PENGURUSAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
FEM 3201
Sabda Rasulullah S.A.W. yang bermaksud: "Tidak akan berganjak kedua kaki seorang hamba pada hari kiamat melainkan ditanya dahulu tentang empat perkara, tentang umurnya dan untuk apa dihabiskan, masa mudanya bagaimana ia mempergunakanya, hartanya dari mana ia memperolehinya dan untuk apa ia membelanjakannya dan tentang ilmunya bagaimana ia memanfaatkannya“
Saidina Ali Karramallahhuwajhahu berkata: “Masa itu ibarat sebilah pedang, jika kamu tidak memancungnya, nescaya ia akan memancung kamu".
Pengurusan Masa • Masa – sumber paling penting dan berharga yang dianugerahkan kepada manusia.
• Dalam usaha untuk memanfaatkan sepenuhnya, ia perlu diurus dengan baik.
Konsep Masa • • • • •
Apa maksud ungkapan …. “masa itu emas” “Jangan buang masa” “Lekas”, “cepat” “Terlalu banyak kerja yang perlu dibuat hingga tiada masa” • “Saya tidak buat apa-apa hari ini” • “saya tidak cukup masa untuk bersama keluarga dan rakan-rakan”
• Dalam konteks pengurusan sumber: • Masa = nilai • Masa = sumber • Masa – asas bagi penggunaan sumber yang lain.
• Cara atau bagaimana seseorang menghabiskan masa sebenarnya menentukan kualiti hidup seseorang. • Jika tidak diurus dengan baik akan berasa gagal menguasai keadaan, kecewa, tidak puas hati, tertekan.
• Prinsip utama dalam menguruskan masa: • Menghabiskan masa dengan melakukan perkara yang disukai atau perkara yang membantu mencapai matlamat hidup
• Pengurusan masa yang baik – bergantung kepada sejauh mana seseorang itu boleh bersifat reaalistik terhadap perkara yang perlu dibereskan mengikut tempoh masa tertentu.
Konsep Masa • • • • •
Satu-satunya sumber yang tidak berubah Jumlahnya sama bagi semua manusia = 24 jam sehari = 12 bulan setahun Tidak boleh diperbaharui, diganti atau dikumpul. • Terhad
Pengurusan Masa • = mengurus aktiviti dalam satu jangka masa tetapi bukan mengurus masa untuk sesuatu aktiviti • Ia merupakan kebolehan untuk mengawal … • • • •
apa yang dilakukan, bila, bagaimana, dan mengapa kita melakukannya
• Tingkahlaku pengurusan masa berbeza antara individu, bergantung kepada : • Sikap • Caragaya hidup • Personaliti
Kepentingan Pengurusan Masa
Kepentingan Pengurusan Masa supaya …. • masa dapat digunakan untuk aktiviti yang berfaedah • aktiviti dapat dilakukan secara cekap dan berkesan (dapat mengelakkan pembaziran masa) • dapat mencapai keseimbangan dalam penggunaannya • masa dapat dibahagi secara seimbang antara aktiviti-aktiviti pengeluaran (masa bekerja), aktiviti rekreasi (masa lapang), dan masa berehat.
Masalah Kekurangan Masa • Cth ungkapan: “tidak cukup masa”, “mana ada masa”, “tak sempat”, “tengoklah nanti” …. • Punca: • Tidak tahu mengenalpasti keutamaan di antara aktiviti • Suka menggunakan banyak masa untuk satu jenis kerja sahaja. • Sikap suka menangguhkan kerja • Sikap suka mementingkan perkara yang kecil • Sikap “serba sanggup” • Terlalu banyak gangguan • Sikap terburu-buru
Persepsi Masa •
Empat jenis (Graham, 1981)
1. Persepsi masa berterusan dan boleh diagihkan (Linear-separable perception) - masa adalah satu laluan yang berterusan - dan boleh dibahagikan
-
Individu … - boleh memilih untuk menggunakan masa atau mencari masa melaksanakan kerja - masa sebagai sumber yang boleh diukur, diagih, diguna, dilabur, dijimat atau dibazirkan seperti wang.
2. Persepsi mengikut edaran/pusingan (circular perception) - Masa sebagai satu sistem yang berpusing, dan beredar mengikut musim, edaran bulan, bintang atau matahari. - Masa tidak beredar mengikut pusingan jam - Individu: -
-
anggap masa tidak berharga seperti wang tidak perlu dirancang (kerana tida beza antara aktiviti dahulu, sekarang dan masa depan) Memenuhi keperluan semasa lebih penting
3. Persepsi ikut atur kerja - kerja lebih penting dari masa. - cth: mulakan kerja bila semua orang telah hadir - Individu: tidak mementingkan konsep penjimatan masa
4. Persepsi ikut budaya - Berkait rapat dengan budaya dan bahasa sesuatu kumpulan masyarakat. - Perbezaan persepsi antara budaya boleh mempengaruhi pandangan individu terhadap dunia dan tingkahlaku sesebuah masyarakat. - Ada budaya mengatur aktiviti mengikut keperluan biologi (tidur bila mengantuk, makan bila lapar,….tidak ikut pusingan jam)
Dimensi Kepekaan Masa • … merujuk kepada kepekaan subjektif terhadap perjalanan masa. • Kepekaan • berbeza antara individu • Penting – kerana masa boleh dijadikan tanda atau sumber untuk mengurus dengan berkesan.
Jenis Kepekaan 1. Kepekaan Sejarah Masa - Masa dahulu dibawa dalam kehidupan sekarang. - Cth: mengenang kembali peristiwa masa lampau – boleh menenangkan fikiran yang kusut atau sebaliknya. - Pengalaman masa lalu menjadi pendorong kepada perancangan aktiviti masa kini
2. Kepekaan Masa Biologikal • Timbul hasil rangsangan sistem tubuh badan manusia. • Memberitahu kita .. Rasa lapar, mengantuk, segar, sihat, terjaga dari tidur pada waktu yang sama, tak boleh tidur waktu tengahari dsb. • Kepekaan semula jadi
3. Kepekaan gerak masa / masa jam • Mempengaruhi kemampuan individu untuk membuat jangkaan perjalanan masa atau waktu secara subjektif, tanpa bergantung kepada peralatan seperti jam. • Berbeza antara individu • Biasanya diperolehi melalui pengalaman • Cth: jangkaan tempoh 5 minit
4. Kepekaan rentak masa atau tempo • Berbeza antara individu – kebolehan melaksanakan kerja dalam tempoh masa yang ditetapkan. • Personaliti : • Monokronik – hanya mampu melakukan satu kerja dalam satu masa. • Polikronik – mampu melaksanakan beberapa kerja dalam satu masa.
5. Kepekaan kesinambungan masa • Kesedaran tentang perjalanan masa dan hubungan antara aktiviti yang berlaku masa dahulu, sekarang dan masa depan. • Amat penting dalam pengurusan kerana ia memudahkan aktiviti perancangan untuk mencapai sesuatu matlamat. • Cth: sambung kerja yang tidak dapat diselesaikan sebelum cuti raya
Proses Pengurusan Masa • Dibincangkan mengikut pendekatan sistem • Input: matlamat, nilai dan sumber (khususnya sumber manusia – diri) • Sebelum langkah pengurusan – kenali diri sendiri dari segi pengurusan masa • Cth: apa kelemahan atau kekuatan diri? • Polikronik atau monokronik? • Suka tangguh kerja • Tidak pandai mengurus masa
Input • Cara mengenali diri: • • -
Kaji rekod penggunaan masa atau log masa Nilai: cara masa diagihkan kepada aktiviti harian masa perdana (masa paling produktif) masa kurang produktif masa terbuang aktiviti sia-sia aktiviti yang perlu dielakkan, ditangguhkan atau dilakukan oleh orang lain
Truput : perancangan dan pelaksanaan • Perancangan • Penetapan standard (dari segi penggunaan masa) • Turutan tindakan (susunan kerja atau antara kerja yang perlu dilaksanakan)
Langkah merancang penggunaan masa 1. Senaraikan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan. 2. Kenalpasti keutamaan antara kerja tersebut - penting dan mesti dibuat esok? - penting tetapi boleh ditangguhkan - tidak penting dan boleh ditangguhkan? - tidak penting dan tidak perlu dilakukan? 3. Sediakan jadual kerja yang sesuai
Jadual masa - Agihkan masa untuk setiap tugas. - Selaraskan turutan tindakan – serentak, berasingan atau berkelompok? - 2 jenis jadual: 1. Jadual mengikut waktu 2. Jadual masa sempadan
• Jadual mengikut waktu • Sesuai bagi individu yang memerlukan jadual kerja yang terperinci. • Kurang memberi kelonggaran untuk mempelbagaikan aktiviti dalam temppoh yang ditetapkan.
• Jadual masa sempadan • Menyusun aktivit-aktiviti berpandukan waktu-waktu puncak atau kerja yang selalu dilakukan setiap hari. • Lebih memberi kelonggaran untuk mempelbagaikan aktiviti dalam tempoh yang ditetapkan. • Aktiviti – menjadi sempadan untuk membuat jadual kerja • Mudah diubahsuai
Pelaksanaan • Mengambil tindakan – mengikut jadual yang ditetapkan. • Mengawal tindakan – supaya kerja dilaksanakan mengikut jadual asal.
Konsep penting bagi amalan penggunaan masa yang berkesan • Cekap – bekerja dengan betul, menggunakan masa dan tenaga paling minimum. • Efektif – cara bekerja paling berkesan, bekerja dengan betul dan sempurna mengikut keutamaan
• Prinsip Pareto – 20:80 - gunakan 20% daripada masa yang ada untuk melakukan sesuatu, bagi menghasilkan 80% output. - sebaliknya jika 80% masa digunakan, hanya mendapat 20% output sahaja - adalah kebih bijak jika seseorang itu dapat mengenalpasti dan menumpukan kepada 20% usaha untuk mendapat ganjaran 80%
• Hukum Parkinson - kerja-kerja bertambah mengikut masa yang ada jika tiada tempoh tamat. - ambil masa yang lama, kerap menangguhkan kerja – jika tidak ditetapkan jangka waktu. • Masa perdana / masa prima - waktu di mana kita rasa bertenaga, segar, otak yang cergas atau produktif.
Strategi Penggunaan Masa • Buat kerja yang biasa dilakukan setiap hari tetap pada masanya • Bentuk disiplin diri yang baik • Guna waktu perdana dengan lebih bermakna • Beri tumpuan sepenuhnya semasa membuat kerja • Bereskan terus kerja, jangan bertangguh • Siapkan kerja dalam jangkamasa yang telah dijadualkan • Berehat seketika jika terlalu letih • Rancang turutan kerja dengan teliti supaya kerja tidak dibuat berulang-ulang • Rancang turutan aktivit mengikut keutamaan • Atasi gangguan masa dengan bijak
Output • Hasil yang diperolehi melalui proses pengurusan. • Pengurusan masa yang berkesan : • meningkatkan kecekapan bekerja • meningkatkan kepuasan tahap kepuasan kerana banyak matlamat dapat dipenuhi • dapat mengurangkan masalah tekanan bebanan kerja
• Penilaian ke atas keberkesanan jadual yang dibuat perlu dikaji sentiasa – melalui maklumbalas
Amalan Pengurusan Masa Mahasiswa Cemerlang • Schemelzer et al. (1989) – kegagalan pelajar di universiti boleh dikaitkan dengan kurangnya kemahiran dalam pengurusan masa. • Parnet (1989) – ketidakmampuan pengurusan masa menyebabkan ramai orang menjadikannya alasan mengapa mereka gagal utnuk merancang masa dengan berkesan.
• Kajian oleh Zumilah et al. (2001) – amalan pengurusan masa mahasiswa cemerlang di UPM • Tumpuan kajian dibuat terhadap 3 aspek: • Pola pengurusan masa mahasiswa cemerlang • Masa perdana • Pola penggunaan masa perdana dan masa serpihan mahasiswa cemerlang
Pola pengurusan masa pelajar cemerlang • Mengamalkan pengurusan masa – melalui: • Penyediaan jadual • Membuat senarai tugas – melihat keutamaan antara tugas • atau - Peta minda
• Belanjawan masa
Masa perdana • Responden – tahu tentang konsep masa perdana dan kepentingannya, sedar masa perdana mereka. • Masa perdana – tidak lama (1 – 3 jam sehari)
• Responden menggunakan masa perdana dengan serius terutamanya untuk hal akademik.
Pola penggunaan masa perdana dan masa serpihan • Masa perdana : • ulangkaji • keutamaan – kursus paling lemah dan sukar difahami • dalam semester – membuat persediaan sebelum ke kuliah. • jika tiada kursus sukar – menggilirkan waktu perdana untuk ulangkaji kursus sebelum ke kuliah, siapkan tugasan, berjumpa pensyarah dsb.
• Masa serpihan: • Masa terluang antara aktiviti • Cekap menggunakan masa serpihan bagi menjimatkan masa perdana – ulangkaji • Cth: membuat nota pendek, berbual hal akademik • Menghafal formula atau sesuatu yang telah dibuat dalam masa perdana
