PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)

DEA PUTRI LESTARI NIM: 11102733

Jurusan Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Jakarta 2013

1

2

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama NIM Perguruan Tinggi Alamat Kampus Alamat Rumah

: Dea Putri Lestari : 11102733 : AMIK Bina Sarana Informatika : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami, Jakarta Selatan : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta” adalah asli (orisinil) atau tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.

Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusansaya dari Akademi Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika dicabut/dibatalkan.

Dibuat di : Jakarta Padatanggal : 03 Juli 2013 Yang menyatakan,

Dea Putri Lestari

3

SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertandatangan di bawahini, saya : Nama : Dea Putri Lestari NIM : 11102733 PerguruanTinggi : AMIK BinaSaranaInformatika Program Studi : KomputerisasiAkuntansi AlamatKampus : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami AlamatRumah : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti NonEksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) ataskaryailmiah kami yang berjudul : “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta”, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada). Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika berhakmenyimpan, mengalih-media atau format-kan, mengelolakannya dalam pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis pencipta karya ilmiah tersebut. Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Jakarta Padatanggal : 03 Juli 2013 Yang menyatakan,

Dea Putri Lestari

4

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Tugas Akhir ini diajukan oleh :

Nama

: Dea Putri Lestari

NIM

: 11102733

Program Studi

: KomputerisasiAkuntansi

Jenjang

: Diploma Tiga (D.III)

Judul Tugas Akhir : PerancanganSistemInformasiPenjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta

Untuk dipertahankan padaperiode I-2013 dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi di Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika.

Jakarta, 03 Juli 2013 PEMBIMBING TUGAS AKHIR

Pembimbing

: Eri Mardiani, M.Kom

Asisten Pembimbing : Normah, S.Kom

...................................

..................................

DEWAN PENGUJI

Penguji I

:

...................................

Penguji II

:

...................................

5

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA    

NIM NAMA LENGKAP Dosen Pembimbing TugasAkhir

: : : :

11102733 Dea Putri Lestari Eri Mardiani,M.kom Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta

No TanggalBimbingan PokokBahasan 1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana dan Pengajuan Judul 2. 02 Mei 2013 Bab I Acc, Pengajuan Bab II 3. 07Juni 2013 Bab III 4. 18Juni 2013 Acc Bab III 5. 26 Juni 2013 Pengajuan Bab IV

ParafDosenPembimbing

6. 03Juli 2013 Acc keseluruhan 7. 05Juli 2013 Simulasi Catatanuntukdosenpembimbing. BimbinganTugasAkhir  Dimulaipadatanggal : 23 April 2013  Diakhiripadatanggal : 05Juli 2013  Jumlahpertemuanbimbingan : 7 (Tujuh) kali

Disetujui Oleh, Dosen Pembimbing

(

Eri Mardiani,M.kom )

6

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA    

NIM NAMA LENGKAP Dosen Pembimbing TugasAkhir

: : : :

11102733 Dea Putri Lestari Normah,S.Kom Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta

No TanggalBimbingan PokokBahasan 1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana dan Pengajuan Judul 2. 27 April 2013 Pengajuan Bab I 3. 04 Juni 2013 Bab II & Bab III 4. 22Juni 2013 Bab IV 5 05 Juli 2013 Simulasi Catatanuntukdosenpembimbing. BimbinganTugasAkhir  Dimulaipadatanggal : 23 April 2013  Diakhiripadatanggal : 05 Juli 2013  Jumlahpertemuanbimbingan : 5 (Lima) kali

ParafDosenPembimbing

Disetujui Oleh, Dosen Pembimbing

( Normah,S.kom )

7

KATA PENGANTAR

Pujisyukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang mana telah melimpahkan rahmat dan karuia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai berikut ”Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor,Jakarta”. Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) Akademi BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan wawancara serta beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwatanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1.

Direktur Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika.

2.

PUDIR 1 BidangAkademik

3.

Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI.

4.

Ibu Eri Mardiani, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan petunjuk dan bimbingan dalam penulisan tugas akhir ini

8

5.

Ibu Normah, S.Kom selaku asisten pembimbing yang telah memberikan nasihat, dan masukan dalam penulisan tugas akhir ini

6.

Staff / karyawan / dosendilingkungan AMIK BSI.

7.

IbuHo Lian Hoa selaku pemilik Toko PD Budi Motorbeserta seluruh staffPD. Budi Motoryang telah sudi memberikan ijin dan meluangkan waktu untuk memberikan data yang diperlukan guna penyusunan tugas akhir ini.

8.

Orang tua ( Bapak dan Ibu ), adik, kakak tercinta dan semua keluarga.

9.

Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6D serta semua pihak yang telah banyak memberikan dorongan semangat dan saran-saran yang sangat membantu dalam penyusunan laporan ini. Penulis sadar pasti masih banyak kekurangannya, oleh karena itu keritik

serta saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan ini. Semoga penulisan ini dapat memberikan manfaat bagi ilmu pengetahuan umumnya dan pembaca khususnya.

Jakarta, 30 Juni 2013 Penulis

Dea Putri Lestari

9

ABSTRAKSI

Dea Putri Lestari (11102733), Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta. Penulis membuat penulisan Tugas Akhir ini berdasarkan dari hasil riset di PD Budi MotorJakarta yang beralamat di Jl. Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C Jakarta Barat. PD Budi motor adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan yang menyediakan motor honda. Semakin berkembangnya PD Budi Motor yang ditandai dengan jumlah transaksi penjualan yang terus meningkat, maka timbul permasalahan-permasalahan dalam sistem yang masih dikerjakan secara manual. Sehingga perlu dibuatkan suatu sistem aplikasi yang berguna untuk dapat menangani masalah yang timbul atau paling tidak mengurangi tingkat kesalahan yang selama ini terjadi pada proses penjualan dan sekaligus meningkatkan kinerja serta produktifitas kerja dari sumber daya yang ada. Untuk itu penulis merancang suatu sistem pengolahan data penjualan secara komputerisasi dari mulai proses pemesanan motor, proses kredit, sampai dengan proses pembuatan laporan. Semuanya itu penulis tuangkan dalam sebuah judul Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta. Penulis juga menggunakan Software Microsoft Visual Basic 6.0 yang memiliki sarana akses lebih cepat untuk membuat aplikasi database yang berkemampuan tinggi. Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penjualan Barang

10

ABSTRACK

Dea Putri Lestari (11102733), Information System Design Honda Motorcycle Sales on Credit in Favor PD Budi Motors Jakarta. Authors make this thesis based on research inPD Budi Motor company with addres Prof.Dr.latumeten No16 B/C west Jakarta . PD Budi Motor a company engaged in the sale that provides motorcycle honda. PD Budi Motor growing is characterized by the number of sales transactions increased, the problems arise in a system that is still done manually. That need to be made an application system that allows you to be able to handle problems that arise, or at least reduce the level of error that has been happening in the sales process and simultaneously improve the performance and productivity of existing resource. To the outhors designed a data processing system of computerized sales star booking engine, the credit process to preparing reports. All of the authors showcased in a title information system design honda motorcycle sales on credit in jakarta PD Budi Motor. I also use software microsoft visual basic 6.0 facilities that have faster access to create database appplication are highly skilled. Key Word : The Design System, The Goods Selling System

11

DAFTAR ISI Halaman

Lembar Judul Tugas Akhir....................................................................... i Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ...................................................... Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ Lembar Persetujuan Dan Pengesahan Tugas Akhir ......................................... Lembar Konsultasi Tugas Akhir ......................................................................

ii iii iv v

Kata Pengantar ................................................................................................. Abstraksi .......................................................................................................... Daftar isi ........................................................................................................... Daftar Simbol ................................................................................................... Daftar Gambar............................................................................................. Daftar Tabel ..................................................................................................... Daftar Lampiran................................................................................................

vii ix xi xiii xiv xv xvi

BAB I

PENDAHULUAN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

BAB II

BAB III

Umum.................................................................................... Maksud dan Tujuan ............................................................... Metode Penelitian.................................................................. Ruang Lingkup ...................................................................... Sistematika Penulisan ...........................................................

1 2 2 3 4

LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem ............................................................ 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) ....................................

6 15

ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum.................................................................................... 3.2. Tinjauan Perusahaan ............................................................. 3.2.1. Sejarah Perusahaan...................................................... 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................... 3.3. Prosedur Sistem Berjalan ...................................................... 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan .......................... 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ................................................ 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ................................................... 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ...................... 3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ...................... 3.7. Permasalahan......................................................................... 3.8. AlternatifPemecahanMasalah ...............................................

27 28 28 28 30 32 35 48 48 50 52 53

12

BAB IV

BAB V.

RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum.................................................................................... 4.2. Prosedur Sistem Usulan ........................................................ 4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ............................ 4.4. Kamus Data SistemUsulan .................................................... 4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan .................................. 4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ........................... 4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ........................... 4.5.3. Normalisasi File ............................................ 4.5.4. Spesifikasi File .............................................. 4.5.5. StrukturKode ................................................. 4.5.6. Spesifikasi Program ...................................... 4.6. Spesifikasi Sistem Komputer ................................................ 4.6.1. Umum............................................................ 4.6.2. Perangkat Keras ............................................ 4.6.3. Perangkat Lunak............................................ 4.7. Jadwal Implementasi .............................................................

55 55 57 59 72 72 74 78 82 90 96 107 107 107 108 108

PENUTUP 5.1. Kesimpulan ........................................................................... 5.2. Saran ......................................................................................

111 111

DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP SURAT KETERANGAN RISET LAMPIRAN-LAMPIRAN

13

DAFTAR SIMBOL

a.

Simbol Diagram Arus Data EXTERNAL ENTITY Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.

DATA FLOW Digunakan untuk menggambarkan alir data yang sedang berjalan.

PROCESS Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung.

DATA STORE Digunakan

untuk

menggambarkan

suatu

menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

tempat

14

DAFTAR GAMBAR

Halaman 1. Gambar III.1.Struktur Organisasi ............................................................... 2. Gambar III.2.Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................... 3. Gambar III.3.Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................. 4. Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan ........................................... 5. Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan ......................................... 6. Gambar IV.2.Diagram Nol Sistem Usulan ................................................ 7. Gambar IV.3.Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan....................................... 8. Gambar IV.4.Bentuk Tidak Normal(Unnormalized Form) ....................... 9. Gambar IV.5.Bentuk Normal Kesatu(1NF/First Normal Form) ............... 10. Gambar IV.6.Bentuk Normal Kedua(2NF/Second Normal Form) ............ 11. Gambar IV.7.Bentuk Normal Ketiga(3NF/Third Normal Form)............... 12. Gambar IV.9.Diagram HIPO .....................................................................

29 33 34 35 57 58 59 78 79 80 81 97

15

DAFTAR TABEL

Halaman 1. Tabel II.1.Notasi Tipe Data ........................................................................ 2. Tabel II.2.Notasi Struktur Data .................................................................. 3. Tabel IV.1.Spesifikasi File Customer ........................................................ 4. Tabel IV.2.SpesifikasiFile User ................................................................. 5. Tabel IV.3.Spesifikasi File Pesanan........................................................... 6. Tabel IV.4.SpesifikasiFileStok .................................................................. 7. Tabel IV.5.Spesifikasi FilePO.................................................................... 8. Tabel IV.6.Spesifikasi File Jurnal .............................................................. 9. Tabel IV.7.Spesifikasi FilePembayaran ..................................................... 10. Tabel IV.8.Spesifikasi File Perkiraan ........................................................ 11. Tabel IV.9.Spesifikasi File SJ .................................................................... 12. Tabel IV.10. Jadwal Implementasi.............................................................

20 21 82 83 84 85 86 87 88 89 89 110

16

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman A.1. KartuTanda Penduduk………. ................................................................. A.2. Kartu Keluarga ......................................................................................... A.3.Purchase Order............................................................................... ........... A.4.Data Stok....................................................................................... ............ B.1. Kwitansi Pembayaran ............................................................................... B.2. LaporanPenjualan ..................................................................................... B.3.Surat Jalan..................................................................................... ............ B.4.Surat Pesanan................................................................................ ............ B.5.FPPI............................................................................................... ............ C.1.Kartu Tanda Penduduk................................................................... ........... C.2.Kartu Keluarga............................................................................... ........... C.3. Form Data Stok ........................................................................................ C.4. Form Data PO ........................................................................................... D.1. Form Data Pesanan................................................................................... D.2. Form Data FPPI........................................................................................ D.3.Form Data SJ ............................................................................................. D.4. Form Data KW ......................................................................................... D.5. Form Data LP ........................................................................................... D.6. Form Data LK............................................................................... ........... E.1. Menu Login .............................................................................................. E.2. Menu Utama ............................................................................................. E.3. Menu Master.................................................................................. ........... E.4.MenuUser .................................................................................................. E.5. Menu Data Customer ................................................................................ E.6. MenuData Perkiraan ................................................................................. E.7. Menu Transaksi............................................................................. ........... E.8. Menu Data Pesanan .................................................................................. E.9.MenuData PO ............................................................................................ E.10. Menu Data Pembayaran .......................................................................... E.11. Menu Data SJ .......................................................................................... E.12.Menu Data Stok ....................................................................................... E.13.Menu Data Jurnal..................................................................................... E.14.Menu Data LP............................................................................... ........... E.15.Menu Data Backup........................................................................ ..........

116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149

17

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Umum Penjualan kredit merupakan salah satu unsur penting dalam operasional

sebuah perusahaan, maka perusahaan harus bisa memberi pelayanan terbaik dan harus memiliki SDM ( Sumber Daya manusia ) yang terampil dan teknologi yang digunakan harus sesuai dengan zamannya. Salah satu teknologi yang memberi kemudahan dalam kegiatan penjualan dan pengolahan data adalah menggunakan komputer. Setelah penulis mengadakan riset di PD Budi Motor, penulis menyadari bahwa sistem penjualannya masih bersifat manual. Mulai dari pemesanan barang, pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi, sampai dengan pembuatan laporan. Masalah yang timbul dari sistem berjalan yang ada di PD Budi Motor adalah lambat dalam membuat kwitansi pembayaran karena masih di tulis tangan dan proses laporan penjualan masih berbentuk print excel, dengan begitu banyak waktu yang dikeluarkan untuk membuat laporan. Dalam pencatatan buku stok juga masih dalam tulis tangan maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan barang keluar. Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan operasional perusahaannya.

18

Pencatatan penjualan sepeda motor honda di PD Budi Motor ini masih bersifat manual, maka sudah seharusnya perusahaan tersebut memperhatikan keakuratan laporan dengan cepat dan akurat.

Judul penulisan tugas akhir yang

penulis ambil adalah sebagai berikut “PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA”

1.2.

Maksud dan Tujuan Penulisan Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

1.

Untuk mengetahui penjualan kredit pada PD Budi Motor dan mempelajari kelemahan sistem berjalan.

2.

Mencari solusi terhadap permasalahan sistem berjalan penjualan kredit pada PD Budi Motor.

3.

Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama belajar di Akademi Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat

kelulusan pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI). 1.3.

Metode Penelitian Untuk memperoleh data-data guna tersusunnya Tugas Akhir ini maka

penulis menggunakan cara untuk mengumpulkan data dengan beberapa metode yaitu:

19

1.

Metode Observasi Data dikumpulkan langsung dengan cara melakukan pengamatan langsung di PD Budi Motor yang berlokasi di Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C pada objek yang diteliti agar penulisan tugas akhir ini mudah terlaksana.

2.

Metode Wawancara Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai langsung atau tanya jawab kepada narasumber yaitu Ibu Endang selaku sales counter apabila ada sesuatu yang tidak dimengerti yang dilakukan dengan sistematis dan berdasarkan tujuan penelitian. Cara ini dimaksudkan untuk kemudahan mendapatkan data.

3.

Metode Kepustakaan Pengumpulan data dilakukan dengan melihat dan mengambil data-data yang terdapat dalam buku-buku atau literatur yang berkaitan.

1.4.

Ruang Lingkup Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mengambil masalah mengenai

Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor. Dalam hal ini penulis membahas masalah pada proses penjualan kredit yang didalamnya menyangkut proses pemesanan barang, proses pengajuan perjanjian kredit, proses pembayaran uang muka, proses pengiriman barang, proses pembuatan laporan penjualan perbulan.

20

1.5.

Sistematika Penulisan Penyusunan Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab, dimana

pembagian ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pemikiran dan pemahaman isi dari Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis akan menguraikan secara garis besar tentang bab-bab yang akan dibahas, yaitu sebagai berikut : BAB I

PENDAHULUAN Di dalam bab ini di kemukakan mengenai pokok bahasan, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, dan sistematika yang digunakan dalam mengumpulkan data dalam menyusun laporan ini.

BAB II

LANDASAN TEORI Bab ini akan menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang lingkup penyusunan laporan ini dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan (tool system).

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN Bab ini membahas secara secara umum dan singkat tentang profil perusahaan, analisa sistem berjalan, struktur dan fungsi organisasi, prosedur sistem yang sedang berjalan, diagram alir, dan sistem akuntansi berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan dan alternative pemecahan masalah pada perusahaan tersebut.

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN Dalam bab ini membahas tentang sistem usulan secara umum, prosedur sistem yang diusulkan, diagram alir data sistem akuntansi usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan

21

sistem usulan yang didalamnya terdapat dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi, spesifikasi file, spesifikasi program, sistem komputer yang dibutuhkan serta memberikan jadwal implementasi. BAB V

PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan yang diambil penulis dalam pembuatan Tugas Akhir ini beserta saran-saran yang diberikan untuk penjualan sepeda motor honda secara kredit pada PD Budi Motor.

22

BAB II LANDASAN TEORI

2.1.

Konsep Dasar Sistem Sistem pada dasarnya banyak memberikan manfaat dalam mengambil

keputusan, serta memahami lingkungan yang saling berhubungan satu sama lain dan bersama-sama berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada elemen. Yang menekankan pada prosedur sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan yang menekankan pada elemen, sistem adalah kumpulan dari elemenelemen yang berinteraktif mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1.

Pengertian Sistem Sistem didefinisikan bahwa sistem adalah kumpulan yang terdiri dari unsur

manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau lainnya yang terorganisasi dari unsurunsur tersebut, disamping berhubungan satu sama lainnya, juga berhubungan dengan lingkungan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Berikut ini beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli antara lain:

23

Menurut Sutabri (2004a:3) ”Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”. Menurut Narko (2004:1) “Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan tertentu”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan mempunyai fungsi dan tujuan.

2.1.2.

Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem adalah sebagai berikut: 1.

Komponen Sistem (components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu sub-sistem atau bagian dari sistem.

2.

Batasan Sistem (boundary) Batasan sistem merupakan batasan suatu sistem dengan suatu sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

24

3.

Lingkungan Luar Sistem (environment) Merupakan bentuk apapun yang ada di luar sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Dimana lingkungan luar sistem ini bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4.

Penghubung Sistem (interface) Adalah sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya.

5.

Masukan Sistem (input) Adalah energi yang dimasukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6.

Keluaran Sistem (output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7.

Pengolah Sistem (process) Merupakan suatu sistem yang dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi, sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8.

Sasaran Sistem (Objective) Sasaran sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi). Sasaran sangat

25

menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang diharapkan. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3.

Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang di antaranya

adalah sebagai berikut: 1.

Sistem Abstrak (abstrak system) dan Sistem Fisik (physic system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teknologi yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antar manusia dengan tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem penjualan, sistem produksi dan sebagainya.

2.

Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made system) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang dan malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

26

3.

Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic system) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat, misalnya sistem komputer contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat, misalnya ramalan cuaca.

4.

Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.1.4.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1.

Definisi Sistem Informasi Didefinisikan oleh Puspitawati (2011:14) bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari, bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihakpihak tertentudengan laporan-laporan yang di perlukan. Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen didalam mengambil

keputusan dan merupakan proses lanjut dari data yang memiliki nilai tambah. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (informasi system) atau disebut juga dengan processing system atau information generating systems.

27

2.

Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan (building block) yang masing-masing blok terdiri dari: a. Blok Masukan (Input Block) Data yang masuk kedalam sistem informasi termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang dapat berupa dokumen dasar. b. Blok Model (Model Block) Blok ini berupa kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakainya atau bagi semua tingkatan manajemen. d. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh. e. Blok Basis Data (Database Block) Database block merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

28

f. Blok Kendali (Control Block) Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan bila terlanjur terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

2.1.5.

Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi

didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen, dan merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi. Menurut George M.Scott dalam Jogiyanto ( 2005a:14 ) mengemukakan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah “kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi”.

2.1.6.

Sistem Informasi Akuntansi Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan,

perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi. Didefinisikan oleh Kadir (2003:97) “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem informasi yang menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi

29

akuntansi (departemen/bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan”.

2.1.7.

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada setiap perusahaan pada umumnya menerapkan akuntansi sebagai

bahasa bisnis yang dapat dijadikan alat komunikasi, salah satu sub bagian dari sistem akuntansi adalah penjualan. Menurut Mulyadi ( 2008:210 ) „Sistem Penjualan Kredit adalah Penjualan kredit di laksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang di terima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut”. 1. Fungsi Penjualan Penjualan merupakan salah satu cara yang dimilki perusahaan, untuk mendapatkan penerimaan kas. Adapun fungsi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a.

Memperlancar stabilitas operasional perusahaan.

b.

Memberikan pelayanan kepada customer untuk dapat memenuhi atau memberikan jaminan tetap akan tersedianya barang tersebut.

c.

Untuk mendapatkan laba bersih atas hasil penjualan tersebut.

2. Macam-macam bentuk penjualan : a.

Penjualan Tunai Adalah penjualan yang dilakukan secara tunai.

30

b.

Penjualan Kredit Adalah penjualan yang dilakukan secara kredit atau tidak langsung dibayarkan secara tunai, biasanya dalam penjualan ini terdapat syarat-syarat yang harus disepakati.

c.

Penjualan Konsinyasi Adalah suatu bentuk perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan memberikan komisi tertentu.

2.1.8.

Jurnal Penjualan Menurut Mega (2006:109) mendefinisikan bahwa “Jurnal adalah catatan

harian yang dibuat oleh perusahaan untuk mencatat transaksi keuangan yang terjadi secara kronologis dengan berpedoman pada mekanisme debit dan kredit”. Jurnal penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1.

Jurnal pada saat penjualan barang secara kredit Penjualan

xxx

Piutang

xxx

Contoh : Penjualan

Rp 1.000.000

Piutang 2.

Rp 1.000.000

Jurnal pada saat terjadi retur penjualan secara kredit Retur Penjualan Pendapatan penjualan

xxx xxx

31

Contoh : Retur Penjualan

Rp 250.000

Pendapatan Penjualan

3.

Rp 250.000

Jurnal pada saat terjadinya potongan penjualan Piutang

xxx

Potongan Penjualan

xxx

Penjualan

xxx

Contoh : Piutang

2.2.

Rp 800.000

Potongan Penjualan

Rp 200.000

Penjualan

Rp 1.000.000

Peralatan Pendukung (Tools System) Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat

mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan secara tepat arti fisiknya.

2.2.1.

Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Menurut Jogiyanto ( 2005b:700 ) “Diagram alir data adalah diagram yang

menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem”. Diagram

32

ini menggambarkan data yang ditransformasikan menjadi keluaran melalui serangkaian fungsi-fungsi dan tidak membuat asumsi tentang bagaimana proses akan dilakukan. Diagram ini disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. 1.

Kesatuan Luar (Eksternal Entity) Kesatuan lingkungan luar yang berupa orang, organisasi suatu sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau output dari sistem. Bentuknya adalah sebuah kotak persegi.

2.

Arus Data (Data Flow) Simbol ini menunjukan arus data yang berupa masukan sistem atau hasil proses sistem. Bentuknya adalah anak panah.

3.

Proses (Processing) Untuk menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masukan, keluaran atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan transaksi masukan ke dalam keluaran. Bentuknya adalah lingkaran.

4.

Simpanan Data (Data Store) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. Digambarkan dengan dua garis sejajar salah satu sisi samping terbuka. Aturan main dalam DAD yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram

alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut : 1.

Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity yang satu dengan external entity yang lainnya secara langsung.

33

2.

Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

3.

Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

4.

Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar. Tahapan-tahapan di dalam DAD adalah

1.

Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

2.

Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.

3.

Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

2.2.2.

Kamus Data (Data Dictionary) Menurut Jogiyanto ( 2005c:725 ) “Kamus data adalah katalog fakta tentang

data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informas”i. Kamus data digunakan pada tahap analisis sistem maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem

34

dengan pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem, sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan, dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD (Diagram Alir Data). Isi dari kamus data adalah sebagai berikut : 1.

Nama Arus Data Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu pada diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2.

Alias Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

3.

Bentuk Data Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar suatu proses, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan. Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: a. Dokumen dasar atau formulir b. Dokumen hasil cetakan computer c. Laporan tercetak d. Tampilan layar monitor

35

e. Variabel f. Parameter g. Field 4.

Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data pada diagram alir.

5.

Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari elemen-elemen data.

6.

Volume Volume yang dicatat adalah tentang volume rata-rata yang menunjukkan banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volume puncak yang

menunjukan

volume

terbanyak.

Volume

ini

digunakan

untuk

mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah input, alat proses dan alat output. 7.

Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporanlaporan harus dihasilkan.

36

8.

Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

Notasi dalam kamus data ada dua macam, yaitu : 1.

Notasi Tipe Data Notasi tipe data ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output struktur data.

Tabel II.1. Notasi Tipe Data NOTASI KETERANGAN X Setiap karakter 9 Angka Numeric A Karakter Alphabet Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan . Koma, sebagai pemisah pecahan , Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi / Sumber : Sutabri (2004b:172)

2.

Notasi Struktur Data Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

37

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi

Keterangan

=

Terdiri dari

+

And (dan)

()

Pilihan (Ya atau Tidak)

{}

Iterasi atau pengulangan proses

[]

Pilih salah satu pilihan

I

Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

*

Keterangan atau catatan

@

Petunjuk (key field)

Sumber : Sutabri (2004c:172)

2.2.3.

Normalisasi Menurut Jogiyanto ( 2005d:403 ) “Normalisasi adalah suatu file yang terdiri

dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu di organisasikan kembali”. Macam-macam fungsi kunci (key function) : 1. Kunci Kandidat (candidate key) Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang mengindetifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas. 2. Kunci Primer (primary key) Kunci primer adalah satu set atau minimal suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

38

3. Kunci Alternatif (alternative key) Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. 4. Kunci Tamu (foreign key) Kunci tamu adalah satu atribut yang dapat

melengkapi satu hubungan

(relationship) yang menunjukan induknya. Jenis – Jenia Kunci 1. Super Key Super key adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi secar unik sebuah entitas dalam entitas set. 2. Candidat Key Adalah satu atribut atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik satu kejadian spesifik dari suatu entity. 3. Primary Key Adalah satu atribut minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity. 4. Alternatif Key Adalah kandidat yang tidak dipakai primary key. Dimana kerap kali kunci alternative dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan. 5. Foreign Key Adalah satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi suatu relationship (hubungan) yang menunjukan ke induknya. Jenis – Jenis Relasi : 1. One to One :

Satu data berbanding dengan satu data

39

2. One to Many :

Satu data berbanding dengan banyak.

3. Many to Many :

Banyak data berhubungan dengan banyak data.

Tahapan-tahapan dalam Normalisasi 1. Bentuk Tidak Normal (unnormalized form) Kumpulan data yang direkam, tidak akan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atau First Normal Form) Setiap data dibentuk dalam flat file (file dasar atau rata), field berupa “automatic value”, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multi value). 3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci yang harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan transit. Dengan kata lain setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. 5. Boyce Code Normal Form (BNCF) Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.

40

2.2.4.

Pengkodean Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena dengan

kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu kerangka (frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi sebelumnya dibuat. Biasanya dalam proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah sebagai berikut 1. Mengklasifikasikan data. 2. Memasukan data kedalam komputer. 3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan. Dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain: 1. Harus mudah diingat Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. 2. Harus Unik Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar. 3. Harus Fleksibel Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

41

4. Harus Efisien Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di luar komputer. 5. Harus Konsisten Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. 6. Harus Distandarisasi Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan. 7. Spasi Dihindari Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan di dalam menggunakannya. 8. Hindari Karakter Yang Mirip Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan di dalam kode. 9. Panjang Kode Harus Sama Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2.2.5.

HIPO Menurut Jogiyanto (2005e:787) “HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-

Output) merupakan metodologi yang di kembangkan dan di dukung oleh IBM”. HIPO sebenarmya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO juga banyak di gunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus

42

pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem di gambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO dapat di gunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut ini. 1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus di selesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang di gunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut. 3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus di gunakan dan output yang harus di hasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO. 4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.

43

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.

Umum PD Budi Motor adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang

penjualan sepeda motor honda. Memasuki era perdagangan bebas yang sangat kompetitif, menjadi harapan baru untuk membuka peluang bisnis dalam bidang penjualan motor yang kian membanjiri pasar. Walau usaha dagang tersebut masih berskala lokal, PD Budi Motor telah mampu bersaing dengan dealer-dealer lain, dengan menjual barang berkualitas tinggi. Tetapi sistem penjualannya masih bersifat manual, dari mulai pemesanan barang, pembuatan kwitansi sampai dengan pembuatan laporan penjualan. Untuk itu dibutuhkannya komputerisasi yang dapat mempercepat proses pengolahan data sehingga menghasilkan data yang akurat dan cepat. Analisa sistem berjalan bertujuan untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada organisasi dan sebagai acuan untuk penyusunan rancangan sistem yang akan diusulkan. Kegiatan yang dilakukan pada analisa sistem berjalan adalah sebagai berikut: 1.

Kegiatan mengumpulkan data awal dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan.

2.

Kegiatan menyusun dan mengklasifikasi data awal.

3.

Kegiatan menginterprestasikan serta mengevaluasikan data awal.

44

3.2.

Tinjauan Perusahaan PD Budi Motor adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan

sepeda motor honda. Adapun latar belakang dari ruang lingkup kegiatan perusahaan, penulis akan menguraikan dibawah ini.

3.2.1.

Sejarah Perusahaan PD Budi Motor merupakan jenis usaha yang bergerak dalam bidang

penjualan, yang telah memiliki satu cabang toko di wilayah Jakarta. Berdiri sejak Juni 1971 yang didirikan oleh Ibu Ho Lian Hoa sebagai pemilik toko sekaligus pendiri dengan nomor SIUP 02085-03/PK/1.824.271. Asal pendiriannya berawal dengan dibukanya satu toko di kawasan Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 b/c Tambora Jakarta Barat yang menjual sepeda motor, tetapi hari demi hari di karenakan omset yang di dapat melebihi target perbulannya, dan sesuai kebutuhan pasar maka pemilik memutarkan uangnya untuk memperluas usahanya dengan membuka cabang baru yang berkawasan di Jl.Kamal Raya No.3 Tegal Alur Jakarta Barat. Dari hal tersebut diatas timbul banyak masalah dalam hal pencatatan, dikarenakan segala pencatatan dari mulai penjualan sampai laporan masih manual.

3.2.2.

Struktur Organisasi dan Fungsi Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada

kerjasama yang baik antara fungsi dan para karyawan dengan atasan. Maka dari itu

45

diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan agar bisa lebih efisien. Adapun struktur organisasi di PD Budi Motor adalah sebagai berikut:

Pimpinan

Manager

Bagian Gudang

Bagian Penjualan

Gambar III.1. Struktur Organisasi PD Budi Motor

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini penulis berusaha untuk menjelaskan fungsi dari organisasi PD Budi Motor (seperti terlihat pada gambar III.1.) secara garis besar adalah sebagai berikut : 1.

Pimpinan Bertugas sebagai pimpinan diperusahaan, menentukan langkah-langkah pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh perusahaan, menerima laporan dari seluruh bagian, mengatur setiap langkah yang akan dilakukan perusahaan.

46

2.

Manager Mengontrol setiap jalannya kegiatan yang berlangsung di dalam perusahaan, bertanggungjawab atas kelancaran pengelolahan dan pengendalian terhadap Sumber Daya Manusia di seluruh bagian perusahaan, mengurus setiap pelaksanaan kegiatan yang berlangsung untuk mencapai target kinerja sesuai tujuan perusahaan, memeriksa kembali laporan dari setiap bagian di dalam perusahaan, ikut dalam menentukan keputusan dan bertanggungjawab atas keputusan tersebut.

3.

Bagian Gudang Mencatat setiap keluar masuknya barang, memasukkan dan mengeluarkan barang sesuai dengan kegiatan yang berlangsung, bertanggungjawab atas barang-barang yang ada di gudang, mengirim barang pesanan customer.

4.

Bagian Penjualan Menjual barang ke customer, mencapai target penjualan perusahaan, bertanggungjawab atas setiap penjualan yang berlangsung.

3.3.

Prosedur Sistem Berjalan Suatu prosedur atau tahap-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu

kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai dengan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil dari PD Budi Motor, Jakarta yaitu sistem penjualan sepeda motor honda yang selama ini telah melewati beberapa proses.

47

Prosedur sistem akuntansi berjalan penjualan kredit secara umum pada PD Budi Motor dan proses penjualan barang yang dilakukan secara kredit adalah: 1.

Prosedur Pemesanan Barang Customer datang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK, KTP, kemudian customer memesan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek barang ke buku stok, jika barang yang dipesan ada, maka bagian penjualan membuatkan surat pesanan tiga rangkap, warna putih untuk bagian gudang, kuning untuk customer, merah untuk di arsipkan.

2.

Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit Bagian penjualan mengisi formulir permohonan pembiayaan individu dari data KK, KTP dan SP merah customer, lalu mengajukan proses kredit ke Federal International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar approve dengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan kebagian penjualan.

3.

Prosedur Pembayaran Uang Muka Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke bagian penjualan dan PO di arsip. Bagian penjualan membuatkan kwitansi rangkap dua, kwitansi warna putih di berikan ke customer dan kwitansi merah untuk di arsipkan.

4.

Prosedur Pengiriman Barang Berdasarkan SP (Surat Pesanan) yang di terima oleh bagian gudang, maka bagian gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang pesanan. Lalu surat jalan dan barang pesanan di cek berdasarkan data kwitansi merah

48

oleh bagian penjualan, setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di berikan ke customer , setelah di tandatangani oleh customer , surat jalan warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsipkan. 5.

Proses pembuatan Laporan Bagian penjualan membuat laporan penjualan berdasarkan data surat jalan putih dan data kwitansi merah, setelah data lengkap maka bagian penjualan membuat laporan penjualan bulanan untuk di serahkan kepada manager.

3.4.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Diagram alir data sistem bejalan dari beberapa diagram yang masing-masing

menggambarkan tingkatan proses dalam sistem yang digambarkan antara lain, diagram konteks yang menggambarkan sistem secara umum dari seluruh sistem yang ada, diagram nol menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks dan penjabarannya lebih terperinci dan yang terakhir diagram detail yang menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada dalam diagram nol. Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan, sebagai berikut :

49

KK,KTP

Customer SP (kuning), KW (putih),SJ

SJ

SP (putih)

Gudang

Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit pada PD Budi Motor

FPPI

FIF

LP PO

Manager

Gambar III.2. Diagram Kontek Sistem Berjalan

Keterangan -

KK KTP SP FPPI PO KW SJ LP

: Kartu Keluargaa : Kartu Tanda Penduduk : Surat Pesanan : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu : Purchase Order : Kwitansi : Surat Jalan : Laporan Penjualan

50

1.0 Pemesanan Barang

KK,KTP

Customer SP (kuning)

SP (putih)

KK,KTP, SP (merah)

Arsip stok

Gudang

Arsip KK,KTP, SP (merah)

Data stok

Data KK,KTP, SP (merah)

FPPI

FIF

PO KW (putih)

2.0 Pengajuan Perjanjian Kredit

3.0 Pembayaran Uang Muka

PO

KW (merah) Data KW (merah)

SJ Acc. SJ (Putih) SJ

Arsip PO

Arsip KW (merah)

4.0 Pengiriman Barang

SJ (putih)

Acc. SJ (putih) Data SJ (putih)

Manager

LP

5.0 Pembuatan Laporan

Data KW (merah)

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

51

KK

Customer

KTP

1.1 Penyerahan KK

1.2 Penyerahan KTP

Arsip KK,KTP,SP(merah)

KK

KTP

SP (kuning)

SP (putih)

Gudang

1.3 Pembuatan SP

Data stok

Arsip Stok

SP (merah)

Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5.

Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data sistem berjalan adalah katalog data dan kebutuhan informasi

dari satu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis untuk mengindentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus data sistem berjalan

52

terdapat sebuah formulir masukan dan keluaran dengan berbagai tampilan. Pembentukan kamus data pada tahap analis dan perancangan.

3.5.1.

Kamus Data Dokumen Masukan 1. Nama Arus Data

: KTP

Alias

: Kartu Tanda Penduduk

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

: Customer – Proses 1.0 Proses 1.0 – Arsip KK,KTP,SP(merah)

Penjelasan

: Identitas Customer

Periode

: Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

: Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

Struktur Data Header

= Header + Isi + Footer = Nama_Provinsi + Nama_Kota Keterangan : Nama_Provinsi *Nama provinsi* Nama_Kota *Wilayah*

Isi

= 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+ Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+ Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan + Berlaku_Hingga }n Keterangan : Nik *16 digit bertipe string*

53

Nama *Nama customer* Tempat_Tanggal_Lahir *Tempat Tanggal Tahun* Jenis_Kelamin *Jenis kelamin* Alamat *Alamat tinggal* Agama *Kepercayaan* Status_Perkawinan *Status perkawinan* Pekerjaan *Pekerjaan* Kewarganegaraan *Bangsa* Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk* Footer

=

Tanda_Tangan_Pemegang Keterangan : Tanda_Tangan_Pemegang

*Tanda

pemilik* 2. Nama Arus Data

:

KK

Alias

:

Kartu Keluarga

Bentuk Data

:

Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

:

Customer – Proses 1.0 Proses 1.0 – Arsip KK,KTP,SP(merah)

Penjelasan

:

Identitas Custome

Periode

:

Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

:

Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

Struktur Data

:

Header + Isi + Footer

tangan

54

Header

=

No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat Keterangan : No *No identisas kartu keluarga* Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang bertanggung jawab* Alamat *Alamat tempat tinggal*

Isi

=

1{Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin + Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan + Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan + Status_Hubungan_dalam_Keluarga + Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10 Keterangan : Nama_Lengkap * Nama customer dan keluarga* NIK *16 digit bertipe string* Jenis_Kelamin *Jenis kelamin* Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun* Agama *Kepercayaan* Pendidikan *Status pendidikan* Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan* Status_Pernikahan *Status perkawinan* Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status kekeluargaan*

55

Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau tidak* Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung* Footer

=

Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan Keterangan : Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat* Tanda_Tangan

*Tanda

tangan

camat,kepala

keluarga dan RT setempat* 3. Nama Arus Data

:

PO

Alias

:

Purchase Order

Bentuk Data


Arus Data

:

FIF – Proses 3.0 Proses 3.0 – Arsip PO

Penjelasan

:

Bukti approve data customer

Periode

:

Setiap terjadi permintaan barang

Volume

:

1 lembar

Struktur Data

:


Header

= Judul Keterangan : Judul *Persetujuan pembiayaan*

Isi

= 1 {Tanggal + Nomor + Perihal + Kepada_yth + Nama + Alamat + Merk + Harga + Uang_Muka + Angsuran + TOP } n

56

Keterangan : Tanggal*Tanggal PO dibuat* Nomor *Nomor PO* Perihal *Nomor aplikasi customer* Kepada_Yth *Ditujukan untuk dealer* Nama *Nama Permohonan Kredit* Alamat *Alamat tempat tinggal* Merk *Type motor* Harga *Harga On The Road* Uang_Muka *Tanda jadi customer* Angsuran *Jumlah angsuran* TOP *Jangka waktu masa kredit* Footer

=

Tanda_Tangan Keterangan : Tanda_Tangan

*Tanda

tangan

persetujuan

pembiayaan* 4. Nama Arus Data

:

Data Stok

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen Manual

Arus Data

: Arsip stok – Proses 1.0

Penjelasan

: Dokumen yang di gunakan untuk melihat stok barang

Periode

:


57

Volume

:

1 Buku

Struktur Data

:


Header

= Bulan_Tanggal Keterangan : Bulan_Tanggal *Bulan dan tanggal stok barang*

Isi

= 1 { No_Rangka + No_Mesin + Warna + Merk_Motor + Tanggal_jual + Nama_Customer + Alamat} 25 Keterangan : No_Rangka *Nomor rangka motor* No_Mesin *Nomor mesin motor* Warna *Warna motor* Merk_Motor *Type motor* Tanggal_jual *Tanggal barang yang terjual* Nama_Customer *Nama pembeli motor* Alamat *Alamat pembeli motor*

Footer

=

Halaman Keterangan : Halaman *Halaman buku*

3.5.2.

Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Nama Arus Data Alias

:

Kw Pembayaran

:

Kwitansi Pembayaran

58

Bentuk Data

:

Dokumen Cetak Manual

Arus Data

:

Proses 3.0 – Customer Proses 3.0 – Arsip KW(merah)

Penjelasan

:

Dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran sepeda motor honda

Periode

:

Setiap terjadi penjualan sepeda motor

Volume

:

Rangkap 2

Struktur Data

:


Header

=

Identitas_Counter Keterangan : Identitas_Counter = *Nama_counter + Alamat + Telepon*

Isi

= 1 {Sudah_diterima_dari + Banyaknya_Uang + Untuk_Pembayaran } n Keterangan : Sudah_diterima_dari *Nama customer* Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar* Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*

Footer

= Tanggal + Tanda_Tangan Keterangan : Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pembayaran* Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*

2. Nama Arus Data

:

LP

59

Alias

:

Laporan Penjualan

Bentuk Data

:

Dokumen Cetak Komputer

Arus Data

:

Proses 5.0 – Manager

Penjelasan

:

Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual

Periode

:

Setiap bulan

Volume

:

Perlembar untuk masing-masing bagian

Struktur Data

:


Header

=

Identitas_Counter + Tanggal Keterangan : Identitas_Counter *Nama counter + alamat + No_Telp* Tanggal *Tanggal pembuatan laporan*

Isi

= 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat }n Keterangan : No *Nomor penjualan* No_Mesin *No mesin motor* No_Rangka *No rangka motor* Telp *Telp customer* Alamat *Alamat customer*

Footer

= Dibuat_Oleh + Mengetahui Keterangan :

60

Dibuat_Oleh

*Nama

dan

tanda

tangan

bagian penjualan* Mengetahui

*Nama

dan

tanda

tangan

manager* 3. Nama Arus Data :

SJ

Alias

:

Surat Jalan

Bentuk Data

:


Arus Data

:

Gudang – Proses 4.0 Proses 4.0 – Customer Proses 4.0 – Arsip SJ(putih)

Penjelasan

: Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim

Periode

:

Setiap terjadi pengiriman barang

Volume

:

Rangkap 2

Struktur Data

:


Header

= Identitas_Counter + Tanggal + Kepada Keterangan

:

Identitas_Counter

*Nama

+

Alamat_Counter

+ No_Telepon* Tanggal *Tanggal pengiriman barang* Kepada *Nama dan alamat customer* Isi

=

1 {Banyaknya + Type + Tahun + Warna + No_Rangka + No_mesin } 4

61

Keterangan : Banyaknya *Jumlah barang di ambil* Type *Merk motor* Tahun *Tahun pembuatan barang* Warna *Warna barang yang di pesan* No_Rangka *No rangka motor* No_Mesin *No mesin motor* Footer

= Hormat_Kami + Tanda_Terima Keterangan : Hormat_Kami

*Nama

dan

tanda

tangan

tanda

tangan

bagian gudang* Tanda_Terima

*Nama

dan

customer* 4. Nama Arus Data

:

SP

Alias

:

Surat Pesanan

Bentuk Data

:


Arus Data

:

Proses 1.0 – Customer Proses 1.0 – Gudang Proses 1.0 – Arsip KK,KTP,SP(merah)

Penjelasan

:

Bukti pemesanan barang

Periode

:


Volume

:

Rangkap 3

Struktur Data

:


62

Header

=

Tanggal Keterangan : Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pemesanan*

Isi

=

1 {Nama + Alamat + No_Telp + Merk + Uang_Muka + Angsuran + TOP } n Keterangan : Nama *Nama customer* Alamat *Alamat tempat tinggal* No_Telp *No telp customer* Merk *Type motor yang dipesan customer* Uang_Muka *Tanda jadi customer* Angsuran *Jumlah angsuran* TOP *Jangka waktu masa kredit*

Footer

= Tanda_Tangan Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*

5. Nama Arus Data

: FPPI

Alias

:

Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

Bentuk Data

:


Arus Data

:

Proses 2.0 – FIF

Penjelasan

:

Untuk proses pengajuan kredit

Periode

:

Setiap terjadi pemesanan barang

Volume

:

1 Lembar

63

Struktur Data Header

:


= Identitas_perusahaan Keterangan : Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

Isi

= 1 {Nama + alamat + no_telp + no_ktp + data_perusahaan + penghasilan + pengeluaran + data_keluarga + harga_barang + merk_motor + uang_muka + angsuran + top } n Keterangan : Nama *Nama customer* Alamat *Alamat tempat tinggal* No_Telp *No telp customer* No_ktp *no kartu penduduk* Data_perusahaan *nama perusahaan dan alamat* Penghasilan *penghasilan_customer* Pengeluaran *pengeluaran customer* Data_keluarga *nama alamat dan telp keluarga* Harga_barang *harga motor* Merk_motor *type motor* Uang_Muka *Tanda jadi customer* Angsuran *Jumlah angsuran* TOP *Jangka waktu masa kredit*

64

Footer

= Tanda_Tangan_pemohon + tanda_tangan_counter_sales Keterangan : Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan customer* Tanda_tangan_counter_sales *tanda tangan bagian penjualan*

3.6.

Spesifikasi Sistem Berjalan Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk

pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem berjalan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:

3.6.1.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari

lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumendokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Spesifikasi Dokumen Masukan a. Kartu Tanda Penduduk Nama dokumen


Fungsinya

: Syarat Pemesanan Barang

Sumber

: Customer

65

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi


Bentuk

: Lihat Lampiran A.1.

b. Kartu Keluarga Nama dokumen : Kartu Keluarga Fungsinya


Sumber

: Customer

Tujuan

: Bagian Penjualan

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi


Bentuk


c. Purchase Order Nama dokumen : Purchase Order Fungsinya

: Tanda approve data customer

Sumber

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi


Bentuk


66

d. Data Stok Nama dokumen : Data stok

3.6.2.

Fungsinya

: Untuk mengetahui stok barang

Sumber

: Buku stok barang

Jumlah

: Satu buku

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan

Bentuk


Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa

dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Spesifikasi Dokumen Keluaran a. Kwitansi Pembayaran Nama dokumen

: Kwitansi Pembayaran

Fungsi

: Sebagai bukti pembayaran motor

Sumber

: Bagian Penjualan

Tujuan

: Customer, arsip toko

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

67

Frekuensi

: Setiap ada transaksi penjualan

Bentuk

: Lihat lampiran B.1.

b. Laporan Penjualan Nama dokumen

: Laporan Penjualan

Fungsi

: Untuk mengetahui penjualan motor di counter

Sumber

: Arsip kwitansi dan surat jalan

Tujuan

: Manager

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi Closing counter perbulan

Bentuk


c. Surat Jalan Nama dokumen : Surat Jalan Fungsi

: Untuk pengiriman motor

Sumber

: Bagian Gudang

Tujuan

: customer

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi permintaan barang

Bentuk


d. Surat Pesanan Nama dokumen

: Surat Pesanan

68

Fungsi

: Untuk bukti pemesanan

Sumber

: Bagian penjualan

Tujuan

: Customer, gudang dan arsip

Jumlah

: Tiga lembar

Media

: Kertas

Frekuensi


Bentuk


e. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

3.7.

Nama dokumen

: FPPI

Fungsi

: Untuk bukti pengajuan kredit

Sumber

: Bagian penjualan

Tujuan

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi


Bentuk


Permasalahan Dari hasil analisa dan pengamatan pada PD Budi Motor maka penulis dapat

mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem penjualan yang sedang berjalan, antara lain: 1.

Proses pembayarannya lambat, karena kwitansi penjualan motor masih ditulis tangan oleh kasir.

69

2.

Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan karena kurangnya ketelitian.

3.

Dalam surat pesanan tidak adanya nomor pesanan sehingga menyulitkan bagian penjualan dalam melakukan pencarian data-data jika mengalami masalah dalam pengecekan dan kertas pesanan masih belum berbentuk form.

4.

Pencatatan dalam buku stok masih tulis tangan.

3.8.

Alternatif Pemecahan Masalah Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan

bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah terkomputerisasi pada PD Budi Motor dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi dengan baik. Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem penjualan kredit pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut : 1.

Kwitansi pembayaran seharusnya diketik komputer, agar lebih cepat dan akurat.

2.

Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip, karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.

Surat pesanan diganti dengan data pesanan, karena akan sangat memudahkan dalam melakukan transaksi saat customer melakukan order ke bagian penjualan. Dan bagian penjualan akan melakukan penginputan data customer

70

terlebih dahulu tanpa khawatir datanya hilang. Dan dalam surat pesanan juga dicantumkan nomor pesanan. 4.

Seharusnya pencatatan dalam buku stok harus berbentuk data stok, agar tidak terjadi kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk. Dalam pemecahan masalah diatas di PD Budi Motor, penulis berharap

kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam perhitungan, keterlambatan dalam pemesanan atau pembuatan laporan atau complain dari customer ke bagian penjualan.

71

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1.

Umum Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui

masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan mengenai prosedur sistem usulan, proses alir data, spesifikasi sistem, usulan yang berisikan dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi program, spesifikasi program komputer. Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat dalam menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan. Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada sekarang ini. Secara khusus rancangan sistem usulan digunakan untuk meningkatkan mutu kerja karyawan dan citra perusahaan menjadi lebih meningkat.

4.2.

Prosedur Sistem Usulan Sistem usulan yang penulis ajukan mungkin tidak terlalu berbeda jauh

dengan yang berjalan. Perbedaanya mungkin sedikit dan ditambah dengan adanya penggunaan komputer pada sistem yang baru, sehingga dalam penyimpanan data dan

72

pembuatan laporan lebih terkontrol. Prosedur sistem yang penulis coba usulkan terdiri dari beberapa proses antara lain sebagai berikut : 1.

Prosedur Pemesanan Barang Customerdatang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,KTP dan memesan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek barang berdasarkan file stok, jika barang yang di pesan ada maka bagian penjualan menginput file customer dan menginput file pesanan dua rangkap. Warna kuning untuk customer, putih untuk gudang dan KK,KTP di arsip.

2.

Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit Bagian penjualan mencetak formulir permohonan pembiayaan individu berdasarkan file pesanan lalu mengajukan proses kredit ke Federal International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar approvedengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan ke bagian penjualan.

3.

Prosedur Pembayaran Uang Muka Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan menginput kwitansi berdasarkan file pembayaran. Kwitansi warna putih untuk customer dan merah untuk diarsip. Bagian penjualan juga menginput file PO dan di arsip.

4.

Prosedur pengiriman Barang Berdasarkan data pesanan yang di terima bagian gudang, maka bagian gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang yang di pesan. Lalu surat jalan dan barang pesanan di cek oleh bagian penjualan berdasarkan

73

data pembayaran. Setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di berikan ke customer, setelah di tandatangani oleh customer, surat jalan warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsip dan menginput surat jalan. 5.

Prosedur Pembuatan Jurnal Pada proses ini bagian penjualan memposting data pembayaran ke dalam file perkiraan yang dilanjutkan dengan membuat jurnal berdasarkan data yang ada di file perkiraan.

6.

Prosedur Pembuatan Laporan Bagian penjualan membuat laporan penjualan perbulan dan laporan keuanganberdasarkan data pembayaran, data surat jalan dan data jurnal. Setelah lengkap maka bagian penjualan menyerahkan laporan penjualan perbulan dan laporan keuangan kepada manager.

4.3.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan KK,KTP

Customer

Data pesanan (kuning), KW (putih),SJ

SJ Data pesanan(putih)

Gudang

Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor

FIF

FPPI

LP, Laporan keuangan

Manager

PO

Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan

74

Data user

File user

KK,KTP

Customer

Data pesanan(kuning)

1.0 Pemesanan Barang

Data stok

File stok

KK

Arsip KK

FPPI

FIF

PO KW (putih)

File PO

Arsip PO

Data customer

File customer

Data pesanan(putih)

Data pesanan

File pesanan

KTP

Arsip KTP

2.0 Pengajuan Perjanjian Kredit

Data sp

3.0 Pembayaran Uang Muka

PO

Data sp

KW (merah)

Data PO

Gudang

Arsip KW (merah)

Data pembayaran

File pembayaran

Data pembayaran

SJ

4.0 Pengiriman Barang

Acc SJ (putih SJ

Arsip Acc SJ (putih)

SJ (putih)

Data SJ

File SJ

File perkiraan

Data perkiraan

5.0 Pembuatan Jurnal

Data SJ

Manager

Data pembayaran Data jurnal

File jurnal Data jurnal

LP , Laporan Keuangan

6.0 Pembuatan Laporan

Data pembayaran

GambarIV.2.Diagram Nol Sistem Usulan

75

1.1 Penyerahan KK

KK

Customer

KTP

1.2 Penyerahan KTP

Arsip KK,KTP

KTP

Data pesanan

Data pesanan (kuning)

File pesanan

Data pesanan (putih)

Gudang

KK

1.3 Pembuatan Data Pesanan

Data stok

File Stok

GambarIV.3.Diagram Detail Sistem Usulan

4.4.

Kamus Data Sistem Usulan Dibawah ini penulis akan menguraikan tentang kamus data yang mengalir

didalam DAD yang meliputi Notasi Tipe dan Struktur Data. 4.4.1.

Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Akuntansi Usulan 1. Nama Arus Data : KTP Alias


Bentuk Data


Arus Data

: Customer – Proses 1.0

76

Proses 1.0 – Arsip KTP Penjelasan

: Identitas Customer

Periode


Volume


Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

=

Nama_Provinsi + Nama_Kota Keterangan : Nama_Provinsi *Nama provinsi* Nama_Kota *Wilayah*

Isi

= 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+ Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+ Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan + Berlaku_Hingga }n Keterangan : Nik *16 digit bertipe string* Nama *Nama customer* Tempat_Tanggal_Lahir

*Tempat Tahun*

Jenis_Kelamin *Jenis kelamin* Alamat *Alamat tinggal* Agama *Kepercayaan* Status_Perkawinan *Status perkawinan* Pekerjaan *Pekerjaan*

Tanggal

77

Kewarganegaraan *Bangsa* Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk* Footer

=

Tanda_Tangan_Pemegang Keterangan : Tanda_Tangan_Pemegang*Tanda tangan pemilik*

2. Nama Arus Data : KK Alias

: Kartu Keluarga

Bentuk Data


Arus Data

: Customer – Proses 1.0 Proses 1.0 – Arsip KK

Penjelasan

: Identitas Custome

Periode


Volume


Struktur Data


Header

= No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat Keterangan : No *No identisas kartu keluarga* Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang bertanggung jawab* Alamat *Alamat tempat tinggal*

Isi

= 1 {Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin + Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan + Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan +

78

Status_Hubungan_dalam_Keluarga + Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10 Keterangan : Nama_Lengkap * Nama customer dan keluarga* NIK *16 digit bertipe string* Jenis_Kelamin *Jenis kelamin* Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun* Agama *Kepercayaan* Pendidikan *Status pendidikan* Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan* Status_Pernikahan *Status perkawinan* Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status kekeluargaan* Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau tidak* Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung* Footer

=

Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan Keterangan : Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat* Tanda_Tangan

*Tanda

tangan

camat,kepala

keluarga dan RT setempat* 3. Nama Arus Data : Data Stok Alias

: -

79

Bentuk Data

: Dokumen Manual

Arus Data

: File stok – Proses 1.0

Penjelasan

: Dokumen yang di gunakan untuk melihat barang

Periode


Volume

: 1 lembar

Struktur Data


Heade


Isi

= 1 { Kode_Stok + No_Rangka + No_Mesin + Merk_Motor + Warna + Stok + Harga_Motor} 25 Keterangan : Kode_Stok *Kode setiap unit* No_Rangka *Nomor rangka motor* No_Mesin *Nomor mesin motor* Merk_Motor *Type motor* Warna *Warna stok motor* Harga_Motor *Harga unit motor*

Footer

= Tanda_Tangan Keterangan : Tanda Tangan *Tanda tangan bagian gudang*

4. Nama Arus Data : PO Alias

: Purchase Order

80

Bentuk Data


Arus Data

: FIF – Proses 3.0 Proses 3.0 – arsip PO Proses 3.0 – File PO

Penjelasan

: Bukti approve data customer

Periode


Volume

: 1 lembar

Struktur Data


Header


Isi

= 1 {No_po + Tanggal + Nama + Alamat + Merk_Motor + Harga + Uang_Muka + Angsuran + TOP } n Keterangan : No_po *Nomor PO* Tanggal *Tanggal PO dibuat* Nama *Nama Permohonan Kredit* Alamat *Alamat tempat tinggal* Merk *Type motor* Harga *Harga On The Road* Uang_Muka *Tanda jadi customer* Angsuran *Jumlah angsuran*

81

TOP *Jangka waktu masa kredit* Footer

= Tanda_Tangan Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian FIF*

4.4.2.

Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Akuntansi Usulan 1. Nama Arus Data : Data Pesanan Alias

: Data Pesanan

Bentuk Data

: Dokumen Manual

Arus Data

: Proses 1.0 –File pesanan Proses 1.0 –Gudang Proses 1.0 -Customer

Penjelasan

: Buktipemesanan barang

Periode


Volume

: Rangkap 3

Struktur Data


Header


Isi

= 1 {No_pesanan + Tgl +Nama + Alamat + No_Tlp + Merk_Motor + Warna + Uang_Muka + Angsuran + TOP } n Keterangan :

82

No_pesanan *Nomor data pesanan* Tanggal *Tanggal terjadi pemesanan* Nama *Nama customer* Alamat *Alamat tempat tinggal* No_Tlp *No tlp customer* Merk_Motor *Type motor yang dipesan customer* Warna *Warna motor yang dipesan* Uang_Muka *Tanda jadi customer* Angsuran *Jumlah angsuran* TOP *Jangka waktu masa kredit* Footer

= Tanda_Tangan Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*

2. Nama Arus Data : FPPI Alias

: Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

Bentuk Data

: Dokumen Cetak Manual

Arus Data

: Proses 2.0 – FIF

Penjelasan

: Untuk proses pengajuan kredit

Periode


Volume

: 1 Lembar

Struktur Data


Header

= Identitas_perusahaan Keterangan :

83

Identitas_perusahaan *Nama perusahaan* Isi

= 1 {No_KTP + Nama + alamat + Jenis_Kelamin + Status + Pekerjaan + Gaji_Customer + Jumlah_Pengeluaran + No_KK + No } n Keterangan : No_KTP *Nomor kartu tanda penduduk* Nama *Nama customer* Alamat *Alamat tempat tinggal* Jenis_kelamin *Jenis kelamin customer* Status *Status perkawinan* Pekerjaan *Data pekerjaan* Gaji_customer *penghasilan_customer* Jumlah_Pengeluaran *pengeluaran customer* No_ktp *no kartu penduduk* No_Tlp *No telp customer*

Footer

= Tanda_Tangan_pemohon + tanda_tangan_counter_sales Keterangan : Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan customer* Tanda_tangan_counter_sales *tanda tangan bagian penjualan*

84

3. Nama Arus Data : SJ Alias

: Surat Jalan

Bentuk Data


Arus Data

: Gudang – Proses 4.0 Proses 4.0 –Customer Proses 4.0 – Arsip SJ(putih) Proseds 4.0 – File SJ

Penjelasan

: Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim

Periode

:Setiap terjadi pengiriman barang

Volume

: Rangkap 2

Struktur Data


Header


Isi

=

1 {No_SJ + Tgl + Nama + Alamat + Merk_Motor + No_Rangka + No_Mesin + Warna } n Keterangan : No_SJ *Nomor surat jalan* Tgl *Tanggal surat jalan dibuat* Nama *Nama customer* Alamat *Alamat customer* Merk_Motor *Type motor*

85

No_Rangka *No rangka motor* No_Mesin *No mesin motor* Warna *Warna unit yang dipesan* Footer

= Hormat_Kami + Tanda_Terima Keterangan : Hormat_Kami*Nama

dan

tanda

tangan

tanda

tangan

bagian gudang* Tanda_Terima*Nama

dan

customer* 4. Nama Arus Data : Kw Pembayaran Alias

: Kwitansi Pembayaran

Bentuk Data


Arus Data

: Proses 3.0 – Customer Proses 3.0 – Arsip KW(merah)

Penjelasan

: Dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran sepeda motor honda

Periode

: Setiap terjadi penjualan sepeda motor

Volume

: Rangkap 2

Struktur Data


Header


86

Isi

= 1{No_KW + Tanggal + Sudah_diterima_dari + Untuk_Pembayaran + Banyaknya_Uang } n Keterangan : No_KW *Nomor kwitansi* Tanggal *Tanggal kwitansi dibuat* Sudah_diterima_dari *Nama customer* Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar* Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*

Footer

= Tanda_Tangan Keterangan : Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*

5. Nama Arus Data : LP Alias

: Laporan Penjualan

Bentuk Data


Arus Data

: Proses 6.0 – Manager

Penjelasan

: Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual

Periode

: Setiap bulan

Volume

: Perlembar untuk masing-masing bagian

Struktur Data


Header


87

Isi

= 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat + Harga_Motor} n Keterangan : No *Nomor penjualan* No_Mesin *No mesin motor* No_Rangka *No rangka motor* Telp *Telp customer* Alamat *Alamat customer* Harga_Motor *Harga 1 unit motor*

Footer

= Dibuat_Oleh + Mengetahui Keterangan : Dibuat_Oleh*Nama

dan

tanda

bagian penjualan* 6. Nama Arus Data : LK Alias

: Laporan Keuangan

Bentuk Data


Arus Data

: Proses 6.0 – Manager

Penjelasan

: Untuk mengetahuidana pemasukan penjualan

Periode

: Setiap bulan

Volume

: Perlembar untuk masing-masing bagian

Struktur Data


Header

= Identitas_perusahaan Keterangan :

tangan

88

Identitas_perusahaan *Nama perusahaan* Isi

= 1 {No + Nama + No_tlp + Uang_muka + Harga_motor + Pencairan_FIF } n Keterangan : No *Nomor penjualan* Nama *Nama customer* No_Tlp *No tlp customer* Uang_Muka *Uang muka customer* Pencairan_FIF *Dana pencairan dari leasing*

Footer

= Dibuat_Oleh + Mengetahui Keterangan : Dibuat_Oleh *Nama dan tanda tangan bagian penjualan*

4.5.

Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan Dalam spesifikasi sistem usulan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk

pemrosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem usulan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah: 4.5.1.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari

lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu

89

proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumendokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut: a.

Spesifikasi Dokumen Masukan a. Kartu Tanda Penduduk Nama dokumen


Fungsinya


Sumber

: Customer

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi


Bentuk

: Lihat Lampiran C.1.

e. Kartu Keluarga Nama dokumen : Kartu Keluarga Fungsinya


Sumber

: Customer

Tujuan

: Bagian Penjualan

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi


Bentuk


f. Data Stok Nama dokumen : Data stok

90

Fungsinya

: Untuk mengetahui stok barang

Sumber

: Buku stok barang

Jumlah

: Satu buku

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi

: Setiap terjadi pemesanan

Bentuk


g. Purchase Order Nama dokumen : Purchase Order

4.5.2.

Fungsinya

: Tanda approve data customer

Sumber

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Tujuan

: Bagian Penjualan

Frekuensi


Bentuk


Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa

dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

91

1.

Spesifikasi Dokumen Keluaran a. Data Pesanan Nama dokumen : Data Pesanan Fungsi

: Untuk bukti pemesanan

Sumber

: KK dan KTP

Tujuan

: Bagian penjualan, gudang dan customer

Jumlah

: Tiga lembar

Media

: Kertas

Frekuensi


Bentuk

: Lihat lampiran D.1.

b. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu Nama dokumen : FPPI Fungsi

: Untuk bukti pengajuan kredit

Sumber

: Bagian penjualan

Tujuan

: FIF

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi


Bentuk


c. Surat Jalan Nama dokumen : Surat Jalan Fungsi

: Surat untuk pengiriman motor

Sumber

: Bagian Gudang

92

Tujuan

: customerdan arsip toko

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

Frekuensi


Bentuk


d. Kwitansi Pembayaran Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran Fungsi

: Sebagai bukti pembayaran motor

Sumber

: Bagian Penjualan

Tujuan

: Coustomer, arsip toko

Jumlah

: Dua lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap ada transaksi penjualan

Bentuk


e. Laporan Penjualan Nama dokumen : Laporan Penjualan Fungsi

: Untuk mengetahui penjualan motordi counter

Sumber

: Arsip kwitansi dan suratjalan

Tujuan

: Manager

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi Closing counterperbulan

Bentuk


93

f. Laporan Keuangan Nama dokumen : Laporan Keuangan Fungsi

: Untuk mengetahui dana pemasukan penjualan

Sumber

: Arsip kwitansi dan surat jalan

Tujuan

: Manager

Jumlah

: Satu lembar

Media

: Kertas

Frekuensi

: Setiap terjadi Closing counterperbulan

Bentuk

: Lihat lampiran D.6

94

4.5.3.

Normalisasi File

1.

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Kode_customer No_ktp Nama_customer Alamat Jenis_kelamin Status Pekerjaan Gaji_customer Jumlah_pengeluaran No_kk No_tlp No_pesanan Nama_customer Alamat No_telp Merk_motor Warna Uang_muka Angsuran Top No_po Tgl_po Nama_customer Alamat Harga_motor Uang_muka Angsuran Top Kode_stok No_rangka No_mesin Merk_motor Warna Stok Harga_motor No_kwitansi Tgl_kwitansi Nama_customer No-po No_sj Tgl_sj No_po No_kwitansi

95

Gambar IV.4 Normalisasi Bentuk Tidak Normal

2. Normalisasi Normal Kesatu (First Normalized Form/1NF)

Ket : * Candidate Key

Kode_customer* No_ktp Nama_customer Alamat Jenis_kelamin Status Pekerjaan Gaji_customer Jumlah_pengeluaran No_kk No_pesanan* No-telp Merk_motor Warna Uang_muka Angsuran Top Harga_motor No_po* Tgl_po Kode_stok* No_rangka No_mesin Stok No_kwitansi* Tgl_kwitansi No_sj* Tgl_sj

Gambar IV.5 Normalisasi Bentuk Normal Kesatu

96

3. Bentuk Normal Kedua (Second Normalized Form/2NF) File customer

File pesanan

Kode_customer* No_ktp Nama_customer Alamat Jenis-kelamin Status Pekerjaan Gaji_customer Jumlah pengeluaran No_kk No_tlp

No_pesanan* Uang_muka Angsuran top Kode_customer* Kode_stok* Kode_user**

File PO No_po* Tgl_po No_pesanan** Kode_user** File stok

File user Kode_user* Nama_user password File pembayaran

File jurnal No_jurnal* Tgl_jurnal Debet Kredit

No_kwitansi* Tgl-kwitansi No_po*

No_kwitansi** No_perkiraan**

File sj No_sj Tgl_sj

File perkiraan No_perkiraan** Nama_perkiraan

No_kwitansi** No_po**

Keterangan : * : Primary Key ** : Foreign Key : One to One : One to Many

Gambar IV.6 Normalisasi Bentuk Normal Kedua

Kode_stok* No_rangka No_mesin Merk_motor Warna Stok Harga_motor

97

4. Bentuk Normal Ketiga (Three Normalized Form/3NF) File customer Kode_customer* No_ktp Nama_customer Alamat Jenis-kelamin Status Pekerjaan Gaji_customer Jumlah_pengeluaran No_kk No_tlp

File pesanan No_pesanan* Uang_muka Angsuran top Kode_customer* Kode_stok* Kode_user**

File PO No_po* Tgl_po No_pesanan** Kode_user** File stok

File user Kode_user* Nama_user password Detail Jurnal Debet Kredit No_Jurnal** No_perkiraan**

File jurnal No_jurnal* Tgl_jurnal

File pembayaran No_kwitansi* Tgl-kwitansi No_po*

No_kwitansi** No_perkiraan** File sj File perkiraan No_perkiraan** Nama_perkiraan

No_sj Tgl_sj No_kwitansi** No_po**

Keterangan : * : Primary Key ** : Foreign Key : One to One : One to Many

Gambar IV.7 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga

Kode_stok* No_rangka No_mesin Merk_motor Warna Stok Harga_motor

98

4.5.4.

Spesifikasi File File adalah komponen utama dari sebuah sistem komputerisasi. File

memilikifungsi sebagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya sisitem dan program yang sedang dibangun. Adapun spesifikasi file tersebut adalah : 1.

Spesifikasi File Customer Nama Tabel : File Customer Akronim

: Customer

Fungsi

: Untuk memasukan data customer

Tipe

: File Master

Organisasi

: Indexed Sequential

Akses File

: Random

Primary key : kode_customer Media

: Komputer

Record Size : 135byte Software

: MySQL Tabel IV.1 Spesifikasi File Customer

No

Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

Kode customer

Kode_customer

Text

8

Primary key

2

No KTP

No_ktp

Text

15

3

Nama customer

Nama_customer

Text

15

4

Alamat

Alamat

Text

20

5

Jenis kelamin

Jenis_kelamin

Text

10

6

Status

Status

Text

10

99

7

Pekerjaan

Pekerjaan

Text

10

8

Gaji customer

Gaji_customer

Text

10

Jumlah pengeluaran 10 No KK

Jumlah_Pengeluaran Text

10

No_kk

Text

15

11 No tlp

No_tlp

Text

12

9

2.

Spesifikasi File User Nama Tabel : File user Akronim

: User

Fungsi

: Untuk memasukan data user

Tipe

: File Master

Organisasi


Akses File

: Random

Primary key : kode_user Media

: Hard Disk


: MySQL Tabel IV.2 Spesifikasi File User

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

Kode user

Kode_user

Text

7

Primary key

2

Nama user

Nama_user

Text

15

3

Password

Password

Text

6

100

3.

Spesifikasi File Pesanan Nama Tabel : FilePesanan Akronim

: Pesanan

Fungsi

: Untuk pemesanan barang

Tipe

: File Transaksi

Organisasi


Akses File

: Random

Primary key : no_pesanan Media

: Hard Disk


: MySQL Tabel IV.3 Spesifikasi File Pesanan

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

No pesanan

No_pesanan

Text

10

Primary key

2

Uang muka

Uang_muka

Numeric

10

3

Angsuran

Angsuran

Numeric

7

4

Top

Top

Numeric

2

5

Kode customer

Kode_customer Text

8

Foreign key

6

Kode stok

Kode_stok

Text

4

Foreign key

7

Kode user

Kode_user

Text

7

Foreign key

101

4.

Spesifikasi File Stok Nama Tabel : File Stok Akronim

: Stok

Fungsi

: Untuk mengetahui jumlah barang yang masih ada

Tipe

: File Transaksi

Organisasi


Akses File

: Random

Primary key : kode_stok Media

: Hard Disk


: MySQL Tabel IV.4 Spesifikasi File Stok

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

Kode stok

Kode_stok

Text

4

Primary key

2

No rangka

No_rangka

Text

15

3

No mesin

No_mesin

Text

15

4

Merk motor

Merk_motor

Text

10

5

Warna

Warna

Text

10

6

Stok

Stok

Text

20

7

Harga motor

Harga_motor

Numeric

10

102

5.

Spesifikasi File PO Nama Tabel : FilePO Akronim

: PO

Fungsi

: Data approve customer

Tipe

: File Transaksi

Organisasi


Akses File

: Random

Primary key : no_po Media

: Hard Disk


: MySQL Tabel IV.5 Spesifikasi File PO

6.

No Elemen Data Nama Field

Type

Width

Ket

1

No PO

No_po

Text

7

Primary key

2

Tgl PO

Tgl_po

Date

8

3

No pesanan

No_pesanan

Text

10

Foreign key

4

Kode user

Kode_user

Text

7

Foreign key

Spesifikasi File Jurnal Nama Tabel : File Jurnal Akronim

: Jurnal

Fungsi

: Data memasukan data jurnal

103

Tipe

: File Transaksi

Organisasi


Akses File

: Random

Primary key : no_jurnal Media

: Hard Disk


: MySQL Tabel IV.6 Spesifikasi File Jurnal

7.

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

No jurnal

No_jurnal

Text

5

Primary key

2

Tgl jurnal

Tgl_jurnal

Date

8

3

Debet

Debet

Text

10

4

Kredit

Kredit

Text

10

5

No kwitansi

No_kwitansi

Text

10

Foreign key

6

No perkiraan

No_perkiraan

Text

4

Foreign key

Spesifikasi File Pembayaran Nama Tabel : File Pembayaran Akronim

: Pembayaran

Fungsi

: Data untuk menginput pembayaran

Tipe

: File Transaksi

Organisasi


104

Akses File

: Random

Primary key : no_kwitansi Media

: Hard Disk


: MySQL Tabel IV.7 Spesifikasi File Pembayaran

8.

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

No kwitansi

No_kwitansi

Text

10

Primary key

2

Tgl kwitansi

Tgl_kwitansi

Date

8

3

No PO

No_po

Text

7

Spesifikasi File Perkiraan Nama Tabel : File Perkiraan Akronim

: Perkiraan

Fungsi

: Untuk memasukan data perkiraan

Tipe

: File Master

Organisasi


Akses File

: Random

Primary key

: no_perkiraan

Media

: Hard Disk

Record Size

: 19byte

Software

: MySQL

Foreign key

105

Tabel IV.8 Spesifikasi File Perkiraan No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

No perkiraan

No_perkiraan

Text

4

Primary key

2

Nama perkiraan

Nama_perkiraan Text

9.

15

Spesifikasi File SJ Nama Tabel

: File SJ

Akronim

: SJ

Fungsi

: Untuk menginput surat jalan

Tipe

: File Transaksi

Organisasi


Akses File

: Random

Primary key

: no_sj

Media

: Hard Disk

Record Size

: 35byte

Software

: MySQL Tabel IV.9 Spesifikasi File SJ

No Elemen Data

Nama Field

Type

Width

Ket

1

No SJ

No_sj

Text

10

Primary key

2

Tgl SJ

Tgl_sj

Date

8

3

No PO

No_po

Text

7

Foreign key

4

No kwitansi

No_kwitansi

Text

10

Foreign key

106

4.5.5.

Struktur Kode Pengkodean adalah pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikasikan data,

memasukkan data ke komputer dan mengambil berbagai informasi yang dibutuhkan. Pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang bersifat unik. Dalam perancangan, penulis melakukan pengkodean sebagai berikut: 1.

Kode Customer Panjang

: 8 digit

Tipe

: Text

Format

:

X

9

9

9

9

9

9

9 Nomor Customer Bulan masukCustomer Tahun Masuk Customer Inisial untuk Customer

Contoh : C

1

3

0

3

0

Keterangan : C = Kode customer 13 = Kode tahun pada 2013 03= Kode bulan pada bulan ke-3 001 = Nomor urut customer adalah 1

0

1

107

2.

Kode User Panjang

: 7 digit

Tipe

: Text

Format

:

X

9

9

9

9

9

9 No Urut User Bulan Pembuatan User Tahun Pembuatan User InisialUntuk User

Contoh : U

1

3

0

3

0

1

Keterangan : U= Kode untuk user 13 = Tahun pemegang user 03 = Bulan pemegang user 01 = No urut user 3.

Nomor Pesanan

X

X

9

9

9

9

9

9

9

9

Nomor Urut Pesanan Tanggal Pesanan Bulan Pesanan Tahun Pesanan Kode Pesanan

108

Contoh : N

P

1

3

0

3

1

5

0

1

Keterangan : NP = Kode Pesanan 13= Tahun Pesanan 03 = Bulan Pesanan 15 = Tanggal Pesanan 01 = Nomor Urut Pesanan 4.

Kode Stok

X

9

9

9

Nomor Urut Motor Type Motor

Contoh : Kode Stok M-001 M

0

0

1

Keterangan : M

= Type Motor

001 = Nomor Urut Motor 5.

Kode PO Panjang

: 7 digit

Tipe

: Text

109

Format

X

:

9

9

9

9

9

9 Nomor Urut PO Bulan Masuk PO Tahun Masuk PO Kode Untuk PO

Contoh : P

1

3

0

3

0

1

Keterangan : P = Kode untuk PO 13 = Tahun masuk PO 03 = Bulan Masuk PO 01 =Nomor urut PO 6.

Kode Jurnal Panjang

: 5 digit

Tipe

: Text

Format

:

X

X

0

0

1

No Urut Jurnal Inisial Jurnal Umun

110

Contoh : J

U

0

0

1

Keterangan JU = Inisial jurnal umu 001 = Nomorurut jurnal 7.

Kode Kwitansi Panjang

: 10 digit

Tipe

: Text

Format

:

X

X

9

9

9

9

9

9

9

9

No Urut Tanggal Pembayaran Bulan Pembayaran Tahun Pembayaran Kode Pembayaran

Contoh :Nomor Kwitansi KW130302-01 K

W

1

3

Keterangan : KW = Kode Pembayaran 13

= Tahun Pembayaran

0

3

0

2

0

1

111

03

= Bulan Pembayaran

02

= Tanggal Pembayaran

01= Nomor Urut 8.

Kode Perkiraan Panjang

: 4 digit

Tipe

: Text

Format

:

X

X

X

X

Nomor Urut Perkiraan Sub Golongan Golongan Perkiraan

Contoh : 1

1

0

1

Keterangan 1

= Golongan aktiva/harta

1

= Sub golongan aktiva lancar

01 = Nomor urut untuk perkiraan kas 9.

Kode Surat Jalan Panjang

: 10 digit

Tipe

: Text

Format

:

112

X

X

9

9

9

9

9

9

9

9

No Urut Surat Jalan Tanggal Surat Jalan Bulan Surat Jalan Tahun Surat Jalan Kode Surat Jalan

Contoh : Kode Surat Jalan SJ130315-02 S

J

1

3

0

3

1

5

0

2

Keterangan : S J= Kode Untuk Surat Jalan 13= Tahun Surat Jalan 03 = Bulan Surat Jalan 15 = Tanggal Surat Jalan 02 = Nomor Urut Surat Jalan

4.5.6.

Spesifikasi Program Spesifikasi merupakan pembahasan mengenai paket aplikasi yang penulis

sediakan guna pemrosesan data, untuk memperjelas akan dibuatkan HIPO (Hirarcy plus Input Proces Ouput) bentuk HIPO dari Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut :

113

0.0 Login 0.0 Menu Utama

1.0

2.0

File Master 0.0

File Transaksi 0.0

1.1

2.1 Data Pesanan 2.0

Data User 1.1 1.2 File Customer 1.1

3.0 File Laporan 0.0

File Utility

4.0

3.1 Laporan Penjualan 3.0

backup

0.0

5.0 Exit 0.0

4.1 4.0

2.2 Data Pembayaran 2.0

1.3 File Perkiraan 1.1

2.3 Data PO 2.0 2.4 Data SJ 2.0 2.5 Data Stok 2.0 2.6 Data Jurnal 2.0

Gambar IV.9 Diagram HIPO Diagram HIPO diatas menggambarkan hirarki dari keseluruhan program, untuk penjelasan lebih mendetail dari spesifikasi masing–masing program, akan diuraikan di bawah ini : 1.

Spesifikasi Program Login Nama Program

: Login

Akronim

: login.frm

114

Fungsi Program

: Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu utama

Bentuk Tampilan

: Lihat Lampiran E.1.

Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu :

a. Login, Pilihan ini dilakukan jika kode user dan password sudah diisi dengan benar, jika salah maka akan muncul pesan untuk kesalahan. b. Batal, Untuk membatalkan proses. 2.

Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program

: Menu Utama

Akronim

: menu.frm

Fungsi Program

: Sebagai fungsi untuk masuk kedalam program menu utama

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Master, klik pilihan “Master” maka akan tampil submenu Data user, data customerdan data perkiraan. b. Transaksi, klik pilihan “Transaksi” maka akan tampil submenu transaksi pesanan, transaksi pembayaran, transaksi PO, transaksi SJ, transaksi stok dan transaksi jurnal, jika transaksi pesanan dipilih maka proses input pesanan, jika transaksi jurnal dipilih maka proses input data jurnal dilakukan.

115

c. Laporan, klik pilihan “Laporan” maka akan tampil submenu laporan penjualan yang didalamnya berisi laporan data barang, data customer, data jurnal,penjualan bulanan. d. Utility, klik pilihan “Utility” maka akan tampil submenu backup, hal ini dilakukan untuk pengamanan data agar program jika terjadi kerusakan akan ada backup di penyimpanan lain. e. Exit, klik pilihan “Exit” dari program menu utama apabila ingin keluar dari aplikasi penjualan sepeda motor hondasecara kredit pada PD Budi Motor. 3.

Spesifikasi Program Menu Master Nama Program

: Menu Master

Akronim

: master.frm

Fungsi Program

: Untuk menampilkan sub menu master

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Data user b. Data customer c. Data perkiraan 4.

Spesifikasi Program Data User Nama Program

: Data User

Akronim

: user.frm

Fungsi Program

: Untuk masuk ke user tesebut

Bentuk Tampilan


116

Proses Program


a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data user. b. Login, klik pilihan “Login” untuk masuk ke user tersebut. c. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data user. 5.

Spesifikasi Program Data Customer Nama Program

: Data Customer

Akronim

: customer.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data customer dan menampilkan data customer yang sudah tersedia dan mempermudah pencarian data customer.

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data customer baru. b. Edit, klik pilhan “Edit” untuk melakukan perubahan dan memperbaiki data customer. c. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan data baru ataupun data hasil pengubahan. d. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data customer yang diinginkan. e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data customer. f. Search, klik pilihan “Search” untuk melakukan pencarian data customer yang diinginkan dan diproses sesuai keinginan.

117

6.

Spesifikasi Program Data Perkiraan Nama Program

: Data Perkiraan

Akronim

: perkiraan.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data perkiraan dan menampilkan data perkiraan yang sudah tersedia dan mempermudah pencarian data perkiraan.

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data perkiraanbaru. b. Edit, klik pilhan “Edit” untuk melakukan perubahan dan memperbaiki data perkiraan. c. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan data baru ataupun data hasil pengubahan. d. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data perkiraan yang diinginkan. e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data perkiraan. 7.

Spesifikasi Program Menu Transaksi Nama Program

: Menu Transaksi

Akronim

: transaksi.frm

Fungsi Program

: Untuk menampilkan sub menu transaksi

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Data Pesanan

118

b. Data PO c. Data Pembayaran d. Data Surat Jalan e. Data Stok f. Data Jurnal 8.

Spesifikasi Program Data Pesanan Nama Program

: Data Pesanan

Akronim

: pesanan.frm

Fungsi Program

: Untuk melakukan transaksi pesanan

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data transaksipesanan baru. b. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan transaksi pesanan. c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus transaksi penjualan yang diinginkan. d. Print, klik pilihan “Print” untuk mencetak data pesanan. e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data pesanan. 9.

Spesifikasi Program Data PO Nama Program

: Data PO

Akronim

: po.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data po

Bentuk Tampilan


Proses Program


119

a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data po. b. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan data po. c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data po yang diinginkan. d. Edit, klik pilihan “Edit” untuk melakukan perubahan dan memperbaiki data po. e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data po 10.

Spesifikasi Program Data Pembayaran Nama Program

: Data Pembayaran

Akronim

: pembayaran.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data pembayaran

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data pembayaran. b. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan data pembayaran baru ataupun data hasil pengubahan. c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data pembayaran yang diinginkan. d. Edit, klik pilihan “Edit” untuk melakukan perubahan dan memperbaiki data pembayaran. e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data pembayaran. 11.

Spesifikasi Program Data SJ Nama Program

: Data SJ

Akronim

: sj.frm

120

Fungsi Program

: Untuk menginput data sj dan menampilkan data sj yang sudah tersedia dan mempermudah pencarian dan mengubah data.

Bentuk Tampilan

: E.11.

Proses Program


a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data sj baru. b. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan data sj baru ataupun data hasil pengubahan. c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data sj yang diinginkan. d. Edit, klik pilihan “Edit” untuk melakukan perubahan dan memperbaiki data sj. e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data sj. 12.

Spesifikasi Program Data Stok Nama Program

: Data Stok

Akronim

: stok.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data stok dan stok keluar.

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data stok baru. b. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan data stok baru ataupun data hasil pengubahan. c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data stok yang diinginkan.

121

d. Edit, klik pilihan “Edit” untuk melakukan perubahan dan memperbaiki data stok. e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data stok. 13.

Spesifikasi Program Data Jurnal Nama Program

: Data Jurnal

Akronim

: jurnal.frm

Fungsi Program

: Untuk menginput data jurnal dan menampilkan data jurnal yang sudah tersedia dan mempermudah pencarian dan mengubah data.

Bentuk Tampilan


Proses Program

: Dengan melakukan pilihan menu proses yaitu:

a. Add, klik pilihan “Add” untuk menginput data jurnalbaru. b. Save, klik pilihan “Save” untuk menyimpan data jurnal baru ataupun data hasil pengubahan. c. Delete, klik pilihan “Delete” untuk menghapus data jurnal yang diinginkan. d. Edit, klik pilihan “Edit” untuk melakukan perubahan dan memperbaiki data jurnal . e. Exit, klik pilihan “Exit” untuk keluar dari program data jurnal. 14.

Spesifikasi Program Data Laporan Nama Program

: Laporan Penjualan

Akronim

: laporan.frm

122

Fungsi Program

: Untuk melihat data laporan transaksi penjualan sesuai tanggal yang diinginkan.

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Preview, klik pilihan “Preview” untuk menampilkan data transaksi penjualan sesuai tanggal yang diinginkan, tetapi sebelum memilih tombol preview terlebih dahulu tenetukan tanggal laporan transaksi yang ingin dicetak. b. Clouse, klik pilihan “Clouse” untuk keluar dari program laporan Budi Motor. 15.

Spesifikasi Program Utility Nama Program

: Data backup

Akronim

: datauser.frm

Fungsi Program

: Untuk cadangan file data sehingga apabila terjadi kerusakan terhadap file asli dapat mengembalikan file tersebut.

Bentuk Tampilan


Proses Program


a. Klik backup lalu secara otomatis data akan tersimpan ke dalam file lain.

123

4.6.

Spesifikasi Sistem Komputer Merupakan penjabaran dari pemakai perangkat keras (Hardware) dan

perangkat lunak (software) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1.

Umum Pengembangan dari sistem informai berbasis komputer, selain membutuhkan

banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada proses perencanaan sistem. Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.

4.6.2.

Perangkat Keras Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur – unsur yang terdiri dari

perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk drive, mouse, dan printer. Processor

: Pentium IV

RAM

: 512 MegaByte

124

Monitor

: LCD

CD RW

: 700 MB

Hard Disk

: 80 Giga Byte

Keyboard

: 108 keys

Mouse

: PS2

Printer

: Laserjet

4.6.3.

Perangkat Lunak Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur – unsur yang terdiri

dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan application soft ware. Sistem Operasi

: Microsoft Windows XP

Package Program

: Visual Basic 6.0

Database

: MySQL

4.7.

Jadwal Implementasi Setelah sistem dianalisa dan di desain secara rinci, maka tahap selanjutnya

yang akan dilakukan adalah tahap implementasi yang berupa tahap peletakan sistem baru agar siap dioperasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas dasar konsep rancangan sistem yang telah disusun, sehingga bila terjadi kesalahan dapat segera di perbaiki kembali

125

Kegiatan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi ini adalah sebagai berikut : 1.

Penyiapann data awal Penyiapan data awal adalah kegiatan yang bertujuan mengumpulkan data awal yang berhubungan dengan judul yang di angkat oleh penulis yang dimulai pada bulan pertama selama dua minggu.

2.

Pembuatan dan tes program Pembuatan program sangat diperlukan dalam pengolahan data. Setelah program selesai dibuat, maka akan dilakukan tes program yang bertujuan untuk mengetahui program yang dibuat apakah berjalan dengan baik yang dilaksanakan pada bulan pertama di minggu ketiga sampai dengan minggu kedua bulan kedua.

3.

Pembuatan buku petunjuk Pembuatan buku petunjuk sebagai pedoman dalam mengoperasikan cara pengisian format masukan, pengoperasian komputer, teknik program data, prosedur serta prosedur cetakan dilaksanakan pada bulan kedua di minggu ketiga dan keempat.

4.

Pelatihan atau Training Pelatihan bertujuan untuk memberikan petunjuk atau latihan kepada yang akan mengoperasikan komputer yang dilaksanakan bulan ketiga pada minggu pertama dan kedua.

126

5.

Tes Sistem Tes sistem bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap proses secara keseluruhan, dan sampai dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan baik dan benar yang dilaksanakan bulan ketiga di minggu ketiga dan kempat.

6.

Evaluasi dan Operasional Kegiatan ini bertujuan apakah yang dilakukan dari awal sampai akhir sudah baik dan bagaimana membuat jalan keluar dari setiap permasalahan yang terjadi pada waktu kegiatan implementasi, yang dilaksakan pada bulan keempat di minggu pertama sampai keempat.

Tabel IV.10 Jadwal Implementasi

BULAN KEGIATAN

I 1

Penyiapan Data Awal Pembuatan dan Test Program Pembuatan Buku Petunjuk Pelatihan / Training Test System Evaluasi dan Operasional

2

II 3

4

1

2

III 3

4

1

2

IV 3

4

1

2

3

4

X X X X X X X X X X X X X X X X

127

BAB V PENUTUP

5.1.

Kesimpulan Dengan berakhirnya penyusunaan Tugas Akhir ini penulis berharap dapat

berguna bagi PD Budi Motor khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Dari pembahasan tersebut maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain : 1.

Dengan pemakaian sistem yang diterapkan oleh PD Budi Motor maka keterlambatan dalam proses pencatatan dan penjualan barang sering terjadi.

2.

Untuk mengetahui tentang transaksi penjualan yang telah dilakukan sulit untuk mengetahui dengan akurat.

3.

Apabila permintaan penjualan terjadi dalam jumlah yang banyak, maka dalam penyajian laporan penjualan barang tidak tepat waktu.

5.2.

Saran-saran Dalam kesempatan ini kiranya penulis ingin menyampaikan saran yang

dapat diterapkan dan berguna bagi pengembangan perusahaan, saran –saran tersebut antara lain : 1.

Sebaiknya data disimpan dalam suatu file, sehingga pada saat pencarian data akan menjadi lebih mudah.

2.

Sebaiknya diadakan pelatihan / training bagi user yang akan menjalankan sistem.

3.

Untuk menjaga keamanan data sebaiknya digunakan password.

128

4.

Untuk melindungi data dari kerusakan maka disarankan untuk memback up data setiap selesai melakukan transaksi.

5.

Dengan sistem yang baru diharapkan kesalahan-kesalahan atau kekurangan kekurangan yang ada dapat teratasi.

129

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : CV ANDI OFFESET. Kadir,Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI. Mega,I Made. 2006. Siklus Akuntansi. Jakarta : Inti Prima. Mulyadi.2008.Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. Narko.2004.Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama. Puspitawati, Lilis, dan Sri DewiAnggadini. 2011. SistemInformasiAkuntansi. Yogyakarta: GrahaIlmu. Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI OFFESET.

130

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I.

Biodata Mahasiswa Nama Lengkap

: Dea Putri Lestari

NIM

: 11102733

Tempat dan Tanggal Lahir

: Jakarta, 23 Juli 1992

Alamat Lengkap

: Srengseng Rt.001 Rw.007 No.19 Srengseng , Kembangan Jakarta Barat

Email II.

: [email protected]

Pendidikan Formal 1. SDN Srengseng Jakarta, Lulus Tahun 1998 2. MTsN 12 Jakarta, Lulus tahun 2004 3. AL-Chasanah Jakarta, Lulus tahun 2010

III.

RiwayatPekerjaan 1. PT. Federal International Finance Juni 2010 sampai dengan sekarang.

Jakarta,

Juli 2013

Saya yang bersangkutan 3x4

( Dea Putri Lestari )

131

SURAT KETERANGAN RISET Nomor : 001/S-Ket/BM-05/13

Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : Sukendro Sadeli Jabatan : Manager Dengan ini menerangkan bahwa, yang tersebut dibawah ini : Nama NIM Jurusan

: Dea Putri Lestari : 11102733 : Komputerisasi Akuntansi

Adalah benar melakukan Riset pada PD Budi Motor terhitung sejak 10 Mei 2013 sampai dengan 10 Juni 2013, dan yang bersangkutan telah melakukan tugasnya dengan baik. Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan benar, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 10 Juni 2013 Manager

( Sukendro Sadeli )

132

Lampiran C-1

133

Lampiran C-2

134

Lampiran C-3

PD BUDI MOTOR Stok Barang Periode maret Kode stok : XXXX Tanggal : dd mm yyy Kode Stok X(4)

No Rangka 9(15)

Bagian Gudang

( ................... )

No Mesin 9(15)

Merk Motor X(10)

Warna

Stok

X(10)

X(20)

Harga Motor 9(10)

135

Lampiran C-4

PD BUDI MOTOR Purchase Order Periode dd/mm/yyy No PO : XX99999 Tgl PO : dd mm yyy Nama Alamat Merk Motor Harga Uang Muka Angsuran TOP

: XXXXXXXXXXXXXXX : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX : XXXXXXXXXX : 9999999999 : 999999999 : 9999999 : 99 Hormat kami,

(Bagian FIF)

136

Lampiran D-1

PD BUDI MOTOR Data Pesanan dd/mm/yyy No Pesanan : XX99999999 Tgl Pesanan : dd mm yyy Nama Alamat No Tlp Merk Motor Warna Uang Muka Angsuran TOP

Kode User : X999999

: XXXXXXXXXXXXXXX : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX : 999999 : XXXXXXXX : XXXXXXX : 9999999999 : 9999999 : 99 Hormat kami,

(Bagian Penjualan)

137

Lampiran D-2

PD BUDI MOTOR Formulir Persetujuan Pembiayaan Individu No KTP Nama customer Alamat Jenis kelamin Status Pekerjaan Gaji customer Jumlah pengeluaran No KK No tlp

Pemohon

( TTD customer )

: 999999999999999 : XXXXXXXXXXXXXXX : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX : XXXXXXXXXX : XXXXXXXXXX : XXXXXXXXXX : 99999999999999 : 99999999999999 : 99999999999999 : 999999999999999

Counter Sales

( Bagian Gudang )

138

Lampiran D-3

PD BUDI MOTOR Surat Jalan No SJ : XX99999999 Tgl SJ : dd mm yyy

Merk Motor X(10)

Pemohon

( TTD customer )

Nama : X(15) Alamat : X(20)

No Rangka 9(15)

No Mesin 9(15)

Warna X(10)

Hormat kami

( Bagian Penjualan )

139

Lampiran D-4

PD BUDI MOTOR Kwitansi No KW : XX99999999 Tgl KW : dd mm yyy Sudah terima Dari

: X(15)

Untuk Pembayaran : XXXXXXXXX Banyaknya Uang

: XXX999

Hormat kami


140

Lampiran D-5

Laporan Penjualan PD Budi Motor Periode Maret No 99

No Mesin 9(15)

No Rangka 9(15)

No Tlp 9(12)

Alamat X(20)

Hormat kami


Harga Motor 9(10)

141

Lampiran D-6

Laporan Keuangan PD Budi Motor Periode Maret No 99

Nama Customer X(15)

Hormat kami


No Tlp 9(12)

Uang Muka 9(10)

Harga Motor 9(10)

Pencairan FIF 9(15)

142

Lampiran E-1

143

Lampiran E-2

144

Lampiran E-3

145

Lampiran E-4

146

Lampiran E-5

147

Lampiran E-6

148

Lampiran E-7

149

Lampiran E-8

150

Lampiran E-9

151

Lampiran E-10

152

Lampiran E-11

153

Lampiran E-12

154

Lampiran E-13

155

Lampiran E-14

156

Lampiran E-15

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA

Recommend Documents