PENGUKURAN KINERJA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BHAYANGKARA SURABAYA ( UBHARA ) SURABAYA DENGAN MENGGUNAKAN KRITERIA MALCOLM BALDRIGE Kuspijani, DR. Ir. Indung Sudarso, MT Program Studi Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS – Surabaya) Kampus : Jl. Cokroaminoto 12 A – Surabaya E-mail :
[email protected]
ABSTRAK Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA) merupakan salah satu tool yang digunakan untuk mengukur kinerja institusi pendidikan. Pada kesempatan ini penulis mencoba mengukur kinerja sistem penyelenggara program pendididkan di Fakultas Teknik Universitas Bhayangkara (UBHARA) Surabaya berdasarkan MBNQA. Tujuh kriteria/ kategori MBNQA yang akan dipergunakan untuk menilai yaitu kriteria 1 (Leadership), kriteria 2 (Strategic Planning), kriteria 3 (Student and Stakeholder Focus), kriteria 4 (Information and Analysis), kriteria 5 (Faculty and staff Focus), kriteria 6 (Educational and Support Process Management) dan kriteria 7 (Organizational Performance Results). Dari hasil pengukuran akan dapat diketahui titik lemahnya untuk kemudian dicari rekomendasi yang tepat sebagai strategi perbaikan yang dapat meningkatkan kualitas Fakultas Teknik Universitas Bhayangkara (UBHARA) Surabaya.
Kata Kunci : Pengukuran Kinerja Fakultas Teknik, Malcolm Baldrige
LATAR BELAKANG Tidak dapat dipungkiri bahwa pendidikan tinggi merupakan salah satu pilar penting yang diharapkan dapat membawa perubahan suatu bangsa. Dunia
i
pendidikan tinggi tidak hanya dapat menjadi sarana bagi peningkatan kualitas sumber daya manusia, tetapi proses pembelajaran di kampus juga diharapkan dapat menjadi wahana yang sangat penting untuk merubah pola pikir perguruan tinggi yang mampu bersaing dalam iklim kompetisi bisnis yang semakin kompleks, merupakan konsekuensi logis dari timbulnya persaingan di tingkat lokal maupun global, Universitas Bhayangkara (UBHARA) Surabaya sebagai salah satu penyedia sumber daya manusia dituntut untuk senantiasa menjaga mutu penyelenggaraan pendidikan melalui suatu strategi Jaminan Mutu (Quality Assurance – QA) yang berbasis pada standar yang berlaku secara umum. Akreditasi merupakan salah satu bentuk penilaian (evaluasi) mutu dan kelayakan institusi pendidikan tinggi atau program studi yang dilakukan oleh organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi. Akreditasi merupakan suatu
proses dan hasil. Sebagai proses, akreditasi merupakan suatu upaya
BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) untuk menilai dan menentukan status mutu program studi di perguruan tinggi berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan.Sebagai hasil akreditasi merupakan status mutu perguruan tinggi yang diumumkan kepada masyarakat. Dengan demikian salah satu tujuan dan manfaat akreditasi program studi adalah mendorong program studi atau perguruan tinggi untuk terus menerus melakukan perbaikan dan mempertahankan mutu yang tinggi.
KINERJA Kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu. Ada beberapa alat ukur kinerja yang dapat digunakan, diantaranya adalah : Balance Scorecard Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Malcom Baldrige National Quality Award (MBNQA)
ii
Adapun perbedaan pada masing-masing alat ukur kinerja adalah : Balance Scorecard
Sistem Manajemen Malcolm Mutu ISO 9001
Baldrige
National Quality Award (MBNQA)
- Membutuhkan
-Masih merupakan
- Merupakan panduan
parameter yang banyak
prosedur-prosedur
manajemen dan
- Mengukur kinerja yang
mutu (belum bisa
pengukuran kinerja yang
sesuai dengan kebutuhan
dipakai sebagai ukuran
komprehensif dalam
bisnis global, kurang
kinerja)
meningkatkan kinerja
sesuai untuk pengukuran
- Hasil penilaian tidak
organisasi untuk mencapai
kinerja pada perguruan
berupa angka
keunggulan
tinggi
- Terdiri dari 7 (tujuh) kriteria dan banyak kesesuaian dengan standar akreditasi BAN-PT
MALCOLM BALDRIGE NATIONAL QUALITY AWARD (MBNQA) 4 tujuan utama pada kriteria MBNQA : Membantu memperbaiki kinerja dan kemampuan organisasi Memberikan fasilitas komunikasi dan berbagai informasi dari best practices diantara organisasi pendidikan dan tipe-tipe organisasi yang lain. Memelihara perkembangan kemitraan yang melibatkan sekolahsekolah, industri dan organisasi lain. Melayani sebagai alat kerja untuk memahami dan memperbaiki kinerja
organisasi, dan menuntun dalam perencanaan dan
pelatihan organisasi Ada 5 (lima) alasan penggunaan MBNQA pada suatu organisasi Pendidikan, yaitu : Kerangka kriteria yang fleksibel, dimana suatu organisasi diberi kebebasan untuk mengembangkan pendekatan dan metode yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasinya
iii
Kriteria yang inklusif, pendekatan yang berfokus hanya pada satu aspek penilaian seperti kepemimpinan, perencanaan strategis atau manajemen proses. Kriteria Malcolm Baldrige menunjukkan suatu integrasi kerangka manajemen yang menggambarkan mulai dari definisi organisasi, operasional dan hasil yang dicapai. Kriteria berfokus pada persyaratan umum, bukan pada prosedur, atau teknik semata. Disini pendekatan/ sistem mutu lain (BAN-PT) dapat diintegrasikan sebagai bagian dari sistem manajemen mutu dalam pemenuhan kriteria yang diminta. Kriteria yang Adaktif, dapat digunakan untuk menilai perusahaan besar atau kecil bahkan bagian dari organisasi, misalnya : Jurusan atau Program Studi dari suatu institusi pendidikan. Kebaruan Kriteria, setiap tahun kriteria Malcolm Baldrige dievaluasi dan disesuaikan dengan perkembangan dan tuntutan serta kebutuhan organisasi dan stakeholder.
MBNQA CRITERIA : CORE VALUES AND CONCEPT
Kriteria pendidikan Malcolm Baldrige dibangun berdasarkan nilai dasar dan konsep-2 yang merupakan dasar untuk mengintegrasikan kebutuhan pokok organisasi ke dalam kerangka kerja yang berorientasi pada hasil, dimana core values and concepts tsb meliputi : 1.Visionary Leadership (Kepemimpinan Visioner) 2.Learning – Centered Education 3.Organizational and Personal Learning (Pembelajaran organisasi dan pribadi) 4.Valuing Employees and Partners (Menghargai Karyawan dan Mitra Kerja) 5.Agility (Ketangkasan) 6.Focus of The Nature (Berfokus Masa Depan) 7.Managing for Innovation (Mengelola untuk Inovasi)
iv
8.Management
by
Fast
(Manajemen
berdasarkan
fakta)Public
Responsibility and Citizenship). 9.Public Responsibility and Citizenship 10. Focus on Result And Creating Value ( Berfokus pada Hasil-hasil dan Penciptaan Nilai). 11. System Perspective ( Perspektif Sistem )
MBNQA CRITERIA FOR PERFORMANCE EXCELLENCE FRAMEWORK Core values and concepts yang ada diwujudkan di dalam 7(tujuh) kategori sebagai berikut : 1.Leadership 2.Strategic Planning 3.Student, Stakeholder, and Market Focus 4.Information and Analisys 5.Faculty and Staff Toals 6.Educational and Support Process Management 7.Organizational Performance Result
Gambar : Baldrige Education Criteria For Performance Excellence Framework
v
Langkah-langkah Pengerjaan Melakukan Survey Awal ke Fakultas
Melakukan Studi Literatur
Analisa Pemilihan Alat Penelitian ( BS, ISO, MBNQA) Menggunakan Delphi Merancang Daftar Pertanyaan MBNQA
Melakukan Dokumentasi
Melakukan Sosialisasi ke Fakultas dan Jurusan
Melakukan Wawancara Dengan Dekan dan Ketua Jurusan
Menyebar Kuisioner
Mengolah Data menjadi suatu Deskripsi untuk disesuaikan dengan kategori MBNQA
Sudah Lengkap Tidak Ya Melakukan Penilaian Setiap Kategori dan Sub Kategori MBNQA untuk Fakultas dan Jurusan
Melakukan Penilaian Secara Keseluruhan untuk Mendapatkan Skor Akhir Kinerja Fakultas dan Jurusan
Pembahasan untuk memberi Rekomendasi guna meningkatkan Kinerja Fakultas dan Jurusan
Gambar Flowchart langkah langkah Pengerjaan
vi
Tabel Penilaian Fakultas Teknik NO
KATEGORI/SUB KATEGORI
1
LEADERSHIP 1.1. Senior Leadership 1.2. Governance and Social Resposibility
2
STRATEGIC PLANNING 2.1. Strategy Development 2.2. Strategic Deployment
3
4
5
6
7
NILAI NILAI NILAI NILAI MAKS. DG SUB KATGR SC KTGR/ (%) (%) KTGR 120 21.15 18 70 19.5 13.65 50 15 7.5 85 40 45
STUDENT, STAKEHOLDER , AND MARKET FOCUS 3.1. Student, Stakeholder, and Market Knowledge 3.2. student and stakeholder Satisfaction and Relationship INFORMATION AND ANALYSIS 4.1. Measurement of Organizational Performance 4.2. Analysis of Organizational Performance FACULTY AND STAFF FOCUS 5.1. Work System 5.2. Faculty and Staff Education, Training, and Development 5.3. Faculty and Staff Well-Being and Satisfaction EDUCATIONAL AND SUPPORT PROCESS MANAGEMENT 6.1. Education Design and Delivery 6.2. Educational Support Process ad Operational Planning ORGANIZATIONAL AND PERFORMANCE RESULT 7.1. Student Performance Result 7.2. Student and Stakeholder Focused Result 7.3. Budgetary, Financial, and Market Result 7.4. Faculty and Staff Result 7.5. Organizational Effectiveness Result 7.6. Leadership and Social Responsibility Result
19 19.5 85
40 45
25.6875 12.75 12.9375
29
28.3 28.8
22
31.7 19 10
18.333 11.0833 4.75 2.5 14.5
17
49
11
85 50 35
15 20
7.5 7
450 100 70 70 70 70 70
TOTAL 1000
vii
28
11 12.375
85 35 25 25
19
27.5 27.5 90
45 45
16.375 7.6 8.775 23.375
8.75 10 20 7.5 12.5 7.5 18.265
8.75 7 14 5.25 8.75 5.25 168.4208
Tabel Penilaian Fakultas Teknik Sipil NO
1
LEADERSHIP 1.3. Senior Leadership 1.4. Governance and Social Resposibility
NILAI NILAI NILAI NILAI MAKS. DG SUB KATGR SC KTGR/ (%) (%) KTGR 120 39.63 33 70 34 23.8 50 31.7 15.83
2
STRATEGIC PLANNING 2.1. Strategy Development 2.2. Strategic Deployment
40 45
3
4
5
6
7
KATEGORI/SUB KATEGORI
85
STUDENT, STAKEHOLDER , AND MARKET FOCUS 3.1. Student, Stakeholder, and Market Knowledge 3.2. student and stakeholder Satisfaction and Relationship INFORMATION AND ANALYSIS 4.1. Measurement of Organizational Performance 4.2. Analysis of Organizational Performance FACULTY AND STAFF FOCUS 5.1. Work System 5.2. Faculty and Staff Education, Training, and Development 5.3. Faculty and Staff Well-Being and Satisfaction EDUCATIONAL AND SUPPORT PROCESS MANAGEMENT 6.1. Education Design and Delivery 6.2. Educational Support Process ad Operational Planning ORGANIZATIONAL AND PERFORMANCE RESULT 7.1. Student Performance Result 7.2. Student and Stakeholder Focused Result 7.3. Budgetary, Financial, and Market Result 7.4. Faculty and Staff Result 7.5. Organizational Effectiveness Result 7.6. Leadership and Social Responsibility Result
32 25 85
40 45
27.5 25 90
45 45
30
35 29 23.3
25.33 12.25 7.25 5.83 21.25
25
450
TOTAL 1000
viii
11 11.25
30 35
25 25
100 70 70 70 70 70
26
33
85 50 35
28
29.25 13.5 15.75
85 35 25 25
24.05 12.8 11.25 22.25
22.5 21.3 23.3 20 27.5 5 23.88
12.5 8.75 90.46 22.5 14.875 16.33 14 19.25 3.5 252.225
20
Tabel Penilaian Fakultas Teknik Elektro NO
KATEGORI/SUB KATEGORI
1
LEADERSHIP 1.5. Senior Leadership 1.6. Governance and Social Resposibility
2
STRATEGIC PLANNING 2.1. Strategy Development 2.2. Strategic Deployment STUDENT, STAKEHOLDER , AND MARKET FOCUS 3.1. Student, Stakeholder, and Market Knowledge 3.2. student and stakeholder Satisfaction and Relationship INFORMATION AND ANALYSIS 4.1. Measurement of Organizational Performance 4.2. Analysis of Organizational Performance FACULTY AND STAFF FOCUS 5.1. Work System 5.2. Faculty and Staff Education, Training, and Development 5.3. Faculty and Staff Well-Being and Satisfaction EDUCATIONAL AND SUPPORT PROCESS MANAGEMENT 6.1. Education Design and Delivery 6.2. Educational Support Process ad Operational Planning ORGANIZATIONAL AND PERFORMANCE RESULT 7.1. Student Performance Result 7.2. Student and Stakeholder Focused Result 7.3. Budgetary, Financial, and Market Result 7.4. Faculty and Staff Result 7.5. Organizational Effectiveness Result 7.6. Leadership and Social Responsibility Result
3
4
5
6
7
NILAI NILAI NILAI NILAI MAKS. DG SUB KATGR SC KATGR (%) (%)
TOTAL
ix
KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang dilakukan untuk mengukur kinerja Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Sipil, dan Jurusan Teknik Elektro didapatkan :
Prosedur
yang
menggunakan
dilakukan dasar
untuk
Malcolm
mengukur
Baldrige
kinerja
National
unit
dengan
Quality
Award
(MBNQA ) sebagai berikut : 1. Melakukan survey mengenai kondisi kinerja unit yang akan diukur. Survey dilakukan dengan cara meminta pimpinan unit (Dekan, Kajur Sipil, dan Kajur Elektro ) untuk mengisi kuisioner dan dilanjutkan wawancara yang dibuat berdasarkan Kategori dan Sub Kategori MBNQA khusus bidang pendidikan. 2. Memasukkan data yang didapat dari hasil survei ke dalam bentuk uraian sesuai dengan Kategori dan Sub Kategori MBNQA 3. Melaksanakan brainstorming dengan pihak pada unit terkait dan pihak universitas untuk melakukan penilaian pada masing masing Sub Kategori. Penilaian dibuat dalam bentuk persentase berdasarkan kriteria – kriteria yang sesuai dengan Tabel Scoring Guidelines MBNQA 4. Melakukan perhitungan pada Tabel Penilaian untuk mendapatkan nilai- nilai yang menunjukkan kinerja unit yang diukur, yaitu Nilai Total dan Nilai Kategori. Nilai Total.menunjukkan kinerja unit yang diukur pada waktu tertentu, sedangkan nilai masing – masing kategori, khususnya nilai terendah digunakan untuk menentukan rekomendasi yang akan diberikan pada unit guna meningkatkan Nilai Total di waktu pengukuran berikutnya.
Nilai yang diperoleh masing – masing unit : 1. Fakultas Teknik : Nilai Total sebesar 168,4208., dengan Nilai Kategori terendah pada Kategori 7 sebesar 11 % sehingga rekomendasi yang diberikan
x
berkaitan dengan Organizatioal and Performance Result, khususnya pada Sub Kategori Faculty and Staff Result dan Leadership and Social Responsibility Result 2. Jurusan Teknik Sipil : Nilai Total sebesar 252,225, dengan Nilai Kategori terendah pada Kategori 7 sebesar 20 % sehingga rekomendasi yang diberikan berkaitan dengan Organizatioal and Performance Result khususnya pada Sub Kategori Leadership and Social Responsibility Result 3. Jurusan Teknik Elektro : Nilai Total sebesar 283,52., dengan Nilai Kategori terendah pada Kategori 4 sebesar 25 % sehingga rekomendasi yang diberikan berkaitan dengan Information and Analysis, khususnya Sub Kategori Analysis of Organizational Performance.
SARAN Untuk meningkatkan kinerja Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Sipil, dan Jurusan Teknik Elektro penulis memberikan saran :
Unit
yang
diukur
hendaknya
melakukan
perbaikan
untuk
meningkatkan Nilai Total dengan mengacu pada hasil rekomendasi yang telah diberikan
Untuk melaksanakan prinsip Continuous Improvement pada unit terkait, diharapkan pengukuran dilakukan secara periodik setiap 6 ( enam ) bulan sekali dan bila nilai setiap kategori sudah di atas 50 %, baru dilakukan setiap 1 ( satu ) tahun sekali.
Pengukuran kinerja ini perlu dilakukan pada unit yang lain di Universitas Bhayangkara sebagai bahan evaluasi kondisi secara umum perguruan tinggi untuk mencapai visi dan misi universitas
xi
DAFTAR PUSTAKA Baldrige National Quality Program (2003), Education Criteria for Performance Excellent, www.quality.nist.gov Bellows (1985), Creatif Leadership, Prentice Hall Ine Brown, Mark Graham. (2008), Baldrige Award Winning Quality, Seventeenth Edition United State of America. Cahyono (1996:309), Manajemen Pemasaran, IPWI James AF Cherington (1991), Membentuk Susasana Kerja Positip, Dharma Agus (1985), Manajemen Prestasi Kerja, Jakarta Rajawali Edmurds, S. and J. Letey (1973), Enviromental Administration, Mc. Graw-Hill Book Company, New York Gaspersz, Vincen. (2007), Ge Way and Malcolm Baldrige Criteria For Performance Excellence, United State of America. George & Jones, (1996), Organizational Behavior Performance and Productivity, New York : Random House Business Division. Gibson, James L., John M. Ivancevich and James H. Doneely, (1999), Organizational : Behavior, Structure, Process, Busness Publication Inc., Texas, USA Gress and Preffer, Jeffre, (1995), Behavior and in Organization an Experimental Approach, Richard D, Irwin, Inc Hasibun Malayu. SP (2001), Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi Bumi Aksara, Jakarta 2001 Kurzman E., The Malcolm Baldrige National Quality Award and Self Assestment, www.quality.nist.gov Manning dan Curtis (1988), Performance Managing for Excellent, Cincin-Nati, Oha. Shaut-Western Publishing Company Ndraha Taliziduhu, (1999: 8&12), Pengantar Teori Pengembangan Sumber Daya Manusia, PT Rineka Cipta Porter, et al., (1995), Behavior and in Organization an Experimental Approach, Richard D, Irwin, inc. Robbins (1996), Perilaku Organisasi, Jilid 1 Edisi Bahasa Indonesia, PT TrendHalindo, Jakarta.
xii
Robert, Kerlene H and David M Hunt., 1991, Organizational Behavior, Edition, John Wiley and Sons Inc. Stoner, James AF (1994:165), Management Prentice Hall, Int. Edition. Swasto Bambang (1996), Pengembangan Sumber Daya Manusia Terhadap Kinerja dan Imbalan, Cetakan Pertama, Universitas Brawijaya Malang. Umar H (2003), Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi, Gramedia Pustaka Utama. Thomson, George F,(1992 : 24&46), A Textbook of Human Resource Management, Institute of Personnel Management, London William Leslie Rue, dkk, (1984) , Human Resource and Personnel Management, Richard D. Inun Zen, M.T, (1979), Menuju Kelestarian Lingkungan Hidup, PT Gramedia, Jakarta
xiii
