PERANGKAT LUNAK BANTU PENGOLAH DATA AKADEMIK FAKULTAS SAINS & TEKNOLOGI UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG (ISSTEC) Oleh: Jumadi
I. PENDAULUAN 1.1 Latar Belakang Rencana strategis pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi pengelolaan Fakultas Sains & Teknologi merupakan upaya penjaminan mutu secara internal. Hal ini mengharuskan adanya mekanisme monitoring dan evaluasi, serta peningkatan kualitas yang berksinambungan, yang mencakup evaluasi proses maupun hasil pengelolaan. Hal ini dapat diimplementasikan dengan dibangunnya sistem informasi akademik secara lengkap, akurat, menyeluruh, uptodate dan terklarifikasi dengan baik mencakup semua aspek. Pada umumnya upaya penjaminan mutu tersebut mensyaratkan berfungsinya suatu pangkalan data internal universitas yang terpadu Sistem Informasi Terpadu yang didukung oleh pangkalan data internal pada sistem informasi akademik diharapkan menjadi keunggulan Fakultas Sains & Teknologi dalam pengelolaan perguruan tinggi. Lebih dari itu, diharapkan juga agar keunggulan pengelolaan ini dapat memberikan manfaat bagi komunitas perguruan tinggi Nasional, melalui knowledgesharing. Dalam pengelolaan suatu institusi pendidikan tinggi termasuk Fakultas Sains & Teknologi, informasi akademik merupakan elemen penting dalam penentuan rencana kerja, strategi dan kebijakan di dalam institusi pendidikan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistm pengelolaan informasi akadmik yang baik. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan telekomunikasi untuk pengelolaan informasi akademik sehingga pengelolaan informasi akademik ini dapat dilakukan secara optimal. Penggunaan teknologi ini bertujuan mencapai efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi tersebut, yang ditunjukan dengan kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi.
1.2 Tujuan Membangun perangkat lunak bantu pengolah data akademik pada Fakultas Sains dan Teknologi di UIN Sunan Gunung Djati Bandung. Perangkat Lunak ini mengacu pada strandar pelaporan program studi terhadap Direktoral Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti) yang dikenal dengan nama EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri). Sehingga output dari Perangkat Lunak tersebut dapat dipergunakan untuk laporan internal perguruan tinggi dan Dikti.
1.3 Lingkup Masalah Perangkat lunak yang akan dibangun diberi nama Information System of Sains & Tecnology (ISSTEC). Perangkat lunak ini bertujuan untuk memberikan pelayanan akademik agar proses pelayanannya dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. ISSTEC menangani pengelolaan data mahasiswa, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan data dosen, pengelolaan data nilai. Dengan adanya ISSTEC diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dan performansi sistem meliputi : • Kecepatan pemrosesan, • Akurasi dan konsistensi data, serta • Kemudahan penyajian informasi.
1.4 Fungsi Perangkat Lunak Spesifikasi Functional Requirements, diantarnaya adalah sebagai berikut : a). Administrator program studi 1) Memasukan data mahasiswa 2) Memasukan data dosen 3) Memasukan data matakuliah 4) Merekap data KRS (Kartu Rencana Studi) 5) Memasukan data ploting dosen pengampu matakuliah 6) Memasukan data nilai Akhir 7) Menampilkan data KHS 8) Menampilkan data transkrip nilai b). Mahasiswa 1) Memasukan data KRS (Kartu Rencana Studi) 2) Melihat KHS (Kartu Hasil Studi) 3) Melihat transkrip akademik sementara 4) Menampilkan laporan data KRS
1.5 Karakteristik Pengguna Tabel: Karakteristik Penguna ISSTEC
Kategori Pengguna Program Studi
Tugas 1. Memasukan Data Mahasiswa 2. Memasukan Data Dosen 3. Memasukan Data Matakuliah 4. Merekap Data KRS 5. Memasukan data Ploting Dosen Pengampu Matakuliah 6. Memasukan Data Nilai Akhir
Hak Akses Admin
Jabatan Staf Program Studi
Kategori Pengguna
Tugas
Hak Akses
Jabatan
7. Menampilkan Data KHS 8. Menampilkan Data Transkrip Nilai Mahasiswa
1. Memasukan Data KRS
User
Mahasiswa
2. Melihat KHS (Kartu Hasil Studi ) 3. Melihat Transkrip Akademik Sementara 4. Menampilkan laporan data KRS
1.6 Arsitektur Jaringan Komputer
Gambar : Arsitektur Jaringan Local Area Network (LAN)
1.7 Organisasi Proyek a. Model Proses Proyek ini dibagi dalam 6 jenis kegiatan : 1. Penyusunan Standar Operating Procedure 2. Analisis dan Penetapan Baseline Analisis 3. Perancagan Perangkat Lunak dan Penetapan baseline perancangan
4. Pembangunan/implementasi Perangkat Lunak 5. Pengujian Perangkat Lunak 6. Pengoperasian Perangkat Lunak Proyek ini dibagi dalam beberapa prioritas : Prioritas ke 1 adalah Pengelolaan Kegiatan Akademik. Tiap prioritas akan dilaksanakan menurut 6 tahap kegiatan yang didefinisikan di atas. b. Struktur Organisasi Struktur Organisasi untuk merealisasikan proyek ini adalah sebagai berikut :
Manajer Proyek Tim Ahli :
Koordinator Analis Sistem
Support/dok
Analis Sistem
Koordinator Tim Pengembang
Pemrogram Aplikasi dan Basisdata
Pemrogram Sistem/Jaringan + H/W
Disain Antar Muka
Gambar: Struktur Organisasi Proyek
c. Deskripsi fungsi tiap bagian No Unit/peran 1 Ketua Tim 2 Staf Ahli 3 Koordinator Analis Sistem dan Analis
4
Koordinator Tim
Fungsi Utama Mengelola proyek pengembangan Sistem Informasi Terlibat dalam Pengujian perangkat lunak Melakukan koordinasi dengan tim ahli dalam penyusunan SOP Mengkoordinir proses analisis kebutuhan sistem Mengkoordinir pelaksanaan perancangan sistem Mengkoordinir proses implementasi/pembuatan
5
Pengembang developer) Support
sistem Menyediakan informasi, tool yang diperlukan oleh tim. Juga melakukan dokumentasi
II. MODEL DAN ANALISIS 2.1 Diagram Konteks
Gambar : Diagram Konteks ISSTEC
2.2 Diagram Alir Data a. Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) level 1 untuk perangkat lunak ISSTEC dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Program Studi
Program Studi
[Nilai] [Matakuliah]
Program Studi
1.9 Input Data Nilai
1.5 [Mahasiswa]
1.4
Olah Data MATKUL
Olah Data MHS R_MHS
Mahasiswa
+ [KHS]
1.2
U_MHS
MSMHS NIDN Valid NIDN Valid
Tampil KHS
NIDN Valid U_matkul R_matkul
U_nilai [KHSprodi] Program Studi
NimTglLahir NIM Valid NIDN Valid
Mahasiswa [Login Mhs]
1.1
R_mkKHS
R_NILkhs
TBKMK
Cek Login
NIM Valid
TRNLM R_mkTrans
R_nilTRANS [Transkrip]
[Login Prodi]
1.3
NIDN Valid
Program Studi NIDNtglLAHIR
Mahasiswa
R_matkul_plot R_MK
Tampil Transkrip
[TranskripProdi]
R_KRS U_KRS
NIDN Valid NIDN Valid NIDN Valid
Program Studi
MSDOS R_Dosen U_Dosen [Dosen] Program Studi
1.6 Olah Data Dosen
[Penugasan]
Program Studi
1.8 Input Ploting Dosen
[Presensi]
1.7 Olah Data KRS
[RekapKRS]
U_AKDos R_AKDos R_DosPlot
[rptKRS]
TRAKD [krsMhs]
Mahasiswa
Program Studi
Program Studi
[KRS]
Program Studi
Mahasiswa
Gambar : Diagram Alir Data Level 1 (ISSTEC)
b. Diagram alir data atau Data Flow Diagram (DFD) level 2 untuk proses 1.5 dengan nama modul olah data matakuliah pada perangkat lunak ISSTEC dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Program Studi
[Matakuliah]
1.5.1
1.5.2
[NIDN Valid] Cek Session Valid Session
Terima Data Matkul
Data SQL
1.5.3 TBKMK : 2 [R_matkul]
Eksekusi Query
TBKMK : 1 [U_matkul]
Gambar : Diagram Alir Data Level 2 untuk proses 1.2 olah data matakuliah
2.3 Diagram Relasi Antar Entitas
Gambar: Diagram Relasi Antar Entitas
2.4 Diagram Relasi Antar Tabel
Gambar : Diagram Relasi Antar Tabel
2.5 Deskripsi Tabel Tabel : Spesifikasi table Mahasiswa
Tabel : Spesifikasi Tabel Dosen
Tabel : Spesifikasi Tabel Mata Kuliah
Tabel : Spesifikasi tabel Nilai/Krs
Tabel : Spesifikasi Tabel Aktifitas Mengajar Dosen
III. PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK 3.1 Desain Arsitektur
Gambar : Arsitektur Modul ISSTEC
3.2 Perancangan dan Implementasi Antar Muka Pengguna (User Interface) a. Halaman Utama
Gambar : Halaman Utama ISSTEC
b. Halaman Utama Login Mahasiswa
c. Halaman Utama Login Program Studi
d. Input Data Mahasiswa
e. Input Matakuliah
f. Daftar Matakuliah
g. Daftar Dosen
h. Kontrak Matakuliah
i. Print-Out KRS
j. Rekap Perwalian
k. Ploting Dosen
l. Input Nilai
m. Kartu Hasil Studi
n. Transkrip Akademik
3.3 Rencana Pengujian
No
Nama proses
1
Input data mahasiswa
2
Input data matakuliah
3
Input dosen
4
Input KRS (Kartu Rencana Studi)
5
Input nilai
6
Input data penugasan dosen
Skenario Pengujian Ketik nim pada form perwalian
Hasil yang diharapkan
Ketika nim dipanggil pada proses perwalian akan muncul Masuk ke form Menampilkan perwalian, kemudian liat matakuliah sesuai dengan semester yang daftar matakuliah yang ditawarkan pada semester dimaksud berjalan Masukan data dosen Data dosen digunakan pada proses penugasan dan data tersebut akan tampil pada lembara absensi perkuliahan, Ujian Tengah Semester (UTS), dan Ujian Akhir Semester(UAS) Masukan nim pada Jumlah peserta setiap perwalian, kemudian matakuliah akan mucul checklist matakuliah perkelasnya yang dimaksud Memasukan nilai pada Semua nilai yang form input nilai diinput akan tampil pada KHS (Kartu Hasil Studi) dan transkrip akademik Memasukan dosen Pada lembar absensi kehadiran, absensi UTS pengampu mata kuliah dan UAS akan pada rekapan data KRS menampilkan desen pengampu mata kuliah
Sesuai (√) atau tidak (×)
7
Menampilkan kartu Memasukan nilai pada hasil studi (KHS) mata kuliah yang telah dikontrak
8
Menampilkan transkrip nilai akademik
Memasukan nilai pada mata kuliah yang telah dikontrak
9
Penginputan data KRS oleh mahasiswa Menampilkan data KRS oleh mahasiswa
Memanggil form KRS, memilih mata kuliah yang tersdia Menginputkan semester dan tahun akademik
11
Menampilkan KHS oleh mahasiswa
Menginputkan semester dan akademik
12
Menampilkan transkrip akademik oleh mahasisawa
Mengklik menu transkrip akademik pada modus hak akses mahasiswa
10
Sitem akan menampilkan matakuliah beserta jumlah sks dan nilainya persemester Sistem akan menampilkan matakuliah beserta jumlah sks dan nilainya secara keseluruhan pada mahasiswa tertentu Mata kuliah yang dipilih akan disimpan pada database TRNLM Menampilkan data KRS berdasarkan semester dan tahun akademik Menampilkan mata kuliah berserta nilainya dan Indeks Prestasi (IP), di tambah informasi jumlah SKS untuk semester berikutnya Menampilkan transkrip akademik meliputi mata kulaih beserta nilai dan Indeks Prestasi Komulatif (IPK)
3.4 Rancangan Kebutuhan Peralatan dan perlengkapan a.Tuntutan Sumber Daya Tipe Personalia
Jumlah Waktu Komputasi (manhour) 1 75
Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat Keras
Fasilitas Kantor
Ms Word MS Project Ms Excel
1 PC 1 Printer
Koordinator Analis
1
90
Ms Word
1 PC 1 Printer
Analis Sistem
1
60
Ms Word Power Designer
-
Dokumentasi
1
60
Ms Word Power Designer
1 PC
Koordinator Tim Pengembang
1
90
Ms Word
1 PC 1 Printer
Pemrogram 2 Aplikasi dan Basis data Pemrogram 1
90
VB.NET dan 2 PC SQL Server CD writter 2005 Microtik, 1 PC
Tinta, kertas Meja, kursi, alat tulis, dokumen keeper, klip Tinta, Kertas, meja, kursi, alat tulis, dokumen keeper Tinta, Kertas, meja, kursi, pensil, penghapus Tinta, Kertas, meja, kursi Tinta, Kertas, meja, kursi, alat tulis, dokumen eeper CD disket meja, kursi Meja, kursi
Manajer Proyek
50
Tipe Personalia
Jumlah Waktu Perangkat Komputasi Lunak Pendukung (manhour) Jaringan/ Windows 2003 Sistem Server Disaian Antar 1 20 Adobobe muka Potoshop, Flash CS 4 Ahli 1 60 Ms word Konfigurasi Ms Excel
Perangkat Keras
Fasilitas Kantor
1 PC
Meja, kursi
1 PC 1 Printer
Ahli Kualitas
1 PC
Tinta, Kertas Alat tulis, dokumen keeper, meja, kursi Tinta, kertas, alat tulis, dokumen keeper, meja, kursi
1
60
Ms word Ms Excel
b. Anggaran/Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Pengembangan PL Tabel 8 Anggaran/Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Pengembangan PL Untuk mengembangkan perangkat lunak ini diperlukan beberpa perangkat keras berikut : No Item 1 Personal Komputer
Spesifikasi Jumlah Prosesor minimal Pentium 8 IV RAM minimal 2GB M Hardisk minimal 80 GB
2 3
HP Lazer Jet P1006
Printer CD Writter
2 1
c. Anggaran/Kebutuhan ATK/Fasilitas Kantor Tabel 9 Anggaran/Kebutuhan ATK dan Fasilitas Kantor No 1 2 3 4 5
Item Kertas HVS A4 Tinta printer (refil) Dokumen keeper Klip Fotokopi
6
Meja + Kursi
Jumlah 4 rim 6 bh 10 bh 4 1000 lembar 4 pasang
3.5 Rancangan Biaya (Data Rekayasa untuk Contoh Dokumen RPL) Rancangan biaya pembangunan sistem ini, meliputi perangkat keras, perangkat lunak, suber daya manusia dan peralatan-tulis-kantor. Total keseluruhan rancangan biaya ini adalah Rp. 114,320,000 dengan rincian sebagai berikut : a. Perangkat Keras No
Nama Barang
Qty.
Satuan (Rp.)
Jumlah (Rp.)
1
Server
1
11.000.000
11.000.000
2
Komputer PC
5
2.000.000
10.000.000
3
Laptop
7
5.000.000
35.000.000
4
Printer
8
500.000
4.000.000
5
Switch
1
500.000
500.000
6
Access Point
1
2.000.000
2.000.000
7
Kabel UTP
1
1.000.000
1.000.000
TOTAL BIAYA
53.500.000
b. Perangkat Lunak No
Nama Barang
Qty.
Satuan (Rp.)
Jumlah (Rp.)
1
Windows 2003 Server
1
3.000.000
3.000.000
2
Windows Vista
1
1.000.000
1.000.000
3
Visual Studio 2005
1
2.000.000
2.000.000
4
SQL Server 2005
1
1.000.000
1.000.000
TOTAL BIAYA
7.000.000
c. Sumberdaya Manusia No
Jabatan
Qty.
Satuan (Rp.)
Jumlah (Rp.)
1
Manajer Proyek
1
8.000.000
8.000.000
2
Koordinator Analisis Sistem
1
6.000.000
6.000.000
3
Analisis Sistem
1
4.000.000
4.000.000
4
Support/dokumen
2
4.000.000
8.000.000
5
Koordinator Tim Pengembang
1
6.000.000
6.000.000
6
Aplikasi dan Basisdata
1
4.000.000
4.000.000
7
Sistem/Jaringan +H/W
2
4.000.000
8.000.000
8
Desainer Antar Muka
1
4.000.000
4.000.000
TOTAL BIAYA
48.000.000
d. Peralatan ATK No
Nama Barang
Qty.
Satuan (Rp.)
Jumlah (Rp.)
1
Kertas HVS A4
4 Rm
50.000
200.000
2
Tinta Printer (refill)
6 bh
200.000
1.200.000
3
Dokumen keeper
10 bh
25.000
250.0000
4
Klip
4 bh
5.000
20.000
5
Fotokopi
150
150.000
6
Meja Kursi
1.000.000
4.000.000
TOTAL BIAYA
5.820.000
1000lb 4 pk
