PERANCANGAN SISTEM INFORMASI USULAN PENETAPAN ANGKA KREDIT GURU BERBASIS WEB (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Pesisir Selatan)
YENI MARSHITA
PROGRAM STUDI MAGISTER (S2) CHIEF INFORMATION OFFICER FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG Wisuda Periode Juni 2013
PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI USULAN PENETAPAN ANGKA KREDIT GURU BERBASIS WEB (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Pesisir Selatan)
YENI MARSHITA
Artikel ini disusun berdasarkan tesis YENI MARSHITA untuk persyaratan wisuda periode Juni 2013 yang telah direviu dan disetujui oleh kedua pembimbing.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI USULAN PENETAPAN ANGKA KREDIT GURU BERBASIS WEB (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Pesisir Selatan) Yeni Marshita1, M. Giatman2, Muhammad Adri3 Program Studi Chief Information Officer Fakultas Teknik Universitas Negeri Padang Email:
[email protected] Abstrak Penilaian prestasi kerja bagi guru ditetapkan dengan angka kredit oleh pejabat yang berwenang. Sebagai salah satu syarat untuk menduduki jabatan tertentu, seorang guru haruslah dapat mengumpulkan sejumlah angka kredit yang telah ditetapkan oleh peraturan perundangundangan yang berlaku. Terlambatnya pengajuan kenaikan jabatan fungsional guru di Kabupaten Pesisir Selatan disebabkan karena minimnya sosialisasi penghitungan angka kredit guru. Di samping itu pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan masih dilakukan secara manual sehingga lambatnya pengajuan yang dilakukan oleh guru. Penelitian ini bertujuan untuk membangun sistem informasi usulan penetapan angka kredit guru berbasis web. Jenis penelitian ini merupakan penelitian pengembangan. Perancangan sistem informasi usulan penetapan angka kredit guru ini menggunakan metode prototyping dan berbasis web. Hasil dari penelitian ini adalah terbangunnya sistem informasi usulan penetapan angka kredit guru berbasis web. Sehingga sistem informasi ini dapat membantu percepatan proses pengajuan kenaikan jabatan fungsional guru. Abstract The evaluation of teacher’s performence is determined with a credit value by the official examiner. As a condition to get a partianlar position, a teacher should be able to comply a value of credit point settled in the rule and law. The fardiness of promoting the teacher’s functional position in Kapupaten Pesisir Selatan was due to the lack of socialization of the teacher’s credit value calculation. Besides, collecting, recording, calkulating and arranging the submission document were done manually so that the submission was late. This research was aimed to establish web based information system that assigns the teacher’s credit value system. This study is a development research. The design of this information system used prototyping and web based method. The result of this research was the establishmant of a web based information system that assigns teacher’s credit
1
2
system. As a conclusion this information system enables the process of promoting teacher’s functional position sooner. Kata Kunci: sistem informasi, angka kredit guru, Dinas Pendidikan.
Pendahuluan Guru adalah pendidik profesional dengan tugas utama mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan, melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia dini jalur pendidikan formal, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah. Jenis guru berdasarkan sifat, tugas, dan kegiatannya meliputi guru kelas, guru mata pelajaran, dan guru bimbingan dan konseling/ konselor. (Peraturan Menpan No.16, 2009). Prestasi adalah hasil dari suatu kegiatan yang telah dikerjakan, diciptakan baik secara individu maupun secara kelompok (Djamarah, 1994:19). Guru
dituntut
memiliki
kinerja
yang
mampu
memberikan
dan
merealisasikan harapan dan keinginan semua pihak terutama masyarakat umum yang telah mempercayai sekolah dan guru dalam membina anak didik. Dalam meraih mutu pendidikan yang baik sangat dipengaruhi oleh kinerja guru dalam melaksanakan tugasnya sehingga kinerja guru menjadi tuntutan penting untuk mencapai keberhasilan pendidikan. Secara umum mutu pendidikan yang baik menjadi tolok ukur bagi keberhasilan kinerja yang ditunjukkan guru. “Kinerja adalah tingkat keberhasilan seseorang atau kelompok orang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya serta kemampuan untuk mencapai tujuan dan standar yang telah ditetapkan”. (Sulistyorini, 2001:89). Sedangkan ahli lain berpendapat bahwa kinerja merupakan hasil dari fungsi pekerjaan atau
3
kegiatan tertentu yang di dalamnya terdiri dari tiga aspek yaitu: Kejelasan tugas atau pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya; Kejelasan hasil yang diharapkan dari suatu pekerjaan atau fungsi; Kejelasan waktu yang diperlukan untuk menyelesikan suatu pekerjaan agar hasil yang diharapkan dapat terwujud (Tempe, A Dale, 1992:45). Fatah (1996:22) menegaskan bahwa kinerja diartikan sebagai ungkapan kemajuan yang didasari oleh pengetahuan, sikap dan motivasi dalam menghasilkan sesuatu pekerjaan. Berdasarkan beberapa penjelasan tentang pengertian kinerja di atas dapat disimpulkan bahwa kinerja guru adalah kemampuan yang ditunjukkan oleh guru dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya. Kinerja dikatakan baik dan memuaskan apabila tujuan yang dicapai sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Penilaian prestasi kerja bagi guru ditetapkan dengan angka kredit oleh pejabat yang berwenang. Sebagai salah satu syarat untuk menduduki jabatan tertentu, seorang guru haruslah dapat mengumpulkan sejumlah angka kredit yang telah ditetapkan oleh peraturan perundang–undangan yang berlaku. Angka kredit adalah satuan nilai dari tiap butir kegiatan dan/atau akumulasi nilai butir-butir kegiatan yang harus dicapai oleh seorang guru dalam rangka pembinaan karier kepangkatan dan jabatannya. (Peraturan Bersama Mendiknas dan Kepala BKN Nomor 03/V/PB/2010 dan Nomor 14, 2010). Peraturan yang mengatur kenaikan pangkat jabatan fungsional guru (guru dan kepala sekolah) ditetapkan berdasarkan:
4
1) Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permen PANRB) No. 16 Tahun 2009 tanggal 10 November 2009 tentang Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya. 2) Peraturan Bersama Mendiknas dan Kepala BKN Nomor 03/V/PB/2010 dan Nomor 14 Tahun 2010 tanggal 6 Mei 2010 tentang Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya. 3) Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 35 tahun 2010 Tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya. Minimnya sosialisasi penghitungan angka kredit menjadi salah satu kendala guru ketika ingin mengajukan jabatan fungsional tertentu. Seringkali tertunda pengajuan jabatan fungsional guru bukan karena guru tersebut tidak produktif dan berkualitas, tetapi karena kendala administrasi dalam penentuan kegiatan yang diajukan, dan penghitungan angka kredit dokumen pelengkap. Disamping itu guru tidak melakukan pengajuan yang teratur dan disiplin. Aktivitas guru juga tidak terarah dalam pemenuhan unsur-unsur yang menjadi syarat kenaikan jabatan fungsional. Pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan masih dilakukan secara manual sehingga lambatnya pengajuan yang dilakukan oleh guru. Monitoring aktivitas dan nilai yang diperoleh tidak bisa diketahui secara langsung. Masalah keterlambatan guru pada kenaikan jabatan fungsional perlu di buatkan sistem informasi sebagai alat bantu yang baik dalam pengumpulan data,
5
pencatatan, penghitungan, dan penghasil informasi valid, mudah, efektf dan efisien. Sistem informasi didefinisikan menurut Jogiyanto HM (2001:11) adalah “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan stategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”. Pengertian sistem informasi menurut James A. O’Brien (2007:45) menyebutkan “Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi”. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (1983:6) adalah “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organissasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan”. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan. Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru menggunakan aplikasi web dirancang untuk membantu mempermudah dalam pengumpulan,
6
pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan. Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru diisikan oleh guru yang bersangkutan melalui aplikasi web sebagai syarat pengajuan jabatan fungsional ke jenjang fungsional yang lebih tinggi. Data-data dokumen pengajuan tersebut tersimpan pada sistem dan setiap saat guru bisa memantau posisi kinerjanya. Berdasarkan permasalahan di atas maka penelitian ini bertujuan untuk menyediakan aplikasi web usulan penetapan angka kredit guru dan membantu percepatan proses pengajuan kenaikan jabatan fungsional guru.
Metode Penelitian ini termasuk ke dalam jenis penelitian pengembangan yaitu penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu dan menguji keefektifan produk tersebut. Jenis data dalam penelitian ini ada 2 (dua) yaitu data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil observasi dan wawancara. Data sekunder diperoleh melalui studi pustaka. Selanjutnya dilakukan desain sistem dengan menggunakan model pengembangan prototyping yang mancakup analisis sistem yang sedang berjalan, analisis permasalahan, analisis kebutuhan, perancangan, dan pengujian. Instrumen penelitian terdiri dari flowmap, diagram konteks, data flow diagram, kamus data, perancangan basis data, tabel relasi dan ERD. Pengujian sistem dilakukan dengan memasukkan data-data ke sistem, kemudian disimpan ke database dan dicek apakah query eksekusi ke databasenya sesuai.
7
Hasil dan Pembahasan 1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Analisis sistem adalah analisis bagian-bagian komponen dari suatu sistem dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan peninjauan atau analisis terhadap sistem yang berjalan yang didalamnya terdapat tahapan-tahapan yang menerangkan proses yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut, bagaimana proses itu dapat dikerjakan dan dokumen apa yang dilibatkan.
2. Analisis Permasalahan Dari analisa sistem yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan, ditemukan beberapa kelemahan-kelemahan atau permasalahan-permasalahan, yaitu: a. Proses distribusi surat dari Dinas Pendidikan ke Kepala Sekolah dan guru butuh waktu dan tenaga karena harus diantar secara fisik. b. Pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan masih dilakukan secara manual. c. Proses penyusunan DUPAK dan pengesahannya lebih lama. d. Proses administrasi rumit. e. Kesulitan guru dalam menghitung angka kredit yang telah diperoleh.
8
f. Estimasi waktu dan biaya usulan kenaikan pangkat untuk sistem yang berjalan relatif lebih lama dan mahal apabila dibandingkan dengan adanya Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit ini.
3. Analisis Kebutuhan Setelah menganalisis permasalahan-permasalahan, maka dapat dianalisis kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan. Kebutuhan-kebutuhan tersebut yaitu: a. Informasi yang berhubungan dengan pengajuan angka kredit guru dengan mudah bisa didapatkan oleh guru. b. Proses pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan bisa dilakukan mudah, efektif, dan efisien sehingga guru bisa menyimpan dokumen-dokumen pengajuan dan posisi kinerjanya secara mudah dalam bentuk soft file. c. Angka kredit yang dihasilkan dari proses penghitungan lebih valid. d. Proses administrasi menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien.
4. Perancangan Sistem a. Sistem yang diusulkan Setelah melakukan analisis sistem yang berlangsung, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
9
Gambar 1. Flowmap sistem yang sedang berlangsung
Gambar 2. Flowmap sistem yang diusulkan
b. Diagram Konteks Diagram Konteks ini menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar). Diagram konteks Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru pada Dinas Pendidikan Kabupaten Pesisir Selatan dapat dilihat pada gambar berikut:
10
Data Isian PA
Usulan PAK Dinas
0
Pendidikan Guru
Sistem Informasi
Kabupaten
Usulan Penetapan Usulan PAK Usulan PAK Kepala Sekolah
Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru
c. Diagram Arus Data Diagram Arus Data adalah gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Diagram Arus Data Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4. Diagram Arus Data Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru
11
d. Desain Basis Data Perancangan basis data diperlukan, agar kita bisa memilki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam memanipulasi data. Dalam merancang basis data maka dapat dilakukan dengan membuat Diagram Entity Relationship (Diagram ER). Diagram ER Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 5. Diagram Entity Relationship Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru
Berikut ini adalah beberapa tampilan dari web Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru yang dilihat oleh user.
12
Gambar 6. Halaman Utama Web
Gambar 7. Tampilan Menu Daftar
Gambar 8 Tampilan Menu Data
Gambar 9 Tampilan Menu Ket
Pejabat Pengusul
Dupak
Berikut ini adalah beberapa tampilan dari web admin Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru.
13
Gambar 10 Tampilan Menu Admin
Gambar 12 Tampilan Menu Instansi
Gambar 11 Tampilan Menu Golongan
Gambar 13 Tampilan Menu Jabatan
Dengan dibangunnya Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru Berbasis Web ini proses distribusi surat/informasi penting dari Dinas Pendidikan ke Kepala Sekolah dan guru lebih cepat. Proses pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan bisa dilakukan lebih mudah, cepat, dan valid karena semua komponen butir penilaian telah ada dalam sistem sesuai dengan tabel penilaian yang telah ditetapkan. Guru lebih
14
mudah dalam menginventarisasikan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan sehingga guru bisa mengetahui dengan mudah posisi kinerjanya sekarang.
Kesimpulan, Implikasi dan Saran 1. Kesimpulan Kesimpulan dari penelitian Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru ini meliputi, yaitu: Sistem Informasi ini dirancang untuk memudahkan perhitungan angka kredit guru. Dengan adanya aplikasi web ini Dinas Pendidikan dapat melakukan proses pengumpulan, pencatatan, perhitungan, penyusunan, dan penyimpanan dokumen serta memantau posisi kinerja guru dengan mudah, efektif, dan efisien sehingga dapat membantu percepatan proses pengajuan kenaikan jabatan fungsional guru.
2. Implikasi Implikasi dari penelitian ini adalah Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru dapat diterapkan sesuai dengan kondisinya dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: a. Secara Langsung Aplikasi Web Sistem Informasi ini sangat membantu dalam proses perhitungan angka kredit guru. b. Secara Tidak Langsung Aplikasi Web Sistem Informasi ini memudahkan Dinas Pendidikan dalam proses percepatan kenaikan pangkat guru.
15
c. Dalam mengaplikasikan Sistem Informasi ini Dinas Pendidikan harus melakukan pelatihan untuk meningkatkan Sumber Daya Alam (SDM) guru khususnya di bidang teknologi Informasi.
3. Saran Untuk keberlanjutan sistem yang dibangun, maka peneliti mengajukan beberapa saran sebagai berikut: a. Aplikasi Web Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru dapat di manfaatkan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Pesisir Selatan. b. Dinas Pendidikan harus melakukan sosialisasi serta mengadakan pelatihan terkait dengan penggunaan Aplikasi Web Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru.
Daftar Rujukan Depdiknas. 2009. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PermenPANRB) No. 16, Tahun 2009, Tentang Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya. Djamarah, Syaiful Bahri. 1994. Prestasi Belajar dan kompetensi Guru. Surabaya: Usaha Nasional. Sulistyorini. 2001. Hubungan antara Keterampilan Manajerial Kepala Sekolah dan Iklim Organisasi dengan Kinerja Guru. Ilmu Pendidikan: 28 (1) 62-70. Tempe, A. Dale. 1992. Kinerja. Jakarta : PT. Gramedia Asri Media. Fatah, N. 1996. Rosdakarya.
Landasan Manajemen Pendidikan.
Bandung:
Remaja
Depdiknas. 2010. Peraturan Bersama Mendiknas dan Kepala BKN Nomor 03/V/PB/2010 dan Nomor 14, Tahun 2010, Tentang Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya.
16
Depdiknas. 2010. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 35, Tahun 2010, Tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan Fungsional Guru dan Angka Kreditnya. Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi:Yogyakarta. James A. O’Brien. 2007. Management Information System. Northern Arizona University. Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis. 1983. Accounting Information Systems. New Jersey: Prentice-Hall.
Persantunan: Artikel ini diolah dari tesis Yeni Marshita dengan judul Perancangan Sistem Informasi Usulan Penetapan Angka Kredit Guru Berbasis Web (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Pesisir Selatan) dan ucapan terima kasih kepada Pembimbing I Dr. M. Giatman, MSIE dan Pembimbing II Muhammad Adri, S.Pd, MT yang telah membantu memberikan arahan sehingga artikel ini bisa dibuat.
