1 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN ABSENSI ONLINE SMAK YOS SOEDARSO PATI BERBASIS WEB (Studi kasus : SMAK Yos Soedarso Pati) Artikel Ilmiah Diajukan kepada F...
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN ABSENSI ONLINE SMAK YOS SOEDARSO PATI BERBASIS WEB (Studi kasus : SMAK Yos Soedarso Pati) Artikel Ilmiah Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga 2016
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN ABSENSI ONLINE SMAK YOS SOEDARSO PATI BERBASIS WEB (Studi kasus : SMAK Yos Soedaso Pati) 1)
Elia Lugastio, 2) Christine Dewi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia Email: 1) [email protected], 2)[email protected]
Abstract In this globalization era, internet is used widely such as in educational institutions. Schools take advantage of internet as information and communication media. It was found that one of schools in Pati Regency, SMAK Yos Soedarso, still used a manual attendance list. This caused the inefficiency of paper usage for the attendance lists. Besides, the recapitulation of students’ absence was also done manually and took so much time. The school itself didn’t have a database for the entire students’ absence. To solve this problem, an online based attendance list is needed. This study generates a website-based attendance list which uses PHP with MySQL as the database. This online system is used to input students’ attendance daily and automatically calculate the integrated recapitulation which later can be used to take certain follow-up action by the school. Keywords: Online-based attendance list, Website-based attendance list, PHP, MySql.
Abstrak Pada era globalisasi ini, internet dipergunakan secara luas termasuk oleh lembaga pendidikan. Sekolah-sekolah memanfaatkan internet sebagai media informasi dan komunikasi. Salah satu sekolah di Kabupaten Pati yaitu SMAK Yos Soedarso ditemukan masih menggunakan absensi yang dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan pemakaian kertas untuk daftar absensi kurang efisien. Selain itu, penghitungan rekapitulasi absensi siswa juga dilakukan secara manual dan memakan waktu yang lama. Bahkan sekolah tidak memiliki database rekapitulasi absensi seluruh siswa. Untuk mengatasi masalah tersebut, dibutuhkan sistem absensi online. Penelitian ini menghasilkan websiteabsensi yang menggunakan PHP dengan database MySQL. Sistem absensi online ini berguna untuk menginput absensi siswa secara harian dan menghitung rekapitulasi absensi setiap siswa secara otomatis dan terintegrasi yang kemudian dapat dijadikan database bagi sekolah untuk mengambil tindak lanjut yang diperlukan. Kata Kunci: Absensi online, Website absensi, PHP, MySql
1
Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga 2 Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
1.
Pendahuluan
Internet pada jaman globalisasi kini telah memegang peran yang penting sebagai media komunikasi dan informasi. Meskipun pemaanfaatan teknologi internet tersebut bukan hal yang baru dan kita tidak dapat memungkiri kebermaanfaatannya dalam komunikasi dan informasi bagi lembaga pendidikan dasar dan menengah. [1] Media komunikasi dan informasi efektif bagi lembaga pendidikan adalah website. Bahkan telah ada banyak sekolah yang melakukan pendaftaran calon siswa baru secara online. Meskipun demikian, masih ditemukan sekolah-sekolah yang menggunakan sistem manual dalam mengerjakan suatu kegiatan, misalnya absensi siswa. Kehadiran dan ketidakhadiran siswa dimasukan dan dihitung secara manual pada daftar absensi kelas. Salah satu sekolah yang masih menggunakan absensi manual tersebut adalah SMAK Yos Soedarso. Sistem absensi manual memiliki beberapa kelemahan. Pertama, untuk mendapatkan rekapitulasi absensi siswa, para wali kelas menghitung sendiri ketidakhadiran siswa setiap minggu, bulan, akhir semester, dan akhir tahun pelajaran.Hal ini tentu memakan waktu yang tidak sedikit.Selain itu, kekurangan dari metode ini adalah daftar absensi tersebut menumpuk di meja guru dan menghabiskan cukup banyak kertas.Bahkan terkadang data rekapitulasi absensi tersebut hanya dimiliki dan disimpan oleh wali kelas saja yang kemudian dimasukkan ke dalam raport siswa setiap akhir semester. Hal ini berarti sekolah tidak memiliki rekapitulasi absensi siswa secara keseluruhan. Padahal data rekapitulasi tersebut bisa dijadikan dasar untuk mengambil tindakan yang diperlukan oleh guru BK atau wali kelas terhadap siswa-siswa yang mungkin bermasalah atau kurang jumlah kehadirannya. Atas dasar permasalahan tersebut, penulis memiliki ide untuk membuat absensi online untuk SMAK Yos Soedarso.Absensi online diperlukan karena memiliki beberapa keuntungan. Setiap hari wali kelas atau admin menginput data absensi dari kelas ke dalam sistem absensi online dan dilakukan 2 kali dalam sehari. Absensi online ini bisa menghitung secara otomatis jumlah kehadiran dan ketidakhadiran para siswa di kelas sehingga wali kelas tidak perlu menghitung rekapitulasi secara manual. Data rekapitulasi yang telah terintegrasi dapat dicek selama periode waktu tertentu sehingga guru BK atau wali kelas dapat menggunakannya untuk mengatasi atau mengambil tindakan terhadap siswa yang tidak hadir tanpa pemberitahuan. Data rekapitulasi tersebut dapat pula dijadikan database bagi sekolah untuk evaluasi akhir semester dan akhir tahun pelajaran. Berdasarkan pemaparan tersebut penulis menjadikan masalah tersebut sebagai latar belakang penelitian dengan judul “Perancangan dan Pembuatan Website Absensi SMAYos SoedarsoPatiMenggunakan PHP”.
2.
Kajian Pustaka
Dalam penelitian pembuatan website ini, penulis menggunakan beberapa tinjauan pustaka berupa penelitian sejenis yang telah sebelumnya dilakukan.Tinjauan yang pertama berjudul “Pembuatan Website Profil Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Kerjo Kabupaten Karanganyar” dari Dwi Sutanti (2013). Pembuatan Website Profil SMP N 2 Kerjo dapat memberikan manfaat bagi warga sekolah maupun masyarakat luas yang ingin mendapatkan informasiinformasi yang berhubungan dengan SMP N 2 Kerjo. Metode yang digunakan adalah kepustakaan, observasi, wawancara, analisis, perancangan, ujicoba dan implementasi. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam penelitian adalah PHP dan databaseMySQL. [2] Tinjauan kedua dengan judul “Pembuatan Website Sekolah Dasar Negeri Sragen Empat Belas” ditulis oleh Isa Budi Kahono (2013). Penelitian ini menggunakan metode kepustakaan, observasi, wawancara, perancangan, ujicoba dan implementasi. Perancangan website ini mampu mencakup semua kebutuhan untuk memberikan informasi dengan cepat dan akurat. Perancangan website tersebut menggunakan PHP, MySQL, dan CMS Lokomedia. [3] Berdasarkan penelitian-penitian yang telah dilakukan terkait pengembangan website sebagai media komunikasi dan informasi sekokah dengan pihak luar, maka dilakukan penelitian yang membahas tentang perancangan dan pengimplementasian absensi onlinedi SMAK Yos Soedarso Pati menggunakan PHP dan dengan database MySQL. Absensi online ini dimanfaatkan oleh intern sekolah. Sistem absensi online terdiri dari beberapa bagian seperti halaman pengguna admin, halaman menu berisi menu kelas, siswa, absensi, dan rekap. Dimana admin dapat mengisikan absensi tiap kelas dan secara otomatis mendapatkan rekapitulasi absensi yang dapat dimanfaatka oleh pihak terkait demi kemajuan sekolah. Website (situs web) adalah merupakan alamat (URL) yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi dengan berdasarkan topik dan sub topik tertentu. [4] PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP adalah bahasa pemrograman script server-side yang didesain untuk pengembangan web. PHP disebut sebagai bahasa pemrograman server side karena PHP diproses pada komputer server. [5] MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. [6] Absensi adalah buku daftar ketidakhadiran siswa [16].
3.
Metode Penelitian Pada perancangan aplikasi menggunakan tahapan penelitian yang terdiri dari 4 tahapan penelitian, yaitu: 1) Identifikasi Masalah. 2) Perancangan Sistem. 3) Pembuatan Aplikasi. 4) Implementasi dan Pengujian Sistem serta Analisis Hasil Pengujian. Identifikasi Masalah Perancangan Sistem
Pembuatan Aplikasi
Implementasi dan Pengujian Sistem serta Analisis Hasil Pengujian
Gambar 1Tahap Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 1 dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Tahap pertama: Identifikasi Masalah, pada tahap ini yang dilakukan adalah meneliti dan mengamati proses absensi di SMAK Yos Soedarso Pati dengan tanya jawab dengan guru TIK. 2) Tahap kedua: Perancangan Sistem, perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan diagram Unified Modelling Language (UML). Perancangan sistem berupa diagram meliputi use case diagram, class diagram, sequence diagram dan deployment diagram. 3) Tahap ketiga: Pembuatan Aplikasi, pada tahap ini dilakukan pembuatan aplikasi sesuai dengan perancangan sistem yang telah dibuat. Pembuatan aplikasiini berbasis websiteabsensi onlinedenganbahasa pemrograman PHP. 4) Tahap keempat: Implementasi dan Pengujian Sistem serta Analisis Hasil Pengujian, pada tahap ini website absensi online akan diimplementasikan pada web browser, kemudian dilakukan pengujian / testing untuk mengetahui apakah aplikasi telah sesuai dengan perancangan yang dilakukan dan sudah tidak ditemukan kesalahan / bug pada website. Pengujian website dilakukan pada objek penelitian yaitu di SMAK Yos Soedarso Pati. Metode perancangan sistem yang digunakan pada pembangunan website absensi online pada SMAKYos Soedarso Pati adalah model prototype. Model prototype merupakan sebuah teknik pengumpulan data atau informasi tertentu mengenai kebutuhan-kebutuhan informasi pengguna secara cepat. Dengan metode prototype ini, pengembang dan pihak SMAKYos Soedarso Pati, yaitu administrator dan guru, dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan website absensionline. Secara lengkap, alur model prototype digambarkan seperti pada Gambar 2[15].
Gambar 2 Metode Prototype
Gambar 2 merupakan gambaran tahapan umum dari prototypemodel. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap prototypemodel. Pada tahapan pertama, yaitu listen to customer atau information gathering tentang kebutuhan aplikasi absensi onlineyang akan dibangun. Pada tahap ini dilakukan wawancara dengan beberapa perwakilan dari SMAK Yos Soedarso Pati, antara lain seorang admin sekolah dan guru. Aktor admin atau administrator sekolah yang dipilih merupakan guru TIK, yang bertugassebagai pengelola website. Pada tahap wawancara dengan guru TIK, diperoleh informasi yaitu kebutuhan tentang aplikasi berbasis web absensi online. Tahapan selanjutnya dalam metode prototype yaitu build/revise mock-up atau membangun aplikasi secara cepat. Pada tahap ini dilakukan pembuatan aplikasi absensionline berbasis web, aplikasi absensi online berbasis websesuai dengan kebutuhan umum yang diketahui pada tahap pertama. Pada tahap pengidentifikikasian masalah, proses penelitian sistem absensi dilakukan wawancara yang dilakukan dengan Guru TIK SMAK Yos Soedarso, didapatkan proses aplikasi absensi online berbasis web sebagai berikut:
Guru memanggil Siswa / Siswi
Siswa / Siswi angkat tangan hadir
Serahkan data absensi ke admin
Admin menerima data absensi
Guru catat absensi
Gambar 3 Proses Absensi Online
Penjelasan proses absensi pada Gambar 3Guru memanggil nama siswa dan siswi di kelas, siswa mengangkat tangan tanda kehadiran lalu guru mencatat kehadiran dan ketidakhadiran siswa, setelah absen selesai, guru menyerahkan data absensi kepada admin. Setelah admin menerima data absensi, admin menginput data absensi secara online. Pada tahap perancangan sistem menggunakan diagram UML yang berfungsi untuk menggambarkan prosedur dan proses kerja dari aplikasi. Diagram UML yang digunakan antara lain Usecase diagram, Classdiagram dan Deployment diagram. Usecase diagram adalah gambaran graphical dari beberapa atau semua aktor, usecase dan interaksi di antara komponen-komponen tersebut yang memperkenalkan suatu sistem yang akan dibangun [13]. Usecase. Usecase yang pertama mempunyai 1 aktor yaitu Admin, yang dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4Use CaseDiagram
Gambar 4use case diagram yang mempunyai 1 aktor yaitu adminmenunjukkan bahwa pada sistem absensi online, admin dapat melakukan kelola data siswa, kelola data kelas dan kelola data absensi. Pada kelola data siswa, admin dapat melakukan lihat data, tambah data, ubah data. Pada kelola data kelas, kegiatan yang dilakukan meliputi lihat data, ubah data dan hapus data. Yang terakhir, pada kelola data absen, admin dapat melakukan kegiatan, seperti lihat data (ijin, sakit, dan alfa).
Gambar 5Activity Diagram absensi
Pada gambar 5 menggambarkan aktivitasadmin ketika login dan akan melakukan absensi. Pada tampilan utama yaitu tampilan masuk, pengguna akan memasukkan nama pengguna dan kata sandi yang kemudian sistem akan melakukan pengecekan nama pengguna dan kata sandi pada database. Apabila nama pengguna dan kata sandi sesuai yang terdapat pada database maka sistem akan menampilkan menu utama. Pada menu utama ini pengguna memilih menu absensi yang menampilkan form absensi. Setelah absensi ditambah, maka data akan dikirim ke database.
Gambar 6Class Diagram
Pada gambar 6 ditunjukkan suatu Class diagram yang menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi dan lain-lain[14].
Gambar 7Deployment Diagram
Gambar 7 menggambarkan deployment diagram dari sistem absensi online. Pada deployment diagram terdapat perangkat lunak yaitu aplikasi absensi online. Aplikasi absensi onlineterhubung dengan webservice, dan webservice berfungsi sebagai penghubung antara aplikasidengan database. Webservice dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman web yaitu PHP. Webservice ini juga terhubung dengan database pada server. 4.
Hasil dan Pembahasan
Penelitian ini menghasilkan aplikasi absensi online berbasis web yang ditujukan agar digunakan oleh para staf di SMAK Yos Soedarso. Adminwebsite absensi ini adalah staffTata Usaha di sekolah tersebut. Pengguna website absensi ini dapat melakukan kelola data siswa, data kelas, dan data absen. Admin dapat menginput data absensi yang dikumpulkan oleh para guru di tiap-tiap kelas, mengubah data apabila diperlukan, dan melihat rekapitulasi kehadiran dan ketidakhadiran yang secara otomatis dihitung oleh sistem website ini.
Gambar 8Tampilan Login Admin
Penjelasan pada gambar 8,Pertama, admin membuka alamat websitelocalhost/absensikelas pada internet explorer atau sejenisnya. Gambar 8 merupakan tampilan login untuk admin. Admin dapat login dengan memasukkan username dan password yang penulis buat.
Gambar 9Tampilan Halaman Utama
Jika berhasil login dengan id admin, admin akan melihat tampilan halaman utama absensi online seperti yang ditampilkan pada Gambar 9, yang berisi menu Home, Kelas, Siswa,Absensi dan Rekap.
Berikut ini adalahKode Program 1 yaitu kode pemrograman untuk menu halaman utama pada website absensi ini. Kode ini merupakan fungsi pada menu halaman utama dimana admin dapat memilih pilihan menu yang ada.
Gambar 10Tampilan Menu kelas
Gambar 10 merupakan tampilan menu kelas, dimana admin bisa menambah kelas sesuai kelas yang dibuka, misalnya terdapat 3 kelas X, 4 kelas XI dan XII yang terbagi menjadi Ipa dan Ips.
Gambar 11 Tampilan Menu Siswa
Gambar 11merupakan tampilan menu menambah siswa. Pada bagian ini admin dapat menambah data siswa dan membagi siswa perkelas. Dengan data Nama, tanggal lahir, alamat dan kelas. Kode Program 2 Kode Input Kelas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Kode program 2 merupakan kode untuk menyimpan data siswa perkelas yang telah dibagi admin dan di inputkan ke tabel databasesiswa
Gambar 12 Tampilan Menu Absensi
Gambar 12 merupakan tampilan untuk menu aksi absensi yang berisi tabel nama kelas, jumlah siswa dan keterangan, pada kolom keterangan bisa dilihat gambar 13. Kode Program 3 Menu Absensi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
$pesan_error=array(); $tanggal=mysql_escape_string($_POST['tanggal']); $status=switch_status_absensi_ke_pendek($_POST['status']); $keterangan=mysql_escape_string($_POST['keterangan']); $sqlperintah_02="SELECT nis FROM absensi_siswa WHERE nis='$nis' AND kode_periode='$periode_tampil' AND tanggal='$tanggal_absensi'"; $sqlhasil_02=mysql_db_query($dbase,$sqlperintah_02,
Kode Program 3 adalah kode database untuk menampilkan nama kelas, jumlah kelas dan keterangan dengan mengambil data dari tabel database kelas berdasarkan nama kelas.
Gambar 13 Keterangan Absensi
Gambar 13Pada bagian ini admin mempunyai hak untuk melakukan aksi absensi. Pada gambar tersebut, dapat mengisi status absensi, apakah hadir, sakit, ijin atau alfa. Kode program 4 Keterangan Absensi 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9.
No
Nama
Hadir (H)
Sakit (S)
Ijin (I)
Alfa (A)
//nilai awal cekbox $no=0; $c=0; $query=mysql_query("select * from "."$prefix_tabel"."siswa where kd_kelas='$kd_kelas'"); while($row=mysql_fetch_array($query)){ ?>
"; $no++; ?>
";
Kode program 4merupakan kode untuk inputan absensi siswa dengan menggunakan checkbox, admin mengisi nilai checkboxtersebut dengan pilihan Hadir (H), Sakit (S), Ijin (I) dan Alpha (A) dari tabel database siswa berdasarkan kode siswa.
Gambar 14 Tampilan Menu Rekap Absensi
Gambar 14 adalah tampilan menu rekap untuk setiap anak tampilan rekapitulasi absensi siswa berdasarkan tanggal dan pilihan beberapa nama siswa, dengan menu rekapitulasi ini, guru tidak perlu menghitung absensi secara manual. 5.
Simpulan
Penelitian ini menghasilkan website absensi yang menggunakan PHP dengan database MySQL. Setelah menganalisa sistem website absensi ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu sistem ini dapat membantu dan mempercepat kinerja admin dan guru di SMAK Yos Soedarso dalam melakukan data absensi. Guru atau wali kelas tidak perlu lagi menghitung rekapitulasi data absensi secara manual dan dapat menghemat penggunaan kertas di lingkungan sekolah. Selain itu, data absensi online ini telah terintegrasi sehingga dapat digunakan oleh pihak sekolah untuk mengambil tindak lanjut bagi siswa yang tingkat kehadirannya kurang ataupun siswa yang sering tidak hadir tanpa pemberitahuan (alpha). 6.
Pustaka
[1]
Anonim.(2001).Kamus Besar Bahasa Indonesia.Jakarta: Balai Pustaka.
[2]
Dwi Sutanti, Tri Irianto Tj.(2013). Pembuatan Website Profil Sekolah Menengah PertamaNegeri 2 Kerjo Kabupaten Karanganyar.Seminar Riset
Unggulan Nasional Informatika dan Komputer FTI UNSA 2013Vol 2 No 1 – Maret 2013 ISSN: 2302-1136 . [3]
Isa budi Kahono. (2013). Pembuatan Website Sekolah Dasar Negeri Sragen Empat Belas. IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 (P) - 2354-6654 (O)
[4]
Kadir, Abdul. (2012). Dasar pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Yoga Pujantoko. (2009). Pembuatan Website SMA Negeri 1Pracimantoro Menggunakan PHP MySQL. Program D3 IlmuKomputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas SebelasMaret Surakarta.
[7]
PHP. Diambil dari http://www.duniailkom.com/pengertian-dan-fungsiphp-dalam-pemograman-web/ pada tanggal 15 Desember 2015.
[8]
Pemrogaman PHP, Pengertian PHP diambil dari https://id.wikibooks.org/wiki/Pemrograman_PHP/Pendahuluan/Pengertian _PHP pada tanggal 27 Juli 2015.
[9]
Pengertian dan Fungsi PHP dalam pemrograman web diambil dari http://www.duniailkom.com/pengertian-dan-fungsi-php-dalampemograman-web/ pada tanggal 27 Juli 2015.
[10]
MySQL diambil dari http://www.etunas.com/web/pengertian-mysql.htm pada tanggal 6 April 2013.
[11]
Pengertian MySQL diambil dari http://www.etunas.com/web/pengertianmysql.htm pada tanggal 28 Juli 2015.
[12]
Situs Web diambil dari https://olwin.wordpress.com/2010/11/01/pengertian-situs-web-websitepengertian/ pada tanggal 01November 2010.
[13]
Christine. 2014. Mengenal Use Case Diagram. http://www.academia.edu/5295802/Mengenal_Use_Case_Diagram, diakses tanggal 20 November 2014.
[14]
Joko. 2012. Fungsi Dan Pengertian UML. http://www.academia.edu/4887559/Fungsi_Dan_Pengertian_UML, diakses tanggal 20 November 2014.
Pengertian Absensi diambil dari https://akhmadsudrajat.wordpress.com/2010/10/17/tentang-kehadiran-danketidakhadiran-siswa-di-sekolah/ diakses tanggal 17 Oktober 2010
