PERANCANGAN SISTEM INFORMASI POIN OF SALE (POS) PADA PD TOKYO Novita (
[email protected]) Edin Surdi Djatikusuma, M.Si (
[email protected]) Jurusan Sistem Informasi STMIK GI MDP Abstrak : Tujuan skripsi ini adalah mengembangkan sistem informasi point of sale pada PD Tokyo yang berbasis dekstop. System informasi ini dapat mempermudah, mempercepat dan mengurangi tingkat kesalahan dalam pengelolaan baik data penjualan, pembelian, stok, cash flow dan laporan laba rugi. Adapun permasalahan pada PD Tokyo adalah bagian penjualan yang masih sulit dalam mengelola transaksi dan informasi data stok barang yang tidak akurat. Dalam mengembangkan sistem informasi point of sale digunakan metodologi Iterasi (Iterative). Dalam metodologi ini terdapat enam tahapan, yaitu: survei sistem, pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data terkait dengan system poin of sale yang ada dengan cara melihat secara langsung cara kerja (observasi) dan wawancara guna mengetahui permasalahan yang dihadapi. Tahapan kedua, yaitu tahapan analisis pada tahapan ini hasil identifikasi masalah selanjutnya di klasifikasikan menggunakan kerangka PIECES dan untuk menjelaskan kebutuhan sistem yang akan dikembangkan menggunakan diagram use case. Tahap yang ketiga yaitu desain sistem menggunakan ERD dan DAD. Selanjutnya tahap keempat pembuatan sistem, penulis menggunakan Microsoft Visual Basic.Net 2008 dan Microsoft Sql Server 2008 sebagai database dan pada tahap kelima yaitu implementasi pada tahap ini database dan program baru akan di instal. Tahapan yang terakhir yaitu pemeliharan sistem antara lain dengan membuat backup dan restore database. Hasil rancangan sistem informasi ini ditujukan untuk mempermudah pihak perusahaan dalam melakukan pengelolaan data penjualan, pembelian, stok dan laporan seperti laba rugi dan cash flow pada bagian kasir, gudang dan administrasi. Adapun saran yang penulis berikan yaitu, perlu dilakukan pengembangan untuk sistem pembayaran dengan menambahkan mesin kasir cashdrawer. Kata kunci : Sistem Informasi Point Of Sale, Microsoft Visual basic.net 2008, Microsoft Sql Server 2008 Abstract : The purpose of this paper is to develop an information system point of sale at the Tokyo PD based desktop. This information system can simplify, speed up and reduce the level of errors in both the data management of sales, purchases, stock, cash flow and income statement. The issues on the PD Tokyo is part of the sales transaction is still difficult to manage and update the inventory data is inaccurate. In developing information systems point of sale used methodology Iteration (Iterative). In this methodology, there are six stages, namely: a survey system, at this stage of data collection associated with point-of-sale system that is the way to see directly how the (observation) and interviews in order to find out the problems faced. The second stage, which at this stage of the analysis stage is the identification of the next issue classified using PIECES framework and to explain the system needs to be developed using use case diagrams. The third stage is the design of systems using the ERD and DAD. Furthermore, the fourth stage of the manufacturing system, the author uses the Microsoft Visual Basic.Net 2008 and Microsoft Sql Server 2008 as the database and the fifth stage is the implementation of a database at this stage and the new program will be installed. The latter stages, namely maintenance of the system, among others, by making backup and restore databases. The result of the design of the information system is intended to facilitate the data management company in sales, purchasing, inventory and reports such as profit and loss and cash flow at the cashier, warehouse and administration. The advice I give is, necessary for the development of the payment system by adding the cash register cashdrawer. Keywords: Information System Point Of Sale, Microsoft Visual basic.net 2008, Microsoft Sql Server 2008
Hal-1
1 PENDAHULUAN Persaingan antar dunia bisnis merupakan hal yang tidak asing lagi bagi mereka yang berkecimpung di dunia bisnis. Seperti yang telah kita ketahui sekarang ini, banyak sekali bermunculan usaha bisnis waralaba yang menyediakan berbagai pelayanan untuk pelanggannya sehingga perusahaan dagang lainnya dapat dengan mudah tersaingi. Pelayanan yang diberikan oleh perusahaan waralaba ini lebih ditekankan pada penggunaan teknologi informasi. Salah satu contohnya yaitu teknologi informasi yang mampu mengelola berbagai laporan keuangan, pengelolaan data perusahaan maupun data yang lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan, dengan adanya manfaat tersebut setiap perusahaan rela mengeluarkan biaya untuk membuat maupun memanfaatkan teknologi informasi tersebut. Teknologi informasi sendiri adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, menganalisis maupun menyebarkan informasi. Ada beberapa faktor yang menghambat perusahaan sehingga sulit untuk mengimplementasikan teknologi informasi, salah satunya dikarenakan sumber daya manusia kesulitan dalam menyesuaikan teknologi informasi yang semakin berkembang. Begitu juga dengan PD Tokyo, perusahaan ini bergerak di usaha dagang yang terletak di kota palembang. Setiap harinya perusahaan ini dapat mencatat banyak transaksi penjualan maupun pembelian. Dari banyaknya transaksi tersebut belum adanya aplikasi yang dapat mengelola data secara rinci, sehingga membuat perusahaan ini seringkali kesulitan dalam perekapan laporan transaksi yang ada. Dan seringkali membuat perusahaan mengalami kerugian ataupun kesalahan saat melakukan pengelolaan data yang ada. Di lihat dari berbagai masalah yang ada maka saya tertarik untuk membangun sebuah aplikasi point of sale (POS) yang dapat membantu pencatatan transaksi perusahaan serta kegiatan operasional bisnis perusahaaan pada PD Tokyo.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Tata, 2011, h46.). 2.2 Metodologi Iterasi Pada metodologi pengembangan sistem ini penulis menggunakan metodologi Iterasi (iterative). Metodologi Iterasi adalah metode dimana setiap tahapan / fase pengembangan sistem dilaksanakan secara berulang-ulang sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Dalam metodologi ini, terdapat 6 fase pengembangan sistem, yaitu: 1. Survei Sistem Pada fase ini, terdapat pendefinisian dari permasalahan yang ada untuk menentukan ruang lingkup, menentukan metodologi yang digunakan,serta membuat jadwal kegiatan dengan menggunakan beberapa teknik pegumpulan data seperti observasi dan daftar pustaka. 2. Analisis Sistem Pada fase ini, dilakukan analisis pada sistem yang telah ada dengan mengidentifikasi permasalahan, penentuan tujuan dari perbaikan sebuah sistem, dan mengidentifikasi kebutuhan pengguna sistem. Alat bantu yang digunakan dalam menganalisis sistem yang telah ada antara lain adalah PIECES, Use Case dan alat bantu lainnya. 3. Desain sistem Fase ini menyatakan bagaimana sebuah desain sistem lanjutan yang akan dibuat dengan menggambarkan sebuah model sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi perusahaan. Alat bantu yang digunakan antara lain adalah Diagram Konteks dan Diagram Aliran Data. 4. Pembuatan Sistem Pada fase ini, dilakukan pembuatan sistem baru (hardware dan
Hal-2
5.
6.
software) dengan alat bantu yang digunakan antara lain Microsoft Visual Basic.Net dan SQL Server 2008. Implementasi Sistem Pada fase ini, dilakukan penginstalan database dan program baru, pelatihan bagi pengguna dan konversi ke sistem yang baru. Pemeliharaan Sistem Setelah sistem dioperasikan, maka dibutuhkan dukungan sistem yang berkesinambungan agar sisa siklus hidup sistem tetap berguna, produktif.
2.3 Point of Sale Pengertian Point Of Sale atau yang biasa yang disingkat POS yaitu, merupakan kegiatan yang berorientasi pada penjualan serta sistem yang membantu proses transaksi. Setiap POS terdiri dari hardware dan software dimana kedua komponen tersebut digunakan untuk setiap proses transaksi. POS software merupakan komponen utama dari sistem pos yang pada akhirnya menentukan jalannya proses, seperti apa yang harus dilakukan dan bagaimana harus melakukan. Sedangkan hardware POS dibutuhkan untuk menjalankan fungsinya, membantu proses pembayaran dan membuat tanda terima untuk pelanggan. Dalam hal pemilihan hardware ini, sebaiknya mencocokan dengan lingkungan kerja, seperti yang akan digunakan oleh penulis pada laporan skripsi ini adalah barcode scanner, yang merupakan bagian terpenting untuk mempercepat proses pemasukkan barang dan proses pelayanan penjualan. 3. ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Analisis Permasalahan Penulis melakukan analisis terhadap sistem yang ada (sistem yang berjalan) pada PD Tokyo dengan cara mengumpulkan informasi dari sistem yang ada, kemudian menemukan permasalahan, penyebab dari timbulnya masalah dan efek dari permasalahan tersebut. Untuk menganalisis
permasalahan, penulis menggunakan kerangaka PIECES sebagai berikut : Tabel 1 Kerangka PIECES P
I
E
C
E
S
Performance Dalam melakukan transaksi penjualan pada saat ini PD Tokyo membutuhkan waktu respon rata-rata 2 menit untuk satu hingga dua barang. Information 1. Isi dari informasi seperti data stok barang yang tidak akurat. 2. Sering terlambatnya laporan transaksi penjualan, pembelian dan stok barang. Economic, Control Cost or Increase Profit Penggunaan nota, kartu stok, buku transaksi, dan kertas untuk dijadikan laporan yang terlalu banyak. Control or Security Perusahaan tidak dapat mengontrol jumlah stok barang dan perkembangan transaksi pada perusahaan setiap bulannya. Efficiency of People and Process Waktu yang diperlukan dalam mencari data seperti stok barang relatif lama. Service to Customer, Supplier, Partners or Employes, etc 1. Proses yang lama bagi bagian administrasi untuk memeriksa stok barang. 2. Belum adanya sistem yang mengatur secara tepat mengenai transaksi penjualan, pembelian, stok dan laporan laba-rugi.
3.3 Analisis Kebutuhan Untuk menganalisis kebutuhan sistem penulis menggunakan alat bantu yaitu dengan use case. Tujuan pembuatan use case adalah untuk mendapatkan dan menganalisis informasi persyaratan yang cukup untuk mempersiapkan model yang mengkomunikasikan apa yang diperlukan dari perspektif pengguna, tetapi bebas dari detail fisik tentang bagaimana sistem akan dibangun dan diimplementasikan. Hal-3
Sub Sistem Pembelian
Sub SistemMaster Barang
Input Data Pembelian
Input Data Barang
Lihat Data Pembelian
Lihat Data Barang
Berikut adalah gambar data flow diagram fisik yang akan dipakai pada PD Tokyo.
Ubah Data Pembelian Ubah Data Barang Administrasi Hapus Data Barang
Sub Sistem Penjualan
1.0
Input Data Penjualan
Tambah_Pengguna Ubah Data Pengguna Hapus Data Pengguna Lihat Data Pengguna
Sub Sistem Pengguna Lihat Data Penjualan
Data Pengguna Ditambah Data Pengguna Diubah Data Pengguna Dihapus Lihat Data Pengguna
Pengguna
Tambah Pengguna
Pengguna
Ubah Data Penjualan Masukkan Login Pengguna Ubah Password
Administrasi
Ubah Data Pengguna
Hapus Data Penjualan
Login Password Ditemukan Cek Login Pengguna Ubah Password Pengguna Memasukkan Login Pengguna Ubah Password
2.0 Hak Akses
Hapus Data Pengguna Sub Sistem Retur Jual Lihat Pengguna
Input Retur Jual
Lihat Data Barang Ubah Data Barang Simpan Data Barang
3.0 Data Barang Disimpan Data Barang Diubah Lihat Data Barang Tampil Data Barang
Master Barang
Lihat Retur Jual
Barang
Sub Sistem Pemasok Ubah Retur Jual
Ubah Data Pemasok
Input Retur Beli
Hapus Data Pemasok
Lihat Retur Beli Ubah Retur Beli
Sub Sistem Kas
Lihat Data Pemasok Ubah Data Pemasok Simpan Data Pemasok
4.0
Lihat Data Kas
Laporan Pembelian
Lihat Data Pembelian Ubah Data Pembelian Simpan Data Pembelian
Data Barang Disimpan Data Pembelian Disimpan Data Pembelian Diubah Lihat Data Pembelian Tampil Data Pembelian
5.0 Pembelian
Lihat Data Pembelian Simpan Data Yang Diretur Ubah Barang Yang Diretur
6.0
Laporan Penjualan
Ubah Password Pemilik
Detail Tabel Retur Pembelian
Data Barang Disimpan
Lihat Data Penjualan Ubah Data Penjualan Simpan Data Penjualan Cetak Laporan Barang Cari Laporan Kas Cetak Laporan Kas Lihat Data Kas Ubah Data Kas Simpan Data Kas
7.0
Data Penjualan Disimpan Data Penjualan Diubah Lihat Data Penjualan Tampil Data Penjualan
Penjualan
Tabel Penjualan
Tampil Data Detail Penjualan Detail Data Penjualan
Laporan Cash Flow
Data Barang Disimpan Tampil Data Penjualan Ubah Barang Yang Diretur Simpan Data Yang Diretur Tampil Data Retur Jual
8.0
Laporan Barang Sering Terjual
Lihat Data Penjualan Simpan Data Penjualan Ubah Data Penjualan
Laporan Barang Sering Terbeli
Retur Pembelian
Tampil Data Retur Pembelian Detail Data Retur Pembelian
Sub Sistem Hak akses
Laporan Pengeluaran
Detail Tabel Pembelian
Tampil Data Detail Pembelian Data Barang Disimpan Tampil Data Pembelian Ubah Barang Yang Diretur Simpan Data Yang Diretur Tampil Data Retur Beli
Laporan Data Barang Login
Tabel Pembelian
Detail Data Pembelian
Retur Beli
Laporan Laba Rugi
Pemasok
Tampil Data Pemasok
Input Data Kas
Sub Sistem Laporan
Data Pemasok Disimpan Data Pemasok Diubah Lihat Data Pemasok Tampil Data Pemasok
Pemasok
Cari Laporan Barang Cetak Laporan Penjualan Cari Laporan Penjualan Cetak Laporan Pembelian Cari Laporan Pembelian
Lihat Data Pemasok
Kasir
Sub Sistem Retur Beli
Ubah Password Masukkan Login Pengguna Ubah Password Memasukkan Login Pengguna
Input Data Pemasok
Retur Jual
Detail Tabel Penjualan
Retur Penjualan
Detail Data Retur Penjualan
Kasir
Detail Tabel Retur Penjualan
Tampil Data Retur Penjualan 9.0 Kas
Data Kas Disimpan Data Kas Diubah Lihat Data Kas Tampil Data Kas
Kas
Lihat Laporan Kas
Gambar 2 : Use Case Diagram
Pemilik
10.0
Lihat Laporan Barang Lihat Laporan Pembelian Lihat Laporan Penjualan
Laporan
4.
Cari Laporan Pembelian Cetak Laporan Pembelian Cari Laporan Penjualan Cetak Laporan Penjualan Cari Laporan Barang Cetak Laporan Barang Cari Laporan Kas Cetak Laporan Kas Lihat Data Laporan Penjualan Lihat Data Barang
RANCANGAN SISTEM
4.1 Diagram Konteks Diagram konteks dari sistem yang dibuat berdasarkan gambar dibawah ini, digunkan untuk menentukan ruang lingkup awal pada saat pengajuan sistem pada PD Tokyo. Ubah Password Melihat Laporan Pembelian Menampilkan Data Pembelian Melihat Laporan Penjualan
Menampilkan Laporan Barang Jarang Terjual Mencetak Laporan Barang Jarang Terjual Menampilkan Laporan Barang Sering Terjual Mencetak Laporan Barang Sering Terjual Menampilkan Laporan Cash Flowi Mencetak Laporan Cash Flow Menampilkan Laporan Pengeluaran Mencetak Laporan Pengeluaran Menampilkan Laporan Laba Rugi Mencetak Laporan Laba Rugi Menampilkan Data Barang Mencetak Data Barang
Pemilik
Menampilkan Laporan Barang Jarang Terjual Menampilkan Laporan Barang Sering Terjual Menampilkan Laporan Cash Flow Menampilkan Laporan Pengeluaran Menampilkan Laporan Laba Rugi
Gambar 3 : Data Flow Diagram Fisik 4.3 Rancangan Logika Program Rancangan logika program untuk sistem yang akan dibangun mempergunakan bagan alir (flowchart). Bagan alir menggambarkan logika langkah per langkah dalam program. Start
Menampilkan Data Barang Menampilkan Data Pembelian
Administrasi
Buka Database POS_Yokyo Tabel Kas
Membackup Database
Aplikasi Point of Sale Pada PD Tokyo
Memasukkan Daftar Barang Memasukkan Daftar Pengguna Memasukkan Daftar Pemasok Mengubah Password Memasukkan Data Transaksi Pembelian Melihat Data Transaksi Pembelian Memasukkan Data Transaksi Retur Pembelian Melihat Data Transaksi Retur Pembelian
Form Kas
Tampil Data Kas Tampil Kode Kas
Melihat Stock Barang Menampilkan Data Penjualan Menginput Saldo Kas Menampilkan Saldo kas Menampilkan Data Transaksi Penjualan Menampilkan Data Retur Penjualan Menampilkan Stok Barang
Kasir
Memasukkan Data Transaksi Penjualan Melihat Data Transaksi Penjualan Ubah Password Melihat Stok Barang Memasukkan Data Transaksi Retur Penjualan Melihat Data Transaksi Retur Penjualan
Jumlah dan Keterangan pilih status
Pilih Data yang diubah pada listview
Ubah Data
Gambar 2 : Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Simpan pada Tabel Kas
Ubah Data pada Tabel Kas Data Kosong
4.2 Data Flow Diagram Fisik Diagram fisik dibuat untuk menentukan lingkup awal dalam pembuatan aplikasi pada PD Tokyo, yang akan diterapkan dalam proses pembuatannya.
Data Kosong
Finish
Gambar 4 : Flowchart Form Kas
Hal-4
4.4 Rancangan Layar Rancangan layar digunakan untuk memberikan kemudahan dalam penggambaran tampilan program yang diusulkan oleh penulis. Rancangan layar atau tampilan form yang akan digunakan adalah sebagai berikut:
Pada form data penjualan terdapat halaman untuk melihat transaksi penjualan pada tampilan data barang yang dijual dan untuk melihat total barang yang telah terjual terdapat di form data penjualan. Adapun tampilan halaman Form Data Penjualan dapat dilihat pada gambar 7 di bawah ini.
Pada form menu utama terdapat menu – menu ToolStripSplitButton seperti master, transaksi, retur, kas, laporan, pengaturan. Dimana setiap menu – menu tersebut memiliki submenu masingmasing. Adapun tampilan halaman Menu Utama dapat dilihat pada gambar 5 di bawah ini.
Gambar 7 : Form Data Penjualan Pada form input data penjualan terdapat halaman untuk menginput transaksi penjualan. Adapun tampilan halaman Form Input Data Penjualan dapat dilihat pada gambar 8 di bawah ini.
Gambar 5 : Form Menu Utama Pada form data pembelian terdapat halaman untuk menginput pembelian dari pemasok dan melihat data pembelian yang telah tersimpan sebelumnya. Adapun tampilan halaman Form Data Pembelian dapat dilihat pada gambar 6 di bawah ini.
Gambar 8 : Form Input Data Penjualan
Gambar 6 : Form Data Pembelian
Pada form laporan laba rugi terdapat data penjualan, pembelian, dan data pengeluaran kas yang akan dihitung sehingga menghasilkan laporan laba rugi. Untuk melihat dan mencetak laporan laba rugi pertanggal dapat dilakukan di halaman pencarian. Adapun tampilan halaman Form Laporan Laba Rugi dapat dilihat pada gambar 9 di bawah ini.
Hal-5
Gambar 9 : Form Laporan Laba Rugi Pada form laporan cash flow terdapat halaman untuk melihat dan mencetak aliran masuk dan keluar kas berdasarkan tanggal yang dipilih oleh pengguna. Adapun tampilan halaman Form Laporan Cash Flow dapat dilihat pada gambar 10 di bawah ini.
Gambar 10 : Form Laporan Cash Flow 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penulisan skripsi yang telah diuraikan pada bab – bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Pada Aplikasi ini juga terdapat laporan laba rugi dan cash flow yang berfungsi untuk mengatur dan melihat bagaimana aliran arus kas perusahaan serta melalui laporan laba rugi ini kita dapat melihat perkembangan dari penjualan yang berlangsung sehingga dapat membantu pemilik PD Tokyo dalam
mengambil keputusan untuk tujuan perusahaan kedepannya. 2. Dengan adanya database pada sistem ini data – data yang terpisah dapat saling berhubungan sehingga dapat mempermudah mendukung kegiatan transaksi pada perusahaan dimulai dari pencatatan, perhitungan, pengelolaan serta pembuatan laporan. 3. Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan pembelian, penjualan, data barang, laba rugi, pengeluaran, cash flow, barang sering terjual, dan barang jarang terjual lebih singkat dibandingkan menggunakan sistem yang lama. 5.2 Saran Adapun saran yang diberikan penulis untuk PD Tokyo Palembang yaitu : 1. Aplikasi yang telah ada perlu dilakukan perawatan agar aplikasi dapat menjalankan fungsinya dengan baik. 2. Akan lebih baik jika perusahaan melakukan pelatihan terhadap pengguna sistem baru sehingga penggunaan sistem dapat lebih maksimal. 3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu atau tidaknya pengembangan sistem. 4. Perlu dikembangkan untuk sistem pembayaran dengan menambahkan mesin kasir cashdrawer. DAFTAR PUSTAKA [1] A.S, Rosa, M.Shalahuddin, T 2011, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak, Modula, Bandung. [2] Axopos 2012, Point Of Sale, Diakses 3 Oktober 2013, dari http://www.axopos.com/article/pointof-sale-71.html [3] Hartanto, Jogiyanto 2008, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta Hal-6
[4] Hidayatullah, Priyanto 2012, Visual Basic.Net Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif, Informatika, Bandung. [5] Komputer, Wahana 2010, SQL Server 2008 Express, Andi offset, Yogyakarta. [6] Sutabri, Tata 2012, Konsep Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. [7] Whitten, Jeffrey L. Bentley, Lonnie D. Dittaman, Kevin C 2008, Metode Desain dan Analisis Sistem : Edisi ke-6, Andi Offset, Yogyakarta.
Hal-7
