TUGAS AKHIR
Perencanaan Manajemen Pengelolaan dan Pemeliharaan Peralatan Kerja di Magma Nusantara Limited
Diajukan Guna Melengkapi Sebagian Syarat Dalam Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu (S1)
Disusun Oleh : Nama
: Asrul Amri
NIM
: 4130412-006
Program Studi
: Teknik Mesin
LEMBAR PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama
: Asrul Amri
N.I.M
: 4130412-006
Jurusan
: Teknik Mesin
Fakultas
: Teknik Industri
Judul Skripsi : Perencanaan
Manajemen
Pengelolaan
dan
Pemeliharaan Peralatan Kerja di Magma Nusantara Limited
Dengan ini menyatakan bahwa hasil penulisan Skripsi yang telah saya buat ini merupakan hasil karya sendiri dan benar keasliannya. Apabila ternyata di kemudian hari penulisan Skripsi ini merupakan hasil plagiat atau penjiplakan
terhadap
karya
orang
lain,
maka
saya
bersedia
mempertanggungjawabkan sekaligus bersedia menerima sanksi berdasarkan aturan tata tertib di Universitas Mercu Buana.
Demikian, pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak dipaksakan.
Penulis,
Materai Rp.6000
[ Asrul Amri ]
ii
LEMBAR PENGESAHAN
Perencanaan Manajemen Pengelolaan dan Pemeliharaan Peralatan Kerja di Magma Nusantara Limited
Disusun Oleh : Nama
: Asrul Amri
NIM
: 4130412-006
Program Studi
: Teknik Mesin
Mengetahui : Pembimbing
Koordinator TA/KaProdi
(Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc.)
(Dr. Abdul Hamid, M.Eng.) iii
ABSTRACT Management and maintenance planning of tools and equipment in Magma Nusantara Limited Magma Nusantara Limited is a geothermal power plant company with 110 MW capacities located in Pangalengan Bandung. To support maintenance and operation activities, it needs a reliable tools and equipments. Large quantities of tools and equipments need a good management and maintenance planning. Current management and maintenance system needs a significant improvement. It reflects on the amount of lost or substandard tools and equipments. The main objective of this management and maintenance planning is to improve the system of management and maintenance of tools and equipment in order to increase the reliability of tools and equipments which is support the operation and maintenance activities. On the other hand it can minimize the financial lost caused by lack of maintenance or substandard tools and equipment. Even though the implementation of improved system is still not complete yet but we can see the advantage of the system. With old system the deviation between database and actual condition is over 30% but with improved system the deviation is decrease to just 2%. On the other hand we can gain several advantages such as planned routine maintenance and more controlled operational. Currently implementation of improved system is still on progress because it needs a lot of effort and time. On the other hand continues improvement on the system is mandatory to accommodate the company needs or adopt the latest technology and system.
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya penulisan tugas akhir ini. Penulis mengambil tema "Perencanaan manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja di Magma Nusantara Limited" untuk memenuhi syarat akhir studi Sarjana S1 pada Jurusan Teknik Industri, Program Studi Teknik Mesin, Universitas Mercu Buana Jakarta. Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Dr. Ir. H. Suharyadi, M.S. selaku rektor Universitas Mercu Buana. 2. Dr. Abdul Hamid, M.Eng. selaku kepala program studi teknik mesin Universitas Mercu Buana. 3. Ir. Herry Agung Prabowo M.Sc. selaku pembimbing tugas akhir. 4. Rekan-rekan kerja di Magma Nusantara Limited. 5. Istri dan putra tercinta atas semua dukungannya. 6. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan yang telah diberikan. Penulis menyadari penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca.
v
Penulis mengharapkan semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi Magma Nusantara Limited, para pembaca maupun bagi para civitas akademika Universitas Mercu Buana.
Bandung, 30 November 2008
Penulis
vi
Daftar Isi Halaman Judul…………………………………………………………………..i Lembar Pernyataan……………………………………………………………...ii Lembar Pengesahan…………………………………………………………….iii Abstract…....……………………………………………………………….…...iv Kata Pengantar......................................................................................................v Daftar Isi...............................................................................................................vii Daftar Tabel...........................................................................................................xi Daftar Gambar.......................................................................................................xii I. BAB 1 ................................................................................................................. 1 PENDAHULUAN .................................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1 1.2. Rumusan Masalah .................................................................................... 2 1.3. Batasan Masalah ....................................................................................... 3 1.4. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 4 1.5. Metode Pengumpulan Data ...................................................................... 5 1.6. Metode Penelitian ..................................................................................... 5 1.7. Sistematika Penulisan Tugas Akhir .......................................................... 6 II. BAB 2 ................................................................................................................ 8 LANDASAN TEORI ............................................................................................. 8 2.1. Peralatan kerja ............................................................................................. 8 2.2. Perencanaan Pengorganisasian dan Pengawasan ........................................ 9 2.3. Pengadaan Peralatan Kerja........................................................................ 10 vii
2.4. Pencatatan ................................................................................................. 11 2.5. Penyimpanan / Pergudangan ..................................................................... 12 2.6. Pemeliharaan ............................................................................................. 13 2.7. Penghapusan ........................................................................................... 18 III. BAB 3 ............................................................................................................ 19 METODE PENELITIAN ..................................................................................... 19 IV. BAB 4 ............................................................................................................. 24 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ........................................... 24 4.1
Struktur Organisasi dan Tenaga Pengelola............................................. 24
4.2
Identifikasi Peralatan Kerja .................................................................... 29
4.3
Pemeliharaan dan Kalibrasi Peralatan .................................................... 33
4.3.1
Pemeliharaan Peralatan Kerja ......................................................... 33
4.3.2
Kalibrasi .......................................................................................... 34
4.4
Pengadaan Peralatan Kerja ..................................................................... 34
4.5
Penggunaan
Perangkat
Lunak
Untuk
Membantu
Pelaksanaan
Pengelolaan dan Pemeliharaan Peralatan Kerja ................................................ 35 4.6
Pemeriksaan Inventaris Berkala ............................................................. 35
4.7
Prosedur yang ada .................................................................................. 36
4.7.1
Penyimpanan peralatan perkakas dan pendaftarannya.................... 36
4.7.2
Penyimpanan peralatan-peralatan portabel dan pendaftarannya ..... 36
4.7.3.
Manajemen peminjaman – Umum .................................................. 37
4.7.4
Peminjaman lama ............................................................................ 38
4.7.5.
Peminjaman singkat ........................................................................ 39 viii
4.7.6.
Pemeriksaan inventaris ................................................................... 40
4.7.7.
Kewajiban ....................................................................................... 40
4.8. Jumlah pelaporan insiden (ketidak sesuaian/komplain) ......................... 41 4.9. Kondisi Peralatan Kerja.......................................................................... 42 V. BAB 5 ........................................................................................................... 44 HASIL DAN ANALISA ..................................................................................... 44 5.1. Struktur Organisasi dan Tenaga Pengelola............................................. 44 5.1.1.
Struktur Organisasi ......................................................................... 44
5.1.2.
Tenaga Pengelola Peralatan Kerja .................................................. 47
5.2. Identifikasi Peralatan Kerja .................................................................... 48 5.2.1.
Standarisasi Penamaan Peralatan Kerja .......................................... 48
5.2.2.
Pengelompokan ............................................................................... 49
5.2.3.
Penomoran ...................................................................................... 52
5.2.4.
Penempatan Peralatan Kerja ........................................................... 55
5.3. Pemeliharaan dan Kalibrasi Peralatan .................................................... 59 5.3.1.
Pemeliharaan Peralatan Kerja ......................................................... 59
5.3.2.
Kalibrasi .......................................................................................... 63
5.4
Pengadaan Peralatan Kerja ..................................................................... 64
5.4.1
Pengadaan Peralatan Kerja Baru ..................................................... 64
5.4.2
Penggantian Peralatan Kerja Yang Hilang / Rusak......................... 64
5.5
Pemeriksaan Inventaris........................................................................... 65
5.6. Penggunaan Software untuk Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemeliharaan 66 ix
5.6.1.
Program pengelolaan peralatan kerja (TCMax) .............................. 66
5.6.2.
Program Pengelolaan Pemeliharaan Peralatan Kerja (MEX) ......... 67
5.7. Prosedur Pengelolaan dan Pemeliharaan Peralatan Kerja ...................... 68 5.7.1.
Tujuan ............................................................................................. 68
5.7.2.
Kewajiban ....................................................................................... 68
Prosedur ........................................................................................................ 69 5.8. Jumlah pelaporan insiden (ketidak sesuaian/komplain) ......................... 73 5.9. Pemeriksaan Inventaris Yang Telah Dilaksanakan ................................ 74 5.10.
Keuntungan yang didapat setelah perbaikan ...................................... 76
IV. BAB 6 ............................................................................................................. 83 KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 83 Kesimpulan ....................................................................................................... 83 Saran.................................................................................................................. 84
x
Daftar Tabel
Tabel 4.1. Contoh pengaturan jadwal warehouseman…………………………26 Tabel 4.2. Laporan insiden berhubungan dengan peralatan kerja……………..42 Tabel 4.3. Hasil pemeriksaan inventaris terhadap peralatan kerja…………….43 Tabel 5.1. Contoh pengaturan jadwal tool keeper……………………………..47 Tabel 5.2. Kode kelompok peralatan kerja…………………………………….53 Tabel 5.3. Contoh kode sub kelompok peralatan kerja………………………..54 Tabel 5.4. Contoh nomor urut peralatan kerja…………………………………54 Tabel 5.5. Contoh pengkodean lokasi penempatan peralatan kerja……………57 Tabel 5.6. Pemetaan rencana pemeliharaan……………………………………60 Tabel 5.7. Laporan insiden berhubungan dengan peralatan kerja……………..73 Tabel 5.8. Perbandingan hasil pemeriksaan inventaris peralatan kerja antara sebelum dan setelah perbaikan manajeman pengelolaan……79
xi
Daftar Gambar
Gambar 2.1. Hubungan antara berbagai bentuk pemeliharaan………………....16 Gambar 3.1. Diagram alir metode penelitian…………………………………...23 Gambar 4.1. Struktur organisasi sebelum perpindahan tanggung jawab……….28 Gambar 4.1. Struktur organisasi setelah perpindahan tanggung jawab………...46
xii
I. BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Magma Nusantara Ltd. adalah sebuah anak perusahaan dari Star Energy yang bergerak dibidang pembangkit listrik tenaga panas bumi dan terletak di Pangalengan Bandung. Magma Nusantara Ltd. saat ini baru memiliki 1 pembangkit dengan kemampuan 110 MW (Mega Watt) dan sedang dalam tahap ekplorasi untuk pengembangan unit kedua dengan kemampuan yang sama.
Untuk mendukung kegiatan operational dan maintenance sehari-hari diperlukan peralatan-peralatan pendukung (tools and equipment) yang handal. Saat ini pengelolaan peralatan ada dibawah departemen administrasi. Sedangkan pengguna peralatan ini beragam tetapi yang paling sering menggunakannya adalah departemen Maintenance dan Operation.
Belum adanya manajemen pengelolaan peralatan yang baik menyebabkan kegiatan operational dan maintenance menjadi terhambat. Walaupun tidak secara langsung mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan tetapi secara jangka panjang hal ini dapat secara signifikan merugikan perusahaan, baik dari segi kehilangan secara fisik maupun dari segi kehilangan waktu produksi atau waktu perawatan, safety dan regulasi.
1
Dari beberapa alasan diatas, penulis terpicu untuk mengembangkan manajemen pengeloaan peralatan kerja yang baik, yang dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan, terkontrol dan handal.
1.2. Rumusan Masalah Beberapa masalah yang dominan dan harus segera ditanggulangi yang memicu untuk segera dilakukan pembenahan pada manajemen pengelolaan peralatan diantaranya : 1. Banyaknya peralatan yang hilang tanpa ada record yang jelas 2. Tidak ada kesinambungan antara kebutuhan peralatan dan penyediaan peralatan. 3. Pengelolaan tools yang masih banyak terdesentralisasi dimasing-masing seksi karena masing-masing seksi masih menyimpan peralatan kerja dibawah tanggung jawab masing-masing. 4. Penggunaan database peralatan yang kurang baik menyebabkan : Banyak peralatan dengan penomoran ganda Banyak peralatan yang belum terdaftar Database kurang akurat menyebabkan pengguna kesulitan apabila ingin mengetahui jumlah peralatan yang ada. 5. Sertifikasi dan kalibrasi peralatan kurang berjalan dengan baik karena tidak ada pengingat atau jadwal untuk melakukan sertifikasi atau kalibrasi tersebut. 6. Tidak adanya perawatan rutin untuk peralatan. 2
7. Saling melempar tanggung jawab antara pengguna peralatan dengan tool keeper apabila ada kerusakan pada peralatan. 8. Jabatan toolkeeper yang merangkap sebagai warehouseman menyebabkan: Toolkeeper tidak selalu siap berada ditempatnya. Kurangnya perasaan bertanggung jawab yang kurang dari toolkeeper karena tugas toolkeeper selalu dirotasi 9. Belum terintegrasinya dokumen-dokumen pendukung dari peralatanperalatan yang ada seperti : buku manual, part list, sertifikat keaslian alat dll. 10. Belum ada pengelompokan tempat penyimpanan sehingga peralatan yang sejenis masih tersebar dibeberapa tempat. 11. Resiko penyalah gunaan perlatan kerja masih besar karena setiap pekerja mempunyai hak untuk meminjam setiap peralatan pekerjaan. 12. Belum adanya pemisahan tempat penyimpanan peralatan yang baik seperti: Peralatan instrumentasi Peralatan pengukuran Portable equipment seperti : genset, lighting set, pompa etc.
1.3. Batasan Masalah Dalam pembuatan tugas akhir ini penulis membatasi untuk permasalahan manajemen pengelolaan dan pemeliharaan perlatan kerja dengan batasan :
3
¾ Seluruh peralatan kerja di Magma Nusantara Ltd. mencakup semua peralatan kerja yang bukan alat produksi. ¾ Seluruh alat pelindung diri (personal protective equipment) yang bukan merupakan barang habis pakai. ¾ Peralatan angkat (lifting accessories) ¾ Mesin-mesin portable / portable equipment (genset, compressor, pompa, welding machine dll) ¾ Mesin-mesin shop (milling, bubut, hydraulic press, dll) ¾ Peralatan subsurface (down hole monitoring, PT survey dll) ¾ Peralatan safety yang khusus (Breathing Aparatus /SCBA , Multi gas detector dll) ¾ Peralatan perancah (scaffolding) Seluruh aset yang disebutkan diatas didaftarkan dalam database MEX (maintenance expert) dibawah hirarki ”Tool” dan ”Mobil” 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk : ¾ Meninjau kembali sistem pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja khususnya di Magma Nusantara Ltd. ¾ Memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada dalam sistem yang lama. ¾ Membuat
prosedur
standar
pengeloaan
peralatan
seperti:
peminjaman, prosedur perawatan, prosedur sertifikasi dll. ¾ Sedapat mungkin sistem yang baru dapat diaplikasikan dilapangan. ¾ Mengukur hasil perubahan sistem dan prosedur yang baru. 4
prosedur
1.5. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang akan dipakai dapat mencakup beberapa cara, diantaranya : ¾ Studi kepustakaan digunakan untuk mendapatkan teori-teori tentang manajemen pengelolaan dan manajemen pemeliharaan yang baik dan terencana berdasarkan sumber-sumber yang dapat dipercaya (buku, artikel, jurnal, buletin dll) ¾ Observasi yaitu pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan oleh penulis terhadap gejala/peristiwa yang diselidiki pada obyek penelitian. ¾ Survey yaitu pengumpulan data melalui permintaan keterangan/jawaban kepada sumber data dengan menggunakan daftar pertanyan/kuesioner/angket sebagai alatnya. ¾ Interview yaitu pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pewawancara (pengumpul data) dengan responden (sumber data) ¾ Experimen yaitu pengumpulan data melalui pencatatan langsung dari percobaan/pengukuran ¾ Bimbingan dari dosen pembimbing
1.6. Metode Penelitian Metode penelitian yang penulis akan ajukan lebih mengarah kepada penelitian tindakan yaitu mengembangkan cara pendekatan baru yang belum diterapkan
5
dilapangan dengan tujuan dapat memecahkan masalah-masalah yang ada sekaligus dapat diaplikasikan langsung dilapangan.
1.7. Sistematika Penulisan Tugas Akhir Sistematika penulisan Tugas Akhir ini akan dibagi dalam 6 bab yang mencakup : Bab 1
Pendahuluan ¾ Memuat latar belakang permasalahan yang akan diangkat. ¾ Mengapa masalah tersebut layak untuk diselesaikan. ¾ Hasil apa yang ingin dicapai dalam penelitian ini. ¾ Penetapan standar minimum untuk hasil yang ingin dicapai.
Bab 2
Landasan Teori ¾ Penggalian pengetahuan-pengetahuan dan konsep-konsep dasar yang berlaku saat ini yang dapat dijadikan landasan dalam penyelesaiaan masalah. ¾ Pemaparan teori-teori dasar.
Bab 3
Metode Penelitian ¾ Penjelasan tentang cara dan metode dalam pengambilan data, pengolahan data dan penyelesaian masalah.
Bab 4
Pengumpulan dan Pengolahan Data ¾ Pengumpulan
data-data
mengenai
sistem
manajemen
pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja yang telah berjalan.
6
¾ Pengolahan dari data-data yang ada untuk memperoleh perbaikan dari sistem pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja Bab 5
Hasil dan Analisia ¾ Penjelasan tentang hasil yang didapat setelah permasalahan yang ada di konfrontir dengan teori-teori dasar. ¾ Perbandingan antara sistem manajemen pengelolaan dan pemeliharaan yang lama dengan yang baru.
Bab 6
Kesimpulan dan Saran ¾ Pemaparan kesimpulan dari hasil penulisan tugas akhir ini. ¾ Melihat kembali apakah tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dalam bab 1 telah terpenuhi dengan baik. ¾ Apabila ada ketidak sesuaian dengan target tujuan, perlu ada penjelasan kendala-kendala yang terjadi.
7
II. BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Peralatan kerja Kegiatan pelaksanaan operasional dan pemeliharaan harus didukung beberapa hal penting yaitu diantaranya : manpower, peralatan kerja, prosedur, persediaan suku cadang / barang habis pakai. Alat kerja sebagai salah satu pendukung kegiatankegiatan operasional dan pemeliharaan haruslah sesuai dan selalu berada dalam kondisi yang baik. Agar alat kerja selalu dapat siap digunakan maka pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja mutlak diperlukan. Walaupun alat kerja tidak secara langsung mempengaruhi kegiatan produksi tetapi pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja mempunyai beberapa keuntungan :
Mampu menyediakan peralatan yang dbutuhkan dalam kondisi yang siap digunakan
Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan alat yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan
Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis daya guna dan daya hasil logistik.
Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan.
Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja amupun personel 8
Mampu membangun budaya penggunaan alat secara bertanggung jawab oleh para pengguna.
Dapat memperkecil resiko kecelakaan kerja ataupun kesalahan operasional / pengukuran / pemeliharaan yang diakibatkan oleh peralatan kerja
Untuk dapat mencapai tujuan-tujuan diatas maka perlu adanya pengelolaan manajemen peralatan kerja yang jenis-jenis kegiatannya dapat dideskripsikan sebagai berikut :
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengawasan
Pengadaan
Pencatatan
Penyimpanan
Peminjaman dan Pengembalian
Pemeliharaan
Penghapusan
(Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 3)
2.2. Perencanaan Pengorganisasian dan Pengawasan Perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan merupakan bentuk dari kegiatan manajerial.
9
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian. (Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 3) Pengorganisasian pada hakikatnya merupakan sebuah kegiatan merancang struktur formal dengan cara mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas kedalam / kepada unit-unit kerja. Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan alat kerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan penggunaan, proses maupun hasil pengelolaan.
2.3. Pengadaan Peralatan Kerja Pengadaan peralatan kerja merupakan fungsi operasional dalam manajemen pengelolaan yang pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan peraalatan kerja sesuai dengan kebutuhan. Pengadaan peralatan kerja sangatlah penting untuk menjamin tersedianya peralatan kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa alternatif untuk menentukan sistem pengadaan : 1. Sistem sentralisasi Pengadaan peralatan kerja bagi seluruh unit kerja dan organisasi disentralisasikan oleh satu bagian tertentu
10
2. Sistem desentralisasi Pengadaan peralatan kerja diserahkan pada masing-masingunit kerja 3. Sistem campuran Kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi (Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 17) 2.4. Pencatatan Pencatatan adalah kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh alat kerja yang dimiliki / dikuasai / diurus oleh organisasi. Ada beberapa manfaat yang dapat diperolehdengan dilakukannya pencatatan secara baik, diantaranya :
Memberikan informasi/keterangan. Dapat diketahui aset dalam suatu organisasi baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah, kondisi dll.
Menjamin keamanan. Memperkecil resiko kehilangan atau diselewengkan
Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan
Sebagai alat pertanggung-jawaban
(Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 64) Ada beberapa alasan mengapa tiap fasilitas harus diidentifikasi dengan baik : 1. Agar tidak terjadi kesalahan penafsiran dan penunjukan terhadap fasilitas yang dimaksud. 2. Untuk mengidentifikasi masing-masing fasilitas dan kaitannya dengan dokumentasi 3. Untuk menunjukkan lokasi dimana fasilitas tersebut berada. 11
4. Untuk menunjukkan dibagian mana fasilitas tersebut ditempatkan sehingga memudahkan untuk alokasi biaya. (RH Clifton, 1988 : 21) 2.5. Penyimpanan / Pergudangan Penyimpanan / pergudangan pada dasarnya merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam gudang, baik yang bersifat administratif, maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun tata kerja, tata ruang maupun tata usaha. Merujuk pada beberapa kegiatan pergudangan ada beberapa pedoman untuk melukan kegiatan pergudangan, yaitu : 1. Manjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran 2. Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk menjamin keamanan
alat,
maupun
menyediakan
peranti
pertanggung-jawaban
pengelolaan pergudangan. 3. Melakukan penyimpanan alat secara tepat sehingga mudah dicek, ditemukan, diambil dan dikembalikan. 4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan alat dan orang. 5. Melakukan pemeliharaan alat dengan baik. (Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 82) Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan : 1. Asas jarak terpendek 2. Asas mengalirnya kegiatan 3. Asas memudahkan pengawasan 12
4. Asas fleksibilitas ruangan 5. Asas kemudahan berhubungan dengan luar (Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 86) 2.6. Pemeliharaan Pentingnya pemeliharaan baru akan kita sadari pada saat peralatan atau mesin tidak dapat dioperasikan atau digunakan. Oleh karena itu pemeliharaan merupakan bagian yang penting dalam suati kelancara sistem. Secara umum pemeliharaan mempunyai definisi sebagai berikut :
Suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang dalam, atau memperbaikinya sampai suatu kondisi yang dapat diterima. (The british Standard Institution)
Suatu konsepsi dari semua aktifitas yang diperlukan untuk menjaga atau mempertahankan kualitas peralatan agar tetap dapat berfungsi dengan baik seperti kondisi sebelumnya
Perawatan adalah suatu konsepsi dari semua aktifitas yang diperlukan untuk menjaga atau mempertahankan kualitas peralatan agar tetap dapat berfungsi dengan baik seperti dalam kondisi sebelumnya
(Supandi,1991:26)
Untuk lebih mendalami tentang pentingnya perawatan kita juga harus melihat tujuan dari perawatan tersebut yaitu meliputi : 1. Untuk memperpanjang usia kegunaan aset
13
2. Untuk menjamin ketersediaan (availability) optimum peralatan yang dipasang untuk produksi (atau jasa) dan mendapatkan laba investasi (return on investment) yang maksimum. 3. Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam kondisi darurat setiap waktu, misalnya : unit cadangan, unit pemadam kebakaran, alat penyelamat, dsb. 4. Untuk menjamin kesehatan dan keselamat kerja orang yang menggunakan sarana tersebut. (AS. Corder, 1988 : 3) Secara garis besar jenis pemeliharaan terbagi menjadi 2 golongan yaitu: 1. Pemeliharaan Tidak Terencana (Unscheduled Maintenance) Hanya ada satu jenis pemeliharaan tak terencana yaitu pemeliharaan darurat atau breakdown/emergency . Dikenal sebagai jenis pemeliharaan yang paling tua. Aktivitas pemeliharaan jenis ini adalah mudah untuk dipahami semua oran. Jenis pemeliharaan ini mengijinkan peralatan-peralatan untuk beroperasi hingga rusak total (fail). Kegiatan ini tidak bisa ditentukan / direncanakan sebelumnya, maka aktivitas ini juga dikenal dengan sebutan unschedule maintenance. Ciri-ciri jenis pemeliharaan ini adalah alat-alat mesin dioperasikan sampai rusak dan ketika rusak barulah tenaga kerja dikerahkan untuk memperbaiki dengan cara ‘penggantian’. 2. Pemeliharaan Terencana (Scheduled Maintenance)
14
Pemeliharaan Terencana terdiri dari Pemeliharaan Pencegahan (Preventive Maintenance) , Pemeliharaan Korektif
(Corrective Maintenance) dan
Predictive Maintenance. 1. Preventive Maintenance Pekerjaan pemeliharaan yang bertujuan untuk mencegah terjadinya kerusakan atau cara perawatan yang direncanakan untuk pencegahan. Perawatan
preventif
dimaksudkan
juga
untuk
mengefektifkan
pekerjaan inspeksi, perbaikan kecil, pelumasan, penyetelan sehingga alat-alat atau mesin-mesin selama beroperasi dapat terhindar dari kerusakan. Pemeliharaan preventif dilaksanakan sejak awal sebelum terjadi kerusakan. 2. Corrective Maintenance Pemeliharaan Corrective meliputi reparasi minor (yang tidak ditemukan ketika pemeriksaan), terutama untuk rencana jangka pendek yang mungkin timbul diantara pemeriksaan, juga overhaul terencana misalnya overhaul tahunan. 3. Predictive Maintenance Tipe pemeliharan jenis ini lebih maju dibanding dengan dua tipe sebelumnya. Ditandai dengan menggunakan teknik-teknik mutakhir (advance scientific techniques) termasuk statistik probabilitas untuk memaksimalkan waktu operasi dan menghilangkan pekerjaanpekerjaan yang tidak perlu. Predictive Maintenance dipakai hanya pada
15
sistem-sistem yang akan menimbulkan masalah-masalah serius jika terjadi kerusakan pada mesin atau pada proses-proses yang berbahaya. Hubungan antara berbagai jenis pemeliharaan digambarkan dalam diagram dibawah
16
17
2.7.
Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan pembebasan peralatan kerja dari pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif karena peralatan kerja tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna maupun tidak bernilai guna lagi. Ada beberapa kriteria yang harus diperhatikan untuk dapat menghapus peralatan kerja, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Alat kerja yang dihapus sudah sangat tua atau rusak 2. Alat kerja yang sudah ketinggalan zaman 3. Alat kerja yang berlebihan 4. Alat kerja yang hilang (Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 114) Beberapa alternatif dapat digunakan sebagai cara untuk menghapus alat kerja, diantaranya : 1. Dijual atau dilelang 2. Dipindahkan 3. Dihibahkan 4. Dimanfaatkan kembali (recycle) 5. Dimusnahkan (Lukas Dwiantara, SIP, M.Si, 2004 : 116)
18
III. BAB 3 METODE PENELITIAN
Pada bab ini akan diuraikan secara singkat langkah-langkah penyelesaian masalah yang dilakukan dalam penelitian ini guna memperbaiki manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja di Magma Nusantara Ltd. Adapun tahapan penyelesaian masalah adalah sebagai berikut : 1. Pemilihan topik, tema dan judul penelitian Tema Penelitian diperlukan untuk mengarahkan ruang lingkup dan bidang telaah yang akan dipelajari oleh peneliti (berkaitan dengan bidang ilmu) Topik Penelitian berkaitan dengan garis pembahasan (bersifat spesifik) 2. Identifikasi latar belakang penelitian Latar belakang penelitian memberikan gambaran mengenai hal-hal yang melatar belakangi dilakukannya penelitian dengan pempaparan sebagai berikut •
Fakta/kondisi/masalah yang ada atau terjadi saat ini
•
Apa arti pentingnya penelitian yang akan dilakukan
•
Bagaimana kaitannya dengan tuntutan kebutuhan saat ini dan tuntutan perkembangan di masa yang akan datang
•
Hal-hal strategis yang akan dicapai berkaitan dengan dilakukannya penelitian tersebut
3. Identifikasi, pemilihan dan perumusan masalah Masalah perlu dirumuskan dengan tujuan agar permasalahan jelas dan tidak 19
menimbulkan keragu-raguan atau tafsir yang berbeda-beda sebab masalah tsb nantinya akan digunakan sebagai dasar : pengajuan teori dan hipotesis, pengumpulan data, analisis dan penarikan kesimpulan 4. Pengumpulan dan pengolahan data Pengumpulan data-data mengenai obyek apa saja yang akan menjadi sasaran penerapan sistem manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja. Pengumpulan data-data mengenai sistem sistem manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja yang telah berjalan. Pengolahan dari data-data yang ada untuk memperoleh perbaikan dari sistem pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja seperti : •
Struktur organisasi dan tenaga pengelola yang ada
•
Prosedur identifikasi peralatan kerja yang sudah dilakukan
•
Bentuk pemeliharaan dan kalibrasi peralatan yang telah ada
•
Prosedur pengadaan peralatan kerja yang telah dilakukan
•
Dll.
5. Studi pustaka Digunakan untuk mendapatkan teori-teori tentang manajemen pengelolaan dan manajemen pemeliharaan yang baik dan terencana berdasarkan sumber sumber yang dapat dipercaya. 6. Struktur organisasi dan tenaga pengelola Perencanaan struktur organisasi dan tenaga pengelola peralatan kerja diperlukan agar tugas, wewenang serta tanggung jawab terhadap peralatan kerja menjadi jelas 20
Perencanaan ini mecakup : •
Struktur organisasi
•
Jumlah tenaga pengelola
•
Jadwal kerja tenaga pengelola
7. Identifikasi peralatan kerja Aset perusahaan yang menjadi tanggung jawab tenaga pengelola peralatan kerja harus dapat dengan mudah didentifikasi. Identifikasi yang jelas diperlukan agar aset yang dikelola dapat dikontrol dengan mudah, baik dari segi jumlah, lokasi penyimpanan, nomor aset dan lain-lain. 8. Pemeliharaan dan kalibrasi peralatan Perencanaan pemeliharaan peralatan kerja sangat diperlukan agar aset perusahaan yang dikelola dapat terpelihara dengan baik dan siap digunakan apabila dibutuhkan. Sedangkan perencanaan manajemen untuk prosedur kalibrasi penting untuk menjamin setiap aset yang perlu dan harus dikalibrasi berkala tidak luput dari kalibrasi. 9. Pengadaan peralatan kerja Prosedur pengadaan peralatan kerja perlu diperhatikan agar kepentingan pengguna dapat terakomodasi secara maksimal dan meminimalkan aset yang tidak berguna sehingga diharapkan semua aset yang dikelola adalah aset yang ada nilai tambahnya bagi perusahaan. 10. Penggunaan Software Untuk mengakomodasi perkembangan aset perusahaan yang akan dikelola dan lebih memperkecil kesalahaan akibat pencatatan secara manual maka perlu 21
direncanakan untuk penggunaan bantuan program komputer untuk membantu mempermudah pengelolaan database yang ada. 11. Pemeriksaan data ineventaris berkala Agar suatu sistem dapat dipertanggung jawabkan hasil pengelolaannya maka perlu adanya perencaan internal audit berkala yang akan mempermudah kita melihat kekurangan-kekurangan dalam proses pengelolaan atau kita dapat segera melihat apabila ada penyimpangan yang terjadi. 12. Penarikan Kesimpulan Hasil-hasil dari analisa dirangkum dalam sebuah kesimpulan dan disampaikan secara singkat agar pembaca dapat mengetahui intisari dari perencanaan yang diajukan.
22
23
IV. BAB 4 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Pada bab ini akan disajikan hasil pengumpulan data yang didapat dari bagian logistik karena sebelumnya yang menangani masalah pengelolaan peralatan kerja adalah bagian logistik. Selanjutnya data-data tersebut akan diolah untuk mendapatkan manajemen pengelolaan dan pemeliharaan yang lebih baik. 4.1 Struktur Organisasi dan Tenaga Pengelola Sebelumnya tanggung jawab pengelolaan peralatan kerja ada dibawah bagian logistik dan personil yang mengurusi masalah peralatan kerja adalah warehouseman yang sekaligus juga mengurusi masalah logistik. Pada saat ini jadwal kerja yang diakui dan diterapkan oleh perusahaan Magma Nusantara Ltd. ada 3 macam yaitu :
hari kerja dengan 2 hari istirahat. 9 jam kerja perhari. ( 07:00 ~ 17:00 ).
10 hari kerja dengan 5 hari istirahat. 9 jam kerja perhari. ( 07:00 ~ 19:00 ).
10 hari kerja dengan 5 hari kerja. 11 jam kerja sehari. ( 07:00 ~ 19:00 / 19:00 ~ 07:00 ).
Personil yang ada dibagian logistik adalah terdiri dari :
6 orang warehouseman dengan jadwal kerja : 10 hari kerja dengan 5 hari libur
24
2 orang lead warehouse dengan jadwal kerja : 5 hari kerja dengan 2 hari libur
1 orang supervisor dengan jadwal kerja
: 5 hari kerja dengan 2 hari
libur
Jam kerja mereka adalah 9 jam kerja (7:00 – 19:00) dan pada malam hari boleh dipanggil apabila ada keadaan darurat. Dengan jadwal kerja seperti diatas maka setiap saat akan selalu ada 4 warehouseman yang bertugas karena setiap group warehouseman akan bersinggungan selama 5 hari kerja. Untuk lebih memperjelas gambaran jadwal kerja dari bagian logistic maka penulis mengilustrasikannya dalam tabel dibawah ini :
25
Maret 2008 Tanggal Hari Posisi Lead Warehouse Warehouseman 1&2 Warehouseman 3&4 Warehouseman 5&6
April 2008 Tanggal Hari Posisi Lead Warehouse Warehouseman 1&2 Warehouseman 3&4 Warehouseman 5&6
May 2008 Tanggal Hari Posisi Lead Warehouse Warehouseman 1&2 Warehouseman 3&4 Warehouseman 5&6
1
2
3
4
5
6
S
M
S
S
R
K
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√
√ √
1
2
3
4
S
R
K
J
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
1
2
3
5
4
K
J
S
M
√ √
√ √ √
√ √
√ √
√ √
6 M
√ √
√ √
5
8 S
M
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 S S R K J S M S S R K J S M S S R K J S M S √
√ √
S
7 J
√ √
7
√ √
8
S
S
R
√
√
√
√ √
6
√ √
7
√ √
8
S
S
R
K
J
√
√
√
√
√
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √
√
√
√
√
√
√
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √ √
√ √
√ √
√ √
√
√
√
√
√
√
√
√ √ √
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 K J S M S S R K J S M S S R K J S M S S R √ √
√ √
√
√
√ √
√
√
√
√
√
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√
√
√ √
√ √
√
√
√
√
√
√ √ √
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 S M S S R K J S M S S R K J S M S S R K J S
√ √ √
√ √
√
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√ √
√ √ √
√ √ √
Tabel 4.1. Contoh Pengaturan Jadwal Warehouseman
26
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√
√ √
√ √
√ √
√ √
√
√
√
√
√
√ √ √
√ √
Letak penyimpanan peralatan kerja dan ruangan warehousman yang berjauhan menjadin kendala tersendiri bagi pengelolaannya. Warehouseman akan ada diruangan
peralatan
kerja
dan
melayani
permintaan
peminjaman
dan
pengembalian dengan jadwal sebagai berikut:
Pagi hari
: 07:30 – 8:30
Sore hari
: 16:00 – 17:00
Saat-saat lainnya apabila penguna ingin melakukan peminjaman maka pengguna dapat menghubungi warehouseman.
Dengan jadwal pelayanan ini maka banyak kendala yang dihadapi oleh pekerja untuk dapat meminjam perlatan kerja, seringkali pekerja kesulitan untuk mendapatkan peralatan kerja diluar jam pelayanan karena harus menjemput dulu warehouseman digedung lain yang berjarak sekitar 1 km dari ruangan penyimpanan peralatan kerja.
Sedangkan struktur organisasi dari bagian logistik sendiri adalah sebagai berikut :
27
28
4.2 Identifikasi Peralatan Kerja Pada saat ini ada sekitar 2000 item yang menjadi tanggung jawab bagian peralatan dan akan terus bertambah seiring dengan perkembangan perusahaan. Sebagai contoh saat ini pekerjaan konstruksi untuk unit 2 sedang berjalan. Setelah unit 2 diserahkan kepada operation dan maintenance maka secara otomatis jumlah peralatan kerja yang dibutuhkan akan semakin bertambah walaupun tidak secara linear, tetapi dengan perecanaan yang baik maka sebaiknya manajeman pengelolaan perlatan kerja harus disiapkan untuk mengantisipasinya. Daftar dari peralatan kerja di masukkan dalam software data base MEX (maintenance expert) dibawah hirarki “tools” dan “mobil” MEX adalah software yang membantu untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan. Aset-aset yang didaftarkan dalam database MEX dapat terdiri dari 4 tingkatan hirarki. Di Magma Nusantara Ltd hirarki paling tinggi dari daftar asset diklasifikasikan sebagai berikut :
Building
Civil
Common Plant
Mobil
SAGS (steam above ground system)
Tool
Unit 1
Wells
29
Daftar aset yang menjadi tanggung jawab pengelola peralatan kerja adalah seluruh aset yang ada dibawah hirarki mobil dan tool. Untuk aset peralatan kerja yang berada dibawah hirarki mobil (portable equipment) dibagi lagi menjadi beberapa sub hirarki dan seterusnya. Sebagai gambaran penulis memberikan beberapa contoh pembagian dalam hirarki mobil. Hirarki mobil akan dibagi menjadi beberapa sub kelompok diantaranya: Generating sets akan dibagi lagi menjadi : 1101
Generator 60 kVa Perkins
1102
Generator 30 kVa Perkins
1103
Generator 30 kVa Perkins
1104
Generator 60 kVa Perkins silent pack
1105
Generator 20 kVa Perkins
dst. Pump akan dibagi lagi menjadi : 1001
Centrifugal pump single stage Nijhuis
1002
Centrifugal pump two stage Nijhuis
1003
Centrifugal pump two stage Peerless
dst Crane 1253
Mobil crane 20 T
1254
Mobil crane 40 T
dst. Dst 30
Untuk pembagian hirarki tool langsung dibagi lagi menjadi nama aset dan diberi nomor aset tanpa ada pembagian sub hirarki lebih lanjut. Sebagai contoh penulis memberikan beberapa contoh pembagian dalam hirarki tool. Hirarki tool akan dibagi menjadi : T0001 Nama tool no 1 T0002 Nama tool no 2 T0003 Nama tool no 3 Dst Penomoran diatas berdasarkan urutan peralatan kerja tersebut terdaftar sebagai aset di dalam sistem MEX. Penamaan Peralatan Kerja Pada saat manajemen pengelolaan dibawah logistic belum ada standard penamaan dari peralatan kerja yang baku. Nama yang dicantumkan pada database adalah berdasarkan dari persepsi warehouseman yang kadangkala berlainan atau kurang dapat dimengerti oleh pengguna. Sehingga kadang kala ada 2 penamaaan yang berbeda tetapi sebenarnya mengacu kepada satu tipe, contohnya : striking wrench dan hammer wrench. Kedua nama tersebut digunakan dalam penamaan peralatan kerja dan mengacu kepada jenis yang sama. Pengelompokan Pengelompokan sudah dilakukan dengan mengedepankan persamaan jenis dari peralatan kerja, walaupun belum terstruktur baku dalam memisahkan kelompok peralatan kerja. Pengelompokan berd asarkan dari inisiatif dari warehouseman.
31
Tetapi seluruh peralatan kerja diletakkan dibawah hirarki tool dan tidak dikelompokkan lagi. Karena peralatan kerja yang ada belum dikelompokkan secara maksimal maka tidak ada pembatasan peralatan kerja yang dapat dipinjam oleh pengguna. Sebagai contoh peralatan pengukuran yang presisi mungkin saja dapat dipinjam oleh bagian bagian lain yang tidak berkepentingan dan hal ini dapat membahayakan baik pengguna maupun alat yang mungkin disalah gunakan. Penomoran Sistem kode penomoran sebelumnya adalah hanya dengan no urut dengan didahului dengan huruf “T” yang artinya tools dan dilanjutkan dengan 4 digit angka urutan. Penomoran hanya dengan berdasarkan urutan tanpa dikelompokkan lagi lebih lanjut. Contoh : T 0001, T 0002, T0003 dll. Oleh karena penomoran peralatan kerja yang hanya didasarkan pada urutan maka kita tidak mendapatkan informasi apapun dari nomor inventaris yang ada. Sebagai contoh, kita tidak dapat mengetahui apakah suatu peralatan kerja termasuk kedalam peralatan listrik atau peralatan umum dan sebagainya. Penempatan Peralatan Kerja Pada saat ini ada 4 tempat yang dapat digunakan untuk keprluan penempatan peralatan kerja yaitu : 1 ruangan tertutup lengkap dengan rack. 1 ruangan tertutup kosong. 1 ruangan semi terbuka (hanya beratap tinggi tanpa dinding). 32
1 parkiran khusus fire trailer. Dibawah manajemen logistic tidak semua tempat digunakan, peruntukannya adalah sebagai berikut : ruangan tertutup lengkap dengan rack. Digunakan untuk peralatan kecil yang cukup diletakkan didalam rack. 1 ruangan tertutup kosong. Belum difungsikan. 1 ruangan semi terbuka (hanya beratap tinggi tanpa dinding). Digunakan untuk menempatkan peralatan kerja yang besar atau berat dan peralatan kerja berkereta. 1 parkiran khusus fire trailer. 4.3 Pemeliharaan dan Kalibrasi Peralatan 4.3.1
Pemeliharaan Peralatan Kerja
Untuk pemeliaraan peralatan kerja yang tergolong dalam hirarki mobil sebagian besar telah diidentifikasi kebutuhan pemeliharaannya dan telah dilakukan kegiatan pemeliharaan preventif maupun korektif oleh bagian maintenance. Hal ini karena departemen maintenance
bertanggunag jawab bertangggung jawab terhadap
pemeliharaan seluruh aset yang ada dibawah hirarki portable equipment. Sedangkan untuk peralatan kerja yang berada dibawah hirarki tool belum mempunyai kegiatan pemeliharaan terencana. Bagian logistik sebagai penanggung jawab peralatan kerja belum memilki program pemeliharaan terencana terhadap peralatan kerja. Apabila ada peralatan kerja yang rusak maka bagian logistik akan menerbitkan permintaan perbaikan kepada bagian maintenance, dan berdasarkan permintaan perbaikan tersebut bagian maintenance akan melakukan tindakan 33
perbaikan yang diperlukan atau merekomendasikan untuk pembelian peralatan kerja yang baru. 4.3.2
Kalibrasi
Bagian logistic belum memiliki program pengontrolan kegiatan kalibrasi peralatan kerja. Saat ini kegiatan kalibrasi yang dilakukan adalah inisiatif dari bagian lain yang sering menggunakan peralatan tersebut, sehingga kadangkala perlatan kerja yang seharusnya dikalibrasi seringkali terlewati ataupun belum teridentifikasi. Sertifikat ataupun bukti dari kegiatan kalibrasi dipegang oleh masing-masing pengguna, sehingga pengelola peralatan kerja tidak punya bukti dokumentasi kegiatan kalibrasi. Dan tidak terpusatnya pengontrolan kalibrasi peralatan mengakibatkan kemungkinan ada peralatan yang terlewat untuk dilakukan kalibrasi. Disamping itu tidak ada pihak yang mengingatkan apabila ada peralatan kerja yang sudah waktunya dikalibrasi ulang. 4.4 Pengadaan Peralatan Kerja Untuk pengadaan pembelian peralatan kerja baru yang dirasa dibutuhkan, selama ini inisiatif dilakukan oleh departemen yang membutuhkan dan kemudian didaftarkan sebagai peralatan kerja. Demikian pula apabila ada peralatan kerja yang rusak maka departemen pengguna peralatan kerja apabila dirasa butuh penggantian akan melakukan pembelian sendiri yang kemudian setelah itu diserahkan kebagian logistik sebagai pengelola peralatan kerja.
34
4.5 Penggunaan
Perangkat
Lunak
Untuk
Membantu
Pelaksanaan
Pengelolaan dan Pemeliharaan Peralatan Kerja Bagian logistik belum mempunyai perangkat lunak untuk mendukung operasional dari pengeloaan peralatan kerja. Proses peminjaman dan pengembalian peralatan kerja sepenuhnya dikelola secara manual dengan menggunakan log book. Pengguna peralatan kerja harus mengisi daftar alat yang akan dipinjam dan menandatanganinya. Pada saat pengembalian peminjam juga harus melihat pengelola menandatangani pengembaliannya didalam log book. 4.6 Pemeriksaan Inventaris Berkala Dalam prosedur sebenarnya telah ada kewajiban dari bagian logistik untuk melaksanakan pemeriksaan inventaris berkala. Tetapi pada prakteknya bagian logistik belum pernah dan belum mempunyai program pemeriksaan data inventaris berkala baik terhadap jumlah aset yang secara fisik dimiliki maupun kondisi dari perlatan kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Bagian logistik juga belum mempunyai program pelaporan mengenai jumlah dan kondisi dari aset yang dikelola. Hal ini menyulitkan banyak pihak baik pengguna maupun pihak manajemen. Pihak pengguna akan kesulitan untuk melakukan perencanaan pekerjaan besar yang memerlukan persiapan dari peralatan kerja seperti overhaul tahunan ataupun major overhaul 3 tahunan. Pengguna harus memeriksa sendiri peralatan yang akan digunakan ternasuk juga dari segi kuantitas. Dari pihak manajemenpun akan kesulitan untuk mengetahui secara persis posisi aset peralatan kerja yang ada ataupun kondisinya.
35
4.7 Prosedur yang ada 4.7.1
Penyimpanan peralatan perkakas dan pendaftarannya
1. Seluruh peralatan perkakas didaftarkan dalam daftar inventori MEX dan ditempatkan di ruang penyimpanan peralatan perkakas di power station. 2. Tempat penyimpanan peralatan perkakas diberi tanda dengan jelas sebagai ruang penyimpanan yang terpisah dengan ruang penyimpanan yang utama. Peralatan perkakas hanya disimpan didalam ruang penyimpanan peralatan perkakas dan ruang penyimpanan harus dibuat agar memudahkan untuk pengecekan. (contoh : menggunakan papan tulis dsb) 3. Nomor stok MNL harus diengrave atau ditandai pada seluruh peralatan perkakas. Catatan : peralatan perkakas yang identik akan memiliki nomor stok yang sama. 4. Ketika peralatan perkakas harus dalam satuan set (contoh : set kunci pas) dan diberikan satu nomor stok. Excel workbook WW61.14c tool set terdiri dari tabel-table yang memiliki daftar seluruh peralatan yang ada dalam setiap set peralatan perkakas dan disisipkan dalam program MEX. 4.7.2
Penyimpanan peralatan-peralatan portabel dan pendaftarannya
1. Peralatan-peralatan
portabel
didefinisikan
sebagai
peralatan
yang
dimasukkan kedalam daftar peralatan MEX dibawah hirarki “moveable equipment” (seperti generator, set pompa, kompresor dan lain lain berkoordinasi dengan supervisor maintenance), kecuali peralatan angkat (seperti crane, forklift) 36
2. Seluruh peralatan-peralatan portabel harus diberi tanda sesuai dengan nomor peralatan pada MEX dengan engrave, cat, stamping pada peralatan portabel untuk tujuan identifikasi penomoran yang unik. 3. Peralatan-peralatan portabel harus disimpan dan dikontrol oleh bagian logistik. 4.7.3. Manajemen peminjaman – Umum 1. Peralatan perkakas dan peralatan portabel hanya dapat dipinjam oleh pekerja MNL dan pekerja kontraktor yang telah disetujui sebagai peminjam. Pekerja akan diberi status berhak meminjam dengan mengisi formulir WW61.14a. Formulir ini harus ditanda tangani oleh peminjam dan kepala departemen. Kepala departemen juga harus memberi tanda pada pada pilihan peminjaman peralatan (contoh : perkakas manual, perkakas bertenaga listrik) 2. Formulir peminjam yang disetujui harus diberikan kepada bagian HR untuk disimpan dan 2 lembar kopinya diberikan kepada bagian logistik untuk ditempatkan di ruang peralatan kerja di power station. 3. Peminjaman harus diklasifikasikan sebagai “peminjaman lama (long loan)” lebih lama dari 1 hari dan “peminjaman singkat (short loan)” yang harus dikembalikan dalam 1 hari. 4. Peminjam harus bertanggung jawab terhadap keamanan dan kondisi dari peralatan kerja dan peralatan portabel yang ia pinjam. 5. Warehouseman harus mengecek kondisi sewaktu peralatan perkakas atau peralatan
portabel
dikembalikan. 37
Pengecekan
ini
meliputi
pula
pengoperasiannya. Jika ditemukan ada kerusakan, kartu kerusakan akan diterbitkan oleh peminjam untuk diperbaiki. Warehouseman akan memberitahukan kepada supervisor peminjam apabila ada kecurigaan penyalahgunaan peralatan. 6. Peminjam yang telah disetujui harus secepatnya memberitahukan supervisornya apabila ada peralatan yang hilang atau rusak. Laporan tertulis harus diterbitkan dalam waktu 48 jam menggunakan prosedur pelaporan insiden WW10.10 apabila ada kehilangan. 7. Biaya dari alat yang hilang (setelah devaluasi) dapat dibebankan kepada peminjam yang bertanggung jawab atas keamanan dari peralatan perkakas atau peralatan portabel. Manajemen lapangan akan memutuskan setiap kasus setelah berdiskusi dengan supervisor peminjam. 8. Seluruh peralatn kerja dan peralatan potabel harus dikembalikan ke bagian logistik ketika peminjam selesai bekerja untuk MNL. 9. Peralatan kerja dan peralatan portabel hanya dapat dipinjamkan kepada masyarakat luar apabila diberikan status berhak meminjam dengan mengisi formulir WW61.14e. Formulir ini harus ditanda tangani oleh pejabat humas dan lead warehouseman. 4.7.4
Peminjaman lama
1. Warehouseman mengeluarkan peralatan perkakas dan peralatan portabel untuk peminjaman lama dan mencatat transaksinya pada microsoft access database peminjaman lama. Transaksi harus dicetak dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak, peminjam dan warehouseman. 38
2. Warehouseman akan menerima pengembalian peralatan perkakas dan peralatan portabel dan mencatat transaksinya dalam microsoft acces database peminjaman lama. Pengembalian harus di tanda tangani dan diberi tanggal oleh kedua belah pihak, orang yang mengembalikan dan warehouseman. 3. Setiap bulan seluruh peralatan dengan status peminjaman lama harus dicek oleh bagian logistik untuk verifikasi dan inspeksi kondisi dengan bantuan sistem microsoft access. Transaksi peminjaman lama yang baru harus diterbitkan untuk seluruh peralatan yang dilanjutkan peminjamannya. 4. Supervisor dan manager akan mengecek daftar peminjaman lama yang dilakukan bawahannya setiap bulan untuk memastikan daftar peminjaman lama tersebut sesuai. 5. Logistik akan menyimpan daftar seluruh peminjam yang telah disetujui dan meyakinkan proses verifikasi peminjaman dan pengecekan oleh supervisor telah dijalankan dengan reguler. 6. Sebagai tambahan poin diatas, seluruh pengeluaran dan pengembalian dari peminjaman
lama
akan
dicatatkan
di
MEX
inventory
system
menggunakan satu work order peminjaman lama. Work order ini akan terus terbuka. kolom “issue” dari transaksi berisi nama dari peminjam. 4.7.5. Peminjaman singkat 1.
Warehouseman akan mengeluarkan peralatan perkakas dan peralatan portabel untuk peminjaman singkat dan mencatatkan transaksi pada buku A4. Informasi yang dicatat meliputi nomor stok atau kode peralatan 39
portabel, deskripsi, tanda tangan dan tanggal oleh peminjam dan warehouseman untuk pengeluaran. 2.
Warehouseman akan menerima pengembalian peralatan perkakas dan peralatan portabel untuk peminjaman singkat dan mencatat transaksinya pada buku A4. Kedua belah pihak, peminjam dan warehouseman akan menandatangani untuk verifikasi barang yang dikembalikan.
3.
Seluruh peralatan dengan peminjaman singkat harus dikembalikan kelogistik dalam 1 hari. Peralatan akan ditransfer ke sistem peminjaman lama apabila peminjam menginginkan perpanjangan. Warehouseman akan menindak lanjuti peminjaman singkat yang belum diselesaikan dan melaporkan kepada supervisor yang bersangkutan apabila diperlukan. Peminjam yang berulang kali tidak mengembalikan peralatan perkakas akan ditinjau kembali status hak peminjamnya.
4.7.6. Pemeriksaan inventaris 1. Bagian logistik akan melaksanakan pemeriksaan inventaris menyeluruh terhadap penyimpanan peralatan perkakas dan peralatan portabel yang dapat dipinjam sesuai dengan MNL prosedur setiap 3 bulan. 4.7.7. Kewajiban Warehouseman : a. Memasukkan data detail penympanan secara akurat b. Meyakinkan verifikasi peminjaman lama berjalan setiap bulannya. c. Menindak lanjuti peminjaman lama yang belum terselesaikan. 40
d. Menyiapkan laporan insiden untuk peralatan yang hilang atau rusak. e. Mengingatkan kepada peminjam 2 hari sebelum waktu peminjaman berakhir. Peminjam : a. Keamanan dari peralatan kerja b. Pengembalian peralatan kerja dengan status peminjaman lama untuk diverifikasi c. Mengembalikan peralatan kerja dengan status peminjaman singkat. Manajer : a. Memeriksa catatan dari peminjaman lama perorangan
4.8. Jumlah pelaporan insiden (ketidak sesuaian/komplain) Magma Nusantara Ltd mempunyai sistem pelaporan kondisi-kondisi ataupun kegiatan kegiatan yang tidak sesuai atau tidak efisien dengan format pelaporan yang dinamakan incident report. Dalam jangka waktu 1 tahun, ada beberapa incident report yang dilaporkan yang berkaitan dengan pengelolaan peralatan kerja yang sedang berjalan. Penulis mengunpulkan data incident report ini dari tanggal 1 Januari 2007 ~ 31 Desember 2007. Penulis mengklasfikasikan incident report yang berkaitan dengan peralatan kerja sebagai berikut :
41
Tabel 4.2 Jumlah laporan insiden yang berhubungan dengan peralatan kerja Klasifikasi laporan
Jumlah peralatan kerja Jumlah incident report yang terkait
Kerusakan peralatan kerja 8
8
pada saat digunakan Hilang
oleh
pengguna 4
4
peralatan kerja Tidak
sesuai
dengan 32
4
database peralatan
4.9. Kondisi Peralatan Kerja Didasarkan pada jumlah incident report yang tergolong banyak, manajemen berinisiatif untuk melakukan pemeriksaan inventaris internal terhadap kuantitas peralatan kerja yang ada, dibarengi dengan pemeriksaan secara menyeluruh terhadap kondisi peralatan kerja yang ada. Pemeriksaan inventaris ini dilakukan oleh bagian maintenance dan logistik pada bulan september 2007. Karena selama ini belum pernah dilakukan audit terhadap peralatan kerja yang ada baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Dari hasil pemeriksaan inventaris terhadap peralatan kerja yang ada didapatkan ringkasan hasil sebagai berikut :
42
Tabel 4.3 Hasil Pemeriksaan Inventaris terhadap peralatan kerja Deskripsi
Jumlah
peralatan
kerja Peralatan kerja tidak dapat dikembalikan oleh pengguna
40
Peralatan kerja rusak dan tidak dapat dipakai lagi
109
Tidak terdeteksi keberadaannya
126
Belum terdaftar dalam database peralatan kerja
218
Dalam keadaan baik
950
Dari hasil pemeriksaan inventaris tersebut manajeman berinisiatif untuk melakukan perbaikan, dalam hal ini departemen maintenance diminta untuk mengambil alih pelaksanaan pengelolaan peralatan kerja sekaligus memperbaiki sistem yang ada. Hal yang paling mendasari pihak menajemen mengalihkan tanggung jawab pengelolaan peralatan kerja adalah diharapkan pemeliharaan peralatan kerja lebih terkontrol.
43
V.
BAB 5
HASIL DAN ANALISA 5.1. Struktur Organisasi dan Tenaga Pengelola Magma Nusatara Ltd. bergerak di bidang penyediaan energi listrik yang tentunya diharapkan beroperasi 24 jam tanpa ada pemberhentian operasi yang tidak direncanakan (unschedule shutdown). Untuk mendukung kegiatan operasional dan maintenance maka diharapkan bagian peralatan kerjapun mampu mengakomodasi kebutuhan tersebut. Perencanaan struktur organisasipun harus mengacu kepada kebutuhan diperusahaan. 5.1.1. Struktur Organisasi Struktur organisasi erat kaitannya dengan tanggung jawab pelaporan dan lain sebagainya. Struktur organisasi haruslah jelas sehingga proses administrasi dan jalur pertanggung jawaban menjadi jelas. Pada saat pengalihan tanggung jawab dari departemen administrasi lapangan kepada departemen pemeliharaan, manajemen MNL memutuskan untuk meletakkan bagian peralatan kerja dibawah tanggung jawab dari supervisor mechanical. Langkah ini diharapkan akan meningkatkan kinerja dari bagian peralatan kerja karena manajemen berpendapat bahwa bagian pemeliharaan punya kemampuan dan pengetahuan lebih untuk menanganinya khususnya dalam program pemeliharaan. Pihak manajemen melihat pada waktu masih dikelola oleh departemen administrasi, departemen pemeliharaan adalah yang paling aktif dan gencar untuk memberi masukan dan
44
kritikan untuk perbaikan pengelolaan peralatan kerja. Sehingga manajemen memberikan tantangan kepada departemen maintenance untuk menangani secara langsung manjemen peralatan kerja. Penulis berpendapat kebijakan perusahaan tersebut harus ditindak lanjuti dengan membangun sistem pengelolaan peralatan kerja yang lebih baik. Disamping itu diharapkan pemeliharaan peralatan kerja dapat lebih terintegrasi dengan baik. Terlampir adalah struktur organisasi sebelum perpindahan tanggung jawab dan setelah perpindahan tanggung jawab. Penulis merencanakan untuk membuat bagian peralatan kerja tersendiri sehingga tidak tercampur dengan tanggung jawab pemeliharaan lainnya. Bagian peralatan kerja akan dikepalai oleh setingkat kepala group (lead) yang akan melapor kepada supervisor mekanik. Lead peralatan kerja akan membawahi pengelola harian peralatan kerja (pengelola peralatan kerja).
45
46
5.1.2. Tenaga Pengelola Peralatan Kerja Pada saat ini jadwal kerja yang diakui oleh perusahaan ada 3 macam yaitu :
5 hari kerja dengan 2 hari istirahat. 9 jam kerja perhari. ( 07:00 ~ 17:00 ).
10 hari kerja dengan 5 hari istirahat. 9 jam kerja perhari. ( 07:00 ~ 17:00 ).
10 hari kerja dengan 5 hari istirahat. 11 jam kerja perhari. ( 07:00 ~ 17:00 / 17:00 ~ 07:00 )
Untuk mengakomodasi kegiatan operasional perusahaan yang terus berjalan walaupun pada hari libur maka penulis merencanakan tenaga pengelola peralatan kerja yang dibutuhkan setidaknya sebanyak 2 orang dengan jadwal 10 hari kerja dan 5 hari libur dengan 9 jam kerja perhari dari pukul 07:00 ~ 17:00, sehingga setiap hari akan tetap tercakup oleh jadwal pengelola peralatan kerja dengan masa peralihan 2 sampai 3 hari untuk penyerahan tanggung jawab pekerjaan. Untuk posisi lead pengelola peralatan kerja jadwal kerja yang paling sesuai adalah 5 hari kerja dan 2 hari libur dengan 9 jam kerja perhari, dengan alasan sebagian besar pekerjaan administrasi dan manajerial yang ada di MNL adalah pada normal 5 hari kerja. Sedangkan pada hari sabtu dan minggu cukup terpenuhi oleh pengelola peralatan kerja saja, karena hanya melayani pekerjaan tambahan (lembur) atau hanya berjaga saja apabila ada bagian lain yang memerlukan peralatan kerja. Sedangkan untuk mengakomodasi apabila ada keperluan mendadak diluar jam kerja normal (misalnya malam hari) maka pengelola peralatan kerja yang sedang bertugas harus dalam keadaan siap dipanggil dalam hal ini disediakan mess untuk tinggal dan tidak boleh meninggalkan area sekitar wilayah Pangalengan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam tabel ilustrasi jadwal kerja untuk 3 bulan. 47
Contoh manpower arrangement untuk bulan Maret 2008 Tanggal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hari S M S S R K J S M Posisi Lead Tool keeper √ √ √ √ Tool keeper 1 √ √ √ √ √ Tool keeper 2 √ √ √ √ √ √
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 S S R K J S M S S R K J S M S S R K J S M S √ √
Contoh manpower arrangement untuk bulan April 2008 Tanggal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hari S R K J S M S S R K Posisi Lead Tool keeper √ √ √ √ √ √ √ √ Tool keeper 1 √ √ √ √ √ Tool keeper 2 √ √ √ √ √ √ √ √
Contoh manpower arrangement untuk bulan May 2008 Tanggal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hari K J S M S S R K J S Posisi Lead Tool keeper √ √ √ √ √ √ Tool keeper 1 √ √ √ √ √ Tool keeper 2 √ √ √ √ √ √ √ √
√ √ √
J √ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√
√
√ √
√ √
√ √ √
√ √ √
√
√
√
√
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√
√
√ √
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 S M S S R K J S M S S R K J S M S S R
√ √
√
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √ √
√ √ √
√
√
√ √
√ √
√ √
√ √ √
√ √
√ √
√ √
√ √
√ √
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 M S S R K J S M S S R K J S M S S R K J S
√ √
√ √ √
√ √
47
√ √
√ √
√ √
√
√ √
√ √ √
√ √
√
√ √
√ √
√
√ √
√ √ √
√ √ √
√ √
√ √
√ √
√
5.2. Identifikasi Peralatan Kerja Pada saat ini ada sekitar 1500 item yang menjadi tanggung jawab bagian peralatan dan akan terus bertambah seiring dengan perkembangan perusahaan. Sebagai contoh saat ini pekerjaan konstruksi untuk unit 2 sedang berjalan. Setelah unit 2 diserahkan kepada operation dan maintenance maka secara otomatis jumlah peralatan kerja yang dibutuhkan akan semakin bertambah walaupun tidak secara linear, tetapi dengan perecanaan yang baik maka sebaiknya manajeman pengelolaan perlatan kerja harus disiapkan untuk mengantisipasinya. 5.2.1. Standarisasi Penamaan Peralatan Kerja Untuk menyamakan persepsi dan konsistensi dari penamaan peralatan kerja maka perlu adanya standarisasi cara penamaan peralatan kerja yang harus dapat dipahami oleh pemelihara peralatan maupun oleh calon pengguna. Dikarenakan standar penggunaan semua laporan di Magma Nusantara Ltd. adalah bahasa inggris maka standar penamaan untuk semua peralatan kerja juga harus dalam bahasa inggris. Nama peralatan kerja yang penulis ajukan terdiri dari 3~4 kata dengan acuan penamaan sebagai berikut : 6. Kelompok kata pertama menunjukkan nama utama yang umum dipergunakan. 7. Kelompok kata yang kedua menunjukkan keterangan dari nama utama. 8. Kelompok kata ketiga menunjukkan keterangan spesifikasi, ukuran, sifat bahan, atau manufaktur dll.
48
9. Kelompok kata keempat menunjukkan keterangan spesifikasi, ukuran, sifat bahan dll yang belum tercantum pada suku kata ketiga atau nama manufaktur yang perlu dicantumkan.
Contoh beberapa penamaan yang penulis ajukan :
Socket impact wrench, metric, 50 mm, 1” drive
Safety shoes, size 7, black
Crane truck, 20 Ton, telescopic, KATO
Maksimum karakter dibatasi sampai dengan 50 karakter, hal ini dimaksudkan agar mempermudah pencarian nama dalam system. Tiap kelompok kata akan dipisahkan oleh koma (,) dan apabila tercantum nama pembuat sebaiknya menggunakan huruf kapital untuk membedakan dengan nama alat. 5.2.2. Pengelompokan Tujuan pengelompokan dalam pengelolaan manajemen peralatan di Magma Nusantara Ltd. adalah :
Agar lebih mudah dalam pencarian dalam system
Agar lebih mudah pencarian dalam rack
Agar didapatkan group yang spesifik yang akan membantu dalam pembatasan peminjam.
Agar mempermudah kegiatan perawatan.
49
Melihat kepada kepentingan perusahaan dan juga agar pengelompokan menjadi lebih efektif maka penulis membagi perlatan kerja menjadi 2 kelompok besar yaitu : 1. Peralatan kerja yang didedikasikan, yang dimaksud dengan peralatan kerja yang didedikasikan ialah semua peralatan kerja yang didaftarkan pada sistem tetapi tanggung jawabnya diserahkan kepada departemen tertentu. Peralatan kerja yang didedikasikan dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu : 4. Kelompok pesawat angkat seperti, crane dan forklift. Tanggung jawab peralatan ini ada dibawah bagian mechanical RPF (resources production facilities) 5. Kelompok mesin-mesin perbengkelan seperti : mesin bubut, mesin gerinda, mesin bor dll. Tanggung jawab kelompok peralatan ini ada dibawah bagian mechanical PGF (power generation facilities) 2. Peralatan kerja yang dipinjamkan, yang dimaksud dengan peralatan kerja yang dipinjamkan ialah semua peralatan kerja yang menjadi tanggung jawab bagian peralatan dan dapat dipinjamkan kepada semua orang dengan syarat peminjam telah mendapat persetujuan dari supervisor dan site manager untuk dapat meminjam kelompok peralatan kerja tertentu. Peralatan kerja yang dipinjamkan dibagi dalam beberapa kelompok : 1. Peralatan kerja umum (general tools) Meliputi semua peralatan kerja umum seperti kunci pas, palu, kunci pipa dll. 2. Alat pelindung diri (personal protective equipment) 50
Meliputi keperluan standard APD untuk digunakan para tamu yang berkunjung atau pegawai non teknik yang kebetulan memerlukannya seperti : helm, sepatu safety dan kacamata. 3. Peralatan keselamatan khusus Meliputi peralatan-peralatan safety yang bersifat khusus seperti SCBA (self contained breathing apparatus), multi gas detector, sound level monitoring dll 4. Peralatan penunjang pengangkatan (Lifting accessories) Meliputi semua peralatan pengkangkatan yang bukan pesawat angkat seperti : shackle, sling, chain block dll. 5. Mesin-mesin portable (portable equipment) Meliputi mesin-mesin yang portabel seperti : portable genset, portable lighting set, portabel kompresor dll. 6. Peralatan kerja untuk subsurface dan well test Meliputi seluruh peralatan yang digunakan untuk aktifitas subsurface seperti pressure and temperature survey, down hole monitoring dll. 7. Peralatan perancah (scaffolding) Meliputi semua peralaatan yang digunakan untuk pembangunan perancah seperti pipa perancah, klem, alluminum platform dll 8. Peralatan spesial untuk turbine (spesial turbine tools) Meliputi semua peralatan pendukung khusus untuk melakukan overhaul turbin seperti wire rope, shackle, turning device dll. 9. Peralatan pengukuran dan instrumentasi 51
Meliputi peralatan pengukuran yang bersifat khusus dan peralatan instrumentasi seperti digital mikrometer, digital bevel protractor, vibration monitor, infra red thermometer dll 5.2.3. Penomoran Sistem kode penomoran sebelumnya adalah hanya dengan no urut dengan didahului dengan huruf “T” yang artinya tools. Penomoran hanya dengan berdasarkan urutan memiliki beberapa kekurangan diantaranya :
Tidak dapat menunjukkan kelompok peralatan kerja.
Tidak dapat mencerminkan lokasi penyimpanan.
Tidak dapat mencerminkan apakah peralatan tersebut boleh dipinjam oleh peminjam tertentu.
Untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan dari sistem penomoran yang telah diterapkan maka penulis mengubah nomor inventaris menjadi lebih terstruktur dan diharapkan mampu mengakomodasi penambahan peralatan. Penulis menggunakan sistem penomoran yang dibagi menjadi 3 bagian : Bagian pertama terdiri dari 2 huruf yang mencerminkan kelompok peralatan yang sudah dibahas di atas. Kode huruf yang dipakai dapat dilihat pada tabel. Bagian kedua terdiri dari 1 angka, yang menunjukkan sub kelompok dari bagian pertama. Contoh kode angka yang diapaki dapat dilihat pada tabel. Bagian ketiga terdiri dari 3 angka yang merupakan nomor urut peralatan setelah dibagi dalam kelompok dan sub kelompok.
52
AA – 1 – 123 kelompok
no urut peralatan sub kelompok
Tabel 5.1. Kode kelompok Kode
Kelompok
LE
Pesawat angkat (lifting equipment)
MS
Mesin-mesin perbengkelan (machine shop)
GT
Peralatan kerja umum (general tools)
PE
Alat pelindung diri (personal protective equipment)
LA
Alat penunjang pengangkatan (lifting accessories)
PE
Mesin-mesin portabel (portable equipment)
WT
Alat-alat untuk kegiatan subsurface dan well test
SE
Peralatan keselamatan khusus (safety equipment)
SC
Peralatan perancah (scaffolding)
TT
Peralatan spesial untuk turbin (turbine tools)
IM
Peralatan pengukuran dan instrumentasi (Instrumentation & measuring tool
53
Tabel 4.2. Contoh kode sub kelompok Kode kelompok
Kode sub kelompok
Sub kelompok
GT (general tools)
1
Hand tools
2
Electric power tools
3
Pneumatic hand tool
4
Hidraulic hand tool
Dst..
Dst.
1
Frame scaffold
2
Tubular scaffold
3
Special scaffold for condenser
SC (scaffolding)
Tabel 5.3. Contoh no urut dari sub kelompok
Kode
Kode
kelompok
kelompok
SC
2
sub No. urut
Nama alat
001~100
Coupler, right angle, 1-1/2”
101~150
Coupler, swivel, 1-1/2”
151~171
Scaffolding pipe, alluminum, 1-1/2”
172~208
Scaffolding pipe, galvanized, 1-1/2”
208~230
Plank, alluminum, 0.25 m x 2 m
234~249
Base plate, adjustable, 1-1/2”
Dst.
Dst.
54
5.2.4. Penempatan Peralatan Kerja Peralatan kerja yang telah di identifikasi, diberi nama, diklasifikasikan harus di tempatkan dalam tempat yang tersedia. Selama ini memang di Magma Nusantara telah ada pengelompokan penempatan peralatan, tapi hal itu hanya berdasarkan keinginan personal dari pekerja saja. Penempatan peralatan kerja yang baik mutlak diperlukan agar : 1. Mudah dalam pencarian dan penempatan kembali 2. Mudah untuk diperiksa / audit 3. Mudah untuk melakukan perawatan 4. Efisien dalam penggunaan ruangan 5. Menjaga agar tidak ada peralatan yang seharusnya tidak boleh tercampur atau berdekatan. Ada beberapa peralatan kerja yang membutuhkan perlakuan khusus. Contohnya alat pengukuran dan instrumentasi sebaiknya disimpan didalam ruangan yang kering (air conditioned). 6. Mempermudah pelayanan kepada pelanggan Untuk mengakomodasi tujuan-tujuan diatas maka diperlukan penempatan peralatan yang baik. Untuk kelompok peralatan kerja yang didedikasikan tidak termasuk dalam pengaturan pengelompokan, karena peralatan-peralatan tersebut sudah menempati lokasi yang disediakan dan sudah menjadi tanggung jawab bagian yang ditunjuk. Untuk kelompok peralatan yang dipinjamkan, perencanaan penempatannya ada dibeberapa tempat yang berbeda yaitu di 2 ruangan tertutup dan 1 ruangan semi terbuka dan 1 parkir khusus dengan alokasi sebagai berikut : 55
1. Ruangan semi terbuka dengan atap yang tinggi diperuntukan untuk penyimpanan mesin-mesin portabel yang besar dan berat karena untuk memindahkan mesin-mesin portabel tersebut harus menggunakan pesawat angkat crane atau boom truck. Untuk lebih memudahkan identifikasi ruangan ini disebut heavy equipment area. 2. 1 buah ruangan tertutup dipergunakan untuk penyimpanan mesin-mesin portabel yang tidak terlalu berat (Lebih berat dari 100 Kg tetapi lebih ringan dari 3 Ton), sehingga untuk pemindahannya hanya memerlukan forklift yang tersedia. Untuk lebih memudahkan identifikasi ruangan ini disebut portable equipment room. 3. 1 buah ruangan tertutup lainya digunakan untuk penyimpanan peralatan selain mesin-mesin portabel. Untuk lebih memudahkan identifikasi ruangan ini disebut tool room. 4. 1 tempat parkir khusus juga disediakan untuk fire trailer, hal ini dimaksudkan agar apabila ada keperluan darurat maka fire trailer tersebut dapat langsung di gunakan tanpa perlu mencari penjaga peralatan dulu. Untuk lebih memudahkan identifikasi tempat parkir khusus ini disebut fire trailer parking lot. Agar lebih mempermudah untuk pencarian dan penempatan dari peralatan kerja maka tiap lokasi penyimpanan akan dibagi menurut lokasi rak atau area. Untuk standarisasi pengkodean lokasi penempatan direncanakan sebagai berikut : 10. 2 Huruf pertama akan menunjukkan lokasi ruangan atau lokasi area TR = Tool room 56
PE = Portable Equipment Room HE = Heavy Equipment Area FT = Fire Trailer parking area 11. Huruf yang kedua akan menunjukkan penomoran rak atau batas area. 12. Angka ketiga yang akan menunjukkan tingkatan rak tempat peralatan kerja tersebut dimulai dari paling bawah sampai ke tingkat yang paling atas.
Tabel 5.4. Contoh pengkodean lokasi penempatan peralatan kerja Kode
Kode Rak
Kode
Lokasi
/ Area
tingkat
TR
A
1
Keterangan
TR = Lokasi tool room A = Rack AA 1 = Tingkat paling bawah
2
TR = Lokasi tool room A = Rack A 2 = Tingkat kedua
3
TR = Lokasi tool room A = Rack A 3 = tingkat ketiga
Dst PE
A
1
PE = Lokasi portable equipment room A = Area A 1 = Bawah 57
B
1
PE = Lokasi portable equipment room B = Area B 1 = Bawah
C
1
P = Lokasi portable equipment room C = Area C 1 = Bawah
Dst HE
A
1
HE = Lokasi heavy equipment area A = Area nomor 1 1 = Bawah
B
1
HE = Lokasi heavy equipment area B = Area nomor 2 1 = Bawah
C
1
HE = Lokasi heavy equipment area C = Area nomor 3 1 = Bawah
Dst FT
1
1
FT = lokasi parkiran khusus fire trailer
58
5.3. Pemeliharaan dan Kalibrasi Peralatan Kegiatan pemeliharaan dan kalibrasi peralatan mutlak diperlukan untuk peralatan kerja agar dapat menjamin kesiapan semua peralatan kerja yang menjadi tanggung jawab dari bagian peralatan kerja. 5.3.1. Pemeliharaan Peralatan Kerja Langkah pertama yang harus dilakukan untuk melakukan kegiatan pemeliharaan adalah mendapatkan daftar dari apa yang harus kita rawat. Saat ini ada sekitar 2500 buah peralatan kerja yang ada di Magma Nusantara Ltd. Mendaftarkan semua peralatan kerja satu-persatu untuk dan merancang kegiatan pemeliharaan perunit tidaklah efisien, karena sebagian besar peralatan kerja merupakan alat yang sederhana seperti kunci pas, obeng, palu dan lain-lain. Oleh karena itu penulis merancang untuk mengelompokkan peralatan kerja yang sederhana sehingga bentuk pemeliharaannya pun lebih sederhana. Untuk lebih jelasnya penulis membuat tabel untuk kelompok peralatan yang didaftarkan perunit dan kelompok peralatan yang hanya didaftarkan perkelompok atau persubkelompok. Tingkat kesulitan untuk melakukan pemeliharaan dari peralatan sangat beragam. Dari yang sangat sederhana dan tidak memerlukan keahlian khusus untuk kegiatan pemeliharaannya (contoh : pemeliharaan peralatan perancah) sampai yang cukup kompleks dan membutuhkan keahlian khusus untuk memeliharanya (contoh : pemeliharaan alat berat). Oleh karena tingkat keahlian pengelola peralatan kerja sangat terbatas maka untuk pemeliharaan yang kompleks akan diserahkan ke bagian maintenance. Sebaliknya penulis merencanakan peralatan kerja yang
59
sederhana tanggung jawab pemeliharaannya tidak diserahkan kepada bagian maintenance tetapi cukup dilakukan oleh pengelola peralatan kerja sendiri. Berikut ini adalah tabel pemetaan untuk daftar peralatan kerja dan bagian yang bertanggung jawab untuk kegiatan pemeliharaannya.
Tabel 5.5. Pemetaan Rencana Pemeliharaan Penanggung jawab Pendaftaran Kode
kegiatan
Kelompok pemeliharaan
pemeliharaan LE
Pesawat angkat
Per item
Maintenance
Per item
Maintenance
Per sub kelompok
Pengelola
(lifting equipment) MS
Mesin-mesin perbengkelan (machine shop)
GT
Peralatan kerja umum (general tools)
PE
kerja
Alat pelindung diri (personal
peralatan
Per sub kelompok
Maintenance
protective
equipment) LA
Alat
penunjang Per kelompok
Maintenance
pengangkatan (lifting accessories) PE
Mesin-mesin portabel
Per item
(portable equipment) 60
Maintenance
WT
Alat-alat
untuk
kegiatan Per item
Subsurface
subsurface dan well test (Well testing Equipment) SE
Peralatan
keselamatan Per sub kelompok
Maintenance
khusus (safety equipment) SC
Peralatan perancah
Per kelompok
(scaffolding) TT
Peralatan
Pengelola
peralatan
kerja spesial
untuk Per kelompok
Maintenance
turbin (turbine tools) IM
Peralatan pengukuran dan Per item
Electrical
instrumentasi
Instrumentation
(Instrumentation
&
and
maintenance
measuring tool)
Karena seluruh peralatan kerja adalah bukan merupakan alat produksi maka penulis merencanakan jenis perawatan yang akan dilakukan adalah : 1. Pemeliharaan terencana yaitu :
Preventive maintenance
Corrective maintenance
61
2. Pemeliharaan tak terencana Sedangkan pemeliharaan predictive tidak diaplikasikan untuk peralatan kerja karena dinilai apabila peralatan kerja mengalami kerusakan dan tidak dapat dipergunakan maka hal tersebut tidak akan mengganggu proses produksi secara langsung. Untuk pemeliharaan preventive dilakukan melalui prosedur yang disebut PRM (preventive routine maintenance). Sedangkan untuk perawatan korektif dan tak terencana dilakukan melalui prosedur permintaan perbaikan (request) yang kemudian akan dikeluarkan WO (work order) perbaikan setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada alur kerja pemeliharaan dibawah ini. Pengelompokan daftar asset peralatan kerja yang harus dipelihara dapat dijadikan acuan untuk pembuatan prosedur pemeliharaannya. Dasar pembuatan PRM adalah buku manual yang umumnya menyertai pembelian peralatan, kalau buku manual tidak tersedia dan peralatan tersebut spesifik maka perlu adanya pengadaan buku manual yang bisa didapat dari website resmi manufaktur atau dari authorized suplier. Untuk mempermudah pencarian buku manual tiap peralatan maka seluruh buku manual di sentralisasikan di document center dan salinannya akan disimpan oleh lead pengelola peralatan kerja. Perencanaan pemeliharaan untuk tiap peralatan atau kelompok peralatan disesuaikan dengan kebutuhan dan buku manual perawatan adalah salah satu acuan pertama untuk menentukan kebijakan pemeliharaan masing-masing peralatan seperti : frekuensi pemeliharaan, apa saja yang harus di kerjakan dll. 62
5.3.2. Kalibrasi Beberapa faktor yang menyebabkan kalibrasi menjadi penting diantaranya : 1.
Untuk mematuhi dari regulasi dari pemerintah
2.
Untuk menjamin keselamatan pekerja
3.
Untuk menjamin tidak adanya penyimapangan dengan ukuran standard
4.
Agar data dari hasil pengukuran bisa dipertanggung jawabkan
5.
Menjaga kondisi peralatan agar tetap sesuai dengan spesifikasinya.
Tidak seluruh peralatan yang ada di Magma Nusantara ltd perlu dan harus dikalibrasi/disertifikasi. Oleh karena itu perlu disiapkan daftar peralatan kerja yang perlu dikalibrasi. Daftar tersebut akan memuat :
No kode peralatan
Nama Peralatan
Pembuat
Model / serial number
Nomer sertifikat
Tanggal kalibrasi terakhir
Umur kalibrasi
Tanggal kalibrasi berikutnya
Penanggung jawab kalibrasi
Badan sertifikasi / kalibrasi
Keterangan
Lead pengelola peralatan kerja berkewajiban untuk memberi peringatan kepada penanggung jawab kalibrasi minimal 1 bulan sebelum masa kalibrasi peralatan 63
kerja tertentu habis. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikan tabel daftar alat yang perlu dikalibrasi beserta beberapa contoh peralatannya. 5.4 Pengadaan Peralatan Kerja Untuk mengakomodasi setiap perubahan dari kebutuhan peralatan kerja maka perlu dibuatkan prosedur untuk pengadaannya. Permintaan pengadaan peralatan kerja bisa diklasifikasikan menjadi : 3. Permintaan pengadaan peralatan kerja baru 4. Permintaan penggantian peralatan kerja yang hilang / rusak 5.4.1
Pengadaan Peralatan Kerja Baru
Apabila dari pihak pengguna menginginkan adannya penambahan peralatan kerja baru maka hal tersebut dapat diakomodasi dengan form permintaan pengadaan barang dengan alur sebagai berikut : 5.4.2
Penggantian Peralatan Kerja Yang Hilang / Rusak
Di Magma Nusantara Ltd, kejadian kerusakan atau kehilangan digolongkan sebagai kecelakaan dan harus dilaporkan menggunakan standar form laporan kecelakaan. Apabila ada peralatan kerja yang rusak / hilang maka pihak pengguna wajib untuk membuat laporan kecelakaan dengan alur sebagai berikut : Dengan dasar laporan tersebut, maka secara otomatis lead pengelola peralatan kerja dapat segera memesan penggantian peralatan kerja yang hilang tersebut. Untuk peralatan yang rusak, apabila dipandang dapat diperbaiki maka lead pengelola peralatan kerja akan membuat permintaan perbaikan. 64
Berikut ini adalah contoh standard form laporan kerusakan yang diberlakukan di Magma Nusantara. 5.5 Pemeriksaan Inventaris Untuk mengetahui adanya penyimpangan data peralatan kerja maka perlu adanya pemeriksaan data inventaris secara keseluruhan dan dilakukan secara rutin. Untuk pelaksanaan pemeriksaan data inventaris ini penulis merencanakan untuk melakukan pemeriksaan data 2 kali dalam setahun (6 bulanan). Pemeriksaan ini dilaksanakan oleh bagian peralatan kerja dan akan dilaporkan kepada supervisor mekanik dan manajemen sebagai salah satu bentuk pertanggung jawaban kepada manajemen. Dalam melaksanakan pemerikasaan data inventaris ini toolkeeper juga sekaligus mempunyai kesempatan untuk : 1. Memperbaiki kesalahan apabila ada kesalahan minor 2. Memeriksa kondisi secara umum dari masing-masing peralatan kerja 3. Mengetahui adanya kejanggalan atau kehilangan peralatan kerja sejak dini 4. Membersihkan peralatan kerja, rack, cabinet dll 5. Melakukan perawatan sederhana untuk peralatan kerja seperti : melumasi, memperbaiki nomer kode yang sudah hilang, dll. 6. Mengatur kembali susunan peralatan kerja yang kurang sesuai
65
5.6. Penggunaan Software untuk Pelaksanaan Pengelolaan dan Pemeliharaan Administrasi pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja yang dikerjakan secara manual riskan akan terjadinya kesalahan ataupun penyelewengan. Untuk mengurusi database yang cukup besar maka diperlukan program khusus yang dapat mengelola data base peralatan kerja dengan baik dan tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Saat ini untuk mengaplikasikan program pemeliharaan Magma Nusantara Ltd telah menggunakan software “maintenance expert” (MEX) sedangkan untuk pengelolaan administrasi peralatan kerja belum ada program khusus. Oleh karena itu penulis merencanakan untuk menggunakan aplikasi MEX sebagai sarana untuk menunjang kegiatan pemeliharaan. Untuk menunjang proses administrasi kegiatan pengelolaan seperti peminjaman, pengembalian dll dipakai program khusus untuk pengelolaan peralatan kerja bernama TcMax. 5.6.1. Program pengelolaan peralatan kerja (TCMax) TcMax adalah salah satu program komputer yang khusus untuk mengkontrol kegiatan pengelolaan peralatan kerja. Pada prinsipnya TCMac mempermudah pengelolaan data base setiap kegiatan pengelolaan peralatan kerja seperti :
Daftar dan keterangan aset seperti : nama, lokasi penyimpanan, kode peralatan, tanggal kalibrasi, gambar, dll
Peminjaman dan pengembalian alat
Sejarah peminjaman
Daftar peminjam dan peralatan yang dipinjam. 66
dll
Untuk lebih mempermudah operasional peminjaman dan pengembalian program database TcMac dilengkapi dengan identifikasi menggunakan barcode. Untuk peralatan
yang
memungkinkan
disamping
penomoran
peralatan
kerja
menggunakan metode konvensional seperti stamping atau gravir maka akan ditempeli pula dengan kode barcode sehingga memperkecil kesalahan input data dan mempercepat proses peminjaman maupin pengembalian. 5.6.2. Program Pengelolaan Pemeliharaan Peralatan Kerja (MEX) Saat ini Magma Nusantara Ltd menggunakan perangkat lunak MEX (maintenance expert untuk mengelola program pemeliharaan seluruh aset. Seperti yang telah penulis jabarkan dalam sub bab “5.3.1. pemeliharaaan peralatan kerja” bahwa aset peralatan kerja didaftarkan pada 2 hirarki utama dalam database yaitu : mobil dan tools. Peralatan kerja yang telah didaftarkan dalam database MEX akan dibuatkan program pemeliharaannya (PRM-preventive routine maintenance) oleh bagian yang bertanggung jawab. Program MEX secara otomatis akan mengeluarkan work order (perintah pelaksanaan) untuk setiap PRM yang telah jatuh tempo. Secara garis besar program MEX mempermudah pengelolaan pemeliharaan seperti :
Daftar aset yang harus dipelihara
Prosedur pemeliharaan seperti : detail kegiatan dalam bentuk attachment, durasi, jumlah jam operasional aset, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, penjadwalan kegiatan pemeliaraan, status kegiatan pemeliharaan dll. 67
Sejarah kegiatan pemelharaan.
Dll
Dengan adanya program pemeliharaan yang terintegrasi dengan bantuan program MEX maka diharapkan kegiatan pemeliharaan lebih terkontrol dan terencana dengan baik. Untuk mengakomodasi perbaikan yang harus dilakukan diluar pemeliharaan rutin, program MEX juga mengelola permintaan perbaikan (request) terhadap aset yang ada. Pengelola peralatan kerja dapat memanfaatkan permintaan perbaikan apabila ditemukan peralatan kerja yang rusak. Setelah permintaan perbaikan disetujui oleh bagian yang terkait maka perintah pelaksanaan (work order) akan bisa diterbitkan melalui program MEX. 5.7. Prosedur Pengelolaan dan Pemeliharaan Peralatan Kerja 5.7.1. Tujuan Untuk menjelaskan bagaimana peralatan kerja dikelola dan dikontrol. 5.7.2. Kewajiban Pengelola Peralatan Kerja 1. Memasukkan data peralatan kerja dan transaksi dengan akurat 2. Melakukan verifikasi untuk peminjaman lama dilakukan 2 bulan sekali 3. Menindaklanjuti peminjaman yang belum terselesaikan 4. Menyiapkan laporan insiden untuk peralatan yang hilang atau rusak
68
5. Mengingatkan kepada peminjam terhadap peralatan yang telah habis waktu peminjamannya. 6. Membuat ringkasan laporan kepada peminjam dan atasannya masingmasing daftar peralatan yang belum terselesaikan setiap akhir bulan. 7. Membuat laporan daftar peralatan kerja yang akan habis masa kalibrasinya minimal 1 bulan sebelumnya. 8. Melakukan pemeriksaan inventaris peralatan kerja 6 bulan sekali dan dilaporkan kepada manajer. Peminjam 1. Menjaga keamanan dan kondisi dari peralatan kerja yang dipinjam 2. Pengembalian peralatan kerja dengan status peminjaman lama untuk diverifikasi 3. Mengembalikan peralatan kerja dengan status peminjaman singkat. Manajer/Superintendant 1. Memeriksa laporan inventaris berkala 2. Memberikan persetujuan hak meminjam dan daftar peminjaman lama. Prosedur Penyimpanan Tools dan Pendataannya 1. Seluruh tools didaftarkan dalam daftar inventori TcMax. Pendaftaran peralatan perkakas dilakukan di power station tool room. Tools hanya disimpan di dalam tool room dan penataannya harus dibuat agar memudahkan dalam pengecekan.
69
2. Nomor inventaris harus tercantum secara permanen pada setiap peralatan. Stiker barcode juga harus ditempelkan. 3. Ketika tools harus dalam satuan set (contoh : set kunci pas) tools akan diberikan satu nomor inventaris dan daftar dari masing-masing alat dilampirkan pada TcMax. 4. Tools yang memerlukan kelembaban yang rendah akan ditempatkan dalam ruangan khusus berpendingin udara. Penyimpanan equipment dan Pendataannya 1. Equipment didefinisikan sebagai peralatan kerja yang dimasukkan kedalam daftar peralatan MEX dibawah hirarki “mobil” (seperti generator, set pompa, kompresor dan lain lain). Seluruh equipemnt didaftarkan dalam daftar inventori TcMax. 2. Nomor inventaris harus tercantum secara permanen pada setiap peralatan. Stiker barcode juga harus ditempelkan. 3. Equipment kecil dengan berat dibawah 3 ton dan pemindahannya bisa dilakukan dengan forklift 3 ton ditempatkan pada portable equipment room (bersebelahan dengan vehicle workshop) 4. Equipment besar dan pemindahannya harus dilakukan dengan bantuan crane ditempatkan pada heavy equipment area di warehouse no 2.
Manajemen peminjaman - umum 1. Peralatan kerja hanya bisa dipinjam oleh karyawan MNL yang telah diotorisasi oleh superintendantnya dengan mengisi formulir “berhak 70
meminjam”. Superintendan juga harus menyeleksi jenis peralatan yang dapat dipinjam. 2. Formulir berhak meminjam yang disetujui harus diberikan kepada lead pengelola peralatan kerja. 3. Peminjaman akan diklasifikasikan sebagai “peminjaman lama (long loan)” lebih lama dari 6 bulan dan “peminjaman singkat (short loan)” yang harus dikembalikan dalam 1 minggu. Peralatan dengan status peminjaman lama akan diverifikasi setiap 3 bulan. 4. Peminjam bertanggung jawab terhadap keamanan dan kondisi peralatan kerja yang menjadi menjadi tanggung jawabnya. 5. Pada saat pengembalian peralatan kerja harus dalam keadaan bersih, pengelola peralatan dan peminjam bersama-sama memeriksa kondisi peralatan. Pemeriksaan meliputi pula pengoperasiannya. Jika ditemukan ada kerusakan, permintaan perbaikan akan diterbitkan oleh pengelola peralatan kerja. 6. Peminjam harus secepatnya memberitahukan supervisornya apabila ada peralatan yang hilang atau rusak. Laporan tertulis harus diterbitkan dalam waktu 24 jam menggunakan prosedur pelaporan insiden apabila ada kehilangan. 7. Biaya dari alat yang hilang (setelah devaluasi) dapat dibebankan kepada peminjam yang bertanggung jawab atas keamanan dari peralatan kerja. Manajemen lapangan akan memutuskan setiap kasus setelah berdiskusi dengan supervisor peminjam. 71
8. Seluruh peralatn kerja harus dikembalikan saat peminjam selesai bekerja untuk MNL
Peminjaman Lama 1. MNL superintendan akan memverifikasi dan menandatangani daftar peralatan kerja dengan status peminjaman lama untuk departemen yang dipimpinnya setiap 6 bulan dan menyerahkannya kepada pengelola peralatan kerja. 2. Pengelola peralatan kerja akan memeriksa kondisi dan jumlah dari peralatan kerja dengan status peminjaman lama setiap 3 bulan. Laporannya akan diserahkan kepada mechanical maintenance supervisor. 3. Leader pengelola peralatan kerja akan menyimpan daftar peminjam dan meyakinkan proses pemeriksaan berkala peralatan dengan peminjaman lama tetap dilakukan. Peminjaman singkat 1. Pengelola peralatan kerja akan mencatat seluruh kegiatan transaksi pada TcMax. Peralatan kerja yang akan dipinjam atau dikembalikan akan di scan oleh pengelola peralatan kerja. Peminjam dan pengelola peralatan akan bersama-sama memeriksa setiap transaksi. 2. Semua peralatan kerja dengan status peminjaman singkat harus dikembalikan ke tool room maksimum 1 minggu. Lebih dari periode 1 minggu peminjaman dapat diperpanjang. Pengelola peralatan kerja akan menindak lanjuti peminjaman singkat yang belum diselesaikan dan 72
melaporkan kepada supervisor yang bersangkutan apabila diperlukan. Peminjam yang berulang kali tidak mengembalikan peralatan kerja akan ditinjau kembali status hak peminjamnya. Pemeriksaan Inventaris 1. Pengelola peralatan kerja akan melaksanakan pemeriksaan inventaris menyeluruh terhadap peralatan kerja sesuai dengan prosedur MNL setiap 6 bulan dan dilaporkan kepada pihak manajemen. 5.8. Jumlah pelaporan insiden (ketidak sesuaian/komplain) Penulis mengumpulkan data jumlah pelaporan insiden yang berhubungan dengan peralatan kerja dari tanggal 1 Maret 2008 sampai dengan 30 September 2008. Penulis mengambil cakupan waktu dari Maret 2008, karena database TcMac telah selesai dimasukkan dan beroperasi secara normal. Penulis mengklasifikasikan pelaporan insiden yang berkaitan dengan peratan kerja sebagai berikut :
Tabel 5.6 Jumlah laporan insiden yang berhubungan dengan peralatan kerja Klasifikasi laporan insiden
Jumlah peralatan Jumlah kerja yang terkait
Kerusakan peralatan kerja saat akan 2
insiden 2
digunakan Hilang/rusak oleh pengguna Tidak
sesuai
dengan
17
database 0
17 0
peralatan kerja
73
pelaporan
Jumlah pelaporan insiden untuk klasifikasi hilang atau rusak oleh pengguna peralatan kerja cenderung meningkat setelah perbaikan pengelolaan peralatan kerja karena pengelola bersifat proaktif, apabila ditemukan kerusakan atau pengguna tidak dapat mengembalikan pada waktunya setelah diberi toleransi kurang lebih 2 minggu, maka secara otomatis pengelola peralatan kerja akan membuat laporan insiden yang akan dilaporkan kepada manajemen dengan tembusan atasan yang bersangkutan. Penghapusan peralatan kerja dari database karena hasil pemeriksaan saat pemeliharaan maupun sertifikasi tidak dimasukkan dalam kategori insiden, walaupun proses pembelian kembali tetap dilaksanakan. 5.9. Pemeriksaan Inventaris Yang Telah Dilaksanakan Walaupun perbaikan manajemen peralatan kerja belum sepenuhnya dilaksanakan tetapi demi melihat sejauh mana perbaikan yang telah dilaksanakan membawa dampak positif terhadap sistem khususnya dari segi pengelolaan peralatan kerja, seksi peralatan kerja telah melaksanakan pemeriksaan inventaris bekerja sama dengan seksi contol & instrument dan mechanical maintenancePGF pada bulan Juli/Agustus 2008 dengan ringkasan hasil sebagai berikut :
74
Tabel 5.7
Perbandingan hasil pemeriksaan inventaris peralatan kerja antara sebelum dan setelah perbaikan manajeman pengelolaan Jumlah Peralatan Kerja Deskripsi Sebelum Perbaikan
Sesudah Perbaikan
dapat
40
0
Peralatan kerja rusak dan tidak
109
11
Tidak terdeteksi keberadaannya
126
33
Belum terdaftar dalam database
218
0
950
2220
Peralatan
kerja
tidak
dikembalikan oleh pengguna
dapat dipakai lagi
peralatan kerja Dalam keadaan baik
Sebagai catatan ada penambahan peralatan kerja hasil dari penyerahan peralatan kerja yang sebelumnya masih dipegang oleh masing masing seksi. Penulis menganggap hal ini sebagai bentuk dari pengembalian kepercayaan terhadap pengelola peralatan kerja, walaupun pada awalnya keberhasilan pelimpahan peralatan kerja didapat dengan ultimatum dari pihak manajemen. Penambahan jumlah peralatan kerja juga disumbangkan oleh penggantian peralatan kerja yang rusak dari hasil pemeriksaan inventaris terakhir, penambahan peralatan kerja atas permintaan pengguna maupun melengkapi peralatan kerja yang sudah ada.
75
5.10.Keuntungan yang didapat setelah perbaikan Penulis mencoba memberikan gambaran keuntungan-keuntungan apa saja yang dapat dicapai setelah manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja mengalami perbaikan. Penulis memaparkannya dalam bentuk tabel dibawah ini :
76
No
Deskripsi
Kondisi sebelum perbaikan
Kondisi sesudah
Keuntungan
perbaikan 1
Struktur Organisasi & Tenaga Pengelolaan a Struktur Organisasi
b Tenaga Pengelolaan
2
Identifikasi
¾ Ada dibawah departemen ¾ Ada dibawah ¾ Pengelola peralatan kerja lebih fokus logistik depatemen terhadap pekerjaan dan tanggung jawabnya ¾ Pengelolaan peralatan kerja maintenance ¾ Lebih memiliki rasa bertanggung jawab hanya sebagian dari ¾ Pengelolaan dari pengelola peralatan kerja terhadap tanggung jawab peralatan kerja kondisi aset yang menjadi tanggung warehouseman merupakan tugas jawabnya. ¾ utama dari bagian peralatan kerja ¾ Tidak selalu berada ¾ Selalu berada ¾ Proses peminjaman atau pengembalian ditempat. ditempat pelayanan dapat langsung dilayani saat itu juga ¾ Waktu pelayanan normal : ¾ Waktu pelayanan dibandingkan dengan sebelumnya apabila 07.30~08:30 normal 07:00~17:00 sebelumnya peminjam harus menunggu 16.00~17:00 warehouseman datang apabila memerlukan peralatan kerja diluar jam pelayanan (kurang lebih menghemat 15 menit)
Peralatan
Kerja
77
a Standar Penamaan
b Penomoran
standard Lebih terstruktur dan ¾ Pencarian dalam database lebih mudah ¾ Meminimalisasi kesalahan persepsi antara yang jelas terstandarisasi peminjam dan pengelola ¾ Meminimalisasi penamaan yang berbeda untuk jenis peralatan kerja yang sama. Hanya berdasarkan nomor Lebih terstruktur dan ¾ Pencarian dalam database lebih mudah ¾ Identifikasi pengelompokan peralatan kerja urut terstandarisasi dapat dilihat dari penomoran ¾ Mempermudah pengelola untuk sehingga dapat mengelompokkan Belum
memiliki
menggambarkan kelompok
dari
peralatan kerja menurut ¾ Lebih terstruktur dan terstandarisasi. pengalaman warehouseman ¾ Pengelompokan lebih didasarkan masing-masing atas fungsi utama dari peralatan kerja
c Pengelompokan
Dikelompokkan
d Penempatan
¾ Penempatan telah terstruktur tetapi hanya untuk peralatan perkakas.
Penempatan
78
¾ Pencarian peralatan kerja dalam database maupun secara fisik menjadi lebih mudah ¾ Pengelola dapat mengetahui secara cepat dan pasti kelompok peralatan yang dapat dipinjam oleh pengguna. ¾ Mengurangi resiko kerusakan maupun kecelakaan akibat penggunaan oleh orang yang tidak kompeten yang ¾ Lokasi penyimpanan peralatan kerja khususnya yang berdimensi besar sudah ditentukan penempatannya.
untuk ¾ Mengurangi resiko kerusakan akibat penempatan yang kurang sesuai. Contoh : seluruh peralatan kerja peralatan instrumentasi sebaiknya disimpan diruangan dengan tingkat kelembaban yang ada rendah dsb. terstruktur
3
Pemeliharaan
dan
Kalibrasi a Pemeliharaaan Peralatan Kerja
b Prosedur Kalibrasi
Program pemeliharaan hanya Program pemeliharaan ¾ Meminimalisasi kerusakan akibat kurangnya pemeliharaan mencakup ¾ Meminimalisasi kemungkinan kecelakaan ada untuk peralatan kerja akan akibat peralatan kerja yang kurang yang ada dibawah hirarki seluruh peralatan kerja terpelihara ¾ Meningkatkan kesiapan dari peralatan kerja mobil yang ada ¾ Tidak ada kontrol dari pengelola untuk kalibrasi peralatan kerja ¾ Kalibrasi dilakukan oleh masing-masing pengguna
¾ Program kalibrasi dan sertifikasi dikontrol dan dimonitor oleh pengelola peralatan kerja
79
¾ Pengelola memiliki data peralatan kerja yang harus dikalibrasi. ¾ Pengelola dapat memberikan peringatan untuk peralatan kerja yang akan akan mendekati tanggal kalibrasi ulang ¾ Mengurangi kecelakaan atau kesalahan pengukuran akibat peralatan yang tidak dikalibrasi.
4
Prosedur
Pengadaan
Peralatan Kerja
a Peralatan Kerja Baru
oleh ¾ Menimalisasi kepemilikan peralatan kerja dibawah otoritas masing-masing bagian masing pengelola peralatan ¾ Mempermudah pengontrolan untuk alokasi dana untuk peralatan kerja kerja berdasarkan
Desentralisasi dan dikelola Dikontrol oleh
masing
pengguna
kepada spesifikasi dan kebutuhan pengguna oleh ¾ Menimalisasi kepemilikan peralatan kerja dibawah otoritas masing-masing bagian peralatan ¾ Mempermudah pengontrolan untuk alokasi masing pengelola dana untuk peralatan kerja kerja berdasarkan
b Penggantian Peralatan Desentralisasi dan dikelola Dikontrol Kerja Yang Rusak
oleh pengguna
masing
kepada spesifikasi dan kebutuhan pengguna 5
Penggunaan Perangkat
80
Lunak a Kegiatan Operasional
¾ Meminimalisasi kehilangan akibat kesalahan pencatatan pada buku tetapi terkomputerisasi untuk untuk operasional dan ¾ Mempercepat pencarian peralatan kerja pada database. database daftar peralatan database daftar ¾ Mempercepat pencarian lokasi penyimpanan peralatan kerja karena peralatan kerja. keterangan lokasi akan langsung tersedia pada database. ¾ Mempercepat proses peminjaman dan pengembalian (kurang dari 4 detik untuk pengembalian), dibandingkan dengan proses pengembalian dengan pencatatan pada buku (bervariasi antara 20 detik ~ > 3 menit) ¾ Meminimalisasi perbedaan persepsi antara pengguna dan pengelola karena nama peralatan kerja akan otomatis melekat pada nomor peralatan kerja ¾ Mempercepat pencarian data-data yang berhubungan dengan peralatan kerja sepert : jumlah peralatan kerja yang tersedia, peralatan kerja yang dipinjam, siapa yang meminjam dll ¾ Mempercepat proses pembuatan laporan. ¾ Pengontrolan terhadap kondisi pengelolaan dapat dilakukan tanpa mengganggu Manual dalam operasional Terkomputerisasi
81
operasional. b Kegiatan Pemeliharaan Program pemeliharaan hanya Program pemeliharaan ¾ Kegiatan pemeliharaan yang terjadwal dan mencakup seluruh aset peralatan kerja ada untuk peralatan dibawah akan mencakup ¾ Meminimalisasi tidak terlaksananya kegiatan pemeliharaan untuk seluruh aset hirarki mobil seluruh aset peralatan peralatan kerja ¾ Menyimpan sejarah kondisi dan kegiatan kerja pemeliharaan untuk seluruh aset peralatan kerja 6 Pemeriksaan Tercantum dalam prosedur Pemeriksaan ¾ Pertanggung-jawaban terhadap pengelolaan peralatan kerja menjadi jelas. Inventaris Berkala tetapi belum pernah inventaris ¾ Dapat mendeteksi kesalahan lebih cepat. ¾ Dapat memberi gambaran terhadap kondisi dilaksanakan dilaksanakan secara peralatan kerja secara umum. periodik dilaporkan
dan langsung
kepada manajemen
Tabel 5.9. Perbandingan keuntungan yang dapat dicapai
82
IV. BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Setelah penulis mencoba melakukan perbaikan pada sistem pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja, maka diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja yang sebelumnya berjalan di Magma Nusantara ltd. memiliki beberapa hal yang perlu diperbaiki, hal ini tercermin pada : a. Deviasi antara jumlah peralatan kerja yang terdaftar dalam database dengan aktual jumlah peralatan kerja yang ada cukup besar. b. Jumlah peralatan kerja yang mengalami kerusakan yang ditemukan saat inspeksi bersama cukup besar c. Jumlah laporan insiden yang mencerminkan komplain atau ketidak sesuaian baik prosedur maupun penerapannya dilapangan. 2. Ada beberapa keuntungan yang bisa didapat dengan memperbaiki manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja diantaranya : a. Kegiatan operasional lebih cepat dan akurat. b. Meminimalisasi
kesalahan
manusia
(human
memanfaatkan perangkat lunak komputer.
83
error)
dengan
c. Kegiatan pemeliharaan dan kalibrasi lebih terencana sehingga diharapkan meningkatakan kesiapan peralatan kerja. d. Pertanggung-jawaban pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja lebih transparan dan secara periodik dilaporkan kepada manajemen e. Mengurangi resiko kerusakan peralatan kerja diantaranya akibat kesalahan penempatan, penggunaan oleh orang yang tidak kompeten, kurangnya tindakan pemeliharaan dll. 3. Hasil pemeriksaan inventaris berkala sebelum dilakukan perbaikan ada deviasi lebih dari 30%, setelah perbaikan manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja mengalami penurunan signifikan menjadi sekitar 2% saja, . Hal ini mencerminkan manajemen pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kerja menuju kearah yang lebih baik walaupun masih banyak kekurangan.
6.2 Saran Dalam memperbaiki manajemen pengelolaan dan pemeliharaan penulis banyak menemui kendala dan hambatan. Penulis perlu menyampaikan beberapa saran agar perbaikan manajemen pengeloalaan dan pemeliharaan dapat terlaksana dengan baik : 1. Diperlukan komitmen dari manajemen tingkat atas untuk mendukung sistem yang telah direncanakan
84
2. Audit terhadap sistem maupun kondisi peralatan kerja perlu dilakukan untuk mengidentifikasi kekurangan-kekurangan yang ada dan dapat dijadikan acuan terhadap perbaikan-perbaikan yang harus diambil. Walaupun sistem yang ada telah berjalan tetap diperlukan perbaikan terus menerus
(continues
improvement)
agar
sistem
yang
ada
dapat
mengakomodasi perubahan-peruabahan maupun teknologi yang terus berkembang. 3. Untuk melaksanakan sistem manajeman pengelolaan dan pemeliharaan perlu didukung pula oleh SDM yang mencukupi dan sosialisasi kepada para pengguna. 4. Pelaksanaan dilapangan harus sesuai dengan prosedur yang telah dirancang. Kelalaian dalam penerapan prosedur berakibat kurang tercapainya tujuan dari pengelolaan dan pemeliharaan.
85
Daftar Pustaka
1. Clifton, RH. Principles of Planned Maintenance. London : Edward Arnold Pty Ltd. 1976. 2. Corder, A.S. Teknik Manajemen Pemeliharaan. Jakarta : Penerbit Erlangga. 1988. 3. John Warman. Manajemen Pergudangan. Jakarta : Lembaga Pendidikan Pembinaan Manajemen dan Pustaka Sinar Harapan. 2004. 4. Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto. Manajeman Logistik. Jakarta : PT Grasindo. 2004. 5. Supandi. Manajemen Perawatan Industri. Bandung : 1991.
86
Ganeca Exsact.
