„Ercsi polgármesteri hivatal szervezetfejlesztése” című ÁROP 1.A.2/A-2008-0116. számon regisztrált európai uniós projekt szervezetfejlesztési feladatok ellátása keretében „Pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozottságának javítása” című szakérői javaslat
Budapest, június 1.
Consulting Audit Önkormányzati Könyvvizsgáló és Tanácsadó KFT Budapest (1182.) Fogoly utca 7/d. telefon: 06 30 9 447 447 e-mail:
[email protected], 1
A 2009. május 4-én megkötött megbízási szerződés teljesítésénél Ercsi Város Önkormányzat ÁROP pályázatának 2. számú mellékletében szereplő szabályzati környezet auditálása keretében a következő szabályzatok kidolgozás történt meg, melyet a mellékletek tartalmaznak: • Gazdasági Ügyrend (1. számú melléklet tartalmazza) • Leltározási Szabályzat (2. számú melléklet tartalmazza) • Felesleges Vagyontárgyak Hasznosításának Szabályzata (3. számú melléklet tartalmazza)
és
Selejtezésének
• Polgármesteri és Jegyzői intézkedés az európai uniós támogatások ellenőrzéséről (4. számú melléklet tartalmazza)
2
1. számú melléklet
3
GAZDASÁGI SZERVEZET ÜGYRENDJE
Ercsi Város Polgármesteri hivatala részére
4
Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala
Hatályos: 2009. szeptember 1 -től
5
ÜGYREND Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala gazdasági szervezetének feladatait az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: ÁHT), valamint az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rendelet) alapján - a Szervezeti és Működési Szabályzat előírásait figyelembe véve - a következők szerint határozzuk meg.
1. A gazdasági szervezet fogalma, az ügyrend célja, tartalma A Korm. rendelet 17. § (1) bekezdésében foglaltak alapján a gazdasági szervezet: a költségvetési szerv működéséért, a vagyon használatával, védelmével összefüggő feladatok teljesítéséért, a pénzügyi, számviteli rend betartásáért, a zavartalan működéshez és gazdálkodáshoz szükséges likviditás biztosításáért felelős, a gazdasági vezető közvetlen vezetése alá tartozó szervezeti egység. A gazdasági szervezet ellátja − a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a szerv hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással, az üzemeltetéssel, fenntartással, működtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerőgazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel, a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló és saját szervezetére kiterjedő feladatokat, valamint -
a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szerv meghatározott feladatait.
Az ügyrend célja, hogy a vonatkozó központi jogszabályok, valamint a helyi sajátosságok alapján részletesen meghatározza a Polgármesteri Hivatal gazdasági szervezete által ellátandó feladatokat, a vezetők és a szerv pénzügyi-gazdasági feladatainak ellátásáért felelős alkalmazottak feladat- és hatáskörét, felelősségi körét, a helyettesítés rendjét, a belső (szerven belüli) és külső kapcsolattartás módját. Az ügyrend a gazdasági szervezet által ellátandó következő feladatok végrehajtásához kapcsolódóan tartalmaz előírásokat, szabályokat: − az éves költségvetés tervezése, − az előirányzat felhasználás, módosítás, − az üzemeltetés, fenntartás, működtetés, beruházás, − a vagyon használat, hasznosítás, − a munkaerő-gazdálkodás, − a pénzkezelés, 6
− a pénzellátás,
− a könyvvezetés, − a beszámolási kötelezettség, valamint − az adatszolgáltatás. A gazdálkodással összefüggő egyes tevékenységek végrehajtásának részletes előírásait a következő szabályzatok rögzítik: − számlarend, − számviteli politika, − eszközök és források értékelési szabályzata, − leltárkészítési és leltározási szabályzat, − pénzkezelési szabályzat, − felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, 2. A költségvetés tervezésével összefüggő feladatok 2.1. A költségvetési koncepció Az önkormányzat éves költségvetésének összeállítását megelőzően, annak előkészítéseként el kell készíteni a költségvetési koncepciót. A koncepció elkészítéséhez, összeállításához az érvényben lévő központi szabályok és képviselő-testületi döntések figyelembe vételével át kell tekinteni − az önállóan és a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következő költségvetési évre vonatkozó feladatait, kötelezettségeit, valamint − az önkormányzat bevételi forrásait. A költségvetési szervektől beszerzett, valamint a polgármesteri hivatalban meglévő információk alapján ki kell alakítani az önkormányzat költségvetésének készítésénél alapul szolgáló költségvetési koncepciót. A költségvetési koncepcióval kapcsolatban meg kell ismerni − az önkormányzatnál működő szakbizottságok - szakterületüket érintő -, valamint − a pénzügyi bizottság egész koncepcióval kapcsolatos véleményét. A bizottságok véleményét csatolni kell a testületi előterjesztéshez. A költségvetési koncepciónak a költségvetési évet megelőző év történő elkészítéséért - a Jegyző felelős.
november 30 -ig
A koncepció összeállításában pénzügyi irodavezető működik közre. A költségvetési koncepciót a Polgármester terjeszti a képviselő-testület (közgyűlés) elé. 7
Az önkormányzat költségvetési koncepciójának a helyi kisebbségi önkormányzatokra vonatkozó részéről tájékoztatni kell a helyi kisebbségi önkormányzat elnökét. A helyi kisebbségi önkormányzat elnökének tájékoztatásáért a kisebbségi referens felelős. 2.2. Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az ÁHT., valamint a Korm. rendelet előírásait, továbbá az Önkormányzat költségvetési koncepciójában foglaltakat. − létszám és bérigényeket, illetve az egyéb változásokat, − a feladatok változásait, azok költségvetésre gyakorolt hatását, − a speciális beszerzési igényeket, elvégzendő karbantartási és felújítási munkákat. A szervezeti egységek igényeinek számszerűsítése után gondoskodni kell a kiadási előirányzatok közé történő beépítéséről. A kiadási előirányzatok mellett körültekintően számba kell venni mindazokat a bevételeket, amelyek a szervezetünk feladataival, ezen belül vállalkozási tevékenységével kapcsolatosak és − jogszabályon alapulnak, − szerződésen, megállapodáson alapulnak, − tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, − eseti jelleggel vagy egyébként várhatóak, − az eszközök hasznosításával függnek össze. A költségvetési javaslatot úgy kell összeállítani, hogy az külön tartalmazza - az alap-előirányzatot és - az előirányzati többletet. Alap-előirányzat tartalma Az alap-előirányzat a tervévet megelőző év eredeti előirányzatának a szerkezeti változásokkal és szintrehozásokkal módosított összege. Szerkezeti változásként kell szerepeltetni a következőket: - a megszűnő feladatok előirányzatainak éves szintű törlését, - a tervévet megelőző évben az önkormányzat által az önkormányzati költségvetés általános- és céltartaléka terhére engedélyezett - nem egyszeri jellegű - előirányzatok összegét, - a feladat átadás-átvételéből, illetve megszüntetéséből, a korszerűsítésből adódó előirányzat-változtatásokat, - a bevételi előirányzat változását, - a kiemelt előirányzatok feladatstruktúra, többletbevétel miatti módosulását. Nem tekinthető szerkezeti változásnak az az előirányzat változtatás, amelyet 8
- az önkormányzat egyszeri jellegűnek minősített az önkormányzati költségvetés általános és céltartaléka felhasználásakor, - egyszeri jelleggel engedélyezett az önkormányzat (irányító szerv) az előző évi pénzmaradványa terhére. Szintrehozásként kell számításba venni a költségvetési évet megelőző évben nem teljes éven át ellátott, a költségvetésbe szerkezeti változásként beépült feladatok, finanszírozási kötelezettségek egész évi kiadási és bevételi előirányzatának megfelelő összegű kiegészítését. Előirányzati kiadási, bevételi többlet tartalma: Az előirányzati kiadási és bevételi többlet a költségvetési évben jelentkező többletfeladatok ellátására, változatlan feladat mellett az ellátás színvonalának tartására, a mennyiségi és minőségi fejlesztésekre szolgál, amely lehet − egyszeri jellegű vagy − a következő év költségvetésébe beépülő. A javasolt előirányzatok tekintetében ki kell mutatni egyrészt mindazon áthúzódó bevételeket, kiadásokat, amelyek a következő évi költségvetést illetően kötelezettséget jelentenek, továbbá a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatását. Az önkormányzat bevételi forrását képező normatív állami hozzájárulás összegének számítási alapját képező mutatószámoknak az intézményektől - írásban, az intézményvezető által aláírt formában - történő begyűjtéséért, valamint azoknak felülvizsgálata és összesítése után a Magyar Államkincstár ……. Regionális Igazgatósága felé határidőre történő továbbításáért pénzügyi irtodavezető a felelős.
2.3.
A költségvetési rendelettervezet összeállítása
Az intézmények és a polgármesteri hivatal költségvetési javaslatai alapján az önkormányzat költségvetési rendelet tervezetét a következő szerkezetben kell elkészíteni: a.) az önkormányzat és az önállóan, illetve a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek bevételei forrásonként, a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcímcsoportonkénti részletezettségben;
9
b.) a működési, fenntartási előirányzatok önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként, intézményen belül kiemelt előirányzatonként részletezve; − a személyi jellegű juttatásokat, − a munkaadót terhelő járulékokat (társadalombiztosítási járulék + munkaadói járulék) − dologi jellegű kiadásokat, − az ellátottak pénzbeli juttatásait, − a speciális célú támogatásokat.
c.) a felújítási előirányzatok célonként; d.) a felhalmozási kiadások feladatonként; e.) az önkormányzati hivatal költségvetése feladatonként, valamint külön tételben − az általános, és − a céltartalék (ezen belül elkülönítetten a költségvetési törvényben előírt államháztartási tartalék képzésére szolgáló előirányzat) f.) a költségvetési létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként; g.) a többéves kihatással járó feladatok előirányzatai éves bontásban; h.) a működési és a felhalmozási célú bevételi és kiadási előirányzatokat tájékoztató jelleggel mérlegszerűen, egymástól elkülönítetten, de - a finanszírozási műveleteket is figyelembe véve - együttesen egyensúlyban a rendelet mellékletében be kell mutatni; i.) elkülönítetten is a helyi kisebbségi önkormányzat(ok) költségvetése; j.) az év várható bevételi és kiadási előirányzatainak teljesüléséről előirányzatfelhasználási ütemterv; k.) elkülönítetten az Európai Uniós előcsatlakozási eszközök támogatásával megvalósuló projektek bevételei, kiadásai, valamint az önkormányzaton kívüli ilyen projektekhez történő hozzájárulások. A költségvetési rendeletnek mindezt − a helyi önkormányzatra és költségvetési szerveire, valamint − a helyi kisebbségi önkormányzatra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve együttesen is tartalmaznia kell. Az ÁHT. 71. § (2) és (3) bekezdésében foglalt előírások alapján be kell mutatni − a többéves elkötelezettséggel járó kiadási tételek későbbi évekre vonatkozó kihatásait − a költségvetési évet követő 2 év várható előirányzatait, amelyeket a költségvetési év folyamatai és áthúzódó hatásai, valamint a gazdasági előrejelzések szerint állapítottak meg. A jegyző a költségvetési rendelettervezetet a költségvetési szervek vezetőivel egyezteti, írásban rögzíti és a szervezeti és működési szabályzatban foglaltak szerint a Polgármester a képviselő-testület bizottságai elé terjeszti. A költségvetési rendelet előterjesztésekor a képviselő-testület részére – az ÁHT. 118. § (1) bekezdésében, valamint a Korm. rendelet 29. § (13) bekezdésében foglalt előírás alapján – szöveges indokolással együtt be kell mutatni a.) az önkormányzat összes bevételét, kiadását, előirányzat felhasználási tervét, b.) az önkormányzat rendeletében meghatározott tartalommal: b.a.) az önkormányzat összevont költségvetési mérlegét, elkülönítetten a helyi kisebbségi önkormányzat mérlegét, b.b.) a többéves kihatással járó döntések számszerűsítését évenkénti bontásban és összesítve, 10
b.c.) a közvetett támogatásokat a következő részletezettségben − az ellátottak térítési díjának, illetve kártérítésének méltányossági alapon történő elengedésének összege; − lakosság részére lakásépítéshez, felújításhoz nyújtott kölcsönök elengedésének összege; − helyi adónál, gépjárműadónál biztosított kedvezmény, mentesség összege adónemenként; − egyéb nyújtott kedvezmény vagy kölcsön elengedésének összege. A költségvetési rendelet tervezet elkészítéséért a Jegyző felelős. A rendelettervezet összeállításában a pénzügyi irodavezető működik közre. A Jegyző által elkészített költségvetési rendelettervezetet a Polgármester február 15-ig nyújtja be a képviselő-testületnek. Ha a költségvetési törvény kihirdetésére a költségvetési évben kerül sor, a benyújtási határidő a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap. 2.4. A költségvetési rendelet megküldése a költségvetési szervek részére A képviselő-testület által elfogadott és költségvetési rendeletben foglalt, a költségvetési szervek számára kötelezően betartandó előirányzatokról, valamint a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályokról - a rendelet megküldésével - tájékoztatni kell az intézményeket. A tájékoztatásnak a rendelet elfogadását követő 30 napon belül meg kell történnie, melynek teljesítéséért a pénzügyi irodavezető felelős. 2.5. Elemi költségvetés összeállítása A tervezés második szakaszában az Önkormányzat költségvetési rendeletében elfogadott kiemelt előirányzatok összegének ismeretében és a költségvetés végrehajtására vonatkozó szabályok figyelembevételével el kell készíteni az önkormányzati hivatal elemi költségvetését. Elemi költségvetés: az önállóan gazdálkodó költségvetési szervnek a bevételeket és a kiadásokat részletes jogcímenként és tevékenységenként (funkcióként) tartalmazó, a foglalkoztatottak létszámára és összetételére, a költségvetési feladatmutatókra is kiterjedő költségvetése. Az önkormányzati hivatal a helyi önkormányzat költségvetést a Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott „B) Önkormányzati költségvetés” megnevezésű nyomtatványgarnitúra Korm. rendelet 2. számú mellékletében meghatározott űrlapjainak kitöltésével, illetve a kijelölt szerv által közreadott számítástechnikai program segítségével készíti el és elektronikus úton is benyújtja.
11
A nyomtatványgarnitúra kitöltéséért, valamint az önkormányzati költségvetés számítástechnikai programmal történő elkészítéséért és - a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatósága részére - határidőre történő leadásáért pénzügyi irodavezető felelős. 3. Előirányzat módosítás Előirányzat-módosítás a szervezetünk részére megállapított kiadási, bevételi, kiemeltés más részelőirányzat, illetve költségvetési létszámkeret növelése vagy csökkentése. Költségvetési előirányzat-átcsoportosításnak minősül a költségvetés bevételi, illetve kiadási főösszegének változatlansága mellett, egyidejű előirányzat-csökkentéssel és növeléssel végrehajtható módosítás. Az önkormányzat által eredeti előirányzatként jóváhagyott előirányzatok között előirányzat-átcsoportosításokat illetve előirányzat-módosításokat az Önkormányzat Jegyzőjénél kell kezdeményezni. Előirányzat-átcsoportosítás, illetve előirányzat-módosítás csak az Önkormányzat képviselő-testületének döntése alapján az abban foglaltak szerint hajtható végre. A jóváhagyott kiemelt előirányzatokon belül a részelőirányzatoktól – a Korm. rendeletben, valamint az Önkormányzat által meghatározott kivételekkel – szervezetünk előirányzat módosítás nélkül is eltérhet. Az önkormányzat költségvetési rendeletében jóváhagyott eredeti előirányzatok között előirányzat átcsoportosításokat, illetve előirányzat módosításokat az Önkormányzat Jegyzőjénél kell kezdeményezni. Az előirányzat átcsoportosításra illetve módosításra vonatkozó javaslat elkészítéséért a Pénzügyi Iroda felelős. Az előirányzat módosításokról nyilvántartást kell vezetni, amelyért Pénzügyi Iroda felelős. 4. A polgármesteri Hivatal üzemeltetési, fenntartási és működési biztosításához kapcsolódó feladatok
feltételeinek
Az éves költségvetésben tervezett, a hivatal működését szolgáló eszközök, berendezések beszerzéséért a jegyző, míg a szükségessé vált karbantartási munkák előkészítéséért, végrehajtásáért a Városgazdálkodási iroda vezetője felelős. 5. Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok 5.1. Vagyonnyilvántartás, vagyonkimutatás Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, valamint azok kezelésével összefüggő alapvető szabályokat az ÁHT. tartalmazza. 12
A rendelet végrehajtásával kapcsolatos, polgármesteri hivatalon belüli feladatok és eljárások a következők. Az Önkormányzat vagyonának folyamatos, naprakész nyilvántartását a Városgazdálkodási Iroda vezetője végzi. Az Önkormányzat polgármesteri hivatalában, továbbá a hozzá tartozó részben önálló költségvetési szerveknél kezelt, illetve számbavett eszközeit és azok forrásait az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló – többször módosított – 249/2000. (XII. 30.) Korm. rendelet, a számlarend, valamint a bizonylati rend és bizonylati album előírásai szerint kell nyilvántartani. Az önkormányzati vagyon részét képező törzsvagyont a többi vagyontól elkülönítetten kell nyilvántartani. A törzsvagyont − forgalomképtelen és − korlátozottan forgalomképes vagyonként kell nyilvántartani. Ezek körét a helyi önkormányzatokról szóló, többször módosított 1990. évi LXV. Törvény határozza meg. A vagyont az éves zárszámadáshoz csatolt vagyonkimutatásban be kell mutatni.
5.2. Ingatlanvagyon nyilvántartás és adatszolgáltatás Az Önkormányzat tulajdonában levő ingatlan vagyonról az önkormányzatok tulajdonában lévő ingatlanvagyon nyilvántartási és adatszolgáltatási rendjéről szóló, módosított 147/1992. (XI. 6.) Korm. sz. rendelet és annak melléklete szerinti ingatlanvagyon katasztert kell felfektetni és folyamatosan vezetni. Az ingatlan kataszter − felfektetése, − folyamatos vezetése, valamint − a változások átvezetése és − az adatszolgáltatás teljesítése a Városgazdálkodási Iroda vezetőjének feladatát képezi. Az adatszolgáltatás csak a Jegyző aláírásával teljesíthető.
13
6. Munkaerő és bérgazdálkodás A polgármesteri hivatal (körjegyzőség) köztisztviselői, valamint a munka törvénykönyve szerint foglalkoztatottak tekintetében a munkáltatói jogokat a jegyző gyakorolja. A kinevezéssel, az átsorolással, a munkaviszony (köztisztviselői, közalkalmazotti jogviszony) megszüntetésével kapcsolatos előkészítő munkálatokat (kinevezés, munkaszerződés, átsorolás, munkaviszony megszüntető határozat stb. elkészítése) ...................... végzi. A polgármesteri hivatal (körjegyzőség) és a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatósága közötti - létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó - folyamatos munkakapcsolatot ............................... biztosítja, mint jelentő-felelős. A személyéről és a személyében bekövetkezett változásról a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatóságát .............. tájékoztatja. A felelős továbbítja a Magyar Államkincstár …….. Regionális Igazgatóságához mindazokat a
− rendelkezéseket, − jelentéseket, − okmányokat, amelyek az illetmények, társadalombiztosítási ellátások és egyéb járandóságok folyósítására közvetlenül vagy közvetve kihatással vannak. A munkaviszony létesítésére, megszűnésére vonatkozó okmányokat és bérkihatású rendelkezéseket havonta meg kell küldeni a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatóságához. A jutalom kifizetésének megtörténte után
− a kifizetett jutalmakat, − a levont nyugdíjjárulékot és személyi jövedelemadó előleget a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatóságához be kell jelenteni. A dolgozók személyi, családi és szolgálati adataiban bekövetkezett változásokat a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatóságához minden esetben be kell jelenteni. A jelentő-felelősnek
− az itt nem érintett kérdésekben a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatósága által kialakított szabályok szerint kell eljárnia,
− az adatközlés, változásjelentés során a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatósága által rendszeresített nyomtatványokat kell alkalmaznia.
14
A létszám és bérgazdálkodásra vonatkozó naprakész nyilvántartásokat a jelentő-felelős vezeti. A Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatósága. részére történő jelentések határidőre való teljesítéséhez a vonatkozó dokumentumokat, bizonylatokat haladéktalanul át kell adni a jelentő-felelős részére abban az esetben, ha azokat nem ő kezeli, illetve nem ő készíti elő. 7. A költségvetés végrehajtásával összefüggő feladatok 7.1. Gazdálkodási jogkörök szabályozása (A hatáskörök rendezése történhet például a gazdálkodási jogkörök szabályzatában is.) Alapvető rendező elv az ÁHT-ban, valamint a Korm. rendelet 134-135 §.-ában rögzített szabályozás. A hivatkozott jogszabály a gazdálkodással összefüggő feladatokkal és hatáskörökkel a polgármestert (kötelezettségvállalás, utalványozás), valamint a jegyzőt (ellenjegyzés) ruházza fel. Ezen hatáskörök - meghatározott keretek között - a polgármester, illetve a jegyző által felhatalmazott személyre átruházhatók. Az átruházásnak írásban kell megtörténnie, és konkrétan meg kell jelölni a hatáskörökkel felruházott személyeket. A hatáskörök átadásával ugyanis a felelősség is átruházásra kerül. A hatáskörök átruházásánál figyelembe kell venni, hogy a kötelezettségvállaláshoz és utalványozáshoz kapcsolódó ellenjegyzési jogkör jogszabályi címzettje a jegyző. Ezért nem célszerű őt utalványozási vagy kötelezettségvállalási jogkörrel felruházni. Amennyiben bizonyos esetekben ez elkerülhetetlen, az ellenjegyzési jogkört - az adott ügyek vonatkozásában - feltétlenül át kell ruházni. Mindezek hangsúlyozásával a szabályozás egyik (de nem az egyetlen!) módja:
7.1.1. Kötelezettségvállaló Az Önkormányzat (Körjegyzőség) nevében csak a Polgármester (Körjegyző) vagy az általa írásban felhatalmazott személy vállalhat kötelezettséget. Amennyiben a Polgármesteri Hivatalhoz – mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez – részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv tartozik kötelezettségvállalásra a költségvetési szerv vezetője vagy az általa, írásban megbízott személy jogosult. (Ebben a bekezdésben szereplő szabályozásra csak akkor van szükség, ha a Polgármesteri Hivatalhoz, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv is tartozik.) 7.1.2. Érvényesítő 15
Az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat ………………………….látja el. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a Korm. rendelet 135. § (5) bekezdésében foglaltak szerint az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy! (Az érvényesítési feladatokkal legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli szakképesítéssel rendelkező dolgozót lehet megbízni! Ez az előírás a Korm. rendelet 168. §-a alapján nem vonatkozik a községi, nagyközségi önkormányzatok felügyelete alá tartozó költségvetési szervekre.) 7.1.3. Szakmai teljesítésigazolás A kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni, szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését, illetve végrehajthatóságát. A Polgármesteri Hivatalban (körjegyzőségen) a szakmai teljesítésigazolásra 1.) …………………. 2.) …………………. jogosult. Amennyiben a Polgármesteri Hivatalhoz – mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez – részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv tartozik, a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv részéről a szakmai teljesítésigazolásra ………………. jogosult. (Ebben a bekezdésben szereplő szabályozásra csak akkor van szükség, ha a Polgármesteri Hivatalhoz, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv is tartozik.) (A szakmai teljesítésigazolással kapcsolatos feladat- és hatásköröket kialakításánál célszerű figyelembe venni, hogy az igénybevett szolgáltatás, anyagszállítás, beruházás megvalósításának teljesítését a szervezeten belül ki ismeri a legjobban.) (pld. az építési beruházásoknál, felújításoknál a műszaki ellenőr) A szakmai teljesítésigazolás - a számlán elhelyezett „A szakmai teljesítést igazolom” bélyegző lenyomattal, - a szakmai teljesítés igazolásának dátumával, és - a szakmai teljesítésigazolásra jogosult személy aláírásával történik. (A szakmai teljesítésigazolás teljesítésénél ez a forma nem kötelező, ez csak egy lehetséges megoldás! A szakmai teljesítésigazolással kapcsolatos jogszabályi előírásokat a Korm. rendelet 135. § (2) bekezdése tartalmazza.) 7.1.4.Utalványozó
16
A helyi önkormányzati hivatalnál (Körjegyzőségnél) a Polgármester (Körjegyző) vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult utalványozásra. Amennyiben a Polgármesteri Hivatalhoz – mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez – részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv tartozik utalványozásra a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv vezetője vagy az általa, írásban megbízott személy jogosult. (Ebben a bekezdésben szereplő szabályozásra csak akkor van szükség, ha a Polgármesteri Hivatalhoz, mint önállóan gazdálkodó költségvetési szervhez részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv is tartozik.) 7.1.5. Ellenjegyző A kötelezettségvállalás, valamint az utalvány ellenjegyzésre a Jegyző vagy az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. Körjegyzőségnél a kötelezettségvállalás, valamint az utalvány ellenjegyzésére a körjegyző által írásban megbízott pénzügyi, gazdasági ügyintéző jogosult. (Felhívjuk a figyelmet arra, hogy
− a kötelezettségvállaló és ellenjegyző, továbbá − az utalványozó és az ellenjegyző, valamint − az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló
személy nem lehet azonos!)
Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója (Ptk. 685. §-ának b.) pontja) vagy maga javára látná el. A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, az ellenjegyzésre, az érvényesítésre, valamint a szakmai teljesítésigazolásra jogosult személyek nevét és aláírás mintáját a 3. számú melléklet tartalmazza. 7.2. Az operatív gazdálkodási jogkört gyakorlók (kötelezettségvállaló, utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő) feladatai 7.2.1. Kötelezettségvállalás A kötelezettségvállalás az Önkormányzat (polgármesteri hivatal) (körjegyzőség) anyagi eszközeinek felhasználását maga után vonó intézkedés, amelynek következményeit, ha a feltétel (pl. munkavégzés, anyag-, áruszállítás, szolgáltatás) bekövetkezett, viselni kell. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni arról, hogy a jóváhagyott (módosított) költségvetés fel nem használt és le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet.
17
A kötelezettségvállalásnak a költségvetési szerv alapító okiratában foglalt feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel, előirányzat felhasználási terven kell alapulnia. Kötelezettségvállalás csak írásban és az arra jogosult személy ellenjegyzése után történhet. Nem szükséges írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 50.000 forintot el nem érő kifizetések, valamint a csőd-, felszámolási és végelszámolási eljáráshoz kapcsolódó bírósági regisztrációs díjak kifizetése esetében. A Korm. rendelet 2.§ 67. pontja alapján a kötelezettségvállalás dokumentuma:
− a kinevezési okirat, − a szerződés, − a megállapodás, − a visszaigazolt megrendelés, − a pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma.
A Korm. rendelet 2. § 68. pontja szerint az előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzésekről szóló, többször módosított 2003. évi CXXIX. törvényben a közbeszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító feladott hirdetmény, megküldött ajánlati, ajánlattételi felhívás, továbbá a meghirdetett támogatási konstrukció dokumentumai (pályázati felhívások, kiírások, támogatási program, egyedi támogatások) – amennyiben nem kerülnek visszavonásra. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. A nem írásban tett kötelezettségvállalásokat is fel kell vezetni a kötelezettségvállalások nyilvántartásába. Ezért az ilyen kötelezettségvállalásokat a 2. számú melléklet szerinti belső bizonylat kitöltésével jelezni kell a kötelezettségvállalást nyilvántartó személy felé. A nem írásban tett kötelezettségvállalások nyilvántartásának tartalmazni kell a kötelezettségvállalás: − tárgyát, − összegét, − időpontját, − kötelezettség vállaló nevét. A kötelezettségvállalások nyilvántartásának vezetéséért a jegyző által meghatározott személy a felelős. 7.2.2. Érvényesítés 18
Az érvényesítés a számla beérkezését követő, de az elvégzett munka, a szállított anyag, áru, a teljesített szolgáltatás kifizetését, illetőleg a bevételek beszedését megelőző ellenőrző tevékenység. Az érvényesítés során felül kell vizsgálni, hogy a bizonylatok megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek. Az érvényesítésnek – az „érvényesítve” megjelölésen kívül – tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is. Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt követelményeket betartottáke. Az érvényesítési feladattal megbízott személy e feladatának teljesítése keretében köteles meggyőződni arról, hogy
− a teljesítés kötelezettségvállalás alapján és annak megfelelően történt-e meg, − a számla megfelel-e az alaki követelményeknek, − a számla számszakilag helyes-e, − a befektetett eszközök, készletek bevételezése megtörtént-e. Az érvényesítést …………. (az utalványrendeleten, az okmányon) kell rögzíteni. 7.2.3. Utalványozás Az utalványozás az érvényesítést követő gazdasági tevékenység, ami
− a kiadások teljesítésének − a bevételek beszedésének vagy elszámolásának az arra jogosult személyek által történő elrendelését jelenti. A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni: − a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, − az „utalvány” szót, − a költségvetési évet, − a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, bankszámlájának a számát, − a kifizetés időpontját, módját, összegét és annak devizanemét, − a megterhelendő, jóváírandó bankszámla számát és megnevezését, − a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását, − a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát.
19
Az érvényesített okmányokra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványon) a Korm. rendelet 136. § (4) bekezdésében meghatározottak közül az okmányokon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni.
Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból - számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését. 7.2.4. Ellenjegyzés Az ellenjegyzés a kötelezettségvállaláshoz és az utalványozáshoz kapcsolódik. A kötelezettségvállalás ellenjegyzési feladataival megbízott ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy
személynek
az
− a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, − előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, − a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a fentiekben leírtaknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatni kell a kötelezettségvállalót, illetve a költségvetési szerv vezetőjét (a Jegyzőt). Ha a tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítják az ellenjegyzőt, az köteles az utasításnak eleget tenni és a Korm. rendelet 134. § (12) bekezdésében foglaltak szerint eljárni. Az utalványozás ellenjegyzése során az előzőekben leírtakon túl meg kell győződni arról, hogy − a szakmai teljesítés igazolása és − az érvényesítés megtörtént-e. 7.2.5. A választási eljárással kapcsolatos hatáskörök A választási eljárásról szóló, többször módosított 1997. évi C. törvény 2. §-ának hatálya alá tartozó választások helyi, lebonyolítására felhasználandó pénzeszközök feletti − kötelezettségvállalási és utalványozási jogot a jegyző gyakorolja, − a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére, valamint 20
− a szakmai teljesítésigazolásra a jegyző által írásban felhatalmazott személy a jogosult. 7.3. Pénzeszközök kezelése A Polgármesteri Hivatal költségvetésének végrehajtása során jelentkező bevételeket és teljesítendő kiadásokat az önkormányzat által meghatározott pénzintézetnél vezetett bankszámlán és a házipénztárban kell kezelni. A Polgármesteri Hivatal csak − egy belföldi hitelintézetnél nyithat költségvetési számlát, illetve költségvetési alcímű számlákat, − egy elszámolási számlával rendelkezhet. A költségvetési gazdálkodással és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat ezen a számlán - ideértve az elszámolási számla alcímű számláit is - kell lebonyolítani. A költségvetési elszámolási számlán levő szabad pénzeszközök - a központi költségvetésből származó hozzájárulások és támogatások kivételével - bármely hitelintézetnél betétként elhelyezhetők. A Polgármesteri Hivatal − a költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódóan - általában jogszabályban meghatározott bevételek és kiadások elkülönített elszámolására - alcímű számlákat, valamint − a nem közvetlenül a költségvetés végrehajtásához kapcsolódó feladatok pénzforgalmának kimutatására különböző számlákat (pld. elosztási, lebonyolítási, támogatási, adóbeszedési stb.) nyithat. A bankszámlák nyitásával és kezelésével kapcsolatos részletes szabályokat, valamint a bankszámlákon kezelt pénzeszközök feletti rendelkezési jogosultságot a polgármesteri hivatal „Pénzkezelési szabályzat”-a rögzíti. A bankszámla pénzforgalmának bonyolítása során a számláról kiadást csak az érvényesített, utalványozott és ellenjegyzett bizonylatok alapján lehet teljesíteni. Bizonylat nélkül „átutalási megbízás” a bankba nem küldhető, beszedési megbízás nem fogadható. A pénzforgalom bonyolításáról a bankkal bankszámlaszerződést kell kötni. A bankszámla feletti rendelkezés feltételeit az aláírás bejelentőn kell a bankhoz bejelenteni, amelyben meg kell határozni az aláírók sorrendjét is. A készpénzforgalom elsősorban a polgármesteri hivatal házipénztárában bonyolódik. Ennek szabályait a külön elkészített „Pénzkezelési szabályzat” rögzíti. A készpénzen kívüli pénzforgalom (átutalás, beszedési megbízás) a számlák, szerződések, megállapodások és egyéb okmányok alapján a polgármesteri hivatal elszámolási számláján bonyolódik. 21
Az ellátmányt év nyitáskor a polgármesteri hivatal a keretösszegnek megfelelően bocsátja rendelkezésre, év közben havonta a tényleges kiadásnak megfelelő összegben történik annak kiegészítése. Év végén az elszámolással egyidejűleg az ellátmány maradványt vissza kell fizetni a polgármesteri hivatal költségvetési elszámolási számlájára. A részben önálló intézmény készpénzellátmányát a részben önálló intézmény vezetője által kijelölt dolgozó kezeli. Az ellátmány felhasználását két példányban, időrendi sorrendben a megbízott személy un. „rovat-elszámolási íven” köteles könyvelni. Az elszámolás során a hónap végén a rovat-elszámolási ív egy példányát az érvényesített és utalványozott bizonylatokkal együtt megküldi a polgármesteri hivatal részére. A Polgármesteri Hivatalban jegyző által kijelölt személy tartalmi és formai szempontból felülvizsgálja a bizonylatokat és gondoskodik a könyvelésükről. 7.4. Intézmények pénzellátása Az intézmények javaslatai alapján önkormányzat költségvetési rendeletének elfogadását követő 15 napon belül el kell készítenie az önkormányzati intézmények finanszírozási (pénzellátási) tervét. A tervet
− a működési kiadások jóváhagyott összege, − az beruházások, felújítások tervezett ütemezése, − az intézmények saját bevételeinek várható összege, valamint − az önkormányzati támogatások figyelembe vételével kell összeállítani. 7.5. Megállapodás a részben önálló költségvetési szervvel Az önállóan gazdálkodó és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv(ek) megállapodást kell kötni, amely a munkamegosztás és felelősség vállalás rendjét rögzíti. A megállapodást a Korm. rendelet 14. § (7) bekezdésében rögzített tartalommal kell elkészíteni és azt a képviselő-testület elé kell terjeszteni jóváhagyás céljából A megállapodás elkészítéséért az intézmény vezetője a felelős.
22
7.6. Cél- és címzett támogatások igénybevétele A cél- és címzett támogatások igénybejelentése, igénybevétele és elszámolása során a többször módosított 1992. évi LXXXIX. számú törvény és a 19/2005. (II. 11.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével a következők szerint kell eljárni. Cél- és címzett támogatásokra vonatkozó igény csak a képviselő-testület tárggyal kapcsolatos döntése alapján nyújtható be. Az igénybejelentések összeállításáért pénzügyi vezető a felelős. A támogatás elnyerése esetén megkötendő támogatási szerződést a projektmenedzser készíti elő, amit a polgármester és a jegyző ír alá. A beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos számlákat műszaki vezető vizsgálja) felül. A felülvizsgált számlák hitelintézethez történő benyújtásáról a pénzügyi vezető gondoskodik. Ha a beruházó nem az önkormányzat, akkor a pénzintézet részére benyújtandó számla ellenjegyzésére a jegyző jogosult.
A beruházással, felújítással kapcsolatos pénzügyi felhasználásokról - beruházásonként, felújításonként - nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia: beruházás, felújítás megnevezése, beruházással, felújítással kapcsolatos kiadások tervezett összege, a cél-, címzett támogatás %-os mértéke, összege, a kivitelezői számla = benyújtásának időpontja, = eredeti összege, = felülvizsgált összege, − a beruházással, felújítással kapcsolatban igénybe vett cél-, címzett támogatás %-os mértéke, összege, − a beruházással, felújítással kapcsolatban felhasznált saját forrás összege.
− − − −
A nyilvántartás vezetéséről ................... gondoskodik. A nyilvántartás vezetőjének feladata a beruházás befejezésekor a Belügyminisztérium részére - a Magyar Államkincstár …… Regionális Igazgatóságán keresztül - küldendő elszámolás elkészítése is.
23
8. Normatív állami hozzájárulások év közbeni lemondása, pótlólagos igénylése Az Áht. 64. § (4) bekezdése alapján, az ott meghatározott határidők szerint Önkormányzat év közben a kincstár útján lemondhat a számára feladatmutató alapján megállapított normatív hozzájárulások és támogatások előirányzatáról vagy annak egy részéről, illetve pótlólagos igényt nyújthat be ezen előirányzatokra. A normatív hozzájárulások és támogatások igénylésen alapjául szolgáló mutatószámok (feladatmutatók) tényleges alakulásának figyelemmel kiséréséért és azok alapján − a normatív hozzájárulások és támogatások előirányzatának lemondásának, illetve − a pótlólagos igény benyújtásának előkészítéséért – majd a Jegyzővel történt egyeztetést követően – a kincstár részére történő megküldéséért a pénzügyi vezető a felelős. 9. Számviteli nyilvántartások vezetése A számviteli nyilvántartások vezetése során érvényesíteni kell a számviteli törvényben és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, módosított 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendeletben meghatározott alapelveket. Minden gazdasági eseményről, mely az önkormányzat eszközeinek, illetve forrásainak állományát megváltoztatja bizonylatot kell kiállítani. A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók legyenek.
A számvitelről szóló, többször módosított 2000. évi C. törvény 168. §-ának előírása szerint szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni: − a készpénz kezeléséhez, − más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve az egyszerűsített adattartalmú számlát és nyugtát is), továbbá − minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy − amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. Szervezetünknél a pénztáros tartja nyilván és kezeli a szigorú számadású nyomtatványokat a pénzkezelési szabályzatban leírtak szerint. A szigorú számadású nyomtatványok körét a pénzkezelési szabályzat rögzíti. 24
A felhasználó köteles a nyomtatványokkal - beleértve a rontott példányokat is elszámolni. A számviteli nyilvántartások vezetéséhez, a bizonylatok kezeléséhez részletes előírásokat a számlarend, valamint a bizonylati rend és bizonylati album tartalmaz. 10. Adatszolgáltatáshoz, beszámoló készítéséhez kapcsolódó feladatok 10.1. Adatszolgáltatás a tartozásállomány alakulásáról Az Önkormányzat felügyelete alá tartozó önállóan gazdálkodó költségvetési szervek az elismert tartozásállományukról - nemleges adat esetén is - havonta, a tárgyhót követő 20-ig a Korm. rendelet, valamint az Önkormányzat által a költségvetési rendeltben meghatározottak szerint adatszolgáltatást kötelesek teljesíteni. A költségvetési szervek által szolgáltatott adatok összegyűjtéséért, valamint azoknak Polgármester és Jegyző részére történő átadásáért a pénzügyi vezető a felelős. 10.2. Időközi költségvetési jelentés Az önkormányzat a költségvetési gazdálkodásának alakulásáról - a költségvetési szerveket is magában foglaló - időközi költségvetési jelentést köteles összeállítani. Az időközi költségvetési jelentést a Korm. rendeletben meghatározottak szerint kell összeállítani. Az önkormányzati szintű időközi költségvetési jelentés összeállításáért és a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatóságához, az általa megjelölt határidőre történő továbbításáért a pénzügyi vezető a felelős.
10.3. Időközi mérlegjelentés Az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szerveknek, valamint az önkormányzati hivatalnak az eszközei és forrásai alakulásáról negyedévenként, a főkönyvi kivonat állományi számláinak adataiból összeállított mérlegjelentést kell készítenie a Korm. rendelet szerint. Az időközi mérlegjelentést a tárgynegyedévet követő hónap 20. napjáig, a negyedik negyedévre vonatkozóan a tárgynegyedévet követő hónap 20–ig kell a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatóságához benyújtani. Az önállóan gazdálkodó költségvetési szerveknek a negyedévenkénti időközi mérlegjelentésüket a tárgynegyedévet követő hónap 20-ig kell megküldeni a polgármesteri hivatalba.
25
A polgármesteri hivatal időközi mérlegjelentésének összeállításáért, valamint annak, az intézményi időközi mérlegjelentésekkel a Magyar Államkincstár a Közép-dunántúli Regionális Igazgatóságához történő továbbításáért a pénzügyi vezető a felelős. 10.4. A költségvetési beszámoló összeállításával kapcsolatos feladatok A polgármesteri hivatal az előirányzatok felhasználásáról és a gazdálkodásról az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló Kormányrendelet előírásai szerint féléves és éves beszámolót köteles készíteni. A beszámolót a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatósága által meghatározott határidőre kell elkészíteni, a Pénzügyminisztérium költségvetési beszámoló elkészítésére vonatkozó tájékoztatójának figyelembevételével. A beszámolót a polgármesteri hivatal gazdasági szervezete állítja össze a beszámoló füzet űrlapjainak kitöltésével. 10.4.1. A féléves beszámoló tartalma, a beszámoló készítés feladata A féléves beszámoló csak a költségvetés pénzügyi helyzetét mutatja be, mivel az eszközöket és forrásokat tartalmazó mérleg, valamint a pénzmaradvány-kimutatás és az eredmény-kimutatás annak nem része. A féléves költségvetési beszámoló
− pénzforgalmi jelentést és − az éves költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom
egyeztetését tartalmazza.
A polgármesteri hivatalnak a féléves beszámolási kötelezettsége során a Pénzügyminisztérium által összeállított „B) Önkormányzati költségvetési beszámoló” (féléves) nyomtatvány-garnitúra űrlapjainak kitöltésével kell eleget tennie. A pénzforgalmi jelentés - az elemi költségvetéssel azonos formában és szerkezetben tartalmazza az eredeti és módosított bevételi és kiadási előirányzatokat, a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket, a ténylegesen teljesített kiadásokat, a pénzforgalmat tevékenységenként és azon belül főbb jogcímenként. A pénzforgalom egyeztetésénél a nyitó pénzkészlet (pénztárak és betétkönyvek, költségvetési bankszámlák, előirányzat-felhasználási keretszámlák) állományából kiindulva a pénzforgalom változását, majd a záró pénzkészletet kell bemutatni.
10.4.2. Az éves beszámoló tartalma, beszámoló készítéssel kapcsolatos feladatok 26
Az éves költségvetési beszámoló részei: − könyvviteli mérleg, − pénzforgalmi jelentés, − pénzmaradvány-kimutatás, − eredmény-kimutatás, − kiegészítő melléklet. Az önkormányzat az éves beszámolási kötelezettségének a Pénzügyminisztérium által összeállított „B) Önkormányzati Költségvetési Beszámoló” -val tesz eleget. Az éves beszámolót a főkönyvi kivonat adataiból - év végi, december 31-i fordulónapot figyelembe véve - kell összeállítani. A főkönyvi kivonat összeállítása előtt a következő feladatokat kell elvégezni: − leltár készítése és átvezetése a könyvelés adatain, − az előirányzatok egyeztetése, − év végi zárlati munkák elkészítése, − a mérleg összeállítása a mérlegtételek értékelésével. Az év végi zárlati munkák keretében elvégzendő feladatok: − a bankszámlák egyenlegének egyeztetése a december havi utolsó bankszámlakivonat adataival, − a pénztárjelentések december havi utolsó adatainak egyeztetése a főkönyvi pénztár-számla adatával,
− a polgármesteri hivatalhoz tartozó részben önálló intézmények részére kiutalt ellátmány egyenlegének egyeztetése,
− a decemberben kifizetett bérek elszámolása feladás alapján, − a bevételek és kiadások könyvelése december 31-ig szakfeladatonként, − a leltárral megállapított készletek, követelések (adósok, vevők, egyéb
követelések) és kötelezettségek (szállítók, hitel) állomány-változásának elszámolása a tőkeváltozással szemben,
− a pénzforgalmi jelentés elkészítését követően az állományi és forgalmi számlák átvezetése az állományi elszámolással,
számlákra a tőke-változással egyidejűleg történő
− az értékcsökkenések elszámolása, − a felhalmozási célú kiadások és bevételek átvezetése a Költségvetési bevételek és kiadások, illetve a Vállalkozási bevételek és kiadások számlára,
− a Költségvetési bevételek és kiadások és a Vállalkozási bevételek és kiadások
számla átvezetése a Költségvetési tartalék, illetve a Vállalkozói tartalék számlára.
27
Az éves beszámoló összeállításáért és a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatóságához határidőre történő továbbításáért a pénzügyi vezető a felelős. Az előzőekben leírtakon túl a beszámoló részét képezi továbbá - a normatív állami hozzájárulásokkal, valamint - a címzett- és céltámogatásokkal történő elszámolás. A beszámoló összeállításához szükséges adatokat a támogatási formákkal kapcsolatos nyilvántartást vezető személy köteles biztosítani. A normatív állami hozzájárulással való elszámolás érdekében a tényleges mutatószámoknak az intézményektől - írásban, az intézményvezető által aláírt formában - történő begyűjtéséért a pénzügyi vezető a felelős. Az intézmények által szolgáltatott adatokat a beszámoló végleges összeállítása, a Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatósága részére történő leadása előtt ellenőrizni kell. A tényleges mutatószámokra vonatkozó adatszolgáltatás határidejét úgy kell kialakítani, hogy annak ellenőrzése a beszámoló elkészítéséig megtörténhessen. A mutatószámok ellenőrzéséért a jegyző felelős. Az állami költségvetéssel történő elszámolás pénzügyi teljesítéséért a pénzügyi vezető a felelős. 10.5. Zárszámadás A zárszámadási rendelettervezet összeállításáért a Jegyző felelős. A zárszámadást az összehasonlíthatóság érdekében a költségvetési rendelettel azonos szerkezetben kell összeállítani. A zárszámadás előterjesztésekor a képviselő-testület részére tájékoztatásul az ÁHT. 118.§ (2) bekezdésében meghatározott mérlegeket és kimutatásokat – szöveges indokolással együtt – be kell mutatni. Az önkormányzat zárszámadásának összeállításával kapcsolatban az intézményeknek adatszolgáltatási kötelezettségük van. A szükséges információk tartalmát és az adatszolgáltatásra vonatkozó határidőt a jegyző évenként kiadásra kerülő - zárszámadással és beszámoló készítésével kapcsolatos rendelkezése szabályozza. 10.6. Önállóan gazdálkodó költségvetési szervek éves beszámolójának jóváhagyása 28
Az önállóan gazdálkodó költségvetési szervek gazdálkodásukról éves beszámolót készítenek. A Korm. rendelet 149. § (3) bekezdésében foglaltak és szempontok szerint a költségvetési szervek beszámolóját felül kell vizsgálni.
11. Az ÁHT. 15/A. és 15/B. §-ában meghatározott közzétételi kötelezettség teljesítése Az ÁHT. 15/A.§-ában meghatározott közzétételi kötelezettséget a honlapon és a helyben szokásos módon kell teljesíteni. Az ÁHT. 15/B.§-ában meghatározott közzétételi kötelezettséget a honlapon, illetve a helyben szokásos módon kell teljesíteni.
12. A Korm. rendelet 157/D. §-ában meghatározott közérdekű adatok közzététele A Korm. rendelet 157/D. §-ában meghatározott közérdekű adatok – a hivatkozott jogszabályban leírt módon és időpontban történő – közzétételéért a pénzügyi vezető a felelős. 13. Adatszolgáltatás az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokról A Korm. rendelet 149/C. §-a alapján a helyi önkormányzatoknak – a Korm. rendelet 31. számú melléklete szerint – adatot kell szolgáltatni az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok tárgyévet megelőző, lezárt üzleti évéről. Az adatlapot a féléves beszámolóval együtt kell benyújtani a Kincstárhoz.
14. Az Önkormányzat által – nem szociális ellátásként – juttatott összegekkel kapcsolatos megállapodás és számadási kötelezettség
Az ÁHT. 13/A. § (2) bekezdésében foglaltak alapján államháztartás alrendszereiből, továbbá az EU forrásokból finanszírozott, vagy támogatott szervezetek, illetve magánszemélyek számára számadási kötelezettséget kell előírni a részükre céljelleggel – nem szociális juttatásként – juttatott összegek rendeltetésszerű felhasználásáról. Szervezetünknél a számadási kötelezettség előírása a jelen Ügyrend 18. számú mellékletét képező „Megállapodás”-ban történik.
29
A támogató és a támogatott által aláírt megállapodásokról a jelen Ügyrend 19. számú melléklete szerinti tartalommal nyilvántartást kell vezetni.
15. A gazdálkodás rendjét meghatározó belső szabályzatok készítésére, tartalmára vonatkozó előírások A polgármesteri hivatalban a gazdálkodás viteléhez a következő szabályzatokat kell elkészíteni és folyamatosan karbantartani: − a számlarend, − számviteli politika, − eszközök és források értékelési szabályzata, − leltárkészítési és leltározási szabályzat, − a bizonylati rend és bizonylati album, − pénzkezelési szabályzat, − felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata. A szabályzatokat a jogszabályi-, valamint a polgármesteri hivatal feladatában bekövetkezett változásokat követő 90 napon belül aktualizálni kel Ercsi Város Önkormányzat 1. sz. melléklet Polgármesteri Hivatala
UTALVÁNYRENDELET 200…. költségvetési évre 1.) Rendelkező megnevezése: ……………………………. 2.) A rendelkezést végrehajtójának megnevezése: .....................(pénzügyi osztály-, csoport-, előadó) 3.) A befizető / kedvezményezett Neve: …………………………………………………………………………………… Címe: ………………………………………………………………………………….... Bankszámla száma: …….………………………………………………………………. 4.) A fizetés Időpontja: ……………………………………………………… Módja: átutalás / készpénz Jogcíme: ………………………………………………………………………………... Összege: ……………..……. Ft, azaz ….……..………………..………..……........... Ft Devizanem: ..........., összeg: ……………, azaz ……..…..……………………...……… 5.) Megterhelendő / jóváírandó bankszámla Megnevezése: …………………………………………………………………... Száma: ………………………………………………………………………….. 6.) Kötelezettségvállalás-nyilvántartásba vétel sorszáma: ……………….. Dátum: ………………………………… ………………………..... ellenjegyző
30
…………………………. utalványozó
Könyvelési utasítás pénzforgalmi tételekhez Bankkivonat sorsz.
Mozgásnem
T / Főkönyvi K számla száma
Szakfeladat száma
Bontás
Áfa kód
Összeg (Ft)
Szöveg
A könyvvezetés módja: módosított teljesítés szemléletű kettős könyvvitel. ÉRVÉNYESÍTVE! …………….....................
………………………….
kontírozta
Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala
könyvelte
…………………… érvényesítő 2. sz. melléklet
TÁJÉKOZTATÁS A NEM ÍRÁSBAN TETT KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSRÓL
A Ercsi Önkormányzat Polgármesteri Hivatal ……….. évi költségvetésének terhére …………......... Ft kötelezettséget vállaltam. A kötelezettség vállalás tárgya: ……………………………………………………………... …………………, 200.. ………… ………………………… kötelezettségvállaló A kötelezettségvállalást az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 217/1998.(XII. 30.) Korm. rendelet 134. §-a alapján ellenjegyzem. …………………, 200.. ………. ……………………… 31
ellenjegyző
A kötelezettségvállalást a nem írásban tett kötelezettségvállalások nyilvántartásában ……………. sorszám alatt nyilvántartásba vettem. …………………, 200… …………. ……………………….. kötelezettségvállalás nyilvántartó
32
3. számú melléklet
Kimutatás a kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, az ellenjegyzésre, az érvényesítésre, valamint a szakmai teljesítésigazolásra jogosult személyekről aláírás mintájukról Név
33
Beosztás
Hatáskör
Hatáskör gyakorlójának aláírása
Jogosultságot biztosító megszüntető ügyirat száma, ügyirat kelte száma, kelte
4. számú melléklet Megállapodás mely létrejött egyrészről Ercsi Város Önkormányzat ……………..……, …….. szám, képviseli: …………………………. Polgármester (továbbiakban: támogató) másrészről: ………………………………………..………..…………………. képviseli: ……………………………………… (továbbiakban: támogatott) az alábbi feltételekkel: 1.) Támogató ………………………. Ft (azaz ……………….…………………… forint) összegű, vissza nem térítendő támogatást nyújt támogatott részére ……………………………………………………………………………….….. céljára. Támogatott a támogatást készpénzben/…………………………….. számlára történő átutalással – a támogató pénzügyi lehetőségeinek függvényében – kéri rendelkezésére bocsátani. 2.) Támogatott köteles a támogató által jutatott összeget a jelen megállapodás 1. pontjában meghatározott célra fordítani és annak felhasználását bizonylattal dokumentálni. 3.) Támogatott tudomásul veszi, hogy az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.) 13/A § (2) bekezdésében foglaltak alapján: a.) támogatottat a jelen megállapodásban rögzített céljellegű juttatás felhasználásával kapcsolatban számadási kötelezettség terheli támogató felé, b.) támogató az összeg felhasználását ellenőrzi. 4.) Támogatott a 3/a. pont szerinti számadási kötelezettségének az összeg felhasználását követő 30 napon belül, de legkésőbb a támogatás folyósításának évét követő év január 31-ig köteles eleget tenni. A számadási kötelezettséget akkor is teljesíteni kell január 31-ig, ha a felhasználás nem, vagy nem teljeskörűen történt meg. 5.) Amennyiben a támogatott szervezet vagy magánszemély az előírt számadási kötelezettségének határidőben nem tesz eleget, e kötelezettségének teljesítéséig a további finanszírozást, támogatást fel kell függeszteni. 6.) A 3. pont szerinti számadásnak legalább a következőket kell tartalmaznia: a.) támogatott neve, címe, b.) támogatás célja, összege, c.) annak bemutatása, hogy a támogatás felhasználása a megállapodás szerinti cél szerint történt, d.) a felhasználás dokumentálása (pld.: kimutatás a felhasználásról, számlamásolatok, egyéb bizonylatok másolatainak csatolásával).
34
7.) A támogatás jogszabálysértő vagy nem rendeltetésszerű felhasználása estén támogatottat visszafizetési kötelezettség terheli az Áht. 13/A § (2) bekezdésében foglaltak alapján. ……………………, 200……………………… ……………………. támogató
Ellenjegyzem: ……………………… jegyző
35
………………….. támogatott
5. számú melléklet NYILVÁNTARTÁS az Önkormányzat által – nem szociális ellátásként – juttatott összegekről, valamint az azokkal kapcsolatos megállapodásokról Év: ……………….. Nyt. sorsz.
36
Támogatott Neve
Címe
Támogatott cél
Megítélt támogatás összege (Ft)
Kifizetés Időpontja Összege (Ft)
Számadási kötelezettség Határideje Teljesítésének időpontja
Megismerési nyilatkozat A gazdasági szervezet ügyrendjében foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. Név
37
Feladat, hatáskör
Dátum
Aláírás
2. számú melléklet
38
LELTÁRKÉSZÍTÉSI ÉS LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT
39
Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és Önállóan működő intézményei
Hatályos: 2009. november 1-től
LELTÁRKÉSZÍTÉSI ÉS LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és az önkormányzat önállóan működő költségvetési szervei leltározásával és leltárkészítésével összefüggő feladatokat a számvitelről szóló, 2000. évi C. törvény 40
(továbbiakban: számviteli törvény), valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (továbbiakban: kormányrendelet) előírásai alapján a következők szerint szabályozom: 1. A leltározási szabályzat célja A leltározási szabályzat célja, hogy - a helyi sajátosságok figyelembevételével - rögzítse a beszámoló részét képező mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szereplő eszközök, források leltározására, valamint értékelésére vonatkozó szabályokat. Elősegítve ezzel, hogy a beszámoló az önkormányzat vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről a tényleges körülményeknek megfelelő, valós képet mutassa. 2. A leltárra vonatkozó szabályok 2.1. Leltárkészítési kötelezettség A könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztására olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az önkormányzat mérleg fordulónapján meglévő eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. 2.2. A leltár fogalma A leltár olyan kimutatás, amely az önkormányzat eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait pedig értékben, egy adott időpontra vonatkozóan ellenőrizhetően - tételesen tartalmazza. A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá.
2.3. A leltárkészítés módja A leltár készíthető: A.) mennyiségi felvétellel (leltározással), B.) nyilvántartások alapján (egyeztetéssel). A.) Mennyiségi felvétel (leltározás) alapján történő leltárkészítés
41
A leltározás olyan tevékenység, amelynek során az önkormányzat a kezelésében vagy használatában lévő eszközök valóságban meglévő állománya, a leltár fordulónapjára vonatkozóan, mennyiségi felvétellel megállapításra kerül. Mennyiségi felvétellel (leltározással) kötelező leltározni mindazon eszközöket, amelyekről és amelyek változásairól önkormányzat év közben nem vezet folyamatosan mennyiségi és értékbeni nyilvántartást. A kormányrendelet 37.§ (3) bekezdése alapján az eszközök – kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előlegeket és az aktív pénzügyi elszámolásokat) – leltározását mennyiségi felvétellel kell végrehajtani. A kormányrendelet 37. § (7) bekezdése lehetőséget ad arra, hogy amennyiben a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint a költségvetési szerv az eszközökről és az azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben, akkor a kormányrendelet 37. § (1) bekezdése szerinti leltározást elegendő két évenként végrehajtani. Miután az önkormányzatnál a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint az eszközökről és azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatos részletező nyilvántartás, analitika („SAFAR” analitikus nyilvántartó programban) készül, az önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata alapján a leltározást két évenként hajtjuk végre. Kötelező a kormányrendelet 37. § (1) bekezdés szerinti leltározást végrehajtani, amennyiben az önkormányzat a kormányrendelet 13/A. § szerinti beszámoló készítési kötelezettsége keletkezett. A készpénzállományt a nyilvántartásokkal történő egyeztetés mellett a tényleges pénzkészlettel is egyeztetni kell, ami mennyiségi felvételt (megszámlálást), tehát „leltározást” jelent. Ennek keretében a mérlegfordulónapi záró készpénzállományt minden esetben mennyiségi felvétel, megszámlálás alapján kell a leltárba felvenni. A készpénzállomány mennyiségi felvételéről (leltározásáról) az 1. számú melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni. B.) Nyilvántartás alapján történő leltárkészítés (egyeztetés)
42
A leltárkészítés ezen módszere a folyamatosan vezetett tételes nyilvántartásokra épül. Ebben az esetben a nyilvántartás alapján kell a leltárba beállítani az értékbeni adatokat. A leltárba való beállítás előtt meg kell győződni az adatok valódiságáról. Mivel a leltárnak a mérlegadatokat kell alátámasztania, a mérleget pedig a „szabályszerűen vezetett kettős könyvvitel adatai alapján” kell elkészíteni, elengedhetetlenül szükséges, hogy a mérleg készítését megelőzően a leltár alapját képező analitikus nyilvántartások, valamint a mérleg alapját képező főkönyvi számlák adatainak egyezősége biztosított legyen. Az egyeztetést oly módon kell elvégezni, hogy az egyes, összevont értéket mutató főkönyvi számlákhoz tartozó eszközöknek, illetve forrásoknak az analitikus nyilvántartás szerint tételesen kimutatott mérleg-fordulónapi értékeit összesíteni kell, és az így kapott értékösszeget kell összevetni a főkönyvi számla szerinti záró értékkel. A kormányrendelet 37. § (3) bekezdésében foglalt előírás alapján − a csak értékben kimutatott eszközök - az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt (letétbe helyezett, portfólió - kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok) − a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. 2.4. Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközök leltározásával kapcsolatos előírások a.) Az üzemeltetésre átadott eszközök év végi leltározása az üzemeltető, kötelezettsége. b.) Az üzemeltetőnek, az év végi leltározást a nyilvántartásokkal történő egyeztetéssel kell a tárgyév december 31-i fordulónappal elvégezni. A leltározásról készült leltárkimutatást a tárgyévet követő évjanuár 31-ig kell megküldeni Önkormányzatunk számára. c.) A leltárkimutatásnak legalább a következő adatokat tartalmaznia kell: - a leltározás fordulónapját, időpontját, - a leltározást végzők nevét, - a leltározott eszköz megnevezése, azonosító adatai, - a mértékegység, - mennyiség, - bruttó érték, - a leltározást végzők aláírása. d.) az üzemeltetőtől, kapott leltárkimutatásokat a saját főkönyvi könyvelési adatokkal és analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel a tárgyévet 43
követő február 28-ig kell elvégezni, amiért a tárgyi eszköz analitika nyilvántartója a felelős. e.) Az esetleges leltáreltérésekkel módosítani kell az üzemeltetésre, kezelésre átadott, eszközök könyvszerinti értékét és módosítani kell az átadási-átvételi jegyzőkönyvben (leltárban) szereplő adatokat. f.) Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, eszközök esetében a kétévenkénti leltározás megengedett. Abban az évben amikor nem kötelező a leltározás, a mérlegtételek alátámasztásul szolgáló leltárkimutatást az analitikus nyilvántartások alapján kell elkészíteni, amiért tárgyi eszköz analitika nyilvántartója felelős. g.) Az üzemeltetési szerződés megszűnésekor az eszközök átadása-átvétele tételes leltár alapján történik. 2.5. A könyvviteli mérlegben értékben nem szereplő, használt és használatban lévő készletek, kisértékű immateriális javak, tárgyi eszközök leltározásának módja A könyvviteli mérlegben értékben nem szereplő, használt és használatban lévő készletekről, kisértékű immateriális javakról, tárgyi eszközökről mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. Az ilyen készletek, kisértékű immateriális javak, tárgyi eszközök leltározását, tényleges számbavételét 2 évenként, mennyiségi nyilvántartás alapján, kell elvégezni. 2.6. A leltár fordulónapja A mérleget alátámasztó leltár fordulónapja - a leltárkészítés módjától függetlenül - a tárgyév december 31-e. 2.7. Leltárkészítők a.) A mennyiségi felvétel alapján történő leltárfelvétel elvégzése az évenként elkészítendő leltározási utasításban megjelölt személyek feladata. ( A jegyző és az intézményvezető által kijelölt személyek) b.) A folyamatosan vezetett mennyiségi és értékbeni nyilvántartás alapján történő leltárkészítés − az egyes analitikus nyilvántartást vezetők, − a főkönyvi könyvelést végző(k), valamint − a beszámolók készítéséért felelős előadó 44
feladata. c.) A készpénzállomány leltározása a pénztáros, a pénztárellenőr feladata. 2.8. A leltár értékelése A leltár értékelése a leltárban szereplő eszközöknek tényleges mennyiségi felvétellel, vagy a folyamatosan vezetett nyilvántartások alapján megállapított mennyiségi adatai, illetve a csak értékben nyilvántartott eszközöknek és forrásoknak a mérleg fordulónapján meglévő állománya értékének meghatározását jelenti. A leltárban szereplő eszközök és források értékelésére vonatkozó szabályokat a számviteli törvény, a kormányrendelet, valamint a Polgármesteri Hivatal eszközök és források értékelési szabályzata tartalmazza. 3. A leltározásra vonatkozó szabályok 3.1. Leltározási utasítás A szabályzatban foglaltak alapján a Polgármesteri Hivatalban a leltározás megkezdése előtt 15 nappal a pénzügyi irodavezető, az intézményekre vonatkozóan az intézményvezető elkészíti a „Leltározási utasítás”-t, amit a jegyző hagy jóvá. A leltározási utasításnak legalább a következőket kell tartalmaznia: − a leltározási egységek felsorolását, − a leltározás vezetőjének személyét, − a leltározók neveit leltározási egységenként, − a leltárellenőr személyét, − a leltározás ütemtervét (naptári napokra, időpontokra lebontva), rögzítve a kezdés és befejezés időpontját, valamennyi feladat vonatkozásában, − a különböző eszközök leltározási módját. A leltározási utasítást a jelen szabályzat 2. számú melléklete szerinti szerkezetben kell elkészíteni. 3.2. A leltározási egységek (körzetek) kijelölése 45
A leltározási egységeket (körzeteket) a leltározási utasítás tartalmazza.
3.3. A leltározandó tárgyi eszközök és készletek leltárfelvételhez történő előkészítése A leltározás megfelelő előkészítésével biztosítani kell, hogy - a leltározásból eszköz ne maradjon ki, - minden eszköz csak egyszer kerüljön felvételre, - a leltározási tételek megnevezése minden ismérvet tartalmazzon, mennyisége helyes legyen. A leltárfelvétel megbízható, zökkenőmentes, gyors lebonyolítása érdekében a készleteket, valamint a tárgyi eszközöket a következő szempontok szerint kell leltározásra előkészíteni: a.) A készletek között egyértelműen el kell különíteni a használhatatlanná, a csökkent értékűvé és a feleslegessé vált eszközöket. b.) A készletek és a tárgyi eszközök között el kell különíteni az önkormányzatnál tárolt, de nem a tulajdonát képező, a bérmunkára, javításra, a tárolásra átvett eszközöket. c.) Az önkormányzat által bérmunkára, javításra, tárolásra, bérbe, bizományba, átadott eszközöket a leltárban el kell különíteni. A bérbeadás, a javításra történt átadás, stb. tényét alapbizonylatokkal dokumentálni kell. d.) Biztosítani kell az eszközök fajta, minőség, méret szerinti tárolását. A bontatlan ládákban, zsákokban, hordókban, üvegekben tárolt és a tárolón feltüntetett mennyiség alapján leltározható készletek esetében az előkészítés során olyan elrendezést kell biztosítani, hogy a leltározók a csomagolás sértetlenségéről könnyen meggyőződhessenek, továbbá, hogy a készletféleség azonosítására és mennyiségére vonatkozó, a csomagoláson feltüntetett információk jól olvashatók legyenek. 3.4. A leltározók, leltárellenőrök kijelölése, felkészítése A leltározás vezetőjét a leltározás megkezdése előtt elkészítendő leltározási utasításban jegyző, illetve az intézményvezető jelöli ki. A leltározási utasításban meghatározott, a leltározásban személyeket megbízólevéllel (3. sz. melléklet) kell ellátni. 46
résztvevő
A leltározók megbízólevelét a leltározás vezetője írja alá. A leltározás megkezdése előtt a leltározásban résztvevők részére a leltározás vezetőjének leltárértekezletet (felkészítést) kell tartania. A leltárértekezleten (felkészítésen) köteles mindenki részt venni, aki a leltározásban közvetlenül vagy közvetve közreműködik. A leltározásban résztvevők felkészítéséért a leltárvezető felelős. A leltárértekezlet (felkészítés) során ismertetni kell a leltározással kapcsolatos feladatokat, jogokat, továbbá a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos szabályokat. 3.5. A leltározáshoz szükséges technikai eszközök biztosítása A leltározás előkészítése során a leltározás vezetőjének gondoskodni kell arról, hogy a mennyiségi felvétel megkezdésétől a befejezés időpontjáig folyamatosan, a feladat végrehajtásához elegendő és megfelelő állapotú mérőeszköz (mérőműszer) álljon a leltározók rendelkezésére. A mérőeszközökhöz hasonlóan gondoskodni kell az olyan egyéb technikai eszközökről is (súlytáblázat, stb.) amelyek szintén szükségesek a leltárfelvétel végrehajtásához. A leltározás során azt az eszközt, amelynek a mennyiségi felvétele megtörtént, bizonyítás céljából meg kell jelölni. Erre a célra a leltározók részére megfelelő jelzőeszközt (különböző színű festék, színes kréta, stb.) kell biztosítani. 3.6. Leltárbizonylatok meghatározása és biztosítása A leltárfelvétel végrehajtásának nélkülözhetetlen kellékei a leltárbizonylatok. A leltárfelvétel dokumentálására alkalmazható bizonylatok - jellegüket tekintve - nyomtatványok és különböző dokumentumok (pld. nyilatkozatok, jegyzőkönyvek) lehetnek. A leltározás megkezdése előtt a leltárbizonylatokról a leltározás vezetője gondoskodik. A leltárfelvétel dokumentálására készített bizonylatoknak meg kell felelniük a számviteli törvény - számviteli bizonylatokra - előírt követelményeknek. 3.6.1. Leltározási nyomtatványok nyilvántartása A leltározásban felhasznált bizonylat szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylatnak minősül. Éppen ezért a leltárfelvételi ívek, jegyek, 47
nyomtatványok beszerzésekor a sorszámozás folyamatosságát ellenőrizni kell. Az esetleges hiányt vagy egyéb eltérést jegyzőkönyvben kell rögzíteni. A nyomtatványokat a szigorú számadású bizonylatok kezelésért felelős személy köteles elzárva tartani és egyidejűleg gondoskodni a szigorú számadású nyilvántartás vezetéséről. A leltározási bizonylatokat leltározási körzetenként, átvételi elismervény ellenében kell átadni a leltározási csoportoknak. A rontott vagy üresen maradt leltári nyomtatványokkal is el kell számolni, azokat a nyomtatványok kezelésével megbízottnak vissza kell adni. Ezeket a nyomtatványokat a nyilvántartásban „rontott” vagy “üres” megjelöléssel kell ellátni. 3.6.2. Leltározási nyomtatványok, dokumentumok a.) megbízólevél (3. számú melléklet) b.) leltárnyitó jegyzőkönyv (4. számú melléklet) c.) leltárfelvételi jegyek (szabvány nyomtatványok használata nem kötelező) d.) leltárfelvételi ívek (szabvány nyomtatványok) e.) a felelős elszámoló nyilatkozata (5. számú melléklet), f.) leltári “záró” jegyzőkönyv (6. számú melléklet) A leltározás során alkalmazható szabvány nyomtatványok (7. számú melléklet): B. 14-20/a.r.sz. Készletek leltári íve B. 14-21/a.r.sz. Leltárfelvételi ív és összesítő készletek felvételére B. 14-10/A.r.sz. Leltárfelvételi jegy ingatlanok (épületek, építmények, telkek) felvételére B.sz.ny. 14-14/A.r.sz. Leltárfelvételi ív tartalék motorok felvételéhez B. 14-13/a.r.sz. Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív gépek, berendezések felvételére B. 14-15/a.r.sz. Tárgyi eszköz leltárfelvételi ív és összesítő gépekhez, berendezésekhez B. 14-16/a.r.sz. Kimutatás a tárgyi eszközök hiányáról vagy többletéről 3.6.3. A nyomtatványok kitöltési, aláírási követelményei A leltárfelvételi íveket, jegyeket úgy kell kitölteni, hogy azokat csak az előírt módon lehessen javítani, módosítani. A leltárfelvételi ívre, jegyre beírt adatokat kaparással, radírozással javítani nem szabad. A helytelen adatokat egyszeri áthúzással és fölé a helyes adat felírásával lehet javítani. 48
A leltározáshoz használt nyomtatványokat értelemszerűen ki kell tölteni, azokon fel kell jegyezni: − a leltározási egység (körzet) megnevezését, amelyre a leltározás vonatkozik − a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint − a leltár fordulónapját. A leltárívek, a leltárfelvételi jegyek üresen maradt sorait átlósan áthúzva kell érvényteleníteni. A leltári nyomtatványokat - az abban foglaltak helyességének igazolásaként a leltározóknak, a felelős elszámolónak alá kell írni. 4. A leltározás módja A leltározás, mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent. A leltározás során az eszközök megszámlálása, mérése két különböző módszerrel történhet: a.) a nyilvántartásoktól függetlenül, b.) a nyilvántartások alapján, a nyilvántartott és a ténylegesen megszámolt, mért adatok közvetlen összehasonlításával. 4.1. A nyilvántartás alapján végzett leltározás A nyilvántartás alapján végrehajtott mennyiségi felvétel esetén a leltározók vagy a nyilvántartás szerinti eszköz-, illetve készletadatokhoz „keresik hozzá” a ténylegesen fellelhető eszközöket, vagy megfordítva, a ténylegesen fellelt eszközökhöz, illetve készletekhez párosítják a nyilvántartási adatokat. 5. A leltár (a leltározás) adatainak feldolgozása (értékelése), kompenzálás A leltár adatainak feldolgozási módszere attól függ, hogy az önkormányzat a leltározott eszközökről vezet vagy nem vezet folyamatosan, minden változást tartalmazó analitikus (mennyiségi, illetve mennyiségi és értékbeni) nyilvántartást. Amennyiben a leltározott eszközökről vezetett nyilvántartás, a számviteli törvényben foglalt előírásoknak megfelelő, a feldolgozás során a tényleges eszközállományt kell összevetni a nyilvántartás adataival, és eltérés esetén a nyilvántartást a tényadatokra kell helyesbíteni. A leltár feldolgozása (értékelése) során, amennyiben tételesen megállapítható, hogy az eltérés az azonosítás hibáiból származott, azt rendezni kell. 49
Ezt követően rendezni kell a kompenzálható eltéréseket is. Kompenzálni csak olyan eszközök esetében lehet, amelyek megközelítően hasonló minőségűek, értékűek, rendeltetésűek és összecserélhetőségük miatt az egyik eszközféleségnél hiány, a másiknál ugyanakkor többlet van. További feltétele a kompenzálásnak, hogy csak ugyanazon raktárban, szervezeti egységnél felvett leltárakban, azonos felelős alá tartozó eszközökben mutatkozhat a hiány és a többlet. A hiányt csak a többlet mennyiségében lehet kompenzálni. A leltár tételeinek értékelése a számviteli törvény, valamint a kormányrendelet - eszközök és források értékelésére vonatkozó - előírásainak, valamint az önkormányzat eszközök és források értékelési szabályzatában leírtak figyelembevételével történhet. 6. A leltárkülönbözetek számviteli elszámolása Ha a leltározott eszközök tényleges mennyisége eltér a folyamatosan vezetett mennyiségi (és értékbeni) nyilvántartásban szereplő mennyiségektől (magasabb vagy alacsonyabb), leltári többlet, illetőleg leltárhiány keletkezik. A leltári többlet az eszközök értékét növeli, a leltárhiány könyv szerinti értéken az eszközök értékét csökkenti. A leltári többletet, mint fellelt eszközt a leltárfelvétel időpontjában meglévő piaci értéken kell kimutatni az eszközök között, illetőleg felvenni a mérlegbe. 7. A leltárfelvétel előkészítésének, feldolgozásának az ellenőrzése
végrehajtásának
és
a
leltár
A leltárfelvétel előkészítésének és végrehajtásának ellenőrzése helyszíni ellenőrzést igénylő feladat. Ennek során ellenőrizni kell: − a leltározási ütemterv betartását, − azt, hogy a leltározásra váró készletek megmérhető, megszámlálható állapotban vannak-e, − szúrópróba szerűen a leltárfelvétel helyességét (alkalmazott felvételi módszerek szabályszerűsége, megnevezés és azonosító adatok helyessége, hiánytalansága, a mennyiségi adatok pontossága, a leltározott készletek megfelelő jelölése), − a leltárbizonylatok szabályszerű kezelését és kiállítását. A leltárellenőrnek az ellenőrzés megtörténtét az ellenőrzött leltári tételek leltárbizonylatain aláírásával kell igazolnia. A leltárfeldolgozás ellenőrzése során vizsgálni kell különösen: 50
a leltárbizonylatok szabályszerűségét és teljeskörűségét, − a leltáreltérések megállapításainak helyességét, az esetleges kompenzálások szabályszerűségét, − a hiányok, többletek, a leltárértékelési különbözetek okainak megfelelő kivizsgálását, − a végleges hiányok, többletek könyvviteli elszámolásának megtörténtét és helyességét, − a felelősökkel megtéríteni javasolt hiányokkal kapcsolatban a térítendő összeg meghatározásának helyességét (pld. figyelembe vehető forgalmi veszteség) és törvényességét. −
8. Forgalmazási veszteség és mértékének meghatározása Az önkormányzatnál a leltárhiány megállapítása során forgalmazási veszteség elszámolására nem kerülhet sor. 9. A kártérítési felelőséggel járó leltárhiány meghatározásának szabályai Leltárhiány az értékesítésre, forgalmazásra vagy kezelésre szabályszerűen átadott és átvett anyagban, áruban (leltári készlet) ismeretlen okból keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét (továbbiakban együtt: forgalmazási veszteség) meghaladó hiány. A kártérítési felelőséggel járó leltárhiány megállapítása során a jelen szabályzat 5., 8. és 9. pontjában foglaltak figyelembevételével kell eljárni. A leltárhiány összegét leltárfelelősönként külön-külön jegyzőkönyvben kell rögzíteni. A jegyzőkönyvnek legalább a következő adatokat kell tartalmaznia: − a jegyzőkönyv készítésének helye és időpontja, − a jelenlévők (leltárfelelős, leltározási bizottság vezetője, leltározók, leltározás vezetője) nevét, − a leltárfelelős (felelős elszámoló) terhére - eszközönként megállapított leltárhiány összegét, − a leltárfelelős (felelős elszámoló) nyilatkozatát, − a jelenlévők aláírását. A jegyzőkönyvet a leltározás vezetőjének 3 példányban kell elkészítenie. A jegyzőkönyvben foglaltak alapján - a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény 170., 170/A.-D. §-aiban foglalt feltételek megléte esetén a leltározás vezetője kezdeményezi a felelősségre vonást, a kártérítés megállapítását a jegyzőnél, illetve az intézmény vezetőjénél. 51
10. A leltározási bizonylatok megőrzése A számviteli törvény előírása alapján az üzleti évről készített beszámolót alátámasztó leltárt legalább 10 évig meg kell őrizni. 11. Záró rendelkezés A Leltárkészítési és leltározási szabályzat 2009. november 1-én lép hatályba, ezzel egyidejűleg a korábbi 2006. december 1-től hatályos 2006. november 30-án kelt leltározási szabályzat hatályát veszti. Ercsi, 2009. október 15. Dr. Feik Csaba jegyző
1. számú melléklet
JEGYZŐKÖNYV Tárgy: Készpénzállomány leltározása Készült: 200... .....................-én ......................... (intézmény, polgármesteri hivatal) házipénztárában. Jelen vannak: ............................ pénztáros ............................ pénztárellenőr 52
............................ leltározó ............................ leltározó Jelen lévők megállapítják, hogy a pénztár szabályos lezárását követően a pénztárban a mai napon az alábbi címletű és összegű készpénz volt: Címlet
Mennyiség (db)
Érték (Ft) (címlet érték x db)
-
Összesen
A pénztárjelentés szerinti készpénzkészlet: ............................... Ft Leltározott készpénzkészlet: ............................... Ft Eltérés a pénztárjelentés szerinti készpénzkészlettől: (hiány, többlet) ............................... Ft A leltározás során tett egyéb megállapítások: ...................................................……………………………………………. ..................................................................................................................... k.m.f. .................................................
pénztáros .................................................
leltározó
.................................................
pénztár ellenőr .................................................
leltározó 2. számú melléklet
................................... intézmény polgármesteri hivatal LELTÁROZÁSI UTASÍTÁS a 200.... ...............-i fordulónapi leltározáshoz 1.) A leltározási szabályzatban foglaltak figyelembevételével a mennyiségi számbavétellel történő leltározás a következő eszközökre terjed ki. A 53
leltározást a megjelölt módon (nyilvántartás alapján, vagy nyilvántartástól függetlenül) kell végrehajtani. Eszközök megnevezése
Nyilvántartás alapján
Nyilvántartástól függetlenül
(a leltározás választott módját értelemszerűen, pld. x jellel meg kell jelölni a táblázatban)
1.) A leltározás vezetője: ...................................... 2.) A leltározás ellenőre: ...................................... 4.) A leltározást a következő leltározási körzetekben és időpontokban kell elvégezni az érintett leltárfelelősök (felelős elszámolók), valamint a leltározók közreműködésével: Leltározási egység (körzet) megnevezése
Leltárfelelős (felelős elszámoló) neve
5.) A leltározók felkészítését 200....
Leltározást végzők neve
Leltározás kezdő és befejező időpontja
......................-ig el kell elvégezni.
6.) A leltárak kiértékelését 200... ........... -ig, a záró jegyzőkönyvet 200.... ....................-ig kell elkészíteni. ....................., 200.... .......................... .......................................………….........
Pünzügyi irodavezető A leltározási utasítást jóváhagyom: ....................., 200.... .......................... 54
.......................................................
intézményvezető jegyző
55
3. számú melléklet
................................... intézmény polgármesteri hivatal
MEGB ÍZÓLEVÉL
........................................................ (név) ................................. (beosztás) részére Megbízom, hogy a 200... ........................ -i fordulónappal lebonyolítandó leltározásban a .......................... leltározási körzetben mint leltározó vegyen részt és a leltározással kapcsolatos feladatokat a Leltárkészítési és leltározási szabályzat előírásai alapján, valamint a leltározási utasításban foglaltak szerint végezze el. ......................, 200.... .........................
.......................................... leltározás vezetője
56
4. számú melléklet
JEGYZŐKÖNYV Készült: ................... hivatalos helyiségében 200... ...........-én ................. leltározási egység (körzet) - 200... .................... -i fordulónapi leltározásának megkezdése előtt. Jelen vannak: .......................................... (név) ..................... (beosztás) a leltározási körzet leltárfelelőse .......................................... (név) ..................... (beosztás) leltározó .......................................... (név) ..................... (beosztás) leltározó A leltározás kezdő időpontja a leltárutasítás szerint: 200.. ................... . A leltározás tényleges kezdő időpontja: 200...... ......................... A leltárfelvétel módja: Eszközök megnevezése
Nyilvántartás alapján
Nyilvántartástól függetlenül
(a leltározás választott módját értelemszerűen, pld. x jellel meg kell jelölni a táblázatban)
A leltározásban résztvevők kijelentik, hogy a leltározás megkezdése előtt a leltárértekezlet (felkészítés) megtartása megtörtént, a leltározással kapcsolatos szabályokat megismerték. A leltározáshoz szükséges technikai eszközök, bizonylatok rendelkezésre állnak. Egyéb megállapítások: .......................................................................................………………… .....................................................................................................................
................................. leltározó
k.m.f. .............................. leltárfelelős
................................. leltározó 5. számú melléklet
57
NYILATKOZAT
........................................ (név) ............. (beosztás) fegyelmi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a ................................ leltárkörzetben a 200....... ........................ napján megtartott leltározás során valamennyi leltári tárgyat bemutattam.
....................., 200.. ......................
………………….. leltárfelelős
6. számú melléklet
JEGYZŐKÖNYV Készült: ................... hivatalos helyiségében 200... ...........-én ................. leltározási egységben (körzetben) a 200... .................... -i fordulónapi leltározás befejezése alakalmából. 58
Jelen vannak: .......................................... (név) ..................... (beosztás) a leltározási körzet leltárfelelőse .......................................... (név) ..................... (beosztás) leltározó .......................................... (név) ..................... (beosztás) leltározó A leltározási körzetben a leltározás 200.... ....................... -án kezdődött és 200.. ....................... fejeződött be. Jelenlévők kijelentik, hogy a leltári tárgyak leltározása a tényleges helyzetnek megfelelően - a központi jogszabályoknak, valamint a helyi szabályozásnak megfelelően - történt, a leltározási körzetben a leltár befejeződött. A leltározási körzet leltárfelelőse (elszámolás felelőse) kijelenti, hogy a leltárfelvételi íven (jegyen) szereplő leltári tárgyak hiánytalanul megvannak, és azokat további őrzésre, kezelésre átveszi. A leltározáshoz átvett bizonylatok közül .................... (bizonylat), melynek sorszáma: ................. rontott, míg a ..................... (bizonylat), melynek sorszáma: ............... nem került felhasználásra. A leltározással kapcsolatban tett egyéb megállapítások: ..................................………………………………………………………... ..................................................................................................................... k.m.f. ................................. leltározó
59
.............................. leltárfelelős
................................. leltározó
7. számú melléklet
60
61
62
63
64
65
66
67
68
3. számú melléklet
69
FELESLEGES VAGYONTÁRGYAK HASZNOSÍTÁSÁNAK ÉS SELEJTEZÉSÉNEK SZABÁLYZATA
70
Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és Önállóan működő költségvetési szervei
Hatályos: 2009. november 1-től
FELESLEGES VAGYONTÁRGYAK HASZNOSÍTÁSÁNAK ÉS SELEJTEZÉSÉNEK SZABÁLYZATA 71
Ercsi Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és az önkormányzat önállóan működő költségvetési szervei kezelésében lévő felesleges vagyontárgyak hasznosításával és selejtezésével összefüggő feladatokat a számvitelről szóló, 2000. évi C. törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet alapján a következők szerint szabályozom: I.
ÁLTALÁNOS RÉSZ A szabályzat hatálya 1.) A szabályzat hatálya az önkormányzat kezelésében lévő tárgyi eszközökre, üzemeltetésre átadott eszközökre és készletekre terjed ki. 2.) A szabályzatban leírtak alkalmazása szempontjából vagyontárgynak minősül minden olyan tárgyi eszköz, üzemeltetésre átadott eszköz és készlet, melynek nyilvántartása a mennyiségi és értékbeni, vagy mennyiségi kimutatás szerint értékhatárra való tekintet nélkül, a számlarendben foglaltak szerint kerül meghatározásra.. 3.) A szabályzat hatálya nem terjed ki: a.) Az önkormányzat használatában lévő, de tulajdonát nem képező idegen és ideiglenesen átvett vagyontárgyakra, továbbá az épületnek, építménynek nem minősülő ingatlanok (telkek) selejtezésére és hasznosítására, valamint a műemlékek és műemlék jellegű vagyontárgyakra. b.) Az ügyiratok és számviteli bizonylatok selejtezésére. Feleslegessé vált vagyontárgyak jellemzői 1.) A szabályzatban leírtak alkalmazása szempontjából felesleges vagyontárgyaknak kell tekinteni mindazokat a tárgyi eszközöket, üzemeltetésre átadott eszközöket és készleteket, amelyek: − az
önkormányzat szükségesek,
tevékenységéhez,
működéséhez
− eredeti rendeltetésüknek már nem felelnek meg,
72
már
nem
− feladatváltozás,
átszervezés, megszűnés vagy egyéb ok miatt feleslegessé váltak,
− a normalizált készletek mennyiségét lényegesen meghaladják, − rongálás, természetes elhasználódás, vagy erkölcsi avulás miatt
rendeltetésszerűen már nem használhatóak,
− szavatossági idejük lejárt.
2.) Annak érdekében, hogy a felesleges vagyontárgyak hasznosítási eljárásába, valamint a selejtezési eljárásba bevont vagyontárgyak ne legyenek felcserélhetők az ilyen eljárással nem érintett vagyontárgyakkal, gondoskodni kell azok megjelöléséről, vagy elkülönített nyilvántartásáról. 3.) A feleslegesnek minősített vagyontárgyak hasznosítása során először mindig azok értékesítését kell megkísérelni és csak annak sikertelensége után lehet azokat selejtezni. 4.) Azonnali selejtezést csak akkor lehet elrendelni, ha a megsemmisítést (ártalmatlanná tételt) hatósági előírás kötelezővé teszi (pld.: lejárt gyógyszerek, fogyasztásra alkalmatlan ételek, stb.)
II. FELESLEGESSÉ VÁLT VAGYONTÁRGYAK FELTÁRÁSA 1.) A készletek, tárgyi eszközök és üzemeltetésre átadott eszközök feleslegesnek vagy rendeltetésszerű használatra alkalmatlannak történő minősítésére − a polgármester, jegyző, és a költségvetési szerv vezetője − a leltárfelelős, − a személyi használatra kiadott eszközök estében az eszközöket
használók
− az üzemeltetésre átadott eszközök esetében az üzemeltető
tehetnek javaslatot.
2. A javaslattétel módja: a.) A vagyontárgyak feleslegesnek vagy használatra alkalmatlannak minősítésére javaslattételi joggal rendelkezők kötelesek javaslataikat a leltározás megkezdése előtt, minden év szeptember hó 30. napjáig a pénzügyi irodavezető részére megtenni.
73
b.) A javaslatokat jegyzékbe kell foglalni, melynek a következőket kell tartalmaznia: − az eszköz megnevezése, nyilvántartási száma, − mennyiségi egysége, − mennyisége, − a feleslegessé válás oka, − a használatból való kivonás időpontja, − a hasznosítás módjára vonatkozó javaslat, − a jegyzék készítésének időpontja, − a javaslatot tevő személy aláírása.
c.) A feleslegessé válás okánál a külön kódjegyzékben meghatározott fogalmakat vagy kódszámokat kell beírni. A kódjegyzéket az 1. számú melléklet tartalmaz. d.) A hasznosítás módjánál „értékesítés” vagy „selejtezés” megjelölést kell alkalmazni. e.) Az arra jogosult személyek által összeállított javaslatokat a pénzügyi irodavezető összegyűjti és azok felülvizsgálata, valamint az értékesítésre javasolt eszközök eladási árának kialakítását követően a javaslatokat előterjeszti jóváhagyásra a jegyzőnek. f.) A javaslatok felülvizsgálata keretében − ellenőrizni
kell, hogy a feleslegessé válás oka megfelel-e a
valóságnak,
− szükség esetén szakértői véleményt kell beszerezni a feleslegessé
válás okának egyértelmű berendezések, gépjárművek)
megállapítása
érdekében,
(műszaki
− véleményezni kell a hasznosítás módjára tett javaslatokat.
g.) A javaslatok, valamint az eladási ár jóváhagyására az intézményvezető, polgármester, és a jegyző jogosult. Az eladásra javasolt felesleges vagyontárgyak eladási árát az adott időpontban rendelkezésre álló legmegbízhatóbb adatokra támaszkodva kell megállapítani.
III. A FELESLEGES VAGYONTÁRGYAK HASZNOSÍTÁSA A hasznosítás formái 74
1.) A feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosítása történhet: − térítés ellenében, más gazdálkodó szerv részére, − terítés ellenében, magánszemély részére, − térítés nélküli átadással.
Gazdálkodó szervek részére történő értékesítés a.) Értékhatár feletti vagyontárgyak értékesítése - A 20 millió Ft értékhatár feletti vagyont elidegeníteni, a használat, illetve a hasznosítás jogát átengedni csak nyilvános versenyeztetés útján a legjobb ajánlattevő részére lehet. - Értékhatár feletti felesleges vagyontárgyak értékesítését az értékesíteni szándékozott mennyiség és a versenyeztetés időpontjának megjelölésével helyi lapban, továbbá az önkormányzat honlapján - nyilvánosan meg kell hirdetni, illetve más módon is meg lehet jelentetni. - A hirdetmény elkészítéséért a jegyző felelős. - A közzététel módjáról és elrendeléséről az elkészített hirdetmény alapján jegyző dönt. - A megjelent hirdetményt a versenyeztetés jegyzőkönyvének mellékleteként meg kell őrizni. - A lefolytatott versenyeztetésről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek legalább a következőket kell tartalmaznia: − a jelenlévők nevét, − a pályázók azonosító adatait, és eszközönkénti ajánlati összegeit, − a versenyeztetés során - eszközönként, vagyontárgyanként - kialakított
eladási árat,
− a vevők azonosító adatait, − a vevők által vállalt fizetési feltételeket, − a jelenlévők aláírását.
b.) Értékhatár alatti vagyontárgyak értékesítése
75
- Az a.) pontban meghatározott értékhatár alatti vagyontárgyak értékesítése történhet − hasonló tevékenységet végzők megkeresésével, − hirdetmény útján, − értékesítéssel foglalkozó szerv útján. − belső értékesítéssel, elsősorban a költségvetési szerv dolgozói, és az önkormányzat alkalmazottai részére. - Ha a forgalmazással, értékesítéssel foglalkozó szervezet a továbbértékesítésre felajánlott vagyontárgy átvételéről írásban lemond, vagy a kért időponton belül nem válaszol, továbbá indokolatlanul alacsony vételárat kínál, a felesleges vagyontárgy magánszemély részére is értékesíthető. - Az értékesítés módjáról, az értékesítő szerv ajánlatának elfogadásáról vagy el nem fogadásáról a pénzügyi iroda vezető javaslata alapján az intézmény vezetője, illetve a jegyző dönt. A vagyontárgyak magánszemélyek részére történő értékesítésének szabályai - A feleslegesnek minősített vagyontárgyak tervezett értékesítését meg kell hirdetni. - A hirdetménynek legalább a következőket kell tartalmaznia: − az értékesítésre szánt vagyontárgyak megnevezését, − az értékesítésre kijelölt vagyontárgyak elhasználódására, állagára vonatkozó jellemzőket, − az eladási árat, − az értékesítés helyét, − az értékesítés időpontját. - A hirdetményt a helyben szokásos módon a hirdetőtáblára ki kell függeszteni. - A meghirdetett vagyontárgyak csak a kihirdetést követő 3 nap elteltével értékesíthetők. - A polgármesteri hivatal, illetve az intézmények dolgozói a felesleges vagyontárgyak értékesítése tekintetében magánszemélynek minősülnek. - Magánszemély részére felesleges vagyontárgyat értékesíteni csak a vételár egyidejű megfizetése ellenében lehet. - Magánszemély részére nem lehet értékesíteni: − növényvédőszert, vegyszert 76
− veszélyes anyagokat Térítés nélküli átadás - Feleslegessé vált vagyont ingyenesen átruházni csak az államháztartásról szóló, 1992. évi XXXVIII. törvény 108. § (2) bekezdésében, illetve az önkormányzat rendeletében foglaltak szerint lehet. - Térítés nélküli átadás esetén tájékoztatni kell az átvevőt az átadott vagyontárgy nyilvántartás szerinti bruttó értékéről és az elszámolt értékcsökkenési leírás összegéről. Az értékesítés dokumentálása, bizonylatolása 1.) Minden vagyontárgy értékesítéséről számlát kell készíteni. A számláknak meg kell felelniük - a vonatkozó jogszabályokban foglalt - alaki és tartalmi követelményeknek. 2.) Az értékesítés megtörténtét követően a változást át kell vezetni az analitikus nyilvántartáson, valamint a főkönyvi könyvelés értékesítéssel érintett főkönyvi számláján.
IV. SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS A selejtezési eljárás lefolytatása - A feleslegessé vált és értékesítésre, térítés nélküli átadásra nem került vagyontárgyakat - legkésőbb a leltározás megkezdését megelőzően 2 nappal selejtezni kell. Leltározással egyidejűleg selejtezés nem folytatható. - A vagyontárgyak selejtezését a jegyző, illetve intézményvezető által kijelölt selejtezési bizottság végzi, selejtezési eljárás keretében. Selejtezési bizottság - A selejtezési bizottság elnökének és tagjainak kijelölése, illetve megbízása a jegyző illetve az intézményvezető hatáskörébe tartozik. A bizottság - az elnökkel együtt - három főből áll. - A selejtezési bizottság elnökének és tagjainak megbízatása visszavonásig érvényes.
77
- A selejtezési bizottság a felesleges vagyontárgyak selejtezését a pénzügyi iroda vezetője által összegyűjtött és a bizottság elnökének átadott jegyzékek alapján köteles elvégezni. A selejtezés végrehajtása 1.) A selejtezést megelőző feladatok A selejtezési bizottság a II. fejezetben leírtak szerint összeállított jegyzékek alapján a selejtezést megelőzően köteles megvizsgálni, hogy: − a még használható vagyontárgyak értékesítésével (térítésmentes
átadásával) kapcsolatos megtörténtek-e,
szükséges
és
lehetséges
intézkedések
− a
selejtezésre előkészített vagyontárgyak köre és mennyisége megegyezik-e a jegyzékben szereplő adatokkal.
2.) Selejtezési jegyzőkönyv elkészítése Mind az immateriális javak, mind a tárgyi eszközök, mind az üzemeltetésre átadott eszközök mind pedig a készletek selejtezéséről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a selejtezési bizottság tagjainak javaslatát, amit a tagok aláírásukkal hitelesítenek. A jegyzőkönyvben rendelkezni kell a kiselejtezett eszközök sorsáról. A selejtezés során a bizottságnak javaslatot kell tennie arra, hogy: − a selejtezett eszközöket hulladékként vagy haszonanyagként lehet-e értékesíteni, − a hulladékként vagy haszonanyagként nem értékesíthető készleteket meg kell semmisíteni, − a megsemmisítésre kerülő készletek megsemmisítése milyen módszerrel (összetörés, elégetés, darabolás, stb.) történjen. A bizottság által a selejtezési eljárás során készített jegyzőkönyvben javasolt intézkedések (leértékelés, megsemmisítés) végrehajtására csak a jegyző illetve az intézményvezető jóváhagyása után kerülhet sor. A selejtezési jegyzőkönyvet - évenkénti sorszámozással - négy példányban kell elkészíteni. 78
A jegyzőkönyv − kettő példányát meg kell küldeni a könyvelésnek, − egy példányát át kell adni a Polgármesteri Hivatal analitikus nyilvántartójának − egy példánya pedig a selejtezési bizottságnál marad. A vagyonban bekövetkezett változásnak a főkönyvi könyvelésben és az analitikus nyilvántartásban történő átvezetését követően a könyvelésnek átadott két jegyzőkönyvi példányból egy példányt irattárba kell helyezni. 3.) Immateriális javak, tárgyi eszközök és az üzemeltetésre átadott eszközök selejtezésénél használatos nyomtatványok: Az immateriális javak, és a tárgyi eszközök selejtezése során a következő szabvány nyomtatványokat kell használni: − B.11-90.
r.sz. Immateriális javak, tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve
− B.11-91. r.sz. Selejtezett immateriális javak (szellemi termékek) tárgyi
eszközök jegyzéke
− B.11-92. r.sz. Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert tartozékok,
alkatrészek, hulladék anyagok jegyzéke
− B. 11-97. r.sz. Megsemmisítési jegyzőkönyv
4.) Készletek selejtezésénél használatos nyomtatványok A készletek selejtezése során a következő szabvány nyomtatványokat kell használni: − B.11-93. r.sz. Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve − B.11-94. r.sz. Selejtezett készletek jegyzéke − B.11-95. r.sz. A készletek selejtezéséből visszanyert hulladék anyagok
jegyzéke
− B.11-96. r.sz. Leértékelt készletek jegyzéke − B.11-97. r.sz. Megsemmisítési jegyzőkönyv
5.A selejtezéssel kapcsolatos számviteli elszámolások A selejtezési eljárás befejezését követően az érintett analitikus nyilvántartást vezető és a főkönyvi könyvelést végző személy - a selejtezési bizottság által megküldött jegyzőkönyvek alapján - az eszközök mennyiségében és értékében bekövetkezett változásokat a jegyzőkönyv átvételétől számított 10 79
napon belül, de legkésőbb a leltározás megkezdését megelőzően nyilvántartásban köteles átvezetni.
a
A selejtezett eszközökkel kapcsolatos változások - analitikus és főkönyvi nyilvántartásokban történő - átvezetését a számlarendben foglalt előírások alapján kell végrehajtani. 6. A selejtezés végrehajtásának ellenőrzése A selejtezési eljárás szabályszerű végrehajtásának ellenőrzéséért a pénzügyi irodavezető a felelős. Amennyiben az ellenőrzésért felelős a selejtezési eljárás során valamilyen szabálytalanságot tapasztal, azt köteles azonnal a jegyző illetve az intézményvezető felé jelezni. V. Záró rendelkezés A szabályzat 2009. november 1-én lép hatályba. A szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a 2006. december 1-én kelt selejtezési szabályzat hatályát veszti. Ercsi, 2009. október 15. Dr. Feik Csaba jegyző
80
1. számú melléklet KÓDJEGYZÉK a feleslegessé válás okairól
Kódszám
Megnevezés
001
eredeti rendeltetésének nem felel meg
002
feladatcsökkenés
003
átszervezés
004
megszűnés
005
normát meghaladó készlet
006
rongálás
007
természetes elhasználódás
008
erkölcsi avulás
009
szavatosság lejárt
010
egyéb ok
2. számú melléklet
81
KÓDJEGYZÉK
a kiselejtezett eszközök hasznosításának módjáról
Kódszám
82
Megnevezés
001
megsemmisítés
002
hulladékként visszavételezve
003
értékesítés hulladékhasznosítónak
004
értékesítés magánszemélynek
005
egyéb
3. számú melléklet
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
4. számú melléklet
101
Ercsi Város Polgármesteri Hivatala
POLGÁRMESTERI ÉS JEGYZŐI INTÉZKEDÉS AZ EURÓPAI UNIÓS TÁMOGATÁSOK ELLENŐRZÉSÉRŐL
HATÁLYBA LÉP: 2010. MÁRCIUS 1-TŐL
102
I. Általános rendelkezések 1.
A Polgármesteri Hivatalban az önkormányzati szintű pályázat-koordinálás feladatainak felelőse: a Városgazdálkodási Iroda vezetője illetőleg az irodán belül e feladattal, illetőleg a terület - és településfejlesztési feladatokkal megbízott városgazdálkodási-városüzemeltetési előadó.
2.
A pályázat - nyilvántartás vezetéséért felelős: az 1. pont szerint megnevezett városgazdálkodási-városüzemeltetési előadó.
3.
Információszolgáltatási kötelezettség: A pályázatfigyelést végzők kötelesek figyelemmel kísérni a településfejlesztési koncepcióban és az önkormányzati gazdasági programjában meghatározott fejlesztésekhez kapcsolódó uniós pályázati lehetőségeket. A pályázati lehetőségekről kötelesek tájékoztatást adni a jegyző, a polgármester, az illetékes szakbizottság, valamint a Pénzügyi Bizottság részére. A szakbizottságok tárgyalják a pályázatok szakmai megvalósíthatóságának feltételeit, javaslatukkal segítik a Képviselő-testület döntését. A Pénzügyi Bizottság vizsgálja a megvalósításhoz szükséges források meglétét, javaslatot tesz a Képviselő-testületnek a pénzügyi források biztosításának módjára. A pályázatok benyújtásáról, az önrész biztosításáról, a közbeszerzés lebonyolításáról, a bonyolítók kiválasztásáról (amennyiben az nem közbeszerzés köteles), a szerződések megkötéséről a Képviselő-testület dönt. II. Az európai uniós pályázatok pályázatfigyelésével kapcsolatos személyi, szervezeti feltételek
1. A pályázatfigyelést a Polgármesteri Hivatal városgazdálkodásivárosüzemeltetési előadója végzi. E pályázatfigyelési munka mellett a Képviselő-testület vagy a polgármester külső személyt vagy szervezetet is megbízhat a pályázatok figyelésével. 2. Külső személy vagy szervezet igénybevétele esetén a feladatellátást szerződésben kell rögzíteni. Ebben az esetben a közvetlen kapcsolattartó a Polgármesteri Hivatal városgazdálkodási-városüzemeltetési előadója. Közvetett kapcsolattartó a jegyző és a polgármester. Az információk átadása elektronikusan és papíralapon történik. A gyors munkamenet, eljárás és kapcsolattartás érdekében elsődlegesen elektronikusan történik az információk átadása, melyet papíralapon is le kell dokumentálni. A telefonon történt megbeszélésekről írásbeli feljegyzést kell készíteni, az ügyiratra történő vagy 103
külön feljegyzés formájában. Mindezeket időrendi sorrendben kell iktatni és lefűzni. A dokumentumnak tartalmaznia kell az információt kérő nevét, beosztását, az információ tárgyát, meghatározva a feladatot és a határidőt. 3.
Az elektronikusan érkező információk továbbításáért felelős a hivatal titkársági feladatot ellátó előadója. Személyes e-mail címre érkező információk továbbításáért az érintett ügyintéző a felelős. Papír alapon érkező információk továbbításáért felelős az iktatást végző ügyintéző (ügykezelő). Az elektronikusan érkező információkat ki kell nyomtatni és iktatni, majd nyomtatott formában, időrendi sorrendbe lefűzve kell őrizni az adatokat. A postai úton érkező információkat szintén be kell iktatni és az ügyintézőhöz továbbítani. III. Az európai uniós pályázatok pályázatkészítésének személyi, szervezeti feltételei
1.
A pályázatkészítésre a Polgármesteri hivatalban önálló munkakör nem áll rendelkezésre, ezért a pályázatkészítésre a Képviselő-testület vagy a polgármester döntése alapján külső személy vagy szervezet kerül megbízásra. A pályázat készítésére minden esetben megbízási szerződést kell kötni, mely tartalmazza a megbízó és megbízott jogait és kötelezettségeit, valamint a díjazás mértékét. Közvetlen kapcsolattartó a Polgármesteri Hivatal városgazdálkodási városüzemeltetési előadója Közvetett kapcsolattartó a jegyző és a polgármester. Az információk átadásának formája: elektronikusan, papíralapon, telefonon. A részletes szabályozásra a II. részben leírtak érvényesek.
2.
A Polgármesteri Hivatal érintett ügyintézői a pályázat megírásához minden szükséges segítséget, információt, dokumentumot megadnak, átadnak és elkészítenek a megbízott szervezetnek/személynek. Pénzügyi információk megadása tekintetében felelős: A Pénzügyi iroda vezetője A pénzügyi adatok, információk hitelességéért, érvényességének tanúsításáért felelős: a jegyző és a polgármester. A műszaki adatok megadásáért, az információk hitelességéért, érvényességének tanúsításáért felelős: a Városgazdálkodási iroda vezetője 104
IV. Az európai uniós pályázatok lebonyolításának személyi, szervezeti feltételei 1.
A pályázatok lebonyolítására Polgármesteri hivatalban önálló munkakör nem áll rendelkezésre, ezért a pályázatok lebonyolítására minden esetben a Képviselő-testület vagy polgármester döntése alapján külső személy vagy szervezet kerül megbízásra. A pályázat lebonyolításra vonatkozóan minden esetben megbízási szerződést kell kötni, mely tartalmazza a megbízó és megbízott jogait és kötelezettségeit valamint a díjazás mértékét.
2.
A pályázat sikeres lebonyolítása érdekében a Polgármesteri Hivatal érintett ügyintézői minden szükséges segítséget, információt, dokumentumot megadnak, átadnak és elkészítenek a megbízott szervezetnek/személynek. Pénzügyi információk megadása tekintetében felelős: a Pénzügyi iroda vezetője. A pénzügyi adatok, információk hitelességéért, érvényességének tanúsításáért felelős: a jegyző és a polgármester. A műszaki adatok megadásáért, az információk hitelességéért, érvényességének tanúsításáért felelős: a Városgazdálkodási iroda vezetője.
3.
A pályázat pénzügyi lebonyolítása során figyelembe kell venni a Támogatási szerződésben foglaltakat, illetve a projektek pénzügyi lebonyolítási rendjére vonatkozó külön előírásokat, illetve szabályozásokat.
4.
Az európai uniós pályázatok lebonyolítására a költségvetési főszámlán belül alszámlát kell nyitni a pályázati pénzeszközök és a pénzügyi elszámolás teljes elkülönítése céljából. Az alszámla tulajdonosa Ercsi Város Önkormányzata. Az aláírásra jogosultak köre megegyezik a költségvetési főszámlán aláírási joggal rendelkezők körével.
5.
A lehívási, elszámolási csomagok összeállítása a pénzügyi lebonyolító feladata. Az ehhez kapcsolódó önkormányzati kifizetéseket igazoló dokumentumok rendelkezésre bocsátásáról a pénzügyi iroda vezetője gondoskodik.
6.
A számlák teljesítésének igazolására a Támogatási Szerződésben meghatározott személyek jogosultak. Ha a Támogatási Szerződés erről külön nem rendelkezik, akkor a Polgármesteri Hivatal utalványozással kapcsolatos belső szabályzata szerint kell a teljesítés igazolását elvégezni.
105
7.
A pénzügyi folyamatokról folyamatos nyilvántartást kell vezetni, a projekt elszámolására illetve könyvelésére vonatkozóan elkülönített nyilvántartást kell vezetni a főkönyvi, tárgyi eszköznyilvántartó rendszeren belül. Az elkülönítés megoldására lehet külön költséghelyet, kódot, szakfeladatot, esetleg főkönyvi számla alábontást alkalmazni. A könyvelésből is ki kell derülnie, hogy a projekt keretében elszámolt számlák fedezetéből mennyi a támogatott rész, EU-s és hazai bontásban, valamint a saját forrás. Ennek felelőse a Pénzügyi iroda vezetője. A megvalósítást ellenőrzi és jóváhagyja: a jegyző és a polgármester A számlák befogadása során ellenőrizni kell a kötelező tartalmi és formai kellékek meglétét. A projekt könyvelésével foglakozó előadó munkaköri szerepeltetni kell e pontban meghatározott feladatokat.
8.
leírásában
A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás rendje és az abban résztvevő személyek köre megegyezik a polgármesteri hivatal erre vonatkozó intézkedésében foglalt renddel és személyekkel. V. Az EU-s pályázatok ellenőrzése
1.
Külső ellenőrzés A helyszíni ellenőrzés részére biztosítani kell azt, hogy a szükséges dokumentumok rendelkezésre álljanak, a fizikai eszközökhöz való hozzáférés lehetséges legyen, a szükséges adatok, információk megadásával segíteni kell az ellenőrzés végrehajtását.
2.
Belső ellenőrzés Jogosult az ellenőrzési tervben meghatározott, a Képviselő-testület által jóváhagyott vizsgálatok elvégzésére, szükség esetén soron kívüli ellenőrzés lebonyolítására.
3.
Könyvvizsgálói ellenőrzés Az Önkormányzat folyamatos könyvvizsgálattal rendelkezik, melynek keretében ellenőrzésre kerül az uniós pályázati források felhasználása és a fejlesztési feladatok megvalósítása is. Amennyiben a pályázat Támogatási Szerződése kiköti a külső könyvvizsgálatot, akkor arról gondoskodni kell.
4.
A folyamatba épített, előzetes utólagos és vezetői ellenőrzési feladatok
106
Érvényesülnek a kötelezettségvállalás és ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolása, az érvényesítés és az utalványozás ellenjegyzése során. VI. A polgármester és a fejlesztési feladatok lebonyolítója (projekt menedzser) között a kommunikáció, az előrehaladás, a felmerülő problémák megvitatása, a további feladatok meghatározása havonta legalább egy alkalommal, illetve szükség szerint megbeszélésre kerül. VII. Záró rendelkezés Ez az intézkedés 2010. március 1-től hatályos. Az intézkedés hatálybalépésével egyidejűleg az …………... iktatószámú jegyzői intézkedés hatályát veszti. Az intézkedésben foglalt szabályokat alkalmazni kell a már megkötött, de még el nem számolt támogatások esetében is.
107
