lenni leknis Fangslonul %on Penelm =00=
G. PUSTAKAWAN PERKEMBANGAN SISTEM OTOMASI PADA PERPUSTAKAAN BALITNAK TEl fy SARTIFA
Bului Penelitiun Ternuk. P.O. Box ?21 . Bogor 16002
RINGKASAN Computerized Documentation S\stemilntegrated Set of Information System (CDS/ISIS) adalah perangkat lunak \ang disosialisasikan Pusat Perpustakaan Penyebaran leknologi Pertanian (Pustaka) dalam standarisasi otomasi perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbangtan) . Hasil kunjungan ke It) perpustakaan lingkup Badan Litbangtan fang berlokasi di Bogor menunjukkan hama ) perpustakaan \ang konsisten memakai CDS/ISIS sedangkan %ang lainma tidak dapat menjalankan program tersebut dengan berbagai alasan seperti sarana yang tidak memadai . rusak . hilang dicuri dan keterbatasan SDM . Sejumlah ; .187 cantuman bahan pustaka terbagi dalam 3 pangkalan data telah diimput, dimasukan kedalam komputer perpustakaan Balai Penelitian Temak (Balitnak) . Perangkat lunak CDS/ISIS berbasis DOS dan Inmagic berbasis k%indov%s dipakai dalam kegiatan otomasi ini . Perangkat lunak Inmagic berbasis Windo%cs lebih banyak dipakai karena lebih mudah dioperasikan dibandingkan dengan perangkat lunak CDS/ISIS . dan keterbatasan SDM \ang mampu mengoperasikan CDS/ISIS berbasis DOS . Diaktitkanma jaringan komputer setempat WAN) dengan tujuan supa\a internet dapat diakses oleh peneliti ditempat masing-masing berdampak positif pada perpustakaan Balitnak dalam percepatan proses otomasi perpustakaan . Makalah ini membahas cars mensiasati keterbatasan kemampuan dan jumlah SDM yang ada. dana . dan meningkatkan sarana \ang merupakan hal pokok dalam otomasi pada sebuah perpustakaan . hata kunci : tYFt)MASL CDS/ISIS . INMAGI( : I .AN
PENDAHULUAN Pustaka sebagai Pusat Jaringan Bidang Biologi clan Pertanian di Indonesia bekerjasama dengan perpustakaan sedunia menjadi pusat nasional untuk International Information System for Agricultural Sciences and Technology (AGRIS) dengan tujuan mengelola informasi mengenai ilmu dan teknologi pertanian se Indonesia . Sebagai Pusat perpustakaan dilingkup Badan Litbangtan telah melatih para pustakawan di lingkupnya cara mengolah informasi hasil-hasil penelitian pertanian secara otomatis . Perangkat lunak yang disosialisasikan adalah CDS/ISIS yaitu sistem yang diciptakan oleh ILO dan dikembangkan oleh Unesco . 272
lemn lekrns f ungsional \on Penelln =0()_
Harvono (2000) mengemukakan kendala-kendala Pustaka dalam melaksanakan sebagai pusat jaringan karena tugas clan fungsi dimasing-masing perpustakaan tidak berjalan seperti yang cliharapkan yang diakibatkan oleh: (a) Kemampuan yang dimiliki simpul jaringan bervariasi clan (b) Simpul jaringan terlalu menggantungkan diri pada kemampuan pusat . Di Balitnak. komputerisasi pada perpustakaan tidak berkembang dikarenakan (a) belum mantapnya pustakawan yang telah dilatih dengan program komputerisasi (b) belum disadari kemudahan-kemudahan yang akan didapatkan (c) belum terbiasa memakai komputer . Mardiansyah (2000) mengemukakan pangkalan data berbasis CDS/ISIS ticlak dapat berkembang di Balitnak karena (a) Kurangnva sumberclaya manusia yang handal dalam menjalankan CDS-ISIS . (b) sarana clan prasarana tidak memadai . Inmagic adalah perangkat lunak yang khusus dirancang secara komersial . Inmagic memberikan kemudahan karena dioperasikan dengan sistem windows. sehingga memudahkan petugas maupun pengguna perpustakaan dalam menjalankan program . Kelebihan dari Inmagic adalah kecepatan clan efisiensi dalam proses penelusuran . Sistem Windows memberikan kebebasan kepada pengguna untuk membuka beberapa aplikasi dalam satu kesempatan untuk kemudian ditampilkan secara bergantian sesuai dengan kebutuhan . Penelusuran dapat ditampilkan dalam format yang pengguna inginkan. Pembuatan print format sangat mudah dibandingkan dengan program CDS/ISIS . Inmagic dapat dipakai sendiri atau dengan multi user dengan maksimal 25 pengguna . Ruas atau field yang digunakan dapat ditambah . dikurangi atau diedit sesuai dengan kebutuhan secara fleksibel . Dibandingkan dengan CDS/ISIS. sistim ini memudahkan pustakawan dalam editing clan pencetakan sedangkan peneliti merasa lebih praktis sewaktu melakukan penelusuran bahan pustaka . LOCAL AREA NETWORK (LAN)/JARINGAN KOMPUTER SETEMPAT Internet clan LAN sudah disosialisasikan di Balitnak pada tahun 1997 namun karena keterbatasan sarana clan prasarana maka jaringan tersebut tidak dapat berjalan dengan semestinya. Akhir tahun 2001 Balitnak. jaringan diaktifkan kembali . 2 dari 8 "line- ditempatkan cliperpustakaan . Dilain pihak meningkatnya pengguna membuat sistem pelayanan dirubah dari sistem tertutup menjadi sistem pelayanan terbuka clan tertutup pada bagian tertentu . Perubahan sistem pelayanan. diaktifkannya jaringan komputer setempat clan internet menuntut SDM yang ada di perpustakaan untuk bekerja lebih effektif clan effisien guna meningkatkan jumlah clan mutu layanan kepada pengguna yang menyebabkan otomasi perpustakaan bukan lagi menjadi pilihan tetapi menjadi suatu keharusan .
273
lean, leknis Fun,Qsionul Aon Penelui ?00=
MANFAAT OTOMASI Keinginan yang kuat untuk mengelola perpustakaan secara mudah dan cepat dapat di realisasikan dengan cara otomasi . Menurut Sophia (1988) penggunaan teknologi komputer di perpustakaan sangat besar manfaatnya karena dapat mempercepat penemuan kembali informasi . memperlancar proses pengolahan . pengadaan bahan pustaka . dan komunikasi antar perpustakaan . serta lebih terjaminnya data administrasi dalam pengelolaan perpustakaan . Saleh dkk (1999) mengemukakan alasan melakukan otomasi disebabkan oleh a) tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan. b) tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama. c) kebutuhan untuk mengefektifkan sumberdaya manusia . d) tuntutan terhadap efisiensi waktu . e) kebutuhan akan kecepatan layanan informasi . t) keragaman informasi yang dikelola . Sedangkan tujuan dari otomasi vang terpenting adalah dapat menelusuri informasi yang ada di perpustakaan dengan cepat dan tepat sehingga dapat meningkatkan pelayanan dari segi jumlah maupun kualitas . Dalam hal memilih perangkat lunak apa yang dipakai untuk otomasi perpustakaan . Mustafa (1999) menverahkan sepenuhnya kepada para pengelola informasi . Namun cenderung merekomendasikan yang basis dos karena lebih "bandel" dibandingkan dengan yang berbasis windows walaupun lebih mudah dioperasikannya .
TUJUAN OTOMASI Tujuan dari otomasi di Perpustakaan Balitnak adalah l. ?. 3. 4. 5.
Memanfaatkan SDM yang ada supaya dapat bekerja lebih efektif dan efisien Dapat menelusuri informasi yang ada dengan cepat dan tepat Menyelaraskan dengan perpustakaan lain difngkup Badan Litbangtan Meningkatkan jumlah dan mutu pelayanan kepada pengguna Efisiensi dalam pekerjaan dan menghindarkan terjadinya duplikasi
BAHAN DAN CARA Badan Semua koleksi Perpustakaan Balitnak yang berkaitan dengan peternakan dalam bentuk cetakan berupa buku . majalah . prosiding . dan laporan ilmiah terutama publikasi Balai .
274
yenta 7eknis Frrngsronal .\on Penelm 2002
Cara Perangkat lunak yaitu CDS/ISIS dan Inmagic dipakai dalam kegiatan otomasi perpustakaan Balitnak terbagi dalam 3 pangkalan data terdiri dari 1 . Pangkalan data AGRIS: berisi jurnal artikel terbitan Balitnak dengan memakai perangkat lunak CDS/ISIS . Artikel -- artikel tersebut di "download" dari pangkalan data vang ada di Pustaka . 2. Pangkalan data Balitnak : berisi judul judul buku. skripsi . tesis.disertasi yang dimiliki perpustakaan . artikel dari working papers dan presiding yang diterbitkan oleh Balitnak/ Puslitbangnak . Perangkat lunak yang dipakai adalah Inmagic . 3. Pangkalan data MAJALAH : berisi judul majalah koleksi Balitnak . Perangkat lunak yang dipakai adalah Inmagic. Rencana Jangka pendek Rencana jangka pendek adalah memasukkan semua bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan Balitnak kedalam komputer supaya dapat diselusuri dengan cepat dan tepat. Khusus untuk publikasi Balitnak akan dilengkapi dengan abstrak dan kata kunci . Rencana Jangka panjang Rencana jangka panjang untuk pangkalan data Theses akan dilengkapi dengan abstrak dalam usaha meningkatkan kepuasan penguna perpustakaan dan memaksimalkan daya guna alat yang ada (mesin scanner). Kendala yang dihadapi adalah panjangnya abstrak dari beberapa tesis atau disertasi . Bantuan dari para peneliti atau penulis sangat diharapkan untuk dapat mengedit kembali abstrak menjadi maksimum 2 halaman . Thesaurus Agrovoc Untuk mendapat hasil yang maksimal dalam penelusuran . setiap bahan pustaka yang dimasukkan kedalam pangkalan data ini diberi kata kunci . Supaya kosa kata dari kata kunci tersebut konsisten maka dipakai Thesaurus Agrovoc . Rua& (Field) dalam pangkalan data CDS/ISIS dan Inmagic adalah 2 sistem yang relatif berbeda . namun untuk memaksimalkan data yang ada maka pangkalan data dan lembar kerja dibuat sama atau mendekati satu sama lain . Dengan harapan akan memudahkan pada saat impor-ekspor maka ruas dalam AGRIS(CDS/ISIS) 27 5
Penn, /ekni .s /-ungsvonal \on Penelm =111-
diputuskan sebagaj patokan . Dan untuk kemudahan SDM yang ada maka lembar kerja dibuat banyak disesuaikan berdasarkan darj tipe dokumen. Bentuk lembar kerja dibuat sederhana dan dalam bahasa Indonesia . Darj 102 ruas yang ada dalam AGRIS . hanya 33 ruas _yang dipakaj untuk pangkalan data Balitnak (Tabel I ) . Tabel 1 . Ruas dalam Pangkalan data di Perpustakaan Balitnak No I
6 7 8 9 to II
MAMA R1 'AS
No
MAMA RI'AS
No
\AMA RI ;AS
Lokasi Level Biblioerali Sortin Pen arane Institusi Judul Judul Pararel Judul I -erjemahan Sumber Dokumen Judul Majalah
I? I3
Volume . Nomor ISSN Bahasa Ieks Bahasa Summary Penerbit Tahun I orbit Halaman Kolasi ISBN Ldisi thesis
23 24 25 _'6 27 28 '_9 3() ?1 ~~ 33
Nomor Register Nomor Pan il SumberPen adaan Nama Kon res Iem at Kon res Tan al Kon res Tie Dokumen Kata Kunci I,okal Kata Kunci A rovoc Abstrak ID
la
I I() 17 18 19 2t)
?I -12
Tabel 2 . Ruas-ruas dalam Lembar Kerja No I _~ J" 6 8 9 10 11 I? I, 1-4 IS 16 17 18 19 20 I 22 ?
276
(I) IH I .okasi 1_evel Biblio . Sorting Pen aran Institusi Judul Judul Pararel IdI Ter emahan Sumber Dok . Bahasa Teks Bah . Summan Penerbit 1ahun Terbit Kolasi Thesis No . Register No . Pan il S . Pen adaan Tie Dok . KK I .okal KK A rovoc Abstrak ID
('_) M I .okasi I .c%el Bibliog . Sorting Pen aram , Institusi Judul Judul Pararel IdI Ter emahan Sumber Dok . Bahasa Teks Bah .Summar\ Penerbit Tahun f orbit Kolasi ISBN Edisi No . Register No . Pan gil S . Pen adaan Ii e Do_k . KK I .okal KK A rovoc ID
Lembar Kerja (3)MR (i) WI' Lokasi Lokasi Level Bibliog . level Biblio Sorting SortinPen-garan Pen arang Institusi Institusi ludul Judui ludul Pararel Judul Pararel Jdl Ter emahan Idl Ter emahan Sumber Dok . Sumber Dok . Bahas a Teks Bahasa Teks ! Bah .SUmmary Bah . Summary Penerbit _ ; Penerbit I ahun l erbit I ahun I orbit Halaman Halaman Kolasi Kola" ; _ ISBN ripe Dok . I m Kon res KK I .okal l=1 K on re . KK Arovoc I i e Dok . bstrak I KK Lokal ID KK ,A-ro\oc --Abstrak ID --
(5) AS Lokasi Level Bibliog . Sortin g Pen-, aran Institusi Judul Judul Pararel .Idl Ter emahan Sumber Dok . Judul Ma alah Vol . . Nomor ISSN Bahasa Teks ' Bah . Summary Penerbit rahun Terbit Halaman Kolasi Ti s,e Dok . KK Lokal KK .A rovoc Abstrak ID
lenni leknis l-1ntgsional \on Nenelm 200-1
Sebanyak 5 lembar kerja telah dibuat untuk memudahkan dan mempercepat pengerjaan pemasukan data yaitui : 1 . TH (Theses) untuk Skripsi . tesis dan disertasi) . 2 . M (Monograph) atau buku. 3 . MR (Meeting report) artikel dari prosiding . 4. WP (Working paper) artikel dari working papers. clan 5 . AS (Articles series) artikel dari JITV . dan Ilmu dan Peternakan .
PEMBAHASAN 1 . Pemilihan perangkat lunak Kajian apakah perangkat lunak yang akan dipakai yang berbasis Dos atau berbasis Windows tidak dibahas secara mendalam . Kenyataanya perpustakaan memiliki keduanya vaitu CDS/ISIS berbasis Dos dari Pustaka dan Inmagic berbasis Windows . . CDS/ISIS dipakai perpustakaan Lingkup Balitbangtan dan telah dikenal perpustakaan Balitnak dari tahun 1990 an namun dalam prakteknya tidak ada seorangpun yang piawai mengoperasikannya . Sedangkan Inmagic berbasis windows baru yang diperkenalkan tahun 2001 . namun sistem tersebut lebih mudah dioperasikan sekalipun oleh pemula . Sehingga diputuskan kedua perangkat lunak dipakai secara bersamaan . CDS-ISIS dipakai untuk koleksi artikel dengan cara men-download" artikel-artikel publikasi Balitnak dari pangkalan data yang ada di Pustaka karena Pustaka dengan konsisten mengerjakan vang seharusnya dapat memanfaatkan pustakawan yang ada di simpul jaringan (balai-balai) di bawah badan litbang . Sedangkan program INMAGIC dipakai untuk (a) pangkalan data THESIS yang berisi Skripsi . Tesis dan Disertasi dan BUKU yang berisi monograph . buku dan ru_jukan . (b) pangkalan data MAJAL.AH yang berisi majalah .
2. Kesiapan SDM di Perpustakaan Balitnak: Ditinjau dari segi kesiapan untuk menerima teknologi komputer. kondisi SDM di perpustakaan Balitnak sangat memprihatinkan . Secara administrasi tercatat 8 orang dalam kelompok tugas perpustakaan . Namun hanya 4 orang atau sekitar 50% yang aktif. Sedangkan yang 50% lainnya tidak dapat aktif dengan berbagai alasan yaitu tugas belajar. merangkap jabatan dan tingginya absen . (Tabel 3).
Tabel 3 . SDM Perpustakaan Balitnak Tahun 2002 No .
JenisSdm
I
Pria Wanita
Jumlah
tugas Belaiar I 1
Pustaka~Nan 0
Absen Tin i -
Sdm Baru
"hotal
-
8
277
Ienra Teknis /ungsional
\ on
Penelin
'nn=
Pada umumnya SDM ,an ,, ada tidak mengerti perangkat keras clan lunak komputer . Beberapa prang yang pernah mengikuti pelatihan CDS-ISIS tidak dapat berbuat banyak karena pada scat CDS-ISIS diperkenalkan sarana terpenting untuk otomasi yaitu sebuah komputer sebagai alat kerja tidak tersedia sehingga hasil dari pelatihan dari Pustaka menjadi nihil . Alasan sibuk clan takut salah menekan atau belum biasa men jadi masalah utama . selain itu tidak tersedia dana untuk mengontrak seorang yang ahli dalam komputerisasi perpustakaan . clan kehijaksanaan pemerintah menerapkan Zero growth untuk pengangkatan pegawai bare membuat segala langkah yang akan diambil serasa buntu . Pada akhirnya kesulitan SDM dapat diatasi dengan banyak bertanya . mengunjungi perpustakaan lain yang lebih berpengalaman dalam otomasi . clan memanfaatkan tenaga musiman yaitu siswa clan mahasiswa yang sedang dalam program "siswa praktek ganda" (SPG) atau mahasiswa yang Praktek Kerja Lapangan (PKI-) . Tenaga -tenaga musiman yang pada awalnya diterima perpustakaan dengan terpaksa. akhirnva menjadi tenaga yang sangat bermanfaat karena SDM temporer I tersebut lebih melek komputer dibandingkan dengan SDM vang ada. clan memacu mereka secara perlahan -lahan dapat mengoperasikan komputer . Selak akhir tahun 2000 sebanyak 6 kelompok telah melaksanakan SPG clan Mahasiswa PKL perpustakaan (Tabel 4) . Siswa clan mahasiswa kategori yang ada di tes kemampuannya apabila ada siswa yang dianggap mahir. dikatagorikan Balk atau Cukup clapat dimanfaatkan tenaganya untuk pemasukan data. Seclangkan siswa yang dianggap kurang bisa menguasai komputer diberi pekerjaan lainnya yang bersifat manual karena dikhawatirkan akan mengacaukan data yang ada. Tabel 4 . SDM Musiman di Perpustakaan Balitnak Tahun 2001/2002
A
Lama Praktek Mulan) '
B
I
D F-.
-t
Kelompok
Total
Kemam ,uan Kom uter Baik (ukup Kurang I
I
-
-
'' I
1 R
R
;
Ikut F)Im Otomasi YA
YA YA YA YA TIDAK
SARANA DAN PRASARANA Sarana clan prasarana dapat terpenuhi dari pendekatan secara "non formal " kepada para peneliti clan para pimpinan yang ada di Balai. Pada umumnya setelah mereka mengetahui kegiatan otomasi sedang dikerjakan . bantuan moril clan materiil didapatkan secara mudah. Perangkat lunak 27 8
lenm /eknis Pungsional%on Peneko ?p0
komputer lungsuran clan bahan dimanfaatkan diberi oleh peneliti
alat
tulis kantor (ATK)
yang dapat
Pemanfaatan Perangkat Lunak CDS/ISIS Dari kunjungan ke 10 perpustakaan yang berada disekitar Bogor (table 5). ternyata hanya ada 3 perpustakaan yaitu (Balitvet. Puslitbang Perkebunan clan PSE) yang konsisten memakai CDS/ISIS untuk pengolahan buku. majalah clan jurnal artikel terbitan balai bersangkutan. Alasan terbanyak tidak dapat berialannya system adalah karena sarana yang tidak memadai atau rusak sebanvak 4 institusi atau 40 %. 2 institusi atau sebanvak 20 oio melaporkan sarananya hilang dicuri . clan . I instansi atau sebanvak 10% tidak memiliki komputer . Sedangkan SDM yang mahir mengoperasikan system berimbang antara 50% mahir mengoperasikan CDS/ISIS berbanding 50% tidak mampu mengoperasikan CDS/ISIS atau masing-masing 18 orang . Tabel
5 . Pemakaian CDS/ISIS Lingkup Deptan Area Bogor tahun 2002 Instausi
Mahir ISIS Ya Tidak ? I
Puslithang Tanaman Pangan Puslitban Perkebunan Puslitban Petemakan Balai Penelitian Temak Balm Penelitian Veteriner Balai Penelitian Ianaman Rempah clan ()bat Balai Penelitian Bio clan Sumber daca (ienetika Pertaman Balai Penelitian Tanaman Hias BI .PP PSE Jumlah -
I I I i I
? T -
_'
Keteran an l idak memiliki komputer. yang mahir system sedan sekolah *Sarana kuran ,' hilan dicuri Kom uter tidak memadai Kom uter cuku / memadai Kom uter cuku / memadai Komputer rusak Komputer rusak
T ? IR
I 18
Kom uter tidak memadai Kom uter hilan dicuri Kom uter cuku / memadai
HASIL a. b. c.
Pangkalan data AGRIS : 115 cantuman telah masuk dalam pangkalan data ini lengkap dengan abstrak clan kata kunci . Pangkalan data BALITNAK: Total cantuman 2 .397 telah dimasukkan kedalam pangkalan data ini terdiri dari 507 bahan pustaka kategori theses . 1 .025 buku . 691 artikel dari prosiding . clan 174 dari working paper. Pangkalan data MAJALAH : 675 judul majalah sudah dimasukkan kedalam pangkalan data ini
279
Temn l eknis f nngs+onal ion Penelin ?00=
Tabel . I Jumlah Cantuman Dalam Pangkalan Data Perpustakaan Balitnak No 1 2 3 Total
Pan kalan data Sistem AGRIS CDS/ISIS Balitnak Inma ic Majalah Inma is jumlah cantuman dalam komputer di Balitnak
Jumlah 115 2 .397 675 3 .187
KESIMPULAN I . Otomasi di perpustakaan Balitnak dapat dilaksanakan walaupun dengan ritme yang relatif sangat lambat karena tidak tersedianya SUM vang handal berkat kemauan keras dan kerjasama dengan peneliti serta para pimpinan . 2. LAN mempercepat otomasi perpustakaan Balitnak . namun usaha yang sudah ada harus ditindak lanjuti supaya informasi yang ada dapat diakses langsung oleh para peneliti khususnya dan penggunan lain pada umumnya . 3. Partisipasi aktif dari Pustaka dan pertemuan rutin para pustakawan di lingkup Badan Litbang Pertanian perlu dilakukan untuk memantau sejauhmana perpustakaan vang ada dapat mem "back-up" Pustaka sebagai pusat jaringan. DAFTAR PUSTAKA Haryono. T . 2000 . Kebijaksanaan pengembangan jaringan informasi Iptek Pertanian . Jurnal Perpustakaan Pertanian Vo .9(1) :9-15 . Mardiansyah . S . 2000 . Laporan Praktek Kerja Lapangan . Pemanfaatan software CDS/ISIS di Perpustakaan Balnak-Ciawi . Bogor : Program Studi Teknik Perpustakaan. Dokumentasi dan Informasi . Jurusan Ilmu komputer. FMIPA-IPB .hal .17-18 . MUstafa .B. 1999 . Sistem automasi perpustakaan berbasis DOS atau windows : pilihan berada ditangan anda . Jurnal Pustakawan Indonesia . Vol .2(2)58-61 . Saleh .A .R .. B .Mustafa. Subagyo clan Suparman . 1999 . SIPISIS (sistem informasi perustakaan berbasis CDS/ISIS) . Jurnal Pustakawan Indonesia . Vol .2(2)49-54. Sophia. S . 1998 . Pemanfaatan jasa perpustakaan dan Informasi oleh peneliti . Kasus Pustaka . Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol .7(1)9-14 .
280
