POLITEKNIK KOTA BHARU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PKB-PK-PS-07
PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN
SALINAN TERKAWAL NO:
KELUARAN : 01
PINDAAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014
1/11
PKB-PK-PS-07
1.0
OBJEKTIF
Audit Dalaman hendaklah dikendalikan sekurang-kurangnya sekali setiap setahun mengikut jadual yang ditetapkan dan diluluskan sebelum Kajian Semula Pengurusan dijalankan. Laporan rasmi Audit Dalaman hendaklah dikemukakan kepada Pengarah PKB tidak lewat daripada empat belas hari bekerja selepas mesyuarat penutup audit dalaman.
2.0
SKOP
Prosedur ini hendaklah dirujuk dalam merancang, melapor dan melaksanakan audit dalaman bagi memastikan semua aktiviti-aktiviti tersebut
telah
dilaksanakan
dengan
berkesan.
Audit
dalaman
dikendalikan mengikut keperluan sistem pengurusan kualiti dan Standard MS ISO 9001: 2008.
3.0
RUJUKAN 3.1
Manual Kualiti
4.2.4, 8.2.2
3.2
PKB-PK-PS-04
Tindakan Pencegahan
3.3
PKB-PK-PS-05
Tindakan Pembetulan
KELUARAN : 01
PINDAAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014
2/11
PKB-PK-PS-07
4.0
DEFINISI
Ketua Pasukan Audit
Pegawai yang telah mendapat latihan “Lead Auditor”
Dalaman
atau pegawai yang telah mendapat latihan audit dalaman sebanyak dua (2) kali dengan pengalaman menjalankan kerja-kerja audit dalaman serta bebas daripada proses yang diaudit yang dilantik oleh Pengarah PKB sebagai Ketua Pasukan Audit Dalaman.
Pasukan Audit
Terdiri
daripada
pegawai-pegawai
yang
telah
Dalaman
mendapat latihan audit dalaman dan bebas daripada proses yang diaudit dan dilantik oleh Pengarah PKB untuk menjalankan kerja-kerja audit dalaman.
Ketakuran
Tidak mematuhi keperluan sistem pengurusan kualiti dan/atau MS ISO 9001: 2008. Sesuatu ketakuran perlu disokong oleh bukti ketakuran dan tindakan pembetulan perlu diambil apabila ia dilaporkan.
Ketakuran Major
Ketakuran memberi kesan yang serius/lumpuhnya perkhidmatan ke atas SPK MS ISO 9001: 2008. Ia menunjukkan sebahagian daripada sistem tidak dilaksanakan secara efektif dan kelulusan tidak boleh dilakukan sekiranya ketakuran ini ditemui.
Ketakuran Minor
Ketakuran tidak memberi kesan yang serius ke atas sistem Pengurusan kualiti dan/atau MS ISO 9001: 2008. Ia menunjukkan sistem dilaksanakan seperti yang dikehendaki tetapi terdapat kesilapan kecil dalam pelaksanaannya. Namun, sekiranya terdapat banyak ketakuran minor, ketakuran ini boleh menjadi ketakuran major
PKB-PK-PS-07
Pemerhatian
3/11
Dilaporkan apabila keberkesanan sistem kualiti mungkin atau akan terjejas tetapi bukti objektif tidak dapat disahkan semasa pengauditan.
Cadangan
Dikemukakan terdapat
oleh
ruang
juruaudit
untuk
apabila
dianggap
penambahbaikan
sistem
kualiti. Samada tindakan diambil ke atas cadangan adalah di bawah budibicara Pengurus Kualiti atau Pengarah Politeknik Kota Bharu.
Auditee
KELUARAN : 01
Pegawai yang diaudit.
PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07
5.0
4/11
PROSEDUR KERJA
Tanggungjawab
Tindakan
Pengarah
1. Mengarahkan Pengurus Kualiti menyediakan program Tahunan Audit Dalaman pada awal tahun.
Pengurus Kualiti
2. Menyediakan progrsm Tahunan Audit Dalaman dengan mengenalpasti: a. Kekerapan audit dan cadangan tempoh audit. b. Proses-proses yang perlu diaudit mengikut keutamaan dan kepentingan proses.
3. Mengemukakan
program
Tahunan
Audit
Dalaman kepada Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah
4. Meneliti program Tahunan Audit Dalaman untuk memastikan semua proses di dalam jadual bilangan dan kekerapannya ditentukan mengikut keutamaan
kepentingan
berkenaan.
Sekiranya
proses-proses ada
pindaan,
mengarahkan Pengurus Kualiti membuat pindaan dan
sekiranya
tiada
pindaan,
meluluskan
program berkenaan.
Pengurus Kualiti
5. Menghantar program Tahunan Audit Dalaman kepada Pengarah.
KELUARAN : 01
PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07
5/11
Tanggungjawab
Pengarah/WP
Tindakan
6. Mengarah
Ketua
Pasukan
Audit
Dalaman
menjalankan pengauditan mengikut program Tahunan Audit Dalaman.
Ketua Pasukan Audit
7. Menjalankan pengauditan.
dan Pasukan Audit Dalaman
A. Persediaan Sebelum Audit
8. Mengadakan mesyuarat pasukan audit untuk membincangkan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan sebelum, semasa dan sesudah melaksanakan audit. Ini termasuk perbincangan tentang penemuan audit yang lepas. 9. Menyediakan senarai semak (Lampiran 2) berasaskan manual kualiti, prosedur kualiti, manual prosedur kerja, fail meja dan arahan kerja. 10. Menyediakan bahan dan dokumen berikut: a. Borang Laporan Ketakuran (Lampiran 3) yang mencukupi. b. Dokumen yang berkaitan. c. Senarai semak, nota audit, borang laporan audit, laporan audit terdahulu dan lain-lain yang berkaitan.
11. Ketua Audit memastikan pasukan audit memahami skop, objektif audit, proses dan prosedur yang akan diaudit.
KELUARAN : 01
PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07
6/11
Tanggungjawab
Tindakan 12. Menyediakan program Pengauditan berdasarkan skop dan objektif audit serta proses / prosedur yang telah ditetapkan (Lampiran 1). 13. Memaklumkan program Pengauditan kepada Ketua Jabatan / Unit yang diaudit sekurangkurangnya 3 hari sebelum pengauditan.
B. Pelaksanaan Audit Ketua Pasukan Audit Dalaman
14. Mengadakan Mesyuarat Pembukaan (Opening Meeting) sebelum proses audit dijalankan. Agenda mesyuarat ini adalah seperti berikut: a. Melantik seorang setiausaha mesyuarat. b. Perkenalkan kumpulan Audit. c. Mengesahkan program pengauditan, skop dan objektif audit. d. Mendapat persetujuan mengenai hal-hal pentadbiran merangkumi keperluan bilik pasukan audit, wakil jabatan/unit dan lainlain untuk diaudit. e. Memaklumkan kaedah pelaporan dan pengkelasan ketakuran. f. Memaklumkan juga format Mesyuarat Penutup, tarikh,
tempat dan masa
mesyuarat tersebut akan diadakan.
15. Menjalankan audit ke atas proses-proses yang Ketua Pasukan Audit dan Pasukan Audit Dalaman
ditetapkan bagi mengesahkan pelaksanaan proses-proses berkenaan mematuhi kehendak sistem kualiti melalui kaedah temuduga berdasarkan senarai semak, dokumen yang berkaitan, rekod pelaksanaan dan keperluan MS
KELUARAN : 01
PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07
7/11
Tanggungjawab
Tindakan ISO 9001: 2008. 16. Mencatatkan penemuan audit dalam nota audit. ( Lampiran 8 )
C. Pelaporan Audit
17. Merekodkan ketakuran sekiranya ada dalam Borang Laporan Ketakuran (Lampiran 3). 18. Merekodkan butiran pemerhatian dalam Laporan Pemerhatian (Lampiran 4). 19. Mengadakan perbincangan dengan pasukan audit tentang penemuan-penemuan audit. 20. Merekodkan cadangan penambahbaikkan sekiranya ada. 21. Menyelaraskan bagaimana penemuan audit Ketua Pasukan
dilaporkan dalam Mesyuarat Penutup.
Audit
22. Melaporkan penemuan pengauditan dalam Mesyuarat Penutup Audit Dalaman. 23. Mengadakan Mesyuarat Penutup Audit Dalaman. Agenda mesyuarat ini ialah seperti berikut: a. Menyatakan “Disclaimer” b. Rakaman penghargaan ke atas kerjasama auditee. c.
Memaklumkan penemuan audit yang merangkumi aspek-aspek positif dan perkara-perkara ketakuran.
d. Mendapatkan persetujuan Wakil Auditee daripada jabatan / unit yang diaudit mengenai ketakuran tersebut. Mengemukakan satu salinan Laporan Ketakuran dan Laporan Pemerhatian kepada Pengurus Kualiti KELUARAN : 01
PINDAAN : 00
/ Pengarah PKB /
TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07
8/11
Tanggungjawab
Tindakan Ketua Jabatan / Unit yang berkaitan. Auditor merekod dan memberi tempoh masa kepada auditee selama 7 hari untuk tindakan pembetulan. e. Pernyataan Kerahsiaan. f. Mendapat persetujuan daripada Pihak Pengurusan mengenai tarikh penghantaran Laporan Audit Dalaman (Lampiran 5).
WP
24. Sekiranya ada ketakuran, auditee / wakil auditee dikehendaki melakukan tindakan bagi ketakuran yang memerlukan tindakan segera dan boleh diambil tindakan di bawah bidang kuasanya atau Ketua Jabatan/Ketua Unit dalam masa tujuh ( 7 ) hari selepas mesyuarat penutup. Membuat pemantauan status penyerahan atau pengembalian borang ketakuran daripada auditee.
Auditee dan Ketua
25. Melengkapkan ruang „Punca-punca Ketakuran‟ dan „Tindakan Pembetulan‟ di Borang Laporan
yang bertanggungjawab
Ketakuran dan mengisi tarikh penyelesaian tindakan pembetulan. (Rujuk Lampiran 3). Dan diserahkan kepada pasukan audit.
Ketua Pasukan Audit 26. Menandatangani Borang Laporan Ketakuran dan dan Pasukan Audit Dalaman
KELUARAN : 01
menyerahkan Borang Laporan tersebut kepada Pengarah/WP.
PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
PKB-PK-PS-07
9/11
Tanggungjawab
Pengarah/WP
Tindakan
27.
Mengarah Ketua Pasukan Audit Dalaman menjalankan pengauditan susulan untuk memastikan bahawa tindakan pembetulan dilaksanakan.
Ketua Pasukan Audit 28. Menjalankan audit susulan dan melengkapkan dan Pasukan Audit Dalaman
ruang Tindakan Susulan dalam borang laporan ketakuran ( Lampiran 3 ) 29. Sekiranya tindakan pembetulan telah dibuat, sediakan laporan audit susulan. (Lampiran 6) 30. Sekiranya tindakan pembetulan belum dibuat/tidak berkesan, Ulangkan tindakan 28, 29 dan 30 sehingga semua tindakan pembetulan telah diambil.
WP
31. Jika sekiranya terdapat pemerhatian, auditee/ wakil auditee dikehendaki melakukan tindakan bagi pemerhatian tersebut dan memaklumkan secara bertulis dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat penutup.
Auditee/Wakil Auditee/ Ketua yang Bertanggungjawab
32. Melakukan tindakan dan memaklumkan pemerhatian tersebut kepada ketua pasukan audit.
Ketua Pasukan Audit 33. Menghantar Laporan rasmi Audit Dalaman dan Analisa Audit (Lampiran 5 dan 7) dan Laporan Audit Susulan (Lampiran 6) bersama Borang Laporan Ketakuran yang lengkap tidak lewat daripada empat belas hari bekerja selepas mesyuarat penutup kepada Pengarah.
KELUARAN : 01
PINDAAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 17 APRIL 2011
PKB-PK-PS-07
10/11
Tanggungjawab
Tindakan
Jawatankuasa 34. Membincangkan Laporan Audit Dalaman dalam Mesyuarat Pengurusan Mesyuarat Pengurusan Politeknik. Politeknik Kota Bharu 35. Membuat keputusan pembetulan, penambahbaikan dan pencegahan berdasarkan laporan audit dalaman bagi penemuan audit yang tidak melibatkan perubahan dasar dan perubahan sistem.
Pengarah
36. Mengarahkan pegawai yang berkenaan untuk mengambil tindakan pembetulan, penambahbaikan dan pencegahan supaya ketakuran yang dilaporkan dalam audit dalaman tidak berulang. 37. Memastikan semua tindakan pembetulan, penambahbaikan dan pencegahan telah dilaksanakan.
WP
38. Membentangkan laporan audit dalaman di dalam Kajian Semula Pengurusan.
KELUARAN : 01
PINDAAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 17 APRIL 2011
PKB-PK-PS-07
6.0
11/11
REKOD KUALITI
Bil.
Jenis Rekod Salinan surat Perlantikan
1.
Ketua dan ahli-ahli Pasukan Audit Dalaman
2.
Rekod-rekod latihan dan salinan sijil-sijil
Tempoh Simpanan
Lokasi
Lampiran
Sepanjang tempoh
Bilik Kualiti
perlantikan Sepanjang tempoh
Bilik Kualiti
perlantikan
3.
program Tahunan Audit
1 tahun
Bilik Kualiti
4.
Program Audit
1 tahun
Bilik Kualiti
1
1 tahun
Bilik Kualiti
2
5.
Senarai Semak Audit Dalaman
6.
Borang Laporan Ketakuran
1 tahun
Bilik Kualiti
3
7.
Laporan Pemerhatian
1 tahun
Bilik Kualiti
4
9.
Laporan Audit Dalaman
1 tahun
Bilik Kualiti
5
10.
Laporan Audit Susulan
1 tahun
Bilik Kualiti
6
11.
Analisis Audit Dalaman
1 tahun
Bilik Kualiti
7
1 tahun
Bilik Kualiti
1 tahun
Bilik Kualiti
12.
Minit Mesyuarat Pasukan Juruaudit Minit Mesyuarat
12.
Pembukaan dan Penutup Audit Dalaman.
KELUARAN : 01
PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 01 FEBRUARI 2007
10/11
PKB-PK-PS-07
Lampiran 1 POLITEKNIK KOTA BHARU PROGRAM AUDIT TARIKH AUDIT DARI :……………………………………. HINGGA ……………………………
PASUKAN AUDIT …………………………………………………………….. ……………………………………………………………... ………………………………………………………………
MESYUARAT PEMBUKAAN MASA : dari ……….. . hingga …………………TARIKH :……………………
JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI
TARIKH
MASA
KEPERLUAN/PROSES/
JAB/UNIT
PROSEDUR AUDIT
AUDITEE
JURU-AUDIT
MESYUARAT PENUTUP : dari …………………..hingga …………………. TARIKH :
PS-07(1) (P00) (01-02-07)
CATATAN
Lampiran 2 POLITEKNIK KOTA BHARU
SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN JURUAUDIT :
TANDATANGAN
JABATAN/UNIT AUDITEE:
SOALAN/TOPIK/KEPERLU
M.S …..drp………
TARIKH AUDIT:
Maklumbalas auditee
AN AUDIT
Butiran maklumat ( siapa, apa, di mana, bila, bagaimana dan bukti)
Ulasan Keseluruhan Proses yang diaudit:
PS-07(2) (P00) (01-02-07)
Lampiran 3 POLITEKNIK KOTA BHARU No. Rujukan :
Seksyen 1 : Diisi oleh Juruaudit
LAPORAN KETAKURAN Jabatan/Bahagian/Unit :
Tarikh Audit :
Prosedur Rujukan :
M.S ____ drpd ____
Seksyen ISO/MK/Prosedur : Kategori ketakuran : Butiran Ketakuran :
Major : (
)
Minor : (
)
Pemerhatian : ( )
a) Kehendak standard/prosedur :
b) Keterangan Ketakuran :
c) Bukti Objektif (No. rujukan fail dll) :
Seksyen 3 : Diisi oleh Juruaudit
Seksyen 2 : Diisi oleh Auditee
Juruaudit : (tandatangan dan nama) Tarikh : Punca Ketakuran :
Diterima oleh : (tandatangan dan nama auditee/wakil auditee) Jawatan : Tarikh :
Tindakan Pembetulan :
Tarikh tindakan pembetulan selesai : Auditee : Wakil Auditee : (tandatangan) (tandatangan) Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh : Tindakan susulan :
Diterima oleh : (tandatangan) Nama juruaudit : Tarikh :
Ditutup Buka NCR baru Status Ketakuran: Tarikh ketakuran ditutup :
Tandatangan dan Nama Juruaudit :
( Nota : Laporan ketakuran ini perlu dijawab dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh ketakuran diterima oleh pihak auditee.
PS-07(3) (P00) (01-02-07)
)
Lampiran 4
No. Rujukan :__________ POLITEKNIK KOTA BHARU AUDIT DALAMAN MS ISO 9001: 2008 Tarikh Audit :………………….
LAPORAN PEMERHATIAN
Bil.
Butir Pemerhatian Rekod/Proses
Klausa
1. 2.
Nama Juruaudit : …………………..
PS-07(4)( P00 ) (01-02-07)
………………………… Tandatangan
Lampiran 5 POLITEKNIK KOTA BHARU LAPORAN AUDIT DALAMAN No. Laporan ………../…………… Tarikh Audit .……………………. JABATAN/UNIT YANG DI AUDIT:
PERKARA DIAUDIT:
PASUKAN AUDIT:
PENEMUAN AUDIT: A.
Tempoh Pengauditan :
B.
Skop dan Objektif :
C.
“Disclaimer” :
D.
Tumpuan semakan :
PS-07(5)(P00)(01-02-07)
E. Keterangan Perkara Ketakuran: (Petik daripada Borang Laporan Ketakuran Perkara 1 (b) dan 2)
SEKSYEN ISO / MK /
Ringkasan Ketakuran
No. Rujukan Borang Laporan Ketakuran
PROSEDUR
(*Nyatakan samada ketakuran Major / Minor berlaku pada dua sesi audit yang lepas) F.
Cadangan (Jika ada):
G.
Ringkasan Penemuan
H.
Lampiran: 1. Analisis Audit Dalaman 2. Laporan Pemerhatian
Disediakan oleh : Ketua Pasukan Audit : Tandatangan Nama : PS-07(5)(P00) (01-02-07)
Tarikh : ……………….
Lampiran 6 POLITEKNIK KOTA BHARU LAPORAN AUDIT SUSULAN No. Laporan Audit Susulan ……/……… Tarikh Audit Susulan …...…………………
No. Laporan Audit Awal yang berkaitan ……..…../………….. Tarikh Audit ………………….
JABATAN/UNIT YANG DI AUDIT:
PERKARA DIAUDIT:
PASUKAN AUDIT:
RINGKASAN: i.
Skop dan Objektif:
ii.
Tumpuan semakan:
iii.
Tahap Kepatuhan :
LAMPIRAN:
1. Borang Laporan Ketakuran yang lengkap.
Disediakan oleh :
Tarikh : …………….
Ketua Pasukan Audit : (Nama Ketua Pasukan Audit & Tandatangan)
PS-07(6) (P00) (01-02-07)
Lampiran 7 POLITEKNIK KOTA BHARU ANALISA AUDIT DALAMAN - Tarikh – PKB-MK
MAJOR
MINOR
PEMERHATIAN
CATATAN
MAJOR
MINOR
PEMERHATIAN
CATATAN
MAJOR
MINOR
PEMERHATIAN
CATATAN
PKB-MK : Manual Kualiti JUMLAH
PKB - PK - PS PKB-PK-PS-01 Kawalan Dokumen PKB-PK-PS-02 Kawalan Rekod Kualiti PKB-PK-PS-03 Pengendalian Maklumbalas Pelanggan PKB-PK-PS-04 Tindakan Pencegahan PKB-PK-PS-05 Tindakan Pembetulan PKB-PK-PS-06 Kawalan Perkhidmatan Tidak Menepati Spesifikasi PKB-PK-PS-08 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan PKB-PK-PS-09 Penyenggaraan Peralatan PKB-PK-PS-10 Pengurusan Latihan Staf JUMLAH
PKB - PK - PLSP PKB-PK-PLSP-01 Proses Pendaftaran Pelajar/Kursus
PKB-PK-PLSP-02 Proses Pengajaran Dan Pengajaran PKB-PK-PLSP-03 Proses Peperiksaan Dan Persijilan PKB-PK-PLSP-04 Perancangan Dan Pelaksanaan Latihan Industri JUMLAH
PS-07(07)(P01) (11-01-09)
Lampiran 8 POLITEKNIK KOTA BHARU NOTA AUDIT Jabatan/Unit:
Muka______Drp______ Tarikh : Auditor:
PS-07(8) (P00) (01-02-07)
