PENGOLAH KATA Microsoft Word adalah suatu program pengolah kata (Word Processor) yang dipakai oleh para pemakai komputer untuk kegiatan tulis menulis seperti pembuatan surat, proposal, karya ilmiah, soal ujian, laporan, dan sebagainya. Microsoft Word hanyalah salah satu pengolah kata yang beredar di masyarakat, selain itu masih banyak pengolah kata yang populer atau sering digunakan seperti WordPerfect (WP), Star Writer, OpenOfficeWriter, dan masih banyak lagi. Setiap pengolah kata masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan, akan tetapi pada dasarnya cara pemakaiannya sama saja tinggal tergantung pada kebutuhan. Hal penting yang harus diingat adalah bagaimana menggunakan pengolah kata ini secara efektif dan efisien. Biasanya menggunakan pengolah kata ini diperlakukan seperti memakai mesin ketik, padahal pengolah kata ini jauh lebih canggih dibanding hanya sebuah mesin ketik. Banyak kelebihan-kelebihan yang tidak didapatkan di mesin ketik dijital sekalipun. Fasilitas yang dipunyai pengolah kata adalah kemampuan menyimpan file, dan membukanya kembali. Hal ini akan mempermudah pengguna untuk melakukan editing atau penyuntingan naskah, sehingga pemakai dapat menambah dan mengurangi tulisan sesuai seperti yang dikehendaki. Setelah selasai dilakukan penyuntingan naskah kemudian baru dicetak ke printer. Fasilitas yang dipunyai pengolah kata yang berkaitan dengan hal ini adalah pemilihan font atau huruf-huruf yang dikehendaki, pemilihan jenis-jenis printer, sehingga hasil naskah sudah seperti buku, brosur, atau bentuk lain yang sesuai. Pengaturan spasi juga merupakan fasilitas yang dipunyai sebuah pengolah kata, termasuk pengaturan halaman (layout), pemilihan kertas, dan masih banyak lagi. Kemampuan memasukkan gambar dan tabel dalam naskah tulisan merupakan hal yang istimewa dalam tulis menulis. Dengan kemampuan ini pemakai diberikan kemudahan untuk membuat naskah sesuai yang dikehendaki. Fasilitas-fasilitas yang dipunyai sangat mempengaruhi perkembangan media cetak sesuai dengan perkembangan jaman di era globalisasi seperti sekarang ini. MEMULAI MICROSOFT WORD Microsoft Word merupakan perangkat lunak komputer yang dibuat oleh Microsoft Corporation. Microsoft mengeluarkan suatu paket program perkantoran yang sering disebut dengan Microsoft Office. Program perkantoran ini terdiri dari beberapa paket program antara lain adalah pengolah kata Microsoft Word. Jadi untuk membuka paket pengolah kata ini dicari di perangkat lunak Microsoft Office. Urutan langkah pencarian, dari klik start pilih 1
Programs, lalu Microsoft Office, kemudian Microsoft Word 2007 klik. Lihat gambar di bawah ini,
Gambar 1 Setelah itu maka program tersebut akan terbuka dan menu utama dari perangkat lunak Microsoft Word sebagai berikut, Title Bar Menu Bar Tool Bar
Scroll Bar
Status Bar
Gambar 2 Apabila program telah terbuka maka perangkat lunak pengolah kata siap membantu pengguna untuk pengolahan naskah. Secara umum dapat dilihat komponen-komponen Microsoft Word sebagai berikut, 2
•
Title Bar
•
Menu Bar (Pull Down Menu)
•
Toolbars
•
Scroll Bar
•
Status Bar
Title Bar Informasi mengenai file yang sedang aktif atau sedang dikerjakan dalam perangkat lunak. Pada gambar 2 dapat dilihat bahwa file yang aktif adalah Document2. Hal ini berarti bahwa nama file adalah Document2. Nama ini sebenarnya nama default yang diberikan oleh Microsoft Word, apabila membuka file baru. Selanjutnya nanti apabila akan menyimpan file tersebut maka bisa diberi nama baru yang sesuai dengan konten dari file tersebut. Sebaiknya pemberian nama file jangan asal saja, tetapi dari namanya dapat ditebak maupun diketahui isi file tersebut. Letak Title Bar ini ada di paling atas dari komponen dalam perangkat lunak. Menu Bar (Pull Down Menu) Sederetan menu merupakan fasilitas yang disediakan oleh sebuah perangkat lunak pengolah kata. Contoh Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, dan sebagainya. Fasilitas yang tersedia banyak sekali dan tidak mungkin untuk menghapalkan satu persatu. Oleh karena itu dihapalkan yang perlu sesuai kebutuhan saja, toh sesungguhnya pengguna perangkat lunak ini tidak pernah memakai semuanya hanya sebagian saja (kecil maupun besar). Atau dapat juga dipelajari pada saat diperlukan dan sebaiknya belajar perangkat lunak itu learning by doing, tidak mungkin belajar teori saja. Dengan sering menggunakannya dapat dipastikan nantinya akan hapal dengan sendirinya, “ala bisa karena biasa”. Toolbars Merupakan kumpulan perintah di bawah Menu Bar dalam bentuk berupa ikon-ikon yang berisi tools atau perintah-perintah untuk mempermudah penyelesaian naskah. Dapat dilihat dalam gambar 2 ada fasilitas untuk mengatur bentuk dan warna huruf (font), pengaturan paragraf baik untuk mengatur spasi, mengatur tata letak, mengatur styles, dan sebagainya. Semua perintah dibuat dalam bentuk ikon dimaksudkan agar supaya lebih komunikatif dengan pengguna. Diharapkan dengan media gambar yang berupa ikon pengguna langsung memahami apa yang dimaksud dengan perintah-perintah tersebut. Meskipun demikian cara
3
yang terbaik hanyalah dengan mencobanya, tidak usah takut salah karena belajar itu membenarkan kesalahan, dan gunakan logika tanyakan kenapa begini kenapa harus begitu. Scroll Bar Layar naskah yang sedang dikerjakan kadang melebihi halaman yang terlihat, untuk melihat bagian yang tidak nampak dapat digunaka tools Scroll Bar ini. Scroll Bar yang terlihat biasanya yang vertikal (tegak), namun sesungguhnya apabila batas kesamping juga tidak kelihatan akan muncul Scroll Bar horisontal (mendatar). Biasanya apabila menggunakan bentuk kertas yang landscape Scroll Bar horisontal ini akan muncul. Jadi fungsi Scroll Bar seakan-akan untuk menggulung layar baik keatas-bawah maupun kekiri-kanan. Status Bar Baris informasi yang terletak di paling bawah perangkat lunak ini. Fungsinya memberikan informasi tentang halaman yang aktif, berapa jumlah kata yang telah dipakai, penggunaan mode language, dan sebagainya. Hampir seluruh komponen di Status Bar ini ada di menu View. MENULIS NASKAH DALAM MICROSOFT WORD Bagian tengah Microsoft Word merupakan editor untuk menulis naskah. Tulislah sembarang naskah ditengah halaman. Setelah itu suntinglah naskah yang baru saja anda ketik, misal ada beberapa kesalahan pengetikan baik tentang pemakaian huruf besar, huruf miring untuk istilah, kurang lengkap kata-kata dalam suatu kalimat, dan sebagianya. Lakukan penyuntingan dengan cara yang benar dan menurut kaidah atau prosedur yang ditetapkan oleh perangkat lunak tersebut, bukan menurut prosedurnya pengguna saja. Misal hendak mencari kata-kata tertentu dalam suatu kalimat ataupun naskah, ada beberapa cara: 1. Jika terletak dalam satu baris maka pindahkanlah kursor ke kata yang dicari dengan panah atau juga bisa menggunakan mouse. Namun beberapa catatan penting penggunaan panah, jangan digunakan seperti mesin ketik. Prosedur yang benar apabila hendak kekiri gunakan tombol Ctrl+panah kiri atau kekanan perkata maka gunakan tombol Ctrl+panah kanan. Jika hendak ke ujung kiri (paling depan) gunakan tombol Home atau ke ujung kanan (paling belakang) maka gunakan tombol End 2. Jika telah terlihat di halaman yang nampak maka dengan mouse tunjuk kata yang dicari 3. Jika tidak nampak kata yang dicari atau bahkan entah dimana letaknya, maka carilah dengan perintah Find. 4
Setelah ketemu kata yang dicari maka dapat dilakukan hal-hal yang diperlukan seperti penghapusan, penggantian kata-kata, pembetulan , dan sebagainya. Seperti cara pencarian sebaiknya gunakan prosedur yang benar. Beberapa kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan misal, 1. Mengganti satu huruf apabila kursor tepat di depan huruf yang akan diganti dapat dilakukan dengan tombol Delete atau Del lalu dilakukan penggatian. Namun jika kursor berada tepat satu huruf di belakang huruf yang dicari maka untuk penghapusan lakukan dengan tombol Backspace kemudian ganti huruf yang dimaksud 2. Apabila hendak mengganti satu kata, setelah pencarian ketemu maka lakukan blok pada kata tersebut lalu langsung diganti dengan cara ketik kata penggantinya otomatis blok tadi akan berganti dengan kata yang baru saja dituliskan, 3. Jika kata yang akan diganti lebih dari satu atau bahkan semua kata tertentu yang dimaksud, maka lakukan dengan perintah Find and Replace. Ikuti prosedur perintah tersebut gunakan logika. Misal istilah valid hendak diganti dengan kata sahih sesuai kaidah bahasa indonesia maka menggunakan perintah ini akan lebih cepat, inilah kecanggihan teknologi yang digunakan secara tepat. Pengaturan Tabulasi Apabila hendak menulis naskah ada beberapa pengaturan yang sering digunakan yaitu masalah indentasi. Contoh aturan penulisan karya ilmiah atau skripsi yang mengharuskan setiap awal paragraf harus masuk tujuh ketukan. Prosedur dalam perangkat lunak pengolah kata ini ada beberapa cara. 1. Mengatur tabulasi dalam Ruler Bar atau penggaris di atas editor ada segitiga kecil di atas dan bawah dan satu kotaknya. Segitiga-segitiga dan kotak tersebut merupakan komponen untuk mengatur tabulasi, dan garis-garis pada Ruler Bar mewakili ketukan. Dengan menggeser segitiga maupun kotak tersebut berarti mengatur tabulasi sesuai keinginan.
Gambar 3 5
Cara menggeser bawa kursor pada segitiga atau kotak yang dimaksud kemudian klik tombol mouse kiri tahan jangan dilepas dan geser mouse ke tempat yang dikehendaki baru lepas penekanan tombol kiri mouse. Penggeseran mouse seperti ini diistilahkan dengan Drag. Atur-aturlah tabulasi sesuai dengan yang dikehendaki. Catatan: •
segitiga atas untuk pengaturan awal kalimat
•
segitiga bawah untuk perpanjangan kalimat maupun kalimat selanjutnya. Artinya apabila kalimat yang ditulis panjang maka akan ganti baris, letak awal kata ganti baris tersebut sesuai dengan letak segitiga bawah
•
proses ganti baris tetapi tidak ganti paragraf maka jangan gunakan tombol Enter untuk ganti baris tetapi gunakan tombol Shift+Enter, maka kalimat tersebut akan ganti baris tetapi tidak bukan paragraf baru
•
komponen kotak fungsinya untuk menggeser segitiga atas dan segitiga bawah secara bersama-sama. Jadi apabila segitiga atas telah di set dan segitiga bawah juga telah di set, lalu hendak menggeser segitiga tersebut secara bersama-sama tidak satu persatu maka bawa mouse di komponen kotak dan Drag ke tempat yang dimaksud.
2. Cara yang kedua dengan memanfaatkan Styles yang ada. Namun kadang-kadang Style yang ada tidak sesuai dengan keinginan harus memodifikasi tabulasinya atau jenis hurufnya dan sebagainya. Walaupun dimungkinkan untuk membuat Style sendiri namun penggunaannya malah sering membingungkan, lebih baik diatur lewat tabulasi seperti di atas. Cara-cara seting tabulasi untuk pengaturan paragraf ini bisa juga dipakai untuk pengaturan indentasi yang lain yaitu hanging indent. Sebagai contoh rincian atau uraian seperti saat membuat soal dan pilihan jawaban, dapat menggunakan pengaturan hanging indent. Jadi disini fungsi otomatisasi lebih diutamakan dalam penggunaan perangkat lunak pengolah kata sehingga akan lebih efektif dan efisien. Pengaturan Huruf dan Spasi Penggantian huruf merupakan fasilitas yang penting dalam pengolah kata. Untuk penggantian huruf prosedurnya cukup sederhana. •
Apabila hendak mengganti kata-kata tertentu dengan huruf yang lain maka lakukan blok kata-kata tersebut kemudian pada Tools Bar tersedia pilihan huruf, tinggal pilih huruf yang sesuai maka huruf dalam blok tersebut akan ganti sesuai yang dipilih. Begitu pula 6
apabila hendak dilakukan untuk huruf tebal, miring, dan sebagainya. Selain itu masih banyak fasilitas lain yang perlu dicoba. •
Jika dikehendaki tidak hanya kata-kata yang diganti namun seluruh file akan diganti jenis hurufnya, maka blok semua kata-kata dalam file dengan Ctrl+A. Kemudian lakukan pemilihan huruf yang dimaksud dalam Tools Bar seperti uraian langkah sebelumnya di atas.
Untuk pergantian spasi langkah-langkah yang dilakukan sama dengan apabila hendak mengganti huruf, yaitu lakukan blok dimana dibutuhkan (sebagian atau keseluruhan) dan pilih pengaturan spasi pada Tools Bar di bagian Paragraph. Penggunaan fasilitas-fasilitas lain langkah-langkahnya hampir sama gunakan analogi logika yang sama. Pemasukan Gambar Fasilitas pengolah kata yang membuat pengguna produktif dalam menulis adalah bisa memasukkan gambar hasil foto, scaner, capture, maupun Clip Art. Kemudahan memindahkan gambar ke dalam naskah ini mendorong pengguna lebih kreatif dan hasil cetakan sudah seperti cetakan offset. Prosedur pemasukan gambar melalui Menu Bar Insert pilih Tools Picture, kemudian pilih gambar yang akan dimasukkan dalam naskah dari folder atau direktori tempat gambar tersebut disimpan. Setelah gambar yang dimaksud nampak di layar maka atur letaknya dimana dalam naskah. Catatan untuk peletakan gambar, atur dulu format gambar pada bagian Text Wrapping pilih Tight misalnya sehingga gambar dapat diatur tempatnya. Ada beberapa pilihan selain Tight, untuk lebih jelasnya harus dicoba sendiri. Selain itu gambar dapat diatur besar kecilnya disesuaikan dengan kebutuhan naskah. Posisi gambar juga dapat diatur secara vertikal maupun horisontal.
Gambar 4 7
Pemasukan Tabel Pemasukan tabel dalam naskah juga dapat dilakukan dipengolah kata. Prosedurnya hampir sama dengan pemasukan gambar melalui Menu Insert Table. Kemudian pilih berapa kolom dan berapa baris tabel yang diinginkan, walaupun dikemudian baik baris maupun kolom dapat ditambahkan. Lihat gambar 5 berikut,
Gambar 5 Setelah tabel telah tampak atur dimana tempatnya, dan isilah sel-sel tabel tersebut dengan data-data yang dimaksud. Pengaturan tabel selain dapat ditambah, juga dapat dikurangi baik baris maupun kolom. Dapat juga masing-masing sel diwarnai untuk memberi fokus atau penekanan informasi. Lalu bisa memberi garis pada masing-masing sel baik secara sebagian maupun keseluruhan. Hal lain seperti editor pada umumnya dapat melakukan copy, paste pada tabel, sehingga mempercepat proses penulisan. Hasil pemasukan tabel seperti berikut.
Gambar 6 8
MAIL MERGE Mail Merge adalah fasilitas pengolah kata yang mempermudah pekerjaan yang sifatnya berulang tetapi beberapa data tidak sama. Contoh undangan untuk rapat jurusan, maka format undangan sama tetapi kepada siapa berbeda karena harus nama masing-masing yang diundang, hal ini bisa memanfaatkan fasilitas ini. Prosedur membuat Mail Merge sebagai berikut: 1. Buat naskah master undangan kepada siapanya dikosongkan, lalu simpan sebagai file. Misal seperti contoh berikut: Undangan Kepada: Yth. ……………… yang akan dimasukkan dalam naskah di Tempat Salam sejahtera, Mohon hadir pada: Hari
: Rabu
Tanggal
: 21 Juli 2010
Acara
: Rapat Koordinasi ISO
Bila tidak ada halangan mohon bisa hadir Hormat kami, Pengurus 2. Melalui Menu Mailings pilih Select Recipients buat data dengan Type New List. Pilih variabel yang akan dipakai misal gelar dan nama seperti berikut,
Gambar 7
9
3. Setelah data dibuat maka mulai kita merge dengan master undangan tadi. Prosedurnya, •
Select Recipient pilih Use Existing List pilih data yang tadi dibuat
•
Letakkan kursor di Kepada Yth. lalu Insert Merge Field pilih nama field yaitu Title, kemudian beri spasi pilih Name. Maka di belakang Yth. ada <<Title>> <
>, tanda tersebut yang nantinya akan diisi sesuai data yang dibuat.
Gambar 8 •
Untuk melihat data yang sesuai data klik pilihan Preview Result maka di undangan akan muncul gelar (title) dan nama(name) yang dimaksud. Untuk data yang lain klik panah ke depan atau ke belakang di atas Find Recipient (gambar 7)
Gambar 9 •
Setelah itu pilih Finish & Merge ada dua pilihan dicetak langsung ke printer atau dibuat file dulu baru dicetak. Kalau langsung dicetak ke printer file hanya ada file master dan data. Akan tetapi apabila dicetak di file dahulu maka ada tiga file, selain
10
file master dan data ditambah file undangan dengan halaman sejumlah banyaknya orang yang diundang. Untuk hal-hal yang sifatnya berulang pembuatan filenya dapat mempergunakan teknik mail merge di atas, misal untuk tagihan pajak yang setiap bulan harus dicetak, atau form lain yang sifatnya berulang. Data bisa juga dibuat dengan spreadsheet seperti Microsoft Excel. Dengan menggunakan spreadsheet pengeditan data akan lebih mudah. Untuk menghubungkan file master dengan spreadsheet pada saat Use Existing List pilih file spreadsheet yang akan dugunakan sebagai data. Gambar 10 berikut mungkin dapat memberi gambaran,
Gambar 10 Setelah file spreadsheet yang direncanakan untuk data dipilih maka langkah berikutnya seperti prosedur yang telah dijelaskan sebelumnya. Jadi disini nanti apabila hendak mengubah datanya maka tinggal membuka file spreadsheet-nya dan otomatis data pada mail merge akan berubah sesuai dengan data terakhir. Yang terpenting adalah prosedur yang harus diikuti dalam setiap langkah jika sudah tepat maka langkah-langkah yang lainnya hanyalah analogi dari langkah-langkah tersebut.
11
PENGOLAH ANGKA Pengolah angka (spreadsheet) sering juga disebut pengolah data karena memang dapat digunakan untuk mengolah data terutama yang berupa angka. Program ini juga merupakan bagian dari Microsoft Office seperti halnya Microsoft Word. Pengolah angka ini banyak digunakan di berbagai tempat seperti perkantoran di institusi pendidikan dan sebagainya. Sebagai contoh bendahara gaji memanfaatkan program ini untuk mengelola data keuangan, para guru terutama yang mengurusi kurikulum memanfaatkannya untuk mengolah nilai maupun rangking kelas. Perangakat lunak ini memang amat populer karena apabila dapat menggunakannya secara optimal maka sangat berdayaguna (powerfull). Berbagai contoh penggunaan pengolah angka ini di bidang civil engineering memanfaatkan perangkat lunak ini untuk merancang suatu desain bendungan, dan kemudian disimulasi dengan grafik, maka jadilah informs yang sangat bermakna. Para peneliti juga memanfaatkan program ini untuk menghitung statistik, serta memproyeksikan suatu hasil penelitian, mensortir data, mempresentasikan grafik dan masih banyak lagi. Aplikasi ini dipilih karena pengoperasiannya sangat mudah dan dapat mengikuti perkembangan jaman, walaupun untuk mendapatkan hasil yang maksimal dibutuhkan logika yang kadang cukup rumit. Formula yang disediakan sangat mendasar sehingga selalu dapat dipakai untuk memecahkan berbagai kasus. MEMULAI MICROSOFT EXCEL Memulai Microsoft Excel yang selanjutnya akan disebut Excel saja bisa melalui start, Programs, Microsoft Office, Microsoft Excel 2007. Setelah terbuka maka akan muncul suatu tabel itulah yang dimaksud dengan spreadsheet. Tabel ini terdiri dari kolom yang dinamai dengan huruf besar dan baris dinamai dengan angka. Kombinasi antara kolom dan baris dinamakan sel. Contoh kolom A baris 1 dinamai sel A1. Masing-masing sel dapat diisi data baik numeric maupun alpha numeric. Sel yang aktif ditandai ada kotak hitam disekeliling sel tersebut. Untuk mengisi sebuah sel maka harus diaktifkan sel tersebut terlebih dahulu baru dapat diisi. Komponen-komponen yang lain sama dengan Word, seperti Title Bar, Menu Bar, dan sebagainya. Hanya saja fungsi-fungsinya berkaitan dengan pengolah angka bukan pengolah kata. Secara logika perangkat lunak ini tidak jauh berbeda dengan perangkat lunak lain buatan Microsoft, sehingga seharusnya lebih mudah dipahami apabila telah atau pernah menggunakan salah satu dari program Office. Selengkapnya lihat gambar,
12
Gambar 1 Kelebihan dari pengolah angka ini dengan formula yang dipunyainya dapat menghitung secara otomatis sesuai dengan formula yang dipakai. Kemudahan-kemudahan inilah yang dimanfaatkan oleh pengguna yang banyak berhubungan dengan angka. Formula yang dipunyainya tidak hanya aritmatika tetapi juga logika, seperti pembandingan baik numeric maupun alpha numeric, AND, OR, dan sebagainya. Selain itu juga ada formula-formula statistik sepert max, min, average, dan lain sebagainya. Kelengkapan inilah yang menjadikan Excel banyak dipakai oleh berbagai pengguna. BEKERJA DENGAN EXCEL Kelebihan Excel dalam hal pemakaian formula-formula baik aritmatika, logika, maupun statistik. Sebagai contoh di bawah ini hendak menjumlahkan angka-angka dari suatu baris maupun kolom. Penjumlahan baris maupun kolom bisa dilakukan secara logika aritmatika pada umumnya, maupun dapat menggunakan fungsi-fungsi yang telah tersedia dalam perangkat lunak Excel. Perhatikan cara penulisan formula, untuk formula selalu dimulai dengan “=” sama dengan. Kemudian setelah dimasukkan dalam salah satu sel, maka apabila sel tersebut diaktifkan pada formula bar akan terlihat rumus. Secara logika rumus yang ada mudah digunakan tetapi yang penting disini adalah prosedur pemakaian formula tersebut. Bila langkah-langkahnya telah benar dan logikanya tepat maka analogi untuk kasus yang lain relatif sama. Selengkapnya seperti berikut:
13
Gambar 2 Seperti gambar 2 di atas maka Excel pada kolom jumlah dan kolom-kolom yang paling bawah dapat dibuat formula. Bentuk formulanya sebagai berikut, Data1
Data2
Jumlah =A2+B2 =A3+B3 =A4+B4
=SUM(A2:A4) =SUM(B2:B4)
=C2+C3+C4
Tabel 1 Dalam tabel 1 ada dua cara untuk menulis formula penjumlahan, yang satu langsung menyebutkan masing-masing sel, yang lainnya memakai fungsi yang dipunyai Excel dan untuk menuliskan sel yang dijumlahkan dengan titik dua. Kelebihan Excel yang lain apabila kolom jumlah yang dijumlahkan banyak maka rumus ditulis sekali saja di sel C2 yaitu =A2+B2 kemudian aktifkan sel tersebut lalu drag pojok sel aktif bawah kanan, maka hasilnya rumus tersebut akan tercopy kedalam sel-sel yang di-drag tersebut seperti contoh tabel 2. Kemudahan ini merupakan prosedur yang dipunyai perangkat lunak ini. Contoh lain apabila akan membuat nomor urut dari nomor 1 sampai dengan nomor 100 jangan ditulis satu persatu, tetapi dua sel yang paling atas saja yaitu nomor 1 dan nomor 2. Kemudian blok kedua sel tersebut lalu pojok kanan bawah sel aktif ditarik ke bawah sampai nomor 100. Otomatis nomor urut dari nomor 1 sampai dengan nomor 100. Apabila menghendaki ada selang misal nomor ganjil semua hal tersebut dapat pula dilakukan.
14
Catatan untuk men-drag formula harap diperhatikan mana yang bertambah kolom atau baris, atau kolom dan baris. Hal ini perlu dilakukan karena kadang hanya salah satu yang berubah bukan dua-duanya. Kalau hanya salah satu maka yang tetap didepannya diberi tanda $, contoh $A1+$B1 maka dalam hal ini kolom A dan B tidak terjadi perubahan hanya angkanya saja, jadi kalau ditarik kebawah akan menjadi $A2+$B2, seterusnya $A3+$B3, angkanya saja yang berubah. Kalau ditarik kesamping tetap $A1+$B1. Lain halnya kalau A$1+B$1 kalau ditarik kebawah tetap A$1+B$1, tetapi kalau kesamping akan berubah B$1+C$1, dan seterusnya. Jika keduanya tidak boleh berubah maka keduanya diberi tanda $ contoh $A$1+$B$1, disini berarti acuannya tetap di sel A1 dan B1 terus. MEMFILTER DATA Excel sebagai pengolah angka sering disebut juga sebagai pengolah data. Hal ini disebabkan kemampuannya yang dapt mengolah data numeric (angka) maupun alpha numeric (huruf). Dalam pengolahan huruf Excel dapat melakukan pemfilteran data, sebagai contoh ada data alumni dengan field seperti berikut nama siswa, alamat sekolah, dan tahun lulus. Apabila diseting filternya maka dapat mencari alumni yang lulus tahun tertentu, atau alumni yang asal sekolahnya sama, dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut:
Gambar 3 Pada gambar 3 data ini belum difilter, dipojok kanan atas menunjukkan baru akan difilter. Selanjutnya setelah pilihan Sort & Filter di klik maka akan muncul pilihan sebagai berikut, yang intinya akan melakukan pemfilteran yang mana. Menu pilihan yang ada sebagai berikut:
15
Dari pilihan disamping pilihlah filter maka semua field data akan muncul tanda segitiga, artinya siap untuk difilter. Untuk memilih field mana yang dipilih klik tanda segitiganya lalu pilih mana yang akan difilter. Jadi pengoperasionalnya sangat sederhana seperti demikian. Gambar 4 Lebih jelasnya lihat gambar-gambar dibawah ini yang menjelaskan tentang cara memfilter, serta dapat dilihat hasilnya seperti apa ?
Gambar 5 Di pojok kanan bawah setiap sel nama field ada kotak segitiga kecil, itulah yang dipakai untuk melakukan pemfilteran. Misal akan dicari alumni yang lulus tahun 1985, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah klik pilihan kotak segitiga pada field Lulus Tahun. Akan muncul seperti gambar berikut. Pilihlah seperti gambar 6, kemudian OK maka telah difilter untuk mencari siswa yang lulus tahun 1985. Nanti yang muncul hanya siswa yang lulus tahun 1985, yang lain tidak nampak. Perlu diketahui bahwa Excel dapat melakukan pemfilteran bertumpuk, seperti pertama memfilter lulus tahun 1985 kemudian difilter yang sekolahnya tertentu misal yang sekolah di SMAN 6 Yk. maka yang muncul adalah orang yang bernama Retno S. Gambar 6
16
Dapat dilihat gambar 7 di bawah ini hasil pemfilteran orang yang lulus tahun 1985 adalah :
Gambar 7 Pada prinsipnya pemfilteran seperti itu, dalam hal ini dapat digunakan untuk pengolahan data. Di beberapa sekolah perangkat lunak ini untuk mengolah data, ada juga yang dipakai untuk mengolah nilai siswa. Program ini benar-benar simpel tapi hasilnya luar biasa. Pilihan filter sangat bervariasi karena banyak kemungkinan yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah seperti berikut ini.
Gambar 8 Dengan mengkombinasikan pilihan filter yang ada hampir semua kemungkinan dapat dipecahkan, sekali lagi hanya dibutuhkan logika berpikir untuk mengoptimalkan formulaformula yang ada. Begitu pula apabila hendak menggunakan fasilitas sorting, gunakan logika untuk memecahkan berbagai permasalahan. Fasilitas untuk sorting sangat lengkap, misal untuk merangking nilai dalam satu sekolah, atau untuk menentukan urutan nilai tes masuk
17
penerimaan siswa baru, dan lain sebagainya. Hal ini mungkin dilakukan karena perintah sorting maupun filter dapat dilakukan secara bertumpuk atau bertingkat. FUNGSI LOGIKA Fungsi ini digunakan bila akan menampilkan data yang diinginkan dengan syarat tertentu atau bila kondisi tertentu terpenuhi. Sebagai contoh panitia ujian masuk penerimaan siswa mempersyaratkan bahwa siswa yang dapat diterima di sekolah tersebut adalah yang nilai ujian nasionalnya di atas 8.5. Untuk memecahkan masalah tersebut diperlukan fungsi logika IF yang tentu saja di kombinasikan dengan operator-operator logika. Beberapa operator logika yang sering digunakan adalah sebagai berikut: Operator
Arti
=
Sama dengan
<
Lebih kecil dari
>
Lebih besar dari
<=
Lebih kecil atau sama dengan
>=
Lebih besar atau sama dengan
<>
Tidak sama dengan
&
Penggabungan dua buah nila Tabel 2
Format perintah IF adalaha IF(ekspresi logika, perintah1, perintah2). Secara umum pengertian perintah tersebut jika syarat ekspresi logika terpenuhi maka perintah1 dijalankan, namun bila tidak terpenuhi maka perintah2 yang dijalankan. Untuk contoh kasus di atas maka format perintah secara umum menjadi IF(nilai UN >= 8.5, “diterima”, “tidak diterima”). Apabila diterapkan dalam Excel maka tinggal meletakkan nilai UN di sel tertentu misal A2. Lalu formula IF diletakkan di sel tertentu pula misal di B2, maka sel B2 diisi dengan rumus seperti berikut IF(A2 >= 8.5, ”diterima”, “tidak diterima”). Dengan perintah ini maka jika sel A2 diisi dengan angka 8.2 (di bawah 8.5) maka di sel B2 akan muncul tulisan tidak lulus; jika di sel A2 diisi angka 9 (di atas 8.5) maka di sel B2 akan muncul tulisan lulus. Fungsi IF ini dapat digunakan secara bertingkat atau dalam istilah umum IF di dalam IF. Permasalahan yang dapat diselesaikan dengan IF dalam IF ini misalnya seorang guru hendak mengkonversi nilai dari angka ke nilai huruf seperti berikut:
18
Nilai Angka
Nilai Huruf
Nilai >= 8
A
8 > Nilai >= 7
B
Nilai < 7
C
Tabel 3 Rumus yang dipakai menjadi IF(Nilai >= 8, “A”, IF (Nilai >= 7, “B”, “C”)). Apabila di terapkan dalam spreadsheet misal Nilai ada di sel A2 dan hasil konversi ada di sel B2 maka penulisan rumus tersebut di sel B2 adalah IF(A2 >= 8, “A”, IF(A2 >= 7, “B”, “C”)). Beberapa kasus yang lain harus menggabungkan dengan fungsi logika yang lain seperti AND, OR dan lain sebagainya. Pada prinsipnya sama saja seharusnya kalau fungsi logika yang satu betul-betul dipahami maka fungsi yang lain akan mudah untuk dimengerti. REPRESENTASI DATA DENGAN GRAFIK Kemampuan lain dari Excel adalah mengolah data menjadi suatu grafik. Tampilan dalam bentuk grafik ini akan menjadikan presentasi lebih komunikatif. Penggunaan metode grafik untuk penyajian data dari hasil suatu pengolahan data akan memberikan gambaran yang lebih lengkap dan mudah dibaca dibandingkan hanya berbentuk angka semata. Untuk merepresentasikan data dalam bentuk grafik susunlah data dalam suatu worksheet. Sebagai contoh jika akan membandingka nilai rata-rata ujian negara selama 4 tahun, maka susun dulu datanya sebagai berikut:
Gambar 9 19
Apabila data telah tersusun seperti gambar 9 maka lakukan sorting data dahulu agar data yang akan digrafikkan urut. Kemudian blok data yang ditampilkan secara grafik misal A2:E5, lalu klik Insert kemudian pilih Chart maka akan terlihat seperti gambar berikut:
Gambar 10 Pilihlah salah satu dari bentuk chart tersebut sembarang saja, dikemudian dapat dilakukan penyuntingan sesuai dengan bentuk dan tampilan yang diinginkan. Setelah dipilih maka akan muncul bentuk chart seperti berikut:
Gambar 11 20
Chart tersebut kemudian dapat diganti dengan bentuk lain misalnya pie atau line, dan lainnya. Begitu pula dengan data yang tampil apabila hendak diganti juga bisa misal data yang tampil di bawah bukan angka 1,2,3,4 tetapi karena data itu merupakan gambaran perkembangan tiap tahun maka diganti dengan 2007,2008,2009,2010 dapat dilakukan dengan menu Select Data. Kemudian dalam menu tersebut ada pilihan edit, silahkan angka 1,2,3,4 diedit menjadi 2007,2008,2009,2010 sehingga hasil akhir grafik sebagai beriku:
Gambar 12 Fasilitas lain masih banyak yang dapat dilakukan silahkan dieksplorasi kemampuankemampuan spreadsheet kemudian diaplikasikan secara optimal. Untuk dapat menggunakan perangkat teknologi dengan optimal maka pengguna harus berfikir secara teknologis, jika tidak maka tidak akan mungkin tercapai efektifitas dan efisiensi seperti yang diinginkan.
21
