PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN BIODATA MAHASISWA PADA FAKULTAS MIPA UNSYIAH
SKRIPSI
Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar sarjana komputer
oleh
SYAFRIZAL NIM 02110031
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) ABULYATAMA ACEH 2006
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmaanirrahim Syukur alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karuniaNya, selanjutnya shalawat dan salam penulis sampaikan kepada junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW beserta sahabat dan keluarganya yang telah membawa kita dari alam kegelapan kealam yang berilmu pengetahuan sehingga
penulis
“PERANCANGAN
dapat
menyelesaikan
SISTEM
INFORMASI
skripsi
ini
dengan
PENDATAAN
judul
BIODATA
MAHASISWA PADA FAKULTAS MIPA UNSYIAH”. Guna memenuhi syarat-syarat dalam menyelesaikan pendidikan program S1 pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Universitas Abulyatama Aceh. Dengan ketulusan hati yang sedalam-dalamnya penulis menyampaikan penghargaan dan penghormatan yang setimggi-tingginya kepada Ayahanda dan Ibunda yang telah memberikan cinta dan kasih sayangnya kepada penulis baik itu melalui doa, dukungan moril maupun materil selama ini, serta ucapan terima kasih penulis untuk kakak dan adik penulis sehingga terpacunya penulisan ini. Selama skripsi ini, banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Ir. Firdaus, M.Si, selaku Ketua STMIK Abulyatama Aceh yang telah memberikan kesempatan dan segala fasilitas kepada penulis untuk menyelesaikan studi.
2. Bapak Ir. Mohd. Isa T. Ibrahim, sebagai Pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktu serta tenaga dalam memberikan petunjuk serta nasehat yang berharga kepada penulis guna menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Faisal Is, S.Kom, sebagai Pembimbing II yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan serta motivasi kepada penulis sehingga selesainya skripsi ini 4. Pimpinan dan seluruh kayawan/i Fakultas MIPA Unsyiah khususnya Subbag.Penddikan yang telah banyak memberikan informasi kepada penulis. 5. Seluruh Dosen dan staf pengajaran STMIK Abulyatama Aceh. 6. Segenap civitas mahasiswa STMIK Abulyatama Aceh yang turut memberikan semangat kepada penulis. 7. Kepada seluruh anggota Asrama Mahasiswa Pidie (AMPI) yang seperjuangan yang telah banyak memberikan motivasi kepada penulis hingga selesainya skrispsi ini. Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, baik isi, pemilihan bahasa maupun sistematika penulisannya, namun penulis mengharapkan bantuan berupa saran dan kritik yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan dan mutu penulisan skripsi ini. Semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan pembaca khususnya serta mendapat keridhaan Allah SWT. Amin… Y arabbal ‘Alamin Lampoh Keude, Desember 2006
Penulis
ABSTRAK Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir disetiap aspek kehidupan. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan. Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Untuk itu penulis tertarik untuk mengembangkan sistem informasi manajemen khususnya dalam pendataan biodata mahasiswa dengan memanfaatkan suatu alat elektronik data processing yaitu komputer dengan cara merancang suatu perangkat lunak aplikasi pendataan biodata mahasiswa untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA dalam memproses, mengolah data mahasiswa. Metode yang digunakan dalam penulisan ini berupa penelitian pustaka, penelitian lapangan yang berupa pengamatan langsung dan wawancara dengan sumber penulisan. Dalam penulisan ini penulis merancang suatu sistem dengan menggunakan beberapa file database. Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan di atas dapat dikurangi, selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah motifasi kerja khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data yang diperlukan dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat diketahui dengan cepat.
DAFTAR ISI Halaman LEMBARAN PENGESAHAN KATA PENGANTAR ..................................................................................... i ABSTRAK ...................................................................................................... iii DAFTAR ISI ................................................................................................... iv DAFTAR TABEL ........................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... vii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... viii BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................ 1.2 Tujuan Penelitian ....................................................................... 1.3 Batasan Masalah ........................................................................ 1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan ............................................... 1.5 Sistematika Penulisan ................................................................
1 2 3 3 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem ................................................................. 2.2 Konsep Dasar Informasi ............................................................ 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ................................................. 2.4 Diagram Arus Data .................................................................... 2.5 Konsep Database Manajemen Sistem ......................................... 2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa ................................................... 2.7 Bahasa Pemrograman Yang Dipakai ..........................................
6 7 9 11 13 15 15
BAB III SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Analisa Organisasi ..................................................................... 3.2 Analisa Masalah ........................................................................ 3.3 Analisa Masukan ....................................................................... 3.4 Analisa Keluaran ....................................................................... 3.5 Analisa Proses ........................................................................... 3.6 Analisa Waktu ........................................................................... 3.7 Analisa Tenaga Kerja................................................................. 3.8 Analisa Biaya ............................................................................
17 19 19 20 21 26 27 27
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Rancangan Masukan .................................................................. 4.2 Rancangan Keluaran .................................................................. 4.3 Rancangan File .......................................................................... 4.4 Rancangan Proses ...................................................................... 4.5 Rancangan Kontrol .................................................................... 4.6 Rancangan Waktu ...................................................................... 4.7 Rancangan Tenaga Kerja ........................................................... 4.8 Rancangan Biaya .......................................................................
29 31 31 38 43 44 46 47
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ............................................................................. . 48 5.2 Saran-saran ................................................................................. 49 DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 50
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Kamus Data ............................................................................... ....25 Tabel 3.2 Rincian Biaya ............................................................................ ....27 Tabel 4.1 Bentuk Unnormalized ................................................................ ....32 Tabel 4.2 Bentuk Normal Kesatu (1NF) .................................................... ....32 Tabel 4.3 Rancangan File Jurusan ............................................................. ....35 Tabel 4.4 Rancangan File Propinsi ............................................................ ....35 Tabel 4.5 Rancangan File Kabupaten ........................................................ ....36 Tabel 4.6 Rancangan File Dosen ............................................................... ....36 Tabel 4.7 Rancangan File Mahasiswa ........................................................ ....36 Tabel 4.8 Rancangan File Skripsi .............................................................. ....37 Tabel 4.9 Rancangan File User .................................................................. ....37 Tabel 4.10 Kamus Data ............................................................................... ....42 Tabel 4.11 Time Schedule ........................................................................... ....45 Tabel 4.12 Rincian Biaya ............................................................................ ....46
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi ............................................7 Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar ...................................................................12 Gambar 2.3 Simbol Proses ................................................................................12 Gambar 2.4 Simbol Data Store..........................................................................13 Gambar 2.5 Simbol Arus Data ..........................................................................13 Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah ..........................................................13 Gambar 3.1 Diagram Konteks Sedang Berjalan ........................................... ....21 Gambar 3.2 Diagram Berjenjang .................................................................. ....22 Gambar 3.3 Diagram Arus Data Level 0 Sistem Berjalan ............................. ....23 Gambar 3.4 Diagram Arus Data Level 1 Proses No.2 Sedang Berjalan ........ ....24 Gambar 4.1 Bentuk Normal Kedua (2NF) .................................................... ....33 Gambar 4.2 Pengujian Dengan Data ............................................................ ....34 Gambar 4.3 Hubungan Relasi Antar File ...................................................... ....35 Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Biodata Mahasiswa ........................... ....38 Gambar 4.5 Diagram Berjenjang Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa ...... ....39 Gambar 4.6 Diagram Arus Data Level 0 ...................................................... ....40 Gambar 4.7 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2 ........................................ ....41
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Struktur Organisasi FMIPA ................................................... ....51
Lampiran 2
Daftar Biodata Mahasiswa ..................................................... ....52
Lampiran 3
Daftar Biodata Mahasiswa Per Kabupaten ............................. ....53
Lampiran 4
Data Biodata Mahasiswa Per Jenis Kelamin ........................... ....54
Lampiran 5
Laporan Data Jurusan ............................................................ ....55
Lampiran 6
Laporan Data Propinsi ........................................................... ....56
Lampiran 7
Laporan Data Kabupaten/Kota ............................................... ....57
Lampiran 8
Laporan Data Dosen .............................................................. ....58
Lampiran 9
Laporan Pendataan Mahasiswa Per Dosen Wali ..................... ....59
Lampiran 10 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jalur Masuk .................... ....60 Lampiran 11 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jenis Kelamin ................ ....61 Lampiran 12 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jurusan............................ ....62 Lampiran 13 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Kab/Kota ........................ ....63 Lampiran 14 Laporan Biodata Per Mahasiswa ............................................ ....64 Lampiran 15 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Propinsi .......................... ....65 Lampiran 16 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Tahun Masuk .................. ....66 Lampiran 17 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Penghasilan Ortu ............. ....67 Lampiran 18 Laporan Pendataan Mahasiswa per Pekerjaan Ortu ................ ....68 Lampiran 19 Laporan Pendataan Skripsi Mahasiswa .................................. ....69 Lampiran 20 Laporan Pendataan Skripsi Per Tahun Lulus ......................... ....70
Lampiran 21 Laporan Pendataan Skripsi Per Predikat ................................. ....71 Lampiran 22 Desain Menu Utama .............................................................. ....72 Lampiran 23 Desain Rekam Data Jurusan ................................................... ....72 Lampiran 24 Desain Rekam Data Propinsi .................................................. ....73 Lampiran 25 Desain Rekam Data Kabupaten/Kota ..................................... ....73 Lampiran 26 Desain Rekam Dosen ............................................................. ....74 Lampiran 27 Desain Rekam Data Mahasiswa ............................................. ....74 Lampiran 28 Desain Rekam Data Skripsi.................................................... ....75 Lampiran 29 Desain Rekam Data Login ..................................................... ....75 Lampiran 30 Desain Rekam Change Login ................................................. ....75 Lampiram 31 Desain Cetak Laporan Mahasiswa.......................................... ....76 Lampiram 32 Desain Cetak Laporan Skripsi ................................................ ....76 Lampiram 33 Pseudocode Program Entry Data Jurusan............................... ....77 Lampiran 34 Flowchart Program Entry Data Jurusan .................................. ....78 Lampiram 35 Pseudocode Program Entry Data Propinsi ............................. ....79 Lampiran 35 Flowchart Program Entry Data Propinsi ................................. ....80 Lampiram 37 Pseudocode Program Entry Data Kabupaten .......................... ....81 Lampiran 38 Flowchart Program Entry Data Kabupaten ............................. ....82 Lampiram 39 Pseudocode Program Entry Data Dosen ................................ ....83 Lampiran 40 Flowchart Program Entry Data Dosen .................................... ....84
Lampiram 41 Pseudocode Program Entry Data Mahasiswa ......................... ....85 Lampiran 42 Flowchart Program Entry Data Mahasiswa ............................ ....86 Lampiram 43 Pseudocode Program Entry Data Skripsi ............................... ....87 Lampiran 44 Flowchart Program Entry Data Skripsi ................................... ....88
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya hampir disetiap aspek kehidupan. Penggunaan
perangkat
komputer
sebagai
perangkat
pendukung
manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan. Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sabagai fakultas melalui Surat Keputusan
Menteri
Pendidikan
dan
Kebudayaan
Republik
Indonesia
No. 383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan programprogram studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola koordinatorat Fakultas MIPA Unsyiah sejak dibukanya Tahun 1989. Subbagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah merupakan unsur pelaksana akademik Fakultas MIPA yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Pembantu Dekan Bidang Akademik atas tugas yang diberikan Dekan dibidang akademik. Dalam rangka meningkatkan dan menghimpun data tentang mahasiswa
diperlukan tersedianya
data-data
mahasiswa
sehingga
menghasilkan suatu informasi yang tepat sasaran, efisien dan efektif.
dapat
Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan. Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan dalam pencarian informasi dan laporan bagi mahasiswa dibutuhkan suatu sistem informasi. Sistem informasi tersebut harus dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam mengambil keputusan manajemen baik rutin maupun strategis. Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem informasi pendataan mahasiswa Fakultas MIPA. Hal ini pula yang menjadi latar belakang penulis melakukan penelitian yang penulis sajikan dalam skripsi ini yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah”
1.2 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam menyajikan data mahasiswa sehingga dapat memenuhi kebutuhan dalam
pencarian dan penyajian informasi yang berhubungan dengan data mahasiswa itu sendiri; b. Membuat suatu sistem informasi tentang pendataan biodata mahasiswa dalam suatu kelompok database dengan menggunakan suatu perangkat lunak; c. Sebagai masukan dan memperluas cakrawala penulis dalam merancang suatu sistem untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, serta bertujuan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat guna meraih gelar dalam ilmu komputer pada jurusan Manajemen Informatika di STMIK Abulyatama Aceh.
1.3 Batasan Masalah Karena banyaknya aktifitas kerja pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah serta sesuai dengan judul penulis, untuk itu penulis perlu membatasi masalah yang akan dibahas dalam karya tulis ini. Batasan tersebut hanya menitik beratkan pada pendataan biodata mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah.
1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan Didalam menyusun skripsi ini, penulis berusaha mendapatkan serta mengumpulkan data yang lengkap guna menyusun karya ilmiah ini. Adapun metode yang penulis gunakan dalam mendapatkan data-data adalah sebagai berikut :
a. Library Research (penelitian kepustakaan) Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang berasal dari bukubuku atau teori-teori yang dapat mendukung penulisan skripsi ini. b. Field Research (Penelitian lapangan) Dalam hal ini penelitian dilakukan dilapangan untuk memperoleh informasi serta data yang diperlukan. Adapun teknik yang ditempuh adalah : 1. Observasi atau pengamatan langsung ke objek penelitian guna memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang sedang berjalan; 2. Interview atau wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pimpinan dan karyawan/i Fakultas MIPA Unsyiah khususnya pada Subbagian Pendidikan guna mendapatkan data-data dan keterangan yang diperlukan.
1.5 Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang disusun sedemikian rupa dengan materi pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN, Bab ini menjelaskan tentang latar belakang permasalahan, Tujuan Penulisan, Batasan Masalah, Sumber-sumber Bahan Penelitian. BAB II TINJAUAN PUSTAKA, Bab ini menjelaskan Konsep Dasar Sistem, Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Diagram Arus Data (DAD), Konsep Databasae Manajemen Sistem (DBMS), Pendataan Biodata Mahasiswa, Bahasa Pemrograman yang Dipakai.
BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN, Bab ini berisi Analisa Organisasi, Analisa Masalah, Analisa Masukan, Analisa Keluaran, Analisa Proses, Analisa Waktu, Analisa Tenaga Kerja serta Analisa Biaya. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN, Bab ini menjelaskan tentang Rancangan Masukan, Rancangan Keluaran, Rancangan File, Rancangan Proses, Rancangan Kontrol, Rancangan Waktu, Rancangan Tenaga Kerja dan Rancangan Biaya. BAB V PENUTUP, Pada bab terakhir ini disajikan Kesimpulan dan Saran-saran yang
penulis
sebelumnya.
angkat
berdasarkan
pembahasan
pada
bab-bab
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. “Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Ponco W.Sigit, 1999:1). Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep, proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain-lainnya. Andri Kristanto (2003:1), mendefinisikan sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan. Menurut Aji Surpiyanto (2005:238) sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistem-subsistem dan subsistem terdiri atas komponen-komponen atau elemen-elemen.
Sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan yang berguna untuk mengawasi pelaksanaan pencapaian tujuan yang terdiri atas pengawasan data masukan/input, pengawasan data keluaran/output, serta pengawasan terhadap operasi sistem.
2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data, data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Dwi Budiarti (1999:8), mendefinisikan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Aji Supriyanto (2005:243) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat seperti gambar dibawah ini : Penyimpan Data
Data
Pengolah
Informasi
Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi
Dari gambar 2.1 dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbol-simbol, yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi) dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali. “Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi ” (Andri Kristanto, 2003:6). Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan suatu kejadian yang sedang berjalan, dimana data tersebut akan diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang lebih berguna dalam suatu sistem, kesalahan dalam mengambil dan memasukkan data dan kesalahan dalam mengolah data akan mneyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi. Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, informasi harus akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat artinya informasi tersebut harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat waktu, artinya informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, artinya informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang menbutuhkannya. Nilai dari suatu informasi itu ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar/efektif dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi manajemen. Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang dapat diperoleh, biaya untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan sebagainya. Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem informasi. Menurut Jogiyanto H.M (1995:697) dalam Andy Indra Rinaldi (2003:8) mendefiniskan sistem informasi adalah : Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian intenal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Andri Kristanto (2003,11), mendefinisikan sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Menurut Aji Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Selain itu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan
informasi
bagi
pengambil
keputusan
dan
atau
untuk
mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok dasar data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. - Blok masukan : merupakan input yang mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. - Blok model
: terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis
data
dengan
cara
yang
sudah
menghasilkan keluaran yang diinginkan.
tertentu
untuk
- Blok keluaran : merupakan
keluaran
yang
merupakan
informasi
yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna. - Blok teknologi : digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan
mengakses
data,
menghasilkan
dan
mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi itu sendiri terdiri dari 2 bagian utama, yaitu perangkat software dan hardware. - Blok basis data : kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. - Blok kendali
: dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat merusak sistem ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat terjadi sewaktu sistem diimplementasikan.
2.4 Diagram Arus Data (DAD) Diagram arus data sering digunakan untuk mengambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika. Menurut Ponco W.Sigit (1999:40) menyatakan bahwa
“Diagram Arus Data
(DAD) merupakan alat analisis terstruktur yang baik dan populer, karena dapat menggambarkan arus data pada suatu sistem secara terstruktur dan jelas”. Ada beberapa simbol yang digunakan di DAD antara lain : a. External Entity (kesatuan luar) Suatu sistem tentu mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan kesatuan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan
luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat memberikan input atau output dari luar sistem. Kesatuan luar digambarkan dengan simbol persegi panjang : Nama Kesatuan Luar
Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar b. Proces (proses) Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data/output. Suatu proses digambarkan dengan simbol lingkaran atau empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul.
Identifikasi Identifikasi Nama Proses
Nama Proses
atau
Gambar 2.3 Simbol Proses c. Data Store (simpanan data) Data Store digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data untuk diproses. Data store dapat berupa file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual atau suatu agenda/buku. Suatu data store digambarkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang ditutup di salah satu ujungnya.
Media Nama Data Strore
Gambar 2.4 Simbol Data Store d. Data Flow (arus data) Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang bisa berupa masukan/input untuk sistem atau hasil/output dari suatu proses. Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti, dimana nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya. Nama Arus Data
Gambar 2.5 Simbol Arus Data Untuk menunjukkan arus data dua arah dapat digunakan salah satu simbol yang tertera dibawah ini :
Nama Arus Data Nama Arus Data
Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah
2.5 Konsep Database Manajemen Sistem Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi. Menurut Harianto Kristanto (1994:1) menyatakan “Suatu Database Management System (DBMS) berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut”. Jadi DBMS terdiri dari
Database dan Set Program pengelola untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data. Suatu DBMS terdiri dari beberapa elemen antara lain : a. Entity, adalah orang, tempat kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang administrasi siswa misalnya, entity adalah siswa, buku, pembayaran, nilai test; b. Atribute, setiap entity mempunyai atribute atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya, misalnya nomor siswa, nama, alamat, nama orang tua, hobbi; c. Data Value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribute. Atribut nama karyawan menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, sedangkan data value adalah syafrizal merupakan isi data nama karyawan tersebut; d. Record, merupakan elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewaklli satu data atau informasi tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota, tanggal masuk; e. File, merupakan kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribute yang sama namun berbeda-beda data valuenya; f. Database, adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu.
2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa Data mahasiswa merupakan hal yang penting disajikan secara tepat, akurat dan mudah dipahami serta sangat diperlukan sebagai acuan dalam menyajikan laporan biodata mahasiswa. Menurut Tri Rama K dalam kamus Bahasa Indonesia menyatakan Biodata merupakan riwayat hidup singkat yang dimiliki seseorang yang berupa daftar kepribadian seseorang tentang segala hal yang menyangkut diri pribadi sebagai identitas diri. Dalam
meningkatkan
akurasi
data
serta
penyempurnaan
dan
pengembangan biodata mahasiswa di Fakultas MIPA Unsyiah pada setiap semesternya melakukan kegiatan antara lain : a. Pengumpulan data mahasiswa FMIPA; b. Pengolahan data mahasiswa yang telah dikumpulkan dari jurusan-jurusan di Fakultas MIPA Unsyiah; c. Pengolahan data mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah. Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa, orang tua, serta dosen yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan suatu sistem informasi yang handal dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat menghemat biaya, tenaga serta mengefisienkan jalannya kegiatan akademik.
2.7 Bahasa Pemrograman yang dipakai Kemajuan teknologi komputer sebagai pendukung pemrosesan data dan informasi telah menjadi kebutuhan pokok perusahaan. Komputer digunakan
sebagai alat penunjang pemroses data dan informasi serta dapat meningkatkan kinierja perusahaan dan operasionalnya. Language software berfungsi sebagai penterjemah antara program yang ditulis dengan bahasa awam sehari-hari mejadi bahasa mesin (machine language) yang dimegerti oleh komputer. Bila language software tidak tersedia, maka pembuat program harus menulis programnya langsung dengan bahasa mesin yang berbentuk bilangan-bilangan binari. Bahasa pemograman yang penulis pakai dalam membuat sistem ini adalah Microsoft Visual Foxpro. Visual Foxpro merupakan perangkat lunak yang memudahkan untuk menciptakan aplikasi-aplikasi database berbasis grafik atau GUI (Grafical User Interface), yang berarti program database yang diciptakan dengan Visual Foxpro akan mempunyai tampilan seperti program-program windows. Microsoft Visual Foxpro tergolong pada jenis pemrograman OOP (Object Oriented Programming), yang terdiri dari sejumlah aplikasi pengembangan yang bergabung menjadi satu. Beberapa aplikasi yang disediakan antara lain database designer, table designer, query designer, view designer, form designer, menu designer, report designer, project designer.
BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Analisa Organisasi Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sebagai fakultas melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan programprogram studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola koordinatorat Fakultas MIPA Unsyia sejak dibukanya Tahun 1989. Adapun struktur Organisasi Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala terdiri dari (lampiran 1) : a. Dekan b. Pembantu Dekan I c. Pembantu Dekan II d. Pembantu Dekan III e. Pembantu Dekan IV f. Tata Usaha g. KaSub Bagian Pendidikan h. KaSub Bagian Umum dan Perlengkapan i.
KaSub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
j.
KaSub Bagian Kemahasiswaan
k. Jurusan/Prodi
Visi Fakultas MIPA Sebagai pusat unggulan MIPA yang dapat menjawab tantangan era globalisasi dan berorientasi pasa sumber daya alam di Nanggroe Aceh Darussalam. Misi Fakultas MIPA a. Menghasilkan sarjana MIPA yang tekun, kreatif dan inovatif untuk perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan lingkungan serta mampu bersaing ditingkat global; b. Mengembangkan penelitian bidang MIPA untuk meningkatkan mutu pembelajaran yang memiliki komitmen pada pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; c. Meningkatkan
kualitas
pelayanan
MIPA
terhadap
fakultas-fakultas
dilingkungan Universitas Syiah Kuala dan atau institusi lainnya; d. Meningkatkan pengabdian pada masyarakat dalam penerapan ilmu-ilmu MIPA untuk kesejahteraan umat. Tujuan Fakultas MIPA a. Ikut mensukseskan program Universitas Syiah Kuala dan Pemerintah dalam pemerataan pendidikan, khususnya pendidikan tinggi bidang MIPA; b. Menghasilkan sarjana MIPA dasar
yang berpotensi mandiri, dapat
mengantisipasi dan adaptif setiap perkembangan serta strategis dengan setiap tuntutan kebutuhan di bursa lapangan kerja.
Dalam pelaksanaan kegiatannya Sub Bagian Pendidikan mempunyai tugas melakukan pengumpulan, menganalisa dan menyajikan data, penyiapan bahan dan program, penyiapan bahan laporan.
3.2 Analisa Masalah Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam pengolahan data mahasiswa sudah menggunakan komputer. Akan tetapi penggunaan komputer belum optimal, artinya sistem tersebut tidak dijadikan suatu bentuk program komputer sehingga dalam pengolahan datanya setiap semesternya masih terdapat beberapa hambatan atau kendala. Dari analisa yang ditemukan ada beberapa masalah diantaranya adalah : “kurang akurat/lengkapnya laporan yang dihasilkan serta kurang disiplin dalam pengisian data yang disajikan pada setiap tahun akademik khususnya pada semester ganjil”.
3.3 Analisa Masukan Masukan yang digunakan dalam sistem pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala adalah data mahasiswa, data dosen, data orang tua. Adapun beberapa masukan yang dihasilkan dalam pendataan biodata mahasiswa adalah : a. Data Mahasiswa, yang terdiri dari : - Nama ; - Tempat/Tanggal Lahir ; - No.Induk Mahasiswa ; - Jurusan ; - Jenis Kelamin ;
-
Agama ; Anak yang ke ; Asal SMU ; Jurusan SMU ; Tahun lulus ; Nomor Ijazah ; NEM ; Organisasi yang diikuti ; Kedudukan di Organisasi ; Organisasi diluar ; Kedudukan di Organisasi ; Kegemaran/Hobby ; Jalur masuk FMIPA ; Tahun masuk FMIPA ; Alamat.
b. Data Orang Tua, terdiri dari : - Nama Ayah ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Nama Ibu ; - Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ; - Alamat. c. Dosen Wali; - Nama Dosen Wali; - NIP Dosen Wali.
3.4 Analisa Keluaran Analisa keluaran yang selama ini digunakan dalam pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala berupa : a. Tabel Biodata Mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik (lampiran 2) b. Tabel Biodata Mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik (lampiran 3) c. Tabel Data Mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik (lampiran 4)
3.5 Analisa Proses Proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala pada dasarnya telah menggunakan komputer. Pendataan biodata mahasiswa setiap tahunnya dibuat sebuah laporan mengenai perkembangan mahasiswa. Sub Bagian Pendidikan setiap tahunnya mengirimkan form biodata mahasiswa khususnya mahasiswa baru ke setiap Jurusan yang ada pada Fakultas MIPA Unsyiah. Selanjutnya Jurusan menginformasikan form tersebut kepada mahasiswa untuk diisi yang kemudian dkembalikan kepada Jurusan. Setelah semua data lengkap, Sub Bagian Pendidikan membuat laporan rekapitulasi mengenai data mahasiswa tersebut menurut jurusan, Kabupaten/kota dan perjenis kelamin. Agar lebih jelas sistem pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat di diagram konteks dibawah ini F_B_Mhs_Isi Lp_Bio_Mhs
Jurusan
0 SIBIMAMIPA
F_B_Mhs Df_Bio_Mhs
F_B_Mhs Lp_Bio_Mhs
F_B_Mh_Trs
Pimpinan
Mahasiswa
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Dari gambar 3.1 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini : 0 SIBIMAMIPA
1.0 P
2.0
3.0 P
Penerimaan Biodata Mahasiswa
Tabel Biodata Mahasiswa
Pembuatan Pelaporan
2.1P Tabel Biodata Mahasiswa Per Jurusan
2.2 P Tabel Mahasiswa Per Kab/Kota
2..3 P Tabel Mahasiswa Per Jns Klmin
Gambar 3.2 Diagram Berjenjang
Berdasarkan gambar 3.2 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah terdapat tiga proses. Ketiga proses tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, pembuatan tabel biodata mahasiswa dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke proses lainnya dapat dilihat pada gambar 3.3.
F_B_Mhs _Isi
1.0 P Lp_Bio_Mhs
Penerimaan Biodata Mahasiswa
Jurusan
F_B_Mhs Df_Bio_Mhs F_B_Mhs
En_B_Mhs
Mahasiswa 2.0 F_B_Mh_Trs
Tabel Biodata Mahasiswa Rkp_B_Mhs
D1 F. Mhs Bk_Dt_Mhs
3.0 P Pembuatan Pelaporan
Lp_Bio_Mhs
Pimpinan
Gambar 3.3 Diagram arus data level 0 sistem berjalan Berdasarkan gambar 3.3 dapat dijelaskan proses pendataan biodata mahasiswa. Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa melalui proses pengiriman form ke setiap jurusan lalu jurusan
menginformasikan ke mahasiswa. Setelah form tersebut diisi oleh mahasiswa lalu diserahkan ke jurusan kemudian jurusan menyerahkan kembali ke Subbag Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa. Selanjutnya setelah form biodata mahasiswa terkumpul dari setiap jurusan lalu Sub Bagian Pendidikan membuat rekapitulasi biodata mahasiswa yang disimpan dalam file mahasiswa dan dibukukan dalam buku data mahasiswa, seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata mahasiswa yang akan dikirim ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah. 2.0 Tabel Biodata Mahasiswa D_Mh_Jrs
D_Mh_Klm
D_Mh_Kab
2.1 P Tabel Biodata Mahasiswa Per Jurusan Rk_Mh_Jrs
2.2 P Tabel Mahasiswa Per Kab/Kota
Rk_Mh_Kab
2.3 P Tabel Mahasiswa Per Jns Klmin Rk_Mh_Jns
D1 F. Mhs
Gambar 3.4 Diagram arus data level 1 proses no.2 sistem berjalan
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa setelah daftar biodata mahasiswa diterima oleh Subbag Pendidikan (sistem) dari setiap jurusan, lalu Subbag Pendidikan membuat rekapitulasi data tersebut dalam bentuk tabel yang dipisahkan menurut jurusan, kabupaten/kota serta perjenis kelamin. Tabel 3.1 Kamus Data No 1
Nama Arus Data F_B_Mh_Isi
Sumber Data
Tujuan
Frekuensi
Penjelasan
Subbag. Pendidikan
Jurusan, Mahasiswa
Tiap Tahun Akademik
Form biodata yang harus diisi oleh mahasiswa terdiri identitas diri mahasiswa, orang tua dan dosen wali
2
F_B_Mhs
Subbag. Pendidikan
Jurusan, Mahasiswa
Tiap Tahun Akademik
Form biodata mahasiswa yang diterima jurusan
3
F_B_Mh_Trs
Mahasiawa
Jurusan, Subbag Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Form biodata yang telah diisi oleh mahasiswa
4
Df_Bio_Mhs
Jurusan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Kumpulan form biodata mahasiswa
5
Rkp_B_Mhs
Jurusan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Rekap biodata Mahasiswa dalam bentuk tabel
6
Lp_Bio_Mhs
Subbag. Pendidikan
Jurusan, Pimpinan
Tiap Tahun Akademik
Laporan biodata mahasiswa
7
D_Mh_Jrs
Mahasiswa, Jurusan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Data Biodata Mahasiswa perjurusan
8
D_Mh_Kab
Mahasiswa, Jurusan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Data Biodata Mahasiswa perkabupaten
9
D_Mh_Klm
Mahasiswa
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Data Mahasiswa perjenis kelamin
10
En_B_Mhs
Mahasiswa, Jurusan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Entry biodata mahasiswa dalam bentuk tabel
11
Bk_Dt_Mhs
Subbag. Pendidikan
Jurusan, Pimpinan
Tiap Tahun Akademik
Buku biodata mahasiswa dari hasil pengentryan data serta dicetak
3.6 Analisa Waktu Hasil wawancara dengan para karyawan pada Sub Bagian Pendidikan, dalam membuat tabel sampai dengan pembuatan laporan pendataan biodata mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah, menghabiskan waktu sekitar 2,43 jam perjurusan berdasarkan rumus : t = (tr + tp) x vr t = (2 + 1 ) x 48,6 t = 3 x 48,6 t = 145,8 menit t = 2,43 jam Keterangan : t = waktu yang diperlukan untuk pembuatan tabel sampai dengan pembuatan laporan biodata mahasiswa tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa tp = waktu penyesuaian vr = jumlah volume rata-rata mahasiswa Adapun pendataan yang dilakukan dalam mempersiapkan laporan biodata mahasiswa adalah : a. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik. b. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik. c. Pembuatan tabel data mahasiswa per jenis kelamin tiap tahun akademik.
3.7 Analisa Tenaga Kerja Dalam pelaksanaan kerja sampai dengan pembuatan laporan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah selama ini dilakukan oleh karyawan pada Sub Bagian Pendidikan. Jumlah tenaga yang mengerjakan pekerjaan tersebut adalah sebanyak 5 (lima) orang. Masing-masing karyawan mempunyai tugas sebagai berikut : -
Satu orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan)
-
Empat orang sebagai operator
3.8 Analisa Biaya Untuk terlaksananya suatu pekerjaan dengan sempurna tidak terlepas dari pengaruh faktor biaya. Dalam menangani proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah yang selama ini membutuhkan biaya dengan rincian seperti pada tabel berikut : Tabel 3.2 Rincian Biaya
Jumlah
Satuan
4
Unit
4.000.000
16.000.000
-
-
-
4
Unit
100.000
-
-
400.000
1.600.000
1
Buah
500.000
500.000
-
-
-
Tinta Printer
1
Kotak
23.000
-
-
-
23.000
Alat Tulis/Pulpen
4
Buah
1.500
-
-
-
6.000
Stip Ex
1
Kotak
5.000
-
-
-
5.000
HVS
1
Rem
25.000
-
-
-
25.000
4.654.500
16.500.000
-
400.000
1.659.000
No
Bahan/Peralatan
1
Komputer P IV 2,2 GHz Biaya perawatan komputer Printer canon S200SPx
2 3 4 5 6 7
Sifat Pengadaan / Total Biaya Pengadaan Setiap Triwulan Setahun sekali Bulan Rp. Rp. Rp. Rp.
@ Rp
Jumlah
Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah : a. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 16.000.000,b. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 400.000,c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 400.000,d. Untuk pengadaan 1 (satu) tahun dengan total biaya Rp. 1.659.000,-
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Rancangan Masukan Pada rancangan masukan ini tidak banyak terjadi perubahan dengan analisis masukan yang sedang berjalan saat ini, karena yang menjadi masukan pada analisis masukan terdapat juga rancangan masukan. Hanya pada rancangan masukan ini terdiri dari beberapa file program, yaitu program masukan, keluaran serta beberapa program pendukung lainnya. Adapun rancangan masukan yang dimaksud (lampiran 23 sampai 28) adalah sebagai berikut : a. Program entry data jurusan Program entry data jurusan ini adalah program untuk merekam kode beserta nama jurusan. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item kode jurusan sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data kode dan nama jurusan tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbJrs.Dbf. b. Program entry data propinsi Program entry data propinsi ini adalah program untuk merekam kode beserta nama propinsi. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item kode propinsi sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data kode dan nama propinsi tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbProp.Dbf.
c. Program entry data kabupaten/kota Program entry data kabupaten ini adalah program untuk merekam kode beserta nama kabupaten. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item kode kabupaten sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data kode dan nama kabupaten tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbKab.Dbf. d. Program entry data dosen Program entry data dosen ini adalah program untuk merekam nip beserta nama dosen. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nip dosen sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data nip dan nama dosen tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbDosen.Dbf. e. Program entry data mahasiswa Program entry data mahasiswa ini adalah program untuk merekam nim beserta nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama. Data nim, nama, jenis kelamin, agama tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbMhs.Dbf. f. Program entry data skripsi Program entry data skripsi ini adalah program untuk merekam nim beserta nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang
sama. Data nim dan nama mahasiswa tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file database TbSkripsi.Dbf.
4.2 Rancangan Keluaran Analisa yang penulis lakukan terhadap rancangan keluaran pengolahan biodata mahasiswa pada Fakuktas MIPA Unsyiah terlihat bahwa hasil keluaran tersebut tidak perlu diganti, karena sistem yang lama tersebut sudah memenuhi kebutuhan. Hanya saja perlu perubahan sedikit guna mendukung sistem yang baru tersebut. Adapun perubahan yang dimaksud dalam rancangan keluaran ini adalah penambahan form-form entry data serta penambahan bentuk laporan-laporan yang dihasilkan. Rancangan keluaran yang penulis buat dalam skripsi ini berupa rancangan di layar monitor (screen) dan cetakan ke printer. Untuk media keluaran dapat ditentukan melalui suatu menu pilihan. Ada dua menu pilihan, yaitu menampilkan data ke display atau mencetak ke media kertas melalui printer. Adapun keluaran tersebut dapat dilihat pada daftar lampiran 5 sampai 21.
4.3 Rancangan File Perangkat yang dirancang ini menggunakan beberapa buah file database yang saling berelasi antara satu dengan yang lainnya denggan menggunakan field key dari masing-masing file database. Untuk menentukan file-file apa saja yang diperlukan penulis menggunakan teknik tabel normalisasi (normalized form), dari teknik tersebut diperoleh file yang saling berkaitan sehingga nantinya file-file tersebut tidak saling redudancy. Proses perancangan database dapat dimulai dari
dokumen dasar yang dipakai dalam sistem dengan memasukkan data lama kedalam tabel untuk memperoleh gambaran. Dalam table unnormalized mencantumkan seluruh field data yang akan direkam, bagian yang double tidak perlu dituliskan. Pada tabel 4.1 terlihat record yang tidak lengkap, sehingga sulit untuk membayangkan bagaimana bentuk record yang harus dibentuk untuk merekam data tersebut. Tabel 4.1 Bentuk Unnormalized NIM
Jurusan
0181110001 0281110001 0181210001
Matematika Fisika
Nama Mahasiswa Ikshan Budi Irwansyah
Propinsi
Kabupaten
NAD NAD Sumatera Utara
Aceh Besar Pidie Tapanuli
Dosen Wali Dra.Sunarti , MS Dra.Intan Syahrini Dr.Syahrun
Tabel 4.2 Bentuk Normal Kesatu (1NF) NIM
Jurusan
0181110001 0281110001 0181210001
Matematika Matematika Fisika
Nama Mahasiswa Ikshan Budi Irwansyah
Propinsi NAD NAD Sumatera Utara
Kabupaten Aceh Besar Pidie Tapanuli
Dosen Wali Dra.Sunarti , MS Dra.Intan Syahrini Dr.Syahrun
Pada bentuk normalisasi kesatu yang terlihat pada tabel 4.2 data kosong diisi dengan data yang lengkap. Dengan bentuk normal kesatu ini telah dapat dibuat satu file. Namun bentuk normal kesatu ini mempunyai banyak kelemahan yaitu data masih terjadi redudansi dan penduplikasian data pada saat mengentry data baru maupun pada saat terjadi edit data. Pembentukan normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang dapt dipakai sebagai patokan dalam pencarian. Melihat kondisi ini dari permasalahan yang ada, maka data diberi kunci kandidat yaitu : - Kode jurusan - Nim
Selanjutnya dibuat tabel dengan kunci tersebut, sehingga terlihat keberhantungan fungsional field lain terhadp field kunci, maka didapatkan tabel sebagai berikut :
Tabel Jurusan
Tabel Propinsi
* KdJrs Nmjrs
* KdProp NmProp
Tabel Kabupaten * KdKab NmKab
Tabel Mhs * NIM Nama Tplahir Tgllahir Jsn_klm Agama Anak_ke Jlh_Sdr Nm_skl Jrs_smu Thn_lls Nmr_ijzh Nem Jalur_mipa Thn_msk Almt Nm_ayah Pdd_ayah Pkr_ayah Nm_ibu Pdd_ibu Pkr_ibu Alm_ortu
Tabel Dosen * NIP Nama_Dsn Jns_klm Alamat Telp_Hp
** KdJrs ** KdProp ** KdKab ** NIP
Keterangan : * Kunci Primer dari tabel ** Kunci tamu/penghubung Gambar 4.1 Bentuk Normal Kedua (2NF)
Tabel Skripsi * NIM Judul Nip_Pbb1 Nip_Pbb2 Nip_PUji1 Nip_PUji2 Nip_Puji3 Tgl_sdng Lm_pnlsan IPK Predikat Thn_lls
` KdJrs 8111 8121
Tabel Kabupaten
Tabel Propinsi
Tabel Jurusan
NmJrs Mateamatika Fisika
KdProp 11 12
NmProp NAD Sumut
TglLahir 23-12-1982 01-04-1982
Agama Islam Islam
KdKab 1111 1211
NmKab Aceh Besar Tapanuli
Tabel Mahasiswa NIM 0181110001 0181210001
Nama Ikhsan Irwansyah
Tabel Dosen NIP 130515908 132059312
TempatLahir B.Aceh Medan
Nama Dosen Dra.Sunarti, MS Dr.Syahrun Nur
NIM 0181110001 0181210001
Alamat Prada Utama Lampriet
KdJrs 8111 8121
Judul Aljabar Lier Difraksi Sinar_X
Gambar 4.2 Pengujian Dengan Data
KdProp 11 12
Tabel Skripsi NIP 130515908 132059312
KdKab 1111 1211
Nip_Wali 130515908 132059312
Jurusan
Propinsi
Kabupaten
Mahasiswa
Skripsi
Dosen
Gambar 4.3. Hubungan Relasi Antar file Adapun struktur database selengkapnya yang digunakan dalam aplikasi ini adalah sebagai berikut : a. File JRS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data jurusan. Field-field untuk file JRS.Dbf dapat dilihat pada table 4.3. Tabel 4.3 Rancangan File Jurusan Field Field Name 1 KdJrs 2 NmJrs
Type C C
Width 4 25
Dec
Keterangan Kode Jurusan (key) Nama jurusan
b. File PROP.Dbf, digunakan untuk merekam data-data propinsi. Field-field untuk file PROP.Dbf dapat dilihat pada tabel 4.4. Tabel 4.4 Rancangan File Propinsi Field Field Name 1 KdProp 2 NmProp
Type C C
Width 4 30
Dec
Keterangan Kode Propinsi (key) Nama propinsi
c. File KAB.Dbf, digunakan untuk merekam data-data kabupaten. Field-field untuk file KAB.Dbf dapat dilihat pada table 4.5. Tabel 4.5 Rancangan file Kabupaten Field Field Name 1 KdKab 2 NmKab
Type C C
Width 4 30
Dec
Keterangan Kode Kabupaten (key) Nama kabupaten
d. File DOSEN.DBF, digunakan untuk merekam data-data dosen wali. Fieldfield untuk file DOSEN.DBF dapat dilihat pada table 4.6 Tabel 4.6 Rancangan File Dosen Field 1 2 3 4 5
Field Name NIP Nama_Dsn Jns_Klm Alamat Telp_HP
Type C C C C C
Width 9 25 2 40 12
Dec
Keterangan NIP Dosen wali (key) Nama Dosen Jenis Kelamin Alamat dosen No Telp dosen
e. File MHS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data mahasiswa. Field-field untuk file MHS.Dbf dapat dilihat pada table 4.7 Tabel 4.7 Rancangan File Mahasiswa Field 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Field Name NIM Nama Tplahir Tgllahir KdJrs Jsn_Klm Agama Anak_ke Jlh_Sdr Nm_Sklh Jrs_SMU Thn_Lls Nmr_Ijzh NEM KdProp
Type C C C D C C C N N C C C N C C
Width 10 25 25 8 4 2 10 2 2 40 6 4 30 5 2
Dec
Keterangan Nim mahasiswa (Key) Nama mahasiswa Tempat Lahir Tanggal lahir Kode Jurusan (key) Jenis Kelamin Agama Anak yang ke Jumlah Saudara Kandung Nama Asal SMU Jurusan di SMU Tahun lulus SMU Nomor ijazah SMU NEM SMU Kode Propinsi (key)
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
KdKab Jalur_MIPA Thn_Msk Almt Nm_Ayah Pdd_Ayah Pkr_Ayah Nm_Ibu Pdd_Ibu Pkr_Ibu Phsilan Alm_Ortu Nip_DWali
C C C Memo C C C C C C C Memo C
4 4 4 4 35 15 20 35 15 20 30 4 9
Kode Kabupaten/Kota (key) Jalur masuk MIPA Tahun masuk MIPA Alamat mahasiswa Nama ayah Pendidikan terakhir ayah Pekerjaan ayah Nama Ibu Pendidikan terakhir ibu Pekerjaan ibu Penghasilan orang tua Alamat oran tua Nip Dosen Wali (key)
f. File SKRIPSI.Dbf, digunakan untuk merekam data-data skipsi mahasiswa. Field-field untuk file SKRIPSI.Dbf dapat dilihat pada table 4.8. Tabel 4.8 Rancangan File Skripsi Field 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Field Name NIM Jdl_Skripsi Nip_Pbb1 Nip_Pbb2 Nip_PUji1 Nip_Puji2 Nip_Puji3 Tgl_Sdng Lm_Pnlsan IPK Predikat Thn_Lls
Type C Memo C C C C C D C C C N
Width 10 4 9 9 9 9 9 8 3 4 16 4
Dec
Keterangan Nim mahasiswa (key) Judul skripsi Nip Pembimbing Utama Nip Pembimbing Pembantu Nip Anggota Penguji I Nip Anggota Penguji II Nip Anggota Penguji III Tanggal sidang Lama penulisan skripsi IPK lulusan Predikat lulusan Tahun lulus
g. File USER.Dbf, digunakan untuk merekam data-data user. Field-field untuk file USER.Dbf dapat dilihat pada table 4.9. Tabel 4.9 Rancangan File User Field Field Name 1 Nm_Id 2 Pssword
Type C C
Width 20 6
Dec
Keterangan Nama User Password User
4.4 Rancangan Proses Rancangan proses manajemen database yang diterapkan pada perangkat lunak aplikasi ini pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan sistem yang lama. Dalam penginputan data mahasiswa, pencarian maupun pengolahan data lainnya, sistem akan memulai dengan pencarian kode yang telah ditentukan. Bila kode tersebut ada, sistem akan menampilkan data tersebut dan bila kode tersebut salah atau belum ada, maka sistem akan memberitahukan bahwa kode tersebut tidak ada. Agar lebih jelasnya rancangan proses sistem pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah dapat dilihat pada gambar 4.4.
F_B_Mhs_Isi Lp_Bio_Mhs
Jurusan
0 SIBIMAMIPA
F_B_Mhs Df_Bio_Mhs
F_B_Mhs Lp_Bio_Mhs
F_B_Mh_Trs
Pimpinan
Mahasiswa
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa Dari gambar 4.4 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan
seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini :
0 SIBIMAMIPA
1.0 P
2.0
3.0 P
Penerimaan Biodata Mahasiswa
Proses Entry Data
Pencetakan Pelaporan
2.1 P Entry Data Jurusan
2.3 P Entry Data Kab/Kota
2.2 P Entry Data Propinsi
2.5 P Entry Data Mahasiswa
2.4 P Entry Data Dosen
2.6 P Entry Data Skripsi
Gambar 4.5. Diagram Jenjang Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa
Berdasarkan gambar 4.5 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah terdapat tiga proses. Ketiga proses tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, proses entry data dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke proses lainnya dapat dilihat pada gambar 4.6.
F_B_Mhs _Isi
Jurusan
F_B_Mhs
1.0 P Penerimaan Biodata Mahasiswa
Df_Bio_Mhs
F_B_Mhs
Entry Data
Lp_Bio_Mhs
D4 F. Dosen
DDsn
Mahasiswa F_B_Mh_Trs
D5 F. Mhs
2.0 DMhs
D6 F. Skripsi
Proses Entry Data
DJrs D1 F. Jrs
DProp
D2 F. Prop
DSkp DKab
DSkp DMhs
3.0 P Pencetakan Laporan
D3 F. Kab
DKab DProp DJrs
DDsn
Lp_Bio_Mhs Pimpinan
Gambar 4.6 Diagram arus data level 0
Berdasarkan gambar 4.6 dapat dijelaskan proses pendataan biodata mahasiswa. Setelah Jurusan mengirimkan form biodata mahasiswa yang telah terisi oleh mahasiswa ke Subbag Pendidikan, selanjutnya pihak Subbag Pendidikan mengentry data yang akan diproses datanya menggunakan file database masing-masing. Selanjutnya disimpan dalam file mahasiswa dan dicetak dalam bentuk buku data mahasiswa, seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata mahasiswa yang akan dikirim ke setiap jurusan serta juga dilaporkan untuk pimpinan. Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah. 2.0 Proses Entry Data
En_DSkp
En_DJrs En_DProp
En_DDsn
En_DKab
En_DMhs
2.1 P
2.2 P
2.3 P
2.4P
2.4 P
2.5 P
Entry Data Jurusan
Entry Data Propinsi
Entry Data Kabupaten
Entry Data Dosen
Entry Data Mahasiswa
Entry Data Skripsi
DJrs D1 F.Jrs
DProp
D2 F.Prop
DKab
D3 F. Kab
DDsn
D4
F. Dsn
DMhs
D5 F.Mhs
Gambar 4.7 Diagram arus data level 1 proses no.2
DSkp
D6
F.Skp
Tabel 4.10 Kamus Data No 1
Nama Arus Data F_B_Mh_Isi
Sumber Data
Tujuan
Frekuensi
Penjelasan
Subbag Pendidikan
Jurusan, Mahasiswa
Tiap Tahun Akademik
Form biodata yang harus diisi oleh mahasiswa terdiri identitas diri mahasiswa, orang tua dan dosen wali
2
F_B_Mhs
Subbag. Pendidikan
Jurusan, Mahasiswa
Tiap Tahun Akademik
Form biodata mahasiswa yang diterima jurusan
3
F_B_Mh_Trs
Biodata
Jurusan, Subbag Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Form biodata yang telah diisi oleh mahasiswa
4
Df_Bio_Mhs
Jurusan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Kumpulan form biodata mahasiswa
5
Lp_Bio_Mhs
Subbag Pendidikan
Jurusan, Pimpinan
Tiap Tahun Akademik
Laporan biodata mahasiswa
6
DJrs
Jurusan
Subbag. Pendidikan
-
Data Jurusan
7
DProp
Subbag. Pendidikan
Subbag. Pendidikan
-
Data Propinsi
8
DKab
Subbag. Pendidikan
Subbag. Pendidikan
-
Data Kabupaten
9
DDsn
Jurusan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Data Dosen
10
DMhs
Mahasiswa
Jurusan, Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Data Mahasiswa
11
DSkp
Mahasiswa
Jurusan, Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Data Skripsi
12
En_Jrs
Subbag. Pendidikan
Jurusan
-
Entry Data Jurusan
13
En_Prop
Subbag. Pendidikan
Subbag. Pendidikan
-
Entry Data Propinsi
14
En_Kab
Subbag. Pendidikan
Subbag. Pendidikan
-
Entry Data Kabupaten
15
En_Dsn
Subbag. Pendidikan
Jurusan
Tiap Tahun Akademik
Entry Data Dosen
16
En_Mhs
Subbag. Pendidikan
Jurusan
Tiap Tahun Akademik
Entry Data Mahasiswa
17
En_Skp
Subbag. Pendidikan
Subbag. Pendidikan
Tiap Tahun Akademik
Entry Data Skripsi
4.5 Rancangan Kontrol Pengontrolan sangat diperlukan terhadap suatu rancangan. Rancangan Kontrol Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah dikendalikan dengan sistem password. Agar program bisa dikendalikan oleh satu kesatuan diperlukan satu program menu utama yang berguna untuk mengatur tata kerja program secara keseluruhan hingga bisa berhubungan antara menu utama dengan sub-sub menu. Adapun susunan menu dan sub menunya adalah sebagai berikut : a. Menu entry, edit, hapus data b. Display (tampil) data c. Laporan (cetak) data d. Utiliti
4.6 Rancangan Waktu Perbandingan
waktu
setelah
sistem
baru
ini
diterapkan
secara
komputerisasi sangat mneguntungkan kegiatan proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah. Pendataan dapat dilakukan dalam waktu lebih singkat dan lebih cepat dibandingkan sebelumnya. Waktu yang dibutuhkan untuk menginput/mengentry data sampai dengan pencetakan laporan dalam Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah membutuhkan waktu 1,62 jam perjurusan berdasarkan rumus : t = (tr + tp) x vr t = (1 + 1 ) x 48,6 t = 2 x 48,6 t = 97,2 menit t = 1,62 jam Keterangan : t = waktu yang diperlukan untuk mengentry data sampai dengan pencetakan laporan biodata mahasiswa tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa tp = waktu penyesuaian vr = jumlah volume rata-rata mahasiswa
Tabel 4.11 Time Schedule Dalam Pembuatan Aplikasi Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah
NO
URAIAN
1
Mengumpulkan data/berkas untuk kelengkapan pembuatan sistem
2
Analisa data yang sudah dikumpulkan
3
Perancangan sistem baru
4
Pembangunan sistem baru
5
Tes Data simulasi
6
Entry data awal
7
Implementasi sistem dan pelatihan user
8
Maintenance dan perbaikan system
Agustus 1 2 3 4
BULAN September Oktober 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Nopember 2 3 4
Dari tabel 4.11 dapat dijelaskan bahwa penulis dalam membuat Aplikasi Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah melalui beberapa tahap antara lain mengumpulkan data/berkas untuk kelengkapan pembuatan sistem, analisa data yang sudah dikumpulkan, perancangan sistem baru, pembangunan sistem baru, tes data simulasi, entry data awal, implementasi sistem dan pelatihan user serta maintenance dan perbaikan sistem. Adapun waktu yang dibutuhkan dalam perancangan sistem ini membutuhkan waktu selama 4 (empat) bulan.
4.7 Rancangan Tenaga Kerja Dalam menjalankan Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah, membutuhkan tenaga kerja yang bisa mengoperasikan komputer sehingga akan lebih memudahkan pendataan biodata mahasiswa. Banyaknya karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem yang baru ini sebanyak 2 orang saja, inipun tidak perlu merekrut tenaga kerja yang baru hal ini dikarenakan karyawan yang ada rasanya dapat dipakai untuk menjalankan sistem tersebut, hanya saja perlu diberikan pelatihan dan ketrampilan tentang penggunaan sistem yang baru tersebut. Masing-masing karyawan mempunyai tugas sebagai berikut : -
1 (Satu) orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan)
-
1 (satu) orang sebagai operator
4.8 Rancangan Biaya Biaya yang diperlukan guna mendukung kelancaran perangkat lunak aplikasi ini, dapat diperkirakan dengan rincian seperti pada tabel 4.12. Tabel 4.12 Rincian Biaya
Jumlah
Satuan
1
Unit
4.000.000
4.000.000
-
-
-
1
Unit
100.000
-
-
100.000
400.000
1
Buah
500.000
500.000
-
-
-
Tinta Printer
1
Kotak
23.000
-
-
-
23.000
Alat Tulis/Pulpen
1
Buah
1.500
-
-
-
1.500
Biaya Software
1
Buah
4.000.000
4.000.000
-
-
-
HVS
1
Rem
25.000
-
-
-
25.000
8.649.500
8.500.000
-
100.000
449.500
No
Bahan/Peralatan
1
Komputer P IV 2,2 GHz Biaya perawatan komputer Printer canon S200SPx
2 3 4 5 6 7
Sifat Pengadaan / Total Biaya Pengadaan Setiap Triwulan Setahun sekali Bulan Rp. Rp. Rp. Rp.
@ Rp
Jumlah
Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah : e. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 8.649.000,f. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 100.000,g. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 100.000,h. Untuk pengadaan 1 (satu) tahun dengan total biaya Rp. 449.500,-
BAB V PENUTUP Setelah melakukan penelitian tentang Perancangan Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah serta hasil pembahasan yang penulis uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan serta saran yang nantinya diharapkan berguna dan bermanfaat dalam penerapan Sistem Komputerisasi Pendataan Biodata Mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah.
5.1 Kesimpulan a. Penggunaan komputer pada saat ini pada Subbag Pendidikan diperuntukkan hanya sebatas menangani masalah administrasi. b. Sistem pendataan biodata mahasiswa yang digunakan saat ini hampir memenuhi kebutuhan informasi, akan tetapi karena sistem pengolahannya belum secara komputerisasi maka hasilnya tidak maksimal. c. Dalam menggunakan sistem komputer, memudahkan dalam melakukan perbaikan atau mengoreksi data, apabila suatu waktu terjadi kesalahan dalam menginput data. d. Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan di atas dapat dikurangi, selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah motifasi kerja khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data yang diperlukan dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat diketahui dengan cepat.
5.2 Saran-saran a. Agar setiap pekerjaan yang menyangkut pengolahan data mahasiswa, sebaiknya menggunakan komputer dengan sistem yang dirancang khusus untuk keperluan tersebut, karena dengan cara tersebut hasil yang akan dicapai lebih cepat, efektif serta mengurangi kesalahan output (laporan). b. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru, dapat membantu meningkatkan atau membantu permasalahan diatas dalam memberikan informasi kepada yang membutuhkan. c. Sistem ini dapat dijadikan perbandingan antara sistem yang dirancang dengan sistem yang sedang berjalan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
Aji Supriyanto (2005), Pengantar Teknologi Informasi, Salemba Infotek, Jakarta Andri Kristanto (2003), Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta Andy Indra Rinaldi (2003), Skripsi, STMIK Unaya, Aceh Besar Aninomous (1996), Buku Pedoman Program Sarjana (S1), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Unsyiah, Darussalam Dwi Budiarti (1999), Sistem Informasi Manajemen, Mondial, Jakarta Harianto Kristanto (1994), Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta Ponco W. Sigit (1999), Analisis dan Perancangan Sistem, Mondial, Jakarta Tri Rama K, Kamus Bahasa Indonesia, Karya Agung, Surabaya
