Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Akademik Berbasis Jaringan Lokal Pada Jurusan Teknik Informatika UNIKOM Untung P1, B. Siswoyo2, N.Juhana3 1 Jurusan Teknik Informatika, FT, Jl. Dipati Ukur Bandung 2 Jurusan Teknik Informatika, FT, Jl. Dipati Ukur Bandung 3 Jurusan Teknik Informatika, FT, Jl. Dipati Ukur Bandung Abstrak Perkembangan software saat ini telah banyak memberikan kemudahankemudahan dalam membangun sebuah program aplikasi database, salah satunya adalah Borland Delphi. Borland Delphi merupakan bahasa pemrograman yang mempunyai cakupan kemampuan yang luas dan canggih, terlebih untuk aplikasi pengolah database karena Delphi menyediakan object yang sangat kuat, canggih dan lengkap sehingga memudahkan dalam merancang, membuat dan menyelesaikan aplikasi database yang diinginkan. Sistem Informasi Akademik yang dibuat ini, dirancang dalam bahasa pemrograman tersebut di atas. Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) yang sudah dibangun, mampu menyelesaikan persoalan akademik di Jurusan Teknik Informatika UNIKOM. Termasuk antara lain, menangani proses perwalian, menangani proses penilaian dan juga mampu mencetak nilai mahasiswa baik itu Kartu Hasil Studi (KHS) ataupun Transkrip mahasiswa serta juga dapat mencetak daftar absensi, cetak Kartu Studi Mahasiswa (KSM) dan laporan-laporan yang ada. Salah satu kelebihan dari sistem yang dibuat ini adalah dapat bekerja pada komputer yang terhubung dengan jaringan. Selain itu juga, keabsahan data terjamin keamanannya karena masing-masing user mempunyai wewenang akan tugasnya masing-masing, serta mampu melakukan perubahan data yang up-todate.
1. Pendahuluan Sekarang ini, jaringan komputer sudah banyak dimanfaatkan dalam proses pengolahan database. Dengan memanfaatkan teknologi ini, sistem informasi akademik yang dibangun ini dirancang mampu bekerja pada setiap komputer yang terhubung jaringan. Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) baru ini merupakan membaharuan dari sistem yang lama. Sebagaimana pada sistem yang lama belum mampu bekerja pada komputer yang terhubung jaringan. Tujuan penelitian adalah untuk merancang suatu sistem baru tentang informasi akademik yang dibangun pada suatu jaringan berbasis jaringan lokal. Aplikasi program ini dipakai pada Jurusan Teknik Informatika, UNIKOM 2. Metodologi Dalam pelaksanaannya, penelitian dilakukan di Jurusan Teknik Informatika UNIKOM, terhitung mulai Maret 2004 sampai dengan Agustus 2004. Alat dan instrumen yang digunakan dalam penelitian antara lain: dua perangkat komputer Intel Pentium 800 MHz, memori 256 MB, monitor 15 inci, LAN Card 10/100 Mbps, dan kabel UTP 10 M, serta perangkat lunak menggunakan sistem operasi Windows XP, Windows 98, Borland Delphi 5.0, MySQL, serta MyODBC 3.51 Driver 3. Hasil dan Bahasan A. Analisis Sistem yang Berjalan Dalam hal ini, dilihat dari sudut pengolahannya dari awal sampai terbentuknya sebuah laporan bentuk pemberitaan hasil studi mahasiswa dapat dibagi menjadi beberapa tahapan. Pertama-tama mahasiswa diwajibkan melakukan perwalian dan registrasi. Pada saat perwalian, mahasiswa diharuskan mengisi Kartu
Rencana Studi (KRS) dimana di dalam KRS tersebut terinci mata kuliah yang akan diikuti. Setelah mendapatkan persetujuan dari dosen wali, maka mahasiswa akan dijadwalkan kapan dan dimana bisa mengikuti perkuliahan. Pada minggu ketiga setelah melakukan perwalian selama satu minggu, mahasiswa masih diberikan kesempatan untuk melakukan perubahan mata kuliah yang diambil. Bila tidak ada perubahan, maka mahasiswa dapat mengikuti perkuliahan seperti biasanya.
TIDAK
Form KRS
Form Registrasi Mahasiswa
Form Registrasi & Form KRS Registrasi Disetujui ?
Dosen Wali Sekretariat
Mahasiswa YA
Perkuliahan
YA
Minggu ke-3 setelah Perwalian, selama 1 Minggu. Apakah ada perubahan KRS ?
TIDAK
Ilustrasi Proses Registrasi dan Perwalian
Setelah para mahasiswa menyelesaikan Ujian Akhir Semester (UAS), maka dalam hal ini dosen bertugas untuk menilai kemampuan para mahasiswa yang telah mengikuti mata kuliah yang diajarkan dosen yang bersangkutan. Setelah dosen selesai mengolah nilai mahasiswa maka untuk selanjutnya diserahkan kepada petugas sekretariat. Dari sini pihak
sekretariat memulai penyimpanan data secara satu persatu dengan mengacu pada lembaran nilai yang diberikan dosen untuk diolah kembali menjadi sebuah Indeks Prestasi. Data nilai mahasiswa ini akan disimpan ke dalam harddisk komputer dengan menggunakan program aplikasi Microsoft Excel. Setelah selesai disimpan maka pihak sekretariat akan mengolah data nilai itu menjadi IP. Jika nilai telah diolah menjadi IP maka tugas selanjutnya adalah membuat laporan sehingga menjadi sebuah Kartu Hasil Studi (KHS). Setelah KHS selesai dibuat selanjutnya diberikan kepada dosen wali untuk dibagikan kepada mahasiswa yang menjadi anak didiknya. Quiz, Tugas, UTS, UAS + Absensi
Data Mahasiswa
Dosen Pengajar
Perkuliahan
Mahasiswa
Nilai Mentah
Copy KHS Mahasiswa
Pengolahan
Copy KHS
KHS per Mahasiswa
Dosen Wali
Nilai per Mata Kuliah
KHS per Mahasiswa
KHS
Nilai per Mahasiswa
Ilustrasi Proses Aliran Data Nilai
Sekretariat
B. Diagram Konteks Diagram
konteks
adalah
arus
data
yang
berfungsi
untuk
menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagianbagian luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut. Diagram konteks bisa disebut dengan “Model sistem pokok (fundamental system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan masukan (input) dan keluaran (output) yang diindikasikan dengan anak panah masuk dan keluar memperlihatkan suatu hubungan antara sistem dengan lingkungannya yang menjadi sumber data”. (Roger S. Pressman, 1997) a. Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik
MAHASISWA KHS, KSM, Nilai Transkrip
Daftar Nilai
SEKRETARIAT Input Data Mahasiswa, Input Data Dosen, Input Data Mata Kuliah, Input Data Kelas Update Nilai ke Database
Berkas Registrasi, KRS
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
Menyerahkan Berkas Nilai, Update-an Nilai pada Excel Bukti Data Perwalian, Format Pengisian Nilai Form Absensi Mahasiswa
Laporan Data Mahasiswa, Laporan Data Dosen, Laporan Data Mata Kuliah, Laporan Data Kelas, Laporan Nilai KHS, Laporan Nilai Transkrip
KETUA JURUSAN
Diagram Konteks SIAKAD
DOSEN
Aliran data pada Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik No Proses 0
Proses
Data In
Data Out
Sistem Informasi
o Berkas Registrasi
o KSM
Akademik
o KRS
o KHS
o Berkas Nilai
o Nilai Transkrip
o Data Mahasiswa
o Daftar Nilai
o Data Doasen
o Bukti Data Perwalian
o Data Mata Kuliah
o Form Pengisian Nilai
o Data Kelas
o Form Absensi Mahasiswa
o Update Nilai ke
o laporan Data Mahasiswa
Database o Update Nilai dari Excel
o Laporan Data Dosen o Laporan Data Kelas o Laporan Nilai KHS o Laporan Nilai Transkrip
b. DFD Levelled Diagram konteks dapat kita turunkan ke dalam bentuk yang lebih mendetail yaitu Data Flow Diagram (DFD) Levelled. Turunan pertama dari diagram konteks adalah DFD level 1. Dari turunan pertama dapat kita turunkan lagi ke level berikutnya untuk memperjelas level sebelumnya.
(a) DFD Level 1 Bukti Data Perwalian, Format Pengisian Nilai Form Absensi Mahasiswa
Laporan Laporan Laporan Laporan
1 Proses Perwalian
Berkas Registrasi, Kartu Rencana Studi (KRS)
Input Input Input Input
MAHASISWA
Kartu Studi Mahasiswa (KSM)
Data Data Data Data
Mahasiswa, Dosen, Mata Kuliah, Kelas,
Data Data Data Data
Mahasiswa, Dosen, Mata Kuliah, Kelas,
KETUA JURUSAN
SEKRETARIAT
Daftar Nilai
2 Proses Pemasukan Data
MAHASISWA
D. Mahasiswa
D. Dosen
D. Kelas
D. Mata Kuliah
D. Nilai
DOSEN
KHS, Transkrip Nilai Menyerahkan Berkas Nilai, Update-an Nilai pada Excel
KETUA JURUSAN
3 Proses Nilai
Update Nilai ke database
Laporan KHS, Laporan Transkrip
DFD Level 1
Aliran Data pada DFD Level 1 Sistem Informasi Akademik No Proses 1
Proses
Data In
Data Out
Proses
o Berkas Registrasi
o Bukti Data Perwalian
Perwalian
o KRS
o Format Pengisian Nilai o Form Absensi Mahasiswa
2
3
Proses
o Input data Mahasiswa
o Laporan Data Mahasiswa
Pemasukan
o Input Data Dosen
o Laporan Data Dosen
Data
o Input Data Mata Kuliah
o Laporan Data Mata Kuliah
o Input Data Kelas
o Laporan Data Kelas
o Berkas Nilai
o Berkas Nilai
o Update Nilai pada Excel
o KHS
o Update Nilai ke database
o Transkrip Nilai
Proses Nilai
(b) DFD Level 2 untuk Proses Pemasukan Data Input Data Mahasiswa
2.1 PEMASUKAN DATA MAHASISWA
SEKRETARIAT
Input Data Dosen
2.2 PEMASUKAN DATA DOSEN
Laporan Data Mahasiswa
D. Mahasiswa
D. Dosen
Laporan Data Mata Kuliah
KETUA JURUSAN
Laporan Data Dosen
D. Kelas
D. Mata Kuliah
2.3 PEMASUKAN DATA MATA KULIAH
2.4 PEMASUKAN DATA KELAS
Laporan Data Kelas
Input Data Mata Kuliah
SEKRETARIAT
Input Data Kelas
DFD Level 2 untuk Proses 2
Aliran Data pada DFD Level 2 Proses Pemasukan Data No Proses 2.1
Proses Pemasukan Data
Data In
Data Out
o Input Data Mahasiswa
o
Laporan Data Mahasiswa
o Input Data Dosen
o
Laporan Data Dosen
o Input Data Mata Kuliah
o
Laporan Data Mata Kuliah
o Input Data Kelas
o
Laporan Data Kelas
Mahasiswa 2.2
Pemasukan Data Dosen
2.3
Pemasukan Data Mata Kuliah
2.4
Pemasukan Data Kelas
(c) DFD Level 2 untuk Proses Nilai D. Mahasiswa 3.4 PROSES PEMBUATAN TRANSKRIP
D. Dosen NIM
D. Mata Kuliah
3.1 PROSES PEMASUKAN NILAI
D. Kelas
Transkrip MAHASISWA
D. Nilai
Laporan Transkrip
Update Nilai ke Database
KETUA JURUSAN
KHS NIM, THN_AJARAN, SEM 3.3 PROSES PEMBUATAN KHS
Daftar Nilai
SEKRETARIAT
KDMK, Thn_Ajaran, Semester
3.2 PROSES PENGUMPULAN BERKAS NILAI
Menyerahkan Berkas Nilai, Update Nilai pada Excel
Laporan KHS
DOSEN
DFD Level 2 untuk Proses 3
Aliran Data pada DFD Level 2 Proses Nilai No Proses 3.1
Proses Pemasukan Nilai
Data In o KDMK
Data Out o Daftar Nilai
o Thn_Ajaran o Semester o Updata Nilai ke database 3.2 3.3
Pengumpulan
o Berkas Nilai
o -
Berkas Nilai
o Update Nilai pada Excel
Pembuatan KHS
o NIM
o Lembar KHS
o Tahun_Ajaran
o Laporan KHS
o Semester 3.4
Pembuatan Transkrip
o NIM
o Transkrip Nilai o Laporan Transkrip
C. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari lingkungan yang kita tinjau. 1 1
JURUSAN
1
MEMPUNYAI JABATAN
N
N
1
DIMILIKI
MEMILIKI
N N
DOSEN
N
N N MAHASISWA N N N
N
BERADA
1
KELAS
1
MEMILIKI
MEMILIKI
1
N MENGAJAR
N
MATA KULIAH
N 1
AGAMA
MENGAMBIL
N
MEMILIKI
1
MEMILIKI
SKRIPSI
N MEMILIKI
1
PROGRAM
MEMILIKI
SEX
MEMILIKI
1 KETERANGAN
Entity Relationship Diagram
1
JENIS
STATUS
STATUS KELAS
4. Kesimpulan Dari proses yang dilalui dalam penyusunan tugas akhir tentang Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Akademik Berbasis Jaringan Lokal pada Jurusan Teknik Informatika UNIKOM, maka diperoleh suatu kesimpulan sebagai berikut: a. Hasil pengujian menunjukkan bahwa program aplikasi yang sudah dibuat telah mampu bekerja dalam sistem jaringan client/ server dengan database yang tersimpan di server; b. Setiap user memiliki hak akses yang disesuaikan dengan tingkatan manajemen dalam sistem; c. Proses pengolahan data akademik dapat diselesaikan secara cepat dan kemungkinan kesalahan relatif lebih kecil; d. Setiap user yang berkepentingan (seperti: Dosen wali) dapat mengetahui kemajuan prestasi setiap mahasiswa yang dididik.
Daftar Pustaka M.Agus J. Alam, “Belajar Sendiri Borland Delphi 6.0”, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002 Antony Pranata, “Pemrograman Borland Delphi 6”, Edisi 4, Andi Yogyakarta, Yogyakarta, 2002 Inge Martina, “Database Client/ Server menggunakan Delphi”, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002 “Tip dan Trik Pemrograman Delphi 7.0”, Kerjasama Wahana Komputer dengan Penerbit Andi Marco Cantu, “Mastering Delphi 5.0”,Sybex, San Francisco, 1999 Jay Greenspan and Brad Bulger, “MySQL/ PHP Database Applications”, IDG Book India, New Delhi, 2001 M.Agus J.Alama, “Belajar Sendiri Borland Delphi 5.0”, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000 Sumiyana, “Kapita Selekta Kasus Pemrograman Bisnis dan Akuntansi Berbasis Microsoft Access”, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta, 1999 Pressman, Roger S. “Software Engineering: A Practioner’s Approach” International Edition Singapore : The McGraw-Hill Companies, Inc. 1997 Fathansyah, “Basis Data”, Informatika Bandung, Bandung, 1999 Gordon B. Davis, “Kerangka Dasar Sistem Informasi” PT. Pustaka Binaan Pressindo, Jakarta, 1984
