PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAIN GREY DENGAN ANALISIS ABC PADA FIRMA ASATEX SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya di Bidang Manajemen Industri
Oleh :
Setyas Inggil Haristina F.3507105
PROGRAM STUDI DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
BAB I PENDAHULUANI PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kondisi dunia usaha sekarang yang semakin penuh dengan persaingan menuntut pihak manajer untuk selalu mengarahkan jalannya perusahaan ke arah tujuan yang telah ditujukan. Fungsi manajemen dituntut untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang timbul melalui pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan terarah, sehingga perusahaan dapat menjaga kondisi kelangsungan hidupnya. Pelaksanaan fungsi pengambilan keputusan dalam perusahaan menuntut manajemen yang rasional sehingga tidak mungkin hanya berdasarkan pada hal-hal yang bersifat emosional belaka. Untuk mendukung sebuah keputusan tidak cukup dengan sektor keberanian saja. Keputusan yang diambil harus sistematis dan rasional agar menghasilkan informasi guna mendukung pelaksanaan keputusan yang diambil. Persediaan bahan baku ataupun penyediaan bahan baku merupakan salah satu aset yang mahal di perusahaan, karena ratarata porsi dana terbesar yang ditanamkan umumnya merupakan aset dan persediaan. Masalah penentuan besanya alokasi modal dalam persediaan barang mengakibatkan dampak yang nyata terhadap keuntungan perusahaan. Kesalahan dalam menetapkan besarnya persediaan dapat menurunkan keuntungan perusahaan.
Apabila persediaan bahan baku diselenggarakan dalam jumlah yang terlalu besar (over stock) dapat mengakibatkan munculnya kerugian pada alokasi modal yang kurang bermanfaat. Persediaan bahan baku yang terlalu kecil (out of stock) dapat menyebabkan tidak terpenuhinya
kebutuhan
perusahaan
untuk
melakukan
proses
produksi yang optimal. Fa. Asatex merupakan salah satu perusahaan Tekstil dimana saat ini perusahaan berusaha melakukan pengendalian persediaan bahan baku yaitu berupa benang agar dapat menentukan pembelian dan penggunaan bahan baku yang tepat. Sehingga biaya persediaan bahan baku lebih efisien di masa yang akan datang. Menurut Render dan Heizer (2005 : 62) Analisis ABC membagi persediaan menjadi tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang dengan klasifikasi sebagai berikut : 1. Barang kelas A adalah barang-barang dengan volume penggunaan uang tahunan tinggi mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari total persediaan barang dan mempresentasikan 70% hngga 80% dari total pemakaian uang. 2. Barang kelas B adalah untuk barang-barang persedian yang memiliki volume penggunaan uang tahunan menengah yang mempresentasikan sekitar 30% barang persediaan dan 15% hingga 25% dari nilai total pemakaian uang. 3. Barang kelas C adalah barang-barang yang memiiki volume dolar tahunan yang rendah yang mungkin hanya mempresentasikan 5%
dari volume dolar tahunan tetapi sekitar 55% dari total barang persediaan. Dalam pengamatan yang dilakukan penulis selama ini perusahan belum menerapkan Analisis ABC untuk kebijakan pengadaan persediaan karena perusahaan masih memberikan perlakuan yang sama pada seluruh persediaan bahan baku, sehingga penulis ingin mengadakan analisis data bahan baku pada perusahaan jika menerapkan Analisis ABC. Berdasarkan uraian di atas, penulis mencoba menguraikan permasalahan tersebut ke dalam penulisan tugas akhir dengan judul “PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KAIN GREY DENGAN ANALISIS ABC PADA FIRMA ASATEX”.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, untuk memudahkan pembahasan masalah maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana pengelompokkan persediaan
bahan baku pada Fa.
Asatex dengan Analisis ABC? 2. Bagaimana pengendalian persediaan bahan baku pada Fa. Asatex berdasarkan Analisis ABC?
C. Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah di atas, adapun tujuan yang didapatkan dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui pengelompokkan persediaan
bahan baku pada Fa.
Asatex dengan Analisis ABC 2. Mengetahui pengendalian persediaan bahan baku pada Fa. Asatex berdasarkan Analisis ABC.
D. Manfaat Penelitian Dari penulisan Tugas Akhir ini memiliki beberapa manfaat dari beberapa pihak, antara lain : 1. Bagi penulis a. Menambah pengetahuan, wawasan dan pengalaman dalam mengaplikasikan teori-teori tentang manajemen persediaan yang telah didapatkan dalam perkuliahan dan diterapkan di dunia kerja yang sesungguhnya dalam perusahaan. b. Untuk
melengkapi
tugas-tugas
dan
syarat-syarat
untuk
mencapai derajat Ahli Madya Manajemen Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bagi perusahaan a. Diharapkan dalam hasil penelitian yang ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan yang berupa masukan tentang jumlah persediaan bahan baku yang ekonomis dengan Analisis ABC.
b. Sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan strategi pengambilan keputusan yang berkaitan dengan manajemen persediaan Fa. Asatex. 3. Bagi peneliti selanjutnya a. Sebagai salah satu referensi keilmuan bagi kepentingan penulisan dan penelitian yang lain dalam masalah yang sama atau yang terkait dengan manajemen persediaan dimasa yang akan datang. b. Memberikan
tambahan
informasi
khususnya
mengenai
pengendalian bahan baku dengan menggunakan Analisis ABC.
E. Kerangka Pemikiran Dalam penelitian ini, penulis menggunakan kerangka pemikiran sebagai berikut :
Bahan Baku Kain Grey berupa Benang
Evaluasi Data Kebutuhan Bahan Baku
Menentukan Volume Total
Persentase dalam nilai Rupiah
Penggunaan dalam Rupiah Analisis ABC
Klasifikasi Persediaan
Kebijakan Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Gambar I.1 Kerangka Pemikiran Penjelasan Kerangka Pemikiran : Dari gambar diatas dapat dijelaskanbahwa semua bahan baku dieveluasi terlebih dahulu
dalam data kebutuan bahan baku yang
meliputi jumlah permintaan dan harga per unit. Setelah itu,dikalikan masing-masing untuk menentukan Volume Total Penggunaan dalam Rupiah dan menentukan persentase dalam nilai Rupiah. Kemudian
keduanya
digunakan
untuk
Analisis
ABC.
Hasilnya
item-tem
persediaan diklasifikasikan kedalam tiga kelas berdasarkan besarnya Volume Total Penggunaan dalam Rupiah sehingga dapat diketahui pengelompokkan persediaan bahan baku dan kebijakan pengendalian persediaaan bahan baku optimal.
F. Metode Penelitian 1. Desain Penelitiaan Penelitian ini merupakan desain kasus karena dilakukan untuk menjawab pertanyaan “ Bagaimana “ yang menjadi permasalahan utama peneliti dengan keharusan membuat metode deskriptif yang digunakan untuk menjawab atau menganalisis masalah tersebut. Dalam penelitian ini kasus yang diteliti mengenai persediaan bahan baku pembuatan kain Grey selama tahun 2009. 2. Objek Penelitian Penelitian dilakukan di Fa. Asatex yang merupakan sebuah industri textil. Lokasi perusahaan di Jalan Samratulangi no. 20, Gremet, Manahan, Surakarta. 3. Jenis Data dan Sumber Data a. Jenis Data 1) Data Kualitatif Yaitu data yang tidak berupa angka, meliputi : Sejarah berdirinya, struktur organisasi,gambaran umum perusahaan,
data tenaga kerja perusahaan, dan data jenis kebutuhan bahan baku untuk pembuatan kain Grey. 2) Data Kuantitatif Yaitu data yang berupa angka, meliputi : Harga bahan baku dan volume penggunaan bahan baku selama tahun 2009. b. Sumber Data 1) Data primer Adalah data yang diperoleh melalui pengamatan langsung pada Fa. Asatex dengan melakukan wawancara dengan maksud agar diperoleh gambaran yang akurat tentang persediaan bahan baku. Diantaranya adalah data tentang persediaan bahan baku kain Grey Firma Asatex. 2) Data Sekunder Adalah data yang diperoleh hasil laporan maupun catatancatatan dokumen yang dimiliki perusahaan yang mencakup Sejarah berdirinya, struktur organisasi,gambaran umum perusahaan, data tenaga kerja perusahaan, dan data kebutuhan bahan baku untuk pembuatan kain Grey. 4. Teknik Pengumpulan Data Dalam membantu menyelesaikan penelitian ini, penulis menggunakan teknik-teknik pengumpulan data. Adapun teknikteknik pengumpulan data tersebut antara lain : a. Observasi langsung ke perusahaan
Yaitu mengadakan pengamatan langsung di lapangan untuk memperoleh
data
tentang
manajemen
persediaan
yang
sebenarnya b. Interview atau wawancara Yaitu
mengadakan
wawancara
secara
langsung
dengan
narasumber, antara lain dengan kepala bagian atau karyawan bagian produksi untuk mengetahui proses produksi, manajemen persediaan dan lain-lain. c. Studi pustaka Yaitu penulis mencari informasi yang dibutuhkan dari buku-buku yang berkaitan dengan persediaan bahan baku. d. Pemeriksaan dokumen Yaitu dengan memeriksa arsip-arsip dan dokumen-dokumen perusahaan yang berhubungan dengan proses produksi, persediaan bahan baku, mesin yang dipakai dalam proses produksi dan struktur organisasi perusahaan.. 5. Metode Pembahasan a. Metode Deskriptif Adalah analisis data dengan cara menggambarkan data yang telah
terkumpul
sebagaimana
adanya
tanpa
bermaksud
membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum. Analisis ini digunakan untuk mendeskripsikan kondisi perusahaan dengan melihat data yang telah terkumpul ataupun melalui wawancara dengan
pihak
perusahaan
mengenai
masalah
tentang
manajemen persediaan yang diterapkan oleh perusahaan selama ini. b. Optimasi Keputusan Menurut Gaspers (2004 : 274) terdapat sejumlah prosedur untuk pengelompokan material-material inventori kedalam kelas A, B dan C, antara lain : 1) Tentukan volume penggunaan per periode waktu (per tahun) dari material-material inventori yang ingin diklasifikasikan. 2) Gandakan (kalikan)volume penggunaan per periode waktu (per tahun) dari setiap material inventori dengan biaya per unitnya untuk memperoleh nilai total penggunaan biayautuk setiap material inventori itu. 3) Jumlahkan nilai totalpenggunan biaya dari semua material inventori itu untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya keseluruhan. 4) Bagi nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventori
itu
dengan
nilai
total
pengguanaan
biaya
keseluruhan dari setiap material inventori itu. 5) Daftarkan material-material inventori itu kedalam rank persentase nilai total penggunaan biaya dengan urutan menurun dari terbesar sampai terkecil. 6) Klasifikasikan material-material inventori itu dengan kriteria 20% ke dalam kelas A, 30% dari ke dalam kelas B,50% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas C.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Persediaan 1. Pengertian Persediaan Menurut Nasution dan Prasetyawan (2008 : 114) Persediaan adalah sumber daya menganggur (idle resourses) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut tersebut adalah berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pada sistem rumah tangga. Menurut Ristono (2009 : 1) Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah barang yang dimiliki untuk dijual atau diproses lebih lanjut. 2. Fungsi Persediaan Menurut Render dan Heizer (2005 : 60) Persediaan dapat melayani beberapa fumgsi yang akan menambah fleksibilitas operasi perusahaan. Empat fungsi persediaan adalah: a. Untuk men-“decouple” atau memisahkan beragam bagian proses
produksi. Sebagai contoh. Jika pasokan sebuah
perusahaan berfluktuasi, maka mungkin diperlukan persediaan
tambahan untuk men-“decouple” proses produksi dari para pemasok. b. Untuk men- “decouple“ perusahaan dari fluktuasi permintaan dan
menyediakan
persediaan
barang-barang
yang
akan
memberikan pilihan bagi pelanggan. Persediaan umumnya terjadi pada pedagang eceran. c. Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga. 3. Jenis Persediaan Menurut Nasution dan Prasetyawan (2008 : 113) Menurut jenisnya, persediaan dapat dibedakan atas: a. Bahan baku (raw material) adalah barang-barang yang dibeli dari pemasok (supplier) yang akan digunakan atau diolah menjadi produk jadi yang akandihasilkan oleh perusahaan. b. Bahan setengah jadi (work in proses) adalah bahan baku yang sudah diolah dan dirakit menjadi komponen namun masih membutuhkan langkah-langkah lanjutan agar menjadi produk jadi. c. Bahan jadi (finished goods) adalah barang jadi yang telah selesai diproses, siap untuk disimpan digudang barang jadi, dijual atau didistribusikan ke lokasi-lokasi pemasaran. d. Bahan-bahan pembantu adalah barang-barang yang dibutuhkan untuk menunjang proses produksi, namun tidak akan menjadi bagian pada produk akhir yang dihasilkan perusahaan.
Menurut Ristono (2009 : 7) jenis persediaan berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori,yakni: a. Persediaan bahan bakudan penolong. b. Persediaan bahan setengah jadi. c. Persediaan bahan jadi. Sedangkan jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari: a. Persediaan pengaman (Safety Stock) Persediaan pengaman atau sering pula disebut sebagai safety
stock
adalah
mengantisipasi
unsur
persediaan
yang
ketidakpastian
dilakukan permintaan
untuk dan
penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stockout). b. Persediaan Antisipasi Persediaan Antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi
fluktuasi
permintaan
yang
sudah
dapat
diperkirakan sebelumnya. c. Persediaan dalam pengiriman (transit stock) disebut work in process
stock
adalah
persediaan
yang
masih
dalam
pengiriman, yaitu: 1) Eksternal Transit Stock adalah persediaan yang masih berada dalam transportasi.
2) Internal Transit Stock adalah persediaan yang masih menunggu
untuk
diproses
atau
menunggu
sebelum
dipindahkan. 4. Tujuan Persediaan Menurut Yamit (1998 : 216) Tujuan diadakannya persedian yaitu: a. Untuk memberikan layanan yang terbaik pada pelanggan. b. Untuk memperlancar proses produksi. c. Mengantisipasi kemungkinanterjadinya kekurangan persediaan (stockout). d. Untuk menghadapi fluktuasi harga. 5.
Biaya Persediaan Menurut Nasution (2003 : 105) Biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya persediaan terdiri dari: a. Biaya Pembelian Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya biaya pembelian ini tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor penting ketika harga barang yang dibeli tergantung pada ukuran pembelian. b. Biaya Pengadaan Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal – usul barang yaitu: 1) Biaya Pemesanan (ordering cost)
Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk menentukan pemasok (supplier), pengetikan pesanan, pengiriman pesanan, biaya pengangkutan, baiya penerimaan dan seterusnya. Biaya ini diasumsikan konstan untuk setiap kali pesan. 2) Biaya Pembuatan (setup cost) Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Biaya ini timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya menyusun peralatan
produksi,
menyetel
mesin,
mempersiapkan
gambar kerja dan seterusnya. c. Biaya Penyimpanan (holding cost) Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya ini meliputi : 1) Biaya Memiliki Persediaan (biaya modal) Penumpukan
barang
digudang
berarti
penumpukan
modal,dimana modal perusahaan mempunyai ongkos yang dapat diukur dengan suku bunga bank. 2) Biaya Gudang Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga
timbul
biaya
gudang.
Bila
gudang
dan
peralatannya disewa maka biaya gudang merupakan biaya
sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan biya depresiasi. 3) Biaya Kerusakan dan Penyusutan Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan diukur dari pengalaman sesuai dengan persentasenya. 4) Biaya Kadaluarsa Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model seperti barangbarang elektronik. Biaya kadaluarsa diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut. 5) Biaya Asuransi Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi. 6. Biaya Administrasi dan Pemindahan Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasi persediaan barang yang ada, baik pada saat pemesanan, penerimaan barang,
maupun
penyimpanannya
dan
biaya
untuk
memindahkan barang dari, ke, dan di dalam tempat penyimpanan, termasuk upah buruh dan biaya peralatan handling.
d.
Biaya Kekurangan Persediaan (shortage cost) 1. Biaya Kuantitas yang tidak dapat dipenuhi Batasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi ini diistilahkan sebagai biaya penalty atau hukuman kerugiian bagi peruahaan dengan satuan misalnya : Rp/unit. 2. Biaya Waktu pemenuhan Biaya waktu pemenuhan diukur berdasarkan waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang dengan satuan mialnya : Rp/satuan waktu. 3. Biaya pengadaan darurat Supaya konsumen tidak kecewa maka dapat dilakukan pengadaan darurat yang biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal. Biaya ini diukur dengan satuan misalnya : Rp/setiap kali kekurangan
B. Pengendalian Persediaan 1. Pengertian Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai mengadakanpemesanaan kembali. (Rangkuti,2002 :19).
2. Tujuan Pengendalian Persediaan Menurut Ristono (2009 : 4) tujuan Pengendalian Persediaan adalah sebagai berikut : a. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen gdengan cepat (memuaskan konsumen). b. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahan
tidak
mengalami
kehabisan
persediaan
yang
mengakibatkan terhentinya proses produksi. c. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan. d. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar. e. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besarbesaran, karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar.
C. Bahan Baku 1. Pengertian Bahan Baku Menurut Nasution dan Prasetyawan (2008: 113) Bahan Baku adalah barang – barang yang dibeli dari pemasok (supplier) dan akan digunakan atau diolah menjadi produk jadi yang akan dihasilkan oleh perusahaan.
Ada dua macam kelompok bahan baku, yaitu: (Ristono,2009 : 5) a. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk dan merupakan bagiandari barang jadi yang biayanya dengan mudah bias ditelusuridaribiaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan baku langsung bersifat variable, artinya sangat tergantung atau dipengaruhi oleh besar produksi atau perubahan output. b. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang dipakai dalam proses produksi tetapi sulit menelusuri biayanya pada setiap barang jadi. 2. Arti Penting Bahan Baku Menurut Nasution dan Prasetyawan (2008 : 118) Pengembangan masalah dalam persediaan bahan baku adalah persediaan bahan baku berupa komponen tertentu yang diproduksi secara missal dan dipakai sendiri sebagai sub komponen suatu produk jadi oleh suatu perusahaan. Dalam hal ini komponen harus dibuat lebih dahulu dengan kecepatan produksi yang tetap, kemudian digunakan kedalam proses lebih lanjut. 3. Faktor – faktor yang Mempengaruhi Persediaan Bahan Baku Besar kecilnya persediaan bahan baku dipengaruhi oleh faktor – faktor sebagai berikut : (Ristono, 2009: 6)
a. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yatu yang dimaksudkan untuk menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak jumlah bahan baku yang dibutuhka, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku. Volume produksi
yang
direncanakan
ditentukan
oleh
penjualan
terdahulu dan ramalan penjualan. b. Kontinuitas
produksi
tidak
terhenti,
diperlukan
tingkat
persediaan bahan baku yang tinggi dan sebaliknya. c. Sifat bahan baku atau penolong, apakah cepat rusak (durable good) atau tahan lama (undurable good). Barang yang tidak tahan lama, oleh karena itu bila bahan baku yang diperlukan tergolong barang yang tidak tahan lama maka tidak perlu disimpan dalam jumlah yang banyak. 4. Model Analisis ABC Menurut Render dan Heizer (2005 : 62) Analisis ABC membagi persediaan menjadi tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Analisis ABC yang merupakan penerpan persediaan dari prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan ada beberapa
yang
penting
dan
banyak
yang
sepele.
Untuk
menentukan volume dolar tahunan analisis ABC, permintaan tahunan dari setiap barang persediaan dihitung dan dikalikan dengan harga per unit. Barang kelas anggaran adalah barang – barang dengan volume dolar tahunan tinggi. Walaupun barang seperti ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari total
persediaan barang, mereka mempresentasikan 70% hingga 80% dari total pemakaian dolar. Kelas B adalah untuk barang – barang persedian yang memiliki volume dolar tahunan menengah. Barang ini mempresentasikan sekitar 30% barang persediaan dan 15% hingga 25% dari nilai total. Barang – barang yang memiiki volume dolar tahunan yang rendah adalah kelas C,yang mungkin hanya mempresentasikan 5% dari volume dolar tahunan tetapi sekitar 55% dari total barang persediaan. Kebijakan yang dapat didasarkan pada analisis ABC mencakup hal – hal sebagai berikut : a. Pembelian
sumber
daya
yang
dibelanjakan
pada
pengembangan pemasok harus jauh lebih tinggi untuk barang A dibandingkan barang C. b. Barang A tidak seperti barang B dan C, perlu memiliki pengendalian persediaan fisik yang lebih ketat, mungkin mereka dapat diletakkan pada tempat yang lebih aman, dan mungkin akurasi catatan pesediaan untuk barang A lebih sering diverifikasi. c. Prediksi barang A perlu lebih dijamin keabsahannya dibanding dengan prediksi barang B dan C.
Secara
grafis
persediaan
di
perusahaan
akan
terlihat
sebagaimana pada contoh penggunaan analisis ABC tunjukkan dalam penggambaran grafik dari analisis ABC berikut ini :
80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
70%
Persentase Nilai Total Penggunaan Uang
20% 5% 20%
30%
A
B
50%
C
Gambar 2.1 Grafik Pengelompokkan Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Analisis Klasifikasi ABC
BAB III PEMBAHASAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Perusahaan tekstil Fa. Asatex yang berkedudukan di Jalan Sam Ratulangi no. 20, Gremet, Manahan, Surakarta didirikan berdasarkan Akta Notaris Raden Soegondo Notodisurjo, SH., Notaris di Surakarta, dengan nomor 20, tertanggal 12 Maret 1966. Perusahaan tekstil Fa. Asatex mendapatkan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Nomor Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (NPPKP) dari Direktorat Jendral Pajak, Kantor Pelayanan Pajak Surakarta dengan nomor: 01.139.790.8-526.000,
serta tanggal
Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP): 01 Februari 1985. Sesuai
dengan
akta
pendirian
perusahaan
susunan
pengurus perusahaan tekstil Fa. Asatex adalah sebagai berikut:
1.
Persero Bp. Abubakar Ali Sungkar sebagai direktur.
2.
Persero Bp. Faisal Ali Sungkar sebagai persero aktif.
3.
Persero Bp. Taufiq Ali Sungkar sebagai persero aktif.
Perusahaan tekstil Fa. Asatex Surakarta adalah perusahaan industri yang terdiri dari empat departemen yaitu: 1.
Departemen Weaving.
2.
Departemen Finishing.
3.
Departemen Printing.
4.
Departemen Garmen.
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Fa. Asatex Surakarta merupakan perusahaan tekstil yang berbadan hukum Firma (Perusahaan Perseorangan). Fa. Asatex Surakarta menerapkan sistem organisasi yang disebut organisasi garis, sehingga hubungan antara atasan dengan bawahan dapat diketahui dengan
jelas.
Struktur
organisasi
merupakan
garis
untuk
mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab dari atasan dengan bawahan sehingga dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas diharapkan dapat dilakukan koordinasi yang baik dan dapat
dihindarinya
tindakan-tindakan
yang
dapat
menimbulkan
kesalahpahaman. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi perusahaan tekstil Fa. Asatex Surakarta dapat dilihat pada gambar 3.1 sebagai berikut:
3. Deskripsi Jabatan
Deskripsi wewenang, tugas dan tanggung jawab dari masingmasing bagian seperti yang digambarkan dalam Struktur Organisasi Perusahaan Tekstil Fa. Asatex Surakarta adalah sebagai berikut: 1. SEKUTU FIRMA Adalah pemilik perusahaan tekstil Fa. Asatex Surakarta, sebagai penyedia dan penyelenggara perusahaan, mempunyai kedudukan tertinggi dalam struktur organisasi perusahaan. Mempunyai wewenang antara lain sebagai berikut: a. Menetapkan tujuan dan arah perusahaan. b. Menetapkan dan merumuskan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan yang harus dicapai. c. Mengatur, membimbing, mengawasi dan melakukan penilaian atas pelaksanaan penyelenggaraan perusahaan. d. Melimpahkan
wewenang
dan
tanggung
jawab
dalam
pengelolaan perusahaan seluruhnya kepada Direktur. 2. DIREKTUR Mempunyai wewenang dan tanggungjawab antara lain sebagai berikut: a. Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan umum perusahaan untuk program jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. b. Menyusun peraturan pelaksanaan sebagai dasar pelaksanaan tugas seluruh karyawan.
c. Memimpin, mengarahkan dan memantau seluruh kegiatan operasional dalam perusahaan. d. Melimpahkan pengelolaan Manager
wewenang perusahaan
Produksi,
dan
tanggung
kepada
Manager
bawahan,
Keuangan
jawab
dalam
yaitu
kepada
dan
Manager
Pemasaran. e. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan kepada Sekutu Firma (Pemilik Perusahaan). 3. MANAGER PRODUKSI Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan produksi. b. Menyusun rencana produksi dalam jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau seluruh kegiatan produksi dalam perusahaan. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan produksi kepada bawahan, yaitu kepada Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Gudang, Kepala Bagian Mekanik serta Kepala Bagian Listrik dan Air. e. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi kepada Direktur. 4. MANAGER KEUANGAN
Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan keuangan. b. Menyusun rencana keuangan
dalam jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau seluruh kegiatan keuangan dalam perusahaan. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan keuangan kepada bawahan, yaitu kepada Kepala Bagian Akuntansi, Kepala Bagian Keuangan dan Kepala Bagian Personalia. e. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan keuangan kepada Direktur. 5. MANAGER PEMASARAN Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan pemasaran. b. Menyusun rencana pemasaran dalam jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau seluruh kegiatan pemasaran dalam perusahaan. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan pemasaran kepada bawahan, yaitu kepada Kepala Bagian Pemasaran.
e. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran kepada Direktur. 6. KEPALA BAGIAN WEAVING Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Melaksanakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan
produksi
dari
Manager Produksi di Departemen Weaving yaitu memproduksi kain grey. b. Merencanakan
jenis
produksi,
jenis
bahan
baku
dan
melaksanakan produksi dalam jangka pendek, dalam jangka menengah dan jangka panjang. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau kegiatan produksi di Departemen Weaving. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan produksi kepada bawahan, yaitu kepada Pengawas Produksi Weaving. e. Bertanggung jawab atas kegiatan produksi di Departemen Weaving kepada Manager Produksi. 7. KEPALA BAGIAN FINISHING Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Melaksanakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan
produksi
dari
Manager Produksi di Departemen Finishing yaitu memproduksi kain klir.
b. Merencanakan
jenis
produksi,
jenis
bahan
baku
dan
melaksanakan produksi dalam jangka pendek, dalam jangka menengah dan jangka panjang. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau kegiatan produksi di Departemen Finishing. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan produksi kepada bawahan, yaitu kepada Pengawas Produksi Finishing. e. Bertanggung jawab atas kegiatan produksi di Departemen Finishing kepada Manager Produksi. 8. KEPALA BAGIAN PRINTING Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Melaksanakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan
produksi
dari
Manager Produksi di Departemen Printing yaitu memproduksi kain print. b. Merencanakan
jenis
produksi,
jenis
bahan
baku
dan
melaksanakan produksi dalam jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau kegiatan produksi di Departemen Printing. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan produksi kepada bawahan, yaitu kepada Pengawas Produksi Printing.
e. Bertanggung jawab atas kegiatan produksi di Departemen Printing kepada Manager Produksi. 9. KEPALA BAGIAN GARMENT Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Melaksanakan
kebijaksanaan-kebijaksanaan
produksi
dari
Manager Produksi di Departemen Garment yaitu memproduksi pakaian jadi. b. Merencanakan
jenis
produksi,
jenis
bahan
baku
dan
melaksanakan produksi dalam jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau kegiatan produksi di Departemen Garment. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan produksi kepada bawahan, yaitu kepada Pengawas Produksi Garment. e. Bertanggung jawab atas kegiatan produksi di Departemen Garment kepada Manager Produksi. 10. KEPALA BAGIAN GUDANG Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Memimpin, mengarahkan dan memantau kegiatan keluar masuk bahan baku, barang jadi lewat gudang.
b. Memimpin, mengarahkan dan memantau dan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab kepada Pengawas Gudang dalam menyediakan barang yang diperlukan sesuai dengan yang tercantum dalam faktur penjualan. c. Memimpin, mengarahkan dan memantau dan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab kepada Pengawas Gudang dalam pengajuan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan di gudang dan menyimpan barang yang telah diterima oleh Bagian Penerimaan Barang. d. Mengadakan
koordinasi
dengan
bagian
produksi
tentang
pengadaan jenis stock bahan baku yang diperlukan. e. Mengadakan koordinasi dengan bagian pemasaran tentang pengadaan stock barang jadi, sehingga stock barang jadi dapat memenuhi kebutuhan konsumen. f. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan keluar masuk bahan baku, barang jadi lewat gudang kepada bawahan, yaitu kepada Pengawas Gudang. e. Bertanggung jawab atas kegiatan gudang kepada Manager Produksi. 11. KEPALA BAGIAN MEKANIK, LISTRIK DAN AIR Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut:
a. Memimpin, mengarahkan dan memantau kegiatan reparasi dan pemeliharaan yang berhubungan dengan mesin-mesin produksi, peralatan produksi, listrik dan air. b. Mengadakan berhubungan
koordinasi dengan
dengan
reparasi
bagian dan
pembelian
pemeliharaan
yang
seperti:
sparepart mesin produksi, peralatan produksi, listrik dan air. c. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan reparasi dan pemeliharaan kepada bawahan, yaitu kepada Pengawas. d. Bertanggung jawab atas kegiatan reparasi dan pemeliharaan yang berhubungan terhadap mesin-mesin produksi, peralatan produksi, listrik dan air kepada Manager Produksi. 12. KEPALA BAGIAN AKUNTANSI Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Memimpin,
mengarahkan
dan
memantau
kegiatan
yang
berhubungan dengan akuntansi seperti: bagian piutang, bagian hutang, bagian penagihan, bagian kartu persediaan dan kartu biaya, bagian jurnal, buku besar dan laporan keuangan atau koordinator seluruh kegiatan akuntansi. b. Mengadakan koordinasi dengan bagian-bagian tersebut di atas. c. Menerima dan mengecek laporan yang dihasilkan dari bagianbagian tersebut di atas dan menyusun laporan keuangan sebagai pertanggungjawaban.
d. Bertanggung jawab atas kegiatan akuntansi kepada Manager Keuangan. 13. KEPALA BAGIAN KEUANGAN Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Memimpin,
mengarahkan
dan
memantau
kegiatan
yang
berhubungan dengan keuangan seperti: bagian kasa, bagian perpajakan, bagian asuransi, kredit dan anggaran. b. Mengadakan koordinasi dengan bagian-bagian tersebut di atas. c. Menerima dan mengecek laporan yang dihasilkan dari bagianbagian
tersebut
di
atas
dan
menyusun
laporan
pertanggungjawaban. d. Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan kepada Manager Keuangan. 14. KEPALA BAGIAN PERSONALIA Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Memimpin,
mengarahkan
dan
memantau
kegiatan
yang
berhubungan dengan personalia seperti: bagian kepegawaian, bagian presensi serta bagian gaji dan upah. b. Mengadakan koordinasi, menerima dan mengecek kebenaran laporan yang dihasilkan (disampaikan) oleh bagian-bagian tersebut di atas. c. Mempunyai wewenang menerima dan mengeluarkan karyawan.
d. Bertanggung jawab atas kegiatan personalia kepada Manager Keuangan.
15. KEPALA BAGIAN PENJUALAN DAN PROMOSI Mempunyai wewenang dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Memimpin,
mengarahkan
dan
memantau
kegiatan
yang
berhubungan dengan penjualan dan promosi seperti: bagian penjualan, bagian pengiriman, bagian riset pasar dan promosi. b. Mengadakan
koordinasi
dengan
bagian
produksi
agar
memproduksi produk-produk yang disukai oleh konsumen (produk yang laku di pasaran). c. Mengadakan koordinasi dengan bagian gudang tentang stock barang jadi. d. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dalam kegiatan penjualan dan promosi kepada bawahan, yaitu Pengawas Penjualan dan Promosi. e. Bertanggung jawab atas kegiatan penjualan dan promosi kepada Manager Pemasaran. 16. BAGIAN PIUTANG Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut:
a. Mencatat
transaksi-transaksi
yang
berhubungan
dengan
penjualan kredit dari Bagian Penjualan dan dimasukkan dalam kartu piutang atau sebagai pemegang kartu piutang. b. Membuat daftar piutang yang akan ditagih dan menyiapkan faktur (nota) yang asli kemudian menyerahkan kepada Bagian Penagihan. c. Mengadakan koordinasi dengan Bagian Penagihan tentang informasi pelunasan piutang atau kepada Bagian Kasa. d. Menyerahkan laporan dan bertanggung jawab atas kebenaran piutang kepada Kepala Bagian Akuntansi. 17. BAGIAN HUTANG Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Mencatat
transaksi-transaksi
yang
berhubungan
dengan
pembelian kredit dari Bagian Pembelian dan dimasukkan dalam kartu hutang atau sebagai pemegang kartu hutang. b. Membuat daftar hutang yang akan dibayar (yang sudah jatuh tempo) dan memberitahukan kepada Bagian Kasa. c. Mengadakan
koordinasi
dengan
Bagian
Kasa
tentang
pembayaran hutang. d. Menyerahkan laporan dan bertanggung jawab atas kebenaran hutang kepada Kepala Bagian Akuntansi. 18. BAGIAN PENAGIHAN Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut:
a. Mengadakan koordinasi dengan Bagian Piutang dan meminta daftar piutang yang akan ditagih beserta faktur (nota) asli. b. Menyerahkan faktur (nota) asli kepada debitur dan menerima uang/cek/giro bilyet dari debitur serta memberi tanda terima uang/cek/giro bilyet kepada debitur. c. Menyerahkan uang/cek/giro bilyet dari hasil tagihan kepada Bagian Kasa. d. Bertanggung jawab membuat surat tagihan secara periodik kepada Bagian Piutang. 19. BAGIAN KARTU PERSEDIAAN DAN KARTU BIAYA a. Bagian Kartu Persediaan Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1) Mengawasi dan mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. 2) Mencatat harga pokok tiap jenis persediaan, bertambah atau berkurang. 3) Melakukan stock opname atau mencocokkan antara menurut buku dengan kenyataan di gudang. 4) Menyerahkan laporan dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Akuntansi. b. Bagian Kartu Biaya Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut:
1) Merinci biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, biaya pemasaran. 2) Bertanggung jawab atas pencatatan mutasi setiap jenis persediaan dan atas pencatatan biaya produksi langsung, biaya produksi tidak langsung dan biaya nonproduksi. 3) Menghitung alokasi biaya produksi ke dalam masing-masing produk. 4) Menyerahkan laporan dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Akuntansi. 20. BAGIAN JURNAL, BUKU BESAR DAN LAPORAN KEUANGAN a. Bagian Jurnal Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1) Mencatat data dari bukti transaksi setiap hari. 2) Meringkas dan mengelompokkan data transaksi-transaksi. 3) Mencatat penyesuaian-penyesuaian yang timbul. 4) Bertanggung jawab atas kegiatan jurnal kepada Kepala Bagian Akuntansi. b. Bagian Buku Besar Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1) Meringkas dan menyortasi informasi yang telah dicatat dalam jurnal.
2) Memasukkan/mencatat transaksi dalam jurnal sesuai dengan kode rekening buku besar. 3) Menampung ringkasan data yang sudah diklasifikasikan. 4) Bertanggung jawab atas kegiatan buku besar kepada Kepala Bagian Akuntansi. c. Bagian Laporan Keuangan Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1) Merekap
data-data
dari
buku
besar
sesuai
dengan
kelompoknya. 2) Menyusun laporan keuangan di bawah pengawasan Kepala Bagian Akuntansi. 3) Menyerahkan laporan keuangan tersebut kepada Kepala Bagian Akuntansi. 21. BAGIAN KASSA Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Administrasi fisik uang/pembawa uang perusahaan. b. Mencatat masuk dan keluar uang sesuai dengan bukti transaksi. c. Mencocokkan keadaan fisik uang dengan catatan setiap hari. d. Penerima Giro Bilyet (GB), Cek, uang tunai. e. Mengeluarkan Giro Bilyet (GB), Cek, uang tunai setelah diotorisasi oleh yang berwenang. f. Mencatat kas masuk dan keluar bank.
g. Mengarsip rekening koran, buku tabungan dan dokumendokumen pendukung bank, bukti transaksi dan lain-lain. h. Bertanggung jawab atas keadaan fisik uang kepada Kepala Bagian Keuangan. i. Memberikan laporan tentang keuangan yang diperlukan kepada Kepala Bagian Akuntansi. 22. BAGIAN PERPAJAKAN Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Membuat dan mengeluarkan faktur pajak, baik faktur pajak standar atau faktur pajak sederhana dan dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan, jika ada transaksi penjualan b. Meminta faktur pajak, baik faktur pajak standar atau faktur pajak sederhana dan dokumen-dokumen pendukungnya, jika ada transaksi pembelian. c. Membuat, melaporkan SPT Masa PPN ke Kantor Pelayanan Pajak
setiap bulan berdasarkan faktur pembelian dan faktur
penjualan dan membayar jika ada selisih PPN kurang bayar ke Bank Persepsi/Kantor Pos. d. Membuat, membayar ke Bank dan melaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak SSP masa PPh pasal 25 (badan) dan PPh pasal 21 (karyawan) setiap bulan. e. Mengisi, melaporkan SPT Tahunan PPh pasal 25 dan PPh pasal 21 setiap tahun, dan membayar jika kurang bayar.
f. Mengarsip
dokumen-dokumen
yang
berhubungan
dengan
perpajakan. g. Bertanggung jawab atas kegiatan perpajakan kepada Kepala Bagian Keuangan. 23. BAGIAN ASURANSI, KREDIT DAN ANGGARAN a. Bagian Asuransi Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1) Membayar asuransi pabrik. 2) Membayar asuransi tenaga kerja. 3) Membayar APINDO. 4) Membayar asuransi kapal. 5) Bertanggung jawab kegiatan asuransi kepada Kepala Bagian Keuangan. b. Bagian Kredit Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1) Memilih alternatif kredit. 2) Membuat proposal/pengajuan ke bank. 3) Menyerahkan laporan keuangan. 4) Menyerahkan jaminan. 5) Bertanggung jawab atas kegiatan kredit kepada Kepala Bagian Keuangan. c. Bagian Anggaran
Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: 1) Merencanakan anggaran keuangan perusahaan dalam jangka pendek, jangka panjang. 2) Menyediakan anggaran keuangan untuk kegiatan operasi perusahaan. 3) Bertanggung jawab atas anggaran kepada Kepala Bagian Keuangan. 24. BAGIAN KEPEGAWAIAN Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Membuat daftar dari karyawan-karyawan yang ada secara terperinci. b. Mencatat penambahan dan pengurangan karyawan yang ada. c. Mengurusi penerimaan karyawan baru. d. Bertanggung jawab atas data kepegawaian kepada Kepala Bagian Personalia. 25. BAGIAN PRESENSI Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Mencatat atau membuat daftar karyawan yang masuk kerja. b. Mencatat jam kerja lembur karyawan. c. Menyerahkan daftar karyawan yang masuk kerja termasuk jam kerja lembur kepada Bagian Gaji dan Upah. d. Bertanggung jawab atas presensi kepada Kepala Bagian Personalia.
26. BAGIAN GAJI DAN UPAH Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Menerima laporan daftar karyawan yang masuk kerja termasuk jam kerja lembur dari Bagian Presensi. b. Menghitung gaji dan upah dan jam kerja lembur. c. Menyerahkan
gaji
dan
upah
kepada
karyawan
yang
bersangkutan. d. Bertanggung jawab atas gaji dan upah kepada Kepala Bagian Personalia. 27. BAGIAN PENJUALAN Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Menerima order dari pembeli. b. Melayani kebutuhan barang pelanggan. c. Membuat dan menyerahkan faktur penjualan kepada pembeli. d. Mencatat setiap transaksi penjualan. e. Mengadakan koordinasi dengan Bagian Kasa untuk penjualan dengan tunai. f. Mengadakan koordinasi dengan Bagian Piutang untuk penjualan dengan kredit. g. Bertanggung jawab melaporkan penjualan kepada Kepala Bagian Pemasaran. 28. BAGIAN PENGIRIMAN Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam faktur penjualan yang diterima dari Bagian Penjualan. kepada pembeli. b. Bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan di atas faktur penjualan sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan. c. Bertanggung jawab atas pengiriman barang kepada Bagian Gudang. 29. BAGIAN RISET PASAR DAN PROMOSI Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Mencari pembeli dengan cara menawarkan produknya kepada konsumen. b. Mengadakan penelitian ke pasar tentang produk-produk yang banyak digemari konsumen. c. Mengadakan promosi guna menarik pembeli, dapat dilakukan dengan pemberian diskon/potongan harga. d. Bertanggung jawab atas informasi yang berhubungan dengan riset dan promosi kepada Kepala Bagian Pemasaran. 30. BAGIAN PEMERIKSA INTERN Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Mengembangkan dan merevisi standar-standar yang kurang memuaskan untuk mengukur dan menjadikan pedoman serta bantuan-bantuan kepada anggota manajemen lainnya dalam mengukur realisasi dengan rencana.
b. Menyiapkan, menganalisa dan menginterpretasikan laporan keuangan supaya dimanfaatkan oleh manajemen di dalam proses
pengambilan
keputusan,
mengevaluasi
data
yang
berhubungan dengan tujuan perusahaan tekstil. c. Merancang,
menetapkan
dan
merawat
sistem
akuntansi
keuangan dan biaya pada semua tingkatan,agar transaksitransaksi keuangan dapat dicatat dengan benar-benar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim dan pengendalian intern yang baik. d. Bertanggung jawab hasil pemeriksaan kepada Direktur. 31. BAGIAN PEMBELIAN Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Menerima surat order pembelian yang diotorisasi oleh yang berwenang. b. Mengeluarkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Memilih pemasok dalam pengadaan barang. d. Bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang-barang. e. Meminta faktur pembelian dari penjual. f. Mencatat setiap transaksi pembelian. g. Mengadakan koordinasi dengan Bagian Kasa untuk pembelian dengan tunai.
h. Mengadakan koordinasi dengan Bagian Hutang untuk pembelian dengan kredit i. Bertanggung jawab melaporkan pembelian kepada Kepala Bagian Akuntansi. 32. BAGIAN PENERIMAAN BARANG Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. b. Bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. c. Bertanggung jawab menyerahkan barang yang diterima sesuai dengan bagian yang memesan barang. 33. BAGIAN SEKRETARIAT Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: a. Bertanggung jawab mencatat keluar masuk surat dalam buku agenda. b. Bertanggung jawab menyampaikan surat atau pemberitahuan kepada yang bersangkutan. c. Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan. 4. Proses Produksi 1. Departemen Weaving
Proses Produksi Weaving: a. Benang diambil menjadi 2 kelompok: 1) Benang Lusi adalah benang yang membujur ke arah panjang kain. a) Proses Persiapan Warping Benang diproses dalam mesin warping dengan jalan merubah bentuk gulungan cones, menjadi bentuk gulungan sejajar memanjang pada beam warping. b) Proses Sizing Untuk
memberikan
tambahan
kekuatan
benang
lusi,
terhadap gesekan mekanik yang terjadi dalam poses pertenunan. c) Proses Reaching Proses ini sering disebut
dengan proses pencucukan
benang lusi, di mana proses ini adalah proses memasukkan benang lusi lembar demi lembar ke dalam dropper (penjaga lusi bila putus), gun dan sisir. d) Proses Tyeing Mesin
Tyeing
adalah
mesin
yang
berfungsi
sebagai
penyambung benang lusi dari loom beam ke benang lusi sisa akhir, pada mesin tenun yang harus selalu disesuaikan dengan code kain yang kita buat. 2) Benang Pakan adalah benang yang menyilang ke arah lebar kain tenun.
Proses Persiapan Palet: adalah merubah gulungan benang pakan dari bentuk gulungan cones menjadi bentuk palet. b. Proses Pertenunan. adalah proses pembuatan kain tenun dengan cara menyilangkan benang pakan dengan beang lusi dengan menggunakan mesin tenun (loom).
5. Jenis Usaha dan Hasil Produksi Perusahaan tekstil Fa. Asatex Surakarta adalah perusahaan industri yang bergerak dalam usaha produksi barang jadi. Jenis barangbarang jadi yang diproduksi di perusahaan tekstil Fa. Asatex dari departemen Weaving adalah sebagai berikut: 1. Departemen Weaving memproduksi barang jadi, antara lain: a. Kain grey PL. b. Kain grey RY. c. Kain grey TR. d. Kain grey TR/PL.
6.
Daerah Pemasaran Daerah pemasaran produk hasil produksi perusahaan tekstil Fa.
Asatex meliputi dalam negeri dan luar negeri. Daerah pemasaran dalam negeri meliputi Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, DKI Jakarta, DI
Yogyakarta, Bali. Sedangkan daerah pemasaran luar negeri meliputi United Emirates Arab, Dubai, Jeddah dan Hongkong. Selama kurang lebih 5 tahun ini, Fa. Asatex hanya memproduksi barang sesuai pesanan karena semakin banyaknya permintaan tetapi kemampuan produksi yang dimiliki perusahaan terbatas. Selama ini memproduksi barang untuk kebutuhan ekspor dirasa lebih menguntungkan perusahaan sehingga perusahaan lebih mengutamakan memproduksi barang sesuai pesanan dari luar negeri.
B. Laporan Magang Kerja 1. Pengertian Magang Kerja
Magang kerja adalah suatu upaya mengarahkan mahasiswa agar dapat merasakan situasi dunia kerja, melihat dan melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan program studinya. 2. Tujuan dan Magang Kerja a. Mahasiswa dapat mengamati permasalahan yang ada didunia kerja. b.
Mahasiswa dapat belajar dan memperoleh pengalaman secara langsung di lapangan tentang berbagai persoalan yang dihadapi perusahan atau instansi tempat magang kerja.
c. Mahasiswa dapat melakukanadaptasi sebelum memasuki dunia usaha
/
dunia
kerja
yang
sesungguhnya,
sehingga
dapatmenciptakan tenaga kerja terampil yang siap kerja serta mampu mengembangkan diri secara profesional sesuai dengan bidangnya. 3. Manfaat Magang Kerja Magang kerja dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu : a. Bagi Mahasiswa 1). Agar mahasiswa dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang sudah
didapat selama menempuh pendidikan.
2). Agar setelah lulus mahasiswa dapat menghadapi masalah yang akan timbul dalam dunia kerja. b. Bagi Perusahaan 1). Perusahaan akan mendapat sumber daya manusia yang berkualitas di masa yang akan datang.
2). Hasil penelitian mahasiswa selama magang kerja dapat dijadikan masukan dalam menentukan kebijakan – kebijakan dalam perusahaan. 4. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang Kerja Kegiatan magang kerka dilakukan di Fa. ASATEX yang beralamat di JL. Samratulangi no. 20 Manahan Surakarta. Jangka waktu melakukan magang kerja adalah 1 bulan dari tanggal 1 Februari – 25 Februari 2010. 5. Kegiatan Magang Kerja Dalam pelaksanaan magang kerja, peserta magang diharuskan memakai baju sopan (berkrah dan bawahan berbahan kain). Setiap hari peserta magang kerja harus melapor kepada pembimbing magang di lapangan pada saat masuk dan pulang magang. Kegiatan magang kerja dilaksanakan mulai dari pukul 08.00 – 13.00 selama 1 bulan pada hari senin – jumat. Kegiatan magang kerja ditempatkan oleh pembimbing dan ikut bekerja seijin pendamping. a. Minggu
Pertama
:
Perkenalan
dengan
pihak
perusahaan,
mengamati lokasi proses produksi keempat Departemen,dan wawancara dengan pendamping magang. b. Minggu Kedua : Mengamati proses produksi, membantu proses produksi dan melakukan wawancara dengan staf Weaving.
Departemen
c. Minggu Ketiga : Mengamati proses produksi, membantu proses produksi dan melakukan wawancara dengan staf
Departemen
Weaving. d. Minggu Keempat : mengamati proses inspecting atau pengawasan hasil akhir kain grey dan melengkapi data perusahaan yang diperlukan.
C. Analisis Data dan Pembahasan 1. Pengelolaan Persediaan Bahan Baku di Fa. Asatex Selama ini Fa. Asatex memperoleh bahan baku dari suppliersupplier yang sudah tetap. Pembelian bahan baku yang dilakukan dalam frekuensi yang cukup tinggi. Perusahaan mengadakan pembeliaan sekali dalam setiap bulan dengan alasan bahwa dalam mendapatkan bahan baku dipasaran tidak mengalami kesulitan. Dalam pengelolaan bahan baku perusahaan masih memperlakukan bahan baku dengan sama rata tanpa mengelompokkan bahan baku berdasarkan bsarnya nilai uang yang dikeluarkan. Jadi Fa. Asatex belum menggunakan Analisis ABC. 2. Pengelompokkan Bahan Baku dengan Analisis ABC a. Kebutuhan Bahan Baku Kebutuhan bahan baku berupa benang pada Fa. Asatex dalam data yang diperoleh penulis berasal dari Departemen Weaving.
Berikut
ini adalah tabel kebutuhan
bahan
baku
pembuatan Kain Grey di Fa. Asatex untuk tahun 2009 sebanyak 8 item diantaranya sebagai berikut :
Tabel III.1 Data Kebutuhan Bahan Baku Kain Grey pada Fa. Asatex selama Tahun 2009 No
Jenis Barang
Permintaan (kg)
Harga (Rp)
1.
Polyester 20 / 75
5000
13000
2.
Polyester 30 / 75
6500
13100
3.
Polyester 40 / 75
5900
13200
4.
Rayon 30 / 2
12200
20500
5
Rayon 40 / 2
11800
21000
6
Rayon 60/ 2
12000
21800
7
Tetron 12s
9000
16000
8
Tetron 15s
15050
16250
9
Tetron 20s
10000
16300
10
Tetron Polyester
107000
14000
Sumber : Data Fa. Asatex Surakarta b. Pengelompokan persediaan bahan baku dengan Analisis ABC Dalam melakukan pengamatan mengenai persediaan bahan baku kain Grey di Fa. Asatex ini, penulis menggunakan Analisis ABC. Analisis ABC merupakan aplikasi yang menggunakan prinsip Pareto. Idenya untuk memfokuskan pengendaliaan persediaan pada item (jenis) persediaan yang bernilai tinggi (critical) daripada yang bernilai rendah (trivial). Analisis ABC membagi persediaan dalam tiga kelas berdasarkan atas nilai (volume) persediaan dengan mengetahui kelas – kelas tersebut, maka dapat diketahui item persediaan yang
memerlukan pengendalian persediaan secara lebih ketat dibandingkan item yang lain.
Prosedur yang penulis gunakan untuk pengelompokan material- material inventori kedalam kelas A, B dan C, antara lain : 7) Tentukan volume penggunaan per periode waktu (per tahun) dari material –material inventori yang ingin diklasifikasikan. 8) Gandakan (kalikan)volume penggunaan per periode waktu (per tahun) dari setiap material inventori dengan biaya per unitnya untuk memperoleh nilai total penggunaan biayautuk setiap material inventori itu. 9) Jumlahkan nilai totalpenggunan biaya dari semua material inventori itu untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya keseluruhan. 10) Bagi nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventori
itu
dengan
nilai
total
pengguanaan
biaya
keseluruhan dari setiap material inventori itu. 11) Daftarkan material - material inventori itu kedalam rank persentase nilai total penggunaan biaya dengan urutan menurun dari terbesar sampai terkecil. 12) Klasifikasikan material - material inventori itu ke dalam kelas A, B dan C dengan kriteria 20% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas A, 30% dari jenis material
diklasifikasikan ke dalam kelas B,50% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas C.
Hasil perhitungan Analisis ABC berdasarkan prosedur diatas dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel III.2 Perhitungan Klasifikasi Analisis ABC dari PersediaanBahan Baku Kain Grey Fa. Asatex Jenis Benang
Volume
Biaya
penggunaan
unit (Rp)
per
Nilai
Total
Penggunaan
(kg)
Tetron
Persen
Persentase
volume
tiap
rupiah
%
Kelas
kelas
107000
14000
1498000000
49.32
49.32
A
Rayon 60/2
12000
21800
261600000
8.61
57.94
A
Rayon 30/2
12200
20500
250100000
8.23
66.17
B
Rayon 40/2
11800
21000
247800000
8.16
74.33
B
Tetron 20s
15050
16250
244562500
8.05
82.38
B
Tetron 30s
10000
16300
163000000
5.37
87.75
C
Tetron 12s
9000
16000
144000000
4.74
92.49
C
Polyester
6500
13100
85150000
2.8
95.3
C
5900
13200
77880000
2.56
97.86
C
5000
13000
65000000
2.14
100
C
30s/Polyester
30/75 Polyester 40/75 Polyester 20/75
Dari perhitungan tersebut diatas dapat diketahui sebagai berikut :
1. Kelas A memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar 57.94% dari total, yang terdiri dari
2
item persediaan yaitu : Tetron
30s/Polyester dan Rayon 60/2 2. Kelas B memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar 24.41 % dari total, yang terdiri dari 3 item persediaan yaitu : Rayon 40/2, Rayon 30/2 dan Tetron 20s 3. Kelas C memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar 14.8 % dari total, yang terdiri dari 5 item persediaan yaitu : Tetron 30s, Tetron 12s, Polyester 30/75,Polyester 40/75 dan Polyester 20/75. Apabila digambarkan dalam bentuk grafik dapat dilihat lebih jelas lagi bagaimana besarnya proporsi kelas A dibandingkan dengan kelas B dan C seperti pada gambar dibaawah ini. Dengan demikian dapat dimengerti mengapa kelas A mendapat perhatian lebih intensif
A B C
Persentase Nilai Total Penggunaan Uang
dibandingkan kelas lain.
70% 60%
58%
50% 40% 30%
24%
20%
15%
10% 0% 20%
A
30%
50%
B
C
Persentase Item-item Persediaan
Gambar III.1 Grafik Pengelompokkan Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Analisis Klasifikasi ABC
Kebijakan yang dapat diambil berdasarkan Analisis ABC mencakup halhal dibawah ini : 1. Butir persediaan A di Fa. Asatex berlainan dengan butir persediaan B dan C harus dikendalikan secara lebih ketat, mungkin karena butir persediaan A ini ditempatkan di wilayah yang lebih tertutup dan keakuratan catatan persediaannya harus lebih sering diverifikasi.
2. Fa. Asatex meramalkan butir persediaan A harus lebih berhati – hati daripada meramalkan butir (kelas) persediaan lain. Setelah menggunakan Analisis ABC, maka pengendalian bahan baku pada Fa. Asatex dapat dikelola secara optimal. Perusahaan dapat melakukan pembelian bahan baku dengan frekuensi yang lebih teratur dan terencana. Dengan demikian biaya persediaan yang dikeluarkan meliputi biaya pemesanan dan penyimpanan bahan baku juga dapat diatur dengan baik tanpa adanya pemborosan.selain itu Fa.Asatex sebaiknya mengelompokkan kelas – kelas sesuai dengan Analisis ABC, yang kemudian digunakan sebagai pedoman dalam pembelian bahan baku dari supplier. Pengendalian kelas –kelas itu meliputi : 1. Pengendalian untuk persedian bahan baku kelas A Diperlukan pengendalian yang seksama untuk barang – barang persediaan yang tinggi biaya persediaannya. Mungkin pengendalian yang paling seksama di peruntukkan bagi hardware yang secara berkala selama permintaan dan posisi persediaan berubah. Tingkat persediaan minimum dipertahankan untuk berjaga – jaga terhadap frekuensi permintaan tinggi dan kemungkinan terhentinya pasokan bahan baku dari supplier. 2. Pengendalian untuk persediaan bahan baku kelas B
Pemesanan berkala yang dilakukan sekali atau dua kali dalam sebulan mungkin cukup untuk bahan baku kelas B. Persediaan pengaman untuk kelas B sebaiknya dikendalikan dengan baik,agar tidak terjadi persediaan habis (stock out). 3. Pengendalian untuk persediaan bahan baku kelas C Bahan baku di kelas C merupakan bagian – bagian dari seluruh persediaan bahan baku. Untuk setiap bahan baku di kelas ini tindaka aka dilakukan bila persediaan menurun sampai titik pemesanan ulang. Tinjauan tengah tahunan harus dilaksanakan untuk mengndalikan persediaan bahan baku pada kelas ini. Tabel I.3 Kebijakan Pengendalian Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Klasifikasi ABC Deskripsi
Kelas A
Kelas B
Kelas C
Utama
Normal
Cukup
Ketat
Normal
Longgar
Stock Pengaman
Sedikit
Normal
Cukup
Akurasi Pengaman
Tinggi
Normal
Cukup
1-3 bulan
3-6 bulan
6-12bulan
Fokus perhatian Manajemen Pengendalian (control)
Kebutuhan Perhitungan
Inventory(Cycle Counting)
BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Dari Analisis ABC data dan pembahasan yang penulis uraikan pada BAB III secara garis besar diambil kesimpulan sebagai berikut :. 1. Pengelompokan Persediaan Berdasarkan Analisis ABC a.
Kelas A memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar Rp.1,759,600,000 (57.94%), yang terdiri dari
2 (20%) item
persediaan yaitu : Tetron 30s/Polyester dan Rayon 60/2 b.
Kelas B memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar Rp.742,462,500 (24.44%), yang terdiri dari 3 item (30%) persediaan yaitu : Rayon 30/2, Rayon 40/2 dan Tetron 20s.
c.
Kelas C memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar Rp.535,030,000 (17.62%), yang terdiri dari 5 item (50%) persediaan yaitu: Tetron 30s, Tetron 12s, Polyester 30/75, Polyester 40/75 dan Polyester 20/75.
2. Pengendalian
persediaan
bahan
baku
pada
Fa.
Asatex
berdasarkan Analisis ABC Pengendalian kelas –kelas itu meliputi : 4. Pengendalian untuk persedian bahan baku kelas A Diperlukan pengendalian yang seksama untuk barang – barang persediaan yang tinggi biaya persediaannya. Pengendalian yang paling seksama di peruntukkan bagi benang yang secara
berkala selama permintaan dan posisi persediaan berubah minimal sekali dalam sebulan. Tingkat persediaan minimum dipertahankan
untuk berjaga
–
jaga
terhadap frekuensi
permintaan tinggi dan kemungkinan terhentinya pasokan bahan baku dari supplier. 5. Pengendalian untuk persediaan bahan baku kelas B Pemesanan berkala yang dilakukan sekali atau dua kali dalam 3-6 bulan mungkin cukup untuk bahan baku kelas B. Persediaan pengaman untuk kelas B sebaiknya dikendalikan dengan baik,agar tidak terjadi persediaan habis (stock out). 6. Pengendalian untuk persediaan bahan baku kelas C Bahan baku di kelas C merupakan bagian – bagian dari seluruh persediaan bahan baku. Untuk setiap bahan baku di kelas ini tindakan akan dilakukan bila persediaan menurun sampai titik pemesanan ulang. Tinjauan tengah tahunan harus dilaksanakan untuk mengendalikan persediaan bahan baku pada kelas ini.
B. SARAN Setelah penulis mengadakan perhitungan dan menganalisis maslah yang yang dihadapi oleh Fa. Asatex, maka penulis dapat mengajukan saran yang dapat dijadikan sebagai pertimbangan dan
kebijakan dalam pengelompokan bahan baku, adapun saran- saran sebagai berikut : 1.
Hendaknya perusahaan mempertimbangkan penggunaan Analisis ABC dalam kebijakan pengelompokkan bahan baku kain Grey untuk setiap kelas yang ada dan bisa dilakukan dengan perhitungan computer. Adapun software yang digunakan untuk membantu perhitungan ini yaitu
Production and Operation
Manajement (POM for Windows), maka sebaiknya perusahaan melengkapi perangkat computer dengan software tersebut. 2.
Apabila Fa. Asatex menerapkan Analisis ABC ini sebaiknya
melakukan
pelatihan
kepada
perusahaan
karyawan
tentang
bagaimana mengoperasikan program ini.. 3.
Sebaiknya perusahaan menempatkan bahan baku pada gudang persediaan dengan pembagian masing-masing sesuai kelas yang didasarkan Analisis ABC.
DAFTAR PUSTAKA
Gasper, Vincent. 2004. Production Planning and Inventory Control. PT.Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta
Nasuton, Arman Hakim. 2003. Perencanaan dan Pengendalian. Graha Ilmu. Yogyakarta
Nasution, Arman Hakim dan Prasetyawan Yudha. 2008. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Graha Ilmu. Yogyakarta
Rangkuti, Freddy. 2002. Manajemen Persediaan : Aplikasi di Bidang Bisnis. PT.Raja Grafindo Persada.Yogyakarta
Render, Barry dan Jay Heizer. 2005. Prinsip-Prinsip Manajemen Operasi. Salemba Empat. Jakarta
Ristono, Agus. 2009. Manajemen Persediaan. PT.Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta
Yamit, Zulian. 1998. Manajemen Produksi dan Operasi. BPFE UII. Yogyakarta
