PENGURUSAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
FEM 3201 EN. BUKRYMAN SABRI JPSPP
KULIAH 8 TRUPUT
Proses Pengurusan sebagai sistem Truput Input
Perancangan
Pelaksanaan
maklumbalas
Output
Truput PERANCANGAN
input
PERLAKSANAAN
penetapan standard
mengambil tindakan
turutan tindakan
mengawal
Output memeriksa
rancangan
mengubahsuai
Rajah: Proses Truput dan Sabsistem Perancangan dan Pelaksanaan
Truput PERANCANGAN penetapan standard input turutan tindakan
P E R L A K S A N A A N
rancangan
Rajah: Proses Truput dan Sabsistem Perancangan
Output
Konsep Perancangan Keadah yang terpeinci diatur sebelum membuat sesuatu Aktiviti fizikal dan mental yang dibuat sebelum mengambil sesuatu tindakan. Proses penilaian masa hadapan Pembentukan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai matlamat dan pilihan tindakan terbaik. Aktiviti yang berorientsikan masa hadapan Memberi perhatian ke atas tindakah-tindakan yang akan dilaksanakan dimasa hadapan.
Sistem pengurusan (gambarajah) • Perancangan -- salah satu sabsistem utama proses truput. • Beberapa siri membuat keputusan berkaitan..
• Penetapan standard (dari segi matlamat dan sumber) dan • Turutan tindakan yang akan diambil bagi mencapai matlamat. Proses perancangan melibatkan pembuatan keputusan -- penentuan matlamat dan penggunaan sumber.
Kepentingan Merancang Garispanduan untuk tindakan masa hadapan Memudahkan proses perlaksanaan untuk mencapai matlamat Menyelaraskan aktivititi ke arah matlamat utama sesebuah sistem / individu Menggalakkan penggunaan sumber dengan lebih berkesan Mengurangkan masalah ketidakpastian
Kepentingan Merancang • •
• •
Mengurangkan risiko hasil keputusan yang diambil, Persediaan yang lebih baik menghadapi perubahan baru masa kesemasa Menggalakkan cara pemikiran masa hadapan yang lebih teratur Menggalakkan interaksi antara individu dan, memupuk sikap bertanggung jawab
Dimensi Perancangan Umum dan khusus Jangkamasa Skop ( sempit dan luas) Tunggal dan berulang.
Perancangan umum • Rancangan yang memberi tumpuan hanya kepada unsur-unsur utama sesuatu rancangan secara menyeluruh • Contoh - rancangan untuk setahun
Perancangan khusus • Rancangan yang disediakan lengkap dengan aspek standard dan turutan tindakan dengan terperinci.
Jangkamasa Banyak bergantung kepada bentuk matlamat yang hendak dicapai.
Jangka pendek Jangkamasa setahun atau kurang dari setahun, seminggu, satu bulan atau beberapa hari Berkait rapat dengan rancangan jangka panjang, dan sederhana Biasanya diperlukan untuk mencapai rancangan jangka sederhana / panjang Skop adalah terhad
Jangka
Sederhana
• Jangkamasa antaran setahunhingga 3 tahun • Diperlukan untuk mencapai matalmat j/panjang Jangka
panjang.
• Lebih 3 tahun, kebiasaan nya antara 3 ke lima tahun atau lebih • Memerlukan perhatian yang mendalam kerana kemungkinan untuk menghadapi masalah ketidakpastian adalah tinggi • Skop agak luas, menyeluruh atau umum. • Semua rancangan merupakan aktivit yang sama pentingnya yang diperlukan bagi mencapai sesuatu matlamat.
Skop yang luas Rancangan tersebut meliputi pelbagai aspek yang dianggap umum. • Contoh menyediakan rancangan untuk aktiviti persatuan untuk semester ini, • Melibatkan pelbagai aktiviti – mengadakan seminar dan ceramah motivasi, lawatan-lawatan, aktiviti sukan, dan sebagainya, tanpa menetapkan jadual secara terpeinci.
Skop yang terhad Rancangan untuk satu jangaka masa ditumpukan khusus kepada satu aspek sahaja • Contohnya mengadakan ceramah motivasi • Mudah untuk diuruskan.
Rancangan tunggal Rancangan dibuat hanya sekali sepanjang hayat atau sekali untuk beberapa tahun. • Contoh merancang untuk mememsukki ke pusat pengajian tinggi selepas mendapat keputusan peperiksaan SPM/SPMV atau STPM.
Rancangan berulang Rancangan lebih dari satu kali. Boleh menjadi salah satu sumber , digunakan untuk perancangan masa hadapan bagi situasi yang sama. • Contohnya rancangan aktiviti harian, mingguan atau semester. Rancangan minggu ini boleh dijadikan panduan untuk merancang aktiviti minggu hadapan.
Proses Perancangan Melibatkan dua langkah • Penetapan standard (matlamat dan sumber) dan • Penentuan turutan tindakan. Lebih merupakan proses mental yang memerlukan kemahiran membuat keputusan.
Merupakan satu proses yang berterusan. • Proses perancangan tidak mempunyai titik penamat, • Tertaluk kepada pindaan-pindaan, oleh faktor-faktor individu dan alam sekitar yang tidak boleh dikawal sepenuhnya. • Contoh masalah kesihatan individu, kemalangan yang menimpa dengan tiba-tiba, keadaan angin ribut yang datang tanpa mengikut hari dan masa. • Sukar dielakkan dan apabila berlaku, rancang mungkin perlu diubahsuai bila berlaku.
Penetapan Standard Langkah menentukan kualiti dan/ atau kuantiti matlamat dan sumber yang diperlukan selaras dengan nilai yang dipegang.
• Mengenalpasti dan menjelaskan kualiti dan/ atau kuantiti matlamat • Mentaksir dan mangagihkan kuantiti dan /atau kualiti sumber.
Aspek kualiti Ciri-ciri, sifat, imej sesuatu yang dikehendakki. Contoh warna, bentuk, dan ketahanan sesuatu barangan. Merupakan penilaian subjektif dan sukar diukur.
Aspek kuantiti Adalah anggaran jumlah, bilangan atau saiz sesuatu yang ditetapkan. Contohnya nilai 2000, 1 atau 4 ½ . Ia merupakan penilaian secara objektif yang boleh diukur menggunakan peralatan yang sesuai.
Tujuan menetapkan standard Menjelaskan sesuatu matlamat, proses dan aktiviti yang terlibat, Memudahkan pengukuran pencapaian matlamat Memudahkan penyelesaian sesuatu masalah Membolehkan sesuatu rancangan digunakan secara berulang jika menghadapi situasi yang sama pada masa hadapan
Elakkan amalan merancang tanpa memikirkan kedudukan jumlah sumber yang ada. Ini bertujuan supaya dapat mengelakkan perasaan keciwa sekiranya matlamat yang ditetapkan gagal untuk dipenuhi. Sebagai contoh “ Matlamat untuk menyiapkan pelbagai tugasan akademik dalam sehari atau seminggu. Untuk mencapai matlamat tersebut aktiviti yang perlu hendaklah dirancang mengikut keupayaan dan jumlah sumber masa yang ada. Sekiranya aktiviti dirancang tanpa memikirkan tahap sumber yang ada (keupayaan diri dan masa), mungkin aktiviti yang telah dirancang tidak semuanya dapat dibereskan. Ini disebabkan keadaan diri yang telah letih dan rasa kesuntukan masa setelah melakukan separuh dari kerja-kerja yang perlu dilaksanakan. Akhirnya matlamat tidak dapat dicapai dalam tempuh yang ditetapkan” Oleh itu matlamat dan sumber perlu diselarsakan semasa merancang supaya hasil yang dijangkakan dapat penuhi.
Penetapan Turutan Tindakan Turutan tindakan langkah menentukan susunan diantara kerja dan/ atau didalam kerja. Termasuk langkah mengatur dan mendaligasikan tugas kepada pihak tertentu supaya selari dengan matlamat, nilai dan sumber. Tentukan alternatif susunan tindakan yang perlu berpandukan matlamat dan sumber yang ada.
Teknik untuk mengatur aktiviti bagi menjimatkan penggunaan sumber Serentak, Bertindih lapis dan Berkelompok.
.
Secara berasingan, Apabila kerja-kerja yang perlu dibuat memerlukan perhatian yang berbeza-beza. Contoh rancangan untuk menyediakan laporan projek atau kajian ilmiah. • Pengunpulan maklumat, penyediaan kertas cadangan, menyediakan borang soalselidik, mengumpul data, menganalis data dan menulis laporan hendaklah di buat secara berasingan. • Setiap satu aktiviti memerlukan tumpuan yang berbeza-beza. • Jukaq melibatkan pihak lain, susunan kerja tersebut perlu dirancang mengikut keupayaan sumber pihak yang terlibat
.
Secara serentak Dilakukan secara memberi perhatian ke atas kerja yang dirancang secara terputus-putus sehingga kerja-kerja tersebut selesai.
• Contoh kerja mencuci pakaian serentak dengan kerja menggosok pakaian. • Tumpuan ke atas kedua-dua kerja di berikan secara bergilir-gilir, walaupun kedua-dua dilakukan serentak.
Secara bertindih lapis Susunan kerja yang dibuat secara serentak dirancang untuk dilakukan secara berasingan. Secara memberi tumpuan yang aktif dalam satu aktiviti, tetapi pasif bagi aktivit yang lain. • Sebagai contoh dua kerja iaitu membaca dan mendengar radio. • Kerja tersebut dilakukan secara betindih lapis, dimana membaca memerlukan tumpuan yang aktif menakala mendengar radio boleh di beri perhatian yang sedikit sahaja.
Secara berkelompok. Kerja-kerja disusun mengikut masa atau tempat yang sama . • Contoh… apabila pergi ke perpustakaan, kerja-kerja mencari buku rujukan, mencari bahan-bahan untuk tugasan akademik dan membuat tempahan bilik perbincangan boleh dilakukan sekali gus. • Semua kerja berlaku disatu tempat yang sama.
Ciri-Ciri Rancangan kriteria menentukan keberkesanan sesuatu rancangan
• • • •
aspek terang atu jelas, boleh dicapai, mempunyai kelonggaran dan tidak rumit
Terang dan jelas Maklumat -- lengkap, jelas, terang • Standard matlamat dan sumber • Susunan dan turutan tindakan
Boleh dicapai Menjadi kenyatan, boleh dilaksanakan Standard matlamat dan turutan tindakan yang dipilih yang ditetapkan hendaklah bersesuaian dengan jumlah sumber yang ada mampu dilakukan
Kelonggaran Darjah penerimaan standard dan turutan tindakan sesuatu rancangan. Masalah ketidakpastian akan maklumat dan fakta sebenar masa-masa
hadapan.
Kerumitan Mudah dilaksanakan Dipengaruhi oleh salinghubungan antara individu dan skop kerja. Tidak rumit – • matlamat yang jelas, sumber mencukupi, skop kerja tidak luas, penglibatan ahli < 2 orang
Rumit • Matlamat kabur, sumber kurang, skop luas dan penglibatan > 2 ahli
Perancangan Ketidakpastian Perancangan berarah • Mengenalpasti aktibiti khusus dan memilih aktibiti yang menuju ke arah matlamat tertentu • Contoh– memilih bidang kerjaya
Perancangan kontijensi • Menentukan alternatif pilihan untuk keadaan yang tidak pasti • Contoh– memilih tempat tinggal sementara–masalah kemungkinan sewa rumah dinaikkan • buat alternatif rancangan A- pindah tinggal di kolej B-pindah rumah baru C-tindak pindah- bayar kadar sewa baru
Sebagai contoh: Merancang untuk pergi membeli belah . Sebelum pergi, hendaklah ditentukan dahulu pilihan tempat yang hendak dituju, bagaimana caranya untuk sampai ke tempat tersebut dan bila waktunya boleh pergi. Jadi untuk memudahkan perlaksanaan dan menjimatkan sumber yang terlibat, maklumat yang perlu mesti disediakan. Sebagai contoh di atas, maklumat tentang nama pusat membeli belah, lokasinya dan masa dibuka perlu diketahui. Selain itu cara untuk sampai ketempat tersebut, dan masa yang sesuai untuk pergi juga perlu difikirkan. Dengan adanya maklumat yang lengkap mengenai sesuatu rancangan yang dibuat, turutan tindakan mudah dilaksanakan.
Faktor-Faktor yang mempengaruhi Perancangan Tiga faktor utama • Faktor individu, • Alam sekitar dan • Keluarga.
Boleh menentukan hasil sesuatu rancangan yang telah dibuat dan mempengaruhi proses perlaksanaan.
Faktor individu Perbezaan dari segi kebolehan Orientasi terhadap masa, Kebolehan meramal (membuat jangkaan) Kawalan dalaman dan luaran.
Orientasi terhadap masa • Orientasi masa kini dan kehadapan
Orientasi masa kini • Kurang yakin dengan perancanga masa hadapan • Anggapan masa kini lebih nyata dan mempunyai kepastian yang tinggi; • Masa hadapan tidak jelas, tidak menjanjikan apa-apa. • Akan hanya membuat perancang untuk hari ini, atau esok atau bila perlu,tidak sedar akan kepentingan merancang.
Orientsi masa hadapan • Lebih proaktif • Sedar akan kepentingan merancang • Sentiasa memproses maklumat bagi memudahkan proses perancangan untuk masa kini dan masa hadapan.
Kebolehan meramal • Kebolehan membuat pengamatan dan tanggapan tentang sesuatu yang mungkin berlaku pada masa akan datang.
Membuat pengamatan • Kebolehan memandangan kehadapan berdasarkan keadaan masa kini • Mengenalpasti alternatif yang berkesan untuk menyelesaikan sesuatu masalah. • Contoh • Menyediakan jadual kuliah memerlukan pengamatan Melibatkan analisis maklumat yang jelas bagi membolehkan individu melihat perkara-perkara yang pada masa ini belum berlaku.
Kebolehan membuat tanggapan Kebolehan mengaitkan keadaan yang mungkin berlaku pada masa hadapan dengan keadaan sekarang. Mengenalpasti masalah dengan lebih mendalam dan Mengubahsuai faktor-faktor masa kini, meneliti pengaruhnya, dengan memandang keperluan masa hadapan Memikirkan perkara-perkara yang perlu disiap sediakan untuk menghadapi sebarang kemungkinan atau membuat rancangan masa depan.
Kebolehan memikirkan sesuatu sebelum orang lain terfikir hal itu terlebih dahulu Memikirkan perkara-perkara yang mungkin berlaku sebelum ianya benar-benar terjadi. • contoh pelajar yang mendapat tawaran kenaikkan khas untuk mengikuti program baru. • Sebelum menerima tawaran, meneliti dan memikirkan kesan dari keputusan yang dibuat. Mampukah ia mengikuti program tersebut dan apakah kesanya terhadap masa depan.
• Contoh • Memilih kursus dari aspek tanggapan ialah memilih kursuskursus elektif bebas.
• Individu yang mempunyai keupayaan tanggapan akan mengenalpasti dan memilih kursus-kursus berpandukan kepada bidang pengkhususan dan bersesuaian dengan kerjaya yang akan diceburi.
Kebolehan membuat pengamatan dan membuat tanggapan adalah perlu semasa proses perancangan. Keupayaan yang boleh dipertingkatkan melalui latihan-latihan yang sesuai samada secara formal atau tidak formal.
Kawalan dalaman dan luaran Sikap individu terhadap sesuatu. Kawalan dalaman • Yakin dengan kebolehan diri sendiri • Sikap yang positif terhadap perancangan. • Tidak suka menyerahkan segalanya kepada takdir.
Kawalan luaran • Mempunyai perkaitan dengan kepercayaan individu terhadap pengaruh kuasa luar yang boleh menentukan segalanya. Percaya perisitwa dan kegagalan sesuatu rancangan tidak ada kaitanaya dengan tingkah laku sendiri. Percaya sesatu kejadian tidak boleh dikawal, Segala yang berlaku ditentukan oleh keadaan Memang nasib buruk. • contoh mempercayai kejadian atau ramalan bintang dua belas,. tidak berani melakuku sesuatu rancangan pada hari-hari yang memberikan gambaraan yang tidak baik.
Faktor kebolehan menyusun aktiviti dengan teratur mengikut keutamaan
• Individu yang tidak tahu menyusun kerja-kerja, pasti akan merumitkan lagi rancangan dan seterusnya pelaksanaanya.
Faktor Alam Sekitar Keadaan alam sekitar dan kejadian-kejadian diluar dugaan atau semula jadi yang menimpa dengan tiba-tiba • Contoh hujan lebat, banjir kilat dan kemalangan yang menimpa. • boleh menjejaskan pelaksanaan rancangan --rancangan mungkin terpaksa dibatalkan / diubahsusi /ditangguhkan sehingga keadaan pulih seperti yang dirancang. • masa berlakunya tidak dapat dipastikan atau dikawal. Keadaan seumpama ini pastinya akan melibatkan risiko.
Faktor Keluarga Meliputi aspek seperti tahap pendidikan keluarga, dan kitaran hidup keluarga. Berpendidikan tinggi / formal • lebih berupaya membuat sesuatu perancangan. • kesedaran yang tinggi tentang kepentingan merancang sumber-sumber.
Keluarga peringkat mengembang, perancangan lebih rumit. Bilangan ahli : - Ramai pelbagai ragam dan kehendak - Mungkin lebih kerap ubahsuai rancangan
Rumusan Kebolehan merancang aspek penting dalam pengurusan. Membentuk satu cara kerja yang teratur dan hidup berdisiplin. Dapat mengawasi penggunaan sumber yang ada, supaya kesemua matlamat dapat dicapai dengan kepuasan yang tinggi. Soalan-soalan seperti mengapa, apa, dimana, bila, siapa dan bagaimana boleh menjadi panduan dalam menyediakan sesuatu rancangan yang berkesan. Perancangan yang berkesan mesti berdasarkan fakta, bukan mengikut emosi. Memerlukan keupayaan imaginatif, kreatif (mempunyai idea yang inovatif), dan pandang kehadapan supaya lebih bersedia dengan segala kemungkinan
PERLAKSANAAN
Konsep Perlaksanaan • Satu proses mental dan fizikal yang dinamik yang melibatkan pelbagai aktiviti khusus. • Subsistem bagi sistem pengurusan (Rajah). • mengambil tindakan dan mengawal tindakan
Mengambil tindakan • Langkah pertama dalam proses pelaksanaan • Menggerakkan rancangan yang telah disediakan. • Tidak semestinya dilakukan oleh orang yang merancang, • Boleh dilaksanakan oleh pihak lain termasuklah peralatan.
• Kebiasaannya tindakan lebih mudah dilakukan sekiranya perlaksanaan melibatkan orang yang merancang. • Tindakan semestinya tidak dilasakanakan secara serentak tetapi dilakukan secara berperingkat. • Dilakukan jika dalam keadaan kekurangan maklumat yang tepat tentang sesuatu yang telah dirancang.
• Contohnya rancangan untuk masuk ke IPTA/IPTS. • Mencari maklumat tentang IPTA/IPTS melalui sumber seperti internet atau akhabar atau kawankawan., membuat lawatan untuk melihat keadaan kampus, kemudahan yang ada dan keselesaan persekitaran. Seterusnya jika maklumat yang dikumpul menepati matlamat yang ditetapkan, langkah untuk membuat permohonan dilaksanakan sehingga berjaya.
• Faktor penting ciri-ciri rancangan yang disediakan dan pihak yang bertanggungjawab • Gagal ...sekiranaya rancangan yang disediakan tidak memenuhi ciri-ciri rancangan yang baik. ….pihak individu tidak mempunyai tanggung jawab / kesungguhan melakukanya,
Mengawal • Langkah kedua dalam pelaksanaan • Tujuan -- memastikan langkah yang diambil tidak melencaong dari rancangan asal.
• Bukan bertujuan untuk menyekat aktiviti yang telah dirancang • Boleh mengelakkan pembaziran sumber. • Perlu dilakukan sepanjang proses pelaksanaan.
Langkah Mengawal • Melibatkan aktiviti memeriksa dan mengubahsuai tindakan atau rancangan jika perlu.
Memeriksa • Meneliti segala langkah dan hasil yang diperolehi supaya selaras dengan standard dan turutan tindakan yang telah ditetapkan. • Dilakukan dari segi kualiti dan/ atau kuantiti sesuatu standard yang telah ditetapkan. • Contoh rancangan untuk mengadakan seminar pembentangan projek pelajar tahun akhir. • Buat pembahagian tugas, sekali periksa proses pelaksanaan.
Mengubahsuai • Menukar standard atau turutan rancangan, terdapat perbezaan antara rancangan asal dengan perlaksanaan • Jika kedua-dua aspek ditukar atau diubahsuai, maka satu rancangan baru perlulah dibentuk semula. • Contoh, restoran A .. penuh, terpaksa pergi ke B, rancangan asal diteruskan. » jika batalkan rancangan, ubah segala aspek .. maka satu rancangan baru perlu ditetapkan.
Faktor Pemudah Cara Kerja
Penggalak keadaan • Ciri-ciri situasi /persekitaran dan peralatan yang dapat membantu melicinkan /memudahkan kerja. • Kebiasaanya tidak diambil kira dalam perancangan tetapi jika biasa diamalkan akan mempercepatkan pelaksanaan rancangan. • Contoh….
• Membahagikan tugas kepada pihak-pihak yang boleh menjalankan tugas. • Keadaan persekitaran .. gangguan luar….bunyi bising dan gangguan dari rakan-rakan • Peranan motivasi dan minat ……..mudah jika usaha disertakan dengan minat. • Mengamalkan komunikasi secara terbuka …..bertukar maklumat dan mempercepatkan tindakan untuk membuat sesuatu keputusan atau penentuan dalam penyelesaian masalah. • Menggunakan mekanisma yang dapat mempercepatkan kerja …..menggunakan jam untuk mengawal jadual waktu kerja, …….menyediakan senarai barang-barang untuk membeli belah
Faktor2 mempengaruhi Perlaksanaan • • • •
Ciri-ciri individu, Keluarga Persekitaran Kualiti kerja
Faktor Individu • Nilai peribadi – Contoh nilai bertanggung jawab, tekun, bersabar, berdaya tahan, yakin, bersih, amanah, cekap dan sistematik. melakukanya.
• Kebolehan / kemahiran untuk menyediakan satu rancangan yang baik. • Kesihatan
Ciri-Ciri Keluarga • pusingan hidup keluarga • Keluarga diperingkat awal tidak mempunyai banyak masalah untuk melaksanakan sesuatu rancangan
• saiz keluarga • umur anak-anak.
Ciri-Ciri Persekitaran • persekitaran mikro • Contoh susunan ruang atau fizikal rumah – penggunan peralatan kerja rumah. – susunan ruang yang baik melicinkan perjalanan kerja dirumah, menjimatkan tenaga dan masa.
• persekitaran makro
• Contoh, sosial, biologi/ semulajdi dan rekaan manusia – Kebanyakkan tidak dapat dikawal – banyak membawa kepada pengubahsuaian rancangan. – keadaan cuaca yang buruk
Ciri-Ciri Kerja • jenis dan ciri-ciri sesuatu kerja – rumit … pengawalan yang lebih kerap dan perhatian yang banyak. – contohnya kerja-kerja penyelidikan di makmal.
• kerja perlu tumpuan yang berbeza-beza. – boleh dilakukan serentak atau bertindihlapis
Rumusan • Pelaksanaan adalah mengambil tindakan terhadap rancangan dan mengawal tindakan tersebut • Tindakan yang diambil tidak semestinya dilakukan oleh pihak yang merancang. • Jika keadaan mendesak ubahsuaian boleh dilakukan. • Faktor pemudah cara kerja perlu jadikan amalan semasa pelaksanaan bagi melicinkan perjalanan kerja. • Kesedaran faktor yang boleh mempengaruhi pelaksanaan membantu memperbaikki potensi diri, meningkatakan keberkesanan kerja
