PERANCANGAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA ADMINISTRASI PADA SEKOLAH DASAR NEGERI 16 KAYU AGUNG Muhammad Sobri1, Suyanto2 Dosen Universitas Bina Darma Jalan Jenderal Ahmad Yani No.3 Palembang Sur-el:
[email protected],
[email protected] Abstract: This study aims to assist and facilitate the administration of particular data processing student data, teacher data, facilitate the search for student data and teacher data, and make the data the data is computerized and systematically arranged. This research method using waterfall method stages - stage consists of system requirements analysis, system design, writing code, testing programs and maintenance of applications, while the data collection method using the library research such as collecting data through a book - a book or magazine that is relevant to relate to application to be built. With this application, it is expected that schools have become schools for which data are computerized, so that it can improve the quality of administrative services at the school. Keywords: Waterfall Method, Application and computerisation Abstrak: Penelitian ini bertujuan untuk membantu serta mempermudah dalam mengolah data administrasi khususnya data siswa, data guru, mempermudah dalam pencarian data siswa dan data guru, dan membuat data - data tersebut menjadi terkomputerisasi dan tersusun secara sistematis. Metode penelitian ini menggunakan metode waterfall yang tahapan - tahapannya terdiri dari analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, penulisan kode program, pengujian program dan pemeliharaan aplikasi, sedangkan metode pengumpulan datanya menggunakan metode library research yaitu pencarian data melalui buku – buku maupun majalah yang relevan berhubungan dengan aplikasi yang akan dibangun. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan sekolah tersebut sudah menjadi sekolah yang datanya terkomputerisasi, sehingga bisa meningkatkan mutu pelayanan administrasi pada sekolah tersebut. Kata Kunci: Metode Waterfall, Aplikasi dan Terkomputerisasi
1.
sempit, yaitu pekerjaan yang berhubungan
PENDAHULUAN
dengan ketatausahaan, sedangkan administrasi Teknologi komputertelah diterapkan di
dalam pengertian luas ialah seni dan ilmu
berbagai instansi baik negeri maupun swasta
mengelola sumberdaya 7M + 1I (man, money,
bahkan lembaga pendidikan seperti sekolah
material, machines, methods, marketing, and
dasar sampai perguruan tinggi sebagai alat bantu
minutes + information) untuk mencapai tujuan
dalam memudahkanmengolah data administrasi
secara efektif dan efisien.
seperti data siswa, data guru, data pegawai,
Sekolah Dasar Negeri 16 Kayuagung
pembuatan jadwal mengajar guru dan data
merupakan contoh sekian banyak sekolah yang
administrasi lainnya.
belum menggunakan komputer sebagai alat
Pemahaman
mengenai
administrasi
untuk mengolah data. Sekolah adalah sistem
yang
interaksi sosial suatu organisasi keseluruhan
administrasi
dalam
terdiri atas interaksi pribadi terkait bersama
administrasi
dalam
dalam suatu hubungan organisasi (Atmodiwiro,
pengertian luas. Administrasi dalam pengertian
2000). Sedangkan berdasarkan undang-undang
dikemukakan menyatakan pengertian
oleh
Usman
pengertian sempit
dan
(2006)
Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Administrasi … … (Muhammad Sobri dan Suyanto )
67
no 2 tahun 1989 sekolah adalah satuan pendidikan
yang
berkesinambungan
berjenjang
untuk
2.
METODOLOGI PENELITIAN
dan
menyelenggarakan
Penelitian ini dilakukan di Sekolah Dasar
Sekolah Dasar
No. 16 Kayuagung Kabuapaten Ogan Komering
Negeri 16 Kayuagung pengolahan datanya masih
Ilir. Penulis melakukan penelitian ini selama 8
bersifat manual contohnya daftar siswa maupun
bulan dari bulan mei sampai dengan bulan
guru masih ditulis pada sebuah buku, sehingga
oktober.
jika mencari sebuah data seorang siswa, maka
digunakan untuk membuataplikasi ini adalah
bagian personalia akan mengalami kesulitan
dengan metode library research melalui buku-
untuk mencarinya, karena akan mencari satu
buku yang berhubungan dengan aplikasi yang
persatu buku yang ada didalam lemari sehingga
akan dibangun.
kegiatan belajar mengajar.
memerlukan waktu yang lama untuk menemukan data
seorang
guru.Apalagi
siswa
jika
maupun
sekolah
seorang
tersebut
sudah
Metode
Penelitian
pengumpulan
ini
data
menggunakan
yang
metode
waterfall yang tahap-tahapan prosesnya terdiri dari
Identifikasi
Kebutuhan,
Perancangan
berumur puluhan tahun maka sudah banyak
Sistem,
buku-buku
Pemeliharaan. Berikut penjelasan dari metode
yang
digunakan
sebagai
arsip
sekolah, ketika ada pengawas sekolah datang
Penulisan
Kode,
Pengujian
dan
waterfall (Witanto, 2012).
untuk menanyakan jumlah seluruh siswa dari awal berdiri sampai sekarang berikut dengan
2.1
Identifikasi Kebutuhan
berbagai macam pekerjaan orang tua siswa tersebut maka akan mengalami kesulitan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.
Tahap
ini
sangat
penting
dalam
keberhasilan dalam membuat sebuah aplikasi
Jika dibandingkan dalam menggunakan
karena pada tahap ini seluruh penulis harus
sebuah aplikasi maka kita cukup mengetikkan
mengetahui informasi yang berkaitan dengan apa
pada menu pencarian kemudian jika data tersebut
saja yang menjadi kebutuhan dan harus ada
ada ataupun tidak ada maka informasinya sangat
dalam aplikasi yang akan dibuat, semakin
cepat akan kita dapatkan. Kemudian selain itu
lengkap informasi maka semakin lengkap dan
juga
memudahkan
memiliki
penyimpanan
data
baik
softcopypada program maupun hardcopydari
dalam
melanjutkan
tahap
selanjutnya.
hasil pengolahan data tersebut yang bisa kita cetak dan kita simpan.
2.2
Perancangan Sistem
Kelebihan yang lainnya jika sekolah tersebut datanya sudah terkomputerisasi dan sistematis maka akan meningkatkan akreditasi sekolah tersebut. Latar belakang yang telah peneliti jelaskan tersebut merupakan mengapa
Setelah semua informasi telah didapatkan maka selanjutnya informasi tersebut dibuat dalam
bentuk
menyesuaikan
rancangan dengan
aplikasi
kebutuhan
yang user
/
pentingnya penelitian ini dilakukan.
68
Jurnal Ilmiah MATRIK Vol .18 No.1, April 2016: 67 - 76
pengguna aplikasi ini dan tentunya harus bersifat
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN
usability( pengguna tidak mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi ini.
Hasil perancangan aplikasi ini dimulai dari tahap identifikasi kebutuhan sistem meliputi
2.3
Penulisan Kode
menu apa sajakah yang harus ada atau tersedia dalam aplikasi ini sesuai permintaan atau
Setelah rancangan telah dibuat maka
kebutuhan dari pengguna. Kegiatan identifikasi
selanjutnya ke tahap penulisan kode, tahap ini di
tersebut dilanjutkan dengan tahapan pelaksanaan
ibaratkan adalah sebuah ruh yang ada pada
dengan membuat rancangan aplikasi. Data yang
manusia, tanpa adanya kode maka rancangan
diolah adalah data primer yang berasal dari objek
program sebagus apapun maka tidak akan bias
penelitian yang akan diolah untuk mendapatkan
berjalan/digunakan.
rancangan
aplikasi
yang
sesuai
dengan
kebutuhan dari pengguna.
2.4
Pengujian Program
Pada hasil penelitian, rancangan yang dibuat menggunakan diagram UML (Unified
Setelah program selesai pemberian koding
Modelling Language). UML adalah salah satu
maka tahap selanjutnya melakukan pengujian
alat bantu yang sangat handal di dunia
dengan cara menjalankan program tersebut
pengembangan sistem yang berorientasi objek
apakah ada terdapat error/ kesalahan misalnya
(Hariyanto, 2004). UML dapat menyediakan
apa yang di input kan tidak sesuai dengan data
bahasa pemodelan yang mudah dimengerti oleh
yang tersimpan dan laporannya maka dilakukan
pengembang dan dapat dikomunikasikan dengan
proses perbaikan penulisan kode kembali sampai
pemakai.kegiatan penelitian berada pada tahap
akhirnya program tersebut tidak mengalami lagi
pelaksanaan
error.
rancangan aplikasi yang terdiri dari Use Case
dengan
kegiatan
pembuatan
Diagram,Class Diagram, Activity Diagram,
2.5
Pemeliharaan Program
rancangan database, dan rancanganinterface.
Program yang telah berhasil diuji maka
3.1
Use Case Diagram
selanjutnya masuk ke tahap perawatan seperti diberi antivirus, antivirus pun harus sering di updatedikarenakan virus setiap harinya terus berkembang baik versi maupun jenisnya dan pengamanan penggunaan computer seperti login sehingga bagi yang tidak termasuk pengguna untuk aplikasi ini maka tidak akan bisa menggunakannya.
Perancangan aplikasi pengolahan data administrasi pada sekolah dasar negeri 16 Kayuagung menggunakan Unified Modelling Language (UML). Dalam perancangan ini dimulai
dari
konsep
hasil
analisis
yang
digambarkan melalui use case diagram. Dimana hasil dari analisis tersebut menjadi acuan dalam
Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Administrasi … … (Muhammad Sobri dan Suyanto )
69
pengembangan aplikasi. Berikut adalah hasil analisis berupa use case diagram.
Gambar 1. Use Case Diagram Aplikasi
3.2
Class Diagram Gambar 2.Class Diagram Aplikasi Untuk
hubungannya
melihat secara
struktur logika
statis dari
dan
aplikasi
3.3
Activity Diagram
pengolahan data administrasi dapat dilihat pada ini dibentuk
Urutan aktivitas yang akan dikerjakan
berdasarkan hasil analisis use case diagram.
oleh user baik administrator, kepala sekolah
Class
menjelaskan
maupun pengguna umum maka digambarkan
hubungan antar class yang terjadi pada aplikasi
dalam diagram aktivitas. Dengan diagram ini,
pengolahan data administrasi. Class Diagram
maka programmerbisa mengetahui alur program
tersebut digambarkan sebagai berikut:
berdasarkan aktivitas yang akan dikerjakan oleh
class diagram. Class diagram
Diagram
dibuat
untuk
user. 1) Activity Diagram Administrator Diagram aktivitas ini menjelaskan alur aktivitas dari administrator dalam menampilkan / memilih menu grafik. Adapun gambar dari diagram aktivitas ini sebagai berikut:
70
Jurnal Ilmiah MATRIK Vol .18 No.1, April 2016: 67 - 76
3) Acitivity Diagram Pengguna Diagram aktivitas yang akan dikerjakan oleh pengguna, selain melihat informasi yang ada di halaman web, maka bisa dilihat pada gambar berikut:
Gambar 3. Activity Diagram Administrator
2) Activity Diagram Pengolahan Data Administrator
dalam
melakukan
pengolahan data, baik data web mapun data administrasi
Sekolah
Dasar
Kayuagung,
digambarkan
Negeri
dalam
16
diagram
aktivitas berikut:
Gambar 5. Activity Diagram Pengguna
3.4
Rancangan Database Database dalam sebuah sistem informasi
memegang peran yang vital. Karena di dalam database semua data yang diperlukan untuk pengolahan data tersebut tersimpan. Dalam sebuah database terdapat tabel-tabel yang secara scara fisik menyimpan data. Pada sistem Gambar 4. Activity Diagram Administrator dalam Pengolahan Data
informasi pengolahan data administrasi SD Negeri 1 Kayuagung, tabel-tabel yang akan di buat antara lain:
Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Administrasi … … (Muhammad Sobri dan Suyanto )
71
1) Tabel Siswa
Lanjutan tabel 2
Tabel siswa digunakan untuk menyimpan
4
penddk_ayah
Char
semua data-data yang berhubungan dengan data
5
penddk_ibu
Char
pribadi siswa. Adapun field-field pada tabel
6
tmpt_lhr_ayah
Char
siswa sebagai berikut:
7
tmpt_lhr_ibu
Char
Tabel 1. Tabel Siswa
8
tgl_lhr_ayah
Date
Tipe Field
Keterangan
9
tgl_lhr_ibu
Date
10 11
pekerjaan_ayah pekerjaan_ibu
Char Char
12
nama_wali
Char
13
penddk_wali
Char
14
hub_thd_anak
Char
15
pekerjaan_wali
Char
16
no_hp
Char
No
Nama Field
1
Nis
Char
2 3 4 5 6 7
Char Char Char Date Date Char
9
nama_lengkap nama_panggilan Jeniskelamin tempat_lahir tgl_lahir Agama Kewarganegara an anak_ke
10
jml_sdr_kdg
Int
11
jml_sdr_agkt
Int
12
bhs_sehari
Char
13 14 15 16 17
berat_badan tinggi_badan gol_darah penyakit_brt alamat_tinggal jarak_rumah_se kolah no_telp no_hp alamat_sementa ra
Int Int Char Char Char
Nomor Induk Siswa Nama Lengkap Nama Panggilan Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Agama Kewarganegaraa n Anak ke Jumlah Saudara Kandung Jumlah Saudara Angkat Bahasa Seharihari Berat Badan Tinggi Badan Golongan Darah Penyakit Berat Alamat Tinggal
Int
Jarak dari rumah
Char Char
Nomor Telepon Nomor Handpone Alamat Sementara
8
18 19 20 21
Char Int
Char
2) Tabel Ortu
3) Tabel Asal Mula Anak Tabel AsalMulaAnak digunakan untuk menyimpan semua data asal sekolah siswa. Dari tabel ini bisa diketahui, apakah siswa yang masuk merupakan siswa pindahan atau siswa baru. Adapun Field dari ini antara lain: Tabel 3. Tabel Asal Mula Anak No
Nama Field
Tipe Field
1
Nis
Char
2
masuk_sebagai
Char
3
nama_tk
Char
4
nomor_thn_sk
Char
5 6 7 8
lama_belajar pindahan_dr Tinggal dari_kelas diterima_di_seko lah_tgl Kelas
Tabel Ortu merupakan tabel bagian dari tabel
siswa.
Tabel
ortu
digunakan
untuk
menyimpan data-data yang berhubungan dengan data orang tua siswa. Adapun Field dari tabel ortu sebagai berikut :
9
Tabel 2. Tabel Ortu No
Nama Field
Tipe Field
1
nis
Char
2 3
nama_ayah nama_ibu
Char Char
72
Pendidikan Ayah Pendidikan Ibu Tempat Lahir Ayah Tempat Lahir Ibu Tanggal Lahir Ayah Tanggal Lahir Ibu Pekerjaan Ayah Pekerjaan Ibu Nama Wali Siswa Pendidikan Wali Hubungan Terhadap Anak Pekerjaan Wali Nomor Handphone
10
Int Char Char Char Date Char
Keterangan Nomor Induk Siswa Masuk Sebagai Nama Sekolah TK Nomor/Tahun SK Lama Belajar Pindahan Dari Alamat Tinggal Dari Kelas Diterima Tanggal Kelas
Keterangan Nomor Induk Siswa Nama Ayah Nama Ibu Jurnal Ilmiah MATRIK Vol .18 No.1, April 2016: 67 - 76
4) Tabel Guru Tabel ini digunakan untuk menyimpan
Ho me
Prof il
biodata guru. Adapun field dari tabel guru
Tipe Field
1
nip
Char
2 3 4 5 6 7 8 9
nama jeniskelamin tempatlahir tgl_lahir status alamat golongan jabatan
Char Char Char Date Char Char Char Char
10
no_hp
Char
Keterangan
data-data orang yang akan menggunakan sistem ini. User yang dicatat pada tabel 5 adalah user yang secara langsung mengelola data yaitu Administrator.
3.5
user_id nama password
Guru Pengur us Kurikul um
Tipe Field Char Char Char
3.5.2 Rancangan Input Siswa Siswa yang sudah terdaftar pada sekolah, wajib dimasukkan ke dalam sistem pengolahan data administrasi. Adapun tampilan input siswa sebagai berikut:
Tabel 5. Tabel Admin
1 2 3
Kurikul er Prestasi
Gambar 6. Struktur Menu Website
Tabel user digunakan untuk menyimpan
Nama Field
Fasilita s Sekolah Ekstra
Nomor Induk Pegawai Nama Guru Jenis Kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir Status Alamat Tinggal Golongan Jabatan Nomor Handphone
5) Tabel Admin
No
Pen erim aan
Sejarah Berdiri
Tabel 4. Tabel Guru Nama Field
Lok asi
VisiMisi
sebagai berikut:
No
Gall ery
Keterangan User ID Nama User Password
Rancangan Interface
3.5.1 Rancangan Struktur Menu Website Pada aplikasi Website SD Negeri 16 Kayuagung, kegiatan
dirancang
promosi
dan
untuk sosialisasi
pendukung kegiatan
sekolah. Adapun menu-menu yang ada pada website SD Negeri 16 Kayuagung digambarkan pada struktur menu berikut ini: Gambar 7. Rancangan Input Data Siswa Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Administrasi … … (Muhammad Sobri dan Suyanto )
73
3.5.3 Rancangan Input Orang Tua/Wali
3.5.5 Rancangan Input Data Guru
Setelah data siswa selesai diinputkan,
Setelah data asal mula anak selesai
maka dilanjutkan untuk menginput juga data
diinputkan,
maka
dilanjutkan
untuk
orang tua atau wali siswa. Adapun tampilan
menginput juga data guru. Adapun tampilan
input tersebut sebagai berikut:
input tersebut sebagai berikut:
Gambar 8. Rancangan Input Data Orang Tua/Wali Gambar 10. Rancangan Input Data Guru 3.5.4 Rancangan Input Asal Mula Anak Setelah data orang tua / wali selesai
diinputkan,
maka
dilanjutkan
3.5.6 Grafik Pendidikan Orang Tua Hasil dari input data siswa, data orang tua
untuk
menginput juga data asal mula anak. Adapun tampilan input tersebut sebagai berikut:
dan data asal mula anak, bisa digunakan untuk mengetahui data statistik yang diperlukan oleh Kepala Sekolah. Dalam hal ini bisa digunakan untuk mengetahui tingkat pendidikan orang tua siswa. Rancangan dari Grafik Pendidikan orang tua disajikan sebagai berikut: 100 80 60
S D
40 20 0 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015
Gambar 9.Rancangan Input Asal Mula Anak Gambar 11. Grafik Tingkat Pendidikan Orang Tua
74
Jurnal Ilmiah MATRIK Vol .18 No.1, April 2016: 67 - 76
3.5.7 Rancangan Grafik Pekerjaan Orang
4.
SIMPULAN
Tua Selain grafik tingkat pendidikan, bisa juga dihasilkan
grafik
pekerjaan
orang
tua.
Setelah adapun
dilakukan
hasildari
perancangan
maka
penelitian
ini,
dapat
berikut
yaitu
Untuk
Rancangan dari Grafik pekerjaan orang tua
disimpulkan
disajikan sebagai berikut:
rancangan-rancangannya terdiri dari 3 (tiga)
sebagai
bagian yaitu rancangan databaseberupa tabeltabel,
100 80
rancangan
menggambarkan
60
Tani
40
Buruh
20
alur
bagaimana
system,
yang
sistem tersebut
mulai dan berakhir proses penggunaannya serta rancangan interface(antarmuka) yang terdiri dari menu-menu yang akan dibuat untuk digunakan
0 2011/20122012/20132013/20142014/2015
oleh pengguna. Adapun menu-menu untuk laporan yang
Gambar 12. Rancangan Grafik Pekerjaan Orang Tua 3.5.8 Rancangan
Output
Grafik
Jumlah
Siswa Data siswa yang sudah tersimpan dalam tabel,
sangat
bermanfaat
untuk
akan dibuat terdiri dari laporan berupa data statistik yaitu berupa statistik data penerimaan siswa, statistik data pekerjaan orang tua siswa, statistik data latar belakang pendidikan orang tua dan statistik data jumlah siswa.
berbagai
keperluan informasi. Selain grafik-grafik diatas, maka dari tabel siswa bisa juga dihasilkan tabel perkembangan jumlah siswa. Rancangan dari Grafik jumlah siswa disajikan sebagai berikut:
100 80 60
Kel as 1
40 20 0 2011/20122012/20132013/20142014/2015
Gambar 13. Rancangan Grafik Jumlah Siswa
Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Administrasi … … (Muhammad Sobri dan Suyanto )
75
DAFTAR RUJUKAN Atmodiwiro, Subagyo. 2000. Manajemen Pendidikan Indoensia. PT Ardadizya Jaya. Jakarta. Hariyanto, Bambang. 2004. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Informatika. Bandung. Usman, Husaini. 2006. Manajemen: Teori, Praktik dan Riset Pendidikan. PT Bumi Aksara. Jakarta. Witanto, Ady. 2012. Perancangan dan Implementasi Aplikasi Layanan Quickrespond pada Polres Purbalingga Berbasis Web dan SMS. Diss. Program Studi Teknik Informatika FTI-UKSW. Salatiga.
76
Jurnal Ilmiah MATRIK Vol .18 No.1, April 2016: 67 - 76
