In organizational development (OD), Process improvement is a series of actions taken by a Process Owner to identify, analyze and improve existing processes within an organization to meet new goals and objectives. These actions often follow a specific methodology or strategy to create successful results.
Organisasi dituntut untuk lebih adaptif terhadap lingkungan yang secara dinamis selalu mengalami perubahan. Organisasi harus dapat menyesuaikan diri dengan segala bentuk perubahan di dalam lingkungan sekitar. Pengembangan organisasi (organizational development) dimaksudkan untuk membuat organisasi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya. Pernyataan dari Morgan berikut ini menguatkan kenyataan tersebut : “Organisasi selalu menghadapi metamorfosis seperti metamorfosisnya ulat menjadi kupu-kupu. Artinya hanya ada dua pilihan bagi organisasi yaitu berubah atau mati. Namun, pilihan untuk berubah merupakan pilihan yang tepat, sebagai organisasi yang fleksiblitasnya tidak lebih tinggi mungkin akan dapat bertahan hidup kecuali mereka mengubah atau menstrukturkan kembali organisasinya” (Morgan dalam Sedarmayanti, 2000:19). Penyesuaian yang menjadi satu-satunya cara agar dapat bertahan hidup merupakan hal yang sewajarnya dilakukan oleh setiap organisasi. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Robbins, sebagai berikut :
“Pada saat ini sukar untuk mendapatkan organisasi yang dikelola dengan baik yang tidak mengadakan restrukturisasi untuk memotong biaya, menjadi lebih tanggap terhadap para pelanggan serta pesaing, atau untuk mencapai tujuan yang kurang lebih sama” (Robbins, 1994:89-90). Organisasi dituntut untuk terus berkembang jika ingin tetap bertahan (survive). Jawaban dari adanya tantangan dan perubahan tersebut adalah dengan melakukan pengembangan terhadap organisasi (organizational development). Untuk itu, seringkali organisasi melakukan perubahan seperti struktur serta tatakerja dalam mencoba merespon perubahan yang datang tersebut. Richard Beckhard mengemukakan tentang pengembangan organisasi sebagai berikut : “Organizational development is an effort: (1) planned, (2) organizationwide, and (3) manage from the top, to (4) increase organization effectiveness and healt through (5) planned interventions in the organization’s processes using behaviorscience knowledge”. (Richard Beckhard dalam Indrajaya, 1989:35). Pengembangan organisasi memfokuskan pada perubahan, dan perubahan merupakan hal yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap organisasi. Setiap organisasi akan merubah dirinya sesuai dengan tuntutan lingkungan yang ada. Kemudian, lebih lanjut Bennis dan Mische mengemukakan bahwa : “Pengembangan organisasi adalah suatu jawaban terhadap perubahan, suatu strategi pendidikan yang rumit yang dimaksudkan untuk merubah kepercayaan, nilai-nilai dan struktur baru dari suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut lebih mampu menyesuaikan diri dengan teknologi, pasar dan tantangan yang baru serta pertukaran yang sangat cepat dari perubahan itu sendiri. Pengembangan organisasi merupakan hal baru dan masih berkembang, ia lahir pada satu dekade lampau, karena masih berubah dan belum membaku, masalah ini sampai sekarang belum terselesaikan” (Bennis dan Mische, 1995:3). Beberapa definisi di atas dapat dikerucutkan ke dalam persamaan pemaknaan yang hakiki tentang kajian pengembangan organisasi (OD), yaitu bahwa : 1. 2. 3. 4. 5.
OD merupakan jawaban terhadap perubahan. OD merupakan usaha menyesuaikan dengan hal-hal baru. OD merupakan usaha penyempurnaan organisasi. OD merupakan usaha jangka panjang dilakukan secara bertahap dan terus menerus. OD dapat dilakukan dengan jalan merekayasa ulang suatu organisasi sehingga menghasilkan struktur yang sama sekali berbeda dengan struktur sebelumnya.
Perubahan organisasi harus diawali oleh sebuah perencanaan yang matang serta sosialisasi yang jelas agar tidak terjadi pandangan yang negatif baik bagi pegawai ataupun organisasi. Karena tujuan dari setiap adanya perubahan adalah penyempurnaan. Sebuah perubahan yang
menimbulkan dampak negatif harus dihindarkan, sebab tidak sesuai dengan makna utama dari perubahan, yaitu menuju kesempurnaan. Biasanya perubahan yang dilakukan tidak dilakukan sekali jadi, melainkan dilakukan secara bertahap dalam mencari bentuk yang sesuai. Sama seperti organisme, organisasi harus menghindari ekuilibrium (keseimbangan), yang dapat menyebabkan kurang tanggap terhadap perubahan dan ancaman dari luar. Oleh karena organisme (dan organisasi) yang homogen akan lebih rapuh, mahluk ini harus menumbuhkan keragaman. Organisme ini juga harus bergerak ke arah ambang kekacauan, melakukan eksperimen, dan mengorganisasikan diri untuk memanfaatkan peluang (Peter F Drucker, 2005:67). Menurut Pascale, ketiga fase perubahan tersebut adalah sebagai berikut : “(1) eksperimentasi dan ketidakteraturan, (2) penyingkiran praktek dan orang-orang yang sudah mapan, dan (3) perumusan visi masa depan yang menghasilkan kondisi atau keadaan yang baru. Dalam proses ini, penting untuk tidak menetapkan perilaku, yang dapat menyebabkan perlawanan, tetapi merancangnya sehingga segala sesuatu mengalir ke tujuan yang diinginkan” (Pascale dalam Drucker, 2005:69). Apabila suatu sistem kehidupan berada dalam keadaan keseimbangan, sistem itu akan kurang tanggap terhadap perubahan yang terjadi di sekelilingnya. Hal ini akan menjerumuskannya ke dalam risiko yang sangat tinggi. Di hadapan ancaman, atau ketika dikejutkan oleh peluang yang menarik, mahluk hidup akan bergerak ke arah ambang kekacauan. Kondisi ini akan lebih memungkinkan munculnya solusi-solusi baru yang segar. Begitu rangsangan yang begitu menggairahkan itu terjadi, komponen-komponen sistem kehidupan akan mengorganisasikan diri, dan bentuk serta jenis baru akan muncul dari kekacauan tersebut. Sifat kehidupan ini yang oleh Pascale disebut dengan “self-organization and emergence” (Pascale dalam Drucker, 2005:70). Pendapat bahwa ekuilibrium adalah kematian berasal dari hukum sibernetika yang tidak begitu jelas tetapi penting, yakni Hukum Keharusan Keragaman (Law of Requisite Variety), yang menyatakan bahwa kelangsungan hidup setiap organisme bergantung pada kekuatannya mengembangkan (bukan hanya membiarkan) keragaman dalam struktur internalnya. Kegagalan melakukannya mengakibatkan ketidakmampuan mengatasi keragaman dengan sukses apabila hal itu diperkenalkan dari luar (Pascale dalam Drucker, 2005:70). Whitney dan Trosten-Bloom menyebutkan bahwa, “pendekatan terhadap perubahan pribadi dan perubahan organisasi berdasar pada asumsi bahwa pertanyaan-pertanyaan dan dialog tentang kekuatan, keberhasilan, nilai, harapan, dan impian sebenarnya merupakan perubahan itu sendiri” (Whitney dan Trosten-Bloom, 2007:1).
pengembangan organisasi PENGEMBANGAN ORGANISASI 1. Pengertian Pengembangan Organisasi (OD) a.Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu adaptif dengan lingkungannya. b.Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi. 2. Mengapa Pengembangan Organisasi (OD) Perlu Dilakukan? Dalam kenyataannya organisasi seringkali terjadi stagnan yang disebabkan keengganan manusia untuk mengikuti perubahan, dimana perubahan dianggap bisa menyebabkan dis equilibrium. Hal ini mengakibatkan patologi dalam organisasi sehingga perlu dilakukan evaluasi, adaptasi, kaderisasi dan inovasi. Sebab-sebab penolakan/ penentangan terhadap perubahan adalah : a.Security Merasa tidak aman dengan kondisi baru yang belum diketahui sehingga perlu penyesuaian. b.Economic (berkaitan dengan untung rugi) Organisasi cenderung menolak perubahan karena tidak mau menanggung kerugian dengan adanya perubahan. c.Psikologis dan budaya/kebiasaan Ø Persepsi Persepsi yang salah bisa menjadi sumber terjadinya sikap menentang terhadap perubahan. Ø Emosi Emosi akan menimbulkan prasangka sehingga cenderung menolak perubahan. Ø Kultur Berguna sebagai dasar dalam menilai hal-hal baru yang diterimanya. Faktor –faktor penyebab dilakukannya pengembangan organisasi adalah : a. Kekuatan eksternal Ø Kompetisi yang semakin tajam antar organisasi. Ø Perkembangan IPTEK. Ø Perubahan lingkungan baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir bagaimana mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi. b. Kekuatan internal Struktur, sistem dan prosedur, perlengkapan dan fasilitas, proses dan sasaran bila tidak cocok akan membuat organisasi melakukan perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada. Didalam OD terdapat pendekatan integratif yaitu : a. Adanya organisasi dan manajemen yang terencana ke arah organisasi dan manajemen yang manusiawi. b. Adanya perkembangan konsepsi latihan kepekaan dan studi laboratorium. Pemikiran ini didahului oleh Kurt Lewin mengenai Counter Group bergeser pda Incounter Group. Hal ini dirasa tidak bisa membantu didalam prakteknya. c. Pengembangan potensi manusia. Geseran didalam OD terjadai pada nilai, proses dan teknologi. a. Geseran / perubahan nilai yang dibawa OD diantaranya adalah: Ø Penggunaan seluruh sumber-sumber yang tersedia.
Ø Pengembangan potensi manusia. Ø Efektivitas dan kesehatan organisasi. Ø Pekerjaan yang menarik dan menantang. Ø Kesempatan untuk mempengaruhi lingkungan kerja. Ø Penerimaan terhadap kemanusiaan. Nilai yang dicari untuk mengembangkan OD adalah nilai yang dianggap tepat, benar dan baik dalam pengelolaan SDM. b. Geseran proses meliputi: Ø Proses efektif Ø Proses manajemen Ø Proses pelaksanaan kerja c. Geseran teknologi yang diutamakan adalah teknologi yang bisa menjawab kualifikasi posisi manusia. 3. Karakteristik Pengembangan Organisasi a. Keputusan penuh dengan pertimbangan. b. Diterapkan pada semua sub sistem manusia baik individu, kelompok dan organisasi. c. Menerima intervensi baik dari luar maupun dalam organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme organisasi. d. Kolaborasi. e. Teori sebagai alat analisis. 4. Langkah-Langkah Pengembangan Organisasi a. Penilaian keadaan. b. Pemecahan masalah. c. Implementasi. d. Evaluasi. 4.1. ACTION RESEARCH (PENELITIAN TINDAKAN) Action Research merupakan tindakan pemecahan masalah organisasi yang dilakukan dengan berbasiskan data maupun model-model teori. A. Tahap Penilaian Keadaan. Didalam mengembangkan action research pada pengembangan organisasi menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 4 komponen (Karl Albrecht) yaitu: 1.Sistem sosial a. Orang-orang yang menjadi anggota organisasi. b. Kekuatan formal dalam organisasi. c. Nilai-nilai yang hidup dalam organisasi. d. Norma-norma. e. Sistem ganjaran. f. Iklim sosial. g. Jaringan komunikasi. 2.Sistem teknik a. Orang-orang sebagai faktor produksi. b. Fasilitas-fasilitas yang dipakai dalam faktor produksi. c. Sumber modal. d. Bahan mentah. e. Arus kegiatan/ kerja.
f. Metode dan prosedur kerja. 3.Sistem administrasi a. Orang-orang yang melakukan aktivitas pekerjaan. b. Struktur organisasi. c. Unit-unit yangada dalam organisasi. d. Media yang digunakan dalam penyampaian informasi. e. Arus informasi. 4.Sistem strategi a. Kelompok manajemen puncak. b. Hubungan hierarkhi. c. Sistem perencanaan. d. Petunjuk tertulis tentang prosedur kerja. e. Sistem informasi manajemen. Selain 4 komponen pendekatan system diatas, untuk mengadakan penilaian keadaan dapat pula dengan mempertimbangkan gaya kepemimpinan dan pengembangan kelompok. B.Tahap Pemecahan Masalah 1. Perumusan pemecahan masalah a. Permasalahan yang hendak dipecahkan dicari gejala permasalahannnya. b. Apakah yang harus diubah untuk memecahkan permasalahan tersebut. c. Sasaran apa yang diharapkan dari perubahan dan bagaimana sasaran itu diukur. 2. Peroleh data. 3. Analisa data. C. Tahap Implementasi Didalam tahap implementasi ini ada 3 pendekatan yang bisa dilakukan yaitu: 1. Share power (karyawan/ staf dan pimpinan mempunyai posisi yang sama dalam pengambilan keputusan). 2. Delegated (seberapa jauh karyawan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan) 3. Unilateral (tidak melibatkan karyawan) Sedangkan Albrecht menitik beratkan tahap implementasi pada model “gelandang eksekutif” yaitu yang melakukan pengembangan dalam organisasi adalah pihak eksekutif (top manajer) dimana setiap anggota top manajer harus memberikan perhatian dan tanggungjawab pada pelaksanaan kerja. Tugas dari gelandang eksekutif itu sendiri adalah: a. menyetujui agar setiap pekerjaan dapat dilaksanakan. b. Meminta sumbangan pemikiran dari berbagai eksekutif. D.Tahap Evaluasi Tujuan : 1. Kesinambungan program. 2. Usaha membandingkan hasil dengan aktivitas yang dilakukan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap evaluasi: 1. Peninjauan Program. Artinya setiap kegiatan harus dikaitkan dengan keseluruhan program. 2. Menentukan fakta baru. Artinya harus melihat kembali 4 komponen pendekatan sistem. Ø Sistem sosial (menyangkut norma dan nilai yang tumbuh dalam organisasi) Ø Sistem teknik (menyangkut perubahan dan mencari nilai positif dari perubahan). Ø Sistem administrasi (berkaitan dengan informasi dari pimpinan ke staf/karyawan atau
sebaliknya apakah ada hambatan atau tidak). Ø Sistem strategi. Keempatnya dikaitkan dengan meningkat atau menurunnya produktivitas sehingga akan dapat diketahui berhasil atau tidaknya tujuan organisasi. 3. Mementingkan yang positif. 4. Lebih memfokuskan pada hal-hal yang sedang berlangsung. 5. Menciptakan penghargaan dan keyakinan bahwa keadaan akan menjadi baik.
