen, upload file kemudian klik

e. Setelah semua dokumen persyaratan sudah dilengkapi status detail data menjadi “Siap Diajukan” f. Tambahkan pihak lain (jika ada) yang akan di ajukan dengan mengulang langkah-langkah diatas. g. Setelah semua data detail pihak yang di ajukan berstatus “Siap Diajukan” pada form header akan berstatus “Siap untuk diajukan” akan muncul tombol

h. Klik tombol Tanda terima pengajuan dapat di download dengan klik icon

i.

5.2

-> PDF

Semua PIC Fit And Proper akan mendapat email notifikasi informasi pengajuan Fit And Proper

Cek Status

a. Semua PIC pengjuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper, informasi status gabungan terdapat pada kolom status

c. Untuk melihat status untuk setiap detail pengajuan klik icon Detail Pengajuan”

, perhatikan bagian “Data

d. Untuk melihat data detail tiap detil pengajuan klik icon

e. Histori status proses dapat dilihat pada Tab “Histori”

5.3


a. Semua PIC pengjuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status (termasuk dokumen tidak lengkap) b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper c. Klik icon pada daftar data header pengajuan d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih tab “Dokumen”

f.

Klik icon

pada dokumen yang akan dilengkapi

g. Upload File, kemudian klik

h. LJK dapat menambahkan dokumen lain melalui icon

Lengkapi nama dokumen dan upload file kemudian klik tombol

i. j.

5.4

Setelah semua dokumen sudah dilengkapi klik Semua PIC akan mendapat notifikasi email

untuk mengirim lagi ke OJK

Jadwal Wawancara

a. Semua PIC pengajuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status (termasuk Jadwal Wawancara) b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper c. Klik icon pada daftar data header pengajuan d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih Tab Interview

f.

Untuk mengkonfirmasi kehadiran klik

g. Untuk Permintaan Jadwal Baru klik

Lengkapi Alasan Penolakan dan sertakan Dokumen Pendukung kemudian klik

5.5

Surat Keputusan

a. Semua PIC pengajuan Fit And Proper Test akan mendapat notifikasi email setiap terjadi perubahan status (termasuk Status “Keputusan” dan “SK sudah di upload”) b. Pilih menu Fit And Proper -> Daftar Pengajuan Fit And Proper c. Klik icon pada daftar data header pengajuan d. Klik icon pada daftar detail pengajuan e. Pilih Tab Penilaian

f.

Untuk mendownload klik icon

6.

Keluar Aplikasi

Untuk keluar dari sistem, dapat dilakukan dengan mengklik tombol yang tersedia di pojok kanan atas. Jika tombol diklik, maka user akan keluar dari aplikasi dan layar tampil ke halaman login.

Petunjuk Penggunaan. e-licensing. User External Versi 0.0.2

Recommend Documents